Tin học hoá công tác quản lý tiền gửi tiết kiệm cho các Ngân hàng thương Mại quốc doanh & hệ thống Ngân hàng Việt Nam (Access)

ết kiệm cho các Ngân hàng thương mại quốc doanh và hệ thống Ngân hàng Việt nam ”. Vốn huy động tiết kiệm là một bộ phận của huy động vốn, nó góp phần tận dụng số tiền nhàn rỗi trong dân cư và các tổ chức kinh tế, xã hội khác để phục vụ cho các hoạt động kinh doanh. Tuy không chiếm tỉ trọng cao trong trong tổng nguồn vốn nhưng nó là một bộ phận không thể thiếu được trong hệ thống huy động vốn. Ngoài ý nghĩa kinh tế nó còn góp phần làm thay đổi thói quen của của đa bộ phận dân cư đó là thích tích luỹ hơn là góp phần đầu tư xây dựng đất nước. điều này có ý nghĩa rất quan trọng vì số tiền nhàn rỗi trong dân cư rất lớn (theo con số thống kê năm 1999 thì khoảng hơn 1,2 tỷ USD) trong khi đất nước lại rất cần có vốn để phục vụ cho phát triển kinh tế xã hội. Tin học hoá công tác quản lý tiền gửi tiết kiệm cho các Ngân hàng thương mại quốc doanh nói riêng và cho hệ thống Ngân hàng Việt nam nói chung là một vấn đề luôn được ngành Ngân hàng quan tâm nghiên cứu, ứng dụng, phát triển và hoàn thiện trong nhiều năm gần đây, bởi công tác này là không thể thiếu cho bất kỳ một Ngân hàng nào muốn huy động vốn được tốt để phục vụ cho việc kinh doanh tiền tệ. Trên cơ sở đó em đã hoàn thành đề tài báo cáo thực tập tốt nghiệp với nội dung chính như sau: Chương i : Một số phương pháp luận nghiên cứu hệ thống thông tin. Chương này có nội dung chính là tìm hiểu cách tiếp cận, nghiên cứu và phát triển một hệ thống thông tin quản lý. Chương II : Công tác khảo sát và một số vấn đề chung về đề tài. Chương chia làm hai phần. Phần một có nội dung chính là giới thiệu chung về tình hình ứng dụng tin học ở cơ quan qua đó phân tích những mặt được và chưa được của hệ thống thông tin quản lý tiền gửi tiết kiệm hiện nay mà cơ quan đang sử dụng. Chương hai có nội dung chính là tìm hiểu về quy trình nghiệp vụ của bài toán tin học quản lý này. Chương III: phân tích thiết kế và cài đặt hệ thống thông tin quản lý tiền gửi tiết kiệm. Chương này có nội dung chính là phân tích thiết kế và cài đặt hệ thống thông tin, từ đó ta sẽ xây dựng cơ sở dữ liệu và giải thuật cho bài toán. Sau đó, là trình bày cách thức cài đặt hệ thống thông tin quản lý phục vụ cho bài toán. Do thời gian nghiên cứu còn hạn hẹp, hơn nữa trình độ còn có hạn cho nên em chắc rằng sẽ không tránh khỏi những thiếu sót. Em mong rằng các thầy, cô chỉ rõ những thiếu sót cho em, sao cho đề tài ngày càng đi sâu hơn vào thực tế, khắc phục được những thiếu sót và phát huy những mặt mạnh để ứng dụng vào tình hình thực tế của cơ quan hiện nay và trong tương lai sau này. Em xin tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến thầy giáo hướng dẫn Bùi Thế Ngũ cùng các thầy cô trong khoa Toán kinh tế và các anh, chị ở phòng kỹ thuật phần mềm – Cục công nghệ tin học Ngân hàng đã giúp đỡ và dìu dắt em hoàn thành Luận văn tốt nghiệp đại học này. Em xin chân thành cảm ơn thầy! Hà nội, ngày 5 tháng 6 năm 2000 Mục lục Chương I Một số Phương pháp luận nghiên cứu hệ thống thông tin. I. Thông tin và hệ thống thông tin. 1. Thông tin. 1.1. Tầm quan trọng của thông tin ở đầu thế kỷ 21. Có hai nét đặc trưng cơ bản nổi bật của thời kỳ đầu thế kỷ 21: sự biến đổi trên phạm vi toàn cầu với tốc độ cao và sức mạnh mới trỗi dậy của các cơ quan thông tin. Thay đổi mau chóng trong quan hệ quốc tế, toàn cầu hoá kinh doanh, vẽ lại biên giới chính trị, tạo ra những tổ hợp thương mại đồ sộ là các động lực thúc đẩy sự biến đổi toàn cầu. Một số cơ quan dựa trên thông tin thu được lợi nhuận rất cao và đang trỗi dậy mạnh mẽ. Hãng phần mềm Microsoft và Bill Gate, sự thống lĩnh thị trường vi xử lý của hãng Intel,... cho thấy rằng thông tin đã trở thành nền tảng cho sự lớn mạnh của cơ quan. Ba giai đoạn phân biệt của quá trình khai hoá văn minh nhân loại đã được xác định và gần đây một giai đoạn thứ tư nữa đang được đề cập đến sau ba giai đoạn: nông nghiệp, cách mạng công nghiệp, xã hội thông tin, mà xã hội này “tri thức” sẽ là điệp từ quan trọng được nhắc tới thường xuyên. Còn trong giai đoạn xã hội thông tin hiện nay, tầm quan trọng của thông tin ngày càng tăng lên đối với nền văn minh của nhân loại, những từ hay được nhắc đến là “dữ liệu” và “thông tin”, các cơ quan đều là những tổ chức bảo quản, xử lý và truyền tin. 1.2. Thông tin là gì ? Dữ liệu và thông tin là hai khái niệm khác nhau nhưng thường được dùng lẫn lộn. Đối với một người, một bộ phận của cơ quan hay một hệ thống nào đó, dữ liệu là số liệu hay tài liệu cho trước. Thông tin là dữ liệu đã được xử lý thành dạng dễ hiểu, tiện dùng, có ý nghĩa và có giá trị đối với người nhận tin trong việc ra quyết định... Dữ liệu được ví như nguyên liệu thô của thông tin. Thông tin do người này bộ phận này phát ra có thể được người khác bộ phận khác coi như dữ liệu để xử lý thành thông tin phục vụ cho những mục đích khác. Đó là tại sao hai từ dữ liệu và thông tin có thể dùng thay thế cho nhau. Ta hiểu cách khác, thông tin là sự phản ánh và biến phản ánh thành tri thức mới về đối tượng được phản ánh trong tri thức của chủ thể nhận phản ánh. Đối tượng được phản ánh Chủ thể nhận phản ánh Tri thức hóa Phản ánh 1.3. Tính chất của thông tin. Thông tin luôn thay đổi. Hai khái niệm tiện dùng để mô tả tính chất thông tin là độ cứng và độ phong phú của thông tin. 1.3.1. Độ cứng của thông tin. Độ cứng của thông tin: là thước đo khách quan của tính chính xác và mức độ tin cậy của một mẩu tin. Thông tin về thị trường như giá cổ phiếu, giá vàng, là cứng nhất vì chúng vì chúng đo lường một cách cực kỳ chính xác, các công bố về tài chính đã kiểm toán cũng khá cứng. Mặc dù các nhà quản lý muốn dùng thông tin cứng nhưng nhiều trường hợp không có mà dùng, vì vậy phải tìm kiếm nó từ nhiều nguồn khác nhau rồi luận giải để khẳng định lại. 1.3.2. Độ phong phú. Độ phong phú của thông tin: là thước đo cho tính đa dạng của thông tin. Thông tin phong phú nhất khi trao đổi mặt đối mặt, tài liệu toàn con số là dạng thông tin nghèo nàn nhất. Độ phong phú của thông tin phụ thuộc vào thông tin liên lạc. 2. Quản lý tổ chức dưới góc độ thông tin. 2.1. Hệ thống quản lý. Người ta thường coi bộ nhớ của cơ quan giống như bộ nhớ của con người. Bộ nhớ ngoài Bộ nhớ trong Thông tin vào Thông tin ra Trao đổi Trong cơ quan thường có hai hệ thống phụ thuộc nhau đó là HT quản lý và HT bị quản lý. Trong hệ thống quản lý tiết kiệm mối quan hệ của chúng được mô phỏng như hình I.1: Hình I.1: Sơ đồ luồng thông tin trong hệ thống quản lý tiết kiệm Bàn huy động vốn Phòng kế toán Thông tin vào Thông tin ra Quyết định Thông tin trong Mọi chức năng của hệ thống quản lý đều sử dụng thông tin và đưa ra các thông tin. Như vậy nếu không có thông tin sẽ không có quản lý đích thực.Tầm quan trọng của thông tin được diễn đạt trong biểu thức: Lao động quản lý = Lao động thông tin + Lao động ra quyết định. Để giảm chi phí lao động quản lý thì nên tự động hoá trong lao động thông tin. Từ sơ đồ trên, người ta thấy rằng: Lao động quản lý = Lao động thông tin + Lao động ra quyết định (Làm việc có quy trình) ( Làm việc phi quy trình) chiếm 90% chiếm 10% Để giảm chi phí lao động quản lý thì tổ chức nên tự động hoá trong lao động thông tin, còn lao động ra quyết định là làm việc phi quy trình không chiếm phần quan trọng. 2.2. Thông tin quản lý. 2.2.1. Khái niệm Thông tin quản lý là những thông tin có ít nhất một nhà quản lý dùng hoặc có ý định dùng vào việc ra quyết định quản lý. ý nghĩa của thông tin quản lý : + Những nhà quản lý khác nhau thì cần sử dụng những tập hợp thông tin quản lý khác nhau. + Trong những khoảng thời gian khác nhau thì tập hợp thông tin quản lý có khác nhau tức thông tin quản lý có tính biến động. 2.2.2. Tính chất của thông tin quản lý theo loại quyết định. Có 3 cấp quyết định: Quyết định chiến lược (strategic): Trả lời câu hỏi Làm gì ?, Mục đích ? để xác định mục tiêu, xây dựng nguồn lực của hệ thống. Quyết định chiến thuật (tactic): Trả lời câu hỏi Cho ai ?, ở đâu ?, Khi nào ?, cụ thể hoá mục tiêu trên thành nhiệm vụ và khai thác tối đa và tối ưu nguồn lực. Quyết định tác nghiệp (Operational): Trả lời câu hỏi Làm như thế nào?. Các đặc trưng thông tin quản lý cho mỗi cấp quyết định: Quyết định Tính chất thông tin Tác nghiệp Chiến thuật Chiến lược Tần suất -Thông tin đều đặn -Phần lớn là thường kỳ -Thông tin có tính đột xuất hoặc trong một khoảng thời gian dài mới có quyết định Khả năng dự kiến - Có thể dự kiến trước thông tin -Có thể có một số nét mới đặc biệt của thông tin Thông tin không có trong dự kiến để ra quyết định mới. Thời điểm - Thông tin quá khứ -Thông tin quá khứ và hiện tại -Chủ yếu là thông tin dự đoán tương lai Nguồn thông tin -100% thông tin trong -Phần lớn là thông tin trong (70%) -Phần lớn là thông tin ngoài (70%) Tính cấu trúc -Tính cấu trúc rất cao -Một số thông tin có tính phi cấu trúc -Phần lớn thông tin có tính phi cấu trúc Độ chính xác -Thông tin rất chính xác -Thông tin có tính tương đối, có ý kiến chủ quan -Thông tin có tính chủ quan là phần lớn Mức chi tiết -Rất chi tiết -Thông tin mang tính tổng hợp Thông tin mang tính khái quát so sánh 2.2.3. Tiêu chuẩn chất lượng của thông tin quản lý. Có các tiêu chuẩn để đánh giá như sau: Độ tin cậy: thông tin phải chính xác, xác thực. Thông tin phải đầy đủ: theo nghĩa đối với nhà quản lý. Thích hợp: tuỳ yêu cầu nhà quản lý. Dễ hiểu: thông tin không quá dài quá ngắn. Kịp thời: thông tin phải sốt dẻo. Giá trị: thông tin phải định được ra giá trị nhất định. Bảo mật: thông tin phải mang tính bảo mật cao. 2.2.4. Các nguồn thông tin từ ngoài với hệ thống thông tin quản lý tiết kiệm. Nhà nước và cấp trên Lãnh đạo Hệ thống qltk Ngân hàng TW Các tổ chức huy động vốn khác Các tổ chức kinh doanh tiền tệ Các hình thức kinh doanh mới mở của các tổ chức khác: tiết kiệm bưu điện, cổ phần…. Khách hàng Thông tin trong HìnhI.2: Các nguồn thông tin ngoài của hệ thống thông tin quản lý tiết kiệm Ngân hàng TM . Các đầu mối thông tin ngoài là những tổng thể lớn, rất biến động, đồng thời đầu mối thông tin ngoài không có trách nhiệm phải cung cấp thông tin cho hệ thống quản lý tiết kiệm cho nên nó phải lựa chọn phương pháp thích hợp để thu thập thông tin ngoài. 3. Các giai đoạn ứng dụng tin học trong một tổ chức. Một tổ chức muốn hoạt động có hiệu quả phải thu thập và xử lý thông tin một cách có hiệu quả. Muốn vậy, cần ứng dụng tin học và trong quá trình xử lý này, những giai đoạn phát triển của xử lý thông tin: Giai đoạn khởi đầu: Đây là giai đoạn đưa máy tính và hoạt động trong tổ chức, chủ yếu gắn liền ứng dụng tin học và kế toán và tài chính. Giai đoạn này các cán bộ chuyên môn, cán bộ xử lý dữ liệu mới bắt đầu học cách để làm việc với nhau. Giai đoạn lan rộng: Các máy tính chuyển sang một trạng thái thao tác được, các cán bộ chuyên môn nghiệp vụ đã có hứng thú hơn với với việc sử dụng công nghệ thông tin mới, tuy nhiên họ đánh giá ứng dụng của máy tính là chưa chính xác (quá đề cao máy tính). Giai đoạn phát triển xử lý thông tin có kiểm soát: Giai đoạn này hình thành loại nhân viên mới IEMgr (Information Enable Manager) để cố vấn và xử lý các thông tin trong hệ thống, tuy nhiên phải được nâng cao hơn trình độ quản lý thông tin. Giai đoạn tích hợp ứng dụng: Giai đoạn này kết hợp quản lý thông tin và xử lý thông tin và một chủ thể (lúc này con người có đủ khả năng vừa quản lý vừa xử lý thông tin). Giai đoạn tự quản cơ sở dữ liệu: Giai đoạn mà các tổ chức nhận ra rằng mọi người trong tổ chức tiếp cận thông tin và sử dụng thông tin một cách dễ dàng, do đó quản lý thông tin cần phải có tổ chức và thống nhất. Giai đoạn này phần cứng bắt đầu phát triển loại hình mạng. Giai đoạn hoàn chỉnh: Giai đoạn này xử lý dữ liệu đan kết và hoà nhập vào hệ thống quản lý hình thành những nhân viên quản lý cấp cao chuyên về xử lý thông tin: những nhân viên này sẽ đóng góp những kiến thức chính cho việc khai thác và xử lý thông tin giúp cho việc cạnh tranh thuận lợi hơn. 4. Thông tin và công tác quản lý. Các nhà quản lý đóng vai trò chủ chốt trong việc tạo ra những sự biến chuyển trong cơ quan. Vì vậy: - Những người thiết kế hệ thống cần tìm hiểu các nhà quản lý sử dụng thông tin như thế nào ?. Nhu cầu thông tin của những nhà quản lý thay đổi theo hoàn cảnh ra sao? - Nhu cầu thông tin của những nhà quản lý thay đổi theo trách nhiệm của họ ra sao ?. Sự thoả mãn về thông tin của họ như thế nào ? Thành quả hiện nay Thành quả muốn có Thông tin về sự chuyển biến, thông tin là phương tiện để chuyển biến Thông tin khoảng cách Nói một cách khác, thông tin mà người quản lý (hay tổ chức) tìm kiếm rơi vào ba phạm trù: thông tin về khoảng cách tới mục tiêu, thông tin để đặt mục tiêu và thông tin về sự chuyển biến. 5. Hệ thống thông tin (HTTT) 5.1. Khái niệm. HTTT là tập hợp các yếu tố có liên quan với nhau cùng làm nhiệm vụ thu thập lưu trữ và xử lý dữ liệu, phân phát thông tin để hỗ trợ cho việc ra quyết định, phân tích tình hình, lập kế hoạch đường lối và kiểm soát các hoạt động trong tổ chức. 5.2. Các yếu tố cấu thành HTTT HTTT có thể hoàn toàn thủ công hay dựa trên máy tính. Ngoài máy tính điện tử, HTTT còn có con người, các phương tiện thông tin liên lạc, các quy trình xử lý, các quy tắc, thủ tục, phương pháp mô hình toán học,... để xử lý dữ liệu, quản lý, sử dụng thông tin. Sau đây là mô hình các yếu tố cấu thành hệ thống thông tin quản lý tiết kiệm: Các chứng từ tiết kiệm Thu thập thông tin Xử lý thông tin Phân phát thông tin Các báo cáo, sao kê về tình hình huy động tiết kiệm Lưu trữ thông tin Hình 1. 2: Các yếu tố cấu thành hệ thống thông tin Nếu không có HTTT thì một tổ chức chắc chắn sẽ không tồn tại được: Nó xử lý thông tin và thành thông tin ra gắn liền với mục tiêu nào đó mà thực tế không có tổ chức nào đứng vững được lại chẳng hề có thông tin ra nghĩa là không có HTTT, do vậy HTTT giữ một vị trí quan trọng hay nói cách khác là tổ chức không thể độc lập hoàn toàn với HTTT 5.3. Phân loại HTTT trong một tổ chức. Theo mô hình chính thức - phi chính thức: + HTTT chính thức: là những HTTT tồn tại theo quy định pháp lý hoặc tồn tại theo thông lệ. + HTTT phi chính thức: là những hệ thống ghi chép, đánh giá năng lực cán bộ của (một) vài người cán bộ. Theo tính chất phục vụ của thông tin đầu ra: + HTTT xử lý giao dịch. + HTTT quản lý. + HTTT trợ giúp ra quyết định. + Hệ chuyên gia. + HTTT tạo lợi thế cạnh tranh. Theo bộ phận chức năng nghiệp vụ: + HTTT tài chính. + HTTT Marketing. + HTTT quản trị nguồn nhân lực. + HTTT quản lý sản xuất. + HTTT văn phòng. 5.4. Mô hình biểu diễn HTTT. Mô hình logic: biểu diễn tư tưởng nhà quản lý là HTTT ấy làm gì?. Nghĩa là trả lời câu hỏi (làm gì?), (mục đích?) Mô hình vật lý ngoài: Trả lời câu hỏi HTTT cho ai?, cung cấp thông tin ở đâu?, khi nào ? Mô hình vật lý trong: trả lời câu hỏi HTTT xử lý như thế nào?, mô hình này được hình thành với kỹ thuật làm ra phức tạp. II. hệ thống thông tin quản lý 1. Các quan hệ của thông tin quản lý. 1.1. Thông tin quản lý với các bộ phận trong tổ chức. Giai đoạn ngày nay là thời đại quản lý, thông tin sử dụng phần lớn trong thời đại là thông tin quản lý. Hệ thống thông tin quản lý ( HTTTQL ) đảm bảo xử lý các thông tin quản lý với hiệu quả cao nhất trong cơ quan. Hình 1.3: Mối quan hệ của thông tin trong hệ thống thông tin quản lý tiết kiệm. Lãnh đạo Phòng kế toán Bàn huy động vốn Thông tin vào Thông tin ra Thông tin đã xử lý Thông tin ra quyết định Thông tin thu thập Đầu vào Đầu ra Sơ đồ các mối quan hệ của thông tin quản lý trong hệ thống thông tin quản lý tiết kiệm: Lãnh đạo: là nơi ban hành quyết định Hệ thống tác nghiệp: là nơi thực hiện các hoạt động chính của toàn bộ hệ thống. Hệ thống thông tin quản lý: Bộ phận liên kết giữa lãnh đạo và hệ thống tác nghiệp. Công việc cụ thể của nó là thu thập, xử lý, lưu trữ, truyền tin trong toàn bộ hệ thống. 1.2. Sự phát triển của thông tin quản lý. - Quy mô phát triển của lãnh đạo và HTTTQL thì hầu như không thay đổi so với quy mô phát triển của hệ thống tác nghiệp. Lãnh đạo và HTTTQL liên tục phát triển về chất nên cần sự phát triển của khoa học kỹ thuật do đó nhu cầu về thông tin quản lý ngày càng cần thiết. - Để tạo ra những thông tin quyết định đóng góp vào nó có hai phần: lao động lãnh đạo và lao động thông tin phục vụ cho việc ra quyết định, lao động lãnh đạo là nghệ thuật phi quy trình chiếm 10%, lao động quyết định chiếm 90% và đại bộ phận là lao động có quy trình. Tỷ lệ lao động sống của HTTT với lao động sống của hệ thống tác nghiệp ngày một cao. 2. Đặc điểm của hệ thống thông tin quản lý. HTTTQL được tổ chức theo lối phân cấp từ trên xuống dưới. Thông tin được tổng hợp đưa từ dưới lên và quyết định được đưa từ trên xuống, thông qua hệ thống thông tin phục vụ. 2.1. Luồng thông tin vào. Luồng thông tin vào này bao gồm cả thông tin định hướng của hệ thống cấp trên và thông tin trao đoỏi với môi trường ngoài. Mỗi bộ phận có lượng thông tin lớn và đa dạng cần phải xử lý. Các thông tin cần phải xử lý có thể chia ra làm 3 loại: - Các thông tin luân chuyển : Loại thông tin chi tiết về các hoạt động hàng ngày của hệ thống. Khối lượng của thông tin này lớn nên đòi hỏi phải có sự xử lý nhanh và kịp thời. Các thông tin tổng hợp định kỳ : Là thông tin tổng hợp về hoạt động của cấp dưới báo cáo lên cấp trên. những thông tin thu thập này là thông tin được ghi chép trực tiếp từ các bộ phận trong hệ thống thừa hành. - Các thông tin dùng để tra cứu : Là các thông tin dùng chung trong hệ thống, tồn tại trong một thời gian dài trong hệ thống và ít thay đổi, được dùng để tra cứu trong việc xử lý các thông tin luân chuyển và các thông tin tổng hợp. 2.2. Luồng thông tin ra. Thông tin ra được tổng hợp từ các thông tin đầu vào và phụ thuộc vào từng yêu cầu quản lý cụ thể. Đầu ra của HTTTQL thường là các thông tin kết quả và các thông tin này mang tính chất định kỳ theo thoừi gian. Các thông tin cần phải xử lý có thể chia làm 2 loại: - Thông tin đã xử lý: nhằm cô đọng, tổng hợp, chọn lọc, làm phong phú thêm cho thông tin... Cung cấp cho lãnh đạo khi ra những quyết định quản lý. - Thông tin ra quyết định : là các thông tin do hệ thống lãnh đạo ban hành, được chuyển qua hệ thống thông tin quản lý để nhân bản, cụ thể hoá thành nhiệm vụ chuyển xuống cho hệ thống thừa hành. 3. Giá trị của hệ thống thông tin quản lý. 3.1. Giá trị của một thông tin quản lý. Tự thân thông tin không có giá trị, thông tin chỉ có giá trị khi được các nhà quản lý sử dụng để tiện cho việc ra quyết định và thực hiện các quyết định này mang lại hiệu quả nào đó. Giá trị của một thông tin quản lý bằng chênh lệch giữ kết quả thực hiện tốt phương án của quyết định nhờ sử dụng thông tin đó với trung bình kết qủa thực hiện của các phương án. 3.2. Giá trị của một hệ thống thông tin quản lý. - Hầu hết các hệ thống thông tin đều được gọi là hệ thống thông tin quản lý bởi vì nó phục vụ cho công tác quản lý. - Giá trị của hệ thống thông tin quản lý là sự biểu hiện bằng tiền của tổng những thiệt hại rủi ro tránh được và của tổng những tận dụng cơ hội nhờ có hệ thống thông tin quản lý. 4. Mô hình hệ thống thông tin quản lý. Để tổ chức tốt các thông tin phục vụ quản lý, cần xây dựng các Modul dữ liệu, bao gồm: Các Modul cập nhật, xử lý thông tin tổng hợp và thông tin lân chuyển : Do lượng thông tin này lớn, đòi hỏi tốc độ xử lý nhanh và chính xác nên khi xây dựng cần phải quan tâm đến các yêu cầu : - Tổ chức màn hình hợp lý, giảm thao tác người sử dụng. - Nắm vững thông tin quan trọng từ thông tin cần cập nhật. - Tự động nạp những giá trị đã biết và các giá trị lặp lại. Kiểm tra xác định nhanh các sai sót khi nhập liệu và thông báo cho người sử dụng biết. Các Modul cập nhật thông tin tra cứu : - Các thông tin tra cứu được dùng chung trong hệ thống trong một thời gian dài. Nó được cập nhật không thường xuyên, do đó việc tổ chức các Modul này cần đảm bảo để dễ tra cứu nhất. Các Modul lập bảng biểu, báo cáo : - Các Modul này được thiết kế dựa trên hệ thống các mẫu biểu, báo cáo theo quy định của hệ thống. III. Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý. Việc phân tích thiết kế bao gồm 5 bước sau đây: 1. Nghiên cứu thực tế. - Phỏng vấn: + Chuẩn bị phỏng vấn: Người phỏng vấn phải lập danh sách những người được phỏng vấn và trật tự phỏng vấn. Nhóm phỏng vấn thường gồm hai người: một là người trực tiếp phỏng vấn, hai là người trợ lý cho người thứ nhất, công cụ phỏng vấn là các bảng câu hỏi. + Tiến hành phỏng vấn: tại vị trí làm việc của người được phỏng vấn, thời điểm nên sau 30 phút bắt đầu làm việc của họ, thời gian phỏng vấn khoảng 1 giờ đến 1,5 giờ, thái độ phỏng vấn khiêm tốn. + Tổng hợp kết quả phỏng vấn: Bảng kết quả phỏng vấn gồm các phích dữ liệu, phích xử lý, bảng kê dữ liệu, bảng nhiệm vụ. Ngoài ra còn có các phương pháp sau để thu thập thông tin: Tra cứu tài liệu. Phiếu hỏi Quan sát. 2. Xây dựng các sơ đồ. - Sơ đồ luồng thông tin ( ICD ): là sự thể hiện bằng sơ đồ các dòng thông tin, các kho dữ liệu, thời điểm phát sinh các dữ liệu. - Sơ đồ luồng dữ liệu ( DFD ): là sự thể hiện bằng sơ đồ các kho dữ liệu các luồng thông tin, các xử lý nhưng ở mức logic ( khác với sơ đồ ICD là không có trong sơ đồ mục thời gian, không gian, nơi làm việc, ai làm ). Sơ đồ luồng dữ liệu gồm có các mức: Sơ đồ khung cảnh, sơ đồ ngữ cảnh: không cần kho dữ liệu, không cần cập nhật dữ liệu. Sơ đồ mức cao: bắt đầu phân rã các xử lý. Luồng thông tin DFD Kho dữ liệu Xử lý Thông tin cơ sở Sơ đồ cấu trúc dữ liệu (nếu có nhiều tệp) Các phích kho dữ liệu Phích kho dữ liệu cơ bản Các xử lý cấp cao hơn Hình 1.4: Quan hệ của DFD với các bộ phận bên trong Các mối quan hệ trong DFD: Sơ đồ cấu trúc dữ liệu ( DSD ) Ví dụ về mối quan hệ của 2 bảng SO_TKIEM & KY_HAN: Tên tệp 1 *KY_HAN MO_TA ...... Quan hệ một – nhiều Tên tệp 2 *SO_SO KY_HAN ......... 3. Hợp thức hoá. Mục đích : Đảm bảo cho mô hình ngoài thực sự được xây dựng từ mô hình khái niệm. Đảm bảo cho các dữ liệu do mô hình dữ liệu xây dựng có thể dùng được cho các xử lý do mô hình đặt ra. Các bước tiến hành : Hợp thức hoá các thuộc tính.(đảm bảo cho mỗi thuộc tính có một nhiệm vụ, loại bỏ các thuộc tính không dùng để định danh). Hợp thức hoá các đối tượng.(hợp thức hoá mọi thuộc tính của đối tượng đó). Hợp thức hoá các quan hệ.(hợp thức hoá mọi đối tượng mà nó liên hệ và mọi thuộc tính mà nó mang). 4. Xây dựng mô hình logic dữ liệu. Mục đích : Xác định cách tổ chức logic của dữ liệu để thể hiện mô hình khái niệm đã hợp thức hoá. Tối ưu hoá cách tổ chức này với yêu cầu xử lý. Dùng công cụ mô hình quan hệ để chuyển mô hình cá thể sang mức logic theo quy tắc : Một thuộc tính của mô hình cá thể chuyển thành một trường của mức logic Một trường của mô hình cá thể chuyển thành một bản ghi. Một quan hệ trong mô hình cá thể được chuyển thành một đối tượng. 5. Xây dựng mô hình vật lý dữ liệu. Mục đích: Chia thành các modul xử lý logic. Có thể lập các modul chương trình khi có xem xét đến các điều kiện vật lý cụ thể. IV. các bước phát triển một htttql. 1. Lý do để phát triển một HTTQL HTTTQL có những vấn đề quản lý mới nảy sinh đòi hỏi phải có những thay đổi lớn, yêu cầu thiết kế mới HTTTQL. HTTTQL cần những yêu cầu mới về nhiều lĩnh vực cần thiết phải thiết kế mới hệ thống HTTTQL có những thay đổi về khoa học công nghệ cần thiết kế mới để hoạt động hiệu quả hơn Nhà quản lý của HTTTQL có những chính sách mới đưa ra nhằm thiết kế mới hệ thống có chất lượng. 2. Các bước phát triển một HTTTQL Với những lý do thiết kế mới HTTTQL, các nhà quản lý và thiết kế HTTT đưa ra những dự toán tiến trình và lựa chọn những phương án tối ưu nhất cho mỗi tiến trình đó để thiết lập một HTTTQL mới ưu việt nhất, các công đoạn phân tích thiết kế đưa đến một HTTTQL tương lai khá hiệu quả với những giai đoạn: ă Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu về HTTT mới Nhằm mục đích cung cấp cho các nhà quản lý lãnh đạo của các tổ chức những thông tin để cho họ ra quyết định phát triển HTTT mới. Công đoạn này thể hiện được tính khả thi, hiệu quả sơ bộ của HTTT sắp được thiết kế. Các nhiệm vụ của giai đoạn: Lập kế hoạch đối với việc đánh giá yêu cầu Trình bày làm sáng tỏ những yêu cầu của HTTT mới Đánh giá tính khả thi của HTTT về tài chính, kỹ thuật, hiệu quả Giai đoạn này chỉ nên xem xét trong hai tuần. ă Giai đoạn 2: Phân tích thiết kế HTTT mới. Mục đích chính của công đoạn là phải hiểu cho rõ HTTT hiện có, tìm ra những nguyên nhân thực sự về những yếu kém của HTTT hiện có để xác định rõ ràng buộc đối với HTTT mới trong mối quan hệ với HTTT cũ: Nghiên cứu môi trường của HTTT đang xem xét Nghiên cứu về HTTT hiện có mà cần có thay đổi thiết kế mới Chẩn đoán và đề xuất các yếu tố của giải pháp thiết kế mới Thay đổi đề xuất của dự án thiết kế mới. ă Giai đoạn 3: Thiết kế logic hệ thống mới. Nhiệm vụ của công đoạn là xác định tất cả các yếu tố logic cấu thành nên HTTT mới cho phép giải quyết những vấn đề mà HTTT mới đặt ra: Phải thiết kế cơ sở dữ liệu Thiết kế xử lý cơ sở dữ liệu Thiết kế các dòng thông tin vào Hoàn thiện các tài liệu về HTTT mới. ă Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án giải pháp. Mục tiêu công đoạn là trình bày một số phương án với góc độ khác nhau, với quan niệm khác nhau để tìm phương án tối ưu về HTTT mới: Xác định các ràng buộc về mặt tổ chức và mặt công nghệ thông tin đối với HTTT Xây dựng các phương án giải pháp ( thiên về tối ưu tài chính – kỹ thuật). Đánh giá các phương án ( về hiệu quả, thời gian, tài chính,...). ă Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài. Thiết kế chi tiết các giao diện vào/ra Thiết kế các phương thức tương tác với các phần tin học hoá HTTT. Thiết kế các thủ tục xử lý thủ công. ă Giai đoạn 6: Thực hiện kỹ thuật. Thiết kế logic, thiết kế vật lý trong. Lập trình Kiểm tra toàn bộ hệ thống sau khi thực hiện kỹ thuật hoàn thành. Hoàn thiện các tài liệu, hồ sơ về HTTT mới. ă Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác. Chuyển đổi một số lĩnh vực, một số tình trạng của hệ thống mới. Đánh giá hoạt động của HTTT Trong quá trình phân tích thì có thể khi thực hiện những công đoạn sau nhưng phải quay về công đoạn trước đó để xem xét, kiểm tra sự thực hiện công đoạn hiện thời do có nhiều vấn đề phát sinh bất thường trong phân tích thiết kế mới HTTT. 3. Các phương pháp tin học hoá. Có 2 phương pháp cơ bản để ứng dụng tin học trong công tác quản lý : Phương pháp tin học hoá toàn bộ: Tin học hoá tất cả các chức năng quản lý và thiết lập một cấu trúc hoàn toàn tự độnghoá thay đổi cho cấu trúc cũ. Ưu điểm : Các chức năng quản lý được tin học hoá một cánh triệt để nhất, đảm bảo tính nhất quán trong toàn bộ hệ thống. Nhược điểm : Phương pháp này thực hiện lâu và khó khăn, đầu tư ban đầu lớn, hệ thống không có tính mềm dẻovà sự kế thừa. Mặt khác, khi thay đổi hoàn toàn hệ thống cũ sẽ vấp phải thói quen của những người làm việc trong hệ thống, đây là một yếu tố tương đối khó vượt qua. Phương pháp tin học hoá từng phần: Tin học hoá từng chức năng theo một trình tự nhất định theo yêu cầu của từng bộ phận trong một tổ chức. Việc thiết kế các phân hệ quản lý của hệ thống được thực hiện một cách độc lập với những phân hệ khác. Ưu điểm : Thực hiện đơn giản, đầu tư ban đầu không lớn, phân hệ có tính mềm dẻo vì sự phát triển của phân hệ này không ảnh hưởng đến các phân hệ khác, dễ được những người làm việc trong hệ thống chấp nhận hơn so với việc tin học hoá toàn bộ. Dễ thích ứng với tình trạng vốn ít. Nhược điểm : Tính nhất quán không cao trong toàn hệ thống, do vậy không tránh khỏi việc dư thừa và trùng lặp thông tin. Trên thực tế, người ta thường áp dụng cả 2 phương pháp nhằm giảm thiểu những nhược điểm của từng phương pháp. Tuy vậy, phải tính đến sự phf hợp của từng phương pháp với trình độ tổ chức, trình độ quản lý, quy mô hoạt động và tiềm năng tài chính của tổ chức đó. V. Một số phương pháp phân tích hiệu quả kinh tế của dự án phát triển một HTTTQL. 1. Đánh giá đa tiêu thức. Việc đánh giá có quy trình như sau: Xác định tất cả các tiêu thức cần đánh giá ( chung cho các phương án ), tuy nhiên sẽ có tiêu thức được ưu tiên. Xác định trọng số cho từng tiêu thức ( chung cho các phương án ), coi tất cả các tiêu thức có trọng số là 100% thì mỗi tiêu thức có trọng số bao nhiêu tuỳ theo tầm quan trọng. Xác định mức điểm cho mỗi tiêu thức ( cho từng phương án cụ thể ), điểm cho một tiêu thức nên dao động trong khoảng [-n, +n] nào đó, tiêu thức ưu tiên hơn thì điểm (+) cao hơn và ngược lại đến điểm (-n). Nhân điểm của tiêu thức với trọng số thì được nhân điểm của tiêu thức đó. Sau đó cộng lại thành tổng số điểm cho phương án đó, có bao nhiêu phương án thì có nhiêu tổng số điểm, từ cơ sở này người thiết kế đánh giá và lựa chọn phương án hiệu quả nhất. Kết quả tính toán trên bảng. 2. Phân tích chi phí - lợi ích. Xác định các khoản mục chi phí. + Chi phí về nhân lực + Chi phí về phần cứng, phần mềm + Chi phí về văn phòng phẩm và thông tin đầu vào + Chi phí cho chuẩn bị mạng + Chi phí chung + Chi phí khác - Xác định tổng chi phí cho dự án ( gồm chi phí cố định 20% và tổng chi phí biến động khoảng 80% tổng chi phí cho dự án ). Xác định các khoản mục lợi ích: + Phải lượng hoá lợi ích về một đơn vị đo ( giá trị ) sao cho lợi ích bù đắp được chi phí và có hiệu quả. + Tăng thu nhập. + Tránh được các thất thoát. + Giảm các chi phí. + So sánh chi phí – lợi ích để xác định HTTT có hiệu quả hay không, thông qua bảng. Tính chênh lệch mỗi phương án = Tổng lợi ích - Tổng chi phí trong n năm trong n năm Nếu chênh lệch càng lớn thì hoạt động ngày một hiệu quả. VI. tổ chức cơ sở dữ liệu (csdl) và quản trị cơ sở dữ liệu (qtcsdl) 1. Cơ sở dữ liệu. 1.1. Khái niệm. CSDL là một tập hợp dữ liệu được tổ chức đặc biệt và được lưu trữ trên các thiết bị nhớ của máy tính nhằm cung cấp thông tin cho những người sử dụng khác nhau. Việc quản lý tập hợp dữ liệu này do một chương trình máy tính tự động thực hiện.Một CSDL có các chức năng sau : Có khả nămg lưu trữ và nhập thêm thông tin. Có thể cập nhật được dữ liệu. Có khả năng cung cấp thông tin cho người sử dụng. 1.2. Kho dữ liệu. Trong mỗi HTTT đều có những kho dữ liệu, đó là nơi cất giữ dữ liệu một cách có tổ ch._.ức sao cho có thể tìm kiếm được nhanh chóng những dữ liệu cần thiết. 1.3. Ngân hàng dữ liệu. Nếu kho dữ liệu được đặt trên các phương tiện nhớ của máy tính điện tử và được bảo quản bởi chương trình máy tính thì được gọi là Ngân hàng dữ liệu. Cách tổng quát: Ngân hàng dữ liệu là một hệ thống dùng máy tính điện tử để lưu trữ, quản lý tập trung dữ liệu nhằm phục vụ cho nhiều người và nhiều mục đích quản lý khác nhau. Theo ngôn ngữ mô hình dữ liệu, Ngân hàng dữ liệu là một tập hợp các cơ sở dữ liệu có liên quan với nhau. 1.4. Quản lý dữ liệu. Một hệ thống thường quản lý dữ liệu tác nghiệp tập trung trên một cơ sở dữ liệu hợp nhất. Việc quản lý phải đảm bảo được vấn đề : Giảm lượng dư thừa thông tin khi lưu trữ. Có thể dùng chung một cơ sở dữ liệu cho nhiều bộ phận trong cùng một hệ thống và sử dụng với nhiều mục đích khác nhau. Đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu trong hệ thống. Dễ dàng bảo trì dữ liệu và trao đổi dữ liệu với các hệ thống thông tin khác. Đảm bảo an toàn và toàn vẹn dữ liệu bằng cánh áp dụng các biện pháp bảo vệ. 1.5. Mô hình dữ liệu. Có nhiều kiểu mô hình dữ liệu: Mô hình dữ liệu quan hệ Mô hình dữ liệu phân cấp Mô hình dữ liệu E-R ( Entity-Relationship ) Hiện nay tất cả những hệ quản trị cơ sở dữ liệu đều thường dùng mô hình dữ liệu quan hệ. Mô hình dữ liệu quan hệ: Là một bản khắc hoạ cơ sở dữ liệu, nó chỉ ra các thực thể, các thuộc tính của mỗi thực thể và những mối quan hệ giữa các thực thể trong cơ sở dữ liệu ấy. + Mô hình dữ liệu quan hệ giúp người sử dụng hiểu được cấu trúc, quan hệ ý nghĩa của dữ liệu, điều đó rất cần thiết giúp họ hiểu được và lập cơ sở dữ liệu + Lập mô hình dữ liệu quan hệ là phần chính của thiết kế cơ sở dữ liệu, tuy nhiên phải có phương tiện để tra cứu và truy vấn cơ sở dữ liệu đã thiết kế và tạo lập, trích rút những dữ liệu cần thiết phục vụ cho nhà quản lý 2. Phân tích và thiết kế cơ sở dữ liệu. 2.1. Yêu cầu của việc phân tích và thiết kế cơ sở dữ liệu. Xác định mục đích của cơ sở dữ liệu : Đây là công việc quan trọng nhất. Là một cán bộ thiết kế, họ phải biết dữ liệu dùng để làm gì ?. Muốn vậy phải nghiên cứu xem người sử dụng cơ sở dữ liệu trong tương lai cần trích rút những dữ liệu nào ( dưới dạng các báo cáo như thế nào ), sử dụng thường xuyên cơ sở dữ liệu ấy vào công việc gì ? Phác hoạ mô hình dữ liệu : + Trước hết phải xác định các thực thể và thuộc tính của các thực thể. + Xác định thực thể nào với những thuộc tính nào cần được ghi nhận trong cơ sở dữ liệu để đạt được các mục tiêu đã đề ra ở trên, thực chất là xác định cơ sở dữ liệu cần chứa những bảng nào, mỗi bảng cần chứa những cột nào. + Nguyên lý xác định các bảng, các cột trong bảng: .Giảm tối thiểu sự trùng lặp: Các bảng khác nhau không nên chứa những dữ liệu giống nhau. .Tránh dư thừa: Mỗi bảng chỉ chứa vừa đủ dữ liệu cần thiết về một thực thể. .Tăng cường tính độc lập giữa các cột. .Dữ liệu nguyên tố ( dữ liệu ít khi chia nhỏ hơn nữa ). Xác định những mỗi quan hệ giữa các thực thể: Sau khi đã phân chia dữ liệu vào các bảng, nhà thiết kế phải tìm ra mối quan hệ giữa các bảng để sau này trích rút hay kết hợp dữ liệu đáp ứng nhanh yêu cầu người sử dụng. Duyệt lại mô hình dữ liệu: Để khắc phục, phát hiện những khiếm khuyết của mô hình dữ liệu ở trên, lúc này tìm ra và chỉnh sửa dễ hơn nhiều sau khi các bảng cơ sở dữ liệu đã chứa đầy đủ thông tin về các thực thể. 2.2. Các bước thiết kế cơ sở dữ liệu . 2.2.1. Xây dựng lược đồ khái niệm. Là lược đồ dùng để mô tả vùng ứng dụng. Đó là mô tả các thực thể được mô hình hoá như các dữ liệu trong cơ sở dữ liệu. Cụ thể nó bao gồm danh sách các kiểu thực thể cần xem xét và ràng buộc giữa chúng. (Xác định xem các thông tin này dùng cho việc gì... 2.2.2. Xây dựng lược đồ cơ sở dữ liệu. - Mô tả dữ liệu được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu. - Xác định những thành phần được lưu trữ và đường truy nhập giữa chúng. - Xây dựng lược đồ vật lý: - Mô tả cấu trúc vật lý của CSDL. Nó bao gồm cả thông tin chi tiết về các khuôn dạng, bản ghi, mẫu mã... - Cấu trúc vật lý : Là cấu trúc dùng để lưu trữ một cơ sở dữ liệu gồm các tệp trên đĩa, băng từ và các chương trình xử lý... - Hệ sao lưu (Backup) và khôi phục là đơn thể cho phép xâu dựng lại CSDL sau những sự cố do phần cứng hoặc phần mềm gây ra. - Giao diện giữa người sử dụng và máy bao gồm các chương trình ứng dụng, bộ chương trình báo cáo và ngôn ngữ hỏi đáp. - Người sử dụng chương trình ứng dụng có thể đưa vào tìm kiếm và cập nhật dữ liệu trong cơ sở dữ liệu mà không cần có những hiểu biết nào về cơ sở dữ liệu khi sử dụng những chương trình này. Khi sử dụng các chương trình báo cáo và ngôn ngữ hỏi đáp, cần phải có những kiến thức cùng với những hiểu biết về nội dung của cơ sở dữ liệu và các đường truy cập. Bộ chương trình báo cáo là một tiện ích trợ giúp người sử dụng tạo ra báo cáo. - Hệ thống đơn thể (Modul) chương trình : Quy chiếu từ logic sang vật lý. - Hệ con riêng (Privicy Sub-System): Hê này bảo vệ cơ sở dữ liệu tránh những truy nhập trái phép vào cơ sở dữ liệu. - Hệ con toàn cục (Integrity Sub-System): Hệ này bảo vệ cơ sở dữ liệu tránh việc đưa vào một số kiểu dữ liệu sai. 2.3. Thiết lập mô hình dữ liệu một thực thể Người thiết kế biểu diễn thực thể bằng một hình chữ nhật gồm tên thực thể, dưới tên các thực thể là tên các thuộc tính. Yếu tố phân biệt: Mỗi thực thường biểu diễn nhiều các thể. Để tránh nhầm lẫn thì mỗi các thể phải xác định duy nhất , cách tốt nhất là dùng yếu tố phân biệt giữa chúng. Một thuộc tính hay một tổ hợp các thuộc tính sẽ xác định mỗi cá thể một cách duy nhất gọi là yếu tố phân biệt. Có thể có vài thuộc tính hoặc tập hợp thuộc tính cùng có khả năng làm yếu tố phân biệt cho các cá thể của một thực thể. Mô hình dữ liệu như sau: Tên thực thể Yếu tố phân biệt (Khoá) - Thuộc tính khác Yếu tố phân biệt được đặt dấu * đằng trước. 2.4. Thiết lập cơ sở dữ liệu chỉ chứa một bảng. Phiên dịch mô hình dữ liệu một thực thể thành cơ sở dữ liệu một bảng. - Mỗi thực thể trở thành một bảng - Mỗi thuộc tính trở thành một cột - Tên thực thể trở thành tên bảng - Dùng yếu tố phân biệt làm khoá chính - Quy tắc kiện toàn thực thể: Mỗi dòng trong bảng phải có một giá trị không rỗng của cột khoá chính để xác định các thể xuất hiện ở dòng đó một cách duy nhất. 2.5. Mối quan hệ giữa các bảng. 2.5.1. Mối quan hệ một - một Giả sử cơ sở dữ liệu có hai thực thể A và B được ghi nhận bằng hai bảng dữ liệu A và B, ta nói rằng có một mối quan hệ một-một giữa hai thực thể A, B hay hai bảng A, B nếu mỗi dòng của A tương ứng với một dòng của B và ngược lại mỗi dòng của bảng B tương ứng với một dòng của bảng A. Việc sát nhập hai bảng A, B lại vẫn có thể dễ dàng. Mối quan hệ này xuất hiện khi tách một bảng rất nhiều cột thành hai bảng cho đỡ cồng kềnh, quy mô nhỏ hơn. 2.5.2. Mối quan hệ một - nhiều 2.5.2.1. Mô hình với mối quan hệ một - nhiều Ta nói rằng có một mối quan hệ một – nhiều (one to many) giữa hai thực thể hay hai bảng A, B nếu mỗi dòng trong bảng A tương ứng (có liên quan ) với nhiều dòng trong bảng B nhưng ngược lại mỗi dòng trong bảng B chỉ tương ứng với một dòng trong bảng A. Bảng A ở phía một gọi là “bảng chủ” bảng B ở phía nhiều gọi là “bảng kết” hay “bảng quan hệ”. Mô hình quan hệ sau mô tả mối quan hệ một – nhiều giữa 2 bảng thuộc cơ sở dữ liệu tiết kiệm : KY_HAN * Ky_han Mo_ta ...... SO_TKIEM * So_so Ky_han ...... Trong mô hình dữ liệu với mối quan hệ một- nhiều được minh hoạ bằng một đường nối hai thực thể với nhau có hình chân quạ ở phía nhiều. Mở rộng ra: Trong thực tế, mối quan hệ một – nhiều thường xuyên xuất hiện, đôi khi thể hiện theo cấu trúc thứ bậc hình cây. Mô hình quan hệ sau mô tả mối quan hệ một – nhiều giữa 2 bảng thuộc cơ sở dữ liệu tiết kiệm : KY_HAN * Ky_han Mo_ta ...... SO_TKIEM * So_so Ky_han ...…. LOAI_PS Loai_ps So_so ...…. 2.5.2.2. Tạo lập cơ sở dữ liệu với mối quan hệ một - nhiều Các quy tắc phiên dịch mô hình dữ liệu với mối quan hệ một – nhiều thành cơ sở dữ liệu giống mối quan hệ một – một nhưng chỉ có khác là đưa khoá chính thuộc phía một vào phía nhiều thành khoá ngoại lai. Yêu cầu về tính vẹn toàn trong quan hệ: mỗi giá trị của khoá ngoại lai trong bảng phía nhiều đều phải trùng với một giá trị duy nhất của khoá chính trong bảng phía một. 2.5.3. Mối quan hệ nhiều - nhiều 2.5.3.1. Mô hình với mối quan hệ nhiều - nhiều Ta nói rằng có một mối quan hệ nhiều – nhiều giữa hai thực thể hay hai bảng A và B nếu mỗi dòng trong bảng A tương ứng ( có liên quan ) với nhiều dòng trong bảng B và ngược lại mỗi dòng trong bảng B có liên quan với nhiều dòng trong bảng A. Khi có mối quan hệ nhiều – nhiều ta cần tạo ra một thực thể thứ ba gọi là thực thể giao để liên kết hai thực thể kia qua hai mối quan hệ một – nhiều 2.5.3.2. Tạo lập cơ sở dữ liệu với mối quan hệ nhiều - nhiều Quy tắc phiên dịch mô hình dữ liệu với mối quan hệ nhiều – nhiều thành cơ sở dữ liệu giống mô hình một- nhiều, riêng hai mối quan hệ một - nhiều thì bảng phía nhiều được thêm hai cột: một để chứa khoá ngoại lai trùng với khoá chính ở bảng thuộc phía một, cột còn lại để chứa khoá ngoại lai ở bảng phía một còn lại. 3. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu. 3.1. Khái niệm. - Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Database Management System - DBMS) là phần mềm cho phép người sử dụng có thể truy nhập tới các cơ sở dữ liệu. Việc truy nhập được tiến hành như sau : - Người sử dụng (User) đưa ra các yêu cầu truy nhập CSDL trên một ngôn ngữ dữ liệu nào đó. - HQTCSDL nhận được yêu cầu và tiến hành phân tích các yêu cầu này. - HQTCSDL kiểm tra các sơ đồ ngoài. Lược đồ khái niệm, sơ đồ trong và xác định các cấu trúc lưu trữ. - HQTCSDL thực hiện các xử lý cần thiết trên CSDL. Theo trình tự thực hiện, HQTCSDL sẽ tìmkiếm mọi cấu trúc lưu trữ bên trong được truy nhập đến, làm xuất hiện các cấu trúc lưu trữ theo yêu cầu của người sử dụng. Kiểm tra vào và trao quyền sử dụng cho người dùng. 3.2. Các chức năng của HQTCSDL. - Thiết kế và quản trị cơ sở dữ liệu - Các công cụ định nghĩa trường cho mỗi bảng, phương tiện xem, bổ sung, thay đổi, loại bỏ khi thấy cần thiết, chức năng đưa vào các quy tắc định dạng và toàn vẹn của dữ liệu. - Thiết kế các biểu hỗ trợ quyết định(Decision Support Form) : - Chức năng tạo màn hình truy nhập đến các cơ sở dữ liệu bằng cách sử dụng các nút bấm, hộp kiểm tra và tìm kiếm, chức năng nhập và lọc dữ liệu, chức năng thiết kế màn hình mà không cần phải lập trình,... - Tạo biểu bảo trì dữ liệu (Data Maintenance Form). - Lập trình nhập dữ liệu (Data Entry Program). - Tạo biểu phân cột (Columnar Report) : Xây dựng các báo cáo tính toán theo nhóm. - Chức năng tạo thực đơn. - Triển khai ứng dụng. - Chức năng bảo mật. 4. HQTCSDL Microsoft Access 97 & ngôn ngữ lập trình Visual basic 6.0 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access 97 tuy chưa phải là Hệ quản trị cơ sở dữ liệu mang tính chất tối ưu cho hệ điều hành mạng như một số loại Hệ quản trị cơ sở dữ liệu : ORACLE, SQL Server, …Tuy nhiên nó vẵn là một Hệ quản trị cơ sở dữ liệu cá nhân đứng đầu mặt khác cấu hình của các máy Server cũng như các máy PC để sử dụng cho Hệ quản trị cơ sở dữ liệu này cũng chỉ cần ở mức vừa phải. Hơn nữa, do tình hình phát triển của Công nghệ thông tin ở Việt nam hiện nay thì Hệ quản trị cơ sở dữ liệu này vẵn đang rất thích hợp với cơ quan nói riêng và với Việt nam nói chung. Nếu nhìn nhận một cách khách quan thì hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access 97 có những tính năng quản trị cơ sở dữ liệu rất ưu việt như: Tính bảo mật cao, hoạt động tốt với hệ điều hành Window 9X, quản trị cơ sở dữ liệu một cách thống nhất, tập trung trong một tệp, giao diện đồ hoạ đơn giản, tiết kiệm bộ nhớ, truyền thông tốt với cơ chế OLE trên hệ máy Server cũng như Client Trong thực tế, chỉ với giao diện của Microsoft Access 97 có đủ để xây dựng một ứng dụng hoàn chỉnh hay không? Câu trả lời chắc chắn là không, mặc dù nó có thể thực hiện được khá nhiều việc. Chỉ cần xét một khía cạnh đơn giản, một ứng dụng thực sự phải cung cấp cho người dùng một giao diện trực quan, đơn giản nhưng phải có khả năng giải quyết được toàn bộ công việc. Do đó với Visual Basic 6.0 sẽ giải quyết được mọi vấn đề về giao diện. Một ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng đang được sử dụng rộng rãi hiện nay. Chương II. Công tác khảo sát và Một số vấn đề chung về đề tài. I. hệ thống Ngân hàng việt nam hiện nay. 1. Giới thiệu chung. Ngân hàng nhà nước Việt Nam thành lập từ năm 1951, từ đó đến giữa năm 1990 hoạt động của nó theo mô hình Ngân hàng một cấp, vừa đóng vai trò quản lý nhà nước vừa làm nhiệm vụ kinh doanh. Do vậy, hoạt động Ngân hàng mang nặng tính cấp phát hơn là tín dụng với đúng nghĩa của nó. Là một trong những ngành đi đầu trong sự nghiệp đổi mới, trải qua 2 năm thử nghiệm, với những thành công bước đầu và vấp váp, tháng 5 năm 1990 lần đầu tiên nhà nước ta đã ban hành pháp lệnh về Ngân hàng, đánh dấu cho một giai đoạn quan trọng, giai đoạn mới toàn diện, căn bản của hoạt động Ngân hàng. Cũng trong pháp lệnh này đã chính thức chuyển đổi sang mô hình Ngân hàng 2 cấp. Tiếp theo vào tháng 10 năm 1998 Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam đã chính thức đưa bộ luật Ngân hàng Nhà nước Việt Nam và Luật các tổ chức tín dụng vào thi hành. Mô hình Ngân hàng 2 cấp : Ngân hàng Nhà nước đóng vai trò là Ngân hàng TW làm nhiệm vụ quản lý Nhà nước về tiền tệ và quản lý về mọi mặt hoạt động của các Ngân hàng thương mại cũng như các tổ chức tín dụng các cấp. Thống đốc Ngân hàng là người lãnh đạo cao nhất của Ngân hàng TW. Hệ thống các Ngân hàng thương mại nhiều thành phần làm nhiệm vụ kinh doanh tiền tệ, tín dụng và dịch vụ Ngân hàng. Từ đó đến nay chỉ sau một số năm, từ một Ngân hàng duy nhất nay đã có 4 Ngân hàng thương mại quốc doanh; 44 Ngân hàng thương mại cổ phần; 14 chi nhánh Ngân hàng nước ngoài; 7 Ngân hàng liên doanh; 2 công ty tài chính và hàng ngàn tổ chức tín dụng đang hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam. Ngân hàng Nhà nước và các Ngân hàng thương mại Việt Nam cũng quan hệ với rất nhiều Ngân hàng trên thế giới thông qua việc mở tài khoản thanh toán mậu dịch và các dịch vụ đa dạng khác. Cùng với chính sách quản lý đổi mới toàn diện từ Ngân hàng TW đến địa phương thì Ngân hàng TW cũng thành lập ra các bộ phận tác nghiệp riêng, được thành lập theo yêu cầu của Thống đốc để thực hiện các chức năng và nhiệm vụ do Thống đốc giao. Đó là các Vụ, Viện, Ban, Cục... 2. Cục công nghệ tin học Ngân hàng. Cục Công nghệ tin học Ngân hàng là bộ phận tác nghiệp của Ngân hàng TW có chức năng tham mưu cho Thống đốc về lĩnh vực tin học hóa ngành Ngân hàng và có nhiệm vụ chính là ứng dụng công nghệ thông tin vào lĩnh vực Ngân hàng nói chung và cho Ngân hàng TW nói riêng. Địa điểm phòng thực tập: Phòng kỹ thuật phần mềm. Có chức năng tham mưu và nhiệm vụ thực hiện các chỉ thị của cục trưởng về lĩnh vực xây dựng và phát triển các phần mềm tin học ứng dụng trong ngành Ngân hàng. Trong quá trình thực tập ở đây em đã nghiên cứu và tìm hiểu về lĩnh vực ứng dụng tin học trong công tác quản lý để xây dựng các phần mềm về quản lý cho hệ thống Ngân hàng nói chung và cho các Ngân hàng thương mại quốc doanh nói riêng. Cũng tại đây em đã tìm hiểu về hoạt động ứng dụng tin học vào công tác quản lý các tại các Ngân hàng thương mại quốc doanh và đã được các anh chị tại phòng kỹ thuật phần mềm hướng dẫn để em hoàn thành công tác nghiên cứu và chọn đề tài báo cáo chuyên đề thực tập tốt nghiệp “Tin học hoá công tác quản lý tiền gửi tiết kiệm cho các Ngân hàng thương mại quốc doanh và hệ thống Ngân hàng Việt nam ”. 3. Hệ thống Ngân hàng thương mại quốc doanh ở nước ta hiện nay. 3.1. Loại hình doanh nghiệp. Ngân hàng Thương mại quốc doanh là doanh nghiệp nhà nước được thành lập và hoạt động với mục đích chính là lợi nhuận, ngoài ra còn có tác dụng điều tiết vĩ mô nhà nước về tiền tệ. 3.2. Lĩnh vực hoạt động của các Ngân hàng Thương mại quốc doanh. Lĩnh vực hoạt động chủ yếu là kinh doanh tiền tệ. Huy động vốn trong nước và nước ngoài. Cho các tổ chức và cá nhân vay vốn và một số nghiệp vụ kinh doanh khác. Ngoài ra, Ngân hàng thương mại quốc doanh hoạt động nhằm điều tiết vĩ mô nhà nước và tuân theo các quy định của Nhà nước nói chung và các quy định của Ngân hàng TW nói riêng. 3.3. Cơ cấu tổ chức trong các Ngân hàng Thương mại quốc doanh. Mô hình tổ chức: Tổng Giám đốc Phó Tổng Giám đốc 1 Phó Tổng Giám đốc 2 Phòng Kế toán. Phòng ngân quỹ. Phòng kiểm soát. Phòng kế hoạch nguồn vốn. Phòng tín dụng. Phòng quan hệ quốc tế và quản lý dự án. Văn phòng chính. Bàn huy động vốn số 1 Bàn huy động vốn số 2 Bàn huy động vốn số 3 …. Bộ phận hành chính. Bộ phận hành chính. Hình 2.1: Mô hình tổ chức trong một Ngân hàng thương mại quốc doanh. 3.4. Mô hình hoạt động kinh doanh của Ngân hàng Thương mại quốc doanh. Theo quyết định số 200/QĐ-NH5 của Ngân hàng nhà nước, các Ngân hàng thương mại được phép thực hiện các nghiệp vụ sau: ă Huy động vốn. - Nhận tiền gửi của các Ngân hàng hoặc các tổ chức kinh doanh tiền tệ thành viên để cân đối, điều hoà trong toàn hệ thống theo cơ chế để cho vay. - Huy động vốn trong nước và vay vốn nước ngoài bằng đồng Việt nam và bằng ngoại tệ, phát hành chứng chỉ tiền gửi, trái phiếu, kỳ phiếu ngắn hạn và dài hạn. - Tiếp nhận vốn tài trợ, vốn uỷ thác đầu tư của Nhà Nước, các tổ chức quốc tế, cá nhân trong và ngoài nước cho các chương trình, dự án đầu tư và phát triển kinh tế. ă Cho vay vốn. Cho vay các Ngân hàng hoặc các tổ chức kinh doanh tiền tệ thành viên (Cho vay trong hệ thống). Cho vay các doanh nghiệp, hộ gia đình,...(Cho vay ngoài hệ thống). ă Các nghiệp vụ kinh doanh khác. Nhận chiết khấu các giấy tờ có giá. Hùn vốn, liên doanh, mua cổ phần và đầu tư chứng khoán. Mua bán và làm đại lý mua bán tín phiếu, trái phiếu Chính phủ, các tổ chức và doanh nghiệp trong nước và nước ngoài. Tham gia thị trường liên Ngân hàng, thị trường tiền tệ ngắn hạn và thị trường chứng khoán quốc gia... Hiện tại, hoạt động nghiệp vụ được phản ánh đầy đủ qua bảng tổng kết tài sản sau: Nguồn vốn Sử dụng vốn 1/ Vốn điều lệ. 2/ Các Quỹ: Quỹ dự trữ bổ sung vốn điều lệ. Quỹ dự trữ đặc biệt. Các loại quỹ khác. 3/ Vốn huy động. 4/ Vốn điều hoà. 5/ Vốn vay. 6/ Các nguồn vốn khác. 1/ Cho vay: Cho vay trong hệ thống. Cho vay ngoài hệ thống. 2/ Quỹ an toàn. 3/ Hùn vốn cổ phần. 4/ Mua chứng khoán. 5/ Tài sản cố định. 6/ Sử dụng vốn khác Nguồn vốn: Vốn điều lệ và các quỹ: Vốn điều lệ là vốn cần có để thành lập doanh nghiệp theo quy định của pháp luật. Trong quá trình kinh doanh, doanh nghiệp có thể trích lợi nhuận, phát hành trái phiếu để tăng thêm vốn điều lệ, mở rộng quy mô kinh doanh. Các quỹ cũng được coi là nguồn vốn kinh doanh, các quỹ đều được trích ra từ lợi nhuận thu được trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Vốn huy động: - Loại vốn có nguồn gốc từ các khoản tiết kiệm của các tổ chức dân cư, kinh tế và xã hội. Loại vốn này được huy động tại các bàn huy động vốn của các Ngân hàng. Vốn điều hoà: - Vốn này do các Ngân hàng cơ sở và các tổ chức kinh doanh tiền tệ khác gửi lên để điều hoà, phân phối cho các Ngân hàng cơ sở và các tổ chức tín dụng khác đang cần vốn. Vốn vay: Chủ yếu là vay của các tổ chức tài chính (Ngân hàng Nhà nước, các Ngân hàng thương mại, quỹ tín dụng khu vực, quỹ tín dụng cơ sở,...) và vay nước ngoài. Các nguồn vốn khác: Như lãi chưa phân phối, vốn uỷ thác đầu tư... Các nguồn vốn trên được sử dụng trong các lĩnh vực sau: Cho vay các tổ chức trong và ngoài hệ thống theo nguyên tắc ưu đãi các tổ chức trong hệ thống về mặt lãi suất. Lập quỹ an toàn để bù đắp rủi ro trong kinh doanh. Hùn vốn mua cổ phần của các doanh nghiệp, mua chứng khoán sinh lợi. Mua mới, sửa chữa, bảo dưỡng tài sản cố định, hiện đại hoá công cụ lao động ... nhằm làm tăng hiệu quả công việc. Các sử dụng vốn khác: Chi phí giao dịch, đi lại 4. Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin tại các Ngân hàng thương mại quốc doanh hiện nay. Trong thời gian thực tập tại Cục Công ngệ tin học Ngân hàng - Đơn vị thuộc Ngân hàng TW. Khi nghiên cứu về tình hình ứng dụng công nghệ thông tin của ngành Ngân hàng nói chung và của các Ngân hàng thương mại quốc doanh nói riêng, tình hình ứng dụng của các bộ phận này như sau: Để phục vụ công việc kinh doanh và quản lý của các cơ quan này chủ yếu sử dụng một số mạng máy tính. Hệ điều hành mạng chủ yếu ở đây là Novel Netware cho các máy trạm và máy chủ. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu của các cơ quan chủ yếu là hệ quản trị cơ sở dữ liệu Foxpro 2.6 for DOS cùng với bộ chương trình quản lý chạy trên môi trường này bao gồm: + Phân hệ huy động vốn (bao gồm các chương trình quản lý tiền gửi tiết kiệm, quản lý trái phiếu, kỳ phiếu, quản lý tín dụng...) + Chương trình kế toán giao dịch Ngân hàng. + Chương trình thanh toán tiền điện tử . + Chương trình thanh toán bù trừ qua mạng máy tính. + Chương trình quản lý vốn cổ phần. + Chương trình quản lý vốn trung, dài hạn. + Chương trình quản lý nhân sự. Tuy nhiên, do một số nhược điểm tồn tại của hệ quản trị cơ sở dữ liệu này đồng thời với việc những chương trình này đã có những lạc hậu, do đó hướng phát triển chung của các Ngân hàng này là bảo trì, cải tiến, bổ sung, nâng cấp và thay đổi sao cho khắc phục được các nhược điểm của bộ chương trình này. Cụ thể, với chương trình cải tiến hệ thống này đang xây dựng lại một số chương trình như: Chương trình quản lý nhân sự (đang được viết lại bằng HQTCSDL Microsoft Access 97 và ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0 tại phòng kỹ thuật phần mềm – Cục Công nghệ tin học Ngân hàng) và họ đang có xu hướng thay đổi một số chương trình như phân hệ huy động vốn, chương trình quản lý vốn cổ phần... Do vậy, em đã nghiên cứu, với tính chất học hỏi nhằm thiết kế chương trình tin học hoá công tác quản lý tiền gửi tiết kiệm mới với tính chất kế thừa chương trình cũ để phát huy được những mặt ưu điểm và khắc phục những nhược điểm của chương trình cũ. II. Nghiệp vụ quản lý tiền gửi tiết kiệm tại các Ngân hàng thương mại quốc doanh. 1. Vai trò của huy động vốn tiết kiệm trong dân. Vốn huy động tiết kiệm là một bộ phận của huy động vốn, nó góp phần tận dụng số tiền nhàn rỗi trong dân cư và các tổ chức kinh tế, xã hội khác để phục vụ cho các hoạt động kinh doanh. Tuy không chiếm tỉ trọng cao trong trong tổng nguồn vốn nhưng nó là một bộ phận không thể thiếu ddược trong hệ thống huy động vốn. Ngoài ý nghĩa kinh tế nó còn góp phần làm thay đổi thói quen của của đa bộ phận dân cư đó là thích tích luỹ hơn là góp phần đầu tư xây dựng đất nước. điều này có ý nghĩa rất quan trọng vì số tiền nhàn rỗi trong dân cư rất lớn (theo con số thống kê năm 1999 thì khoảng hơn 1,2 tỷ USD) trong khi đất nước lại rất cần có vốn để phục vụ cho phát triển kinh tế xã hội. 2. Quy trình kế toán gửi của hệ thống quản lý tiền gửi tiết kiệm. 2.1. Tại bàn gửi tiết kiệm. 2.1.1. Quy trình nghiệp vụ kế toán giao dịch. Xử lý đầu ngày: Dự kiến doanh số thu, chi hàng ngày, đầu giờ giao dịch thủ quỹ viết giấy tạm ứng (tiền mặt, ngân phiếu thanh toán) có ý kiến của trưởng phòng kế toán và duyệt của Tổng giám đốc. Với tiền gửi không kỳ hạn. - Nhận tiền gửi lần đầu: + Kế toán hướng dẫn khách hàng lập giấy gửi tiền. + Căn cứ vào giấy gửi tiền khách hàng nộp, viết sổ tiết kiệm, phiếu lưu và yêu cầu ký chữ ký mẫu. Sau đó ký tên, chuyển sang bộ phận kiểm soát trước quỹ. + Bộ phận kiểm soát trước quỹ kiểm soát chứng từ, ghi nhật ký quỹ và chuyển chứng từ sang thủ quỹ. + Thủ quỹ kiểm soát lại, ký tên và chuyển cho người kiểm soát ký, đóng dấu vào sổ tiết kiệm, sau đó trả sổ khách hàng, chuyển chứng từ cho kế toán viên. + Kế toán nhận chứng từ, xuất sổ in quan trọng hàng ngày, giấy gửi tiền, đóng nhật ký ngày. + Định khoản: Nợ TK: Tiền mặt tại quỹ. Có TK: Tiền gửi khách hàng. - Nhận tiền gửi tiếp: + Khách hàng phải nộp sổ tiết kiệm cũ và trình tự xử lý hạch toán tương tự như gửi tiền lần đầu. Điểm khác: Không viết sổ tiết kiệm. Khách hàng không phải đăng ký chữ ký mẫu. Kế toán ghi tiếp số tiền gửi trên sổ tiết kiệm, phiếu lưu và rút số dư mới. - Trả một phần số dư trên sổ: + Khách hàng nộp sổ tiết kiệm cho kế toán và yêu cầu rút tiền. + Kế toán viết giấy lĩnh tiền và yêu cầu khách hàng ký chữ ký mẫu. + Kế toán rút phiếu lưu kiểm soát, đối chiếu chứng minh thư và chữ ký mẫu, ghi sổ tiền lấy ra, rút số dư trên sổ tiết kiệm, phiếu lưu và giấy lĩnh tiền, ký tên vào nhật ký quỹ sau đó chuyển sang kiểm soát trước quỹ ( Giấy lĩnh tiền, sổ tiết kiệm, phiếu lưu). Bộ phận này kiểm soát lại, sau đó chuyển sang thủ quỹ giấy lĩnh tiền, sổ tiết kiệm còn phiếu lưu trả cho kế toán để lưu. + Thủ quỹ đối chiếu lại giấy lĩnh tiền và sổ tiết kiệm, chi tiền cho khách hàng, đóng dấu đã chi tiền vào giấy lĩnh tiền, vào sổ quỹ, ký tên và chuyển trả chứng từ cho bộ phận kiểm soát. + Bộ phận kiểm soát kiểm soát lại chứng từ, trả sổ tiết kiệm cho khách hàng và chuyển chứng từ cho kế toán. + Kế toán nhận lại giấy lĩnh tiền, cuối ngày đóng vào tập nhật ký chứng từ. + Định khoản: Nợ TK : Tiền gửi khách hàng. Có TK : Tiền mặt ( Ngân phiếu thanh toán) tại quỹ. - Trả hết số dư trên sổ: + Trình tự xử lý tương tự như trả một phần số dư trên sổ. + Điểm khác: Kế toán tính lãi từ ngày khách hàng gửi đến ngày khách hàng rút hoặc số lãi còn được lĩnh ( nếu khách hàng tính lãi hàng tháng ) và thông báo lãi cho khách hàng. Căn cứ số lãi tính được, lập phiếu chi lãi và tính toán sổ tiết kiệm. Số tiền gửi sau khi tính toán được đính kèm giấy lĩnh tiền đóng vào tập chứng từ trong ngày. Định khoản: Trả gốc: Nợ TK: Tiền gửi không kỳ hạn. Có TK: Tiền mặt ( NPTT) tại quỹ. Trả lãi: Nợ TK: Trả lãi tiền gửi Có TK: Tiền mặt ( NPTT) tại quỹ. Trường hợp khách hàng rút lãi hàng tháng, phải nộp sổ tiết kiệm vào Quỹ tín dụng, kế toán sau khi tính lãi thông báo cho khách hàng, lập phiếu chi, ghi vò sổ tiết kiệm ( ngày thang trả lãi, trả đến thời gian nào, số lãi đã trả). Trên sổ tiết kiệm, khi trả lãi kế toán và thủ quỹ ký tên. Định khoản: Nợ TK: Trả lãi tiền gửi. Có TK: Tiền mặt tại quỹ: Với tiền gửi có kỳ hạn. - Nhận tiền gửi có kỳ hạn: + Trình tự xử lý giống như nhận tièn gửi không kỳ hạn. + Định khoản : Nợ TK : Tiền mặt (Ngân phiếu thanh toán) tại quỹ. Có TK: Tiền gửi có kỳ hạn. - Trả tiền gửi có kỳ hạn: + Trình tự xử lý giống như trả tiền gửi không kỳ hạn. + Điểm khác : Đến cuối kỳ hạn và khách hàng không đến lĩnh tiền, kế toán tính lãi nhập gốc và coi như gửi kỳ hạn mới ( Ngày hôm sau tính lãi cho ngày hôm trước). + Định khoản: Trả gốc: Nợ TK: Tiền gửi có kỳ hạn ( Gốc cũ + Lãi nhập gốc) Có TK: Tiền mặt ( Ngân phiếu thanh toán ) tại quỹ. Trả lãi: Nợ TK: Trả lãi tiền gửi Có TK: Tiền mặt ( Ngân phiếu thanh toán ) tại quỹ. 2.1.2. Quy trình nghiệp vụ kế toán cuối ngày. Kế toán và thủ quỹ tiến hành đối chiếu giữa nhật ký quỹ và sổ quỹ, ký xác nhận sau khi đã tiến hành kiểm quỹ. Kế toán tiến hành lập báo cáo: Báo cáo tình hình huy động vốn tổng hợp sau khi phát sinh gửi tiền rút gốc, rút lãi. Các báo cáo lập thành 2 liên, một liên đóng vào tập chứng từ huy động vốn của bàn, một liên và giấy nộp tiền gửi về trung tâm điều hành cùng lượng tiền mặt, ngân phiếu thanh toán cuối ngày. Hàng ngày các bàn huy động vốn tiến hành khảo sát sổ vào lúc 15 giờ và giao nộp tiền, các chứng từ về trung tâm trước 16 giờ 30’ cùng ngày. Tại bàn huy động vốn sắp xếp chứng từ và đóng thành từng tập theo thứ tự: + Nhật ký quỹ + Bản kê phát sinh gửi tiền + Các chứng từ gửi tiền . Bảng kê phát sinh rút tiền. . Bảng kê phát sinh rút lãi. + Bản kê phát sinh lãi nhập gốc. + Các chứng từ lĩnh tiền gốc và lãi. Ngoài ra còn lưu trữ báo cáo tổng hợp tình hình huy động vốn ngày theo tập riêng và mở sổ theo rõi ấn chỉ quan trọng nhập xuất hàng ngày. 2.1.3. Một số vấn đề cần lưu ý. - Tại các bàn huy động vốn mở sổ quỹ và nhật ký quỹ. - Các chứng từ của bàn huy động vốn lập, nộp về trung tâm phải được ghi rõ của bàn tiết kiệm nào. - Căn cứ lượng tiền mặt (Ngân phiếu thanh toán) tồn quỹ, bàn tiết kiệm phải viết giấy nộp tiền hoàn ứng ngay trong ngày. - Căn cứ số doanh thu, chi cho khách hàng, bàn huy động vốn có thể tạm ứng hoặc nộp tiền nhiều lần trong ngày. 2.2. Tại phòng kế toán. Quy trình nghiệp vụ kế toán đầu ngày: Khi bàn huy động vốn tạm ứng tiền, phòng kế toán mở tài khoản “thanh toán với bàn huy động vốn ”, tiểu khoản mở theo từng bàn huy động. Căn cứ giấy tạm ứng tiền, kế toán hạch toán: Nợ TK : Thanh toán với bàn huy động vốn Có TK : Tiền mặt ( Ngân phiếu thanh toán) tại quỹ - Quy trình nghiệp vụ kế toán cuối ngày. Phòng ngân quỹ trung tâm nhận được giấy nộp tiền kèm theo tiền mặt, ngân phiếu thanh toán sẽ tiến hành kiểm soát kiểm đếm và ký tên trên các chứng từ, sau đó chuyển sang phòng kế toán. Phòng kế toán căn cứ vào các bản sao kê gửi tiền, rút gốc, rút lãi của các bàn gửi tiết kiệm, sau khi kiểm soát kế toán lập phiếu chuyển khoản tổng hợp và hạch toán: + Nếu là giấy nộp tiền tạm ứng: Nợ TK: Tiền mặt (Ngân phiếu thanh toán) tại quỹ. Có TK: Thanh toán với bàn huy động vốn . + Nếu là phiếu chuyển khoản tổng hợp tiền gửi: Nợ TK: Thanh toán với bàn huy động vốn . Có TK: Tiền gửi (Theo các kỳ hạn gửi tiền). + Nếu là phiếu chuyển khoản tổng hợp trả tiền khách hàng: Nợ TK: Tiền gửi (Theo các kỳ hạn gửi tiền). (Hoặc Nợ TK: Trả lãi tiền gửi). Có TK: Thanh toán với bàn huy động vốn . - Công việc cuối tháng: + In báo cáo tổng hợp tình hình huy động vốn tháng. + Sao kê số dư tiền gửi huy động vốn cho từng kỳ hạn gửi. + Lập báo cáo kiểm kê ấn chỉ quan trọng. + Công việc cuối năm. + Nhập lãi vào gốc cho các sổ tiết kiệm không kỳ hạn. + In báo cáo tổng hợp tình hình huy động gửi tiết kiệm. + Lập báo cáo kiểm kê ấn chỉ quan trọng. III. phương hướng phát triển chương trình quản lý tiền gửi tiết kiệm. 1. Nhận xét chung về chương trình quản lý tiền gửi tiết kiệm mà các Ngân hàng thương mại quốc doanh sử dụng. 1.1. Đặc điểm chung. - Chương trình được viết bằng ngôn ngữ Foxpro 2.0 for DOS chạy với hệ điều hành mạng Novell Netware cho các Server và hệ điều hành cho các Client là MS.DOS. Chương trình được cài đặt với Admin là phòng kế toán còn các Users là các bàn huy động vốn – nơi trực tiế._. được quan tâm và đang nằm trong dự án cải tạo, nâng cấp và phát triển của ngành Ngân hàng. Chương trình quản lý tiền gửi tiết kiệm không chỉ áp dụng được với các Ngân hàng thương mại quốc doanh mà còn có thể áp dụng được cho hệ thống Ngân hàng nói chung. Hiện tại đề tài đã đi sâu vào phân tích, thiết kế và xây dựng được hệ thống thông tin quản lý tiết kiệm từ khái quát đến chi tiết, những phần chính đã được kế thừa và phát triển của hệ thống cũ, bao gồm: Quản lý tiền gửi gửi khách hàng. Quản lý khách hàng. Xử lý các yêu cầu gửi, rút tiền hàng ngày của khách hàng. Quản lý các loại kỳ hạn gửi, mức lãi suất, đăng ký rút trước hạn, đăng ký các loại tiền sử dụng… Tính lãi cho khách hàng, quản lý tổng số tiền gửi, rút của khách hàng. Theo dõi và tổng hợp được tình hình hoạt động gửi, rút tiền hàng ngày, định kỳ tháng, năm để lập báo cáo cần thiết cho bộ phận lãnh đạo. Hệ thống mới đã hoàn thiện thêm được những nội dung sau: Cho phép huy động được nhiều loại tiền gửi khác ngoài tiền gửi Việt nam Hoàn thiện chức năng tiền gửi rút lãi trước Hoàn thiện chức năng quản lý kỳ hạn gửi. Bổ sung chức năng rút trước hạn với loại sổ có kỳ hạn. Tận dụng được tối đa khả năng về đồ hoạ, giao diện và in ấn trong môi trường Windows(bằng cơ sở dữ liệu Microsoft Access 97 &ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0) nhằm cho chương trình có giao diện đẹp hơn trước, các bản in được việt hoá 100% và có thể sử dụng nhiều loại máy in khác nhau. Đề tài đã tận dụng được những ưu điểm của việc sử dụng hệ thống mạng bằng việc xây dựng hệ chương trình thống nhất chạy trên mạng, có các dữ liệu dùng chung cùng được chia sẻ có các dữ liệu riêng của mỗi người dùng. Tuy nhiên với thời gian hạn hẹp, lại chưa có nhiều kinh nghiệm cho nên dù có cố nhiều cố nhưng chương trình không tránh những thiếu sót. Vì vậy tôi rất mong nhận được những ý kiến đóng góp để chương trình được hoàn thiện hơn nữa. Hướng phát triển của chương trình trong tương lai là tiếp tục hoàn thiện những chức năng đã có; khắc phục những sai sót phát sinh; xây dựng thêm những modul quản lý phân cấp hệ thống; kết hợp với các chương trình quản lý vốn để tạo thành phân hệ quản lý vốn tại các Ngân hàng này. Tài liệu tham khảo. Các văn bản pháp quy về hệ thống Ngân hàng thương mại – Lưu hành nội bộ. Phân tích và thiết kế hệ thống – TG: Trương Văn Tú - NXB Khoa học & kỹ thuật – 1994. Cấu trúc dữ liệu & giải thuật – TG: PTS. Hàn Viết Thuận - NXB Thống kê - 1999. Cơ sở dữ liệu – TG: Đỗ Trung Tuấn – NXB Giáo dục – 1998. Microsoft Access 97 & Visual Basic for Applications từ A đến Z – TG: Trần ThanhPhong - NXB Thống kê - 1998. Kỹ năng lập trình Visual Basic 6.0 – TG: PTS. Nguyễn Tiến Dũng - NXB Thống kê - 1999. Mạng căn bản – TG: Lê Phụng Long & Nguyễn Lam Trung - NXB Thống kê - 1998. Phụ lục chương trình Mã lệnh của Module chương trình Global Loctext As String Global SNSD As String Global SMK As String Global db As Database Global db1 As Database Global rs As Recordset Global rs1 As Recordset Global nut As Integer Global ma As String Global ten As String Public Sub Main() Loctext = App.Path If Right(Loctext, 1) "\" Then Loctext = Loctext & "\" MDIForm1.Show End Sub ************************************************************************** Mã lệnh của MDIFORM. Private Sub MDIForm_Load() MDIForm1.Height = 6800 MDIForm1.Left = 0 MDIForm1.Top = 0 MDIForm1.Width = 9620 End Sub Private Sub mnuban_Click() frmban_sd.Show End Sub Private Sub mnuguithem_Click() Form1.Show End Sub Private Sub MDIForm_Unload(Cancel As Integer) Unload frmgioithieu End Sub Private Sub mnugui_them_Click() frmso_tkiem.Show End Sub Private Sub mnuguikyhan_moi_Click() frmguimoi_cokhan.Show End Sub Private Sub mnuguikyhan_them_Click() frmso_tkiem.Show End Sub Private Sub mnubc_ngay_Click() DataReport1.Show End Sub Private Sub mnugiaodich_guikyhan_Click() frmguimoi_cokhan.Show End Sub Private Sub mnuhethong_laisuat_Click() Form3.Show End Sub Private Sub Mnuhethong_loaigui_Click() frmds_kyhan.Show End Sub Private Sub mnuhethong_vao_Click() frmmatkhau.Show End Sub Private Sub mnuthongtinb_so_Click() frmso_tkiem.Show End Sub Private Sub mnuthongtinc_gioithieu_Click() frmgioithieu.Timer1.Interval = 7000 frmgioithieu.Show End Sub Private Sub Timer1_Timer() frmmatkhau.Show End Sub ************************************************************************** Mã lệnh Form gửi tiết kiệm. Option Explicit Private Sub Command1_Click(Index As Integer) If Index = 2 Then Label2(14).Visible = True text3(13).Visible = True text3(13).SetFocus End If End Sub Private Sub Form_Load() Dim i As Byte Dim data As Database Dim rec As Recordset Set data = OpenDatabase(loctext + "qltk.mdb", dbOpenDynaset) Set rec = data.OpenRecordset("so_tkiem") For i = 1 To 4 Command1(i).Enabled = False Next rec.MoveFirst Do While Not rec.EOF List1.AddItem rec.Fields("so_so") rec.MoveNext Loop rec.MoveFirst text1.Text = "" End Sub Private Sub List1_Click() Dim i As Byte Dim so As Single Dim data As Database Dim rec As Recordset Dim rec1 As Recordset Dim rec2 As Recordset Dim rec3 As Recordset Set data = OpenDatabase(Loctext + "qltk.mdb", dbOpenDynaset) Set rec = data.OpenRecordset("so_tkiem") Command1(1).Enabled = True Command1(2).Enabled = True text1.Text = List1.Text Text4.Text = List1.Text rec.MoveFirst Do While Not rec.EOF If List1.Text = rec.Fields(0).Value Then For i = 0 To 5 text2(i).Text = rec.Fields(i) Next i For i = 0 To 4 text3(i).Text = rec.Fields(6 + i) Next i text3(11).Text = Val(text3(3).Text) + Val(text3(4).Text) rec.MoveNext Else rec.MoveNext End If Loop rec.MoveFirst Set rec1 = data.OpenRecordset("loai_gui") rec1.MoveFirst Do While Not rec1.EOF If text3(2).Text = rec1.Fields(0).Value Then text3(5).Text = rec1.Fields(3).Value text3(6).Text = rec1.Fields(1).Value End If rec1.MoveNext Loop rec1.MoveFirst Set rec2 = data.OpenRecordset("tien_sd") rec2.MoveFirst Do While Not rec2.EOF If text3(5).Text = rec2.Fields(0).Value Then text3(7).Text = rec2.Fields(1).Value text3(8).Text = Val(text3(3).Text) * rec2.Fields(2).Value text3(9).Text = Val(text3(4).Text) * rec2.Fields(2).Value text3(12).Text = Val(text3(8).Text) + Val(text3(9).Text) End If rec2.MoveNext Loop rec2.MoveFirst Set rec3 = data.OpenRecordset("lai_suat") Do While Not rec3.EOF If text3(2).Text = rec3.Fields(0).Value And so < rec3.Fields(2).Value Then so = rec3.Fields(2).Value text3(10).Text = so End If rec3.MoveNext Loop End Sub Private Sub Data1_Validate(Action As Integer, Save As Integer) Select Case Action Case vbDataActionMoveFirst kt = True Case vbDataActionMovePrevious kt = True Case vbDataActionMoveNext kt = True Case vbDataActionMoveLast kt = True Case vbDataActionAddNew kt = False Case vbDataActionUpdate kt = False Case vbDataActionDelete kt = False Case vbDataActionFind kt = False Case vbDataActionBookmark Case vbDataActionClose End Select End Sub Private Sub Text1_KeyPress(KeyAscii As Integer) Dim i As Byte Dim data As Database Dim rec As Recordset Set data = OpenDatabase(loctext + "qltk.mdb", dbOpenDynaset) Set rec = data.OpenRecordset("so_tkiem") If KeyAscii = 13 Then Do While Not rec.EOF If text1.Text = rec.Fields(0).Value Then List1.Text = text1.Text End If rec.MoveNext Loop If text1.Text List1.Text Then MsgBox ("Không có số sổ này, hãy vào lại ") End If End If rec.MoveFirst End Sub Private Sub MaskEdBox1_GotFocus() MaskEdBox1.SelStart = 0 MaskEdBox1.SelLength = Len(MaskEdBox1.Text) End Sub Private Sub MaskEdBox1_KeyPress(KeyAscii As Integer) If KeyAscii = 13 Then Text1.SetFocus End If End Sub Private Sub Text1_GotFocus() Text1.SelStart = 0 Text1.SelLength = Len(Text1.Text) End Sub Private Sub Text1_KeyPress(KeyAscii As Integer) If KeyAscii = 13 Then Text12.SetFocus End If End Sub Private Sub Text12_GotFocus() Text1.SelStart = 0 Text1.SelLength = Len(Text12.Text) End Sub Private Sub Text12_KeyPress(KeyAscii As Integer) If KeyAscii = 13 Then Text13.SetFocus End If End Sub Private Sub Text13_GotFocus() Text1.SelStart = 0 Text1.SelLength = Len(Text13.Text) End Sub Private Sub Text13_KeyPress(KeyAscii As Integer) If KeyAscii = 13 Then Text2.SetFocus End If End Sub Private Sub Text2_GotFocus() Dim dk As String Set db = OpenDatabase(Loctext + "hethong.mdb") Set rs = db.OpenRecordset("dmkh") dk = "makh='" & Text13.Text & "'" rs.FindFirst dk If rs.NoMatch = False Then Text2.Text = rs.Fields(1).Value Command1.SetFocus Else If Len(Text2.Text) = 0 Then ttt.Show 1 Text13.Text = ma Text2.Text = ten Text5.SetFocus End If End If rs.Close db.Close End Sub Private Sub Text2_KeyPress(KeyAscii As Integer) If KeyAscii = 13 Then Command1.SetFocus End If End Sub Private Sub Text5_GotFocus() Text5.SelStart = 0 Text5.SelLength = Len(Text5.Text) End Sub Private Sub Text5_KeyPress(KeyAscii As Integer) If KeyAscii = 13 Then Text6.SetFocus End If End Sub Private Sub Text6_GotFocus() Set db = OpenDatabase(Loctext + "hethong.mdb") Set rs = db.OpenRecordset("DMVT") dk = "mavt='" & Text5.Text & "'" rs.FindFirst dk If rs.NoMatch = False Then Text6.Text = rs.Fields(1).Value Text7.SetFocus Else If Len(Text5.Text) = 0 Then tt.Show 1 Text5.Text = ma Text6.Text = ten Text7.SetFocus End If End If rs.Close db.Close End Sub Private Sub Text6_KeyPress(KeyAscii As Integer) If KeyAscii = 13 Then Text17.SetFocus End If End Sub Private Sub Text7_GotFocus() Text7.SelStart = 0 Text7.SelLength = Len(Text7.Text) End Sub Private Sub Text7_KeyPress(KeyAscii As Integer) If KeyAscii = 13 Then Text8.SetFocus End If End Sub Private Sub Text8_GotFocus() Text8.SelStart = 0 Text8.SelLength = Len(Text8.Text) End Sub Private Sub Text8_KeyPress(KeyAscii As Integer) If KeyAscii = 13 Then Command1.SetFocus End If End Sub ************************************************************************** Mã lệnh Form Cập nhật kỳ hạn. Private Sub Check1_LostFocus() Text2(1).SetFocus End Sub Private Sub Command1_Click() Check1.SetFocus End Sub Private Sub Command3_Click() Set db = OpenDatabase(Loctext + "qltk.mdb", dbOpenDynaset) Set rs = db.OpenRecordset("Ky_han") rs.MoveFirst Do Until rs.EOF If Text2(0).Text = rs.Fields(0) Then rs.Edit rs.Fields(0) = rs.Fields(0) rs.Fields(2) = Text2(1).Text If Check1.Value = 1 Then rs.Fields(1) = True Else rs.Fields(1) = False rs.Update End If End If rs.MoveNext Loop End Sub Private Sub Command4_Click() Unload Me End Sub Private Sub Form_Load() Dim newitem As String Set db = OpenDatabase(Loctext + "qltk.mdb", dbOpenDynaset) Set rs = db.OpenRecordset("Ky_han") Command1.Enabled = False Command2.Enabled = False Command3.Enabled = False Text1.Text = "" rs.MoveFirst Do While Not rs.EOF newitem = rs.Fields("loai_kh") List1.AddItem newitem rs.MoveNext Loop rs.MoveFirst End Sub Private Sub Form_Resize() Me.Top = MDIForm1.Top + 670 Me.Left = MDIForm1.Left + 100 End Sub Private Sub List1_Click() Dim field As String Set db = OpenDatabase(Loctext + "qltk.mdb", dbOpenDynaset) 3Set rs = db.OpenRecordset("Ky_han") Command1.Enabled = True Command2.Enabled = True Command3.Enabled = True field = List1.Text rs.MoveFirst Do While Not rs.EOF If field = rs.Fields(0).Value Then For i% = 0 To 3 If i = 0 Then Text2(i).Text = rs.Fields(i) If i = 1 Then Label5.Caption = rs.Fields(i).Value If i = 2 Then If rs.Fields(i) Then Check1.Value = 1 Else Check1.Value = 0 End If End If If i = 3 Then Text2(1) = rs.Fields(i).Value Next i End If rs.MoveNext Loop rs.MoveFirst Command1.SetFocus End Sub Private Sub Text1_KeyPress(KeyAscii As Integer) Dim i As Byte Set db = OpenDatabase(Loctext + "qltk.mdb", dbOpenDynaset) Set rs = db.OpenRecordset("ky_han") If KeyAscii = 13 Then Do While Not rs.EOF If Text1.Text = rs.Fields(0).Value Then List1.Text = Text1.Text End If rs.MoveNext Loop If Text1.Text List1.Text Then MsgBox ("Không có số sổ này, hãy vào lại ") End If End If rs.MoveFirst End Sub Private Sub Text2_LostFocus(Index As Integer) If Index = 1 Then Command3.SetFocus Else If Index = 0 Then Check1.SetFocus End If End If End Sub ***************************************************************************** Mã lệnh Form cập nhật sổ tiết kiệm. Dim kt As Boolean Public Function tim(ByVal db1 As Database, rs1 As Recordset, st As String, i, j As Integer) As String Dim Str$ With rs1 Do Until .EOF If st = .Fields(i).Value Then Str = .Fields(j).Value tim = Str Exit Function End If .MoveNext Loop End With End Function Private Sub Data1_Validate(Action As Integer, Save As Integer) Select Case Action Case vbDataActionMoveFirst kt = True Case vbDataActionMovePrevious kt = True Case vbDataActionMoveNext kt = True Case vbDataActionMoveLast kt = True Case vbDataActionAddNew kt = False Case vbDataActionUpdate kt = False Case vbDataActionDelete kt = False Case vbDataActionFind kt = False Case vbDataActionBookmark Case vbDataActionClose End Select End Sub Private Sub cboloaitien_Change() Dim st$, xau$ Set db = OpenDatabase(Loctext + "admin.mdb", dbOpenDynaset) Set rs = db.OpenRecordset("loai_tien") st = cboloaitien.Text xau = tim(db, rs, st, 0, 1) Label5.Caption = xau End Sub Private Sub cboloaitien_Click() Dim st$, xau$ Set db = OpenDatabase(Loctext + "qltk.mdb", dbOpenDynaset) Set rs = db.OpenRecordset("tien_sd") st = cboloaitien.Text xau = tim(db, rs, st, 0, 1) Label5.Caption = xau End Sub Private Sub Command1_Click() On Error GoTo loi If txt(0) = "" Or txt(1) = "" Or txt(2) = "" Or txt(3) = "" Or txt(4) = "" Or txt(5) = "" Then MsgBox ("Bạn cưa nhập đầy đủ dữ liệu, hãy nhập lại") txt(0).SetFocus Exit Sub End If Dim i% Set db = OpenDatabase(Loctext + "qltk.mdb", dbOpenDynaset) Set rs = db.OpenRecordset("so_tkiem") rs.AddNew For i = 0 To 5 rs.Fields(i).Value = txt(i).Text Next rs.Fields(6).Value = txt1(0).Text rs.Fields(7) = txt1(0).Text rs.Fields(8).Value = txt1(1).Text rs.Fields(9).Value = cboloaitien.Text rs.Fields(10).Value = Val(txt1(2).Text) rs.Update Data1.Refresh rs.Close Exit Sub loi: MsgBox (Err.Description) End Sub Private Sub Data2_Reposition() On Error GoTo loi Dim i% If kt = False Then Exit Sub For i = 0 To 5 If Not IsNull(Data2.Recordset.Fields(i).Value) Then txt(i).Text = Data2.Recordset.Fields(i).Value Else txt(i) = "" End If Next If Not IsNull(Data2.Recordset.Fields(i + 1).Value) Then txt1(0) = Data2.Recordset.Fields(i + 1).Value Else MaskEdBox1.Text = "" End If If Not IsNull(Data2.Recordset.Fields(i + 2).Value) Then txt1(1).Text = Data2.Recordset.Fields(i + 2).Value Else txt1(1) = "" End If If Not IsNull(Data2.Recordset.Fields(i + 3).Value) Then cboloaitien.Text = Data2.Recordset.Fields(i + 3).Value Else cboloaitien = "" End If If Not IsNull(Data2.Recordset.Fields(i + 4).Value) Then txt1(2).Text = Data2.Recordset.Fields(i + 4).Value Else txt1(2) = "" End If chuyen Exit Sub loi: If Err.Number = 3021 Then Exit Sub End If End Sub Private Sub Form_Load() Set db = OpenDatabase(Loctext + "admin.mdb", dbOpenDynaset) Set rs = db.OpenRecordset("loai_tien") Data1.DatabaseName = Loctext + "admin.mdb" Data1.RecordSource = "so_tkiem" With rs Do Until .EOF cboloaitien.AddItem .Fields(0).Value .MoveNext Loop cboloaitien.Text = cboloaitien.List(0) End With txt1(1).Text = "01" End Sub Private Sub txt1_Change(Index As Integer) Dim st$, xau$ If Index = 1 Then Set db = OpenDatabase(Loctext + "qltk.mdb", dbOpenDynaset) Set rs = db.OpenRecordset("ky_han") st = txt1(1).Text xau = tim(db, rs, st, 0, 1) Label4.Caption = xau End If End Sub Private Sub Command1_Click() On Error Resume Next Text3(0).Text = Date For i = 1 To 2 Text3(i).Text = "" Next i Text3(0).SetFocus End Sub Private Sub Command3_Click() 'On Error Resume Next Dim data As Database Dim rec As Recordset Dim i As Byte Set data = OpenDatabase (Loctext + "qltk.mdb", dbOpenDynaset) Set rec = data.OpenRecordset("lai_suat") Dim field As String Label2(0).Caption = "Lần khai báo cuối cùng :" rec.MoveLast rec.AddNew rec.Fields(0) = Item For i = 0 To 1 If Text3(i).Text = "" Then MsgBox ("Nhập giá trị của " + rec.Fields(i).Name) Else field = Val(Text3(i).Text) rec.Fields(i + 1) = field rec.Update End If Next i End Sub Private Sub Form_Load() Set db = OpenDatabase(Loctext + "qltk.mdb", dbOpenDynaset) Set rs = db.OpenRecordset("ky_han") Dim newitem As String Command1.Enabled = False Command2.Enabled = False Command3.Enabled = False Text1.Text = "" rs.MoveFirst Do While Not rs.EOF newitem = rs.Fields("loai_kh") List1.AddItem newitem rs.MoveNext Loop rs.MoveFirst End Sub Private Sub Form_Resize() Me.Top = MDIForm1.Top + 670 Me.Left = MDIForm1.Left + 100 End Sub Private Sub List1_Click() Dim rs1 As Recordset Dim field As String Set db = OpenDatabase(Loctext + "qltk.mdb", dbOpenDynaset) Set rs = db.OpenRecordset("Ky_han query") Set rs = db.OpenRecordset("loai_tien") Command1.Enabled = True Command2.Enabled = True Command3.Enabled = True field = List1.Text rs.MoveFirst Do While Not rs.EOF If field = rs.Fields(0).Value Then For i% = 0 To 7 If i = 0 Or i = 2 Then Text2(i).Text = rs.Fields(i) If i = 1 Then Label5.Caption = rs.Fields(i) If i = 4 Or i = 5 Then Text3(i - 4).Text = rs.Fields(i) If i = 3 Then If rs.Fields(i) Then Check1.Value = 1 Else Check1.Value = 0 End If End If Next i End If rs.MoveNext Loop rs.MoveFirst End Sub Private Sub Text1_Change() List1.Text = Text1.Text End Sub Private Sub Data1_Validate(Action As Integer, Save As Integer) Select Case Action Case vbDataActionMoveFirst kt = True Case vbDataActionMovePrevious kt = True Case vbDataActionMoveNext kt = True Case vbDataActionMoveLast kt = True Case vbDataActionAddNew kt = False Case vbDataActionUpdate kt = False Case vbDataActionDelete kt = False Case vbDataActionFind kt = False Case vbDataActionBookmark Case vbDataActionClose End Select End Sub Private Sub Text3_LostFocus(Index As Integer) If Index = 2 Then Command2.SetFocus Else Text3(Index + 1).SetFocus End If End Sub ************************************************************************** Mã lệnh Form rút tiết kiệm. Option Explicit Private Sub Form_Load() Dim i As Byte Dim rec As Recordset Dim data As Database Set data = OpenDatabase(Loctext + "qltk.mdb", dbOpenDynaset) Set rec = data.OpenRecordset("so_tk") For i = 1 To 4 Next rec.MoveFirst Do While Not rec.EOF List1.AddItem rec.Fields("so_so") rec.MoveNext Loop rec.MoveFirst text1.Text = "" End Sub Private Sub Form_Resize() Me.Top = 500 End Sub Private Sub List1_Click() Dim i As Byte Dim so As Single Dim data As Database Dim Data1 As Database Dim rec As Recordset Dim rec1 As Recordset Dim rec2 As Recordset Dim rec3 As Recordset Set data = OpenDatabase(Loctext + "qltk.mdb", dbOpenDynaset) Set rec = data.OpenRecordset("so_tk") text1.Text = List1.Text Text4.Text = List1.Text rec.MoveFirst Do While Not rec.EOF If List1.Text = rec.Fields(0).Value Then For i = 0 To 5 text2(i).Text = rec.Fields(i) Next i For i = 0 To 4 text3(i).Text = rec.Fields(6 + i) Next i text3(11).Text = Val(text3(3).Text) + Val(text3(4).Text) rec.MoveNext Else rec.MoveNext End If Loop rec.MoveFirst Set Data1 = OpenDatabase(Loctext + "qltk.mdb") Set rec1 = Data1.OpenRecordset("ky_han") rec1.MoveFirst Do While Not rec1.EOF If text3(2).Text = rec1.Fields(0).Value Then text3(5).Text = rec1.Fields(3).Value text3(6).Text = rec1.Fields(1).Value End If rec1.MoveNext Loop rec1.MoveFirst Set rec2 = Data1.OpenRecordset("loai_tien") rec2.MoveFirst Do While Not rec2.EOF If text3(5).Text = rec2.Fields(0).Value Then text3(7).Text = rec2.Fields(1).Value text3(8).Text = Val(text3(3).Text) * rec2.Fields(2).Value text3(9).Text = Val(text3(4).Text) * rec2.Fields(2).Value text3(12).Text = Val(text3(8).Text) + Val(text3(9).Text) End If rec2.MoveNext Loop rec2.MoveFirst Set rec3 = Data1.OpenRecordset("lai_suat") Do While Not rec3.EOF If text3(2).Text = rec3.Fields(0).Value And so < rec3.Fields(2).Value Then so = rec3.Fields(2).Value text3(10).Text = so End If rec3.MoveNext Loop End Sub Private Sub Data1_Validate(Action As Integer, Save As Integer) Select Case Action Case vbDataActionMoveFirst kt = True Case vbDataActionMovePrevious kt = True Case vbDataActionMoveNext kt = True Case vbDataActionMoveLast kt = True Case vbDataActionAddNew kt = False Case vbDataActionUpdate kt = False Case vbDataActionDelete kt = False Case vbDataActionFind kt = False Case vbDataActionBookmark Case vbDataActionClose End Select End Sub Private Sub Text1_KeyPress(KeyAscii As Integer) Dim i As Byte Dim data As Database Dim rec As Recordset Set data = OpenDatabase(Loctext + "qltk.mdb", dbOpenDynaset) Set rec = data.OpenRecordset("so_tk") If KeyAscii = 13 Then Do While Not rec.EOF If text1.Text = rec.Fields(0).Value Then List1.Text = text1.Text End If rec.MoveNext Loop If text1.Text List1.Text Then MsgBox ("Không có số sổ này, hãy vào lại ") End If End If rec.MoveFirst End Sub Mã lệnh Form Người sử dụng Private Sub Form_Unload(Cancel As Integer) Screen.MousePointer = vbDefault End Sub Private Sub datPrimaryRS_Error(ByVal ErrorNumber As Long, Description As String, ByVal Scode As Long, ByVal Source As String, ByVal HelpFile As String, ByVal HelpContext As Long, fCancelDisplay As Boolean) MsgBox "Data error event hit err:" & Description End Sub Private Sub datPrimaryRS_MoveComplete(ByVal adReason As ADODB.EventReasonEnum, ByVal pError As ADODB.Error, adStatus As ADODB.EventStatusEnum, ByVal pRecordset As ADODB.Recordset) datPrimaryRS.Caption = "Record: " & CStr(datPrimaryRS.Recordset.AbsolutePosition) End Sub Private Sub datPrimaryRS_WillChangeRecord(ByVal adReason As ADODB.EventReasonEnum, ByVal cRecords As Long, adStatus As ADODB.EventStatusEnum, ByVal pRecordset As ADODB.Recordset) Dim bCancel As Boolean Select Case adReason Case adRsnAddNew Case adRsnClose Case adRsnDelete Case adRsnFirstChange Case adRsnMove Case adRsnRequery Case adRsnResynch Case adRsnUndoAddNew Case adRsnUndoDelete Case adRsnUndoUpdate Case adRsnUpdate End Select If bCancel Then adStatus = adStatusCancel End Sub Private Sub cmdAdd_Click() On Error GoTo AddErr datPrimaryRS.Recordset.AddNew Exit Sub AddErr: MsgBox Err.Description End Sub Private Sub cmdDelete_Click() On Error GoTo DeleteErr With datPrimaryRS.Recordset .Delete .MoveNext If .EOF Then .MoveLast End With Exit Sub DeleteErr: MsgBox Err.Description End Sub Private Sub cmdRefresh_Click() 'This is only needed for multi user apps On Error GoTo RefreshErr datPrimaryRS.Refresh Exit Sub RefreshErr: MsgBox Err.Description End Sub Private Sub cmdUpdate_Click() On Error GoTo UpdateErr datPrimaryRS.Recordset.UpdateBatch adAffectAll Exit Sub UpdateErr: MsgBox Err.Description End Sub Private Sub cmdClose_Click() Unload Me End Sub ************************************************************************** Mã lệnh Form đăng nhập mật khẩu Option Explicit Private Sub Command1_Click() Dim data As Database Dim rec As Recordset Dim st As String, bien$ Dim kt As Boolean Set data = OpenDatabase(Loctext + "Dulieu.mdb") Set rec = data.OpenRecordset("nhan_vien") Static i As Integer kt = False If Text1.Text "" Then st = Text2.Text rec.MoveFirst Do While Not rec.EOF If st = rec.Fields(0).Value Then kt = True rec.MoveNext Loop If Not kt Then If i >= 2 Then Unload frmmatkhau Else i = i + 1 bien = MsgBox("Sai mật mã, vào lại lần thứ : " & Str(i + 1), vbCritical) Text2.Text = "" Text2.SetFocus End If Else Unload frmmatkhau End If Else MsgBox ("Bạn chưa nhập tên người sử dụng") End If End Sub Private Sub Command2_Click() Unload frmmatkhau End Sub Private Sub Form_Load() Command1.Enabled = False Command2.Enabled = True Text1.Text = "" Text2.Text = "" End Sub Private Sub Form_Unload(Cancel As Integer) MDIForm1.Timer1.Enabled = False End Sub Private Sub Text1_KeyPress(KeyAscii As Integer) Command1.Enabled = True If KeyAscii = 13 Then Text2.SetFocus End If End Sub Private Sub text2_KeyPress(KeyAscii As Integer) Command1.Enabled = True If KeyAscii = 13 Then Command1.SetFocus End If End Sub ***************************************************************************** Mã lệnh Form cập nhật lãi suất Private Sub Form_Resize() On Error Resume Next 'This will resize the grid when the form is resized grdDataGrid.Height = Me.ScaleHeight - datPrimaryRS.Height - 30 - picButtons.Height End Sub Private Sub Form_Unload(Cancel As Integer) Screen.MousePointer = vbDefault Form2.Command1.Enabled = True Form2.Command2.Enabled = True Form2.Command3.Enabled = True Form2.Command4.Enabled = True Form2.Text1.SetFocus End Sub Private Sub datPrimaryRS_Error(ByVal ErrorNumber As Long, Description As String, ByVal Scode As Long, ByVal Source As String, ByVal HelpFile As String, ByVal HelpContext As Long, fCancelDisplay As Boolean) MsgBox "Data error event hit err:" & Description End Sub Private Sub datPrimaryRS_MoveComplete(ByVal adReason As ADODB.EventReasonEnum, ByVal pError As ADODB.Error, adStatus As ADODB.EventStatusEnum, ByVal pRecordset As ADODB.Recordset) 'This will display the current record position for this recordset datPrimaryRS.Caption = "Record: " & CStr(datPrimaryRS.Recordset.AbsolutePosition) End Sub Private Sub datPrimaryRS_WillChangeRecord(ByVal adReason As ADODB.EventReasonEnum, ByVal cRecords As Long, adStatus As ADODB.EventStatusEnum, ByVal pRecordset As ADODB.Recordset) 'This is where you put validation code 'This event gets called when the following actions occur Dim bCancel As Boolean Select Case adReason Case adRsnAddNew Case adRsnClose Case adRsnDelete Case adRsnFirstChange Case adRsnMove Case adRsnRequery Case adRsnResynch Case adRsnUndoAddNew Case adRsnUndoDelete Case adRsnUndoUpdate Case adRsnUpdate End Select If bCancel Then adStatus = adStatusCancel End Sub Private Sub cmdAdd_Click() On Error GoTo AddErr datPrimaryRS.Recordset.MoveLast grdDataGrid.SetFocus SendKeys "{down}" Exit Sub AddErr: MsgBox Err.Description End Sub Private Sub cmdDelete_Click() On Error GoTo DeleteErr With datPrimaryRS.Recordset .Delete .MoveNext If .EOF Then .MoveLast End With Exit Sub DeleteErr: MsgBox Err.Description End Sub Private Sub cmdRefresh_Click() 'This is only needed for multi user apps On Error GoTo RefreshErr datPrimaryRS.Refresh Exit Sub RefreshErr: MsgBox Err.Description End Sub Private Sub cmdUpdate_Click() On Error GoTo UpdateErr datPrimaryRS.Recordset.UpdateBatch adAffectAll Exit Sub UpdateErr: MsgBox Err.Description End Sub Private Sub cmdClose_Click() Unload Me End Sub Private Sub grdDataGrid_Click() End Sub ************************************************************************** Mã lệnh Form đăng nhập thêm người sử dụng. Private Sub Form_Load() Set grdDataGrid.DataSource = datPrimaryRS.Recordset("ChildCMD").UnderlyingValue End Sub Private Sub Form_Resize() On Error Resume Next 'This will resize the grid when the form is resized grdDataGrid.Width = Me.ScaleWidth grdDataGrid.Height = Me.ScaleHeight - grdDataGrid.Top - datPrimaryRS.Height - 30 - picButtons.Height End Sub Private Sub Form_Unload(Cancel As Integer) Screen.MousePointer = vbDefault End Sub Private Sub datPrimaryRS_Error(ByVal ErrorNumber As Long, Description As String, ByVal Scode As Long, ByVal Source As String, ByVal HelpFile As String, ByVal HelpContext As Long, fCancelDisplay As Boolean) MsgBox "Data error event hit err:" & Description End Sub Private Sub datPrimaryRS_MoveComplete(ByVal adReason As ADODB.EventReasonEnum, ByVal pError As ADODB.Error, adStatus As ADODB.EventStatusEnum, ByVal pRecordset As ADODB.Recordset) 'This will display the current record position for this recordset datPrimaryRS.Caption = "Record: " & CStr(datPrimaryRS.Recordset.AbsolutePosition) End Sub Private Sub datPrimaryRS_WillChangeRecord(ByVal adReason As ADODB.EventReasonEnum, ByVal cRecords As Long, adStatus As ADODB.EventStatusEnum, ByVal pRecordset As ADODB.Recordset) Dim bCancel As Boolean Select Case adReason Case adRsnAddNew Case adRsnClose Case adRsnDelete Case adRsnFirstChange Case adRsnMove Case adRsnRequery Case adRsnResynch Case adRsnUndoAddNew Case adRsnUndoDelete Case adRsnUndoUpdate Case adRsnUpdate End Select If bCancel Then adStatus = adStatusCancel End Sub Private Sub cmdAdd_Click() On Error GoTo AddErr datPrimaryRS.Recordset.AddNew Exit Sub AddErr: MsgBox Err.Description End Sub Private Sub cmdDelete_Click() On Error GoTo DeleteErr With datPrimaryRS.Recordset .Delete .MoveNext If .EOF Then .MoveLast End With Exit Sub DeleteErr: MsgBox Err.Description End Sub Private Sub cmdRefresh_Click() 'This is only needed for multi user apps On Error GoTo RefreshErr datPrimaryRS.Refresh Set grdDataGrid.DataSource = datPrimaryRS.Recordset("ChildCMD").UnderlyingValue Exit Sub RefreshErr: MsgBox Err.Description End Sub Private Sub cmdUpdate_Click() On Error GoTo UpdateErr datPrimaryRS.Recordset.UpdateBatch adAffectAll Exit Sub UpdateErr: MsgBox Err.Description End Sub Private Sub cmdClose_Click() Unload Me End Sub ._.