Tìm hiểu về tổ chức lao động khoa học trong văn phòng Một số cơ quan Bộ

trọng trong các cơ quan công sở nói chung và trong các văn phòng cơ quan nói riêng. Bởi vì, văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan là bộ phận tiếp nhận xử lý thông tin và cung cấp thông tin để tham mưu phục vụ cho lãnh đạo. Tổ chức lao động khoa học trong văn phòng là tổ chức làm việc theo phương pháp khoa học dựa vào những thành tựu của khoa học và kinh nghiệm thực tiễn được áp dụng có hệ thống trong hoạt động văn phòng. Nói cách khác, đó là quá trình kết hợp một cách tốt nhất giữa kỹ thuật và con người trong mọi hoạt động nhằm nâng cao năng suất và hiệu quả lao động đảm bảo sức khoẻ cho người lao động,... Tổ chức lao động khoa học là một bộ phận quan trọng trong lĩnh vực quản trị hành chính văn phòng, song cho đến nay không phải ở cơ quan nào cũng quan tâm nghiên cứu và áp dụng một cách thỏa đáng công tác này. Ngay cả ở các văn phòng cơ quan Bộ - văn phòng cơ quan quản lý Nhà nước có quy mô lớn thì việc sắp xếp nơi làm việc, phân công lao động và bố trí điều kiện làm việc cho cán bộ, nhân viên còn có chỗ chưa hợp lý, chưa tạo được năng suất và hiệu quả lao động. Vì vậy, việc tổ chức lao động khoa học trong các văn phòng cơ quan Bộ đã và đang là một vấn đề cần thiết và bức xúc. Xuất phát từ những ý tưởng trên, và nhận thấy tầm quan trọng của việc tổ chức lao động trong văn phòng, với mong muốn tìm hiểu nghiên cứu về tổ chức lao động khoa học trong các văn phòng cán bộ nhằm nâng cao hiệu quả lao động và tạo điều kiện làm việc thuận lợi, nên chúng tôi đã chọn đề tài: “Tìm hiểu về tổ chức lao động khoa học trong văn phòng một số cơ quan Bộ”, làm đề tài nghiên cứu cho khoá luận tốt nghiệp của mình. Về mặt lý luận, qua việc tìm hiểu vấn đề tổ chức lao động khoa học ở một số cơ quan Bộ (cụ thể ở Văn phòng Bộ Công nghiệp và Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường) sẽ bổ sung thêm cho chúng tôi kiến thức về văn phòng và về quản trị hành chính văn phòng. Đồng thời qua đó tìm ra những ưu điểm - nhược điểm của công tác này để có thể rút ra những phương hướng khắc phục hạn chế không chỉ ở văn phòng hai Bộ này mà còn là vấn đề đang tồn tại ở nhiều văn phòng cơ quan Bộ khác. Từ đây mở ra cho chúng tôi những kiến thức khoa học, những thực tiễn trong quá trình hoạt động của công chức Nhà nước và những kinh nghiệm bổ ích cho quá trình công tác của cá nhân sau này. Vấn đề tổ chức lao động khoa học cho đến nay đã được rất nhiều giới trong và ngoài nước quan tâm nghiên cứu. Điều này không chỉ thể hiện trong các giáo trình, sách tham khảo, các bài viết về quản trị hành chính văn phòng, mà còn là vấn đề quan tâm của rất nhiều tác giả trong các khoá luận tốt nghiệp, các luận án Thạc sỹ, Tiến sỹ,... Song trên thực tế chưa có một tiếng nói chung có hệ thống và quá trình tổ chức lao động khoa học ở tất cả các cơ quan, đặc biệt là ở các văn phòng cơ quan Bộ. Tuy nhiên, do thời gian và điều kiện có hạn, chúng tôi không thể đi sâu nghiên cứu công tác tổ chức lao động khoa học ở tất cả các văn phòng cơ quan Bộ, mà chỉ tập trung tìm hiểu công tác này tại Văn phòng Bộ Công nghiệp và Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường - văn phòng cơ quan quản lý Nhà nước. Trong đó, Bộ Công nghiệp là cơ quan quản lý Nhà nước về kinh tế ngành công nghiệp, còn Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường là cơ quan quản lý Nhà nước tổng hợp về khoa học, công nghệ và môi trường. Để thực hiện đề tài này, chúng tôi đã tham khảo các nguồn tài liệu chủ yếu như sau: trước hết, phải kể đến một khối lượng lớn các sách, báo, tạp chí tham khảo như: cuốn “Quản trị hành chính văn phòng” của Nguyễn Hữu Thân, “Quản trị hành chính văn phòng” của Mike Havey, “Tổ chức lao động trong các cơ quan nghiên cứu và thiết kế” của E.I. Kixxel; các tạp chí quản lý Nhà nước, tạp chí tổ chức Nhà nước,... Hai là, chúng tôi đã tiến hành nghiên cứu các văn bản pháp quy của Đảng và Nhà nước về công tác văn phòng; các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, quy chế của Bộ và Văn phòng Bộ Công nghiệp, Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường. Khoá luận tốt nghiệp của chúng tôi, ngoài phần lời nói đầu và kết luận, nội dung chính được chia thành các chương, mục sau: Chương 1: Một số vấn đề chung về tổ chức lao động khoa học trong văn phòng cơ quan. 1.1. Khái niệm, mục đích, ý nghĩa về tổ chức lao động khoa học. 1.2. Những cơ sở khoa học của việc tổ chức lao động khoa học. Chương 2: Tình hình tổ chức lao động khoa học trong Văn phòng Bộ Công nghiệp và Văn phòng Bộ Khoa học, công nghệ và môi trường. 2.1. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Bộ Công nghiệp và Văn phòng Bộ Khoa học, công nghệ, môi trường. 2.2. Mô hình tổ chức Văn phòng Bộ Công nghiệp và Văn phòng Bộ Khoa học công nghệ, môi trường. 2.3. Điều kiện lao động trong Văn phòng Bộ Công nghiệp và Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường. Chương 3: Một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức lao động khoa học trong Văn phòng Bộ Công nghiệp và Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường. 3.1. Nhận xét về công tác tổ chức lao động khoa học trong Văn phòng các Bộ. 3.2. Phương hướng cải tiến công tác tổ chức lao động khoa học trong Văn phòng các Bộ. Có thể nói, vấn đề này cho đến nay đã được nhiều giới quan tâm nghiên cứu đề cập tới, song thực tế chưa có công trình nào nghiên cứu một cách có hệ thống về Văn phòng Bộ Công nghiệp và Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường. Đây là một khó khăn không nhỏ cho khoá luận tốt nghiệp của chúng tôi. Mặc khác trong quá trình thực hiện đề tài, chúng tôi đã gặp một số khó khăn là chưa có những thông tin chính xác về văn phòng và do thời gian nghiên cứu quá ít,... Vì vậy, chúng tôi hy vọng rằng với bài tập đầu tiên trên con đường nghiên cứu khoa học của cá nhân, khoá luận tốt nghiệp sẽ góp phần khiêm tốn vào quá trình nhận thức về công tác quản trị hành chính văn phòng nói chung và tổ chức lao động khoa học trong văn phòng nói riêng. Chúng tôi rất mong nhận được sự góp ý của thầy - cô giáo và các bạn. Để có được kết quả này, chúng tôi xin được bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới Tiến sỹ Đào Xuân Chúc - người đã hướng dẫn tôi một cách tận tình trong quá trình thực hiện khoá luận tốt nghiệp. Khoá luận tốt nghiệp được hoàn thành còn phải kể đến sự giúp đỡ nhiệt tình của các cán bộ đang công tác tại Văn phòng Bộ Công nghiệp và Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường. Qua đây, tôi xin chân thành cảm ơn thầy - cô giáo, các bạn trong lớp đã góp ý bổ sung thông tin cho tôi hoàn thành khoá luận tốt nghiệp này. Hà nội, tháng 6/2000 Chương 1 Một số vấn đề chung về tổ chức lao động khoa học trong văn phòng cơ quan 1.1. Khái niệm, mục đích, ý nghĩa về tổ chức lao động khoa học trong văn phòng cơ quan. 1.1.1. Khái niệm văn phòng. Bất kỳ một cơ quan hay một xí nghiệp nào cũng cần có một bộ phận được thành lập để làm công tác công văn giấy tờ, công tác hành chính và điều hành tổng hợp bộ phận này còn là bộ mặt của cơ quan trong việc giao tiếp đối nội và đối ngoại. Đó là văn phòng hay gọi là phòng hành chính tổng hợp. Hay nói cách khác, văn phòng cơ quan có chức năng tham mưu tổ chức công việc cho lãnh đạo, thay mặt cơ quan trong giao tiếp chung và đảm bảo hậu cần cho cơ quan, công sở. Nhìn chung, công tác văn phòng ở các cơ quan thường bao gồm những công việc liên quan đến nhiệm vụ tổ chức, quản lý các thông tin, giấy tờ trong hoạt động của các cơ quan, đến việc xử lý thông tin phục vụ cho lãnh đạo. Có rất nhiều định nghĩa khác nhau về văn phòng nhưng tựu trung có thể hiểu văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, công ty, xí nghiệp, là nơi làm việc về công văn giấy tờ [23,102]. 1.1.2. Khái niệm về tổ chức lao động khoa học trong văn phòng. Xã hội ngày càng phát triển đồng thời với sự ra đời và phát triển của nhiều môn khoa học mới như tâm lý lao động, sinh lý học lao động,... Với mục đích nâng cao năng suất lao động, tiết kiệm thời gian và sức lao động, con người đã ứng dụng rất nhiều thành tựu khoa học và những kinh nghiệm tiên tiến sau nhiều năm lao động vào việc tổ chức lao động của mình. Nếu như chỉ tổ chức lao động đơn thuần, mà chúng ta không tính đến việc phải tổ chức lao động sao cho khoa học nhằm đem lại năng suất và tạo điều kiện thuận lợi cho người lao động. Vì vậy, qua nhiều năm nghiên cứu, con người đã áp dụng công tác tổ chức lao động khoa học trong các cơ quan, xí nghiệp và trong các văn phòng. Từ đó xuất hiện khái niệm tổ chức lao động khoa học trong văn phòng. Đó là tổ chức làm việc theo phương pháp khoa học dựa trên các thành tựu khoa học và kinh nghiệm tiên tiến được áp dụng có hệ thống trong công tác. Hay nói cách khác, đó là kết hợp một cách tốt nhất giữa kỹ thuật và con người trong quá trình lao động, đảm bảo việc sử dụng có hiệu quả nhất những tiềm lực vật chất và lao động, nâng cao không ngừng năng suất và hiệu quả lao động, bảo đảm sức khoẻ con người [17,290]. Chính sự phù hợp giữa các biện pháp tổ chức với kinh nghiệm tiên tiến và hoàn cảnh khách quan để thể hiện tính chất khoa học của việc tổ chức lao động, nếu giữa chúng không có sự phù hợp sẽ dẫn đến những phương pháp lãnh đạo trái với nguyên lý tổ chức lao động theo khoa học. Trong quá trình hoạt động của công tác văn phòng, việc tổ chức lao động khoa học trong văn phòng là công việc rất thiết thực. Bởi vì, văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan và tham mưu cho cấp lãnh đạo, cho nên để tổ chức quản lý được tốt, đòi hỏi cán bộ, nhân viên trong văn phòng phải cùng nghiên cứu và phải có chuyên môn để tổ chức sắp xếp công việc một cách khoa học nhất. Tổ chức lao động khoa học trong văn phòng được hiểu là những phương pháp và kỹ thuật thực hiện trong quá trình quản trị nhằm đưa bộ máy hoạt động của văn phòng đi vào nề nếp, tiết kiệm và đem lại hiệu quả cao nhất. 1.1.3. Mục đích, ý nghĩa của tổ chức lao động khoa học trong văn phòng. Trong quá trình hoạt động để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan giao phó, văn phòng luôn phải tìm ra phương thức tổ chức lao động một cách khoa học nhất, nhằm hướng tới một mục đích chung là nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động tốt nhất. Để làm được điều này lãnh đạo văn phòng cần phải tổ chức bộ máy văn phòng được hợp lý, nghĩa là biết cách sắp xếp tổ chức đúng người, đúng việc theo khả năng chuyên môn của họ. Bên cạnh đó, phải tổ chức các bộ phận trong văn phòng thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ được giao. Nếu như một bộ phận nào đó trong văn phòng làm việc không mang lại hiệu quả, đó chính là lý do để lãnh đạo nên xem xét xem đã tổ chức hợp lý chưa và có nên giảm biên chế bộ phận đó không. Ngoài ra, để đảm bảo cho hiệu quả công việc ngày càng nâng cao, nhất là đối với công tác văn phòng thì việc trang bị những thiết bị, phương tiện thích hợp cho mỗi loại công việc là một việc không thể thiếu. Vì nó giúp cho cán bộ làm việc được thuận lợi, tiết kiệm được thời gian và công sức. Chính nhờ có trang thiết bị hiện đại nó làm giảm đi tính thủ công, chậm chạp trong công việc. Trước đây, cán bộ cần soạn thảo một văn bản phải mất rất nhiều thời gian, nhưng ngày nay nhờ có nền khoa học kỹ thuật phát triển đã phát minh ra máy vi tính,... Vì vậy, việc soạn thảo văn bản được nhanh chóng, dễ dàng hơn. Cho nên, hầu như văn phòng các cơ quan đều được trang bị những thiết bị hiện đại để phục vụ cho công việc của mình. Bên cạnh đó, việc tổ chức lao động một cách khoa học trong văn phòng còn nhằm tạo ra năng suất trong quá trình làm việc, đòi hỏi lãnh đạo văn phòng cần quan tâm nghiên cứu để tạo ra môi trường lao động tốt nhất, giúp cán bộ, nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Môi trường lao động đó là sự bố trí sắp xếp nơi làm việc hợp lý, là việc tạo khung cảnh làm việc thuận lợi và trang bị những thiết bị hiện đại. Điều đó sẽ giúp cho cán bộ, nhân viên có được tâm lý làm việc thoải mái và có tinh thần trách nhiệm với công việc được giao. Việc này gắn liền với mục tiêu hoạt động của cơ quan nói chung và trong những điều kiện cụ thể nói riêng. Chính vì vậy, để tạo ra hiệu quả làm việc cao đồng thời tạo điều kiện lao động tốt cho cán bộ, đòi hỏi ở các nhà lãnh đạo cần quan tâm nghiên cứu vấn đề tổ chức lao động khoa học để vận dụng vào việc quản lý điều hành một cách tối ưu nhất. Ngày nay do khoa học quản lý ngày càng phát triển, các hình thức và biện pháp quản lý mới luôn xuất hiện nhằm góp phần tăng năng suất lao động. Vì vậy, công tác tổ chức lao động khoa học ngày càng được vận dụng rộng rãi trong các cơ quan nói chung, văn phòng cơ quan nói riêng và chính nó đã khẳng định được vị trí của mình. Việc đưa công tác tổ chức lao động khoa học vào trong văn phòng ngày càng có hiệu quả, nó giúp cho quan hệ giữa các cán bộ ngày càng tốt đẹp, giúp cán bộ có tâm lý thoải mái trong khi làm việc và tiết kiệm được chi phí.... Bên cạnh đó, vận dụng công tác này vào văn phòng giúp cho việc quản lý thông tin và đảm bảo hoạt động thông tin của cơ quan được nhanh chóng, kịp thời. Nếu như trước đây cán bộ trong cơ quan cần tìm tài liệu lưu trữ nào đó, nhưng tài liệu đó có thể chưa chỉnh lý hoặc còn trong tình trạng bó gói, lộn xộn, thì ngày nay nhiều văn phòng đã áp dụng việc chỉnh lý tài liệu vào làm thẻ trên máy vi tính, giúp cho việc tra tìm được nhanh chóng thuận lợi. Việc tổ chức lao động khoa học trong văn phòng có ý nghĩa rất thiết thực, nhằm tạo điều kiện nâng cao chất lượng công việc của cán bộ, nhân viên. Trong văn phòng nếu cứ tổ chức quản lý lỗi thời mà không nghiên cứu áp dụng tổ chức quản lý một cách khoa học, điều này dẫn đến không phát huy được khả năng và trình độ chuyên môn của cán bộ. Đồng thời, làm cho mối quan hệ giữa cán bộ, nhân viên và lãnh đạo ngày càng căng thẳng dẫn đến chất lượng công tác giảm đi. Vì vậy, tổ chức lao động khoa học trong văn phòng giúp lãnh đạo nắm được chặt chẽ các hoạt động, cũng như các công việc thường ngày của cán bộ, nhân viên, từ đó khắc phục những hạn chế và hoàn thiện bộ máy quản lý. Ngoài ra, nghiên cứu môi trường lao động có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong văn phòng. Môi trường lao động ở đây chính là mối quan hệ giữa các cán bộ, nhân viên, giữa các cán bộ với lãnh đạo và điều kiện lao động thuận lợi,... Trong môi trường lao động tốt sẽ là tiền đề thúc đẩy cán bộ, nhân viên làm việc có trách nhiệm, mang lại chất lượng cao và tạo tâm lý thoải mái để họ phát huy những khả năng sẵn có và tiềm tàng nhằm nâng cao vị trí vai trò của mình trong tổ chức bộ máy của văn phòng nói riêng và cơ quan nói chung. Vì lẽ đó, tổ chức lao động một cách khoa học trong văn phòng có ý nghĩa rất quan trọng, nó giúp cho văn phòng cơ quan nâng cao hiệu quả trong công tác, tổ chức phân công lao động hợp lý và tạo môi trường lao động thuận lợi, qua đó giúp cho sự hoàn thiện không ngừng hoạt động về tổ chức quản lý của văn phòng, của cơ quan nói riêng và của xã hội nói chung. 1.2. Những cơ sở khoa học của việc tổ chức lao động khoa học trong văn phòng cơ quan. 1.2.1. Đặc điểm lao động của công chức hành chính văn phòng. Khác với lao động của công nhân trong lĩnh vực sản xuất, công tác tổ chức lao động khoa học của các cán bộ, nhân viên trong văn phòng có đặc điểm riêng biệt. Trong quá trình lao động cán bộ, nhân viên tổng hợp các loại lao động trí óc. Nó không trực tiếp sản xuất ra của cải vật chất, nhưng nó là căn cứ tạo ra các tiền đề cần thiết để phát triển cơ quan và xã hội. Theo C.Mác đã chia lao động trí óc làm ba loại: Loại thứ nhất có sản phẩm lao động gắn liền với bản thân người lao động trí óc. Đó là các sách báo, tranh ảnh, các bản nhạc, các cuốn sách,... Loại thứ hai là hoạt động lao động không tách rời bản thân người lao động. Đó là lao động của nghệ sỹ sân khấu, giáo viên, giảng bài,... Loại thứ ba là lao động tạo ra sản phẩm có giá trị chung của xã hội. Kết quả lao động được sử dụng để phát triển loài người. Đó là phát minh sáng kiến của nhà bác học, kỹ sư, quản lý,... [23,189]. Có thể nói rằng, lao động của cán bộ, nhân viên trong văn phòng có đầy đủ các đặc điểm của ba loại trí óc nói trên và nó biểu hiện dưới nhiều công việc cụ thể khác nhau. Ví dụ như cán bộ, nhân viên vận dụng chuyên môn nghiệp vụ và kinh nghiệm thực tiễn để ban hành văn bản trong khuôn khổ chức năng, nhiệm vụ của mình. Hoặc là khi cần họp bàn một công việc nào đó, cán bộ, nhân viên văn phòng đưa ra ý kiến của mình và phải bảo vệ, giải thích ý kiến đó cho mọi người hiểu. Trong quá trình hoạt động, cán bộ, nhân viên văn phòng thường xuyên làm việc với rất nhiều công văn giấy tờ, nó chiếm một phần thời gian lao động khá lớn, và đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời cho lãnh đạo cơ quan. Vì vậy, đòi hỏi ở cán bộ, nhân viên trong văn phòng phải có nghiệp vụ chuyên môn, có tư cách đạo đức tốt và những kinh nghiệm thực tế để vận dụng linh hoạt và giải quyết công việc một cách có hiệu quả nhất. 1.2.2. Những cơ sở khoa học của việc tổ chức lao động khoa học. Trong quá trình nghiên cứu vấn đề tổ chức lao động khoa học có rất nhiều môn khoa học và những kiến thức, kinh nghiệm trong xã hội liên quan đến tổ chức lao động khoa học như: tâm lý học, xã hội học, kinh tế học, sinh lý học, công thái học,... Tất cả những môn khoa học này đều quan tâm nghiên cứu vấn đề quan trọng đó là quy luật và điều kiện hoạt động của con người trong lao động. Chính điều đó, làm nảy sinh khoa học lao động. Khoa học lao động là một ngành khoa học nghiên cứu những vấn đề trong quá trình lao động. Trong đó tổ chức lao động được đánh giá là vấn đề quan trọng. Bởi vì, trong quá trình lao động, nếu tổ chức công việc hợp lý sẽ đem lại hiệu quả rõ rệt và ngược lại nếu tổ chức không tốt sẽ mang lại hiệu quả thấp. Thậm chí còn gây nên những hậu quả không thể lường trước. Khoa học lao động còn đề cập đến vị trí và chức năng của người lao động đến quan hệ giữa người lao động và các yếu tố vật chất trong quá trình lao động. Bên cạnh đó, còn nghiên cứu cả những vấn đề thuộc tâm lý người lao động như những phản ứng, động cơ, ý thích, mong muốn,... Không những vậy, khoa học lao động còn nghiên cứu hình thức, mức độ lao động và tác động đến nhu cầu của người lao động xuất hiện trong quá trình lao động. Nó cũng quan tâm đến việc bố trí điều kiện lao động, cải tiến và thay đổi phương pháp làm việc của người lao động. Trong quá trình đó, ngành khoa học này sẽ nghiên cứu và phát triển mối quan hệ giữa cán bộ, nhân viên với nhau và giữa cán bộ với lãnh đạo. Bên cạnh đó, khoa học lao động cũng nghiên cứu việc tái sản xuất sức lao động của người lao động như điều kiện làm việc, nghỉ ngơi, chế độ đãi ngộ,... sao cho khoa học và hợp lý. Khoa học này cũng nghiên cứu những tác động của yếu tố xã hội đối với người lao động. Chính điều đó tác động đến khả năng nhân cách của người lao động. Qua đó phát huy phẩm chất tốt của người lao động trong môi trường lao động tốt. Tất cả những vấn đề trên mà khoa học tổ chức lao động quan tâm nghiên cứu góp phần vào việc tổ chức lao động được hợp lý, được khoa học nhằm nâng cao năng suất hiệu quả công việc trong quá trình lao động. Đặc biệt, trong quá trình lao động ở cơ quan nói chung và văn phòng nói riêng, nó mang tính chất lao động khác với lao động trực tiếp làm ra của cải vật chất. Vì vậy, việc tổ chức lao động ở đây cần được nghiên cứu và vận dụng năng động những phương thức đặc biệt của loại lao động này. Trong văn phòng cơ quan, tất cả mọi hình thức lao động đều mang một mục đích và kết quả chung là hiệu quả của hoạt động quản lý. Vì thế nó khác với lao động khác trong quá trình làm việc. Dựa trên cơ sở của kết quả lao động này thì hiệu quả của hoạt động quản lý Nhà nước ngày càng nâng cao, chất lượng hoạt động trong văn phòng và cơ quan cũng được thúc đẩy đạt tới trình độ cao nhất [8]. Nghiên cứu cơ sở lý luận và khoa học của tổ chức lao động khoa học hành chính nhằm áp dụng vào thực tiễn ở văn phòng cơ quan hành chính, và còn tuỳ thuộc vào từng cá nhân trong văn phòng và điều kiện cụ thể của cơ quan. Bên cạnh đó, những kiến thức về lý luận và khoa học tổ chức lao động sẽ giúp cho việc thực hiện tổ chức lao động trong văn phòng tốt hơn. Ngoài ra, ở cơ quan cũng phải biết áp dụng những kiên thức tốt nhất trong quá trình hoạt động quản lý. Tóm lại, việc nghiên cứu lý luận và khoa học giúp cho tất cả các cơ quan nói chung và các văn phòng nói riêng có những phương pháp tốt nhất và thiết yếu trong quá trình tổ chức lao động khoa học vào thực tiễn hoạt động của văn phòng, của cơ quan. 1.2.3. Nội dung cơ bản của tổ chức lao động khoa học trong văn phòng. Việc tổ chức lao động khoa học là sự bố trí sắp xếp các bộ phận hoạt động trong văn phòng, có sự phân công và hợp tác lao động, đồng thời tạo ra môi trường lao động hợp lý và quy định nhiệm vụ rõ ràng. Trước hết, để thực hiện tổ chức lao động khoa học phải có sự phân công công tác quản lý trong văn phòng. Sự phân công công tác quản lý này phụ thuộc vào vị trí pháp lý và thẩm quyền về chức năng, nhiệm vụ của cơ quan. Ngoài ra, còn tuỳ thuộc vào tổng khối lượng công việc và tính chất của từng công việc trong văn phòng. Bên cạnh đó, việc phân công công tác xuất phát từ biên chế và cơ cấu biên chế của từng văn phòng. Vì vậy, việc phân công cụ thể cũng phải tuỳ thuộc vào tình hình, đặc điểm của từng văn phòng. Khi tiến hành phân công công tác trong văn phòng cần phân công theo chuyên môn hoá đây là phương pháp tất yếu để cán bộ đi sâu vào công việc và có được thói quen nghề nghiệp tốt. Từ đó, sẽ có khả năng nâng cao được năng suất lao động. Tuy nhiên, việc chuyên môn hoá cán bộ không có nghĩa là cán bộ không cần hiểu biết rộng, nếu như vậy thì công việc trở nên tẻ nhạt, đơn điệu. Trái lại, muốn chuyên môn hoá tốt thì phải hiểu biết rộng. Quá nhấn mạnh một chiều việc chuyên môn hoá sẽ dẫn tới sự phiến diện. Nhưng nếu bỏ qua chuyên môn mà phân công tuỳ tiện thì công việc sẽ có nhiều khả năng không đạt chất lượng. Trong phân công công tác cần phải tạo được mối liên quan cần thiết của công việc. Những công việc của cán bộ, nhân viên phụ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ mà lãnh đạo giao phó. Trong văn phòng nói riêng và cơ quan nói chung, không thể có một bộ phận nào hoạt động một cách độc lập hoàn toàn, mà tất cả các bộ phận đều gắn bó với nhau, cùng nhau xây dựng và thực hiện thẩm quyền chung của cơ quan. Bên cạnh đó, khi lãnh đạo phân công công tác phải phù hợp với khả năng, điều kiện của mỗi cán bộ. Bởi vì, nếu phân công mà không tính đến năng lực thực sự của cán bộ, nhân viên thì đó sẽ là nguyên nhân đầu tiên dẫn đến hiệu quả thấp trong công tác. Mọi công việc được giao đòi hỏi ở cán bộ, nhân viên phải có trách nhiệm thực hiện đúng và đủ theo yêu cầu của lãnh đạo. Đồng thời, khi cần thiết các cán bộ, nhân viên có thể thay thế được công việc của nhau. Vì trong quá trình hoạt động có thể một cán bộ văn thư nghỉ, cần phải thay thế người khác đảm nhiệm để công việc không bị gián đoạn. Vì vậy, mỗi người trong văn phòng, trong cơ quan phải được đào tạo bồi dưỡng để ít nhất có thể đảm nhận được hai chức trách. Ngoài ra, khi tiến hành phân công công việc phải đề ra những tiêu chuẩn để đánh giá kết quả của quá trình áp dụng nó vào thực tiễn. Tiêu chuẩn càng rõ ràng thì càng thuận lợi khi phân công công tác, để từ đó đánh giá mức độ hoàn thành công việc của mỗi cán bộ cả về số lượng và chất lượng. Cuối cùng, việc phân công công tác cho cán bộ, nhân viên nhằm thúc đẩy nâng cao trình độ nghiệp vụ của từng người. Bởi vì khi phân công công việc phức tạp đòi hỏi mỗi cán bộ phải tự phát triển nâng cao trình độ của mình cho phù hợp với công việc. Tiếp theo để tổ chức lao động khoa học phải biết rõ nội dung cần phân bố thời gian làm việc cho cán bộ, nhân viên trong văn phòng. Việc phân bố thời gian cho cán bộ, nhân viên cần căn cứ vào thời gian làm việc, sử dụng thời gian thực hiện theo kế hoạch đã định và phải tính đến thời gian khi phát sinh trong quá trình làm việc. Vì vậy, việc phân bố thời gian hợp lý cho từng công việc và tiết kiệm thời gian trong quá trình lao động có ý nghĩa quan trọng đối với việc nâng cao năng suất và hiệu suất công tác. Bên cạnh đó, để tổ chức lao động một cách khoa học trong văn phòng, thì một yếu tố quan trọng là việc lập kế hoạch trong quá trình hoạt động. Việc lập kế hoạch để định ra hướng làm việc, tổ chức triển khai và thực hiện kế hoạch đó. Nhất là các công việc văn phòng thì không thể không lập kế hoạch. Văn phòng là đầu mối thu thập và xử lý thông tin nhằm đảm bảo thông tin trong hoạt động quản lý. Chính vì vậy, lập kế hoạch công tác để định mức lao động, phân công khối lượng công việc cho từng cán bộ và thời hạn hoàn thành công việc là rất cần thiết. Sau khi đã lập kế hoạch cụ thể, trong quá trình hoạt động phải có sự kiểm tra đánh giá việc triển khai thực hiện kế hoạch. Bất kỳ hoạt động nào cũng cần có sự kiểm tra đánh giá quá trình hoạt động đó. Vì vậy, việc kiểm tra và đánh giá kết quả trong công tác văn phòng sẽ giúp cho lãnh đạo phát hiện ra những sai sót và kịp thời sửa đổi trong quá trình hoạt động. Đồng thời qua việc kiểm tra sẽ thúc đẩy cán bộ, nhân viên hoàn thành tốt công việc mang lại hiệu quả lao động cao nhất. Ngoài những vấn đề trên thì nội dung quan trọng nhất của tổ chức lao động khoa học là vấn đề con người. Con người là chủ thể của hoạt động, là nhân tố lớn nhất quyết định đến sự thành bại của công việc. Vì vậy, khoa học tổ chức lao động đi sâu nghiên cứu tổ chức con người trong quá trình lao động. Những hoạt động của văn phòng đều gắn mật thiết với quá trình lao động của cán bộ, nhân viên. Vì vậy mỗi cán bộ, nhân viên cần được làm việc. Trong môi trường tốt nhất với những trang thiết bị thích hợp phục vụ cho công tác. Việc nghiên cứu đến điều kiện làm việc như sắp xếp chỗ làm việc, ánh sáng, độ ẩm, trang thiết bị,... là một trong những vấn đề quan trọng của tổ chức lao động khoa học. Vấn đề này, đòi hỏi lãnh đạo văn phòng cần quan tâm nghiên cứu việc tổ chức nơi làm việc hợp lý, tạo điều kiện cho cán bộ của mình làm việc và qua đó giúp cho họ có được tâm lý thoải mái dễ chịu. Tóm lại, những vấn đề cơ bản trên của tổ chức lao động khoa học là những nội dung chính cần nghiên cứu nhằm nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc, tạo điều kiện làm việc một cách khoa học nhất trong văn phòng. Vì vậy, bất kỳ một văn phòng nào hay một cơ quan thì việc nghiên cứu và thực hiện việc tổ chức lao động khoa học là rất cần thiết. Chương 2 Tình hình tổ chức lao động khoa học trong văn phòng một số cơ quan Bộ (Ví dụ ở Bộ Công nghiệp và Bộ Khoa học, công nghệ và môi trường) Trong quá trình hoạt động, các cơ quan rất quan tâm chú trọng đến vấn đề phải tổ chức lao động làm sao cho hợp lý, giảm chi phí và tiết kiệm nhân lực. Đất nước ta đang trong giai đoạn công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước, vì vậy các cơ quan luôn đổi mới những trang thiết bị cũ kỹ, lạc hậu, thay vào đó là những trang thiết bị hiện đại thích hợp với từng công việc, và qua đó nhằm tạo điều kiện cho cán bộ trong cơ quan làm việc được thuận lợi, có tâm lý thoải mái. Đối với cơ quan cấp Bộ nói chung, cơ quan Bộ Công nghiệp và Bộ Khoa học, công nghệ và môi trường nói riêng là cơ quan của Chính phủ thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ngành công nghiệp và lĩnh vực nghiên cứu khoa học phát triển công nghệ, thì vấn đề trên đã đang và sẽ được các cấp lãnh đạo, cán bộ trong cơ quan quan tâm nghiên cứu và vận dụng vào thực tế. Trong khuôn khổ thời gian có hạn, vì vậy chúng tôi tiến hành tìm hiểu tình hình tổ chức lao động khoa học trong Văn phòng Bộ Công nghiệp và Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường để qua đó nắm được tình hình tổ chức lao động và rút ra một số nhận xét từ thực tiễn. 2.1. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Bộ Công nghiệp và văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường. 2.1.1. Chức năng: Văn phòng Bộ Công nghiệp và Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường là cơ quan chuyên môn trực thuộc Bộ có chức năng giúp Bộ trưởng theo dõi, điều hành phối hợp các hoạt động của Bộ để đảm bảo sự chỉ đạo, điều hành của Bộ trưởng được toàn diện, kịp thời nhằm đáp ứng các yêu cầu, nhiệm vụ của Bộ đề ra. Bên cạnh đó, Văn phòng còn có chức năng chịu trách nhiệm bảo đảm điều kiện làm việc và góp phần chăm lo, cải thiện đời sống cho cán bộ, nhân viên các cơ quan chức năng của Bộ. 2.1.2. Nhiệm vụ. Hầu hết, đối với mỗi Văn phòng Bộ đều có những nhiệm vụ chủ yếu, về cơ bản có điểm giống nhau. Tuy nhiên, những nhiệm vụ đó phục vụ cho việc quản lý của mỗi ngành khác nhau. Văn phòng Bộ Công nghiệp và Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường (gọi tắt là Văn phòng Bộ) có những nhiệm vụ chung sau đây: Tổ chức theo dõi, hướng dẫn các đơn vị trực thuộc Bộ xây dựng kế hoạch công tác của các đơn vị và tổng hợp kế hoạch các đơn vị thành kế hoạch chung của Bộ trình Bộ trưởng xem xét, tổ chức cho các đơn vị trình duyệt kế hoạch trước lãnh đạo Bộ; tổ chức theo dõi kiểm tra và báo cáo đột xuất, định kỳ 6 tháng, năm về các mặt hoạt động của Bộ với Bộ trưởng, trực tiếp thực hiện kế hoạch công tác của Văn phòng Bộ. Văn phòng Bộ giúp Bộ đôn đốc, kiểm tra việc tổ chức thực hiện các quyết định, chỉ thị của Bộ trưởng liên quan đến trách nhiệm của Văn phòng Bộ. Ngoài ra, Văn phòng Bộ còn tổ chức sắp xếp, theo dõi chương trình làm việc và lên lịch công tác của Bộ trưởng và của các thủ trưởng; và thực hiện thư ký công vụ cho lãnh đạo Bộ. Bên cạnh đó, Văn phòng Bộ phối hợp với các vụ chức năng về công tác pháp chế, như xây dựng các dự án luật, pháp lệnh để trình Chính phủ. Nghiên cứu trình Bộ trưởng ban hành các quy định nội bộ nhằm xây dựng nề nếp quản lý một cách khoa học để có hiệu quả nhất trong quá trình điều hành các hoạt động của Bộ. Tổ chức quản lý và thực hiện tốt công tác văn thư - lưu trữ của Bộ, bao gồm: hướng dẫn, kiểm tra công tác văn thư lưu trữ trong toàn ngành theo đúng thể thức của Nhà nước quy định, có trách nhiệm bảo vệ bí mật Nhà nước; bí mật cơ quan Bộ. Và đảm bảo phân phối những công văn đến kịp thời cho lãnh đạo Bộ và các cơ quan chức năng của Bộ. Ngoài ra, Văn phòng Bộ còn có nhiệm vụ bảo đảm điều kiện vật chất và phương tiện làm việc cho các cơ quan chức năng của Bộ; tổ chức cải thiện đời sống vật chất và tinh thần cho cán bộ, nhân viên cơ quan Bộ; quản lý công tác sửa chữa lớn - xây dựng nhỏ của Bộ như sửa chữa điện, nước,... tổ chức và thực hiện công tác chăm lo bảo vệ sức khoẻ cho cán bộ, nhân viên trong Bộ. Giúp bộ quản lý, tổ chức thực hiện theo dõi kiểm tra công tác thi đua tuyên truyền, tự vệ, phòng chống bão lụt, phòng cháy chữa cháy, lao động công ích. Đảm bảo công tác thông tin - liên lạc trong nước._. và quốc tế, đánh máy, in ấn, sao chụp tài liệu, quản lý, điều phối sử dụng ô tô phục vụ cho các yêu cầu công tác giao dịch của lãnh đạo Bộ, Văn phòng Bộ và các đơn vị trực thuộc Bộ. Tổ chức quản lý trông giữ xe cho cán bộ, nhân viên trong Bộ. Thực hiện các nhiệm vụ lễ tân, quản trị, khánh tiết (đối nội và đối ngoại), phục vụ trong cơ quan và bảo vệ trụ sở làm việc của Bộ. Đồng thời, Văn phòng Bộ quản lý cơ sở vật chất, tài sản bao gồm trang thiết bị, phương tiện làm việc; quản lý kinh phí hành chính - sự nghiệp bao gồm: thực hiện các chế độ tài chính, chính sách xã hội đối với cán bộ, nhân viên của Văn phòng Bộ và các đơn vị trực thuộc Bộ không được phân cấp quản lý tài chính. Văn phòng Bộ có nhiệm vụ quản lý tổ chức nhân sự theo sự phân cấp quản lý của Bộ trưởng. Và tổ chức quản lý các hoạt động của Văn phòng thường trực phía Nam đặt tại TP. Hồ Chí Minh. Ngoài những nhiệm vụ trên, đối với Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường là cơ quan quản lý tổng hợp các hoạt động nghiên cứu khoa học, phát triển công nghệ và bảo vệ môi trường trong phạm vi cả nước. Vì vậy Văn phòng Bộ có một số nhiệm vụ riêng. Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường có nhiệm vụ hướng dẫn các đơn vị trực thuộc Bộ xây dựng kế hoạch nghiên cứu khoa học, công nghệ cấp Bộ, và cấp cơ sở, đề ra các dự án tăng cường trang thiết bị của các đơn vị, phối hợp với các đơn vị chức năng dự kiến phân bổ tài chính cho các dự án, đề tài nghiên cứu khoa học của Bộ để trình lãnh đạo Bộ xem xét phê quyết định. Và có nhiệm vụ tổ chức Hội đồng thẩm định các dự án, các đề tài. Văn phòng Bộ giúp Bộ trưởng quản lý công tác chuẩn bị đầu tư và xây dựng từ khâu chuẩn bị đầu tư, thực hiẹn đầu tư đến khâu kết thúc xây dựng, đưa dự án vào khai thác sử dụng [19], [22]. 2.1.3. Cơ cấu tổ chức Văn phòng Bộ Công nghiệp và Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường. Văn phòng Bộ làm việc theo chế độ thủ trưởng, đứng đầu văn phòng là Chánh văn phòng, giúp việc cho Chánh văn phòng là các Phó Văn phòng và các phòng ban. Để phù hợp với chức năng và nhiệm vụ của Văn phòng Bộ Công nghiệp và Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường. Vì vậy, về cơ cấu tổ chức của mỗi văn phòng được tổ chức cho phù hợp với nhiệm vụ quản lý của cơ quan. Văn phòng Bộ Công nghiệp có các phòng ban sau đây: - Phòng Hành chính. - Phòng Tổng hợp. - Phòng Quản trị. - Phòng Lưu trữ. - Phòng Tư liệu. - Phòng Tài chính kế toán. - Phòng Thi đua - khen thưởng. - Đội xe. - Trạm y tế. - Văn phòng thường trực phía Nam. Còn Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường có các phòng ban sau: - Phòng Lưu trữ. - Phòng Hành chính. - Phòng Tổng hợp. - Phòng Tài vụ. - Phòng Quản trị - y tế. - Phòng Quản lý xe. - Văn phòng thường trực phía Nam. Ngoài ra, Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường còn có các tổ, như: - Tổ thi đua - khen thưởng. - Tổ xây dựng cơ bản. - Tổ kế hoạch. - Tổ thường trực Hội đồng chính sách. 2.2. Mô hình tổ chức Văn phòng Bộ Công nghiệp và Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường. Qua nghiên cứu khảo sát thực tế, mô hình Văn phòng Bộ Công nghiệp và Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường được bố trí theo kiểu văn phòng cổ điển, có nghĩa là tách riêng từng phòng. Do chức năng và nhiệm vụ quản lý của mỗi Văn phòng Bộ rất rộng, vì vậy việc bố trí các phòng làm việc được tách riêng. Không giống như các văn phòng nước ngoài, họ thường bố trí theo kiểu văn phòng mở (nghĩa là văn phòng hiện đại có vách ngăn di động). Việc bố trí văn phòng theo kiểu này có rất nhiều điểm thuận lợi như có thể giúp lãnh đạo văn phòng quản lý các hoạt động của cán bộ viên chức, đồng thời giúp tiết kiệm thời gian cho việc đi lại trong văn phòng. Tuy nhiên, bố trí văn phòng theo kiểu mở có một số hạn chế như khi cần bàn công việc bí mật thì rất dễ bị lộ tin tức. Chính vì vậy với diện quản lý hành chính Nhà nước, cho nên hầu hết các Văn phòng Bộ bố trí văn phòng theo kiểu cổ điển. Bên cạnh đó, do các trục sở cơ quan được xây dựng từ những năm nước ta còn chiến tranh, vì vậy nếu muốn bố trí văn phòng mở sẽ mất rất nhiều kinh phí. Tuy nhiên, với sự phát triển của nhiều ngành khoa học khác nhau, cho nên việc bố trí văn phòng theo kiểu cổ điển cũng không làm giảm hoạt động quản lý trong văn phòng. Bởi vì, ngày nay các cán bộ, viên chức vận dụng công tác tổ chức lao động một cách khoa học vào quản trị hành chính văn phòng để bố trí các phòng làm việc một cách khoa học nhất. 2.2.1. Tổ chức sắp xếp, bố trí phòng làm việc trong văn phòng. Để tổ chức sắp xếp một cách khoa học các phòng làm việc trong văn phòng nhằm tạo điều kiện cho cán bộ làm việc được tốt. Nếu phòng làm việc bố trí không hợp lý thì năng suất lao động trong văn phòng sẽ bị hạn chế. Trong văn phòng, nếu bố trí từ bộ phận làm công tác văn thứ cách xa phòng hành chính làm cho việc đi lại không thuận tiện, trao đổi công việc sẽ bị cản trở do đó gây khó khăn cho kiểm tra, chỉ đạo khi cần thiết. Vì vậy, để thực hiện tốt nhiệm vụ tổ chức sắp xếp nơi làm việc trong văn phòng phải tính đến cường độ lao động của cán bộ, nhân viên, quan hệ và tính chất công việc được giao cho từng cán bộ, từng bộ phận. Trụ sở cơ quan Bộ Công nghiệp được đặt tại số 54 đường Hai Bà Trưng, là toà nhà 4 tầng. Vì vậy, Văn phòng Bộ được bố trí các phòng ban trong các tầng nhà. Phòng Hành chính, phòng tài chính kế toán, phòng quản trị, tổng đài, đội xe, phòng Phó Văn phòng, trạm y tế, phòng tổng hợp thuộc văn phòng, các phòng này là nơi thường xuyên giao tiếp phục vụ cho hoạt động của Bộ được bố trí ở tầng 1. Phòng hành chính - bộ phận làm công tác văn thư được bố trí ngay gần cửa ra vào của cơ quan Bộ, như vậy là rất hợp lý. Bởi vì, bộ phận này thường xuyên tiếp nhận công văn đi - đến và xử lý thông tin phục vụ cho hoạt động của Bộ. Cho nên, việc bố trí này nhằm tiết kiệm được thời gian đi lại của cán bộ, đồng thời dễ dàng cho việc giao dịch với cơ quan bên ngoài. Phòng Tổng hợp, phòng Chánh Văn phòng và phòng Phó Văn phòng được bố trí ở tầng 2, đây là các phòng tham mưu giúp việc cho lãnh đạo cơ quan Bộ. Vì vậy, được bố trí gần các phòng của lãnh đạo Bộ nhằm giải quyết mọi công việc được thuận lợi. Phòng tư liệu được bố trí ở tầng 3, và phòng lưu trữ được bố trí ở tầng 4 nhằm bảo quản tài liệu được khô ráo, tránh ẩm mốc,... Bên cạnh đó, trụ sở của cơ quan Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường được đặt tại địa chỉ 39 Trần Hưng Đạo, là toà nhà 4 tầng, các phòng làm việc của văn phòng được bố trí trong các tầng nhà. Phòng hành chính, phòng quản trị, phòng của Phó Văn phòng, phòng tài vụ và phòng quản lý xe được bố trí ở tầng 1. Các phòng trên được bố trí theo kiểu các phòng khép kín. Riêng phòng hành chính được bố trí kết hợp giữa kiểu văn phòng cổ điển và kiểu văn phòng hiện đại. Phòng làm việc của phó Văn phòng Bộ phụ trách quản lý phòng hành chính và phòng của Trưởng phòng hành chính được bố trí bằng hai phòng kín. Còn lại các bộ phận phụ trách về đánh máy, in ấn, sao chụp, chuyển giao đóng dấu công văn được bố trí phòng có kiểu mặt bằng mở có vách ngăn phân biệt nhưng không có cách âm. Phòng y tế, tổng đài được bố trí làm việc ở tầng 2, phòng tổng hợp, phòng của Chánh Văn phòng Bộ, phòng của Phó Văn phòng được bố trí ở tầng 3, và phòng lưu trữ, tổ quản lý xây dựng, văn phòng thường trực Hội đồng chính sách được bố trí ở tầng 4. Nhìn chung, việc bố trí các phòng làm việc trong Văn phòng Bộ Công nghiệp và Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường tương đối hợp lý, đảm bảo cho việc giải quyết công việc được nhanh chóng, kịp thời. Đồng thời, giúp cho các cán bộ di chuyển đến các bộ phận được thuận lợi theo luồng công việc, tránh được sự chồng chéo trong khi làm việc. Tuy nhiên, qua khảo sát thực tế tại Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường, có một số phòng làm việc bố trí với diện tích rất chật chội. Cụ thể như ở phòng hành chính: phòng của Trưởng phòng hành chính chỉ có thể kê vừa một chiếc bàn, tủ, nếu có nhiều cán bộ trong cơ quan đến làm việc thì không có chỗ để tiếp khách, hoặc là bộ phận văn thư, đánh máy, sao chụp là nơi cán bộ trong cơ quan thường xuyên qua lại để làm việc nhưng lại bố trí với diện tích hơi hẹp,... (Xem phụ lục - Sơ đồ bố trí phòng làm việc của Văn phòng Bộ Công nghiệp và Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường). 2.2.2. Tình hình đội ngũ cán bộ trong Văn phòng Bộ Công nghiệp và Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường. Một trong những nhân tố quyết định đến sự thành bại trong lao động đó là yếu tố con người. Trong sự nghiệp công nghiệp hoá và hiện đại hoá đất nước yếu tố con người ngày càng trở nên quan trọng và là vấn đề chủ chốt, đặc biệt là đội ngũ cán bộ lãnh đạo. Theo Lauric Mullins viết rằng: “Tính hữu hiệu của bất kỳ tổ chức làm việc nào là tuỳ thuộc vào sự sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên và nhất là những nguồn tài nguyên về nhân lực. Yếu tố nhân lực đóng một vai trò chính trong toàn bộ thành công của một tổ chức. Sự quan tâm đúng mức đến chức năng nhân sự sẽ giúp cải thiện hiệu quả của lực lượng lao động và mức độ biểu hiện của tổ chức” [7, 191]. Chính vì vậy, việc bố trí cán bộ làm các công việc khác nhau đòi hỏi phải có trình độ chuyên môn và khả năng hiểu biết rộng. Vấn đề này đang được các cơ quan quản lý Nhà nước quan tâm hàng đầu. Hiện nay, các cơ quan Nhà nước đang giảm biên chế đến mức tối đa, vì các cán bộ làm việc trong cơ quan từ những năm nước ta còn trong chiến tranh, cho nên hầu như làm việc theo kinh nghiệm là chính. Cho đến sau này, đội ngũ cán bộ đó mới được học nâng cao trình độ chuyên môn. Nhìn chung, đội ngũ cán bộ nhân viên trong Văn phòng Bộ Công nghiệp và Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường làm việc nhiệt tình, yêu nghề và có trách nhiệm với công việc được giao. Ví dụ như khi có cán bộ đến phòng lưu trữ Bộ Công nghiệp để tìm tài liệu từ những năm Bộ chưa sát nhập, thì cán bộ lưu trữ ở đây rất tận tình với công việc của mình, họ sẵn sàng tìm cho dù mất nhiều thời gian công sức. Đội ngũ cán bộ, nhân viên trong văn phòng cùng làm việc giúp đỡ nhau, đối với những cán bộ làm lâu năm có nhiều kinh nghiệm, họ thường chỉ bảo giúp đỡ những cán bộ mới vào làm việc. Vì vậy, tinh thần làm việc của cán bộ, nhân viên trong văn phòng ngày càng được nâng cao. Hiện nay, Văn phòng Bộ Công nghiệp và Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường đã ngày càng ổn định về tổ chức và biên chế. Văn phòng Bộ Công nghiệp có tổng số 121 cán bộ trong đó có 88 cán bộ trong biên chế và 33 cán bộ hợp đồng. Về trình độ chuyên môn hầu hết các cán bộ có trình độ sơ cấp trở lên, và có một số cán bộ nhân viên làm việc không có bằng cấp, nhưng có nhiều kinh nghiệm. Cụ thể ở Văn phòng Bộ có một cán bộ là Phó tiến sỹ, 30 cán bộ có trình độ đại học, 14 cán bộ có trình độ trung cấp, 39 cán bộ có trình độ sơ cấp, số còn lại là cán bộ nhân viên có trình độ tốt nghiệp phổ thông trung học. Còn Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường có tổng số 80 cán bộ, trong đó có 57 cán bộ trong biến chế và 23 cán bộ làm việc theo hợp đồng. Về trình độ chuyên môn thì có 5 cán bộ trên đại học, 25 cán bộ có trình độ đại học, 25 cán bộ có trình độ trung cấp và còn lại là số cán bộ, nhân viên có trình độ sơ cấp và tốt nghiệp phổ thông trung học. Qua nghiên cứu khảo sát thực tế tại Văn phòng Bộ Công nghiệp và Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường nhìn chung về trình độ chuyên môn của cán bộ, nhân viên chưa được đồng đều, số cán bộ có trình độ sơ cấp và tốt nghiệp phổ thông trung học còn nhiều. Tuy nhiên, về cơ bản, số lượng cán bộ, nhân viên này hầu hết là nhân viên phục vụ và lễ tân. Song thiết nghĩ, số lượng cán bộ có trình độ này nên học thêm để nâng cao trình độ chuyên môn, đồng thời để phục vụ cho việc giao tiếp được lịch sự văn minh. Qua số liệu thống kê về biên chế cán bộ, thì Bộ Công nghiệp có số lượng cán bộ nhiều hơn Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường. Các cán bộ, nhân viên hầu hết đều được sắp xếp bố trí các công việc hợp lý, phù hợp với trình độ chuyên môn của mình. Tuy nhiên, qua nghiên cứu tại Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường về đội ngũ cán bộ về cơ bản còn thiếu ở một số bộ phận công tác trong văn phòng. Để tổ chức lao động một cách khoa học, đòi hỏi ở lãnh đạo văn phòng cần quan tâm xem xét đến tổ chức biên chế và trình độ chuyên môn trong văn phòng. Vì nếu bố trí cán bộ có trình độ sơ cấp đảm nhiệm công tác văn thư sẽ làm cho việc thu thập và xử lý thông tin trong cơ quan bị kém hiệu quả, do cán bộ đó không có chuyên môn nghiệp vụ để làm công việc này. Bên cạnh đó, đội ngũ cán bộ, nhân viên làm việc trong văn phòng luôn có ý thức trách nhiệm với công việc được giao, không ngừng học hỏi nâng cao trình độ để đóng góp vào sự phát triển chung của công tác văn phòng nói riêng và cơ quan Bộ nói chung. 2.2.3. Sự phân công công tác trong Văn phòng Bộ Công nghiệp và Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường. Để tổ chức lao động một cách khoa học trong văn phòng thì việc phân công và hợp tác lao động đóng một vai trò rất quan trọng. Khi tiến hành phân công tác cho các bộ phận trong văn phòng, lãnh đạo căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của cơ quan Bộ và tuỳ thuộc vào tổng khối lượng công việc. Bên cạnh đó, việc phân công công tác còn phải tuỳ thuộc vào trình độ chuyên môn của cán bộ, nhân viên trong văn phòng. Trước khi tiến hành phân công công việc cho các bộ phận trong văn phòng, thì cần phải hiểu được chức năng, nhiệm vụ của Chánh Văn phòng và sự phân công quản lý của Chánh Văn phòng cho các Phó Văn phòng. 2.2.3.1. Sự phân công phụ trách trong lãnh đạo văn phòng. Văn phòng Bộ Công nghiệp và Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường được tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng kết hợp với bàn bạc tập thể. Đứng đầu văn phòng là Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng về mọi mặt hoạt động của Văn phòng Bộ. Chính vì vậy, Chánh Văn phòng Bộ được giao những nhiệm vụ rất quan trọng, đảm bảo cho hoạt động quản lý của Bộ đạt được kết quả cao. Chánh Văn phòng Bộ Công nghiệp và Chánh Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường có một số nhiệm vụ chung sau: giúp Bộ trưởng và các thứ trưởng theo dõi tình hình hoạt động của các đơn vị trực thuộc Bộ như theo dõi, đôn đốc các vụ và các đơn vị liên quan triển khai thực hiện chương trình công tác hàng năm của Bộ và việc chuẩn bị các dự án. Chuẩn bị báo cáo về sự chỉ đạo điều hành của lãnh đạo Bộ hàng quý, một năm và báo cáo về tình hình hoạt động của Bộ trình Bộ trưởng và gửi lên Thủ tướng Chính phủ. Bên cạnh đó, Chánh Văn phòng Bộ trình Bộ trưởng ban hành hoặc ban hành theo thẩm quyền các qui định về thủ tục hành chính trong xử lý công việc và về quản lý công văn giấy tờ trong cơ quan Bộ. Giúp Bộ trưởng tổ chức, theo dõi việc thực hiện quy chế làm việc và các qui định khác của Bộ. Ngoài ra, Chánh Văn phòng Bộ Công nghiệp và Chánh Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường có một số nhiệm vụ khác nhau, do sự phân công của lãnh đạo Bộ và để phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của Bộ. Chánh Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường có nhiệm vụ tham gia hoặc trực tiếp xây dựng các dự thảo đề án công tác của Bộ như phối hợp hoặc chủ trì tổ chức thẩm tra các đề án do cá đơn vị trực thuộc chuẩn bị; sau đó phân tích, tổng hợp và đưa ra ý kiến đánh giá về các đề án trước khi trình Bộ trưởng. Và đề xuất với Bộ trưởng những vấn đề cần thiết trong quản lý và điều hành của Bộ. Chánh Văn phòng là đầu mối cung cấp thông tin về các hoạt động quản lý khoa học, công nghệ, môi trường và các lĩnh vực khác do Bộ phụ trách, bảo đảm các thông tin cung cấp được chính xác kịp thời, theo đúng chỉ đạo của lãnh đạo Bộ và các quy định pháp luật. Và là đầu mối quan hệ về ngành khoa học, công nghệ, môi trường giữa Bộ với Văn phòng Chính phủ, văn phòng Chủ tịch nước, Văn phòng Quốc hội, các cơ quan, đoàn thể cấp Trung ương. Còn Chánh Văn phòng Bộ Công nghiệp có nhiệm vụ thống nhất quản lý và sử dụng mạng thông tin của Bộ, ứng dụng công nghệ tin học hiện đại vào công tác quản lý và thông tin giữa Bộ với Văn phòng Chính phủ giữa Bộ với các Tổng công ty và các Sở Công nghiệp, đảm bảo thông tin được chính xác, kịp thời. Quản lý thống nhất việc ban hành các văn bản của Bộ và gửi đăng các văn bản quy phạm pháp luật trên công báo của nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Và giúp Bộ trưởng xây dựng và thực hiện các quy chế phối hợp công tác của Bộ với Đảng uỷ cơ quan Bộ, Đảng uỷ khối công nghiệp tại thành phố Hà Nội, thành phố Hồ Chí Minh, với công đoàn công nghiệp Việt Nam. Bên cạnh đó, Chánh Văn phòng còn hướng dẫn phổ biến về chuyên môn nghiệp vụ công tác văn phòng đối với văn phòng các Tổng công ty, các đơn vị trực thuộc Bộ. Như vậy, có thể khẳng định rằng nhiệm vụ của Chánh Văn phòng Bộ Công nghiệp và Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường là rất nặng nề, đòi hỏi ở Chánh Văn phòng Bộ phải có năng lực chuyên môn và khả năng phân công công tác tốt để giải quyết những công việc mà Bộ trưởng giao phó. Như đã trình bày ở trên, Chánh Văn phòng Bộ là người đứng đầu lãnh đạo văn phòng và chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng về mọi mặt hoạt động của Văn phòng Bộ. Tuy nhiên, do công việc quản lý quá lớn, vì vậy Chánh Văn phòng Bộ phân công công việc cho các Phó Văn phòng phụ trách. Các Phó văn phòng có nhiệm vụ quản lý trực tiếp các mảng công việc trong văn phòng và hàng tháng, hàng quý, một năm viết báo cáo tổng kết tình hình công tác lên Chánh văn phòng. ở Văn phòng Bộ và Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường việc phân công phụ trách công việc giữa Chánh văn phòng với các Phó văn phòng có sự khác biệt. Việc phân công trách nhiệm giữa Chánh văn phòng và Phó văn phòng ở Văn phòng Bộ Công nghiệp thường là do “thoả thuận”. Tức là, khi Chánh văn phòng mới được bổ nhiệm thì Chánh Văn phòng và các Phó Văn phòng tổ chức một cuộc họp phân công công tác. Kết quả cuộc họp được ghi lại bằng văn bản, sau đó trình lãnh đạo Bộ xem xét và quyết định. Hiện nay ở Bộ Công nghiệp thì sự phân công công tác giữa Chánh Văn phòng và các Phó Văn phòng được diễn ra như sau: Chánh văn phòng phụ trách chung các mảng công việc như: quản trị, y tế, hành chính, lưu trữ,... Ngoài ra, Chánh Văn phòng Bộ là người chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý phòng tổng hợp và phòng thi đua tuyên truyền. Chánh Văn phòng Bộ có trách nhiệm chỉ đạo việc theo dõi, tổng hợp tình hình, báo cáo các mặt hoạt động của Bộ. Còn các Phó Văn phòng có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng giải quyết và điều hành một số công việc được giao. Văn phòng Bộ Công nghiệp có 3 Phó Văn phòng, mỗi người phụ trách các lĩnh vực khác nhau. Cụ thể là phụ trách một số phòng ban nhất định. Một Phó Văn phòng phụ trách: phòng hành chính, phòng lưu trữ và phòng tư liệu. Phó văn phòng có chức năng, nhiệm vụ quản lý công tác văn thư, lưu trữ, thông tin tư liệu trong Văn phòng Bộ và trong toàn ngành. Tổ chức theo dõi, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ trong văn phòng và các đơn vị trực thuộc. Một Phó Văn phòng phụ trách: phòng quản trị, phòng kế toán tài sản, đội xe, trạm y tế. Phó văn phòng có chức năng và nhiệm vụ đảm bảo điều kiện vật chất, và phương tiện làm việc cho cán bộ, nhân viên trong cơ quan Bộ. Trực tiếp quản lý cơ sở vật chất, tài sản, các loại kinh phí hành chính sự nghiệp, vãng lai, ngoại tệ cơ quan Bộ, điều hành đội xe và tổ chức thực hiện công tác y tế. Một Phó Văn phòng phụ trách văn phòng đại diện của Bộ tại thành phố Hồ Chí Minh. Phó văn phòng có chức năng và nhiệm vụ quản lý và báo cáo tình hình của các đơn vị sản xuất kinh doanh và sự nghiệp của Bộ Công nghiệp tại khu vực phía Nam; bảo đảm điều kiện cơ sở vật chất, phương tiện làm việc cho lãnh đạo Bộ và các cơ quan chức năng của Bộ vào công tác tại TP. Hồ Chí Minh. Bên cạnh đó, sự phân công công tác ở Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường đã có sự khác biệt. Cụ thể là ở đây Chánh Văn phòng là người trực tiếp ban hành văn bản quyết định về việc phân công phụ trách trong lãnh đạo văn phòng. (Cụ thể là công văn số 122/VP ban hành ngày 29 tháng 10 năm 1997 của Chánh Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường). Theo văn bản này thì các mảng công việc mà Chánh Văn phòng và các Phó Văn phòng phụ trách như sau: Chánh Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường là người phụ trách chung hoạt động của công tác văn phòng. Đồng thời, Chánh Văn phòng là người phụ trách trực tiếp các đơn vị đó là phòng tài vụ và phòng tổng hợp. Ngoài ra, do chức năng, nhiệm vụ của Bộ thuộc diện quản lý ngành khoa học, công nghệ và môi trường rất rộng. Vì vậy, Chánh Văn phòng còn trực tiếp phụ trách các mặt công tác như tổ chức cán bộ, kế hoạch nghiên cứu hàng năm cấp Bộ, cấp cơ sở của Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường; phụ trách mảng xây dựng cơ bản, và là phó chủ tịch thường trực Hội đồng thi đua khen thưởng và phụ trách công tác tuyên truyền của Bộ. Giúp việc cho Chánh Văn phòng còn có 3 Phó Văn phòng phụ trách các phòng ban và các mảng công việc khác nhau. Một Phó Văn phòng trực tiếp phụ trách các phòng đó là: phòng hành chính, phòng quản trị - y tế, phòng quản lý xe. Ngoài ra, Phó Văn phòng có trách nhiệm thay mặt Chánh Văn phòng Bộ khi Chánh Văn phòng Bộ đi vắng lâu ngày, và giúp thêm Chánh Văn phòng phụ trách phòng tài vụ. Một Phó Văn phòng trực tiếp phụ trách phòng lưu trữ và các mặt công tác khác như: công tác dân quân tự vệ, phòng chống bão lụt, lao động công ích, phòng cháy chữa cháy; công tác thi đua khen thưởng của Văn phòng Bộ. Bên cạnh đó, Phó Văn phòng còn có trách nhiệm giúp thêm Chánh Văn phòng quản lý phòng tổng hợp và quản lý công tác kế hoạch nghiên cứu cấp Bộ, cấp cơ sở của Bộ, công tác tuyên truyền của Bộ. Và một Phó Văn phòng có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng Bộ quản lý văn phòng thường trực phía Nam. Như vậy, về tổ chức biên chế lãnh đạo văn phòng của Văn phòng Bộ Công nghiệp và Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường là như nhau, song về phân công phụ trách công việc có sự khác nhau. ở Văn phòng Bộ Công nghiệp việc phân công giữa Chánh Văn phòng với các Phó Văn phòng tương đối hợp lý, phù hợp với khả năng quản lý và giải quyết công việc của lãnh đạo văn phòng. Còn ở Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường qua nghiên cứu thực tế thấy rằng Chánh Văn phòng Bộ ngoài việc quản lý phụ trách chung công tác văn phòng, thì ông còn phải trực tiếp quản lý quá nhiều công việc. Nên chăng cần phải phân công tốt một số công việc cho các Phó Văn phòng phụ trách. 2.2.3.2. Sự phân công công tác cho các đơn vị trong văn phòng. Bên cạnh việc phân công phụ trách công việc của lãnh đạo Văn phòng Bộ thì việc phân công công tác cho các đơn vị giúp việc trong văn phòng là nhiệm vụ rất quan trọng. Để phân công công tác hợp lý, lãnh đạo Văn phòng Bộ phân công công việc phụ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ trong văn phòng. Bên cạnh đó, việc phân công cho các phòng, ban còn xuất phát từ biên chế để phân công đúng người, đúng việc tránh sự ỷ lại, chồng chéo trong công việc. Như đã trình bày ở mục 2.1.3 về cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ Công nghiệp và Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường có một số phòng giống nhau, nhưng về chức năng, nhiệm vụ của mỗi phòng này phục vụ cho quản lý ngành công nghiệp và ngành khoa học, công nghệ, môi trường. Vì vậy, sự phân công công tác cho mỗi cán bộ, nhân viên trong văn phòng có những điểm giống và khác nhau về số lượng cũng như về công việc. Về chức năng, nhiệm vụ của các phòng giúp việc, do lãnh đạo văn phòng phân công và giao nhiệm vụ, trách nhiệm quản lý trực tiếp công việc cho các Trưởng phòng. Và công việc của mỗi cán bộ, nhân viên trong từng phòng do Trưởng phòng phân công. Cụ thể, sự phân công công tác trong các phòng như sau: - Phòng Hành chính thuộc Văn phòng Bộ Công nghiệp và Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường có chức năng giúp lãnh đạo Bộ và Chánh Văn phòng Bộ thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về công tác văn thư đối với các đơn vị trực thuộc Bộ. Thực hiện tốt việc tổ chức thường trực, bảo vệ cơ quan, giữ gìn trật tự trị an khu vực trong cơ quan. Được phân công nhiệm vụ tiếp nhận tất cả các loại công văn đi, đến. Quản lý và sử dụng con dấu theo đúng qui định của Nhà nước. Chịu trách nhiệm chế bản, nhân bản văn bản của cơ quan Bộ, lập dự trù đặt mua báo chí. Quản lý và sử dụng các phương tiện thông tin liên lạc, chịu trách nhiệm đón tiếp và hướng dẫn khách đến làm việc tại cơ quan; thông báo lịch làm việc của lãnh đạo Bộ đến các cơ quan đơn vị có liên quan,... Tổ chức trông giữ xe đẹp, xe máy của cán bộ, nhân viên trong cơ quan Bộ và của khách đến làm việc. Phòng Hành chính thuộc Văn phòng Bộ Công nghiệp có một Trưởng phòng phụ trách chung và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về mọi mặt hoạt động của phòng. Một phó Trưởng phòng là người giúp Trưởng phòng và chịu trách nhiệm trước phòng về lĩnh vực phụ trách công tác bảo vệ. Phòng Hành chính phân công làm ba tổ: Tổ văn thư: có 4 cán bộ; 1 cán bộ quản lý và sử dụng con dấu, tổ chức giải quyết công văn “đi”; 1 cán bộ tiếp nhận và phân phối công văn đến; và 1 cán bộ liên lạc: nhận và chuyển công văn tài liệu, báo chí đến các đơn vị, ban, ngành; 1cán bộ trực tổng đài. - Tổ đánh máy, chế bản: 1 cán bộ sao chụp văn bản cho toàn cơ quan Bộ; 2 cán bộ đánh máy. - Tổ thường trực - bảo vệ: có 1 nhân viên lễ tân có nhiệm vụ quản lý, sắp xếp, ghi chép khách đến liên hệ công tác với cơ quan Bộ và 15 nhân viên bảo vệ giữ gìn an ninh trật tự trong và ngoài giờ, đảm bảo trông giữ xe đạp, xe máy của cán bộ, nhân viên trong cơ quan. Còn phòng hành chính Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường chỉ có một Trưởng phòng phụ trách chung mọi mặt hoạt động của phòng, không có phó phòng. Về tổ chức được phân công làm ba tổ như trên nhưng số lượng cán bộ phân công việc có sự khác nhau. Cụ thể là tổ văn thư có 2 cán bộ: một cán bộ quản lý, sử dụng con dấu và tổ chức giải quyết công văn “đi”, một cán bộ tiếp nhận công văn “đến” kiêm liên lạc phân phối công văn đến các vụ chức năng. Tổ chế bản phân công một cán bộ đánh máy cho Văn phòng Bộ và một cán bộ sao chụp tài liệu cho toàn cơ quan Bộ. Tổ thường trực bảo vệ có 1 nhân viên lễ tân, 2 nhân viên tổng đài và 6 nhân viên bảo vệ cơ quan Bộ được chia làm hai ca: một ca từ 7h30 - 17h30 và 1 ca từ 17h30 - 7h30; 4 nhân viên trông giữ xe đạp xe máy. - Phòng Tổng hợp là đơn vị trực thuộc Văn phòng Bộ, giúp Chánh Văn phòng Bộ thực hiện sự điều hành và chỉ đạo của lãnh đạo Bộ trong việc quản lý Nhà nước; tổng hợp tình hình báo cáo đột xuất, định kỳ 6 tháng, năm về các mặt hoạt động của Bộ và đồng thời làm thư ký cho lãnh đạo Bộ. Để thực hiện chức năng trên, phòng tổng hợp thuộc Văn phòng Bộ Công nghiệp và Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường có nhiệm vụ giúp lãnh đạo văn phòng theo dõi tình hình tổng hợp thông tin về các mặt công tác của Bộ, kịp thời báo cáo và đề xuất với Bộ những vấn đề cần giải quyết theo chức năng quản lý của ngành; theo dõi và đôn đốc các cơ quan chức năng và các đơn vị trực thuộc Bộ thực hiện các chủ trương, chỉ thị của Đảng và Nhà nước và của Bộ; xây dựng chương trình và kế hoạch công tác để tổ chức các hội nghị của Bộ; rà soát nội dung chương trình, kế hoạch theo đúng yêu cầu về chất lượng, thời gian và quy chế, làm biên bản các cuộc họp, thông báo những kết luận của lãnh đạo Bộ. Ngoài ra, phòng tổng hợp thuộc Văn phòng Bộ Công nghiệp còn giúp Hội đồng thi đua khen thưởng theo dõi công tác thi đua khen thưởng, tuyên truyền, xuất bản báo chí và mối quan hệ của Bộ với các cơ quan báo chí Trung ương và địa phương. Về cơ cấu tổ chức và cán bộ của phòng tổng hợp thuộc hai Văn phòng Bộ cùng có 6 cán bộ: 1 Trưởng phòng và 5 chuyên viên. Trưởng phòng tổng hợp được phân công quản lý, duy trì sinh hoạt, trao đổi bàn bạc những vấn đề chung để thông báo cho nhau những vấn đề vừa thống nhất xử lý và có ý kiến đề xuất với Chánh Văn phòng. Tham dự các buổi hội ý hàng tuần của lãnh đạo Bộ. Tham gia giải quyết những công việc chung của văn phòng và những việc có liên quan đến chức năng nhiệm vụ của phòng tổng hợp. Và khi cần để giải quyết những công việc của lãnh đạo Bộ, Trưởng phòng làm việc trực tiếp với các đồng chí lãnh đạo Bộ để giải quyết những việc cần thiết. Giúp Chánh Văn phòng làm báo cáo tháng, quí để gửi Chính phủ và các cơ quan Nhà nước có liên quan. Các chuyên viên tổng hợp được phân công như một trợ lý, hay một thứ ký công vụ giúp việc trực tiếp với lãnh đạo Bộ và Chánh Văn phòng; dự các cuộc họp giao ban, hội thảo chuyên đề, sơ kết, tổng kết của các đơn vị trực thuộc, dự các hội nghị cán bộ chủ chốt của Bộ và phổ biến các Nghị quyết, chỉ thị của Đảng, Nhà nước do Bộ triệu tập. Và có nhiệm vụ lên lịch cong tác tuần cho lãnh đạo Bộ, các chuyên viên tổng hợp kết hợp với vụ chức năng tiếp khách nước ngoài nếu lãnh đạo Bộ đi vắng. - Phòng Lưu trữ có chức năng giúp lãnh đạo Văn phòng Bộ thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ, làm đầu mối và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ của cơ quan Bộ. Phòng Lưu trữ thuộc văn phòng các Bộ có nhiệm vụ: chỉ đạo công tác lưu trữ, hướng dẫn kiểm tra các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ thực hiện thống nhất các chế độ, quy định của Nhà nước và Bộ về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ; tổ chức thu nhận tài liệu ở các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ của Bộ; thực hiện nộp tài liệu theo định kỳ vào trung tâm lưu trữ quốc gia; bảo quản an toàn khối tài liệu trong kho lưu trữ Bộ; tổ chức khai thác sử dụng tài liệu, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các chế độ chính sách của Nhà nước về công tác lưu trữ. Về cơ cấu tổ chức phòng lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ Công nghiệp có cán bộ, trong đó có một Trưởng phòng và 4 chuyên viên lưu trữ. Trưởng phòng lưu trữ là người trực tiếp tổ chức, thực hiện, điều hành mọi hoạt động nghiệp vụ của phòng lưu trữ theo chức năng, nhiệm vụ được giao, chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng Bộ về mọi hoạt động nghiệp vụ của phòng. Ngoài ra, Trưởng phòng lưu trữ còn trực tiếp phụ trách công tác chuyên môn của ngành. Cụ thể là: tổ chức xây dựng các văn bản chỉ đạo công tác lưu trữ, xây dựng kế hoạch phát triển công tác lưu trữ của ngành công nghiệp trình lãnh đạo Bộ hoặc Chánh Văn phòng ban hành; thực hiện chế độ báo cáo định kỳ hàng năm về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ của cơ quan ngành công nghiệp tổng hợp báo cáo hàng năm gửi Cục lưu trữ được sự phân công của Trưởng phòng giúp việc cho Trưởng phòng thuộc phạm vi trách nhiệm được phân công._.