Tìm hiểu và đánh giá Kế toán hàng tồn kho của phần mềm Kế toán Aspft do phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam cung cấp

CHÖÔNG I GIÔÙI THIEÄU TOÅNG QUAN VEÀ ÑÔN VÒ THÖÏC TAÄP: TRUNG TAÂM XUÙC TIEÁN VAØ PHAÙT TRIEÅN PHAÀN MEÀM DOANH NGHIEÄP VSDC-CHI NHAÙNH TPHCMTHUOÄC VCCI I. QUAÙ TRÌNH HÌNH THAØNH VAØ PHAÙT TRIEÅN CUÛA TRUNG TAÂM : Trung Taâm Xuùc Tieán vaø Phaùt Trieån Phaàn Meàm Doanh Nghieäp (VSDC) ñöôïc thaønh laäp theo QÑ 1952/2000/PT-TCCB ngaøy 30 thaùng 10 naêm 2000 cuûa Chuû Tòch Phoøng Thöông Maïi Vaø Coâng Nghieäp Vieät Nam. Laø moät trung taâm xuùc tieán phaùt trieån öùng duïng coâng ngheä thoâng tin phuïc vuï söï nghieäp coâng nghieäp hoaù, hieän ñaïi hoaù ñaát nöôùc. VSDC cung caáp caùc giaûi phaùp phaàn meàm quaûn trò doanh nghieäp cho caùc doanh nghieäp Vieät Nam vaø caùc toå chöùc khaùc. Xaây döïng heä thoáng thoâng tin quaûn lyù cho doanh nghieäp vaø caùc toå chöùc khaùc VSDC tö vaán, hoã trôï phaùt trieån öùng duïng coâng ngheä thoâng tin taïi Vieät Nam. Trung Taâm Xuùc Tieán Vaø Phaùt Trieån Phaàn Meàm Doanh Nghieäp ñaõ tö vaán, hoã trôï cho nhieàu doanh nghieäp vaø tin hoïc hoaù coâng taùc quaûn lyù doanh nghieäp vôùi hieäu quaû cao vaø thöïc söï ñöôïc söï tín nhieäm cuûa nhieàu doanh nghieäp trong caû nöôùc. Vôùi maïng löôùi vaên phoøng vaø caùc chi nhaùnh treân caû nöôùc goàm:Truï sôû chính ôû Haø Noäi vaø caùc chi nhaùnh taïi TP Hoà Chí Minh, Ñaø Naüng, Caàn Thô vaø ñoäi nguõ nhaân vieân coù kinh nghieäm, naêng ñoäng, chuyeân nghieäp, VSDC coù khaû naêng ñaùp öùng nhu caàu cuûa caùc doanh nghieäp vaø caùc toå chöùc khaùc cuûa giaûi phaùp phaàn meàm quaûn trò doanh nghieäp treân khaép caû nöôùc. Vôùi söï keát hôïp theá maïnh vaø beà daøy kinh nghieäm cuûa moät nhaø cung caáp giaûi phaùp phaàn meàm, khaùch haøng cuûa trung taâm VSDC raát ña daïng, goàm caùc lieân doanh, caùc toång coâng ty vaø caùc doanh nghieäp nhaø nöôùc, caùc coâng ty coå phaàn, coâng ty thöông maïi, dòch vuï, coâng ty saûn xuaát coâng nghieäp, xaây laép, caùc ban quaûn lyù döï aùn ñaàu tö ,…. II. ÑAËC ÑIEÅM SAÛN XUAÁT KINH DOANH CUÛA TRUNG TAÂM: 1.1 Cung caáp caùc giaûi phaùp phaàn meàm doanh nghieäp Phaàn meàm keá toaùn ACsoft ñöôïc xaây döïng phuø hôïp theo quyeát ñònh 167/2000/QÑ-BTC Phaàn meàm keá toaùn daønh cho caùc doanh nghieäp vöøa vaø nhoû ACsoftME ñöôïc thieát keá phuø hôïp cheá ñoä keá toaùn doanh nghieäp vöøa vaø nhoû theo quyeát ñònh 144/2001/QÑ-BTC Phaàn meàm keá toaùn chuû ñaàu tö ACPsoft xaây döïng phuø hôïp theo quyeát ñònh 214/2000/QÑ-BTC Vaø caùc phaàn meàm quaûn lyù khaùc veà nhaân söï, kho, baùn haøng,tính giaù thaønh… Tö vaán, ñaøo taïo vaø hoã trôï öùng duïng caùc giaûi phaùp toái öu nhaèm tin hoïc hoaù coâng taùc quaûn lyù taøi chính –keá toaùn Thieát keá heä thoáng keá toaùn theo höôùng öùng duïng coâng ngheä thoâng tin Tö vaán toå chöùc luaân chuyeån, xöû lyù vaø kieåm tra chöùng töø keá toaùn. Höôùng daãn laøm keá toaùn baèng phaàn meàm chuyeân nghieäp. Cung caáp caùc dòch vuï veà keá toaùn–taøi chính-thueá. Hoã trôï laøm soå saùch keá toaùn, laäp baùo caùo taøi chính. Laäp baùo caùo thueá, hoà sô hoaøn thueá, laäp quyeát toaùn thueá GTGT, thueá TNDN. Tö vaán veà phaân tích taøi chính vaø hoaët ñoäng saûn xuaát kinh doanh taïi doanh nghieäp. Hoã trôï laäp caùc döï aùn ñaàu tö , giaùm saùt vaø ñaùnh giaù hieäu quaû hoaët ñoäng cuûa döï aùn. Cung caáp vaên baûn, quy ñònh môùi veà quaûn lyù taøi chính, keá toaùn thueá Ñaøo taïo caùn boä quaûn lyù doanh nghieäp VSDC thöôøng xuyeân môû caùc lôùp ñaøo taïo, caäp nhaät kieán thöùc vôùi caùc chuyeân ñeà veà : Chính saùch vaø quy ñònh môùi veà thueá. Caùc chuaån möïc môùi veà keá toaùn vaø kieåm toaùn, thöïc haønh keá toaùn, kieåm toaùn Laäp keá hoaïch, phaân tích vaø hoaïch ñònh veà taøi chính doanh nghieäp. Caùc chuyeân ñeà khaùc nhaèm naâng cao trình ñoä vaø kyõ naêng quaûn lyù doanh nghieäp Hoäi thaûo VSDC ñaõ toå chöùc thaønh coâng caùc buoåi hoäi thaûo, dieãn ñaøn trao ñoåi kieán thöùc chuyeân moân, nghieäp vuï thöïc teá taïi doanh nghieäp, vôùi caùc chuyeân gia trong vaø ngoaøi nöôùc. Taïo caàu noái ñeå thu nhaän yù kieán goùp yù cuûa caùc doanh nghieäp veà chính saùch , cheá ñoä quaûn lyù taøi chính keá toaùn vôùi cô quan quaûn lyù nhaø nöôùc. III. SÔ ÑOÀ TOÅ CHÖÙC PHOØNG THÖÔNG MAÏI VAØ COÂNG NGHIEÄP VIEÄT NAM CAÙC UYÛ BAN CUÛA HOÄI ÑOÀNG QUAÛN TRÒ Uyû ban veà quan heä lao ñoäng Hoäi ñoàng doanh nhaân nöõ Uyû ban doanh nghieäp Vieät Nam, Ñoâng Aâu , Nga Uyû ban doanh nghieäp Vieät Nam-Chaâu Mó Uyû ban doanh nghieäp Vieät Nam-Nhaät Baûn, Ñoâng Baéc AÙ Uyû ban doanh nghieäp Vieät Nam, ASEAN, Nam AÙ,vaø Chaâu Phi Uyû ban doanh nghieäp Vieät Nam, Trung Quoác, Newzealand, vaø Uùc. CAÙC TOÅ CHÖÙC BEÂN CAÏNH 1.Trung taâm troïng taøi quoác teá Vieät Nam 2. Ban phaân boå toån thaát chung ÑAÏI HOÄI HOÄI ÑOÀNG QUAÛN TRÒ BAN THÖÔØNG TRÖÏC BAN KIEÅM TRA CAÙC UYÛ BAN CUÛA HOÄI ÑOÀNG QUAÛN TRÒ Ban quan heä quoác teá, trung taâm hoäi chôï trieån laõm Ban hoäi vieân vaø ñaøo taïo Vaên phoøng söû duïng lao ñoäng Ban phaùp cheá troïng taøi Ban taøi chính Ban toå chöùc caùc boä Trung taâm hoã trôï doanh nghieäp Nhoû vaø vöøa Vaên phoøng CAÙC CHI NHAÙNH VAØ VAÊN PHOØNG ÑAÏI DIEÄN 1) Chi nhaùnh TPHCM 2) Chi nhaùnh Ñaø Naüng taïi Khaùnh Hoaø 3) Chi nhaùnh Haûi Phoøng 4) Chi nhaùnh Caàn Thô 5)Chi nhaùnh Vuõng Taøu 6)Vaên phoøng ñaïi dieän taïi Thaønh Phoá Vinh 7)Vaên phoøng ñaïi dieän taïi Thaønh Phoá Thanh Hoaù CAÙC ÑÔN VÒ TRÖÏC THUOÄC Coâng ty Dòch Vuï Vaø Thöông Maïi Coâng ty Dòch Vuï Kyõ Thuaät vaø XNK(Techsimex) Coâng ty Tö Vaán Sôû Höõu Coâng nghieäp vaø Chuyeån Giao Coâng Ngheä Coâng ty Ñaàu Tö Vaø Thöông Maiï Quoác Teá Coâng ty phaùt trieån thoâng tin Coâng ty TNHH toå chöùc trieån laõm VCCI Tröôøng caùn boä quaûn lyù coâng nghieäp Baùo dieãn ñaøn doanh nghieäp Taïp chí Vieät Nam Business Forum Trung taâm Xuùc Tieán Phaùt Trieån Phaàn Meàm Trung taâm Thoâng Tin Kinh Teá(BIZIC) Trung taâm Vaên Hoaù Doanh Nhaân IV. CÔ CAÁU BOÄ MAÙY KEÁ TOÙAN: Ban taøi chính quaûn lyù taát caû caùc vaán ñeà veà keá toùan, taøi chính cuûa phoøng thöông maïi vaø coâng nghieäp Vieät Nam. Cô caáu ban taøi chính nhö sau: TRÖÔÛNG BAN TAØI CHÍNH PHOÙ BAN TAØI CHÍNH PHOØNG TOÅNG HÔÏP PHOØNG THANH TOÙAN THUÛ QUYÕ PHOØNG DÖÏ AÙN CAÙC CHI NHAÙNH VAØ PHOØNG ÑAÏI DIEÄN Chi nhaùnh TP.HCM Chi nhaùnh Ñaø Naüng Vaên phoøng ñaïi dieän taïi Khaùnh Hoøa(tröïc thuoäc chi nhaùnh Ñaø Naüng) Chi nhaùnh Haûi Phoøng Chi nhaùnh Caàn thô Chi nhaùnh Vuõng Taøu Vaên phoøng ñaïi dieän taïi TP. Vinh Vaên phoøng ñaïi dieän taïi Thanh Hoùa CAÙC ÑÔN VÒ TRÖÏC THUOÄC Coâng Ty Dòch Vuï Thöông Maïi(TSC) Coâng Ty Dòch Vuï Kyõ Thuaät & XNK( Techsimex) Coâng Ty Tö Vaán Sôû Höõu Coâng Nghieäp Vaø Chuyeån Giao Coâng Ngheä(P &TP) Coâng Ty Ñaàu Tö Vaø Thöông Maïi Quoác Teá Coâng Ty Phaùt Trieån Thoâng Tin Coâng Ty TNHH Toå Chöùc Trieån Laõm VCCI Tröôøng Caùn Boä Quaûn Lyù Coâng Nghieäp Baùo Dieãn Ñaøn Doanh Nghieäp Taïp Chí Vieät Nam Business Forum Trung Taâm Xuùc Tieán Phaùt Trieån Phaàn Meàm Doanh Nghieäp Phoøng Thöông Maïi vaø Coâng Nghieäp Vieät Nam laø cô quan caáp boä neân khoâng thaønh laäp phoøng keá toaùn maø moïi coâng taùc keá toaùn, taøi chính seõ do Ban taøi chính quaûn lyù Caùc ñôn vò cô sôû (bao goàm: caùc chi nhaùnh, vaên phoøng ñaïi dieän vaø caùc ñôn vò tröïc thuoäc) haïch toaùn phuï thuoäc nhöng do khoái löôïng phaùt sinh khaù lôùn neân caùc ñôn vò naøy cuõng haïch toaùn doanh thu vaø vaø chi phí theo ñuùng Luaät keá toaùn, töùc laø caùc ñôn vò cô sôû naøy cuõng laäp Baùo Caùo taøi chính nhöng ( BCTC) noäp leân caáp treân theo haøng thaùng, nöûa naêm, vaø baùo caùo naêm nhöng khoâng ñöôïc trích laäp caùc quyõ maø toaøn boä laõi, loã seõ chuyeån vaøo taøi khoaûn phaûi thu noäi boä -136 vaø chuyeån leân caáp treân. Veà chöùng töø, caùc ñôn vò cô sôû khoâng ñaêng kyù vôùi cuïc thueá ñòa phöông, chæ coù vaên phoøng chính ôû Haø Noäi môùi ñaêng kyù thueá vaø coù hoùa ñôn, caùc hoùa ñôn vaø chöùng töø seõ ñöôïc phaân phoái cho caùc ñôn vò cô sôû. Hoùa ñôn cuûa Phoøng Thöông Maïi laø hoùa ñôn töï in. Ñònh kyø, caùc ñôn vò cô sôû seõ gôûi toøan boä chöùng töø cuøng baùo caùo ra vaên phoøng chính. Rieâng chi nhaùnh Thaønh Phoá Hoà Chí Minh, vì khoái löôïng nghieäp vuï phaùt sinh quaù lôùn neân khoái löôïng chöùng töø cuõng raát lôùn, chi phí vaø nhaân löïc ñeå vaän chuyeån vaø kieåm tra soá chöùng töø naøy cuõng raát toán keùm; do ñoù chi nhaùnh naøy xin ñöôïc giöõ caùc chöùng töø, nhöng vaên phoøng chính coù theå thu hoài vaø kieåm tra baát kì luùc naøo. Cô caáu ban taøi chính: ñöùng ñaàu ban taøi chính laø Tröôûng ban taøi chính, keá tieáp laø Phoù ban taøi chính. Chöùc vuï Tröôûng vaø Phoù ban taøi chính laø do chuû tòch phoøng thöông maïi boå nhieäm Tröôûng ban taøi chính seõ quaûn lyù taát caû caùc boä phaän giuùp vieäc vaø caùc ñôn vò cô sôû. Phoù ban taøi chính quaûn lyù 2 boä phaän giuùp vieäc laø Phoøng toång hôïp vaø Phoøng thanh toùan ( 2 phoøng phuï traùch chính veà keá toùan cuûa Phoøng thöông maïi vaø Coâng Nghieäp Vieät Nam) Ban taøi chính coù boä phaän giuùp vieäc bao goàm 3 phoøng: Phoøng toång hôïp, phoøng thanh toaùn, Phoøng döï aùn, vaø moät boä phaän laøm coâng taùc thuû quyõ. Chöùc naêng cuûa töøng boä phaän giuùp vieäc: Phoøng toång hôïp: laøm coâng vieäc haïch toaùn keá toaùn toång hôïp laø toång hôïp döõ lieäu cuûa caùc ñôn vò cô sôû ( caùc chi nhaùnh, vaên phoøng ñaïi dieän, caùc ñôn vò tröïc thoäc). Phoøng naøy seõ laøm coâng vieäc caân ñoái laõi loã giöõa caùc ñôn vò cô sôû, toång hôïp soá lieäu vaø laäp baùo caùo quyeát toaùn phoøng thöông maïi vaø noäp cho thueá ñoàng thôøi trích noäp thueá thu nhaäp döïa treân baùo caùo naøy. Cô caáu phoøng naøy goàm coù Tröôûng phoøng vaø caùc nhaân vieân Keá toaùn thoáng keâ vaø Keá toaùn toång hôïp. Phoøng thanh toaùn: phoøng naøy laøm nhieäm vuï cuûa keá toaùn chi tieát: töùc laø haïch toaùn caùc khoaûn thu chi tieàn maët, tieàn göûi ngaân haøng, quaûn lyù coâng nôï, tính löông cho caùc caùn boä nhaân vieân…. Phoøng naøy coøn laøm nhieäm vuï laø caên cöù vaøo caùc döï aùn ñöôïc duyeät vaø phaân phoái ngaân saùch cho caùc ñôn vò cô sôû trong phaïm vi döï aùn. Cô caáu naøy bao goàm Tröôûng phoøng vaø caùc nhaân vieân keá toaùn thanh toaùn. Phoøng döï aùn: phoøng naøy seõ thoáng keâ vaø haïch toaùn caùc döï aùn xuùc tieán thöông maïi cuûa quoác teá, cuûa quoác gia vaø cuûa VCCI,noäp caùc döï aùn naøy leân caáp treân chôø duyeät vaø trieån khai döï aùn ñöôïc duyeät cho caùc ñôn vò caáp döôùi Thuû quyõ: boä phaän naøy khoâng ñöôïc thaønh laäp phoøng nhö 3 boä phaän treân nhöng khoái löôïng coâng vieäc vaø nhaân vieân cuûa boä phaän naøy cuõng khaù lôùn, vì VCCI laø cô quan caáp boä, coù nhieàu chi nhaùnh, vaên phoøng ñaïi dieän vaø caùc ñôn vò tröïc thuoäc neân löôïng tieàn ra vaøo VCCI raát lôùn: do ñoù, boä phaän thuû quyõ naøy ñöôïc toå chöùc khaù lôùn vaø coù nhieàu nhaân vieân. Nôi em ñang thöïc taäp laø Chi Nhaùnh Thaønh Phoá Hoà Chí Minh cuûa Trung Taâm Xuùc Tieán Phaàn Meàm Doanh Nghieäp, cô caáu chi nhaùnh naøy nhö sau: Chi Nhaùnh Thaønh Phoá Hoà Chí Minh Cuûa Trung Taâm Xuùc Tieán Vaø Phaùt Trieån Phaàn Meàm Doanh Nghieäp Phoøng Cô Sôû Döõ Lieäu Vaø Thöông Maïi Ñieän Töû Phoøng Tö Vaán – Phaùt Trieån Öùng Duïng Phaàn Meàm DN Phoøng Toång Hôïp Chi Nhaùnh Phoøng toång hôïp chi nhaùnh: laøm taát caû coâng vieäc haønh chaùnh, quaûn trò noäi boä, toå chöùc vaø keá toaùn chi nhaùnh. Phoøng tö vaán – phaùt trieån öùng duïng phaàn meàm doanh nghieäp: cung caáp phaàn meàn keá toùan Acsfy, tö vaán vaø hoã trôï doanh nghieäp veà phaàn meàm . Phoøng cô sôû döõ lieäu vaø thöông maïi ñieän töû,quaûn lyù cô sôû döõ lieäu vaø thoâng tin thöông maïi ñieän töû. Ngoaïi tröø Phoøng toång hôïp, 2 phoøng coøn laïi chính laø phoøng nghieäp vuï, laø nôi khai thaùc doanh thu vaø chaêm soùc khaùch haøng. V. ÑAËC ÑIEÅM QUAÛN LYÙ VOÁN: Phoøng Thöông Maïi Vaø Coâng Nghieäp Vieät Nam coù taøi saûn vaø ngaân haøng rieâng, hoïat ñoäng theo cheá ñoä töï chuû veà taøi chính. Ngaân saùch cuûa phoøng hình thaønh töø caùc nguoàn sau: Phí gia nhaäp vaø hoäi phí do hoäi vieân ñoùng goùp. Caùc khoaûn thu töø hoaët ñoäng cuûa phoøng vaø caùc toå chöùc tröïc thuoäc vaø beân caïnh phoøng. Ngaân saùch nhaø nöôùc hoã trôï thöïc hieän caùc nhieäm vuï ñöôïc nhaø nöôùc giao. Caùc hoaït ñoäng gaây quyõ, taøi trôï, ñoùng goùp cuûa hieäp hoäi, doanh nghieäp, caùc toå chöùc khaùc vaø caù nhaân trong vaø ngoaøi nöùôc Phoøng söû duïng ngaân saùch cuûa mình cho nhöõng vieäc: Chi hoaït ñoäng cuûa phoøng. Chi tieàn löông, caùc chi phí veà cô sôû vaät chaát vaø hoaït ñoäng cuûa caùc cô quan chuyeân traùch, caùc toå chöùc tröïc thuoäc vaø beân caïnh phoøng. Ñaàu tö môû roäng hoaït ñoäng trong vaø ngoaøi nöôùc phuø hôïp vôùi chöùc naêng vaø nhieäm vuï cuûa phoøng theo quy ñònh cuûa phaùp luaät. Chuû tòch Phoøng Thöông Maïi vaø Coâng Nghieäp Vieät Nam chòu traùch nhieäm quaûn lyù taøi saûn vaø ngaân saùch cuûa phoøng. CHÖÔNG II CÔ SÔÛ LYÙ LUAÄN I. SÖÏ CAÀN THIEÁT PHAÛI TÌM HIEÅU VAØ ÑAÙNH GIAÙ PHAÀN MEÀM KEÁ TOAÙN: Ñeå laøm roõ söï caàn thieát naøy ta caàn xem xeùt caùc khía caïnh sau: so saùnh sô boä giöõa vieäc laøm keá toaùn baèng tay vaø laøm keá toaùn baèng maùy daãn ñeán nhu caàu öùng duïng tin hoïc vaøo coâng taùc keá toaùn, khi söû duïng maùy tính ñeå phuïc vuï coâng taùc keá toaùn thì vì sao xuaát hieän nhu caàu söû duïng phaàn meàm keá toaùn . So saùnh keá toaùn baèng tay vaø baèng maùy tính: Chi phí cô hoäi khi laøm keá toùan thuû coâng raát lôùn: ngöôøi keá toaùn laøm keá toaùn truyeàn thoáng thuû coâng thì haøng ngaøy phaûi thu thaäp chöùng töø, ghi nhaän vaøo caùc soå lieân quan, sau ñoù toång hôïp caùc soá lieäu ñeå ra baùo caùo, taát caû nhöõng coâng vieäc naøy maát thôøi gian khaù nhieàu, thôøi gian naøy chính laø chi phí cô hoäi maø doanh ngheäp bò maát. Neáu nhö söû duïng maùy tính ñeå laøm keá toaùn thì seõ tieát kieäm ñöôïc chi phí cô hoäi naøy vì ngöôøi keá toùan seõ khoâng maát thôøi gian nhieàu cho vieäc ghi soå, vaø thôøi gian ñoù seõ daønh cho vieäc hoaïch ñònh caùc chính saùch taøi chính, laøm coâng vieäc keá toaùn quaûn trò… Coâng vieäc keá toùan ghi soå truyeàn thoáng seõ laøm giaûm khaû naêng tö duy cuûa ngöôøi keá toaùn. Moät nhaân vieân keá toaùn trong 4 naêm Ñaïi hoïc ñöôïc hoïc taát caû caùc phaàn haønh keá toaùn, hoïc veà taøi chính, keá toaùn Myõ, keá toaùn quaûn trò … nhöng khi ñi laøm vieäc thöïc teá chæ laøm moät phaàn nhoû nhö keá toaùn thanh toaùn, keá toaùn giaù thaønh... vaø sau nhieàu naêm ghi soå hoï chæ bieát veà coâng vieäc keá toaùn maø hoï ñang laøm, khaû naêng tö duy veà nhöõng phaàn khaùc daàn daàn maát ñi. Coøn khi duøng maùy tính laøm keá toaùn laøm maùy tính ñieàu ñoù khaùc haún, maùy tính seõ laøm giaûm thôøi gian ñeå gia taêng kieán thöùc, hoïc theâm, hoïc theâm ñeå naâng cao baûn thaân, töø ñoù khaû naêng tö duy cuûa hoï khoâng bò mai moät maø ngaøy caøng gia taêng. Thoâng tin cung caáp cho nhaø quaûn trò töø keá toaùn trong moâi tröôøng khaùc nhau cuõng hoaøn toaøn khaùc nhau. Thoâng tin cung caáp töø keá toaùn cho nhaø quaûn trò laø nhöõng thoâng tin toång hôïp, chi tieát, thoâng tin phaûi kòp thôøi vaø coù ñoä tin caäy cao. Coâng vieäc keá toùan thuû coâng chæ coù theå cung caáp toâng tin toång hôïp vaø hôn nöõa coâng vieäc toång hôïp soá lieäu thöôøng chæ ñöôïc thöïc hieän vaøo cuoái thaùng, ñieàu naøy laøm chaäm ñi quaù trình cung caáp thoâng tin. Coøn neáu duøng maùy tính thì khoâng nhöõng coù theå cung caáp thoâng tin toång hôïp vaø chi tieát maø coøn coù theå truy xuaát thoâng tin vaøo baát cöù luùc naøo theo yeâu caàu cuûa nhaø quaûn trò. Ví duï nhö vieäc tính laõi loã chi tieát cho töøng maët haøng, neáu chæ coù vaøi maët haøng thì keá toaùn thuû coâng coù theå theo doõi ñöôïc nhöõng neáu soá maët haøng leân tôùi con soá haøng traêm, haøng ngaøn maët haøng thì vieäc theo doõi vaø laáy thoâng tin seõ trôû thaønh raát khoù khaên, nhöng vôùi maùy tính thì vieäc naøy trôû neân deã daøng vaø nhanh choùng. Maëc duø keá toaùn söû duïng maùy tính coù nhieàu lôïi ích nhöng vieäc kieåm soaùt laïi khoù khaên hôn so vôùi keá toaùn thuû coâng. Tuy vaäy vaãn xuaát hieän nhu caàu öùng tin hoïc trong coâng taùc keá toaùn vaø nhu caàu naøy ngaøy caøng taêng cao khi trình ñoä tin hoïc cuûa toøan caàu phaùt trieån nhanh choùng nhö hieän nay. Vaø theo nhu caàu naøy thì caùc doanh nghieäp duøng Excel phuïc vuï cho coâng taùc keá toùan, nhöng vieäc laáy thoâng tin töø Excel cuõng phaûi maát thôøi gian vì phaûi loïc döõ lieäu ñeå truy xuaát thoâng tin, nhu caàu söû duïng phaàn meàm keá toùan xuaát hieän vaø ngaøy caøng trôû neân böùc xuùc hôn. Khi coù caàu thì taát yeáu phaûi coù cung töø nhu caàu ñoù caùc nhaø laäp trình coù kieán thöùc veà keá toùan ñaõ baét tay vaøo vieát caùc phaàn meàm keá toùan . treân thò tröôøng hieän nay coù raát nhieàu phaàn meàm keá toùan trong vaø ngoaøi nöôùc nhö: Quickbook, PeachTree, Solomon, Acsoft, SSP, Laïc Vieät…; caùc phaàn meàm ñeàu coù nhöõng ñieåm chöa hoaøn thieän, hôn nöõa nhö ñaõ neâu ôû treân vaán ñeà kieåm soùat trong phaàn meàm thöïc söï laø vaán ñeà raát khoù khaên, do ñoù theo em vieäc tìm hieåu vaø ñaùnh giaù phaàn meàm keá toùan laø thöïc söï caàn thieát. II.YEÂU CAÀU ÑOÁI VÔÙI KEÁ TOÙAN HAØNG TOÀN KHO: 2.1. Yeâu caàu veà haïch toùan keá toùan: Haøng toàn kho laø taøi saûn löu ñoäng cuûa doanh nghieäp toàn taïi döôùi hình thaùi vaät chaát bao goàm: nguyeân lieäu, vaät lieäu, coâng cuï, saûn phaåm dôû dang, thaønh phaåm, haøng hoùa. Nguyeân taéc haïch toùan haøng toàn kho; Haøng toàn kho ñöôïc tính theo giaù goác: Tröôøng hôïp giaù trò thuaàn coù theå thöïc hieän thaáp hôn giaù goác thì phaûi tính theo giaù trò thuaàn coù theå thöïc hieän ñöôïc. Keá toùan haøng toàn kho phaûi ñoàng thôøi keá toùan chi tieát caû veà giaù trò laãn hieän vaät. Luoân luoân phaûi ñaûm söï khôùp ñuùng caû veà giaù trò vaø hieän vaät giöõa thöïc teá vôùi soå keá toùan toång hôïp vaø soå keá toùan chi tieát. Keá toùan ñöôïc pheùp laäp döï phoøng giaûm giaù haøng toàn kho vaøo cuoái nieân ñoä khi giaù trò thuaàn coù theå thöïc hieän ñöôïc nhoû hôn giaù goác. Soá döï phoøng giaûm giaù haøng toàn kho ñöôïc laäp laø soá cheânh leäch giöõa giaù goác haøng toàn kho lôùn hôn giaù trò thuaàn coù theå thöïc hieän ñöôïc.Do phaàn meàm ñöôïc vieát theo phöông phaùp keâ khai thöôøng xuyeân vaø phöông phaùp tính giaù xuaát kho laø bình quaân gia quyeàn neân phaàn sau chæ neâu cô sôû lyù luaän ñoái vôùi haøng toàn kho theo phöông phaùp keâ khai thöôøng xuyeân vaø phöông phaùp tính giaù xuaát kho bình quaân gia quyeàn nhö sau: Haïch toaùn haøng toàn kho theo phöông phaùp keâ khai thöôøng xuyeân: ñaây laø phöông phaùp theo doõi vaø phaûn aùnh thöôøng xuyeân, lieân tuïc coù heä thoáng tình hình nhaäp kho ñöôïc duøng ñeå phaûn aùnh soá hieän coù, tình hình bieán ñoäng taêng giaûm cuûa vaät tö haøng hoùa. Vì vaäy giaù trò vaät tö haøng hoùa toàn kho treân soå keá toùan ñöôïc xaùc ñònh ôû baát kyø thôøi ñieåm naøo trong kyø keá toùan. Cuoái kyø keá toùan, caên cöù vaøo soá lieäu kieåm keâ thöïc teá vaät tö haøng toàn kho, ñoái chieáu vôùi soá lieäu vaät tö haøng hoùa toàn kho treân soå saùch. Veà nguyeân taéc, soá toàn kho thöïc teá vaø soá toàn kho treân soå saùch khôùp ñuùng vôùi nhau, neáu trong quaù trình ñoái chieáu phaùt hieän söï cheânh leäch thì phaûi tìm nguyeân nhaân cuûa söï cheânh leäch naøy vaø coù bieän phaùp xöû lyù. Tính giaù xuaát kho haøng toàn kho theo giaù bình quaân gia quyeàn lieân hoøan thì giaù voán haøng toàn kho phaûi ñöôïc tính laïi sau moãi laàn nhaäp xuaát haøng, ñoái vôùi phöông phaùp bình quaân gia quyeàn moät laàn cuoái kyø thì giaù voán phaûi ñöôïc tính moät laàn vaøo cuoái kyø vaø aùp duïng giaù tính ñöôïc cho taát caû caùc laàn xuaát haøng trong kyø.2.2 Yeâu caàu veà kieåm soùat öùng duïng trong heä thoáng keá toùan baèng maùy: 2.2.1. Kieåm soaùt nhaäp lieäu: Goàm coù kieåm soùat nguoàn döõ lieäu vaø kieåm tra quaù trình nhaäp lieäu. a) Kieåm soùat nguoàn döõ lieäu: laø coâng vieäc kieåm tra chöùng töø phaùt sinh veà ñuùng maãu qui ñònh, coù ñaày ñuû chöõ kyù vaø caùc thuû tuïc kieåm soùat veà vieäc pheâ duyeät vaø ñaùnh soá tröôùc … ñeå ñaûm baûo vieäc nhaäp döõ lieäu vaøo laø hôïp leä. Ñaây laø coâng vieäc cuûa keá toaùn tröôùc khi nhaäp lieäu vaøo phaàn meàm seõ khoâng kieåm tra ñöôïc phaàn naøy. b) Kieåm tra quaù trình nhaäp lieäu: phaàn meàm phaûi caøi caùc thuû tuïc kieåm soaùt ñeå ñaûm baûo quaù trình kieåm tra naøy. Kieåm tra quaù trình nhaäp lieäu bao goàm: Kieåm tra tính tuaàn töï nhaäp lieäu: ñeå nhaäp lieäu ñaày ñuû vaø nhanh choùng, döõ lieäu phaûi ñöôïc nhaäp theo thöù töï nhaát ñònh. Heä thoáng seõ baùo loãi hay thoâng baùo nhaéc nhôû neáu ngöôøi duøng khoâng ñuùng thöù thöï ñaõ ñònh saün. Kieåm tra vuøng döõ lieäu: töùc laø heä thoáng phaûi ñaûm baûo döõ lieäu nhaäp theo ñuùng loaïi ñaõ khai baùo. Ví duï khi nhaäp soá tieàn hay soálöôïng thì khoâng ñöôïc nhaäp soá lieäu baèng kieåu chöõ. Kieåm tra daáu (>0 hay <0): qui ñònh moät soá döõ lieäu phaûi luoân luoân laø soá döông hay soá aâm. Ví duï: ñôn giaù cuûa maët haøng phaûi luoân luoân laø soá döông. Kieåm tra tính hôïp lyù: Khi nhaäp caùc nghieäp vuï, soá chöùng töø, ngaøy nhaäp lieäu… phaûi ñöôïc kieåm tra tính hôïp lyù. Ví duï: soá hoaù ñôn khoâng ñöôïc truøng laép giöõa caùc nghieäp vuï baùn haøng khaùc nhau. Kieåm tra tính coù thöïc cuaû nghieäp vuï: kieåm tra tính coù thöïc cuaû caùc ñoái töôïng tham gia vaøo nghieäp vuï nhaèm phaùt hieän caùc döõ lieäu sai nhaäp vaøo heä thoáng vaø ngaên chaën heä thoáng chuyeån thoâng tin khoâng coù thaät vaøo taäp tin chính, ñoàng thôøi cuõng cung caáp khaû naêng söûa sai vaø nhaäp laïi döõ lieäu. Ví duï kieåm tra tính coù thöïc cuaû maõ soá thueá nhaø cung caáp trong doanh muïc. Kieåm tra giôùi haïn: ñaûm baûo tính hôïp lyù vaø haïn cheá caùc gian laän khi nhaäp lieäu, heä thoáng phaûi kieåm tra giôùi haïn cuûa döõ lieäu nhaäp. Ví duï: soá ngaøy trong thaùng khoâng ñöôïc vöôït quaù 30, 31 ngaøy vaø thaùng 2 khoâng quaù 29 ngaøy. Kieåm tra tính ñaày ñuû: ñaûm baûo caùc maãu tin quan troïng ñieàu ñöôïc nhaäp vaøo, khoâng coù maãu tin quan troïng naøo ñöôïc ñeå troáng. Kieåm tra vieäc nhaäp truøng döõ lieäu: phuïc vuï vieäc nhaäp lieäu nhanh choùng vaø chính xaùc, caùc döõ lieäu truøng laép khoâng caàn nhaäp vaøo heä thoáng. Kieåm tra dung löôïng vuøng nhaäp döõ lieäu: moät oâ nhaäp lieäu coù ñoä daøi 8 kyù töï thì khoâng theå nhaäp döõ lieäu daøi 9 kyù töï trôû leân. Soá toång kieåm soaùt: nhaèm kieåm tra tính chính xaùc vaø ñaày ñuû cuaû döõ lieäu nhaäp. Ñònh daïng tröôùc khi nhaäp lieäu: caùc oâ döõ lieäu kieåu soá, kieåu chöõ… phaûi ñöôïc toå chöùc theo cuøng kieåu ñònh daïng. Söû duïng giaù trò maëc ñònh vaø taïo soá töï ñoäng: caùc nghieäp vuï coù cuøng noäi dung kinh teá seõ ñöôïc taïo caùc giaù trò maëc ñònh phuïc vuï cho vieäc nhaäp lieäu ñöôïc nhanh choùng. Thoâng baùo loãi vaø höôùng daãm ñaày ñuû. 2.2.2. Kieåm soaùt quaù trình xöû lyù döõ lieäu vaø kieåm soaùt baûo trì taäp tin: Kieåm soaùt quaù trình xöû lyù döõ lieäu nhaèm kieåm tra söï chính xaùc cuûa thoâng tin trong quaù trình xöû lyù. Kieåm soaùt baûo trì taäp tinnhaèm ñaûm baûo heä thoáng vaän haønh toát vaø khoâng bò maát taäp tin döõ lieäu. Kieåm soaùt thoâng tin ñaàu ra: nhaèm ñaûo baûo söï chính xaùc cuaû vieäc söû lyùsoá lieäu, ñoái vôùi keá toaùn haøng toàn kho thì kieåm soaùt naøy laø so saùnh vôùi phaàn yeâu caàu ôû treân. III. TIEÂU CHUAÅN LÖÏA CHOÏN VAØ ÑAÙNH GIAÙ PHAÀN MEÀM KEÁ TOAÙN: 3.1. Tieâu chuaån phaùp lyù: Quy trình xöû lyù nghieäp vuï kinh teá phaùt sinh phaûi tuaân theo caùc chuaån möïc keá toaùn Vieät Nam, caùc nghò ñònh, Quyeát ñònh, caùc Thoâng tö höôùng daãn vaø caùc vaên baûn phaùp luaät coù lieân quan do nhaø nöôùc phaùt haønh. 3.2. Tieâu chuaån chaát löôïng phaàn meàm: 3.2.1. Ñaùp öùng nhu caàu thoâng tin cuaû doanh nghieäp: Phaân tích taøi chính baùo caùo: Khaû naêng phaân tích phaàn meàm laø döïa treân khaû naêng phaân tích döõ lieäu ñeå taïo ra caùc BOTC höõu ích theo maãu cuûa keá toaùn VN vaø theo yeâu caàu cuûa ngöôøi söû duïng, cung caáp thoâng tin phuïc vuï cho vieäc ra quyeát ñònh cuaû nhaø quaûn trò. Thoâng tin coù theå laø thoâng tin veà giaù thaønh, coâng nôï phaûi thu phaûi traû, taøi saûn coá ñònh quaûn lyù tieàn teä… Quaûn lyù toàn kho: Ñöa ra nhöõng keát xuaát cuûa haøng toàn kho moät caùch nhanh choùng, kòp thôì chính xaùc veà soá löôïng, loaïi haøng, giaù trò haøng nhaäp, xuaát, toàn, vaø coù khaû naêng döï baùo tröôùc ñöôïc nhu caàu toàn kho vaø thôì gian caàn thieát cho vieäc ñaët tröôùc mua haøng. Hoaïch ñònh vaø quaûn lyù saûn xuaát: Coù theå laäp keá hoaïch saûn xuaát moät caùch hieäu quaû döïa vaøo caùc ñôn haøng ñaõ nhaän ñöôïc vaø döï baùo veà caùc ñôn haøng trong töông lai. Vaø coù khaû naêng thoâng baùo veà vieäc hoaøn thaønh caùc giai ñoaïn nhaát ñònh naøo ñoù trong quaù trình saûn xuaát moät ñôn ñaët haøng cuï theå. Quaûn lyù baùn haøng vaø phaân phoái: Coù khaû naêng baùo caùo caùc döõ lieäu khaùc nhau veà moät khaùch haøng nhaát ñònh, baùo caùc nhoùm khaùch haøng theo moät soá tieâu chuaån maø doanh nghieäp yeâu caàu, giuùp doanh nghieäp xaùc ñònh thò tröôøng, thò phaàn töø ñoù ñöa ra ñöôïc chieán löôïc kinh doanh. Quaûn lyù nhaân söï:  Goàm quaûn lyù tieàn löông, döõ lieäu veà nhaân vieân vaø caùc thoâng tin ñaøo taïo. Phaàn meàm phaûi tính ñöôïc caùc khoaûn löông, trôï caáp, tieàn thöôûng, khoaûn chi traû theo qui ñònh cuûa Nhaø nöôùc… ñeå ñöa ra caùc baùo caùo löông, giaáy tính löông. Ngoaøi ra, phaàn meàm cung caáp thoâng tin phuïc vuï cho vieäc ñaøo taïo, taùi ñaøo taïo cho nhaân vieân trong doanh nghieäp. 3.2.2.Ñaûm baûo tính kieåm soaùt: Coù khaû naêng baûo maät cho caùc doanh nghieäp Phaàn meàm phaûi coù khaû naêng ngaên caûn caùc truy caäp töø beân ngoaøi vaøo chöông trình vaø cô sôû döõ lieäu cuûa chöông trình, bôûi vì vieäc naøy coù theå phaù hoaïi döõ lieäu hoaëc coâng boá ra ngoaøi döõ lieäu maät cuûa doanh nghieäp. Löu laïi daáu veát truy caäp: Phaàn meàm phaûi ghi laïi taát caû thoâng tin veà ngöôøi söû duïng heä thoáng, thôøi gian truy caäp, haønh ñoäng vaø keå caû loãi thao taùc. Ngoaøi ngöôøi quaûn lyù heä thoáng ra khoâng coù baát kyø ngöôøi söû duïng naøo bieát vaø söûa ñoåi daáu veát naøy. Baûn sao döï phoøng:  Phaàn meàm phaûi coù heä thoáng löu tröõ taát caû taäp tin treân oå ñóa cöùng döï phoøng hoaëc thieát bò löu tröõ truyeàn thoâng khaùc nhaèm baûo veä vieäc maát döõ lieäu do hö oå cöùng, troäm caáp maùy tính hoaëc caùc tai naïn baát ngôø hay hoûa hoaïn gaây ra. Khaû naêng cho pheùp ngöôøi söû duïng truy caäp: Phaàn meàm coù khaû naêng cho pheùp ngöôøi söû duïng khaùc nhau chæ coù theå truy caäp nhöõng chöùc naêng cuï theå hoaëc nhöõng thoâng tin caàn thieát cho coâng vieäc cuûa hoï maø thoâi. 3.2.3. Toác ñoä vaø söû lyù nhanh: Ôû ñaây chuùng ta so saùnh toác ñoä xöû lyù thoâng tin giöõa caùc phaàn meàm khaùc nhau. 3.2.4. Töông thích vôùi thieát bò vaø caùc phaàn meàm khaùc: Ngöôøi söû duïng caàn xem xeùt, löïa choïn phaàn meàm coù phuø hôïp, töông thích vôùi thieát bò, phaàn cöùng hieän taïi ôû doanh nghieäp, khoâng caàn phaûi coù söï thay ñoåi lôùn veà caùc thieát bò maùy moùc, neáu khoâng seõ daãn ñeán phí toån cao, töø ñoù aûnh höôûng ñeán tieâu chuaån chi phí cuûa doanh nghieäp. 3.2.5. Deã daøng thuaän lôïi söû duïng: Phaàn meàm phaûi thaân thieän vôùingöôøi söû duïng, nghóa laø deã hoïc vaø deã söû duïng. Ñoái vôùi tieâu chuaån naøy thì caùc phaàn meàm trong nöôùc coù lôïi theá hôn, bôûi vì chuùng ñôn giaûn vaø phuø hôïp vôùi heä thoáng keá toaùn Vieät Nam. Ngoaøi ra phaàn meàm naøy coù khaû naêng caûnh baùo cho ngöôøi söû duïng bieát caùc loãi coù theå xaûy ra do vieäc nhaäp lieäu sai, hoaëc caên cöù vaøo moät soá nguyeân taéc kinh doanh ñöa ra caûnh baùo, chaúng haïn, baùo cho bieát maët haøng naøo khaùch haøng ñaõ ñaët mua nhöng möùc döï tröõ trong kho ñaõ xuoáng tôùi möùc an toaøn, hoaëc caûnh baùo moät khaùch haøng ñaõ mua haøng vöôït quaù haïn möùc tín duïng cho pheùp. Khaû naêng cho pheùp ngöôøi ñieàu chænh phaàn meàm: Ví duï: Thieát keá loaïi maãu baùo caùo söûa ñôn vò tieàn teä… Baûn ñòa hoaù ( localization) cuõng laø moät vaán ñeà ñaùng quan taâm. Moät soá phaàn meàm nöôùc ngoaøi chæ coù baûng tieáng anh vaø ñaây coù theå laø moät vaán ñeà gaây khoù khaên cho Doanh nghieäp. 3.2.7.Ñaùp öùng caùc khaû naêng caäp nhaät khi thay ñoåi: Veà chuaån möïc keá toaùn, caùc thay ñoåi veà chính saùch thueá, phöông phaùp hoaïch toaùn thueá. Veà qui moâ doanh nghieäp, cô caáu veà hoaït ñoäng noäi boä cuûa doanh nghieäp. Chöông trình phaûi coù theå phaùt trieån moät caùch deã daøng veà caû soá löôïng döõ lieäu vaø ngöôøi söû duïng khi coâng ty phaùt trieån. Coù khaû naêng hoå trôï cho caùc caûi tieán trong töông lai. Coù ñaày ñuû taøi lieäu höôùng daãn vaø trôï giuùp tröïc tuyeán: Chaát löôïng vaø söï ñaày ñuû caùc taøi lieäu hoã trôï raát quan troïng cho ngöôøi duøng ñeå hoï coù theå söû duïng chöông trình moät caùch höõu hieäu. Nhöõng taøi lieäu höôùng daãn bao goàm: Taøi lieäu moâ taû veà caùc chöùc naêng thieát keá: moâ taû caùc chöùc naêng maø phaàn meàm ñoù coù theå cung caáp. Taøi lieäu höôùng daãn caùch caøi ñaët chöông trình: höôùng daãn chi tieát veà vieäc caøi ñaët phaàn meàm vaø ñònh caáu hình, bao goàm caû thoâng tin veà caáu hình cuûa phaàn cöùng. Saùch höôùng daãn söû duïng: giôùi thieäu toång quaùt veà caùch söû duïng chöông trình, cuõng nhö nhöõng thoâng tin veà vieäc khaéc phuïc nhöõng sai soùt. Saùch tra cöùu: lieät keâ caùc thoâng tin loãi vaø nguyeân nhaân gaây ra loãi vaø höôùng daãn caùch khaéc phuïc caùc loãi ñoù Taøi lieäu daønh cho ngöôøi quaûn lyù maïng: cung caáp nhöõng thoâng tin veà vieäc söû lyù nhöõng söï coá. 3.3. Tieâu chuaån chi phí: Caùc loaïi chi phí phaùt sinh goàm coù chi phí ñeå ñöôïc sôû höõu phaàn meàm, chi phí huaán luyeän, hai loaïi chi phí naøy phaùt sinh ban ñaàu vaøo luùc DN môùi mua phaàn meàm, ngoaøi ra coøn coù nhöõng chi phí phaùt sinh trong quaù trình söû duïng phaàn meàm. Chi phí sôû höõu goàm coù: Chi phí baûn quyeàn: laø chi phí phaûi traû ban ñaàu cho quyeàn ñöôïc söû duïng phaàn meàm. Thoâng thöôøng caùc phaàn meàm ñöôïc thieát keá saün reõ hôn nhieàu so vôùi caùc phaàn meàm thieát keá theo ñôn ñaët haøng vì chi phí naøy coù theå san seû cho haøng traêm hoaëc haøng ngaøn ngöôøi söû duïng. Chi phí trieån khai: bao goàm chi phí phaûi traû cho nhaø phaân phoái vaø thôøi gian maø caùc nhaân vieân cuûa coâng ty phaûi tham gia vaøo quaù trình trieån khai phaàn meàm, quaù trình chaïy thöû. Chi phí naâng caáp cô sôû haï taàng cuûa coâng ngheä thoâng tin: laø caùc chi phí khaùc phaûi traû cho vieäc naâng caáp cô sôû haï taàng coâng ngheä thoâng tin cuaû coâng ._.ty nhö phí baûn quyeàn heä thoáng quaûn lyù cô sôû döõ lieäu , phaàn meàm öùng duïng cuaû maùy chuû, taêng ñoä baêng thoâng , thieát bò maïng vaø caùc maùy vi tính hay maùy chuû môùi. Caùc chi phí naøy tuøy thuoäc vaøo nhu caàu cuûa coâng ty Chi phí tö vaán: chi phí naøy laø chi phí traû cho nhaân vieân tö vaán giuùp cho coâng ty choïn ñöôïc phaàn meàm phuø hôïp , ñem ñeán cho coâng ty giaûi phaùp toát nhaát vaø giaùm saùt quaù trình trieån khai thöïc hieän cuûa nhaø cung caáp Chi phí huaán luyeän laø chi phí phaûi traû cho huaán luyeän ñaøo taïo nhaân vieân cuûa coâng ty caùch söû duïng phaàn meàm Chi phí phaùt sinh thöøông xuyeân trong quaù trình söû duïng phaàn meàm: bao goàm caùc chi phí baûo trì, naâng caáp söûa chöõa…chi phí baûo trì bao goàm chi phí phaûi traû haøng naêm cho ñôn vò vieát phaàn meàm vaø chi phí cho caùc nhaân vieân trong coâng ty chòu traùch nhieäm baûo trì. Chi phí baûo trì haøng naêm thöôøng naèm trong khoûang töø 8% ñeán 20% chi phí baûn quyeàn Caùc loïai chi phí naøy phaûi ñöôïc ñaùnh giaù so vôùi lôïi ích phaàn meàm mang laïi thì môùi coù theå xaùc ñònh ñöôïc tieâu chuaån naøy coù ñöôïc thoûa maõn hay khoâng. 3.4. Tieâu chuaån hoã trôï phaàn meàm DN phaûi xem xeùt nhaø cung caáp coù dòch vuï hoã trôï baûo trì , naâng caáp , hoäi nghò khaùch haøng … vôùi chaát löôïng cao hay khoâng. Ñoái vôùi phaàn meàm thieát keá theo ñôn ñaët haøng, moät ruûi ro raát lôùn laø caùc nhaân vieân phaùt trieån phaàn meàm ñoù chuyeån sang moät coâng ty khaùc hoaëc khoâng coù thôøi gian hoã trôï cho phaàn meàm ñoù thì seõ daãn ñeán nhieàu truïc traëc nghieâm troïng cho doanh nghieäp. Ñoái vôùi nhöõng phaàn meàm ñöôïc thieát keá saün, phaûi quan taâm ñeán khaû naêng caùc coâng ty phaàn meàm seõ tieáp tuïc saûn xuaát vaø baùn phaàn meàm naøy bôûi vì chaát löôïng vaø tính saün coù cuûa caùc dòch vuï hoã trôï khaùch haøng hieän höõu cuõng seõ giaûm suùt ñaùng keå khi hoï ngöøng hoaët ñoäng 3.5. Tieâu chuaån veà ngöôøi cung caáp Chuùng ta phaûi xem xeùt ñeán nhaø cung caáp coù yù ñònh hoaët ñoäng laâu daøi hay khoâng, uy tín treân thöông tröøông nhö theá naøo,möùc chuyeân nghieäp cuûa hoï ñeán ñaâu. Do treân thöïc teá coù nhieàu coâng ty saûn xuaát phaàn meàm hieän ñang bò loã neân coù theå caùc coâng ty naøy seõ khoâng coøn tieáp tuïc hoaët ñoäng trong töông lai. Do ñoù, DN caàn phaûi quan taâm ñeán nhöõng nhaø cung caáp vaãn coøn tieáp tuïc hoaët ñoäng kinh doanh trong moät vaøi naêm tôùi. 3.6. Soá löôïng khaùch haøng söû duïng phaàn meàm: Tìm hieåu soá löôïng khaùch haøng söû duïng phaàn meàm giuùp chuùng ta ñaùnh giaù phaàn naøo chaát löôïng phaàn meàm vaø khaû naêng ñaùp öùng nhu caàu thoâng tin cho khaùch haøng cuûa phaàn meàm ñoù. CHÖÔNG III TÌM HIEÅU VAØ ÑAÙNH GIAÙ KEÁ TOÙAN HAØNG TOÀN KHO CUÛA PHAÀN MEÀM KEÁ TOÙAN ACSOFT A. GIÔÙI THIEÄU CHUNG VEÀ PHAÀN MEÀM KEÁ TOÙAN ACSOFT MAØ PHOØNG THÖÔNG MAÏI VAØ COÂNG NGHIEÄP VIEÄT NAM PHUÏC VUÏ CHO KHAÙCH HAØNG I.Giôùi Thieäu Chung Phaàn meàm quaûn lyù taøi chính keá toùan ACSoft do Trung Taâm Xuùc Tieán Phaùt Trieån Phaàn Meàm Doanh Nghieäp thuoäc Phoøng Thöông Maïi Vaø Coâng Nghieäp Vieät Nam(VCCI-VSDC)xaây döïng ngaøy 29/04/1999 theo QÑ soá 1141-TC/QÑ/CÑKT,heä thoáng baùo caùo theo QÑ soá 167/2000/QÑ-BTC vaø ñöôïc vieát theo ngoân ngöõ quaûn trò cô sôû döõ lieäu Microsoft Visual Foxpro 6.0 Ñaëc bieät , ACSoft thöôøng xuyeân caäp nhaät vaø hoøan chænh phuø hôïp vôùi caùc quy ñònh môùi nhaát veà Thueá vaø Keá Toùan cuûa Boä Taøi Chính nhö Heä Thoáng Taøi Khoûan,Phöông Phaùp Haïch Toùan,Cheá Ñoä Baùo Caùo Taøi Chính vaø phaàn meàm ñaõ ñöôïc caäp nhaät theo 16 chuaån möïc keá toùan môùi theo QÑ 149/2001/QÑ-BTC,TT89/2002/TT-BTC ngaøy 9/10/2002 cuûa BTC, QÑ165/2002/QÑ-BTC,TT105/2003/TT-BTC ngaøy 4/11/2003,caùc bieåu maãu keâ khai thueá GTGT boå sung theo thoâng tö soá 82/2000/TT-BTC ngaøy 18/9/2002,thoâng tö soá 120/2003/TT-BTC ngaøy 12/12/2003, thoâng tö soá 84/2004/TT-BTC ngaøy 18/8/2004 cuûa BTC, QÑ 206/2003/QÑ-BTC veà cheá ñoä quaûn lyù, söû duïng vaø trích khaáu hao taøi saûn coá ñònh. Vôùi hai phieân baûn theo hai hình thöùc keá toùan Nhaät Kí chung vaø Nhaät Kí chöùng töø , phieân baûn tieáng Vieät vaø phieân baûn tieáng Anh,phaàn meàm keá toùan ACSoft phuø hôïp vaø ñaùp öùng nhu caàu cuûa nhieàu doanh nghieäp. Cho ñeán nay ñaõ coù treân 5000 doanh nghieäp Vieät Nam treân toøan quoác ñaùnh giaù cao vaø söû duïng ACSoft nhö moät giaûi phaùp höõu hieäu cho coâng taùc keá toùan cuûa mình II.Moät Soá Öu Ñieåm Noåi Baät Cuûa Acsoft Haïch toùan doanh thu, chi phí, laõi loã Tính giaù thaønh vaø theo doõi doanh thu chi tieát ñeán töøng maët haøng , loaïi dòch vuï, hôïp ñoàng…theo yeâu caàu quaûn lyù cuûa ñôn vò Theo doõi chi phí cho töøng boä phaän saûn xuaát,töøng döï aùn theo töøng khoaûn muïc rieâng bieät Haïch toaùn rieâng tieàn löông, töï ñoäng tính caùc khoaûn trích baûo hieåm xaõ hoäi, baûo hieåm y teá. Töï ñoäng trích khaáu hao taøi saûn coá ñònh ,keát chuyeån vaø phaân boå caùc chi phí theo yeâu caàu ñôn vò. Quaûn lyù haøng hoùa, vaät tö Quaûn lyù chi tieát soá löôïng, giaù trò haøng hoùa, thaønh phaåm, vaät tö theo yeâu caàu ñôn vò. Coâng cuï lao ñoäng, phaân boå nhieàu laàn coù theå xem chi tieát soá thaùng phaân boå, giaù trò coøn laïi… Quaûn lyù haøng xuaát gôûi baùn cho töøng ñaïi lyù vaø tình hình thanh toùan cuûa ñaïi lyù. Quaûn lyù taøi saûn, voán , coâng nôï Theo doõi chi tieát töøng loïai coâng nôï , khaùch haøng, hôïp ñoàng mua baùn…hoaëc theo caùc tieâu thöùc quaûn trò. Quaûn lyù taøi saûn theo chuûng loïai, boä phaän quaûn lyù, nguoàn hình thaønh taøi saûn Haïch toùan chi tieát tieàn maët, tieàn gôûi theo töøng ngaân haøng,tình hình goùp voán cuûa doanh nghieäp Theo doõi coâng nôï,tieàn…theo nhieàu loïai ngoïai teä khaùc nhau vaø xöû lyù cheânh leäch tyû giaù linh hoïat. Caùc baùo caùo keá toùan Laäp ñaày ñuû caùc baùo caùo keá toùan,baùo caùo taøi chính: baûng caân ñoái keá toùan, Baùo caùo keát quaû hoïat ñoäng saûn xuaát kinh doanh, Baùo caùo löu chuyeån tieàn teä, Thuyeát minh baùo caùo taøi chính, Heä thoáng baùo caùo VAT theo TT 120/2003/TT-BTC vaø TT soá 84/2004/TT-BTC ngaøy 18/08/2004 cuûa Boä Taøi Chính. Cung caáp caùc baùo caùo vaø soå saùch keá toùan quaûn trò chi tieát theo yeâu caàu quaûn lyù. Baùo caùo töø Acsoft coù theå chuyeån sang Excel ñeå söûa ñoåi phuø hôïp vôùi yeâu caàu töøng d0ôn vò. Tính Naêng Khaùc Töï ñoäng chuyeån soá dö khi heát naêm taøi chính. Sau khi quyeát toùan ñöôïc duyeät, coù theå söõa laïi soá dö. Phaân quyeàn söû duïng cho töøng phaàn haønh rieâng bieät vôùi tính naêng baûo veä cao. Khoùa soå keá toùan theo töøng thôøi ñieåm sau khi ñaõ hoøan taát soå saùch. Acsoft coù theå töï ñieàu chænh, môû roäng chöông trình theo nhu caàu phaùt trieån kinh doanh. III. Danh saùch khaùch haøng cuûa acsoft BAO BÌ- GIAÁY Cty TNHH SX TM Bao Bì Phöông Nam Cty Cp Giaáy Raïng Ñoâng Cty Cp Mai Lan Xn Bao Bì Taây Ninh GIAO NHAÄN-VAÄN TAÛI Cty Giao Nhaän Vaän Taûi Coâng Thaønh Cty TNHH TM DV Ñaïi Döông Cty TNHH Giao Nhaän QT APS Cty TNHH TM DV GN VTGT Tröôøng Giang Cty CP Ñaàu Tö PT Vaän Taûi Meâ Coâng Cty CP Giao Nhaän Vaø Thöông Maïi KL CÔ KHÍ Cty Cheá Taïo Ñoäng Cô VINAPRO Cty Saûn Xuaát Cô Khí An Bình Cô Nhaø Maùy Cô Khí Laâm Nghieäp Saøi Goøn Cty Maùy Noâng Nghieäp Mieàn Nam(VIKYNO) DEÄT MAY Cty TNHH May Maëc Thaêng Long DNTN May Maëc Cao Minh Cty tnhh XNK May Maëc Sai Gon Cty TNHH Hikoti Vina DA GIAÀY Cty Giaøy An Giang Cty Giaøy Saøi Goøn Cty SX Giaøy Khaûi Hoaøn BAÙNH KEÏO, THÖÏC PHAÅM , HAÛI SAÛN Cty Mía Ñöôøng Soùc Traêng Cty TNHH TM CB Thöïc Phaåm Vónh Loäc Cty CP Cheá Bieán Thuyû Saûn Xk Minh Haûi Cty Baùnh Keïo Phaïm Nguyeân Thöông maïi, xuaát nhaäp khaåu,saûn xuaát Cty TNHH Thöông Maïi Nguyeân Haø Cty TNHH TM DV An Nhôn Cty TNHH SX Tcoâng MNghe Vaø Tm Tæ Cô Cty TNHH SX TM Myõ Phaåm Sam Sa Ra Cty TNHH DV TM Tieáp Thò Theå Thao QVT Cty XNK Vónh Long Cty XNK Noâng Laâm Saûn Sai Goøn Cty SX XNK Dieän Ñieän Maùy Phuù Yeân Htx Thuû Coâng Mó Ngheä Xk Vónh Long Cty TV XD TM Ñoâng Nam Cty Muoái Mieàn Nam Cty CP Beâ Toâng Ly Taâm An Giang Cty TNHH Goám Söù Cöôøng Phaùt Cty Thieát Bò Haøn Phong Duû Cô DU LÒCH Cty Ñaàu Tö Du Lòch Vuõng Taøu Cty SX XNK vaø DL Hacota DÖÔÏC PHAÅM Cty CP Döôïc Phaåm Nam Haø Cty CP SXHD Döôïc Vaø Trang TBYT Vieät Myõ Cty TNHH TM Döïôc Phaåm Bình Nguyeân LINH KIEÄN –MAÙY VI TÍNH Cty TNHH TM Khaùnh Bình Cty TNHH TM DV Era Cty Maùy Tính Roâboâ Cty TNHH TM DV VT vaø Tin Hoïc Vt Cty TNHH TV XD vaø TH lónh phong conic DAÀU KHÍ, GAS Cty Coå Phaàn Nhieân Lieäu Saøi Goøn Cty TNHH Khí Ñoát Vònh Phaùt Cty Gas Thaùi Bình Döông Cty TNHH Gas Bình Döông Cn CTY CP ÑT vaø Vt Daàu Khí Vinashin Cty Universal Petrolfeum Vieät Nam THIEÁT BÒ ÑIEÄN HTX Ñieän Quang Cty SX XNK Ñieän Maùy Phuù Yeân Cty TNHH Ñieän Maïnh Phöông Cty TNHH Thieát Bò Ñieän Tröôøng Phuù Cty TNHH Cô Ñieän Laïnh Ñoâng Sapa IN AÁN- BAÙO CHÍ –QUAÛNG CAÙO Nhaø In Thoâng Taán Xaõ Xn In Hoà Vaên Taåu Nhaø In Thanh Nieân Cty Quaûng Caùo Kì Sôn Cty Quaûng Caoù Saøi Goøn Cty TNHH TMDV Quaûng Caùo Chung Trí Tueä Cty Saachi And Saachivn XAÂY DÖÏNG – CAÀU ÑÖÔØNG Cty Vaät Lieäu Xaây Döïng Vaø Khí Ñoát Cty TNHH XD TM An Taâm Cty TNHH XD Caàu Ñöôøng Taây Ninh CTY TNHH XD An Cö Cty TNHH XD TM DV Ích Minh Phöông Cty TNHH XD DV MINH KHOÂI Cty TNHH Xaây Döïng Baùch Khoa Cty CP Vaät Tö Vaø Xaây Döïng Daklak Cty XAÂY DÖÏNG PHAÙT TRIEÅN NHAØ VÓNH LONG Cty Coå Phaàn Ñaàu Tö Vieät Kieàu Cty TNHH TM XD Ñieän Vieät Nhaät IV.ÑAËC ÑIEÅM AÙP DUÏNG CUÛA PHIEÂN BAÛN ÑANG NGHIEÂN CÖÙU: Hình thöùc soå keá toùan: Nhaät kyù chung Phöông phaùp khaáu hao TSCÑ: ñöôøng thaúng Thueá VAT tính theo phöông phaùp khaáu tröø Phöông phaùp tính giaù xuaát haøng toàn kho: bình quaân gia quyeàn B. GIÔÙI THIEÄU TOÅNG QUAN VEÀ PHAÀN MEÀM KEÁ TOÙAN ACSOFT NHAÄT KYÙ CHUNG: I. Khôûi Taïo Vaø Quaûn Lyù Döõ Lieäu: 1.1. Caøi ñaët phaàn meàm: a) Yeâu caàu veà maùy tính: phaàn meàm ñöôïc chaïy trong chöông trình Window9x trôû leân: toác ñoä maùy toái thieåu CPU>=233MZ, RAM >=64MB, ñóa cöùng troáng toái thieåu 200MB. b) Caøi ñaët chöông trình keá toùan Acsoft: khôûi ñoäng maùy tính, vaøo Window: ñöa ñóa CD coù chöông trình keá toùan ACsoft vaøo oå ñóa: choïn file Setup.exe , vì phaàn meàm döôïc thieát keá caøi ñaët döôùi daïng Wizard neân chæ caàn thöïc hieän theo yeâu caàu, chæ löu soá serial cuûa phaàn meàm thì doanh nghieäp seõ goõ soá thueá vaøo. 1.2. Maøn hình khôûi ñoäng ban ñaàu: Sau khi caøi ñaët xong, ta double click vaøo Shortcut Acsoft treân maøn hình ñeå vaøo chöông trình, maøn hình xuaát hieän Maùy chuû, maùy traïm laø duøng cho chöông trình Acsoft maïng, töùc laø coù nhieàu keá toaùn söû duïng chung cô sôõ döõ lieäu Acsoft cuûa maùy chuû. Bieät laäp laø duøng cho chöông trình Acsoft maùy ñôn cho 1 keá toùan söû duïng phaàn meàm Sau khi choïn maùy chuû maùy tram hay bieät laäp xong maøn hình xuaát hieän: Hoï vaø teân: hoï teân ngöôøi söû duïng chöông trình, ñöôïc ñaët ngay töø ñaàu khi khôûi ñoäng maùy ñoái vôùi chöông trình bieät laäp vaø ñöôïc khai baùo phaân quuyeàn laøm vieäc vôùi chöông trình maïng. Chöùc vuï: töông töï Hoï vaø Teân. Maät kaåu: ñoái vôùi chöông trình bieät laäp thì do ngöôøi söû duïng ñaët khi söû duïng phaàn meàm, ñoái vôùi chöông trình maïng thì ñöôïc khai baùo chung vôùi phaàn Hoï vaø Teân vaø chöùc vuï khi phaân quuyeàn laøm vieäc cho moãi nhaân vieân. Nieân ñoä: nieân ñoä keá toùan khi söû duïng phaàn meàm. Sau khi nhaäp caùc thoâng tin caàn thieát, click Xaùc Nhaän ñeå vaøo chöông trình. II. CAÙC CHÖÙC NAÊNG QUAÛN TRÒ PHAÀN MEÀM: Sau khi vaøo chöông trình, ta thaáy thanh thöïc ñôn chính vaø phuï: Thanh thöïc ñôn chính bao goàm taát caû caùc chöùc naêng quaûn trò phaàn meàm, coøn thanh thöïc ñôn phuï laø heä thoáng caùc nuùt nhaán ñeå thao taùc nhanh 1 soá caùc chöùc naêng thöôøng duøng trong thanh thöïc ñôn chính. 2.1. Sô löôïc caùc chöùc naêng treân thanh thöïc ñôn chính 2.1.1. Keá toùan chi tieát: Bao goàm: Keá toùan tieàn voán: goàm Tieàn maët ñoàng Vieät Nam vaø Ngoïai Teä, Tieàn gôûi ngaân haøng ñoàng Vieät Nam vaø Ngoïai Teä, Tieàn vay ñoàng Vieät Nam vaø ngoïai teä. Trong phaàn naøy ta laäp vaø in aán caùc phieáu thu, phieáu chi tieàn maët, nhaäp caùc nghieäp vuï Baùo Nôï, Baùo Coù cuûa ngaân haøng. Phaàn naøy cho pheùp nhaäp nhieàu hoùa ñôn treân cuøng 1 phieáu, moãi from nhaäp neáu coù phaùt sinh thueá GTGT thì ñeàu coù from nhaäp thoâng tin cuûa Hoùa ñôn ñeå leân Baûng keâ VAT ñaàu ra. Ñoái vôùi phaàn tieàn vay laø ñeå xöû lyù caùc nghieäp vuï vay tieàn khoâng nhaäp quyõ tieàn maët cuõng khoâng nhaäp vaøo ngaân haøng nhö vay traû tieàn ngay cho ngöôøi baùn vay traû thaúng cho ngöôøi lao ñoäng… Trong moãi from nhaäp cuûa phaàn naøy, tröôùc khi löu nghieäp vuï phaàn meàm hoûi tính chaát thu chi ñeå phuïc vuï cho vieäc laäp Baùo caùo löu chuyeån tieàn teä theo phöông phaùp tröïc tieáp. Keá toùan haøng hoùa nguyeân vaät lieäu: bao goàm Haøng hoùa, Thaønh phaåm, Nguyeân vaät lieäu, Coâng cuï, theo ñoàng Vieät Nam vaø Ngoïai teä. Trong phaàn naøy ngöôøi söû duïng seõ laäp vaø in caùc Phieáu nhaäp kho theo maãu 01-VT vaø Phieáu xuaát kho theo maãu 02-VT vaø in Hoùa ñôn GTGT theo maãu cuûa Boä Taøi Chính. Rieâng ñoái vôùi Thaønh phaåm khoâng coù phaàn nhaäp khaåu vaø thaønh phaåm ñöôïc nhaäp kho theo giaù taïm tính, sau khi tính giaù thaønh ñôn vò ôû phaàn keá toùan toång hôïp thì seõ boå sung phaàn cheânh leäch cuûa giaù thaønh nhaäp kho. Ngoøai ra trong moãi phaàn ñeàu coù Nhaäp khaùc, Xuaát khaùc: ñaây chính laø phaàn môû cho pheùp ta nhaäp taát caû nghieäp vuï coù lieân quan ñeán soá löôïng. Keá toùan haøng ñaïi lyù:trong phaàn naøy ta söû duïng caùc buùt toùan xuaát kho haøng hoùa, thaønh phaåm gôûi ñaïi lyù, ñaïi lyù xuaát haøng baùn vaø nhaäp haøng ñaïi lyù traû laïi; in phieáu xuaát kho haøng gôûi ñaïi lyù theo maãu soá 04/ XKÑL-3LL cuûa boä taøi chính, in hoùa ñôn GTGT khi ñaïi lyù xuaát baùn haøng. Keá toùan taøi saûn coá ñònh: ôû phaàn naøy ta coù theå xem vaø söûa caùc thoâng tin treân Theû taøi saûn coá ñònh. Tuy nhieân xem vaø söûa laø 2 from khaùc nhau, thôøi gian xem phuï thuoäc vaøo ngaøy tính khaáu hao treân theû, ta coù theå xem theo Loïai taøi saûn vaø Boä phaän quaûn lyù. Ta chæ söûa ñöôïc taøi saûn khi ta bieát chính xaùc taøi saûn ñoù ñöôïc nhaäp vaøo ngaøy naøo, ñieàu naøy cuõng laø 1 thuû tuïc kieåm soùat ngaên ngöøa nhöõng ngöôøi khoâng coù thaåm quyeàn söûa thoâng tin treân theû. Keá toùan khaùc: phuïc vuï caùc nghieäp vuï hoøan öùng cuûa nhaân vieân, ghi nhaän doanh thu dòch vuï, vaø caùc nghieäp vuï coøn laïi, phaàn naøy cho pheùp nhaäp taát caû caùc nghieäp vuï tröø caùc nghieäp vuï coù chaát löôïng. Keá toùan taøi saûn ngoøai baûng: nhaäp soá dö ñaàu kyø taøi khoûan ngoaøi baûng vaø caùc nghieäp vuï coù lieân quan. Nhaäp haøng traû laïi: ghi nhaän buùt toùan nhaäp kho, giaûm nôï, Taêng haøng baùn bò traû laïi, ñoàng thôøi keát chuyeån laøm giaûm doanh thu. Xuaát ñieàu chuyeån noäi boä: thöïc hieän buùt toùan chuyeån kho vaø in phieáu xuaát kho kieâm vaän chuyeån noäi boä theo maãu 03/VT-3LL. Trong taát caû caùc from nhaäp caùc phaàn haønh coù ngoaïi teä ñeàu coù oâ nhaäp tyû giaù vaø töï ñoäng tính cheânh leäch tyû giaù. 2.1.2. Keá toùan toång hôïp: Phaân boå coâng cuï duïng cuï: phaàn naøy seõ thöïc hieän keát chuyeån chi phí coâng cuï duïng cuï ñöôïc treo treân taøi khoûang Chi phí traû tröôùc-1421, chi phí traû tröôùc daøi haïn-242 vaøo caùc taøi khoûan chi phí lieân quan. Trích khaáu hao taøi saûn coá ñònh: taïi phaàn naøy phaàn meàm seõ trích khaáu hao taøi saûn coá ñònh vaøo chi phí kieân quan theo töøng thaùng vaø in caùc Baûng tính khaáu hao toång hôïp hay theo loaïi taøi saûn, boä phaän quaûn lyù. Baûng phaân boå chi phí mua haøng: phaàn naøy seõ phaân boå chi phí mua haøng treo ôû taøi khoûang 1562 vaøo Giaù voán haøng baùn theo nhieàu tieâu thöùc vaø tyû troïng phaân boå. Xaùc ñònh giaù voán: ñaây laø phaàn xaùc ñònh laïi giaù voán caùc laàn xuaát haøng theo phöông phaùp bình quaân gia quyeàn moät laàn cuoái kyø. Keát chuyeån khaùc: thöïc hieän caùc buùt toùan keát chuyeån laøm giaûm doanh thu nhö chieát khaáu thöông maïi, giaûm giaù haøng baùn. Tính löông vaø baûo hieåm xaõ hoäi: thöïc hieän buùt toùan keát chuyeån löông vaø tính Baûo hieåm xaõ hoäi, Baûo hieåm y teá, Kinh phí coâng ñoøan vaøo caùc loïai chi phi. Chæ thöïc hieän keát chuyeån löông khi doanh nghieäp ñaõ coù buùt toùan chi löông tröôùc ñoù, vaø phaûi theo ñuùng taøi khoûan 3341: löông coâng nhaân tröïc tieáp, 3342: löông quaûn lyù phaân xöôûng, 3343: löông nhaân vieân baùn haøng, 3344: löông nhaân vieân quaûn lyù vì khi keát chuyeån phaàn meàm seõ caên cöù vaøo ñoù keát chuyeån vaøo chi phí töông öùng. Neáu doanh nghieäp khoâng coù buùt toùan chi löông tröôùc thì seõ vaøo phaàn Keá toùan khaùc thöïc hieän buùt toùan keát chuyeån löông, sau ñoù vaøo phaàn naøy tính Baûo Hieåm Xaõ Hoäi, Baûo Hieåm Y Teá, Kinh Phí Coâng Ñoøan. Ñoàng thôøi thöïc hieän buùt toùan keát chuyeån chi phí nhaân coâng tröïc tieáp vaøo chi phí` saûn xuaát dôû dang. Toång hôïp giaù thaønh: phaàn naøy seõ laøm nhieäm vuï keát chuyeån caùc chi phí nguyeân vaät lieäu tröïc tieáp vaøo chi phí saûn xuaát dôû dang, vaø phaân boå chi phí saûn xuaát chung vaøo chi phí saûn xuaát dôû dang theo tieâu thöùc do ngöôøi duøng tuøy choïn. Ñoàng thôøi tính giaù thaønh ñôn vò cuûa saûn phaåm theo caùc tröôøng hôïp saûn phaåm qua nhieàu coâng ñoïan saûn xuaát, saûn phaåm chæ coù 1 coâng ñoïan saûn xuaát, boå sung giaù thaønh nhaäp kho, boå sung giaù thaønh vaøo giaù voán haøng baùn ra. Xaùc ñònh keát quaû: ñaây laø phaàn cuoái cuûa coâng vieäc toång hôïp döõ lieäu, phaàn naøy seõ keát chuyeån giaù voán haøng baùn, phaân boå chi phí baùn haøng, chi phí quaûn lyù doanh nghieäp vaøo taøi khoûan Xaùc ñònh keát quaû, xaùc ñònh keát quaû hoïat ñoäng taøi chính vaø hoïat ñoäng khaùc sau ñoù keát chuyeån laõi, loã vaøo Lôïi nhuaän chöa phaân phoái naêm nay. Taát caû caùc phaàn naøy trong keá toùan toång hôïp ñeàu thöïc hieän töï ñoäng. 2.1.3. Soå chi tieát Caùc baùo caùo chi tieát: Soå quyõ tieàn maët . Soå tieàn gôûi ngaân haøng. Soå chi tieát vaät tö, coâng cuï, saûn phaåm, haøng hoùa. Soå chi tieát caùc taøi khoûan: in taát caùc soå chi tieát taøi khoûan theo ñuùng maãu cuûa Boä Taøi Chính. Soå chi tieát theo nhieäm vuï: in Soå chi tieát theo vuï vieäc ñaõ khai baùo trong phaàn Heä Thoáng. Nhaät kyù haøng hoùa: Nhaät kyù mua haøng: lieät keâ caùc chöùng töø mua haøng theo töøng maët haøng. Nhaät kyù baùn haøng: lieät keâ caùc chöùng töø baùn haøng theo töøng maët haøng vaø caùc maët haøng 1 khaùch haøng ñaõ mua trong kyø, ñoàng thôøi cuõng coù theå xem theo nhoùm khaùch haøng. Soå ñoái chieáu coâng nôï phaûi thu: cung caáp thoâng tin veà soá dö nôï, caùc chöùng töø thanh toùan cuûa taát caû caùc khaùch haøngvaø chi tieát töøng khaùch haøng Soå ñoái chieáu coâng nôï phaûi traû: cung caáp thoâng tin veà soá tieàn doanh nghieäp nôï, caùc chöùng töø thanh toùan cuûa taát caû caùc ngöôøi baùn ra vaø chi tieát töøng ngöôøi baùn Baùo caùo chi tieát xuaát haøng: lieät keâ töøng chöùng töø xuaát haøng theo soá löôïng, ñôn giaù caùc khoaûng chieát khaáu, thueá GTGT. Baùo caùo toång hôïp xuaát haøng:lieät keâ soá löôïng giaù trò haøng xuaát khoâng theo chöùng töø maø theo töøng maët haøng. Soå chi tieát baùn haøng: ghi nhaän caùc nghieäp vuï baùn haøng theo töøng chöùng töø. Soå chi tieát lôïi nhuaän: cho bieát doanh thu giaù voán vaø laõi goäp cuûa töøng maët haøng, töøng nhoùm haøng. Theû kho: laø Soå chi tieát taøi khoûan khaùc nhöng in theo taøi khoûan 1561 do phaàn meàm ñeà xuaát nhöng cuõng coù theå in theo taøi khoûan khaùc. Soå chi tieát taøi khoûan khaùc: soå naøy khoâng theo maãu cuûa Boä Taøi Chính nhöng cung caáp nhieàu thoâng tin nhö coù theå xem chi tieát taøi khoaûn theo taøi khoûan ñoái öùng, theo soá chöùng töø hoaëc theo caû hai, xem chi tieát cho töøng maõ caáp taøi khoûan, theo soá löôïng, ngoïai teä, tieâu thöùc quaûn lyù, vaø coù theå söûa tieâu ñeà baùo caùo theo nhu caàu söû duïng. Soå chi tieát taøi khoûang 131: soå naøy lieät keâ chi tieát töøng khaùch haøng nôï, soá phaùt sinh cuûa hoï theo chöùng töø vaø nhöõng laàn thanh toùan nôï, ñoàng thôøi cho bieát soá dö nôï cuûa töøng khaùch haøng. Bieân baûn ñoái chieáu coâng nôï: laäp vaø in Bieân baûn ñoái chieáu coâng nôï vôùi töøng khaùch haøng,nhaø cung caáp Soå toång hôïp chi tieát: Soå toång hôïp chi tieát coâng nôï:lieät keâ coâng nôï theo töøng maõ caáp, töøng ñoái töôïng chi tieát Soå toång hôïp chi tieát vaät tö, haøng hoùa:lieät keâ haøng toàn kho theo töøng maõ caáp,töøng ñoái töôïng chi tieát,theo tieâu thöùc quaûn lyù nhöng khoâng coù soá löôïng Soå toång hôïp chi tieát khaùc: xem soå toång hôïp chi tieát caùc taát caû caùc taøi khoûan , moãi taøi khoûan lieät keâ theo ñoái töôïng chi tieát,coù theå xem theo soá löôïng ,tieâu thöùc quaûn lyù,ngoïai teä, theo taøi khoûan ñoái öùng vaø coù theå söûa tieâu ñeà baùo caùo. Taïi ñaây ta coù theå in Baûng keâ nhaäp xuaát toàn haøng , vaät tö Baûng kieåm keâ cuoái kyø: in toàn kho theo soå saùch cuûa töøng ñoái töôïng phuïc vuï cho vieäc kieåm keâ cuoái kyø Baùo caùo thueá giaù trò gia taêng: Tôø khai thueá GTGT:xem vaø in tôø khai thueá GTGT theo maãu 01-GTGT cuûa Boä Taøi Chính Thueá giaù trò gia taêng ñaàu vaøo: chính laø baûng keâ hoùa ñôn haøng hoùa, dòch vuï mua vaøo,baûng naøy coù theå in theo maãu hoùa ñôn 03/GTGT,04/GTGT,05/GTGT Thueá giaù trò gia taêng ñaàu ra:chính laø baûng keâ hoùa ñôn haøng hoùa,dòch vuï baùn ra Taøi khoûan ngoøai baûng:xem vaø in Baùo caùo caùc taøi khoaûn ngoaøi baûng Baùo caùo tình hình taøi saûn: xem vaø in baûng khaáu hao taøi saûn toång hôïp hay coù theå in theo loaïi taøi saûn cuûa boä phaän quaûn lyù Soå chi tieát haøng phaûi traû, göûi ñaïi lyù: in baûng keâ haøng traû laïi, haøng göûi ñaïi lyù theo töøng chöùng töø phaùt sinh 2.1.4. Soå toång hôïp Baùo caùo chi tieát doanh thu:lieät keâ chi tieát doanh thu, caùc khoaûn giaûm tröø,thueá GTGT theo töøng chöùng töø Baùo caùo toång hôïp doanh thu:lieät keâ doanh thu, caùc khoaûn giaûm tröø vaø doanh thu thuaàn hoaët ñoäng saûn xuaát kinh doanh vaø chi tieát töøng maët haøng Baùo caùo tieâu thuï haøng hoaù:lôïi nhuaän goäp cuûa töøng maët haøng vaø nhoùm maët haøng kinh doanh Baùo caùo chi phí theo khoaûn muïc: bao goàm Baùo caùo chi tieát chi phí theo khoaûn muïc vaø baùo caùo toång hôïp chi phí theo khoaûn muïc, baùo caùo chi tieát lieät keâ khoaûn muïc phí theo töøng chöùng töø,coøn baùo caùo toång hôïp lieät keâ taát caû caùc khoaûn muïc phí cho moãi boä phaän Baùo caùo giaù thaønh phaân xöôûng: cung caáp thoâng tin veà caùc chi phí caáu thaønh töøng saûn phaåm Baùo caùo giaù thaønh ñôn vò:cung caáp thoâng tin veà töøng loaïi chi phí cho taát caû caùc maët haøng, dòch vuï, ñoàng thôøi cuõng coù theå xem rieâng töøng loaïi haøng, dòch vuï Baùo caùo chi tieát laõi loã: chi tieát laõi loã cho töøng maët haøng ñaõ baùn trong kyø Soå caùi keá toaùn: theo maãu cuûa Boä Taøi Chính cho taát caû caùc taøi khoaûn Nhaät kyù chung :theo ñuùng maãu soå cuûa Boä Taøi Chính, lieät keâ taát caû caùc nghieäp vuï phaùt sinh trong khoaûng thôøi gian ngöôøi duøng töï choïn Baûng caân ñoái soá phaùt sinh: cho ngöøôi duøng xem vaø in baûng caân ñoái soá phaùt sinh theo taøi khoaûn caáp 1 hoaëc caáp 2 Baûng caân ñoái keá toaùn: theo maãu 01-DN ban haønh theo QÑ soá 167/2000/QÑ- BTC ngaøy 25/10/2000, boå sung theo Thoâng tö 89/2002/TT-BTC naøy 09/10/2000 vaø Thoâng tö soá 105/2003/TT-BTC ngaøy 04/11/2003 cuûa Boä tröôûng Boä Taøi Chính. Baùo caùo keát quaû kinh doanh: theo maãu B02-DN cuûa Boä Taøi Chính, vaø baùo caùo naøy coù theå cho chuùng ta nhaäp soá lieäu vaø in tröïc tieáp. Baùo caùo löu chuyeån tieàn teä: ñöôïc laäp theo phöông phaùp tröïc tieáp caên cöù vaøo tính chaát thu chi maø chuùng ta ñaõ choïn khi nhaäp caùc nghieäp vuï thu chi tieàn. Thuyeát minh baùo caùo taøi chính: ôû phaàn naøy phaàn meàm chæ laáy moät soá thoâng tin veà soá lieäu, caùc phaàn coøn laïi chuùng ta nhaäp thoâng tin vaøo vaø in ra. Caùc baûng phaân boå: goàm tính tieàn löông vaø BHXH, baûng phaân boå nguyeân vaät lieäu, baûng phaân boå chi phí chung- nhaân coâng , baûng phaân boå chi phí quaûn lyù vaø baùn haøng, baûng tính khaáu hao Coù moät ñieåm löu yù laø taát caû caùc baùo caùo ñeàu coù theå keát xuaát ra Excel ñöôïc 2.1.5 Tìm kieám döõ lieäu Tra cöùu nhanh soá lieäu: giuùp tra cöùu nhanh soá phaùt sinh toång hôïp, soá dö cuûa caùc taøi khoaûn Tìm kieám vaø söûa soá lieäu: phaàn naøy cho chuùng ta tìm kieám laïi caùc nghieäp vuï phaùt sinh theo ngaøy, taøi khoaûn nôï, coù theo soá chöùng töø, soá tieàn hoaëc tìm toång quaùt vaø söûa tröïc tieáp caùc thoâng tin nghieäp vuï ñoù. Taïi phaàn naøy cuõng coù theå xoaù nghieäp vuï. Tìm kieám vaø xoaù soá lieäu: tìm kieám döõ lieäu phaùt sinh vaø coù theå xoaù nghieäp vuï ñoù Söûa VAT ñaàu vaøo: phaàn naøy giuùp söûa, xoùa hoùa ñôn VAT ñaàu vaøo ñeå leân baûng keâ VAT ñaàu vaøo vaø leân tôø khai thueá GTGT Söûa tính chaát thu chi: neáu trong quaù trình nhaäp lieäu ta choïn sai tính chaát thu chi thì ta söûa trong phaàn naøy, do ñoù phaàn naøy phuïc vuï cho vieäc leân baùo caùo löu chuyeån tieàn teä ñöôïc chính xaùc Söûa khoaûn muïc phí: neáu trong quaù trình nhaäp lieäu ta choïn sai khoaûn muïc phí thì phaàn naøy seõ cho pheùp ta choïn laïi muïc phí. Phaàn naøy chæ thöïc hieän ñöôïc khi Khai baùo khoaûn muïc phí trong phaàn Heä thoáng . Söûa giaù keá hoaïch: ñoái vôùi nhöõng doanh nghieäp coù söû duïng giaù keá hoaïch ñeå haïch toaùn thì phaàn naøy cho pheùp ta söûa laïi giaù ñoù 2.1.6. Heä thoáng Ñaây laø phaàn thieát keá ban ñaàu cho töøng doanh nghieäp khi söû duïng phaàn meàm, do ACSoft laø phaàn meàm ñoùng goùi neân phaàn naøy seõ giuùp caùc doanh nghieäp coù ñaëc ñieåm kinh doanh khaùc nhau coù theå söû duïng phaàn meàm. Do ñoù ñaây laø phaàn quan troïng nhaát cuûa chöông trình neân em taùch ra moâ taû chi tieát ôû phaàn sau 2.1.7. Trôï giuùp Ñaây chính laø phaàn höôùng daãn ngaén goïn caùch söû duïng töøng phaàn haønh 2.2. Moâ taû chi tieát phaàn heä thoáng Heä thoáng goàm hai phaàn chính laø quaûn lyù heä thoáng vaø khai baùo heä thoáng 2.2.1. Khai baùo heä thoáng: Ñaây laø phaàn quan troïng trong heä thoáng, phaàn naøy ñöôïc xaây döïng theo ñaëc ñieåm kinh doanh cuûa töøng doanh nghieäp vaø nhu caàu thoâng tin cuûa hoï. Sau ñaây laø chi tieát caùc boä phaän: Khai baùo chi tieát caùc taøi khoaûn: ñaây chính laø phaàn môû soå keá toaùn treân phaàn meàm, soá löôïng soå ñöôïc môû vaø môû chi tieát ñeán ñaâu laø tuyø vaøo nhu caàu cuûa doanh nghieäp vaø söï thoaû maõn cuûa chöùng töø ñaàu vaøo Form nhaäp nhö sau: Loaïi taøi khoaûn: duøng ñeå quy ñònh taøi khoaûn seõ khai baùo laø loaïi taøi saûn trong baûng hay ngoaøi baûng, bôûi vì hai loaïi taøi khoaûn naøy coù chöùc naêng khai baùo vaø nhaäp döõ lieäu khaùc nhau Nhaäp taøi khoaûn: nhaäp maõ taøi khoaûn caàn khai baùo, vaø xaùc nhaän neáu taøi khoaûn ñaõ ñöôïc khai baùo soå chi tieát, chöông trình seõ lieät keâ taát caû caùc soå chi tieát cuûa taøi khoaûn naøy vaø saép xeáp theo heä thoáng maõ soá cuûa soå, giuùp chuùng ta thuaän tieän hôn trong vaán ñeà khai baùo theâm hay xoaù söûa soå chi tieát Khai baùo keøm theo: ñoái vôùi caùc taøi khoaûn khaùc nhau thì caùc tieâu thöùc ñi keøm theo cuõng khaùc nhau. Ví duï:caùc taøi khoaûn coâng nôï seõ coù caùc khai baùo keøm theo nhö ñòa chæ , maõ soá thueá. Soá löôïng caáp: caáp cuûa taøi khoaûn, toái ña ñöôïc 5 caáp Sau khi choïn taøi khoaûn caàn khai baùo thì ta vaøo phaàn khai baùo: Caùc caáp trong phaàn meàm ñöôïc thieát laäp theo daïng thö muïc hình caây, caáp 5 laø con caáp 4, caáp 4 laø con caáp 3… moãi maõ caáp coù ñoä roäng kí töï laø 4 kyù töï, töông öùng vôùi 9999 soå chi tieát coù theå ñöôïc môû ôû moãi caáp Coøn phaàn ñôn vò tính vaø söû duïng tieâu thöùc quaûn lyù chæ xuaát hieän khi khai baùo taøi khoaûn coù ñôn vò tính vaø coù khai baùo tieâu thöùcquaûn lyù Khai baùo khoaûn muïc phí: khoaûn muïc phí duøn ñeå theo doõi caùc buùt toaùn phaùt sinh lieân quan ñeán caùc taøi khoaûn chi phí giaùn tieáp(caùc taøi khoaûn coù ñaàu 6, ngoaïi tröø taøi khoaûn Giaù voán haøng baùn). Thao taùc vaø form nhaäp cuûa phaàn naøy gioáng khai baùo chi tieát taøi khoaûn nhöng soá caáp chæ toái ña laø 3 caáp Khai baùo loaïi ngoaïi teä: phaàn naøy duøng ñeå khai baùo caùc loaïi ngoaïi teä maø ñôn vò söû duïng. Löu yù tyû giaù trong tröôøng hôïp naøy chính laø tyû giaù haïch toaùn, tyû giaù naøy seõ ñöôïc phaàn meàm ñeà xuaát moãi khi nhaäp nghieäp vuï lieân quan ñeán ngoaïi teä, nhöng khi nhaäp nghieäp vuï ngöôøi söû duïng coù theå thay ñoåi tyû giaù theo tyû giaù thöïc teá bình quaân lieân ngaân haøng taïi thôøi ñieåm ghi nhaän ngoaïi teä Khai baùo vuï vieäc: phaàn naøy cho ngöôøi söû duïng thieát laäp danh muïc vuï vieäc thoâng thöôøng duøng ñeå quaûn lyù caùc hôïp ñoàng, kheá öôùc, vuï vieäc coù nhieàu phaùt sinh, phaùt sinh trong khoaûn thôøi gian daøi, khoù quaûn lyù taïi moät thôøi ñieåm baát kyø. Ví duï: moät kheá öôùc vay ngaân haøng 1 tyû ñoàng, ngaân haøng giaûi ngaân nhieàu laàn vaøo nhieàu thôøi ñieåm khaùc nhau. Vaøo moät thôøi ñieåm baát kyø, nhaø quaûn trò muoán xem xeùt raèng phaùt sinh cuûa kheá öôùc ñaõ thöïc hieän ñöôïc bao nhieâu thì phaàn vuï vieäc naøy seõ giaûi quyeát vaán ñeà ñoù Form nhaäp cuûa phaàn naøy nhö sau : Phöông phaùp tính thueá VAT: phaàn naøy cho ngöøôi söû duïng choïn giaù baùn ñaõ coù thueá giaù trò gia taêng(GTGT) hay chöa Khai baùo taøi saûn coá ñònh: Nguyeân taéc theo doõi taøi saûn coá ñònh laø theo doõi ñôn chieác vaø theo doõi theo nguyeân giaù, vieäc theo doõi naøy ñaõ ñöôïc khai baùo trong phaàn khai baùo chi tieát taøi khoaûn. Phaàn khai baùo taøi saûn coá ñònh naøy laø ñeå khai baùo loaïi taøi saûn vaø boä phaän quaûn lyù vaø theo doõi vieäc taùch nguoàn taøi saûn (neáu taøi saûn ñöôïc hình thaønh töø nhieàu nguoàn nhö nguoàn töï coù, nguoàn vay, nguoàn ngaân saùch caáp…nhaèm cung caáp thoâng tin toång hôïp cho nhaø quaûn trò vaø phuïc vuï vieäc leân th._.