Tin học hoá hệ thống quản lý kho nguyên vật liệu tại Công ty may Thăng Long

tting, các doanh nghiệp không những tiết kiệm được chi phí thuê nhân công mà còn nâng cao năng lực hoạt động, khắc phục được sai sót, nhầm lẫn trong quá trình quản lý, đem lại hiệu quả cao trong quá trình sản xuất kinh doanh. Xuất phát từ thực tế đó, em muốn nghiên cứu đề tài này trước hết là để bắt kịp với nhu cầu và xu thế chung của xã hội, trên cơ sở đó tăng cường khả năng kết hợp giữa kinh tế với tin học đồng thời phát huy những kiến thức của các bộ môn kinh tế đã được học trong nhà trường, đặc biệt là bộ môn kế toán. Theo em, sự kết hợp giữa tin học và kinh tế là vô cùng cần thiết. Sự kết hợp giữa hai lĩnh vực này sẽ không ngừng bổ trợ cho nhau, thúc đẩy nhau ngày càng phát triển. Và hơn nữa, các thầy cô vẫn động viên chúng em “ TIN HOC-KINH tế ” _đó là một thế mạnh của sinh viên trường ta và em thấy mình cần phải phát huy được thế mạnh đó. III- Sự cần thiết của đề tài : Đứng trên giác độ kinh tế – xã hội nói chung Theo nghiên cứu của các nhà kinh tế , nguyên nhân dẫn đến tình trạng hoạt động kém hiệu quả của các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay là do trình độ quản lý còn yếu kém. Mà thông tin lại là một trong những yếu tố đầu vào hết sức quan trọng phục vụ cho quá trình quản lý. Không có thông tin một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời thì nghệ thuật quản lý dù có hay đến đâu hệ thống sẽ vẫn hoạt động tồi tệ. Vì vậy theo em, xây dựng hệ thống thông tin quản lý cho các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và đặc biệt là đối với những doanh nghiệp lớn như công ty may Thăng Long nói riêng càng là vấn đề cần thiết hơn bao giờ hết Đứng trên giác độ doanh nghiệp nói riêng: - Công ty may Thăng Long là công ty may lớn trong cả nước, chuyên gia công may mặc hàng xuất khẩu, hàng nội địa, gia công thêu, mài....Sản phẩm xuất khầu chiếm 80%-90% sản phẩm trung bình của công ty trong một năm. Do vậy, việc xây dựng HTTT quản lý cho công ty là vấn đề cần thiết. - Do qui mô lớn, hàng năm công ty xuất ra hàng triệu sản phẩm may mặc nên nhu cầu nguyên vật liệu là rất lớn. Một điều nữa rất khó khăn cho công ty là 80-90% sản phẩm của công ty là hàng gia công xuất khẩu, nên nguyên vật liệu phần lớn được gửi về từ nước ngoài. Nếu để thất thoát, lãng phí, sai hỏng sẽ không có nguyên vật liệu thay thế, dẫn đến hậu quả nghiêm trọng là vi phạm hợp đồng với nước ngoài và phải đền bù, bồi thường, phá bỏ hợp đồng. Do vậy, vấn đề nguyên vật liệu phải được quản lý thật chặt chẽ, chính xác, hiệu quả. Cho nên, thêo em hệ thống quản lý nguyên vật liệu cần phải được tin học hoá, cần phải xây dựng một phần mềm nhằm đáp ứng yêu cầu đang đặt ra hết sức bức thiết - Mặt khác, sau khi khảo sát hệ thống quản lý kho nguyên vật liệu, một vấn đề nữa em nhìn nhận thấy ở công ty cần phải giải quyết, đó là tình trạng công việc của kế toán nguyên vật liệu cũng như thư ký kho thường bị dồn vào cuối tháng và cuối năm. Nguyên nhân là do doanh nghiệp sử dụng phương pháp tính giá xuất kho “ Bình quân cả kỳ dự trữ ”, phải đợi đến cuối tháng mới tiến hành tính giá vật liệu xuất kho, sau đó mới ghi sổ, lên báo cáo....dẫn đến thông tin có khi cung cấp không kịp thời. Do đó, cần thiết phải xây dựng một hệ thống thông tin tự động giúp giảm bớt khối lượng công việc của nhân viên vào cuối kỳ, nhằm cung cấp thông tin kịp thời cho cấp trên, đồng thời khắc phục những sai sót trong quá trình thực hiên công việc. IV-Mục đích của đề tài : Được người sử dụng chấp nhận Giải quyết được hai vấn đề khó khăn của công ry + Tình trạng công việc của nhân viên kế toán và thư ký kho bị dồn vào cuối tháng dẫn đến không cung cấp thông tin kịp thời cho cấp trên + Tình trạng khó khăn trong việc quản lý một số lượng nguyên vật liệu quá lớn nhập từ nước ngoài và mua trong nước - Cung cấp thông tin một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ, nhanh chóng, phục vụ tốt quá trình quản lý kho, phục vụ tốt cho bộ phân sản xuất, bộ phận kế hoạch thị trường - Tận dụng năng lực tài nguyên( hệ thống máy tính) , năng lực con người( đội ngũ cán bộ trẻ vừa được nhận vào công ty) nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý - Giúp doanh nghiệp nâng cao doanh thu, tiết kiệm chi phí nhờ giảm đội ngũ nhân công, tiết kiêm chi phí thất thoát lãng phí nguyên vật liệu,giảm thiểu sai sót có thể xảy ra trong quá trình quản lý, đồng thời hỗ trợ cho người lao động trong công việc V- Nội dung thực hiện đề tài : Khảo sát hệ thống kho nguyên vật liệu của công ty Khảo sát hệ thống kế toán nguyên vật liệu của công ty Thu thập thông tin ( phỏng vấn, thông tin đầu ra, thông tin đầu vào, tệp dữ liệu lưu trữ trên máy tính) Nghiên cứu hệ thống Mô tả hệ thống và phân tích hệ thống + Mô tả bằng lời + Sơ đồ luồng thông tin (IFD) + Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) + Sơ đồ chức năng của hệ thống(BFD) - Thiết kế hệ thống : + Thiết kế lôgic hệ thống bằng 2 phương pháp ( đi từ thông tin đầu ra và thiết kế bằng phương pháp mô hình hoá) + Thiết kế các giải thuật sử dụng trong chương trình + Thiết kế giao diện chương trình VI- ý nghĩa của đề tài : -Đây là một đề tài mang tính ứng dụng, hệ thống thông tin mà đề tài xây dựng chỉ nhằm mục đích phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh mức tác nghiệp, cung cấp thông tin một cách đều đặn, kịp thời, tạo ra các báo cáo cho các cấp quản lý khác và cho cấp trên, giúp họ có khả năng đưa ra quyết định dựa trên tình hình thực tế. - Hỗ trợ cho hệ thống quản lý kho nguyên liệu của công ty may Thăng Long VII-Thời gian thực hiện đề tài : 20/9/2004-10/10/2004 Thu thập thông tin 10/10/2004-1/11/2004 Phân tích hệ thống 1/11/2004-15/11/2004 Thiết kế hệ thống 15/11/2004-30/11/2004 Lập trình 1/12 Kiểm tra phần mềm phần nội dung chương I Giới thiệu về công ty và sơ lược và công tác quản lý vật liệu I- Lịch sử hình thành công ty: -Tên gọi : Công ty cổ phần may Thăng Long -Tên giao dịch quốc tế : Thăng Long Garment Joint Stock Company -Tên viết tắt : THALOGA - Email : Thaloga@fpt.vn - fax : (84-4) 8623374 -Website : -Trụ sở : 250 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội Là một doanh nghiệp cổ phần, công ty may Thăng Long trực thuộc bộ công nghiệp, được thành lập vào ngày 08/05/1958 theo quyết định của bộ trưởng với tên gọi là công ty may mặc xuất khẩu thuộc tổng công ty xuất khẩu tạp phẩm. Đây là công ty may mặc xuất khẩu đầu tiên của miền Bắc II- Chức năng của công ty: - Sản xuất, gia công hàng may mặc xuất khẩu, hàng nội địa, gia công thêu mài cho các nhu cầu tập thể, cá nhân, tổ chức kinh doanh ngành may. III-Mục tiêu, phương châm, quan điểm của công ty: *Mục tiêu: - Công ty không ngừng nâng cao số lượng và chất lượng sản phẩm, giảm giá thành, tạo uy tín trên thị trường trong nước cũng như quốc tế - Thị trường công ty không ngừng được mở rộng ra nước ngoài, đồng thời tăng cường chiếm lĩnh thị trường trong nuớc. - Công ty phấn đấu đến năm 2005, sản phẩm của công ty sẽ lên đến 14 triệu mỗi năm. * Phương châm, quan điểm của công ty : Công ty may Thăng Long coi uy tín, sự sáng tạo, chất lượng hàng hoá là hàng đầu. Vì vậy, công ty luôn chú trọng đến đào tạo đội ngũ công nhân viên, đổi mới trang thiết bị cho kịp thời đại, đồng thời công ty cũng luôn chú trọng đến công tác quản lý nguyên vật liệu, nhằm phục vụ tốt nhất cho sản xuất đảm bảo sản phâm của công ty luôn đạt chất lượng cao. IV- Hình thức tổ chức kinh hoanh : Ngày 01/03/2004, theo quyết định của bộ công nghiệp, công ty may Thăng Long đã chuyển thành công ty cổ phần may Thăng Long. Trước đây, may Thăng Long là doanh nghiệp nhà nước, nay được cổ phần hoá theo hình thức bán một phần giá trị doanh nghiệp rồi huy động thêm vốn của người lao động trong và ngoài doanh nghiệp. Nhà nước vẫn nắm giữ 50% cổ phần, còn 50% cổ phần dành cho công nhân trong công ty và bên ngoài. Hình thức cổ phần này khiến cho công nhân trong công ty trở thành người chủ thực sự của doanh nghiệp, tạo thêm động lực cho sản xuất, kinh doanh và hình thành cơ chế kiểm soát có hiệu quả hơn của người lao động và xã hội đối với doanh nghiệp, tăng năng suất, tiết kiệm chi phí. V- Sản phẩm và thị trường của công ty: - Sản phẩm của công ty là hàng may mặc chất lượng cao, rất đa dạng về số lượng và chủng loại(đồng phục, sơ mi nam nữ , comle, jacket, quần áo bò, áo khoác,quần áo trẻ em, veston....). Tuy nhiên, sản phẩm của công ty chủ yếu là hàng gia công cho nước ngoài, bên cạnh đó cũng có những sản phẩm do công ty tự sản xuất ra( Hàng gia công là những hàng hoá được khách hàng đặt và gửi nguyên vật liệu về cho công ty sản xuất, với những mặt hàng này công ty chỉ cần theo dõi nguyên vật liệu về số lượng mà không phải theo dõi về giát trị). - Hàng năm công ty sản xuất từ 8-9 triệu sản phẩm, trong đó hàng xuất khẩu chiếm 90% , hàng gia công chiếm 80%-90% - Thị trường sản phẩm của công ty hiện rất lớn. Sản phẩm của công ty đang có mặt trên khoảng 30 quốc gia trên thế giới, cả những thị trường “ khó tính” như Nhật Bản, Pháp, Hàn Quốc, Hồng Kông, Đài Loan, Đức, Thuỵ Điển, Hà Lan.... - Ngoài thị trường trong nước, hàng nội địa cũng được công ty chú trọng đầu tư. Những sản phẩm tiêu thụ nội địa chủ yếu là quần âu, sơ mi cao cấp, quần áo bò, áo jacket, quần áo trẻ em...kiểu dáng phù hợp nên được nhiều người ưa thích. VI- Thành tích quan trọng của công ty trong quá trình công tác: - Thành lập từ ngày 08/05/1958 đến ngày 15/12/1958 công ty hoàn thành xuất sắc năm đầu tiên kế hoạch của mình với tổng sản lượng 391129 sản phẩm , đạt 112,8% so với kế hoạch. - Giai đoạn 1980-1986 : Mở rộng thị trường Đức, Tiệp, Mông Cổ.... - Giai đoạn 1980-1986 : Xuất khẩu 5 triệu áo sơ mi, được nhà nước tặng thưởng 2 huân chương lao động hạng 3 và một huân chương lao động hạng nhất cùng nhiều bằng khen khác mặc dù đay là những năm đầu tiên chấm dứt thời kỳ bao cấp chuyển sang kinh tế thị trường. - Ngày 08/02/1991: Xí nghiệp là đơn vị đàu tiên trong ngành may mặc được nhà nước cấp giấy phép xuất khẩu trực tiếp, tạo thế chủ động, giảm phiền hà, chi phí. - Cho đến nay công ty vẫn không ngừng mở rộng thị trường, nâng cao chất lượng sản phẩm, mẫu mã sản phẩm cho phù hợp với nhu cầu người sử dụng. VII- Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty : - Công ty may Thăng Long là đơn vị hạch toán kinh doanh độc lập, trực thuộc tổng công ty may Việt Nam, tổ chức quản lý “ trực tuyến chức năng ” theo 2 cấp: + Cấp xí nghiệp : Đứng đầu là giám đốc xí nghiệp, và giúp việc cho giám đốc xí nghiệp là các quản đốc, trưởng bộ phận, nhân viên tác nghiệp, nhân viên tiền lương, nhân viên cấp phát phụ liệu. Xí nghiệp không có bộ máy kế toán mà chỉ có nhiệm vụ tập hợp chi phí để chuyển cho kế toán công ty hạch toán. + Cấp công ty : Mọi hoạt động sản xuất kinh doanh đều được chỉ đạo bởi ban giám đốc. Ban giám đốc gồm một tổng giám đốc, 3 phó tổng giám đốc. Ngoài ra cấp công ty còn có 7 phòng ban chức năng : phòng tổ chức lao động, phòng kế toán tài vụ, phòng kỹ thuật chất lượng, phòng kế hoạch thị trường, phòng kinh doanh nội địa, phòng chuẩn bị sản xuất, xí nghiệp phụ trợ, cửa hàng thời trang. Sau đây là sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty Chủ tịch HĐQT Tổng giám đốc Phó TGĐ điều hành SX Văn phòng công ty Phòng kế toán tài vụ XN phụ trợ Phó TGĐ điều hành KD Phòng Kế hoạch thị trường Phòng Kỹ Thuật Chất Lượng Phòng chuẩn bị SX Giám đốc các XN Phòng kinh doanh tổng hợp Cửa hàng thời trang Nhân viên thống kê ở các XN Các XN và PX Kế toán trưởng Phó phòng kế toán Kế toán thanh toán Kế toán TSCĐ và NV Kế toán vật tư Kế toán công nợ Kế toán lương và BHXH Kế toán tập hợp CP Kế toán tiêu thụ Kế toán tổng hợp nhân viên thống kê các xí nghiệp và phân xưởng Mô hình bộ máy kế toán Giới thiệu về bộ máy kế toán của công ty : Phòng kế toán là một trong những phòng ban chức năng của công ty với 10 lao động kế toán, trong đó : 01 kế toán trưởng, 01 phó phòng kế toán, 01 thủ quỹ, 07 kế toán phần hành Hình thức kế toán công ty áp dụng là hình thức nhật ký chứng từ. Đặc điểm của bộ máy kế toán là có chức năng tham mưu, giúp việc cho giám đốc trong quá trình quản lý sử dụng vốn sao cho đúng mục đích, đúng chính sách, đúng chế độ nhằm đạt hiệu quả cao nhất trong sản xuất, kinh doanh. VIII- Sơ lược về bộ phận kế toán nguyên vật liệu tại công ty: - Công tác kế toán nguyên vật liệu của công ty chỉ do một cán bộ kế toán phụ trách gọi là kế toán chi tiết, kế toán chi tiết có nhiêm vụ ghi chép số liệu chi tiết cho các nghiệp vụ kế toán phát sinh vào sổ theo dõi chi tiết nguyên vật liệu, và ghi các bút toán cho các nghiệp vụ đó. Còn kế toán tổng hợp sẽ là người tập hợp số liệu của kế toán chi tiết, đưa lên các bảng kê, sổ cái tà khoản của tất cả các phần hành kế toán trong đó có kế toán nguyên vật liệu. IX- Tình trạng áp dung tin học ở công ty : Hiện nay, các bộ phận quản lý của công ty đều sử dụng máy tính để theo dõi và tiến hành công việc. Bộ phận quản lý kho của công ty được sử dụng một máy tính giúp thư ký kho theo dõi tình hình nhập-xuất-tồn- kho của nguyên vật liệu - Bộ phận kế toán của công ty cũng đều đã được trang bị máy tính để làm việc. Mỗi kế toán chi tiết được sử dụng một máytính riêng. - Hiện nay, tuy đã sử dụng máy tính để quản lý, song các phần hành kế toán đều đang sử dụng phần mềm excel để làm kế toán. Mới chỉ có phần hành kế toán tiền mặt-ngân hàng đang áp dụng phần mềm kế toán EFFECT do đặc thù công việc của công ty nên các phần hành kế toán khác đều chưa thể áp dụng. Công ty cho biết trong thời gian tới sẽ cố gắng tìm một phần mềm kế toán phù hợp với công tác kế toán ở công ty. - Toàn bộ hệ thống máy tính của công ty cũng đều đã nối mạng cục bộ. X- Sơ lược về công tác quản lý nguyên vật liệu ở công ty: -Nguyên vật liệu được quản lý trực tiếp ngay tại kho, tại đâythư ký kho tiến hành lập các phiếu nhập-xuất kho, đồng thời theo dõi thật chặt chẽ nguyên vật liệu về mặt số lượng, thư ký kho có nhiệm vụ phối hợp chặt chẽ với kế toán kho để thực hiện việc quản lý nguyên vật liệu một cách chính xác thông qua kiểm tra, dối chiếu số liệu giữa hai bên. - Trên phòng kế toán, nguyên vật liệu cũng được theo dõi chi tiết cả về mặt số lượng và mặt giá trị, và được hạch toán theo từng kỳ kế toán. - ở đây, em xin được xây dựng đề tài quản lý nguyên vật liệu cho phòng kế toán của công ty vì thực ra nó cũng sẽ bao gồm cả phần theo dõi số lượng nguyên vật liệu. chương II Phương pháp luận nghiên cứu : :Phần tin học: I- Tổng quan về hệ thống thông tin Ngày nay, khi công nghệ thông tin ngày một phát triển mạnh mẽ và được ứng dụng rộng rãi trong mọi lĩnh vực thì thuật ngữ “ Hệ thống thông tin” ngày càng được nhắc đến nhiều hơn. Tuy vậy, không phải ai cũng hiểu biết đầy đủ về 4 từ HTTT_có thể mỗi người lại hiểu nó dưới một khía cạnh và góc nhìn khác nhau. Cho nên ta cần tìm hiểu định nghĩa chuẩn về HTTT trước khi bắt tay vào xây dựng nó. 1-Thành phần và chức năng của HTTT: HTTT không chỉ đơn thuần là một phần mềm mà nó là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu, viễn thông....thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý, phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc gọi là môi trường. Viễn thông Phần mềm Con người Dữ liệu Phần cứng Mô hình HTTT Rõ ràng việc tìm hiểu HTTT là cần thiết , nếu không hiểu biết đầy đủ về HTTT thì hệ thống xây dựng xong sẽ hoạt động tồ tệ kém hiệu quả, hoặc là không thể hoạt động hoặc cũng có thể hoạt động của nó không phù hợp, không được người dùng chấp nhận. Chẳng hạn, khi nghiên cứu HTTT, chúng ta không nghiên cứu đến yếu tố con người –một chủ thể tác động trực tiếp lên HTTT sẽ gây ra hậu quả nghiêm trọng , rất có thể là họ sẽ khước từ việc sử dụng hệ thống do nó hoạt động quá phức tạp, không thân thiện với người dùng, xa lạ với những gì mà họ vẫn làm hay không hề đáp ứng yêu cầu cảu hệ thống. Nguyên nhân gốc rễ của vấn đề này là do người thiết kế hệ thống đã không chịu xem xét đến yếu tố con người –là một thành phần cấu tạo nên HTTT. Hoặc một ví dụ khác cũng cho thấy sự thiếu vắng thành phần dữ liệu trong HTTT sẽ dẫn đến hậu quả khó lường. Người xây dựng HTTT có thể quên rằng với một khối lượng dữ liệu nhỏ mà họ nhập vào máy thì đương nhiên việc máy xử lý là đơn giản, dễ dàng, và cho kết quả nhanh chóng nhưng khi hệ thống đưa vào hoạt động thực tế thì với một khối lượng dữ liệu quá lớn như vậy thì , thì tốc độ xử lý sẽ vô cùng chậm chạp, thông tin sẽ không cung cấp kịp thời. Ngoài ra, còn vô vàn những vấn đề nảy sinh nữa mà chúng ta không thể nêu ra hết hay không thể lường trước được nếu ta xác định HTTT một cách không đầy đủ. 2- Qui trình hoạt động của HTTT: Đầu vào của HTTT( Inputs ) được lấy từ các nguồn ( Sources ) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu rữ thừ trước. Kết quả xử lý ( Outputs ) sẽ được chuyển đến các đích ( Destination ) hoặc cập nhật vào kho dữ liệu ( Storage ) . Toàn bộ qui trình được thể hiện dưới sơ đồ sau: Nguồn Thu thập Xử lý & lưu trữ Phân phát Kho dữ liệu Đích 3- Phân loại HTTT : Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra: -Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS ( Transaction Procesing System ) Xử lý các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện hoặc là với khách hàng hoặc với nhà cung cấp, những người cho vay, hoặc những nhân viên của nó. VD: Hệ thống trả lương , lập hoá đơn , theo dõi khách hàng, theo dõi nhà cung cấp. - Hệ thống thông tin quản lý MIS ( Management Information System ) Là những hệ thống trợ giúp cho hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý, hoặc lập kế hoạch chiến lược. Chúng chủ yếu dựa vào các CSDL được tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũng như từ các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức. Nói chung chúng tạo ra các báo cáo cho các nhà quản lý một cách định kỳ hay theo yêu cầu. Các báo cáo này thường có tính so sánh, chúng làm tương phản tình hình hiện tại với một tình hình đã được dự kiến trước, tình hình hiện tại với một dự báo, các dữ liệu hiện thời của các doanh nghiệp trong cùng nghành công nghiệp, dữ liệu hiện thời và các dữ liệu lịch sử. VD : Hệ thống phân tích năng lực bán hàng, hệ thống theo dõi chi tiêu , theo dõi năng suất nhân viên , nghiên cứu về thị trường. Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS ( Decision Support System ) : Là những hệ thống được thiết kế với mục đích rõ ràng là trợ giúp các hoạt động ra quyết định. Quá trình ra quyết định thường được mô tả như là một qui trình được tạo ra từ ba giai đoạn : Xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá các phương án giải quyết và lựa chọn một phương án. Hệ thống chuyên gia ES ( Expert System ) : Đó là hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo, trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức của một chuyên gia về một lĩnh vực nào đó. Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA (Information System Competitive Advantage ) Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh được thiết kế cho những người sử dụng là những người ngoài tổ chức , có thể là một khách hàng , một nhà cung cấp , và cũng có thể là một tổ chức khác thuộc cùng một ngành công nghiệp...Chúng cho phép các tổ chức thành công trong việc đối đầu với các lực lượng cạnh tranh. VD : Việc lắp đặt đầu cuối cho phép khách hàng của một công ty phân phối dược phẩm chuyển trực tiếp đơn đặt hàng của khách vào máy tính cả nhà cung cấp. Điều đó rõ ràng là khá lôi cuốn khách hàng. Phân loại hệ thống thông tin theo lĩnh vực và mức ra quyết định: Tài chính chiến lược Marketting chiến lược Nhân lực chiến lược Kinh doanh & chiến lược Hệ thống thông tin văn phòng Tài chính chiến thuật Marketting chiến thuật Nhân lực chiến thuật Kinh doanh & chiến thuật Tài chính tác nghiệp Marketting tác nghiệp Nhân lực tác nghiệp Kinh doanh & tác nghiệp 4- Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một HTTT: Những vấn đề về quản lý: Trước khi có máy tính, vấn đề quản lý đối với một doanh nghiệp thực sự là rất khó khăn và phức tạp. Ví dụ như việc truyền các yêu cầu và mệnh lện từ giám đốc tới nhân viên sẽ phải thông qua nhiều người thậm chí có thể biến dạng đi, trong khi đó nếu dựa vào HTTT trong doanh nghiệp và sự kết nối mạng thông tin sẽ được truyền đi một cách nhanh chóng, chính xác và người quản lý có thể truyền mệnh lệnh trực tiếp cho cá nhân phụ trách công việc. Ngoài vấn đề truyền đạt các yêu cầu và mệnh lệnh, vấn đề cập nhật thông tin như chính sách thuế, thông tin khách hàng ...cũng được cập nhật nhanh chóng và chính xác hơn. Ngày nay, cùng với sự phát triển của thời đại thì qui mô của doanh nghiệp cũng phát triển với tốc độ tương tự. Các công ty lớn không chỉ làm việc tại một cơ sở mà ở nhiều cơ sở, tuy vậy, trụ sở thì chỉ ở một nơi. Do vậy việc quản lý ngày càng trở nên phức tạp. Vậy yêu cầu đặt ra là sao cho người lãnh đạo chỉ cần ngồi ở một nơi mà vẫn có thể quản lý ở khắp các nơi ? Để làm được điều đó bắt buộc người quản lý phải dựa trên công nghệ máy tính, một hệ thống thông tin hiện đại sẽ là một phương pháp hữu hiệu nhất trong hoàn cảnh này. Yêu cầu của lãnh đạo : Sự hoạt động của công ty có trôi chảy nhanh nhạy hay không được thể hiện rõ ràng nhất thông qua sự thực hiện mệnh lệnh của lãnh đạo. Điều này không chỉ phụ thuộc vào cấp dưới mà còn bị chi phối bởi tính chất của mệnh lệnh. Một mệnh lệnh đưa ra phải có căn cứ xác đáng, mệnh lệnh đó phải xây dựng trên những nguồn thông tin nội bộ và bên ngoài . Đó là những vấn đề hết sức khó khăn đối với nhà quản lý, họ không thể một mình thu thập tài liệu, phân tích và nghiên cứu để đưa ra quyết định được. Do đó , họ cần có những công cụ bổ trợ đắc lực và luôn phục vụ sẵn sàng. Cái mà họ cần chính là một hệ thống có tính chuyên nghiệp sâu và có hiệu quả cao. Yêu cầu của công nghệ : Việc xuất hiện những công nghệ mới cũng có thể dẫn đến việc mọt tổ chức phải xem xét lại những thiết bị hiên có trong hệ thống thông tin của mình. Khi các hệ quản trị cơ sở dữ liệu ra đời nhiều tổ chức phải rà soát lại HTTT của mình để quyết định những gì họ sẽ phải cài đặt nếu muốn sử dụng những công nghệ này. Sự thay đổi sách lược chính trị: Các sách lược chính trị đưa ra mang tính cưỡng chế thi hành và không có sự lựa chọn. Chính vì vậy các doanh nghiệp không thể nấn ná xem có nên thay đôi hệ thống thông tin hay không mà sự thay đổi là bắt buộc. Có thể lấy ví dụ như một hệ thống kế toán doanh nghiệp được xây dựng dựa trên những chính sách về tài chính của năm 1986. Nhưng cho đến ngày 01/01/2001 thì những qui định về kế toán được thay đổ như sau : -Đơn vị tiền tệ là đồng Việt Nam, ký hiệu quốc gia là chữ “ Đ ” , ký hiệu quốc tế là VND -Tất cả những chữ ký trên chứng từ kế toán đều phải bằng bút mực -áp dụng bắt buộc chế độ lưu trữ chứng từ kế toán mới. ........ 5-Yêu cầu đối vơi một hệ thống thông tin : Như chúng ta đã biết, việc quản lý hiệu quả một tổ chức phần lớn dựa vào chất lượng thông tin do các hệ thống thông tin chính thức sản sinh ra. Do đó, một HTTT hoạt động kém sẽ là nguồn gốc gây ra những hậu quả nghiêm trọng. Một HTTT hoạt động tốt hay kém được đánh giá thông qua chất lượng thông tin mà nó cung cấp. Những tiêu chuẩn đánh giá chất lượng của thông tin bao gồm: Độ tin cậy: Thông tin do HTTT cung cấp phải tn cậy được.Độ tin cậy của thông tin thể hiện các mặt về độ xác thực và độ chính xác.Thông tin ít độ tin cậy sẽ gây cho tổ chức những hậu quả tồi tệ. Tính đầy đủ: Hệ thống phải cung cấp được thông tin ở nhiều góc độ khác nhau, bao quát được những vấn đề nhà quản lý quan tâm, yêu cầu để nhà quản lý xem xét vấn đề và đưa ra quyết định. Tính thích hợp và dễ hiểu: Thông tin phải được gửi tới cho những người sử dụng thích hợp, không chứa nhiều thông tin không thích ứng với người sử dụng, trình bày sáng sủa, viết rõ ràng, không có từ đa nghĩa và các phần tử thông tin phải được bố trí hợp lý. Tính được bảo vệ: Thông tin là nguồn lực quí báu của tổ chức, vì vậy nó phải được bảo vệ một cách nghiêm ngặt, chỉ những người được quyền mới được phép tiếp cận thông tin. Sự thiếu an toàn về thông tin có thể gây cho tổ chức những thiệt hại rất lớn. Tính kịp thời: Thông tin có thể là tin cậy, dễ hiểu, thích ứng và được bảo vệ an toàn nhưng vẫn không có ích nếu nó không được gửi tới người sử dụng khi cần thiết. Do đó, thời gian phản hồi thông tin của hệ thống phải đúng lúc, phù hợp với công việc. Làm thế nào để có một HTTT hoạt động tốt, có hiệu quả cao là một trong những công việc của bất kỳ một nhà quản lý hiện đại nào. Để giải quyết được vấn đề đó cần phải xem xét cơ sở kỹ thuật cho các HTTT và phương pháp phân tích thiết kế cài đặt hệ thống thông tin 6- Phương pháp phát triển hệ thống thông tin Mục đích chính xác của việc phát triển một hệ thống thông tin là có được một sản phẩm đáp ứng nhu cầu của người sử dụng, mà nó được hoà hợp vào trong các hoạt động của tổ chức, chính xác về mặt kỹ thuật, tuân thủ các giới hạn về tài chính và thời gian định trước. Một hệ thống thông tin là một đối tượng phức tạp, vận động trong một môi trường cũng rất phức tạp. Để làm chủ được sự phức tạp đó, phân tích viên cần có một cách tiến hành nghiêm túc, một phương pháp. Một phương pháp là tập hợp các bước và các công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản lý hơn. Có ba phương pháp cơ bản nhất để xây dựng HTTT : Nguyên tắc 1: Sử dụng mô hình Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình lôgíc khi phân tích và từ mô hình lôgíc sang mô hình vật lý khi thiết kế. 7- Các công đoạn của phát triển HTTT Việc phát triển HTTT bao gồm 7 giai đoạn. Mỗi giai đoạn đều có sự liên hệ mật thiết với các giai đoạn khác. Cuối mỗi giai đoạn phải kèm theo việc ra quyết định về việc tiếp tục hay chấm dứt sự phát triển hệ thống. Tuỳ theo kết quả của một giai đoạn mà có thể phải quay về giai đoạn trước để tìm cách khắc phục những sai sót. Trong quá trình phát triển hệ thống có một số nhiệm vụ được thực hiện trong tất cả các giai đoạn. Đó là việc lập kế hoạch cho giai đoạn tới, kiểm soát những nhiệm vụ đã hoàn thành, đánh giá dự án và lập tài liệu về hệ thống và về dự án. Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu Mục đích của giai đoạn này là cung cấp cho lãnh đạo của tổ chức những dữ liệu đích thực để ra quết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống. Giai đoạn này thực hiện tương đối nhanh và không đòi hỏi chi phí lớn. Giai đoạn này bao gồm các công đoạn sau: Lập kế hoạch Làm rõ yêu cầu Đánh giá khả năng thực thi Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh gía yêu cầu Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết Mục đích của phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của vấn đề đó, xác định những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và các mục tiêu mà hệ thống thông tin mới phải đạt được. Nội dung của báo cáo phân tích chi tiết là cơ sở tiếp tục tiến hành hay ngừng phát triển một hệ thống mới. Giai đoạn này bao gồm các công đoạn sau: 2.1 Lập kế hoạch phân tích chi tiết 2.2 Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại 2.3 Nghiên cứu hệ thống thực tại 2.4 Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp 2.5 Đánh giá lại tính khả thi 2.6 Thay đổi đề xuất của dự án 2.7 Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết * Các công cụ sử dụng trong giai đoạn phân tích chi tiết : Để có cái nhìn tổng quát đối với HTTT, cán bộ phân tích phải tiến hành mô hình hoá hệ thống đó. Có nghĩa là là phải biểu diễn hệ thống đó dưới dạng mô hình, sơ đồ nhắm giúp mọi người có thể nhanh chóng hiểu được một cách nhanh chóng và tổng quát về hệ thống. Hiện nay có các công cụ phổ biến để mô hình hoá hệ thống đó là : Sơ đồ luồng thông tin (IFD_Information Flow Diagram ), Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD_ Data Flow Diagram ) Sơ đồ luồng thông tin: Sơ đồ luồng thông tin (IFD) : Được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động. Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ. Các ký pháp của IFD : - Xử lý : Xử lý thủ công Giao tác người-máy Tin học hoá hoàn toàn - Kho lưu trữ dữ liệu : Thủ công Tin học hoá - Dòng thông tin : - Điều khiển Sơ đồ luồng dữ liệu : DFD dùng để mô tả chính hệ thống thông tin IFD nhưng trên góc độ trừu tượng. Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý , các lưu trữ dữ liệu , nguồn và đích nhưng không quan tâm đến nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý. Sơ đồ IFD chỉ đơn thuần là mô tả hệ thống làm gì và để làm gì. Các ký pháp dùng cho sơ đồ DFD : Nguồn hoặc đích : Tên người, bộ phận phát/nhận thông tin Tên tiến trình XL Dòng dữ liệu : Tên dòng dữ liệu Tiến trình xử lý : Kho dữ liệu : Tệp dữ liệu Các mức của DFD : Sơ đồ ngữ cảnh ( Contex diagram ) : thể hiện nội dung tổng quát nhất của HTTT. Trong sơ đồ này có thể bỏ qua các xử lý cập nhật, các kho dữ liệu Phân rã sơ đồ : Nhằm mô tả chi tiết hơn nội dung của hệ thống. bắt đầu từ sơ đồ ngữ cảnh, người ta phân rã ra thành sơ đồ mức 0,1,2... Giai đoạn 3: Thiết kế lôgíc Giai đoan này xác định tất cả các thành phần lôgíc của một HTTT, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được những mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước. Mô hình lôgíc của hệ thống mới sẽ bao hàm các thông tin mà hệ thống mới sẽ sản sinh ra, nội dung của cơ sở dữ liệu, các xử lý và các dữ liệu được nhập vào. Giai đoạn này có các công đoạn sau: 3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu 3.2 Thiết kế xử lý 3.3 Thiết kế các luồng dữ liệu vào 3.4 Chỉnh sửa tài liệu cho mức lôgíc 3.5 Hợp thức hoá mô hình lôgíc Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp Giai đoạn này xây dựng các mô hình khác nhau để cụ thể hoá mô hình lôgíc nhằm chọn lựa ra mô hình phù hợp nhất với hệ thống. Mỗi phưong án là một phác hoạ của mô hình vật lý ngoài của hệ thống nhưng chưa phải là một mô tả chi tiết. Trong giai đoạn này phải thực hiện các bước sau: 4.1 Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức 4.2 Xây dựng các phương án của giải pháp 4.3 Đánh giá các phương án của giải pháp 4.4 Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án giải pháp - Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài Giai đoạn này phải đưa ra được hai tài liệu quan trọng: tài liệu chứa tất cả các đặc trưng của hệ thống mới cần cho việc thực hiện kỹ thuật và tài liệu hướng dẫ._.