Tìm hiểu về kế toán nguyên vật liệu trong các Doanh nghiệp sản xuất theo phương pháp kê khai thường xuyên

hiếu để sản xuất ra sản phẩm hàng hóa, dịnh vụ đó là hệ thống nguyên vật liệu (NVL). Cùng với tiến trình phát triển ngày một mạnh của nền kinh tế trong nước, thì hoạt động của các doanh nghiệp sản xuất (DNSX) ngày một phát triển đa dạng và hoàn thiện hơn, hệ thống NVL được xuất nhập vào dùng cho quá trình sản xuất cũng ngày càng nhiều và phong phú hơn. Nhưng làm thế nào để kiểm soát được hết tất cả các NVL nhập vào và xuất ra của một doanh nghiệp thì lại đòi hỏi các doanh nghiệp sản xuất phải có những công cụ tốt hơn nhằm quản lý các hoạt động của mình. Trong đó đặc biệt chú ý đến công tác tổ chức hạch toán, kế toán về NVL trong các doanh nghiệp. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác kế toán NVL trong các doanh nghiệp , nên em đã chọn đề tài: “Tìm hiểu về kế toán NVL trong các DNSX theo phương pháp kê khai thường xuyên", để phần nào nêu lên được những thực trạng của công tác tổ chức kế toán NVL hiện nay và đưa ra những giải pháp nhỏ của mình để giúp cho quá trình sản xuất trong doanh nghiệp ở nước ta ngày một hoạt động có hiệu quả tốt hơn. Vì sự hiểu biết còn nhiều hạn chế nên bài viết của em chỉ có thể mô phỏng được phần nào những mặt ngoài tổng quát nhất của công tác kế toán NVL. Vì vậy em rất mong được sự góp ý và giúp đỡ của thầy giáo. Phần I những lý luận cơ bản về Nguyên vật liệu 1.1. Một số nội dung tổng quát về nguyên vật liệu 1.1.1. Khái niệm, đặc điểm, nhiệm vụ của công tác kế toán 1.1.1.1. Khái niệm Vật liệu là những đối tượng lao động, thể hiện dưới dạng vật hóa. Một trong những điều kiện thiết yếu để tiến hành sản xuất là đối tượng lao động. Vật liệu là những đối tượng lao động đã được thể hiện dưới dạng vật hóa như sắt, thép trong doanh nghiệp cơ khí chế tạo, bông trong doanh nghiệp dệt, da trong doanh nghiệp đóng giầy, vải trong doanh nghiệp may mặc... Khác với tư liệu lao động vật liệu chỉ tham gia vào một chu kì sản xuất nhất định và khi tham gia vào quá trình sản xuất, dưới tác động của lao động, chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất sản phẩm. Do vậy vật liệu thuộc tài sản lưu động, giá trị vật liệu thuộc vốn lao động dự trữ của doanh nghiệp. 1.1.1.2. Đặc điểm Vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định vào toàn bộ giá trị vật liệu được chuyển hết một lần vào chi phí kinh doanh trong kỳ. Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất, dưới tác động của lao động, nguyên vật liệu bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu. Đặc điểm của nguyên vật liệu tạo nên sự khác biệt giữa nó và tư liệu lao động, sức lao động. 1.1.1.3. Nhiệm vụ của công tác kế toán. - Theo dõi, phản ánh đúng, chính xác tình hình của nhập - xuất - tồn kho đối với từng vật liệu. - áp dụng các nghiệp vụ kết hợp phòng ban khác nhằm tính giá, thuế nguyên vật liệu đúng, phù hợp chế độ quy định, phù hợp đặc điểm riêng của từng doanh nghiệp. - Có nhiệm vụ vào việc kiểm kê kho đựng nguyên vật liệu, ghi chép đầy đủ, phản ánh kịp thời kết quả kiểm kê. - Phân bố giá trị vật liệu xuất đúng vào sản phẩm sản xuất kinh doanh, phù hợp với đối tượng sử dụng. - Nắm bắt số liệu thường xuyên, kịp thời, phân tích các số liệu nắm bắt các số liệu đó như: dự trữ, tồn kho, sử dụng nguyên vật liệu. Nhằm đánh giá tình hình thừa thiếu, từ đó có những ý kiến nhằm đề xuất với doanh nghiệp điều chỉnh kịp thời kế hoạch cung cấp, đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra đều đặn, liên tục. 1.1.2. Phân loại nguyên vật liệu Nhằm mục đích thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán người ta tiến hành phân loại vật liệu thành từng nhóm, loại theo những đặc trưng nhất định. 1.1.2.1. Phân loại dựa vào vai trò và tác dụng của vật liệu trong sản xuất. * Vật liệu có thể được chia thành: + Vật liệu chính: là vật liệu sau quá trình gia công chế biến sẽ cấu thành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm. VD: Bông ở nhà máy dệt, sắt ở nhà máy cơ khí... + Vật liệu phụ: là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất được sử dụng kết hợp với vật liệu chính nhằm làm thay đổi màu sắc, hình dáng, mùi vị hoặc dùng để bảo quản, phục vụ hoạt động của công nhân viên. Vật liệu phụ làm tăng thêm chất lượng của sản phẩm, kích thích thị hiếu của người tiêu dùng hoặc làm cho quá trình sản xuất được thuận lợi. + Nhiên liệu: là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất than, củi, điện, xăng... + Phụ tùng thay thế: gồm các chi tiết, phụ tùng cho việc thay thế, sửa chữa cho máy móc thiết bị phương tiện, vận tải. + Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: là những vật liệu doanh nghiệp mua về để nhằm mục đích đầu tư xây dựng cơ bản và các thiết bị máy móc mua về để chuẩn bị lắp đặt đưa vào sử dụng. + Phế liệu: là những vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hoặc thanh lý tài sản mà doanh nghiệp có thể sử dụng hoặc bán ra bên ngoài. + Các vật liệu khác: gồm những vật liệu còn lại ngoài những thứ kể trên. 1.1.2.2. Phân theo nguồn nguyên vật liệu + Nguyên vật liệu mua vào + Nguyên vật liệu tự sản xuất gia công + Nguyên vật liệu nhận vốn góp liên doanh + Nguyên vật liệu được biếu tặng, viện trợ không hoàn lại + Nguyên vật liệu phát hiện thừa trong kiểm kê 1.1.3. Tính giá nguyên vật liệu nhập - xuất kho Trong hạch toán vật liệu được tính theo giá thực tế (giá gốc). Tuỳ theo doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hay khấu trừ mà trong giá thực tế có thuế GTGT (nếu tính giá GTGT theo phương pháp trực tiếp) hay không có thuế GTGT (nếu tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ). + Với vật liệu mua ngoài: giá thực tế gồm giá mua ghi trên hóa đơn người bán (+) thuế nhập khẩu (nếu có) và các chi phí thu mua thực tế (chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí nhân viên thu mua, chi phí của bộ phận thu mua độc lập, tiền phạt lưu kho, lưu hàng, lưu bãi...) trừ các khoản giảm giá hàng mua được hưởng. + Với vật liệu tự sản xuất: Tính theo giá thành sản xuất thực tế + Với vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến: Giá thực tế gồm giá trị vật liệu xuất chế biến cùng các chi phí liên quan (tiền thuê gia công, chế biến, chi phí vận chuyển, bốc dỡ...). + Với vật liệu nhận đóng góp từ các đơn vị tổ chức, cá nhân tham gia liên doanh: giá thực tế là giá thỏa thuận do các bên xác định (+) chi phí tiếp nhận (nếu có). + Với vật liệu được tặng, thưởng: tính theo giá thị trường tương đương (+) chi phí tiếp nhận (nếu có). + Đối với vật liệu xuất dùng trong kỳ tính tuỳ theo đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp, vào yêu cầu quản lý và nghiệp vụ của cán bộ kế toán, có thể sử dụng một trong những phương pháp sau theo những nguyên tắc nhất quán trong hạch toán. =Phương pháp 1: Phương pháp giá đơn vị bình quân Theo phương pháp này, giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ được tính theo giá đơn vị bình quân (bình quân cả kỳ dự trữ, hay bình quân cuối kỳ trước hoặc bình quân sau mỗi lần nhập). Giá tt vật liệu xuất dùng = Số lượng vật liệu xuất dùng x Giá đơn vị bình quân Phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ tuy đơn giản, dễ làm nhưng độ chính xác không cao. Hơn nữa, công việc tính toán dồn vào cuối tháng gây ảnh hưởng đến công việc quyết toán nói chung. Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ = Giá trị thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Lượng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Phương pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước mặt dù khá đơn giản và phản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu trong kỳ tuy nhiên không chính xác vì không tính đến sự biến động của giá cả vật liệu kỳ này. Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước = Giá trị thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trước) Lượng thực tế vật liệu thực tế tồn kho đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trước) Phương pháp giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập lại khắc phục được nhược điểm của hai phương pháp trên, vừa chính xác vừa cập nhập. Nhược điểm của phương pháp này là tốn nhiều công sức, tính toán nhiều lần. Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập = Giá thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập Lượng thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập =Phương pháp 2: Nhập trước – xuất trước (FIFO) Theo phương pháp này số vật liệu nào vào kho trước thì được xuất ra khỏi kho trước, xuất hết số nhập thì mới xuất đến số nhập kho sau theo giá thực tế của từng số hàng được xuất và do vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá vật liệu mua vào sau cùng. Phương pháp này áp dụng trong điều kiện giá cả ổn định. =Phương pháp 3: Nhập sau – xuất trước (LIFO) Phương pháp này ngược với phương pháp Fifo. Ưu điểm hạn chế sự tác động của lạm phát đối với hàng tồn kho. =Phương pháp 4: Phương pháp trực tiếp (phương pháp giá thực tế đích danh). Theo phương pháp này vật liệu được xác định giá trị theo đơn chiếc hoặc theo từng lô hàng, được giữ nguyên từ lúc nhập vào đến lúc xuất dùng. Khi xuất số vật liệu nào sẽ được tính theo giá thực tế đích danh của số vật liệu đó. Phương pháp chỉ áp dụng đối với các vật liệu có giá trị cao, tính cách biệt lớn. =Phương pháp 5: Phương pháp giá hạch toán. Theo phương pháp này vật liệu xuất kho trong kỳ được ghi theo giá hạch toán (là một giá cố định trong kỳ, giá này có thể là giá kế hoạch hoặc giá thực tế của kỳ trước). Cuối kỳ, kế toán sẽ điều chỉnh trị giá hạch toán đến giá thực tế theo công thức. * Giá hạch toán. Giá hạch toán vật liệu xuất kho số lượng xuất x đơn giá hạch toán. Tuỳ theo đặc điểm riêng của doanh nghiệp về số lượng điểm vật liệu, số lần nhập, xuất, điều kiện cho hàng, trình độ kế toán viên và điều kiện vật chất trang thiết bị cho công tác kế toán để doanh nghiệp lựa chọn phương pháp thích hợp. 1.2. Kế toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên. 1.2.1. Thủ tục chứng từ + Căn cứ vào báo cáo nhận hàng, khi hàng về tới đơn vị, nếu xét thấy cần thiết doanh nghiệp có thể lập bản kiểm nhận để kiểm nhận vật liệu. Kiểm nhận về: số lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại. Bản này căn cứ vào kết quả kiểm thực tế để ghi vào biên bản: “Biên bản kiểm nhận vật tư”. Sau đó bộ phận cung ứng sẽ lập phiếu nhập kho vật tư trên cơ sở hóa đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nhận. Sau đó giao cho thủ kho, thẻ kho ghi sổ vật liệu thực nhập vào phiếu nhập kho – chuyển cho phòng kế toán để làm căn cứ ghi sổ. Nếu phát hiện thừa thiếu, sau quy cách, thủ kho phải báo cáo cho bộ phận cung ứng biết để cùng người giao hàng lập biên bản. + Chứng từ sử dụng: - Hóa đơn bán hàng - Hóa đơn VAT của người bán - Phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ… 1.2.2. Các tài khoản sử dụng + Tài khoản 151 “hàng mua đang đi đường” Đây là TK phản ánh quan hệ vật tư, công cụ, dụng cụ, hàng hóa mà doanh nghiệp đã mua, thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng cuối tháng hàng chưa về nhập kho đơn vị. Nợ: phản ánh giá trị hàng mua đi đường tăng Có: Phản ánh giá trị hàng mua đi đường tháng trước về nhập kho đơn vị tháng này. Dư nợ: Hàng mua đang đi đường + Tài khoản 152: “nguyên vật liệu” Là tài khoản phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm nguyên vật liệu của doanh nghiệp theo giá thực tế. Nợ: phản ánh thực tế vật liệu tăng do mua ngoài, do nhận góp liên doanh, biếu, tặng... Có: phản ánh thực tế vật liệu giảm. Dư nợ: phản ánh thực tế vật liệu hiện có Tài khoản này mở chi tiết cho từng loại vật tư chính, phụ, nhiên liệu... + Tài khoản 331 “phải trả cho người bán” + Tài khoản 133 “Thuế VAT đầu vào được khấu trừ”. + .... 1.2.3. Hạch toán nguyên vật liệu: 1.2.3.1. Hạch toán nghiệp vụ nhập kho NVL *NVL thu mua nhập kho: Trong nghiệp vụ thu mua, nhập kho NVL thì doanh nghiệp phải có hai loại chứng từ bắt buộc đó là “Hoá đơn bán hàng” (do người gửi cho doanh nghiệp) và “Phiếu nhập kho” (do cán bộ nghiệp vụ của doanh nghiệp lập), trường hợp NVL là nông lâm, thuỷ, hải sản mua trực tiếp của người sản xuất thì doanh nghiệp lập “Phiếu mua hàng” thay cho hoá đơn. Ngoài ra, trong các trường hợp đặc biệt, doanh nghiệp còn phải lập một số loại chứng từ khác như “Biên bản kiểm nghiệm vật tư”, “Biên bản xử lý vật tư thiếu”… Việc ghi chép nghiệp vụ thu mua và nhập kho NVL của kế toán phụ thuộc vào tình hình thu nhận các chứng từ trên. - Trường hợp hàng hoá cùng về: + Căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập và các chứng từ có liên quan, kế toán ghi: Nợ TK 152 – phần ghi vào giá NVL nhập kho Nợ TK 133 – thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Có TK 111, 112, 311, 331 – Giá hoá đơn - Trường hợp hàng đang đi đường: Khi kế toán chỉ nhận được hoá đơn mà chưa nhận được phiếu nhập kho thì lưu hoá đơn vào cặp hồ sơ hàng đang đi đường, nếu trong tháng hàng về thì ghi bình thường như trường hợp trên, nhưng nếu đến ngày cuối tháng, hàng vẫn chưa về thì căn cứ hoá đơn và các chứng từ có liên quan, kế toán ghi: Nợ TK 151 – phần được tính vào giá NVL Nợ TK 133 – thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Có TK 331 – Hoá đơn chưa trả tiền cho người bán Có TK 111, 112, 311…. – Hoá đơn đã thanh toán Sang các tháng sau, khi số hàng trên đã về kho, căn cứ vào phiếu nhập kho kế toán ghi: Nợ TK 152 Có TK 151 - Trường hợp hàng về chưa có hoá đơn: Khi kế toán chỉ nhận được phiếu nhập, chưa nhận được hoá đơn thì căn cứ vào lượng NVL thực tế nhập kho và giá tạm tính (giá hạch toán), kế toán ghi: Nợ TK 152 Có TK 331 Khi nhận được hoá đơn kế toán dùng bút toán ghi bổ sung, hoặc ghi số âm để điều chỉnh giá tạm tính thành giá hoá đơn và phản ánh số thuế GTGT được khấu trừ (nếu tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ). Chẳng hạn, khi giá hoá đơn lớn hơn giá tạm tính, kế toán ghi bút toán bổ sung: Nợ TK 152 – Giá nhập thực tế trừ (-) giá tạm tính Nợ TK 133 – Thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ Có TK 331 – Giá thanh toán trừ (-) giá tạm tính - Trường hợp doanh nghiệp ứng trước tiền hàng cho người bán: Khi ứng trước tiền, căn cứ vào chứng từ thanh toán, kế toán ghi. Nợ TK 331 Có TK 111,112,311 Khi người bán chuyển hàng cho doanh nghiệp, căn cứ vào hoá đơn phiếu nhập kho, kế toán ghi. Nợ TK 152 – Phần được ghi vào giá nhập kho. Nợ TK 133 – Thuế thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ Có TK 331 – Giá thanh toán theo hoá đơn. - Khi trả tiền cho người bán, nếu được hưởng chiết khấu thanh toán, thì khoản chiết khấu thực tế được hưởng ghi. Nợ TK 111 – Tiền mặt Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính (chiết khấu thanh toán). - Phản ánh cho phí phát sinh trong quá trình thu mua NVL. Nợ TK 152 – Phần được tính vào giá NVL Nợ TK 133 – Thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ Có TK 111,112,331… - Nếu khi nhập kho phát hiện thấy NVL thiếu so với hoá đơn, thì tuỳ theo nguyên nhân, kế toán ghi. Nợ TK 138 (1381) – Chờ xử lý Nợ TK 138 (1388) – Yêu cầu bồi thường v.v… Có TK 111,112,311,331 – Giá thanh toán của số NVL thiếu - Nếu khi nhập kho phát hiện thấy NVL thừa so với hoá đơn thì kế toán có thể ghi số thừa vào tài khoản 002 “ vật tư, hàng hoá giữ hộ” (nếu doanh nghiệp không mua số thừa) hoặc căn cứ vào giá hoá đơn của số vật liệu thừa, kế toán ghi. Nợ TK 152 Có TK 338 (3388) - Trường hợp khi nhận được “ Hoá đơn bán hàng” mà doanh nghiệp đã thanh toán một phần, số còn lại doanh nghiệp nhận nợ với người bán hoặc thanh toán bằng nhiều loại tiền thì kế toán căn cứ vào “hoá đơn bán hàng”… để ghi. Nợ TK 151,152 – Giá không có thuế GTGT Nợ TK 133 – Thuế GTGT Có TK 331 – Giá thanh toán ghi trên hoá đơn Phản ánh số tiền đã thanh toán, để ghi Nợ TK 331 Có TK 111,112,141,331… * Nhập kho NVL từ các nguồn khác: - Nếu nguyên liệu, vật liệu nhập khẩu về dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hoá, dịch vụ chịu thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ, ghi: Nợ TK 152 – nguyên liệu, vật liệu (Giá có thuế nhập khẩu) Có TK 331 – Phải trả cho người bán (số tiền phải trả cho người bán) Có TK 3333 – Thuế xuất, nhập khẩu (Chi tiết thuế nhập khẩu) Có TK 3332 – Thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có) Đồng thời phản ánh thuế giá trị gia tăng hàng nhập khẩu phải nộp được khấu trừ, ghi Nợ TK 133 – Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ Có TK 3331 – Thuế giá trị gia tăng phải nộp (33312 – Thuế giá trị gia tăng hàng nhập khẩu). - Đối với nguyên liệu, vật liệu nhập khẩu về để dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hoá, dịch vụ chịu thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp hoặc dùng cho sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ không chịu thuế giá trị gia tăng hoặc dùng cho hoạt động sự nghiệp, phúc lợi, dự án, ghi. Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu (Giá có thuế nhập khẩu và thuế giá trị gia tăng hàng nhập khẩu). Có TK 331 – Phải trả cho người bán Có TK 3333 – Thuế xuất nhập khẩu (chi tiết thuế nhập khẩu) Có TK 3332 – Thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có) Có TK 3331 – Thuế giá trị gia tăng phải nộp (33312) - NVL do tự chế, gia công xong, do nhận vốn kinh doanh bằng giá trị NVL… phản ánh nghiệp vụ nhập kho trong các trường hợp này, kế toán ghi. Nợ TK 152 – Giá thực tế NVL nhập kho Có TK 154 – Nhập kho NVL tự chế hoặc gia công Có TK 411 – Nhận vốn kinh doanh bằng NVL Có TK 128,222 – Nhận lại vốn góp liên doanh bằng NVL Có TK 338 – NVL vay mượn tạm thời của đơn vị khác Có TK 711 – Phế liệu thu hồi từ hoạt động thanh lý TSCĐ 1.2.3.2. Hạch toán nghiệp vụ xuất kho NVL Với những doanh nghiệp sử dụng phương pháp KKTX thì khi xuất kho NVL phải lập “Phiếu xuất kho” hoặc “Phiếu xuất vật tư theo hạn mức”, thủ kho và người nhận NVL phải làm thủ tục kiểm nhận lượng NVL xuất kho theo phiếu xuất. Kế toán tổng hợp các phiếu xuất NVL cho từng bộ phận sử dụng, xác định giá thực tế xuất kho để phân bố giá trị NVL xuất dùng vào chi phí sản xuất kinh doanh và ghi. Nợ TK 621 – Giá thực tế NVL sử dụng để chế biến sản phẩm Nợ TK 627 – Giá thực tế NVL phục vụ chung cho bộ phận sản xuất Nợ TK 641 – Giá thực tế NVL phục vụ cho bán hàng Nợ TK 642 – Giá thực tế NVL phục vụ cho QLDN v.v… Có TK 152 – Giá thực tế NVL xuất kho - Trường hợp doanh nghiệp xuất NVL để góp vốn liên doanh hoặc trả vốn góp liên doanh, căn cứ vào phiếu xuất kho và biên bản giao nhận vốn, kế toán ghi. Nợ TK 222 – Góp vốn liên doanh (theo giá thoả thuận) Nợ TK 411 – Trả vốn góp liên doanh (theo giá thoả thuận) Có TK 152 – Ghi theo giá thực tế xuất kho Nợ (Có) TK 412 – Chênh lệch giá (nếu có) - Xuất nguyên liệu, vật liệu sử dụng cho hoạt động xây dựng cơ bản hoặc sửa chữa lớn TSCĐ, ghi Nợ TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu - Trường hợp doanh nghiệp xuất kho NVL để gia công chế biến thêm trước khi đưa vào sử dụng, căn cứ vào giá thực tế của NVL xuất kho, kế toán ghi. Nợ TK 154 Có TK 152 Tập hợp chi phí phát sinh trong quá trình gia công hoặc tự chế NVL, kế toán ghi Nợ TK 154 Nợ TK 133 – Thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ (nếu có) Có TK 334, 338 – Chi phí nhân viên Có TK 331 – Tiền thuê gia công v.v… - Trường hợp doanh nghiệp xuất kho NVL để bán thì căn cứ vào giá thực tế, kế toán ghi Nợ TK 632 Có TK 152 Tiền thu được từ việc nhượng bán NVL, kế toán ghi. Nợ TK 111,112,131 – Số tiền thực thu Có TK 511 – Doanh thu Có TK 333 (3331) – Thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. - Nguyên liệu, vật liệu mua về không đúng chất lượng, quy cách, phẩm chất theo hợp đồng ký kết, phải trả lại người bán hoặc người bán giảm giá, thì khi xuất kho trả lại hoặc được giảm giá, ghi. Nợ TK 331 – Phải trả người bán Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu Có TK 133 – Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ (nếu có) - Trường hợp doanh nghiệp được hưởng chiết khấu thương mại (hồi khấu giảm giá…), kế toán ghi giảm giá NVL nhập kho trong kỳ bằng số âm. Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 111,112,331 1.2.3.3. Hạch toán kết quả kiểm kê cho NVL * Nguyên liệu, vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê đã xác định được nguyên nhân thì căn cứ nguyên nhân thừa để ghi sổ, nếu chưa xác định được nguyên nhân thì căn cứ vào giá trị nguyên liệu, vật liệu thừa ghi. Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3381 – tài sản thừa chờ giải quyết) - Khi có quyết định xử lý nguyên liệu, vật liệu thừa phát hiện trong kiểm kê, căn cứ vào quyết định xử lý, ghi. Nợ TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3381) Có các TK liên quan - Nếu xác định nguyên liệu, vật liệu không phải của doanh nghiệp thì ghi vào bên Nợ TK 002 “Vật tư, hàng hoá nhận giữ hộ, nhận gia công” . Khi trả lại nguyên liệu, vật liệu cho đơn vị khác ghi vào bên Có TK 002 (Tài khoản ngoài Bảng cân đối kế toán). - Nếu NVL thừa xác định là của doanh nghiệp, kế toán ghi. Nợ TK 152 Có TK 711 Nguyên liệu, vật liệu thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê * Mọi trường hợp thiếu hụt nguyên liệu, vật liệu trong kho hoặc tại nơi quản lý, bảo quản phải truy tìm nguyên nhân và xác định người phạm lỗi. Nếu phát hiện rõ nguyên nhân, căn cứ vào biên bản kiểm kê và quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền, ghi Nợ các TK liên quan Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu - Nếu giá trị nguyên liệu, vật liệu thiếu nằm trong phạm vi hao hụt cho phép (hao hụt vật liệu trong định mức), ghi. Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu - Nếu số hao hụt chưa xác định rõ nguyên nhân phải chờ xử lý, căn cứ vào giá trị hao hụt, ghi. Nợ TK 138 – Phải thu khác (1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý) Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu - Khi có quyết định xử lý, căn cứ vào quyết định, ghi. Nợ TK 111 – Tiền mặt Nợ TK 138 – Phải thu khác (1388) (Bắt người phạm lỗi phải bồi thường) Nợ TK 334 – Phải trả công nhân viên (nếu trừ vào tiền lương của người phạm lỗi). Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (Giá trị nguyên vật liệu phát hiện thiếu sau khi trừ số thu bồi thường). Có TK 138 – Phải thu khác (1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý). Hạch toán tổng hợp quá trình luân chuyển NVL được thể hiện qua sơ đồ sau:Sơ đồ hạch toán NVL theo phương pháp KKTX Phần II Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất hiện nay và một số ý kiến đóng góp. 2.1. Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất Nhìn chung việc vận dụng chế độ kế toán NVL được thực hiện tương đối nhanh, công tác kế toán NVL về cơ bản đã đảm bảo tuân thủ chế độ kế toán đã ban hành. Tình hình Nhập - Xuất - Tồn NVL ở các doanh nghiệp được theo dõi và phản ánh một cách nhanh chóng, cung cấp kịp thời số liệu cho việc tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm. Ngoài ra, trên cơ sở thực tế, các doanh nghiệp đã biết sử dụng các phương tiện hiện đại như hệ thống sổ sách, hệ thống máy tính, sử dụng phần mềm kế toán nên việc kiểm tra dề dàng, giảm khối lượng ghi chép hàng ngày, đảm bảo công việc được tiến hành song song, đồng đều ở các khâu, số liệu kịp thời, chính xác, phục vụ nhạy bén cho yêu cầu quản lý. Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm trên công tác quản lý và kế toán NVL ở doanh nghiệp còn một số tồn tại như: 2.1.1. Về công tác quản lý NVL - Nhiều doanh nghiệp có nhiều loại NVL, nhiều quy cách khác nhau nhưng có một số doanh nghiệp chưa sử dụng “Sổ danh điểm NVL”, chưa tạo lập một bộ mã NVL để phục vụ cho công tác quản lý theo dõi NVL dễ dàng chặt chẽ. Khi không quản lý phân loại vật liệu rõ ràng thì sẽ không tính được giá trị đúng của nó. Từ đó thủ kho sẽ lợi dụng ghi chép, đưa vật liệu vào những khoản mục không đúng để bòn rút vật liệu ra bên ngoài, để sử dụng cho mục đích riêng của mình. - Hệ thống kho tàng chưa được chú ý gây hư hỏng cho NVL. NVL được bảo quản và dự trữ ở nhiều nơi khác nhau, lại do nhiều người quản lý. Mặt khác do tính đa dạng của NVL nên điều kiện bảo quản cũng rất khác nhau tuỳ thuộc vào yêu cầu bảo quản của từng loại vật liệu. Vì thế việc kiểm soát vật chất, kiểm kê, quản lý và sử dụng NVL sẽ gặp rất nhiều khó khăn, đôi khi có sự nhầm lẫn, sai sót và dễ bị gian lận. - Trong các doanh nghiệp hiện nay vẫn còn tồn tại tình trạng NVL mua về không được kiểm tra kỹ về chất lượng và quy cách NVL nên gây ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng của sản phẩm được sản xuất. 2.1.2.Về đánh giá vật liệu ở doanh nghiệp Trong công tác kế toán NVL ở các doanh gnhiệp, vật liệu được tính theo giá thực tế - là loại giá được hình thành trên cơ sở các chứng từ hợp lệ chứng minh các khoản chi hợp pháp của doanh nghiệp. - Việc xác định giá thực tế của NVL nhập kho được dựa trên hoá đơn chứng từ và các chi phí khi mua. Trong điều kiện hiện nay, việc áp dụng luật thuế GTGT vào công tác hạch toán mua và nhập kho NVL dùng để sản xuất sản phẩm thuộc diện chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp cũng như khấu trừ đã được thực hiện theo đúng quy định của Bộ Tài Chính ban hành. Tuy nhiên, bên cạnh đó còn tồn tại một số khó khăn tại các doanh nghiệp liên quan đến các hoá đơn chứng từ thuế GTGT về việc mua sắm NVL. Như chúng ta đã biết các hoá đơn chứng từ này là cơ sở pháp lý để chứng minh nghiệp vụ kế toán phát sinh, là cơ sở để kế toán hạch toán quá trình mua sắm NVL nhưng từ khi áp dụng thuế mới việc thực hiện những quy định về hoá đơn chưa đồng bộ đã gây trở ngại cho các doanh nghiệp được khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Các doanh nghiệp này phải chọn doanh nghiệp cung ứng vật tư cho mình cũng là nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ để có được hoá đơn đầu vào để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Như vậy, phạm vi lựa chọn người cung ứng NVL bị hạn chế làm cho doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn nhất định. Bên cạnh đó, việc xuất hiện các hoá đơn khống giả cũng gặp khó khăn cho các kế toán mua NVL. - Việc tính giá thực tế của NVL xuất kho được căn cứ vào đặc điểm của doanh nghiệp mà doanh nghiệp áp dụng các phương pháp tính giá vật liệu xuất kho khác nhau. Nhưng để tính được giá thực tế của vật liệu xuất kho đòi hỏi phải xác định được lượng vật liệu xuất kho căn cứ vào các chứng từ xuất. Tuy nhiên trên thực tế có những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật liệu với quy cách, mẫu mã khác nhau, giá trị thấp và được xuất dùng thường xuyên nên các doanh nghiệp này không có điều kiện kiểm kê từng vụ xuất kho. Do vậy việc tính giá được tiến hành cho số lượng vật liệu tồn kho thực tế cuối kỳ sau đó mới xác định đuợc giá thực tế của vật liệu xuất trong kỳ. Giá tt vật liệu tồn kho cuối kỳ = Số lượng vật liệu tồn kho cuối kỳ x Đơn giá vật liệu nhập lần cuối Giá thực tế VL xuất dùng = Giá tt vật liệu tồn đầu kỳ + Giá tt vật liệu mua trong kỳ - Giá tt vật liệu tồn cuối kỳ 2.1.3.Về công tác kế toán chi tiết NVL - Thủ tục nhập xuất kho NVL ở nhiều doanh nghiệp vẫn tồn tại kế toán kiêm thủ kho. - Việc lên kế hoạch sản xuất từng tháng, từng quý hay theo từng lô hàng sản xuất vẫn còn tuỳ tiện. Khi thiếu NVL mới bắt đầu nhập hàng hoặc xuất hàng. Như vậy, gây ảnh hưởng không nhỏ đến giá thành sản phẩm, chất lượng sản phẩm và gây tình trạng lãng phí, không tiết kiệm NVL cho sản xuất. 2.2. Một số ý kiến đóng góp Hầu hết ở các doanh nghiệp công tác quản lý, tổ chức và hạch toán NVL còn chưa chặt chẽ, nhiều lỗ hổng cần phải khắc phục để giúp cho việc sản xuất, tính giá thành được thuận tiện hơn, để mang lại hiệu quả hơn cho các doanh nghiệp. Sau đây là một số ý kiến nhỏ của em: aMột là:Về phía các cơ quan quản lý - Nắm bắt được thực trạng của các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường. - Quy định và hướng dẫn cụ thể đối với từng doanh nghiệp, tránh tình trạng áp dụng không đồng bộ hoặc làm cho các doanh nghiệp không hiểu được bản chất của những quan điểm mới. - Quản lý chặt chẽ việc thực hiện để trong quá trình đó, nếu có gì vướng mắc sẽ xử lý và giải quyết kịp thời, đặc biệt đối với hai luật thuế hiện nay là thuế GTGT và TNDN. Cơ quan thuế cần phổ biến rộng rãi, cung cấp dễ dàng, đầy đủ hoá đơn bán hàng cho các doanh nghiệp cũng như cơ hội kinh doanh và kiên quyết xử phạt cơ sở kinh doanh không chịu xuất hoá đơn khi bên mua yêu cầu hoặc sử dụng hoá đơn chứng từ giả. aHai là:Về tổ chức bộ máy kế toán - Cần phải đào tạo và chọn được một đội ngũ làm công tác kế toán phù hợp với điều kiện của nền kinh tế. Họ phải có trình độ chuyên môn cao trong nghề nghiệp, phải có tính trung thực và có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc. - Thường xuyên phổ biến những thay đổi trong chính sách cho đội ngũ kế toán, giúp cho họ nẵm kiến thức một cách kịp thời, nhanh chóng. - Tổ chức, chấn chỉnh lại bộ máy công tác tổ chức sao cho phù hợp, chặt chẽ giúp cho quá trình sản xuất có hiệu quả. aBa là:Về việc lập sổ danh điểm NVL “Sổ danh điểm NVL” là cơ sở tập hợp toàn bộ các NVL mà doanh nghiệp đang sử dụng. Trong sổ danh điểm NVL, NVL được theo dõi từng loại, từng nhóm, từng thứ NVL một cách chặt chẽ giúp cho công tác quản lý và hạch toán NVL được thống nhất và dễ dàng. Mỗi loại, mỗi nhóm, mỗi thứ NVL được quy định một mã riêng, sắp xếp một cách có trật tự, thuận lợi khi sử dụng. Việc tạo mã cho từng loại NVL giúp cho người quản lý dễ dàng trong công tác kiểm tra nhập xuất tồn và lên kế hoạch cho từng loại NVL. aBốn là: Nâng cấp, hiện đại hệ thống kho tàng dự trữ NVL Bất kỳ một doanh nghiệp sản xuất nào cũng đều cần có một hệ thống kho đảm bảo cho quá trình nhập xuất được liên tục và đảm bảo NVL được bảo quản tốt. NVL khi nhập kho được đưa vào kho nên xây dựng gần phân xưởng sản xuất tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình sản xuất, tiết kiệm được khâu vận chuyển. Có hệ thống kho tốt sẽ đảm bảo cho quá trình quản lý NVL được tốt, không bị mất mát và thủ kho có thể kiểm soát được tình hình nhập xuất kho NVL cho sản xuất. Kho khi xây dựng phải đảm bảo về ánh sáng, độ ẩm không được cao. Nếu kho ẩm thấp dễ gây ảnh hưởng đến NVL như ôxi hoá, ẩm ướt, ảnh huởng đến sản phẩm sản xuất. aNăm là: Hoàn thiện thủ tục Nhập - Xuất NVL Hiện nay tại không ít doanh nghiệp có hiện tượng nhập xuất NVL không theo kế hoạch đã định sẵn mà chỉ dựa vào bộ phận sản xuất báo sắp hết NVL thì lúc đó mới bắt đầu nhập NVL và xuất cho sản xuất. Việc này gây ảnh hưởng không nhỏ đến sản xuất. Để khắc phục tình trạng này, các doanh nghiệp phải tổ chức ra một phòng riêng biệt chuyên thực hiện nhiệm vụ mua hàng nhưng không được chuyển giao quyền quyết định mua cho phòng đó. Mua NVL, nhận NVL và ghi sổ NVL tồn kho phải được quy trách nhiệm cho các phòng ban khác nhau: bộ phận kho hoặc phòng kế hoạch sẽ lên kế hoạch mua hàng sau đó chuyển qua cấp có thẩm quyền về sự hợp lý và tính có thật của nhu cầu mua, cuối cùng sẽ chuyển kế hoạch mua NVL qua phòng thu mua để có căn cứ lập đơn đặt mua hàng theo kế hoạch thu mua đó. Để tránh tình trạng NVL mua về có sự thông đồng ._.