Tình hình quản lý các dự án sử dụng vốn ODA tại Ban qunả lý dự án 5 - Bộ giao thông vận tải

LỜI MỞ ĐẦU Trong giai đoạn hiện nay, để phát triển nền kinh tế trước hết cần phải phát triển hệ thống cơ sở hạ tầng, để từ đó mới có thể tạo điều kiện cho các vùng, miền trên cả nước phát triển kinh tế một cách đồng đều. Vì vậy Đảng và Nhà nước đã xác định mục tiêu hàng đầu và ưu tiên trước nhất là phát triển mạng lưới giao thông trên cả nước, có như vậy thì mới có thể đạt được mục tiêu chung của toàn nền kinh tế. Do đó trong những năm gần đây đầu tư cho xây dựng, nâng cấp và cải tạo mạng lưới giao thông chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng mức đầu tư của toàn bộ nền kinh tế. Các dự án đầu tư được thực hiện chủ yếu sử dụng các nguồn vốn ngân sách, và vốn vay viện trợ nước ngoài và với khối lượng vốn lớn. Để quản lý các dự án này, Chính phủ thành lập ra các Ban quản lý thuộc các Bộ chủ quản để có thể tập trung chuyên môn vào quản lý, đại diện cho nhà nước làm chủ đầu tư. Công tác quản lý các dự án đầu tư là một chuỗi các hoạt động phức tạp, đòi hỏi phải có một trình độ chuyên môn và kinh nghiệm quản lý. Quản lý dự án giữ vai trò quan trọng, giúp cho việc thực hiện dự án được thực hiện theo một quy trình nhất định, đảm bảo mục tiêu đặt ra ban đầu cũng như hiệu quả do dự án đem lại sau này. Nhận thức được vai trò của quản lý dự án trong hoạt động đầu tư và qua tìm hiểu thực tế công tác quản lý được thực hiện tại Ban quản lý dự án 5, em đã củng cố được kiến thức về quản lý dự án và nắm bắt được phương pháp tổ chức và triển khai công tác quản lý đối với một dự án đầu tư đặc biệt là những dự án đầu tư từ nguồn vốn vay viện trợ nước ngoài. Chính vì vậy em đã chọn đề tài: Tình hình quản lý các dự án sử dụng vốn ODA tại Ban quản lý dự án 5 - Bộ Giao thông vận tải. Chuyên đề tập trung nghiên cứu tình hình quản lý các dự án sử dụng vốn ODA tại Ban quản lý dự án 5 và qua đó thấy được những ưu điểm cũng như những hạn chế còn gặp phải trong công tác quản lý dự án đầu tư để đưa ra những giải pháp để nâng cao hiệu quả quản lý. Chuyên đề thực tập tốt nghiệp gồm 2 phần: CHƯƠNG I : TÌNH HÌNH QUẢN LÝ CÁC DỰ ÁN SỬ DỤNG VỐN ODA CỦA BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN 5(PMU5) CHƯƠNG 2: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ CÁC DỰ ÁN SỬ DỤNG VỐN ODA Do thời gian thực tập và khả năng có hạn nên em chỉ nghiên cứu công tác quản lý dự án trên một góc độ và qua đó đánh giá hiệu quả của công tác quản lý tại Ban quản lý dự án 5. Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn cô giáo Nguyễn Bạch Nguyệt và các cán bộ thuộc phòng Dự án 1- Ban quản lý dự án 5 đã tận tình giúp đỡ và hướng dẫn em hoàn thành chuyên đề này. CHƯƠNG I TÌNH HÌNH QUẢN LÝ CÁC DỰ ÁN SỬ DỤNG VỐN ODA CỦA BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN 5(PMU5) I. TỔNG QUAN VỀ BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN 5 - BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI 1. Quá trình hình thành Ban quản lý dự án 5 Ban quản lý dự án 5 trước đây có tên gọi là Ban quản lý dự án quốc lộ 5, là đơn vị trực thuộc Ban quản lý công trình Thăng Long được thành lập tại Quyết định số 1405 QĐ/TCCB-LĐ ngày 12/7/1993 của Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải. Nhiệm vụ chủ yếu của Ban quản lý dự án quốc lộ 5 giai đoạn này là quản lý thực hiện công trình thuộc các nguồn vốn vay của JBIC( thành viên của Quỹ hỗ trợ phát triển chính thức), ADB, WB, IDA, DFID….và vốn ngân sách nhà nước. Để đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ trong tình hình mới, Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải đã ra Quyết đinh số 269/TCCB-LĐ ngày 5/3/1994 về việc tách nguyên trạng Ban quản lý dự án quốc lộ 5 đang trực thuộc Ban quản lý dự án công trình Thăng Long về trực thuộc Bộ Giao thông vận tải và đổi tên thành Ban quản lý dự án 5. Thông qua Quyết định này, Ban quản lý dự án 5 được chính thức thành lập, có tư cách pháp nhân đầy đủ, trực thuộc Bộ Giao thông vận tải và độc lập với các Ban quản lý dự án khác. Trụ sở Ban quản lý dự án 5: 278 phố Tôn Đức Thắng- Hà Nội Tên giao dịch quốc tế bằng tiếng Anh : "PROJECT MANAGEMENT UNIT N0 5" (Viết tắt là PMU-5). 2. Mục tiêu và nhiệm vụ của Ban quản lý dự án 5 trong giai đoạn 2006 -2010 Mục tiêu: Nhằm thực hiện tốt nhiệm vụ Bộ Giao Thông Vận Tải giao cho Ban từ năm 2006 đến năm 2010 Thực hiện tốt các quy định pháp luật trong đầu tư xây dựng cơ bản, các công trình xây dựng cơ sở hạ tầng trong ngành GTVT Không ngừng nâng cao hiệu quả bộ máy hoạt động của Ban trong công tác quản lý các dự án và năng lực chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ nhân viên Nhiệm vụ : - Đại diện chủ đầu tư ký kết các hợp đồng kinh tế với phía nước ngoài và phía Việt Nam liên quan đến việc xây dựng, nâng cấp, cải tạo quốc lộ 5 từ giai đoạn chuẩn bị xây dựng đến khi kết thúc đầu tư xây dựng đưa công trình vào khai thác. - Tổ chức giám sát đấu thầu lựa chọn công ty tư vấn giám sát kỹ thuật việc xây dựng công trình. - Thẩm định hồ sơ thiết kế, dự toán và tài liệu liên quan, trình cơ quan có thẩm quyền xem xét duyệt đảm bảo tiến độ công trình. - Tổ chức duyệt giá thành công trình và quyết toán công trình trên cơ sở các quy định của nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam phù hợp với thông lệ quốc tế hiện hành. - Giải quyết các thủ tục về đất đai, đền bù, thực hiện giải phóng mặt bằng phù hợp với đặc điểm địa phương, lãnh thổ và giấy phép xây dựng. - Quan hệ với nước ngoài để giải quyết các vấn đề kỹ thuật, tài chính, dịch vụ tư vấn, giải quyết các thủ tục về cấp phát vốn công trình. - Tổ chức quản lý bảo dưỡng công trình trong quá trình khai thác và tổ chức thu phí sử dụng đường theo quy định của Nhà nước để hoàn vốn một phần công trình. 3. Cơ cấu tổ chức và các phòng ban chức năng trong Ban quản lý dự án 5 Cơ cấu tổ chức: ( Sơ đồ 1) Chức năng của các phòng ban Các phòng chức năng thuộc là bộ phận tham mưu chuyên sâu nghiệp vụ, đảm bảo đầy đu cơ sở pháp lý để TGĐ ra quyết định quản lý. Hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra và thực hiện các quyết định của TGĐ cụ thể : Trực tiếp tổ chức thực hiện và hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao đúng với quy định của Pháp luật, quy định của Nhà nước Giữ mối liên hệ với các Vụ, Cục chức năng thuộc Bộ, ngành và địa phương. Cung cấp những thông tin cần thiết. Dự thảo các văn bản, các báo cáo thường kỳ hoặc đột xuất Trực tiếp quản lý, cập nhật, lưu trữ hồ sơ của các dự án được giao, đảm bảo đầy đủ tính pháp lý theo quy định Lưu trữ các hồ sơ, tài liệu, văn bản có liên quan phục vụ công tác Khi kết thúc dự án, các phòng chức năng phối hợp trong thanh, quyết toán công trình theo đúng quy định của pháp luật hiện hành, phục vụ công tác Thanh tra, Kiểm toán theo quy định của nhà nước. SƠ ĐỒ 1: CƠ CẤU TỔ CHỨC BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN 5 -BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI GIAI ĐOẠN 2006-2010 (Nguồn: Văn phòng Ban quản lý dự án 5) TỔNG GIÁM ĐỐC CÁC HỘI ĐỒNG, BAN, TỔ THAM MƯU CÁC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC PHÒNG DỰ ÁN 1 PHÒNG DỰ ÁN 2 PHÒNG KTCL 1 PHÒNG KTCL 2 PHÒNG KẾ HOẠCH VĂN PHÒNG PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN PHÒNG GPMB 4. Tình hình thực hiện các dự án hiện nay của Ban quản lý dự án 5 Bảng 1: Các dự án sử dụng vốn trong nước: Đơn vị : tỷ đồng STT Tên dự án Địa điểm TMDT Nguồn vốn Giá trị TH 1 Nâng cấp cải tạo QL4 Hà Giang –Lào Cai 1500 Trái phiếu CP 17 2 Nâng cấp cải tạo QL70 Phú Thọ -Yên Bái-Lào Cai 776 Trái phiếu CP 7 3 Nâng cấp QL32 đoạn Diễn- Nhổn Hà Nội 983 Trái phiếu CP và NS TP 2 4 Nâng cấp cải tạo QL3 đoạn Bờ Đậu – Tà Lùng Thái Nguyên- Bắc Cạn –Cao Bằng 1291 Trái phiếu CP 593.8 5 Dự án QL6 Hoà Bình- Sơn La 339 Trái phiếu CP 318 II Các dự án nhóm B 1 Dự án cải tạo nâng cấp QL3 đoạn tránh TX Cao Bằng Cao Bằng 255.44 Trái phiếu CP 198.8 2 Dự án cải tạo nâng cấp QL3 đoạn qua TX Bắc Kạn Bắc Kạn 294 Trái phiếu CP 245.9 3 Dự án cải tạo nâng cấp QL4A đoạn km 66-km116 Cao Bằng 271 Trái phiếu CP 175 4 Dự án cải tạo nâng cấp QL 32 đoạn Nam Thăng Long- Cầu Diễn Hà Nội 218 Trái phiếu CP 55.9 5 Nâng cấp cải tạo QL 279 đoạn Tuần Giáo-Điện Biên- Tây Trang Điện Biên 577 Trái phiếu CP 85.3 II. Các dự án nhóm C 1 Dự án đầu tư XD trụ sở cục GĐ và cục Đường sắt VN Hà Nội 9.876 Vốn góp 3 bên. 9.8 ( Nguồn : Phòng Kế hoạch thẩm định) Bảng 2: Các dự án sử dụng vốn nước ngoài: (vốn vay ODA) Đơn vị: tỷ đồng Stt Tên dự án Địa điểm TMDT Nguồn vốn GTTH 1 Dự án nâng cấp tỉnh lộ 18 tỉnh phía Bắc 1580 Vốn vay ADB 773.2 2 Dự án GTNT3 33 tỉnh miền Bắc, Trung 2646 Vốn vay WB 7 3 Giai đoạn 2- Dự án nâng cấp QL5 HN-HY-HD-HP 523 Vốn vay JBIC 490 (Nguồn : Phòng Kế hoạch thẩm định) II. TÌNH HÌNH QUẢN LÝ CÁC DỰ ÁN SỬ DỤNG VỐN ODA TẠI BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN 5- BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI 1. Giới thiệu về các dự án sử dụng vốn ODA do Ban quản lý dự án 5 thực hiện: 1.1. Dự án Giao thông nông thôn 3: Mục tiêu phát triển của dự án Mục tiêu phát triển của dự án là giảm bớt chi phí đi lại và nâng cao điều kiện đi lại tới chợ, giúp người dân tận dụng nhiều hơn các cơ hội phát triển kinh tế ngoài nghề nông, thụ hưởng các dịch vụ xã hội, tại 33 tỉnh Miền bắc và miền Trung, bằng cách: Gia tăng số lượng cộng đồng được hưởng điều kiện đường xá có thể đi lại trong bốn mùa Cải thiện tình trạng đường nông thôn thông qua việc nâng cao công tác quản lý và bảo trì mạng lưới đường Tăng cường năng lực của các cấp và khu vực tư nhân để nâng cao hiệu quả lập kế hoạch, thực hiện và duy trì mạng lưới đường nông thôn. Nguồn vốn của dự án Bảng 3: Cơ cấu vốn của dự án GTNT3 Nguồn vốn Số vốn (tr USD) Tỷ trọng các nguồn vốn Bên vay/bên nhận tài trợ( vốn đối ứng) 42,52 24.54 % IDA (vốn vay với lãi suất ưu đãi) 106,25 61.32 % DFID (vốn viện trợ không hoàn lại) 24,50 14.14 % Tổng: 173,27 100 % (nguồn: phòng dự án 1) Thời gian thực hiện dự án : Bắt đầu từ: 01/03/2006 Kết thúc: 30/06/2011 1.2. Dự án nâng cấp tỉnh lộ Mục tiêu của dự án: Góp phần cải tạo nâng cấp hệ thống đường tỉnh nhằm đóng góp vaà việc phát triển kinh tế, thực hiện chương trình xoá đói giảm nghèo các tỉnh trung du và miền núi phía Bắc Địa điểm: 19 tỉnh phía Bắc Nguồn vốn : Bảng 4: Cơ cấu nguồn vốn của dự án Nâng cấp tỉnh lộ ADB Nguồn vồn Số vốn (tr USD) Tỷ trọng các nguồn vốn (%) Bên vay/ bên nhận tài trợ 34.19 29.94 % Ngân hàng phát triển Châu Á 80 70.06 % Tổng 114.19 100% (nguồn: phòng dự án 1) Thời gian thực hiện : 2002- 2006 1.3. Dự án nâng cấp và cải tạo QL 5 giai đoạn 2 Mục tiêu dự án : Do nhu cầu giao thông vận tải trên QL5 ngày càng cao và nhu cầu đi lại của nhân dân hai bên dọc tuyến đường nên mục tiêu của dự án là nghiên cứu các phương án đường gom, cầu vượt tại vị trí mật độ qua lại cao, đảm bảo giao thông thông suốt và an toàn cho người và phương tiện. Vì vậy Bộ GTVT đã quyết định đầu tư dự án Các công trình nâng cao hiệu quả QL 5 giai đoạn II. Địa điểm : Hà Nội- Hưng Yên – Hải Dương- Hải Phòng Nguồn vốn: vốn vay JBIC và vốn đối ứng Bảng 5: Cơ cấu nguồn vốn dự án Cải tạo QL 5 giai đoạn II Nguồn vốn Số vốn (tỷ đồng) Tỷ trọng các nguồn vốn (%) Vốn đối ứng 130.7 25% Vốn vay JBIC 392.3 75% Tổng 523 100 % (nguồn: phòng dự án 1) Tiến độ thực hiện : 2002-2004 2. Đặc điểm và yêu cầu của các dự án sử dụng vốn vay viện trợ nước ngoài 2.1. Đặc điểm chung của các dự án sử dụng vốn vay viện trợ nước ngoài Nguồn vốn : từ phía nước ngoài Ban quản lý dự án 5- Bộ GIVT là phía đại diện cho Việt Nam ký kết hiệp định vay vốn Hình thức đầu tư : Đầu tư gián tiếp nước ngoài Hình thức quản lý dự án : Chủ nhiệm điều hành dự án Các dự án đầu tư vào lĩnh vực phát triển hệ thống giao thông vận tải quốc gia 2.2. Yêu cầu của Ngân hàng thế giới đối với quá trình quản lý dự án Yêu cầu về tham vấn cộng đồng và công khai thông tin Mục tiêu của quá trình tham vấn, công khai thông tin dự án nhằm: Chia sẻ thông tin với cộng đồng về các giai đoạn của dự án và các hoạt động dự án tiến hành, giúp người dân có thể tham gia, đóng góp vào dự án Tiếp nhận thông tin về nhu cầu, quyền ưu tiên cộng đồng cũng như các thông tin và phản hồi của người dân về các hoạt động, chính sách đề xuất Đảm bảo rằng cộng đồng sẽ được cung cấp thông tin đầy đủ về các quyết định ảnh hưởng trực tiếp đến thu nhập, chất lượng cuộc sống và có cơ hội tham gia vào các hoạt động của dự án Nhận được sự hưởng ứng cao nhất từ sự tham gia của cộng đồng vào các hoạt động cần thiết trong quá trình lập chuẩn bị công tác cải tạo đường Đảm bảo tính minh bạch đối với tất cả các hoạt động có liên quan đến việc đầu tư nâng cấp các tuyến đường Cung cấp diễn đàn giúp cho người dân có thể bày tỏ các vấn đề họ quan tâm Bắt đầu thiết lập mối quan hệ hợp tác giữa các cơ quan có liên quan Nguyên tắc: Khi tiến hành lập kế hoạch, thiết kế tuyến và chuẩn bị các cấu phần liên quan, phải tiến hành tham vấn ý kiến góp ý của cộng đồng, những người bị ảnh hưởng đồng thời được hưởng lợi từ dự án Sau khi xây dựng hoàn thiện kế hoạch, chương trình phải tiến hành công khai các tài liệu trước khi trình cơ quan có thẩm quyền xem xét phê duyệt Sơ đồ 2: Tham vấn cộng đồng, công khai thông tin: Giai đoạn dự án Tham vấn bước thực hiện Công khai nộp kq thực hiện tham vấn công khai Lập chủ trương đầu tư Thực hiện lựa chọn tuyến đầu tư trên cơ sở quy hoạch và nhu cầu địa phương Lập danh sách tuyến đầu tư năm trình PMU5 sau khi có ý kiến UBND tỉnh Không yêu cầu Không yêu cầu lập kế hoạch năm Tham vấn không chính thức trong quá trình điều tra, khảo sát, thu thập thông tin Kỹ thuật Lập dự án đầu tư Xã hội: sàng lọc xã hội,kế hoạch tái định cư đầy dủ hay rút gọn hoặc cam kết không có GPMB đánh giá ảnh hưởng XH Môi trường Sàng lọc môi trường Văn bản khẳng định kế hoạch năm đã được công khai tại trụ sở UBND tỉnh Tham vấn chính thức nhóm người DTTS để lập KH PT DTTS Tham vấn chính thức người bị ảnh hưởng để lập kế hoạch TDC đầy đủ hay rút gọn Sàng lọc GPMB Sàng lọc DTTS lập KH TDC đầy đủ hay rút gọn Cam kết không có GPMB Đánh giá ảnh hưởng xã hội và lập KH DTTS Không phải đánh giá và lập KH DTTS Riêng kết quả sang lọc môi trường phải gửi sở TNMT Biên bản họp dân thực hiện tham vấn cộng đồng kế hoạch năm trình UBND phê duyệt trụ sở UBND tỉnh thực hiện kế hoạch năm Họp dân phổ biến thông tin dự án, các tác động môi trường, các chính sách về đềnbù… và nghe ý kiến của người dân thực hiện kế hoạch phát triển DTTS đượcphê duyệt (trình duyệt và lựa chọn đơn vị thực hiện kế hoạch) Công khai bản dự thảo tại UBND xã trước khi trình duyệt Xác nhận của lãnh đạo các xã về công khai thông tin Biên bản họp dân thực hiện tham vấn cộng đồng Công khai tại trụ sở UBND xã và sở GTVT trước khi trình sở TNMT TĐC+GPMB: đo đạc kiểm đếm chi tiết,áp giá, lập phương án bồi thường GPMB Môi trường : lập bản đăng ký đạt tiêu chuẩn môi trường/báo cáo đánh giá tác động môi trường Yêu cầu kiểm tra đảm bảo quy trình tổ chức đầu thầu, HSMT, kết quả đầu thầu a) Tạo ra sự cạnh tranh tối đa WB quy định hình thức đấu thầu cạnh tranh quốc tế ( ICB) là chủ yếu nhất. Chỉ trong trường hợp cho phép mới được sử dụng các hình thức như đấu thầu hạn chế, chào hàng cạnh tranh, mua sắm trực tiếp…Để đảm bảo cạnh tranh thực sự, trong hồ sơ mời thầu không được đưa ra các yêu cầu mang tính định hướng cụ thể, phải đảm bảo cho phép và khuyến khích sự cạnh tranh quốc tế, về nội dung phải nếu đầy đủ chi tiết rõ ràng. b) Bảo đảm công khai: WB quy định việc đăng tải thông báo mời thầu đối với các gói thầu lớn và quan trọng phải thực hiện thông qua một tờ báo của Liên hợp quốc. Trong thông báo mời thầu phải nói rõ thời điểm hết hạn nhận hồ sơ dự thầu, địa điểm nhận hồ sơ dự thầu và mở thầu được thực hiện ngay sau khi đóng thầu đồng thời phải thông báo rõ các thông tin về nhà thầu. Để tạo điều kiện cho các nhà thầu có được thông tin mời thầu thì việc thông báo mời thầu phải được đăng trên ít nhất một tờ báo trên phạm vi toàn quốc của nước vay. Một nguyên tắc cơ bản là phải mở thầu công khai, các nhà thầu tham gia đấu thầu phải được mời tới dự lễ mở thầu. Những nội dung cơ bản đối với từng hồ sơ dự thầu phải được đọc rõ, được ghi vào biên bản mở thầu. c) Ưu đãi nhà thầu trong nước: WB đã quy định chế độ ưu tiên trong xét thầu đối với các nhà thầu đủ điều kiện ưu đãi thuộc nước vay. Theo quy định này thì trong đấu thầu mua sắm hàng hoá, nhà thầu trong nước chỉ được ưu đãi khi trong giá xuất xưởng có ít nhất 30% thuộc chi phí trong nước. Trong đấu thầu xây lắp, để được ưu đãi , nhà thầu trong nước phải có tối thiểu 50% sở hữu là thuộc nước chủ nhà. Mức ưu đãi tối đa trong cung cấp hàng hoá là 15%, còn trong xây lắp là 7,5%. d) Phương pháp đánh giá hồ sơ dự thầu: Các quy định về phương pháp đánh giá hồ sơ dự thầu của WB vừa đảm bảo sự chặt chẽ, tiến tiến nhưng lại linh hoạt. - Đối với lựa chọn dịch vụ tư vấn, quy định mua sắm của WB cho phép sử dụng 6 phương pháp đánh giá: + đánh giá trên cơ sở xem xét cả hai yếu tố chất lượng tư vấn và chi phí tư vấn. Và bằng phương pháp này có thể có được dịch vụ tư vấn đạt hiệu quả tổng hợp. + Đánh giá dựa trên cơ sở về chất lượng: theo phương pháp này nhà tư vấn chỉ yêu cầu nộp đề xuất kỹ thuật hoặc nộp cả đề xuất tài chính. + Đánh giá dựa trên một nguồn ngân sách cố định: theo cách này nhà tư vấn được yêu cầu nộp ra đề xuất kỹ thuật và đề xuất tài chính. + Đánh giá trên cơ sở chi phí thấp nhất: Đối với các công việc tư vấn đã có chuẩn mực là các công việc thông thường thì hồ sơ dự thầu nào được đánh giá vượt qua mức yêu cầu tối thiểu về mặt kỹ thuật và có chi phí thấp nhất sẽ được mời vào đàm phán hợp đồng. + Đánh giá trên cơ sở năng lực: Phương pháp này được sử dụng cho các công việc tư vấn có giá trị nhỏ ( không vượt quá 100.000 USD). Theo đó, hồ sơ dự thầu được đánh giá là có năng lực và phẩm chất thích hợp sẽ được mời để trình một đề xuất kỹ thuật và tài chính để có cơ sở cho việc đàm phán hợp đồng. + Phương pháp chọn theo một nguồn duy nhất: nó chỉ được coi là một trường hợp ngoại lệ, dùng cho một vài trường hợp đặc biệt. - Đối với mua sắm hàng hoá và xây lắp, WB quy định phương pháp đánh giá như sau: + Bước đánh giá về kỹ thuật: Phương tiện đánh giá sự đáp ứng về mặt kỹ thuật là tiêu chí “đạt”, “không đạt” và nó được công khai trong hồ sơ mời thầu. + Bước đánh giá về tài chính, thương mại để xếp hạng nhà thầu: những hồ sơ vượt qua được bước trước thì mới được xem xét trong bước này. Chỉ tiêu cơ bản- sản phẩm cuối cùng của bước đánh giá này là giá đánh giá. e) Các nguyên tắc cơ bản trong quy định mua sắm của WB. - Không phân biệt đối sử: Theo nguyên tắc này, hình thức đấu thầu rộng rãi được ưu tên áp dụng. - Không đàm phán về giá: Trong quy định mua sắm của WB, giá dự thầu của nhà thầu luôn phải được coi là cố định. - Đảm bảo sự cạnh, công băng, minh bạch trong đấu thầu: điều này được thể hiện ở hình thức đấu thầu rộng rãi, không phân biệt đối sử, mẫu hoá hồ sơ mời thầu… - Không được vi phạm quy chế đấu thầu - Sự điều chỉnh theo thời gian - Chống tham nhũng 2.3.Yêu cầu của Ngân hàng phát triển Châu Á đối với quá trình quản lý dự án Yêu cầu đối với công tác đấu thầu: Nguyên tắc chính trong quy chế đấu thầu của ADB là: a) Cạnh tranh: Việc đấu thầu cạnh tranh quốc tế là hình thức cơ bản nhất. Nội dung cụ thể của hình thức này thì cũng giống như của WB mà đã dược nêu ở trên. b) Phương pháp đánh giá hồ sơ dự thầu: cũng tương tự WB, phương pháp đánh giá hồ sơ dự thầu của ADB là tiên tiến, phù hợp với thông lệ đấu thầu thế giới, tuy có một vài đặc thù riêng cụ thể như sau: ADB luôn coi trọng tính hợp lệ của nhà thầu. Chỉ có những thành viên của ADB mới đủ tư cách là nhà thầu hợp lệ. Quan điểm đánh giá của ADB là ưu tiên đánh giá về kỹ thuật trong việc chọn tư vấn. Nếu WB quy định danh sách sách ngắn trong đấu thầu lựa chọn tư vấn là từ 3 đến 6 nhà tư vấn, thì con số này trong quy định của ADB là từ 5 đến 7. Trong đấu thầu mua sắm hàng hoá và xây lắp thì phương pháp đánh giá dựa theo giá đánh giá là cơ bản. c) Quy trình thực hiện: có thể tóm tắt quy trình này như sau: Sơ đồ 3: Quy trình đấu thầu theo quy định của ADB Phân chia gói thầu ¯ Sơ tuyển ( nếu cần) ¯ Phát hành HSMT ¯ Mở thầu ¯ Xét thầu d) Ưu đãi nhà thầu trong nước: Quy định mua sắm của ADB đề cập đến sự ưu đãi nhà thầu trong nước theo từng trường hợp cụ thể và việc ưu đãi này được nêu rõ trong HSMT e) Tính quốc tế cao: Để đảm bảo cạnh tranh tối đa, quy định mua sắm của ADB thể hiện tính quốc tế cao. Điều này được thể hiện ở : - Việc thông báo mời thầu sử dụng tờ báo tiếng Anh hoặc trên tờ báo có lưu lượng phát hành rộng rãi - Ngôn ngữ: phần lớn sử dụng bằng tiếng Anh. Trong trường hợp sử dụng nhiều ngôn ngữ thì tiếng Anh có ưu thế quyết định - Loại tiền: Cho phép quy định trong hồ sơ mời thầu là sử dụng một hoặc nhiều loại tiền để bỏ thầu. Thông thường cho phép chào bằng loại tiền của nước mình hoặc một loại tiền mua bán quốc tế quy định trong hồ sơ mời thầu. Yêu cầu đối với công tác GPMB: Ngân hàng phát triển Châu Á đưa ra các yêu cầu về công tác đền bù giải phóng mặt bằng trong quá trình thực hiện dự án. Yêu cầu này được đưa ra trong khuôn khổ GPMB do ADB lập. Theo đó: Nguyên tắc áp dụng : + Cần tránh hoặc giảm thiểu tái định cư bắt buộc và thiệt hại về đất đai, công trình, các tài sản khác và thu nhập bằng cách khai thác mọi phương án khả thi + Tất cả các hộ đều được đền bù theo giá thay thế cho tài sản, thu nhập và công việc sản xuất kinh doanh bị ảnh hưởng, được hỗ trợ khôi phục để cải thiện hay ít nhất cung phục hồi được mức sống, mức thu nhập và năng lực sản xuất của họ trước khi có dự án. + Hộ thiếu giấy tờ hợp pháp đối với tài sản bị thiệt hại vẫn được hưởng đền bù và các biện pháp khôi phục nói trên + Đền bù cho tài sản thiệt hại theo giá thay thế + Trong trường hợp di chuyển cả một khu vực dân cư phải cố gắng tối đa để duy trì thể chế văn hoá và xã hội của những người di chuyển và của cộng đồng nơi dân cư chuyển đến + Việc chuẩn bị các KH GPMB và thực hiện các kế hoạch này phải có sự tham gia của những người chịu ảnh hưởng và tư vấn + Lịch tiến độ và ngân sách lập kế hoạch GPMB và thực hiện kế hoạch đó phải được đưa vào phần tương ứng của tiểu dự án và dự án tổng thể + Phải hoàn tất chi trả đền bù các tài sản thiệt hại và kết thúc di dân tới nơi ở mới trước khi thi công tuyến tiểu dự án. Các biện pháp khôi phục cũng phải sẵn sàng Kế hoạch GPMB của các tiểu dự án theo yêu cầu của ADB: Đây là một trong những tiêu chuẩn để thẩm định dự án của Ngân hàng phát triển Châu Á. Kế hoạch GPMB phải được đối chiếu với Chính sách của ADB về tái đinh cư bắt buộc. Khung chính sách tái định cư bắt buộc quy đinh ra quyền lợi trong việc đền bù để GPMB. Theo yêu cầu này kế hoạch GPMB của các tiểu dự án sau khi được ADB phê duyệt mới được tiến hành thực hiện xây dựng 2.4. Yêu cầu của Ngân hàng hợp tác phát triển Nhật Bản đối với quá trình quản lý dự án Yêu cầu về công tác đấu thầu: Về cơ bản quy định về đấu thầu của JBIC có tính chất quốc tế cao, có nhiều nội dung trong quy định là đồng nhất với các nội dung trong quy định về đấu thầu của WB và ADB, song cũng có một số khác biệt. Một vài khác biệt chính trong quy định về đấu thầu của JBIC so với quy định của WB và ADB: - Không có quy định ưu đãi nhà thầu thuộc nước là bên vay do nguồn tiền của JBIC là của riêng nước Nhật, là nguồn tiền mà trong đó có việc nộp tiền của các công ty Nhật. Nhờ quy định này mà các nhà thầu của Nhật có diều kiện cạnh tranh nhiều hơn trong các cuộc đấu thầu quốc tế sử dụng vốn của JBIC. - Trong quy định của JBIC, việc thực hiện thi công các công trình được coi là dịch vụ không phải là dịch vụ tư vấn. Với quy định này phạm vi đấu thầu dịch vụ bao quát hơn so với phạm vi đấu thầu xây lắp. Yêu cầu trong công tác thanh quyết toán vốn công trình: Khác với các nguồn vốn cho vay viện trợ nước ngoài khác, vốn vay từ Ngân hàng hợp tác phát triển Nhật Bản có các quy định đối với cơ chế quản lý tài chính đối với dự án. Theo đó phía Ngân hàng cho vay được tính bằng đồng JPY và quy đổi theo tỷ giá hối đoái giữa đồng VN và đồng JBY. Hệ thống thanh toán được áp dụng theo sơ đồ sau : Hệ thống thanh toán của mô hình không phân quyền: Sơ đồ 4– Thanh toán tại Mô hình không phân quyền Kho bạc TK Yên * TK VND * PPMUs nộp chứng chỉ thanh toán, hoá đơn cho PMU5 để phê duyệt và thanh toán to PMU5 for approval, payment PMU5 đề nghị STD thanh toán bằng USD pay claim In Forex. Nhà thầu PMU5 nộp chứng chỉ thanh toán, hoá đơn cho PST, DST To STD. STD checks and approves PMU5 kiểm tra các đệ trình của các PPMU huyện nộp chứng chỉ thanh toán, hoá đơn cho PPMU/PMU5 để phê duyệt và thanh toán PMU5 đề nghị DST Thanh toán VND Nhà thầu tại HN Ha Noi Nhà thầu tại tỉnh Provinces Nhà thầu tại huyện Districts chứng chỉ thanh toán invoice chứng chỉ thanh toán invoice chứng chỉ thanh toánd invoice Th. toán Hệ thống thanh toán tại mô hình phân quyền: Hệ thống này áp dụng cho những tỉnh có đủ năng lực quản lý tài chính đáp ứng yêu cầu tối thiểu của dự án. Sơ đồ 5 - Hệ thống thanh toán tại mô hình phân quyền Kho bạc TK Yên * TK VND * Các PPMU trình chứng chỉ, hoá đơn cho PTD để thanh toán to PTD for approval, payment PMU5 đề nghị STD thanh toán băng USD pay contractors In Forex. Nha thầu PMU5 nộp chứng chỉ, hoá đơn cho Kho bạc To STD. STD checks and approves PMU5 kiểm tra các đề nghị thanh toán huyện nộp chứng chỉ, hoá đơn cho DTD để duyệt, thanh toán PMU5 đề nghị STD thanh toan VND to pay in VND Nhà thầu tại HN Ha Noi Nhà thầu tại tỉnh Provinces Nhà thầu tại huyện Districts chứng chỉ thanh toán invoice chứng chỉ hoá đơn invoice chứng chỉ, hoá đơn invoice Th. toán Reporting only Kho bạc tỉnh t TK VND * Kho bạc huyện TK VND * Reporting only Th.toán Th. toán 3.Thực trạng công tác quản lý các dự án sử dụng vốn ODA tại Ban quản lý dự án 5- Bộ Giao thông vận tải. Như ta đã biết: Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách đã được duyệt và đạt các yêu cầu đã định về kỹ thuật và chất lượng, bằng những phương pháp và điều kiện tốt nhất. Vì vậy quản lý được coi là mọt trong những khâu quan trọng quyết định hiệu quả của dự án đầu tư, đảm bảo những mục tiêu đề ra từ ban đầu. Mục tiêu của quản lý dự án nói chung là hoàn thành các công việc của dự án theo đúng yêu cầu kỹ thuật và chất lượng, trong phạm vi ngân sách được duyệt và theo tiến độ thời gian cho phép. Như vậy mục tiêu chính của bất cứ một dự án nào cũng là : thời gian (tiến độ), chi phí và chất lượng. Đây được coi là tiêu chuẩn để đánh giá mức độ hoàn thành của dự án cũng như có ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả của dự án sau này. Mối quan hệ của ba mục tiêu này trong quá trình quản lý thể hiện qua hàm: C= f(P, T, S) Trong đó: C: chi phí T: thời gian P: mức độ hoàn thành công việc S: phạm vi dự án Đối với mỗi một dự án khác nhau và trong từng giai đoạn khác nhau của một dự án thì tầm quan trọng của mỗi mục tiêu được đánh giá khác nhau. Do đó trong từng giai đoạn của dự án, từng dự án cụ thể phải xác định được đâu là mục tiêu chính, quan trọng nhất của dự án để dự án được thực hiện một cách hiệu quả, đảm bảo những yêu cầu của dự án. Nhưng do mối quan hệ tương tác qua lại lẫn nhau giữa ba mục tiêu : thời gian, chi phí, chất lượng và do nguồn lực là có hạn nên để đạt kết quả tốt nhất cho một mục tiêu thì thường phải hy sinh một hoặc hai mục tiêu còn lại. Đây được gọi là đánh đổi mục tiêu dự án, trong quá trình quản lý thướng xuyên diễn ra sự đánh đổi mục tiêu và yêu cầu đặt ra là trong bất kỳ một sự đánh đổi mục tiêu nào cũng phải đảm bảo sự hợp nhất giữa ba mục tiêu. Chính vì điều này nên quá trình quản lý dự án diễn ra hết sức phức tạp, đòi hỏi phải có sự cân nhắc giữa các mục tiêu để đưa ra quyết định đúng nhất. Do đó công tác quản lý chủ yếu tập trung vào ba lĩnh vực: quản lý tiến độ thời gian thực hiện, quản lý chi phí và quản lý chất lượng. Vì vậy trong chuyên đề này chú trọng phân tích tình hình quản lý ba mục tiêu trên. 3.1 Thực trạng công tác quản lý tiến độ, thời gian thực hiện 3.1.1 Quy trình quản lý tiến độ Quản lý tiến độ thời gian thực hiện là cơ sở để quản lý chi phí, cơ sở để phân bố nguồn lực hợp lý. Quản lý tiến độ dự án có những tác dụng: Quản lý tiến độ hợp lý sẽ giúp hoàn thành dự án một cách nhanh nhất có thể được. Quản lý tiến độ xác định những công việc nào là gây trở ngại nhất, để từ đó có thể rút ngắn thời gian hoàn thành chúng bằng cách đầu tư thêm phương tiện hoặc tăng cường nguồn lực. Xác định công việc nào là ít gây trở ngại nhất, có thể kéo dài hoặc giảm bớt nguồn lực mà không ảnh hưởng đến thời hạn hoàn thành toàn bộ dự án. Đối với mỗi một dự án thì quản lý tiến độ được thực hiện theo một quy trình quản lý tiến độ bao gồm các hoạt động chính: Lập kế hoạch quản lý tiến độ: Việc lập kế hoạch quản lý tiến độ giúp cho quá trình quản lý trên cơ sở tiến độ dự kiến của các công việc trong kế hoạch tiến độ đưa ra những biện pháp thực hiện để đảm bảo tiến độ đã định hoặc có kế hoạch phân bổ nguồn lực phù hơp với tiến độ. Kế hoạch tiến độ được lập dựa trên những yêu cầu về kỹ thuật đối với các công việc và nguồn lực của dự án. Đây được coi là một trong những hoạt động không thể thiếu của quá trình quản lý tiến độ. Nội dung của một bản kế hoạch quản lý tiến độ bao gồm: các công việc cần thực hiện, thời gian thực hiện các công việc, thứ tự thực hiện các công việc. Do vậy để lập kế hoạch quản lý tiến độ phải thực hiện qua các bước: Bước 1: Xác định công việc của dự án Việc xác định các công việc của dự án là một trong những yêu cầu cần thực hiện trước nhất. Xác định các công việc của dự án căn cứ vào quy mô, đặc điểm của dự án thực hiện. Trước kia quá trình xác định các công việc chủ yếu được tiến hành trong giai đoạn thực hiện của dự án. Do đó trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư việc xác định các công việc cần thực hiện không rõ ràng dẫn đến không những làm ảnh hưởng đến các giai đoạn sau mà còn gây khó khăn trong quá trình quản lý giai đoạn chuẩn bị đầu tư và có thể dẫn đến việc bỏ sót các công việc cần thực hiện hoặc các công việc thực hiện lặp lại trong quá trình chuẩn bị. Vì vậy hiện nay xác định các công việc của dự án được thực hiện ngay sau khi ý tưởng về dự án được hình thành. Điều này giúp cho công tác quản lý đặc biệt là quản lý tiến độ được thực hiện một cách chặt chẽ hơn đảm bảo đúng yêu cầu đã đề ra. Xác định công việc dự án được thể hiện qua cơ cầu phân tách công việc ( Work breakdown structure). Phân tách công việc được hiểu là việc phân chia theo cấp bậc một dự án thành các nhóm nhiệm vụ và những công việc cụ thể, là việc xác định, liệt kê và lập bảng giải thích cho từng công việc cần thực hiện của dự án. Phân tách công việc được thực hiện bằng các phương pháp chính như: phương pháp thiết kế dòng, phương pháp phân tách theo chu kỳ, và phân tách theo chức năng. Phân tách công việc giúp xác định rõ vai trò, trách nhiệm của mỗi._. cá nhân thực hiện công việc, là cơ sỏ để đánh giá hiện trạng và kết quả thực hiện dự án trong từng thời kỳ, là cơ sở để lập kế hoạch điều phối nguồn lực và tiến độ thực hiện dự án…Kết quả của bước 1 cho thấy những công việc cần thực hiện trong từng giai đoạn của dự án. Bước 2: Lập trình tự thực hiện của công việc trong dự án Sau khi xác định các công việc cần thực hiện bước tiếp theo là xác định trình tự thực hiện các công việc đó để đảm bảo yêu cầu kỹ thuật cũng như yêu cầu về tiến độ thực hiện toàn dự án. Lập trình tự các công việc giúp cho quá trình thực hiện và quản lý tiến độ dự án sau này được thực hiện thông suốt, tránh những hạn chế do thực hiện công việc chồng chéo ảnh hưởng đến chất lượng, không đảm bảo yêu cầu kỹ thuật dẫn đến thất thoát, lãng phí nguồn lực. Ví dụ đối với một dự án nâng cấp và cải tạo đường giao thông thì trình tự thực hiện các công việc trong giai đoạn thực hiện dự án như sau: GPMB và tái định cư®thi công các gói thầu®thanh quyết toán các hạng mục,công trình thuộc các gói thầu®bảo hành công trình. Đây mới chỉ là trình tự thực hiện một cách khai quát dự án. Trên thực tế khối lượng công việc cần thực hiện là rất lớn vì vậy phải sắp xếp trình tự công việc là cần thiết để tránh việc bỏ qua bất cứ một khâu nào của quá trình thực hiện. Vì vậy đây là bước quan trọng không thể thiếu trong quy trình lập kế hoạch tiến độ của dự án. Bước 3: Ước tính thời gian thực hiện của các công việc Cũng như các dự án nói chung, để xác định thời gian thực hiện từng công việc, trước tiên chúng ta phải ước tính 3 khả năng về thời gian để thực hiện mỗi công việc. (a): thời gian hoàn thành công việc ngắn nhất; (b): thời gian hoàn thành công việc dài nhất; (m): thời gian hoàn thành công việc bình thường. Để tính thời gian cho mỗi công việc ta áp dụng công thức: T = a+b+4m 6 Trên thực tế việc xác định thông qua công thức trên đòi hỏi phải xác định được thời gian hoàn thành công việc nhanh nhất , ngắn nhất và bình thường là rất khó khăn. Vì vậy họ thường căn cứ vào các dự án tương tự về quy mô, nguồn lực để xác định thời gian hoàn thành công việc của dự án. Bước 4: Xây dựng kế hoạch tiến độ dự án Sau khi xác định được các công việc, các hạng mục và trình tự thời gian thực hiện, chúng ta cần xây dựng tiến độ cho dự án. Để xây dựng tiến dộ cho dự án có nhiều phương pháp như: sơ đồ mạng (PERT/CPM)hoặc biểu đồ Gantt. Thông qua sơ đồ mạng và biểu đồ Gantt có thể thấy được mối quan hệ các công việc, thấy được thời gian thực hiện từng công việc… Qua đó, chúng ta sẽ xây dựng được một kế hoạch quản lý tiến độ. Kế hoạch tiến độ được lập trên cơ sở nguồn lực của dự án và yêu cầu về tiến độ thời gian của cấp trên. Kế hoạch này sẽ đuợc trình lên các cấp có thẩm quyền xem xét và là căn cứ để quản lý và kiểm soát tiến độ dự án. Giám sát tiến độ thực hiện dự án: Để giám sát được tiến độ thực hiện dự án, trước hết chúng ta cần phải xác định các công việc, các hạng mục quan trọng mà chúng ta cần phải kiểm soát chặt chẽ tiến độ. Thông thường, qua sơ đồ mạng hoặc Gantt, chúng ta thường sẽ quản lý chủ yếu các công việc nằm trên đường găng. Để kiểm soát tiến độ dự án, chúng ta cần sử dụng một số phương pháp như đánh dấu tiến độ đạt được so với sơ đồ mạng hoặc trên biểu đồ Gantt. Hoặc chúng ta có thể sử dụng hệ thống máy vi tính so sánh giữa kết quả đạt được và kế hoạch này sẽ cho biết nhanh chóng chính xác tiến độ dự án. Có như vậy, chúng ta mới có thể xác định nguyên nhân làm chậm tiến độ dự án xuất phát từ việc thực hiện hạng mục nào trong dự án. Sau khi xác định tiến độ thực tế các công việc, chúng ta cần phải xây dựng một bảng tiến độ cập nhật trong đó cần chỉ rõ hoạt động nào cần phải điều chỉnh. Nếu cần thiết, có thể điều chỉnh cả kế hoạch thực hiện dự án bao gồm kế hoạch chi phí nguồn lực nhằm đẩy nhanh tiến độ. Kế hoạch tiến độ dự án Giám sát tiến độ nhà thầu Báo cáo kết quả hoạt động Đánh giá và so sánh với kế hoạch tiến độ Tìm nguyên nhân làm chậm tiến độ Nguyên nhân chủ quan Nguyên nhân khách quan Các biện pháp khắc phục Cập nhật kế hoạch tiến độ Sơ đồ 6: Quy trình quản lý tiến độ dự án Vì vậy hoạt động giám sát tiến độ thực hiện không chỉ diễn ra trong giai đoạn thực hiện dự án mà còn phải diễn ra trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư. Bởi lẽ tiến độ dự án được xác định từ khi dự án bắt đầu vì vậy nếu giai đoạn chuẩn bị đầu tư mà không giám sát sẽ gây ảnh hưởng khâu sau của dự án và đến toàn dự án. Nội dung của Giám sát tiến độ trong từng giai đoạn: - Giai đoạn chuẩn bị đầu tư: Giám sát các tỉnh lập Báo cáo nghiên cứu khả thi, TKKTCS và tổng dự toán, TKKTTC Giám sát tư vấn thẩm tra báo cáo nghiên cứu khả thi, TKKTCS và tổng dự toán, TKKTTC Giai đoạn thực hiện đầu tư: Giám sát tiến độ GPMB và tái định cư Giám sát tiến độ thi công công trình 3.1.2. Thực trạng công tác quản lý tiến độ dự án tại Ban quản lý dự án 5- Bộ Giao thông vận tải ( theo 2 dự án cụ thể) a) Lập kế hoạch tiến độ quản lý dự án: Các dự án sử dụng vốn ODA do Ban quản lý dự án 5 quản lý chủ yếu là các dự án thuộc nhóm A, nghĩa là dự án quan trọng cấp quốc gia được Thủ tướng chính phủ phê duyệt chủ trương đầu tư và tiến độ thực hiện dự án phải được báo cáo định kỳ lên TTCP và Bộ Giao thông vận tải cũng như chịu sự giám sát của các nhà tài trợ vốn. Vì vậy công tác thực hiện cũng như quản lý dự án phải được thực hiện theo đúng kế hoạch, đặc biệt là phải đảm bảo tiến độ thực hiện theo kế hoạch đã định. Với trách nhiệm quản lý dự án được giao, Ban quản lý dự án 5 tiến hành lập kế hoạch tiến độ thực hiện một cách chi tiết cho các công việc dự án. Quy trình lập kế hoạch tiến độ dự án được thực hiện theo đúng các bước, tuy nhiên do quy mô dự án lớn, và các yêu cầu kỹ thuật phức tạp nên quá trình lập kế hoạch được thực hiện một cách chi tiết hơn. Quy trình lập kế hoạch quản lý tiến độ như sau: Báo cáo khả thi Phân chia dự án thành các hạng mục lớn Thiết kế dự toán cho từng hạng mục Xác định các công việc của từng hạng mục Lập trình tự các công việc trong từng hạng mục Lập trình tự các công việc toàn bộ dự án Uớc lượng thời gian cho từng công việc Xây dựng kế hoạch tiến độ dự án Xây dựng tiến độ của các dự án trong một tháng, quý. Lập trình tự các công việc của tất cả các dự án Sơ đồ 7: Quy trình lập kế hoạch tiến độ dự án Xác định thứ tự các hạng mục trong dự án. 1 2 2 3 4 4 6 7 8 5 7 8 Thống nhất tiến độ với nhà thầu 6 Theo đó các dự án được phân chia thành các tiểu dự án nhỏ rồi thành các hạng mục công trình, việc phân tách công việc của dự án được thực hiện đến khi công việc có người trực tiếp chịu trách nhiệm về công việc đó. Để có thể phân chia, xác định cụ thể các công việc đòi hỏi đội ngũ nhân viên lập kế hoạch quản lý tiến độ thực hiện phải có một trình độ chuyên môn về quản lý cũng như về kỹ thuật. Công tác này được Phòng dự án 1 và Phòng kỹ thuật chất lượng 1 của Ban quản lý phối hợp thực hiện. Để xác định một cách đầy đủ chi tiết cần phải dựa vào báo cáo nghiên cứu khả thi,bản thiết kế kỹ thuật sơ bộ ban đầu nhưng do công tác lập dự án ban đầu là do các Phân ban quản lý(PPMU) và Sở Giao thông vận tải (PDOT) của các tỉnh tiến hành và do trong cùng một khoảng thời gian phải thực hiện quản lý một khối lượng lớn các công việc của các dự án khác nhau nên quá trình xác định các công việc đôi khi còn gặp nhiều khó khăn. Hiện tại Ban quản lý dự án 5 đang quản lý 3 dự án sử dụng vốn viện trợ ODA: Dự án Giao thông nông thôn 3: đã ký kết hiệp định vay vốn với Ngân hàng Thế giới, đang trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư.(thực hiện từ 1/03/2006) Dự án Nâng cấp tỉnh lộ ADB: đang trong giai đoạn thực hiện đầu tư Dự án Nâng cấp cải tạo QL5 giai đoạn II: đã hoàn thàn, chưa giải ngân hết từ nguồn vốn đối ứng của chính phủ. Để có thể quản lý cùng một lúc tiến độ thực hiện của cả ba dự án, Ban quản lý dự án 5 tiến hành phân chia các dự án thành các tiểu dự án (các cấu phần dự án) và đưa ra quy trình thực hiện các tiểu dự án như sau : Thực hiện kế hoạch năm Công việc Cơ quan thực hiện -Lập TKTC -Lập HSMT - Tổ chức đấu thầu - Đánh giá môi trường - Tổ chức GPMB - Thi công - Bảo trì - Đào tạo -PPMU/ PDOT/PPC -Tư vấn thiết kế - giám sát - Cộng đồng địa phương PMU5 Bộ GTVT Nhà tài trợ vốn Nhà thầu Lập kế hoạch năm Công việc Cơ quan thực hiện -Sàng lọc tuyến, phê duyệt chủ trương đầu tư - Lập dự án đầu tư - Thiết kế cơ sở - Đánh giá hiệu quả kinh tế - Lập kế hoạch GPMB - Lập kế hoạch bảo trì - Lập kế hoạch đào tạo - Tổng hợp kế hoạch năm PPMU/ PDOT/PPC Tư vấn lập DA PMU5 Bộ GTVT Nhà tài trợ vốn Bàn giao đưa vào sử dụng Công việc Cơ quan thực hiện Bàn giao công trình Khai thác công trình Bảo trì các tuyến đường Hậu kiểm PPMU/PDOT Nhà thầu Tư vấn chất lượng PMU5 Nhà tài trợ vốn Bộ GTVT Sơ đồ 8: Quy trình thực hiện và quản lý các tiểu dự án Như vậy kế hoạch tiến độ sẽ được lập hàng năm và cho từng tiểu dự án. Điều này giúp cho công tác quản lý tiến độ trở nên dễ dàng hơn. Trong từng giai đoạn của tiểu dự án xác định rõ những công việc cần thực hiện và cơ quan thực hiện công việc đó. Bảng 6 :Các dự án sử dụng vốn ODA của PMU5 phân chia thành các tiểu dự án Stt Các dự án Các tiểu dự án 1 Dự án Giao thông nông thôn 3 Cấu phần A: Cải tạo mạng lưới đường nông thôn cơ bản Cấu phần B: Bảo trì mạng lưới huyện lộ Cấu phần C: Xây dựng năng lực thể chế quản lý 2 Dự án Tỉnh lộ Tiểu dự án 1(SP1): 9 tuyến Tiểu dự án 2(SP2): 38 tuyến Tiểu dự án 3(SP3): 30 tuyến 3 Dự án nâng cấp cải tạo QL 5 giai đoạn II Tiểu dự án 1: Đường gom hệ thống thoát nước(Km0-Km33) Tiểu dự án 2: Đường gom hệ thống thoát nước(Km33-Km77) Tiểu dự án 3: Cầu vượt Phố Nối, Lai Cách và các cầu vượt dân sinh Tiểu dự án 4: Cầu vượt Phú Lương và các cầu vượt dân sinh Tiểu dự án 5: Mua sắm thiết bị điều hành giao thông và duy tu quản lý QL5 (Nguồn: Phòng Dự án 1) Sau khi tiến hành phân tách các dự án thành các công việc thì việc xác định trình tự thực hiện cũng như ước lượng thời gian chủ yếu căn cứ vào các dự án đã hoàn thành chung. Bỡi lẽ các dự án giao thông đều có chung các đặc điểm về kỹ thuật cũng như thời gian thực hiện. Bảng 7 : Kế hoạch tiến độ Dự án Tỉnh lộ ADB năm 2006 Kế hoạch công việc trong năm 2006 Tiến độ Bắt đầu Hoàn thành Thi công toàn bộ dự án Quý I/2003 Quý I/2006 Thi công toàn bộ tiểu dự án 2(SP2) Quý II/2006 Quý II/2007 Lập F/S và TKKT tiểu dự án 3 (SP3) Quý IV/2006 Tổ chức đầu thầu các gói thầu trong SP3 Quý IV/2006 Thi công SP3 Quý IV/2006 Quý II/2008 (Nguồn: Phòng Kế hoạch và thẩm định) b) Giám sát tiến độ dự án trong giai đoạn chuẩn bị Một dự án muốn đảm bảo tiến độ thì ngay từ khi bắt đầu dự án thì tiến độ thực hiện các công việc trong các giai đoạn phải đượ đảm bảo,có như vậy thì giai đoạn trước không ảnh hưởng đến giai đoạn sau. Vì vậy để quản lý tiến độ thực hiện dự án trước hết phải đảm bảo tiến độ dự án trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư. Công tác quản lý, giám sát tiến độ trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư bao gồm các hoạt động : Quản lý tiến độ thực hiện đối với công tác lập dự án (báo cáo nghiên cứu khả thi) Theo quy định về vai trò và trách nhiệm của Ban quản lý dự án 5 và các phân ban quản lý cũng như sở giao thông vận tải các tỉnh thì công tác lập báo cáo nghiên cứu khả thi sẽ do các tỉnh lập thông qua việc thuê tư vấn lập báo cáo này và trình lên Ban quản lý dự án 5 xem xét rồi trình lên Bộ Giao thông vận tải. Như vậy công tác lập Báo cáo khả thi là do cấp tỉnh thực hiện. Tuy vậy nhưng để đảm bảo tiến độ thực hiện thì Ban quản lý cũng sẽ giám sát tư vấn lập về tiến độ. Với ba dự án sử dụng vốn ODA do Ban quản lý thì do yêu cầu về kỹ thuật cũng như đây là những dự án quan trọng cấp quốc gia vì vậy công tác lập dự án cần thực hiện một cách chi tiết, đòi hỏi trình độ chuyên môn của tư vấn lập. Do đó phương thức tuyển chọn tư vấn lập dự án ở đây là chỉ định tư vấn.Các tư vấn được chỉ định thực hiện đều là tư vấn nước ngoài. Thời gian để lập dự án theo kế hoạch thường từ 2-4 tháng. Bảng 8: Các đơn vị lập dự án Các dự án Đơn vị lập dự án Thời gian lập DA kế hoạch Dự án GTNT 3 Tư vấn Roughton 8 tháng Dự án nâng cấp tỉnh lộ Tư vấn MWH 4 tháng Dự án cải tạo QL 5 Tư vấn Roughton 2 tháng Mối quan hệ giữa các cơ quan trong quá trình quản lý cũng như thực hiện các dự án ở đây thể hiện qua sơ đồ: Bộ GTVT PMU5 PPMUs Nhà thầu tư vấn (MWH) Mặc dù các tư vấn lập dự án là các tư vấn nước ngoài nhưng do việc giám sát tiến độ thực hiện trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư không được quan tâm nhiều nên dẫn đến có dự án bị chậm tiến độ so với dự kiến, đó là dự án Nâng cấp tỉnh lộ. Do đây là dự án lớn, thực hiện trên phạm vi 19 tỉnh phía Bắc, mỗi tỉnh có một đặc điểm về điều kiện tự nhiên cũng như điều kiện kinh tế xã hội khác nhau nên dẫn đến công tác lập dự án bị chậm trễ do phía tư vấn lập trong một khoảng thời gian ngắn không thể nghiên cứu và báo cáo một cách đầy đủ về điều kiện tự nhiên( địa hình, môi trường…), điều kiện kinh tế xã hội ( mức sống, dân cư xung quanh..) và đánh giá được hiệu quả kinh tế xã hội khi có đường đi qua…Điều này làm cho một số tỉnh phải làm lại báo cáo nghiên cứu khả thi. Trong số 19 tỉnh trình dự án lên Ban quản lý dự án 5 có 4 tỉnh phải tiến hành điều chỉnh lại báo cáo nghiên cứu khả thi: Hà Giang, Bắc Kạn, Yên Bái, Thanh Hoá. Dẫn đến ảnh hưởng đến tiến độ chung của toàn dự án, thời gian lập dự án kéo dài đến 6 tháng, từ quý I- 2002 đến quý III- 2002, chậm lại 4.2% tiến độ thực hiện (2 tháng). Làm cho dự án phải đến 3/ 2003(cuối quý I/2003) mới bắt tay vào thi công. Do công tác lập dự án ở một số tỉnh bị chậm tiến độ dẫn đến làm chậm tiến độ chung của toàn dự án. Bởi vì Ban quản lý dự án 5 phải tiến hành tổng hợp tất cả các dự án rồi mới trình lên Bộ GTVT và TTCP xem xét phê duyệt chủ trương đầu tư và cho phép đầu tư tại các tuyến đường thuộc tỉnh. Vì vậy cần phải quản lý công tác lập dự án để đảm bảo đúng tiến độ là một điều cần phải được quan tâm hơn nữa trong quá trình quản lý tiến độ. Rút kinh nghiệm từ dự án nâng cấp tỉnh lộ (ADB ), dự án GTNT3 Ban quản lý dự án đã chú trọng đến tiến độ lập dự án trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư. Dự án GTNT3 với quy mô thực hiện tại 33 tỉnh miền Bắc và miền Trung cũng với điều kiện tự nhiên và kinh tế xã hội khác nhau, nhưng dự án vẫn đảm bảo tiến độ trong việc lập dự án( 8 tháng). Sở dĩ có điều này là do Ban quản lý dự án 5 đã rút được kinh nghiệm trong quá trình quản lý các dự án trước đó, chú trọng hơn đến tiến độ thực hiện trong công tác lập dự án . Để làm được như vậy Ban đã : đôn đốc tư vấn lập dự án đúng tiến độ, yêu cầu phía tỉnh có sự giúp đỡ trong quá trình lập dự án của tư vấn, và ngay cả trong hợp đồng ký kết với tư vấn lập dự án có điều khoản đề cập đến tiến độ thực hiện bên cạnh yêu cầu về chất lượng là chính. Về phía mình Ban quản lý dự án 5 cũng có những thay đổi trong quá trình quản lý: trước kia việc quản lý trong công tác lập dự án chỉ có 3 cán bộ nhân viên thuộc phòng dự án 1 chịu trách nhiệm quản lý dự án trong giai đoạn chuẩn bị và vẫn thực hiện các công việc của dự án khác. Với khối lượng công việc quá lớn nên quá trình quản lý đôi khi gặp nhiều khó khăn do vần đề nguồn nhân lực. Để giải quyết vấn đề này, Lãnh đạo Ban đã ra quyết định thành lập một nhóm các nhân viên chuyên phụ trách dự án GTNT3 thuộc phòng dự án 1 và chịu trách nhiệm trước lãnh đạo về công tác quản lý dự án. Quản lý tiến độ tư vấn lập TKCS, TKKTTC và tổng dự toán Bên cạnh công tác lập dự án thì cũng cần phải lưu ý đến việc lập TKCS, TKKTTC và tổng dự toán của các hạng mục công trình trong quá trình quản lý tiến độ dự án. Quản lý tiến độ ở đây phải kết hợp với quản lý chất lượng và quản lý chi phí. Quản lý chất lượng kết hợp với quản lý tiến độ thể hiện là nếu quản lý chất lượng của TKCS và TKKT không tốt dẫn đến phải chỉnh sửa, bổ sung TKKT thì sẽ làm chậm tiến độ trong giai đoạn thi công các hạng mục do phải sửa đổi, bổ sung hoặc phá đi làm lại. Quản lý chi phí kết hợp với quản lý tiến độ thể hiện ở chỗ: trong cơ chế của quản lý chi phí nêu rõ nếu có sự thay đổi về tổng dự toán thì phải trình lên Bộ GTVT và Bộ Tài chính phê duyệt thì mới được thay đổi, trong thời gian đó dự án sẽ phải dừng lại chờ sự đồng ý của cấp trên; điều này ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện dự án. Vì vậy bên cạnh việc yêu cầu về đảm bảo tiến độ với tư vấn lập TKCS, TKK và TDT thì phải có những yêu cầu về chất lượng và thực hiện theo đúng quy trình của quản lý chi phí. Muốn đảm bảo yêu cầu cả về chất lượng, tiến độ và chi phí thì Ban quản lý dự án thường giao công tác này cho chính tư vấn lập dự án kết hợp với phòng kỹ thuật và chất lượng tiến hành. Vì nếu thuê tư vấn mới thì tư vấn này sẽ phải mất thời gian và chi phí để xem xét các vấn đề liên quan để lập được TKKT đúng nhất. Trong khi tư vấn lập dự án là người hiểu về điều kiện tự nhiên, kinh tế xã hội của vị trí xung quanh dự án thực hiện do đó công tác lập TKKT sẽ dễ dàng hơn và tiến độ thực hiện được đảm bảo cũng như giảm được chi phí thực hiện. Mặc dù vậy nhưng vẫn có một số tuyến đường trong dự án Nâng cấp tỉnh lộ (ADB) phải lập lại TKKT do chưa đảm bảo yêu cầu về chất lượng như tuyến TL322 Phú Thọ, TL 88 Hà Tây, TL Nghi Thiết - Lịm Xuyên... Điều này làm chậm tiến độ thực hiện dự án chung. Quản lý tiến độ trong khâu thẩm định dự án, TKKTTC và Tổng dự toán Các dự án đang do Ban quản lý dự án 5 đang quản lý được hình thành từ 2 nguồn vốn cơ bản : vốn vay viện trợ ưu đãi nước ngoài (ODA) chiếm 70-75% và vốn đối ứng(vốn từ trái phiếu chính phủ) 25-30% . Vì vậy dự án sẽ được Bộ Kế hoạch & đầu tư, Bộ GTVT và phía cho vay vốn ưu đãi thẩm định. Theo quy định của Nhà nước (NĐ52/1999/NĐ-CP) thời gian thẩm định các dự án nhóm A không quá 60 ngày. Do đó tiến độ thẩm định dự án và TKKTTC luôn được đảm bảo. Nhưng không phải vì vậy mà chất lượng thẩm định dự án không tốt, vì dự án không chỉ được Bộ Kế hoạch &đầu tư,Bộ GTVT thẩm định mà còn được phía cho vay vốn thẩm định. Một khi dự án được phía cho vay vốn chấp thuận thì các thủ tục vay vốn mới được tiến hành, dự án mới được đưa vào thực hiện. c)Giám sát tiến độ dự án trong giai đoạn thực hiện đầu tư Nếu như trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư thì vấn đề tiến độ không được chú trọng thì trong giai đoạn thực hiện đầu tư thì tiến độ được đặt lên hàng đầu. Bởi lẽ nếu như chậm tiến độ thực hiện dự án sẽ kéo theo ảnh hưởng đến chi phí thực hiện như : chi phí nhân công, máy móc,chi phí trả lãi vốn vay(mặc dù là các dự án vay vốn với mức lãi suất ưu đãi), ảnh hưởng đến sự ổn định của dân cư xung quanh dự án…Do đó trong giai đoạn thực hiện đầu tư cần phải tiến hành các công tác quản lý, giám sát tiến độ dự án. Việc giám sát tiến độ dự án được thực hiện trong các hoạt động: Giám sát tiến độ trong công tác đấu thầu: Hoạt động đấu thầu là một trong những công tác cần phải thực hiện trong giai đoạn này, theo đó tiểu dự án sẽ được chia thành những gói thầu nhỏ và bàn giao cho nhà thầu thực hiện và chịu trách nhiệm. Giám sát tiến độ đấu thầu chính là việc đảm bảo hoạt động đấu thầu diễn ra theo đúng kế hoạch đã định và đảm bảo chất lượng đấu thầu. Để quản lý về tiến độ của hoạt động này PMU5 đưa ra kế hoạch đầu thầu cho từng dự án, trong đó ghi rõ thời gian thực hiện và yêu cầu các PPMU đảm bảo theo kế hoạch đó. Điều này góp phần đảm bảo tiến độ trong quá trình thực hiện. Ví dụ: Dự án Nâng cấp tỉnh lộ (ADB) Bảng 9: Thời gian thực hiện đấu thầu TT Các bước đấu thầu Thời gian( ngày) 1 Lập KHĐT và HSMT 30 2 Phê duyệt KHĐT và HSMT 10 3 Thông báo mời thầu 3 4 Phát hành HSMT 20 5 Nhận HSDT 20 6 Mở thầu 1 7 Đánh giá HSDT 40 8 Thẩm định KQĐT 10 9 Phê duyệt KQĐT 10 10 Công bố thắng thầu 14 11 Bảo lãnh thực hiện HĐ 15 12 Ký hợp đồng 14 13 Tổng thời gian thực hiện 187 (nguồn: Phòng dự án 1) Đây mới chỉ là quy định chung về tiến độ cho tất cả các tuyến đường của dự án, và mới chỉ là dự kiến. Trên thực tế hoạt động đấu thầu thường diễn ra từ 3-5 tháng, có nghĩa là nhanh hơn tiến độ đã định hoặc do tiến độ lập không sát với thực tế. Nguyên nhân của sự sai lệch là do mỗi một gói thầu có những đặc điểm khác nhau nên thời gian đấu thầu cũng khác nhau, nên trên đây là kế hoạch tiến độ chung cho tất cả các gói thầu. Trước kia hoạt động đấu thầu cũng có khi bị chậm so với tiến độ là do Ban quản lý chưa xác định rõ các bước cần thực hiện, nội dung thực hiện các bước nên dẫn đến chậm tiến độ trong quá trình: lập KHĐT và HSMT, đánh giá HSDT, và trình phê duyệt kết quả đấu thầu hoặc do nhà thầu thắng thầu không nộp bảo lãnh thực hiện hợp đồng dẫn đến có trường hợp phải tổ chức đấu thầu lại. Để đảm bảo tiến độ PMU5 tiến hành các công tác: Tổ chức đấu thầu dưới hình thức danh sách ngắn đối với các gói thầu mua sắm hàng hoá Tiến hành chỉ định thầu đối với các gói thầu tư vấn Quy định rõ phương thức đấu thầu là : đấu thầu 1 túi hồ sơ. Xây dựng thang chấm điểm chi tiết cho công tác chấm thầu Điều này góp phần đáng kể vào việc đảm bảo tiến độ thực hiên dự án.Đối với dự án Nâng cấp tỉnh lộ tính cho đến nay đã tổ chức được: Gói thầu xây lắp :17 gói thầu của SP1, 78 gói thầu của SP2, 9 gói thầu của SP3, tổng cộng là 104 gói thầu Gói thầu cung cấp thiết bị: 5 gói thầu. Giám sát tiến độ trong quá trình GPMB và tái định cư: Do đặc điểm của các dự án phát triển mạng lưới giao thông đó là : phạm vi dự án lớn, điều này đồng nghĩa với việc khi thi công cần phải có một diện tích mặt bằng đảm bảo yêu cầu kỹ thuật cũng như thiết kế kỹ thuật thi công đưa ra. Như vậy trong quá trình thực hiện dự án không thể tránh khỏi việc GPMB và tái định cư cho nhân dân xung quanh. Công tác GPMB và tái định cư là một trong các công việc quan trọng của quá trình thực hiện dự án và chiếm thời gian khá dài. Vì vậy cần phải giám sát tiến độ GPMB của các dự án. Giám sát tiến độ GPMB của dự án được thực hiện bởi tư vấn giám sát, phòng dự án 1- PMU5 và bộ phận giám sát thi công trực tiếp. Theo đó việc GPMB trước hết cần phải lập KH GPMB để qua đó có biện pháp quản lý. Kế hoạch GPMB và tái định cư sẽ được tư vấn lập trên cơ sỏ những yêu cầu về kỹ thuật (diện tích mặt đường…) và trong đó quy định rõ thời gian GPMB, chi phí GPMB, kế hoạch tái định cư cho dân cư xung quanh. Hiện tại chỉ có dự an Nâng cấp tỉnh lộ đang thực hiện, đối với dự án này thì KH GPMB (RP) phải được ADB phê duyệt và được tư vấn IMO thẩm tra lại thì mới được tiến hành trao thầu. Do đó quá trình lập KH GPMB cần phải lập thật đầy đủ chi tiết để tránh việc phải lập lại làm chậm đến tiến độ chung. Sau khi KH GPMB được chấp thuận thì phía thi công( nhà thầu ) mới được tiến hành GPMB. Quá trình GPMB phải đảm bảo thực hiện theo đúng tiến độ đã định và theo đúng yêu cầu về kỹ thuật đã đưa ra trong TKKTTC. Mặc dù KHGPMB được lập một cách chi tiết nhưng quá trình GPMB vẫn bị chậm tiến độ nguyên nhân chủ yếu do: Các hộ dân trong phạm vi GPMB không chịu di dời Mức đền bù còn chưa hợp lý, thoả đáng. Chưa có kế hoạch tái định cư rõ ràng Sai sót do lỗi của TKKTTC Tư vấn giám sát chưa thực hiện đầy đủ nhiệm vụ của mình Chưa có sự phối hợp giữa PMU5 với chính quyền địa phương trong quá trình GPMB Chưa có những biện pháp cưỡng chế đối với những hộ không di dời. Vì vậy tính cho đến thời điểm này thì công tác GPMB cho tất cả các tuyến đường chưa được thực hiện xong mặc dù dự án đã thực hiện đươc 4 năm. Cho đến nay mới chỉ có 9 tuyến mẫu của SP1 đã hoàn thành xong GPMB và tái định cư, IMO mới phê duyệt RP 36/38 tuyến thuộc SP2 trình ADB, và mới trình RP sang ADB 12/14 tuyến thuộc SP3 và được ADB chấp nhận 5 tuyến. Điều này cho thấy tiến độ GPMB là quá chậm, đặt ra một yêu cầu là cần phải quản lý tiến độ trong quá trình GPMB như thế nào để đảm bảo tiến độ. Bởi sự chậm trễ trong GPMB ảnh hưởng không nhỏ đến tiến độ chung của toàn dự án , làm cho dự án chậm đến nay phải xin điều chỉnh lại tiến độ đến năm 2009 trong khi tiến độ ban đầu là dự án kết thúc vào năm 2006. Có nghĩa là chậm mất 3 năm tương đương với 175%. Nguyên nhân của điều này chủ yếu do công tác GPMB còn quá yếu, quản lý GPMB chưa thực sự đem lại hiệu quả cao. Có thể kết luận như vậy vì hiện nay mới chỉ có 9 tuyến mẫu thuộc SP1 đã hoàn thành xong, bàn giao cho đơn vị khai thác và 36 tuyến thuộc SP2 mới bắt tay vào thi công từ quý II/2006, trong khi SP3 chưa thi công tuyến đường nào. Do đó để quản lý tiến độ GPMB tốt PMU5 đã đưa ra các biện pháp: Tăng cường giám sát của tư vấn giám sát thực hiện Tăng cường trách nhiệm của tư vấn giám sát đối với việc đảm bảo tiến độ Phối hợp với chính quyền địa phương nơi có dự án để giải quyết các vướng mắc liên quan đến di dời hộ dân xung quanh Có phương án tái định cư cụ thể cho các hộ dân Đề trình lên CP về việc thay đổi đơn giá đền bù để từ đó đưa ra mức đền bù hợp lý cho các hộ dân. Tham gia vào hoạt động quản lý giám sát tiến độ thực hiện… Giám sát tiến độ thi công hạng mục, công trình: Việc giám sát tiến độ thi công các hạng mục công trình đã được thực hiện ngay từ lúc tổ chức đấu thầu. Tiêu chí để đánh giá các nhà thầu xây lắp có bao gồm việc đáp ứng tiến độ trong kế hoạch, thang điểm dành cho đảm bảo tiến độ thực hiện là 20/100. Như vậy ngay từ đầu PMU5 đã chú trọng đến quản lý tiến độ thi công các gói thầu. Do các gói thầu được thực hiện tạI nhiều tỉnh khác nhau nên để có thể giám sát tiến độ một cách chặt chẽ PMU5 phốI hợp cùng các PPMU tạI các tỉnh, địa phương và thuê tư vấn giám sát để có thể quản lý tiến độ đảm bảo tiến độ thực hiện của dự án. Các PPMU và tư vấn giám sát sẽ tiến hành theo dõi quá trình thực hiện các gói thầu của các tuyến đường và báo cáo lên cho PMU5 quản lý và tổng hợp. Giám sát tiến độ thi công được PMU5 thực hiện thông qua việc so sánh kế hoạch với khối lượng thực hiện. Hàng tháng các cấp, các tỉnh phải báo cáo tình hình thực hiện dự án để PMU5 đánh giá và đưa ra những yêu cầu và biện pháp thực hiện. Báo cáo tiến độ được lập hàng tháng giúp cho việc quản lý trở nên dễ dàng hơn, bởi khi đó việc chậm tiến độ thực hiện có thể xử lý được bằng cách đẩy nhanh các công việc của tháng sau. Việc so sánh tiến độ thực hiện thực tế vớI tiến độ trong kế hoạch được thực hiện bằng các phần mềm máy tính hỗ trợ quản lý như phần mềm Microsoft Project. Thông qua đó thấy ngay được sự chênh lệch về thờI gian thực hiện cũng như tiến độ thực tế so vớI kế hoạch như thế nào. Để có thể đảm bảo được tiến độ thực hiện một cách chặt chẽ ngay trong hợp đồng ký kết vớI giữa Nhà thầu và PMU5 có các điều khoản yêu cầu nhà thầu phảI đăng ký tiến độ từng phần và nều chậm tiến độ sẽ phảI chịu phạt : thông thường mức phạt là mỗI tuần chậm tiến độ phạt 0.1% giá trị hạng mục. Bên cạnh đó PMU5 cũng tiến hành các hoạt động để xác định rõ nguyên nhân gây ra sự chậm trễ qua đó rút kinh nghiệm cho các nhà thầu khác cũng như cho chính mình trong quá trình quản lý. Các nguyên nhân do chậm tiến độ thi công thường do : Sự thay đổI của chính sách nhà nước Điều kiện tự nhiên không thể thi công được Nhân công thực hiện chưa đảm bảo Thay đổI TKKT và TDT Quá trình thi công không đảm bảo chất lượng hoặc theo TKKT phảI phá đi làm lạI … Ví dụ : Trong dự án Nâng cấp tỉnh lộ (ADB) theo báo cáo đánh giá giám sát của Phòng dự án 1 thì tình hình thi công các tiểu dự án so vớI tiến độ như sau: Tiểu dự án 1: (9 tuyến mẫu) theo tiến độ kế hoạch thì đến quý II và quý III/ 2004 hoàn thành, nhưng do điều kiện thờI tiết mưa nhiều, tư vấn giám sát huy động chậm 2 tháng và nhà thầu trong nước mớI làm quen vớI các thủ tục của ADB nên đến T2/2006 mớI hoàn thành và bàn giao 9/9 tuyến cho địa phương quản lý, đôn đốc các nhà thầu hoàn thiện khốI lượng cuối cùng để thanh quyết toán Tiểu dự án 2(38 tuyến): theo tiến độ toàn bộ tiểu dự án 2 sẽ phảI khởI công và hoàn thành vào quý IV/2005 và quý I/2006 . Nhưng do chính sách của Nhà nước có một số thay đổI đặc biệt là Nghị định 16 ra đờI phảI đợI nhiều thông tư hướng dẫn nên dự án bị chậm khoảng 6 tháng. Dự kiến tiểu dự án sẽ thi công và hoàn thành vào quý II/2006 đến quý II/2007. Đến nay đã thực hiện được các công việc : + Báo cáo nghiên cứu khả thi đã duyệt 38/38 tuyến + TKKT-TC đã duyệt 38/38 tuyến + Tổ chức đấu thầu được 36/38 tuyến +GPMB: RP đã được ADB chấp thuận 38/38 tuyến Tiểu dự án 3: :gồm 30 tuyến đang triển khai lập F/S , đã trình 16 tuyến và Bộ đã duyệt 14 tuyến, tổ chức đấu thầu xong 2 tuyến . Dự kiến quý IV/2006 xong F/S và TKKT các tuyến còn lạI. tổ chức đấu thầu cuốI quý IV/2006 và thi công hoàn thành vào quý II/2008.Về GPMB : đã trình RP sang ADB 12/14 tuyến đã duyệt F/S. Trên cơ sở những đánh giá đó PMU5 tiến hành phân tích nguyên nhân dẫn đến chậm trễ tiến độ của dự án: Chậm từ khâu lập F/S, thiết kế KTTC vì các công ty tư vấn địa phương vớI trình độ không đồng đều lạI chịu sự tác động từ phía tỉnh yêu cầu thay đổI quy mô . Do đó dự án được triển khai 51 tháng nhưng mớI thực hiện được 50% GTKL công việc Công tác GPMB của các địa phương rất chậm do chính sách, đơn giá thay đổI, nhân dân chờ UBND tỉnh ban hành đơn giá ĐB mớI cho kiểm kê tài sản lập KH GPMB trình ADB , sau khi trả tiền đền bù phảI thuê tư vấn giám sát việc trả tiền đền bù , báo cao ADB đã hoàn thành công tác GPMB mớI chấp thuận cho khởI công (chậm trung bình từ 3-5 tháng) Việc chấp thuận HĐ xây lắp của nhà tài trợ đốI vớI một số HD chậm, có HĐ chậm 3 tháng DA được lập từ năm 2001 vớI suất đầu tư tính cho 1km đường cấp IV và cấp V bình quân khoảng 40.000USD theo giá năm 2001, đến nay chế độ chính sách thay đổI cụ thể là TT03/BXD điều chỉnh chi phí nhân công và chi phí máy, thực hiện từ tháng 10/2004, việc tính thuế cho dự án nguồn vốn thuộc nguồn vốn đốI ứng bị thiếu, hơn nữa thực hiện TT120 /BTC về điều chỉnh thuế GTGT từ 5% lên 10% thực hiện từ năm 2004, điều chỉnh mức lương tốI thiểu từ 290.000 lên 350.000 và lên 450.000 (tổng cộng có 4 sự thay đổI làm tăng TMDT từ15%-20%)như vậy nếu thực hiện theo quy mô của dự án (đầu tư khoảng 181km). TMDT dự án dự kiến là 114,19 tr USD (vốn ADB: 80 tr USD, vốn đốI ứng : 34.19 tr USD) theo văn bản số 7723/BGTVT-KHDT ngày 11/12/2006 của Bộ GTVT. Đây là một trong những yếu tố làm chậm tiến độ của TDA2 và TDA3 Mặt khác, một số địa phương khi triển khai thực hiện dự án có yêu cầu điều chỉnh quy mô, điều chỉnh tuyến đường làm thờI gian lập F/S của các tuyến đường bị kéo dài mất thờI gian đợI báo cáo cấp t._.lãnh đạo ban. Các dự án được thực hiện phải đảm bảo thực hiện theo đúng quy trình xin cấp phép đầu tư và đúng quy định của Luật đầu tư 2006 và quá trình thực hiện cần đảm bảo đúng quy định của Luật xây dựng 2005 và Luật đấu thầu 2006 Tiến hành thanh quyết toán các công trình, gói thầu đã hoàn thành trên cơ sở công tác thanh tra kiểm tra quá trình thực hiện đầu tư xây dựng và giá trị quyết toán nhằm đảm bảo thực hiện theo đúng chính sách của nhà nước, chống thất thoát lãng phí. Tiến hành lập kế hoạch ngân sách hàng năm trình Bộ Giao thông vận tải để Bộ có kế hoạch bố trí ngân sách phù hợp. Hạn chế nguyên nhân chậm tiến độ thực hiện công trình do thiếu vốn. Trên cơ sở những mặt còn hạn chế, yếu kém rút ra bài học kinh nghiệm để thực hiện tốt nhiệm vụ được giao Đảm bảo là lực lượng đi đầu trong công tác phòng chống thất thoát, lãng phí trong đầu tư xây dựng cơ bản do Đảng và Nhà nước đề ra. Với phương hướng đặt ra trong thời gian tới Ban quản lý dự án 5cần phải có một sự cố gắng và tập trung cao độ để có thể hoàn thành tốt nhất nhiệm vụ được giao. II. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ TẠI BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN 5- BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI 1. Giải pháp về công nghệ Công tác quản lý một dự án đòi hỏi người quản lý dự án phải luôn giám sát quá trình thực hiện của dự án một cách sát sao, chặt chẽ để từ đó mới đảm bảo được tiến độ dự án, đảm bảo chi phí và chất lượng của dự án. Các dự án đầu tư phát triển cơ sở hạ tầng hiện nay do Ban quản lý dự án 5 quản lý là những dự án với quy mô vốn lớn, phân chia thành nhiều gói thầu và mỗi gói thầu lại có một yêu cầu về chất lượng, tiến độ cũng như giá trị khác nhau. Vì vậy công tác quản lý muốn đạt được hiệu quả cao cần áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật. Với sự phát triển của công nghệ ngày nay công tác quản lý có thể hiệu quả hơn nhờ các phần mềm hỗ trợ quản lý như : Microsoft Excel, Microsoft Project … để có thể cập nhật về tiến độ thực hiện dự án cũng như tính toán các chi phí thực hiện của dự án. Qua đó nhà quản lý sẽ thấy được tiến độ, chi phí thực hiện dự án đến giai đoạn nào và có những quyết định, biện pháp quản lý thích hợp áp dụng cho từng giai đoạn đó. Vì vậy việc áp dụng khoa học công nghê vào trong quản lý sẽ giúp nâng cao hiệu quả quản lý và từ đó nâng cao hiệu quả đầu tư của dự án. 2. Giải pháp về phát triển nguồn nhân lực Xuất phát từ thực trạng hiện nay của Ban, đó là tình trạng thiếu cán bộ để thực hiện dự án. Các cán bộ của Ban hiện tại phải thực hiện nhiều công việc, phụ trách nhiều dự án. Điều này đã buộc Ban không thể thực hiện đầy đủ các công việc của một ban quản lý dự án như: lập dự án, lập hồ sơ mời thầu, chất lượng của công tác quản lý dự án có phần bị hạn chế. Đội ngũ cán bộ không có thời gian để bổ sung kiến thức, tự hoàn thiện mình. Do vậy, trong thời gian tới, Ban cần được bổ sung thêm nhân sự mới, đồng thời với số cán bộ hiện đang ký hợp đồng ngắn hạn cần chuyển sang ký hợp đồng dài hạn nếu thấy họ làm được việc. Điều này có tác dụng: Thứ nhất, việc bổ sung người mới sẽ giúp san sẻ bớt số dự án mà mỗi cán bộ phụ trách. Từ đó, họ sẽ có thêm thời gian để tập trung quản lý các dự án, cũng như có thời gian để học hỏi, nâng cao nghiệp vụ của mình. Thứ hai, các cán bộ ký hợp đồng ngắn hạn( 03 tháng) thường sẽ có tâm lý không yên tâm. Do vậy, nếu họ là những người làm việc có hiệu quả, sau một thời gian, nên ký hợp đồng dài hạn hơn với họ, trước mắt là 01 năm, như vậy,các cán bộ này sẽ yên tâm công tác hơn. Đồng thời, do tính chất công việc có nhiều dự án thời gian thực hiện chỉ từ 02-03 tháng cho đến 01 năm, nên nếu ký hợp đồng 03 tháng, khi đó họ không ký tiếp sẽ làm cho dự án phải chuyển giao cho cán bộ khác, việc thực hiện dự án sẽ bị đứt mạch, rất dễ dẫn đến không đảm bảo chất lượng. Để phát triển nguồn nhân lực hiện nay của Ban thì cần tiến hành công tác đào tạo con người. Trong điều kiện nền kinh tế nước ta hiện nay đang phát triển với tốc độ nhanh, hệ thống luật pháp có nhiều biến động, nhiều lý thuyết kinh tế, kỹ thuật, quản lý mới được đưa vào nước ta. Do vậy, nó đòi hỏi các cán bộ của Ban phải không ngừng học tập, trao dồi, nâng cao kỹ năng, nghiệp vụ. Đồng thời để đảm đương được các công việc mới như lập dự án, lập hồ sơ mời thầu,.v.v. không còn cách nào khác là các cán bộ trong Ban phải tiếp tục học tập. Muốn vậy , Ban cần tạo điều kiện cho các cán bộ bằng cách: Liên lạc với các cơ sở đào tạo, tổ chức đào tạo ngoài giờ làm việc. Tổ chức các buổi sinh hoạt, nói chuyện để trao đổi kinh nghiệm công tác. Cử cán bộ đi học các khoá đào tạo chuyên sâu. Phát tài liệu đào tạo cho các cán bộ tự nghiên cứu tại nhà.v.v. Khi thực hiện được điều này, không những giải quyết được tức thời các tồn tại như chưa có cán bộ có kỹ năng lập dự án, lập hồ sơ mời thầu, bổ sung cho cán bộ các kỹ năng, kỹ thuật quản lý dự án mà còn nâng cao hiệu quả quản lý dự án thể hiện qua việc thực hiện các công việc được đảm bảo đúng tiến độ. Bởi ta biết rằng, không thể tuyển ngay một lúc tất cả người mới để thực hiện các công việc trên. Việc đào tạo cán bộ tại chỗ sẽ giải quyết các vấn đề trên với chi phí thấp, đem lại hiệu quả cao, không làm xáo trông công việc của Ban. Công tác này cũng được chú trọng trong các quá trình thực hiện dự án. Theo đó một khoản chi phí được tách ra từ tổng mức đầu tư để nâng cao năng lực thể chế cũng như năng lực của cán bộ nhân viên của Ban, chi phí này được gọi là chi phí nâng cao năng lực thể chế của Ban quản lý và Bộ Giao thông vận tải chiếm khoảng 1% tổng mức đầu tư. Ngoài ra để phát triển nguồn nhân lực hiện có của Ban thì Ban quản lý dự án 5 cần áp dụng các chính sách về khen thưởng, các chế độ đãi ngộ như bổ nhiệm chức vụ, …đối với những cá nhân hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao để làm động lực cho cán bộ nhân viên toàn ban phấn đấu, tạo ra không khí làm việc thi đua. Và không thể thiếu được việc sắp xếp vị trí làm việc của cán bộ nhân viên đúng với chuyên môn của họ. 3. Giải pháp cho quản lý tiến độ Thời gian là một trong ba mục tiêu quan trọng nhất mà quản lý cần thực hiện. Công tác quản lý tiến độ diễn ra trong suốt quá trình thực hiện của dự án, là một quá trình gắn với sự hình thành và kết thúc dự án. Vì vậy quản lý tiến độ là một công tác hết sức quan trọng. Nhận thức rõ được yêu cầu đó, Ban quản lý dự án 5 đã đưa ra những biện pháp để đảm bảo thực hiện đúng tiến độ các hạng mục, công trình. Mặc dù vậy trong quá trình quản lý không tránh được những sai sót và hạn chế. Điều này thể hiện đó là dự án tỉnh lộ ADB phải xin kéo dài thời gian thực hiện so với dự kiến ban đầu 3 năm : năm kết thúc dự kiến : 2006, năm kết thúc kéo dài:2009. Sở dĩ như vậy là do khâu quản lý tiến độ còn chưa chặt chẽ, công tác giám sát chưa thường xuyên dẫn đến chậm kế hoạch tiến độ đã định . Để rút kinh nghiệm cho những vấn đề còn tồn tại trong thời gian qua quản lý cần phải thực hiện chấn chỉnh công tác quản lý dự án của mình bằng các biện pháp sau: - Phân tích, lựa chọn kỹ lưỡng các phương án trước khi tiến hành lựa chọn. - Đề nghị đẩy nhanh tiến độ trình duyệt. - Bổ xung cán bộ tham gia quản lý dự án và phân công công việc rõ ràng cho từng thành viên. - Lập kế hoạch chi tiết cho dự án và phải đảm bảo thực hiện đúng như trong kế hoạch. Trong kế hoạch, cần xác định rõ những vấn đề sau để tạo điều kiện cho quản lý tiến độ. Xác định các công việc đồng thời khi có thể được Xác định các công việc cần ưu tiên, các công việc cần ưu tien là những công việc nằm trên đuờng găng. Trách nhiệm của từng cán bộ, của nhà thầu trong việc quản lý tiến độ mà mình phụ trách. - Cần phải kết hợp kế hoạch với công tác dự báo. Công tác dự báo là yếu tố quan trọng trong việc lập kế hoạch, trong đó phải lường trước được các yếu tố rủi ro có thể gây ra sự chậm trễ của dự án. Các rủi ro này có thể xác định từ những dự án trước hoặc được xác định do việc phân tích môi trường. Tính toán tất cả các yếu tố rủi ro, tiến độ dự án sẽ được dự tính một cách chính xác hơn. - Lập kế hoạch điều phối nguồn nhân lực. - Yêu cầu đơn vị thi công các công trình, các hạng mục lập tiến độ, lập kế hoạch điều phối nguồn nhân lực. - Tăng cường giám sát đơn vị thi công và tư vấn giám sát. Trong việc giám sát thi công, cần chỉ rõ trách nhiệm giám sát của đơn vị thiết kế để khi có sự cố xảy ra thì việc giải quyết được kịp thời; không để chậm trễ tiến độ dự án. - Tổ chức họp hàng tháng với các bên gồm: ban quản lý dự án, tư vấn giám sát, đơn vị thi công. - Tổ chức nghiệm thu công trình ngay khi công trình hoàn thành. - Bàn giao ngay sau khi đã tiến hành nghiệm thu. - Yêu cầu đơn vị thi công, nhà thầu cung cấp vật tư thiết bị đảm bảo tiến độ cung cấp vật tư thiết bị. - Để đảm bảo tiến độ nàm trong tầm kiểm soát, Ban quản lý dự án 5 cần xác định các công việc sẽ triển khai theo kế hoạch là như thế nào; đã thực hiện theo đúng nguyên tắc là thực hiện các công việc đồng thời khi có thể được hay không. Hợp đồng ký kết với các đơn vị thi công cũng cần được phòng Kế hoạch xem xét và nghiên cứu kỹ vì đây là cơ sở cho việc kiểm tra tiến độ tại đơn vị thi công. Trong hợp đồng cần chỉ rõ quyền hạn, trách nhiệm và phạm vi của cán bộ giám sát và tiến độ cụ thể từng phần công việc của hạng mục. Hợp đồng cũng cần phải chỉ rõ trách nhiệm của đơn vị thi công khi hạng mục chậm tiến độ. Nếu nhà thầu chậm tiến độ làm chậm ngày giao tàu thì nhà thầu phải chịu phạt một mức tiền theo tính toán do chậm tiến độ gây ra( lãi suất vốn vay, chi phí cơ hội…) 4. Giải pháp cho quản lý chi phí Công tác quản lý chi phí được giao cho phòng tài chính kế toán kết hợp với phòng dự án 1 tiến hành quản lý các chi phí của dự án. Để thực hiện đúng chủ trương của nhà nước về chống thất thoát và lãng phí trong công tác quản lý dự án đầu tư phát triển, Ban quản lý dự án 5 đang từng bước hoàn thiện công tác quản lý đặc biệt là công tác quản lý chi phí trong suốt quá trình thực hiện dự án. Điều này gặp không ít những khó khăn trong công tác quản lý chi phí. Ban quản lý cần thực hiện một số biện pháp sau: - Cử một số cán bộ phòng tài chính kế toán đặt trụ sở tại trụ sở nhà điều hành dự án Khu dịch vụ và đô thị Khu công nghiệp Tiên Sơn. - Lập kế hoạch chi phí chi tiết và tổng thể của toàn bộ các dự án. - Lập chi phí định mức công trình phải chính xác. - Đảm bảo tiến dộ công trình. - Đảm bảo thi công công trình đúng chất lượng cà đúng thiết kế. - Quản lý chặt chẽ các phương tiện quản lý dự án: - Lập chi phí chi tiết mức tiêu hao vật liệu và nguyên liệu tham gia thi công. - Kiểm tra các đơn giá. - Kiểm tra khối lượng thi công các hạng mục công trình. - Kiểm tra bản tiên lượng trước khi xuất vật tư thiết bị đưa vào thi công. - Thực hiện tiết kiệm vật tư thiết bị và chi phí quản lý dự án. 5. Giải pháp cho quản lý chất lượng Để quản lý chất lượng của dự án được tốt thì ngay trong quá trình lập dự án, các phương án thiết kế, các biện pháp thi công, các giải pháp về kỹ thuật phải đảm bảo chất lượng và phù hợp với hiện trạng công trình. Để làm được điều đó ban quản lý cần thực hiện các công việc sau: - Lựa chọn tư vấn lập dự án có đủ năng lực và kinh nghiệm. - Lưa chọn đơn vị thẩm định có kinh nghiệm và năng lực. - Giám sát quá trình khảo sát thiết kế. Sau khi đảm bảo chất lượng của dự án thì công việc còn lại của ban quản lý là giám sát nhà thầu thi công công trình và giám sát tư vấn giám sát. - Tăng cường giám sát đơn vị thi công và tư vấn giám sát. - Có mặt thường xuyên tại công trình, hạng mục đang thi công và chuẩn bị thi công. - Kiểm ta lại báo cáo tuần của tư vấn giám sát, bản vẽ hoàn công. - Kiểm tra lại kết quả nghiệm thu, kết quả thẩm định chất lượng công trình. - Kiểm tra lại các thủ tục, chứng chỉ chất lượng vật tư thiết bị. - Kiểm tra sự chuẩn bị thi công các hạng mục mới và hạng mục tiếp theo. - Trang bị đầy đủ phương tiện quản lý. Cơ quan tư vấn thiết kế cần lập thiết kế đúng đắn và đầy đủ, dự toán cần tính khối lượng chính xác, lắp giá đúng quy định. Cơ quan thẩm định thiết kế-tổng dự toán cần phải kiểm tra dự toán kỹ hơn cả về phần khối lượng và áp giá vật tư. Cơ quan tư vấn giám sát phải có trách nhiệm cao hơn và cần được quy định bằng luật pháp để thực hiện việc giám sát chủ động đúng thiết kế. Ban quản lý dự án 5 cần được tập huấn để nắm vững các nguyên tắc, quy chế, quy định cơ bản nhất trong công tác quản lý đầu tư . Với sự quán triệt công tác quản lý chất lượng như trên quản lý dự án sẽ đảm bảo được chất lượng công trình và hoàn thành chỉ tiêu và nhiệm vụ được giao. 6. Một số giải pháp khác Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác GPMB Trong thời gian tới để công tác giải phóng mặt bằng đạt được hiệu quả hơn nữa, không để xảy ra tình trạng dự án bị chậm vì giải phóng mặt bằng, cần thực hiện những giải pháp sau: Giải pháp thứ nhất, Ban quản lý dự án 5 cần phối hợp một cách chủ động, chặt chẽ với chính quyền địa phương,các cấp, đoàn thể để tổ chức tuyên truyền, giáo dục về chủ trương, chính sách, chế độ cho người dân trong diện di dời. Xuất phát từ thực trạng, đa phần người dân chưa có hiểu biết cần thiết về chế độ, chính sách, và thủ tục đền bù giải phóng mặt bằng. Điều này đã dẫn đến, khi tiến hành đền bù, giải phóng mặt bằng, người dân thường thực hiện không đúng trình tự hoặc không chuẩn bị những hồ sơ cần thiết, có khi lại có những yêu cầu phi lý. Khi thực hiện tốt công tác giáo dục, tuyên truyền, người dân sẽ tự giác thực hiện, giúp cho công việc của cán bộ giải phóng mặt bằng thực hiện nhanh chóng. Chấm dứt tình trạng lộn xộn, khiếu kiện vượt cấp. Giải pháp thứ hai, trong quá trình thực hiện giải phóng mặt bằng, rất cần có sự phối hợp giữa các cơ quan, ban ngành, chính quyền địa phương. Thực tế trong những năm qua đã chứng tỏ, những nơi nào, có sự phối hợp đồng bộ, chặt chẽ giữa các cơ quan chức năng thì nơi đó công tác giải phóng mặt bằng sẽ đạt hiệu quả cao. Ngược lại, nơi nào, sự phối hợp lỏng lẻo thì công tác giải phóng mặt bằng gặp nhiều khó khăn. Nếu có sự phối hợp tốt, Ban quản lý dự án 5 sẽ có được những thông tin chính xác hơn về hiện trạng đất đai tại khu vực có giải phóng mặt bằng. Từ đó, đưa ra những phương án đền bù chính xác, hợp lý. Đồng thời, chính quyền địa phương sẽ cung cấp kịp thời những ý kiến phản hồi từ người dân tới Ban. Khi tiến hành giải phóng mặt bằng, sự phối hợp đồng bộ, kịp thời giữa các cơ quan hữu quan sẽ tránh được tình trạng một số hộ dân chê ỳ, bất hợp tác, thậm chí chống người thi hành công vụ.v.v. đảm bảo công tác giải phóng mặt bằng diễn ra suôn sẻ. Một nguyên nhân nữa cũng dẫn đến tình trạng vướng mắc trong công tác giải phóng mặt bằng đó là việc chính sách bồi thường, hỗ trợ, tái định cư còn chưa thật ổn định, hay thay đổi. Trong thời gian chưa đầy 10 năm đã có nhiều văn bản pháp quy được ban hành, nhiều bộ luật được sửa đổi chẳng hạn như: Luật đất đai, Luật xây dựng, Nghị định 197/2004/NĐ-CP thay cho Nghị định 22/1998/NĐ-CP, Quyết định 26/2005/QĐ-UB thay cho Quyết định 5311/2004/QĐ-UB.v.v. Vẫn biết là chúng ta đang trong thời gian xây dựng và hoàn thiện hệ thống luật pháp, những văn bản mới có tính ưu việt hơn những văn bản cũ. Song, khi có tin sắp ban hành các quy định mới thì hệ quả tất yếu là các dự án giải phóng mặt bằng ở tại thời điểm đấy luôn bị đình trệ. Do vậy, trong thời gian tới Quốc hội, Chính phủ và UBND các cấp khi ban hành các văn bản pháp luật trong lĩnh vực bồi thường, hỗ trợ và tái định cư cần rà soát kỹ lại các văn bản hiện hành để tránh tình trạng chồng chéo, mâu thuẫn. Văn bản mới nhất thiết phải ưu việt hơn văn bản cũ. Khi ban hành cần hướng dẫn rõ, tính đến những dự án trong thời gian chuyển tiếp. Tốt nhất, nếu văn bản mới quy định bồi thường cao hơn văn bản cũ, cho phép bổ sung kinh phí bồi thường đối với các hộ trong diện di dời để mức bồi thường đạt bằng mức được quy định trong văn bản mới. Có vậy, người dân mới yên tâm và nhanh chóng di dời do được lời về tài chính, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho công tác giải phóng mặt bằng. Giải pháp thứ ba, hoàn thiện quy trình thực hiện giải phóng mặt bằng. Quy trình hiện nay thực hiện bồi thường trước rồi mới tái định cư cho người dân sau. Điều này tỏ ra không hợp lý. Do tâm lý người dân muốn được an cư, ổn định về cuộc sống cho nên, khi tiến hành giải toả rồi mới lo cho họ chỗ ở, người dân sẽ cảm thấy bất an, họ sẽ chần chừ, nán lại nơi ở cũ. Điều này thường xảy ra với các gia đình có thu nhập thấp, công ăn việc làm không ổn định, sống dựa vào cửa hàng ở nhà. Vì vậy, khi người dân được đảm bảo chỗ ở ngay khi tiến hành giải toả thì chắc chắn họ sẽ an tâm hơn. Đảm bảo rằng, họ sẽ chấp hành đúng và nhanh quyết định của cơ quan quản lý. Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác đấu thầu Để nâng cao hiệu quả công tác đấu thầu Ban quản lý dự án áp dụng các biện pháp sau: - Nắm vững những quy định của nhà nước về quy chế quản lý đầu tư và quy chế đấu thầu. - Việc phân chia dự án thành các gói thầu phải đảm bảo tính cạnh tranh, gói thầu không quá lớn hay quá nhỏ. - Thu thập thông tin chính xác về các nhà thầu dự thầu - Trong quá trình lập hồ sơ mời thầu cần thực hiện các công việc: Lựa chọn đặc tính kỹ thuật của gói thầu và các điều kiện kèm theo: phụ tùng thay thế, chế độ bảo hành, phương thức thanh toán, tiến độ thực hiện gói thầu. Chuyển giao kỹ thuật. - Đưa ra tiêu chí đánh giá Hồ sơ dự thầu đúng đắn nhất, sát với thực tế - Tránh hiện tượng thông thầu trong quá trình tổ chức đấu thầu - Kết hợp với Bộ Giao thông vận tải, các PPMU, và các ban ngành địa phương, Ban quản lý dự án 5 thực hiện kế hoạch nhằm nâng cao sự công bằng minh bạch của công tác đấu thầu của dự án GTNT 3 - Trên cơ sở kế hoạch đó áp dụng cho tất cả các dự án đang thực hiện Bảng: Kế hoạch nâng cao sự công bằng, minh bạch của công tác đấu thầu Chủ đề Hành động Thời điểm phải thực hiện Cơ quan chịu trách nhiệm thực hiện/phương thức thực hiện NÂNG CAO KIẾN THỨC VÀ NHẬN THỨC VỀ ĐẤU THẦU VÀ XÂY DỰNG NĂNG LỰC 1. Nâng cao kiến thức và nhận thức cho cán bộ quản lý dự án, nhà thầu và cộng đồng/người hưởng lợi Tập huấn cho cán bộ đấu thầu về cách phát hiện và giải quyết hiện tượng thông thầu (Xem Phụ lục 1: Những dấu hiệu để phát hiện sự thông thầu). Bộ GTVT sao chụp và gửi cho các PMU5/các PPMU toàn bộ các báo cáo và biện pháp xử phạt hiện tượng thông thầu tại dự án GTNT2. Người hưởng lợi từ dự án phải được phép cử đại diện tham dự buổi mở thầu Kết quả trúng thầu phải được dán công khai bên ngoài trụ sở các PPMU. Tổ chức các hội thảo phổ biến thông tin cho các nhà thầu và cộng đồng/người hưởng lợi từ dự án. Công bố mọi hình thức xử phạt nhà thầu do thông thầu trên một tờ báo địa phương/trang web/bản tin của Bộ KHĐT và tại những địa điểm công cộng. Trước khi Hiệp định có hiệu lực và tiếp tục thực hiện trong suốt quá trình thực hiện dự án. Trước khi Hiệp định có hiệu lực. Thực hiện trong suốt quá trình thực hiện dự án. Trong suốt quá trình thực hiện dự án Trong suốt quá trình thực hiện dự án. Trong suốt quá trình thực hiện dự án. WB/cán bộ thanh tra đã có kinh nghiệm tham gia dự án GTNT2. Bộ GTVT Được đưa thành quy định trong Sổ tay điều hành dự án. Các PPMU/đưa thành quy định trong OM. PMU5/các PPMU PMU5/các PPMU 2. Xây dựng năng lực cho cán bộ quản lý dự án Tổ chức lớp tập huấn/hội thảo về đấu thầu cho các cán bộ quản lý dự án. Biện soạn tài liệu giới thiệu những trường hợp mẫu để các cán bộ dự án nghiên cứu tham khảo. Trước khi Hiệp định có hiệu lực và tiếp tục thực hiện trong suốt quá trình thực hiện dự án. Trước khi Hiệp định có hiệu lực và trong suốt dự án. IDA sẽ tổ chức lớp tập huấn/hội thảo trước khi Hiệp định có hiệu lực và sau đó các cơ sở đào tạo của bộ GTVT sẽ tiếp tục thực hiện trong suốt dự án. PMU5/các PPMU. Bộ GTVT CÔNG CỤ QUẢN LÝ NỘI BỘ CỦA DỰ ÁN 1. Hoàn thiện cuốn Sổ tay điều hành dự án Nghiên cứu và sửa đổi cuốn Sổ tay điều hành sao cho phù hợp với yêu cầu giám sát nhằm hạn chế hiện tượng thông thầu. Cuốn OM phải đưa ra những hướng dẫn giúp dự án phát hiện, báo cáo và giải quyết sự thông thầu, kèm theo quy định phân chia trách nhiệm rõ ràng giữa các đơn vị/cấp. Trước khi Hiệp định có hiệu lực và trong suốt dự án. PMU5, trên cơ sở tiếp thu các ý kiến nhận xét của IDA. HẠN CHẾ HIỆN TƯỢNG THÔNG ĐỒNG TRONG ĐẤU THẦU 1. Xây dựng kế hoạch đấu thầu Hạn chế tối đa việc chia nhỏ dự án thành gói thầu nhỏ, nên gộp các gói thầu nhỏ thành những gói thầu lớn để áp dụng phương pháp đấu thầu mang tính cạnh tranh hơn. Luôn ưu tiên lựa chọn phương pháp đấu thầu mang tính cạnh tranh cao. Kế hoạch đấu thầu hàng năm phải được gửi tới WB để xem xét và phê chuẩn trước khi thực hiện. Trong suốt dự án PMU5/các PPMU/các Phòng giao thông huyện/thể hiện bằng quy định trong OM 2. Thư Mời thầu Công bố thư mời thầu trên bản tin đấu thầu của bộ KHĐT/tờ báo phát hành toàn quốc. Trong Thư mời thầu phải ghi rõ những biện pháp trừng phạt sự gian lận và mua chuộc. Không hạn chế việc bán hoặc phát hành hồ sơ mời thầu và hồ sơ mời thầu phải luôn có sẵn để nhà thầu mua cho tới tận thời điểm 24 tiếng đồng hồ (WB sẽ xem xét lại quy định này) trước giờ mở thầu và bất cứ ai muốn thanh toán lệ phí hồ sơ mời thầu đều phải đuợc mua hồ sơ mời thầu. Không quy định nhà thầu phải đăng ký trước thông tin về mình trong cơ sở dữ liệu của Chính phủ. Trong suốt thời gian thực hiện dự án. PMU5/các PPMU/quy định trong OM. 3. Hồ sơ mời thầu Hồ sơ mời thầu/Thư mời chào giá phải ghi rõ điều khoản yêu cầu ứng thầu cam kết không tham gia vào việc thông thầu. Phải quy định rõ những tiêu chí hậu xét trong hồ sơ mời thầu. Hồ sơ mời thầu phải có điều khoản cho phép ứng thầu kháng nghị/khiếu nại. Hồ sơ mời thầu/Thư mời chào giá phải cập nhật những quy định mới nhất về gian lận & mua chuộc và những biện pháp trừng phạt. Trong suốt quá trình thực hiện dự án PMU5/các PPMU/quy định trong OM. 4. Nộp hồ sơ dự thầu Mọi hồ sơ dự thầu/Thư chào giá nộp trước thời điểm đóng thầu đều phải được chấp nhận và được mở. Hồ sơ mời thầu/Giá chào thầu phải được mở ngay lập tức sau thời điểm đóng thầu trước sự chứng kiến của đại diện nhà thầu và đại diện cho cộng đồng địa phương được hưởng lợi từ dự án . Trong quá trình mở thầu công khai, tên nhà thầu, giá bỏ thầu và đề xuất giảm giá, và việc có hoặc thiếu tiền bảo lãnh dự thầu, nếu có, đều phải được đọc to và được ghi vào biên bản. Biên bản mở thầu phải được ký bởi tất cả những người có mặt bao gồm mọi thành viên tổ chuyên gia xét thầu, đại diện nhà thầu và đại diện cộng đồng, và phải được nhanh chóng sao gửi tới tất cả các ứng thầu đã nộp hồ sơ dự thầu và tới tất cả đại diện cộng đồng. Bản sao biên bản mở thầu phải được dán tại một địa điểm công cộng dễ thấy ngay sau khi kết thúc lễ mở thầu và tiếp tục trong suốt 1 tháng sau khi có thông báo trúng thầu. Suốt dự án PMU5/các PPMU/qui định trong OM 5. Xét thầu Tổ chuyên gia xét thầu phải có số lượng thành viên với đủ các chuyên môn khác nhau ở mức độ hợp lý. Báo cáo xét thầu phải dành một phần ghi rõ những dấu hiệu nghi ngờ thông thầu. Khi phát hiện thấy có dấu hiệu thông thầu, tổ chuyên gia xét thầu phải sao chụp những yếu tố bị coi là thông thầu và đính kèm báo cáo xét thầu và gửi tới cấp thẩm quyền cao hơn để xem xét. Đề xuất xét trúng thầu phải ghi rõ nhận xét của tổ chuyên gia xét thầu, rằng với tất cả khả năng của mình, họ đã không phát hiện thấy bất kỳ dấu hiệu thông thầu nào trong các đơn thầu. Các thành viên của tổ xét thầu phải xác nhận rằng họ không có bất kỳ quan hệ họ hàng nào với bất kỳ nhà thầu nào và rằng họ đã tiến hành xét thầu mà không hề quan tâm đến bất kỳ yếu tố nào ngoài những tiêu chí xét thầu đã được quy định từ trước. Mọi thành viên tổ xét thầu có quan hệ với nhà thầu về mặt tài chính hoặc lợi ích kinh doanh hoặc họ hàng tính đến đời thứ 3 đều phải khai nhận mối quan hệ đó trước khi bắt đầu triển khai xét thầu và phải tự mình rút khỏi tổ chuyên gia xét thầu. Nếu không làm như vậy người đó sẽ phải chụi một hình thức xử phạt hành chính được quy định rõ trong OM. Suốt dự án PMU5/các PPMU/quy định trong OM 6. Trao thầu Hai tuần sau khi có thông báo trúng thầu, thông tin về trao thầu (kể cả tên của ứng thầu không trúng thầu và lý do họ không trúng thầu) phải được công bố trên tờ Bản tin đấu thầu của bộ KHĐT/một tờ báo được phát hành toàn quốc/trang web và dán tại một địa điểm công cộng dễ thấy trong vòng một tháng. Suốt dự án PMU5/các PPMU 7. Cơ chế tiếp nhận và xử lý khiếu nại Hồ sơ mời thầu phải xây dựng một cơ chế tiếp nhận và giải quyết khiếu nại mà không được phép dừng quá trình đấu thầu 1/4/206 PMU5/quy định trong OM KiÓm to¸n thùc hiÖn tæng hîp 1. T­ vÊn c¸ nh©n thùc hiÖn kiÓm to¸n tæng hîp KiÓm to¸n tæng hîp sÏ quan t©m cô thÓ tíi hiÖn t­îng th«ng thÇu. Bªn vay thùc hiÖn theo dâi cã hÖ thèng c¸c tr­êng hîp vi ph¹m, kh«ng tu©n thñ trong ®Êu thÇu kÌm theo c¸c biÖn ph¸p xem xÐt vµ söa ®æi phï hîp cho toµn bé. Trong toµn bé giai ®o¹n thùc hiÖn dù ¸n PMU5/PPMUs/T­ vÊn c¸ nh©n HỖ TRỢ CỦA CÁC TỈNH THUỘC DỰ ÁN/LÃNH ĐẠO BỘ 1. Hỗ trợ của tỉnh/lãnh đạo Bộ là yếu tố quyết định sự thành công của Kế hoạch hành động này Lãnh đạo các tỉnh thuộc dự án/Lãnh đạo Bộ kịp thời phát hiện những hiện tượng thông thầu và theo dõi triệt để việc xử phạt những hiện tượng thông thầu đó. Báo cáo cụ thể và kịp thời cho các tỉnh thuộc dự án/Lãnh đạo bộ. Trước khi có Hiệu lực và trong suốt dự án Bộ GTVT/các uỷ ban nhân dân tỉnh GIÁM SÁT VÀ HỖ TRỢ 1. Tham khảo ý kiến của phía cho vay vốn Khuyến khích cán bộ dự án tham khảo ý kiến của phía cho vay vốn trong mọi thời điểm. Đối với những hợp đồng theo cơ chế tiền kiểm của WB, mọi tài liệu liên quan đến việc xử lý hiện tượng thông thầu của dự án đều phải được đính kèm hồ sơ đệ trình WB để tiền kiểm. Đối với những hợp đồng theo cơ chế hậu kiểm, các tài liệu trên phải được lưu trong hồ sơ của dự án. Suốt dự án Cán bộ dự án PMU5/PPMUs/Phía cho vay vốn 2. Kiểm tra của phía cho vay vốn Dù tiền kiểm hay hậu kiểm,phía cho vay vốn sẽ đặc biệt lưu ý tới vấn đề thông thầu. Suốt dự án Phía cho vay vốn 3. Theo dõi của phía cho vay vốn Phía cho vay vốn sẽ theo dõi một cách có hệ thống mọi trường hợp vi phạm và trung thực trong đấu thầu kèm theo những biện pháp sửa chữa thích hợp. suốt dự án Phía cho vay vốn III. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ ĐỐI VỚI CÁC CƠ QUAN CÓ LIÊN QUAN Tất cả các dự án do Ban quản lý dự án 5 thực hiện đều là các dự án đầu tư phát triển hệ thống mạng lưới giao thông quốc gia. Do đó các dự án khi thực hiện đều có liên quan đến rất nhiều các ban ngành chức năng từ trung ương đến địa phương như các Sở ban ngành địa phương, các Bộ chức năng có liên quan. Để thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao, Ban quản lý dự án 5 có một số kiến nghị đối với các cấp các ban ngành chức năng có liên quan như sau: Công tác GPMB nhanh hay chậm ảnh hưởng trực tiếp đến việc triển khai thực hiện dự án. Ở những địa phương quan tâm tháo gỡ các khó khăn nảy sinh trong quá trình GPMB thỉ ở đó tiến độ GPMB tiến triển tốt vì vậy Ban quản lý dự án mong muốn trong giai đoạn tới các địa phương cùng phối hợp với Ban để có thể hoàn thành tốt công tác GPMB, tái định cư, ổn định đời sống nhân dân, đảm bảo mặt bằng thi công Đề nghị các địa phương có liên quan, các cơ quan chức năng có biện pháp trong quản lý khai thác để người dân có ý thức bảo vệ tài sản chung và khi tham gia giao thông Đẩy nhanh công tác quyết toán tại các địa phương Các cấp thẩm quyền, địa phương có biện pháp hỗ trợ, xử lý những khó khăn của dự án: duyệt khối lượng bổ sung, phát sinh, tạo điều kiện cho nhà thầu thi công Những kiến nghị này được đưa ra nhằm đảm bảo cho công tác thực hiện dự án được diễn ra thông suốt, đảm bảo tiến độ của dự án. Trên cơ sở những kiến nghị trình Bộ và địa phương, Ban quản lý dự án 5 có thể có KẾT LUẬN Qua các phân tích trên ta thấy được quản lý dự án là một trong những công tác không thể thiếu, góp phần vào việc đảm bảo hiệu quả của dự án đầu tư sau này. Ba mục tiêu chính của quản lý dự án đó là: thời gian, chi phí và chất lượng. Để quản lý dự án tốt thì cần phải quản lý được thời gian,chất lượng và chi phí tốt. Có như vậy mục tiêu chung của dự án mới được đảm bảo Nhận thức được điều này, Ban quản lý dự án 5 đã từng bước tiến hành quản lý dự án theo đúng các mục tiêu trên. Quá trình quản lý này được thực hiện từ ngay khi dự án bắt đầu, và nó theo suốt chiều dài của dự án. Trên cơ sở những dự án đã và đang quản lý, Ban quản lý dự án 5 rút ra được những bài học kinh nghiệm nhằm tăng cường củng cố và hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Mặc dù quá trình quản lý còn gặp phải nhiều sai sót nhưng nhìn chung các dự án nói chung và đặc biệt là các dự án sử dụng vốn vay viện trợ nước ngoài(ODA) đạt được những mục tiêu chung được đưa ra từ đầu. Trong thời gian thực tập tại Ban quản lý dự án 5- Bộ GTVT, căn cứ vào những tài liệu thu thập được và bằng kiến thức đã học chuyên đề này nêu rõ tình hình quản lý các dự án sử dụng vốn ODA cũng như những hạn chế, vướng mắc còn gặp phải trong quá trình quản lý và các giải pháp đưa ra nhằm khắc phục những sai sót đó. Do thời gian thực tập có hạn nên phạm vi nghiên cứu chuyên để chỉ giới hạn trong việc quản lý dự án sử dụng vốn vay viện trợ nước ngoài để thấy được sự khác biệt giữa quản lý các dự án sử dụng vốn trong nước và các dự án sử dụng vốn nước ngoài, qua đó đưa ra những biện pháp để từ đó thu hút đầu tư nước ngoài vào nước ta. Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn cô giáo: PGS.TS Nguyễn Bạch Nguyệt và các cán bộ nhân viên thuộc phòng dự án 1 đã tận tình chỉ bảo, hướng dẫn giúp em hoàn thành chuyên đề này. Sinh viên Phạm Thị Phương Thảo Môc lôc NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP Hà Nội, ngày tháng năm 2007 NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN …………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………. Hà Nội, ngày tháng năm 2007 ._.