Tìm hiểu việc thiết kế chương trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty Kiểm toán Việt Nam

g và nâng cao uy tín và hình ảnh của công ty kiểm toán đối với khách hàng. Chính vì tầm quan trọng đó mà chương trình kiểm toán được thiết kế cho từng tài khoản trên BCTC của doanh nghiệp được kiểm toán và được thực hiện cho mọi cuộc kiểm toán. Chu trình mua hàng và thanh toán là một chu trình rất quan trọng, tạo ra đầy đủ các yếu tố đầu vào cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.Không những thế chu trình này còn liên quan đến rất nhiều tài khoản, cần nhiều thời gian kiểm tra chi tiết trong một cuộc kiểm toán. Do tầm quan trọng của việc thiết kế chương trình kiểm toán và của chu trình mua hàng và thanh toán nên em đã chọn đề tài “Tìm hiểu việc thiết kế chương trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty Kiểm toán Việt nam”. Nhằm tìm hiểu công tác thiết kế chương trình kiểm toán cho một chu trình kiểm toán cụ thể từ lý thuyết đến thực tại. Ngoài phần Mở đầu và kết luận bài viết chia làm 2 nội dung cơ bản: Phần I. Cơ sở lý luận của việc thiết kế chương trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán. Phần II. Thực tế việc thiết kế chương trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty kiểm toán Việt nam (VACO). Trong bài viết em dùng phương pháp biện chứng duy vật để lý giải dẫn dắt vấn đề từ xa đến gần, từ những công việc của kế toán chu trình mua hàng và thanh toán tới những hoạt động của KTV đối với chu trình này. Ngoài ra em còn kết hợp việc sử dụng các bảng biểu để giải thích vấn đề một cách khoa học hơn. Do hạn chế về thời gian nên bài viết chỉ đề cập đến những vấn đề liên quan trực tiếp đến quá trình thiết kế chương trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong phần ký luận. Và trong thực tiễn tại công ty VACO bài viết cũng chỉ mô tả việc thiết kế chương trình kiểm toán mà chưa đưa ra một chương trình cụ thể được VACO thiết lập cho một cuộc kiẻm toán tại một khách hàng cụ thể. Nội dung Phần I: Cơ sở lý luận của việc thiết kế chương trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán I. Chương trình kiểm toán và việc thiết kế chương trình kiểm toán 1. Chương trình kiểm toán Chương trình kiểm toán là những dự kiến chi tiết về các công việc kiểm toán cần thực hiện, thời gian hoàn thành, và sự phân công lao động giữa các KTV cũng như dự kiến về những tư liệu, thông tin liên quan cần sử dụng và thu thập. Trọng tâm của chương trình kiểm toán là các thủ tục kiểm toán cần thiết thực hiện đối với từng khoản mục hay bộ phận được kiểm toán. Chương trình kiểm toán được thiết kế phù hợp sẽ đem lại rất nhiều lợi ích: Sắp xếp một cách có kế hoạch các công việc, và nhân lực, đảm bảo sự phối hợp giữa các KTV cũng như hướng dẫn chi tiết cho các KTV trong quá trình kiểm toán. Đây là phương tiện để chủ nhiệm kiểm toán (người phụ trách kiểm toán) quản lý, giám sát cuộc kiểm toán thông qua việc xác định các bước công việc được thực hiện. Bằng chứng kiểm toán để chứng minh các thủ tục kiểm toán đã thực hiện. Thông thường sau khi hoàn thành một cuộc kiểm toán, KTV ký tên hoặc ký tắt lên chương trình kiểm toán liền với thủ tục kiểm toán vừa hoàn thành. Việc lập chương trình kiểm toán là bắt buộc cho mọi cuộc kiểm toán. Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 300 “Lập kế hoạch kiểm toán” (VSA 300) quy định chương trình kiểm toán phải được lập và thực hiện với mọi cuộc kiểm toán, trong đó xác định nội dung, lịch trình và phạm vi của các thủ tục kiểm toán cần thiết để thực hiện kế hoạch kiểm toán tổng thể. Khi xây dựng chương trình kiểm toán KTV phải xem xét các đánh giá về rủi ro tiềm tàng, rủi ro kiểm soát cũng như mức độ đảm bảo phải đạt được thông qua thử nghiệm cơ bản. KTV cần xem xét: Thời gian để thực hiện thử nghiệm kiểm soát và thử nghiệm cơ bản. Sự phối hợp từ phía khách hàng, từ trợ lý kiểm toán trong nhóm và sự tham gia của KTV khác hoặc các chuyên gia khác. 2. Quy trình thiết kế chương trình kiểm toán. Chương trình kiểm toán của hầu hết các cuộc kiểm toán được thiết kế thành ba phần: khảo sát nghiệp vụ, các thủ tục phân tích, và khảo sát chi tiết số dư. Mục tiêu kiểm toán của các hình thức khảo sát này là: Sự tồn tại và phát sinh: KTV có trách nhiệm thu thập bằng chứng về sự tồn tại của các tài sản bằng các kỹ thuật kiểm toán. Quyền và nghĩa vụ: Đơn vị phải có quyền sở hữu với tài sản và có nghĩa vụ phải thanh toán với các khoản công nợ được trình bày trên báo cáo tài chính. Do vậy KTV cần phải kiểm tra chủ quyền với các khoản nợ phải trả, KTV cũng phải xem đó có thực sự phải là nghĩa vụ của công ty không. Sự ghi chép đầy đủ: KTV cần thu thập bằng chứng để chứng minh là mọi nghiệp vụ, tài sản, công nợ đều được phản ánh đầy đủ trong BCTC. Sự đánh giá: KTV cần thu thập bằng chứng để xem tài sản, công nợ có được đánh giá đúng theo những chuẩn mực kiểm toán hiện hành hay không. Sự ghi chép chính xác:KTV phải xác định quá trình tính toán, tổng cộng luỹ kế các số liệu trên BCTC xem có chính xác hay không. Trình bày và khai báo: Các nhà quản lí có trách nhiệm phản ánh trung thực về tình hình tài chính, kết quả hoạt động và trình bày đầy đủ các thủ tục kiểm toán thích hợp để đảm bảo cho việc thực thi các vấn đề trên. Trên cơ sở các mục tiêu kiểm toán tổng quát, khi thiết kế chương trình kiểm toán cho từng khoản mục, KTV sẽ xác định những mục tiêu kiểm toán riêng biệt và đề ra những thủ tục kiểm toán cần thiết cho khoản mục liên quan. Kết quả thực hiện các khảo sát sẽ giúp mở rộng hay thu hẹp phạm vi áp dụng các hình thức khảo sát cơ bản ( Khảo sát nghiệp vụ, thủ tục phân tích và khảo sát chi tiết số dư ). Việc thiết kế các hình thức khảo sát kiểm toán đều gồm bốn nội dung : Xác định thủ tục kiểm toán, quy mô mẫu chọn, khoản mục được chọn và thời gian thực hiện. Các thủ tục kiểm toán cần sử dụng : Đây là những hướng dẫn chi tiết về quá trình thu thập một loại bằng chứng cá biệt ở một thời điểm nào đó trong khi tiến hành kiểm toán. Quy mô chọn mẫu :Do đối tượng kiểm toán bao gồm nhiều loại nghiệp vụ khác nhau với khối lượng nghiệp vụ phát sinh rất lớn, KTV không thể kiểm tra được hết 100% các nghiệp vụ phát sinh. Nhưng những người sử dụng thông tin lại đòi hỏi KTV phải có kết luận chính xác về các thông tin đó. Vì vậy KTV phải tiến hành chọn mẫu theo phương pháp kế hoạch để chọn được mẫu có tính đại diện, phản ánh được đặc trưng của tổng thể. Khoản mục được chọn :khi quyết định được số lượng mẫu thì lại phải chọn mẫu có tính đại diện, do vậy phương pháp chọn mẫu ngẫu nhiên thường hay được sử dụng ( Sử dụng bảng số ngẫu nhiên ). Ngoài ra, nếu nghiệp vụ nào bất thường hoặc có số tiền lớn thì cũng được xem xét đến mặc dù không có trong mẫu. Thời gian thực hiện: Xác định thời điểm bắt đầu và kết thúc các thủ tục kiểm toán đã đề ra.Phần lớn các trắc nghiệm trực tiếp số dư được thực hiện vào thời điểm cuối kỳ ( kết thúc niên độ kế toán ). Tuy nhiên đối với các khách hàng muốn công bố báo cáo tài chính sớm ngay sau ngày lập bảng cân đối tài sản, thì những khảo sát trực tiếp số dư tốn nhiều thời gian sẽ được làm từ giữa kỳ và KTV sẽ thực hiện các thủ tục kiểm toán bổ sung vào cuối năm để cập nhật các số dư đã kiểm toán giữa kỳ thành số dư cuối kỳ. a. Thiết kế các thủ tục khảo sát nghiệp vụ. Các thủ tục kiểm soát: Việc thiết kế các thủ tục kiểm toán khảo sát nghiệp vụ thường tuân theo phương pháp luận, gồm bốn bước sau: + Cụ thể hoá các mục tiêu KSNB cho từng khoản mục đang được khảo sát. + Nhận diện quá trình kiểm soát đặc thù mà có tác dụng làm giảm rủi ro kiểm soát của từng mục tiêu KSNB. + Thiết kế các thủ tục kiểm soát đối với từng quá trình kiểm soát đặc thù nói trên. + Thiết kế các thủ tục khảo sát chính thức nghiệp vụ theo từng mục tiêu KSNB có xét đến nhược điểm của hệ thống KSNB và kết quả ước tính của các khảo sát kiểm soát. Quy mô chọn mẫu:Trong khảo sát nghiệp vụ, để xác định quy mô chọn mẫu người ta thường dùng phương pháp chọn mẫu thống kê được sử dụng để ước tính tỷ lệ của các phần tử trong một tổng thể có chứa một đặc điểm hoặc thuộc tính được quan tâm. Khoản mục được chọn: Sau khi xác định quy mô mẫu chọn, KTV phải xác định các phần tử cá biệt mang tính đại diện cao cho tổng thể. Thời gian thực hiện: Các cuộc khảo sát nghiệp vụ thường được tiến hành vào thời điểm giữa năm hoặc thời điểm kết thúc năm. Các khảo sát giữa năm được thực hiện giúp kết thúc kiểm toán ngay sau ngày lập bảng cân đối kế toán vì đó cũng là mong muốn của khách hàng và để giúp hãng kiểm toán giãn đều công việc suốt trong năm. Với các khảo sát giữa năm, các khảo sát bổ sung sẽ được thực hiện ngay sau đó đối với các nghiệp vụ từ ngày giữa năm đến ngày kết thúc năm. b. Thiết kế các thủ tục phân tích Các thủ tục phân tích được thiết kế để đánh giá tính hợp lý chung của các số dư tài khoản đang được kiểm toán. Trên cơ sở kết quả của việc thực hiện các thủ tục phân tích đó, KTV sẽ quyết định mở rộng hay thu hẹp các khảo sát số dư. Trong giai đoạn thực hiện kế hoạch kiểm toán, quy trình phân tích còn bao hàm những thủ tục phân tích chi tiết đối với các số dư tài khoản và được thực hiện qua các bước sau: Xác định số dư tài khoản và sai sót tiềm tàng cần được kiểm tra. Tính toán giá trị ước tính của tài khoản cần được kiểm tra. Xác định giá trị chênh lệch có thể chấp nhận được. Xác định số chênh lệch trọng yếu cần được kiểm tra. Kiểm tra số chênh lệch trọng yếu. Đánh giá kết quả kiểm tra. c. Thiết kế các khảo sát chi tiết số dư. Việc thiết kế các khảo sát chi tiết số dư cho từng khoản mục trên BCTC được tiến hành theo phương pháp luận như sau: Sơ đồ: Phương pháp luận thiết kế các khảo sát chi tiết số dư Đánh giá tính trọng yếu,rủi ro cố hữu đối với các khoản mục khảo sát Đánh giá rủi ro kiểm soát với chu kỳ kiểm toán đang thực hiện Thiết kế các cuộc khảo sát, khảo sát chính thức nghiệp vụ và các thủ tục phân tích, dự toán kết quả. - Thiết kế các khảo sát chi tiết số dư của khoản mục đang được xét để thoả mãn các mục tiêu kiểm toán đặc thù. - Các thủ tục kiểm toán - Quy mô chọn mẫu - Khoản mục được chọn Đánh giá tính trọng yếu và rủi ro cố hữu đối với các khoản mục đang khảo sát:Thông qua ước lượng ban đầu về tính trọng yếu và phân bổ tính trọng yếu này cho từng khoản mục trên BCTC, KTV sẽ xác định mức sai sót kế toán chấp nhận được cho từng khoản mục. Sai số chấp nhận được của mỗi khoản mục càng thấp thì đòi hỏi số lượng bằng chứng kiểm toán thu thập càng nhiều và do đó các khảo sát chi tiết nghiệp vụ và khảo sát chi tiết số dư sẽ được mở rộng và ngược lại. Rủi ro cố hữu cho từng khoản mục càng cao thì số lượng bằng chứng kiểm toán phải thu thập càng nhiều và do đó các khảo sát chi tiết sẽ được mở rộng và ngược lại. Đánh giá rủi ro kiểm soát: Quá trình kiểm soát có hiệu quả sẽ làm giảm rủi ro kiểm soát, do đó số lượng bằng chứng cần thu thập trong các cuộc khảo sát chính thức nghiệp vụ và khảo sát chi tiết số dư giảm xuống, chi phí kiểm toán giảm xuống và ngược lại. Thiết kế và dự đoán kết quả khảo sát kiểm soát, khảo sát nghiệp vụ và các thủ tục phân tích: Các hình thức khảo sát kiểm toán này được thiết kế với dự kiến là sẽ đạt được một số kết quả nhất định. Các kết quả dự kiến này sẽ ảnh hưởng tới việc thiết kế các khảo sát số dư tiếp theo. Thiết kế các khảo sát chi tiết số dư để thoả mãn các mục tiêu kiểm toán đặc thù của khoản mục đang xét: các khảo sát chi tiết số dư được thiết kế dựa trên kết quả ước tính của các khảo sát kiểm toán trước đó và chúng được thiết kế làm các phần :Thủ tục kiểm toán, quy mô chọn mẫu và thời gian thực hiện. Trên thực tế khi đã được thiết kế, các thủ tục kiểm toán ở các hình thức khảo sát trên sẽ được kết hợp và sắp xếp lại theo một chương trình kiểm toán. Chương trình kiểm toán ban đầu được thiết kế sớm trong cuộc kiểm toán và có thể cần phải sửa đổi do hoàn cảnh thay đổi. Việc thay đổi chương trình kiểm toán ban đầu không phải là điều bất thường vì việc dự kiến trước tất cả các tình huống xảy ra là rất khó khăn. Theo ISA 300, lập kế hoạch kiểm toán và chương trình kiểm toán cần được sửa đổi lại, nếu cần, trong suốt quá trình kiểm toán. Việc lập kế hoạch kiểm toán phải mang tính liên tục trong suốt cuộc kiểm toán do đó có những sửa đổi đáng kể trong kế hoạch hoặc chương trình kiểm toán cần phải được ghi nhận trong hồ sơ kiểm toán. II. Chu trình mua hàng và thanh toán với việc thiết kế chương trình kiểm toán. 1. Khái niệm, đặc điểm,bản chất và chức năng của chu trình mua hàng và thanh toán. Để đưa ra khái niệm về mua hàng và thanh toán ta hãy xét quá trình vận động tuần hoàn của vốn theo mô hình sau của Mac SLĐ T-H . .................SX........................H’- T’ TLSX Giai đoạn I Giai đoạn II Giai đoạn III Như vậy ta có thể đưa ra khái niệm về chu trình mua hàng và thanh toán như sau: Mua hàng và thanh toán là giai đoạn đầu của quá trình tuần hoàn và chu chuyển của vốn, là hành vi trao đổi Tiền-Hàng nhằm thực hiện giá trị của hàng hoávà là tiền đề tạo ra giá trị thặng dư cho Doanh nghiệp. Theo Mac giai đoạn mua hàng và thanh toán bao gồm hai hành vi mua bán T-SLĐ và T- TLSX. Hai hành vi này xảy ra trên hai thị trường hoàn toàn khác nhau là thị trường sức lao động và thị trường hàng hoá thông thường. Trong phạm vi bài viết này em chỉ xét hành vi T- TLSX trên thị trường hàng hoá thông thường, gồm mua hàng hoá, dịch vụ như: NVL, máy móc thiết bị, điện nước, bảo trì...mà không xét tới quá trình mua và thanh toán các dịch vụ lao động hoặc những sự chuyển nhượng và phân bổ của chi phí ở bên trong tổ chức. Đặc điểm của chu trình mua hàng và thanh toán Mua hàng là giai đoạn đầu tiên của quá trình sản xuất kinh doanh, nó tạo ra các yếu tố đầu vào cho quá trình sản xuất kinh doanh. Chi phí cho việc mua hàng thường chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh. Giai đoạn mua vào thường phức tạp do phải sử dụng nhiều tiêu chuẩn về chất lượng, số lượng, tính kịp thời cho sản xuất và cần đến sự phối hợp của nhiều bộ phận khác nhau trong Doanh nghiệp như bộ phận sản xuất, bộ phận thu nhận, bộ phận kho, bộ phận kế toán... Mua hàng có tính độc lập thấp thông thường sản xuất ở giai đoạn nào thì mua vào cho giai đoạn đó tuỳ thuộc vào tình hình sản xuất và tiêu thụ thực tế. Thanh toán là việc thực hiện nghĩa vụ của DN đối với nhà cung cấp. Nghiệp vụ thanh toán chỉ phát sinh khi DN mua hàng theo phương thức thanh toán trả chậm tiền hàng hoặc trả trước tiền hàng so với việc thực hiện giao nhận hàng. Trong cả hai tình huống trên đều dẫn đến quan hệ nợ nần giữa DN với người bán. Khi DN ứng trước tiền hàng cho người bán sẽ nảy sinh một khoản tiền phải thu ở người bán. Khi DN mua chịu vật tư, hàng hoá, dịch vụ thì sẽ phát sinh nợ phải trả cho người bán. - Giai đoạn mua hàng và thanh toán có liên quan đến rất nhiều khoản mục trên BCTC như:Tiền, các khoản phải trả nhà cung cấp, hàng tồn kho, TSCĐ.... Chu trình mua hàng và thanh toán gồm các quyết định và các quá trình cần thiết để có hàng hoá, dịch vụ cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Chu trình thường được bắt đầu bằng việc lập một đơn đặt hàng của người có trách nhiệm tại bộ phận cần hàng hoá hay dịch vụ và kết thúc bằng việc thanh toán cho nhà cung cấp về hàng hoá hay dịch vụ nhận được. Chu trình mua vào và thanh toán thường bao gồm bốn chức năng cơ bản sau: - Xử lý đơn đặt mua hàng hoá hay dịch vụ. - Nhận hàng hoá hay dịch vụ. - Ghi nhận các khoản nợ người bán. - Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán. Xử lý các đơn đặt mua hàng hoá hay dịch vụ Đơn đặt hàng được lập bởi công ty khách hàng là điểm khởi đầu của chu kỳ. Mẫu của đơn đặt hàng và sự phê chuẩn quy định phụ thuộc vào bản chất của hàng hoá dịch vụ và quy định của công ty. Sự phê chuẩn đúng đắn nghiệp vụ mua hàng là phần chính của chức năng này vì nó bảo đảm hàng hoá và dịch vụ được mua theo các mục đích đã được phê chuẩn của công ty và tránh cho việc mua quá nhiều hoặc mua các mặt hàng không cần thiết. Hầu hết các công ty cho phép một sự phê chuẩn chung cho việc mua phục vụ các nhu cầu thường xuyên như hàng tồn kho ở mức cho phép. Sau khi việc mua đã được phê chuẩn thì phải có đơn để đặt mua hàng hoá hoặc dịch vụ. Một đơn đặt hàng được gửi cho người bán ghi rõ mặt hàng cụ thể ở một mức giá nhất định, được giao vào một ngày quy định. Đơn đặt hàng là một chứng từ hợp pháp và được xem như một đề nghị để mua hàng hoá hay dịch vụ. Trong một số trường hợp khác, nếu người mua và người bán mới có quan hệ giao dịch hoặc thực hiện những giao dịch lớn và phức tạp thì đòi hỏi phải ký kết hợp đồng cung ứng hàng hoá hay dịch vụ nhằm đảm bảo việc thực hiện các quyền lợi và nghĩa vụ của các bên tham gia hợp đồng. Nhận hàng hoá hay dịch vụ. Việc nhận hàng hoá hay dịch vụ từ người bán là một điểm quyết định trong chu trình nghiệp vụ vì đây là thời điểm mà tại đó bên mua thừa nhận khoản nợ liên quan đối với bên bán trên sổ sách của họ. Khi hàng hoá nhận được, quá trình kiểm soát thích hợp đòi hỏi sự kiểm tra mẫu mã, số lượng, thời gian đến và các điều kiện khác. Hầu hết các công ty có phòng tiếp nhận để đưa ra một báo cáo nhận hàng như một bằng chứng của sự nhận hàng và sự kiểm tra hàng hoá. Một bản sao thường được gửi cho thủ kho và một bản khác gửi cho kế toán các khoản phải trả để thông báo. Để ngăn ngừa sự mất mát và sự lạm dụng thì điều quan trọng là hàng hoá phải được kiểm soát một cách chặt chẽ từ lúc nhận chúng cho đến khi chúng được chuyển đi. Nhân viên trong phòng tiếp nhận phải độc lập với thủ kho và phòng kế toán. Cuối cùng sổ sách kế toán sẽ phản ánh việc chuyển giao trách nhiệm đối với hàng hoá khi hàng hoá được chuyển từ phòng tiếp nhận qua kho và từ kho vào quá trình sản xuất hay đưa đi tiêu thụ. Ghi nhận các khoản nợ người bán. Sự ghi nhận đúng đắn khoản nợ về hàng hoá hay dịch vụ nhận được đòi hỏi việc ghi sổ chính xác và nhanh chóng. Việc ghi sổ ban đầu có ảnh hưởng quan trọng đến các báo cáo tài chính và đến khoản thanh toán thực tế, do đó, kế toán chỉ được phép ghi vào các lần mua có cơ sở hợp lý theo số tiền đúng. Các phần hành kế toán được thực hiện trên máy vi tính sẽ hạn chế tối đa việc ghi trùng lắp các khoản nợ. Kế toán các khoản phải trả thường có trách nhiệm kiểm tra tính đúng đắn của các lần mua vào và ghi chúng vào sổ nhật ký và sổ hạch toán chi tiết các khoản phải trả. Khi kế toán các khoản phải trả nhận được hoá đơn của người bán thì phải so sánh mẫu mã, giá, số lượng, phương thức và chi phí vận chuyển ghi trên hoá đơn với thông tin trên đơn đặt mua (hoặc hợp đồng ) và báo cáo nhận hàng (nếu hàng đã về). Thường thì các phép nhân và các phép cộng tổng được kiểm tra lại và được ghi vào hoá đơn. Sau đó, số tiền được chuyển vào sổ hạch toán chi tiết các khoản phải trả. Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán. Đối với hầu hết các công ty, các hoá đơn do kế toán các khoản nợ phải trả lưu giữ cho đến khi thanh toán. Thanh toán thường được thực hiện bằng uỷ nhiệm chi, sec hoặc phiếu chi làm thành nhiều bản mà một bản được gửi cho người được thanh toán, một bản sao được lưu lại trong hồ sơ theo người được thanh toán. Chứng từ, sổ sách và các tài khoản liên quan đến chu trình mua hàng và thanh toán. Trong chu trình mua hàng và thanh toán, hầu hết các doanh nghiệp sử dụng các loại chứg từ, sổ sách sau: Yêu cầu mua hàng: Tài liệu được lập bởi bộ phận sử dụng (Như bộ phận sản xuất) để đề nghị mua hàng hoá và dịch vụ. Trong một số trường hợp, các bộ phận trong doanh nghiệp có thể trực tiếp lập đơn đặt hàng, trình phê duyệt và gửi cho nhà cung cấp. Đơn đặt hàng: Lập lại các chi tiết có trong đề nghị mua, được gửi cho nhà cung cấp hàng hoá hay dịch vụ. Phiếu giao hàng (biên bản giao nhận hàng hoá hay nghiệm thu dịch vụ ): Tài liệu được chuẩn bị bởi nhà cung cấp. Phiếu giao nhận phải được ký nhận bởi khách hàng để chứng minh sự chuyển giao hàng hoá (hay dịch vụ ) thực tế. Báo cáo nhận hàng: Được bộ phận nhận hàng lập như một bằng chứng của việc nhận hàng và sự kiểm tra hàng hoá (dấu hiệu của một thủ tục kiểm soát ). Hoá đơn của người bán: Chứng từ nhận được từ người cung cấp hàng, đề nghị thanh toán cho những hàng hoá dịch vụ đã được chuyển giao. Một hoá đơn thường bao gồm các chi tiết sau: - Tên bên bán và bên mua, mã số thuế. - Chủng loại hàng hoá hay dịch vụ. - Số lượng. - Giá đơn vị. - Thành tiền. - Thuế VAT và các loại thuế khác. - Ngày lập hoá đơn, chữ ký và đóng dấu. Nhật ký mua hàng: Đây là những ghi chép đầu tiên trong hệ thống kế toán để ghi lại các khoản mua. Nhật ký phải liệt kê danh sách các hoá đơn (từng cái một ), cùng với việc chỉ ra tên người cung cấp hàng, ngày của hoá đơn và khoản tiền của các hoá đơn đó. Sổ hạch toán chi tiết nợ phải trả nhà cung cấp: Danh sách các khoản tiền phải trả cho mỗi nhà cung cấp hàng. Tổng số của tài khoản người cung cấp hàng trong sổ hạch toán chi tiết phải bằng khoản tiền ghi trên khoản mục phải trả người bán. Bảng đối chiếu của nhà cung cấp: báo cáo nhận được của nhà cung cấp hàng (thường là hàng tháng) chỉ ra các hoá đơn chưa thanh toán vào một ngày đối chiếu nhất định. Thông tin, số liệu vận động từ các chứng từ vào sổ sách kế toán thông qua hệ thống tài khoản. Đối với chu trình mua hàng và thanh toán, các tài khoản chịu ảnh hưởng của chu trình gồm có các tài khoản trong các khoản mục vốn bằng tiền, hàng tồn kho, nợ phải trả,... Nhìn chung đa số các tài khoản chịu ảnh hưởng trong chu trình mua vào và thanh toán có liên quan đến các chu trình nghiệp vụ khác. 2. Thiết kế chương trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán Mục tiêu của kiểm toán Báo cáo tài chính là xác minh và bày tỏ ý kiến về độ tin cậy của các thông tin và tính tuân thủ nguyên tắc trong việc lập và trình bày Báo cáo tài chính. Do vậy mục đích chung của kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán là đánh giá xem liệu các số dư tài khoản có liên quan có được trình bày trung thực và phù hợp với các nguyên tắc kế toán hiện hành hoặc thừa nhận hay không. Từ mục đích chung của kiểm toán có thể cụ thể hoá thành các mục tiêu đối với chu trình. Mục tiêu kiểm toán đối với chu trình mua hàng và thanh toán bao gồm các mục tiêu sau: Tính có thực của hàng hoá hay dịch vụ mua vào cũng như các khoản nợ người bán với ý nghĩa các thông tin phản ánh tài sản hoặc công nợ phải được đảm bảo bằng sự tồn tại của các tài sản cũng như công nợ đó. Tính trọn vẹn của việc ghi nhận các hàng hoá hay dịch vụ mua vào và các khoản phải trả người bán với ý nghĩa thông tin phản ánh trên sổ sách, tài liệu kế toán không bị bỏ sót trong quá trình xử lý. Tính đúng đắn của việc tính giá vốn thực tế hàng nhập kho được tính theo chi phí thực tế thực hiện nghiệp vụ, việc tính toán các khoản phải trả người bán phù hợp với hợp đồng mua bán, phù hợp với hoá đơn người bán và biên bản giao nhận hàng hoá hay dịch vụ. Tính đúng đắn trong việc phân loại và trình bày các tài sản mua vào cũng như các khoản phải trả người bán với ý nghĩa tuân thủ các quy định trong việc phân loại các tài sản và công nợ cùng việc thực hiện chúng qua hệ thống tài khoản tổng hợp và chi tiết. Tính đúng đắn trong việc phản ánh quyền và nghĩa vụ với ý nghĩa tài sản mua vào phản ánh trên Báo cáo tài chính phải thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp và nợ phải trả người bán thể hiện đúng nghĩa vụ của đơn vị này. Tính chính xác về cơ học trong việc tính toán, cộng dồn, chuyển sổ, đối với các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán. Các mục tiêu kiểm toán nêu trên chính là khung tham chiếu cho việc xác định các thủ tục kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán để thu thập bằng chứng kiểm toán. Căn cứ vào các mục tiêu đó, KTV phải thiết kế các khảo sát tuân thủ để nhận diện được cơ cấu, các quá trình kiểm soát hiện có và các nhược điểm theo từng mục tiêu. Từ đó đánh giá lại rủi ro kiểm soát theo từng mục tiêu và xây dựng các thủ tục kiểm tra chi tiết các số dư và nghiệp vụ một cách tương ứng. Hay nói cách khác căn cứ vào các mục tiêu kiểm toán của chu trình mà KTV xây dựng một chương trình kiểm toán phù hợp, nhằm phân bổ nhân viên của mình vào các phần công việc cụ thể một cách hợp lý để thu thập được những bằng chứng kiểm toán có chất lượng cao, trong một thời gian ngắn, tạo hiệu quả cao cho cuộc kiểm toán. a. Thiết kế khảo sát công việc trong chương trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán. Khảo sát công việc trong chu trình mua hàng và thanh toán là cách thức và trình tự rà soát các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán trong quan hệ với sự tồn tại và hiệu lực của hệ thống kiểm soát nội bộ, trước hết là hệ thống kế toán. Thông thường, khảo sát công việc được sử dụng để xác định tính đúng đắn trong hệ thống kế toán từ việc tuân thủ các quy định về việc lập, xét duyệt và kiểm tra, sử dụng chứng từ kế toán đến ghi sổ chi tiết mua hàng và thanh toán với người bán hoặc nhật ký mua hàng đến kết chuyển các số phát sinh vào sổ cái. Khảo sát công việc hướng vào hai mặt của tổ chức kế toán là thủ tục kế toán và độ tin cậy của các thông tin kế toán, từ đó KTV sẽ thực hiện hai loại khảo sát trong khảo sát công việc là khảo sát đạt yêu cầu và khảo sát độ vững chãi trong chu trình kiểm toán mua hàng và thanh toán. Khảo sát đạt yêu cầu trong nghiệp vụ mua hàng và thanh toán là trình tự rà soát các thủ tục của kế toán chu trình mua hàng và thanh toán hay thủ tục quản lý có liên quan đến việc mua hàng và thanh toán. Khảo sát độ vững chãi là trình tự rà soát các thông tin về giá trị trong phần hành mua hàng và thanh toán của kế toán.Trong trường hợp này KTV phải tính toán lại số tiền trên chứng từ kế toán như kế toán viên đã làm và so sánh số tiền trên các chứng từ kế toán với sổ sách kế toán khác có liên quan như sổ chi tiết nợ phải trả người bán, sổ nhật ký mua hàng... Qua đó KTV có thể khẳng định mức độ thoả mãn mục đích “bảo đảm độ tin cậy của thông tin”của hệ thống kiểm soát nội bộ. Do nghiệp vụ mua hàng và thanh toán xảy ra thường xuyên nên KTV không thể soát xét toàn bộ thủ tục của kế toán hay thủ tục quản lý cho tất cả các lần mua bán đặc biệt lại càng không thể tính toán lại số tiền trên các chứng từ như kế toán viên đã làm vì nó mất quá nhiều thời gian, không đảm bảo hiệu quả của cuộc kiểm toán. Để thiết kế thủ tục khảo sát công việc trong chu trình mua hàng và thanh toán KTV phải tiến hành chọn mẫu sau đó rà soát các thủ tục kiểm soát và kiểm tra giữa số hiệu trên chứng từ và sổ sách kế toán. Theo VSA 530 “lấy mẫu kiểm toán và các thủ tục lựa chọn khác” khi thiết kế các thủ tục kiểm toán, KTV phải xác định các phương pháp thích hợp để lựa chọn các phần tử kiểm tra. Các phương pháp có thể được lựa chọn là: - Chọn toàn bộ - Lựa chọn các phần tử đặc biệt - Lấy mẫu kiểm toán Trong mua hàng và thanh toán người ta chia ra làm hai loại: - Mua và thanh toán với nhà cung cấp máy móc thiết bị (TSCĐ). - Mua và thanh toán với nhà cung cấp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và các dịch vụ khác. Với việc mua và thanh toán với nhà cung cấp máy móc thiết bị các nghiệp vụ thường ít xảy ra mặt khác khi xảy ra thì số tiền phát sinh thường rất lớn nên với nghiệp vụ này KTV phải tiến hành lấy mẫu là toàn bộ tổng thể. Với mua và thanh toán với nhà cung cấp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ...các nghiệp vụ xảy ra thường xuyên thì KTV sử dụng phương pháp lấy mẫu kiểm toán phi xác suất để rà soát và kiểm tra các thủ tục kế toán được kế toán áp dụng tại doanh nghiệp. Các rủi ro cơ bản liên quan đến nghiệp vụ mua hàng và thanh toán là các khoản mua có thể bị ghi tăng một cách giả tạo để hình thành các khoản thanh toán phụ trội hoặc chính sách của công ty khách hàng muốn điều hoà lợi nhuận giữa các năm tài chính, từ đó vào sổ các chi phí mua hàng không đúng kỳ kế toán. Các khảo sát công việc đối với nghiệp vụ mua hàng và thanh toán được thể hiện qua các bảng sau: Các khảo sát công việc đối với nghiệp vụ mua hàng MụC TIÊU KIểM TOáN QUá TRìNH KIểM SOáT NộI Bộ CHủ YếU TRắC NGHIệM ĐạT YÊU CầU TRắC NGHIệM Độ VữNG CHãI Các nghiệp vụ mua hàng ghi sổ là của hàng hoá và dịch vụ nhận được (tính có căn cứ hợp lý) - Sự có thật của yêu cầu mua hàng, đơn đặt hàng mua, báo cáo nhận hàng và hoá đơn của người bán. Sự phê chuẩn các nghiệp vụ mua hàng ở cấp có thẩm quyền. Huỷ bỏ các chứng từ phòng ngừa việc sử dụng lại. Kiểm soát nội bộ hoá đơn của người bán, báo cáo nhận hàng, đơn đặt mua và các yêu cầu mua hàng. - Kiểm tra sự hiện diện của các chứng từ Kiểm tra dấu hiệu của sự phê chuẩn. Kiểm tra dấu hiệu của sự huỷ bỏ. Kiểm tra dấu hiệu của kiểm soát nội bộ. Xem xét lại sổ nhật ký mua hàng, sổ cái tổng hợp, và sổ hạch toán chi tiết các khoản phải trả đối với các số tiền lớn và không bình thường. - Kiểm tra tính hợp lý và tính xác thực của các chứng từ chứng minh (hoặc đơn của người bán, báo cáo nhận hàng, đơn đặt hàng, và yêu cầu mua hàng). Đối chiếu hàng tồn kho mua vào với các sổ sách kế toán. Kiểm tra các tài sản mua vào. Các nhiệp vụ mua hàng được phê chuẩn (sự phê chuẩn) Sự phê chuẩn các nghiệp vụ mua hàng ở đúng cấp có thẩm quyền Kiểm tra dấu hiệu của sự phê chuẩn. Kiểm tra tính đúng đắn của chứng từ chứng minh. Các nghiệp vụ mua hàng hiện có đều được vào sổ (tính đầy đủ) Các đơn đặt mua đều được đánh số trước và theo dõi. Các báo cáo nhận hàng đều được đánh số trước và theo dõi. Theo dõi một chuỗi các đơn đặt mua. Theo dõi một chuỗi các hoá đơn nhận hàng. Đối chiếu một hồ sơ các báo cáo nhận hàng với sổ nhật ký mua hàng. Các nghiệp vụ mua hàng được ghi sổ đều được đánh giá đúng (tính giá) Kiểm tra nội bộ các quá trình tính toán và các số tiền Kiểm tra dấu hiệu của việc kiểm tra nội bộ. So sánh các nghiệp vụ ghi sổ trên nhật ký mua hàng với hoá đơn của người bán, báo cáo nhận hàng và các chứng từ chứng minh khác và thực hiện tính toán lại các thông tin tài chính trên hoá đơn người bán Các nghiệp vụ mua hàng được phân loại đúng đắn (sự phân loại) Doanh nghiệp có sơ đồ tài khoản đầy đủ. Kiểm tra nội bộ quá trình phân loại. Kiểm tra các thủ tục vào sổ thủ công và sơ đồ tài khoản. Kiểm tra dấu hiệu của sự kiểm tra nội bộ. - So sánh sự phân loại nghiệp vụ mua hàng với sơ đồ tài khoản tham chiếu theo hoá đơn của từng người bán. Các nghiệp vụ mua hàng được ghi sổ đúng lúc (tính đúng thời gian) Doanh nghiệp có các thủ tục quy định việc ghi sổ nghiệp vụ càng sớm càng tốt sau khi nhận được hàng hoá và dịch vụ. Quá trình kiểm tra nội bộ. Kiểm tra các thủ tục vào sổ thủ công và quan sát liệu có hoá đơn nào của người bán chưa đư._.