Tìm hiểu về bộ chứng từ trong thanh toán xuất nhập khẩu. Thực trạng và các giải pháp hoàn thiện tại Việt Nam

Tr­êng §¹i häc Ngo¹i th­¬ng Khoa Kinh TÕ Ngo¹i th­¬ng ====–—==== Kho¸ luËn tèt nghiÖp §Ò tµi: T×m hiÓu vÒ bé chøng tõ trong thanh to¸n xuÊt nhËp khÈu Thùc tr¹ng vµ c¸c gi¶i ph¸p hoµn thiÖn t¹i ViÖt Nam Sinh viªn thùc hiÖn : NguyÔn Hång Hµ Líp : A1 - K37 Gi¸o viªn h­íng dÉn : ThS. §Æng ThÞ Nhµn Hµ Néi - 2002 Lêi më ®Çu Héi nhËp kinh tÕ quèc tÕ lµ xu h­íng tÊt yÕu vµ lµ mét yªu cÇu kh¸ch quan ®èi víi bÊt kú quèc gia nµo trªn thÕ giíi trong qu¸ tr×nh ph¸t triÓn. Xu h­íng nµy ngµy cµng h×nh thµnh râ rÖt mµ nÐt næi bËt lµ nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng ®ang trë thµnh mét s©n ch¬i chung cho tÊt c¶ c¸c n­íc. Trong nhiÒu n¨m qua, ViÖt Nam cïng víi chÝnh s¸ch më cöa nÒn kinh tÕ ®· tõng b­íc hoµ nhËp vµo nÒn kinh tÕ toµn cÇu. C¸c doanh nghiÖp ViÖt Nam ngµy cµng thiÕt lËp ®­îc nhiÒu mèi quan hÖ víi c¸c doanh nghiÖp kh¸c trªn thÕ giíi, gãp phÇn thóc ®Èy ho¹t ®éng th­¬ng m¹i ph¸t triÓn m¹nh mÏ vµ ®a d¹ng. Víi t­ c¸ch lµ yÕu tè quan träng kh«ng thÓ thiÕu ®­îc cho sù ph¸t triÓn th­¬ng m¹i quèc tÕ, thanh to¸n quèc tÕ ®· kh«ng ngõng ®­îc ®æi míi vµ hoµn thiÖn víi c¸c ph­¬ng thøc thanh to¸n ngµy cµng an toµn vµ hiÖu qu¶, ®Æc biÖt lµ c¸c ph­¬ng thøc thanh to¸n cã sö dông bé chøng tõ. Tuy nhiªn, trong thùc tÕ, c¸c rñi ro trong thanh to¸n lµ ®iÒu kh«ng thÓ tr¸nh khái ®èi víi c¸c doanh nghiÖp xuÊt nhËp khÈu vµ còng kh«ng Ýt tr­êng hîp nguyªn nh©n xuÊt ph¸t tõ bé chøng tõ thanh to¸n kh«ng hoµn thiÖn, kh«ng trung thùc, gi¶ m¹o...X¸c ®Þnh ®­îc tÇm quan träng cña bé chøng tõ thanh to¸n xuÊt nhËp khÈu, viÖc hoµn thiÖn c«ng t¸c thiÕt lËp vµ xuÊt tr×nh bé chøng tõ ®Ó phßng ngõa, h¹n chÕ nh÷ng rñi ro trong thanh to¸n ®· trë nªn nhu cÇu bøc thiÕt trong bèi c¶nh hiÖn nay kh«ng chØ ®èi víi c¸c doanh nghiÖp mµ cßn c¶ ®èi víi c¸c tæ chøc ng©n hµng- ng­êi trung gian gi÷a ng­êi mua vµ ng­êi b¸n. XuÊt ph¸t tõ sù quan t©m ®ã, ng­êi viÕt xin m¹nh d¹n chän ®Ò tµi “T×m hiÓu vÒ bé chøng tõ trong thanh to¸n xuÊt nhËp khÈu. Thùc tr¹ng vµ c¸c gi¶i ph¸p hoµn thiÖn t¹i ViÖt Nam” lµm ®Ò tµi nghiªn cøu. Víi lßng say mª nghiªn cøu, víi vèn kiÕn thøc tÝch luü ®­îc sau 4 n¨m häc tËp t¹i tr­êng §¹i häc Ngo¹i Th­¬ng vµ ®Æc biÖt lµ ®­îc sù gióp ®ì chØ b¶o chu ®¸o, tËn t×nh cña c« gi¸o, Th¹c sÜ §Æng ThÞ Nhµn, ng­êi viÕt mong muèn ®­îc tr×nh bµy mét c¸i nh×n tæng thÓ vÒ c«ng t¸c lËp vµ xuÊt tr×nh bé chøng tõ trong thanh to¸n, còng nh­ nh÷ng vÊn ®Ò cßn tån t¹i vµ gi¶i ph¸p kh¾c phôc trong hoµn c¶nh n­íc ta b©y giê. Kho¸ luËn ®­îc tr×nh bµy theo kÕt cÊu nh­ sau: Ch­¬ng I: “Kh¸i qu¸t vÒ bé chøng tõ trong thanh to¸n xuÊt nhËp khÈu” Ch­¬ng ii: “T×m hiÓu thùc tr¹ng bé chøng tõ thanh to¸n trong thanh to¸n xuÊt nhËp khÈu ë ViÖt Nam hiÖn nay” Ch­¬ng III: “Mét sè gi¶i ph¸p nh»m hoµn thiÖn bé chøng tõ trong thanh to¸n xuÊt nhËp khÈu” Tùu chung l¹i, môc ®Ých nghiªn cøu cña ®Ò tµi lµ t×m hiÓu thùc tr¹ng cña viÖc sö dông bé chøng tõ trong thanh to¸n xuÊt nhËp khÈu ë ViÖt Nam hiÖn nay, tõ ®ã ®­a ra mét sè gîi ý vÒ gi¶i ph¸p nh»m gãp phÇn hoµn thiÖn bé chøng tõ thanh to¸n nµy. Mong r»ng bµi viÕt sÏ gãp mét phÇn nhá vµo viÖc nghiªn cøu nh»m thóc ®Èy qu¸ tr×nh thanh to¸n quèc tÕ diÔn ra ®­îc tr«i ch¶y h¬n. Do cßn nh÷ng h¹n chÕ vÒ kiÕn thøc còng nh­ kinh nghiÖm thùc tÕ, kho¸ luËn ch¾c ch¾n kh«ng tr¸nh khái nh÷ng thiÕu sãt. Ng­êi viÕt rÊt mong nhËn ®­îc sù gãp ý cña thÇy c« gi¸o vµ c¸c b¹n sinh viªn ®Ó kho¸ luËn ®­îc hoµn chØnh h¬n. MôC LôC Lêi më ®Çu Ch­¬ng I: KH¸I QU¸T VÒ Bé CHøNG Tõ trong THANH TO¸N xuÊt nhËp khÈu 1 I. Kh¸i niÖm vµ vai trß cña bé chøng tõ trong thanh to¸n xuÊt nhËp khÈu 1 1. Mét sè kh¸i niÖm 1 1.1. Ph­¬ng thøc thanh to¸n quèc tÕ 1 1.2. Chøng tõ vµ ph©n lo¹i chøng tõ 3 2. Vai trß cña bé chøng tõ trong thanh to¸n xuÊt nhËp khÈu 3 2.1. Bé chøng tõ lµ c¬ së thanh to¸n gi÷a c¸c bªn trong ho¹t ®éng xuÊt nhËp khÈu. 3 2.2. Chøng tõ cã thÓ mua ®i b¸n l¹i, cÇm cè, thÕ chÊp hoÆc chiÕt khÊu t¹i ng©n hµng. 3 2.3. T¹o ®iÒu kiÖn ¸p dông ®­îc nh÷ng thµnh tùu cña khoa häc c«ng nghÖ hiÖn ®¹i vµo viÖc sö dông chøng tõ. 6 II. Yªu cÇu vÒ viÖc t¹o lËp chøng tõ trong thanh to¸n xuÊt nhËp khÈu 7 1. Hèi phiÕu th­¬ng m¹i 8 2. Ho¸ ®¬n th­¬ng m¹i . 17 3. VËn ®¬n ®­êng biÓn 21 4. Chøng tõ b¶o hiÓm 27 5. PhiÕu ®ãng gãi 28 6. GiÊy chøng nhËn xuÊt xø 31 7. GiÊy chøng nhËn sè l­îng, chÊt l­îng 35 8. GiÊy chøng nhËn kiÓm dÞch vµ giÊy chøng nhËn vÖ sinh 37 Ch­¬ng II: T×m hiÓu thùc tr¹ng bé chøng tõ thanh to¸n XuÊt nhËp khÈu ë ViÖt Nam hiÖn nay 38 I. Thùc tr¹ng sö dông bé chøng tõ trong thanh to¸n xuÊt nhËp khÈu ë ViÖt Nam. 38 1. T×nh h×nh sö dông bé chøng tõ trong thanh to¸n xuÊt nhËp khÈu 39 1.1. T×nh h×nh sö dông c¸c ph­¬ng thøc thanh to¸n dïng chøng tõ t¹i ViÖt Nam hiÖn nay 39 1.2. T×nh h×nh chiÕt khÊu hèi phiÕu vµ bé chøng tõ t¹i c¸c ng©n hµng t¹i ViÖt Nam trong thêi gian qua 41 1.3. T×nh h×nh c«ng t¸c t¹o lËp bé chøng tõ cña doanh nghiÖp xuÊt khÈu ViÖt Nam 44 2. §iÓm l¹i nh÷ng tån t¹i th­êng gÆp trong viÖc sö dông bé chøng tõ thanh to¸n xuÊt nhËp khÈu ë ViÖt Nam 45 2.1. Nh÷ng sai sãt th­êng gÆp trong khi lËp bé chøng tõ 46 2.2. Mét sè trë ng¹i kh¸c th­êng gÆp trong thanh to¸n sö dông bé chøng tõ 57 II. T×m hiÓu nguyªn nh©n cña nh÷ng tån t¹i trong c«ng t¸c lËp vµ sö dông bé chøng tõ thanh to¸n 59 1. Nguyªn nh©n chñ quan 59 2. Nguyªn nh©n kh¸ch quan 61 Ch­¬ng III: Mét sè gi¶i ph¸p nh»m hoµn thiÖn bé chøng tõ trong thanh to¸n xuÊt nhËp khÈu 63 I. Kinh nghiÖm vÒ viÖc lËp bé chøng tõ thanh to¸n ®èi víi mét sè thÞ tr­êng vµ mÆt hµng chñ yÕu 63 1. Mét sè thÞ tr­êng 63 1.1. ThÞ tr­êng Mü. 63 1.2. ThÞ tr­êng EU 65 1.3. ThÞ tr­êng NhËt B¶n 65 1.4. ThÞ tr­êng Asean 66 1.5. ThÞ tr­êng Hång K«ng 66 2. Mét sè mÆt hµng chñ yÕu. 66 2.1. MÆt hµng xuÊt khÈu. 66 2.2. MÆt hµng nhËp khÈu 70 II. C¸c gi¶i ph¸p nh»m hoµn thiÖn bé chøng tõ trong thanh to¸n xuÊt nhËp khÈu. 71 1. Gi¶i ph¸p tÇm vÜ m«. 72 1.1. Lùa chän vµ vËn dông c¸c v¨n b¶n ph¸p lý vµ tËp qu¸n quèc tÕ cã liªn quan, kÕt hîp víi viÖc thiÕt lËp m«i tr­êng ph¸p lý trong n­íc thuËn lîi. 72 1.2. TiÕn tíi ®¬n gi¶n ho¸ vµ tiªu chuÈn ho¸ bé chøng tõ trong thanh to¸n xuÊt nhËp khÈu. 73 1.3. Tiªu chuÈn ho¸ s¬ ®å l­u chuyÓn chøng tõ 79 1.4. VËn dông chøng tõ ®iÖn tö trong thanh to¸n xuÊt nhËp khÈu 79 2. Gi¶i ph¸p tÇm vi m« 83 2.1. §èi víi hÖ thèng c¸c ng©n hµng 83 2.2. §èi víi ®¬n vÞ lµm c«ng t¸c lËp chøng tõ. 88 KÕt luËn Tµi liÖu tham kh¶o Phô lôc Ch­¬ng I: KH¸I QU¸T VÒ Bé CHøNG Tõ trong THANH TO¸N xuÊt nhËp khÈu I. Kh¸i niÖm vµ vai trß cña bé chøng tõ cña bé chøng tõ trong thanh to¸n xuÊt nhËp khÈu. 1. Mét sè kh¸i niÖm 1.1. Ph­¬ng thøc thanh to¸n quèc tÕ: Trong mét m«i tr­êng khi mµ xu thÕ héi nhËp vµ toµn cÇu ho¸ ®ang diÔn ra ë kh¾p c¸c vïng l·nh thæ, c¸c quèc gia trªn thÕ giíi, ho¹t ®éng xuÊt nhËp khÈu còng kh«ng ngõng ph¸t triÓn. §Ó cã thÓ ®¸p øng ®­îc nhu cÇu thanh to¸n quèc tÕ ngµy cµng gia t¨ng, chóng ta cÇn cã mét kh¸i niÖm cô thÓ, râ rµng vÒ ph­¬ng thøc thanh to¸n nh­ sau: Mäi kho¶n chi tr¶ ph¸t sinh gi÷a c¸c chñ thÓ cña c¸c n­íc ®­îc diÔn ra th«ng qua mét quy tr×nh xö lý kü thuËt c¸c giÊy tê thanh to¸n, ®­îc gäi lµ ph­¬ng thøc thanh to¸n. Nh­ vËy, ph­¬ng thøc thanh to¸n quèc tÕ lµ toµn bé qu¸ tr×nh, c¸ch thøc ®ßi vµ hoµn tr¶ tiÒn hµng trong giao dÞch mua b¸n ngo¹i th­¬ng gi÷a ng­êi nhËp khÈu vµ ng­êi xuÊt khÈu. Trong ngo¹i th­¬ng, cã rÊt nhiÒu ph­¬ng thøc thanh to¸n kh¸c nhau nh­ chuyÓn tiÒn, ghi sæ, nhê thu, tÝn dông chøng tõ... Mçi ph­¬ng thøc thanh to¸n ®Òu cã ­u ®iÓm, nh­îc ®iÓm, thÓ hiÖn quyÒn lîi gi÷a ng­êi nhËp khÈu vµ ng­êi xuÊt khÈu. V× vËy, viÖc chän ph­¬ng thøc thanh to¸n thÝch hîp ph¶i ®­îc hai bªn thèng nhÊt, ghi vµo hîp ®ång mua b¸n ngo¹i th­¬ng. Mçi ph­¬ng thøc thanh to¸n lµ mét ph­¬ng ph¸p b¶o ®¶m thanh to¸n; viÖc chuyÓn giao “tiÒn thùc sù” hay “chi tr¶” gi÷a ng­êi mua vµ ng­êi b¸n ®­îc thùc hiÖn bëi c¸c ph­¬ng thøc ®ã. Trong thanh to¸n quèc tÕ cã nhiÒu ph­¬ng thøc thanh to¸n kh¸c nhau, chia lµm hai nhãm chÝnh: - Nhãm nh÷ng ph­¬ng thøc thanh to¸n kh«ng phô thuéc vµo chøng tõ hµng ho¸ gåm ph­¬ng thøc chuyÓn tiÒn, ph­¬ng thøc ghi sæ, ph­¬ng thøc nhê thu phiÕu tr¬n. Trong c¸c ph­¬ng thøc thanh to¸n kÓ trªn, c¨n cø ®ßi vµ tr¶ tiÒn cña c¸c bªn kh«ng ph¶i lµ bé chøng tõ thanh to¸n mµ dùa chñ yÕu trªn thùc tÕ cña viÖc giao hµng. Ng©n hµng chØ ®ãng vai trß thø yÕu, trung gian vµ kh«ng cã tÝnh quyÕt ®Þnh tíi viÖc thanh to¸n cña ng­êi mua ®èi víi ng­êi b¸n. Khi ¸p dông nh÷ng ph­¬ng thøc nµy, viÖc thanh to¸n tiÒn hµng chñ yÕu phô thuéc vµo thiÖn chÝ cña ng­êi mua, quyÒn lîi cña ng­êi b¸n kh«ng ®­îc b¶o ®¶m, g©y t×nh tr¹ng ø ®äng vèn, dÔ bÞ chiÕm dông vèn. Bëi vËy, nh÷ng ph­¬ng thøc thanh to¸n nµy chØ nªn ¸p dông khi mµ gi÷a hai bªn ph¶i thùc sù tin cËy lÉn nhau hoÆc gi¸ trÞ hîp ®ång mua b¸n nhá. §«i khi ng­ßi ta còng ¸p dông khi mµ kho¶ng c¸ch gi÷a ng­êi mua vµ ng­êi b¸n lµ gÇn, t¹o ®iÒu kiÖn hai bªn hiÓu biÕt vµ cã thÓ kiÓm so¸t viÖc thùc hiÖn ®óng theo hîp ®ång cña nhau. - Nhãm nh÷ng ph­¬ng thøc thanh to¸n phô thuéc vµo chøng tõ hµng ho¸ nh­ ph­¬ng thøc nhê thu kÌm chøng tõ, ph­¬ng thøc tÝn dông chøng tõ. Kh«ng nh­ c¸c ph­¬ng thøc thanh to¸n thuéc nhãm kia, nhãm c¸c ph­¬ng thøc thanh to¸n nµy l¹i sö dông bé chøng tõ lµm c¬ së ®Ó tiÕn hµnh viÖc ®ßi vµ tr¶ tiÒn gi÷a hai bªn. Ng©n hµng ®· ®ãng vai trß trung gian vµ quyÕt ®Þnh tíi viÖc thanh to¸n, b¶o vÖ quyÒn lîi cña ng­êi b¸n h¬n, dung hoµ quyÒn lîi cña c¶ hai phÝa. V× vËy, ph¹m vi sö dông c¸c ph­¬ng thøc nµy còng réng h¬n, cã thÓ ¸p dông cho c¶ nh÷ng tr­êng hîp ng­êi mua vµ ng­êi b¸n míi quen biÕt nhau vµ gi¸ trÞ hîp ®ång lín. Tuy nhiªn, viÖc ¸p dông nh÷ng ph­¬ng thøc nµy, ®Æc biÖt lµ ph­¬ng thøc tÝn dông chøng tõ kh¸ phøc t¹p, thÓ hiÖn trong viÖc lËp chøng tõ. Chøng tõ lµ c¨n cø duy nhÊt ®Ó ng©n hµng tr¶ tiÒn, ng©n hµng chØ chÞu tr¸ch nhiÖm duy nhÊt vÒ chøng tõ chø kh«ng chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ hµng ho¸, nªn ng­êi mua khã lo¹i trõ kh¶ n¨ng ng­êi b¸n gi¶ m¹o chøng tõ hoÆc thay ®æi chøng tõ ®Ó ®­îc thanh to¸n. §èi víi ng­êi b¸n, rñi ro vÉn cã thÓ x¶y ra do ng­êi mua cã thÓ dùa vµo lçi chøng tõ ®Ó tõ chèi thanh to¸n mÆc dï hµng hãa ®· ®­îc giao ®óng phÈm chÊt vµ ®óng theo hîp ®ång ký gi÷a hai bªn. MÆc dï mçi nhãm ®Òu cã nh÷ng ­u ®iÓm, nh­îc ®iÓm riªng, song trªn thùc tÕ nhãm c¸c ph­¬ng thøc thanh to¸n phô thuéc vµo bé chøng tõ , mµ trong ®ã ®Æc biÖt lµ ph­¬ng thøc tÝn dông chøng tõ ®­îc sö dông phæ biÕn h¬n c¶. Qua ®ã thÊy r»ng bé chøng tõ thanh to¸n ®ãng vai trß v« cïng quan träng, lµ linh hån cña ph­¬ng thøc thanh to¸n, lµ c¨n cø kh«ng thÓ thiÕu trong viÖc tiÕn hµnh viÖc ®ßi vµ tr¶ tiÒn gi÷a hai bªn trong ho¹t ®éng mua b¸n xuÊt nhËp khÈu. 1.2. Chøng tõ vµ ph©n lo¹i chøng tõ: Trong th­¬ng m¹i quèc tÕ hiÖn nay, c¨n cø vµo c¸c nguån luËt kh¸c nhau cã nhiÒu c¸ch ph©n lo¹i chøng tõ. Trong cuèn “C¸c nguyªn t¾c thèng nhÊt vÒ nhê thu” (B¶n söa ®æi 1995, cã hiÖu lùc 1/1/1996, sè 522 cña phßng th­¬ng m¹i quèc tÕ, ICC so¹n th¶o), viÕt t¾t lµ URC 522 cã ®Þnh nghÜa vÒ chøng tõ nh­ sau: “Chøng tõ bao gåm chøng tõ tµi chÝnh vµ chøng tõ th­¬ng m¹i...” (®iÒu 2). -Chøng tõ tµi chÝnh: Bao gåm c¸c chøng tõ : hèi phiÕu, kú phiÕu, sÐc, hoÆc c¸c lo¹i chøng tõ t­¬ng tù kh¸c dïng ®Ó thu tiÒn (nh­ th­ tÝn dông, ®iÖn chuyÓn tiÒn, biªn lai ký ph¸t,...) - Chøng tõ th­¬ng m¹i: Gåm cã c¸c ho¸ ®¬n, chøng tõ vËn chuyÓn, chøng tõ vÒ quyÒn së h÷u hoÆc bÊt kú mét lo¹i chøng tõ t­¬ng tù nµo kh¸c miÔn lµ kh«ng ph¶i chøng tõ tµi chÝnh. Trong ho¹t ®éng xuÊt nhËp khÈu, bé chøng tõ thanh to¸n th«ng th­êng gåm cã: hèi phiÕu, ho¸ ®¬n th­¬ng m¹i, vËn ®¬n, giÊy chøng nhËn b¶o hiÓm, giÊy chøng nhËn kiÓm nghiÖm hµng ho¸, giÊy chøng nhËn xuÊt xø, giÊy kª khai ®ãng gãi bao b× chi tiÕt. ViÖc nghiªn cøu chi tiÕt, cô thÓ tõng lo¹i chøng tõ sÏ ®­îc ®Ò cËp tíi ë phÇn sau (phÇn II, Ch­¬ng I). 2. Vai trß cña bé chøng tõ trong thanh to¸n xuÊt nhËp khÈu. 2.1. Bé chøng tõ lµ c¬ së thanh to¸n gi÷a c¸c bªn trong ho¹t ®éng xuÊt nhËp khÈu. Trong giao th­¬ng quèc tÕ, viÖc thùc hiÖn hîp ®ång vµ viÖc thanh to¸n ®­îc tiÕn hµnh ®éc lËp nhau vÒ: nh©n sù, thñ tôc, thêi gian vµ n¬i chèn. Do ®ã, c¬ së tiÕn hµnh thanh to¸n lµ bé chøng tõ x¸c thùc viÖc chuyÓn quyÒn së h÷u hµng ho¸ vµ viÖc hoµn tÊt c¸c nghÜa vô giao hµng cña bªn xuÊt khÈu. Chøng tõ cã thÓ x¸c nhËn ng­êi b¸n ®· giao ®óng, ®ñ hµng hay ch­a vµ giao cã ®óng thêi h¹n hay kh«ng. Cßn ng­êi mua th× c¨n cø vµo bé chøng tõ ®Ó nhËn hµng vµ tiÕn hµng thanh to¸n. Trong tr­êng hîp cã sù xuÊt hiÖn cña ng©n hµng-víi t­ c¸ch lµ ng­êi trung gian gi÷a ng­êi xuÊt khÈu vµ ng­ßi nhËp khÈu- th× quan hÖ gi÷a c¸c bªn vµ ng©n hµng còng c¨n cø vµo bé chøng tõ. Th«ng qua bé chøng tõ, ng©n hµng cã thÓ kiÓm tra møc ®é hoµn thµnh nghÜa vô giao hµng cña ng­êi xuÊt khÈu ®Ó tiÕn hµnh viÖc tr¶ tiÒn cho ng­êi cho hä, vµ trªn c¬ së ®ã còng xem xÐt ng­êi mua ®· hoµn thµnh nghÜa vô thanh to¸n tiÒn ch­a. Tuy nhiªn, chóng ta còng cÇn chó ý mét sè ®iÓm sau ®©y: - Tuú tõng ph­¬ng thøc thanh to¸n mµ yªu cÇu vÒ bé chøng tõ còng rÊt kh¸c nhau. Trong mét sè tr­êng hîp, chóng lµ chøng tõ ®¹i diÖn hîp ph¸p cho hµng ho¸. §iÒu quan träng lµ c¸c chøng tõ hîp lÖ ph¶i ®­îc lËp ®óng chç, ®óng lóc; vµ ®Ó ®Èy nhanh viÖc giao hµng vµ thanh to¸n, chóng ph¶i ®­îc ®iÒn ®Çy ®ñ mét c¸ch hîp lÖ. ChØ mét ®iÓm nhá kh«ng râ rµng trong chøng tõ ch¾c ch¾n sÏ dÉn ®Õn sù khã kh¨n trong thanh to¸n. Do ®ã, cÇn ph¶i cã mét sù quy ®Þnh râ rµng vÒ yªu cÇu xuÊt tr×nh chøng tõ, sè l­îng, sè lo¹i, c¸ch thøc lËp chøng tõ còng nh­ viÖc quy ®Þnh thanh to¸n tiÒn dùa vµo hîp ®ång hay chøng tõ (nh­ L/C; A/P...) - Tuú tõng ®iÒu kiÖn giao hµng mµ ph­¬ng thøc thanh to¸n còng cÇn ph¶i x¸c ®Þnh cho phï hîp. Bé chøng tõ sÏ ph¸t huy t¸c dông tèt nhÊt ®èi víi c¸c ®iÒu kiÖn c¬ së giao hµng nh­ FOB, CIF, CFR...VÝ dô, ®èi víi ®iÒu kiÖn DAF (giao hµng t¹i biªn giíi) ta vÉn cã thÓ sö dông ph­¬ng thøc thanh to¸n kÌm chøng tõ (nh­ ph­¬ng thøc tÝn dông chøng tõ). Nh­ng trong tr­êng hîp nµy, xÐt vÒ b¶n chÊt, L/C còng gièng nh­ L/G. 2.2. Chøng tõ cã thÓ mua ®i b¸n l¹i, cÇm cè, thÕ chÊp hoÆc chiÕt khÊu t¹i ng©n hµng. Th«ng th­êng th× ng­êi mua, hoÆc ng­êi b¸n (hoÆc ng­êi s¶n xuÊt) lu«n cÇn tµi chÝnh ®Ó thùc hiÖn mét th­¬ng vô. ThÝ dô, mét ng­êi nhËp khÈu (ng­êi mua) chØ muèn thanh to¸n hµng nhËp sau khi anh ta b¸n ®­îc mét sè hµng. MÆt kh¸c, ng­êi xuÊt khÈu (ng­êi b¸n) l¹i cã nhu cÇu vÒ tµi chÝnh ®Ó mua nguyªn vËt liÖu th« phôc vô cho s¶n xuÊt hµng ho¸ mµ anh ta b¸n. XuÊt ph¸t tõ ®Æc ®iÓm bé chøng tõ lµ c¨n cø thanh to¸n gi÷a c¸c bªn nªn cã thÓ coi chøng tõ lµ ®¹i diÖn cña hµng ho¸. Thay v× hµng ho¸, ng­êi ta cã thÓ bu«n b¸n trao tay bé chøng tõ, hoÆc cã thÓ dïng nã lµm vËt cÇm cè, thÕ chÊp hay chiÕt khÊu t¹i ng©n hµng. Bé chøng tõ cã thÓ ®­îc mua ®i b¸n l¹i nh»m chuyÓn giao quyÒn së h÷u ®èi víi hµng ho¸. Trong tr­êng hîp hµng ho¸ vÉn cßn trªn ®­êng vËn chuyÓn, nh­ng ng­êi mua l¹i t×m ngay ®­îc mét ®èi t¸c ®Ó b¸n l¹i th× anh ta cã thÓ chuyÓn giao ngay bé chøng tõ cho ng­êi thø ba ®ã. Khi ®ã, ng­êi mua l¹i bé chøng tõ cã thÓ dïng bé chøng tõ ®Ó nhËn hµng vµ vÊn ®Ò thanh to¸n sÏ ®­îc tiÕn hµnh gi÷a ng­êi b¸n vµ ng­êi thø ba nµy. Bé chøng tõ hay hèi phiÕu cã thÓ ®­îc dïng ®Ó cÇm cè: Ng­êi chñ bé chøng tõ hay hèi phiÕu cã thÓ mang chøng tõ hay hèi phiÕu cña m×nh ®Õn ng©n hµng hay mét tæ chøc tÝn dông ®Ó cÇm cè cho mét kho¶n vay nµo ®ã t¹i ng©n hµng ®ã. Ng©n hµng cÇm cè cã thÓ sö dông hèi phiÕu hoÆc bé chøng tõ nÕu nh­ ng­êi chñ hèi phiÕu kh«ng thùc hiÖn viÖc tr¶ nî ®óng h¹n cho ng©n hµng. Khi ¸p dông h×nh thøc nµy, ng­êi cÇm cè hèi phiÕu ph¶i ghi vµo mÆt sau cña tê hèi phiÕu nh­ sau: Bé chøng tõ còng cã thÓ ®­îc sö dông lµm vËt thÕ chÊp ®Ó vay tÝn dông. Trong tr­êng hîp nhµ nhËp khÈu ph¶i thanh to¸n toµn bé göi hµng trong khi hµng l¹i ch­a cËp bÕn, anh ta cã thÓ yªu cÇu ng©n hµng øng tr­íc mét kho¶n tÝn dông. Sau khi gi¶i phãng hµng ho¸ vµ thu håi vèn, nhµ nhËp khÈu sÏ hoµn tr¶ tiÒn cho ng©n hµng. Víi nghiÖp vô nµy, ng©n hµng ph¶i ®­¬ng ®Çu víi c¸c rñi ro mÊt vèn cho vay, v× vËy ng©n hµng ®ßi hái ph¶i cã thÕ chÊp cho c¸c kho¶n øng tr­íc. C¸c chøng tõ vÒ quyÒn së h÷u hµng ho¸ nh­ vËn ®¬n ®­êng biÓn, giÊy göi hµng ®­êng biÓn, vËn ®¬n ®­êng kh«ng, ho¸ ®¬n kiªm phiÕu nhËn hµng, biªn lai chøng nhËn göi hµng,... hay cßn gäi lµ c¸c giÊy tê theo lÖnh ®Òu cã thÓ dïng lµm vËt thÕ chÊp. C¸c chøng tõ nµy ph¶i ®­îc lËp d­íi d¹ng cã thÓ chuyÓn nh­îng ®­îc (ký hËu ®Ó tr¾ng hoÆc ký hËu chuyÓn nh­îng cho ng©n hµng). Mét khi c¸c chøng tõ trªn kh«ng thÓ chuyÓn nh­îng ®­îc (vÝ dô vËn ®¬n ®Ých danh) th× nhµ nhËp khÈu ph¶i sö dông h×nh thøc thÕ chÊp kh¸c. Bé chøng tõ hay hèi phiÕu cã thÓ ®­îc sö dông ®Ó chiÕt khÊu t¹i c¸c ng©n hµng. §èi víi chiÕt khÊu bé chøng tõ cã hai h×nh thøc sau: - ChiÕt khÊu miÔn truy ®ßi lµ h×nh thøc chiÕt khÊu theo ®ã nhµ xuÊt khÈu b¸n h¼n bé chøng tõ göi hµng cho ng©n hµng, nhËn tiÒn vµ kh«ng cßn tr¸ch nhiÖm g× vÒ viÖc hoµn tr¶ tiÒn. Tr¸ch nhiÖm thu tiÒn tõ phÝa n­íc ngoµi vµ viÖc sö dông sè tiÒn thu ®­îc hoµn toµn thuéc vÒ ng©n hµng. H×nh thøc chiÕt khÊu nµy bao hµm nhiÒu rñi ro ®èi víi ng©n hµng, do vËy ng©n hµng th­êng thu phÝ chiÕt khÊu cao. - ChiÕt khÊu truy ®ßi: lµ h×nh thøc nhµ xuÊt khÈu b¸n bé chøng tõ kú h¹n cho ng©n hµng ®Ó nhËn tiÒn nh­ng vÉn chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ bé chøng tõ göi hµng trong tr­êng hîp ng©n hµng kh«ng ®ßi ®­îc tiÒn tõ nhµ nhËp khÈu. VÒ b¶n chÊt, chiÕt khÊu cã truy ®ßi lµ viÖc ng©n hµng cho vay trªn c¬ së bé chøng tõ do nhµ xuÊt khÈu xuÊt tr×nh, thêi gian cho vay ®­îc tÝnh b»ng thêi gian cÇn thiÕt trung b×nh ®Ó ®ßi tiÒn tõ nhµ nhËp khÈu n­íc ngoµi, l·i ®­îc tÝnh b»ng l·i chiÕt khÊu tÝnh theo ngµy. Møc phÝ trong chiÕt khÊu cã truy ®ßi tÊt nhiªn sÏ thÊp h¬n so víi chiÕt khÊu miÔn truy ®ßi do ng©n hµng chÞu Ýt rñi ro h¬n. §èi víi chiÕt khÊu hèi phiÕu: ®©y lµ nghiÖp vô tµi trî ng¾n h¹n ®­îc thùc hiÖn d­íi h×nh thøc kh¸ch hµng chuyÓn quyÒn h­ëng lîi hèi phiÕu ch­a ®¸o h¹n cho ng©n hµng ®Ó nhËn mét sè tiÒn b»ng mÖnh gi¸ hèi phiÕu trõ ®i l·i chiÕt khÊu vµ phÝ chiÕt khÊu. Thùc chÊt ®©y lµ h×nh thøc ng©n hµng mua l¹i hèi phiÕu ch­a tíi h¹n thanh to¸n cña nhµ xuÊt khÈu. Víi nghiÖp vô nµy ng©n hµng cung øng mét kho¶n vèn cho nhµ xuÊt khÈu ®Ó hä cã ®iÒu kiÖn tiÕp tôc qu¸ tr×nh t¸i s¶n xuÊt. Nhµ nhËp khÈu sÏ cã ngay vèn thay v× ph¶i chê nhµ nhËp khÈu thanh to¸n do anh ta ®· cung cÊp mét kho¶n tÝn dông th­¬ng m¹i (b¸n chÞu hµng). Cßn ng©n hµng cã lîi lµ thu ®­îc l·i suÊt chiÕt khÊu. Mét nÐt ®Æc tr­ng cña chiÕt khÊu hèi phiÕu lµ ng©n hµng sÏ khÊu trõ tiÒn l·i ngay khi chiÕt khÊu vµ chØ chuyÓn cho kh¸ch hµng sè tiÒn cßn l¹i. Sè tiÒn ®ã lµ gi¸ trÞ chiÕt khÊu. 2.3. T¹o ®iÒu kiÖn ¸p dông ®­îc nh÷ng thµnh tùu cña khoa häc c«ng nghÖ hiÖn ®¹i vµo viÖc sö dông chøng tõ. Ngµy nay, th­¬ng m¹i ®iÖn tö (TM§T) kh«ng chØ ®­îc c¸c quèc gia coi lµ mét gi¶i ph¸p h÷u hiÖu nhÊt cho viÖc toµn cÇu ho¸ mµ cßn lµ mét trong nh÷ng c¬ héi lín ®Ó ph¸t triÓn nÒn kinh tÕ quèc gia vµ toµn cÇu lªn mét b­íc míi. Theo con sè cña TËp ®oµn t­ vÊn Boston Consulting th× doanh sè TM§T n¨m 1999 ®· t¨ng tr­ëng ë møc 120%, ®¹t 33,1 tû USD, chiÕm 1,4% tæng doanh thu b¸n lÎ trªn thÕ giíi. Theo dù ®o¸n, ®Õn n¨m 2003 doanh thu tõ TM§T sÏ lµ 1400 tû USD. §Ó cã thÓ chia sÎ mét phÇn con sè doanh thu khæng lå ®ã, c¸c quèc gia ph¶i cã nh÷ng thay ®æi c¨n b¶n tõ chÝnh s¸ch vÜ m«, c¬ së h¹ tÇng. Mét trong nh÷ng chuyÓn ®æi quan träng cã tÝnh quyÕt ®Þnh ®Ó tham gia TM§T lµ viÖc thiÕt lËp mét c¬ së h¹ tÇng vÒ thanh to¸n ®iÖn tö, ®­a ra nh÷ng quy ®Þnh quy t¾c vÒ giao dÞch chøng tõ ®iÖn tö thanh to¸n vµ ch÷ ký ®iÖn tö. §Ó ®¹t ®­îc nh­ vËy, c¸c ph­¬ng thøc thanh to¸n quèc tÕ ph¶i dùa trªn c¬ së lµ bé chøng tõ thanh to¸n chø kh«ng ph¶i lµ hµng ho¸. Bé chøng tõ sÏ dÇn dÇn ®­îc chuyÓn tõ h×nh thøc b»ng giÊy truyÒn thèng sang h×nh thøc m· ho¸ ®iÖn tö, vµ viÖc xuÊt tr×nh bé chøng tõ sÏ trë nªn ®¬n gi¶n th«ng qua hÖ thèng m¹ng m¸y tÝnh cho bÊt kú ng©n hµng nµo. ChÝnh ®iÒu nµy t¹o tiÒn ®Ò cho ph­¬ng thøc kinh doanh qua m¹ng, TM§T ph¸t triÓn. II. Yªu cÇu vÒ viÖc t¹o lËp chøng tõ trong thanh to¸n xuÊt nhËp khÈu. Nh­ ®· ®Ò cËp ë trªn, c«ng viÖc hÕt søc quan träng ®èi víi c¸c nhµ xuÊt khÈu lµ ph¶i lËp ®­îc bé chøng tõ phï hîp hîp ®ång vµ/ hoÆc ph­¬ng thøc thanh to¸n ¸p dông, cßn ®èi víi c¸c nhµ nhËp khÈu lµ kiÓm tra ®­îc c¸c chøng tõ tr­íc khi thanh to¸n. V× vËy t×m hiÓu vÒ néi dung, t¸c dông cña tõng lo¹i chøng tõ lµ rÊt cÇn thiÕt ®èi víi c¶ hai bªn trong quan hÖ bu«n b¸n xuÊt nhËp khÈu. Th«ng th­êng, yªu cÇu ®èi víi bé chøng tõ thanh to¸n nh­ lo¹i chøng tõ, sè l­îng tõng lo¹i, yªu cÇu t¹o lËp ®èi víi tõng lo¹i chøng tõ, c¬ quan lËp chøng tõ...lµ do hîp ®ång mua b¸n ngo¹i th­¬ng vµ c¸c ph­¬ng thøc thanh to¸n cña hîp ®ång quy ®Þnh. Trong c¸c ph­¬ng thøc thanh to¸n quèc tÕ sö dông phæ biÕn hiÖn nay, ph­¬ng thøc tÝn dông chøng tõ (L/C) lµ ph­¬ng thøc thanh to¸n quy ®Þnh cô thÓ, chi tiÕt vµ chÆt chÏ nhÊt ®èi víi viÖc t¹o lËp chøng tõ. XuÊt ph¸t tõ thùc tÕ ®ã mµ khu«n khæ kho¸ luËn nµy sÏ nghiªn cøu vÒ chøng tõ chñ yÕu dùa trªn nh÷ng yªu cÇu cña ph­¬ng thøc tÝn dông b»ng L/C. Th«ng th­êng, nhµ xuÊt khÈu muèn lÊy tiÒn trong thanh to¸n b»ng L/C th× ph¶i xuÊt tr×nh mét bé chøng tõ thanh to¸n ®¹t 5 tiªu chuÈn sau ®©y: - §Çy ®ñ chøng tõ: Tuú vµo tõng lo¹i L/C mµ yªu cÇu tõng lo¹i chøng tõ vµ sè l­îng cña tõng lo¹i ph¶i nép cho ng©n hµng khi thanh to¸n. - Hoµn chØnh vÒ mÆt h×nh thøc bÒ ngoµi cña bé chøng tõ xuÊt tr×nh: bé chøng tõ cÇn ph¶i hoµn toµn ®¸p øng c¸c yªu cÇu nªu trong L/C tõ m« t¶ ®Æc ®iÓm cña hµng ho¸ ®Õn chÊt l­îng, ph­¬ng thøc vËn t¶i, giao nhËn,... - Sù nghiªm ngÆt vÒ néi dung chøng tõ: V× ng©n hµng thanh to¸n cho ng­êi xuÊt khÈu dùa vµo bé chøng tõ chø kh«ng dùa vµo hµng ho¸, nªn ng©n hµng gi¸m s¸t rÊt chÆt chÏ néi dung cña tõng lo¹i chøng tõ cã phï hîp víi yªu cÇu cña L/C hay kh«ng, thËm chÝ ng©n hµng g©y khã kh¨n trong thanh to¸n trong tr­êng hîp nhµ xuÊt khÈu cã nh÷ng sai sãt nhá trong bé chøng tõ. - C¸c chøng tõ ph¶i kh«ng m©u thuÉn nhau, vÝ dô m« t¶ hµng ho¸ trong ho¸ ®¬n ph¶i gièng m« t¶ trong vËn ®¬n vµ ph¶i ®óng quy ®Þnh cña L/C; sè l­îng hµng ho¸ ghi trong c¸c chøng tõ ph¶i thèng nhÊt vµ ®óng quy ®Þnh cña L/C... - XuÊt tr×nh bé chøng tõ ph¶i ®óng thêi gian quy ®Þnh cña L/C: NÕu trong L/C kh«ng quy ®Þnh thêi gian xuÊt tr×nh bé chøng tõ, ®iÒu 43 UCP-DC quy ®Þnh: c¸c Ng©n hµng sÏ kh«ng chÊp nhËn c¸c chøng tõ xuÊt tr×nh cho Ng©n hµng sau 21 ngµy kÓ tõ ngµy giao hµng. V× vËy, trong mäi tr­êng hîp, c¸c chøng tõ kh«ng ®­îc xuÊt tr×nh sau khi hÕt thêi h¹n cã hiÖu lùc cña L/C. Th«ng th­êng bé chøng tõ thanh to¸n trong ngo¹i th­¬ng vµ ®Æc biÖt trong thanh to¸n b»ng L/C bao gåm c¸c chøng tõ sau: 1. Hèi phiÕu th­¬ng m¹i (Bill of exchange) 1.1. §Þnh nghÜa “ Hèi phiÕu lµ mét tê mÖnh lÖnh tr¶ tiÒn v« ®iÒu kiÖn do mét ng­êi ký ph¸t cho mét ng­êi kh¸c, yªu cÇu ng­êi nµy khi nh×n thÊy phiÕu, hoÆc ®Õn mét ngµy cô thÓ nhÊt ®Þnh, hoÆc ®Õn mét ngµy cã thÓ x¸c ®Þnh trong t­¬ng lai, ph¶i tr¶ mét sè tiÒn nhÊt ®Þnh cho mét ng­êi nµo ®ã, hoÆc theo lÖnh cña ng­êi nµy tr¶ cho mét ng­êi kh¸c, hoÆc tr¶ cho ng­êi cÇm phiÕu.” Trong ngo¹i th­¬ng, hèi phiÕu ®­îc coi lµ mét c«ng cô thanh to¸n quèc tÕ th«ng dông vµ mét ph­¬ng tiÖn tÝn dông. Nã biÓu hiÖn sù cam kÕt b»ng v¨n b¶n gi÷a ng­êi m¾c nî (ng­êi nhËp khÈu) vµ ng­êi chñ nî (ng­êi xuÊt khÈu). 1.2. T¸c dông cña hèi phiÕu. Hèi phiÕu lµ c«ng cô tÝn dông Hèi phiÕu lµ mét c«ng cô tÝn dông phæ biÕn gi÷a: - Ng­êi ký ph¸t hèi phiÕu vµ ng­êi m¾c nî hä. - Ng­êi së h÷u hèi phiÕu vµ ng­êi ký ph¸t hèi phiÕu. - Mét ng©n hµng víi ng­êi cã hèi phiÕu hoÆc ng­êi ph¸t hµnh hèi phiÕu th«ng qua hµnh vi chiÕt khÊu hèi phiÕu. Hèi phiÕu lµ ph­¬ng tiÖn ®¶m b¶o: Hèi phiÕu lµ mét c«ng cô ®¶m b¶o trong c¸c quan hÖ tÝn dông. §iÒu nµy dùa trªn c¬ së vÒ tÝnh nghiªm ngÆt cña hèi phiÕu vÒ tr¶ tiÒn v« ®iÒu kiÖn, nghÜa lµ ng­êi chñ nî lu«n lu«n cã quyÒn ®ßi hái thanh to¸n hèi phiÕu mµ hä së h÷u vµo ngµy ®Õn h¹n. Hèi phiÕu lµ ph­¬ng tiÖn ®Çu t­ vèn Trong nghiÖp vô chiÕt khÊu hèi phiÕu, tÊt c¶ c¸c ng©n hµng ®Òu cã thÓ ®Çu t­ vµo hèi phiÕu b»ng c¸ch mua c¸c lo¹i hèi phiÕu cña ng­êi b¸n. Hèi phiÕu lµ c«ng cô thanh to¸n: Hèi phiÕu lµ c«ng cô thanh to¸n ®èi víi tÊt c¶ ai liªn quan ®Õn nã. Khi hèi phiÕu ®­îc thanh to¸n vµo ngµy ®Õn h¹n th× mãn nî gèc ghi trªn hèi phiÕu ®­îc coi lµ ®· thanh to¸n. 1.3. Yªu cÇu vÒ h×nh thøc vµ néi dung cña hèi phiÕu. Do hèi phiÕu lµ mét c«ng cô thanh to¸n vµ cÇn ph¶i ®­îc l­u hµnh nªn nã ph¶i cã mét h×nh thøc nhÊt ®Þnh ®Ó ng­êi ta cã thÓ ph©n biÖt hèi phiÕu víi c¸c ph­¬ng tiÖn thanh to¸n kh¸c. Hèi phiÕu th­¬ng m¹i lµ mét v¨n b¶n x¸c nhËn mét tr¸i vô tr¶ tiÒn cã tÝnh chÊt th­¬ng m¹i, cho nªn hèi phiÕu ph¶i cã h×nh thøc vµ néi dung nhÊt ®Þnh phï hîp víi luËt lÖ chi phèi nã. Trªn thÕ giíi hiÖn nay, hèi phiÕu chñ yÕu ®­îc t¹o lËp theo “LuËt ®iÒu chØnh vÒ hèi phiÕu” (Uniform Law for Bills of Exchange) viÕt t¾t lµ ULB 1930 vµ theo luËt Anh - Mü. Trong bèi c¶nh ViÖt Nam, mÆc dï chóng ta ®· cã Ph¸p lÖnh th­¬ng phiÕu nh­ng Ph¸p lÖnh nµy ®­îc x©y dùng chñ yÕu trªn c¬ së luËt ULB 1930. ChÝnh v× vËy, bµi khãa luËn nµy chñ yÕu tËp trung vµo viÖc ph©n tÝch hèi phiÕu trªn c¬ së ULB 1930. 1.3.1. H×nh thøc cña hèi phiÕu: H×nh thøc cña hèi phiÕu ®­îc quy ®Þnh nh­ sau: - Hèi phiÕu lµm thµnh v¨n b¶n. Hèi phiÕu nãi, ®iÖn tÝn, ®iÖn tho¹i...®Òu kh«ng cã gi¸ trÞ ph¸p lý. Theo luËt cña c¸c n­íc nãi chung, hèi phiÕu cã thÓ viÕt tay, ®¸nh m¸y, in s½n... vÉn cã gi¸ trÞ nh­ nhau. - Nh×n chung, c¸c mÉu hèi phiÕu cña c¸c n­íc ®­îc in s½n, cã ®Ó trèng nh÷ng ®o¹n nhÊt ®Þnh ®Ó ng­êi ký ph¸t hèi phiÕu ®iÒn ch÷ vµo. H×nh mÉu hèi phiÕu cña n­íc ta tr­íc kia do Ng©n hµng Nhµ n­íc thèng nhÊt in s½n vµ ph¸t hµnh. §èi víi c¸c n­íc kh¸c, h×nh mÉu hèi phiÕu th­¬ng m¹i lµ do t­ nh©n tù ®Þnh ra vµ tù ph¸t hµnh. H×nh mÉu hèi phiÕu kh«ng quyÕt ®Þnh gi¸ trÞ ph¸p lý cña hèi phiÕu. - Ng«n ng÷ sö dông ®Ó ®iÒn vµo c¸c ®o¹n ®Ó trèng ph¶i thèng nhÊt víi ng«n ng÷ ®· in s½n trªn hèi phiÕu, trõ tªn c¸c ®­¬ng sù vµ tªn c¸c ®Þa ®iÓm nÕu nh­ kh«ng thÓ phiªn ©m, phiªn dÞch ®­îc. TiÕng Anh lµ tiÕng th«ng dông cña ng«n ng÷ t¹o lËp hèi phiÕu. Mét hèi phiÕu sÏ kh«ng cã gi¸ trÞ ph¸p lý, nÕu nã ®­îc lËp b»ng nhiÒu ng«n ng÷ kh¸c nhau. Nh÷ng hèi phiÕu viÕt b»ng bót ch×, b»ng thø mùc dÔ phai mÇu nh­ mùc ®á ®Òu trë thµnh v« gi¸ trÞ. Theo ph¸p lÖnh th­¬ng phiÕu ViÖt Nam, ng«n ng÷ sö dông cã quy ®Þnh h¬i kh¸c. Cô thÓ, hèi phiÕu ph¸t hµnh ®Ó sö dông néi ®Þa th× sö dông ng«n ng÷ thèng nhÊt lµ TiÕng ViÖt, cßn hèi phiÕu cã yÕu tè n­íc ngoµi th× cho phÐp lËp song ng÷, võa TiÕng Anh, võa TiÕng ViÖt. - Hèi phiÕu cã thÓ lËp thµnh mét hay nhiÒu b¶n, mçi b¶n ®Òu ®¸nh sè thø tù, c¸c b¶n ®Òu cã gi¸ trÞ nh­ nhau.Ng­êi tr¶ tiÒn cã thÓ chän bÊt kú mét b¶n trong sè nh÷ng b¶n ®ã ®Ó thanh to¸n. Trªn b¶n thø nhÊt cã ghi râ: “ sau khi nh×n thÊy b¶n thø nhÊt cña tê hèi phiÕu nµy (b¶n thø hai viÕt cïng néi dung ngµy th¸ng kh«ng tr¶ tiÒn)..” (at ...sight of this FIRST of exchange (SECOND of the same tenor and date being unpaid) vµ trªn b¶n thø hai cã ghi râ: “sau khi nh×n thÊy b¶n thø hai cña tê hèi phiÕu nµy (b¶n thø nhÊt viÕt cïng néi dung ngµy th¸ng kh«ng tr¶ tiÒn)...” (at ... sight of this SECOND of exchange (FIRST of the same tenor and date being unpaid). Hèi phiÕu kh«ng cã b¶n chÝnh, b¶n phô. 1.3.2. Néi dung cña hèi phiÕu. Hèi phiÕu ®­îc quy ®Þnh rÊt chÆt chÏ vÒ mÆt néi dung. Cã hai mÉu hèi phiÕu: hèi phiÕu dïng trong ph­¬ng thøc thanh to¸n nhê thu vµ hèi phiÕu dïng trong ph­¬ng thøc tÝn dông chøng tõ. Sè cña hèi phiÕu (1): ng­êi ph¸t hµnh tù ®¸nh sè ®Ó tiÖn theo dâi. Tiªu ®Ò cña hèi phiÕu (2): Ch÷ “Hèi phiÕu” (“Bill of exchange”, cã khi ®­îc viÕt t¾t lµ “EXCHANGE”) lµ tiªu ®Ò cña mét hèi. Kh«ng cã tiªu ®Ò nµy, hèi phiÕu sÏ trë thµnh v« gi¸ trÞ. Tuy nhiªn, theo luËt Anh- Mü, tiªu ®Ò l¹i lµ mét néi dung tuú ý, cã thÓ cã hoÆc kh«ng, miÔn lµ néi dung tho¶ m·n ®Þnh nghÜa vÒ hèi phiÕu hoÆc trong néi dung cã b¾t gÆp tõ hèi phiÕu. Trõ luËt BEA 1882 vµ UCC 1962, ng«n ng÷ cña tiªu ®Ò ph¶i cïng ng«n ng÷ cña toµn bé néi dung hèi phiÕu. §Þa ®iÓm ký ph¸t hèi phiÕu vµ ngµy th¸ng ký ph¸t hèi phiÕu (3): - §Þa ®iÓm ký ph¸t: Th«ng th­êng, ®Þa chØ cña ng­êi lËp phiÕu lµ ®Þa ®iÓm ký ph¸t hèi phiÕu. Kh«ng lo¹i trõ, hèi phiÕu ®­îc ký ph¸t ë ®©u th× lÊy ®Þa ®iÓm ký ph¸t ë ®ã. Mét hèi phiÕu kh«ng ghi râ ®Þa ®iÓm ký ph¸t th× ng­êi ta cho phÐp lÊy ®Þa chØ bªn c¹nh tªn cña ng­êi ký ph¸t lµm ®Þa chØ ký ph¸t hèi phiÕu. NÕu trªn hèi phiÕu thiÕu c¶ ®Þa chØ cña ng­êi ph¸t hµnh th× hèi phiÕu ®ã lµ v« gi¸ trÞ. §Þa ®iÓm ph¸t hµnh lµ mét yÕu tè rÊt quan träng v× nã lµ c¬ së ®Ó chän luËt ¸p dông. - Ngµy th¸ng ký ph¸t: ngµy th¸ng ký ph¸t hèi phiÕu lµ mét yÕu tè cã tÝnh b¾t buéc, quan träng bëi nã g¾n liÒn víi mét sè mèc ph¸p lý sau: + Thø nhÊt, nã x¸c ®Þnh kh¶ n¨ng thanh to¸n hèi phiÕu hay n¨ng lùc chñ thÓ tham gia hèi phiÕu. VÝ dô, nÕu ngµy ký ph¸t hèi phiÕu x¶y ra sau ngµy ng­êi cã nghÜa vô tr¶ tiÒn hèi phiÕu mÊt kh¶ n¨ng thanh to¸n nh­ bÞ ph¸ s¶n , bÞ ®­a ra toµ, bÞ chÕt,...th× kh¶ n¨ng thanh to¸n hèi phiÕu ®ã kh«ng cßn n÷a. + Thø hai, ngµy th¸ng ký ph¸t x¸c ®Þnh thêi h¹n thanh to¸n hèi phiÕu ®èi víi hèi phiÕu cã kú h¹n (trªn hèi phiÕu cã ghi r»ng: “Sau X ngµy kÓ tõ ngµy ký ph¸t hèi phiÕu nµy”) + Thø ba, ngµy th¸ng ký ph¸t x¸c ®Þnh thêi h¹n cña viÖc xuÊt tr×nh theo luËt. VÝ dô, theo luËt ULB th× thêi h¹n xuÊt tr×nh lµ 1 n¨m. + Thø t­, ngµy th¸ng ký ph¸t lµ c¬ së ®Ó Ng©n hµng kiÓm tra sù ®ång nhÊt vÒ mÆt thêi gian gi÷a c¸c chøng tõ thanh to¸n theo L/C. VÝ dô, ngµy ký ph¸t hèi phiÕu tr­íc ngµy ph¸t hµnh vËn ®¬n th× Ng©n hµng sÏ tõ chèi thanh to¸n hèi phiÕu nµy. Th«ng th­êng, theo luËt c¸c n­íc th× th¸ng ph¸t hµnh ph¶i ghi b»ng ch÷. VÝ dô, th¸ng m­êi hai - December. Thêi h¹n tr¶ tiÒn hèi phiÕu (4): Thêi h¹n nµy gåm cã hai d¹ng sau: - Thêi h¹n tr¶ tiÒn ngay: khi ®ã c¸ch ghi trªn hèi phiÕu sÏ lµ “Ngay sau khi nh×n thÊy b¶n thø nhÊt (hai) cña hèi phiÕu nµy” hoÆc “sau khi nh×n thÊy b¶n thø nhÊt (hai) cña hèi phiÕu nµy” ( “at sight of this FIRST (SECOND) of exchange”) - Thêi h¹n tr¶ tiÒn sau: Khi ®ã ta th­êng cã 4 c¸ch ghi nh­ sau: + NÕu mèc thêi gian tÝnh tõ ngµy chÊp nhËn hèi phiÕu th× ghi: “X ngµy sau khi nh×n thÊy b¶n thø....cña hèi phiÕu nµy...” (at X days after sight...”) + NÕu mèc thêi gian tÝnh tõ ngµy ký ph¸t hèi phiÕu (Hèi phiÕu Dato) th× ghi: “X ngµy kÓ tõ ngµy ký b¶n thø ... cña hèi phiÕu nµy” ( “at X days after date...”) + NÕu mèc thêi gian lµ mét ngµy cô thÓ nhÊt ®Þnh th× ghi: “§Õn ngµy...cña b¶n thø...cña hèi phiÕu nµy...” (“On ...of this FIRST (SECOND) bill of exchange...”). + NÕu mèc thêi gian tÝnh tõ ngµy giao hµng th× ghi: “X ngµy sau khi ký vËn ®¬n...” (“at ...days after Bill of Lading date...”). Tr­êng hîp nµy th­êng x¶y ra trong thanh to¸n b»ng L/C trong ®ã, thêi h¹n cña hèi phiÕu bÞ rµng buéc bëi ngµy ph¸t hµnh B/L. MÆc dï theo luËt Hèi phiÕu lµ kh«ng ®­îc nh­ng trong thùc tiÔn bu«n b¸n ngo¹i th­¬ng, ng­êi ta vÉn chÊp nhËn h×nh thøc quy ®Þnh nµy. Nh÷ng c¸ch ghi thêi h¹n tr¶ tiÒn cña hèi phiÕu m¬ hå, tèi ngh._.Üa khiÕn cho ng­êi ta kh«ng thÓ x¸c ®Þnh ®­îc thêi h¹n tr¶ tiÒn lµ bao nhiªu hoÆc nã biÕn viÖc tr¶ tiÒn cña hèi phiÕu thµnh cã ®iÒu kiÖn th× hèi phiÕu sÏ v« gi¸ trÞ. VÝ dô ghi: “Sau khi tµu biÓn cËp c¶ng th× tr¶ cho b¶n thø... cña hèi phiÕu nµy” hoÆc “Sau khi hµng ho¸ ®· ®­îc kiÓm nghiÖm xong... th× tr¶ cho b¶n thø... cña hèi phiÕu nµy...”.v.v. §Þa ®iÓm tr¶ tiÒn cña hèi phiÕu: ph¶i ®­îc ghi râ rµng trªn hèi phiÕu. Trong thanh to¸n quèc tÕ, ®Þa ®iÓm tr¶ tiÒn th­êng lµ tªn mét thñ ®« hay thµnh phè nh­ LONDON, PARIS,...NÕu trªn hèi phiÕu kh«ng ghi râ hoÆc kh«ng ghi, ng­êi ta cã thÓ lÊy ®Þa chØ ghi bªn c¹nh tªn cña ng­êi tr¶ tiÒn lµ ®Þa ®iÓm tr¶ tiÒn cña hèi phiÕu. Sè tiÒn vµ lo¹i tiÒn (5) : Sè tiÒn cña hèi phiÕu lµ mét sè tiÒn nhÊt ®Þnh. Sè tiÒn nhÊt ®Þnh nµy ®­îc ghi mét c¸ch râ rµng, ®¬n gi¶n, ng­êi ta cã thÓ nh×n qua ®Ó biÕt ®­îc sè tiÒn ph¶i tr¶ lµ bao nhiªu, kh«ng cÇn ph¶i qua nghiÖp vô tÝnh to¸n nµo, dï lµ ®¬n gi¶n. Sè tiÒn ®­îc ghi cã thÓ võa b»ng ch÷, võa b»ng sè hoÆc lµ hoµn toµn b»ng ch÷ hay hoµn toµn b»ng sè. Sè tiÒn cña hèi phiÕu ph¶i nhÊt trÝ víi nhau trong c¸ch ghi. Trong tr­êng hîp cã sù chªnh lÖch gi÷a sè tiÒn b»ng ch÷ vµ sè tiÒn b»ng sè th× th­êng c¨n cø vµo sè tiÒn ghi b»ng ch÷. Tr­êng hîp cã sù chªnh lÖch gi÷a sè tiÒn toµn ghi b»ng sè hay toµn b»ng ch÷ th× c¨n cø vµo sè tiÒn nhá h¬n. Còng cÇn chó ý r»ng sè tiÒn trªn hèi phiÕu kh«ng ®­îc v­ît qu¸ sè tiÒn ghi trªn hãa ®¬n vµ sè tiÒn ghi trong th­ tÝn dông (L/C). Víi lo¹i hèi phiÕu thanh to¸n ngay hoÆc hèi phiÕu thanh to¸n chËm (quy ®Þnh thêi ®iÓm thanh to¸n cô thÓ sau khi hèi phiÕu ®­îc xuÊt tr×nh) th× ng­êi ph¸t hµnh cã thÓ quyÕt ®Þnh sè tiÒn ®ã cã ®­îc tÝnh l·i hay kh«ng. NÕu cã th× l·i suÊt ph¶i ®­îc ghi râ bªn c¹nh sè tiÒn trªn hèi phiÕu. Sè tiÒn trªn hèi phiÕu cã thÓ lµ ngo¹i tÖ. Ng­êi h­ëng lîi hèi phiÕu (6): Tªn vµ hä cña ng­êi h­ëng lîi ph¶i ghi ®Çy ®ñ vµ râ rµng. Ng­êi h­ëng lîi lµ ng­êi ký ph¸t hèi phiÕu, ®èi víi hèi phiÕu th­¬ng m¹i, ®ã lµ ng­êi xuÊt khÈu vµ cã thÓ lµ mét ng­êi kh¸c do ng­êi h­ëng lîi chØ ®Þnh. Theo luËt qu¶n chÕ ngo¹i hèi ë n­íc ta th× ng­êi h­ëng lîi hèi phiÕu lµ c¸c Ng©n hµng kinh doanh ngo¹i hèi ®­îc Ng©n hµng Nhµ n­íc cÊp giÊy phÐp. - NÕu ng­êi ph¸t hµnh lµ ng­êi thô h­ëng hèi phiÕu: trªn hèi phiÕu sÏ ghi: Quý «ng (bµ) thanh to¸n vµo ngµy... th¸ng... n¨m... cho t«i sè tiÒn... - NÕu ng­êi h­ëng lîi lµ ng­êi thø hai: Hèi phiÕu sÏ ghi: Quý «ng (bµ) ph¶i thanh to¸n vµo ngµy... th¸ng...n¨m...cho «ng (bµ) (c«ng ty)... sè tiÒn... - NÕu ng­êi h­ëng lîi hèi phiÕu lµ ng­êi thø ba theo lÖnh cña cña ng­êi thø hai: Trªn hèi phiÕu sÏ ghi: Quý «ng (bµ) ph¶i thanh to¸n vµo ngµy... th¸ng...n¨m ... theo lÖnh cña «ng (bµ) (c«ng ty)... sè tiÒn... Ng­êi tr¶ tiÒn hèi phiÕu (7): Hä tªn vµ ®Þa chØ cña ng­êi tr¶ tiÒn hèi phiÕu ph¶i ®­îc ghi râ chi tiÕt ë mÆt tr­íc, gãc bªn tr¸i cuèi cïng cña tê hèi phiÕu, sau ch÷ “göi”. VÝ dô, trong ph­¬ng thøc tÝn dông chøng tõ dïng L/C kh«ng thÓ huû ngang (irrevocable letter of credit) th× ng­êi nhËp khÈu yªu cÇu Ng©n hµng më L/C ®øng ra cam kÕt tr¶ tiÒn cho m×nh, do ®ã Ng©n hµng më L/C lµ ng­êi tr¶ tiÒn hèi phiÕu trong thêi h¹n hiÖu lùc cña nã. Hèi phiÕu lo¹i nµy ®­îc göi cho ng©n hµng më L/C vµ trªn ®ã ghi: “To issuing bank...” hoÆc nÕu cã göi cho ng­êi nhËp khÈu th× còng ph¶i th«ng qua Ng©n hµng më L/C vµ ghi: “To importer, through issuing bank...”. Trong tr­êng hîp ph­¬ng thøc tÝn dông chøng tõ dïng L/C kh«ng thÓ huû bá cã x¸c nhËn (confirmed irrevocable letter of credit) th× ng­êi tr¶ tiÒn hèi phiÕu lµ Ng©n hµng x¸c nhËn L/C ®ã (“To confirming bank”), bëi v× Ng©n hµng nµy thay Ng©n hµng më L/C tr¶ tiÒn hèi phiÕu cña ng­êi ký ph¸t. Ng­êi ký ph¸t hèi phiÕu (8): ®­îc ghi ë mÆt tr­íc, gãc ph¶i cuèi cïng cña tê hèi phiÕu. CÇn chó ý lµ ng­êi cã liªn quan ®­îc ghi trªn tê hèi phiÕu ph¶i ghi ®Çy ®ñ, râ rµng tªn, ®Þa chØ mµ hä ®· dïng ®Ó ®¨ng ký kinh doanh. Ng­êi ký ph¸t hèi phiÕu ph¶i ký tªn trªn mÆt tr­íc, gãc ph¶i cuèi cïng cña tê hèi phiÕu ®ã. Ch÷ ký nµy thÓ hiÖn ý chÝ cam kÕt cña hä vµ ph¶i do chÝnh tay ng­êi lËp phiÕu viÕt ra vµ kh«ng ®­îc ®ãng dÊu ®Ì lªn ch÷ ký. Trong thùc tÕ, cã n¬i vÉn ®ãng dÊu nh­ng ph¶i ®ãng dÊu bªn c¹nh ch÷ ký. VÝ dô ë ViÖt Nam, mäi ch÷ ký d­íi d¹ng in, photocopy, ®ãng dÊu... mµ kh«ng ph¶i viÕt tay ®Òu kh«ng cã gi¸ trÞ ph¸p lý. Nh×n chung, theo luËt ULB 1930, viÖc ký hèi phiÕu kh«ng lo¹i trõ viÖc uû quyÒn. Ng­êi ®­îc uû quyÒn ký ph¸t hèi phiÕu ph¶i thÓ hiÖn ®­îc sù uû quyÒn ngay bªn c¹nh ch÷ ký cña m×nh. Ng«n ng÷ thÓ hiÖn sù uû quyÒn ph¶i trïng víi ng«n ng÷ cña hèi phiÕu, ®iÒu quy ®Þnh nµy t¹o ®iÒu kiÖn dÔ dµng cho nh÷ng ng­êi cã liªn quan ®Õn hèi phiÕu thÊy cã sù uû quyÒn vÒ viÖc thµnh lËp hèi phiÕu ®ã. MÉu hèi phiÕu nhê thu BILL OF EXCHANGE (2) No__(1)______ For__(5)______ _____________ ____(3)__________20_______ _____________ At ___(4)_____Sight of This FIRST BILL OF EXCHANGE (Second of the same tenor and date being unpaid) pay to the order of _________(6)______________________________ ________________________________________the sum of (5) To______(7)___ Sign ______________ ______________ (8) MÉu hèi phiÕu dïng trong tÝn dông th­ BILL OF EXCHANGE (2) No___(1)___ For___(5)____ ____________ _____(3)_________20______ ____________ At ___(4)_____Sight of This FIRST BILL OF EXCHANGE (Second of the same tenor and date being unpaid) pay to the order of ___________(6)____________________________ ________________________________________the sum of (5) Value received as per our Invoice(s) No.(s):__(9)________ dated ________________________________(10)_______ Drawn under __________________________(11)_______ Irrevocable L/C No.:_____(12)_______dated__(13)______ To____(7)_____ Sign ______________ (8) §èi víi hèi phiÕu lµ mét ph­¬ng tiÖn ®ßi tiÒn cña ph­¬ng thøc tÝn dông chøng tõ, néi dung hèi phiÕu cÇn thªm mét sè chi tiÕt sau: - Sè vµ ngµy cña hãa ®¬n th­¬ng m¹i: (9), (10) - Tªn Ng©n hµng ph¸t hµnh L/C: (11) - Sè vµ ngµy ph¸t hµnh cña th­ tÝn dông (L/C): (12), (13) Cã thÓ nãi hèi phiÕu lµ chøng tõ quan träng nhÊt trong bé chøng tõ thanh to¸n, ®Æc biÖt nã ®­îc sö dông phæ biÕn nhÊt trong c¸c ph­¬ng thøc thanh to¸n nhê thu vµ tÝn dông chøng tõ: - Trong ph­¬ng thøc nhê thu phiÕu tr¬n, hèi phiÕu sÏ ®­îc chuyÓn cho ng©n hµng nhê thu cßn bé chøng tõ nhËn hµng sÏ ®­îc chuyÓn cho ng­êi mua ®Ó nhËn hµng. ViÖc thanh to¸n hèi phiÕu nµy phô thuéc rÊt nhiÒu vµo thiÖn chÝ cña ng­êi mua vµ tèc ®é thanh to¸n th­êng chËm. - Trong ph­¬ng thøc nhê thu kÌm chøng tõ: hèi phiÕu cïng c¸c chøng tõ kh¸c trong bé chøng tõ sÏ ®­îc ®­a cho ng©n hµng ®Ó nhê thu hé. Tuy ph­¬ng thøc nµy gióp ng­êi b¸n khèng chÕ ®­îc quyÒn ®Þnh ®o¹t hµng ho¸ nh­ng l¹i kh«ng thÓ khèng chÕ ng­êi ng­êi mua tr¶ tiÒn ®óng h¹n hoÆc thËm chÝ viÖc ng­êi mua cã tr¶ tiÒn hay kh«ng. - Trong ph­¬ng thøc tÝn dông chøng tõ: hèi phiÕu ph¶i hoµn toµn phï hîp víi yªu cÇu cña L/C vµ c¸c chøng tõ kh¸c trong bé chøng tõ. H¬n n÷a chóng ta cÇn chó ý mét sè ®iÓm sau khi lËp hèi phiÕu theo L/C: *. NÕu hèi phiÕu ký ph¸t ®ßi tiÒn Ng©n hµng më L/C th× hèi phiÕu ph¶i göi cho Ng©n hµng nµy: “to the Issuing Bank”. NÕu quy ®Þnh “Drafts drawn on applicant bearing the issuing bank’s name” th× còng lµ hèi phiÕu göi cho Ng©n hµng më L/C. *. NÕu hèi phiÕu ký ph¸t ®ßi tiÒn Ng©n hµng tr¶ tiÒn (do L/C quy ®Þnh Ng©n hµng nµo lµ Ng©n hµng tr¶ tiÒn) th× hèi phiÕu ghi göi cho ng©n hµng nµy: “to Drawee Bank” *. NÕu hèi phiÕu ký ph¸t ®ßi tiÒn ng­êi nhËp khÈu th× ng©n hµng sÏ coi hèi phiÕu nh­ chøng tõ bëi ng­êi cã tr¸ch nhiÖm tr¶ tiÒn cho ng­êi b¸n trong thêi h¹n hiÖu lùc cña L/C lµ ng©n hµng më L/C chø kh«ng ph¶i lµ ng­êi mua. 2. Ho¸ ®¬n th­¬ng m¹i (commercial invoice) 2.1. §Þnh nghÜa: Hãa ®¬n th­¬ng m¹i lµ chøng tõ c¬ b¶n cña kh©u thanh to¸n, lµ yªu cÇu cña ng­êi b¸n ®ßi ng­êi mua ph¶i tr¶ sè tiÒn ghi trªn ho¸ ®¬n. Trong ho¸ ®¬n th­¬ng m¹i ph¶i nãi râ ®Æc ®iÓm cña hµng ho¸, ®¬n gi¸, tæng gi¸ trÞ hµng ho¸, ®iÒu kiÖn c¬ së giao hµng, ph­¬ng thøc thanh to¸n, ph­¬ng tiÖn vËn t¶i... 2.2. T¸c dông cña ho¸ ®¬n th­¬ng m¹i: Cã thÓ kÓ ®Õn 5 t¸c dông chñ yÕu cña ho¸ ®¬n th­¬ng m¹i nh­ sau: §ãng vai trß trung t©m cña bé chøng tõ thanh to¸n. Trong bé chøng tõ cã hèi phiÕu kÌm theo, qua hãa ®¬n ng­êi mua cã thÓ kiÓm tra lÖnh ®ßi tiÒn trong hèi phiÕu, khi kh«ng cã hèi phiÕu th× ho¸ ®¬n cã t¸c dông thay thÕ cho hèi phiÕu, lµm c¬ së cho viÖc ®ßi vµ tr¶ tiÒn. Trong viÖc khai b¸o h¶i quan, ho¸ ®¬n nãi lªn gi¸ trÞ cña hµng ho¸vµ lµ b»ng chøng cña sù mua b¸n, trªn c¬ së ®ã, ng­êi ta tiÕn hµnh gi¸m s¸t, qu¶n lý vµ tÝnh tiÒn thuÕ. Ho¸ ®¬n cung cÊp nh÷ng chi tiÕt cÇn thiÕt vÒ hµng ho¸ cho viÖc thèng kª, ®èi chiÕu hµng ho¸ víi hîp ®ång vµ theo dâi thùc hiÖn hîp ®ång. Trong mét sè tr­êng hîp nhÊt ®Þnh b¶n sao ho¸ ®¬n th­¬ng m¹i ®­îc dïng lµm nh­ mét th«ng b¸o cña kÕt qu¶ giao hµng ®Ó ng­êi mua nhËn hµng vµ tr¶ tiÒn. Trong nghiÖp vô tÝn dông: Hãa ®¬n th­¬ng m¹i víi ch÷ ký chÊp nhËn tr¶ tiÒn cã thÓ ®ãng vai trß cña mét chøng tõ ®¶m b¶o cho viÖc vay m­în. Ngoµi ra, ho¸ ®¬n th­¬ng m¹i cßn ®­îc dïng ®Ó xin giÊy chøng nhËn xuÊt xø, xuÊt tr×nh cho c«ng ty b¶o hiÓm ®Ó tÝnh phÝ b¶o hiÓm, xuÊt tr×nh cho c¬ quan qu¶n lý ngo¹i hèi cña n­íc nhËp khÈu xin cÊp ngo¹i tÖ,... 2.3. Ph©n lo¹i ho¸ ®¬n: Ngoµi ho¸ ®¬n th­¬ng m¹i, trong thùc tÕ ta cßn th­êng gÆp c¸c lo¹i ho¸ ®¬n sau: Ho¸ ®¬n t¹m thêi (Provisional Invoice): Lµ ho¸ ®¬n dïng ®Ó thanh to¸n s¬ bé tiÒn hµng trong c¸c tr­êng hîp : - Gi¸ hµng míi lµ gi¸ t¹m tÝnh - Thanh to¸n tõng phÇn hµng ho¸ (trong tr­êng hîp giao hµng tõng phÇn). Ngoµi t¸c dông dïng ®Ó thanh to¸n nh­ trªn, ho¸ ®¬n t¹m thêi cßn ®­îc dïng nh­ lµ mét tµi liÖu ghi nhí khi th­¬ng l­îng mua b¸n hoÆc dïng ®Ó lµm thñ tôc xin giÊy phÐp nhËp khÈu, nÕu cÇn. Trong nh÷ng tr­êng hîp nµy, trªn hãa ®¬n t¹m ph¶i lu«n ghi mét mÖnh ®Ò: “kh«ng dïng cho môc ®Ých thuÕ quan” (not for custom purposes). Ho¸ ®¬n chÝnh thøc (Final Invoice): Lµ hãa ®¬n dïng ®Ó thanh to¸n tiÒn hµng khi thùc hiÖn toµn bé hîp ®ång. Ho¸ ®¬n chi tiÕt (Detailed Invoice): Lµ ho¸ ®¬n cã t¸c dông nªu chi tiÕt c¸c bé phËn vµ ®¬n gi¸ hµng tõng lo¹i. (nh­ phô tïng m¸y nhiÒu lo¹i) Ho¸ ®¬n chiÕu lÖ (Proforma Invoice): Lµ lo¹i chøng tõ cã h×nh thøc gièng nh­ ho¸ ®¬n, kh«ng cã t¸c dông thanh to¸n v× nã kh«ng ph¶i lµ mét yªu cÇu ®ßi tiÒn, ®­îc lËp tr­íc khi b¸n hµng. Nã ®­îc sö dông lµm: - §¬n chµo hµng - Khai gi¸ trÞ hµng ®em ®i héi chî triÓn l·m t¹i n­íc ngoµi, b¸n ®Êu gi¸, göi kho,... - Chøng tõ phôc vô khai b¸o h¶i quan ®Ó xin giÊy phÐp xuÊt nhËp khÈu. Ho¸ ®¬n trung lËp (Neutral Invoice): §­îc sö dông khi ng­êi mua cã yªu cÇu vµ ®­îc ng©n hµng chÊp nhËn nh»m ®Ó ng­êi mua sau khi mua cã thÓ sö dông chÝnh ho¸ ®¬n nµy ®Ó b¸n hµng cho ng­êi kh¸c. Ho¸ ®¬n x¸c nhËn (Certified Invoice): Lµ ho¸ ®¬n cã ch÷ ký cña Phßng Th­¬ng m¹i vµ c«ng nghiÖp, x¸c nhËn vÒ xuÊt xø cña hµng ho¸. NhiÒu khi ho¸ ®¬n nµy ®­îc dïng nh­ mét chøng tõ kiªm c¶ chøc n¨ng hãa ®¬n lÉn chøc n¨ng giÊy chøng nhËn xuÊt xø. Ho¸ ®¬n h¶i quan (Custom’s Invoice): Lµ hãa ®¬n tÝnh to¸n trÞ gi¸ hµng theo gi¸ tÝnh thuÕ cña h¶i quan vµ tÝnh to¸n c¸c kho¶n lÖ phÝ cña h¶i quan. Ho¸ ®¬n nµy Ýt quan träng trong l­u th«ng. Ho¸ ®¬n l·nh sù (Consular Invoice): Lµ hãa ®¬n cã x¸c nhËn cña l·nh sù n­íc ng­êi mua ®ang lµm viÖc ë n­íc ng­êi b¸n. Ho¸ ®¬n nµy cã t¸c dông thay thÕ cho giÊy chøng nhËn xuÊt xø. 2.4. Yªu cÇu vÒ néi dung cña ho¸ ®¬n th­¬ng m¹i. MÉu hãa ®¬n th­¬ng m¹i th­êng do c¸c c«ng ty lùa chän vµ so¹n th¶o. Nã ®­îc sö dông phæ biÕn trong c¸c ph­¬ng thøc thanh to¸n, vµ lµ chøng tõ kh«ng thÓ thiÕu trong bé chøng tõ xuÊt tr×nh thanh to¸n. §Æc biÖt trong ph­¬ng thøc tÝn dông chøng tõ, néi dung hãa ®¬n ®­îc quy ®Þnh kh¾t khe vµ chÆt chÏ nhÊt, cô thÓ lµ ph¶i thÓ hiÖn ®Çy ®ñ c¸c môc sau: - Môc Shipper / Exporter: tªn vµ ®Þa chØ cña ng­êi b¸n, ng­êi xuÊt khÈu. Môc nµy ph¶i thÓ hiÖn ®Çy ®ñ nh÷ng yªu cÇu nh­ L/C quy ®Þnh vµ ph¶i phï hîp víi vËn ®¬n. - Môc Consignee: tªn vµ ®Þa chØ ng­êi nhËn hµng. Môc nµy ph¶i phï hîp víi yªu cÇu cña L/C mµ th«ng th­êng lµ ng­êi mµ hèi phiÕu th­¬ng m¹i ký ph¸t. - Môc Invoice No. vµ Date: sè vµ ngµy lËp hãa ®¬n. Ngµy nµy ph¶i trïng hoÆc tr­íc víi ngµy ký B/L. - Môc L/C No.vµ Date: Sè vµ ngµy ph¸t hµnh L/C - Môc Notify party: Tªn vµ ®Þa chØ cña ng­êi ®­îc th«ng b¸o - Môc L/C issuing bank: Tªn Ng©n hµng ph¸t hµnh tÝn dông th­. - Môc Port of loading, Port of discharge: Tªn c¶ng bèc hµng, c¶ng dì hµng - Môc Carrier: Tªn ph­¬ng tiÖn vËn chuyÓn - Môc Sailing on or about: Ngµy tµu (ph­¬ng tiÖn vËn chuyÓn) ®i. - PhÇn c¸c môc No. of carton, Description of goods, quantity: ph¶i ghi râ sè l­îng thïng carton, quy c¸ch phÈm chÊt cña hµng ho¸ (tªn hµng ho¸, ký m· hiÖu cña hµng ho¸), sè l­îng hµng hãa. - Môc Unit Price: Ghi ®¬n gi¸ cña hµng ho¸, lo¹i tiÒn. - Môc Amount: ghi tæng trÞ gi¸ cña ®¬n hµng, lo¹i tiÒn. - Môc In say: ghi tæng trÞ gi¸ cña ®¬n hµng b»ng ch÷. Sè nµy ph¶i trïng khíp víi phÇn ghi b»ng sè ë trªn. - Ngoµi ra, trªn ho¸ ®¬n ph¶i thÓ hiÖn ®iÒu kiÖn c¬ së giao hµng. - NÕu L/C yªu cÇu ph¶i ghi nh÷ng ghi chó bæ sung vµo ho¸ ®¬n th× ghi vµo phÇn cuèi cïng bªn tr¸i cña ho¸ ®¬n. Commercial Invoice Shippet / Exporter (Tªn, ®Þa chØ nhµ xuÊt khÈu, ng­êi göi hµng) Invoice No.: (Sè ho¸ ®¬n) Date: (Ngµy ký hãa ®¬n) Consignee (Tªn, ®Þa chØ ng­êi nhËn hµng) L/C No (Sè L/C) Date (Ngµy ph¸t hµnh Notify Party (Tªn vµ ®Þa chØ ng­êi ®­îc th«ng b¸o) L/C issuing bank (Ng©n hµng ph¸t hµnh Port of loading (C¶ng ®i) Port of discharge (C¶ng ®Õn) Remark Carrier (Tªn ph­¬ng tiÖn vËn chuyÓn) Sailing on or about (Ngµy tµu ®i) No. Carton Description of goods Quantity Unit Price Amount (sè kiÖn) (M« t¶ hµng ho¸) (Sè l­îng) (§¬n gi¸) (Tæng gi¸ trÞ) Total Insay (TrÞ gi¸ ho¸ ®¬n ghi b»ng ch÷ §iÒu kiÖn giao hµng Nh÷ng ghi chó kh¸c, nÕu L/C yªu cÇu) Nhµ xuÊt khÈu/ ng­êi b¸n ký tªn, ®ãng dÊu (NÕu L/C yªu cÇu) Ngoµi ra, cÇn l­u ý nh÷ng ®iÓm sau khi lËp ho¸ ®¬n th­¬ng m¹i theo L/C *. Ho¸ ®¬n ng­êi b¸n cÊp ph¶i lµ ho¸ ®¬n th­¬ng m¹i ®· ký “signed commercial invoice”. Cã khi L/C cßn yªu cÇu ph¶i ghi sè giÊy phÐp nhËp khÈu “indication import licence No.” vµo hãa ®¬n vµ c¸ch tÝnh cña ho¸ ®¬n nh­ chiÕt gi¸ (discount) hay trõ hoa hång (commission). *. NÕu giao hµng theo ®iÒu kiÖn FOB th× chØ cÇn ho¸ ®¬n th­¬ng m¹i chung (commercial invoice) 3. VËn ®¬n ®­êng biÓn (Ocean Bill of Lading) Cã thÓ nãi vËn ®¬n lµ mét trong nh÷ng chøng tõ quan träng nhÊt trong bé chøng tõ thanh to¸n ngo¹i th­¬ng. C¨n cø vµo tõng ph­¬ng thøc vËn chuyÓn mµ vËn ®¬n còng cã nhiÒu lo¹i: vËn ®¬n ®­êng biÓn, vËn ®¬n ®­êng s«ng, vËn ®¬n ®­êng s¾t, vËn ®¬n hµng kh«ng, vËn ®¬n liªn hîp,...Tuy nhiªn, trong c¸c ph­¬ng thøc vËn t¶i ®­îc sö dông ngµy nay, vËn t¶i ®­êng biÓn ra ®êi sím nhÊt vµ ®ãng vai trß quan träng nhÊt trong viÖc vËn chuyÓn hµng ho¸ ngo¹i th­¬ng. Khèi l­îng hµng ho¸ bu«n b¸n ®­êng biÓn kh«ng ngõng t¨ng qua c¸c n¨m víi gi¸ trÞ lu«n chiÕm h¬n 80% tæng l­îng gi¸ trÞ bu«n b¸n xuÊt nhËp khÈu trªn toµn thÕ giíi. ChÝnh v× lÏ ®ã mµ vËn ®¬n ®­êng biÓn trë nªn phæ biÕn vµ quan träng ®èi víi mäi nhµ kinh doanh xuÊt nhËp khÈu. 3.1.§Þnh nghÜa: VËn ®¬n ®­êng biÓn lµ mét chøng tõ chøng minh cho mét hîp ®ång vËn t¶i ®­êng biÓn, cho viÖc nhËn hµng hoÆc xÕp hµng cña ng­êi chuyªn chë vµ b»ng vËn ®¬n nµy, ng­êi chuyªn chë cam kÕt sÏ giao hµng khi xuÊt tr×nh nã. Tõ kh¸i niÖm trªn ta thÊy ng­êi cÊp vËn ®¬n lµ ng­êi chuyªn chë, chñ tµu hoÆc ng­êi ®­îc hä uû quyÒn, khi hµng ®· ®­îc xÕp lªn tµu hay khi nhËn ®Ó xÕp. 3.2. Chøc n¨ng: VËn ®¬n ®­êng biÓn cã 3 chøc n¨ng c¬ b¶n: - Lµ biªn lai cña ng­êi chuyªn chë x¸c nhËn lµ hä ®· nhËn hµng ®Ó chë. - Lµ chøng tõ së h÷u nh÷ng hµng ho¸ m« t¶ trªn vËn ®¬n. Ai cÇm vËn ®¬n th× ng­êi ®ã cã quyÒn së h÷u ®èi víi hµng ho¸. - Lµ b»ng chøng cña hîp ®ång thuª tµu ®· ®­îc ký kÕt gi÷a hai bªn. 3.3. Ph©n lo¹i: Cã nhiÒu c¸ch ph©n lo¹i vËn ®¬n: XÐt theo dÊu hiÖu trªn vËn ®¬n cã ghi chó xÊu vÒ hµng ho¸ hay kh«ng th× cã 2 lo¹i: - VËn ®¬n hoµn h¶o (Clean B/L): lµ v©n ®¬n kh«ng cã thªm ®iÒu kho¶n hay ghi chó râ rµng ®iÒu kiÖn khiÕm khuyÕt cña hµng ho¸, cña bao b×. - VËn ®¬n kh«ng hoµn h¶o (Unclean B/L): lµ lo¹i vËn ®¬n trªn ®ã ng­êi chuyªn chë cã ghi nh÷ng ghi chó xÊu vÒ t×nh tr¹ng hµng ho¸ hay bao b×. VÝ dô: “thïng bÞ vì”, “§ùng trong nh÷ng bao r¸ch hay ®· sö dông råi”. Th«ng th­êng, nh÷ng vËn ®¬n cã ghi chó xÊu th× ng©n hµng tõ chèi thanh to¸n, trõ khi cã quy ®Þnh riªng. XÐt theo dÊu hiÖu ng­êi vËn t¶i nhËn hµng khi hµng ®· ®­îc xÕp lªn tµu hay ch­a th× cã hai lo¹i vËn ®¬n: - VËn ®¬n ®· xÕp hµng (Shipped on board B/L): lµ vËn ®¬n ®­îc cÊp khi hµng ®· n»m trªn tµu. - VËn ®¬n nhËn hµng ®Ó xÕp (Received for shipment B/L): lµ vËn ®¬n ®­îc cÊp tr­íc khi hµng ho¸ ®­îc xÕp lªn tµu. Trªn vËn ®¬n kh«ng ghi râ ngµy, th¸ng ®­îc xÕp xuèng tµu. Sau khi xÕp hµng xuèng tµu, ng­êi göi hµng cã thÓ ®æi lÊy vËn ®¬n ®· xÕp hµng. XÐt theo dÊu hiÖu quy ®Þnh ng­êi nhËn hµng th× cã 3 lo¹i vËn ®¬n sau: - VËn ®¬n theo lÖnh (B/L to order): lµ vËn ®¬n theo ®ã ng­êi chuyªn chë sÏ giao hµng theo lÖnh cña ng­êi göi hµng, ng©n hµng hoÆc ng­êi nhËn hµng. - VËn ®¬n ®Ých danh (B/L to a named person or Straight B/L): lµ vËn ®¬n trong ®ã ghi râ tªn vµ ®Þa chØ ng­êi nhËn hµng, do ®ã hµng chØ cã thÓ giao ®­îc cho ng­êi cã tªn trong vËn ®¬n. - VËn ®¬n xuÊt tr×nh (Bearer B/L): cßn cã tªn gäi lµ vËn ®¬n v« danh, lµ vËn ®¬n trong ®ã kh«ng ghi râ tªn ng­êi nhËn hµng, còng kh«ng ghi râ theo lÖnh cña ai. Ng­êi chuyªn chë sÏ giao hµng cho ng­êi cÇm vËn ®¬n vµ xuÊt tr×nh cho hä. VËn ®¬n nµy th­êng ®­îc chuyÓn nh­îng b»ng c¸ch trao tay. XÐt theo dÊu hiÖu hµng ho¸ ®­îc vËn chuyÓn b»ng mét hay nhiÒu tµu th× cã 3 lo¹i vËn ®¬n sau: - VËn ®¬n ®i th¼ng (Direct B/L): cÊp cho hµng ho¸ ®­îc chuyªn chë b»ng mét con tµu ®i tõ c¶ng xÕp ®Õn c¶ng ®Ých, nghÜa lµ tµu chë ®i th¼ng tõ c¶ng ®Õn c¶ng. - VËn ®¬n suèt (Through B/L): lµ vËn ®¬n dïng trong tr­êng hîp chuyªn chë hµng ho¸ gi÷a c¸c c¶ng b»ng hai hoÆc nhiÒu tµu thuéc hai hay nhiÒu chñ kh¸c nhau. Ng­êi cÊp vËn ®¬n ®i suèt ph¶i chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ hµng ho¸ trªn chÆng ®­êng tõ c¶ng xÕp ®Õn c¶ng dì cuèi cïng. - VËn ®¬n ®Þa h¹t (Local B/L): lµ vËn ®¬n do c¸c tµu tham gia chuyªn chë cÊp, lo¹i vËn ®¬n nµy chØ cã chøc n¨ng lµ biªn lai nhËn hµng ho¸ mµ th«i. Ngoµi ra cßn cã thÓ kÓ ®Õn mét sè lo¹i vËn ®¬n kh¸c nh­: - VËn ®¬n chë container (Container B/L) - VËn ®¬n do ng­êi giao nhËn cÊp (Forwarder’s B/L hay House B/L) - VËn ®¬n tËp hîp (Groupage B/L) - VËn ®¬n rót gän (Short form B/L) Trong tr­êng hîp mét l« hµng ®­îc giao cho nhiÒu ng­êi nhËn hµng kh¸c nhau, vËn ®¬n dïng vµo viÖc chia lÎ hµng nh­ vËy mang tªn lµ “lÖnh giao hµng” (Delivery order). 3.4. Yªu cÇu vÒ néi dung cña vËn ®¬n ®­êng biÓn: VËn ®¬n ®­êng biÓn gåm cã hai phÇn: PhÇn mét (mÆt tr­íc cña vËn ®¬n): phÇn nµy cã c¸c môc mµ ng­êi göi hµng tù khai nh­ ghi tªn ng­êi göi, tªn tµu, sè liÖu chuyÕn ®i, tªn hµng, ký m· hiÖu, sè l­îng kiÖn, träng l­îng bao b×, tªn ng­êi nhËn, t×nh h×nh tr¶ c­íc, xÕp hµng, sè b¶n gèc ®­îc lËp vµ ngµy thµng cÊp vËn ®¬n. Sau ®©y lµ mét sè chi tiÕt chñ yÕu liªn quan ®Õn tµu vµ hµng thÓ hiÖn ë mÆt tr­íc cña B/L: (1) Tªn, ®Þa chØ cña h·ng tµu, ®¹i lý tµu biÓn (2) Shipper: Tªn, ®Þa chØ ng­êi göi hµng (3) Consignee: Tªn, ®Þa chØ ng­êi nhËn hµng hoÆc theo lÖnh “to order” (4) Notify party: Tªn, ®Þa chØ ng­êi ®­îc th«ng b¸o (5) Vessel: Tªn tµu (6) Port of loading: Tªn c¶ng xÕp hµng Shipper (2) HEUNG-ASHIPPING CO. LTD BILL OF LADING (1) Consignee (3) Notify party (4) Pre-carriage by Place of receipt Ocean vessel (5) Voy. No. (5) Port of loading (6) Port of dischange (7) Place of delivery (8) Final destination for the Merchant reference Container No. Seal No. Marks and Number (9) Number of containers or packages (10) Kind of packages: Description of goods (11) Gross weight (12) Measurement (13) Total No. of containers or packages (in words) Freight and charges (14) Revenue tons Rate Per Prepaid Collect Ex. Rate Freight prepaid at Freight payable at place and date of issue (15) Total prepaid in No. of original B(s)/L (16) Date Signature (7) Port of discharge: Tªn c¶ng dì hµng (8) Place of delivery: Tªn c¶ng dì cuèi cïng (khi hµng cã chuyÓn t¶i) (9) Mark and Number: Ký m· hiÖu ghi trªn bao b× (nÕu cã) (10) Number of Containers or pkgs: Sè l­îng container hoÆc sè l­îng kiÖn. (11) Kind of packages; description of goods: h×nh thøc ®ãng gãi vµ m« t¶ hµng ho¸. (12) Gross weight: Träng l­îng c¶ b× (MT hoÆc KG) (13) Measurement: thÓ tÝch l« hµng (M3) (14) Freight and charges: C­íc phÝ vµ phô phÝ (15) Place of issue, Date: ®Þa ®iÓm, ngµy th¸ng ph¸t hµnh vËn ®¬n (16) Number of original B/L: sè l­îng vËn ®¬n gèc ph¸t hµnh. Ngoµi ra, tuú theo tõng mÉu vµ yªu cÇu cña tõng lo¹i vËn ®¬n mµ ng­êi lËp ph¶i ®iÒn thªm c¸c th«ng tin vÒ sè vµ ngµy ph¸t hµnh L/C. For the Master (or as Agent for the carrier): ch÷ ký cña thuyÒn tr­ëng hoÆc ®¹i lý cña ng­êi chuyªn chë. PhÇn hai (mÆt sau cña vËn ®¬n): in s½n c¸c ®iÒu kho¶n ®­îc ¸p dông bao gåm c¸c néi dung chñ yÕu sau: Tr¸ch nhiÖm vµ nghÜa vô cña ng­êi chuyªn chë (responsibility clause): §iÒu 3 c«ng ­íc Brusels 1924 quy ®Þnh 3 tr¸ch nhiÖm nh­ sau: - Tr­íc khi vµ b¾t ®Çu hµnh tr×nh, ng­êi chuyªn chë ph¶i cã sù cÇn mÉn hîp lý ®Ó tµu cã ®ñ kh¶ n¨ng ®i biÓn. Tøc lµ: tµu ph¶i bÒn ch¾c ®Ó chÞu ®­îc sãng giã b×nh th­êng nh­ c¸c tµu kh¸c; tµu ph¶i ®­îc trang bÞ, cung øng ®Çy ®ñ vÒ c¸c mÆt, tµu ph¶i ®­îc tu söa tèt, c¸c hÇm tµu ph¶i b¶o ®¶m viÖc chøa hµng, nhËn hµng, b¶o qu¶n hµng ho¸. - Ng­êi chuyªn chë ph¶i tiÕn hµnh mét c¸ch thÝch hîp vµ cÈn thËn viÖc xÕp hµng, s¾p ®Æt hµng ho¸, vËn chuyÓn, b¶o qu¶n vµ dì hµng. Tr¸ch nhiÖm nµy gäi lµ tr¸ch nhiÖm th­¬ng m¹i cña ng­êi chuyªn chë. Nã ®­îc b¾t ®Çu tõ khi cÇn cÈu mãc vµo hµng ë c¶ng xÕp hµng cho ®Õn khi cÇn cÈu dêi khái hµng ë c¶ng dì hµng. - Khi ®· nhËn xong hµng ho¸, ng­êi chuyªn chë, thuyÒn tr­ëng hay ®¹i lý cña hä ph¶i cÊp cho ng­êi göi hµng- theo yªu cÇu cña hä- mét bé vËn ®¬n (full set of B/L)- th«ng th­êng gåm 3 b¶n chÝnh vµ mét sè b¶n phô tuú ý. MiÔn tr¸ch cña ng­êi chuyªn chë (immunity liability clause) §iÒu 4 c«ng ­íc Brusels 1924 quy ®inh 17 tr­êng hîp vµ nguyªn nh©n lµm c¨n cø miÔn tr¸ch cho ng­êi chuyªn chë ®èi víi mÊt m¸t, h­ háng cña hµng ho¸. Ngoµi ra trong vËn t¶i ®¬n cßn cã ®iÒu kho¶n vÒ thÓ thøc tè tông, quy ®Þnh c¸c tranh chÊp sÏ ®­îc gi¶i quyÕt t¹i c¬ quan träng tµi hµng h¶i vµ theo luËt cña n­íc chñ tµu, ®iÒu kho¶n hai tµu ®©m va cïng cã lçi... VËn ®¬n lµ mét chøng tõ vËn t¶i kh«ng thÓ thiÕu trong bé chøng tõ xuÊt tr×nh thanh to¸n nÕu hµng ho¸ ®­îc vËn chuyÓn b»ng ®­êng biÓn. Trong mäi ph­¬ng thøc thanh to¸n, kÓ c¶ c¸c ph­¬ng thøc thanh to¸n kh«ng kÌm chøng tõ nh­ chuyÓn tiÒn, ghi sæ, ng­êi mua lu«n ®ßi hái ng­êi b¸n ph¶i giao cho m×nh vËn ®¬n cïng c¸c chøng tõ kh¸c ®Ó lµm c¬ së nhËn hµng. §Æc biÖt, trong c¸c ph­¬ng thøc thanh to¸n nh­ nhê thu kÌm chøng tõ vµ tÝn dông chøng tõ, ng­êi b¸n th­êng ph¶i xuÊt tr×nh 3 b¶n chÝnh vËn ®¬n vµ nÕu lµ ph­¬ng thøc tÝn dông chøng tõ th× cÇn ph¶i l­u ý mét sè ®iÓm sau: - Th­ tÝn dông th­êng yªu cÇu B/L lµ “A full set clean shipped on board” ocean bill of lading (mét bé vËn t¶i ®¬n ®­êng biÓn hoµn h¶o, ®· xÕp hµng lªn tµu”. Cßn vËn t¶i ®¬n trao cho ng­êi nhËn hµng (consignee) theo lÖnh cña ai th× hoµn toµn phô thuéc vµo sù tho¶ thuËn gi÷a ng­êi b¸n vµ ng­êi mua. Cô thÓ sù tho¶ thuËn thÓ hiÖn trong L/C nh­ sau: *. “Made out to order of shipper and endorsed in blank” tøc lµ “lµm theo lÖnh cña ng­êi göi hµng vµ ký hËu ®Ó trèng” th× trªn vËn ®¬n ph¶i ghi râ “to order of shipper” vµ ng­êi göi hµng ph¶i ký hËu ®Ó trèng trªn B/L. *. “Made out to order of issuing bank” tøc lµ “lµm theo lÖnh cña ng©n hµng më L/C” th× trªn B/L ph¶i ghi râ “to order of issuing bank” lµ ®ñ *. “Made out to order of issuing bank and endorsed in blank” tøc lµ “lµm theo lÖnh cña ng©n hµng më L/C vµ ký hËu ®Ó trèng” th× trªn B/L ghi “to order of issuing bank” vµ ng­êi göi hµng ph¶i ký hËu ®Ó trèng trªn B/L. *. “Made out to order and endorsed in bank” tøc lµ “lµm theo lÖnh vµ ký hËu cho Ng©n hµng” th× trªn B/L ghi “to order” vµ mÆt sau cña B/L ng­êi göi hµng ghi c©u “delivery to the order of issuing bank” vµ ký tªn. (giao hµng theo lÖnh cña ng©n hµng) - VËn t¶i ®¬n th­êng th«ng b¸o cho ng­êi nhËn hµng, “notify accountee” (th«ng b¸o cho ng­êi mua). 4. Chøng tõ b¶o hiÓm: 4.1. §Þnh nghÜa: Chøng tõ b¶o hiÓm lµ chøng tõ do tæ chøc b¶o hiÓm (trong tr­êng hîp mua b¶o hiÓm ë n­íc ta, ®ã lµ C«ng ty B¶o hiÓm ViÖt Nam - B¶o ViÖt) cÊp nh»m hîp thøc ho¸ hîp ®ång b¶o hiÓm vµ ®­îc dïng ®Ó ®iÒu tiÕt quan hÖ gi÷a tæ chøc b¶o hiÓm víi ng­êi ®­îc b¶o hiÓm. Trong mèi quan hÖ nµy, tæ chøc b¶o hiÓm nhËn båi th­êng cho nh÷ng tæn thÊt x¶y ra vµ nh÷ng rñi ro mµ hai bªn ®· tho¶ thuËn trong hîp ®ång b¶o hiÓm vµ ng­êi ®­îc b¶o hiÓm ph¶i nép phÝ b¶o hiÓm. 4.2. Ph©n lo¹i: Chøng tõ b¶o hiÓm th­êng ®­îc dïng cã hai lo¹i sau: - §¬n b¶o hiÓm (Insurance Policy): lµ chøng tõ do tæ chøc b¶o hiÓm cÊp, bao gåm nh÷ng ®iÒu kho¶n chñ yÕu cña hîp ®ång b¶o hiÓm, nh»m hîp thøc ho¸ hîp ®ång nµy. - GiÊy chøng nhËn b¶o hiÓm (Insurance certificate): lµ chøng tõ do ng­êi b¶o hiÓm cÊp cho ng­êi ®­îc b¶o hiÓm ®Ó x¸c nhËn hµng ho¸ b¶o hiÓm theo ®iÒu kiÖn cña hîp ®ång. 4.3. Yªu cÇu vÒ néi dung: - §¬n b¶o hiÓm cã nh÷ng néi dung chñ yÕu sau: + C¸c ®iÒu kho¶n chung vµ cã tÝnh th­êng xuyªn, trong ®ã ng­êi ta quy ®Þnh râ tr¸ch nhiÖm cña ng­êi b¶o hiÓm vµ ng­êi ®­îc b¶o hiÓm theo tõng ®iÒu kiÖn b¶o hiÓm. + C¸c ®iÒu kho¶n riªng vÒ ®èi t­îng b¶o hiÓm: bao gåm: ®èi t­îng b¶o hiÓm (tªn hµng, sè l­îng, ký m· hiÖu, ph­¬ng tiÖn chuyªn chë), gi¸ trÞ b¶o hiÓm (møc b¶o hiÓm tèi thiÓu lµ 110% trÞ gi¸ hµng ho¸ vµ ph¶i thÓ hiÖn b»ng ®ång tiÒn ghi trªn hîp ®ång hoÆc L/C), ®iÒu kiÖn b¶o hiÓm theo nh­ tho¶ thuËn, tæng chi phÝ b¶o hiÓm, giÊy chøng nhËn b¶o hiÓm. - GiÊy chøng nhËn b¶o hiÓm chØ cã nh÷ng néi dung chñ yÕu nh­ c¸c ®iÒu kho¶n nãi lªn ®èi t­îng ®­îc b¶o hiÓm, c¸c chi tiÕt cÇn thiÕt cho viÖc tÝnh to¸n phÝ b¶o hiÓm vµ ®iÒu kiÖn b¶o hiÓm ®· tho¶ thuËn. Chøng tõ b¶o hiÓm th­êng dïng phæ biÕn trong c¸c ph­¬ng thøc tÝn dông chøng tõ vµ nhê thu kÌm chøng tõ hoÆc th­êng ®­îc lËp khi ng­êi mua cã yªu cÇu. NÕu lµ chøng tõ b¶o hiÓm lËp theo L/C th× cÇn l­u ý mét sè ®iÓm sau: - NÕu b¶o hiÓm do ng­êi mua chÞu (CFR) th× L/C ghi “insurance covered by buyer under policy No.... the shipper must notify...”, ng­êi b¸n ph¶i kiÓm tra xem néi dung cÇn th«ng b¸o lµ g×? cã chÊp nhËn ®­îc kh«ng? - L/C quy ®Þnh nh÷ng ®iÒu kiÖn b¶o hiÓm lµ g×, vÝ dô “I/P covering FPA claim payable on (c¬ quan nµo) in (tiÒn tÖ nµo) one original to be filed at (ng©n hµng nµo) - Trõ khi L/C quy ®Þnh kh¸c, sè tiÒn b¶o hiÓm tèi thiÓu lµ 110% trÞ gi¸ CIP hoÆc 110% trÞ gi¸ CIF. 5. PhiÕu ®ãng gãi (Packing list): 5.1. §Þnh nghÜa: Lµ b¶ng kª khai tÊt c¶ hµng hãa ®ùng trong kiÖn hµng (thïng hµng, hßm, kiÖn, container,...), chØ ra vËt liÖu ®ãng gãi ®­îc sö dông vµ ký hiÖu hµng ho¸ ®­îc ghi ë phÝa ngoµi. Mét sè cßn bao gåm c¶ kÝch th­íc vµ träng l­îng cña hµng ho¸. PhiÕu ®ãng gãi ®­îc lËp khi ®ãng gãi hµng ho¸. PhiÕu ®ãng gãi ®­îc ®Æt trong bao b× sao cho ng­êi mua cã thÓ dÔ dµng t×m thÊy, còng cã khi ®­îc ®Ó trong mét tói g¾n ë bªn ngoµi bao b×. 5.2. T¸c dông: PhiÕu ®ãng gãi t¹o ®iÒu kiÖn cho viÖc kiÓm hµng ho¸ trong mçi kiÖn. PhiÕu ®ãng gãi th­êng ®­îc lËp thµnh 03 b¶n: Mçi b¶n cã t¸c dông cô thÓ nh­ sau: Mét b¶n ®Ó trong kiÖn hµng ®Ó cho ng­êi nhËn hµng cã thÓ kiÓm tra hµng trong kiÖn khi cÇn. Nã lµ chøng tõ ®Ó ®èi chiÕu hµng ho¸ thùc tÕ víi hµng hãa mµ ng­êi b¸n göi ®i. Mét b¶n ®­îc tËp hîp cïng víi c¸c phiÕu ®ãng gãi kh¸c t¹o thµnh mét bé vµ ®­îc xÕp vµo kiÖn hµng thø nhÊt cña l« hµng nh»m t¹o ®iÒu kiÖn thuËn tiÖn cho viÖc kiÓm tra hµng hãa cña ng­êi nhËn hµng. Mét b¶n cßn l¹i còng ®­îc lËp thµnh mét bé, kÌm theo ho¸ ®¬n th­¬ng m¹i vµ c¸c chøng tõ kh¸c lËp thµnh bé chøng tõ xuÊt tr×nh cho ng©n hµng lµm c¬ së thanh to¸n tiÒn hµng. 5.3. Ph©n lo¹i: Ngoµi lo¹i phiÕu ®ãng gãi th«ng th­êng, cßn cã c¸c lo¹i sau: PhiÕu ®ãng gãi chi tiÕt (Detailed Packing list): Lµ phiÕu ®ãng gãi cã néi dung liÖt kª tØ mØ hµng hãa trong kiÖn hµng. §«i khi néi dung kh«ng cã g× kh¸c biÖt so phiÕu ®ãng gãi th«ng th­êng, nh­ng nÕu nã cã tiªu ®Ò lµ phiÕu ®ãng gãi chi tiÕt th× nã trë thµnh phiÕu ®ãng gãi chi tiÕt. PhiÕu ®ãng gãi trung lËp (Neutral Packing list): Lµ phiÕu ®ãng gãi trong ®ã kh«ng ghi tªn ng­êi b¸n vµ ng­êi mua nh»m ®Ó ng­êi mua cã thÓ sö dông phiÕu nµy b¸n l¹i hµng ho¸ cho ng­êi thø ba. Ngoµi phiÕu ®ãng gãi cßn cã mét lo¹i chøng tõ t­¬ng tù ®ã lµ b¶n kª chi tiÕt hµng ho¸ (Specification): lµ b¶n thèng kª toµn bé hµng ho¸ cña l« hµng ®­îc ph©n bæ trong c¸c kiÖn. §¬n gi¶n ho¸ ®ã lµ b¶n tæng hîp cña c¸c phiÕu ®ãng gãi. Nã ®­îc dïng trong c¸c tr­êng hîp hµng ho¸ phøc t¹p (nh­ phô tïng, dông cô, ho¸ chÊt thÝ nghiÖm...) 5.4. Yªu cÇu vÒ néi dung cña phiÕu ®ãng gãi. PhiÕu ®ãng gãi lµ mét trong c¸c chøng tõ kh«ng thÓ thiÕu cña bé chøng tõ xuÊt tr×nh thanh to¸n. Nã chÝnh lµ chøng tõ thÓ hiÖn chi tiÕt l« hµng, lµ c¨n cø ®Ó ng­êi mua x¸c nhËn viÖc giao hµng cña ng­êi b¸n cã ®óng hîp ®ång hay kh«ng vµ lµ c¬ së ®Ó ng­êi b¸n lµm b»ng chøng tõ ®· giao hµng ®óng quy ®Þnh. MÉu phiÕu ®ãng gãi còng cã thÓ cã nhiÒu mÉu kh¸c nhau, tuú thuéc tõng doanh nghiÖp. Tuy nhiªn, phiÕu ®ãng gãi sö dông trong ph­¬ng thøc tÝn dông chøng tõ kh«ng thÓ thiÕu c¸c néi dung chñ yÕu sau: Packing list Shipper / Exporter (tªn, ®Þa chØ ng­êi b¸n hµng, xuÊt khÈu) Invoice No.: (Sè ho¸ ®¬n) Date: (Ngµy ph¸t hµnh ho¸ ®¬n) Consignee (tªn, ®Þa chØ ng­êi nhËn hµng) L/C No.: (Sè L/C) Date: (Ngµy ph¸t hµnh L/C) Notify: (Tªn, ®Þa chØ ng­êi ®­îc th«ng b¸o) L/C issuing bank: (Tªn ng©n hµng ph¸t hµnh L/C) Port of loading (C¶ng xÕp) Port of discharge (C¶ng dì) Remark: Carrier (Tªn ph­¬ng tiÖn vËn chuyÓn) Sailing on or about (Ngµy tµu ®i) No. carton Description of goods Net weight (Kgs) Gross weight (Kgs) Measurement (CBM) (Sè kiÖn) (M« t¶ hµng hãa) (Träng l­îng tÞnh) (Träng l­îng c¶ b×) (Sè khèi, kÝch cì) Total: Nh÷ng ghi chó kh¸c nÕu L/C yªu cÇu Ng­êi b¸n Ký tªn, ®ãng dÊu (nÕu L/C yªu cÇu) Tªn ng­êi b¸n, ng­êi mua: Ph¶._.mµ hµng ho¸ ®· ®­îc bèc lªn *. Ngµy giao hµng lªn tµu. (Ngay c¶ khi c¶ng bèc hµng vµ / hoÆc tªn tµu ®· ®­îc nªu ë môc kh¸c trªn vËn ®¬n.) - VËn ®¬n cã hoµn h¶o hay kh«ng. Trõ khi L/C cho phÐp, ng©n hµng sÏ kh«ng chÊp nhËn thanh to¸n nh÷ng vËn ®¬n kh«ng hoµn h¶o (theo UCP 500) - Tuú theo ®iÒu kiÖn giao hµng FOB, CIF, C&F, CIP,...(Incoterm 2000) hoÆc cã ®iÒu kiÖn ®Æc biÖt kh¸c ®­îc quy ®Þnh trong L/C mµ c­íc phÝ vËn t¶i ®­îc ghi trªn B/L cã thÓ lµ ®· tr¶ (Freight prepaid) hoÆc ch­a tr¶ thu sau (Freight collect). CÇn kiÓm tra thèng nhÊt sù ghi chó c­íc phÝ vµ ®iÒu kiÖn giao hµng nhËn ho¹t ®éng víi t­ c¸ch lµ ng­êi chuyªn chë hay lµ ®¹i lý cña ng­êi chuyªn chë ®Ých danh th× ng©n hµng míi chÊp nhËn chøng tõ vËn t¶i do ng­êi giao nhËn lËp, tøc lµ B/L do tæ chøc IATA ký ph¸t. - Mäi söa ®æi bæ sung trªn vËn ®¬n ph¶i ®­îc x¸c nhËn b»ng ch÷ ký vµ con dÊu. Ngoµi ra, trªn thùc tÕ, B/L nªn lËp theo lÖnh cña Ng©n hµng ph¸t hµnh, bëi nÕu vËn ®¬n lËp theo lÖnh cña Ng©n hµng ph¸t hµnh, ng­êi mua hµng cÇn ph¶i ®­îc ng©n hµng ký hËu B/L hoÆc b¶o l·nh míi cã thÓ nhËn hµng ®­îc. Khi ng©n hµng ph¸t hµnh ®· ph¸t hµnh ký hËu B/L hoÆc b¶o l·nh cho ng­êi mua ®i nhËn hµng th× ng©n hµng ph¸t hµnh sÏ ph¶i cã tr¸ch nhiÖm thanh to¸n cho ng­êi thô h­ëng kÓ c¶ trong tr­êng hîp bé chøng tõ xuÊt tr×nh cã sai sãt. ViÖc vËn ®¬n lËp theo lÖnh cña Ng©n hµng ph¸t hµnh cßn h¹n chÕ rñi ro trong tr­êng hîp thÊt l¹c hoÆc mÊt B/L, bëi nÕu B/L lËp theo lÖnh Ng©n hµng th× cho dï r¬i vµo tay ai còng kh«ng ®i nhËn hµng ®­îc. Tr­êng hîp vËn ®¬n lËp theo lÖnh cña ng­êi mua hoÆc vËn ®¬n lËp theo lÖnh ký hËu ®Ó trèng th× nãi chung kh¸ rñi ro, ®Æc biÖt nÕu mét phÇn bé vËn ®¬n ®­îc göi trùc tiÕp ®Õn ng­êi mua, bëi ng­êi mua cã thÓ nhËn hµng mµ hoµn toµn kh«ng g¾n ®­îc víi tr¸ch nhiÖm cña ng©n hµng ph¸t hµnh. Trong tr­êng hîp ®ã, nÕu bé chøng tõ xuÊt tr×nh cã sai sãt th× sÏ bÞ ng©n hµng ph¸t hµnh tõ chèi thanh to¸n mÆc dï ng­êi mua ®· nhËn hµng. d. Chøng tõ b¶o hiÓm: - Ngµy lËp chøng tõ b¶o hiÓm tr­íc hoÆc b»ng víi ngµy giao hµng. Ngµy lËp chøng tõ b¶o hiÓm ph¶i ghi râ lµ “B¶o hiÓm cã hiÖu lùc chËm nhÊt lµ ngµy b¾t ®Çu vËn chuyÓn” th× míi ®­îc xem lµ hîp lÖ. - CÇn l­u ý chøng tõ b¶o hiÓm cã ®óng L/C yªu cÇu kh«ng (lµ ®¬n b¶o hiÓm hay giÊy chøng nhËn b¶o hiÓm), cã ®óng do c«ng ty b¶o hiÓm hoÆc ®¹i lý cña hä ph¸t hµnh hay kh«ng. Tªn c«ng ty b¶o hiÓm ph¶i theo yªu cÇu cña L/C. NÕu L/C kh«ng yªu cÇu th× ng­êi b¸n cã thÓ lùa chän c«ng ty bÊt kú. Tuy nhiªn, ng©n hµng sÏ kh«ng chÊp nhËn chøng tõ b¶o hiÓm do m«i giíi b¶o hiÓm cÊp (®iÒu 34 UCP 500). NÕu cã t¸i b¶o hiÓm th× ph¶i ghi tªn c«ng ty t¸i b¶o hiÓm. - Trõ khi cã quy ®Þnh kh¸c cña L/C, cã thÓ chÊp nhËn b¶o hiÓm ®¬n theo hîp ®ång b¶o hiÓm bao ®­îc ký tr­íc bëi c«ng ty b¶o hiÓm/ ng­êi ®­îc uû quyÒn/ ®¹i lý b¶o hiÓm. Cã thÓ chÊp nhËn b¶o hiÓm ®¬n thay cho giÊy chøng nhËn b¶o hiÓm (®iÒu 34(d) UCP 500). Chó ý: kh«ng chÊp nhËn hîp ®ång b¶o hiÓm bao trõ khi L/C cho phÐp. - L/C vµ hîp ®ång yªu cÇu mua lo¹i b¶o hiÓm g× th× ph¶i mua lo¹i b¶o hiÓm ®ã. Th«ng th­êng trong L/C quy ®Þnh ®iÒu kiÖn b¶o hiÓm mäi rñi ro (all risk), rñi ro chiÕn tranh (war risk), rñi ro ®×nh c«ng (strike risk),..NÕu kh«ng quy ®Þnh th× ng­êi b¸n cã thÓ mua ®iÒu kiÖn ICC (C). - Sè b¶n cña chøng tõ b¶o hiÓm: nÕu L/C kh«ng quy ®Þnh th× ng­êi b¸n cã thÓ xuÊt tr×nh 2 b¶n (chÝnh). Nh­ng th«ng th­êng L/C quy ®Þnh xuÊt tr×nh 3 b¶n gèc. - NÕu L/C quy ®Þnh b¶o hiÓm båi th­êng tíi ®©u th× trªn chøng tõ b¶o hiÓm ph¶i ghi ®óng ®Þa ®iÓm ®ã. NÕu L/C kh«ng nãi g× th× b¶o hiÓm hµng ho¸ th­êng t¹i c¶ng tíi cuèi cïng. - C¸c chøng tõ b¶o hiÓm ph¶i ®­îc ký hoÆc ký hËu bëi ng­êi göi hµng: *. NÕu L/C quy ®Þnh ph¶i ký hËu th× ng­êi mua b¶o hiÓm lËt mÆt sau ký tªn vµ ®ãng dÊu. *. NÕu L/C kh«ng nãi g× hÕt th× ng­êi mua vÉn ph¶i ký hËu. *. NÕu L/C cã quy ®Þnh chøng tõ b¶o hiÓm “endorsed to...bank” th× ng­êi mua b¶o hiÓm lËt mÆt sau ký tªn ®ãng dÊu vµ ghi thªm “Pay to the order of...bank”. *. NÕu L/C quy ®Þnh chøng tõ b¶o hiÓm “To order and endorsed in blank” th× ng­êi mua b¶o hiÓm lËt mÆt sau ký tªn ®ãng dÊu vµ ghi “Pay to order of (tªn ng­êi gi÷ chøng tõ cuèi cïng)”. - Sè tiÒn b¶o hiÓm Ýt nhÊt ph¶i b»ng 110% trÞ gi¸ CIF hoÆc CIP (nÕu L/C kh«ng cã quy ®Þnh kh¸c). Chó ý: nÕu trÞ gi¸ CIF hoÆc CIP kh«ng thÓ x¸c ®Þnh ®­îc th× ng©n hµng chÊp nhËn tèi thiÓu 110% sè tiÒn th­¬ng l­îng/ chÊp nhËn/ thanh to¸n, hoÆc 110% trÞ gi¸ hãa ®¬n, tuú theo sè tiÒn nµo lín h¬n. - C¸c chi tiÕt vÒ tªn ng­êi mua b¶o hiÓm: khi L/C quy ®Þnh ph¶i cã hîp ®ång b¶o hiÓm trong bé chøng tõ th× ng­êi mua b¶o hiÓm ph¶i lµ ng­êi b¸n hoÆc lµ ng­êi cung cÊp hµng ho¸ (lóc nµy gi¸ b¸n lµ CIP, CIF,...). - C¸c néi dung hµng ho¸ trªn chøng tõ ph¶i chÝnh x¸c, phï hîp víi L/C. Tuy nhiªn, theo ®iÒu 37c UCP 500 th× viÖc m« t¶ hµng ho¸ cã thÓ chung chung nh­ng kh«ng ®­îc m©u thuÉn víi L/C. e. PhiÕu ®ãng gãi: - CÇn ®Æc biÖt l­u ý phÇn m« t¶ hµng ho¸ trªn phiÕu ®ãng gãi ph¶i phï hîp víi c¸c quy ®Þnh cña L/C vµ c¸c chøng tõ kh¸c v× ®©y lµ phÇn dÔ gÆp sai sãt nhÊt. - C¸c ®iÒu kiÖn ®ãng gãi ph¶i ®­îc nªu chÝnh x¸c. - Ph¶i cã nh÷ng ghi chó vÒ ®iÒu kiÖn cña hµng ho¸ nh­ L/C yªu cÇu. VÝ dô, L/C yªu cÇu “Beneficiary’s certificate certify that each carton must be including 7 bags...” th× ngoµi viÖc ®¸p øng yªu cÇu c¶u L/C b»ng c¸ch lËp mét giÊy chøng nhËn ghi râ lµ ®¸p øng yªu cÇu cña L/C th× trªn Packing list vÉn ph¶i nªn ghi chó trªn mÉu cã ®Ýnh kÌm. f. GiÊy chøng nhËn xuÊt xø: - C¬ quan cÊp giÊy chøng nhËn xuÊt xø ph¶i lµ n¬i ®­îc chØ ®Þnh trong L/C. - Ng­êi cÊp giÊy chøng nhËn ph¶i ký. Ng­êi ký ph¸t hµnh ph¶i nh­ L/C quy ®Þnh, nÕu L/C kh«ng quy ®Þnh th× cã thÓ chÊp nhËn chøng tõ do ng­êi h­ëng lîi ph¸t hµnh. Chó ý: ng©n hµng sÏ kh«ng chÊp nhËn mét chøng tõ do ng­êi h­ëng ph¸t hµnh nÕu L/C yªu cÇu ng­êi ph¸t hµnh chøng tõ lµ “hµng ®Çu”, “®Þa ph­¬ng”, “næi tiÕng”,... - C¸c néi dung kª khai trªn C/O ph¶i nhÊt qu¸n víi c¸c chøng tõ kh¸c vµ phï hîp víi L/C. - Ngµy lËp C/O ph¶i tr­íc ngµy B/L. - Lo¹i C/O ph¶i ®óng víi quy ®Þnh cña L/C. g. GiÊy chøng nhËn sè l­îng, chÊt l­îng hµng hãa - §iÒu cÇn l­u ý nhÊt khi lËp c¸c chøng tõ nµy lµ xem chóng cã ghi x¸c nhËn t­¬ng øng víi tªn gäi hay kh«ng. VÝ dô, trªn giÊy chøng nhËn vÒ sè l­îng th× ph¶i cã dßng x¸c nhËn vÒ sè l­îng hµng giao ®ñ hay thiÕu bao nhiªu cña ng­êi cã thÈm quyÒn lËp giÊy nµy vµ ph¶i cã ch÷ ký vµ con dÊu thÈm quyÒn cña ng­êi ký. - Khi tho¶ thuËn vÒ c¸c giÊy chøng nhËn nµy cÇn ®Æc biÖt quan t©m ®Õn giÊy chøng nhËn lÇn cuèi, bëi c¸c giÊy nµy cã t¸c dông quyÕt ®Þnh trong viÖc gi¶i quyÕt tranh chÊp sau nµy. CÇn ph¶i quy ®Þnh râ kiÓm tra lÇn cuèi sÏ ®­îc thùc hiÖn ë ®©u, ai tiÕn hµnh kiÓm tra vµ cÊp giÊy chøng nhËn. - Néi dung cña c¸c giÊy nµy ph¶i hoµn toµn phï hîp víi yªu cÇu cña L/C nh­ m« t¶ hµng hãa, sè l­îng, träng l­îng, chi tiÕt vÒ c¸c bªn,... h. C¸c giÊy chøng nhËn kiÓm dÞch vµ giÊy chøng nhËn vÖ sinh: - C¸c giÊy nµy nªn do nh÷ng c¬ quan gi¸m ®Þnh cã uy tÝn cÊp ®Ó t¹o uy tÝn cao trong kinh doanh. §ång thêi ph¶i cã ch÷ ký vµ con dÊu cña ng­êi cã thÈm quyÒn ký. 2.2.2. N©ng cao tr×nh ®é chuyªn m«n, nghiÖp vô vµ ngo¹i ng÷ cña ng­êi lµm c«ng t¸c lËp bé chøng tõ: §Ó ®¹t hiÖu qu¶ cao trong c«ng t¸c kh¾c phôc nh÷ng h¹n chÕ cña bé chøng tõ thanh to¸n trong ngo¹i th­¬ng hiÖn nay, viÖc ®µo t¹o c¸n bé trùc tiÕp lËp bé chøng tõ chiÕm vai trß rÊt quan träng. Tr­íc hÕt, muèn lËp bé chøng tõ cho tèt, ng­êi lËp b¾t buéc ph¶i hiÓu biÕt vÒ nghiÖp vô xuÊt nhËp khÈu vµ ph¶i am hiÓu vÒ tõng lo¹i chøng tõ, yªu cÇu cña tõng thÞ tr­êng, b¹n hµng, mÆt hµng vÒ bé chøng tõ thanh to¸n. H¬n n÷a, chøng tõ th«ng th­êng ®­îc lËp b»ng tiÕng Anh nªn ng­êi lËp tÊt yÕu cÇn th«ng th¹o thø ngo¹i ng÷ nµy. H¬n n÷a, c«ng t¸c phæ cËp kiÕn thøc vÒ luËt nãi chung vµ c¸c luËt lÖ quèc tÕ nãi riªng nh­ UCP 500 vÒ c¶ chiÒu réng vµ chiÒu s©u cho nh÷ng ng­êi lµm thanh to¸n quèc tÕ lµ rÊt cÇn thiÕt. N©ng cao hiÓu biÕt ®Ó vËn dông ®óng ®¾n UCP 500 chÝnh lµ mét gi¶i ph¸p l©u dµi, c¨n b¶n nhÊt ®Ó h¹n chÕ nh÷ng h¹n chÕ trong viÖc lËp bé chøng tõ. Bëi lÏ ®ã, viÖc ®µo t¹o c¸n bé nªn ®­îc c¸c doanh nghiÖp ®Ò cao trong chiÕn l­îc kinh doanh cña m×nh b»ng c¸ch th­êng xuyªn cö c¸n bé ®i tu nghiÖp n©ng cao tr×nh ®é nghiÖp vô, tham gia c¸c líp ®µo t¹o ng¾n h¹n,... 2.2.3. T¨ng c­êng ®Çu t­ n©ng cÊp, hiÖn ®¹i hãa c¬ së vËt chÊt. §©y chÝnh lµ chiÕn l­îc l©u dµi cña mäi doanh nghiÖp kinh doanh xuÊt nhËp khÈu. Cã c¬ së h¹ tÇng hiÖn ®¹i sÏ gióp doanh nghiÖp tiÕp cËn dÔ dµng víi c«ng nghÖ míi trong nghiÖp vô thanh to¸n ng©n hµng, t×m hiÓu kinh nghiÖm cña c¸c ng©n hµng trªn thÕ giíi trong c«ng t¸c lËp vµ xuÊt tr×nh bé chøng tõ. §ång thêi ®©y còng lµ tiÒn ®Ò ®Ó tiÕn tíi viÖc ¸p dông chøng tõ ®iÖn tö trong thanh to¸n xuÊt nhËp khÈu ë n­íc ta. Tµi liÖu tham kh¶o 1. PGS. TS Hoµng V¨n Ch©u - Gi¸o tr×nh “VËn t¶i vµ giao nhËn hµng ho¸ xuÊt nhËp khÈu” - Nhµ xuÊt b¶n Khoa häc vµ Kü thuËt - 1999. 2. TrÇn V¨n Chu (chñ biªn) - Hµ Quèc Héi - Gi¸o tr×nh “NghiÖp vô kinh doanh xuÊt nhËp khÈu” - Nhµ xuÊt b¶n §¹i häc Quèc Gia Hµ Néi - 1999. 3. ThS. NguyÔn ThÞ Ph­¬ng Liªn- Ths. NguyÔn V¨n Thanh - TS. §inh V¨n S¬n- Gi¸o tr×nh “Thanh to¸n vµ tÝn dông quèc tÕ” - Nhµ xuÊt b¶n §¹i Häc Quèc Gia Hµ Néi - 2000. 4. Hµ ThÞ Ngäc Oanh - Gi¸o tr×nh “Thùc hµnh kinh doanh th­¬ng m¹i quèc tÕ”- Nhµ xuÊt b¶n Gi¸o dôc - 1999. 5. PTS Lª V¨n TÒ - Gi¸o tr×nh "NghiÖp vô Ng©n hµng quèc tÕ" - Nhµ xuÊt b¶n Thµnh Phè Hå ChÝ Minh - 1994. 6. PGS. PTS. Lª V¨n TÒ - Gi¸o tr×nh “Thanh to¸n quèc tÕ” - Nhµ xuÊt b¶n thèng kª - 2000. 7. PGS. TS Vâ Thanh Thu vµ TS. §oµn ThÞ Hång V©n - Gi¸o tr×nh “H­íng dÉn thùc hµnh kinh doanh xuÊt nhËp khÈu t¹i ViÖt Nam”- Nhµ xuÊt b¶n thèng kª- 1996. 8. PGS §inh Xu©n Tr×nh - Gi¸o tr×nh “Thanh to¸n quèc tÕ trong ngo¹i th­¬ng”- Nhµ xuÊt b¶n Gi¸o dôc - Tr­êng §¹i häc Ngo¹i Th­¬ng - 1998. 9. PGS Vò H÷u Töu - Gi¸o tr×nh “Kü thuËt nghiÖp vô ngo¹i th­¬ng” - Nhµ xuÊt b¶n gi¸o dôc - 1998. 10. PSG. TS. §oµn ThÞ Hång V©n - Gi¸o tr×nh “Kü thuËt ngo¹i th­¬ng”- Nhµ xuÊt b¶n thèng kª - 2002. 11. Kinh tÕ ViÖt Nam 2001 (Vietnam’s Economy in 2001) - ViÖn nghiªn cøu Qu¶n lý kinh tÕ Trung ¦¬ng (General institute for economic management) - Nhµ xuÊt b¶n ChÝnh TrÞ Quèc Gia - 2002. 12. Annual report 2001 of Bank for Foreign Trade of Vietnam. 13. Quy t¾c vµ thùc hµnh thèng nhÊt vÒ tÝn dông chøng tõ - b¶n söa ®æi 10/1993 cã hiÖu lùc ¸p dông tõ 01/01/1994- UCP 500 cña Phßng Th­¬ng m¹i quèc tÕ, ICC so¹n th¶o. 14. LuËt thèng nhÊt vÒ hèi phiÕu n¨m 1930 (Uniform Law for Bills of Exchange, viÕt t¾t lµ ULB 1930) cña Phßng Th­¬ng m¹i quãc tÕ ICC so¹n th¶o. 15. LuËt hèi phiÕu vµ kú phiÕu quèc tÕ - Uû ban LuËt Th­¬ng m¹i quèc tÕ cña Liªn HiÖp quèc, kú häp thø 15, New York, ngµy 26 th¸ng 7 ®Õn 6 th¸ng 8, 1982, tµi liÖu sè A/CN 9/11 ngµy 18 th¸ng 2, 1982. 16. QuyÕt ®Þnh sè 444/2002/Q§ - Ttg ngµy 21/3/2002 vÒ viÖc sö dông chøng tõ ®iÖn tö. 17. C¸c biªn b¶n nghiÖp vô vÒ quy tr×nh thanh to¸n L/C vµ chiÕt khÊu bé chøng tõ cña Ng©n hµng Ngo¹i Th­¬ng. 17. "T×nh h×nh xuÊt nhËp khÈu 9 th¸ng ®Çu n¨m"- T¹p chÝ Ngo¹i th­¬ng sè th¸ng 10 n¨m 2002. 18. NguyÔn H÷u §øc - bµi "VËn ®¬n ®­êng biÓn theo lÖnh: mét sè vÊn ®Ò cÇn l­u ý"- T¹p chÝ Ng©n hµng sè 5/2001 NguyÔn H÷u §øc- "VÊn ®Ò ng©n hµng ph¸t hµnh chuyÓn giao chøng tõ cho kh¸ch hµng më L/C kiÓm tra"- T¹p chÝ Ng©n hµng sè 7/2002. Ng« Xu©n H¶i- bµi "§Ó h¹n chÕ rñi ro trong kinh doanh xuÊt nhËp khÈu cña c¸c doanh nghiÖp"- T¹p chÝ Ng©n hµng sè 7/2002. "Kinh tÕ ®èi ngo¹i cña n­íc ta trong chiÕn l­îc kinh tÕ- x· héi giai ®o¹n 2001-2010"- T¹p chÝ Ng©n hµng sè 8/2002 19. §Æng TrÇn LÖ Thuû - "Chøng tõ ®iÖn tö- Tõng b­íc më réng c¸c dÞch vô Ng©n hµng hiÖn ®¹i"- B¸o Ng©n hµng Ngo¹i Th­¬ng sè 108 (7/2002) 20. Ths. NguyÔn Thu Thuû- §H Ngo¹i Th­¬ng vµ Ths. NguyÔn Tó Anh- §H Th¨ng Long- "XuÊt khÈu thuû s¶n cña ViÖt Nam vµ triÓn väng vµo thÞ tr­êng EU"- T¹p chÝ Nh÷ng vÊn ®Ò kinh tÕ thÕ giíi sè 1 (75) 2002 21. "NhËp gia th× ph¶i tuú tôc. Doanh nghiÖp xuÊt khÈu vµo Mü cÇn hiÓu râ quy ®Þnh H¶i quan cña n­íc nµy."- B¸o §Çu t­ sè th¸ng 6/2002 22. Hµn Giang - "§Èy m¹nh thanh to¸n ®iÖn tö- Dì bá trë ng¹i cña th­¬ng m¹i ®iÖn tö "- Thêi b¸o kinh tÕ - sè 114 n¨m 2000 An Yªn - "Ph¸t triÓn th­¬ng m¹i ®iÖn tö- Nh÷ng ®iÒu cßn thiÕu ë ViÖt Nam"- Thêi b¸o kinh tÕ sè 27 n¨m 2001. 23. Thêi b¸o kinh tÕ ViÖt Nam sè 143 (28/11/2001). 24. "Kinh doanh chøng tõ ®iÖn tö - b­íc ®ét ph¸ cña ngµnh Ng©n hµng" (Ngäc Lý- VASC orient- 15/03/2002). phô lôc (C¸c mÉu chøng tõ chñ yÕu trong thanh to¸n xuÊt nhËp khÈu) 1. Invoice 2. Packing list 3. Insurance Certificate 4. Fumigation certificate 5. Phytosanitory Certificate 6. Quality and Quantity Certificate 7. Certificate of Origin form A, form O, form X. 8. Multiple country declaration. MÉu Invoice 1 _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ (Tªn, ®Þa chØ, sè ®iÖn tho¹i, fax cña ®¬n vÞ xuÊt khÈu) INVOICE No._ _ _ _ _ _ _ _ Date: _ _ _ _ _ _ _ INVOICE of _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ for account and risk. MESSRS. _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ shipped per _ _ _ _ _ _ _ _ _ _from_ _ _ _ _ _ _ _ _ _to_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ by the undersigned. Description Quantity Price Unit Price TOTAL TOTAL: ORIGIN OF GOODS:_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _MARKS & NOS. _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ (Signed) MÉu Invoice 2 _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ (Tªn, ®Þa chØ, sè ®iÖn tho¹i, fax cña ®¬n vÞ xuÊt khÈu) Date:_ _ _ _ _ _ _ Cable address:_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ INVOICE No._ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Contract No:_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ For an account and risk of Messrs: Means of transport: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ L/C No. _ _ _ _ _ Dated _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Place of departure:_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Place of destination: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Transport receipt B/L No. _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ MARKS & NO. DESCRIPTION OF GOODS NUMBER OF PACKAGES WEIGHT DELIVERED IN US DOLLARS GROSS NET UNIT PRICE AMOUNT Say: In _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ (Signed) MÉu Packing List 1 _ _ _ _ _ _ _ PACKING LIST (Tªn c«ng ty) Date:_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Case Mark Messrs._ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Invoice No. _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Shipperd per_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Sailing on or about_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ From _ _ _ _ _ _ _ to_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Case No. Quantity Content Net Weight Gross Weight Measurement Per case @kgs Kgs @kgs Kgs. @m3 m3 TOTAL PACKING: IN EXPORT STANDARD PACKING _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ (Signed) MÉu Packing List 2 _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ (Tªn, ®Þa chØ, sè ®iÖn tho¹i, fax cña ®¬n vÞ xuÊt khÈu) Date:_ _ _ _ _ _ _ Cable address:_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Packing List No._ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Contract No:_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ For an account and risk of Messrs: Means of transport: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ L/C No. _ _ _ _ _ Dated_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Place of departure:_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Place of destination: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Transport receipt B/L No. _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ MARKS & NO. DESCRIPTION OF GOODS NUMBER OF PACKAGES WEIGHT DELIVERED GROSS NET Say: In _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ (Signed) MÉu giÊy chøng nhËn b¶o hiÓm TæNG C¤NG TY B¶O HIÓM VIÖT NAM GIÊY CHøNG NHËN B¶O HIÓM INSURANCE CERTIFICATE Sè . No. Tªn vµ ®Þa chØ ng­êi ®­îc b¶o hiÓm Name and address of the Insured_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ TæNG C¤NG TY B¶O HIÓM VIÖT NAM nhËn b¶o hiÓm hµng ho¸ nhËp khÈu kª khai d­íi ®©y theo quy ®Þnh cña Quy t¾c chung b¶o hiÓm hµng ho¸ vËn chuyÓn ®­êng biÓn (QTC 1990) The Vietnam Insurance Company, hereby agree to insure the following import Cargo subject to the General Conditions of Marine Insurance on Goods (GCMI 1990) §¬n vËn t¶i sè B/L No. Sè kiÖn Number of packages Träng l­îng Weight Tªn hµng ho¸ b¶o hiÓm Goods insured Sè tiÒn b¶o hiÓm (gi¸ trÞ b¶o hiÓm) Amount insured (and so valued) Tæng sè tiÒn b¶o hiÓm CIF PhÝ b¶o hiÓm Total amount insured_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _Premium_ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ §iÒu kiÖn b¶o hiÓm Tû lÖ phÝ b¶o hiÓm Condition of insurance_ _ _ __ _ __ _ _ _ _ _ _ _ Rate_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Tªn tµu vËn chuyÓn Ngµy khëi hµnh Name of Vessel_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _Sailing on or about_ _ _ _ _ _ §i tõ ChuyÓn t¶i §Õn From_ _ _ _ _ _ _ _ _ _Transhipment_ _ _ _ __ _ _ _ _ _To_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ N¬i vµ c¬ quan gi¸m ®Þnh tæn thÊt In the event of loss, apply for survey to_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Hµ néi ngµy dated_ _ _ _th¸ng _ _ _ n¨m 20_ _ TæNG C¤NG TY B¶O HIÓM VIÖT NAM The Vietnam insurance Company GiÊy chøng nhËn khö trïng Bé N¤NG NGHIÖP Vµ C¤NG NGHIÖP THùC PHÈM MINISTRY OF AGRICULTURE AND FOODSTUFF INDUSTRY C¤NG TY KHö TRïNG VIÖT NAM VIETNAM FUMIGATION COMPANY Head office 29 Ton Duc Thang Str Ho Chi Minh City Tel: 84.8.225609 - Fax: 84.8.299517 GIÊY CHøNG NHËN KHö TRïNG FUMIGATION CERTIFICATE No. _ _ _ _ _ _/V.F.C Nay chøng nhËn l« hµng cã chi tiÕt d­íi ®©y: We hereby certify that the cargo with following details: - Tªn hµng (Name of the commodity)_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ - Träng l­îng (Weight) _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ - Sè l­îng (Quantity) _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ - Ký m· hiÖu (Mark) _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ - Ph­¬ng tiÖn chuyªn chë (Mean of conveyance)_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ - Quèc tÞch (Nationality) _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ - §· ®­îc khö trïng b»ng thuèc (Has bªn fumigated with) _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ - LiÒu l­îng (Dosage) _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ - Thêi gian (Duration of exposure) _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ - §Þa ®iÓm (Place of fumigation) _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ - Ngµy khö trïng (Date of fumigated)_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _Date_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Managing Director GiÊy chøng nhËn kiÓm dÞch thùc vËt Bé N¤NG NGHIÖM Vµ C¤NG NGHIÖP THùC PHÈM CéNG HOµ X· HéI CHñ NGHÜA VIÖT NAM Ministry of agriculture and food industries SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM CôC TRåNG TRäT Vµ B¶O VÖ THùC VËT §éc lËp - Tù do - H¹nh phóc Plant production & Protection Department Independence - Freedom - Happiness GIÊY CHøNG NHËN KIÓM DÞCH THùC VËT Phytosanitary Certificate Sè No:_ _ _ _ _ _ _ _ _ Göi tíi c¬ quan b¶o vÖ thùc vËt n­íc: To Plant Protection organization (s):_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ DIÔN GI¶I VÒ L¤ HµNG Description of Consignment Tªn vµ ®Þa chØ ng­êi xuÊt khÈu Name and address of exporter:_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Tªn vµ ®Þa chØ ng­êi nhËn Declared name and address of congignee_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Sè l­îng vµ lo¹i bao b×: Number and description of packages: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Ký m· hiÖu: Distinguishing marks: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ N¬i s¶n xuÊt Place of origine_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Ph­¬ng tiÖn chuyªn chë Declared means of conveyance_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ Cöa khÈu nhËp Declared point of entry_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ Tªn, sè l­îng vµ khèi l­îng s¶n phÈm: Name of produce and quantity declared_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Tªn khoa häc cña c©y: Botanical name of plants_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ Nay chøng nhËn r»ng nh÷ng c©y hoÆc s¶n phÈm c©y nªu trªn ®· ®­îc kiÓm tra theo thao t¸c, thñ tôc thÝch hîp vµ ®­îc ghi nhËn lµ kh«ng bÞ nhiÔm s©u bÖnh thuéc diÖn kiÓm dÞch thùc vËt vµ thùc tÕ kh«ng bÞ nhiÔm s©u bÖnh kh¸c; r»ng nh÷ng c©y vµ s¶n phÈm c©y nªu trªn ®­îc coi lµ phï hîp víi nh÷ng quy ®Þnh kiÓm dÞch thùc vËt hiÖn hµnh cña n­íc nhËp khÈu. This is to certify that the plant products described above have been inspected according to appropriate procedures and are considered to be free from quarantine pests, and practically free from other injurious pests, and that they are considered to conform with the current phytosanitary regulations of the importing country. Xö Lý Disinfestation and/ or disinfection treatment Ngµy Ph­¬ng ph¸p xö lý date_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Treatment:_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Tªn thuèc (ho¹t chÊt) Thêi gian vµ nhiÖt ®é Chemical (active ingredient)_ _ _ _ _ _ _ _ Duration and temperature_ _ _ _ _ _ _ _ __ Nång ®é Th«ng b¸o thªm Concentration_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Addtion information_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ DÊu cña c¬ quan N¬i cÊp (place), Ngµy (date) Stamp of organization Tªn c¸n bé kiÓm dÞch thùc vËt (Name of authorized officer) GiÊy chøng nhËn sè l­îng, chÊt l­îng do ng­êi b¸n tù lËp QUALITY AND QUANTITY CERTIFICATE L/C No._ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _Dated_ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ To Whom It May Concern: We hereby certify that the below mentioned goods and that their quality and quantity have been proved to be good, correct and in conformity with specifications. Description Quantity _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Yours faithfully, (name of the company) (signature) GiÊy chøng nhËn sè l­îng, chÊt l­îng, träng l­îng HEAD OFFICE 54 Tran Nhan Tong Str. Hanoi Tel: 4253840 - 4255077 Telex: 411242 VINACO VT Fax: 84.8.442961 * HOCHIMINH CITY BRANCH 80 Ba Huyen Thanh Quan Str. Tel: 8444704 - 444323 Telex: 812674 VINACO VT Fax: 84.8.442961 VINACONTROL THE VIETNAM SUPERINTENDENCE AND INSPECTION COMPANY CERTIFICATE OF QUALITY, QUANTITY AND WEIGHT No. Date. SHIPPER: CONSIGNEE: COMMODITY: WEIGHT: VESSEL: LOADING PORT: DESTINATION DATE OF EXPORT: B/L NO.: RESULTS OF INSPECTION PACKING QUALITY WEIGHT - Place of inspection - Date of inspection SURVEYOR sign This inspection has been carried outmost conscientiously and to the best of our knowledge andability, but without involving material responsibility GiÊy chøng nhËn xuÊt xø 1. Goods consigned from Reference No. GENERALISED SYSTEM OF PREFERENCES CERTIFICATE OF ORIGIN (combined declaration and certificate) FORM A issued in _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ (country) 2. Goods consigned to 3. Means of transport and route 4. For official use 5. Item number 6. Marks and numbers of packages 7. Number and kind of packages; description of goods 8. Origin criterion 9. Gross weight of other quantity 10. Number and date of invoices 11. Certification It this hereby certified, on the basis of control carried out, that the declaration by the exporter is correct _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Place and date, signature and stamp of certifying authority 12. Declaration by the exporter The undersigned hereby declared that the above detail and statement are correct; that all the goods were produced in_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ (country) and that they comply with the origin requirements specified for those goods in the Generalised System of Preferences for goods exported to_ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ ___ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ (importing country) _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Place and date, signature of authorised signatory CERTIFICATE OF ORIGIN FORM O FOR EXPORTS TO MEMBERS INTERNATIONAL COFFEE ORGANIZATION 22 Berners Street, London W1P4DD, England 1. Valid for importation or replacement until _ _ _/ _ _ _/_ _ _ PART A: FOR USE BY ISSUING AUTHORITY 2. Reference No. Country Code Port Code Serial No. 3. Producing country 4. Country of Destination 5. Name of ship/other carrier 6. Port of loading/ intermediate ports 7. Date of shipment 8. Leave blank 9. Port or point of destination 10. Shipping marks 11. Number of bags or other container 12. Description of coffee 13. Net weight of shipment 14. Unit of weight kg 1b a. ICO Identification Marks _ _ _/_ _ _/_ _ _ b. Other marks Green (Crude) Roasted Solubie Other 15. Other relevant information It’s hereby certified that the coffee described above was grown in the abovementioned producing country 16 Customs stamp of issuing country _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Date and Signature of Authorized Customs officer 17. Stamp of Certifying Agency _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Date of issue and Signature of Authorized Certifying officer PART B. FOR USE WHEN CERTIFICATE IS COLLECTED COMPLETED CERTIFICATE TO BE FORWARDED TO THE ICO. 18. Notation by Customs service Certificate collected and coffee imported or placed under Custom control Custom entry number_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Observations_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Quantity (if defferent from boxes 11 or 13)_ _ _ _ 19. Notation by Certifying agency other that customs Certificate collected and credited to Transit Stamp Account Observation_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Place_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ date_ _ _ _ _ _ _ _ __ Place_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ date_ _ _ _ _ _ _ _ __ Custom stamp of collecting country Stamp of Certifying Agency Signature of equivalent of authorized Custom officer Signature of authorized Certifying officer CERTIFICATE OF ORIGIN FORM X FOR EXPORTS TO MEMBERS PART A: FOR USE BY ISSUING AUTHORITY 1. Name and address of exporter INTERNATIONAL COFFEE ORGANIZATION 22 Berners Street, London, WIP4DD, England 2. Name and address of importer 3. Reference No. Country Code Port Code Serial No. 4. Producing Country 5. Country of Destination 6. Name of ship/ other carrier 7. Port of loading/ intermediate ports 8. Date of shipment 9. Leave blank 10. Port or point of destination 11. Shipping marks 12.Number of bags or other containers 13. Description of coffee 14. Net weight of shipment 15. Unit of weight kg 1b a. ICO Identification Marks _ _ _ /_ _ _/_ _ _ b. Other marks Green (Crude) Roasted Solubie Other 16. Other relevant information It’s hereby certified that the coffee described above was grown in the abovementioned producing country 17. Customs stamp of issuing country _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Date and Signature of Authorized Custom officer 18. Stamp of certifying agency _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Date of issue and Signature of Authorized Certifying officer PART B. FOR USE BY SURVEYING AGENT 19. CERTIFICATION BY SURVEYING AGENT IN THE CASE OF TRANS-SHIPMENT First port of tran-shipment Trans-shipment date Second port of trans-shipment Trans-shipment date Destination Name of ship or other carrier Destination Name of ship or other carrier _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Date and Signature of surveying agent _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Date and Signature of surveying agent 20. CERTIFICATION OF IMPORTATION BY SURVEYING AGENT Country of import Place of entry _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Date and Signature of surveying agent Date of entry Observations MULTIPLE COUNTRY DECLARATION I,       (name), declare that the articles described below and covered by the invoice or entry to which this declaration relates were exported from the country * identified below on the dates listed and were subject to assembling, manufacturing or processing operations in and/or incorporate materials originating in, the foreign territory or country * or countries *, or the U.S. or an insular possession of the U.S. identified below, I declare that the information set forth in this declaration is correct and true to the best of my information, knowledge, and belief. A)_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _(Country*) B)_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _(Country*) C)_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _(Country*) D)_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _(Country*) Mark of identification, numbers Description of article and quantity Description of Manufacturing and of Processing Operation Date and Country of Manufactured and/ or Processing Materials Country Date of exportation Description of Material Country of Production Date of exportation Date:_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ * Country or countries when used in this declaration includes territories and U.S. insular possessions. The country will be identified the above declaration by the alphabetical designation appearing next to the named country. Name: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Signature: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Title: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Company: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Address: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ ._.