Tình hình thực tế về tổ chức kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tại Công ty In Tổng hợp Hà Nội

mặt hàng, cùng cạnh tranh gay gắt với nhau. Vì vậy, doanh nghiệp phải chấp nhận cạnh tranh, phá bỏ cơ chế quan liêu bao cấp đã tồn tại nhiều năm nay, chuyển sang hạch toán kinh doanh. Để đủ sức tồn tại và phát triển trong điều kiện đó, công tác kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm trong doanh nghiệp sản xuất có ý nghĩa rất to lớn đối với doanh nghiệp cũng như nền kinh tế quốc dân. Theo quy luật tái sản xuất, quá trình, sản xuất trong doanh nghiệp công nghiệp bao gồm: từ sản xuất đến trao đổi --> phân phối --> tiêu thụ và diễn ra một cách tuần tự. Sau khi kết thúc quá trình sản xuất, sản phẩm của doanh nghiệp được đem ra bán, tức là thực hiện giá trị sử dụng của sản phẩm đó. Trong cơ chế thị trường với sự cạnh tranh gay gắt hiện nay, sự sống còn của sản phẩm cũng chính là sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Cho nên việc bán sản phẩm của doanh nghiệp là một tất yếu khách quan nó quyết định sự tồn tại tái sản xuất của doanh nghiệp. Đồng thời, sản phẩm sản xuất ra muốn bán được phải đáp ứng nhu cầu thường xuyên của xã hội và phải đảm bảo chất lượng cao với một chính sách giá mềm dẻo. Xuất phát từ mối quan hệ giữa sản xuất và bán hàng trong đó sản xuất là tiền đề quyết định bán hàng. Có sản xuất sản phẩm chất lượng cao, giá thành hạ thì mới tạo điều kiện cho quá trình bán hàng được dễ dàng. Ngược lại, sản phẩm phải bán được thì mới tạo ra giá trị và giá trị sử dụng của sản phẩm đó, tạo điều kiện tái sản xuất. Nghiệp vụ bán hàng có ý nghĩa quan trọng trong nền kinh tế quốc dân nói chung cũng như doanh nghiệp nói riêng. Đối với nền kinh tế quốc dân thực hiện bán hàng là tiền đề cân đối giữa sản xuất và tiêu dùng, giữa tiền và hàng trong lưu thông. Các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường không thể tồn tại và phát triển một cách độc lập mà giữa chúng có mối quan hệ qua lại khăng khít với nhau. Quá trình bán sản phẩm có ảnh hưởng trực tiếp đến quan hệ cân đối giữa các ngành, các đơn vị. Nó tác động đến quan hệ cung cầu trên thị trường. Đối với bản thân doanh nghiệp, thực hiện tốt khâu bán hàng là phương pháp gián tiếp thúc đẩy sản xuất phát triển tăng lợi nhuận trong doanh nghiệp tạo điều kiện mở rộng tái sản xuất. Trong hoạt động tái sản xuất kinh doanh, kế toán là một công cụ quan trọng để phản ánh một cách khách quan và toàn diện mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. Kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm là một trong những hoạt động kế toán chủ yếu trong doanh nghiệp. Công tác kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm phản ánh, giám đốc quá trình sản xuất và tiêu thụ sản phẩm, đòi hỏi các doanh nghiệp phải áp dụng các biện pháp có hiệu quả nhất nhằm tổ chức quản lý tốt các quy trình sản xuất - kinh doanh. Thành phẩm và yêu cầu quản lý. Theo định nghĩa chung nhất thì thành phẩm là những sản phẩm đã kết thúc quy trình công nghệ sản xuất do doanh nghiệp thực hiện hoặc thuê ngoài gia công chế biến đã được kiểm nghiệm phù hợp với tiêu chuẩn kỹ thuật quy định và nhập kho thành phẩm hoặc giao trực tiếp cho khách hàng. Tuy nhiên sản phẩm, hàng hóa do doanh nghiệp sản xuất cung cấp cho nhu cầu xã hội không chỉ đơn thuần là thành phẩm mà còn là nửa thành phẩm, lao vụ được hoàn thành. Nửa thành phẩm là những sản phẩm chưa qua giai đoạn chế biến cuối cùng của quy trình sản xuất sản phẩm nhưng do yêu cầu của sản xuất và tiêu thụ mà được kiểm tra kỹ thuật và cũng có thể được nhập kho. Khi bán, nửa thành phẩm này cũng có ý nghĩa như thành phẩm. Giữa thành phẩm và sản phẩm có phạm vi giới hạn khác nhau. Khi nói đến thành phẩm là nói đến kết quả của quá trình sản xuất gắn bó với quy trình công nghệ trong phạm vi của một doanh nghiệp, còn sản phẩm chỉ là kết quả của quy trình sản xuất chế tạo ra nó. Trong doanh nghiệp sản xuất, căn cứ vào khối lượng thành phẩm mà doanh nghiệp cung ứng trong từng thời kỳ, trong từng cơ sở để đánh giá quy mô, đánh giá tỷ trọng cung ứng của doanh nghiệp về sản phẩm trong nền kinh tế quốc dân, xác định vị trí của doanh nghiệp trên thị trường. Tuy nhiên, để được thị trường chấp nhận thì doanh nghiệp phải luôn chú ý đến việc tăng nhanh số lượng sản phẩm sản xuất ra, đa dạng hóa chủng loại trên cơ sở vẫn đảm bảo chất lượng và hạ giá thành sản phẩm. Mọi sự tổn thất của thành phẩm đều ảnh hưởng đến kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy trong việc quản lý và hạch toán thành phẩm phải luôn đồng thời nắm chắc sự vận động của từng loại thành phẩm trong quá trình nhập- xuất –tồn về cả ba mặt số lượng, chất lượng và giá trị. Tiêu thụ và yêu cầu quản lý. Tiêu thụ thành phẩm (hay bán hàng) là quá trình thực hiện quan hệ trao đổi thông qua các phương tiện để thực hiện giá trị của sản phẩm, hàng hóa. Trong quá trình đó, doanh nghiệp chuyển giao sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng và khách hàng trao cho doanh nghiệp khoản tiền ứng với giá trị của hàng bán. Số tiền mà người mua phải trả tương ứng với số hàng nhận được gọi là doanh thu bán hàng. Hay doanh thu bán hàng là số tiền mà doanh nghiệp thu được ở khách hàng tương ứng với số hàng đã giao. Quá trình bán hàng được bắt đầu từ khi doanh nghiệp xuất giao hàng cho khách hàng và kết thúc khi khách hàng thanh toán đầy đủ tiền hàng. Tuy nhiên, hàng được xác định là đã tiêu thụ (doanh thu bán hàng được ghi nhận) khi khách hàng trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền. Vì vậy, có thể phân chia các trường hợp xuất hàng được coi là đã tiêu thụ như sau: + Trường hợp: Giao hàng cho khách và thu tiền ngay (kể cả tiền ứng trước của họ). + Trường hợp: Giao hàng và được người mua chấp nhận thanh toán. Trường hợp giữa doanh nghiệp và khách hàng có áp dụng phương thức thanh toán theo kế hoạch thì khi gửi sản phẩm hàng hóa cho người mua được ghi nhận là tiêu thụ. Trong nền kinh tế thị trường, bán hàng có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với doanh nghiệp. Thông qua quá trình bán hàng sẽ thu hồi được vốn tiếp tục quá trình sản xuất, từ đó, tăng vòng quay vốn lưu động làm quy mô sản xuất lớn hơn và đem lại hiệu quả cao hơn. Xuất phát từ tầm quan trọng của bán hàng, các doanh nghiệp cần thực hiện tốt yêu cầu về quản lý bán hàng: - Quản lý chặt chẽ khối lượng hàng bán ra, giá thành, giá bán, phương thức thanh toán, thời hạn thanh toán theo hợp đồng đã ký. Đồng thời đôn đốc việc thu tiền hàng và thực hiện đầy đủ kịp thời các nghĩa vụ đối với NSNN. - Để đảm bảo liên tục quá trình sản xuất, sử dụng vốn có hiệu quả, trong công tác quản lý cần biết rõ từng khoản thu nhập, nguyên nhân tăng giảm từng khoản đó và tìm biện pháp tích cực để tăng thu nhập. - Doanh nghiệp cần phải làm tốt công tác nghiên cứu thị trường, nắm bắt kịp thời thị hiếu và nhu cầu của người tiêu dùng. Đây được xem là khâu trọng yếu của quá trình bán hàng và ngày càng được coi trọng trong các doanh nghiệp. - Quản lý tốt chi phí bán hàng vì đó là nhân tố ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả sản xuất kinh doanh đồng thời tổ chức công tác hạch toán thành phẩm một cách khoa học, hợp lý. Vai trò và nhiệm vụ của kế toán trong công tác kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm. Thành phẩm là mục tiêu của quá trình sản xuất trong doanh nghiệp sản xuất. Quá trình sản xuất kinh doanh không chỉ dừng lại ở việc sản xuất ra thành phẩm mà còn phải tiêu thụ chúng một cách kịp thời, hợp lý. Giữa kế hoạch sản xuất và kế hoạch bán hàng có mối quan hệ mật thiết, trong đó sản xuất là cái gốc của bán hàng, còn bán hàng là việc đưa kết quả sản xuất đến tay người tiêu dùng để đáp ứng nhu cầu xã hội. Thông qua số liệu mà kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm cung cấp giúp cho doanh nghiệp nắm bắt được tình hình về sản xuất, giá thành, lợi nhuận để có biện pháp khắc phục kịp thời. Từ số liệu do kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm cung cấp, Nhà nước nắm được tình hình kinh doanh, việc chấp hành nghĩa vụ đối với Nhà nước... để thực hiện chức năng quản lý và kiểm soát vĩ mô nền kinh tế. Đồng thời đối với các bạn hàng của doanh nghiệp biết được khả năng sản xuất và tiêu thụ để có quyết định đầu tư cho vay hoặc có quan hệ làm ăn... Từ đó, đòi hỏi công tác tổ chức quản lý trong khâu tiêu thụ phải thực sự khoa học. Làm tốt các khâu này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho các bộ phận kế toán khác thực hiện nhiệm vụ của mình, tạo ra hệ thống quản lý chặt chẽ, logic, có hiệu quả cao. Để phát huy vai trò của kế toán trong công tác quản lý sản xuất kinh doanh, kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm cần thực hiện những nhiệm vụ chủ yếu sau: - Tổ chức theo dõi, phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời và giám đốc chặt chẽ về tình hình hiện có và sự biến động của từng loại thành phẩm hàng hóa trên các mặt hiện vật và giá trị. - Theo dõi, phản ánh và giám đốc chặt chẽ quá trình tiêu thụ, ghi chép kịp thời, đầy đủ các khoản chi phí bán hàng, thu nhập bán hàng cũng như chi phí và thu nhập của hoạt động khác. - Xác định chính xác kết quả của từng loại hoạt động trong doanh nghiệp, phản ánh và giám đốc tình hình phân phối kết quả, thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nước. - Cung cấp những thông tin kinh tế cần thiết cho các bộ phận liên quan. Định kỳ tiến hành phân tích kinh tế đối với hoạt động tiêu thụ thành phẩm. Kế toán thành phẩm. Yêu cầu của công tác kế toán thành phẩm. Thành phẩm của các doanh nghiệp thường rất đa dạng và phong phú về chủng loại và mẫu mã, việc tổ chức một cách khoa học công tác kế toán thành phẩm là việc làm rất cần thiết và không thể thiếu được đối với một doanh nghiệp sản xuất. Để đảm bảo được điều kiện đó kế toán cần phải thực hiện các yêu cầu sau: - Phải tổ chức kế toán thành phẩm theo từng loại, từng thứ, từng cấp, từng đơn vị sản xuất theo đúng số lượng, chất lượng thành phẩm. Từ đó làm cơ sở để xác định kết quả sản xuất kinh doanh của từng đơn vị, từng phân xưởng và có số liệu để so sánh với các chỉ tiêu kế hoạch đồng thời mới có điều kiện để xác định kết quả sản xuất của hạch toán kế toán nội bộ theo từng đơn vị trong doanh nghiệp. - Phải có sự phân công và kết hợp công tác trong việc ghi chép kế toán thành phẩm giữa kế toán và nhân viên hạch toán phân xưởng, giữa kế toán thành phẩm và thủ kho thành phẩm. Điều này đảm bảo việc hạch toán chính xác, kịp thời, giám sát chặt chẽ và tăng cường biện pháp quản lý thành phẩm. - Kế toán nhập - xuất - tồn kho thành phẩm có thể được đánh giá tuỳ theo phương thức của doanh nghiệp. Kế toán chi tiết thành phẩm. Đánh giá thành phẩm. Để phục vụ cho mục đích quản lý và hạch toán, thành phẩm ở các doanh nghiệp thường được phân loại theo chủng loại hay thứ hạng phẩm cấp... Thành phẩm là một bộ phận thuộc nhóm hàng tồn kho. Hàng tồn kho là một phần quan trọng trong tài sản lưu động của nhiều doanh nghiệp. Do đó đánh giá thành phẩm có ảnh hưởng rất quan trọng trong việc xác định tình hình tài chính và kết quả lỗ lãi. Về nguyên tắc, thành phẩm được phản ánh theo trị giá vốn thực tế. Tuy nhiên, trong quá trình hạch toán, doanh nghiệp có thể sử dụng 2 cách đánh giá: Đánh giá theo giá thực tế và đánh giá theo giá hạch toán. Đánh giá thành phẩm theo giá thực tế: Trị giá của thành phẩm phản ánh trong kế toán tổng hợp (trên tài khoản, sổ tổng hợp, báo cáo tài chính...) phải được đánh giá theo nguyên tắc giá thực tế - hay còn gọi là giá vốn thực tế. Giá thực tế của thành phẩm nhập kho được xác định phù hợp với từng nguồn nhập: - Thành phẩm do doanh nghiệp sản xuất ra được đánh giá theo giá thành công xưởng (giá thành sản xuất thực tế) bao gồm: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung. - Thành phẩm thuê ngoài gia công được đánh giá theo giá thành thực tế gia công, bao gồm: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (đem gia công), chi phí thuê gia công và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến thành phẩm thuê gia công (chi phí vận chuyển đi, về...). - Đối với thành phẩm xuất kho cũng phải được phản ánh theo giá thực tế. Do thành phẩm nhập từ các nguồn hay các đợt nhập với giá khác nhau nên việc xác định giá thực tế xuất kho có thể áp dụng theo một trong các phương pháp sau: Phương pháp bình quân gia quyền: Đơn giá bình quân một đơn vị thành phẩm = Giá thực tế TP tồn đầu kỳ + Giá thực tế TP nhập trong kỳ Số lượng TP tồn đầu kỳ + Số lượng TP nhập trong kỳ Giá thực tế TP xuất kho = Đơn giá bình quân 1 đơn vị TP x Số lượng TP xuất kho Tính theo đơn giá bình quân tồn đầu kỳ. Đơn giá thực tế TP tồn đầu kỳ = Giá thực tế TP tồn đầu kỳ Số lượng TP tồn đầu kỳ Giá thực tế TP xuất kho = Đơn giá thực tế TP tồn đầu kỳ x Số lượng TP xuất kho * Phương pháp tính theo giá thực tế đích danh. Theo phương pháp này, giá thực tế thành phẩm xuất kho được căn cứ vào đơn giá thực tế thành phẩm nhập kho theo từng lô hàng, từng lần nhập và số lượng xuất kho. Xuất lô nào thì tính giá theo giá thành lúc nhập của chính lô đó (lấy giá nhập là giá xuất). * Tính theo giá nhập trước xuất trước (FIFO): phương pháp này ít sử dụng. * Tính theo giá nhập sau xuất trước (LIFO): phương pháp này ít sử dụng. Hai phương pháp trên ít sử dụng vì thông thường các doanh nghiệp chỉ tính giá thành thành phẩm nhập kho một lần vào cuối kỳ. b) Đánh giá thành phẩm theo giá hạch toán. Do sự biến động thường xuyên và do cả việc xác định giá thực tế của thành phẩm sản xuất ra chỉ theo định kỳ. Vì vậy, để ghi chép kịp thời giá thành phẩm xuất, doanh nghiệp cần sử dụng một loại giá ổn định trong một thời gian, gọi là giá kế hoạch. Giá có thể chọn làm cơ sở xây dựng giá hạch toán là giá thành kế hoạch hoặc giá thành thực tế taị một thời kỳ nào đó. Cuối kỳ tổng hợp giá thực tế thành phẩm nhập kho, xác định hệ số giá từng loại thành phẩm và tính giá thực tế thành phẩm xuất kho trong kỳ theo công thức chung sau: Trị giá thực tế TP xuất kho trong kỳ = Trị giá hạch toán TP xuất kho trong kỳ x Hệ số giá Hệ số giá = Trị giá thực tế TP tồn đầu kỳ + Trị giá thực tế TP nhập trong kỳ Trị giá hạch toán TP tồn đầu kỳ Trị giá hạch toán TP nhập trong kỳ + Mỗi phương pháp đánh giá thành phẩm nêu trên có nội dung, ưu nhược điểm và những điều kiện áp dụng nhất định. Doanh nghiệp muốn lựa chọn phương pháp nào thì phải căn cứ vào tình hình thực tế, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, khả năng trình độ của kế toán, các công cụ được sử dụng đáp ứng yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Chứng từ kế toán và thủ tục nhập xuất thành phẩm. Để quản lý và theo dõi chặt chẽ sự biến động của thành phẩm thì mọi nghiệp vụ nhập xuất kho thành phẩm đều phải được phản ánh ghi chép vào chứng từ ban đầu phù hợp và đúng nội dung quy định. Các chứng từ được sử dụng trong kế toán thành phẩm bao gồm: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, biên bản kiểm kê... Thủ tục nhập xuất kho thành phẩm diễn ra như sau: Khi sản phẩm hoàn thành ở giai đoạn cuối cùng của quy trình công nghệ được bộ phận KCS kiểm nghiệm, nếu đủ tiêu chuẩn kỹ thuật quy định thì phân xưởng sản xuất sẽ viết phiếu nhập và cùng thủ kho tiến hành nhập kho để đối chiếu với số lượng thành phẩm thực nhập ký nhận vào phiếu nhập và tập hợp để phản ánh vào thẻ kho. Khi nhận được hoá đơn và phiếu xuất kho, kế toán kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ và duyệt thanh toán. Khi xuất kho thành phẩm thủ kho cũng kiểm tra chứng từ làm căn cứ xuất hàng và ghi thẻ kho. 2.2.3.Hạch toán chi tiết thành phẩm Hạch toán chi tiết thành phẩm được thực hiện tại kho và tại phòng kế toán. Nội dung hạch toán chi tiết thành phẩm là theo dõi chi tiết cho từng loại, từng nhóm thậm chí đến từng thứ thành phẩm trên cả 2 loại chỉ tiêu: hiện vật và giá trị. Doanh nghiệp có thể vận dụng các phương pháp hạch toán chi tiết sau: phương pháp ghi thẻ song song, phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển, phương pháp ghi sổ số dư. * Phương pháp ghi thẻ song song ở kho : Hàng ngày, khi có nghiệp vụ nhập xuất vật tư, hàng hoá phát sinh thủ kho sẽ ghi số lượng thực tế nhập xuất vào chứng từ nhập xuất. Căn cứ vào các chứng từ nhập xuất thủ kho ghi số lượng nhập xuất vật tư, hàng hoá vào thẻ kho của từng loại vật tư hàng hoá ở từng kho. Mỗi chứng tư được ghi một dòng trên thẻ kho. Cuối ngày thủ kho tính ra số lượng hàng tồn kho để ghi vào cột Tồn trên thẻ kho và chuyển chứng từ cho kế toán. ở phòng kế toán : Hàng ngày hay định kỳ 3-5 ngày, nhân viên kế toán xuống kho kiểm tra thẻ kho và nhận chứng từ nhập xuất kho về phòng kế toán. Căn cứ vào các chứng từ này để ghi vào thẻ ( sổ ) chi tiết vật tư, hàng hoá ( mỗi chứng từ cũng được nghi vào một dòng ) cho từng danh điểm vật tư, hàng hoá theo cả chỉ tiêu số lượng và thành tiền. Cuối tháng sau khi kiểm tra đối chiếu số liệu trên thẻ ( sổ ) chi tiết với thẻ kho tương ứng, đảm bảo chính xác kế toán tính ra số tổng cộng để ghi vào bảng kê nhập xuất tồn kho theo thứ, nhóm, loại vật tư, hàng hoá để quản lý. * Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển ở kho : Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép giống như phương pháp ghi thẻ song song. ở phòng kế toán : Thay vì sử dụng thẻ (sổ) chi tiết, theo phương pháp này kế toán lại mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn của từng loại thành phẩm theo từng kho dùng cho cả năm. Sổ theo dõi cả chỉ tiêu số lượng và thành tiền và đựơc được ghi vào cuối mỗi tháng. Cuối tháng tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và số liệu kế toán tài chính liên quan. * Phương pháp mức dư ( ghi sổ số dư ) ở kho : Ngoài việc sử dụng thẻ kho như hai phương pháp trên, thủ kho còn sử dụng sổ số dư để ghi chép số tồn kho cuối tháng của ytừng thứ vật tư hàng hoá theo chỉ tiêu số lượng. Sổ số dư do kế toán lập cho từng kho, mở cho cả năm và được ghi chép vào cuối mỗi tháng. Trên sổ số dư, hàng hoá được sắp xếp theo từng thứ, nhóm, loại. ở phòng kế toán : Cuối tháng kế toán ghi giá trị thành tiền của từng thứ, nhóm, loại vật tư hàng hoá trên sổ số dư từ thủ kho chuyển lên và cũng tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ số dư và bảng kê tổng hợp nhập xuất tồn thành phẩm. Mỗi phương pháp trên đều có những ưu, nhược điểm và phạm vi áp dụng riêng. Doanh nghiệp cần căn cứ vào tình hình cụ thể để áp dụng. Kế toán tổng hợp thành phẩm. Kế toán tổng hợp thành phẩm sử dụng các tài khoản chủ yếu như: TK 155-Thành phẩm; TK 157- Hàng gửi đi bán; TK 632- Giá vốn hàng bán và một số tài khoản liên quan khác. Theo chế độ kế toán hiện hành, doanh nghiệp có thể sử dụng một trong hai phương pháp kế toán thành phẩm sau: - Phương pháp kiểm kê định kỳ. - Phương pháp kê khai thường xuyên. Trường hợp doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Sơ đồ hạch toán TK 154 TK 632 (2) TP tiêu thụ ngay không nhập kho TK 157 TK 155 (1) Zsx của TP hoàn thành nhập kho (3) Xuất kho bán trực tiếp (4b) Được thành toán hoặc chấp nhận TT (4a) Giá trị TP gửi bán TK 138(1381) (5b)Trị giá TP thiếu khi kiểm kê TK 338(3381) (5a) Trị giá TP thừa khi kiểm kê Trường hợp doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Sơ đồ hạch toán TK 632 Kế toán tiêu thụ thành phẩm. Các hình thức bán hàng. Quá trình bán hàng bao gồm hai giai đoạn: Giai đoạn doanh nghiệp xuất giao sản phẩm cho người mua và giai đoạn người mua trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán. Trên thực tế ít khi hai giai đoạn này trùng nhau về thời gian và không gian, tuỳ theo các quy định trong hợp đồng kinh tế, các phương thức bán hàng và thể thức thanh toán mà hai giai đoạn này có thể tách rời. Hàng có thể giao trước, tiền có thể nhận sau hoặc ngược lại. Quá trình bán hàng chỉ được coi là kết thúc khi cả hai giai đoạn giao hàng và trả tiền (hoặc chấp nhận thanh toán) đã hoàn thành, khi đó doanh nghiệp mới được hạch toán doanh thu. Trên thực tế có rất nhiều cách phân chia các phương thức bán hàng nhưng ở đây tôi xin trình bày cách phân chia chung nhất. Cụ thể là: - Phương thức giao bán trực tiếp thu tiền ngay, hàng đổi hàng hoặc thành phẩm, hàng hóa trả thay lương. Quá tình bán hàng kết thúc khi giao hàng vì hành vi giao hàng xảy ra cùng với hành vi thu tiền. Khi người mua ứng trước tiền hàng cho doanh nghiệp thì lúc doanh nghiệp giao hàng cho người mua được coi là kết thúc bán hàng. - Trường hợp xuất hàng gửi bán phải chờ chấp nhận của người mua. Đến khi người mua trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền mới được coi là kết thúc bán hàng. - Trường hợp xuất hàng giao đại lý hoặc đơn vị nhận ký gửi về cơ bản coi như hàng gửi bán và khi đại lý hoặc đơn vị nhận ký gửi thông báo bán được hàng hoặc trả tiền thì quá trình bán hàng mới kết thúc. - Trường hợp bán hàng trả góp: quá trình bán hàng kết thúc khi thu được tiền hàng hoặc xác định được phần người mua trả. Doanh nghiệp xác định doah thu theo giá bán của lô hàng, còn doanh thu do người mua trả chậm hay trả nhiều lần được xác định là khoản thu nhập tài chính. - Trường hợp doanh nghiệp là một đơn vị thành viên (trong tổng công ty, tập đoàn...) hạch toán phụ thuộc, khi cung cấp thành phẩm cho các đơn vị bạn trong cùng tổng công ty, tập đoàn..., kế toán sẽ ghi nhận là doanh thu nội bộ. Kế toán tiêu thụ thành phẩm. Kế toán doanh thu bán hàng. Trong hoạt động kinh doanh, để tạo ra được sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, các doanh nghiệp phải dùng tiền để mua sắm nguyên vật liệu, nhiên liệu, công cụ, dụng cụ... để tiến hành sản xuất, tạo ra các sản phẩm, hàng hóa và các dịch vụ, tiến hành tiêu thụ, thực hiện các dịch vụ và thu tiền về, tạo nên doanh thu của doanh nghiệp. Đây là bộ phân quan trọng quyết định sự tồn tại của doanh nghiệp. Doanh thu bán hàng là tổng giá trị thực hiện do hoạt động sản xuất kinh doanh tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, cung cấp lao vụ, dịch vụ cho khách hàng (tính theo giá bán). Doanh thu bán hàng nội bộ là tổng giá trị thực hiện do cung cấp sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ cho các đơn vị trong nội bộ (tổng công ty hoặc đơn vị cấp dưới cho đơn vị cấp trên. - Đối với các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì doanh thu bán hàng này là doanh thu không bao gồm phần thuế GTGT phải nộp về lượng hàng tiêu thụ. - Đối với các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp cũng như đối với các doanh nghiệp có hàng tiêu thụ không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT (chịu thuế TTĐB, thuế XNK...) trong chỉ tiêu doành thu bán hàng còn bao gồm cả thuế phải nộp về lượng hàng tiêu thụ (tổng giá thanh toán). Doanh nghiệp chỉ hạch toán doanh thu khi kết thúc quá trình bán hàng. Tuỳ thuộc các phương thức bán hàng khác nhau mà doanh thu bán hàng có thể là doanh thu thu tiền ngay hoặc doanh thu chưa thu được tiền về. Kế toán GTGT và các khoản làm giảm doanh thu bán hàng. Kế toán thuế GTGT: Thuế GTGT là thuế thu trên phần giá trị tăng thêm của hàng hóa, dịch vụ phát sinh trong quá trình từ sản xuất, lưu thông đến tiêu dùng và được nộp vào ngân sách theo mức độ tiêu thụ hàng hóa, dịch vụ. * Các khoản làm giảm doanh thu bán hàng bao gồm: khoản giảm giá hàng bán và doanh thu của hàng bán bị trả lại. Trong quá trình mua hàng, người mua được hưởng khoản giảm giá hàng bán. Giảm giá hàng bán là số tiền giảm trừ cho khách hàng tính trên giá hóa đơn hay hợp đồng cung cấp dịch vụ do các nguyên nhân đặc biệt như hàng kém phẩm chất, không đúng quy cách, giao không đúng thời hạn, không đúng địa điểm ghi trong hợp đồng... (do lỗi chủ quan của doanh nghiệp). Giảm giá hàng bán còn bao gồm cả khoản hồi khấu. Hồi khấu là số tiền thưởng cho khách hàng do đã mua một khối lượng lớn hàng hóa. Trong quá trình tiêu thụ còn phát sinh các khoản hàng bán bị trả lại. Hàng bán bị trả lại là số hàng đã được coi là tiêu thụ (đã chuyển giao quyền sở hữu, đã thu tiền hay được người mua chấp nhận thanh toán) nhưng bị người mua từ chối, trả lại hàng do không phù hợp yêu cầu, tiêu chuẩn, quy cách kỹ thuật, không đúng chủng loại... Từ đó ta xác định được doanh thu thuần: _ Ta có các trường hợp bán hàng sau được thể hiện trên sơ đồ. Các trường hợp này gia vốn hàng xuất bán đều giống nhau. Sơ đồ kế toán các nghiệp vụ bán hàng 3[[ơ ơƠ Phản ánh doanh thu bán hàng đã thu bằng tiền Phản ánh doanh thu của trường hợp giao hàng được chấp nhận ngay (doanh thu bán hàng thu tiền sau) Phản ánh doanh thu của trường hợp bán hàng trả góp Phản ánh doanh thu của trường hợp bán hàng thông qua đại lý Thuế TTĐB hoặc thuế xuất khẩu phải nộp của số hàng đã bán Cuối kỳ kết chuyển khoản giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại Kết chuyển doanh thu thuần vào cuối kỳ để xác định kết quả 3.3 Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp: Kế toán chi phí bán hàng. Trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, doanh nghiệp phải chi ra các khoản chi phí phục vụ cho khâu này gọi là chi phí bán hàng. Chi phí bán hàng là chi phí lưu thông, chi phí tiếp thị phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, lao vụ, dịch vụ. Theo chế độ kế toán hiện hành thì chi phí bán hàng gồm các khoản sau: - Chi phí nhân viên bán hàng: Gồm tiền lương và phụ cấp theo lương phải trả cho các nhân viên ở khâu bảo quản, đóng gói, vận chuyển sản phẩm, hàng hóa... và các khoản trích trên tiền lương theo quy định BHXH, BHYT, KPCĐ. - Chi phí vật liệu, bao bì: Gồm các loại vật liệu phục vụ cho khâu bán hàng, bao bì để bao gói sản phẩm trong khâu lưu thông, chi phí nhiên liệu dùng để vận chuyển sản phẩm, vật liệu dùng để sửa chữa bảo quản TSCĐ ở bộ phận bán hàng. - Chi phí công cụ, đồ dùng: là chi phí về các loại công cụ dụng cụ phục vụ quá trình tiêu thụ kể cả loại phân bổ một lần hay nhiều lần. - Chi phí khấu hao TSCĐ: là những khoản trích khấu hao TSCĐ ở bộ phận bán hàng như nhà kho, cửa hàng, bến bãi, phương tiện bốc dỡ, vận chuyển.... - Chi phí bảo hành sản phẩm: Số trích trước để tính vào chi phí bán hàng hoặc số phát sinh thực tế. - Chi phí dịch vụ mua ngoài: Những khoản bên ngoài cung cấp phục vụ khâu bán hàng (điện, nước, điện thoại, chi phí thuê ngoài sửa chữa TSCĐ..). - Chi phí khác bằng tiền: là các chi phí khác phát sinh trong khâu bán hàng ngoài các chi phí trên như chi phí tiếp khách... Để hạch toán chi phí bán hàng kế toán sử dụng TK 641 "chi phí bán hàng". TK 641 có 7 tài khoản cấp 2 tương ứng với 7 nội dung chi phí ở trên để phản ánh nội dung từng loại chi phí bán hàng. Sơ đồ trình tự kế toán chi phí bán hàng TK152,153 (6c) Sang kỳ sau 2) CP vật liệu dụng cụ phục vụ BH TK 138 TK111,331 TK142,335 (4b)Phân bổ dần (4a)Cp dv (Tríchtrước) mua ngoài bằng tiền Chí phí bán hàng cần được tập hợp riêng và phân bổ cho từng sản phẩm để kế toán có thể xác định lãi lỗ đến từng loại sản phẩm. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp. Chi phí quản lý doanh nghiệp là chi phí cho việc quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và phục vụ chung khác liên quan đến hoạt động của cả doanh nghiệp. Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm nhiều khoản cụ thể, thường được chia thành các loại sau: - Chi phí nhân viên quản lý: Gồm chi phí về tiền lương, phụ cấp, BHXH, BHYT, KPCĐ của cán bộ công nhân viên thuộc bộ phận quản lý. - Chi phí vật liệu, quản lý: Giá trị vật liệu, nhiên liệu xuất dùng cho việc quản lý doanh nghiệp, cho sửa chữa TSCĐ, công cụ, đồ dùng. - Chi phí đồ dùng văn phòng: Giá trị đồ dùng cho công tác quản lý. - Chi phí khấu hao TSCĐ: Khấu hao TSCĐ dùng chung cho doanh nghiệp như nhà cửa, kho tàng, vật kiến trúc.. - Thuế, phí và lệ phí: chi phí về thuế (thu trên vốn, thuế môn bài, thuế nhà đất...) và các khoản phí, lệ phí khác. - Chi phí dự phòng: Các khoản trích dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng nợ phải thu khó đòi. - Chi phí dịch vụ mua ngoài: Chi phí về các dịch vụ mua ngoài (tiền điện, nước, thuê nhà...) dùng cho doanh nghiệp. - Chi phí khác bằng tiền: Các khoản chi phí khác bằng tiền phát sinh phục vụ cho nhu cầu quản lý doanh nghiệp. - Chi phí quản lý doanh nghiệp cần được dự tính (lập dự toán) và quản lý chi tiêu tiết kiệm, hợp lý. Cuối kỳ cần được kết chuyển để xác định kết quả kinh doanh. Trường hợp doanh nghiệp có chu kỳ sản xuất dài, trong kỳ sản phẩm tiêu thụ ít thì cuối kỳ chi phí quản lý doanh nghiệp được kết chuyển sang theo dõi ở TK "Chi phí chờ kết chuyển". Để hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán sử dụng TK 642 - "Chi phí quản lý doanh nghiệp". TK này có 8 tài khoản cấp 2 tương ứng với 8 nội dung chi phí kể trên. Sơ đồ trình tự kế toán chi phí QLDN (3a) Giá trị CCDC dùng cho QL (1) Tính lương và các khoản phải trả (9) Các khoản giảm CPQLDN K/c CP chờ K/c sang CP chờ K/c 10bK/cCPQLDN (10a)Cuối kỳ K/c CPQLDN cho nhân viên QLDN TK 142 TK 911 (8)Trích trước CP sửa chữa TSCĐ... (7)CPdịch vụ mua ngoài,CP khác bằng tiền hàng tồn kho,phải thu khó đòi (6) Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho (5) Các khoản thuế,phí, lệ phí phải nộp (4) Trích khấu hao TSCĐ dùng cho QL (3b)PB nhiều lần TK 142 (loại PB1lần) (2) Giá tri vật liệu xuất cho QL TK 139,159 TK 333 TK 214 TK 153 TK 152 TK 111,138 TK 642 TK 334,338 (3c)PB dần giá trị (10c)sang kỳ sau CCDC vào PQLDN TK 111,112,331 TK 335 Kế toán xác định kết quả kinh doanh. Kết quả kinh doanh là kết quả cuối cùng của hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp sau một thời kỳ nhất định được biểu hiện là số tiền lãi hay lỗ. Kết quả kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm Kết quả hoạt động sản xuất - tiêu thụ sản phẩm. Kết quả hoạt động tài chính. Kết quả hoạt động bất thường. Trong đó kết quả hoạt động sản xuất là số chênh lệch giữa doanh thu bán hàng thuần với giá vốn bán hàng, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. - - - Các khoản giảm trừ DT Tổng doanh thu (theo HĐ) = Doanh thu bán hàng thuần Chi phí BH, Chi phí QLDN Giá vốn hàng bán Doanh thu bán hàng thuần = Kết quả hoạt động sản xuất - tiêu thụ sản phẩm Kế toán cần tổ chức theo dõi, phản ánh và xác định kết quả từng hoạt động cụ thể, trong từng loại hoạt động lại theo dõi chi tiết đến từng sản phẩm, từng lao vụ, dịch vụ. Kế toán sử dụng TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh Sơ đồ: Trình tự kế toán TK 911 TK 632 TK 421 (7) Lỗ (6) K/c lãi chưa phân phối (3) K/c CP HĐTC và CP hoạt động bất thường (2) K/c CP BH và CP QLDN (1) K/c trị giá vốn hàng bán TK 811,821 TK 511,512 (1) K/c thu nhập thuần HĐTC và HĐ bất thường (1) K/c doanh thu thuần TK 711,721 TK 641,642 Các sổ kế toán sử dụng trong kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm: Tuỳ theo hình thức kế toán doanh nghiệp áp dụng mà kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm được phản ánh ở các sổ khác nhau: - Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung. Các sổ chi tiết TK 155, TK 511, TK 131 Sổ nhật ký ._.