Tìm hiểu thực tế công tác văn thư của cơ quan đơn vị (19tr)

cơ quan, các tổ chức. Hay nói một cách khác, công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ công tác quản lý, gồm toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội, các doanh nghiệp, các đơn vị vũ trang (gọi chung là các cơ quan). Cũng chính vì điều đó mà công tác văn thư trong các cơ quan, các tổ chức ngày càng được quan tâm nhiều hơn. Đặc biệt là trong những năm gần đây, với yêu cầu cải cách nền hành chính Nhà nước, với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học và công nghệ thì nhiệm vụ của công tác văn thư càng phải được quan tâm và đổi mới hơn nữa. Trong quá trình học, chúng tôi nhận thấy các môn học như: Nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ là một trong những môn học chủ yếu của học sinh trường Trung học Lưu trữ và nghiệp vụ Văn phòng TW 1. Những năm gần đây lý luận và thực tiễn trong công tác văn thư - lưu trữ ở nước ta đã có những bước phát triển mới, phong phú và rất đa dạng. Đặc biệt trong mỗi một cơ quan lại có một thực tế và yêu cầu riêng biệt. Vì thế mà việc gắn lý thuyết với thực tế cũng là một vấn đề thật không đơn giản, nhất là đối với chúng tôi đang công tác trong các cơ quan hành chính Nhà nước, trong công tác lại có khi phải kiêm nhiệm thêm những việc khác có đặc thù riêng, thời gian rất hạn chế, nên mỗi người chúng tôi đều phải cố gắng rất nhiều để có thể đáp ứng được với thực tế của nhu câù công việc. 1. Mục đích lý do làm chuyên đề và lựa chọn chuyên đề: Sau một thời gian tập trung học tập, chúng tôi đã được trang bị những kiến thức cơ bản về công tác văn thư như: - Những vấn đề chung về công tác văn thư. - Trách nhiệm thực hiện công tác văn thư trong cơ quan. - Tổ chức quản lý văn thư đi. - Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến. - Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. - Quản lý và sử dụng con dấu. - tổ chức lao động khoa học và trang thiết bị trong công tác văn thư. Công tác văn thư và công tác lưu trữ là một bộ phận không thể tách rời của hoạt động lãnh đạo và quản lý, là một hoạt động mang tính văn hoá và tính kinh tế sâu sắc, phản ánh trình độ văn minh và trình độ phát triển của mỗi quốc gia, là một hoạt động gắn liền với nền an ninh quốc gia. Trong tài liệu văn thư và tài liệu lưu trữ chứa đựng không ít bí mật của Đảng và Nhà nước chưa được phép tiết lộ. Nếu công tác văn thư và công tác lưu trữ không được quan tâm tổ chức cho tốt, thì việc để lộ hoặc bị mất cắp tài liệu bí mật là khó tránh khỏi. Tuy hiểu được nguyên tắc và tầm quan trọng của công tác văn thư và công tác lưu trữ là như vậy, nhưng do thời gian thực hiện công việc có hạn và bản thân chúng toi ở cơ quan ngoài chức năng chính là làm công tác văn thư - lưu trữ ra còn phải đảm nhiệm nhiều công việc “không tên” khác nữa chứ không chỉ l àm một công việc chuyên môn thuần tuý, nên công tác chuyên môn còn gặp nhiều thiếu sót là điều không thể tránh khỏi. Là một cán bô hành chính - văn thư của Phòng Giáo dục - Đào tạo quận Đống Đa , thành phố Hà Nội, đang theo học lớp Tại chức HCVP K17, sau khi kết thúc môn học, thực tập công tác văn thư và viết chuyên đề tìm hiểu thực tế công tác văn thư của cơ quan, đơn vị, lớp chúng tôi đã nhận được thông báo “Trường yêu cầu lớp T. H tại chức Hành chính - Văn phòng K17 làm chuyên đề sau: Tìm hiểu việc lưu công văn và khai thác, sử dụng công văn lưu ở cơ quan...” 2. ý nghĩa của chuyên đề: Thực hiện chuyên đề tìm hiểu công tác văn thư của cơ quan, đơn vị là để giúp cho các học viên chúng em củng cố kiến thức lý thuyết đã học vào thực tế công tác văn thư của cơ quan, đơn vị. Qua đó rút ra được những nhận xét của mình về những vấn đề cụ thể về công tác công tác văn thư như: Việc ban hành văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản, tổ chức công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ... 3. Những vấn đề chủ yếu: Nội dung của báo cáo chuyên đề bao gồm những phần sau: I. Đặt vấn đề: - Mục đích lý do làm chuyên đề và lựa chọn chuyên đề. - ý nghĩa của chuyên đề - Những vấn đề chủ yếu. II. Nội dung: - Phần lý luận. - Vận dụng lý luận vào thực tế. III. Kết luận: - Tóm tắt những phần đã có trong nội dung - ý kiến đề xuất, kiến nghị. Là một học viên được cơ quan cử đi đào toạ nghiệp vụ tại Trường Trung học Lưu trữ và Nghiệp vụ văn phòng TW1 , qua thời gian học tập tại trường, được nhà trường và các thầy, cô giáo bộ môn giảng dạy, giúp đỡ trang bị cho kiến thức và kinh nghiệm, chúng tôi đã biết kết hợp lý thuyết với công việc thực tế ở ngay cơ quan mình đang công tác và sau đó hoàn tất báo cáo chuyên đề là một việc làm rất cần thiết và bổ ích. Chỉ có qua đây chúng tôi mới thấy hết được kiến thức và năng lực thực tế của mình. Quá trình thực hiện và hoàn chỉnh báo cáo chuyên đề này, do kiến thức và kinh nghiệm chưa nhiều nên không thể tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được các thầy, cô giáo thông cảm và chỉ dẫn cho để kịp thời bổ sung kiến thức, rút kinh nghiệm, hoàn thiện ngày một tốt hơn trong công tác chuyên môn. Xin cám ơn công lao dạy dỗ của các thầy cô, và cám ơn sự quan tâm, giúp đỡ của các đồng chí cán bộ lãnh đạo cơ quan, các bạn bè đồng nghiệp đã tạo mọi điều kiện cho tôi hoàn thành báo cáo chuyên đề này. Tôi hứa sẽ cố gắng hơn nữa trong học tập để đạt kết quả cao nhất, hoàn thành tốt nhất công tác chuyên môn được giao phó, với mong muốn được đền đáp lại sự quan tâm của các cấp lãnh đạo và công ơn dạy bảo của các thầy, cô giáo và sự tin tưởng của bạn bè, đồng nghiệp. Phần nội dung I. Những lý luận cơ bản về công tác lưu công văn và khai thác, sử dụng công văn lưu ở cơ quan phòng giáo dục - đào tạo quận đống đa - thành phố Hà Nội 1. Khái nhiệm về lưu công văn là gì? Khái niệm công văn lưu ở đây có thể hiểu chính là các văn bản đi của cơ quan làm ra văn bản để gửi đi ra ngoài. Khi đó, số các công văn này phải được giữ lại hai bản. - Một bản được lưu lại ở phòng, ban làm ra văn bản đó để lập hồ sơ công việc. - Một bản được lưu ở văn thư của cơ quan. Bản lưu ở văn thư cơ quan được gọi là công văn lưu. Tóm lại, mọi công văn, giấy tờ (gọi chung là văn bản) do cơ quan gửi đi gọi là văn bản đi. Nguyên tắc chung về việc tổ chức và quản lý văn bản đi: T ất cả văn bản, giấy tờ do cơ quan gửi ra ngoài phải đăng ký và làm thủ tục gửi đi ở văn thư cơ quan. Việc tổ chức và giải quyết văn bản đi phải tuân theo các quy định của nhà nước như đối với văn banr đến. Cụ thể là phải theo các bước sau đây: Bước 1: Soát lại văn bản. Kiểm ra các phần và thể thức văn bản đã đúng quy định pháp luật hay chưa. Nếu phát hiện sai sót thì báo với người có trách nhiệm sửa chữa, bổ sung... Bước 2: Vào sổ đăng ký văn bản đi. - ghi sổ của văn bản. - Ghi ngày tháng của văn bản. Văn bản gửi ngày nào thì ghi ngày ấy. Ngày tháng được ghi ở phía trên đầu của mỗi vanư bản để tiện việc vào sổ, việc sắp xếp lưu trữ và tìm kiến văn bản. - Đóng dấu: Văn bản đã có chữ ký hợp lệ mới được đóng dấu. Dấu đóng phải rõ ràng, đúng mẫu quy định, mặt dấu chờm lên một phần (thường là 1/3 hoặc 1/4) chữ ký. - Vào sổ vản bản đi: cần đầy đủ, chính xác, gọn, rõ vào từng cột mục trong số những điểm cần thiết về một văn bản như: sổ, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu nội dung, nơi gửi, nơi nhận, v.v... Không viết bằng bút chì, không dập xoá hoặc viết tắt những chức hoa thông dụng. Mẫu sổ văn bản đi có thể như sau: + Bìa: Tên cơ quan chủ quản Tên cơ quan (đơn vị) Năm:........................... Sổ đăng ký văn bản đi Từ số: ...................... Đến số:.................................. Từ ngày:........................ Đến ngày:.............................. Quyển sổ:.................... + Nội dung bên trong sổ có thể như sau: Sổ và ký hiệu văn bản Ngày tháng năm văn bản Trích yếu nội dung văn bản Nơi nhận văn bản Đơn vị hoặc người nhận văn bản Ghi chú 1 2 3 4 5 6 Tuỳ theo yêu cầu của từng cơ quan có thể thêm cột “Người ký văn bản”, “Đơn vị soạn thảo”,... Bước 3: Chuyển văn bản đi Văn bản phải được chuyển ngay trong ngày, hoặc chậm nhất là sáng ngày hôm sau ngày vò sổ và đăng ký phát hành. Phải vào sổ chuyển văn bản và người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ. Sổ chuyển văn bản qua bưu điện hoặc đến các cơ quan có thể như sau: Ngày tháng gửi văn bản Số và ký hiệu văn bản Số lượng bì văn bản Nơi nhận văn bản Ký nhận và đóng dấu Ghi chú 1 2 3 4 5 6 Để tránh nhầm lẫn trong việc gửi văn bản, văn thư căn cứ vào những nưoi mà cơ quan thường xuyên có quan hệ gửi văn bản đi, lấy bìa đóng thành mộ hoặc hai cặp có nhiều ngăn dùng để chia văn bản. Khi phân chia hết văn bản vào từng ô ở cặp bìa, mỗi ô kèm một phong bì, văn thư cho văn bản vào bì và viết bì. Bì đựng văn bản có thể nhiều loại khác nhau song không vượt qua kích thước do bưu điện quy định. Giấy làm bì là loại bền, dai, ngoài nhìn không rõ chữ trong văn bản, bị ướt không mủn. Ngoài bì phải đề rõ và đúng tên cơ quan gửi, tên và địa chỉ cơ quan nhận, số và ký hiệu văn bản, số lượng văn bản (nếu có). Bước 4: Sắp xếp và quản lý văn bản lưu - Sắp xếp: Như đã đề cập đến ở trên, mỗi văn bản đi phải lư ít nhất hai bản: một bản để lập hồ sơ và theo dõi công việc ở đơn vị thừa hành (đơn vị làm ra văn bản), một bản lưu ở văn thư để tra tìm, phục vụ khi cần thiết. Đối với những văn bản, giấy tờ, sổ sách sử dụng trong nội bộ cơ quan do chính cơ quan ban hành goi chung là văn bản nội bộ, đó là: các quyết định nhân sự, chỉ thị, thông báo, giấy công tác, giấy giới thiệu, sổ sao văn bản... thì mỗi loại phải có sổ đăng ký riêng. Vì vậy, nhân viên văn thư phải có trách nhiệm sắp xếp các bản lưu văn bản tại bộ phận văn thư một cách có khoa học, dễ tra tìm. - Bảo quản và phục vụ nghiên cứu, sử dụng: + Nhân viên văn thư phải sắp xếp các tập lưu văn bản theo từng năm hoặc từng nhiệm kỳ lên giá tủ và có trách nhiệm bảo quản các tập lưu đến khi nộp vào lưu trữ cơ quan. + Nhân viên văn thư phải có trách nhiệm phục vụ nghiên cứu sử dụng các tập lưu văn bản đi lại chỗ và có sổ theo dõi việc mượn tài liệu. 2. Công tác lập hồ sơ lưu văn bản ở cơ quan. Để giúp cho mỗi cán bộ, nhân viên sắp xếp văn bản có khoa học, thuận tiện cho việc nghiên cứu, đề xuất ý kiến và giải quyết công việc khi cần tài liệu tìm thấy ngay, quản lý chặt chẽ, giữ gìn bí mật công văn, giấy tờ, nâng cao hiệu suất công tác, chuẩn bị tốt cho việc lưu trữ hồ sơ, tài liệu, cũng đồn thời để tạo điều kiện cho lãnh đạo cơ quan quản lý toàn bộ công việc của cơ quan, nhất thiết phải tiến hành công tác lập hồ sơ. Đây là một khâu quan trọng, khâu cuối cùng của công tác văn thư, đồng thời, cũng là khâu then chốt của công tác lưu trữ. Công tác lập hồ sơ: Trong hoạt động của cơ quan, tổ chức thông thường phải lập các loại hồ sơ sau đây: - Hồ sơ công việc. - Các loại hồ sơ khác: hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ nhân sự, hồ sơ trình ký. 1. Phương pháp lập hồ sơ công việc: a. Khái niệm hồ sơ công việc: Là một tập văn bản, tài liệu liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc hoặc có cùng đặc trưng như tên loại, tác giả... hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, đơn vị. b. Cách lập hồ sơ công việc. + Mở hồ sơ: - Mở hồ sơ là việc cán bộ được giao nhiệm vụ lập hồ sơ vào đầu mỗi năn ghi tiêu đề hồ sơ cần lập vào các bìa hồ sơ căn cứ vào bản danh mục hồ sơ của cơ quan. Đối với cơ quan đã có danh mục hồ sơ: vào đầu năm từng cán bộ, nhân viên căn cứ vào danh mục hồ sơ trách nhiệm lập bao nhiêu hồ sơ, những hồ sơ gì thì chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi số, ký hiệu và tiêu đề hồ sơ vào bìa. - Trường hợp cơ quan chưa có danh mục hồ sơ, từng cán bộ, nhân viên căn cứ vào nhiệm vụ được giao, căn cứ vào công việc phải giải quyết và thực tế vào tài liệu hình thành mà mở hồ sơ. - Muốn lập được hồ sơ đầy đủ, hoàn chỉnh và có chất lượng, từng cán bộ nhân viên trong quá trình giải quyết công việc cần phải chú trọng thu thập kịp thời văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ. + Phân loại văn bản, giấy tờ đưa vào các hồ sơ: Khi hồ sơ đã mở, có những văn bản, giấy tờ ghì về việc ấy đang giải quyết (hoặc đã giải quyết xong) thì đưa vào bìa đó, chú ý không để sót văn bản, giấy tờ, các tìa liệu có liên quan khác (ảnh, băng ghi âm...) + Sắp xếp văn bản, giấy tờ trong hồ sơ: Văn bản, giấy tờ trong hồ sơ phải được sắp xếp một cách khoa học, hợp lý. + Hồ sơ có thể được sắp xếp theo: - Thứ tự thời gian: ngày tháng sớm lên trước, ngày tháng muộn xếp sau; - Theo trình tự giải quyết vấn đề trong thực tiễn. - Theo tác giả kết hợp với thời gian; - Theo vấn đề kết hợp với thời gian; - Theo vần chữ cái của tên người hoặc địa phương; - Theo thứ tự số của văn bản: - Theo mức độ quan trọng của văn bản; .v.v... + Kết thúc hồ sơ: Hồ sơ có thể kết thúc khi công việc liên quan đến hồ sơ đã kết thúc như Hội nghị xong, kết thúc khoá học... hoặc kết thúc một năm hành chính. Hết năm mà hồ sơ chưa kết thúc được vì công việc chưa giải quyết xong thì phải để lại năm sau và ghi vào danh mục hồ sơ năm sau. Khi kết thúc hồ sơ cần phải: đánh giá tính đầy đủ, hoàn chỉnh của các văn bản, giấy tờ như: Bổ sung những văn bản còn thiếu; loại bỏ những văn bản trùng, thừa, không cần thiết kèm theo hồ sơ; kiểm tra đánh giá và hoàn chỉnh việc sắp xếp các văn bản, giấy tờ trong hồ sơ. - Biên mục hồ sơ: Đây là một trong những nội dung đặc biệt quan trọng của công tác lập hồ sơ nhằm giới thiệu thành phần, nội dung và các yếu tố khác của hồ sơ để tra cứu, khai thác được nhanh chóng, thuận lợi và tạo điều kiện để bảo quản hồ sơ được tốt. Việc biên mục hồ sơ được tiến hành chính xác và đầyđủ đối với: + Trong hồ sơ: Mục văn bản Hồ sơ số:.............. Tập số:.............. Số thứ tự văn bản Số và ký hiệu văn bản Ngày tháng Trích yếu nội dung văn bản Tác giả của văn bản Tờ số Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 * Viết tờ kết thúc Nội dung của tờ kết thúc theo mẫu sau: Tờ kết thúc Hồ sơ số:.............. Tập số:......................... Hồ sơ này gồm:.................... tờ, được đánh số từ:................. đến:......................... tờ mục lục văn bản,....................... tờ kết thúc. Đặc điểm:............................. Ngày........ tháng......... năm........... Người lập (Viết rõ họ tên và ký tên) + Bìa hồ sơ: * Soát lại những phần đã viết trong giai đoạn mở hồ sơ. * Hoàn chỉnh việc ghi các yếu tố khác sau khi đã thực hiện các giai đoạn cần thiết. - Đóng quyển: Hồ sơ sau khi đã biên mục xong cần đóng quyển để cố định thứ tự sắp xếp tài liệu trong hồ sơ, giữ chio chúng khỏi bị mất mát, bảo đảm thuận tiện cho việc nộp lưu, khai thác hồ sơ. 2. Lập các hồ sơ khác. Trong thực tiễn hoạt động của các cơ quan, tổ chức, ngoài việc lập hồ sơ công việc còn phải thường xuyên lập các hồ sơ khác như: hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ nhân sự, phải thường xuyên lập các hồ sơ khác như: hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ nhân sự, hồ sơ trình duyệt. a. Khái niện về hồ sơ nguyên tắc: là tập bản sao các văn bản quản lý nhà nước (chủ yếu là các văn bản quy phạm pháp luật) về từng mặt công tác nghiệp vụ nhất định dùng để làm căn cứ tra cứu, căn cứ pháp lý khi giải quyết công việc hàng ngày. b. Khái niệm hồ sơ nhân sự: là tập văn bản, tài liệu phản ánh quá trình trưởng thành và công tác của mỗi cán bộ công chức của cơ quan. Đó là bằng chứng lịch sử và pháp lý để thủ trưởng cơ quan nghiên cứu và sử dụng cán bộ, nhân viên, do đó nó cần phải bao gồm: + Bản lý lịch tự thuật của cán bộ, công chức. + Các quyế định tuyển dụng, thuyên chuỷen, đề bạt, khen thưởng và kỷ luật. + Các bản kiểm điểm, nhận xét cán bộ, công chức hàng năm. + Các đơn thư của bản thân cán bộ, công chức đó đề nghị với cơ quan. + Các đơn thư kiến nghị, khiếu nại, tố cáo, các bản xác minh, điều tra về các vấn đề đối với các bộ, công chức đó; + Các loại giấy tờ khác liên quan đến cán bộ, công chức đ Hồ sơ nhân sự được bảo quản trong các túi theo mẫu thống nhất do Bộ nội vụ quy định. c. Khái niệm về hồ sơ trình duyệt: Là tập các văn bản dự thảo và các văn bản có liên quan dùng để trình lãnh đạo nghiên cứu, xem xét và duyệt, phê chuẩn. Hồ sơ này thường có hai phần: + Phần i: Những văn bản nguyên tắc làm cơ sở hco việc dự thảo văn bản cần duyệt; + Phần II: Dự thảo văn bản trình duyệt và các văn bản có liên quan (bản thuyết minh, phục lục...) Có thể tóm tắt trình tự lập hồ sơ để lưu văn bản và nộp lưu hồ sơ như sau: II. thực tế về công tác lưu công văn và khai thác, sử dụng công văn lưu ở cơ quan phòng giáo dục - đào tạo quận Đống Đa Thành phố Hà Nội. Cơ quan chúng em là Phòng Giáo dục - Đào tạo Hà Nội quận Đống Đa, thành phố Hà Nội, đơn vị trực thuộc Uỷ ban nhân dân Đống Đa, thành phố Hà Nội, ngoài ra về công tác chuyên môn còn dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Sở Giáo dục - Đào tạo Hà Nội. Do chức năng nhiệm vụ của Phòng Giáo dục và Đào tạo quận là giúp cho Uỷ ban nhân dân quận quản lý nhà nước về Giáo dục và Đào tạo bậc giáo dục tiểu học, Trung học cơ sở và giáo dục mầm non thuộc phạm vị quận. So với những năm trước đây, công tác văn thư đưa được quan tâm thích đáng và còn gặp nhiệu khó khăn và vướng mắc một phần do chiến tranh và sau những lần cải cách giáo dục, một phần do chủ quan của bản thân chưa được đào tạo nghiệp vụ và một phần do khách quan đem lại như các đồng chí lãnh đạo chưa coi trọng và quan tâm đến công tác văn thư. Gần đây được sự chỉ đạo quan tâm của các cấp lãnh đao cơ quan công tác văn thư đã có những tiến bộ rõ rệt. Đó là: - Văn bản ban hành được chú trọng đúng thể thức chức năng nhiệm vụ của phòng và các tổ bộ phận. - Thực hiện tổ chức quản lý và giải quyết văn bản. - Việc tổ chức lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cũng được thực hiện theo quy định. Các văn bản, giấy tờ được chỉ đạo tập trung theo hướng dẫn chuyên môn của cục lưu trữ nhà nước, thể hiện ở chỗ tài liệu được qui về một mới (văn thư) không bị phân tán ở cán bộ nhân viên các bộ phận mà theo quy định định kỳ đã được lựa chọn, nộp lưu vào bộ phận lưu trữ để có điều kiện tập trung quản lý theo quy định của nhà nước nhằm phục vụ khai thác, sử dụng công văn lưu ở cơ quan Mặt khác, Phòng dưới sự quản lý trực tiếp về tổ chức, nhân sự của Uỷ ban nhân dân quận Đống Đa, nhưng về mặt công tác chuyên môn lại do sự quản lý và chỉ đạo của Sở Giáo dục và đào tạo Hà Nội, do đó nguồn văn bản tài liệu nhận được qua đường bưu điện, qua Fax, qua chuyển tay khi đi họp Hội nghị hàng ngày rất nhiều. Bộ phận văn thư đã cố gắng thu nhận, vào sổ đăng ký, photocopy các bản Fax, phân loại và trình lãnh đạo xem xét và cho ý kiến giải quyết. Trong số tài liệu đó bao gồm nhiều loại: - Từ cấp trên gửi xuống: có các văn bản, các quyết định, thông báo, Thông tư, Chỉ thị, các Kế hoạch, tài liệu nghiệp vụ chuyên môn, Lịch hoạt động hàng tháng, quý, năm, các văn kiện, Nghị quyết Đảng, Đoàn… (phụ lục số 1) - Từ ngay trong cơ quan như từ các bộ phận công tác của Phòng, từ các Trường trong quận,… có các Tờ trình, Báo cáo, Đề nghị, Kế hoạch, các công văn gửi đi các nơi … (Phụ lục số 2). - Cũng nhiều khi là các tài liệu chuyên môn từ các cơ quan cấp trên, bộ phận chuyên môn ở các nơi khác gửi trực tiếp đến cho Phòng, các bộ phận của Phòng mà không qua bộ phận văn thư; (Phụ lục số 3). - Các giấy tờ lưu hành nội bộ cơ quan v.v.. Tất cả các các loại tài liệu kể trên đều được tập trung về bộ phận văn thư, tại đây được phân loại và sau đó xin ý kiến giải quyết của lãnh đạo trực tiếp (Trưởng phòng), vào sổ gốc những văn bản chính, nếu cần phải chuyển cho các bộ phận trong Phòng hoặc cho các Trường trong quận theo ý kiến chỉ đạo thì Photocopy thêm các bản khác. Trong những trường hợp như thế thì bao giờ văn thư của Phòng cũng giữ lại bản gốc rồi mới chuyển các bản sao đi. Nói chung tất cả các văn bản đến hoặc đi bộ phận văn thư đều đã giữ lại bản gốc, được đánh số và bảo quản tại tủ hồ sơ của văn thư cơ quan. Rất tiếc hiện cơ quan chưa được phép có bộ phận lưu trữ riêng biệt nên công việc của cán bộ văn thư kiêm luôn cả lưu trữ. Theo nguyên tắc chung thì văn bản do cơ quan làm do phải lưu ít nhất 2 bản (một bản lưu cơ quan một bản lưu ở nơi soạn thảo). Số lượng bản lưu ở văn thư ở phòng một năm tương đối không nhiều lắm do đó sắp xếp và bảo quản lập thành công văn lưu chung. các lưu ở thư cơ quan em cũng như nơi soạn thảo (các phòng, các bộ phận) luôn là bản chính có đầy đủ các thành phần đảm bảo giá trị pháp lý. Căn cứ vào tình hình thực tế của phòng Giáo dục và Đào tạo thì việc sắp xếp bản lưu được xếp theo thời gian. Sắp xếp theo cách này thì tất cả các loại văn bản, giấy tờ được sắp xếp theo tháng, quí... VD. Tập văn bản lưu của Phòng Giáo dục và Đào tạo tháng 05 năm 2003. Sau khi phân chia thành các tập lưu thì văn bản được sắp xếp theo thứ tự thời gian (phụ lục số....). Sắp xếp xong thì làm tờ thống kê các tập lưu các tập lưu được sắp xếp vào cặp và cho vào tư. Để giúp cho việc lưu văn bản và giải quyết công việc thuận lợi đồng thời cũng tạo điều kiện cho lãnh đạo phòng quản lý được toàn bộ công việc của Phòng Giáo dục và Đào tạo vì vậy tất cả các cán bộ nhân viên tại các tổ bộ phận điều lập hồ sơ. Do cơ quan chưa có danh mục hồ sơ cho nên cán bộ nhân viên phụ trách các bộ phận các tổ (tổ phổ thông, tổ mần non) căn cứ vào nhiệm vụ được giao, căn cứ vào chuyên môn thực tế công việc hồ sơ sẽ được lập hoàn chỉnh và có chất lượng. Các tài liệu trong hồ sơ sẽ được phân loại và sắp xếp một cách khoa học hợp lý phù hợp với chức năng nhiệm vụ giữa các văn bản giấy tờ. Hồ sơ sẽ được kết thúc khi công việc liên quan đến hồ sơ đã kết thúc như: Thành lập hội đồng tuyển sinh năm 2002 -2003. Tất cả các hồ sơ khi kết thúc đều được đánh giá đầy đủ hoàn chỉnh của các văn bản, nếu những văn bản, nếu những văn bản còn thiếu sẽ được bổ sung. Cuối cùng hồ sơ sẽ được biên mục để cố định thứ tự tài liệu, giữ cho chúng khỏi mất mát bảo đảm cho việc nộp lưu và khai thác sử dụng tại phòng. Tất cả các bản lưu đều được quản lý chặt chẽ để tránh mất mát thất lạc và phục vụ nghiên cứu sử dụng của cán bộ nhân viên trong cơ quan và các cán bộ các cơ quan khác. Mặc dù công tác văn thư - lưu trữ đóng một vai trò rất quan trọng trong hoạt động của cơ quan, nhưng trên thực tế chỉ mới được vài năm trở lại đây, công tác văn thư - lưu trữ mới được quan tâm, ngoài việc trang bị lại các thiết bị công nghệ mới, hiện đại, còn được các cấp lãnh chú trọng đến việc cho cácn bộ đi học tập nghiệp vụ chuyên môn tại các trường Trung học, Đại học, dự các lớp tập hấun, bồi dưỡng... Chính vì vậy mà ngày nay đội ngũ những người làm công tác văn thư - lưu trữ nói chung và ở ơ quan em nói riêng đã ngày cang làm được nâng cao về lý luận nghiệp vụ và kinh nghiệm công tác, đặc biệt đã sử dụng được các trang thiết bị hiện đại ứng dụng tiến bộ công nghệ thông tin, viễn thông... vào trong công việc hàng ngày. Chính vì thế mà chất lượng công tác ngày càng được nâng cao. Tuy vậy, vẫn còn một số mặt cần phải quán triệt hơn nữa. Cụ thể: - Để công tác văn thư nói riêng và văn thư - lưu trữ nói chung phát triển đồng bộ và lưu văn bản, lập hồ sơ lưu trữ cơ quan được thực hiện chặt chẽ, đều đặn, Thủ tướng cơ quan, cán bộ phụ trách hành chính - văn thư cần phải chỉ đạo chặt chẽ, nghiêm túc và thường xuyên đôn đốc làm tốt công tác lưu văn bản, lậ hồ sơ trong cơ quan hoặc có thể đối với từng cán bộ nhân viên. Thí dụ như: + Cuối mỗi năm công tác hoặc hết năm học, phải đôn đốc việc các đơn vị thực hiện lập danh mục hồ sơ, nhắc nhở phải kết thúc hồ sơ cũ. Đầu năm đôn đóc việc mở hồ sơ mới, nộp lưu những hồ sơ đã giải quyết xong và đã hết hạn lưu giữ ở đơn vị vào lưu trữ cơ quan. + Quá trình chỉ đạo thực hiện Thủ tướng phát hiện những việc đột xuất và nên kịp thời giao cho cán bộ lập bổ sung ngay vào bản danh mục hồ sơ. Nếu có thay đổi về mặt nhân sự thì phải bố trí những người có chuyên môn nghiệp vụ. + Hàng năm, kịp thời tổng kết rút kinh nghiệm để tổ chức việc lưu văn bản, lập hồ sơ trong cơ quan đơn vị được tốt hơn nữa. + Tất cả mọi người cần phải hiểu rõ tầm quan trọng của công tác lưu văn bản thì mới có tài liệu để sử dụng khi cần thiết. Kết luận 1. Nhận xét chung. Công tác lưu văn bản và khai thác, sử dụng văn bản lưu ở Phòng Giáo dục - Đào tạo quận Đống Đa, thành phố Hà Nội đã và đang được thực hiện ngày một khoa học và nề nếp hơn. Mọi người có liên quan đã nhận thức được công tác lưu văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ để khai thác, sử dụng là việc vô cùng quan trọng, bất cứ cơ quan, đơn vị hay các tổ chức hoạt động xã hội nào cũng đều phải coi trọng và quan tâm. Đây là một khâu quan trọng góp phần không nhỏ vào việc hoàn thành nhiệm vụ chính trị của cơ quan va bảo về tại liệu, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước. Do có tầm quan trọng như vậy nên nó mang nhiều ý nghĩa rất quan trọng: - Về mặt nội dung, văn bản đảm boả cho trật tự quản lý Nhà nước, văn bản là phương tiện chứa đựng, truyền đạt và phổ biến những thông tin mang tính pháp lý. - Đảm boả giữ gìn lại những căn cứ để chứng minh cho mọi hoạt động của cơ quan có hợp lý hay không hợp pháp. - Đảm bảo giữ gìn hồ sơ, tài liệu, bằng chứn cụ thể cho thế hệ sau. Để thực hiện tốt công tá trên phải tién hành thường xuyên và theo đúng quy định chung của công tác chuyên môn. Việc ban hành, giải quyết và quản lý văn bản cần phải thực hiện theo điều lệ về công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ, ban hành kèm theo Nghị định 142/CP ngày 28-9-1963 và một số văn bản hướng dẫn chuyên môn khác cuả Cục lưu trữ Nhà nước. 2. Một số ý kiến đề xuất, kiến nghị. Với mục đích để làm tốt hơngân hàngữa công tác văn thư nói riêng và công tác văn thư - lưu trữ nói chung, xuất phát từ yêu thích công việc em xin mạnh dạn có một số ý kiến đề xuất như sau: 1. Về phía cơ quan: - Nên chăng xin thêm chỉ tiêu biên chế để tách biệt công tác Hành chính - văn thư và công tác lưu trữ riêng biệt. Chỉ có như thế mới có điều kiện bảo vệ được tài liệu lưu trữ. - Nên mua sắm trang thiết bị đại về công nghệ thông ti như: máy tính, máy in, máy Photocopy, máy Fax, Scanner,... để có điều kiện khai thác được hết tài liệu. - Thường cho cho cán bộ chuyên trách về công tác văn thư, lưu trữ đi học tập nâng cao nghiệp vụ, tham quan học tập ở các Trung tâm lưu trữ khác. 2. Về phía nhà trường: - Nên thay đổi lại thời gian cho các môn thích hợp hơn. Ví dụ với những môn mà hàng ngày chúng tôi phải làm việc nhiều như Nghiệp vụ Tih học văn phòng thì nên tăng thêm giờ. - Kết hợp học lý thuyết với công tác thực tế nhiều hơn thì sẽ giải quyết được nhiều vấn đề thực tế hơn. - Giới thiệu những công nghệ mới về công tác chuyên môn. Trong khuôn khổ quy định của chuyên đề, ý tưởng của toi là muốn nêu bật được tầm quan trọng của công tác lưu văn bản, lập hồ sơ, nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan để khai thác, sử dụng được tốt nhất thông tin tài liệu và muốn đề xuất một số suy nghĩ của mình của mình về lĩnh vực công tác văn thư - lưu trữ, nhắc lại trách nhiệm của Thủ tướng và nhân viên văn thư - lưu trữ. Bằng những kiến thức đã được học tập ở trường và từ công việc thực tế hàng ngày ở cơ quan, thông qua chuyên đề: “Tìm hiểu việc lưu công văn, khai thác và sử dụng công văn lưu” ở Phòng Giáo dục - Đào tạo quận đống Đa, thành phố Hà Nội, tôi mong muón có sự tham gia đóng góp ý kiến vào việc cải tiến và đổi mới hoạt động công tác văn thư - lưu trữ trong tình hình mới, nhằm đáp ứng một cách cao nhất yêu cầu công tá hiện nay. Tuy nhiên, chuyên đề của em thực hiện trong thời giah đang học tập ở trường và công tác tại cơ quan nên còn nhiều hạn chế. Là một cán bộ làm công tác văn phòng của cơ quan , vừa học, vừa làm nên thời gian nghiên cứu và tham khảo tài liệu còn ít, chưa phong phú cho nên đây cũng chính là hạn chế không tránh khỏi của chuyên đề. Bởi vậy tôi mong được sự thông cảm, quan tâm và giúp đỡ của các thầy, cô giáo trong nhà trường để tôi khắc phục những khiếm khuyế, thiếu sót. Về phần mình, em sẽ cố gắng học tập để sau kết thúc khoá học, em sẽ làm tốt hơn nữa công việc chuyên môn của mình, hoàn thành tốt đẹp nhiệm vụ được phân công. Lập danh mục hồ sơ Xác định loại danh mục Xây dựng đề cương phân loại Đặt tiêu đề hồ sơ Quy định ký hiệu hồ sơ Phân công người lập hồ sơ Xác định thời gian bảo quản Lập hồ sơ Mở hồ sơ Nhập văn bản vào hồ sơ Sắp xếp hồ sơ Theo thời gian Theo trình tự qvđ Tác giả kết hợp tg Vấn đề kết hợp tg Theo vần chữ cái Theo thứ tự văn bản Theo m.độ. q .trọng vb Kết thúc hồ sơ Đánh giá hồ sơ Biên mục hồ sơ Nộp lưu hồ Đón quyển Viết MLh.sơ nộp lưu Bàn giao Lưu trữ Đánh giá hồ sơ Viết M.lục VB Viết tờ kết thúc Viết (nốt) bì hồ sơ Tiếp tục sử dụng Huỷ ._.