Tìm hiểu tổ chức hạch toán phần hành tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty đá quý Việt Nhật

thành lập được hơn 10 năm, còn gặp rất nhiều khó khăn nhưng công ty vẫn chú trọng đến việc nâng cao tổ chức bộ máy kế toán cả chiều rộng lẫn chiều sâu. Nhìn chung bộ máy kế toán của công ty được tổ chức đơn giản, gọn nhẹ nhưng có hiệu quả cao. Hệ thống chế đọ kế toán của công ty được thống nhất cả về chế độ chứng từ, sổ, tài khoản và báo cáo tài chính đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý, điều hành. Trong những năm qua cùng với sự phát triển kinh tế, sự đổi mới sâu sắc của nền kinh tế Việt Nam và thế giới, công ty đá quý Việt Nhật đã không ngừng hoàn thiện và phát triển, góp phần tích cực vào sự phát triển chung của đất nước. Để có thể đạt được những mục tiêu kinh tế của mình công ty luôn quan tâm sâu sắc đến người lao động, nhân tố quan trọng nhất trong quá trình sản xuất. Xuất phát từ những quan điểm trên trong quá trình thực tập tại công ty em đã rất chú ý đến việc tổ chức phần hành kế toán "Tiền lương và các khoản trích theo lương" tại công ty. Có thể nói tiền lương chính là đòn bẩy kinh tế khuyến khích tinh thần hăng hái lao động của công nhân trong quá trình sản xuất, là nhân tố thúc đẩy năng suất lao động tạo nên sự phát triển của toàn công ty. Quá trình thực tập tại công ty đã tạo cho em rất nhiều những kiến thức thực tế về tổ chức bộ máy quản lý nói chung và bộ máy tổ chức kế toán nói riêng. Qua đó giúp em thấy được mối liên hệ giữa lý luận và thực tiễn từ đó vận dụng vào quá trình học tập một cách có hiệu quả hơn, đông thời để viết báo cáo thực tập phục vụ cho việc nghiên cứu tại trường. Nội dung báo cáo thực tập kế toán tại công ty đá qúy Việt Nhật gồm 4 phần: Chương 1: Tổng quan chung về công ty đá quý Việt Nhật. Chương 2: Tổ chức hạch toán kế toán tại công ty. Chương 3: Tìm hiểu tổ chức hạch toán phần hành "tiền lương và các khoản trích theo lương" tại công ty đá quý Việt Nhật. Chương 4: Đánh giá chung về tổ chức hạch toán kế toán tại công ty đá quý Việt Nhật. Trong quá trình thực tập và viết báo cáo em đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của thầy giáo Nguyễn Hữu ánh và tập thể các cô, chú trong các phòng ban của công ty nói chung và bộ phận kế toán nói riêng. Do trình độ hiểu biết còn hạn chế, mặc dù rất cố gắng nhưng báo cáo thực tập của em không tránh khỏi những sai sót và vậy em mong được sự ủng hộ và đóng góp ý kiến của thầy giáo cô chú cùng các bạn để hoàn thiện báo cáo này. Chương 1: tổng quan chung về công ty đá quý Việt nhật 1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty. Trong quá trình phát triển của nền kinh tế thế giới hiện nay, toàn cầu hoá là xu hướng phát triển tất yếu đối với mọi quốc gia mà cụ thể là việc tham gia hội nhập kinh tế quốc tế, mở cửa thị trường vốn thu hút đầu tư nước ngoài. Chính phủ Việt Nam đã thông qua chiến lược hội nhập với nền kinh tế thế giới được thể hiện bằng nhiều chính sách mở cửa tiến bộ trong đó chủ trương xem xét việc thu hút vốn đầu tư nước ngoài là yếu tố quan trọng để thúc đẩy nền kinh tế trong giai đoạn đầu của quá trình hội nhập. Trên cơ sở chính sách mở cửa và khuyến khích của nhà nước cùng với sự đánh giá nhu cầu của việc tiêu thụ hàng trang sức đá quý của thị trường trong nước và thế giới đang có xu hướng tăng mạnh do đời sống ngày càng tăng, nhu cầu của con người cũng tăng theo dẫn đến việc ra đời của công ty đá quý Việt Nhật. Là một công ty liên doanh giữa Việt Nam và Nhật Bản được thành lập theo giấy phép đầu tư số 697/GP ngày 20/10/1993 của uỷ ban nhà nước về hợp tác và đầu tư ( nay là bộ kế hoạch và đầu tư ), giấy phép điều chỉnh số 697/GP_HNĐC1 ngày 4/8/1999 và giấy phép đầu tư điều chỉnh số 697/GP_HNĐC2 ngày 16/6/2000 của uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội với thời gian hoạt động là 30 năm. Tổng số vốn pháp định của công ty là: 2.000.000 đô la Mỹ, trong đó: - Bên Việt Nam: Tổng công ty đá quý và vàng Việt Nam góp 600.000 USD chiếm 30% tổng vốn. - Bên Nhật Bản: Công ty Kotobuki Holding L.t.d góp 1.400.000 USD chiếm 70% tổng vốn. Trong quá trình hoạt động sản xuất công ty luôn có sự đổi mới và phát triển. Mặc dù có sự thay đổi về tổ chức khi tổng công ty đá quý và vàng Việt Nam (là bên Việt Nam góp vốn vào công ty đá quý Việt Nhật) được sát nhập vào tổng công ty khoáng sản Việt Nam theo quyết định số 125/QĐ_TTg ngày 28/01/2003 của thủ tướng chính phủ nhưng không làm ảnh hưởng lớn đến quá trình hoạt động của công ty sau này. Là một doanh nghiệp hoạt động với mục đích lợi nhuận nhưng công ty luôn chú trọng nâng cao đời sống vật chất tinh thần cho cán bộ công nhân viên, tham gia tích cực vào các hoạt động phong trào của phường, thành phố như: ủng hộ lũ lụt, người nghèo, tham gia tài trợ cho một số phong trào của phường,... Công ty luôn thực hiện tốt các nhiệm vụ: - Tổ chức tốt các hoạt động sản xuất kinh doanh tại đơn vị - Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nộp ngân sách. - Bảo đảm hạch toán kinh tế đầy đủ và phù hợp với chế độ tài chính kế toán của nhà nước Việt Nam. - Tuân thủ các chính sách, chế độ quản lý vốn, lao động, tiền lương,... 1.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Là một công ty liên doanh đá quý nên hoạt động chính của công ty là gia công, chế tác đá quý, bán đá quý, đồ trang sức có gắn đá quý, nhẫn vàng, dây chuyền,... Đồng thời kinh doanh xuất khẩu các sản phẩm đó là chủ yếu. Tỷ lệ sản phẩm xuất khẩu của công ty chiếm ít nhất 80% tổng sản phẩm xuất ra. Công ty chủ yếu sản xuất theo đơn đặt hàng của khách. Tuy nhiên cũng có tự sản xuất để tiêu thụ nhằm tăng doanh thu. Các đơn đặt hàng của công ty chủ yếu là từ Nhật, úc,... ngoài ra còn có đơn đặt hàng từ một số cửa hàng trong nước. Tình hình phát triển của công ty được thể hiện qua báo cáo kết quả kinh doanh trong một số năm gần đây: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Phần I : Lãi, lỗ đơn vị :VN đồng STT Chỉ tiêu 2001 2002 2003 Doanh thu bán hàng 13,501,773,616 10,940,001,645 12,498,890,028 Trong đó :DT xuất khẩu 12,412,275,400 10,352,561,698 11,762,804,578 Các khoản giảm trừ : 29,719,138 1,201,000 19,002,000 - Giảm giá hàng bán 21,587,138 - Thuế xuất khẩu 8,132,000 1,201,000 19,002,000 1 Doanh thu thuần 13,472,054,478 10,938,800,645 12,479,888,028 2 Gia vốn hàng bán 9,676,794,827 7,519,544,344 9,201,036,041 3 Lợi nhuận gộp 3,795,259,651 3,419,544,344 3,278,851,987 4 Doanh thu hoạt động tài chính 238,650,940 432,650,375 166,740,148 5 Chi phí tài chính 559,632 80,696 76,074,656 6 Chi phí bán hàng 710,317,251 941,057,447 770,856,756 7 Chi phí quản lý doanh nghiệp 1,492,178,657 1,568,999,985 1,570,426,465 8 Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh 1,830,955,051 1,342,056,592 1,028,234,258 9 Thu nhập khác 33,700,418 4,145,080 10 Chi phí khác 3,251,468,207 11 Lợi nhuận khác (3,217,767,789) 4,145,080 12 Tổng lợi nhuận trước thuế 1,830,955,051 (1,875,711,197) 1,032,379,338 13 Thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp 14 Lợi nhuận sau thuế 1,830,955,051 (1,875,711,197) 1,032,379,338 1.3. Đặc điểm tổ chức quản lý bộ máy tại công ty đá quý Việt Nhật. Công ty đá quý Việt Nhật có tổ chức quản lý theo kiểu tham mưu trực tuyến có nghĩa là các phòng ban tham mưu cho giám đốc theo từng chức năng, nhiệm vụ của mình giúp cho ban giám đốc có những quyết đinh kịp hời đúng đắn, có lợi cho công ty. Vì là công ty liên doanh nên bộ máy hoạt động của công ty có thể được tóm tắt như sau: Hội đồng quản trị Ban giám đốc Các bộ phận chức năng Bộ phận kế toán Bộ phận kinh doanh Bộ phận văn phòng Bộ phận kỹ thuật Bộ phận xưởng 1.4. Đặc điểm tổ chức hệ thống sản xuất kinh doanh tại công ty. Là một doanh nghiệp chuyên sản xuất và giai công các loại mặt hàng về trang sức đá quý theo quy trình công nghệ khép kín bằng các máy móc chuyên dùng như: máy đúc, máy ép, máy hàn,... với số lượng sản phẩm tương đối lớn được chế biến từ nguyên vật liệu chính là: đá quý, vàng, rubi, platium,... và các nguyên vật liệu phụ như: thiếc, con giống ngà,... Công ty chủ yếu sản xuất theo đơn đặt hàng. Khi có đơn đặt hàng đ lựa chọn nguyên vật liệu phù hợp theo yêu cầu đ chuyển qua bộ phận gia công, chế tác. Sản phẩm của công ty là dạng phức tạp đòi hỏi tính tỉ mỉ và nghiêm túc cao. Nó được sản xuất qua nhiều giai đoạn. Sau đây là quy trình công nghệ tại công ty: Thiết kế mẫu Chạm khắc Đánh bóng đá Làm thủ công Đúc Làm sáp Cắt đá Hoàn thiện Tuy nhiên không phải sản phẩm nào cũng đi qua lần lượt từ giai đoạn đầu đến giai đoạn cuối mà có thể bỏ qua một số giai đoạn. Chẳng hạn đối với những sản phẩm theo đơn đặt hàng đã có mẫu sẵn thì không phải qua giai đoạn thiết kế mẫu. Chương 2: Tổ chức hạch toán kế toán tại công ty 2.1. Tổ chức bộ máy kế toán. Công ty đá quý Việt Nhật tổ chức công tác kế toán theo quy mô tập trung. Theo loại hình này thì toàn bộ công tác kế toán được tiến hành tập trung tại phòng kế toán từ khâu thu nhập, quản lý chứng từ, ghi sổ kế toán chi tiết, ghi sổ kế toán tổng hợp, đến việc lập báo cáo, phân tích số liệu. Hình thức này hoàn toàn phù hợp với đặc điểm của công ty đảm bảo sự lãnh đạo tập trung, thống nhất đối với công tác kế toán, kiểm tra xử lý và cung cấp thông tin một cách kịp thời giúp cho lãnh đạo của công ty nắm được tình hình hoạt động của đơn vị thông qua thông tin mà kế toán cung cấp từ đó thực hiện kiểm tra, chỉ đạo sát sao toàn bộ hoạt động của đơn vị. 2.1.1. Mô hình bộ máy kế toán của công ty. Theo đặc điểm hoạt động của công ty đá quý Việt Nhật thì đây là một công ty liên doanh có quy mô nhỏ, bộ máy tổ chức của công ty gọn nhẹ nhưng đòi hỏi chất lượng cũng như chuyên môn nghiệp vụ cao. Phòng kế toán của công ty gồm 4 thành viên là những người có chuyên môn nghiệp vụ cao, bề dày kinh nghiệm, được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến dưới sự chỉ đạo của kế toán trưởng. Bên cạnh đó công ty còn thực hiện các công tác kế toán trên máy. Bộ máy kế toán công ty đá quý Việt Nhật. Kế toán trưởng Kế toán theo dõi vật tư,TSCĐ,... Kế toán theo dõi công nợ, khả năng thanh toán, tiền lương. Thủ quỹ Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm về mọi mặt hoạt động tài chính của công ty, chỉ đạo, hướng dẫn cán bộ nhân viên trong phòng theo từng phần công việc kế toán thông qua ghi chép số liệu, tính toán phản ánh trên các chứng từ, sổ sách và báo cáo kế toán đồng thời làm công tác kế toán tổng hợp, lập bảng biểu quyết toán. Kế toán trưởng là người tham mưu giúp việc cho giám đốc điều hành mọi hoạt động sản xuất - xây dựng của công ty về tài chính kế toán. Kế toán theo dõi vật tư, TSCĐ: chịu trách nhiệm theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn kho các loại vật tư trong công ty, thực hiện việc kiểm kê định kỳ theo quy định của nhà nước. Đồng thời cũng theo dõi tình hình biến động tăng giảm TSCĐ trong từng tháng, quý của công ty về đối tượng sử dụng, nguyên giá, hao mòn và giá trị còn lại, hàng tháng tính khấu hao cơ bản vào các đối tượng sử dụng. Kế toán theo dõi công nợ, khả năng thanh toán và tiền lương: chịu trách nhiệm theo dõi các khoản công nợ với người bán, theo dõi chi tiết từng khách hàng mua về số lượng, giá trị tiền hàng cũng như tổng thanh toán và công nợ của từng khách hàng, thực hiện kiểm kê kho thành phẩm hàng tháng,... Đồng thời kế toán cũng phải chịu trách nhiệm thanh toán tiền lương, tiền thưởng, các khoản phụ cấp cho các đơn vị theo lệnh của giám đốc, thanh toán BHYT, BHXH cho người lao động theo quy định. Theo dõi việc trích lập và sử dụng lương của công ty, thanh toán các khoản thu, chi của công đoàn,... Thủ quỹ: chịu trách nhiệm trong công tác thu, chi tiền mặt và tồn quỹ của công ty, đồng thời cũng chịu trách nhiệm trong việc quản lý một số hồ sơ về tài sản thế chấp, các giấy tờ có giá trị như tiền. 2.1.2. Các chính sách kế toán chủ yếu được áp dụng tại công ty. Cũng như các doanh nghiệp khác khi tham gia vào nền kinh tế của Việt Nam, công ty đá quý Việt Nhật luôn tuân thủ theo luật pháp và chế độ kế toán chung của Việt Nam. Sau đây là các chính sách kế toán chủ yếu được công ty áp dụng trong việc lập báo cáo tài chính: * Cơ sở lập báo cáo tài chính: Báo cáo tài chính được trình bày bằng đồng Việt Nam (VNĐ) theo nguyên tắc giá gốc và phù hợp với nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung tại Việt Nam. Các nguyên tắc này bao gồm các quy định tại các chuẩn mực kế toán Việt Nam, hệ thống kế toán Việt Nam và các quy định về kế toán hiện hành tại Việt Nam. * áp dụng các chuẩn mực kế toán Việt Nam. Các chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS) được công ty áp dụng chủ yếu như: VAS 01 : Chuẩn mực chung. VAS 06 : Thuê tài sản. VAS 10 : ảnh hưởng của việc thay đổi tỷ giá hối đoái. VAS 15 : Hợp đồng xây dựng. VAS 16 : Chi phí đi vay. VAS 24 : Báo cáo lưu chuyển tiền tệ. * Luật kế toán và chuẩn mực kế toán mới. Ngày 26/03/2003 Chủ tịch nước đã ký sắc lệnh công bố luật kế toán đã được thông qua trước đó. Luật kế toán mới có hiệu lực từ ngày 1/02/2004, quy định nhiều vấn đề liên quan đến công tác kế toán của công ty. Ngày 20/12/2004, Bộ tài chính cũng ban hành một số chuẩn mực kế toán mới, các chuẩn mực này có hiệu lực từ ngày 1/1/2004. VAS 05 : Bất động sản đầu tư. VAS 07 : Kế toán các khoản đầu tư vào công ty liên kết. VAS 08 : Thông tin tài chính về các khoản góp vốn liên doanh. VAS 21 : Trình bày báo cáo tài chính. VAS 25 : Báo cáo tài chính hợp nhất và kế toán các khoản đầu tư vào công ty con. VAS 26 : Thông tin về các bên liên quan. Hiện tại công ty đã áp dụng các chuẩn mực kế toán mới này và qua phân tích sự ảnh hưởng của luật kế toán và chuẩn mực kế toán mới nhận thấy rằng các chuẩn mực và luật kế toán mới này không có ảnh hưởng quan trọng đến các hoạt động của công ty nói chung và của các báo cáo tài chính nói riêng. * Ghi nhận doanh thu: Theo chế độ kế toán công ty áp dụng thì doanh thu được ghi nhận khi lưu chuyển quyền sở hữu cho người mua. * Chuyển đổi ngoại tệ: Các nghiệp vụ phát sinh bằng các loại ngoại tệ được chuyển đổi sang đồng Việt Nam theo tỷ giá tại ngày phát sinh nghiệp vụ. Chênh lệch tỷ giá phát sinh từ các nghiệp vụ này được phản ánh vào báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Số dư tài khoản và công nợ gốc ngoại tệ được chuyển đổi theo tỷ giá tại ngày kết thúc niên độ kế toán. Lãi, lỗ phát sinh do việc chuyển đổi được phản ánh vào báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Các khoản lãi chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại tại ngày lập bảng cân đối kế toán không được coi là khoản thu nhập để phân phối cho các chủ sở hữu góp vốn. * Thuế: Công ty có nghĩa vụ nộp thuế thu nhập doanh nghiệp theo tỷ lệ 10% trên thu nhập chịu thuế. Công ty được miễn thuế thu nhập doanh nghiệp trong 4 năm và được giảm 50% trong 4 năm kế tiếp bắt đầu từ năm 2000. Các loại thuế khác được áp dụng theo các luật thuế hiện hành tại Việt Nam. * TSCĐ hữu hình và hao mòn: Nguyên giá TSCĐ mua sắm bao gồm giá mua và toàn bộ các chi phí liên quan trực tiếp đến việc đưa tài sản vào trạng thái sẵn sàng sử dụng. Chi phí bảo trì và sửa chữa được tính vào chi phí trên báo cáo kết quả kinh doanh của kỳ phát sinh. Các khoản chi phí nâng cấp tài sản có giá trị lớn làm phát sinh tăng các lợi ích kinh doanh trong tương lai do việc sử dụng tài sản được phản ánh tăng nguyên giá TSCĐ. TSCĐ hữu hình được khấu hao theo phương pháp đường thẳng đứng dựa trên thời gian hữu dụng ước tính, phù hợp với quyết định 166/1999/QĐ_BTC ngày 30/12/1999 của Bộ tài chính. Tỷ lệ khấu hao hàng năm được cụ thể như sau: Tên tài sản Tỷ lệ khấu hao (% năm) Nhà xưởng, vật kiến trúc Máy móc, thiết bị Phương tiện vận tải Thiết bị văn phòng 3,33 á 5 10 á 20 10 10 á 20 * TSCĐ vô hình và hao mòn: TSCĐ vô hình được trình bày theo nguyên giá và giá trị hao mòn luỹ kế, thể hiện giá trị quyền sử dụng diện tích 2180 m2 đất tại 193 Nguyễn Huy Tưởng, quận Thanh Xuân, thành phố Hà Nội trong 30 năm. Quyền sử dụng đất được phân bổ dần theo phương pháp đường thẳng dựa trên thời gian sử dụng lô đất. * Chi phí trả trước dài hạn: Chi phí trả trước dài hạn của công ty thể hiện giá trị công cụ dụng cụ tham gia kinh doanh trên 1 năm và có giá trị lớn đang dùng chờ phân bổ. * Hàng tồn kho: Hàng tồn kho được đánh giá theo cơ sở giá thấp hơn giữa giá gốc và giá trị thuần có thể thực hiện được. Giá gốc của hàng tồn kho được xác định theo phương pháp giá thực tế đích danh. Giá trị thuần có thể thực hiện được xác định bằng giá bán ước tính trừ các chi phí để hoàn thành cùng chi phí tiếp thị, bán hàng và phân phối phát sinh. 2.1.3. Tổ chức công tác kế toán tại công ty đá quý Việt Nhật. Do công ty có quy mô hoạt động nhỏ, loại hình hoạt động tương đối đơn giản nên công ty lựa chọn áp dụng trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký chung phù hợp với đặc điểm, quy mô của kế toán. * Đặc điểm: công ty sử dụng sổ nhật ký chung để ghi chép tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng tài khoản, sau đó lấy số liệu từ sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái. Trình tự hạch toán theo hình thức nhật ký chung: Sổ nhật ký đặc biệt Sổ nhật ký chung Sổ thẻ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng đối chiếu số phát sinh Báo cáo tài chính Chứng từ gốc Ghi chú: : ghi hàng ngày : ghi định kỳ. : Quan hệ đối chiếu so sánh Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc, ghi các nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký chung. Từ số liệu đã ghi trên sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái. Nếu đơn vị có mở sổ kế toán chi tiết đồng thời với việc ghi sổ nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ kế toán chi tiết có liên quan. * Hình thức nhật ký chung có các loại sổ kế toán chủ yếu: - Sổ nhật ký chung. - Sổ cái tài khoản. - Sổ (thẻ) kế toán chi tiết. * Hệ thống báo cáo được sử dụng tại công ty : Công ty sử dụng các báo cáo tài chính theo mẫu sau: - Bảng cân đối kế toán. - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ. - Báo cáo KQHĐKD. - Thuyết minh báo cáo tài chính . Ngoài ra công ty còn sử dụng một số báo cáo quản trị phục vụ cho quản trị nội bộ, cụ thể : - Báo cáo tiêu thụ lãi lỗ từng mặt hàng - Báo cáo giá thành đơn vị sản phẩm chủ yếu - Báo cáo tình hình công nợ - Báo cáo đầu tư XDCB - Báo cáo thuế Kỳ gửi báo cáo là cuối quý và gửi theo quy định cuả Bộ tài chính . * Vận dụng hệ thống tài khoản tại công ty: (Bảng phụ lục 1) * ứng dụng tin học trong công tác quản lý - kế toán tại công ty. Dưới tác động của nền kinh tế thị trường tạo ra sức cạnh tranh quyết liệt, song song là mức độ tin học hoá ngày càng được đổi mới và phát triển không ngừng trong công tác quản lý. Để có được những bước tiến vững chắc trong công tác quản lý - kế toán tại công ty đá quý Việt Nhật đã không ngừng nâng cao ứng dụng tin học. Bên cạnh việc trang bị máy tính cho các phòng ban công ty còn yêu cầu đối với cán bộ, nhân viên phải có trình độ kinh nghiệm trong lĩnh vực tin học. Phòng kế toán của công ty được trang bị đầy đủ máy tính, máy in,... Ngoài ra công ty còn sử dụng phần mềm kế toán CADS . Đây là phần mềm kế toán phù hợp với hoạt động của công ty. Với phần mềm này dữ liệu được xử lý nhanh gọn và an toàn. Kế toán viên chỉ cần đưa số liệu ban đầu, máy sẽ tiếp tục những công việc còn lại như vậy công tác kế toán sẽ được rút ngắn thời gian. Tuy nhiên để đảm bảo độ an toàn thì các số liệu tổng hợp trên máy đều được in ra và đưa vào lưu trữ. 2.2. Tổ chức kế toán theo phần hành. 2.2.1. Phần hành kế toán TSCĐ. * TSCĐ là những tư liệu lao động có giá trị lớn, thời gian sử dụng dài. Khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh TSCĐ bị hao mòn dần và giá trị của nó được chuyển dịch từng phần vào chi phí kinh doanh. Khác với đối tượng lao động, TSCĐ tham gia vào nhiều chu kỳ kinh doanh và giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu cho đến lúc hư hỏng. * Phân loại TSCĐ: do TSCĐ trong công ty có nhiều loại với nhiều hình thái biểu hiện, công dụng và tình hình khác nhau,... để thuận tiện cho việc quản lý và hạch toán TSCĐ công ty được chia theo hình thái biểu hiện bao gồm TSCĐ hữu hình và TSCĐ vô hình. - TSCĐ hữu hình của công ty là những tài sản có giá trị lớn và đa dạng về chủng loại như: nhà cửa, vật kiến trúc, máy móc, thiết bị (máy đúc vàng, máy tiện, máy cắt đá,...), phương tiện vận chuyển, truyền dẫn ( xe ôtô,...), thiết bị dụng cụ quản lý( máy tính văn phòng, máy in, máy phôtô,...). Các tài sản được ghi nhận là TSCĐ hữu hình của công ty cũng tuân theo chuẩn mực kế toán Việt Nam (chuẩn mực 03). - TSCĐ vô hình là những TSCĐ không có hình thái vật chất nhưng xác định được giá trị và do công ty nắm giữ, sử dụng trong sản xuất, kinh doanh. Tại công ty TSCĐ vô hình chính là quyền sử dụng đất. 2.2.1.1. Tổ chức chứng từ * Các loại chứng từ sử dụng - Biên bản giao nhận TSCĐ - Thẻ TSCĐ. - Biên bản thanh lý TSCĐ - Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành. - Biên bản đánh giá lại TSCĐ. - Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ. * Quá trình luân chuyển chứng từ - TSCĐ. Hội đồng giao nhận Nghiệp vụ TSCĐ Chủ sở hữu TSCĐ Quyết định tăng, giảm TSCĐ Giao nhận TS và lập chứng từ Kế toán TSCĐ Bảo quản và lưu - Lập hoặc huỷ thẻ TSCĐ - Ghi sổ chi tiết, sổ tổng hợp TSCĐ 2.2.1.2. Tổ chức tài khoản. * TSCĐ hữu hình 211 : Tài khoản này dùng để phản ánh nguyên giá của toàn bộ TSCĐ hữu hình thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp hiện có, biến động tăng, giảm trong kỳ. * TSCĐ vô hình 213 * Tài khoản 214 " hao mòn TSCĐ" : Dùng để phản ánh hao mòn của các TSCĐ trong doanh nghiệp. Ngoài ra trong quá trình hạch toán công ty còn sử dụng các tài khoản khác như: 111, 112, 331,... 2.2.1.3. Tổ chức hạch toán tình hình tăng giảm TSCĐ tại công ty. * TSCĐ của doanh nghiệp chủ yếu là TSCĐ hữu hình và được tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Trong mọi trường hợp TSCĐ phải được đánh giá theo nguyên giá và giá trị còn lại. Giá trị còn lại của TSCĐ = Nguyên giá - giá trị hao mòn. Thông thường TSCĐ tại công ty chủ yếu là do mua sắm từ bên ngoài. Khi đó nguyên giá TSCĐ được xác định như sau: Nguyên giá TSCĐ = giá mua thực tế phải trả (đã trừ các khoản triết khấu thương mại hoặc giảm giá) + các khoản thuế (không bao gốm các khoản thuế được hoàn lại) + các chi phí thu mua, lắp đặt chạy thử. * Hạch toán tăng TSCĐ: - Căn cứ vào chứng từ liên quan đến mua sắm TSCĐ để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh kế toán ghi: Nợ TK 211 (chi tiết): nguyên giá TSCĐ không có thuế VAT. Nợ TK 133 (1332): VAT được khấu trừ. Có TK 331, 112: Tổng giá thanh toán. Đồng thời ghi bút toán kết chuyển nguồn vốn tương ứng. Trên cơ sở các chứng từ gốc khi có nghiệp vụ phát sinh liên quan đến TSCĐ, kế toán vào sổ chi tiết TSCĐ, cuối quý vào sổ cái TK 211. Mỗi khi TSCĐ tăng công ty phải lập hội đồng nghiệm thu, kiểm nhận TSCĐ có nhiệm vụ nghiệm thu và cùng với đại diện đơn vị giao TSCĐ lập nên ban kiểm nhận TSCĐ. * Hạch toán giảm TSCĐ: TSCĐ hữu hình của công ty giảm do nhiều nguyên nhân khác nhau trong đó chủ yếu là thanh lý TSCĐ; các bút toán phản ánh việc thanh lý TSCĐ được kế toán ghi: - Xoá sổ TSCĐ: Nợ TK 214: giá trị hao mòn luỹ kế. Nợ TK 811: giá trị còn lại của TSCĐ. Có TK 211: Nguyên giá TSCĐ. - Chi phí thanh lý: Nợ TK 811: Chi phí thanh lý Nợ TK 113: Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK 311, 111,...: Tổng giá thanh toán. - Giá trị thu hồi: Nợ TK 111, 113,...: Tổng giá trị thu hồi. Có TK 3331: VAT (nếu có). Có TK 711: Thu nhập từ hoạt động khác. * Hạch toán khấu hao TSCĐ: Hầu hết những TSCĐ mà công ty mua về đều là những tài sản mới (chưa qua sử dụng), việc tính và trích khấu hao được thực hiện theo từng tháng. Trước kia việc tính khấu hao của công ty được tính theo nguyên tắc làm tròn tháng (quy định TSCĐ tăng trong tháng này thì tháng sau mới tính khấu hao) nhưng hiện nay theo chuẩn mực kế toán mới của Bộ tài chính bắt đầu từ 01/01/2004 thì TSCĐ tăng (giảm) tại ngày nào đó thì sẽ được tính (thôi tính) khấu hao từ ngày đó trở đi. Phương pháp khấu hao được lựa chọn ở công ty là phương pháp khấu hao đều theo thời gian sử dụng. Đây là phương pháp đảm bảo thu hồi vốn nhanh, đầy đủ và phù hợp với khả năng trang trải chi phí của doanh nghiệp. Phương pháp này cố định mức khấu hao theo thời gian nên có tác dụng thúc đẩy doanh nghiệp nâng cao năng suất lao động, tăng số lượng sản phẩm làm ra để hạ giá thành, tăng lợi nhuận. Cách tính khấu hao theo phương pháp này như sau: Mức khấu hao phải trích bình quân năm. = Giá trị TSCĐ phải khấu hao. x Tỷ lệ khấu hao bình quân năm Mức khấu hao phải trích bình quân tháng. = Mức khấu hao bình quân năm 12 Khi có sự biến động tăng, giảm TSCĐ trong tháng thì: Số khấu hao phải trích tháng này = Số khấu hao đã trích tháng trước + Số khấu hao của TSCĐ tăng thêm trong tháng trước - Số khấu hao của TSCĐ giảm đi trong tháng trước Tỷ lệ khấu hao hàng năm của công ty được cụ thể như sau: Tên tài sản Tỷ lệ khấu hao (% năm) Nhà xưởng, vật kiến trúc Máy móc, thiết bị Phương tiện vận tải Thiết bị văn phòng 3,33 á 5 10 á 20 10 10 á 20 Việc hạch toán khấu hao TSCĐ tại công ty được hạch toán như bình thường. Định kỳ trích khấu hao TSCĐ và phân bổ vào chi phí sản xuất kinh doanh, kế toán ghi: Nợ TK 627, 641, 642: khấu hao TSCĐ dùng cho từng bộ phận Có TK 214: Tổng số khấu hao phải trả. Đồng thời ghi đơn: có TK 009: Tổng số khấu hao. * Sửa chữa TSCĐ: Tại công ty, sửa chữa TSCĐ chủ yếu là bảo dưỡng và sửa chữa lớn dưới dạng trùng tu và đại tu. Trong đó: - Trùng tu là sửa chữa, thay thế một số chi tiết, phụ tùng, bộ phận nhất định, công việc này do công ty tự làm. - Đại tu là thay thế nhiều bộ phận, chi tiết nhằm kéo dài tuổi thọ của TSCĐ công việc này vượt ngoài khả năng của công ty thì công ty thuê ngoài để sửa chữa. Việc hạch toán được thực hiện như sau: + Chi phí bảo dưỡng thường xuyên tập hợp váo chi phí kinh doanh. Nợ TK 627, 641, 642 Có TK 111, 112, 152,... + Khi tiến hành sửa chữa lớn TSCĐ Trùng tu: Nợ TK 241 Có TK 111, 112, 152,... Đại tu: Nợ TK 241 : chi phí sửa chữa thực tế. Nợ TK 133 : Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK 331 : Tổng giá thânh toán. + Hàng tháng kế toán TSCĐ tiến hành trích trước vào chi phí sửa chữa lớn: Nợ TK 627, 641, 642 : mức trích trước khấu hao. Có TK 335 Khi sửa chữa lớn hoàn thành: Nợ TK 335 Có TK 241 Đồng thời ghi: có TK 009 * Về TSCĐ vô hình của công ty chủ yếu là quyền sử dụng đất, tài sản này tham gia vào nhiều chu kỳ kinh doanh và giá trị của chúng được chuyển dần vào chi phí kinh doanh từng kỳ. Việc hạch toán tài sản này cũng tương tự như TSCĐ hữu hình. Khi tăng tài sản do nhận góp vốn (nhận bằng quyền sử dụng đất ): Nợ TK 213. Có TK 411. 2.2.1.4. Tổ chức sổ kế toán TSCĐ. * Căn cứ vào các hồ sơ liên quan đến TSCĐ như: biên bản giao nhận TSCĐ, các bản sao tài liệu kỹ thuật, các hoá đơn mua bán TSCĐ thì phòng kế toán mở sổ chi tiết TSCĐ theo mẫu thống nhất do Bộ tài chính quy định Kế toán TSCĐ sử dụng sổ chi tiết TSCĐ (dùng chung cho toàn công ty) và sổ chi tiết TSCĐ theo đơn vị sử dụng: * Việc hạch toán TSCĐ của công ty được ghi sổ theo hình thức "Nhật ký chung". Quy trình tổ chức hạch toán tổng hợp TSCĐ theo hình thức này được khái quát thành sơ đồ sau: Chứng từ tăng giảm và khấu hao TSCĐ Thẻ TSCĐ Nhật ký chung Bảng cân đối tài khoản Sổ cái TK 221,213,214 Bảng tổng hợp chi tiết tăng giảm TSCĐ Sổ chi tiết TSCĐ Báo cáo kế toán 2.2.2. Tổ chức phần hành kế toán "Nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ" Là một đơn vị chuyên sản xuất chế tác, gia công đá quý, đồ trang sức thì nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là yếu tố đầu vào vô cùng quan trọng đối với công ty. Nguyên vật liệu tại công ty đá quý Việt Nhật chủ yếu là vàng, bạc, đá quý, vỏ ốc,... Chúng được chi tiết theo từng loại và thường xuyên biến động. Căn cứ vào vai trò của từng loại vật liệu trong sản xuất, vật liệu được chia thành: - Nguyên vật liệu chính: là những vật liệu mà sau quá trình gia công, chế tác cấu thành nên thực thể vật chất của sản phẩm như: vàng, vàng trắng, bạc, vỏ ốc, đá ruby, kim cương,... - Vật liệu phụ là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ cho sản xuất, kết hợp với vật liệu chính để tạo nên sản phẩm hoàn chỉnh như: hồ keo, thiếc hàn vàng,... Công cụ, dụng cụ tại công ty chủ yếu là các loại dụng cụ, đồ nghề đựng nguyên vật liệu khi chế tác, các loại quần áo, giày dép chuyên dùng. Ngoài ra còn có các loại bao bì kèm theo hàng hoá trong quá trình dự trữ, vận chuyển và các loại giá lắp chuyên dùng cho sản xuất. 2.2.2.1. Tổ chức chứng từ. * Các chứng từ được sử dụng trong hạch toán vật liệu, công cụ, dụng cụ tại công ty bao gồm: - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ - Phiếu nhập kho. - Thẻ kho. - Biên bản kiểm nhận vật tư. - Lệnh xuất kho. * Quy trình luân chuyển chứng từ: - Đối với nghiệp vụ nhập kho: Nghiệp vụ nhập kho Cán bộ cung ứng Phụ trách phòng Thủ kho Bảo quản và lưu Ban kiểm nhận Đề nghị nhập kho Người giao hàng Kế toán vật tư Biên bản kiểm nhận Lập phiếu nhập kho Ký phiếu nhập kho Kiểm nhận hàng Ghi sổ - Đối với nghiệp vụ xuất kho: Nghiệp vụ xuất kho Bộ phận cung ứng Thủ kho Bảo quản và lưu Kế toán trưởng Công nhân xưởng Kế toán vật tư Lập phiếu xuất kho Xuất kho Duyệt lệnh xuất Lập chứng từ xin xuất Ghi sổ 2.2.2.2. Tổ chức tài khoản. * Khi hạch toán nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ và các loại hàng tồn kho, kế toán tại công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp này theo dõi và phản ánh tình hình hiện có biến động tăng giảm hàng tồn kho một cách thường xuyên, liên tục trên các tài khoản. Phương pháp này có độ chính xác cao và cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời. Trong quá trình hạch toán nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ việc xác định giá trị ghi số của vật liệu là rất quan trọng. Theo quy định chung thì vật liệu được tính theo giá thực tế, vật liệu của công ty chủ yếu là mua ngoài do đó giá thực tế được tính. Giá thực tế vật liệu mua ngoài = Giá mua ghi trên hoá đơn của người bán - Chiết khấu thương mại giảm giá hàng hoá + Thuế không được hoàn lại(thuế nhập khẩu nếu có) + Chi phí thu mua thực tế phát sinh (chi phí bao bì, chi phí kiểm định). Do đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty có liên quan đến các nghiệp vụ mua bán vàng bạc, đá quý nên thuế GTGT được tính theo phương pháp trực tiếp. Mặt khác các loại vàng bạc, đá quý có giá trị cao và thường tách biệt nhau nên công ty đã lựa chọn phương pháp giá thực tế đích danh để xác định giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ. * Tài khoản sử dụng khi hạch toán. - Tài khoản 152 "Nguyên liệ._.