Tìm hiểu về chương trình kiểm toán chung và quy trình kiểm soát chất lượng kiểm toán và công tác kế toán của công ty của công ty

LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay, kiểm toán đang là mối quan tâm của nhiều quốc gia trên thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng. Xuất phát từ tầm quan trọng của hoạt động kiểm toán, mặc dù rất mới nhưng đã có một vị trí không thể thiếu trong nền kinh tế và tất yếu sẽ xuất hiện nhiều loại hình kiểm toán khác nhau. Ở Việt Nam, dịch vụ kiểm toán rất phát triển, nó được coi là một dịch vụ mang tính chuyên nghiệp cao, có ý nghĩa lớn trong việc tạo lập môi trường kinh doanh minh bạch và hiệu quả. Tuy hoạt động kiểm toán chỉ mới được phát triển ở nước ta mấy năm từ khi cơ chế đổi mới, nhưng đã có một vị trí không thể thiếu được trong nền kinh tế nhất là kiểm toán tài chính. Vì kiểm toán tài chính là hoạt động cơ bản, nó xác định tính trung thực, hợp lý và bày tỏ ý kiến về các bản khai tài chính của các thực thể kinh tế do kiểm toán viên có trình độ nghiệp vụ tương xứng đảm nhận dựa trên hệ thống pháp lý có hiệu lực. Hoạt động kiểm toán độc lập hình thành và phát triển cùng với sự phát triển của nền kinh tế thị trường, và đã trở thành nhu cầu tất yếu đối với hoạt động kinh doanh và nâng cao chất lượng quản lý của doanh nghiệp. Từ khi Nghị định số 105 ngày 30/3/2004 của Chính phủ ra đời, đã mở ra một thị trường to lớn cho các công ty kiểm toán và cũng sau Nghị định này ra đời do nhu cầu về kiểm toán độc lập của các doanh nghiệp nên đã tạo điều kiện các công ty kiểm toán ngày càng phát triển. Tuy nhiên, kiểm toán tài chính vẫn được xem là một dịch vụ quan trọng và có triển vọng phát triển trong nền kinh tế thi trường, vì đối tượng của kiểm toán tài chính là các bảng khai tài chính, bộ phận quan trọng của bản khai này là các báo cáo tài chính do các nhà doanh nghiệp lập ra và được quan tâm của nhiều đối tượng khác nhau để đưa ra các quyết định phù hợp với yêu cầu của nền kinh tế, cũng như trong công tác quản lý. Là sinh viên chuyên ngành kiểm toán, được trang bị những kiến thức cơ bản về kiểm toán và hiểu sâu hơn về loại hình hoạt động kiểm toán độc lập, trong lĩnh vực tư vấn kiểm toán, dịch vụ tư vấn thuế, tư vấn tài chính. Trong thời gian thực tập tại Công ty Kiểm toán và Định giá Việt Nam, em đã từng bước tìm hiểu về cơ cấu bộ máy tổ chức của công ty, tìm hiểu về chương trình kiểm toán chung và quy trình kiểm soát chất lượng kiểm toán và công tác kế toán của công ty. Các vấn đề em tìm hiểu về công ty được trình bày trong chuyên đề thực tập tổng hợp bao gồm các nội dung sau: Chương I : Tổng quan chung về Công ty TNHH Kiểm toán và Định giá Việt Nam Chương II : Tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Kiểm toán và Định giá Việt Nam Chương III: Khái quát quy trình kiểm soát chất lượng hoạt động của Công ty TNHH Kiểm toán và Định giá Việt Nam. CHƯƠNG I TỔNG QUAN CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN VÀ ĐỊNH GIÁ VIỆT NAM (VAE) 1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty VAE. Tên công ty : Công ty TNHH Kiểm toán và Định giá Việt Nam Tên tiếng Ạnh : Vietnam Auditing and Evaluation limited company Tên giao dịch : VAE Văn phòng chính tại Hà Nội : Tầng 11, toà nhà Sông Đà, 165 Cầu Giấy, Hà Nội Tel : 844.2670492 844.2670491 Email : vae co@fpt.vn Công ty được thành lập dựa trên cơ sở giấy chúng nhận kinh doanh số 0103000692 ngày 21/12/2001 do Sở kế hoạch và đầu tư Hà Nội cấp. Qua 5 năm hoạt động công ty đã thay đổi tên nhiều lần và có thể chia ra làm ba giai đoạn chủ yếu sau: Giai đoạn đầu: được tính từ ngày 21/12/2001 đến đầu năm 2004. Công ty VAE là công ty cổ phần và thuộc quyền sở hữu của các cổ đông và có trụ sở tại: 466 Nguyễn Trí Thanh quận Đống Đa Thành Phố Hà Nội. Với vốn điều lệ là một tỷ đồng, Công ty có khoảng 10 nhân viên, cơ sở vật chất của công ty chưa có nhiều nên công ty còn gặp nhiều khó khăn. Từ khi thành lập đến nay công ty đã thay đổi 6 lần giấy phép kinh doanh do tăng các loại hình dịch vụ cung cấp, do thay đổi trụ sở chính, thay đổi vốn điều lệ. Trong thời gian này công ty quản lý theo từng lĩnh vực chuyên môn khác nhau như kiểm toán tài chính, tư vấn và định giá, kiểm toán đầu tư xây dựng cơ bản. Năm 2002, để thuận lợi cho việc hoạt động và mở rộng quy mô, công ty chuyển trụ sở đến số nhà 5 dãy D số 142 Đường Đội Cấn, phường Đội Cấn, Quận Ba Đình, Thành Phố Hà Nội, tuy nhiên đây vẫn là trụ sở đi thuê. Năm 2003 công ty từng bước ổn định và kinh doanh mở rộng hơn. Giai đoạn sau: 30/03/2004 Chính Phủ ban hành nghị định số 105 đã tạo điều kiện thuận lợi về thị trường cho các công ty kiểm toán, để đáp ứng nhu cầu của thị trường cũng như để tạo môi trường làm việc ổn định cho cán bộ công nhân viên với mục đích lâu dài, công ty đã mua trụ sở tai tầng 11 Toà nhà Sông Đà, số 165 Đường Cầu Giấy, Hà Nội, đây là trụ sở chính của công ty. Cũng trong thời gian này, để phục vụ cho việc mở rộng thị trường công ty tăng vốn điều lệ lên 2 tỷ đồng, và công ty cũng thay đổi tổ chức quản lý đó là thực hiện khoán doanh thu, khoán các khoản chi phí chi điện thoại, khoán quỹ lương về các phòng nghiệp vụ. Điều này làm tăng hiệu quả công việc và nâng cao trách nhiệm của cán bộ công nhân viên. Đến 01/10/2006, Công ty chuyển sang Công ty TNHH nhiều thành viên, cơ cấu tổ chức theo Luật doanh nghiệp, nhưng chức năng các phòng nghiệp vụ vẫn giữ như cũ. Công ty đã mở chi nhánh, văn phòng đại diện trong nước: Thành Phố Hồ Chí Minh, Sơn La, Hà Giang. Hiện nay vốn điều lệ của Công ty là khoảng 3 tỷ đồng và Công ty nằm trong 12 công ty kiểm toán có khả năng được thẩm định giá trị của một doanh nghiệp. 2 Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty VAE 2.1 Đặc thù về tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty. Để tạo điều kiện phát triển công ty ngày càng lớn mạnh trong những năm tới, công ty đã dần thay đổi và hoàn thiện bộ máy quản lý theo hướng mới, với nguyên tắc tổ chức của Công ty VAE tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tự nguyện, bình đẳng, dân chủ và tôn trọng pháp luật. + Cơ quan quyết định cao nhất của công ty là Hội đồng thành viên. Ban kiểm soát được lập từ thành viên của Hội đồng. + Tổng giám đốc công ty do Hội đồng thành viên bầu và miễn nhiệm và là người điều hành kinh doanh của công ty. Các Phó giám đốc và kế toán trưởng do Tổng giám đốc chỉ định và được phê chuẩn bởi Hội đồng thành viên.Sau đây là Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty: CÁC VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN TP HỒ CHÍ MINH HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN TỔNG GIÁM ĐỐC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC HỘI ĐỒNG KHOA HỌC PHÒNG NGHIỆP VỤ I PHÒNG NGHIỆP VỤ II PHÒNG NGHIỆP VỤ III SƠN LA HÀ GIANG PHÒNG TỔNG HỢP Sơ đồ 1.1: Bộ máy tổ chức của Công ty 2.2 Chức năng nhiệm vụ các phòng ban trong Công ty VAE à Hội đồng thành viên: gồm các thành viên, là cơ quan quyết định cao nhất của Công ty, có quyền quyết định chiến lược phát triển và kế hoạch phát triển hàng năm của công ty, quyết định các mức lương thưởng và lợi ích khác đối với Chủ tịch hội đồng thành viên, có quyển bầu, bãi nhiệm Chủ tịch hội đồng thành viên, Tổng Giám đốc, Phó Tổng giám đốc. Nhiệm kỳ của hội đồng thành viên là hai năm. à Tổng Giám đốc: Tổng Giám đốc do hội đồng thành viên bầu chọn, là người trực tiếp điều hành các hoạt động hằng ngày, phụ trách tài chính, tổ chức phòng nghiệp vụ II, tổng hợp điều hành công ty theo đúng nghị quyết của Hội đồng thành viên và của Ban Giám đốc. à Các Phó tổng giám đốc: là người phụ trách từng phòng ban nghiệp vụ, các văn phòng đại diện của công ty. Các Phó Tổng giám đốc sẽ thay mặt Tổng Giám đốc, giải quyết một số công việc khi Tổng Giám dốc vắng mặt. Hai Phó Tổng Giám đốc, mỗi người chịu một lĩnh vực tài chính và xây dựng. à Hội đồng khoa học: Bộ phận này giữ vai trò quan trọng trong việc tham mưu cho Hội đồng thành viên và Ban giám đốc công ty trong việc đưa ra những quyết định kinh doanh. Hội đồng khoa học còn tham gia vào việc cải tiến và hoàn thiện quy trình kiểm toán, tham gia đào tạo các cán bộ công nhân viên của công ty. à Các phòng nghiệp vụ của công ty: Đây là bộ phận trực tiếp thực hiện các hợp đồng kinh doanh, trực tiếp cung cấp các dịch vụ cho khách hàng và tạo lợi nhuận cho công ty, dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Phó tổng giám đốc. Tại mỗi phòng nghiệp tổ chức theo phương thức bổ ngang tức là trong một phòng đều cung cấp các dịch vụ kiểm toán tài chính, kiểm toán quyết toán vốn đầu tư, tư vấn… à Phòng tổng hợp: Phòng tổng hợp bao gồm bộ phận kế toán và bộ phận hành chính. Bộ phận kế toán có nhiệm vụ giúp Ban Giám đốc quản lý mọi hoạt động tài chính của công ty, kiểm tra việc thực hiện các chỉ têu tài chính, bộ phận kế toán theo dõi và quản lý tài sản của công ty, các nguồn lực của công ty…Bộ phận hành chính làm nhiệm lễ tân, tiếp khách hàng, kiểm tra, quản lý các giấy tờ công văn được chuyển đến công ty và thông báo cho những người có liên quan Các văn phòng đại diện của công ty tại các tỉnh và thành phố, có nhiệm vụ giao dịch và khai thác khách hàng, ký kết hợp đồng. Khi các hợp đồng đã được ký kết công ty sẽ phân công các nhân viên phù hợp tại trụ sở để tiến hành công việc. 3 Kết quả kinh doanh và tình hình tài chính của Công ty VAE Từ khi được thành lập đến nay, Công ty đã không ngừng phát triển cả về quy mô và chất lượng dịch vụ, nhất là từ khi chuyển sang công ty TNHH nhiều thành viên doanh thu cũng như uy tín của công ty ngày càng lớn và đã có một vị thế trong các công ty kiểm toán độc lập. Thể hiện trước hết là doanh thu của công ty không ngừng tăng lên nhanh chóng, có năm tăng đột biến cụ thể ta có bảng cơ cấu doanh thu của công ty: (Đơn vị : 1.000 đồng ) Chỉ tiêu Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006 1.Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 4.115.687 12.000.445 13.000.000 2.Giá vốn hàng bán 2.150.315 8.900.540 9.190.000 3.Thuế TNDN 290.000 560.050 450.150 4.Lợi nhuận sau thuế 1.189.424 2.150.860 2.225.370 Bảng 1.1: Báo cáo kết quả kinh doanh tóm tắt của công ty (số liệu lấy từ báo cáo kết quả kinh doanh của công ty) Qua số liệu ta thấy doanh thu của công ty tăng khá nhanh trong năm 2005 so với năm 2004 là hơn 7 tỷ đồng, tương đương với tăng 291%, nguyên nhân tăng nhanh trong năm 2005 là do thị trường của công ty mở rộng, hiệu quả của quản lý theo cơ chế mới. Mặt khác Chính phủ ban hành Quyết Định 105 cũng ảnh hưởng lớn đến các công ty kiểm toán, về mặt mở rộng thị trường cho các công ty hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ kiểm toán.Một ảnh hưởng không nhỏ tới doanh thu của công ty là: hiện nay các công ty Nhà Nước đang trong quá trình cổ phần hoá vì thế dịch vụ định giá phát triển, làm cho doanh thu của công ty trong lĩnh vực này tăng lên, hơn nữa nhu cầu về thay đổi cơ chế quản lý doanh nghiệp trên thị trường cũng làm cho dịch vụ định giá tài sản tăng lên, dịch vụ định giá được xem như thế mạnh của công ty. Thêm vào đó là do sự phát triển của cơ chế thị trường đòi hỏi các doanh nghiệp không ngừng cải thiện chất lượng quản lý nên dịch vụ về tư vấn cũng tăng, góp phần làm tối đa hoá lợi ích của nhà nước và của doanh nghiệp. Năm 2001 đánh dấu sự ra đời của công ty, trong năm mới hoạt động do còn mới tiếp xúc với thi trường, nên khách hàng chưa nhiều ảnh hưỡng đến doanh thu và đời sống công nhân viên tại công ty. Tuy nhiên, gần đây công ty đã hoạt động hiệu quả và mang lại lợi ích không nhỏ cho công nhân viên ở công ty. Từ năm 2003 mức lương của nhân viên liên tục tăng cụ thể ta có bảng sau: (đơn vị: VND) chỉ tiêu Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006 Mức lương trung bình 2.800.000 4.200.000 4.500.000 Bảng 1.2: mức lương trung bình của công ty (số liệu được lấy từ báo cáo tổng kết các năm) Hàng năm, đội ngũ công nhân viên của công ty tăng khoảng 20 người, công ty có đội ngũ công nhân viên lớn mạnh, có chuyên môn cao và thường xuyên được đào tạo để tiếp thu những quy định, chính sách mới của Nhà nước và các cơ quan có thẩm quyền. Hiện nay trong công ty dao động trong khoảng 100 người, năm 2005 có 10 người có chứng chỉ quốc gia, trong năm 2006 số chứng chỉ được tăng lên là 12 người, cùng với nhân viên nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực kiểm toán và các nhân viên được đào tạo chứng chỉ về định giá. Ngoài ra, công ty còn luôn quan tâm đến đời sống của nhân viên tạo điều kiện cho học tập thêm, nghiên cứu thêm về nghiệp vụ của bản thân không ngừng nâng cao trình độ, để tư vấn hoặc chuyên gia cho khách hàng đúng mục đích và năng lực, chuyên môn. 4 Đặc điểm quy trình kiểm toán chung của công ty. Trong mỗi công ty sẽ có quy trình kiểm toán của riêng mình, một quy trình khoa học và chất lượng sẽ tạo thành công bước đầu cho cuộc kiểm toán. Do vậy, công ty TNHH Kiểm toán và Định giá Việt Nam đã có chương trình kiểm toán chung cụ thể, khoa học, hiệu quả và phù hợp với công ty. Quy trình kiểm toán công ty gồm các bước sau: 4.1 Lập kế hoạch kiểm toán. Bước đầu một cuộc kiểm toán được đánh dấu của việc ký kết hợp đồng kiểm toán, bên khách hàng sẽ gửi Thư mời kiểm toán và được chấp thuận của công ty kiểm toán. Sau đó, tiến hành ký kết cung cấp dịch vụ cho khách hàng và để ký một hợp đồng với khách hàng công ty phải căn cứ vào khả năng của mình và nhu cầu của khách hàng, đồng thời công ty phải xem xét uy tín, danh tiếng của công ty thực hiện hợp đồng đó. Trước khi ký kết hợp đồng kiểm toán với khách hàng, công ty kiểm toán sẽ xem xét mục đích của cuộc kiểm toán của khách hàng để có định hướng sơ bộ ban đầu cho hợp lý. Nếu công ty thấy có thể chấp nhận được hợp đồng, công ty tiến hành lập kế hoạch kiểm toán. Kế hoạch kiểm toán đối với mỗi cuộc kiểm toán cụ thể được các chủ nhiệm kiểm toán lập khi đã tiến hành khảo sát sơ bộ về khách hàng, kế hoạch này được lập căn cứ vào chương trình kiểm toán chung của công ty. Bước đánh giá rủi ro kiểm toán được các chủ nhiệm kiểm toán đánh giá chủ yếu thông qua kinh nghiệm của họ và căn cứ vào cuộc kiểm toán đối với các công ty hoạt động cùng lĩnh vực với khách hàng mà công ty đã kiểm toán trước đó. Sau đó, chủ nhiệm kiểm toán xem xét đến tính hoạt động liê tục của công ty khách hàng dể đưa ra ý kiến cho phù hợp, làm giảm rủi ro kiểm toán cho công ty. Cũng trong giai đoạn này, các chủ nhiệm kiểm toán phân công các kiểm toán viên thực hiện các công việc phù hợp với chuyên môn của từng người. Từng khoản mục sẽ được công ty xây dựng kế hoạch kiểm toán chi tiết. Khi bắt đầu kiểm toán một khoản mục công ty đưa ra một số lưu ý đối với kiểm toán viên được phân công thực hiện khoản mục đó, đồng thời xem xét các mục tiêu kiểm toán đối với khoản mục này, các công việc mà kiểm toán viên cần thực hiện đối với khoản mục cần kiểm toán: + Một là: Kiểm tra hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty khách hàng đối với các khoản mục đang kiểm toán đối với từng khoản mục cụ thể. Do khách hàng là da dạng, nên kiểm toán viên phải vận dụng linh hoạt chương trình kiểm toán đã xây dựng để đạt được hiệu quả cao nhất cho cuộc kiểm toán. Trong bước đánh giá này công ty thường xem xét việc thực hiện các chính sách, các quy chế quản lý đối với các khoản mục, xem xét việc ghi chép kế toán có tuân thủ chế độ kế toán và các quy định có liên quan đang có hiệu lực hay không. Ngoài ra kiểm toán viên có thể xem xét các dấu hiệu của sự phê duyệt của các nhà quản lý công ty khách hàng. + Hai là: Phân tích soát xét. So sánh số dư các khoản mục trong năm tài chính đang đựơc kiểm toán với tổng số dồn tích phát sinh trong kỳ, hoắc với số dư cùng kỳ năm trước. Kiểm toán viên có thể so sánh thêm các chỉ tiêu các khoản mục với tổng số các khoản mục, hoặc tính toán phân tích các tỷ suất trong một số khoản mục đặc biệt như tài sản, doanh thu, phải thu, phải trả…, phân tích xem xét tính phù hợp các khoản mục, và so với tình hình chung qua các năm sự biến động bất thường của khoản mục nghi vấn. + Ba là: Kiểm tra chi tiết. Trong bước công việc này kiểm toán viên tiến hành kiểm tra chi tiết dối với các khoản mục cụ thể để tìm và soát xét sai phạm. Đây là công việc chủ yếu của một cuộc kiểm toán và chiếm tỷ trọng lớn trong thời gian để thực hiện một cuộc kiểm toán cụ thể: Kiểm toán viên tiến hành đối chiếu các số liệu trên các sổ sách kế toán của khách hàng với nhau để kiểm tra. Xem xét. Nếu số lượng quá lớn, kiểm toán viên có thể thực hiện chọ mẫu để kiểm tra tính chính xác, đầy đủ và hợp lý của việc ghi chép các nghiệp vụ phát sinh. Đối với các khoản mục cụ thể, công ty đều xây dựng thủ tục rà soát đối ứng để tìm và kiểm tra các đối ứng bất thường. Khi thực hiện kiểm tra chi tiết các kiểm toán viên yeu cầu khách hàng cung cấp đầy đủ các giấy tờ càn thiết cho công việc của mình và mọi phát hiện của kiểm toán viên đều phải được ghi chép đầy đủ, đây sẽ là cơ sở để đưa ra ý kiến kiểm toán. Trong chương trình kiểm toán chung có hướng dẫn chi tiết, cụ thể. Thông qua việc kiểm tra chi tiết này để kiểm toán viên cũng có thẻ đánh giá về hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty khách hàng. Các thủ tục kiểm toán bổ sung cũng được công ty xây dựng cho từng khoản mục, để kiểm toán viên khi thấy cần thiết sẽ áp dụng kinh hoạt thr tục này, chánh việc kiểm toán viên tự ý đưa ra những thủ tục bổ sung không cần thiết. 4.2 Thực hiện kiểm toán. Công ty tiến hành thực hiện cuộc kiểm toán trên cơ sở kế hoạch kiểm toán đã được xây dựng trước. Các kiểm toán viên phải thực hiện đầy đủ các bước công việc trong kế hoạch kiểm toán đã lập. Khi thực hiện các kiểm toán viên không được tự ý thay đổi kế hoạch đã xây dựng trừ một số trưòng hợp đặc biệt nhưng phải có sự phê chuẩn của chủ nhiệm kiểm toán, sau khi đã thoả thuận với khách hàng. Đối với các sự kiện phát sinh trong quá trình thực hiện kiểm toán mà không có trong kế hoạch kiểm toánthì đều phải được báo cáo cho chủ nhiệm kiểm toán để có hướng giả quyết phù hợp, và phải có căn cứ ghi chép đầy đủ. 4.3 Kết thúc kiểm toán. Qua các bước trên, kiểm toán viên căn cứ vào bằng chứng kiểm toán thu được, Sau khi thực hiện các công việc, kiểm toán viên đưa ra kết luận của mình cho từng khoản mục kiểm toán, các chủ nhiệm kiểm toán tập hợp các ý kiến của kiểm toán viên trong từng phần hành và lập báo cáo kiểm toán. Các kết luận mà kiểm toán viên đưa ra, phải dựa trên khía cạnh trọng yếu của các khoản mục. Ngoài ra, công ty còn lập các thư quản lý cho khách hàng nhằm hoàn thiện công tác kế toán và quản lý cho khách hàng, cung cấp đầy đủ những yêu cầu của khách hàng. 5 Các loại hình dịch vụ và chiến lược phát triển của Công ty 5.1 Mục tiêu kinh doanh và các lĩnh vực kinh doanh của Công ty * Mục tiêu hoạt động của công ty được xây dựng nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ tốt nhất, chiếm được sự hài lòng của khách hàng: · Góp phần tạo lập một môi trường kinh doanh minh bạch và hiệu quả, giúp cho các đơn vị kinh tế có được BCTC đúng đắn. ·Tăng cường tích luỹ phát triển kinh doanh ·Không ngừng nâng cao lợi ích của các thành viên ·Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Ngân sách Nhà nước * Các lĩnh vực kinh doanh của công ty Xuất phát từ mục tiêu chiến lược của công ty, nên phần cung cấp dịch vụ cho khách hàng cũng mang những nét đặc trưng riêng của mình, cụ thể Công ty kiểm toán và định giá Việt nam chuyên cung cấp một số dịch vụ sau: · Dịch vụ kiểm toán, kế toán và thuế: kiểm toán độc lập báo cáo tài chính, kiểm toán xác nhận báo cáo số lượng, tỷ lệ nội địa hoá chất sản phẩm, xem xét và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ… · Dịch vụ kiểm toán xây dựng cơ bản: kiểm toán báo cáo quyết toán vốn đầu tư xây dựng cơ bản hoàn thành của các dự án, kiểm toán xác định giá tri quyết toán công trình, kiểm toán báo cáo tài chính hành năm của Ban quản lý dự án, kiểm toán xác định giá trị quyết toán vốn đầu tư. · Dịch vụ kiểm toán dự án: kiểm toán độc lập, soát xét hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm soát tuân thủ của dự án, đánh giá khả năng thực hiện dự án và hướng dẫn quản lý dự án… · Dịch vụ đánh giá lại tài sản: định gái tài sản, vốn góp kinh doanh, sát nhập, giải thể doanh nghiệp, định giá tài sản thế chấp, chuyển nhượng, mua, thuê tài sản. · Dịch vụ tư vấn kinh doanh: tư vấn về chính sách kinh tế hiện hành; tư vấn quản lý sản xuất; phân tích kế hoạch kinh doanh; xem xét hoạt động thoả thuận kinh doanh; giúp thành lập văn phòng, chi nhánh tại Việt Nam; giúp đàm phán ký kết hợp đồng; lập kế hoạch chiến lược, dào tạo và hội thảo. · Dịch vụ tư vấn đầu tư: tư vấn tìm hiểu đánh giá thị trường, định hướng đầu tư, tư vấn tổng dự toán; tư vấn hồ sơ mời thầu; tư vấn quá trình đấu thầu… · Dịch vụ tư vấn chuyển đổi báo cáo tài chính theo chuẩn mực quốc tế (phục vụ cho hợp nhất báo cáo với công ty mẹ). 5.2 Thị trường khách hàng của công ty VAE. Khách hàng tại công ty rất đa dạng và số lượng tương đối lớn như: + Các doanh nghiệp Nhà Nước: điển hình là các đơn vị thành viên của tổng công ty Bưu chính Việt Nam, tổng công ty Than Việt Nam, tổng công ty Dệt may Việt Nam, tổng công ty Hoá chất Việt Nam… + Các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài: Công ty khí Công nghiệp Bắc Việt Nam, Công ty Glass Tech Internationnal INC (100% vốn nước ngoài)… + Các dự án do chính phủ của các tổ chức quốc tế tài trợ: Dự án hỗ trợ doanh nghiệp vừa và nhỏ - SMITH- STIFFING – CHLB Đức… Với chiến lược phát triển khách hàng của công ty bằng việc mở rộng thêm chi nhánh ở các tỉnh trên lãnh thổ Việt Nam, các chi nhánh này có nhiệm vụ giao dịch và ký kết hợp đồng, tại mỗi trụ sở đều có nhân viên quản lý và phụ trách khai thác khách hàng. Đây là một đặc điểm cung cấp dịch vụ khách hàng đem lại hiệu quả không nhỏ cho công ty, tính đến năm 2006 thì khách hàng tăng lên nhanh chóng, có một số dữ liệu về khách hàng về công ty như sau: Loại hình doanh nghiệp số lượng khách hàng ( con số tương đối) Doanh nghiệp nhà nước và các đơn vị thành viên 65 Doanh nghiệp 100% vốn nước ngoài 18 Doanh nghiệp liên doanh 15 Các dư án 9 Các công trình xây dựng 26 Các công ty hoạt động theo luật doanh nghiệp 35 Bảng 1.3: Bảng phân loại khách hàng của công ty năm Công ty luôn có phương trâm hoạt động là:” chất lượng phải đi kèm với số lượng”. Do vậy, ngoài việc tăng số lượng các dịch vụ cung cấp công ty còn không ngừng phát triển năng lực phù hợp với công việc. Để khách hàng tìm hiểu thông tin về công ty được kịp thời, công ty thựuc hiện việc phát triển khách hàng dưới nhiều hình thức khác nhau như: + Đối với khách hàng mới: công ty giới thiệu năng lực và giới thiệu các loại hình dịch vụ, mà công ty có khả năng cung cấp qua hồ sơ chào bán, qua đó khách hàng có thể tìm hiểu dịch vụ mình đang cần một cách nhanh chóng. + Đối với khách hàng cũ: công ty không ngừng tạo niềm tin cho khách hàng, thông qua việc không ngừng nâng cao chất lượng các cuộc kiểm toán trước, và các ưu đãi riêng với từng đối tượng. + Các khách hàng do quen biết, công ty sẽ đi sâu nghiên cứu xem khách hàng cần dịch vụ gì để tư vấn, giới thiệu các năng lực của công ty. + Phối hợp các công ty tài chính khác để giới thiệu khách hàng cho nhau: giới thiệu cho các công ty tài chính các dịch vụ mà công ty không có, đồng thời được các công ty khác giới thiệu cho khách hàng cần dịch vụ của mình. Từ những cố gắng của lãnh đạo và nhân viên trong công ty, nên số lượng khách hàng của công ty qua các năm đều tăng, cụ thể ta có bảng khách hàng năm 2006 như sau: Các loại dịch vụ cung cấp Số lượng khách hàng năm 2006 Kiểm toán báo cáo quyết toán đầu tư xây dựng cơ bản 172 Kiểm toán báo cáo tài chính 84 Dịch vụ tư vấn 5 Dịch vụ định giá 41 Dịch vụ nội địa hoá 3 Bảng 1.4: Bảng phân loại khách hàng năm 2006 ( số liệu lấy từ báo cáo tổng kết năm) Như vậy, công ty đã có nhiều biện pháp nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng của mình: từ chất lượng đến khả năng phục vụ khách hàng nhằm tăng số lượng khách hàng. Đây là, một cố gắng rất lớn từ phía người lãnh đạo cũng như nhân viên của Công ty. CHƯƠNG II TÌNH HÌNH KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG HOẠT ĐỘNG KIỂM TOÁN TẠI CÔNG TY VAE 1 Kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán cho toàn bộ Công ty VAE 1.1 Các quy định chung của Công ty VAE về kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán Để chất lượng hoạt động kiểm toán được thoả mãn ở mức cao nhất, công ty VAE đã xây dựng cho mình một hệ thống qui định về CLHĐKT. Hệ thống qui định phù hợp với chuẩn mực kiểm toán Việt Nam và chuẩn mực kiểm toán quốc tế được Việt Nam chấp nhận liên quan đến tính độc lập của KTV, lưu trữ hồ sơ, trình bày Báo cáo kiểm toán, hay lập kế hoạch kiểm toán…Đồng thời các qui đinh này được dựa trên các qui định của Bộ Tài Chính về KSCL HĐKT. Nội dung của các qui định đã được Công ty xây dựng tập trung vào các vấn đề sau: tính tuân thủ nguyên tắc đạo đức nghề nghiệp của các nhân viên trong Công ty; kiểm soát khách hàng và ký kết hợp đồng; công tác tuyển dụng và đào tạo nhân viên; quy trình và kỹ thuật kiểm toán và hồ sơ kiểm toán; sử dụng ý kiến chuyên gia. Qui định thứ nhất: Tính tuân thủ nguyên tắc đạo đức nghề nghiệp của các nhân viên trong Công ty Tính tuân thủ nguyên tắc đạo đức nghề nghiệp được qui định rõ trong Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 220” kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán” như sau: cán bộ, nhân viên chuyên nghiệp của công ty kiểm toán phải tuân thủ các nguyên tắc đạo đức nghề nghiệp kiểm toán, gồm: độc lập, chính trực, khách quan, năng lực chuyên môn, tính thận trọng, bí mật, tư cách nghề nghiệp và tuân thủ chuẩn mực chuyên môn”. Do đây là phần nội dung mang tính trừu tượng nên có thể áp dụng cao đối với các công ty kiểm toán, nên Công ty đã cụ thể hoá thành các qui định về quyền sử dụng thông tin, quy định về đánh giá kiểm toán viên, quy định về cung cấp dịch vụ, quy định về kiểm soát. Quy định về quyền sử dụng thông tin: Theo quy định thì các văn bản của công ty được đăng tải dưới một hình thức chung và nhanh chóng, để toàn bộ nhân viên có thể đọc và cập nhật một cách sớm nhất về tính độc lập với khách hàng mình đang phụ trách. Quy định về đánh giá kiểm toán viên: Định kỳ công ty thực hiện các lớp đào tạo về tính độc lập của KTV. Sau mỗi khoá học, công ty tổng hợp kết quả làm việc của KTV về việc thực hiện đúng nguyên tắc dân chủ, khách quan, bí mật về khách hàng mà KTV thực hiện, ngoài ra còn đánh giá sai sót về nghiệp vụ trong quá trình hoạt dộng của họ. Quy định về cung cấp dịch vụ: công ty không được phép cung cấp cho khách hàng các dịch vụ ngoài kiểm toán có thể gây ảnh hưởng tới đảm bảo tính độc lập của KTV, và có thể cung cấp các dịch vụ tư vấn nếu các dịch vụ đảm bảo tính độc lập đối với KTV và Công ty (ví dụ như làm công tác kế toán cho chính khách hàng đang thực hiện kiểm toán). Các dịch vụ mới khi cung cấp cho khách hàng phải đảm bảo được kiểm soát và đánh giá kỹ theo các quy định về tính độc lập hiện có tại Công ty. Quy định về kiểm soát: Công ty thực hiện các thử nghiệm kiểm soát để đảm bảo hệ thống kiểm soát về tính độc lập và hệ thống kiểm soát khác hoạt động tốt. Nếu các thành viên trong Công ty thực hiện đầu tư, bảo hiểm, hay uỷ thác tín dụng thì thành viên phải đảm bảo các hoạt động bảo hiểm, đầu tư, uỷ thác tín dụng của mình không liên quan đến khách hàng mà mình đang kiểm toán. Các quy định trên, được giám sát bởi các bộ phận phụ trách về Tính tuân thủ nguyên tắc nghề nghiệp của KTV mà Ban giám đốc chỉ định. Việc đánh giá chất lượng HĐKT mà Công ty đã quy định trên đây cũng đã góp phần làm tăng hiệu quả của các cuộc kiểm toán. Quy định thứ hai: Kiểm soát khách hàng và ký kết hợp đồng Việc đánh giá khách hàng, đánh giá RR thực hiện hợp đồng kiểm toán là yếu tố quan trọng hàng đầu đảm bảo CLKT. Do vậy trước khi chấp nhận một hợp đồng kiểm toán, các chủ nhiệm kiểm toán tiến hành đánh giá khách hàng và đánh giá RR, tính tuân thủ đạo đức của KTV. Đánh giá khách hàng là việc thực hiện các phương pháp nhằm đưa ra các tài liệu phục vụ cho việc chấp nhận và thực hiện hợp đồng với khách hàng. Số lượng các tài liệu cần thu thập phụ thuộc vào quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh của khách hàng kiểm toán. Nội dung đánh giá khách hàng tập chung vào những phần như: + Tính độc lập của KTV + Khả năng hoạt động liên tục + Khả năng tranh chấp lợi ích giữa khách hàng và công ty Kết quả đánh giá được trình bày rõ trong biên bản đánh giá về khách hàng có chữ ký của các chủ nhiệm kiểm toán có liên quan. Biên bản đánh giá nhằm đảm bảo Công ty tránh tranh chấp về quyền lợi và nghĩa vụ giữa khách hàng và Công ty, góp phần đánh giá RR, đảm bảo chất lượng kiểm toán. Công tác đánh giá RR được tiến hành song song với thực hiện kiểm toán để đưa ra các mức độ rủi ro gồm rủi ro tiềm tàng, rủi ro kiểm soát từ đó xác định rủi ro kiểm toán có thể chấp nhận được khi ký kết hợp đồng kiểm toán với khách hàng. Công việc đánh giá RR được ghi chép trên giấy tờ làm việc mục số 100 trong hồ sơ kiểm toán. Nhiệm vụ của KTV phần này là thu thập bằng chứng phục vụ cho đánh giá rủi ro. Hệ thống 20 câu hỏi đánh giá rủi rokiểm toán, môi trường kiểm soát là giấy tờ làm việc chủ yếu để kiểm toán viên thu thập các thông tin và đánh giá RR. Đánh giá rủi ro là cơ sở để xây dựng chương trình kiểm toán và phạm vi công việc các KTV tiến hành trong các bước tiếp theo. ĐÁNH GIÁ RỦI RO KIỂM TOÁN VÀ MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT Thông qua thu thập bằng chứng và hiểu biết về môi trường kiểm soát, KTV phải tìm ra được các yếu tố rủi ro mà khách hàng phải gánh chịu dưới đây, các giải pháp khắc phục của khách hàng, từ đó xem xét mức độ ảnh hưởng của những yếu tố rủi ro và giải pháp khắc phục đó đến việc lập Báo cáo tài chính và tính trung thực, hợp lý của Báo cáo tài chính, đến từng khoản mục của Báo cáo tài chính: Nội dung Có/Không Mức độ ảnh hưởng:đến tính trung thực và hợp lý của BCTC Tham chiếu Cao TBình Thấp Các lĩnh vực có thể có rủi ro: + Rủi ro về thương mại (hoa hồng, giảm giá...) + Rủi ro về quản lý nhân viên + Rủi ro về đầu tư, tài chính, công nghệ, nguồn tài trợ + Rủi ro về các vấn đề xã hội. + Rủi ro vi phạm pháp luật + Sức ép về thực hiện kế hoạch lợi nhuận đối với ban giám đốc + Sức ép về thời hạn lập xong báo cáo tài chính (tháng, quý, năm) + Năng lực của người quản lý + Chênh lệch đáng kể giữa kế hoạch và thực hiện + Khác Đánh giá rủi ro: + Đánh giá rủi ro số dư và mức độ sai sót tiềm tàng Căn cứ vào sự phân tích HTKSNB và Báo cáo tài chính để xác định xem những tài khoản nào phải gánh chịu những rủi ro cụ thể và đòi hỏi sự chú ý đặc biệt trong việc triển khai kế hoạch kiểm toán của chúng ta. + Những rủi ro đã chỉ rõ bởi kinh nghiệm trước với khách hàng. + Tác động của rủi ro đối với những tài khoản cụ thể. + Những rủi ro phát sinh do quy trình hạch toán thiếu tin cậy. + Phương pháp hạch toán các ước tính kế toán, hàng tồn kho, tài sản cố định + Những rủi ro khác được xác định trong quá trình lập kế hoạch sơ bộ. + Những rủi ro gắn liền với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh không được sử lý một cách có hệ thống: những điều chỉnh cuối kỳ, chu kỳ mua hàng và thanh toán, bán hàng và thu tiền trong điều kiện kinh doanh bình thường. + Những rủi ro gắn liền với các nghiệp vụ kinh tế bất thường (đến quyền lợi của BGĐ... mà số tiền không bình thường) + Thanh lý nhượng bán tài sản, vật tư mất mát thiếu hụt khi kiểm kê, tiền phạt .._.... Sau khi phân tích và đánh giá HTKSNB, hệ thống kế toán và các rủi ro KTV có thể tin rằng rủi ro phát hiện có thể chấp nhận ở mức nào đánh giá của KTV về rủi ro trong kiểm soát Cao Trung bình Sự đánh giá của KTV về rủi ro tiềm tàng Cao Thấp Thấp Trung bình Trung binh Thấp Trung bình Cao Thấp Trung bình Cao Cao Bảng 2.1: Đánh giá rủi ro kiểm toán và môi truờng kiểm soát Việc chấp nhận cung cấp dịch vụ kiểm toán độc lập cho khách hàng được đánh giá bằng Hợp đồng kiểm toán. hợp đồng kiểm toán là văn bản thể hiện cam kết của Công ty về quyền lợi và nghĩa vụ với khách hàng, liên quan đến dịch vụ kiểm toán được cung cấp. Một hợp đồng kiểm toán tối thiểu phải bao gồm các nội dung sau: Xác định về Công ty VAE Xác định về khách hàng Phạm vi công việc Hình thức ra báo cáo Lịch trình công việc Trách nhiệm của khách hàng Phí kiểm toán và các điều khoản thanh toán Giới hạn trách nhiệm khi có xảy ra tranh chấp Luật pháp và các quy định pháp lý, kiện tụng Khả năng có thể thay đổi điều khoản trong hợp đồng Chữ ký của khách hàng và Công ty Quá trình đánh giá và ký kết hợp đồng, được tiến hành chặt chẽ và tuân thủ nghiêm túc để đảm bảo không có bất kỳ yếu tố nào dẫn đến rủi ro, hoặc ảnh hưởng đến CLHĐKT. Quy định thứ ba: Công tác tuyển dụng và đào tạo nhân viên Công tác tuyển dụng và đào tạo nhân viên góp phần bảo đảm đội ngũ KTV đáp ứng được các yêu cầu về chuyên môn, đạo đức, kinh nghiệm bản thân khi cung cấp các dịch vụ chuyên nghiệp cho khách hàng. Công ty quy định công tác tuyển dụng và đầo tạo gồm các phần việc sau: Tiếp nhận nhân viên, phát triển nghề nghiệp, bồi dưỡng và khen thưởng, luân chuyến cán bộ và trao đổi nhân viên. Hàng năm, Công ty tổ chức thi tuyển nhân viên gồm tuyển dụng KTV và trợ lý kiểm toán, tất cả các nhân viên được tuyển vào Công ty phải trải qua cuộc thi tuyển một chương trình dự thi bao gồm có hồ sơ kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ kế toán, kiểm toán, tài chính, tiếng anh. Sau khi các nhân viên trải qua vòng một sẽ được chọn vào vòng hai: phỏng vấn trực tiếp. Về nội dung thi loại theo vòng, sẽ đảm bảo cho Công ty có thể tuyển được những nhân viên có đủ năng lực và trình độ đáp ứng yêu cầu về kiểm toán. Kết quả thi tuyển được lập thành báo cáo gửi lên cho Tổng giám đốc phê duyệt. Về tiêu chuẩn nhân viên chuyên nghiệp: Công ty cũng đặt ra những tiêu chuẩn nhất định đối với nhân viên, đây cũng là yếu tố ảnh hưởng đến CLKT của Công ty. Cụ thể Công ty quy định nhân viên phải đạt những tiêu chuẩn sau: Đạt trình độ chuyên môn nhất định, tốt nghiệp từ Đại học trở lên Tư cách đạo đức tốt, trung thực, độc lập, tháo vát, thận trọng, hiểu biết, ham muốn nghề kiểm toán và tư vấn Chấp nhận điều kiện làm việc lưu động, cường độ làm việc thêm giờ nhiều Ưu tiên người có kinh nghiệm thực tế phù hợp chuyên môn về kế toán kiểm toán, tư vấn thuế và dịch vụ kế toán Về đào tạo chuyên môn nghiệp vụ: để nâng cao uy tín và chất lượng kiểm toán, Công ty nhận thức một cách rõ ràng mức độ quan trọng của trình độ của nhân viên, và nó góp phần phát triển khách hàng của Công ty ngày một nhiều hơn. Do vậy mà công ty cũng đã có những quy định về đào tạo nhân viên theo hai phương thức như: Đào tạo lớp lý thuyết kết hợp với thực tế; Đào tạo theo cách làm việc thực tế (thường áp dụng đối với nhân viên đã có nhiều năm kinh nghiệm). Nội dung kế hoạch đào tạo nội bộ Công ty theo cách lý thuyết kết hợp với thực tế gồm: Hướng dẫn cách thức thực hiện thủ tục kiểm toán cơ bản đối với từng Tài khoản kế toán Hướng dẫn cách thức lập và tham chiếu giấy tờ làm việc Hướng dẫn cách đọc và cập nhật văn bản pháp quy liên quan đến công việc kiểm toán Hướng dẫn các thủ tục và công việc hành chính khác Giải thích các vướng mắc của nhân viên và các từ riêng của công ty chuyên dụng Ngoài ra, Công ty quy định phân công hướng dẫn nhân viên mới trên nguyên tắc: cứ một nhân viên mới sẽ được hướng dẫn bởi hai nhân viên phụ trách, trong đó hai người đó một nhân viên nhiều kinh nghiệm phụ trách. Các phòng ban cũng phân định trách nhiệm rõ ràng đối với người hướng dẫn các nhân viên mới. Sau một thời gian đào tạo nhất định các nhân viên mới đã nắm vững lý thuyết. Các phòng xây dựng kế hoạch để nhân viên mới được tham gia kiểm toán thực tế tại các cơ sở về thời gian, phần hành cụ thể. Cuối thời gian đào tạo thực tế, mỗi nhân viên mới được lập Bảng đánh giá kết quả công việc về mức độ hoàn thành công việc đã được giao từ người phụ trách, đánh giá về chương trình thực hiện trong thời gian thực tế. Quy định thứ tư: Sử dụng ý kiến chuyên gia Công ty quy định khi KTV cần tham khảo ý kiến chuyên gia để làm tăng mức độ tin cậy của ý kiến kiểm toán về các lĩnh vực chuyên môn phức tạp. Trước khi tham khảo ý kiến, KTV cần xem xét đến những yếu tố như: chuyên môn, nghiệp vụ, kinh nghiệm, danh tiếng của chuyên gia về lĩnh vực xin ý kiến; Tính độc lập, khách quan của chuyên gia tư vấn. Ngoài ra, KTV phải thu thập đầy đủ bằng chứng kiểm toán thích hợp để chứng minh rằng công việc của chuyên gia đáp ứng được mục đích của cuộc kiểm toán. Phạm vi công việc của chuyên gia được ghi chép trên giấy giao việc của đơn vị với chuyên gia thường có những nội dung sau: + Mục tiêu và phạm vi công việc của chuyên gia + Mục đích của KTV trong việc sử dụng tư liệu của chuyên gia, cũng như khả năng cung cấp thông tin của chuyên gia về bên khách hàng đang được kiểm toán + Phạm vi, điều kiện của chuyên gia trong việc tiếp cận, tham khảo các thông tin cần thiết + Xác định mối quan hệ giữa chuyên gia và đơn vị được kiểm toán + Yêu cầu tính bảo mật của các thong tin về đơn vị được kiểm toán Nếu những nội dung trên không được xác địn rõ trong giấy giao việc cho chuyên gia thì KTV phải trao đổi trực tiếp với chuyên gia để thu thập bằng chứng về những công việc trên. Quy định thứ năm: Quy trình, kỹ thuật và hồ sơ kiểm toán Quy trình, kỹ thuật kiểm toán trong các năm có khác nhau, nhưng được Công ty quy định chặt chẽ gồm 4 bước và được các KTV tuân thủ trong các cuộc kiểm toán. Các KTV, khi áp dụng vào từng cuộc kiểm toán cụ thể, cũng có những kỹ thuật kiểm toán riêng của mình và được ghi chép trên giấy tờ làm việc, đây chính là kinh nghiệm nghề nghiệp của KTV. Hồ sơ kiểm toán là tài sản của Công ty, hồ sơ lưu trữ toàn bộ các giấy tờ làm việc của các KTV, trợ lý kiểm toán. Một hồ sơ kiểm toán sẽ có các giấy tờ làm việc của KTV theo mục lục cố định thuận tiện cho việc tra cứu và kiểm tra bằng chứng. Trình tự sắp xếp hồ sơ kiểm toán gồm: các giấy tờ làm việc; bản cam kết tính độc lập của KTV; các giấy tờ làm việc thu thập được từ bên ngoài; hợp đồng kiểm toán; ý kiến kiểm toán hoặc tư vấn tài chính; các giấy tờ giá trị lâu năm gồm Giấy phép kinh doanh của khách hàng, các hợp đồng lao động, điều lệ của khách hàng… Giấy tờ làm việc của KTV và trợ lý kiểm toán thường tồn tại dưới dạng vật chất gồm các bản sao hồ sơ, báo cáo tài chính của khách hàng chưa kiểm toán, các giáy tờ ghi chép của KTV và trợ lý kiểm toán hoặc các chênh lệch giữa tính toán của KTV với kết quả kinh doanh, Các bút toán chênh lệch…Ngoài ra Công ty còn lưu trữ giấy tờ làm việc trên chương trình tin học, các thư điện tử trao đổi với khách hàng. Những biện pháp thu thập tài liệu trên hai hình thức trên tạo điều kiện thuận lợi cho KTV kiểm tra được thường xuyên, lưu trữ vào hồ sơ kiểm toán, đảm bảo việc tuân thủ Quy định về Hồ sơ kiểm toán của Công ty đưa ra. 1.2 Quy trình kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán của Công ty VAE Kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán là một quá trình vô cùng quan trọng, nó quyết định uy tín của Công ty, từ đó tạo niềm tin cho khách hàng khi sử dụng dịch vụ của Công ty. Mục đích KSCL HĐKT của Công ty là đưa ra ý kiến của KTV trong báo cáo kiểm toán phù hợp với tình hình hoạt động của công ty khách hàng hay không, mức độ tuân thủ những quy định của Công ty đưa ra đối với KTV và trợ lý kiểm toán. Do đó Công ty luôn chú trọng xây dựng một quy trình KSCL phù hợp với quy mô và loại hình dịch vụ mà Công ty cung cấp. Các thành viên trong Ban KSCL được lựa chọn từ thành viên Ban giám đốc và một số thành viên được cử ra từ các phòng nghiệp vụ. Số lượng thành viên cử ra thay đổi theo từng cuộc kiểm soát, thời gian thực hiện kiểm soát không quy định trong Quy chế của Công ty. Nội dung kiểm tra bao gồm hai phần: Kiểm tra tính tuân thủ và soát xét lại hồ sơ. Kiểm tra tính tuân thủ các quy định liên quan về tính độc lập, khả năng chuyên môn, đào tạo, tuyển dụng, kiểm soát khách hàng và ký kết hợp đồng của từng phòng nghiệp vụ. Khi thực hiện nội dung công việc, chủ thể kiểm soát đưa ra bảng cấu hỏi liên quan đến nội dung cần soát xét các Chủ nhiệm kiểm toán, các KTV, trợ lý kiểm toán trả lời đầy đủ các câu hỏi đó. Khi các bảng câu hỏi được trả lời đầy đủ, các thành viên trong Ban KSCL sẽ tổng hợp, phân tích, đánh giá và đưa ra ý kiến của mình về việc tuân thủ các quy định. Ý kiến bao gồm hai loại thỏa mãn hoặc chưa thỏa mãn về việc tuân thủ các quy định của các Chủ nhiệm kiểm toán, KTV và trợ lý kiểm toán. Soát xét lại hồ sơ kiểm toán là viẹc chọn mẫu kiểm tra quá trình thực hiện các cuộc kiểm toán, ghi chép các giấy tờ làm việc và lưu trữ hồ sơ kiểm toán có tuân thủ đúng các quy định không, sau đó Ban KSCL thực hiện rà soát các phê chuẩn của các chủ nhiệm kiểm toán trong phần dánh giá chất lượng hồ sơ kiểm toán. Trong KSCL, số lượng hồ sơ được chọn mẫu kiểm tra tùy thuộc vào khối lượng công tác kiểm toán được tiến hành từ lúc bắt đầu công tác kiểm soát cho đến khi kết thúc cuộc kiểm soát. Nếu số lượng hồ sơ lớn thì số lượng chọn mẫu cũng tăng, hay nếu kiểm tra khả năng tuân thủ cao thì có thể giảm bớt số lượng kiểm tra. 2 Kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán từng cuộc kiểm toán cụ thể 2.1 Trách nhiệm đối với chất lượng trong các cuộc kiểm toán Để bảo đảm chất lượng hoạt động kiểm toán, tổ chức nhân sự hợp lý trong nhóm kiểm toán là hết sức quan trong. một cơ cấu tổ chức tốt sẽ đảm bảo hiệu quả công việc, nâng cao chất lượng kiểm toán. Công việc soát xét báo cáo kiểm toán từ các cấp lãnh đạo cũng chính là phân công trách nhiệm trong cuộc kiểm toán mà nhóm kiểm toán đuợc phân công kiểm toán. Tháp phân công sau đây sẽ miêu tả sự phân công trách nhiệm trong cuộc kiểm toán. TỔNG GIÁM ĐỐC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC TRƯỞNG PHÒNG NGHIỆP VỤ CÁC CHỦ NHIỆM KIỂM TOÁN CÁC KIỂM TOÁN VIÊN CÁC TRỢ LÝ KIỂM TOÁN Sơ đồ số 2.1: Tháp phân công nhiệm vụ tại phòng nghiệp vụ Tháp phân công tổ chức được phân theo trách nhiệm giảm dần. Tổng Giám đốc Công ty có trách nhiệm phụ trách toàn bộ các mặt hoạt động của toàn bộ Công ty cả trong chi nhánh chính và các chi nhánh tại các ở các Tỉnh khác. Ngoài ra Tổng Giám đốc phụ trách xây dựng các dự án chiến lược, đa dạng hóa các loại hình hoạt động, chỉ đạo lĩnh vực đào tạo và bồi dưỡng nhân viên trong Công ty. Ở cấp thấp hơn, Phó Tổng Giám đốc Công ty chịu trách nhiệm về hoạt động tại Hà Nội, thực hiện các kế hoạch phát triển của Công ty và báo cáo tình hình hoạt động, tiềm năng phát triển của trụ sở chính tại Hà Nội với Tổng Giám đốc. Phó Tổng Giám đốc có trách nhiệm chính về quản lý chất lượng hoạt động kiểm toán một cách trực tiếp. Các trưởng phòng sẽ đảm nhiệm kiểm toán phụ trách về quản lý rủi ro và chủ nhiệm kiểm toán phụ trách về tính tuân thủ đạo đức nghề nghiệp của nhân viên. Còn các Chủ nhiệm kiểm toán là người trực tiếp đảm nhận công tác kiểm toán trong từng cuộc kiểm toán cụ thể, các chủ nhiệm kiểm toán còn có chức năng phân công và đôn đốc thực hiện công việc và chịu trách nhiệm về chất lượng hoạt dộng kiểm toán của từng cuộc kiểm toán cụ thể. Các kiểm toán viên và trợ lý kiểm toán thựuc hiện các nhiệm vụ do các chủ nhiệm kiểm toán giao và được hưởng các quyền lợi theo đúng Quy chế của Công ty. Một nhóm kiểm toán thong thường có khoảng 5 nhân viên, có thể nhiều hơn hay ít hơn tùy thuộc vào quy mô hoạt động kinh doanh của Công ty khách hàng. Để đảm bảo chất lượng thì Chủ nhiệm kiểm toán sẽ chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc về công việc của các thành viên trong nhóm, Giữa các thành viên trong nhóm có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Mối quan hệ này là mối quan hệ hỗ trợ và cũng là mối quan hệ giám sát. Công việc trong một cuộc kiểm toán được phân công theo cấp cụ thể phân theo sơ đồ 2.1 Cấp thấp nhất là các trợ lý kiểm toán: trong cuộc kiểm toán họ thường kiểm tra, giám sát kiểm kê quỹ, TSCĐ, rà soát những chứng từ hóa đơn, kiểm tra chi tiết số dư các tài khoản tiền, TSCĐ…dưới sự hướng dẫn và giám sát của các kiểm toán viên. Các giấy tờ làm việc ghi chép của trợ lý cuối mỗi buổi làm việc sẽ được kiểm tra bởi kiểm toán viên chính hoặc chủ nhiệm kiểm toán. Cấp quản lý trực tiếp trợ lý kiểm toán là các kiểm toán viên. Nhiệm vụ của kiểm toán viên là phụ tráchs các công việc khó hơn như thực hiện các thủ tục phân tích, kiểm soát. Chủ nhiệm kiểm toán sẽ trực tiếp giám sát và kiểm tra phần việc của kiểm toán viên trong cuộc kiểm toán. Cấp cao nhất trong cuộc kiểm toán là Chủ nhiệm kiểm toán, sẽ có trách nhiệm đôn đốc công việc phân công nhiệm vụ và soát xét chất lượng của toàn bộ công việc các thành viên trong nhóm. Chủ nhiệm kiểm toán kiểm tra bản thảo Báo cáo kiểm toán do kiểm toán viên chính lập và hàon thành báo cáo kiểm toán trình lên Phó Tổng giám đốc và Tổng giám đốc. 2.1 Quy trình kiểm soát chất lượng của từng cuộc kiểm toán cụ thể KSCL HĐKT bắt buộc đối với các cuộc kiểm toán và ở các cấp độ khác nhau. KSCL HĐKT được thực hiện trong mọi giai đoạn kiểm toán từ khâu lập kế hoạch cho đến kết thúc cuộc kiểm toán. Nội dung KSCL HĐKT cho từng cuộc kiểm toán cụ thể được biểu hiện thành ba phần là: Kiểm soát trước cuộc kiểm toán; kiểm soát thực hiện cuộc kiểm toán; kiểm soát sau cuộc kiểm toán. Trong từng cuộc kiểm toán, trách nhiệm kiểm soát đối với Hồ sơ kiểm toán được quy định rõ. 2.1.1 Kiểm soát trước cuộc kiểm toán Từ khi thành lập đến nay, có thể nói Công ty VAE đã thành công trong việc thiết lập cho mình một hệ thống các biện pháp nhằm kiểm soát tốt chất lượng cuộc kiểm toán ngay từ trước khi cuộc kiểm toán tiến hành. Đáng kể nhất là Công ty đã tìm kiếm và xây dựng một chương trình kiểm toán có chất lượng cao. Công việc kiểm soát trước cuộc kiểm toán là các bước khái quát toàn bộ công việc cụ thể trong từng cuộc kiểm toán. Việc kiểm soát đầu tiên được đưa ra là phương pháp kiểm toán và soát xét hồ sơ kiểm toán. Phương pháp kiểm toán được hiểu là các bước tiến hành trong quá trình thực hiện kiểm toán và bao gồm 6 bước sau: Bước 1: Những công việc thực hiện trước khi kiểm toán Bước 2: Lập kế hoạch kiểm toán tổmg quát Bước 3: Lập kế hoạch kiểm toán cụ thể Bước 4: Thực hiện kế hoạch kiểm toán bước 5: Kết thúc công việc kiểm toán và lập báo cáo tài chính Bước 6: Công việc thực hiện sau khi kiểm toán SƠ ĐỒ SỐ 06: HỆ THỐNG PHƯƠNG PHÁP KIỂM TOÁN Đánh giá, kiểm soát, xử lý, rủi ro của kiểm toán Lựa chọn nhóm kiểm toán Thiết lập các điều khoản của hợp đồng Tìm hiểu hoạt động kinh doanh khách hàng Tìm hiểu môi trường kiểm soát, chu trình kế toán Thực hiện các bước phân tích tổng quát Xác định mức độ trọng yếu Đánh giá rủi ro tiềm tàng các tài khoản Độ tin cậy của hệ thống kiểm soát nội bộ Quản lý cuộc kiểm toán Tin cậy Không tin cậy Đánh giá chất lượng và kết quả cuộc kiểm toán Tập trung kiểm tra chi tiết Thực hiện kiểm tra chi tiết ở mức độ cơ bản Thực hiện các bước kiểm tra chi tiết và đánh giá kết quả kiểm tra Thực hiện việc soát xét BCTC Soát xét các sự việc sảy ra sau ngày lập báo cáo Thu thập thư giải trình của BGĐ Lập báo cáo tài chính Soát xét, kiểm tra giấy tờ làm việc Công việc thực hiện trước kiểm toán Lập kế hoạch kiểm toán tổng quát Xây dựng kế hoạch kiểm toán Thực hiện kế hoạch kiểm toán Kết luận cuộc KT và lập BC Đánh giá và quản lý rủi ro Hệ thống hồ sơ kiểm toán giúp cho quá trình lập kế hoạch kiểm toán, lập giấy tờ làm việc, xác định và kiểm tra các bước kiểm soát, lập báo cáo tài chính sau kiểm toán, lưu trữ các thông tin khác để giao dịch và phục vụ khách hàng. Qua hai khâu kiểm soát để chuẩn bị cho cuộc kiểm toán, ta có thể thấy rằng Công ty VAE đã có những bước vượt trội hơn so với các công ty kiểm toán trong nước đồng thời có khả năng cạnh tranh với các hãng nước ngoài trên thị trường Việt Nam về thời gian cũng như chất lượng dịch vụ. Kiểm soát trong quá trình thực hiện kiểm toán Việc kiểm soát trong quá trình thực hiện kiểm toán của Công ty có nhiều khâu khác nhau, tạo thành một chuỗi công việc quan hệ với nhau để kiểm soát các bước công việc của kiểm toán viên. Nội dung Công việc này gồm có: lập kế hoạch kiểm toán, kiểm soát hồ sơ kiểm toán và kiểm soát BCKT phát hành. 2.2.2 Kiểm soát trong khâu lập kế hoạch Lập kế hoạch kiểm toán là một công việc rất quan trọng đối với kiểm toán viên. Một kế hoạch kiểm toán đúng đắn sẽ giúp cho KTV thu thập được những bằng chứng đầy đủ có hiệu lực cho việc đưa ra kết luận về BCKT được chính xác, giữ chi phí kiểm toán ở mức hợp lý, tạo quan điểm tốt của khách hàng về Công ty. Do vậy mà kiểm soát chất lượng cuộc kiểm toán trước hết phải kiểm soát được việc lập kế hoạch kiểm toán. Giấy tờ làm việc để ghi chép công việc này được thể hiện trên mục số 500 trong hồ sơ kiểm toán. Công việc của kiểm toán viên trong phần này sau khi ký kết hợp đồng thì kiểm toán viên phải lập kế hoạch kiểm toán tổng quát và xây dựng kế hoạch kiểm toán thể hiện cùng sơ đồ số 02. Lập kế hoạch kiểm toán tổng quát: được hiểu như là phần công việc của kiểm toán viên cần tiến hành tìm hiểu Về hoạt động sản xuất kinh doanh của khách hàng thể hiện trên mục số 200 trong hồ sơ kiểm toán Tìm hiểu môi trường kiểm soát được ghi chếp trên mục số 100 trong hồ sơ kiểm toán Tìm hiểu chu trình kế toán của khách hàng Thực hiện các bước phân tích tổng hợp trên mục Xác định mức độ trọng yếu và xây dựng kế hoạch phục vụ và giao dịch với khách hang ghi chép trên mục số 300 Xây dựng kế hoạch kiểm toán: trong giai đoạn này, kiểm toán viên phải đưa ra được đánh giá về rủi ro tiềm tang và số dư các tài khoản và được ghi chép trên các giấy tờ làm việc ứng với từng phần hành cụ thể như tiền mặt là 1100, tiền giử ngân hàng là 1200, TSCĐ là 1300 và các khoản mục khác. Sau khi tìm hiểu sơ bộ về khách hang mà kiểm toán viên đang thực hiện kiểm toán, kiểm toán viên tiếp tục tiến hành đánh giá rủi ro và lập kế hoạch kiểm toán trình BGĐ phê duyệt. Trong bản kế hoạch kiểm toán, người lập phải đưa ra những thong tin như người thực hiện, nhiệm vụ của từng người, thưòi gian kiểm toán tại đơn vị, các trang bị cần thiết… Ví dụ kiểm toán viên Thủy lập bảng kế hoạch kiểm toán BCTC cho kỳ kế toán từ 1/1/2005 đến 31/12/2006 tai Công ty cổ phần văn phòng phẩm XYZ, Hà Nội. Thông tin được minh họa trên bảng số 4 Bảng số 2.4: NHÓM KTV KIỂM TOÁN KHÁCH HÀNG XYZ Chức vụ Họ và tên số năm tham gia kiểm toán Chủ nhiệm kiểm toán Nguyễn Hồng Vân 4 năm Kiểm toán viên Phạm Tuyết Trinh 3 năm Trợ lý kiểm toán Nguyễn Thu Hà 1 năm (Trích hồ sơ kiểm toán năm) Trong các cuộc kiểm toán của Công ty đều có những kiểm toán viên trình độ chuyên môn vững vàng, kiểm toán viên luôn bảo đảm công việc kiểm toán được thực hiện một cách đầy đủ và khoa học. Trong nhóm kiểm toán, có cả những người đã từng thực hiện kiểm toán BCTC cho Công ty XYZ những năm trước và cũng có những người mới thựuc hiện kiểm toán lần đầu. Vậy để thực hiện kiểm toán, nhóm kiểm toán của Công ty có đủ những hiểu biết cần thiết về khách hàng, những kinh nghiệm về kiểm toán khách hàng cũng như có sự tìm hiểu mới một cách độc lập của các kiểm toán viên lần đầu thực hiện kiểm toán cho Công ty XYZ. Công ty đều tạo điều kiện tốt nhất cho các kiểm toán viên luôn có đầy đủẩtang thiết bị trong các cuộc kiểm toán, do vậy nên trong mỗi cuộc kiểm toán Công ty trang bị ít nhất là 2 máy tính xách tay cho các Chủ nhiệm kiểm toán, các kiểm toán viê và trợ lý kiểm toán. Việc trang bị máy tính xách tay cho tất cả cá kiểm toán viên tham gia kiểm toán đã góp phần rất lớn trong nâng cao chất lượng cuộc kiểm toán. Có thể nói rằng, việc bố trí đúng người, đúng việc, trang bị đầy đủ các thiết bị cần thiết cho kiểm toán viên là biện pháp kiểm soát chất lượng tốt nhất. Bản kế hoạch sau khi được BGĐ phê chuẩn sẽ được lập thành một bản thứ hai giử cho khách hang. Bản kế hoạch này sẽ là căn cứ để giám sát cuộc kiểm toán. KTV chính căn cứ vào thời gian kế hoạch để phân công công việc, giám sát việc thực hiện công việc của từng cá nhân tham gia kiểm toán. BGĐ cũng sẽ căn cứ vao bản này để đánh giá những phần việc đã làm được trong toàn bộ cuộc kiểm toán. Ngoài ra, Việc lập bản kế hoạch ngoài mục đích yêu cầu khách hang chuẩn bị kế hoạch, bố trí nhân sự, sắp xếp tài liệu phục vụ cho cuộc kiểm toán, Công ty có thể kết hợp với phía Công ty giám sát tiến độ thực hiện công việc của KTV. Sau khi lập kế hoạch kiểm toán một cách tổng quát, kiểm toán viên phải tìm hiểu khách hang chi tiét hơn về hoạt động sản xuất kinh doanh , quy trình kế toán, tiến hành phân tích sơ bộ để từ đó xác định các tài khoản trọng yếu, mức độ sai sót tiềm tang và đánh giá từng mức độ rủi ro kiểm soát, rủi ro phát hiện, rồi xác định rủi ro kiểm toán trong cuộc kiểm toán có thể chấp nhận được. Trên cơ sở đó, kiểm toán viên tiếp tục tiển hành lập kế hoạch kiểm toán chi tiết cho các tài khoản mà Công ty khách hang sử dụng, số dư mang tính trọng yếu. Việc lập kế hoạch chi tiết cho từng phần hành cụ thể được tổng hợp và giắn trong hồ sơ kiểm toán thực hiện trong khâu kiểm soát trước cuộc kiểm toán. Như vậy, cũng sẽ giảm bớt công việc cho kiểm toán viên khi thực hiện kiểm toán. Kiểm toán viên sẽ tiến hành từ tìm hiểu và đánh giá khách hàng, tới việc lưa chọn thủ tục kiểm toán phù hợp. Ta có thể lấy một ví dụ về kế hoạch kiểm toán tiền cho khách hàng XYZ như sau: Bảng số 2.5: Kế hoạch kiểm toán phần hành tiền khách hàng XYZ Người thực hiện Tham chiếu II Kiểm soát chi tiết 1 Lập bảng tổng hợp và đối chiếu số dư với các sổ sách và báo cáo tài chính. Kiểm tra số dư tiền măt và tiền gửi ngân hàng 2 Thu thập Biên bản kiểm kê quĩ cuối năm. Đối chiếu với sổ quĩ tiền mặt, xác định nguyên nhân chênh lệch. 3 Thực hiện việc kiểm kê tiền mặt tại thời điểm kiểm tốn. Lưu ý nếu quĩ bao gồm cả những chứng từ cĩ giá như: Ngân phiếu, Trái phiếu hoặc vàng, bạc, đá quí thì phải kiểm tra chi tiết để xác định giá trị hợp lý; Xem những chứng từ mua bán cĩ liên quan. Căn cứ kết quả kiểm kê để xác định số dư tại ngày lập bảng cân đối kế tốn. Yêu cầu giải trình nếu cĩ sự chênh lệch. 4 So sánh số dư trên sổ quĩ và tiền gửi NH với Sổ cái tổng hợp. 5 Thực hiện thủ tục đối chiếu tài khoản tiền gửi ngân hàng: Gửi thư xác nhận số dư TGNH; và Tổng hợp kết quả nhận được, đối chiếu với số dư sổ phụ. Giải thích các khoản chênh lệch lớn (nếu có). Thu thập hoặc tiến hành đối chiếu số dư tài khoản tiền gửi ngân hàng tại ngày lập bảng cân đối giữa sổ Cái. Kiểm tra việc ghi chép và hạch toán các khoản thấu chi tiền gửi ngân hàng. Các khoản lãi phải trả đối với các khoản thấu chi và hồ sơ chứng từ về việc bảo lãnh hay phê duyệt các khoản thấu chi. Kiểm tra các tính hiện hữu của các tài sản thế chấp hay bảo lãnh ghi chép trên sổ sánh, chứng từ của công ty. 6 Kiểm tra lại tất cả các khoản tiền gửi chưa được ghi vào ngày cuối kỳ với báo cáo ngân hàng sau ngày khố sổ. Kiểm tra tài khoản tiền đang chuyển 7 Đối chiếu các séc chưa về tài khoản tiền gửi và các khoản khác (như chuyển khoản, các nghiệp vụ chuyển tiền giữa các đơn vị nội bộ và rút tiền gửi nhập quĩ) với sổ phụ ngân hàng tại ngày lập bảng cân đối kế tốn. Kiểm tra các khoản tiền đĩ được ghi chép vào sổ phụ của tháng tiếp sau ngày khố sổ. Xác minh những séc lớn chưa về trong tháng tiếp sau ngày khố sổ. Kiểm tra sổ theo dõi tiền gửi ngân hàng để đối chiếu các séc chuyển trả thanh tốn cho nhà cung cấp tại ngày khố sổ với sổ phụ tháng tiếp sau ngày khố sổ. 8 Soát xét các khoản thu chi trước và sau ngày khoá sổ, ghi chú các khoản lớn hoặc bất thường. Xác định xem chúng đã được ghi vào đúng kỳ hay không? 9 Các thủ tục khác: Xem xét việc áp dụng tỷ giá chuyển đổi sang đồng tiền hạch tốn tại thời điểm báo cáo đối với các tài khoản tiền ngoại tệ. Đối chiếu với Sổ cái, kiểm tra việc tính tốn và hạch tốn chênh lệch tỷ giá; đánh giá số dư ngoại tệ cuối kỳ. Xem xét việc kiểm sốt áp dụng tỷ giá chuyển đổi đối với các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ. Kiểm tra việc ghi chép và hạch tốn các nghiệp vụ đĩ trong kỳ. Xem xét và yêu cầu khách hàng đưa ra các bằng chứng của các nghiệp vụ phát sinh cĩ liên quan đến bên thứ ba. Chú ý các khoản thường ghi thiếu như lãi tiền gửi, lệ phí ngân hàng, các khoản thu hoặc chi tiền gửi ngân hàng phải cĩ giấy báo Nợ hoặc báo Cĩ của ngân hàng. Chú ý đến tính chất hợp pháp, hợp lý của chứng từ về mặt đảm bảo các yếu tố cơ bản của chứng từ, cĩ đầy đủ chứng từ gốc chứng minh hay khơng. IV (Trích hồ sơ kiểm toán) Lập kế hoạch kiểm toán giúp cho kiểm toán viên thu được bằng chứng có giá trị và đầy đủ các tình huống và để tránh những bất đồng với khách hang. Do vậy lập kế hoạch kiểm toán là công cụ kiểm soát chất lượng kieemr toán vô cùng quan trọng trong mỗi cuộc kiểm toán. Một kế hoạch tốt sẽ đảm bảo cho cuộc kiểm toán chất lượng cao, còn nếu lập kế hoạch không tốt thì cuộc kiểm toán sẽ gặp nhiều rủi ro kiểm toán, ảnh hưởng đến hoạt động của Công ty. Vì vậy để kiểm soát tốt chất lượng cuộc kiểm toán thì ngay trong khâu đầu tiên của cuộc kiểm toán là lập kế hoạch kiểm toán phải được thực hiện tốt nhất để mang lại chất lượng kiểm toán cao nhất. Kiểm soát hồ sơ kiểm toán Ý nghĩa của Hồ sơ kiểm toán là vô cùng quan trọng, VAE cũng đã có hệ thống hồ sơ kiểm toán thống nhất. Trong đó mục tiêu của việc thiết lập hồ sơ kiểm toán hướng tới những yếu tố sau: - Dễ dàng trong kiểm tra soát xét hồ sơ. Đối với KTV phụ trách chính cuộc kiểm toán, nhìn vào hồ sơ kiểm toán KTV có thể nhận thấy ngay tiến độ của hợp đồng đang thực hiện. Qua đó Chủ nhiệm kiểm toán, KTV nêu lên những công việc cần làm tiếp theo, chất lượng công việc cũng như sự có mặt hay không có mặt của những tài liệu cần thiết trong hồ sơ. Như vậy, việc tổ chức hồ sơ rõ rang giúp ích rất nhiều trog việc rút ngắn thời gian kiểm toán, công việc sẽ hiệu quả. Đối với những lãnh đạo hay người ký BCKT: thì công việc soát xét hồ sơ trước khi đưa ra ý kiến kiểm toán là rất quan trọng, và hồ sơ được thiết lập sẽ giúp cho công việc kiểm tra soát xét được dễ dàng hơn, giảm thiểu những sai sót trong kiểm toán. Bố trí hồ sơ hợp lý, sẽ giúp cho các chủ nhiệm soát xét nhanh chóng thuận lợi, trên cơ sở ý kiến sẽ được chính xác hơn. -Làm tài liệu đào tào cho các lớp nhân viên mới: Hồ sơ kiểm toán các năm trước sẽ tạo điều kiện giúp cho các nhân viên mới có thể hình dung công việc làm của mình trong tương lai, họ có thể dùng hồ sơ năm trước để chủ nhiệm đào tạo sử dụng làm tài liệu đào tạo. - Làm bằng chứng: cũng như yêu cầu chung đối với hồ sơ kiểm toán thì việc sử dụng hồ sơ kiểm toán cũng nhằm thỏa mãn các yêu cầu của một bằng chứng kiểm toán, có thể chứng minh cho tất cả các công việc mà KTV và trợ lý đã làm và còn trình bày tài liệu một cách đầy đủ khoa học, rõ rang hơn nâng cao sức thuyết phục của bằng chứng. - Lưu trữ hồ sơ kiểm toán được đơn giản hóa: Việc lưu trữ hồ sơ kiểm toán năm và thường trực nhằm đảm bảo cho công việc lưu trữ được đơn giản hơn. Khi hồ sơ đã được lưu trữ thì cần mmọt tài liệu nào đó tròng hồ sơ cũng rất dễ rang bởi hồ sơ có hệ thống chỉ mục đầy đủ khoa học, tìm kiếm tài liệu được đơn giản hóa. Nguyên tắc trong lưu trữ hồ sơ kiểm toán sẽ là những rằng buộc đối với KTV khi mới bắt đầu nhưng khi đã quen hơn thì sẽ tiết kiệm được thời gian và tăng chất lượng công việc. - Hồ sơ kiểm toán thông minh góp phần rút ngắn quá trình lập kế hoạch kiểm toán, đưa ra các khả năng rủi ro ở từng phần hành trong khâu lập kế hoạch kiểm toán. Đồng thời, hồ sơ kiểm toán càng hiệu quả cũng giúp kiểm toán viên thiết lập các giấy tờ làm việc phục vụ cho quá trình kiểm tra chi tiết. Để thuận tiện trong công tác quản lý hồ sơ kiểm toán, hệ thống hồ sơ kiểm toán được xây dựng trên cơ sở hệ thống tham chiếu chuẩn của Công ty quy định. Hệ thống hồ sơ kiểm toán được sắp xếp theo chỉ mục và ký tự. Trong đó, ký tự từ số 100 đến 400 là hồ sơ tổng hợp gồm các thông tin chung về việc thực hiện hợp đồng cuộc kiểm toán đó như là sự đánh dấu sự tìm hiểu những thông tin ban đầu, kế hoạch kiểm toán, báo cáo kiểm toán.Hồ sơ nay do KTV phụ trách thực hiện. Các chỉ mục từ số 500 đến 800 chứa đựng tất cả các giấy tờ làm việc được sử dụng trong suốt quá trình kiểm toán. Hồ sơ này được thực hiện bởi các thành viên trong nhóm được phân công việc cụ thể theo cuộc sẵn theo biểu số 05. Nội dung Tham chiếu Lập kế hoạch I Đánh giá rủi ro và môi trường kiểm toán 100 Tìm hiểu hoạt động khách hang 200 Tìm hiểu các quy trình kế toán 300 Các thủ tục đánh giá phân tích 400 Xác định mức độ trọng yếu 500 Tổng hợp rủi ro và kế hoạch kiểm toán 600 Quản lý kiểm toán II Tài liệu họp với khách hàng 700 Tài liệu giao dịch với khách hàng 800 Hệ thống kiểm soát nội bộ 900 Kiểm soát các chu trình ứng dụng 1000 Kiểm tra chi tiết tài sản III Phần hành tiền 1100 Về kiêm soát hồ sơ kiểm toán Ghi chép giấy tờ làm việc Giấy tờ làm việc được Công ty xây dựng theo quy chuẩn riêng của Công ty, trên các giấy tờ đó đều có biểu tượg Công ty VAE và được đánh số theo chỉ mục trên biểu số 5. Trong thực hiện kiểm toán các KTV không được sử dụng giấy tờ làm việc nào khác, chỉ có giấy tờ của VAE mới được lưu vào hồ sơ kiểm toán của Công ty, ngoài ra các giấy tờ ghi chép khác không được coi là bằng chứng kiểm toán, hay sử dụng tài liệu để làm soát xét. Các giấy tờ làm việc tại một hồ sơ kiểm toán tại phòng nghiệp vụ I: Tờ tổng hợp số dư kiểm toán: là một phần quan trọng nhát của hồ sơ kiểm toán, nó phản ánh số dư tài khoản trước điều chỉnh và phân loại sau đièu chỉnh. Mỗi khoản mục của BCTC trên giấy tờ làm việc đều phải đánh số tham chiếu vào từng phần hành riêng (đánh tham chiếu trên từng số liệu). Tờ đầu của từng phần hành: gồm những giấy tờ làm việc phản ánh số dư trên sổ cái mà nằm trong một khoản mục của BCTC. Tờ tổng hợp từng phần này cũng tập hợp tất cả các bút toán điều chỉnh có ảnh hưởng đến khoản mục đó. KTV phải đánh d._.