TÌNH HÌNH TỔ CHỨC hạch toán KẾ TÓAN tại Công ty CỔ PHẦN Cà KHÍ và xây lắp SỐ 7

Bảng 3: Bảng đánh giá kết quả sản xuất kinh doanh của công ty qua 3 năm (2006 - 2008) 17 4 Bảng 4: Danh mục chứng từ kế toán. 22 5 Bảng 5: Tài khoản sử dụng 23 DANH MỤC SƠ ĐỒ STT Tên Trang 1 SĐ 1: Sơ đồ bộ máy quản lý của cty CP cơ khí vá xây lắp số 7 9 2 SĐ 2: Sơ đồ bộ máy kế toán của Cty CP cơ khí và xây lắp số 7 20 3 SĐ 3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung 25 4 SĐ 4: Hạch toán chi tiết VL theo phương pháp thẻ song song 27 6 SĐ 6: Quy trình hạch toán tiền lương 28 PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ KỸ THUẬT VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ KHÍ VÀ XÂY LẮP SỐ 7. LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ KHÍ VÀ XÂY LẮP SỐ 7. Công ty cổ phần Cơ khí và Xây lắp số 7 được chuyển đổi từ doanh nghiệp nhà nước sang Công ty cổ phần theo Quyết định số 1803/QĐ – BND ngày 19/11/2004 của Bộ trưởng Bộ Xây Dựng. Công ty cổ phần cơ khí và xây lắp số 7 là đơn vị hạch toán độc lập, trực thuộc tổng công ty cơ khí xây dựng – bộ xây dựng. Trụ sở chính: Km 14 Quốc lộ 1A Thanh Trì Hà Nội Điện thoại: 084 – 4 – 8615254, 8614381 Fax: 084 – 4 – 8614294 Giai đoạn từ 19.11.2004 đến nay với chiến lược đầu tư và phát triển phù hợp đã tạo điều kiện cho công ty đạt được năng suất chất lượng, hiệu quả cao trong công việc thi công các công trình có tính kỹ thuật phức tạp và có uy tín trên thị trường. Suốt quá trình hình thành và phát triển công ty tập chung vào yếu vào xây dựng các công trình trên mọi lĩnh vực như: Sản xuất thiết bị máy móc cho ngành xây dựng, vật liệu xây dựng và công trình đô thị, chế tạo sản phẩm kết cấu thép, thiết bị phi tiêu chuẩn, thi công lắp đặt các thiết bị cho ngành xây dựng và các ngành kinh tế kỹ thuật khác trong và ngoài nước, thi công xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thủy lợi, các công trình cấp thoát nước, san lấp mặt bằng... ĐẶC ĐIỂM HỌAT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ KHÍ VÀ XÂY LẮP SỐ 7. Chức năng nhiệm vụ của công ty. Nhiệm vụ chủ yếu của công ty là hoạt động trong lĩnh vực XDCB, sản phẩm chủ yếu của công ty là các công trình xây dựng bằng các nguồn vốn đầu tư khác nhau (vốn ngân sách nhà nước, của các doanh nghiệp của các tư nhân ...) Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Sản phẩm chủ yếu của công ty là các công trình xây dựng bao gồm các lĩnh vực: Sản xuất thiết bị máy móc cho ngành xây dựng, vật liệu xây dựng và công trình đô thị. Chế tạo sản phẩm kết cấu thép, thiết bị phi tiêu chuẩn. Thi công lắp đặt các thiết bị cho ngành xây dựng và các ngành kinh tế kỹ thuật khác trong và ngoài nước. Thi công xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông (cầu đường), thủy lợi, các công trình cấp thoát nước, san lấp mặt bằng, công trình kỹ thuật hạ tầng đô thị và khu công nghiệp, công trình đường dây điện, trạm biến áp điện, điện lạnh, hệ thống kỹ thuật cơ điện công trình. Sản xuất gia công lắp dựng sản phẩm nhôm tĩnh điện, mạ decor ván gỗ, vân đá trên thanh nhôm. Lắp đặt thiết bị, lập dự án đầu tư, thiết kế công trình xây dựng. Tư vấn xây dựng công trình kỹ thuật hạ tầng đô thị, khu công nghiệp. Kinh doanh phát triển nhà và công trình kỹ thuật hạ tầng đô thị. Xuất nhập khẩu vật tư, thiết bị và công nghệ, xuất khẩu lao động và chuyên gia kỹ thuật. Sản xuất và kinh doanh vật tư thiết bị và vật liệu xây dựng. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của công . Do đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất quy định các sản phẩm của công ty rất đa dạng và thuộc nhiều lĩnh vực: Công nghiệp, giao thông, thủy lợi, dân dụng... nên không có một quy trình công nghệ cố định nào, tuy nhiên những giai đoạn công việc chính được thực hiện theo trình tự sau: Tổ chức nhận vị trí tim tuyến của công trình do chủ đầu tư và đơn vị thiết kế bàn giao. Xây dựng kho, lán trại, bến bãi, nhà làm việc cho ban chỉ huy công trường và nhà nghỉ công nhân. Xây dựng mặt bằng công trình: Tổ chức thi công phần mặt bằng bên trên. + Đào móng. + Xử lý nền móng (đóng, ép cọc). + Đổ bê tông móng và kết cấu dưới sâu. Hoàn thiện công trình tổ chức nghiệm thu bàn giao. (Trong các bước, quá trình thi công phải làm các thủ tục kỹ thuật nghiệm thu từng phần công việc để đánh giá chất lượng, đối chiếu với mẫu chào hàn khi đấu thầu.) TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT – KINH DOANH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ KHÍ VÀ XÂY LẮP SỐ 7. Do đặc điểm của ngành XDCB nên việc tổ chức sản xuất, tổ chức bộ máy quản lý của công ty có đặc thù riêng. Bộ máy quản lý của công ty: Ban giám đốc: gồm Tổng giám đốc điều hành và 2 phó tổng giám đốc. Tổng giám đốc điều hành: Là người quản lý cao nhất trong công ty chịu trách nhiệm về các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, giúp cho giám đốc điều hành là 2 phó giám đốc. Các phó giám đốc có trách nhiệm cung cấp thông tin giúp tổng giám đốc ra quyết định một cách chính xác, kịp thời. Các phòng chức năng: Thực hiện nhiệm vụ chức năng tham mưu cho giám đốc trong hoạt động sản xuất kinh doanh về từng mặt, dưới sự điều hành của tổng giám đốc và các phó giám đốc. Phòng tổ chức hành chính: Tham mưu cho giám đốc về công tác quản lý sử dụng lao động, an toàn lao động, quản lý các hồ sơ, quản lý con dấu của công ty. Phòng kế toán: Giúp giám đốc về công tác sử dụng vốn và tài sản, tổ chức hạch toán toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh, lập báo cáo tài chính, thực hiện chức năng giám sát bằng tiền trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Phòng kỹ thuật: Xây dựng giá thành, lập hồ sơ dự thầu tuyển dụng, đấu thầu, tổ chức kiểm tra các tổ, đội thành viên, các công trường về kỹ thuật công trường và chất lượng công trình, đào tạo công nhân kỹ thuật, tổ chức nâng bậc cho công nhân. Phòng kinh tế kế hoạch: Có chức năng lập kế hoạch sản xuất kinh doanh, giao kế hoạch, kiểm tra các đơn vị thực hiện kế hoạch. Các xí nghiệm, đội, xưởng: Các xí nghiệp, đội, xưởng phải tự mình đảm nhận kế hoạch vật tư xây dựng công trình, đảm bảo kỹ thuật, tiến độ thi công và chịu sự chỉ đạo của ban giám đốc. Sơ đồ 1: Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty cổ phần cơ khí vá xây lắp số 7. Tổng giám đốc điều hành Phó tổng GĐ kỹ thuật Phó tổng GĐ kinh doanh Phòng tổ chức hành chính Phòng kế toán tài chính Phòng kinh tế kế hoạch Phòng kỹ thuật Đội xây dựng số 1 Đội xây dựng số 3 Đội xây dựng số 2 Đội xây dựng số 5 Xưởng cơ khí mộc Xưởng sản xuất vật liệu Quan hệ chỉ huy trực tiếp Quan hệ tham mưu giúp viêc Quan hệ kiểm tra giám sát TÌNH HÌNH TÀI CHÍNH VÀ KÊT QUẢ KINH DOANH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ KHÍ VÀ XÂY LẮP SỐ 7. Tình hình lao động của công ty. Bảng 1: Cơ cấu lao động của công ty tính đến ngày 31/12/2008 ĐVT: Người STT Bộ phận Số người Trình độ Tỷ trọng(%) Đại học Trung cấp Công nhân I Lao động gián tiếp 67 52 7 8 12.25 1 Ban giám đốc 3 3 0 0 4.48 2 Phòng tổ chức hành chính 8 1 2 5 11.94 3 Phòng kỹ thuật 3 3 0 0 4.48 4 Phòng kinh tế kế hoạch 4 4 0 0 5.97 5 Phòng tài chính kế toán 5 4 1 0 7.46 6 Nhân viên đội, xí nghiệp 44 37 4 3 65.67 II Lao động trực tiếp 480 0 200 280 87.75 1 Đội xây dựng số 1 92 0 47 45 19.17 2 Xí nghiệp xây dựng số 2 136 0 61 75 28.33 3 Đội xây dựng số 3 75 0 35 40 15.63 4 Xí nghiệp xây dựng số 5 144 0 50 94 30.00 5 Xưởng cơ khí, mộc 20 0 2 18 4.17 6 Xưởng sản xuất vật liệu 13 0 5 8 2.71 Tổng cộng 547 52 207 288 100 Tỷ lệ (%) 100 9.51 37.84 52.65 Lực lượng lao động trong công ty hiện nay có tổng số là 547 người. Trình độ đại học là 52 người chiếm 9,51%, trung cấp là 207 người chiếm 37,84%, công nhân kỹ thuật là 288 người chiếm 52,65%. Cơ cấu lao động cho thấy lực lượng lao động gián tiếp chiếm 12,25% trong tổng số lao động. Số cán bộ làm công tác quản lý đều có tuổi đời gần 50 tuổi, nhiều năm kinh nghiệm. Bên cạnh đó lao động sản xuất trực tiếp chiếm 87,75% trong tổng số lao động của công ty. Trong đó số lao động hợp đồng ngắn hạn là chủ yếu. Đây là lực lượng thường xuyên biến động vì khi có nhu cầu thì các công trường thường thuê thêm lao động ngắn hạn vì chi phí thấp. Do nhu cầu sản xuất của công ty có đặc thù riêng nên lực lượng lao động ngắn hạn biến động. Trên các công trường thi công phải thuê thêm lao động hợp đồng thời vụ tại các địa phương để tiết kiệm chi phí nhân công những tháng công nhân nghỉ vào mùa mưa lũ. Tình hình huy động và sử dụng vốn của công ty. Để đạt được các chỉ tiêu tăng trưởng đã đặt ra, ngoài các yếu tố đã nêu trên cần phải xem xét đến năng lực về tài chính và điều kiện kinh doanh hiện thời của công ty. Yếu tố này được thể hiện qua các mặt sau: Với số vốn góp từ năm 2004 đến năm 2007 khoảng 3.1 tỷ. Tuy không phải là lượng vốn lớn nhưng công ty đã phát huy được hiệu quả của nguồn vốn đầu tư, nhận được sự tin cậy của các nhà đầu tư và các cổ đông thông qua việc giữ vững được uy tín của mình trong việc huy động vốn đầu tư vào các công trình dài hạn cùng với sự tin cậy của các ngân hàng. Hoạt động kinh doanh của công ty qua các năm đã khẳng định nguồn vốn của công ty ngày một tăng trưởng vững chắc và phát triển tốt chiến lược kinh doanh đa ngành nghề, mở rộng thị trường trong tương lai. Qua bảng 2 ta nhận thấy vốn kinh doanh của công ty tăng cả về tuyệt đối và tương đối. Tổng vốn kinh doanh tăng với tốc độ phát triển bình quân là 1215,07% tức tăng 25.07%. Trong đó vốn lưu động chiếm một tỷ trọng rất lớn trong tổng vốn kinh doanh của công ty. Lượng vốn lưu động tăng lên rất nhanh qua 3 năm với tốc độ phát triển bình quân là 125,66% tức tăng lên 25,66%. Nguyên nhân là do khoản mục tiền, các khoản phải thu khách hàng, chi phí sản xuất kinh doanh dở dang tăng lên rất nhiều qua các năm. Đây là một điều kiện rất thuận lợi cho việc mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh của công ty. Vốn cố định chỉ chiếm một tỷ trọng rất nhỏ trong tổng vốn kinh doanh của công ty và có xu hướng tăng lên qua các năm với tốc độ phát triển bình quân là 96,21%. Nguyên nhân là do công ty đang dần thanh lý những tài sản đã cũ và lạc hậu để đầu tư, mua sắm những máy móc thiết bị mới hiện đại hơn để phục vụ cho sản xuất. Bảng 2: Tình hình vốn của Công ty qua 3 năm (2006 - 2008) Đơn vị tính: Đồng STT Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 So sánh liên hoàn So sánh liên hoàn TĐPT (%) 2007/2006 2008/2007 Giá trị Giá trị Giá trị Chênh lệch % Chệch lệch % I Tổng VKD 21.408.610.310 26.765.652.570 33.489.886.460 5.357.042.260 125.02 6.724.233.890 125.12 125.07 1 Vốn cố định 482.905.971 404.177.453 447.012.435 -78.728.518 83.70 42.934.982 110.60 96.21 2 Vốn lưu động 20.925.704.339 26.361.475.117 33.042.874.025 5.435.770.778 125.98 6.681.398.908 125.35 125.66 II Nguồn hình thành 21.408.610.310 26.765.652.570 33.489.886.460 5.357.042.260 125.02 6.724.233.890 125.12 125.07 1 Nợ phải trả 19.454.708.187 24.445.422.918 30.398.756.808 4.990.714.731 125.65 5.953.333.890 124.35 125.00 2 Vốn chủ sở hữu 1.953.902.123 2.320.229.652 3.091.129.652 366.327.529 118.75 770.900.000 133.23 125.78 Vốn của công ty chủ yếu là vốn lưu động. Điều này rất tốt với một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực XDCB như công ty cổ phần cơ khí và xây lắp số 7, đặc biệt là khi công ty đang mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh, tuy nhiên bên cạnh đó thì công ty cũng cần tăng vốn cố định để đầu tư, mua sắm các dây truyền thiết bị, công nghệ mới để tăng năng suất lao động. Đối với nguồn vốn của công ty cũng tăng lên rất mạnh qua 3 năm chủ yếu là nợ phải trả với tốc độ phát triển bình quân là 25%. Nguyên nhân là do nợ ngắn hạn qua các năm tăng. Do hoạt động trong lĩnh vực XDCB nên khoản tiền phải trả cho người cung cấp là rất lớn, hơn nữa công ty còn huy động vốn từ các tổ chức cá nhân trong và ngoài công ty để chi trả các khoản nợ. Vốn chủ sở hữu cũng tăng mạnh với tốc độ phát triển bình quân là 125,78% chủ yếu là do nguồn vốn đầu tư chủ sở hữu tăng. Qua đây ta thấy để mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh thì công ty cần tăng lượng vốn kinh doanh hơn nữa, đặc biệt là vốn cố định vì tài sản của công ty đã cũ cần được đổi mới để phục vụ cho công tác quản lý. Mặt khác, cũng cần phải tăng lượng vốn đầu tư của chủ sở hữu bằng cách huy động từ những thành viên trong công ty hoặc các tổ chức cá nhân. Đánh giá kết quả sản xuất kinh doanh của công ty qua 3 năm (2006 - 2008) Lợi nhuận trước thuế là chỉ tiêu đánh giá một cách toàn diện tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nếu doanh thu hàng năm tăng nhanh nhưng do công tác quản lý chi phí không tốt thì rất có thể lợi nhuận sẽ giảm mạnh. Qua bảng 4 ta nhận thấy lợi nhuận trước thuế của công ty trong 3 năm liên tiếp đều đạt mức tăng trưởng tốt với tốc độ phát triển bình quân là 141,07% tăng 41,07% điều này là rất tốt và nó đồng nghĩa với việc công ty cần phát huy mạnh côg tác quản lý, công tác tiếp thị khách hàng nhằm tăng lợi nhuận và doanh thu cho công ty. Tổng lợi nhuận trước thuế được hình thành từ 2 nguồn là lợi nhuận từ hoạt dộng sản xuất kinh doanh và lợi nhuận từ hoạt động khác. Lợi nhuận thuần tù hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty tăng giảm không đều qua các năm. Năm 2007 giảm so với năm 2006 là 28,74% tương ứng giảm là 53.270.744 đồng. Năm 2008 tăng so với năm 2007 là 118,61% tưong ứng tăng là 156.628.701 đồng. Nguyên nhân là do năm 2008 công ty đã sử dụng có hiệu quả và khai thác tốt các nguồn lực về vốn và con người cùng với việc áp dụng các khoa học kỹ thuật vào sản xuất. Để hiểu rõ hơn nguyên nhân ảnh hưởng ta tiến hành phân tích các yếu tố sau: Doanh thu bán hàng của công ty tăng nhanh qua các năm. Đặc biệt là doanh thu năm 2007 là 46.449.085.724 đồng so với năm 2007 là 28.188.863.251 đồng tăng gần gấp 2 lần so với năm trước. Có được kết quả như vậy là do quy mô sản xuất của công ty đã được mở rộng đáng kể và ngày càng tạo được lòng tin của khách hàng, hơn nữa thị trường chung của ngành XDCB trong khu vực đã tăng. Giá vốn hàng bán của công ty cũng là một nhân tố làm cho lợi nhuận thuần giảm. Chi phí quản lý doanh nghiệp tăng là do quy mô sản xuất mở rộng lên số lượng lao động tăng, lương của người lao động cũng được tăng lên để họ gắn bó hơn với công ty. Ngoài những yếu tố làm cho lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh của công ty tăng, giảm vừa nêu trên, còn có doanh thu tài chính và chi phí tài chính. Trong khi giá trị thu nhập tài chính nhỏ thì chi phí tài chính của công ty tăng, chi phí tài chính chủ yếu là lãi vay. Hoạt động kinh doanh của công ty qua các năm đều có lợi nhuận thể hiện lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh không ngừng tăng lên trong khi đó lợi khác cũng tăng mạnh với tốc độ phát triển bình quân là 406,87% tức là tăng 306,87%. Nguyên nhân là do trong những năm qua công ty đang dần thanh lý những máy móc thiết bị cũ nên thu nhập khác tăng rất nhiều so với năm 2007. Chính những điều này làm cho lợi nhuận trước thuế của công ty tăng lên. Bảng 3: Bảng đánh giá kết quả sản xuất kinh doanh của công ty qua 3 năm (2006 - 2008) Chỉ tiêu 2006 2007 2008 So sánh liên hoàn TĐPT BQ (%) 2007/2006 2008/2007 Chênh lệch % Chênh lệch % 1. Doanh thu BH & CCDV 21.241.820.529 28.188.863.251 46.499.085.724 6.947.042.722 132.70 18.260.222.473 164.78 147.87 2. Các khoản giảm trừ 3. Doanh thu thuần 21.241.820.529 28.188.863.251 46.449.085.724 6.947.042.722 132.70 18.260.222.473 164.78 147.87 4. Giá vốn hàng bán 20.206.991.706 1.225.277.184 44.551.132.357 6.756.594. 133.44 17.587.546.290 165.23 148.48 5. Lợi nhuận gộp 1.034.828.823 1.897.953.367 361190.448.361 118.40 672.676.183 154.90 135.43 6. Doanh thu HĐTC 406.718.381 406.718.381 7. Chi phí tài chính 434.763.889 434.763.889 - Trong đó: Chi phí lãi vay 8. Chi phí bán hàng 9. Chi phí QLDN 849.502.869 1.093.221.974 1.581.223.948 243.719.105 128.69 488.001.974 144.64 136.43 10. LN thuần từ HĐKD 185.325.954 132.055.210 288.683.911 -53.270.744 71.26 156.628.701 218.61 124.81 11. Thu nhập khác 5.500.000 43.401.800 100.085.400 37.901.800 789.12 56.683.600 230.60 426.58 12. Chi phí khác 9.035.029 9.035.029 13. Lợi nhuận khác 5.500.000 43.401.800 91.050.371 37.901.800 789.12 47.648.571 209.78 406.87 14. Tổng lợi nhuận trước thuế 190.825.954 175.457.010 379.734.282 -15.368.944 91.95 204.277.272 216.43 141.07 15. CF thuế TNDN hiện hành 24.563.981 53.162.799 24.563.981 28.598.818 216.43 16. CF thuế TNDN hoãn lại 17. LN sau thuế TNDN 190.825.954 150.893.029 326.571.483 -39.932.925 79.07 175.678.454 216.43 130.82 18. Lãi cơ bản trên cổ phiếu 2.1.3 Thuận lợi, khó khăn phương hướng phát triển của công ty. 2.1.3.1 Thuận lợi Công ty có đội ngũ quán lý cán bộ có nhiều năm kinh nghiệm năng động trong cơ chế thị trường, các kỹ sư với trình độ khoa học kỹ thuật cao, công nhân tay nghề giỏi, được trang bị đầy đủ phương tiện, dụng cụ thi công tiên tiến. Đây là một lợi thế rất lớn giúp công ty đứng vững trong nền kinh tế thị trường, được các đối tác trong và ngoài nước đánh giá cao về năng lực và trình độ thi công. 2.1.3.2 Khó khăn Cùng với sự phát triển của nền kinh tế thị trường và xu thế hội nhập kinh tế quốc tế, và chính sách kinh tế vĩ mô của nhà nước đang được điều chỉnh nhằm tạo điều kiện cho các loại hình doanh nghiệp nhiều cơ hội mới nhưng đồng thời cũng có không ít những khó khăn, thử thách được đặt ra. Những khó khăn đó là: Khó khăn do đặc thù của ngành xây lắp mang lại như: quá trình sản xuất diễn ra ngoài trời, địa bàn hoạt động rộng, thời gian hoàn thành công trình dài thì có những biến đổi về giá cả như xi măng, sắt thép… tăng mạnh trong thời gian gần đây. Hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp xây lắp, nên vấn đề cạnh tranh của công ty trên thị trường cũng gặp nhiều khó khăn. 2.1.3.3 Phương hướng SXKD trong những năm tới. Phát triển cao những lĩnh vực là thế mạnh như thi công các công trình cầu đường, các công trình dân dụng, nhà cao tầng, các công trình xử lý chất rắng với công nghệ cao. Tiếp tục củng cố và hoàn thiện tổ chức sản xuất, cơ chế quản lý theo hướng giao khoán toàn quyền tự chủ cho các xí nghiệp, đội, xưởng trực thuộc chịu sự kiểm tra, giám sát của các phòng ban chức năng của công ty. Nâng cao năng lực sản xuất bằng mở rộng đầu từ cho sản xuất. Mở rộng thị trường và giữ vững thị trường. PHẦN II: TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ KHÍ VÀ XÂY LẮP SỐ 7. 2.1 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY Do công ty tổ chức theo kiểu phân cấp, nên bộ máy kế toán gồm hai loại kế toán: Kế toán công ty và kế toán ở các xí nghiệp, đội, phân xưởng. Kế toán công trường (xí nghiệp, đội, xưởng): Kế toán tại các xí nghiệp, đội, xưởng có trách nhiệm thiết lập các chứng từ ghi chép ban đầu, tập hợp chứng từ ở công trường rồi chuyển cho kế toán công ty theo định kỳ hoặc theo từng công trình. Kế toán công ty tập hợp các chứng từ ở công trường và ở công ty để ghi chép vào các sổ sách cần thiết, sau đó chuyển cho kế toán tổng hợp vào các sổ tổng hợp và lên báo cáo tài chính. Tất cả sổ sách và chứng từ kế toán đều có sự kiểm tra, phê duyệt của kế toán trưởng. Tại công ty bộ máy kế toán được phân công, với các lao động kế toán làm việc đầy đủ với phần hành kế toán. Bộ máy kế toán của công ty được thể hiện ở sơ đồ sau: Sơ đồ 2: Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty cổ phần cơ khí và xây lắp số 7 Kế toán trưởng Kế toán thanh toán và ngân hàng Kế toán thanh vật tư, tổng hợp CP và XĐKQ Kế toán thanh thuế và tiền lương Thủ quỹ Kế toán các đội, các xí nghiệp, các phân xưởng Phòng kế toán của công ty gồm 5 người: Đứng đầu là kế toán trưởng, dưới sự chỉ đạo của kế toán trưởng, các bộ phận kế toán đảm nhận các chức năng, nhiệm vụ sau: Kế toán trưởng: Tổ chức và điều hành bộ máy kế toán hoạt động có hiệu quả và chịu toàn bộ trách nhiệm trước giám đốc và hội đồng cổ đông. Kế toán vật tư, tổng hợp chi phí và xác định kết quả: Hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp NVL, CCDC, tồn kho, tính giá trị vốn của vật liệu nhập, xuất kho, tổ chức hạch toán tổng hợp, xác định giá trị sản phẩm dở dang, tính giá thành thực tế của sản phẩm công việc hoàn thành. Lập báo cáo kế toán định kỳ theo quy định. Kế toán thanh toán và ngân hàng có trách nhiệm thanh toán các khoản phải chi, phải thu của công ty theo dõi với ngân hàng về tiền gửi, tiền vay, ký quỹ. Căn cứ vào ủy nhiệm chi , séc, khế ước vay tiền, kế toán ghi sổ cái, sổ chi tiết các tài khoản có liên quan. Kế toán thanh toán và ngân hàng có trách nhiệm thanh toán các khoản phải chi, phải thu của công ty và theo dõi với ngân hàng về tiền gửi, tiền vay, kỹ quỹ. Căn cứ vào ủy nhiệm chi, séc, khế ước vay tiền, kế toán ghi sổ cái, sổ chi tiết các tài khoản có liên quan. Kế toán thuế và tiền lương: Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về số lượng lao dộng, các khoản phụ cấp, thời gian lao động, kết quả lao động. Phân bổ chi phí lương và các khoản trích theo lương theo đúng đối tượng sử dụng lao động. Thủ quỹ: Làm nhiệm vụ thu chi, quản lý tiền mặt trong quỹ thông qua sổ quỹ. Kế toán xí nghiệp và các xưởng, đội xây dựng chịu sự quản lý chung của kế toán trưởng và kế toán viên phòng kế toán. 2.2 TỔ CHỨC HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY. 2.2.1 Các chính sách kế toán chung Công ty cổ phần cơ khí và xây lắp là một công ty cổ phần có hoạt động trong lĩnh vực xây dựng cơ bản. Công ty hoạt động trên nguyên tắc tự quản lý về tài chính, tự cân đối các khoản thu chi, có trách nhiệm bảo toàn và làm sinh lợi các nguồn vốn của công ty. Năm tài chính của công ty bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào cuối ngày 31 tháng 12 hàng năm. Năm tài chính đầu tiên bắt đầu từ ngày công ty được chính thức thành lập và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 năm đó. Chế độ lưu giữ tài liệu của công ty được thực hiện theo luật doanh nghiệp. Công ty chấp hành công tác kế toán theo hệ thống chế độ kế toán doanh nghiệp do bộ tài chính ban hành. Hệ thống tài khoản kế toán tại công ty được áp dụng theo quy định của chế độ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp Việt Nam theo quyết địng số 15/2006/QĐ – BTC ban hành ngày 20/03/2006. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp tính thuế GTGT: Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Về kỳ tính giá thành: Sản phẩm của công ty là những công trình có quy mô lớn, kết cấu phức tạp, mang tính đơn chiếc, thời gian xây lắp lâu dài nên kỳ tính giá thành được chọn là quý. Niên độ kế toán: Tại công ty cổ phần cơ khí và xây lắp số 7 thực hiện niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 của năm. Đơn vị tiền tệ: Công ty sử dụng đơn vị thống nhất là VNĐ. 2.2.2 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán Do mô hình tổ chức kế toán của công ty là hình thức kế toán tập trung nên mọi chứng từ kế toán phát sinh đều được tập trung về phòng kế toán. Tuy nhiên ngoài kế toán công ty, tại các xí nghiệp thành viên đều có kế toán phụ trách nên các chứng từ của xí nghiệp đều được kế toán tại đó lưu giữ, cuối tháng kế toán xí nghiệp có nhiệm vụ tổng hợp và báo cáo lên kế toán công ty. Bảng số 4: Danh mục chứng từ kế toán STT Tên chứng từ Số hiệu chứng từ 1 Phiếu nhập kho 01-VT 2 Phiếu xuất kho 02- VT 3 Thẻ kho 06-VT 4 Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ 07-VT 5 Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hóa 08-VT 6 Phiếu thu 01 – TT 7 Phiếu chi 02-TT 8 Giấy tạm ứng 03-TT 9 Bảng kiểm kê quỹ 07a-TT 10 Bảng chấm công 01-LĐTL 11 Bảng thanh toán tiền lương 02-LĐTL 12 Bảng thanh toán tiền thưởng 05-LĐTL 13 Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH 03-LĐTL 14 Hợp đồng giao khoán 08-LĐTL 15 Hóa đơn GTGT 01GTKT-3LL 16 Biên bản giao nhận TSCĐ 01-TSCĐ 17 Thẻ TSCĐ 02-TSCĐ 18 Biên bản thanh lý TSCĐ 03-TSCĐ 19 Biên bản đánh giá lại TSCĐ 05-TSCĐ 2.2.3 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán Do đặc điểm của ngành xây dựng nên các tài khoản, chứng từ kế toán chủ yếu công ty áp dụng như sau: Bảng số 5: Tài khoản sử dụng STT Tên tài khoản Số hiệu TK 1 Tiền mặt 111 2 Tiền gửi ngân hàng 112 3 Phải thu của khách hàng 131 4 Thuế GTGT được khấu trừ 133 5 Chi phí trả trước 142 6 Nguyên vật liệu 152 7 Công cụ dụng cụ 153 8 Chi phí sản xuất kinh doanh 154 9 Thành phẩm 155 10 Tài sản cố định hữu hình 211 11 Tài sản cố định thuê tài chính 212 12 Tài sản cố định vô hình 213 13 Hao mòn tài sản cố định 214 14 Vay ngắn hạn 311 15 Phải trả người bán 331 16 Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước 333 17 Phải trả công nhân viên 334 18 Phải trả phải nộp khác 338 19 Nợ dài hạn 342 20 Nguồn vốn kinh doanh 411 21 Lợi nhuận chưa phân phối 421 22 Quỹ khen thưởng phúc lợi 431 23 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 511 24 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 621 25 Chi phí nhân công trực tiếp 622 26 Chi phí sản xuất chung 627 27 Giá vốn hàng bán 632 28 Chi phí tài chính 635 29 Chi phí bán hàng 641 30 Chi phí quản lý doanh nghiệp 642 31 Thu nhập khác 711 32 Chi phí khác 811 33 Xác định kết quả kinh doanh 911 2.2.4 Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán Do sự tiến bộ của KHCN, máy tính ra đời làm giảm đi rất nhiều công việc của một kế toán. Để phù hợp với việc sử dụng máy tính nên công ty đã áp dụng hình thức ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung. Sơ đồ 3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung Chứng từ gốc Sổ cái Sổ thẻ kế toán chi tiết Nhật ký chung Nhật ký chuyên dùng BCĐ tài khoản Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Ghi hàng ngày hoăc định kỳ Ghi cuối kỳ kế toán Mối quan hệ kiểm tra, đối chiếu số liệu Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh chứng từ kế toán được lập, kế toán căn cứ vào sổ nhật ký chi tiền, nhật ký thu tiền. Nếu có liên quan đến các sổ kế toán chi tiết khác thì ngoài việc vào sổ nhật ký chung đồng thoài vào các sổ kế toán chi tiết. Nghiệp vụ thu tiền, chi tiền chỉ được ghi chép vào sổ nhật ký thu tiền nhật ký chi tiền. Công việc này được kế toán thực hiện từ một đến 2 ngày một lần. Sau đó cứ 5 ngày một lần kế toán căn cứ vào số liệu đã ghi trong sổ nhật ký, đặc biệt để ghi vào sổ cái các tài khoản có liên quan đến nghiệp vụ phát sinh trong kỳ kế toán. Cuối mỗi quý, kế toán cộng số liệu trên sổ cái các tài khoản. Đồng thời, căn cứ vào cảc sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán lập bảng tổng hợp chi tiết. Căn cứ vào bảng tổng hợp chi tiết kế toán tiến hành đối chiếu, kiểm tra sổ nhật ký chung, sổ cái, bảng cân đối kế toán và kết hợp với bảng cân đối kế toán để lập báo cáo tài chính. 2.2.5 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán Hệ thống báo cáo tài chính theo quy định của bộ tài chính: + Bảng cân đối kế toán. + Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ + Thuyết minh báo cáo tài chính. 2.3 TỔ CHỨC KẾ TOÁN CÁC PHẦN HÀNH CỤ THỂ 2.3.1 Tổ chức hạch toán vật tư và thanh toán với nhà cung cấp: Bên cạnh mảng hoạt động là tư vấn, thiết kế, một lĩnh vực khác của công ty cổ phần cơ khí và xây lắp là xây dựng và xây lắp các công trình dân dụng và công nghiệp. Vật liệu phục vụ cho quá trình thi công của xí nghiệp là các loại đá, cát, sỏi, xi măng, sắt thép… Các loại vật liệu này có đặc điểm là nặng, khó vận chuyển, giá trị của vật liệu chiếm giá trị rất lớn trong giá thành của công trình xây dựng nên chỉ một sự thay đổi nhỏ cũng ảnh hưởng đến giá thành và yêu cầu kỹ thuật của công trình. Mặt khác vật liệu mà xí nghiệp sử dụng lại đa dạng và nhiều loại, các công trình thi công lại phân bố rải rác khắp nơi nên việc quản lý vật liệu gặp nhiều khó khăn. Vật liệu mua về thường được nhập ngay tại nơi thi công và xuất thẳng cho công trình đó. Vì vậy, giá trị vật liệu xuất kho được tính theo giá thực tế đích danh. Quy trình hạch toán chi tiết nguyên vật liệu được kế toán xí nghiệp tiến hành theo phương pháp thẻ song song. Sơ đồ 04: Hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song Sổ kế toán tổng hợp về vật liệu (Bảng kê tính giá) Thẻ kho Thẻ kế toán chi tiết vật liệu Bảng tổng hợp Nhập – xuất – tồn kho vật liệu Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu: xí nghiệp sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để phản ánh tình hình nhập – xuất – tồn vật tư trên sổ kế toán. Kế toán sử dụng tài khoản 152 “Nguyên liệu, vật liệu” để ghi chép số hiện có và tình hình tăng giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế. Kết cấu của tài khoản này như sau: - Bên Nợ: Giá trị vật liệu nhập kho mua ngoài, được cấp hoặc được điều chuyển từ các bộ phận khác, giá trị vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê. - Bên Có: Giá trị vật liệu xuất kho để sản xuất hoặc chuyển cho các bộ phận (xí nghiệp) khác trong công ty, giá trị vật liệu trả lại người bán, giá trị vật liệu thiếu hụt khi kiểm kê. - Dư Nợ: Giá trị thực tế vật liệu tồn kho. Tài khoản 152 được chi tiết cho từng danh điểm vật liệu mà xí nghiệp sử dụng. 2.3.2. Tổ chức hạch toán kế toán lao động tiền lương. Với đặc thù là doanh nghiệp tư vấn xây dựng nên số lượng lao động của công ty cơ khí và xây lắp số không ổn định. Công ty luôn có những đội ngũ công tác viên tư vấn thiết kế và lao động thời vụ như các công nhân xây dựng thuê ngoài. Căn cứ vào chế độ kế toán lao động tiền lương, công ty hạch toán tiền lương theo quy trình sau: Sơ đồ số 05: Quy trình hạch toán tiền lương Giấy nghỉ ốm, nghỉ phép Bảng chấm công Bảng thanh toán lương bộ phận Bảng tổng hợp thanh toán lương toàn công ty Bảng phân bổ số 1 Ghi cuối tháng Ghi hàng ngày Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc như: giấy nghỉ ốm, nghỉ phép, phụ trách mỗi bộ phận (phòng, xí nghiệp) ghi vào bảng chấm công. Cuối tháng, căn cứ vào bảng chấm công và các chứng từ khác có liên quan kế toán tiến hành tính và chia lương cho từng người đồng thời trích lập các khoản trích theo lương theo quy định. 2.3.3 Tổ chức hạch toán chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm: 2.3.3.1. Đặc điểm chi phí sản xuất của hoạt động xây lắp: Chi phí sản xuất bao gồm toàn bộ các chi phí phát sinh trong lĩnh vực hoạt động xây lắp, là bộ phận cấu thành nên sản phẩm xây lắp. Do đặc điểm riêng của ngành nên chi phí thường mang tính đa dạng, không ổn định, phụ thuộc vào từng giai đoạn thi công. Từ đó mà quá trình tập hợp chi phí gặp nhiều khó khăn. 2.3.3.2. Phân loại chi phí._.