Tìm hiểu về quy trình kiểm toán nghiệp vụ tín dụng trong Ngân hàng Thương mại tại Việt Nam

ong kiểm toán ngân hàng. Nói chung kinh doanh ngân hàng khác rất nhiều so với các ngành khác nên kiểm toán ngân hàng có những đặc điểm khấc biệt. Và vì vậy, để thực hiện một cuộc kiểm toán ngân hàng nói chung và kiểm toán nghệp vụ tín dụng nói riêng có kết quả cao, điều quan trọng là cần có sự hiểu biết thấu đáo về nghiệp vụ ngân hàng và các rủi ro mà ngân hàng thường gặp để có thể thiết lập và thực thiện kế hoạch kiểm toán thành công. Với lý do đó,Tôi quyết định chọn đề tài: “ Tìm hiểu về quy trình kiểm toán nghiệp vụ tín dụng trong ngân hàng thương mại tại Việt Nam” làm đề án môn học. Do có những hạn chế về mặt kiến thức cũng như thời gian nghiên cứu, nên bài viết không tránh khỏi những sai sót nhất định. Tôi rất mong được sự góp ý của Thầy giáo và các bạn. Tôi xin chân thành cảm ơn Thầy giáo Đinh Thế Hùng đã tận tình giúp đỡ và hướng dẫn để tôi hoàn thành đề án này. 1. Tổng quan về kiểm toán ngân hàng thương mại trong nền kinh tế thị trường 1.1. NHTM trong nền kinh tế thị trường Hệ thống Ngân Hàng trong bất kỳ một nền kinh tế nào cũng luôn giữ vai trò quan trọng trong quá trình ổn định và phát triển kinh tế xã hội. Với tư cách là một định chế tài chính trung gian. NHTM thực hiện việc lưu chuyển tiền trong nền kinh tế linh hoạt và hiệu quả thông qua việc huy động, phân phối nguồn vốn trong xã hội. Sự vững mạnh của hệ thống Ngân Hàng nói chung và NHTM nói riêng sẽ thể hiện sự vững mạnh của hệ thống tài chính một quốc gia. Như vậy, ổn định và phát triển của hệ thống Ngân Hàng là một trong những nhiệm vụ hàng đầu của mỗi quốc gia, đặc biệt là trong quá trình mở cửa và hội nhập của nền kinh tế nước ta hiện nay. Việc hiểu biết, nhận thức những đặc trưng hoạt động và những rủi ro trong kinh doanh Ngân Hàng, cả về phương diện lý thuyết lẫn thực tiễn có ý nghĩa to lớn trong viêc đề ra những chiến lược ổn định và phát triển hệ thống Ngân Hàng. Trong phần này, tôi sẽ khái quát hoá những đặc điểm hoạt động của NHTM và những nhóm rủi ro chính trong kinh doanh Ngân Hàng. 1.1.1. Đặc điểm của NHTM 1.1.1.1. NHTM – chủ thể nhận và kinh doanh tiền gửi. NHTM có đặc điểm này: Thứ nhất là xuất phát từ sự hình thành và phát triển của Ngân Hàng. Lịch sử NHTM là lịch sử kinh doanh tiền gửi. Từ chỗ làm dịch vụ tiền gửi với tư cách là người thủ quỹ, bảo quản tiền cho chủ sở hữu để nhận những khoản tiền thù lao, trở thành những chủ thể kinh doanh tiền gửi nghĩa là huy động tiền gửi, không những miễn khoản thù lao mà còn trả lãi cho khách hàng gửi tiền để làm vốn cho vay nhằm tối ưu những khoản lợi nhuận thu được. Thứ hai là đặc điểm này của NHTM được quy định trong một số nước ở Việt Nam nó được quy định trong luật các tổ chức tín dụng. Theo điều 20 Luật các TCTD của Việt Nam có nêu: “TCTD là doanh nghiệp được thành lập theo quy định của luật này và các quy định khác của pháp luật để kinh doanh tiền tệ, làm dịch vụ Ngân Hàng, với nội dung nhận tiền gửi và sử dụng tiền gửi để cấp tín dụng và cung ứng các dịch vụ thanh toán”. 1.1.1.2. Hoạt động NHTM gắn bó mật thiết với hệ thống lưu thông tiền tệ và hoạt động thanh toán của mỗi quốc gia, đồng thời có mối liên hệ quốc tế rộng rãi. Đặc điểm này được hiểu thông qua khái niệm: “thanh toán qua Ngân Hàng”. Thanh toán qua Ngân Hàng chỉ các nghiệp vụ chi trả tiền hàng, dịch vụ và các khoản thanh toán giữa các tác nhân trong nước và quốc tế được thực hiện thông qua hệ thống Ngân Hàng, bằng cách trích chuyển tài khoản trong hệ thống tín dụng hoặc bù trừ công nợ mà không sử dụng đến tiền mặt. Thanh toán không dùng tiền mặt ở bất cứ quốc gia nào, cũng đều được coi là cách thức thanh toán mang lại nhiều hiệu quả, tiết kiệm và có ý nghĩa kinh tế lớn trong lĩnh vực tín dụng, thanh toán không dùng tiền mặt tạo khả năng tập trung vốn tín dụng vào hệ thống Ngân Hàng để đầu tư phát triển kinh tế. 1.1.1.3. Hoạt động của NHTM đa dạng và có phạm vi rộng lớn. Các nghiệp vụ hạn hẹp của NHTM trước đây, chủ yếu được tiến hành trên cơ sở tiền mặt, nay nhờ công nghệ tin học Ngân Hàng mà ngày càng đa dạng, phong phú. Về phương diện phạm vi, Ngân Hàng hoạt động trên bình diện rộng: cả trong nước và quốc tế. Trong nền kinh tế mở cửa và hội nhập hiện nay hoạt động của NHTM có mối liên hệ quốc tế rộng rãi. Điều này thể hiện trước tiên là các giao dịch kinh tế thương mại toàn cầu diễn ra ngày càng mạnh mẽ, kéo theo nó là nhu cầu về các sản phẩm dịch vụ Ngân Hàng phải phát triển cả về chiều rộng và chiều sâu nhằm thoả mãn chủ thể giao dịch và thêm vào đó thúc đẩy các giao dịch phát triển. 1.1.2. Các rủi ro trong hoạt động của NHTM Từ các đặc điểm của NHTM nói trên và trong hoàn cảnh không ổn định luôn luôn biến đổi của thị trường, Ngân Hàng buộc phải tính toán các rủi ro có thể xảy ra đồng thời phải lường trước những thay đổi của luật pháp. Thêm vào đó, môi trường kinh tế của đầu thế kỉ mới một mặt sẽ mở ra cho Ngân Hàng những cơ hội mới, một mặt lại đặt cho Ngân Hàng những thách thức khôn lường Việc phân loại các rủi ro trong hoạt động Ngân Hàng là một việc làm cần thiết giúp cho ban lãnh đạo ngân hàng nhận biết rủi ro, từ đó có thể định mức và quản lý các rủi ro. Trên thực tế, người ta có thể phân loại rủi ro theo nhiều cách khác nhau. Song về cơ bản những rủi ro trong hoạt động Ngân Hàng thuộc về 4 nhóm chính sau: Thứ nhất là rủi ro môi trường bao gồm rủi ro pháp chế, rủi ro kinh tế, rủi ro cạnh tranh, rủi ro qui chế. Rủi ro môi trường là nhóm rủi ro bao trùm song lại chính là phạm trù rủi ro mà Ngân Hàng chỉ có thể kiểm soát một cách hạn chế. Thứ hai là rủi ro quản lí bao gồm rủi ro tham ô, rủi ro tổ chức, rủi ro lưong bổng. Về cơ bản rủi ro quản lí do những người điều hành Ngân Hàng gây ra. Thứ ba là rủi ro phân phối bao gồm rủi ro tác nghiệp, rủi ro kĩ thuật, rủi ro sản phẩm mới, rủi ro chiến lược. Thứ tư là rủi ro tài chính bao gồm rủi ro tín dụng, rủi ro thanh khoản, rủi ro lãi xuất, rủi ro đòn bảy, rủi ro hối đoái. Như vậy đặc trưng nổi bật nhất của hoạt động kinh doanh Ngân Hàng là tính rủi ro cao. Việc phân tích sâu sắc các rủi ro khác nhau trong Ngân Hàng đòi hỏi người viết phải có đủ năng lực, thời gian và công sức nghiên cứu. Và kết cục của một rủi ro khác nhau sẽ thể hiện ở tiềm năng tài chính của NHTM bị suy giảm, hay nói cách khác bất kì loại rủi ro nào phát sinh đều dẫn đến rủi ro tài chính trong Ngân Hàng. 1.2. Đặc điểm của ngân hàng ảnh hưởng đến kiểm toán Qua việc tìm hiểu một cách khái quát về hoạt động của Ngân Hàng chúng ta có thể rút ra một vài đặc điểm trong hoạt động kinh doanh của Ngân Hàng mà chúng có ảnh hưởng khá rõ nét đến quá trình tổ chức và thực hiên một cuộc kiểm toán, bao gồm Kiẻm toán bên ngoài và kiểm toán nội bộ Ngân Hàng. Do điểm Ngân Hàng có quyền giữ những lượng tiền rất lớn, bao gồm tiền mặt và những giấy tờ có giá. Do đó vấn đề an toàn phải được bảo đảm cho cả việc lưu giữ và vận chuyển tiền. Lượng tiền quá lớn khiến cho các hiện tượng biển thủ tham ô và gian lận dễ xảy ra trong Ngân Hàng. Tất cả những điều này đòi hỏi Ngân Hàng cần có một hệ thống kế toán và kiểm soát phức tạp. Do vậy khi kiểm toán Ngân Hàng cần thiết phải quan tâm đến cơ chế kiểm tra nội bộ của ngân hàng với mức độ tuỳ thuộc vào yêu cầu và quy mô của cuộc kiểm toán. Thứ hai, Ngân Hàng thường hoạt động với một mạng lưới chi nhánh và phòng giao dịch rải rác khắp nước, phân tán về mặt địa lý. Điều này dẫn đến sự phân quyền nhiều gây khó khăn hơn trong việc thống nhất về đường lối hoạt động và cách thức hạch toán. Đó cũng chính là khó khăn trong quá trình kiểm toán. Ngân Hàng cũng thường thực hiện nhiều cam kết quan trọng mà không có sự chuyển dịch nào về vốn. Những tài khoản ngoại bảng này về mặt kế toán là không được hạch toán, do đó việc phát hiện những sai sót gặp khó khăn khi nghiệp vụ không được ghi chép hoặc ghi chéo không đầy đủ. Do vậy khi tiến hành kiểm toán phải hết sức quan tâm đến lĩnh vực này. Ngoài ra Ngân Hàng thường được chính quyền quản lý một cách chặt chẽ và đôi khi các quy định của cấp thẩm quyền ảnh hưởng rất lớn đến các quy tắc kế toán nà thông lệ kiểm toán được chấp nhận bởi đa số. 2. Kiểm toán nghiệp vụ tín dụng 2.1. Nội dung và đặc điểm của nghiệp vụ tín dụng nhìn từ góc độ kiểm toán 2.1.1. Nội dung nghiệp vụ tín dụng Hoạt động tín dụng là hoạt động của một ngân hàng. Hoạt động này bao gồm các nghiệp vụ trong bảng cân đối tài sản và nghiệp vụ ngoài bảng cân đối. Các nghiệp vụ trong bảng cân đối thông thường là: Các nghiệp vụ cho vay với khách hàng và các tổ chức tín dụng khác, nghiệp vụ cho thuê tài chính, các nghiệp vụ đầu tư như góp vốn vào các doanh nghiệp liên doanh, mua trái phiếu… Ngoài ra theo nghĩa rộng, các giao dịch tài chính phát sinh như hoán đổi lãi suất, giao dịch lãi suất có thời hạn, quyền lựa chọn lãi suất… cũng được coi là nghiệp vụ tín dụng. Các nghiệp vụ ngoài bảng cân đối như: Bảo lãnh, tín dụng thư, cam kết cung cấp tín dụng. 2.1.2. Đặc điểm của nghiệp vụ tín dụng nhìn từ góc độ kiểm toán. Có rất nhiều góc độ để nghiên cứu về nghiệp vụ tín dụng ( ngân hàng) và ở mỗi một góc độ ta có thể nhận biết về đặc điểm của nghiệp vụ này một cách khác nhau. Có thể nghiên cứu tín dụng khi xem xét chức năng của ngân hàng, hoặc từ khía cạnh cấp tín dụng… Tuy nhiên với công việc kiểm toán việc đánh giá các đặc điểm của nghiệp vụ tín dụng thường được nhìn nhận dưới góc độ tài chính. Một số đặc điểm cơ bản về nghiệp vụ này có thể kể đến như sau: Số dư tài khoản cho vay là khoản mục tài sản có chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản, là tài sản sinh lời chủ yếu của ngân hàng. Do vậy một sai sót nhỏ về giá trị khoản mục này trên bảng cân đối tài sản cũng có thể có ảnh hưởng lớn đến giá trị của báo cáo thu nhập, chi phí. Chẳng hạn một khoản tín dụng ngắn hạn được “chuyển” thành tín dụng dài hạn sẽ làm tăng khoản thu nhập lãi cho vay mà trong thực tế khoản lãi sẽ không cao như vậy. Giá trị của khoản tín dụng khi ghi sổ ban đầu không bao gồm các khoản dự phòng rủi ro, nhưng khi định giá lại khoản vay thì các ngân hàng thường áp dụng phương pháp định giá theo giá thị trường hoặc tương đương theo thời gian, đặc biệt là các giao dịch tài chính phát sinh. Điều đó có nghĩa là việc định giá tài sản sẽ không hoàn toàn theo một chuẩn mực khách quan nào và đây cũng là khó khăn của các kiểm toán viên độc lập khi đánh giá giá trị của khoản mục này. Việc định giá trị của các khoản vay cũng ảnh hưởng đến chi phí trích lập dự phòng rủi ro của ngân hàng đối với các khoản cho vay một thể nhân hoặc pháp nhân hoặc các nghiệp vụ tín dụng khác, do vậy nếu giá trị khoản cho vay được định lại với giá trị thấp thì chi phí dự phòng rủi ro có thể tăng cao. Đối tượng vay tín dụng của ngân hàng có thể là một pháp nhân, một thể nhân hoặc một công ty đối nhân. Các khách hàng này độc lập một cách tương đối với nhau song chắc chắn giữa họ có những mối quan hệ hoặc phụ thuộc vào nhau, ví dụ: Công ty A là cổ đông của công ty B, công ty mẹ và công ty con…hoặc mối quan hệ đó có tác động trực tiếp, gián tiếp đến nhau( ví dụ hai khách hàng thực hiện một quan hệ mua bán hàng với phương thức thanh toán gối đầu, trả chậm…). Hệ quả của những mối quan hệ này là khi một khách hàng gặp khó khăn sẽ có thể kéo theo khách hàng khác cũng gặp khó khăn. Do đó khi kiểm toán nghiệp vụ tín dụng, kiểm toán viên cần chú ý tới mối quan hệ của khách hàng có vay tín dụng ngân hàng nằm trong dạng nào khi đánh giá khả năng đảm bảo an toàn một khoản tín dụng mà ngân hàng đã cấp. Kiểm toán viên cũng cần phải có một cái nhìn nhận hợp lý về việc đánh giá các khách hàng lớn của một ngân hàng. Ví dụ, có thể coi khách hàng lớn là khách hàng có tổng dư nợ đạt mức tối đa bằng 15% vốn tự có của tổ chức tín dụng hoặc ở mức giới hạn nào đó do ngân hàng đặt ra. Mặt khác các ngân hàng chỉ cấp các khoản tín dụng sau khi có sự kiểm tra khả năng tài chính của khách hàng một cách kỹ lưỡng, toàn diện và phải giám sát thường xuyên khả năng tài chính của khách hàng trong suốt quá trình cho vay, thông qua yêu cầu xuất trình quyết toán năm. Do vậy xem xét báo cáo tài chính của khách hàng vay tín dụng cũng là công việc của kiểm toán viên khi đánh giá hoạt động tín dụng. Như vậy, muốn có sự đánh giá hợp lý kiểm toán viên cần phải hiều biết không chỉ về ngân hàng mà còn cần hiểu biết về khách hàng của ngân hàng đó. Rủi ro tín dụng là rất đa dạng, phụ thuộc cả vào khách hàng( tình hình tài chính, trách nhiệm đối với khoản nợ)- lẫn ngân hàng( khả năng quản lý, dự đoán rủi ro). Và vì độ an toàn của một khoản vốn cấp ra chỉ có thể biết chính xác khi kết thúc hợp đồng, do đó yếu tố dự đoán có ảnh hưởng lớn và kết quả dự đoán thể hiện qua quá trình xét duyệt cấp tín dụng. Để đối phó với những rủi ro về tín dụng, các ngân hàng lập ra những hệ thống kiểm soát phức hợp bao gồm nhiều công đoạn trong quá trình thực hiện một khoản cấp tín dụng như xem xét cho vay, giải ngân, giám sát nợ, thu hồi vốn… Do vậy hoạt động kiểm soát nội bộ đối với hoạt động tín dụng là rất quan trọng để có thể ngăn chặn rủi ro cho ngân hàng. Như vậy khi tiến hành kiểm toán nghiệp vụ tín dụng, kiểm toán viên cần tập trung đánh giá hoạt động kiểm soát nội bộ, đặc biệt là cách thức quản lý rủi ro mà một ngân hàng áp dụng. 3. Quy trình kiểm toán nghiệp vụ tín dụng. 3.1. Lập kế hoạch kiểm toán 3.1.1. Phân tích rủi ro Rủi ro tín dụng phát sinh trong trường hợp ngân hàng không thu được đầy đủ cả gốc và lãi của khoản vay hoặc là việc thanh toán nợ gốc và lãi không đúng kỳ hạn. Rủi ro tín dụng có thể phân tích theo nhóm đối tượng và theo sự thất thoát giá trị tài sản. Rủi ro tín dụng phân tích theo nhóm đối tượng có thể bao gồm rủi ro thất thoát các khoản cho vay do khả năng tài chính của khách hàng yếu kém, trong đó có những rủi ro từ các giao dịch trong bảng cân đối và những rủi ro từ các giao dịch ngoài bảng cân đối, và rủi ro do giá trị quyền sở hữu tài sản do những biến động của ngân hàng như thay đổi Ban lãnh đạo dẫn đến chất lượng hoạt động yếu kém, hoặc sự phát triển ngân hàng quá nhanh mà trình độ quản lý không theo kịp … Rủi ro thất thoát giá trị tài sản chính là nguy cơ giảm giá trị tài sản mà ngân hàng nắm giữ như các tài sản thế chấp, các chứng khoán mà ngân hàng nhận cầm cố… Việc phân tích rủi ro sẽ giúp kiểm toán viên lập kế hoạch kiểm toán thích hợp, không bỏ sót những điểm quan trọng cần kiểm toán. 3.1.2. Lập kế hoach a. Lập kế hoạch về nội dung: Kế hoạch về nội dung kiểm toán cần xác định được: Quy mô kiểm toán cơ chế kiểm soát nội bộ Quy mô kiểm toán tín dụng( đặc biệt là lựa chọn theo xác suất) Các lĩnh vực cần kiểm toán, trọng tâm kiểm toán. Quy mô kiểm toán cơ chế kiểm soát nội bộ phụ thuộc vào: Cơ cấu tổ chức và kinh doanh của ngân hàng được kiểm toán Cơ cấu tín dụng về nghành nghề Quy mô kiểm toán tín dụng: kiểm toán tín dụng có thể tiến hành toàn diện hoặc theo xác suất. Việc lựa chọn quy mô kiểm toán tín dụng có thể căn cứ vào một số tiêu chí sau: Kết quả của việc phân tích rủi ro Kết quả kiểm toán cơ chế kiểm soát nội bộ của ngân hàng. Cơ cấu nghiệp vụ tín dụng, danh mục vốn đầu tư. Mức độ thận trọng của lãnh đạo ngân hàng trong việc định giá trị các khoản vốn cho vay. Hệ thống đánh giá, phân loại khách hàng hiện hành. Những điểm yếu kém đã được phát hiện. Danh sách khách hàng thấu chi và khách hàng cần nhắc nhở, các khách hàng được vay vốn đặc biệt. Mối quan hệ giữa việc tổ chức nghiệp vụ tín dụng và rủi ro về môi trường kinh tế… Lưu ý: Khi tiến hành nghiên cứu cơ cấu tín dụng, kiểm toán viên cần lập hồ sơ về cơ cấu tín dụng. Để có hồ sơ này, kiểm toán viên nên gửi yêu cầu cho ngân hàng để họ cung cấp thông tin trước khi tiến hành kiểm toán. Cơ cấu nghiệp vụ tín dụng có thể được phân chia theo lĩnh vực hoạt động, theo cơ cấu tài sản thế chấp, theo khả năng tài chính của khách hàng vay vốn hoặc theo cơ cấu nghiệp vụ mới… Hồ sơ về cơ cấu tín dụng còn bao gồm một bản danh mục tổng nợ của khách hàng, trong đó có tất cả các khoản khách hàng nợ các bộ phận khác trong ngân hàng, nếu như trong ngân hàng phụ trách một hoặc một nhóm nghiệp vụ tín dụng, chẳng hạn như phòng tín dụng cho vay vốn bằng đồng nội tệ, phòng thanh toán quốc tế cho vay vốn bằng ngoại tệ…và các giao dịch ngoại bảng. Danh mục này sẽ cho ta một cái nhìn tổng quan về rủi ro trong toàn bộ quan hệ kinh doanh với một khách hàng vì cũng có thể một khách hàng được nhiều phòng giải quyết cho vay, nếu không có sự theo dõi tổng hạn mức tín dụng chung thì một khách hàng có thể vay vượt hạn mức… Ví dụ: Để có thể tiến hành kiểm toán báo cáo tài chính một ngân hàng, Công ty kiểm toán A đã đặt ra các yêu cầu cung cấp thông tin gửi đến ngân hàng- khách hàng kiểm toán một cách cụ thể và rất chi tiết. Để đánh giá danh mục cho vay của ngân hàng, Công ty kiểm toán này đề nghị ngân hàng lập các báo cáo sau trên cơ sở thông tin tại ngày 31 tháng 12 năm N và N+1 gồm: Tổng hợp dư nợ theo thành phần kinh tế và đối tượng khách hàng Sao kê 20 khách hàng có dư nợ lớn nhất. Phân tích các khoản vay của khách hàng theo chi nhánh. Tổng hợp dư nợ theo kỳ hạn. Tổng hợp dư nợ theo đồng tiền cho vay Sao kê các khoản cho vay chờ phát mại tài sản thế chấp. Chính sách về lập dự phòng, đặc biệt đối với các tài khoản cho vay, đầu tư, bảo lãnh và thư tín dụng. Kiểm toán viên cũng nên lập danh sách tất cả các hạn mức tín dụng đã duyệt cho vay nhưng chưa giải ngân vì ở đây cũng tiềm ẩn một mức rủi ro nào đó, danh sách tất cả các khoản tín dụng đang còn số dư với hạn mức, mức giải ngân và tính toán mức vốn tự có làm cơ sở đánh giá việc các khoản tín dụng lớn đó có vượt mức quy định hay không. Lưu ý tới danh sách các khoản vay gặp khó khăn hoàn trả, các khoản cho vay phải điều chỉnh giá trị, danh sách khách hàng khấu chi ở một mức giới hạn nào đó… Trong thực tế, khả năng thực hiện kiểm toán nghiệp vụ tín dụng với một lượng mẫu các khoản vay là rất cao vì khối lượng nghiệp vụ này ở ngân hàng là rất lớn và có ở các chi nhánh của một ngân hàng. Việc chọn mẫu, do vậy, cần phải tuân theo các nguyên tắc chung trong kĩ thuật xác suất thống kê. Ngay cả trong trường hợp tỷ trọng của các mẫu được chọn trên tổng dư nợ đạt ở mức cao nhất thì khó khăn cho các kiểm toán viên luôn luôn sẽ là bằng cách để ngoại suy từ kết quả của kích thước mẫu để đánh giá tổng thể nợ vay? Thông thường các khoản tín dụng lớn, có nhiều rủi ro, hoặc khoản tín dụng phải trích lập dự phòng rủi ro ở phạm vi lớn, hoặc khoản tín dụng đặc biệt sẽ được kiểm toán toàn diện. Các khoản tín dụng khác thường được kiểm toán theo xác suất. Các lĩnh vực cần được kiểm toán trong toàn bộ hoạt động tín dụng sẽ được lựa chọn tuỳ thuộc vào mục đích kiểm toán từng thời kỳ và yêu cầu của Ban giám đốc ngân hàng. Các lĩnh vực phải kiểm toán trong kiểm toán tín dụng thường là: tổ chức thực hiện nghiệp vụ về cơ cấu tổ chức và quy trình vận hành; đảm bảo tín dụng, ý thức thanh toán và tình trạng kinh tế của khách hàng vay vốn có ảnh hưởng đến khả năng trả nợ. b. Lập kế hoạch nhân sự và thời gian Kế hoạch nhân sự cần nêu rõ sự phân công kiểm toán viên cho từng lĩnh vực kiểm toán. Sự phân công cần dựa trên trình độ chuyên môn sâu về lĩnh vực kiểm toán, thậm chí có thể ở một lĩnh vực rất nhỏ như chuyên sâu về kiểm toán đầu tư bất động sản, về đầu tư theo dự án…và phải đảm bảo thực hiện nguyên tắc “bốn mắt” trong quá trình kiểm toán. Trong trường hợp đặc biệt nếu kiểm toán viên chưa có đủ trình độ chuyên sâu về lĩnh vực cần đánh giá hoặc nếu đào tạo sẽ kém hiệu quả, chẳng hạn lĩnh vực định giá tài sản, cần có kế hoạch mời các chuyên gia về lĩnh vực này. Kế hoạch về thời gian cần được xác định cho phù hợp với từng bước kiểm toán để đảm bảo công việc được tiến hành nhanh chóng nhưng không sơ sài vì lý do “ thiếu thời gian”. Do nghiệp vụ tín dụng có khối lượng lớn, nên theo kinh nghiệm của các công ty kiểm toán nước ngoài, công việc thường được bắt đầu vào khoảng tháng 9 hoặc tháng 10 hàng năm. Vào thời gian này, kiểm toán viên sẽ tập trung đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ và các nghiệp vụ phát sinh trong 9 tháng đầu năm. Sang năm sau, khi báo cáo tài chính năm đã lập xong, kiểm toán viên sẽ kiểm tra số liệu còn lại. Như vậy sẽ không gặp phải tình trạng thiếu thời gian dẫn đến áp lực công việc lớn làm tăng khả năng rủi ro kiểm toán. 3.2. Thực hiện kiểm toán 3.2.1. Tài liệu ban đầu phục vụ cho kiểm toán tín dụng Các tài liệu ban đầu cần thu thập được để làm cơ sở cho hoạt động kiểm toán tín dụng thường có: Các văn bản quy định khung về hoạt động tín dụng, các văn bản hướng dẫn về nội bộ ngân hàng về hoạt động này. Kế hoạch kinh doanh của ngân hàng. Phân loại tín dụng do ngân hàng hay một công ty xếp hạng tín dụng thực hiện. Hồ sơ về cơ cấu tín dụng. Kết quả thanh tra, kiểm toán kỳ trước. 3.2.2. Kiểm toán hệ thống kiểm soát nội bộ Để đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm toán viên cần xem xét tổng quan về tổ chức cơ cấu của bộ phận tín dụng và tổ chức quy trình làm việc của bộ phận này, bởi vì sơ đồ tổ chức cho chúng ta nhận biết cách thức mà một ngân hàng áp dụng để theo dõi hoạt động tín dụng cũng như theo dõi diễn biến rủi ro trong kinh doanh. Mỗi một ngân hàng sẽ có một cách tổ chức cơ cấu bộ phận tín dụng khác nhau và vì vậy sẽ có cách thức tổ chức kiểm soát nội bộ nghiệp vụ tín dụng khác nhau. Cũng cần ghi nhận thực trạng môi trường kiểm soát nội bộ trong ngân hàng vì nếu môi trường kiểm soát nội bộ thuận lợi, kiểm toán viên có thể sử dụng được kết quả của kiểmtoán nội bộ trong quá trình kiểm toán nội bộ trong quá trình kiểm toán. Các công cụ giúp kiểmtoán viên thực hiện kiểm toán hệ thống kiểm soát nội bộ là: các tài liệu hiện có ở ngân hàng quy định về việc thực hiện các giao dịch tín dụng, đánh giá qua việc phỏng vấn cán bộ tín dụng, qua kết quả trả lời bảng câu hỏi, đồ thị quy trình nghiệp vụ tín dụng… Tuy nhiên, việc sử dụng danh mục câu hỏi có thể gặp trở ngại nếu người được hỏi không muốn trả lời đúng sự thực. Kiểm toán viên cần tiến hành kiểm toán hệ thống kiểm soát nội bộ bằng phương pháp hệ thống để xác định xem hệ thống kiểm soát nội bộ có phù hợp với tình trạng lý tưởng đã được dự định hay không bằng cách xác định tình trạng lý tưởng cần đạt được với hệ thống hiện có và phân tích đánh giá những điểm khác biệt, những điểm mạnh, điểm yếu của hệ thống… Khi tìm hiểu bất kỳ một quy trình nghiệp vụ nào, ví dụ quy trình cấp tín dụng, quy trình quản lý hạn mức tín dụng…kiểm toán viên luôn phải tìm xem trong quy trình đó chốt kiểm tra được cài đặt ở điểm nào? Quy trình còn thiếu chốt kiểm tra nào? ở mỗi chỗ kiểm tra như vậy có quy định rõ bằng văn bản ai là người chịu trách nhiệm thực hiện kiểm tra, cách thức kiểm tra không… Để đưa ra những nhận xét về một quy trình đòi hỏi kiểm toán viên phải đọc được quy trình và hình dung xem nếu mình là người thực hiện quy trình thì có làm được không, trao đổi với cán bộ tín dụng để xem họ có nắm được quy trình nghiệp vụ hay không… (1) Xem xét đơn xin vay vốn của khách hàng Xem xét đơn chính là quá trình thu thập, kiểm tra các thông tin cần thiết về khách hàng, lập hồ sơ tín dụng…để làm cơ sở cho việc ra quyết định tín dụng. Với những hồ sơ tín dụng đã được lựa chọn để kiểm tra –số lượng hồ sơ lựa chọn, loại hồ sơ lựa chọn …tuỳ thuộc đánh giá của kiểm toán viên về kết quả hoạt động kiểm soát nội bộ và mức độ rủi ro phát hiện được chấp nhận –kiểm toán viên cần: - Kiểm tra xem các quy định về thẩm quyền được tiếp nhận, xem xét đơn đề nghị cấp tín dụng có được thực hiện như trong các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ hay không? - Kiểm tra lại nội dung văn bản xem xét giải quyết cho vay, chú ý những yêu cầu đối với những hồ sơ chứng minh khả năng chi trả như các số liệu về tình hình sản xuất, kinh doanh, tiêu thụ sản phẩm, vốn tự có …yêu cầu đối với đảm bảo tín dụng. - Kiểm tra cách sử dụng các mẫu biểu tín dụng được tiêu chuẩn hoá, nội dung của mẫu biểu để đảm bảo rằng không một bước nào trong quá trình xét duyệt bị bỏ xót. Để thực hiện kiểm tra kiểm toán viên có thể lấy ra một số phiếu xét duyệt để theo xác suất để xem xét, đặt ra các tình huống để đánh giá cách xử trí của cán bộ tín dụng khi sử dụng mẫu biểu thống nhất. -Việc đảm bảo nguyên tắc “bốn mắt” trong quá trình xét cấp tín dụng. Đối với cho vay bất động sản, kiểm toán viên cần có sự quan tâm đặc biệt bởi vì khi cho vay lĩnh vực này ngân hàng sẽ có thể gặp những sai lầm sau: -Thông tin về người vay và các công trình sẽ tài trợ không đầy đủ. -Hồ sơ tín dụng không đầy đủ hoặc không đủ sức thuyết phục. -Các đánh giá về công trình sự án không đủ. -Thiếu sự minh bạch, rõ ràng trong tình hình kinh tế của người vay vốn. -Trình độ cán bộ không tương ứng với nhu cầu đặc thù của nghiệp vụ tín dụng này. (2) Quyết định cho vay, cam kết cho vay và giải ngân. -Tập hợp danh sách khách hàng vay có liên quan với nhau để đánh giá xem ngân hàng có biện pháp đảm bảo việc cấp tín dụng cho các khách hàng có quan hệ phụ thuộc nhau là cấp tín dụng cho một đơn vị khách hàng không? Hoặc ngân hàng có lưu ý đến thông tin kinh tế của các khách hàng có mối quan hệ kinh tế ràng buộc nhau, tuy về mặt quan hệ pháp lý là hai chủ thể hoàn toàn khác nhau, để coi hai khách hàng này thành một đối tượng khi ra quyết định cấp tín dụng không. Kiểm tra việc chấp hành các quy định về thẩm quyền cho vay, tôn trọng hạn mức cho vay chung cũng như giới hạn cho từng loại tín dụng… Kiểm tra hình thức và nội dung của cam kết cho vay, cách ghi chép thể hiện quá trình ra quyết định tín dụng… Kiểm tra cách thức giải ngân và điều kiện giải ngân, chẳng hạn ngân hàng chỉ giải ngân khi đã hoàn tất việc thế chấp tài sản trước đó nếu khách hàng vay vốn với điều kiện phải có tài sản thế chấp. (3) Giám sát tín dụng Kiểm tra việc sử dụng vốn vay là công việc cần phải được các cán bộ tín dụng thực hiện nghiêm túc, vì chỉ có kiểm tra mới có thể biết được rằng khách hàng sử dụng vốn vay như thế nào? Có gì thay đổi làm tăng khả năng xảy ra rủi ro cho ngân hàng không? Kiểm toán viên cũng cần quan tâm đến hoạt động giám sát tín dụng này. Các nội dung cần được kiểm toán viên kiểm tra là: Phạm vi và thời điểm của hoạt động giám sát thường xuyên được quy định và thực hiện như thế nào? Hoạt động giám sát thường xuyên có được thực hiện ngay cả với những khoản vay trả nợ đúng hạn không? Các yêu cầu ghi trong hồ sơ giám sát có được thực hiện đầy đủ không? Việc lập và sử dụng các mẫu biểu giám sát có hợp lý không? Việc thu thập các thông tin bổ sung về khách hàng, về môi trường có được cán bộ tín dụng quan tâm không, vì chỉ cần một sự thay đổi nhỏ trong doanh nghiệp, trong môi trường kinh tế, môi trường pháp lý đều có thể có tác động đến rủi ro tín dụng. Các cán bộ của bộ phận tín dụng có thiết lập chế độ thông báo, nhắc nhở các khách hàng về trách nhiệm thanh toán các khoản nợ không? (4) Quản lý hồ sơ và lưu giữ tài sản thế chấp Kiểm toán viên cần quan tâm đến trật tự sắp xếp hồ sơ tín dụng và cách bảo quản hồ sơ tín dụng để đảm bảo rằng hồ sơ tín dụng luôn có được sự an toàn. Kiểm toán viên cũng cần dành sự chú ý của mình vào việc kiểm tra cách thức quản lý hồ sơ các tài sản thế chấp và bảo quản, khai thác các tài sản thế chấp, vì ngân hàng phải chịu trách nhiệm vì sự thất thoát các tài sản này mặc dù nó chưa thuộc quyền sở hữu của ngân hàng. (5) Kiểm toán đảm bảo tín dụng Kiểm toán tài sản đảm bảo để xác định khối lượng và giá trị tài sản thực tế so với số liệu ghi chép trên sổ sách, hồ sơ vay cũng là công việc cần thiết của kiểm toán viên. Để xác định khối lượng tài sản đảm bảo tín dụng là có thực và khi cần ngân hàng có quyền phát mại tài sản đó, kiểm toán viên cần kiểm tra các trích lục sổ địa chính, trích lục tài khoản lưu ký, các thông báo hoặc hợp đồng chuyển nhượng… Kiểm toán viên cũng cần xác định doanh thu phát mại dự kiến của tài sản thế chấp tại thời điểm kiểm toán để lượng định rủi ro thất thoát giá trị tài sản. Đặc biệt trong trường hợp cấp tín dụng đầu tư vào bất động sản thì việc kiểm tra hiện trường, đánh giá tiến độ và xem xét tiền vay có được sử dụng đúng không là rất cần thiết. (6) Kiểm toán việc xử lý các khoản nợ có vấn đề Trong quá trình hoạt động kinh doanh, ngân hàng có thể gặp phải các khoản nợ có vấn đề. Định nghĩa về khoản nợ có vấn đề có thể khác nhau do cách nhìn nhận, cách đánh giá giá trị của các khoản nợ của ban lãnh đạo ngân hàng. Tuy nhiên việc xác định một khoản nợ là có vấn đề không nên lệ thuộc vào việc khách hàng đã trễ hạn nợ bao nhiêu lâu, mặc dù đây là một dấu hiệu cần thiết mà quan trọng là cần xem xét khách hàng đang ở trong tình trạng tài chính như thế nào. Điều quan trọng là cách thức xử lý nợ có vấn đề của Ban lãnh đạo ngân hàng bởi vì việc theo dõi, xử lý nợ có vấn đề ảnh hưởng lớn đến tình hình tài chính của ngân hàng. Khi tiến hành kiểm toán nghiệp vụ này, kiểm toán viên cần quan tâm đến các vấn đề sau: Việc thực hiện các quy định về thẩm quyền xử lý các khoản nợ có vấn đề. Định nghĩa về khoản nợ có vấn đề của Ban lãnh đạo ngân hàng. Cách thức tiến hành việc trích lập các khoản dự phòng cần thiết, tính hợp lý của các khoản dự phòng đã trích lập, cách thức tiến hành việc xoá sổ các khoản nợ được coi là không có khả năng thu hồi vốn hoặc quá tốn kém trong việc thực hiện các thủ tục pháp luật. Quy định của ngân hàng về trách nhiệm lập báo cáo các khoản nợ có vấn đề, hình thức báo cáo, mức độ của báo cáo… Sau khi đã có những nhận xét chung, kiểm toán viên cần thực hiện các thử nghiệm cụ thể bằng các kiểm tra riêng lẻ một vài trường hợp cấp tín dụng để có các bằng chứng kiểm toán thích hợp cho đánh giá của mình về hệ thống kiểm soát nội bộ. Khi tiến hành kiểm tra các trường hợp riêng lẻ, kiểm toán viên cần so sánh việc thực hiện các bước trong quy trình cấp tín dụng, các tiêu chí phân loại khách hàng, cách thức cũng như các bước tiến hành phân loại khách hàng, quy trình kiểm tra, đánh giá tài sản thế chấp…đã được thực hiện trong thực tế với quy định sẵn có. Kiểm toán viên cũng cần phân tích đánh giá cả hai tình trạng: các quy định đã đặt ra và việc thực hiện các quy định đó để rút ra nhận xét về ưu nhược điểm của từng cơ chế. Sau khi kết thúc kiểm toán hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm toán viên cần đưa ra nhận xét về tính chính xác, hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ áp dụng tại ngân hàng và những đề nghị đối với các lĩnh vực cần được cải thiện Sau khi tiến hành kiểm toán hệ thống kiểm soát nội bộ, ._.