Tổ chức bộ máy & bộ sổ Kế toán tại Công ty TNHH Minh Trí

LỜI MỞ ĐẦU Bất cứ doanh nghiệp sản xuất nào khi tham gia vào nền kinh tế thị trường đều hiểu rõ để tồn tại và phát triển thì sản phẩm sản xuất ra phải đáp ứng được ba mục tiêu: phù hợp với thị hiếu của khách hàng, chất lượng tốt và giá thành hạ. Có như vậy mới giúp doanh nghiệp tiêu thụ nhanh, thu hồi vốn kịp thời và đảm bảo được mục tiêu lợi nhuận. Chính điều đó đã đòi hỏi các doanh nghiệp luôn phải tìm tòi, phát hiện và lựa chọn phương án sản xuất kinh doanh tối ưu cho mình. Muốn thế, doanh nghiệp cần phải coi trọng công tác quản lý, thường xuyên có sự đổi mới phù hợp với từng giai đoạn cụ thể. Vì đó là thông tin cần thiết cho các nhà quản lý hoạch định chính sách về giá cả, hiệu quả huy động và sử dụng các nguồn lực, đồng thời tìm ra nguyên nhân gây thua lỗ hoặc mang lại lợi nhuận từ các bộ phận sản xuất và toàn công ty. Để thực hiện được điều này không thể không nói đến vai trò quan trọng của bộ máy kế toán trong doanh nghiệp. Công tác kế toán trong một doanh nghiệp bao gồm việc thiết kế và tổ chức các hệ thống thông tin kinh tế tài chính, lập các BCTC, nghiên cứu chi phí, phân tích các dự báo, áp dụng công nghệ thông tin vào xử lý kế toán, phân tích và đánh giá ảnh hưởng của các thông tin kế toán đến việc ra quyết định trong kinh doanh. Các chính sách tài chính nói chung cũng như hệ thống kế toán nói riêng của nước ta cũng có những thay đổi, dần hoàn thiện để phù hợp với quá trình mở cửa và hội nhập kinh tế. Nó giúp Nhà nước có thể quản lý vĩ mô nền kinh tế một cách có hiệu quả hơn và giúp doanh nghiệp có hướng đi đúng đắn, tăng sức cạnh tranh với các doanh nghiệp trong khu vực cũng như trên thế giới. Để nâng cao hiểu biết về công tác kế toán trong các doanh nghiệp, em đã tìm hiểu về công ty THHH Minh Trí, đặc biệt là công tác hạch toán kế toán của công ty. Công ty may Minh Trí là một doanh nghiệp sản xuất các sản phẩm may mặc đã có thị trường ở nhiều nước trên thế giới, thu nhập những năm gần đây tăng lên nhanh chóng. Để có được vị thế ngày hôm nay, ban lãnh đạo và các cán bộ CNV trong công ty đã đổi mới công nghệ, nâng cao tay nghề làm cho công ty luôn vững mạnh. Trong 12 năm hình thành và phát triển, tình hình quản lý của công ty nói chung cũng như bộ máy kế toán nói riêng đã ngày càng hoàn thiện, góp phần xây dựng công ty ngày càng lớn mạnh, tăng sức cạnh tranh trên thị trường. Trong 9 tuần kiến tập vừa qua, sau khi tìm hiểu về thực tiễn công tác kế toán tại công ty, được sự hướng dẫn của thầy giáo Đinh Thế Hùng cùng sự giúp đỡ của các cán bộ CNV trong công ty, đặc biệt là cán bộ phòng kế toán và phòng tổ chức em đã hoàn thành báo cáo kiến tập này. Báo cáo kiến tập của em gồm 3 phần chính sau: Phần I: Tổng quan về công ty TNHH Minh Trí Phần II: Tổ chức bộ máy và bộ sổ kế toán tại công ty TNHH Minh Trí Phần III: Nhận xét và đánh giá về công ty TNHH Minh Trí Do trình độ và thời gian có hạn nên báo cáo của em không thể tránh khỏi những thiếu sót. Em mong nhận được sự chỉ bảo và đóng góp ý kiến của các thầy cô cùng các cán bộ trong công ty để bài viết của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH MINH TRÍ QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN Quá trình hình thành Sau đây là một số giới thiệu chung về công ty: - Tên công ty: Tiếng Việt: Công ty TNHH Minh Trí Tiếng Anh: Minh Trí limited company Tên viết tắt: MINH TRÍ CO,LMT Trụ sở chính: Khu công nghiệp Vĩnh Tuy – Thanh Trì – Hà Nội Tel: (84.4) 644 6802 – (84.4) 644 0368 – (84.4) 644 1457 Email: minhtrifty@hn.vnn.vn Quy mô sản xuất hiện tại: là một doanh nghiệp vừa và nhỏ Diện tích sản xuất: hơn 7000 m2 Số lượng nhân viên: gần 2800 công nhân trực tiếp sản xuất và nhân viên văn phòng. Lương bình quân của cán bộ CNV trong công ty: 1.300.000 VNĐ Thành tích đạt được: + Bằng khen của Bộ thương mại về thành tích xuất khẩu trong các năm 1999, 2001, 2004,2005,2006. + Bằng khen của liên đoàn lao động quận Hoàng Mai về công đoàn. + Giấy khen của sở y tế Hà Nội về vệ sinh an toàn thực phẩm và chăm sóc sức khoẻ ban đầu cho người lao động. + Giấy khen về công tác bảo vệ, bảo đảm an ninh trật tự của quận Hoàng Mai. + Giấy khen của công an thành phố Hà Nội về công tác phòng cháy chữa cháy. Công ty TNHH Minh Trí là một doanh nghiệp tư nhân được thành lập vào ngày 22/6/1995, theo giấy phép thành lập 906/GB – UB do UBND thành phố Hà Nội cấp ngày 22/6/1995, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 049480 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà Nội cấp ngày 27/6/1995. Quá trình hình thành và phát triển của công ty có thể chia thành hai giai đoạn chính sau: *Từ khi thành lập (6/1995) đến 1998: Khi mới thành lập, công ty có số vốn điều lệ là 4.000.000.000 VNĐ với 456 cán bộ CNV, trụ sở chính ở số 5 - ngõ Thịnh Hào 1 - phố Tôn Đức Thắng - Đống Đa - Hà Nội. Mục tiêu sản xuất kinh doanh của công ty ban đầu là thị trường trong nước. công ty tập trung vào sản xuất các sản phẩm bằng vải dệt kim như: áo phông, áo sơ mi, áo Jacket,… Sản pẩm của công ty có mặt tại thị trường Hà Nội, Hải Dương, Hưng Yên,…và chỉ sau vài tháng hoạt động, các sản phẩm của công ty đã có mặt trên cả thị trường các tỉnh phía nam như TP. Hồ Chí Minh, Vũng Tàu, Đồng Nai, Bình Dương,…Do nhu cầu mở rộng sản xuất, đến tháng 11/1995, công ty đã chuyển tới Lĩnh Nam – Thanh Trì – Hà Nội. Trong những năm đầu khi mới thành lập, công ty có 2 xưởng sản xuất vừa và một số công trình khác phục vụ cho kinh doanh của công ty. Sản phẩm của công ty xét theo từng mặt hàng là mang tính thời vụ, vì thế trong những năm đầu công ty gặp không ít khó khăn. Đến năm 1998, lợi nhuận của công ty tụt xuống nhanh chóng so với năm trước đó. Cấp lãnh đạo cùng với toàn thể CNV trong công ty đã cùng nhau tìm hướng đi mới cho công ty. Công ty bước vào một giai đoạn phát triển mới kể từ năm 1999. *Từ năm 1999 đến nay: Sau những khó khăn gặp phải ở năm 1998 cùng với xu thế hội nhập mở cửa của đất nước, công ty đã chuyển hướng sản xuất: công ty tập trung vào sản xuất hàng xuất khẩu. Để đáp ứng được yêu cầu khắt khe về kỹ thuật của các hợp đồng ký kết với nước ngoài, công ty đã cải tiến dây chuyền sản xuất, đồng thời tổ chức các lớp đào tạo cho đội ngũ cán bộ CNV, nâng cao tay nghề lao động. Đến tháng 7/2003, công ty chuyển tới khu công nghiệp Vĩnh Tuy – Thanh Trì – Hà Nội. Hiện nay, sản phẩm của công ty đã có mặt trên các thị trường lớn của thế giới như EU, Đức, Tiệp, Đài Loan, Nhật, Mỹ,… Đặc biệt là thị trường Mỹ và EU. Công ty hiện có 2 cơ sở sản xuất với diện tích hơn 7000 m2 với hệ thống trang thiết bị hiện đại. Trong 12 năm qua, công ty đầu tư về trang thiết bị chuyên dụng và HEIEN, tuyển dụng những công nhân có kinh nghiệm và tay nghề cao. Đồng thời công ty ngày càng hoàn thiện hơn về cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý đáp ứng nhu cầu sản xuất của cán bộ trong công ty để luôn đạt mức tăng trưởng và kim ngạch xuất khẩu cao. Hiện nay, công ty có đội ngũ quản lý có năng lực cao, linh hoạt với sự thay đổi của thị trường. Đội ngũ công nhân lành nghề, cán bộ kỹ thuật được đào tạo cơ bản với tinh thần trách nhiệm cao. Công ty Minh Trí luôn sẵn sàng đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng ở các loại mặt hàng bằng sản phẩm dệt kim. 1.1.2. Về chức năng, nhiệm vụ của công ty Căn cứ vào giấy phép kinh doanh công ty có chức năng chủ yếu là: Chức năng sản xuất: công ty chuyên gia công hàng may mặc bằng vải dệt kim như: áo phông, áo sơ mi, áo Jacket,… Chức năng kinh doanh xuất khẩu trực tiếp: công ty được phép xuất khẩu các sản phẩm may mặc sản xuất như trên theo hợp đồng với nước ngoài, tổ chức bộ máy quản lý và các đơn vị, văn phòng đại diện nhằm đáp ứng tốt mục tiêu sản xuất kinh doanh của Công ty và phù hợp với quy định của Nhà nước. Nhiệm vụ chủ yếu của Công ty là: Đăng ký kinh doanh và kinh doanh đúng ngành nghề đã đăng ký. Chịu trách nhiệm trước khách hàng và trước pháp luật về sản phẩm và dịch vụ công ty thực hiện. Tuân thủ những quy định pháp luật của Nhà nước về quản lý tài chính, quản lý xuất nhập khẩu và giao dịch đối ngoại, nghiêm chỉnh thực hiện những cam kết trong hợp đồng mua bán ngoại thương và các hợp đồng liên quan tới sản xuất kinh doanh của công ty. Bảo toàn và tăng cường vốn. Đăng ký thuế, kê khai thuế, nộp thuế và thực hiện các nghĩa vụ tài chính theo quy định của pháp luật. Thực hiện chế độ báo cáo thống kê, kế toán định kỳ theo quy định của Nhà nước chịu trách nhiệm về tính xác thực của các báo cáo. Thực hiện các nghĩa vụ đối với người lao động theo quy định của Bộ luật lao động như đảm bảo an toàn lao động, chăm lo cải thiện đời sống vật chất và tinh thần của cán bộ CNV trong toàn công ty, đồng thời nâng cao trình độ khoa học kỹ thuật chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ CNV. Tình hình sản xuất 3 năm gần đây Tình hình sản xuất của công ty được thể hiện qua các BCTC của công ty. Sau đây là một số chỉ tiêu quan trọng để chúng ta có thể có cái nhìn tổng quát về tình hình sản xuất trong 3 năm gần đây: Trang bên là một số chỉ tiêu quan trọng trong BC KQKD 3 năm gần đây ( Đơn vị: đồng) Chỉ tiêu Mã số Thuyết minh Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006 A B C 1 2 3 1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 01 IV.08 30,206,354,000 34,300,250,210 65,217,705,264 2.Các khoản giảm trừ doanh thu 02 1,408,438,798 3.Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ (10=01-02) 10 30,206,354,000 34,300,250,210 63,809,266,466 4. Giá vốn hàng bán 11 25,600,782,578 29,613,448,462 57,462,727,752 5. Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ (20=10-11) 20 4,605,571,430 4,686,801,748 6,346,538,714 6. Doanh thu hoạt động tài chính 21 255,184,353 7. Chi phí hoạt động tài chính 22 999,265,248 992,642,597 865,393,952 - Trong đó: Chi phí lãi vay 23 582,245,561 8. Chi phí quản lý kinh doanh 24 3,300,210,122 3,324,313,650 5,186,155,002 9. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh (30=20+21-22-24) 30 306,096,060 369,845,501 550,163,113 10. Thu nhập khác 31 120,675,845 3 1,017,064,708 11. Chi phí khác 32 89,254,360 1 1,009,983,192 12. Lợi nhuận khác (40=31-32) 40 31,421,485 2 7,081,516 13. Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế (50=30+40) 50 IV.09 337,517,545 369,845,503 557,244,629 14. Chi phí thuế TNDN 51 42,189,692 46,120,688 89,534,910 15. Lợi nhuân sau thuế TNDN ( 60=50-51) 60 295,327,853 323,614,815 467,709,719 Bảng 1.1: Một số chỉ tiêu trong BC KQKD 3 năm gần đây Dưới đây là một số chỉ tiêu quan trọng để đánh giá tình hình hoạt động của doanh nghiệp: STT Chỉ tiêu 2004 2005 2006 1 Bố trí cơ cấu - TSDH /å TS (%) 56,63 64,44 34,20 - TSNH/åTS (%) 43,37 45,56 65,80 2 Tỷ suất lợi nhuận - TSLN/DT (%) 0,98 0,94 0,73 - TSLN/Vốn (%) 3,10 1,03 1,74 3 Tình hình tài chính - Tỷ lệ nợ phải trả /åTS (%) 78,33 46,45 60,10 - Khả năng thanh toán (%) +åQuát: TSLĐ/Nợ ngắn hạn 79,15 525,20 193,04 + Thanh toán nhanh: Tiền hiện có/ Nợ ngắn hạn 1,52 22,5 31,71 Bảng 1.2: Một số chỉ tiêu quan trọng về tình hình hoạt động của DN Về doanh thu: doanh thu thuần của công ty năm 2005 tăng so với năm 2004 là hơn 4 tỷ Đ, gấp 1,14 lần doanh thu năm 2005. Doanh thu thuần năm 2006 tăng 29,5 tỷ Đ( bằng 1,86 lần) năm 2005. Xu hướng doanh thu của công ty năm sau đều tăng nhanh so với năm trước cho thấy công ty ngày càng vững mạnh. Về lợi nhuận: lợi nhuận tăng lên theo các năm, lợi nhuận năm 2005 bằng 1,1 lần năm 2004, lợi nhuận năm 2006 bằng 1,4 lần năm 2005. Về khả năng thanh toán nhanh: tăng dần theo các năm nhưng vẫn còn thấp, không đảm bảo an toàn cho việc thanh toán của công ty. Về cơ cấu tài sản: vì là doanh nghiệp sản xuất nên tài sản dài hạn (mà chủ yếu là TSCĐ) chiếm tỷ trọng khá cao nhưng giảm ở năm 2006. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG TẠI CÔNG TY TNHH MINH TRÍ Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh PX may I (tổ 1 đến tổ 7) PX may II( tổ 16 đến tổ 20) PX may III( tổ 8 đến tổ 15) PX cắt bán thành phẩm PX thêu PX hoàn thiện, KCS Quản đốc Tổ trưởng Sơ đồ bộ phận sản xuất: Sơ đồ 1.3: Mô hình tổ chức sản xuất - Quản đốc: Có nhiệm vụ giúp đỡ giám đốc và phó giám đốc kế hoạch sản xuất, trực tiếp quản lý các phân xưởng, kiểm tra với sự giúp đỡ của các tổ trưởng của từng phân xưởng. Tổ trưởng: Quản lý trực tiếp các công nhân, kiểm tra công việc của từng công nhân. Đặc điểm tổ chức quy trình công nghệ Thiết kế Chế thử NVL (vải) Cắt Kiểm phôi Là, Bao gói Thêu, đính cườm Kiểm tra May Giặt Đóng thùng Kiểm tra Đóng thùng Nhập kho Quy trình công nghệ may của công ty được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 1.4: Mô hình công nghệ may Đầu tiên, bộ phận thiết kế sẽ thiết kế mẫu mã và chế thử sản phẩm , sau đó mới đi vào sản xuất hàng loạt. Ban phụ trợ (kho NVL) sẽ cấp phát vật tư cho nhu cầu sản xuất. Phân xưởng may I, II, III có nhiệm vụ cắt và kiểm phôi, sau đó chuyển cho phân xưởng thêu để thêu và đính cườm, rồi lại chuyển về các phân xưởng may để may. Công đoạn cuối cùng là của phân xưởng hoàn thiện, KCS: có nhiệm vụ khôi phục lại hình dáng, kích thước, chất lượng của sản phẩm khi đã qua các công đoạn sản xuất trước, đồng thời thực hiện các công đoạn là, gấp, đóng gói, đóng thùng theo yêu cầu mẫu mã của khách hàng. Các công đoạn trên được thực hiện trên các máy móc hiện đại từ nhiều nước có công nghệ tiên tiến trên thế giới như Mỹ, Nhật,…Cụ thể là số lượng máy may là 570, số máy thêu là 4, ngoài ra còn có các loại máy khác như máy cắt, máy scan, máy giác sơ đồ, máy hút bụi,… 1.2.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý Công ty TNHH Minh Trí được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến chức năng với 2 cấp quản lý: Cấp nhà máy: gồm ban giám đốc, được sự giúp đỡ của các phòng ban chức năng. Cấp phân xưởng: bao gồm phân xưởng sản xuất chính và các phân xưởng phụ trợ. Đây là một cơ cấu quản lý mà toàn bộ công việc quản lý được giải quyết theo một kênh liên hệ đường thẳng giữa cấp trên và cấp dưới trực thuộc. Chỉ có lãnh đạo quản lý ở từng cấp mới có nhiệm vụ và quyền hạn ra mệnh lệnh chỉ thị cho cấp dưới (tức là mỗi phòng ban xí nghiệp của công ty chỉ nhận quyết định từ một thủ trưởng cấp trên theo nguyên tắc trực tuyến). Giám đốc của công ty là người ra quyết định cuối cùng, nhưng để hỗ trợ cho quá trình ra quyết định của Giám đốc thì cần phải có các bộ phận chức năng. Các bộ phận chức năng này không ra lệnh một cách trực tiếp cho các đơn vị cấp dưới mà chỉ nghiên cứu, chuẩn bị các quyết định cho lãnh đạo, quản lý và thực hiện việc hướng dẫn lập kế hoạch, tổ chức thực thi, kiểm tra giám sát việc thực hiện các mục tiêu trong phạm vi chức năng chuyên môn của mình. Cơ cấu này giúp doanh nghiệp đạt được tính thống nhất trong mệnh lệnh, nâng cao chất lượng quyết định, giảm bớt gánh nặng cho nhà quản lý. Sơ đồ bộ máy quản lý: Giám đốc Phó giám đốc tài chính Phó giám đốc xuất nhập khẩu Phó giám đốc kế hoạch sản xuất Bộ phận quản lý đơn hàng Phòng kỹ thuật Phòng kinh doanh XNK Phòng kế toán tài chính Phòng tổ chức lao động PX may I (tổ 1 đến tổ 7) PX may II (tổ 16 đến tổ 20) PX may III (tổ 8 đến tổ 15) PX cắt bán thành phẩm PX thêu PX hoàn thiện, KCS Ban cơ điện Sơ đồ 1.5: Mô hình bộ máy quản lý của công ty TNHH Minh Trí - Giám đốc: giám đốc là người có chức năng, nhiệm vụ: Chịu trách nhiệm trước Nhà nước và pháp luật về tất cả những hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Điều hành chung hoạt động của các phòng ban trong công ty. Chịu trách nhiệm bồi dưỡng và nâng cao chuyên môn, kỹ thuật cải thiện điều kiện lao động cho cán bộ CNV. Kết hợp chặt chẽ với các phòng chức năng và nghiệp vụ công ty tạo điều kiện cho các tổ chức đoàn thể hoạt động theo đúng quy chế. Trực tiếp phụ trách công tác cán bộ. Phó giám đốc: Là người trợ giúp cho giám đốc và được giám đốc giao phó cho một số công việc và trịu trách nhiệm trước giám đốc về những công việc mà giám đốc giao phó. + Phó giám đốc tài chính: tham mưu cho giám đốc trong việc sử dụng vốn của công ty trong quá trình sản xuất kinh doanh. + Phó giám đốc xuất nhập khẩu: giúp giám đốc trong công tác xuất nhập khẩu, ký kết các hợp đồng xuất nhập khẩu , tiến hành các hoạt động giao dịch với khách hàng, quảng cáo. + Phó giám đốc kế hoạch sản xuất: Tham mưu cho giám đốc trong việc lập kế hoạch sản xuất trong năm. Khảo sát nền kinh tế thị trường trong và ngoài nước và định hướng cho những năm tiếp theo. Tiến hành lập kế hoạch sản xuất. Phòng tổ chức lao động hành chính: + Tham mưu cho giám đốc trong việc quản lý nhân sự, quản lý và phân phối nguồn lực. + Xây dựng và quản lý công tác tiền lương và các chế độ đối với người lao động như BHXH, BHYT và các chế độ chính sách do Nhà nước ban hành. Phòng kế toán tài chính: Là phòng chức năng giúp việc cho Tổng giám đốc về các mặt tổ chức hạch toán, quản lý tài sản hàng hoá, vật tư tiền vốn theo nguyên tắc quản lý của Nhà nước và quy chế của Công ty. Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu: Có chức năng quản lý, điều hành mọi hoạt động xuất nhập khẩu của công ty. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất hàng năm và các hợp đồng cụ thể đã ký kết giao dịch, nhận đơn đặt hàng của khách hàng về số lượng, giá cả, thời gian giao nhận hàng. Phòng kỹ thuật: Là phòng chức năng giúp việc cho Tổng giám đốc về mặt kỹ thuật để ký kết và triển khai thực hiện các hợp đồng gia công sản xuất, tiến hành nghiên cứu, sáng tạo mặt hàng mới, may mẫu chào hàng, tiến hành kiểm tra chất lượng sản phẩm trong quá trình sản xuất thành phẩm,... Bộ phận quản lý đơn hàng: Có chức năng tiếp nhận đơn hàng, liên hệ với các phòng ban sản xuất để xây dựng kế hoạch sản xuất. Đồng thời trợ giúp phòng kế toán trong công tác hạch toán và kiểm tra đơn hàng. Có nhiệm vụ cất giữ và bảo quản thành phẩm (đã được đóng gói, đóng thùng), đảm bảo yêu cầu về giao nhận thành phẩm cho khách, không để xảy ra mất mát hoặc thất thoát thành phẩm. Ban cơ điện: Cung cấp dịch vụ bảo trì sửa chữa cho các phòng ban, phân xưởng trong công ty giúp cho hoạt động của các phòng ban, các bộ phận trong công ty được liên tục, thông suốt. Bộ phận phục vụ: + Bộ phận vệ sinh: Đảm nhận việc quét dọn vệ sinh môi trường, giữ gìn cảnh quan công ty. + Bộ phận bảo vệ: Kiểm soát người ra vào cơ quan, bảo vệ tài sản của công ty. HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ Trong mọi hoạt động của doanh nghiệp, chức năng kiểm soát luôn giữa vai trò quan trọng trong quá trình quản lý và được thực hiện chủ yếu bởi hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp. Cũng như các doanh nghiệp khác, hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty TNHH Minh Trí nhằm các mục tiêu: bảo vệ tài sản của đơn vị, đảm bảo độ tin cậy của các thông tin, bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý và bảo đảm hiệu quả hoạt động. Hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty gồm các yếu tố: Môi trường kiểm soát Hệ thống kế toán Các thủ tục kiểm soát Môi trường kiểm soát Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức của công ty được xây dựng một cách hợp lý, bộ máy quản lý đơn giản, mỗi phòng ban được quy định chức năng nhiệm vụ cụ thể, không chồng chéo nhưng có mối quan hệ mật thiết với nhau. Nhờ đó, có thể ngăn ngừa một cách hiệu quả các hành vi gian lận và sai sót trong hoạt động tài chính kế toán của công ty. Chính sách nhân sự Sự phát triển của mọi doanh nghiệp luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên và họ luôn là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát cũng như chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của doanh nghiệp. Quy trình thi tuyển nhân viên của công ty diễn ra rất chặt chẽ, nhân viên trong công ty không chỉ vượt qua bài kiểm tra về trình độ khả năng trong công việc, mà còn cần có sự nhiệt tình với công ty. Công ty cũng có những chính sách khen thưởng thích đáng cho nhân viên, công nhân đạt thành tích trong lao động. Công ty tổ chức thường xuyên các cuộc thi công nhân tay nghề giỏi vào cuối mỗi năm nhằm khích lệ công nhân cố gắng nâng cao tay nghề của mình. Đồng thời công ty còn phát động phong trào thi đua giữa các phòng ban. Song song với việc khen thưởng đó, các quy định kỷ luật nhân viên cũng được quy định rất chặt chẽ. Chẳng hạn: công nhân, nhân viên đi làm muộn 5 phút sẽ bị xếp loại lao động C; nếu phát hiện nhân viên phòng kế toán có ý định hoặc đã thực hiện hành động gian lận thì sẽ bị đuổi việc,… Nhờ các quy định, hoạt động đó mà CNV trong công ty làm việc có trách nhiệm hơn. Đội ngũ nhân viên trong đơn vị đều có năng lực trong công việc và tin cậy, nên nhiều quá trình kiểm soát trong công ty không cần thực hiện mà vẫn đảm bảo được các mục tiêu đề ra của kiểm soát nội bộ. Nhờ đó cũng giảm một lượng chi phí đáng kể cho công ty. Công tác kế hoạch Hệ thống kế hoạch và dự toán, bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi quỹ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, sửa chữa TSCĐ. Đặc biệt là kế hoạch tài chính gồm những ước tính cân đối tình hình tài chính, kết quả hoạt động và sự luân chuyển tiền trong tương lai – các kế hoạch này được lập bởi kế toán trưởng. Môi trường bên ngoài: Đất nước ta đang từng ngày, từng giờ đổi mới, các chính sách tài chính, pháp luật của Nhà nước cũng thay đổi ngày càng hoàn thiện…Nhờ đó định hướng cho hoạt động của công ty. Hệ thống kế toán Bộ máy kế toán gồm một kế toán trưởng và 5 nhân viên. Hệ thống thông tin chủ yếu là hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống bảng tổng hợp, cân đối kế toán. Trong đó, quá trình lập và luân chuyển chứng từ đóng vai trò quan trọng trong công tác kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp. Chẳng hạn, đối với nghiệp vụ chi tiền, quy trình luân chuyển chứng từ như sau: Người được thanh toán phải có giấy đề nghị thanh toán kèm hoá đơn bán hàng (nếu là nhà cung cấp) hoặc giấy thanh toán tạm ứng (nếu là nhân viên của công ty), phiếu nhập kho hoặc lệnh nhập vật tư,…Sau đó đưa lên giám đốc, kế toán trưởng duyệt. Sau khi đã duyệt chi, tiếp theo là công việc của kế toán tiền mặt - kế toán tiền mặt phải lập phiếu chi. Tiếp theo đưa phiếu chi cho thủ quỹ, thủ quỹ xuất quỹ. Sau đó kế toán tiền mặt sẽ ghi sổ kế toán và giám đốc, kế toán trưởng duyệt phiếu chi. Cuối cùng là công việc bảo quản và lưu. Các thủ tục kiểm soát Các thủ tục kiểm soát do ban giám đốc xây dựng dựa trên 3 nguyên tắc cơ bản: nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc phân công, phân nhiệm rõ ràng và chế độ uỷ quyền. Trách nhiệm công việc trong công ty được phân công cho nhiều người, nhiều bộ phận. Mỗi phòng ban, bộ phận có một nhiệm vụ khác nhau nhằm tạo sự chuyên môn hoá cao trong hoạt động của doanh nghiệp. Để giúp đỡ cho giám đốc, có 3 phó giám đốc phụ trách theo từng phần: Phó giám đốc tài chính: tham mưu cho giám đốc trong việc sử dụng vốn của công ty trong quá trình sản xuất kinh doanh. Phó giám đốc xuất nhập khẩu: giúp giám đốc trong công tác xuất nhập khẩu, ký kết các hợp đồng xuất nhập khẩu, tiến hành các hoạt động giao dịch với khách hàng, quảng cáo. Phó giám đốc kế hoạch sản xuất: Tham mưu cho giám đốc trong việc lập kế hoạch sản xuất. Với mỗi phòng ban cũng được phân công nhiệm vụ rõ ràng, không trùng lặp, không chồng chéo. Trong mỗi phòng ban cũng có sự phân công trách nhiệm cụ thể cho từng người. Ví dụ, trong phòng kế toán, kế toán trưởng là người đứng đầu có trách nhiệm quyết định các công việc trong phòng và phân công công việc cho từng nhân viên về từng phần hành như: TSCĐ, lao động tiền lương, chi phí sản xuất,… Trong quá trình phân công công việc, công ty cũng tuân thủ nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Ví dụ, trong tổ chức nhân sự không bố trí kiêm nhiệm các nhiệm vụ phê chuẩn và thực hiện, thực hiện và kiểm soát, ghi sổ tài sản và bảo quản tài sản … Ngoài ra, nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn cũng được áp dụng. Theo uỷ quyền của các nhà quản lý, các cấp dưới được giao cho quyết định và giải quyết một số công việc trong phạm vi nhất định. Và quá trình uỷ quyền này được tiếp tục mở rộng xuống các cấp thấp hơn tạo lên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn không làm mất tính tập trung của doanh nghiệp. PHẦN II: TỔ CHỨC BỘ MÁY VÀ BỘ SỔ KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH MINH TRÍ 2.1. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN 2.1.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Công ty áp dụng chế độ kế toán tập trung. Phòng kế toán tài chính của công ty chịu trách nhiệm quản lý mọi hoạt động tài chính , dòng tài chính ra vào thông qua tổng hợp số liệu được gửi lên của các xí nghiệp, phân xưởng trực thuộc. Toàn bộ công việc kế toán được thực hiện tập trung ở phòng kế toán của công ty. Hình thức này có ưu điểm là tinh giảm được bộ máy kế toán, tạo ra được một bộ máy gọn nhẹ, linh hoạt và có sự đồng đều trong trình độ giữa các nhân viên, dễ dàng cập nhật khi có sự thay đổi của chế độ. 2.1.2. Chức năng nhiệm vụ của phòng kế toán. Tham mưu giúp việc cho giám đốc về công tác kế toán tài chính nhằm sử dụng đồng vốn hợp lý, đúng mục đích, đúng chế độ đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh của công ty được thông suốt và đạt hiệu quả cao. Thực hiện chế độ hạch toán thống nhất, ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, lập và chịu trách nhiệm trước giám đốc về số liệu báo cáo kế toán. Tham mưu cho giám đốc về giá cả trong việc ký kết hợp đồng và việc mua bán vật tư hàng hoá với khách hàng và nhà cung cấp. Thực hiện nghĩa vụ nộp ngân sách Nhà nước các khoản thuế, phí theo đúng quy định của pháp luật. 2.1.3. Cách thức tổ chức bộ máy kế toán Phòng kế toán có 6 người, gồm: kế toán trưởng và 5 cán bộ nhân viên - mỗi người phụ trách một nhiệm vụ trong công tác hạch toán kế toán của công ty. Phó giám đốc tài chính kiêm kế toán trưởng Kế toán tiền mặt, TGNH Kế toán NVL, CCDC, TSCĐ Kế toán tiền lương, thủ quỹ Kế toán bán hàng, thanh toán Kế toán CP SX và tính giá thành SP kiêm kế toán tổng hợp Sơ đồ bộ máy kế toán: Sơ đồ 2.1: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại công ty Kế toán trưởng: Tổ chức điều hành chung công việc kế toán, đảm bảo cho bộ máy kế toán làm việc có hiệu quả. Đồng thời có nhiệm vụ lập báo cáo trình lên cấp trên, là người chịu trách nhiệm trước Giám đốc và Nhà nước về mặt quản lý tài chính. Là người tổ chức bộ máy kế toán và chỉ đạo toàn bộ công tác hạch toán kế toán - tài chính của Công ty một cách hợp lý, khoa học, phản ánh chính xác, trung thực và kịp thời các thông tin tài chính của doanh nghiệp, kiểm tra kiểm soát việc chấp hành chế độ về quản lý và kỷ luật lao động, việc thực hiện các kế hoạch đề ra, tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, cập nhật chế độ mới cho các nhân viên kế toán trong đơn vị. Ngoài ra, kế toán trưởng còn có trách nhiệm tổ chức phân tích hoạt động kinh doanh, nghiên cứu cải tiến quản lý kinh doanh,... và củng cố hoàn thiện chế độ hạch toán kinh tế theo yêu cầu đổi mới của cơ chế quản lý. Bộ phận kế tiền mặt và TGNH: Theo dõi, ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tiền mặt, TGNH. Phản ánh kịp thời các khoản thu, chi vốn bằng tiền. Thực hiện việc kiểm tra, đối chiếu số liệu thường xuyên với thủ quỹ để giám sát chặt chẽ vốn bằng tiền, thông qua việc ghi chép vốn bằng tiền, kế toán thực hiện chức năng kiểm soát và phát hiện các trường hợp chi tiêu lãng phí, sai chế độ, phát hiện chênh lệch, xác định nguyên nhân và kiến nghị xử lý, kế toán phải theo dõi chi tiết từng loại tiền gửi và chi tiết theo từng ngân hàng để tiện cho việc đối chiếu. Bộ phận kế toán NVL, CCDC và TSCĐ: Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu về tình hình thu mua vận chuyển, nhập xuất tồn kho, tính giá thực tế vật liệu, kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, nhập xuất vật liệu, các định mức dự trữ và định mức tiêu hao, tính toán và phân bổ khấu hao TSCĐ hàng tháng vào chi phí hoạt động, tham gia lập dự toán và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch sửa chữa lớn TSCĐ, tiến hành phân tích tình hình trang bị, huy động, bảo quản nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng của TSCĐ,... Bộ phận kế toán lao động tiền lương và thủ quỹ: Tổ chức ghi chép phản ánh, tổng hợp số liệu về số lượng lao động, thời gian lao động và kết quả lao động, tính lương, BHXH và các khoản phụ cấp, trợ cấp cho các đối tượng lao động, lập báo cáo về lao động tiền lương. Thực hiện việc quản lý quỹ, các nghiệp vụ quản lý việc thu, chi, tồn quỹ. Bộ phận kế toán bán hàng và thanh toán: Ghi chép, phản ánh, theo dõi đầy đủ, kịp thời về tình hình lưu chuyển của hàng hoá ở doanh nghiệp về mặt giá trị và hiện vật. Theo dõi chi tiết các khoản phải thu, phải trả theo từng khách hàng, từng chủ nợ, theo từng nội dung, tình hình thanh toán và khả năng thu hồi nợ. Cuối kỳ lập bảng đối chiếu công nợ, phân tích khả năng thanh toán của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp lên kế hoạch để đảm bảo khả năng thanh toán của mình. Bộ phận kế toán CP SX, tính giá thành sản phẩm và kế toán tổng hợp: + Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, hướng dẫn, kiểm tra các bộ phận có liên quan tính toán, phân tích tình hình thực hiện kế hoạch giá thành, phát hiện mọi khả năng tiềm tàng để phấn đấu hạ thấp giá thành sản phẩm. + Tổ chức việc ghi chép phản ánh, tổng hợp số liệu, có trách nhiệm về BCĐKT và các báo cáo thuộc phần việc do mình phụ trách và một số báo cáo chung, tổ chức công tác thông tin trong nội bộ doanh nghiệp và phân tích hoạt động kinh tế, giúp kế toán trưởng dự thảo các văn bản về công tác kế toán trình giám đốc ban hành áp dụng trong doanh nghiệp. Bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu, số liệu kế toán - tài chính, thông tin kinh tế và cung cấp các tài liệu cho các bộ phận có liên quan. 2.2. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ SỔ KẾ TOÁN 2.2.1. Quy định chung - Kỳ kế toán năm (bắt đầu từ ngày 1/1,kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm) - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Đồng Việt Nam - Chế độ kế toán áp dụng: chế độ kế toán Việt Nam - Hình thức sổ kế toán áp dụng: Nhật ký chung - Phương pháp kế toán hàng tồn kho: + Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Theo giá thực tế mua hàng + Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho cuối kỳ : Bình quân gia quyền + Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên Phương pháp khấu hao TSCĐ: Tính khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng. Nguyên tắc ghi nhận chi phí đi vay: theo chuẩn mực số 16 “ Chi phí đi vay” Nguyên tắc ghi nhận chi phí phải trả: chi phí phải trả được ghi nhận theo chuẩn mực số 06 “Chi phí đi vay”, các khoản trích trước vào chi phí sản xuất kinh doanh phù hợp với doanh thu phát sinh trong kỳ theo chuẩn mực số 01 “Chuẩn mực chung”. Nguyên tắc ghi nhận các khoản dự phòng: Không có Nguyên tắc ghi nhận chênh lệch tỷ giá: chênh lệch tỷ giá được ghi nhận theo chuẩn mực số 10 “Ảnh hưởng của việc thay đổi tỷ giá hối đoái” và chuẩn mực số 14 “Doanh thu và thu nhập khác” Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận doanh thu: Áp dụng theo quy định của chuẩn mực số 14 “Doanh thu và thu nhập khác” và chuẩn mực số 01” Chuẩn mực chung”. 2.2.2. Vận dụng hệ thống chứng từ kế toán tại công ty Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh và đã hoàn thành, làm ._.