Tình hình tổ chức vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán t ại Công ty TNHHThành Lan

rất phức tạp và có ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Mặt khác, kế toán là công cụ để điều hành các hoạt động kinh tế và kiểm tra bảo vệ tài sản, sử dụng nguồn vốn nhằm bảo đảm quyền sử dụng trong sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.Trong công tác kế toán của doanh nhiệp chia làm nhiều khâu nhiều phần hành nhưng giữa chúng cố mối quan hệ hữu cơ gắn bó tạo thành một hệ thống quản lý thực sự có hiệu quả cao.Trong doanh nghiệp ,toàn bộ bức tranh về hoạt động sản xuất từ khâu đầu tiên là khâu cung cấp vật tư cho sản xuất, qua khâu sản xuất đến khâu cuối cùng là tiêu thụ đều được phản ánh thật đầy đủ và sinh động qua thông tin kế toán.Ngoài ra, mỗi thông tin kế toán thu được là kết quả của quá trình có tính hai mặt:Thông tin và kiểm tra. Căn cứ vào thông tin kế toán, nhà quản lý ra các kế hoạch, dự án và kiểm tra việc thực hiện các kế hoạch,dự án đặt ra. Với vai trò hết sức quan trọng của vốn bằng tiền và lưu lượng tiền mặt luân chuyển trong kinh doanh, hiệu quả sử dụng vốn bằn tiền có quan hệ chặt chẽ với trìng độ quản lý trên cơ sở tổ chức hợp lý hệ thống thông tin kế toán.Vì vậy , việc tổ chức hạch toán vốn bằng tiền nhằm đưa ra những thông tin đầy đủ nhất về thực trạn g cơ cấu của vốn bằng tiền về các nguồn thu và sự chi tiêucủa chúng trong quá trình kinh doanh để nhà quản lý có thể nắm bắt được thông tin kinh tế cần thiết, đưa ra những quyết định tối ưu về đầu tư, chi tiêu trong tương lai như thế nào. Hiện nay,nền kinh tế nước ta có những biến chuyển mạnh mẽ về kinh tế, nhà nước đã khuyến khích mở rộng các hình thức đầu tư.Do đó, qui mô và kết cấu cấu của vốn bằng tiền ngày càng phức tạp. Trong quá trình thực tập tại Công ty TNHH Thành Lan, với những kiến thức đã được học trên ghế nhà trường và sự hướng dẫn của thầy Giáo : nguyễn ngọc toản cùng các cô chú phòng kế toán,em đã chọn đề tài báo cáo chuyên sâu sau: Tình hình tổ chức vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán t ại công ty trách nhiệm hữu hạn thành lan Kết cấu của báo caó bao gồm các phần chủ yếu như sau: @. PhầnI : Lý luận chung về hạch toán vốn bằng tiền. @. Phần II : Tình hình tổ chức vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán tại công ty tnhh thành lan. @. Phần III : Một số đóng gốp và nhận xét nhằm hoàn thiện công tác hạch toán vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán tại công ty TNHH thành lan Mục lục PHẦN I:NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ HẠCH TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP I..VAI TRò CủA VốN TIềN Và CáC NGHIệP Vụ THANH TOáN trong sXKD. 1.Nguồn gốc phát sinh vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. 1.1.KháI niệm 1.1.1.Vốn bằng tiền. 1.1.2.Các nghiệp vụ thanh toán. 1.2. Nguồn gốc phát sinh vốn bằng tiền và các quan hệ thanh toán trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. 2. Yêu cầu quản lý vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán trong DN. 2.1.Yêu cầu về quản lý vốn bằng tiền. 2.2.Yêu cầu quản lý các nghiệp vụ thanh toán. 3. Nhiệm vụ hạch toán vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán. 3.1.Đối với hạch toán vốn bằng tiền 3.2.Đối với hạch toán các nghiệp vụ thanh toán. II.Tổ CHứC HạCH TOáN VốN BằNG TIềN Và CáC NGHIệP Vụ thanh toán tại công ty thương mại-dịch vụ nhựa 1.Hạch toán vốn bằng tiền. 1.1.Hạch toán tiền mặt tại quĩ doanh nghiệp 1.1.1.Nội dung hạch toán tiền tại quĩ 1.1.2.Nguyên tắc hạch toán tiền mặt tại quĩ. 1.1.3.Mẫu sổ kiêm báo cáo quĩ. 1.1.4.Tài khoản sử dụng và phương pháp hạch toán. 1.2.Hạch toán tiền gửi ngân hàng. 1.1.1.Nguyên tắc hạch toán. 1.1.2.Kết cấu TK 112”Tiền gửi ngân hàng”. 1.1.3.Phương pháp hạch toán. 1.2.Hạch toán tiền đang chuyển. 1.1.1.KháI niệm. 1.1.2.TàI khoản sử dụng. 1.1.3.Nội dung kết cấu TK 113 “Tiền đang chuyển”. 1.1.4.Phương pháp hạch toán. 1.3.Sơ đồ sổ kế toán tổng hợp về vốn bằng tiền. 1.3.1.Theo hình thức hạch toán nhật ký sổ cái. 1.3.2.Theo hình thức nhật ký chung. 1.3.3.Theo hình thức thanh toán chứng từ nghi sổ. 1.3.4.Theo hình thức hạch toán nhật ký chứng từ. 2. Hạch toán các nghgiệp vụ thanh toán. 2.1 .Hạch toán thanh toán với nhà cung cấp. 2.1.1 Đặc điểm quan hệ thanh toán giữa DN với nhà nước. 2.1.2 Nguyên tắc hạch toán thanh toán với nhà cung cấp. 2.1.3 Các chứng từ trong hạch toán nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp 2.1.4.Tài khoản sử dụng và phương pháp hạch toán. 2.2 Hạch toán thanh toán với khách hàng 2.2.1.Đặc điểm của quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với khách hàng 2.2.2.Nguyên tắc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng. 2.2.3.Tổ chức chứng từ thanh toán với người mua. 2.2.4.Tài khoản sử dụng và phương pháp hạch toán. 2.3.Hạch toán nghiệp vụ thanh toán với nhà nước. 2.3.1.Khái niệm và nhiệm vụ hạch toán với nhà nước. 2.3.2.Tài khoản sử dụng và phương pháp hạch toán. 2.4.Hạch toán các khoản thanh toán nội bộ. 2.4.1.Nội dung và đặc điểm. 2.4.2.Tài khoản sử dụng và các qui định hạch toán. 2.5.Hạch toán các khoản thanh toán tạm ứng. 2.5.1.Khái niệm 2.5.2.Nguyên tắc hạch toán. 2.5.3.Tài khoản sử dụng và phương pháp hạch toán. PHẦN II :TÌNH HÌNH TỔ CHỨC VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY THƯƠNG MẠI-DỊCH VỤ NHỰA i. Đặc đIểm của công ty THƯƠNG MạI-DịCH Vụ NhựA. 1.Quá trình hình thành và phát triển. 2.Chức năng,nhiệm vụ của công ty THƯƠNG MạI-DịCH Vụ NhựA. 3.Tổ chức hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. 3.1.Các khách hàng và mặt hàng cung ứng của doanh nghiệp. 3.2.Các đối thủ cạnh tranh. 4.Bộ máy quản lý của công ty THƯƠNG MạI-DịCH Vụ NhựA. 4.1.Ban giám đốc. 4.2.Các phòng ban chức năng. 5.Công tác tổ chức kế toán tại công ty THƯƠNG MạI-DịCH Vụ NhựA. 5.1.Kế toán trưởng. 5.2.Phó phòng kế toán. 5.3.Kế toán tiêu thụ. 5.4.Kế toán thanh toán với người mua. 5.5.Kế toán tài sản cố định. II. Thực trạng kế toán vốn bằng tiền và các nghiệp vụ hạch toán tạI công ty THƯƠNG MạI-DịCH Vụ NhựA. 1 .Công tác tổ chức quản lý chung về vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán. Đặc đIểm vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán. Phương thức thanh toán tại công ty. 2.Tổ chức hệ thống chứng từ trong kế toán vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán. 2.1.Vận dụng tài khoản chi tiết về hạch toán vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán. 2.2.Tổ chức thông tin kế toán trên hệ thống sổ chi tiết vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán. 2.2.1.Loại sổ và đối tượng sử dụng. 2.2.2.Phương pháp và trình tự ghi sổ. 3.Hạch toán tiền mặt tại công ty THƯƠNG MạI-DịCH Vụ NhựA. 4.Hạch toán tiền gửi ngân hàng tại công ty TƯƠNG MạI-DịCH Vụ NhựA. 5.Hạch toán thanh toán tạm ứng tại công ty. 6.Hạch toán thanh toán với mhà cung cấp. 7.Hạch toán khoản phải thu của khách hàng. 8.Hạch toán thanh toán với nhà nước . 9.Hạch toán phảI thu ,phải trả nội bộ. 10.Hạch toán tổng hợp vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán. PHẦN III :MỘT SỐ ĐÓNG GÓP VÀ NHẬN XÉT GÓP PHẦN HOÀN THIỆN CÔNG TAC HẠCH TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY THƯƠNG MẠI-DỊCH VỤ NHỰA I. Nhận xét về công tac hạch toán vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán TạI công ty THƯƠNG MạI-DịCH Vụ NhựA. 1.Ưu diểm. 1.1.Trong công tác tổ chức hệ thống chứng từ. 1.1.1.Về hệ thống chứng từ được sử dụng 1.1.2.Về công tác luân chuyển chứng từ giữa phòng kế toán với bộ phận phụ thuộc. 1.1.3.Về công tác bảo quản và lưu trữ chứng từ. 1.2.Loại và mức tỷ giá áp dụng trong việc hạch toán chi tiết vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán. 1.3.Về cơ cấu tổ chức bộ máy trong phòng kế toán. 2.Nhược đIểm. II. một số đề xuất hoàn thiện công tác hạch toán vốn bằng tiền & các Nghiệp vụ thanh toán tạI công ty THƯƠNG MạI-DịCH Vụ NhựA. 1.Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác hạch toán vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán tại công ty TM-DV Nhựa. 2.Yêu cầu của việc hoàn thiện công tác hạch toán vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán. 3.Phương hướng hoàn thiện công tác kế toán hạch toán vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán tại công ty THƯơNG MạI-DịCH Vụ NhựA. 3.1.Việc áp dụng phần mềm kế toán vào viếc hạch toán kế toán của doanh nghiệp. 3.2.Về các khoản dự phòng giảm giá phải thu khó đòi. 3.3.Theo dõi nguyên tệ trên TK 007_nguyên tệ các loại. 3.4. Ý nghĩa của việc hoàn thiện PHẦN I Lý luận chung về hạch toán vốn bằng tiền i. Vai trò của vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán trong sản xuất kinh doanh: Để thấy được tầm quan trọng và công tác hạch toán vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán trong hoạt sản xuất kinh doanh. Trước hết ta phải tìm hiểu một số vấn đề cơ bản về vốn bằng tiền, và một số quan hệ thanh toán trong hoạt động sản xuất kinh doanh. 1. Nguồn ngốc phát sinh vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán trong hoạt động SXKD của doanh nghiệp: Khái niệm: 1.1.1. Vốn bằng tiền: Vốn bằng tiền của doanh nghiệp là tài sản tồn tại trực tiếp dưới hình thái giá trị bao gồm tiền mặt tại quỹ, tiền đang chuyển và tiền gửi ngân hàng. Trong quá trình sản xuất kinh doanh, vốn bằng tiền vừa được sử dBng để đáp ứng nhUcầu về thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp hoặc mua sắm vật tư, hàng hóa để sản xuất kinh doanh, vừa là kết quả của việc mua bán hoặc thu hồi các khoản nợ. Vì vậy, quy mô vốn bằng tiền phản ánh khả năng thanh toán ngay của doanh nghiệp và là một bộ phận của vốn lưu động. Mặt khác, vốn bằng tiền là loại vốn đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lí hết sức chặt chẽ vì trong quá trình luân chuyển vốn bằng tiền rất dễ bị tham ô, lợi dụng, mất mát. Do vậy, việc sử dụng vốn bằng tiền cần phải tuân thủ các nguyên tắc, chế độ quản lí tiền tệ thống nhất của nhà nước. Chẳng hạn, tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp dùng để chi hàng ngày không vượt quá mức tồn quỹ mà doanh nghiệp và ngân hàng đã thoả thuận ghi trong hợp đồng tiền mặt, khi có tiền thu bán hàng bằng tiền mặt thì doanh nghiệp phải nộp vào ngân hàng. 1.1.2. Các nghiệp vụ thanh toán: Quan hệ thanh toán được hiểu là một loại quan hệ kinh doanh xảy ra khi doanh nghiệp có quan hệ phải thu, phải trả với con nợ và chủ nợ của mình về một khoản vay nợ tiền vốn cho kinh doanh. Mọi quan hệ thanh toán đều tồn tại trong sự cam kết vay nợ giữa chủ nợ và con nợ về một khoản tiền theo điều khoản đã qui định có hiệu lực trong thời hạn vay nợ. 1.2. Nguồn gốc phát sinh vốn bằmg tiền và các quan hệ thanh toán trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp: Muốn tiến hành được hoạt động sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp đều phải tiến hành mua vật tư, hàng hoá đầu vào. Đến khâu cuối cùng của mỗi chu kì sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp tiến hành bán sản phẩm hàng hoá để hưởng phần chênh lệch, nhằm thực hiện mục tiêu kinh doanh của mình là tìm kiếm lợi nhuận. Rõ ràng, các nghiệp vụ mua bán tồn tại song song với chặng đường hình thành và phát triển của mỗi doanh nghiệp. Hay nói một cách cụ thể hơn, các hoạt động mua bán diễn ra trong mọi quá trình tái sản xuất, từ khâu mua các yếu tố đầu vào, qua khâu sản xuất đến khâu tiêu thụ bán thành phẩm, hàng hoá của mỗi doanh nghiệp. Trong mối quan hệ về các nghiệp vụ thanh toán thì người mua mong muốn mua được hàng hoá còn người bán mong muốn thu được tiền ngay sau khi bán hàng. Trong trường hợp hai bên đều đạt được mục đích của mình thì đó là phương thức mua bán trả tiền ngay. Trong mối quan hệ đó lại nảy sinh việc thanh toán bằng các loại tiền như: tiền mặt, TGNH, tiền đang chuyển... Tiền là một yếu tố rất cần thiết cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, nó thể hiện được khả năng tài chính của doanh nghiệp có khả quan hay không. Trong thời gian mới bắt đầu thanh lập doanh nghiệp tiền là một lượng vốn tối thiểu để quyết định sự hình thành của doanh nghiệp. Nhưng trong hoạt động sản xuất kinh doanh các nghiệp vụ kinh tế xảy ra rất đa dạng và phức tạp, không phải lúc nào các quan hệ thanh toán cũng được thực hiện ngay sau khi phát sinh. Mục đích của các doanh nghiệp đều mong muốn tiêu thụ được nhiều hàng hoá, có mối quan hệ rộng và lâu dài với khách hàng. Bên cạnh đó, tính chất liên tục kế tiếp của các chu kỳ kinh doanh buộc các doanh nghiệp khác phải mua vật tư, hàng hoá, thuê nhân công… mặc dù cung về vốn không đáp ứng đủ cầu về vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên, các doanh nghiệp này vẫn mua được hàng hoá thông qua phương thức mua chịu. Từ những nguyên nhân nêu ở trên làm nảy sinh các quan hệ thanh toán. Khi thanh toán ngay, tiền sẽ là vật ngang giá chung trong quá trình mua bán hàng hoá. Nếu như doanh nghiệp không lâm vào tình trạng suy thoái hay phá sản, loại trừ được các khoản nợ nần không hợp pháp, không lành mạnh, thì có thể nhìn vào tính chất rộng lớn, đa phương và phức tạp của quan hệ thanh toán để đánh giá được mức độ tăng trưởng của một doanh nghiệp trên thương trường. Tóm lại, trong hoạt động sản xuất kinh doanh với mục tiêu mua và bán sản phẩm, vật tư, hàng hoá... các doanh nghiệp đều có mối quan hệ thanh toán ngay bằng tiền hoặc có quan hệ thanh toán về các khoản phải thu và phải trả. Từ đó, tạo nên trong xã hội một mạng lưới hệ thống các doanh nghiệp với mỗi mắt xích là một quan hệ thanh toán khác nhau. Vốn bằng tiền và các quan hệ thanh toán bao giờ cũng vẫn phải theo được dõi quả lý trên các góc độ khác nhau của các khoản tiền thanh toán và khoản tiền còn nợ. Trong doanh nghiệp, có rất nhiều mối quan hệ thanh toán khác nhau nảy sinh trong quá trình kinh doanh. Tuy nhiên, dưới góc độ thông tin cho quản lí, kế toán thường phân các quan hệ thanh toán vào các nhóm sau: - Thanh toán giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp, các khách hàng trong quan hệ mua bán vật tư, hàng hoá, tài sản, dịch vụ... Thanh toán với người nhận thầu; thanh toán với người cung cấp lao vụ, dịch vụ. - Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với người lao động trong doanh nghiệp về tiền công, tiền thưởng, trợ cấp và các khoản thu nhập cá nhân phân phối khác cho họ. - Thanh toán giữa doanh nghiệp với bên đối tác liên doanh trong quan hệ liên kết như việc góp vốn, nhận vốn, thu hồi vốn, trả vốn phân chia kết quả... - Thanh toán giữa doanh nghiệp với ngân hàng và chủ kinh doanh tín dụng khác về một khoản tiền vay. - Thanh toán giữa doanh nghiệp với ngân sách về các khoản phải nộp tài chính theo nghĩa vụ. - Thanh toán giữa doanh nghiệp với bên trong nội bộ tổ chức của một pháp nhân kinh tế do phát sinh nghiệp vụ điều hoà, cấp phát, hoàn trả vốn kinh doanh nội bộ, nghiệp vụ thu, chi hỗ trợ lẫn nhau; nghiệp vụ mua vào, bán hộ trong nội bộ các tổ chức thành viên trực thuộc. - Thanh toán với các tổ chức, cá nhân cơ quan bên trong và bên ngoài doanh nghiệp do các nghiệp vụ vay nợ, vãng lai. 2. Yêu cầu quản lý vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán trong doanh nghiệp. Câu hỏi đặt ra cho mỗi doanh nghiệp là tại sao phải quản lý vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán? Câu trả lời sẽ được mở ra khi chúng ta tiếp tục đi sâu vào nghiên cứu các mối quan hệ này, thông qua việc tìm hiểu các hoạt động kinh tế liên quan đến quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh 2.1. Yêu cầu quản lý vốn bằng tiền: Để có thể quản lí tốt vốn bằng tiền trong nội b doanh nghiệp thì trước hết phải tách biệt việc bảo quản vốn bằng tiền ra khỏi việc ghi chép các nghiệp vụ này. Ngoài ra nên phân công một số nhân viên làm nhiệm vụ ghi sổ để kiểm tra công việc của người này nhằm hạn chế bớt tình trạng gian lận cũng như sự móc ngoặc giữa các nhân viên trong tham ô tiền mặt. Để thực hiện tốt việc quản lí nội bộ vốn bằng tiền ta tiến hành các bước sau: - Tách biệt nhiệm vụ giữ tiền mặt với việc giữ sổ sách kế toán - Những nhân viên giữ tiền mặt không được tiếp cận với các sổ sách kế toán và nhân viên kế toán không được giữ tiền mặt. - Lập bản danh sách ghi hoá đơn thu tiền mặt tại thời điểm và nơi nhận tiền mặt. - Thực hiện thanh toán bằng séc, chỉ nên dùng cho các khoản chi tiêu lặt vặt. Không bao giờ được chi trả vượt sổ, không bao giờ chi trả tiền mặt thay cho việc chi trả séc. - Trước khi phát hành một số séc để thanh toán, phải kiểm tra số lượng và giá trị các khoản chi. - Tách chức năng duyệt chi khỏi chức năng kí séc 2.2. Yêu cầu quản lý các quan hệ thanh toán: Theo như khái niệm ở trên, quan hệ thanh toán là sự hình thành trong sự cam kết của hai bên trong giao dịch thương mại, trọng giá trình sản xuất... Bởi vậy, nó đi liền với các khoản phải thu, phải trả là những nghĩa vụ ràng buộc con nợ và chủ nợ. Việc thực hiện tốt các nghiệp vụ phải thu, phải trả có ảnh hưởng rất lớn đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Vì việc thanh toán đúng các khoản nợ phải trả sẽ tạo niềm tin, cơ sở và các mối quan hệ làm ăn lâu dài cho doanh nghiệp không gây hiện tượng chủ nợ chiếm một tỷ trọng vốn lớn dẫn đến tình trạng sản xuất trì trệ và doanh nghiệp dẫn đến phá sản. Do vậy, để đảm bảo quyền lợi cho doanh nghiệp phải trả, phải thu khi phát sinh phải được ghi chép, phản ánh một cách chính xác, kịp thời. Từ đó, giúp cho việc thanh toán được nhanh chóng thuận tiện, tránh được những thất thoát không đáng có xảy ra đối với doanh nghiệp. Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp, quan hệ thanh toán không chỉ liên quan đến một người, một bạn hàng mà nó liên quan đến tất cả các đối tượng khác ở nhiều quốc gia, nhiều doanh nghiệp. Các quan hệ thanh toán ngày càng trở nên phức tạp hơn, nhất là trong tình hình hiện nay. Trước đây, giao dịch thương mại chỉ diễn ra trên phạm vi một lãnh thổ, một quốc gia thì quan hệ thanh toán đơn thuần chỉ là trực tiếp bằng tiền mặt. Do có sự mở cửa của nhà nước, giao dịch thương mại đã vượt ra khỏi biên giới và nối liền với nhiều quốc gia khác nên quan hệ thanh toán được mở rộng bằng nhiều hình thức khác nhau như: séc, hối phiếu, kỳ phiếu... thay thế cho tiền mặt. Các phương thức thanh toán được diễn ra nhanh chóng, thuận tiện giữa các nước, các đối tác có quan hệ với doanh nghiệp. Có nhiều phương thức thanh toán được áp dụng như: phương thức nhờ thu, phương thức ghi sổ, phương thức chuyển tiền... đặc biệt là phương thức tín dụng chứng từ. Khi áp dụng các phương thức thanh toán trên, người thanh toán sau khi đã làm xong thủ tục phải báo cho bên đối tác biết qua điện thoại, Fax, thư hay trực tiếp đại diện...Tuy nhiên, thời hạn thanh toán còn phải phụ thuộc vào việc làm thủ tục nhanh hay chậm cho việc giao và nhận hàng, việc chuyển tiền hoặc chuyển séc. Rõ ràng, là phương thức thanh toán trả tiền ngay nhưng với những thu tục không thể bỏ qua đó, đã khiến cho thời điểm người trả tiền không cùng với thời điểm giao nhận hàng. Hay nói cách khác, giữa hai bên giao dịch thương mại, cá nhân với doanh nghiệp vẫn nảy sinh các khoản công nợ. Các quan hệ thanh toán rất đa dạng và phong phú cho nên những thông tin phức tạp về tình hình thanh toán cần được tổ chức và quản lí một cách khoa học có hệ thống, nhằm cung cấp nhanh chóng các dữ liệu cần thiết cho công tác quản lí tài chính trong doanh nghiệp. Đối với các quan hệ thanh toán, nhiệm vụ của các nhà quản lí không chỉ dừng lại ở việc đảm bảo các khoản phải thu, phải trả được thanh toán đúng hạn cho từng đối tượng, theo đúng phương thức, thời gian đã thoả thuận mà công tác quản lí tài chính trong doanh nghiệp còn phải đảm bảo cho hoạt động thanh toán được thực hiện một cách linh hoạt và hợp lí nhất. Với một lượng vốn nhất định, dựa trên những thông tin có được về quan hệ thanh toán nợ phải trả, đôn đốc các khoản nợ phải thu nhằm điều hoà lượng vốn một cách có hiệu quả. Cụ thể là, tận dụng tối đa thời hạn thanh toán các khoản phải trả và thu hồi nhanh các khoản nợ phải thu thông qua nghiệp vụ chiết khấu cho khách hàng. Như vậy, qua một số đặc điểm của quan hệ thanh toán nảy sinh giữa doanh nghiệp với các đối tượng có liên quan, ta thấy việc quản lí quan hệ thanh toán rất cần thiết, giúp cho doanh nghiệp sử dụng vốn có hiệu quả... Vấn đề đặt ra là bằng cách nào để kiểm soát được các quan hệ kinh tế tài chính này. @. Vai trò của việc hạch toán kế toán đối với việc quản lí các quan hệ thanh toán: Mọi quyết định trong công tác quản lý về quan hệ thanh toán của doanh nghiệp với các đối tác, CNV được tiến hành trên cơ sở những thông tin về các khoản nợ phát sinh với đối tác kinh doanh này. Để có được những thông tin đó, việc hạch toán kế toán các khoản thanh toán nói riêng và các khoản phát sinh trong doanh nghiệp nói chung là rất quan trọng. Với chức năng ghi chép, phân loại tổng hợp mọi hoạt động của doanh nghiệp và cung cấp những thông tin hữu ích đó cho người ra quyết định, hạch toán kế toán sẽ giúp doanh nghiệp có được các thông tin cụ thể về số nợ, thời gian nợ và tình hình thanh toán với từng đối tượng trong từng khoản phải thu, phải trả. Hơn thế nữa, với các số liệu kế toán, nhà quản lí sẽ biết được khả năng thanh toán của doanh nghiệp với các khoản nợ phải trả và tình hình thu hồi các khoản phải thu và từ đó có biện pháp quản lý tài chính phù hợp, góp phần duy trì các hoạt động kinh doanh ngày càng được mở rộng. Bên cạnh đó, chúng ta có thể khẳng định thêm rằng, hạch toán kế toán chính là công cụ quản lý duy nhất đối với các nghiệp vụ thanh toán, bởi khác với một số phần hành như vật tư, hàng hoá hiện hữu trong kho thì sự tồn tại của các quan hệ thanh toán mang tính trừu tượng, chỉ được biểu hiện duy nhất trên sổ sách giấy tờ. 3. Nhiệm vụ hạch toán vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán: Xuất phát từ những đặc điểm trên và nhằm thoả mãn nhu cầu quản lý về vốn bằng tiền; các nghiệp vụ thanh toán nảy sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, công tác hạch toán phần hành này phải thực hiện các nhiệm vụ sau đây: 3.1. Đối với hạch toán vốn bằng tiền: - Hàng ngày, phản ánh tình hình thu, chi tồn quỹ tiền mặt, giám đốc tình hình chấp hành định mức tồn quỹ tiền mặt. Thường xuyên đối chiếu tiền mặt tồn quỹ thực tế với sổ sách, phát hiện và xử lí kịp thời các sai sót trong việc quản lí và sử dụng tiền mặt - Phản ánh tình hình tăng giảm và số dư tiền gửi ngân hàng hàng ngày, giám đốc việc chấp hành chế độ thanh toán không dùng tiền mặt. - Phản ánh các khoản tiền đang chuyển, kịp thời phát hiện nguyên nhân làm cho tiền đang chuyển bị ách tắc để doanh nghiệp có biện pháp kịp thời giải phóng nhanh tiền đang chuyển. Thực hiện tốt các nhiệm vụ trên, hạch toán vốn bằng tiền giúp doanh nghiệp quản lí tốt vốn bằng tiền, chủ động trong việc thu chi và sử dụng vốn bằng tiền có hiệu quả cao. 3.2. Đối với hạch toán các nghiệp vụ thanh toán: - Phản ánh, theo dõi kịp thời các nghiệp vụ thanh toán phát sinh trong kinh doanh chi tiết theo từng đối tượng, từng khoản nợ, từng thời gian được thanh toán. - Ghi chép kịp thời trên hệ thống chứng từ, sổ sách chi tiết, tổng hợp của phần hành các khoản phải thu phải trả. - Thực hiện giám sát việc thực hiện chế độ thanh toán công nợ và tình hình chấp hành kỷ luật thanh toán trong tài chính và tín dụng. - Tổng hợp và xử lí thông tin nhanh về tình hình công nợ trong hạn,đến hạn, quá hạn và công nợ có khả năng khó trả, khó thu để quản lý tốt công nợ, tránh dây dưa công nợ và góp phần cải thiện tốt tình hình tài chính của doanh nghiệp. - Đối với các khoản nợ phải trả, phải thu có gốc ngoại tệ cần theo dõi cả về nguyên tệ và quy đổi theo đồng “Ngân hàng Nhà nước Việt Nam”, cuối kì phải điều chỉnh số dư theo tỷ giá thực tế. - Đối với các khoản nợ phải thu, phải trả bằng vàng bạc, đá quý, cần chi tiết theo cả chỉ tiêu về giá trị và hiện vật. Cuối kì điều chỉnh số dư theo tỷ giá thực tế. - Tuyệt đối không được bù trừ giữa 2 bên nợ, có của một số tài khoản thanh toán như tài khoản 131, 331 mà phải căn cứ vào số dư chi tiết từng bên để lấy số liệu ghi vào các chỉ tiêu trên bảng cân đối kế toán. II. Tổ chức hạch toán vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán tại doanh nghiệp: 1. Hạch toán vốn bằng tiền: 1.1.Hạch toán tiền tại quỹ doanh nghiệp: 1.1.1. Nội dung hạch toán tiền tại quỹ: Tiền tại quỹ của doanh nghiệp gồm giấy bạc ngân hàng Việt Nam, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc...hiện đang quản lí tại doanh nghiệp. 1.1.2.Nguyên tắc hạch toán tiền mặt tại quỹ: - Chỉ phản ánh vào tài khoản 111 “tiền mặt” số tiền mặt ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý thực tế nhập xuất quỹ. -Các khoản tiền, vàng bạc, đá quý do các đơn vị khác và cá nhân khác kí cược, kí quỹ tại đơn vị, thì việc hạch toán như các loại tài sản bằng tiền của đơn vị. Dùng vàng, bạc, đá quý khi nhập quỹ phải làm đầy đủ các thủ tục về cân, đo, đong, đếm số lượng, trọng lượng và giám định chất lượng. - Kế toán quỹ tiền mặt chịu trách nhiệm mở và giữ sổ quỹ ghi chép theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, nhập, xuất quỹ tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng, bạc, đá quý tính ra số tồn quỹ tại mọi thời điểm. Riêng vàng, bạc, đá quí nhận kí cược, kí quỹ phải theo dõi riêng một sổ hay một phần sổ. Thủ quĩ là người chịu trách nhiệm quản lý và nhập, xuất quĩ tiền mặt, ngoại tệ, vàng, bạc, đá quí tại quỹ. - Hàng ngày, thủ quĩ phải thường xuyên kiểm kê số tiền tồn quĩ thực tế và tiến hành đối chiếu với số hiệu của sổ quĩ, sổ kế toán. Nếu có chênh lệch, kế toán và thủ quĩ phải tự kiểm tra để xác định được nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch (báo cáo thừa hoặc thiếu). Sổ quĩ tiền mặt được mở làm 2 liên, ghi chép và khoá sổ hàng ngày. 1.1.3.Mẫu sổ kiêm báo cáo quĩ: Biểu 1: Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Thu Chi Thu Chi Số dư đầu tháng Số phát sinh .... Cộng phát sinh Số dư cuối ngày Kèm theo... chứng từ thu, chi Ngày...tháng....năm.... Thủ quỹ ký 1.1.4. Tài khoản sử dụng và phương pháp hạch toán: 1.1.4.1. Tài khoản sử dụng: - Hạch toán tiền mặt tại quĩ được sử dụng trên tài khoản 111-“Tiền mặt” - Tài khoản 111 phản ánh tình hình thu, chi, tồn quĩ, tiền mặt tại quĩ của đơn vị, bao gồm tiền Việt Nam (kể cả ngân phiếu, ngoại tệ, vàng, bạc, đá quí). 1.1.4.2. Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 111 "Tiền mặt" Bên nợ: Ghi giảm các khoản tiền mặt tăng trong kỳ do thu, nhập quĩ tiền mặt, số tiền mặt thừa phát hiện khi kiểm kê. Bên có: Các khoản tiền mặt giảm trong kì do chi, xuất quĩ tiền mặt hoặc số tiền mặt thiếu phát hiện khi kiểm kê. Dư bên nợ: Các khoản tiền mặt hiện còn tồn quĩ @. Tài khoản 111 “Tiền mặt” gồm có 3 tài khoản cấp 2: Tài khoản 1111 “Tiền Việt Nam”: Phản ánh thu chi, tồn quĩ tiền Việt Nam và ngân phiếu tại quĩ. Tài khoản 1112 “Tiền ngoại tệ”: Phản ánh thu, chi, tồn quĩ ngoại tệ tại quĩ. Tài khoản 1113 “ Vàng, bạc, đá quý”: Phản ánh giá trị vàng, kim khí quí, đá quí nhập, xuất tồn quĩ theo giá mua thực tế. 1.1.4.3. Trình tự hạch toán tiền mặt ở quĩ: Kế toán các khoản tăng giảm do thu chi bằng tiền Việt Nam. BT1: Doanh thu bán hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế VAT theo phương pháp khấu trừ thuế: Nợ TK111 Tiền mặt Có TK 3331-Thuế GTGT đầu ra phải nộp (TK33311) Có TK 511 - Doanh thu bán hàng (chưa có thuế GTGT) Có TK 512 - Doanh thu bán hàng nội bộ (giá chưa có thuế) Hoặc: Doanh thu bán hàng hoá, dịch vụ không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng là tổng giá thanh toán (giá đã có thuế) ghi: Nợ TK 111 - Tiền mặt Có TK 511 - Doanh thu bán hàng (tổng giá thanh toán) Có TK 512 - Doanh thu bán hàng nội bộ tổng giá thanh toán) BT2: Đối với trường hợp bán hàng theo phương thức trả góp (hàng hoá thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế) kế toán xác định doanh thu bán hàng là giá bán trả một lần chưa có thuế GTGT và thuế GTGT, ghi: Nợ TK111- Tiền mặt Có TK3331- Thuế GTGT phải nộp Có TK511 - Doanh ththu bán hàngCó TK711-Thu nhập HĐTC (lãi bán hàng trả chậm) BT3: Doanh thu bán hàng hoá, dịch vụ chịu thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc thuế xuất khẩu kế toán phản ánh doanh thu bán hàng là tổng giá thanh toán(bao gồm cả thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu), ghi: Nợ TK111-Tiền mặt Có TK 511- Doanh thu bán hàng Có TK 512- Doanh thu bán hàng nội bộ - Thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc thuế xuất khẩu phải nộp: Nợ TK 511,512 - Doanh thu bán hàng Có TK 3332 - Thuế tiêu thụ đặc biệt Có TK 3333 - Thuế xuất, nhập khẩu BT4: Doanh thu bán hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng chịu t huế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế được phép sử dụng hoá đơn chứng từ đặc thù ghi giá thanh toán là giá đã có thuế GTGT, kế toán căn cứ vào hóa đơn hàng hoá dịch vụ đã có thuế để xác định giá không có thuế và thuế GTGT đầu ra theo công thức: Giá chưa có thuế GTGT = Giá thanh toán (giá có thuế GTGT) 1+ (%) thuế suất của hàng hoá, dịch vụ Số thuế đầu ra phải nộp được xác định như sau: Số thuế GTGT đẩu ra = Giá thanh toán (giá có thuế GTGT) - Giá chưa có thuế GTGT Sau khi xác định giá chưa có thuế và thuế GTGT đầu ra, ghi: Nợ TK 111: Tiền mặt Có TK 33311:Thuế GTGT phải nộp Có TK 511: Doanh thu bán hàng(giá chưa có thuế) BT5: Trường hợp cơ sở kinh doanh trực tiếp bán lẻ, hàng hoá, cung ứng dịch vụ cho người tiêu dùng hàng hoá dịch vụ không thuộc diện phải lập hoá đơn bán hàng, căn cứ vào bảng kê bán lẻ hàng hoá dịch vụ (Mẫu số 05/GTGT) kế toán phân loại doanh thu bán hàng theo loại hàng hoá, dịch vụ và nhóm thuế suất thuế GTGT, tính toán doanh thu và thuế GTGT phải nộp, ghi: Nợ TK 111 - Tiền mặt Có TK 511 - Doanh thu bán hàng Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp - Rút TGNH về quĩ tiền mặt: Nợ TK 111 (1111,1112) - Tiền mặt Có TK112 - Tiền gửi - Thanh toán các khoản nợ phải thu bằng tiền mặt nhập quĩ: Nợ TK 111-Tiền mặt (1111,1112,1113) Có TK 138 - Phải thu khác Có TK144 - Thế chấp, kí cược, kí quĩ ngắn hạn. - Xuất quĩ tiền mặt gửi vào tài khoản tại ngân hàng Nợ TK112 - Tiền gửi ngân hàng Có TK111 - Tiền mặt - Xuất quĩ TM hoặc vàng, bạc, đá quí mang đi thế chấp, kí cược kí quĩ: Nợ TK144 - Ký cược, ký quĩ ngắn hạn Nợ TK244 - Ký cược, ký quỹ dài hạn Có TK 111 - Tiền mặt (1111,1113) - Xuất quĩ tiền mặt mua chứng khoán ngắn hạn hoặc dài hạn, ghi: Nợ TK121-Đầu tư chứng khóan ngắn hạn Nợ TK221- Đầu tư chứng khoán dài hạn Có TK 111- Tiền mặt (1111, 1112, 1113) BT6: Chi tiền mặt mua vật tư, hàng hoá, TSCĐ dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh , ghi: - Theo phương pháp khấu trừ thuế: Nợ TK 152,153, 156... NVL, CCDC, hàng hoá Nợ TK 611 - Mua hàng Nợ TK 211 - TSCĐ hữu hình Nợ TK133 - Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111 Tiền mặt - Theo phương pháp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc không chịu thuế GTGT Nợ TK 152, 153, 156. NVL, CCDC, hàng hóa.(giá có cả thuế) Nợ TK611 - Mua hàng (giá mua có thuế GTGT) Nợ TK 211 - TSCĐ hữu hình (giá mua có thuế GTGT) Có TK 111 - Tiền mặt BT7: Mua hàng hoá, dịch vụ dùng nga._.