Tìm hiểu và hoàn thiện hệ thống quản lý công nợ

h nghiệp sản xuất thì cung cấp các sản phẩm do chính họ sản xuất ra như Cty TNHH Tân Hiệp Phát, Cty Coca Cola Việt Nam…, các doanh nghiệp thương mại cung cấp các sản phẩm được mua từ các doanh nghiệp khác như Cty TNHH Kỹ Thuật Cơng Nghệ TTNN, Cty Cổ phần Thế Giới Di Động… cịn các doanh nghiệp dịch vụ cung cấp các sản phẩm dịch vụ đáp ứng tùy theo nhu cầu của khách hàng như Cty Chuyển phát nhanh AT Express hay như các cơng ty chứng khốn nĩng bỏng vào những năm 2007... Nền kinh tế Việt Nam cũng đang nằm trong hệ thống của tồn cầu nên cũng bị ảnh hưởng bởi xu hướng khủng hoảng tồn cầu hiện nay. Vì vậy, các doanh nghiệp Việt Nam cũng đang gặp phải một số khĩ khăn, nhất là về tài chính hiện nay. Một xu hướng tất yếu đối với các doanh nghiệp Việt Nam là bắt đầu bán hàng hĩa và dịch vụ cho nợ trả sau (trong kinh doanh gọi là “gối đầu”. Và hiện giờ với áp lực cạnh tranh nhiều như vậy, sự chọn lựa giữa nhà cung cấp mua hàng nợ và phải trả ngay bằng tiền mặt cũng là một tiêu chí với các doanh nghiệp hiện nay. Thực tế hiện nay là phần các khoản phải thu là một trong ba loại tài sản lớn trong báo cáo cân đối kế tốn của doanh nghiệp. Trong khảo sát của Fortune 500 (500 cơng ty lớn nhất thế giới) vào năm 2004 cho thấy các khoản phải thu là một trong ba tài sản lớn nhất chiếm đến 75% trong số 100 cơng ty được phỏng vấn. Việc cân bằng các khoản phải thu và phải chi trong doanh nghiệp là vấn đề cần phải được quan tâm trên hết. Lưu thơng tiền tệ trong một doanh nghiệp tương tự như “dịng máu” của doanh nghiệp. Nên nếu dịng tiền đĩ bị trì trệ hay ngừng hẳn dễ khiến cho các doanh nghiệp rơi vào tình trạng phá sản, nhất là ở các doanh nghiệp vừa vả nhỏ cũng là điều dễ hiểu. Tại Việt Nam các doanh nghiệp vừa và nhỏ áp dụng các hệ thống cơng nợ khác nhau. Do tính chất đa dạng về nội dung đối tượng phải thu cũng như những rủi ro cĩ thể xảy ra nên cần phải quản lý và kiểm sốt chặt chẽ tình hình nợ phải thu từ lúc phát sinh các giao dịch cĩ thể phát sinh các khoản phải thu, phải cĩ những biện pháp thu hồi nợ nhanh chĩng và phải lập dự phịng cho những khoản cĩ thể khơng thu hồi được. Và càng ngạc nhiên hơn là ban lãnh đạo của các cơng ty thuộc dạng SME (small medium enterprise – doanh nghiệp vừa và nhỏ) ít khi nào nhận được sự quan tâm đúng mức của các trưởng phịng ban bên được về quản lý cơng nợ, chỉ khi nĩ đã xãy ra rồi. Như mọi người đều biết, lĩnh vực thương mại là một loại hình kém phức tạp hơn sản xuất nhưng lại phức tạp hơn dịch vụ thuần túy. Trong thời gian thực tập tại Cty TNHH Kỹ Thuật Cơng Nghệ TTNN, tơi đã được tiếp xúc với cơng tác kế tốn tại đây, đặc biệt là kế tốn về quản lý nợ phải thu khách hàng. Hệ thống cơng nợ bao gồm tất cả các quá trình, nghiệp vụ cĩ liên quan đến nợ phải thu khách hàng. Sau khi tìm hiểu sơ bộ, tơi nhận thấy giải pháp hiện thời chỉ cĩ thể là tổ chức lại các dữ liệu trong hệ thống theo hệ thống nhất, chính xác và cĩ thể chia sẻ và đưa ra giải pháp dựa trên những lý thuyết quản lý cơng nợ vào thực tại. Từ những nhận xét trên, tơi đã đi vào nghiên cứu đề tài: “Tìm hiểu và hồn thiện hệ thống quản lý cơng nợ”. Nền tảng của đề tài trên: Một điều mà chắc khơng ai cĩ thể chối cãi là tạo doanh thu chính là điều quan trọng nhất với bất kỳ cơng ty nào sau đĩ là quản lý chi phí ra sao mà thơi. Nhiều doanh nghiệp cũng đã bỏ hàng tỷ đồng chi phí để nâng cao doanh thu của cơng ty lên như chi phí tiếp thị, chi phi nghiên cứu. Nhưng doanh thu thì phải chuyển qua tiền mặt vì đĩ mới chính là dịng máu của doanh nghiệp. Chính vì lẽ đĩ, mỗi đồng doanh thu khi chuyển qua khoản phải thu cần được quản lý và thu hồi cẩn thận. Mục tiêu của đề tài: Vì trực tiếp làm bộ phận cơng nợ của cơng ty TTNN, nên trong quá trình làm việc, tơi cĩ những ý kiến đề xuất dựa trên những lý thuyết về quản lý cơng nợ được trình bày trong đề tài này. Với một hệ thống cơng nợ phù hợp, rủi ro phá sản vì cơng nợ sẽ được giảm rất nhiều điều này khiến các doanh nghiệp yên tâm làm việc và nâng cao mơi trường kinh doanh giữa các doanh nghiệp với nhau. Mặc khác, khi giảm được rủi ro phá sản của doanh nghiệp sẽ giúp mơi trường đầu tư (thị trường chứng khốn và thị trường vốn) tốt hơn giúp cĩ thể thu hút các nguồn lực về tài chính cũng như nhân lực chảy về Việt Nam. Đối với doanh nghiệp nĩi riêng, một khi quản lý tốt cơng nợ sẽ giúp cho doanh nghiệp tăng tính thanh khoản cho doanh nghiệp mình (tăng tính hiệu quả cho dịng tiền mặt ra vào), đồng thời doanh nghiệp cĩ thể tăng mua bán trên cơng nợ để cĩ thể quay vịng vốn hiệu quả hơn. Giảm được những khoản nợ xấu khơng những giúp doanh nghiệp bảo đảm tính thanh khoản cho doanh nghiệp của mình mà cịn tránh đi những trường hợp phá sản mặc dù cơng ty vẫn cĩ lợi nhuận trên báo cáo kinh doanh. Một sự thật hiển nhiên là nếu giảm được cơng nợ thì cơng ty sẽ cắt giảm được rất nhiều những khoản chi phí quản lý khác như chi phí thu hồi cơng nợ, dự phịng cơng nợ và chi phí cơ hội thay vì để cơng nợ thì để tiền cho những việc đầu tư khác. Những hạn chế của đề tài: Bởi thời gian: Do tính chất thực tập của sinh viên, nên thời gian tiếp xúc nhiều với cơng việc một cách thành thạo là chưa cao cho nên đề tài chỉ được đưa ra sau những nghiên cứu trong 2 tháng thực tập tại đây. Đồng thời, đây là một doanh nghiệp tư nhân nên việc cơng bố rộng rãi những số liệu quá khứ là một điều trở ngại. Chính vì điều đĩ, tơi chỉ cĩ thể cĩ được báo cáo 2 năm để phân tích và đưa ra kiến nghị cho hiện tại và những năm tới. Bởi chính bản thân đề tài: Do TTNN là cơng ty chuyên về thương mại nên tơi chỉ tiếp xúc được nhiều với loại hình kinh doanh này cộng thêm những kinh nghiệm về lĩnh vực sản xuất của gia đình nên khơng thể bao quát hết được tất cả các loại hình doanh nghiệp hiện tại. Và đề tài chọn lại chỉ tập trung vào doanh nghiệp thương mại mà thơi. Phương pháp nghiên cứu: Các số liệu được thu thập tại Phịng kế tốn HC của cơng ty: Bảng cân đối kế tốn, Bảng kết quả hoạt động kinh doanh. Tài liệu về nhiệm vụ chung kế tốn. Các chính sách quản lý cơng nợ. Phương pháp phân tích: Đề tài được nghiên cứu theo phương pháp thống kê, tổng hợp, đánh giá, phân tích số liệu các năm và các tháng trong năm. Năm được chọn phân tích là năm 2008. Đồng thời sử dụng các kiến thức học được tại trường và thu thập qua việc đọc sách, báo, diễn đàn doanh nghiệp. Ngồi ra cịn tham khảo một số ý kiến của các anh chị trong nghề. Bố cục đề tài Đề tài bao gồm 4 chương với những khái quát như sau: Chương 1: Cơ sở lý luận về hệ thống quản lý cơng nợ. Trong chương này, tơi sẽ trình bày những lý thuyết cũng như cách thức thực hiện nghiên cứu đề tài. Ngồi ra, những phần giải thích những từ ngữ chính trong đề tài cũng sẽ được trình bày cẩn thận để giúp quý thầy cơ cũng như người đọc đề tài này hiểu rõ hơn Chương 2: Giới thiệu về cơng ty TNHH TM-DV Kỹ Thuật Cơng Nghệ TTNN. Trong chương này chủ yếu giới thiệu về cơng ty tơi hiện đang thực tập. Chương 3: Tình hình tổ chức hệ thống quản lý cơng nợ tại Cty TNHH TM-DV Kỹ Thuật Cơng Nghệ TTNN. Thực tại của cơng ty hiện giờ sẽ được phân tích cũng như đề xuất tạm thời sẽ được miêu tả trong phần này Chương 4: Nhận xét và đưa ra biện pháp. Những đề xuất được đưa ra cùng những ý kiến của chính những thành viên đã làm trong cơng ty cũng như lãnh đạo cơng ty đưa ra để cĩ thể cải tiến chính hệ thống của cơng ty. Và phần kết thúc sẽ là kết luận về trường hợp của TTNN và đề xuất ý kiến chung cho doanh nghiệp SME đang hoạt động thương mại. CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ CƠNG NỢ Mục tiêu của chương 1 sẽ giới thiệu về tổng quan bài báo cáo của tơi cũng như phương pháp tơi thực hiện bài báo cáo này. Đầu tiên tơi sẽ trình bày về những khái niệm cũng như các lý giải từng khoản mục mà tơi áp dụng do kiến thức học từ trường đại học cũng như học các khĩa ngắn hạn cộng thêm kinh nghiệm từ quá trình thực tập. Tất nhiên trong quá trình thực hiện bài báo cáo, tơi cĩ đọc qua các bài báo cũng như hỏi thêm về các kế tốn và kiểm tốn viên để thực hiện bài báo cáo này 1.1. Kế tốn nợ phải thu khách hàng 1.1.1. Khái niệm Thuật ngữ “khoản phải thu” mơ tả một phần vốn lưu động kinh doanh của doanh nghiệp bị các cá nhân và đơn vị doanh nghiệp khác chiếm dụng.Các khoản phải thu này được kỳ vọng sẽ được thu lại bằng tiền mặt. Các khoản phải thu này thường được phân chia ra nhiều khoản được mơ tả chi tiết trong bảng cân đối kế tốn. Khoản phải thu được chia thành hai khoản là dài hạn và ngắn hạn. Trong khoản phải thu ngắn hạn sẽ bao gồm phải thu khác hàng (TK131), trả trước cho người bán (TK132), phải thu nội bộ ngắn hạn (TK133), Các khoản phải thu ngắn hạn khác (TK135) và Dự phịng phải thu ngắn hạn khĩ địi (TK139). Trong phần dài hạn thì cũng chi tiết như phần ngắn hạn nhưng chủ yếu là các phần phải thu dài hạn khách hàng (TK211), Vốn kinh doanh ở các đơn vị trực thuộc (TK212), Phải thu nội bộ dài hạn (TK213), Phải thu dài hạn khác (TK218) và phần dự phịng phải thu dài hạn khĩ địi (TK219). Nhưng trong khuơn khổ của bài báo cáo cũng như quy mơ của cơng ty tơi đang thực tập, tơi sẽ gĩi gọn các phần trên thành phần chủ yếu là các khoản phải thu từ kinh doanh chính là TK131 mà thơi. Định nghĩa sơ qua về 2 phần trong các khoản phải thu từ kinh doanh. Khoản phải thu là các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp đối với khách hàng về giá trị hàng hĩa sản phẩm đã bán hay các dịch vụ đã cung cấp chưa thu tiền. Hầu hết các khoản này sẽ được thu hồi trong từ 10 – 30 ngày tùy thuộc theo đàm phán của ban điều hành và khách hàng. Đây là phần quan trọng nhất trong cơng ty bên cạnh chiến lược kinh doanh của cơng ty. Thơng phiếu phải thu (note receivable) là những chứng tứ tín dụng được đưa ra như là một ghi nhận về cơng nợ của cơng ty. Thơng phiếu này thường xuất phát từ các khoản phải thu quá hạn chưa được trả sẽ chuyển thành thơng phiếu này để gia hạn thêm thời gian trả nợ lên từ 60 – 90 ngày hoặc dài hơn và buộc bên nợ cĩ thể phải trả lãi vay phát sinh (nếu quy định cụ thể trong hợp đồng). Cả hai gom lại sẽ trở thành khoản phải thu từ hoạt động kinh doanh. Nợ phải thu được hình thành khi cơng ty cho khách hàng mua nợ sản phẩm, dịch vụ. Đây là những sản phẩm dịch vụ mà bạn đã cung cấp cho khách hàng và đang chờ thanh tốn trong tương lai. Nguyên lý kế tốn Các khoản phải thu là tài sản thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng do các cá nhân hay doanh nghiệp khác chiếm dụng trong quá trình phát sinh giao dịch kinh tế, và phải trả lại cho doanh nghiệp, doanh nghiệp phải cĩ trách nhiệm với các khoản phải thu này. Hay nĩi cách khác, khoản phải thu là tài sản thuộc quyền của doanh nghiệp nhưng cịn đang nằm trong lĩnh vực thanh tốn. Ví dụ như khoản phải thu khách hàng, khoản phải thu nội bộ, khoản thuế GTGT được khấu trừ, tiền trả trước cho người bán, khoản bồi thường, khoản tài sản thiếu chờ xử lý… Kế tốn Mỹ - TS. Phan Đức Trung 1.1.2. Nguyên nhân phát sinh tín dụng hay mua bán trả sau Một thực tế là hầu hết tất cả cơng ty đều chọn việc mua bán và thanh tốn bằng tiền mặt khi giao hàng bởi vì như vậy sẽ giúp cơng ty một mặt cĩ được tiền mặt để duy trì hoạt động kinh doanh cũng như đơn giản hĩa các thủ tục kế tốn chỉ cần ghi thẳng vào sổ khi giao hàng và tiền về. Nhưng trong mơi trường kinh doanh như chiến trường hiện giờ đã khiến việc mua trả sau này trở thành một cơng cụ hấp dẫn khuyến dụ khách hàng cũng như tạo thuận lợi cho khách hàng khi dịng tiền về chưa đáp ứng kịp thời. Ở đây cần cĩ cách tiếp cận rộng hơn về lợi ích của các bên trong mua bán. Điều này khơng chỉ mang lại lợi ích cho khách hàng mà chính là bản thân của cơng ty. Càng hấp dẫn trong chính sách mua trả sau, càng thu hút nhiều khách hàng, và càng nhiều khách hàng đang cĩ thì cơng ty sẽ thu được lợi nhuận nhiều hơn và cĩ thị phần rộng hơn. Mua bán trả sau đã xuất hiện từ lâu trong mơi trường kinh doanh khốc liệt hiện thời và đương nhiên nĩ trở thành một tiêu chuẩn khi chọn lựa nhà cung cấp sản phẩm cho cơng ty. 1.1.3. Một số vấn đề chung liên quan đến những khoản phải thu 1.1.3.1. Nội dung Kế tốn nợ phải thu là nghiệp vụ thống kê các tồn nợ giữa cơng ty và các đối tác cĩ liên quan thực hiện giao dịch với nhau, dựa vào nghiệp vụ này mà cơng ty biết được khi nào cĩ thể thu hồi nợ của đối tác và khả năng chi trả nợ tồn của cơng ty với các đối tác liên quan. Nguyên lý kế tốn 1.1.3.2. Nguyên tắc hạch tốn Kế tốn phải thu khách hàng phải theo dõi chi tiết theo từng khách hàng, theo từng nội dung phải thu phát sinh để đáp ứng nhu cầu thong tin về đối tượng phải thu, nội dung phải thu, tình hình thanh tốn và khả năng thu nợ. Mỗi giao dịch kinh doanh đều phải ghi lại chứng từ rỏ ràng được ghi lại bằng biên bản hay hợp đồng để chứng minh hoạt động của doanh nghiệp khi báo cáo với các tổ chức nhà nước như Cục thuế và báo cáo tài chính đến các chủ sỡ hữu của cơng ty (cổ đơng nếu như cơng ty đã cổ phần hĩa). Một quy trình đơn giản dành cho bán hàng thu tiền bao gồm 2 phát sinh: (phần chi tiết sẽ được đề cập sau) Phần đầu tiên dành cho ghi nhận bán hàng: Khoản phải thu sẽ được ghi bên Nợ (Debit) Bên doanh thu bán hàng và dịch vụ sẽ ghi bên Cĩ (Credit) Nghiệp vụ thứ hai là phần ghi nhận Chi phí vốn hàng bán Chi phí vốn hàng bán sẽ ghi bên Nợ Hàng tồn kho sẽ bị giảm bên Cĩ 1.1.3.3. Chứng từ kế tốn Hợp đồng, hĩa đơn và các chứng từ cĩ liên quan. Trong quá trình làm việc cũng như gặp gỡ các kiểm tốn viên của các tổ chức kiểm tốn nước ngồi như KPMG, PWC, Delloitte và E&Y đều cho thấy sự quan trong trong việc lưu giữ các chứng từ liên quan để bảo đảm tính trung thực của báo cáo cũng như giao dịch trong cơng ty. Thực tế cho thấy rằng nếu một hĩa đơn hay biên lai bị thất lạc sẽ là vấn đề của các phịng ban và cĩ khi sẽ dẫn đến thiệt hại to lớn cho cơng ty. Đặc biệt như cơng ty TTNN đã từng trải qua một trận cháy ở kho và quá trình làm lại các hĩa đơn là một việc làm khĩ khăn và tốn nhiều thời gian cũng như tiền bạc để làm lại các chứng từ đĩ. 1.1.3.4. Tài khoản sử dụng Tuy nhiên trong quá trình hoạt động khơng phải lúc nào cũng được ghi nhận đơn giản như thế mà phát sinh ra những giao dịch khác. Chính vì điều này tơi xin trình bày sơ qua về quá trình ghi nhận TK131. Kế tốn tổng hợp phải thu của khách hàng sử dụng TK 131 “Phải thu khách hàng”. Tài khoản này được dùng để phản ánh số tiền phải thu, đã thu, cịn phải thu hoặc số tiền khách hàng ứng trước cho doanh nghiệp. 1.1.3.5. Kết cấu TK 131 Bên nợ: Số tiền phải thu của khách hàng. Bên cĩ: Số tiền đã thu của khách hàng, số tiền giảm trừ cho khách hàng do chiết khấu, giảm giá và hàng bán bị trả lại, số tiền ứng trước cho doanh nghiệp. Dư nợ: Số tiền cịn phải thu của khách hàng hoặc chênh lệch số tiền cịn phải thu lớn hơn số tiền khách hàng ứng trước. Hoặc Dư cĩ: Số tiền khách hàng hiện đang ứng trước hoặc chênh lệch số tiền khách hàng ứng trước lớn hơn số tiền cịn phải thu. 1.1.3.6. Phương pháp hạch tốn a. Khi bán hàng, cung cấp dịch vụ và các khoản thu liên quan đến hoạt động tài chính, thu nhập khác nhưng chưa thu tiền của khách hàng, kế tốn sẽ ghi: Nợ TK 131 Cĩ TK 511 “ Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” Hoặc Cĩ TK 711 “Thu nhập khác” Hoặc Cĩ TK 515 “Doanh thu hoạt động tài chính” Cĩ TK 333 “Thuế GTGT đầu ra” Trường hợp thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc DN nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, kế tốn sẽ ghi: Nợ TK 131 Cĩ TK 511, 515, 711 b. Các khoản chiết khấu, giảm giá và hàng bán bị trà lại được giảm nợ cho khách hàng, kế tốn sẽ ghi: Khoản chiết khấu thanh tốn: Nợ TK 635 “Chi phí tài chính” Cĩ TK 131 Khoản chiết khấu thương mại: Nợ TK 5211 “Chiết khấu thương mại” Cĩ TK 131 Khoản giảm giá theo hàng bán: Nợ TK 5213 “Giảm giá hàng bán” Cĩ TK131 Hàng bán bị trả lại: Nếu doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: Nợ TK 5212 => Giá chưa cĩ thuế Nợ TK 3331 => Thuế GTGT Cĩ TK 131 Nếu doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu: Nợ TK 5212 Cĩ TK 131 c. Khi nhận tiền do khách hàng thanh tốn, kế tốn ghi: Nợ 111, 112 Hoặc Nợ TK 311, 315 => chuyển trả nợ vay Hoặc Nợ TK 331 => chuyển trả cho người bán Cĩ TK 131 d. Khi nhận tiền do khách hàng ứng trước tiền mua hàng, kế tốn ghi: Nợ TK 111, 112 Cĩ Tk 131 Sau đĩ khi giao hàng cho khách hàng và ghi nhận doanh thu, kế tốn ghi: Nợ TK 131 Cĩ TK 511 (515, 711) => Giá chưa cĩ thuế Cĩ TK 3331 => Thuế GTGT đầu ra Nếu doanh nghiệp nộp thuế GTTT theo phương pháp trực tiếp hoặc chịu thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu, kế tốn sẽ ghi: Nợ TK 131 Cĩ TK 511 (515, 711) Khoản chênh lệch giữa số tiền khách hàng trả thanh tốn và số tiền khách hàng đã ứng trước được theo dõi và xử lý trên TK 131. e. Khi thanh tốn bù trừ giữa khoản phải thu và phải trả cho cùng 1 đối tượng (vừa mua hàng, vừa bán hàng), kế tốn sẽ ghi: Nợ TK 331 Cĩ TK 131 Ví dụ mơ tả Để mơ tả rõ hơn phần này, tơi đưa ra một ví dụ đã từng gặp ở cơng ty để cĩ thể làm rõ về khái niệm hơn: Trong tháng 4, Tân Cảng mua 20 máy bộ theo hợp đồng mua bán với giá 4tr9 chưa VAT 5% và được hưởng chiết khấu trên giá là 1% dựa trên hợp đồng mua bán và biên bản nghiệm thu khách hàng. Nếu khách hàng thanh tốn trước 7 ngày theo thời hạn hợp đồng sẽ được chiết khấu thanh tốn 1% trên tổng giá trị mặt hàng sau thuế. Khi nhận hĩa đơn khách hàng sẽ thanh tốn bằng chuyển khoản hết 100% trị giá đơn hàng. Hĩa đơn bán hàng GTGT được viết như sau: Máy bộ đơn giá bán là 4,900,000 đ *20 máy=98,000,000 đ Chiết khấu thương mại là 1%: 980,000 đ Cộng tiền hàng: 97,020,000 đ Thuế VAT 10%*50%: 4,851,000 đ Tổng giá trị: 101,871,000 đ Nghiệp vụ được hạch tốn như sau: Khách hàng được chiết khấu thanh tốn ghi nhận vào nợ vào tài khoản 5211 chiết khấu thương mại và ghi cĩ vào tài khoản 131: Nợ 5211: 980,000 đ Cĩ 131: 980,000 đ Khách hàng mua hàng chưa thanh tốn được ghi nhận nợ vào tài khoản 131 phải thu khách hàng và ghi cĩ vào tài khoản 511 doanh thu bán hàng và ghi cĩ vào 3331 thuế GTGT đầu ra: Nợ 131: 101,871,000 đ Cĩ 511: 97,020,000 đ Cĩ 3331: 4,851,000 đ Sau khi kiểm tra dựa trên biên bản nghiệm thu, khách hàng đã trả lại 1 bộ do hàng bị lỗi nên được ghi nhận nợ vào tài khoản 5212 hàng bán bị trả lại, ghi nhận nợ vào tài khoản 3331 thuế GTGT và ghi nhận cĩ vào tài khoản 131 phải thu khách hàng: Nợ 5212: 4,851,000 đ Nợ 3331: 242,550 Cĩ 131: 5,093,550 đ Khách hàng thanh tốn bằng chuyển khoản vào ngày thứ 5 nên được cty chiết khấu thanh tốn 1% ghi nhận nợ tài khoản 112 tiền gửi ngân hàng đồng thời ghi nhận nợ tài khoản 635 chi phí tài chính và ghi nhận cĩ 131 phải thu khách hàng: Nợ 112: 95,809,675.5 đ Nợ 635: 967,774.5 đ Cĩ 131: 96,777,450 đ 1.1.3.7. Sơ đồ kế tốn tổng hợp phải thu khách hàng Hình 1.1 Sơ đồ kế tốn tổng hợp phải thu khách hàng Nguồn: webketoan.com 1.2. Kế tốn dự phịng nợ phải thu khĩ địi Chúng ta thấy rằng khi mà cơng ty ghi nhận khoản phải thu thì một câu hỏi sẽ được đặt ra là những phần đĩ sẽ được ghi nhận vào bảng cân đối kế tốn như thế nào đây? Bởi vì các khoản phải thu thường là những tài sản ngắn hạn cĩ tính thanh khoản cao cĩ thể chuyển đổi ra tiền mặt một cách dễ dàng trong khoảng thời gian từ 30 – 60 ngày. Chính vì vậy, các khoản phải thu từ khách hàng thường xuất hiện trong phần tài sản ngắn hạn bảng cân đối kế tốn của cơng ty. Nhưng chính phần quyết định bao nhiêu trong báo cáo mới là phần quan trọng vì trong phần các khoản phải thu cĩ xuất hiện nợ khĩ địi. 1.2.1. Khái niệm Nợ phải thu khĩ địi là các khoản nợ phải thu đã quá hạn thanh tốn từ 2 năm trở lên , kể từ ngày đến hạn thu nợ được ghi trong hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ hoặc các cam kết nợ, doanh nghiệp đã địi nhiều lần nhưng vẫn chưa thu được nợ. Trường hợp đặc biệt, tuy thời gian quá hạn chưa tới 2 năm trở lên, kể từ ngày đến hạn thu nợ được ghi trong hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ hoặc các cam kết nợ, doanh nghiệp đã địi nhiều lần nhưng vẫn chưa thu được nợ. Dự phịng nợ phải thu khĩ địi là dự phịng phần giá trị bị tổn thất của các khoản nợ phải thu, cĩ thể khơng địi được nợ do đơn vị nợ hoặc người nợ khơng cĩ khả năng thanh tốn trong năm kế hoạch. Thơng tư 107/2001/TT-BTC Tuy nhiên ta thấy việc định nghĩa khơng cho ta nhiều điểm thấy được sự quan trọng như trong báo cáo tài chính của cơng ty. Mỗi khách hàng trước khi muốn được mua “chịu” đều phải thỏa mãn được những điều kiện tín dụng của bên cung cấp. Mặc dù vậy, một vài khoản phải thu vẫn khĩ địi. Điều dễ dàng thấy nhất trong tình hình kinh tế khủng hoảng này là cho dù một doanh nghiệp đạt chuẩn nợ của cơng ty cũng cĩ thể phá sản bất cứ lúc nào nếu đưa ra một chiến lược sai hồn tồn. Hoặc một khách hàng cá nhân mua hàng quen thuộc của cơng ty bị mất việc cịn phải trả chi phí ăn ở của anh ta nữa cũng là mục tiêu của nợ khĩ địi. 1.2.2. Một số vấn đề liên quan đế nợ phải thu khĩ địi 1.2.2.1. Nội dung Việc gia tăng các khoản nợ khĩ địi thường phụ thuộc vào mức độ rủi ro mà các nhà quản trị sẵn sang chấp nhận. Chẳng hạn, nhiều cơng ty nhỏ sẽ cĩ mức chấp nhận rủi rủi ro thấp hơn so với các cơng ty cĩ tầm cỡ như Abbot chẳng hạn. Việc gia tăng các khoản nợ khĩ địi tùy thuộc vào ngành nghề kinh doanh. Ví dụ như cơng ty TTNN chịu khoản nợ khĩ địi tương đương khoản 10% doanh thu. Căn cứ để được ghi nhận là một khoản nợ phải thu khĩ địi là: Nợ phải thu quá hạn thanh tốn ghi trong hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ, bản cam kế hợp đồng hoặc cam kết nợ, doanh nghiệp đã địi nhiều lần nhưng vẫn chưa thu được. Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh tốn nhưng khách nợ đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể, mất tích hay bỏ trốn. Vào cuối niên độ, trước khi lập báo cáo tài chính, nếu doanh nghiệp cĩ những bằng chứng và căn cứ xác định cĩ những khoản khĩ địi hoặc khơng thể thu hồi được thì được lập dự phịng. Khoản lập dự phịng được xác định riêng cho từng khoản nợ phải thu và sau đĩ tổng hợp thành số cần phải dự phịng. Nếu cuối niên độ trước đã lập dự phịng rồi thì cuối niên độ này sau khi đã xác định được số cần lập dự phịng thì yêu cầu lập dự phịng được thực hiện như sau: Số cần lập > Số dư khoản lập dự phịng của niên độ trước. Doanh nghiệp cần phải dự phịng bổ sung khoản chênh lệch. Số cần lập < Số dư khoản lập dự phịng của niên độ trước. Doanh nghiệp cần phải hồn nhập khoản chênh lệch. 1.2.2.2. Hai cách thơng dụng thường được dùng để ghi nhận cho những tài khoản khơng thu được 1.2.2.2.1. Phương pháp thanh lý (wirte-off) cho những tài khoản khơng thu được Khi mà cĩ một tài khoản nào được cơng ty quyết định là đã khơng thu được, khoản lỗ đĩ sẽ được tính cho tài khoản chi phí nợ xấu. Và sẽ được ghi như sau: Chi phí nợ xấu tăng bên Nợ Khoản phải thu giảm bên Cĩ Bằng cách này, chi phí nợ xấu sẽ chỉ ghi nhận những thiệt hại thật sự từ các khoản thu khơng thu được. Và đương nhiên là khoản phải thu sẽ được ghi số gộp sau khi giảm xuống. Nếu nhìn từ khía cạnh phân tích quản lý tài chính cơng ty, ta thấy được nĩ sẽ giảm những tiện ích khi lập nên bảng báo cáo cân đối kế tốn và bảng kết quả hoạt động kinh doanh mặc dù cách làm này thường được xem là đơn giản nhất. Thêm vào đĩ ta cũng ghi nhận rằng cách ghi này khiến ta nhận thức sai lệch về thời điểm khoản nợ khĩ địi xuất hiện, thường sẽ khác rất nhiều so với thời điểm lập bảng báo cáo tài chính mà doanh thu cho khoản nợ đĩ xuất hiện và dẫn đến là chi phí này với doanh thu chẳng ăn nhập gì với nhau sẽ khiến cho các cổ đơng gặp vấn đề xác định nợ xấu vì họ thường thiếu thơng tin (đặc biệt đối với cơng ty cổ phần và đã lên sàn). Chính vì lẽ đĩ, cách ghi thanh lý trực tiếp này sau này khơng được cơng nhận khi lập nên báo cáo tài chính cho chủ sỡ hữu. 1.2.2.2.2. Phương pháp dự phịng các khoản khơng thu được Phương pháp trích dự phịng này chủ yếu sẽ ước lượng những khoản khơng cĩ khả năng thu được tại thời điểm cuối kỳ báo cáo. Đây là phương pháp hữu ích để sữa khuyết điểm của phương pháp trên. Hiện nay được hầu hết các cơng ty sử dụng bởi vì nĩ bảo đảm được tính kết hợp giữa chi phí và doanh thu trong kỳ cộng thêm là khoản phải thu sẽ được phản ánh bằng con số ước lượng thu được bằng tiền mặt. Và chính vì khơng bao gồm các khoản khơng thu được cho nên con số khoản phải thu sẽ giảm bằng đúng với dự phịng mà chúng ta đã ước lượng sẽ được thể hiện rõ trong báo cáo kiểm tốn. 1.2.2.3. Nguyên tắc hạch tốn Kế tốn nợ khĩ địi chịu sự chi phối của nguyên tắc kết hợp tương ứng giữa chi phí và doanh thu – chi phí nợ xấu cần thiết phải ước tính vào chi phí trong niên độ phát sinh chi phí bán chịu. Chi phí nợ xấu xxx Dự phịng nợ khĩ địi xxx 1.2.2.4. Tài khoản sử dụng Kế tốn dự phịng khoản thu khĩ địi sử dụng tài khoản 1592 “dự phịng khoản phải thu khĩ địi”. Kết cấu của tài khoản này như sau: Bên nợ: Số được hồn nhận dự phịng phải thu khĩ địi. Bên cĩ: Số dự phịng phải thu khĩ địi được lập tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Dư cĩ: Khoản dự phịng phải thu khĩ địi hiện cĩ. Ngồi ra kế tốn cịn sử dụng tài khoản ngồi bảng là TK 004 “Nợ khi đã xử lý”. Kết cấu tài khoản này như sau: Bên nợ: Nợ khĩ địi đã được xử lý phát sinh trong kỳ. Bên cĩ: Nợ khĩ địi đã được xử lý được thu lại được và được xĩa bỏ trong kỳ. 1.2.2.5. Sơ đồ kế tốn dự phịng phải thu khĩ địi Hình 1.2 Sơ đồ kế tốn dự phịng phải thu khĩ địi Nguồn: webketoan Phương pháp dự phịng này thường được sữ dụng trong bảng báo cáo tài chính phục vụ cho cổ đơng khi mà chi phí nợ xấu ngày nay đang là vấn đề nghiêm trọng khi kinh tế suy thối và đối tác “khơng thể trả nợ” (chứ khơng phải là khơng muốn trả nợ). Như quá trình ở trên đã trình bày rõ thì cách ghi này cĩ 3 yếu tố chính cần lưu ý: Các khoản phải thu khĩ địi chúng ta cần phải ước lượng. Và cách ước lượng này được xem như là một chi phí do đĩ sẽ ảnh hưởng đến lợi nhuận cuối cùng của cơng ty. Cho nên khi lập bảng ước lượng cần phải chú ý vì cĩ thể cơng ty lập dự phịng cao sẽ khiến lợi nhuận cuối kỳ thấp dẫn đến cơng ty sẽ khơng hấp dẫn dưới mắt các nhà đầu tư (đối với các cơng ty cổ phần). Ngược lại, một dự phịng ước lượng thấp sẽ giúp lợi nhuận cao nhưng lại đưa thêm rủi ro đối với các khoản phải thu khĩ địi khác. Khoản dự phịng sẽ nằm bên Nợ trong tài khoản chi phí nợ xấu và bên Cĩ bên tài khoản Dự phịng cho các khoản nợ xấu (một tài khoản đối ứng lại). Cuối cùng khi đã xác định thanh lý khoản nào trong nọ xấu đĩ, thì khoản nợ xấu khĩ địi thật sự sẽ được ghi vào bên Nợ của Dự phịng nợ khĩ địi và phần Cĩ bên Các khoản phải thu. Để làm rõ hơn phần này, ta sẽ đưa ra một ví dụ sau. Giả sử như TTNN bán hàng chịu là 4 tỉ VND trong năm 2008. Với khoản này thì vào báo cáo kế tốn cuối kỳ cơng ty thấy rằng 300 triệu vẫn chưa thu được. Cuối cùng, kế tốn trưởng quyết định trình lên Ban giám đốc là sẽ cĩ khoảng 100 triệu trong tổng số doanh số bán chịu này sẽ khơng thu được. Như vậy sau khi bán giám đốc đồng ý, kế tốn sẽ ghi nhận khoản ước lượng 100 triệu này như sau: Chi phí nợ xấu là 100 triệu VND bên Nợ Dự phịng nợ khĩ địi sẽ tăng lên 100 triệu VND bên Cĩ Chúng ta thấy rằng dự phịng này chỉ đưa ra nhằm nĩi lên con số ước tính cho khoản mà khách hàng cĩ thể khơng trả được trong tương lai. Cách này được dùng để tránh phải trừ trực tiếp vào khoản Khoản phải thu vì chẳng ai biết khách hàng nào chính xác sẽ khơng trả nợ và lấp được những khoản trống mà phương pháp thanh lý để lại mặc dù về cơ bản thì hai phương pháp cùng làm giảm khoản phải thu. Trong cách dự phịng này thì khơng cơng ty nào hi vọng mình sẽ cĩ nợ xấu nhưng khi đã xuất hiện thì chúng ta phải làm những thao tác kế tốn như khi nào thì ghi là nợ xấu và ghi nhận như thế nào khi khách hàng mà chúng ta liệt kê vào nợ xấu cĩ thể vượt qua cơn khủng hoảng để thanh tốn nợ lại cho chúng ta (trường hợp trên khơng phải lúc nào cũng xãy ra). 1.2.3. Thanh lý phần cơng nợ khi xác định được khách hàng nào khơng thể trả nợ Trong quá trình địi nợ, cơng ty thường dùng các phương pháp khác nhau như lập biên bản nhắc nợ, gọi điện đến lãnh đạo đối tác và cuối cùng là đưa ra tịa án kinh tế. Trong phần sau, tơi sẽ đề cập nhiều hơn về vấn đề này, bây giờ thì ta tiếp tục sau khi các biện pháp đĩ khơng cịn hữu dụng nữa. Lúc đĩ cơng ty buộc phải thanh lý tài khoản đĩ. Cho rõ hơn, tơi đưa ra một ví dụ như sau: Kế tốn trưởng cơng ty TTNN nhận được quyết định của Ban giám đốc về quyết định thanh lý khoản nợ 200 triệu của cơng ty AAA. Thì nghiệp vụ kế tốn sẽ ghi nhận như sau Phần Dự phịng nợ khĩ địi sẽ giảm 200 triệu bên Nợ Khoản phải thu phải giảm 200 triệu bên Cĩ. Ta thấy rằng với biện pháp này thì khơng xuất hiện chi phí nợ xấu khi buộc phải thanh lý mà chỉ làm giảm cả hai bên Dự phịng nợ khĩ địi và phần Khoản phải thu mà thơi. Chính vì vậy, chỉ cĩ bảng cân đối kế tốn bị ảnh hưởng (mặc dù con số chung vẫn khơng thay đổi) chứ khơng ảnh hưởng gì đến bảng kết quả hoạt động kinh doanh. 1.2.3.1. Phục hồi khi nhận lại được những khoản nợ xấu May mắn thay, trong quá trình hoạt động vẫn cĩ những cơng ty vượt qua khĩ khăn và thanh tốn nợ cho chúng ta khi họ đã bị ghi là nợ xấu. Khi đĩ, nghiệp vụ kế tốn sẽ ghi hai khoản liên quan như sau: phục hồi lại tài khoản cho khách hàng và làm động tác kế tốn ngược lại như với phần thanh lý. 1.2.3.2. Những điều cơ bản dành cho phương pháp trích lập dự phịng Sau khi đã nĩi sơ qua những khoản như trên, thì tơi xin được đề cập đến những điều cơ bản của việc trích lập dự phịng này. Theo lý thuyết của các cách quản lý hiện đại của phương Tây, cĩ hai cách thường được sữ dụng dựa vào hai con số xác định: phần trăm của doanh số và phần trăm của khoản phải thu. Trong báo cáo tài chính thì cả hai đều được chấp nhận và điều quan trọng nằm trong tay Ban giám đốc xem cách nào là phù hợp (giống như phần trích lập dự phịng cho đầu tư tài chính ngắn hạn là đề tài nĩng hổi trong các cuộc họp đại hội cổ đơng của các cơng ty lên sàn vừa qua mà REE là một ví dụ). Vấn đề nằm ở chổ là Ban giám đốc sẽ chọn xem ảnh hưởng này dựa trên báo cáo thu nhập hay bảng cân đối kế tốn. 1.2.3.2.1. Tính nợ khĩ địi theo phần trăm của doanh thu (revenue hoặc sales) Theo cách tính nợ khĩ địi theo phần trăm của doanh thu, nghiệp vụ kế tốn sẽ tính tốn dựa trên phần trăm của doanh thu mua chịu mà cơng ty (loại phần mua bán trả tiền ngay ra). Hầu như phần trăm bao nhiêu sẽ dựa vào các dữ liệu quá khứ cũng như chính sách ước lượng cho tương lai. Nĩ cĩ thể dựa theo doanh số bán chịu gộp hay rịng cũng được trong năm kinh doanh hiện tại. Bởi vì ._.