Tìm hiểu nghệ thuật bí quyết thành công trong đàm phán thương mại quốc tế

bên với nhau về vấn đề mua bán, giá cả thế nào? chất lượng ra sao, mà đàm phán còn thể hiện những nét văn hoá khác nhau của các dân tộc khác nhau, nó không chỉ là một phần công việc trong kinh doanh, mà là cả một nghệ thuật. Tuy nhiên, nghệ thuật ấy không phải chỉ có trong đàm phán thương mại quốc tế, mà chúng ta vẫn bắt gặp những biểu hiện của nó trong cuộc sống hằng ngày, bắt gặp xung quanh chúng ta. Thực ra tất cả chúng ta đều là những “đàm phán viên”, chúng ta học ngôn ngữ “mặc cả” và “trao đổi” từ khi còn rất bé và tiếp tục sử dụng chúng trong suốt cuộc đời. Chúng ta đàm phán với mọi người - những ông chủ, công sự, bạn bè, con cái, khách hàng. Chúng ta thương lượng về mọi chuyện, về lương bổng mà chúng ta đáng được nhận, về lương bổng mà chúng ta sẽ trả cho người khác, về cách mà chúng ta sẽ nhận thông tin, tiền bạc, hàng hoá hay dịch vụ mà chúng ta cần. Nói chung là chúng ta vẫn đàm phán hàng ngày, cũng như bắt gặp nó hằng ngày trong cuộc sống, trong công việc của chúng ta. Vậy đàm phán là gì? và đàm phán trong thương mại quốc tế có gì khác với đàm phán thông thường? Trong khuôn khổ một khoá luận tốt nghiệp, tôi không có tham vọng đề cập nhiều đến một mảng đề tài rất rộng lớn là đàm phán, khoá luận này chỉ tập trung đi vào tìm hiểu vài nét về nghệ thuật và bí quyết để thành công trong đàm phán thương mại quốc tế. Khoá luận này đã được thực hiện qua nghiên cứu nhiều tài liệu có liên quan đến đàm phán, cũng như qua tìm hiểu thực tế, đặc biệt là có sự hướng dẫn nhiệt tình , tận tụy của PGS. NGƯT Vũ Hữu Tửu. Tôi xin bày tỏ sự biết ơn chân thành trước hết đối với thầy giáo Vũ Hữu Tửu, các cán bộ xuất nhập khẩu của một số doanh nghiệp, và một số cá nhân khác, đã giúp tôi hoàn thành khoá luận này. Chương I: Khái Quát Về Đàm Phán I. Định nghĩa: Trong giao dịch ngoại thương, các bên thường có sự khác biệt nhau về chính kiến , về pháp luật, tập quán, ngôn ngữ, tư duy truyền thống và về quyền lợi. Những sự khác biệt đó dẫn đến sự xung đột. Muốn giải quyết xung đột đó, người ta phải trao đổi ý kiến với nhau. Sự trao đổi ý kiến như thế trong quan hệ mua bán quốc tế gọi là đàm phán thương mại. Như vậy, có thể định nghĩa như sau: Đàm phán thương mại là quá trình trao đổi ý kiến của các chủ thể trong một xung đột nhằm đi tới thống nhất cách nhận định, thống nhất quan niệm, thống nhất cách xử lý những vấn đề nảy sinh trong quan hệ buôn bán giữa hai hoặc nhiều bên. (Trích sách “kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương”-Vũ Hữu Tửu). Những vấn đề thường trở thành nội dung của các cuộc đàm phán thương mại là những vấn đề như: - Tên hàng, - Phẩm chất, - Số lượng, - Bao bì đóng gói, - Giao hàng, - Giá cả, - Thanh toán, - Bảo hành, - Khiếu nại, - Phạt và bồi thường thiệt hại, - Trọng tài, - Trường hợp bất khả kháng. II. Các hình thức đàm phán: Đàm phán thương mại về cơ bản thường được tiến hành dưới ba hình thức sau: - Đàm phán qua thư tín. - Đàm phán qua điện thoại. - Đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp. Chúng ta sẽ lần lượt tìm hiểu từng hình thức đàm phán trên. 1. Đàm phán qua thư tín: Ngày nay thư từ và điện tín vẫn còn là phương tiện chủ yếu để giao dịch giữa những người xuất nhập khẩu. Những cuộc tiếp xúc ban đầu thường qua thư từ . Ngay cả khi sau này hai bên đã có điều kiện gặp gỡ trực tiếp thì việc duy trì quan hệ cũng phải thông qua thư tín thương mại. So với việc gặp gỡ trực tiếp thì giao dịch qua thư tín có ưu điểm là tiết kiệm được nhiều chi phí. Hơn nữa, trong cùng một thời gian lại có thể giao dịch, trao đổi với nhiều đối tác ở nhiều nước khác nhau. Người viết thư tín có điều kiện để cân nhắc suy nghĩ, tranh thủ ý kiến nhiều người và có thể khéo léo dấu kín ý định thực sự của mình. Tuy nhiên, việc giao dịch qua thư tín lại có nhược điểm là đòi hỏi nhiều thời gian chờ đợi, có thể cơ hội mua bán tốt sẽ trôi qua. Việc sử dụng điện tín khắc phục được phần nào nhược điểm này. Với một đối phương khéo léo, già dặn thì việc phán đoán ý đồ của họ qua lời lẽ trong thư là một việc rất khó khăn. Khi sử dụng thư tín để giao dịch đàm phán cần phải luôn luôn nhớ rằng thư từ là “sứ giả” của mình đến với khách hàng, người ta sẽ phê phán, đánh giá mình qua những thư từ mình gửi đến. Bởi vậy, cần phải hét sức lưu ý trong việc viết thư, gửi thư. Những nhà kinh doanh lâu năm nhận thấy giao dịch bằng thư tín phải đảm bảo những yêu cầu sau: Lịch sự, chính xác, khẩn trương và kiên nhẫn. *Lịch sự: Giấy viết thư phải được chuẩn bị chu đáo. Trên tiêu đề in rõ ràng và đầy đủ: tên , địa chỉ, số điện thoại, địa chỉ điện tín . của đơn vị. Thư chỉ viết trên một mát giáy, mỗi thư chỉ nên đề cập đến một vấn đề kinh doanh. Lời lẽ trong thư cần phải lịch sự, đúng mức, phù hợp với cách xưng hô, chào hỏi của mỗi nước, mỗi thứ tiếng, tránh cộc lốc và cũng tránh cầu kỳ. Xu hướng hiện nay là viết ngắn gọn, rõ ràng. Thứ tiếng dùng viết thư nên là thứ tiếng khách quen dùng, như thế sẽ dễ gây thiện cảm và dễ thu hút được sự chú ý của khách. *Chính xác: Nội dung của thư thương mại bao giờ cũng phải hết sức chính xác. Cần tránh những sự hiểu nhầm do sự trình bày không rõ ràng, không khúc triết hoặc do sử dụng từ ngữ không chính xác. Mọi lý lẽ cần được diễn đạt đầy đủ nhưng không rườm rà. Cần nhớ rằng mỗi nước có một cách hiểu khác nhau về từng vấn đề liên quan đến buôn bán như đơn vị đo lường, cách bao bì, đóng gói, cách thanh toán, sự phân chia chi phí trong giao nhận, bốc dỡ. Chính vì thế, khi đề cập đến mỗi vấn đề cần phải thật chi tiết, cụ thể, rõ ràng về quan niệm của mình hoặc những yêu cầu của mình nêu ra. Không bao gìơ nên nghĩ rằng chắc đối phương cũng hiểu vấn đề này như cách mình hiểu. *Khẩn trương: Sự khẩn trương trong trao đổi thư tín cần được chú ý thích đáng. Tất cả mọi thư tín gửi đến đều phải được trả lời một cách nhanh chóng dù rằng mình chưa có cơ hội bán hàng. Việc trì hoãn trả lời, thậm chí quên không trả lời thư của khách hàng, sẽ gây những ấn tượng xấu. Một nhà kinh doanh tốt bao giờ cũng cố gắng mở rộng quan hệ với nhiều khách hàng. *Kiên nhẫn: Trong giao dịch thư tín, đức tính kiên nhẫn là rất cần thiết. Kiên nhẫn trả lời khách hàng về mọi vấn đề, kiên nhẫn theo đuổi khách hàng bằng một số cần thiết các thư liên tiếp và quan hệ trong thời gian dài. Kinh nghiệm cho thấy rằng, khi lựa chọn đối tác làm ăn, những khách hàng quen biết, có giao dịch thư tù trước đó, sẽ được ưu tiên hơn những khách hàng mới xuất hiện lần đầu. 2. Đàm phán qua điện thoại: Việc trao đổi qua điện thoại có ưu điểm là nhanh chóng, giúp người giao dịch tiến hành đàm phán một cách khẩn trương, đúng vào thời cơ cần thiết. Tuy nhiên, việc trao đổi bằng điện thoại lại có nhược điểm là phí tổn điện thoại giữa các nước rất cao, các cuộc trao đổi bằng điện thoại thường phải hạn chế về mặt thời gian, các bên không thể trình bày một cách chi tiết, cụ thể về quan điểm , lý lẽ của mình. Mặt khác, trao đổi qua điện thoại là trao đổi bằng miệng, không có gì làm bằng chứng cho những thoả thuận, quyết định trong trao đổi. Bởi vậy điện thoại chỉ được dùng trong những trường hợp thật cần thiết, thật khẩn trương, sợ lỡ thời cơ, hoặc trong những trường hợp mà mọi điều kiện đã thoả thuận xong, chỉ còn chờ xác nhận một vài chi tiết. . Khi phải sử dụng điện thoại cần chuẩn bị thật chu đáo để có thể trả lời ngay mọi vấn đề được nêu lên một cách chính xác. Sau khi trao đổi bằng điện thoại, cần có thư xác nhận nội dung đã đàm phán , thoả thuận. 3. Đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp: Việc gặp gỡ trực tiếp giữa hai bên để trao đổi về mọi điều kiện giao dịch, về mọi vấn đề liên quan đến việc ký kết và thực hiện hợp đồng mua bán là hình thức đàm phán đặc biệt quan trọng. Hình thức đàm phán này có ưu điểm là đẩy nhanh tốc độ giải quyết mọi vấn đề giữa hai bên và nhiều khi là lối thoát cho những đàm phán bằng thư tín hoặc điện thoại đã kéo dài quá lâu mà không có kết quả . Nhiều khi đàm phán qua thư từ kéo dài nhiều tháng mới đi đến ký kết hợp đồng. Trong khi đó, đàm phán trực tiếp chỉ 2, 3 ngày đã có kết quả. Hình thức đàm phán này thường được dùng khi cả hai bên có nhiều điều kiện phải giải thích cặn kẽ để thuyết phục nhau, khi đàm phán về những hợp đồng lớn, những hợp đồng có tính chất phức tạp. Việc hai bên mua bán trực tiếp gặp gỡ nhau tạo điều kiện cho việc hiểu biết nhau tốt hơn và duy trì được mối quan hệ tốt lâu dài với nhau. Tuy nhiên, cũng phải thấy rằng đây là hình thức đàm phán khó khăn nhất trong các hình thức đàm phán. Đàm phán trực tiếp đòi hỏi người tiến hành đàm phán phải chắc chắn về nghiệp vụ, tự chủ, phản ứng nhanh nhạy. Để có thể bình tĩnh, tỉnh táo nhận xét, nắm được ý đồ, sách lược của đối phương, nhanh chóng có biện pháp đối phó trong những trường hợp cần thiết hoặc quyết định ngay tại chỗ khi thấy thời cơ ký kết đã chín muồi. Nếu mất bình tĩnh, không tự chủ, sẽ dễ lộ ý định của mình để đối phương nắm được. Trong trao đồi trực tiếp, nên tránh bàn bạc, tham khảo ý kiến của nhao trước mặt đối phương để trả lời cho đối phương. Mỗi lần gặp gỡ nhau thường tốn kém về các chi phí đi lại, tiếp đón , quà cáp, cho nên gặp gỡ nhau mà không đi đến kết quả gì là điều mà cả hai bên đều không mong muốn. Chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi tiến hành đàm phán trực tiếp là điều hết sức cần thiết. Cần xác định rõ mục đích, yêu cầu của đợt đàm phán, dự kiến những biện pháp để đạt được nhũng kết quả mong muốn. Mỗi bên đều phải nghiên cứu kỹ về hàng hoá mình định mua bán, các điều kiện giao dịch định đưa ra trao đổi. Quan trọng là việc tìm hiểu kỹ khách hàng mình sẽ gặp , tính tình, tác phong, trình độ. . đều cần được chú ý. Cần phải để nhiều công sức vào việc dự đoán cho được ý định của khách hàng, dự kiến những yêu cầu hoặc những nhận xét mà khách hàng sẽ nêu ra đối với quy cách phẩm chất mặt hàng, về các điều kiện giao dịch về giá cả, về những hợp đồng đã ký kết trước đó, về tình hình thực hiện những hợp đồng đó. Cần tránh hai khuynh hướng: - Một khuynh hướng cho rằng chẳng cần chuẩn bị gì nhiều cũng có thể đàm phán thành công, ỷ vào những hiểu biết và kinh nghiệm vốn có. - Một khuynh hướng khác thì lại chuẩn bị quá lâu, quá cầu toàn. Nói chung, việc chuẩn bị đàm phán cần làm chi tiết, chu đáo, nhưng phải nhanh, không được để mất quá nhiều thời gian vào khâu chuẩn bị. Trước giai đoạn này, người ta thường lập phương án đàm phán. Trong phương án đàm phán nêu rõ mục đích của khách hàng, dự kiến những vấn đề khách hàng sẽ nêu ra và cách giải quyết những vấn đề đó. Sách lược đàm phán phải được nghiên cứu, chuẩn bị thật kỹ. Có thể chuẩn bị nhiều sách lược ứng với từng tình huống. Những yêu cầu đạt được trong đàm phán cũng được đề ra với nhiều mức (yêu cầu tối đa, yêu cầu tối thiểu.). Bên cạnh là những biện pháp dự kiến bao gồm từ thành phần đàm phán, đến các bước thăm dò, cách trình bày ý kiến, các điều kiện giao dịch với những nhân nhượng khuyến khích. Và nhất là về giá cả mua bán. Phương án này được lập dựa trên phương án giao dịch, dựa trên phương án giao dịch. Nó cần phải dựa trên những nhân tố cụ thể của lần đàm phán cụ thể đối với một khách hàng nhất định. Và như vậy nó có những yêu cầu rõ rệt cần đạt được trong lần đàm phán. Bên cạnh phương án đàm phán, các cán bộ kinh doanh còn có phương án tiếp đãi. Trong phương án này có nêu rõ ràng những người tiếp đón, đàm phán, dự kiến bố trí chương trình làm việc, giải trí, tặng phẩm, chiêu đãi. Khi tiếp đón khách hàng, cần phải gây thiện cảm ngay từ đầu. Thái độ cần phải nhã nhặn, quan tâm, nhiệt tình, nhưng đúng mực, không quá vồ vập. Trong đàm phán, cần theo dõi lời nói, cách phát biểu và những thái độ biểu lộ của khách hàng để phán đoán được ý định và điều quan tâm thực sự của họ. Tất nhiên, khách hàng sẽ tìm cách che giấu , nhưng những cán bộ giàu kinh nghiệm, chuẩn bị kỹ càng, đã tìm hiểu sâu công việc và khách hàng thì vẫn có khả năng thăm dò, phát hiện được. Trong quá trình đàm phán, nên tránh những căng thẳng không cần thiết. ý kiến hai bên có thể đối lập nhau song thái độ vẫn phải mềm mỏng, lịch sự . Trong một số trường hợp, người ta tránh việc việc phân thắng bại rõ ràng mà tìm cách ngăn ngừa trước không để đối phương đưa ra những ý kiến đối lập, tìm cách làm đối phương thống nhất, công nhận dần từng lập luận mình đưa ra, để cùng đi đến một kết luận thống nhất. Điều này chỉ có thể làm được nếu nhà đàm phán nắm được ý đồ của đối phương và giành được chủ động trong đàm phán. Việc ký kết hợp đồng trong đàm phán cần được tiến hành khi điều kiện ký kết đã chín muồi. Không nên nôn nóng trong việc ký kết dù thấy thời gian đàm phán đã sắp hết. Nếu một bên nắm được bên kia có ý nhất định phải ký hợp đồng trong đợt đàm phán thì sẽ lợi dụng để ép buộc bên kia phải có nhiều nhượng bộ. Có nhiều trường hợp, hợp đồng được ký kết khi tiễn khách ra sân bay. Tuy nhiên, cũng không nên vì thế mà không ký ngay khi có điều kiện. Người tiến hành đàm phán nên biết ngôn ngữ dùng để đàm phán vì như vậy sẽ dễ chủ động, linh hoạt và nâng cao được tốc độ đàm phán. Khi cần dùng phiên dịch, người phiên dịch cũng nên được chuẩn bị trước để nắm được nội dung đàm phán. Việc này giúp người phiên dịch rất nhiều trong việc hiểu, và do đó dịch được trung thành ý tứ của hai bên. Khi đàm phán có đông người tham dự, nên để một người thống nhất phát ngôn để tránh sơ hở trong đối đáp. Cũng nên tránh việc bàn bạc, trao đổi ý kiến với nhau ngay trước mặt khách hàng. Việc này vừa không lịch sự, vừa không có lợi. Phải luôn giả thiết rằng khách hàng cũng hiểu ngôn ngữ của mình. Mỗi buổi đàm phán đều được ghi biên bản theo sổ theo dõi đàm phán. Việc theo dõi này rất có lợi cho việc tìm hiểu khách hàng một cách chu đáo hơn. Hơn nữa, nó còn có lợi cho việc rút kinh nghiệm cả ngay trong quá trình đàm phán và về sau này. III. Phân loại đàm phán: Về cơ bản, đàm phán thương mại có thể được phân loại theo ba tiêu chí sau: - Cách tiếp cận (approach). - Thái độ (attitude). - Suy nghĩ (thinking). 1. Phân loại theo cách tiếp cận: Theo tiêu chí này, chúng ta có hai loại đàm phán: một là đàm phán win-win( theo cách tiếp cận hợp tác); và một là đàm phán win-lost (theo cách tiếp cận cạnh tranh). 1. 1. Tiếp cận hợp tác (Cooperative approach) hay đàm phán “win-win”: Theo cách tiếp cận này, cả hai bên đàm phán đều tìm cách nhích lại gần nhau, cộng tác với nhau nhằm tìm ra tiếng nói chung , đáp số chung, để rồi cả hai bên cùng có lợi. Tức là hai bên đều xác định đàm phán với nhau trên tinh thần hữu nghị, hoà bình, hợp tác, tôn trọng quyền lợi của nhau, cùng nhau trao đổi, thuyết phục nhau để đi đến một quyết định chung có lợi cho cả hai bên, để cả hai bên đều là người chiến thắng. Loại đàm phán này gọi là đàm phán win-win (Thắng-Thắng). 1. 2. Tiếp cận cạnh tranh (Competitive approach) hay đàm phán “Win-Lost”: Theo cách tiếp cận này, một bên áp đảo bên kia, áp đặt những điều kiện, giải pháp của mình cho đối tác, dồn đối tác vào trạng thái bất lợi để lợi dụng, ép buộc họ phải chấp thuận những điều kiện của mình. Nói một cách khác là một bên bằng mọi cách áp đảo bên kia để có lợi cho mình. Loại đàm phán này có tên gọi là đàm phán Win –Lost (Thắng-Thua). Trong tình hình thế giới ngày nay, trước hiện tượng bùng nổ của thông tin và xu thế diễn biến của thời đại, cách tiếp cận thứ nhất (tiếp cận hợp tác) được các nhà đàm phán ưa chuộng hơn. 2. Phân loại theo thái độ: Theo tiêu chí này, chúng ta sẽ có ba loại đàm phán là: - Đàm phán cứng (hard). - Đàm phán mềm (soft). - Đàm phán nguyên tắc (principle). 2. 1. Đàm phán cứng (hard): Loại đàm phán này được áp dụng trong trường hợp nhà đàm phán muốn sử dụng những biện pháp mạnh, đàm phán với thái độ cứng rắn, không nhân nhượng, nếu đối phương có bất kỳ một sơ hở nào là sẽ lấn tới, áp đảo để giành thế thắng. Loại đàm phán này có điểm giống với đàm phán Win-Lost theo cách tiếp cận cạnh tranh (competitive approach). Đàm phán theo kiểu này lấy yếu tố “cương” làm trọng. Loại đàm phán này có ưu điểm là nhà đàm phán luôn quyết đoán, cứng rắn, do đó dễ ở thế chủ động. Tuy nhiên nó lại có nhược điểm là nhiều khi sự cứng rắn đấy trở thành cứng nhắc trong những trường hợp cần phải có sự mềm mỏng mới có thể giải quyết được vấn đề. 2. 2. Đàm phán mềm (soft): Khác với loại đàm phán được nói đến ở trên, loại đàm phán này lại được tiến hành với thái độ mềm mỏng. Nhà đàm phán tiến hành cuộc đàm phán trên tinh thần hợp tác hơn là cạnh tranh , đàm phán có những nhân nhượng dành cho đối tác. Loại đàm phán này lấy yếu tố “nhu” làm trọng. Nó có điểm giống với loại đàm phán “Win-Win” theo cách tiếp cận hợp tác (cooperative approach). Đàm phán theo kiểu này có ưu điểm là giữ được hoà khí giữa hai bên, cuộc đàm phán được diễn ra trong tinh thần hợp tác hơn cạnh tranh, các bên có thể được hưởng những nhân nhượng của nhau. Tuy nhiên, nếu lúc nào cũng trung thành với kiểu đàm phán mềm như vậy thì có thể sẽ bị thiệt thòi. Bởi vì có những trường hợp gay cấn, cấp bách, đòi hỏi sự cứng rắn, quyết đoán thì khi đó người tiến hành đàm phán cần phải “cứng” chứ không nên “mềm” mà để lỡ mất thời cơ, thậm chí còn mang lại điều bất lợi cho phía mình. 2. 3. Đàm phán nguyên tắc (Principle): Đây là loại đàm phán kết hợp của cả hai loại trên, tức là có cả “cương” và “nhu”. Theo loại đàm phán này, không yếu tố nào được coi trọng hơn mà tuỳ vào từng trường hợp, từng tình huống để có những cách xử lý, giải quyết thích hợp. Trong những trường hợp thời cơ ký kết hợp đồng đã chín muồi thì cần phải có sự quyết đoán, nhanh chóng chớp lấy thời cơ. Tức là khi đó nhà đàm phán cần phải sử dụng yếu tố “cương”. Ngược lại, trong những trường hợp mà thời cơ ký kết chưa đến hoặc chưa chín muồi thì không thể nôn nóng ra quyết định mà phải bình tĩnh, khéo léo dẫn dắt vấn đề hoặc thuyết phục đối tác. Khi đó nhà đàm phán lại cần đến yếu tố “nhu”. Như vậy, có thể thấy là loại đàm phán nguyên tắc này khắc phục được nhược điểm của cả hai loại đàm phán trên, nó là sự kết hợp linh hoạt và khoa học giữa hai yếu tố “nhu” và “cương” trong đàm phán. Để áp dụng được loại đàm phán này, đòi hỏi nhà đàm phán không chỉ chắc chắn về nghiệp vụ mà phải thật sự linh hoạt, có khả năng tuỳ cơ ứng biến, lúc cương lúc nhu sao cho phù hợp nhất với tình huống đang diễn ra trên bàn đàm phán. 3. Phân loại theo suy nghĩ (Thinking): Theo tiêu chí này, chúng ta có hai loại đàm phán là đàm phán theo tư duy chiến lược (Strategic thinking) và đàm phán theo tư duy ứng phó ( Incremental thinking). Trước khi bước vào đàm phán, chúng ta cần phải xác định tư duy chủ đạo của mình là tư duy chiến lược hay tư duy ứng phó. 3. 1. Tư duy chiến lược (Strategic): Đàm phán theo kiểu tư duy chiến lược này tức là nhà đàm phán đã phải xác định tư duy chủ đạo của mình trong đàm phán sẽ là tư duy chiến lược. Theo tư duy này, nhà đàm phán sẽ bước vào bàn đàm phán với sự hăng hái, nhiệt tình, trong đầu đã vạch ra những chiến lược để áp dụng cho những tình huống có thể phát sinh. 3. 2. Tư duy ứng phó(Incremental): Khác với tư duy chiến lược, loại đàm phán theo tư duy ứng phó này có nghĩa là nhà đàm phán không vạch sẵn cho mình một chiến lược cụ thể mà là tuỳ cơ ứng biến, tự tìm cách xoay chuyển, điều chỉnh theo diễn biến của cuộc đàm phán. Nói chung, chiến lược hay ứng phó chỉ là sự chuẩn bị về mặt tư duy của nhà đàm phán , nhưng nó cũng làm xuất hiện hai loại đàm phán với hai kiểu tư duy khác nhau. Chương II: Tìm Hiểu Nghệ Thuật Đàm Phán I. Phương châm đàm phán Đừng bao giờ đàm phán trong sự sợ hãi. Nhưng cũng đừng bao giờ sợ đàm phán. John F. kenndy Phương châm đàm phán trên là một phương châm rất đúng đắn mà bất kỳ một nhà đàm phán nào muốn thành công đều phải thuộc nằm lòng câu nói này. 1. Những mong muốn và những nhu cầu: Con người luôn có những mong muốn rất mạnh mẽ. Những thôi thúc này thường được thể hiện trong nhu cầu đạt được những mục tiêu. Chúng ta luôn cảm thấy chúng ta cần phải giàu có hơn, hạnh phúc hơn, thành công hơn, thoả mãn hơn. Nhu cầu đầu tiên , cơ bản nhất là nhu cầu vật chất:nhu cầu được ăn, được sưởi ấm và có nơi cư ngụ. Trên nữa là nhu cầu được bảo vệ, được an toàn và được yêu thương. Khi chúng ta bước lên trên cao của “chiếc thang nhu cầu” này, chúng ta thấy mình cần phải có danh tiếng và được công nhận, và ở trên cao nữa chúng ta cần sự thoả mãn. Những nhu cầu này thường tác động lên chúng ta theo trật tự như trên của chiếc thang nhu cầu. Chẳng hạn, chúng ta phải thoả mãn những nhu cầu cơ bản về ăn , uống, ở…trước khi chúng ta bắt đầu tìm kiếm câu trả lời cho những nhu cầu về sự an toàn công việc, sự tự do sáng tạo. Thế nhưng, đây không phải là một trật tự nhu cầu bất di bất dịch, cũng có người mà đối với họ, lòng tự thoả mãn nhu cầu sáng tạo vượt qua tất cả những nhu cầu khác. Nhưng dù ở trật tự nào đi nữa từ kinh nghiệm của bạn, bạn sẽ hiểu rằng những nhu cầu này sẽ thôi thúc mãnh liệt nhất khi mà chúng hoàn toàn không được thoả mãn. Và tất cả những điều này ảnh hưởng như thế nào đến những cuộc thương lượng của bạn? Thông thường, chúng ta không thể đáp ứng những nhu cầu này từ chính khả năng của chúng ta và phải tìm câu trả lời từ một nơi khác. Và điều này đưa chúng ta vào tình thế cạnh tranh với những người khác. Sự cạnh tranh này dẫn chúng ta vào những mâu thuẫn và rồi phải tìm cách giải quyết những mâu thuẫn đó, phải thương lượng. 2. Mâu thuẫn, mâu thuẫn và mâu thuẫn: Theo các nhà tâm lý học, mâu thuẫn là “chuyện thường ngày” đối với mỗi chúng ta. Mâu thuẫn xuất hiện bất cứ khi nào và ở mọi nơI khi có quyền lợi vá ước muốn của người khác. Chúng ta cư xử theo cách của chúng ta vì chúng ta muốn thoả mãn những nhu cầu của chúng ta; cũng như thế người khác làm theo cách của họ. Chúng ta có thể hình dung ra một ví dụ đơn giản-một bài học vở lòng mà bất cứ trẻ em nào được đi học đều có thể kể vanh vách-“dê đen và dê trắng cùng đi qua một chiếc cầu hẹp bắc qua suối, dê đen đi đầu này lại, dê trắng đi đầu kia sang, khi đến giữa cầu, hai con không con nào chịu nhường con nào vì con nào cũng muốn sang sông trước.” Qua ví dụ này có thể thấy lợi ích và mục tiêu cá nhân của chúng ta trái ngược nhau trong khi giải pháp thì chỉ có một: một trong hai bên phải lùi lại và né qua một bên để bên kia có đường tiến lên. Nếu cả hai đều không muốn làm như vậy thì mâu thuẫn sẽ xảy ra. Chúng ta có thể lất thêm một ví dụ khác: Sáng thứ hai, Sue-giám đốc sản xuất-vừa bước vào văn phòng thì chuông điện thoại reo. Đó là đIửn thoạI của Dave, giám đốc kinh doanh. Chị có thể thay đổi lịch sản xuất tuần này để đáp ứng kịp đơn đặt hàng xen vào của một khách hàng đặc biệt? chỉ thay đổi nhỏ thôi!” Sue thở dài-Dave luôn có những yêu càu kiểu này. Càng nghĩ Sue càng không cho day là chuyện nhỏ, nó ảnh hưởng rất nhiều đến khâu sản xuất. Cô nên làm gì bây giờ? Nếu cô đồng ý, điều này sẽ ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất, nếu không đồng ý, Dave sẽ mất một cơ hội kinh doanh. ” (Trích sách “Nghệ thuật đàm phán trong kinh doanh”-Phil Baguley). Những mâu thuẫn giống như trường hợp trên rất thường xảy ra ở nơi làm việc, ảnh hưởng của chúng rất đáng kể. Chúng ảnh hưởng đến cách chúng ta nói, viết, hành động, cảm giác và cư xử với người khác. Hậu quả của những điều này có thể khá tiêu cực, những mối quan hệ khá tốt có thể trở nên xấu đi. loại mâu thuẫn này có thể xảy ra giữa bất cứ ai ở nơi làm việc, giữa các cá nhân, nhóm, phòng ban…Có thể là mâu thuẫn về việc sở hữu tài nguyên quý hiếm như tiền , nhân tài hay về quyền lực và mức đọ ảnh hưởng, chẳng hạn như cá nhân hay phòng ban nào có ảnh hưởng hàng đầu trong những quyết định về tương lai của công ty. Tổ chức nào cũng có đầy những mâu thuẫn như thế. Nhưng chúng không nhất thiết phải mang đến “sự phá hoại” mà có thể là một thành tố cần thiết trong chu kỳ phát triển và làm mới. Nhưng trước mắt, chúng ta phải biết cách giải quyết những mâu thuẫn này. 3. Giải quyết mâu thuẫn: Để giải quyết “rừng mâu thuẫn” này, bạn cần phải có thời gian và sự kiên nhẫn. Bạn cũng đừng ngạc nhiên vì không có một cách thống nhất để giải quyết những mâu thuẫn này. Bạn phải lựa chọn từ nhiều cách khác nhau để giải quyết mâu thuẫn của bạn, Nhưng dù giải quyết theo cách nào thì mục tiêu chung vẫn là: * Giải quyết mâu thuẫn của bạn. * Giới hạn những tác động và hậu quả. Bạn sẽ chọn lựa cách nào để giải quyết mâu thuẫn? Sau đây là 5 cách cơ bản giúp bạn giải quyết mâu thuẫn: *Tránh mâu thuẫn: Cách đầu tiên là tránh mâu thuẫn. Tránh mâu thuẫn có thể hiểu là “phớt lờ” đi rồi mọi việc sẽ “êm xuôi”. Trong một môi trường chuyên nghiệp, có thể hiểu tránh mâu thuẫn là đặt nó vào một quy trình –thủ tục bắt buộc, đây là một phương pháp nhằm giúp hạn chế hoặc ít ra là cố gắng hạn chế những hậu quả do mâu thuẫn gây ra. Không thể sử dụng phương pháp này để giải quyết những mâu thuẫn lớn. Nó thường được sử dụng để giải quyết những mâu thuẫn nhỏ và ở mức độ ưu tiên thấp, những mâu thuẫn mà cái gía để giải quyết lớn hơn lợi ích mà việc giải quyết thành công mang lại, hoặc những mâu thuẫn mà dù cố gắng mọi cách bạn cũng không thể nào giải quyết được. * Cạnh tranh: Cạnh tranh là cách giải quyết mâu thuẫn bằng cách phân định “thắng” hay “thua”, được” hay “mất”. Phương pháp này khai thác sức mạnh và sự ganh đua. Nhưng nên nhớ rằng khi gặp lại đối thủ vào lần sau, đối thủ của bạn đã chuẩn bị cẩn thận hơn và bạn có thể trở thành kẻ thua cuộc. Chỉ nên sử dụng phương pháp này trong những tình huống không phổ biến. Nhưng nó có thể là một cách trả lời mang tính “tự vệ” một khi người khác tìm cách khai thác những khía cạnh mà họ nhận thấy bạn thiếu khả năng cạnh tranh. *Nhượng bộ: Phương pháp này là thượng sách khi mà chuyện mâu thuẫn của bạn đang tạo ra những khó khăn lớn và không thể giải quyết. Bạn cũng có thể sử dụng kế sách này nếu bạn đang vướng vào một mâu thuẫn nhưng lại phát hiện ra mình mắc sai lầm hoặc khi bạn muốn hạn chế tối đa tổn thất vì tuy bạn là người đúng nhưng đang thua cuộc. Phương pháp này thực sự hữu ích khi bạn bạn muốn làm cho tình hình tốt hơn và muốn “khôi phục hoà khí”, hoặc khi mà những mâu thuẫn của bạn chỉ gây ra những ảnh hưởng nhỏ nhặt. * Hợp tác: Phương pháp này được dùng để tháo ngòi nổ bằng một cách giải quyết mà cả hai bên cùng nhất trí. Cách giải quyết này thường mất nhiều thời gian và đòi hỏi sự nhất trí đáng kể từ hai phía. Cách giải quyết này sẽ rất có giá trị khi bạn muốn khôi phục những mối quan hệ lâu dài. Do phải mất nhiều thời gian nên ta chỉ sử dụng phương pháp này đối với những mâu thuẫn “có tính quan trọng” và để hỗ trợ cho những mối quan hệ lâu dài. *Phương pháp trung lập: Đây là phương pháp kết hợp giữa “những kế sách tốt nhất” nhằm đạt đến sự thoả hiệp. Phương pháp này được dùng để giải quyết những mâu thuẫn do xung đột về quyền lợi, mục tiêu trong tình hình bị áp lực về thời gian. Đây là cách giải quyết hiệu quả khi mà phương pháp cạnh tranh hay hợp tác tỏ ra là không có lợi, đòi hỏi phải “trả giá qúa đắt”. * Vậy phương pháp nào có khi nào? Trong một tình huống nhất định, để quyết định cách giảI quyết mâu thuẫn, bạn phải trả lời một loạt câu hỏi: Mình có bao nhiêu thời gian để giảI quyết chuyện này? ”Chuyện giải quyết mâu thuẫn này quan trọng đến mức độ nào? ”, Lần trước, mình đã dùng phương pháp nào? ” Mình đã có kinh nghiệm nào với những cách giải quyết này? ” . Bạn phải trả lời những câu hỏi dạng này trước khi quyết định. Có thể là thời gian của bạn rất ít hoặc bạn sẽ nhận ra chuyện mâu thuẫn này không quan trọng và việc có giải quyết vấn đề hay không hầu như không gây rắc rối cho bạn. Có thể là bạn đã từng sai lầm do giải quyết một tình huống mâu thuẫn bằng phương pháp cạnh tranh và không muốn lặp lại sai lầm này. Nhưng bạn lại từng thành công khi dàn xếp một mâu thuẫn bằng cách hợp tác hay nhượng bộ và bạn tin rằng điều này sẽ xảy ra một lần nữa. Rõ ràng là để chọn được một cách giải quyết thích hợp không phải là chuyện dễ dàng. Cách giải quyết mà bạn chọn có thể hợp lý, nhưng cũng có thể là quá mạo hiểm, uy tín của bạn có thể đang ở trên “bờ vực”. Đàm phán, thương lượng không đơn giản chỉ là chuyện ai thắng, ai thua, ai được ai mất mà quan trọng là kết quả cuối cùng hay hậu quả của nó. Được Bạn Được Việc thương lượng Hiệu quả, Hợp lý Sự thoả hiệp về kinh tế Hợp tác Nhượng bộ Họ Cạnh tranh Tránh mâu thuẫn Mất Mất Thương lượng là một phương pháp tiết kiệm, hiệu quả và thực tế để giải quyết vấn đề. Một cuộc thương lượng có thể diễn ra giữa những tổ chức, giữa các công ty, đoàn thể, chính phủ hay giữa những cá nhân, chẳng hạn giữa người mua và người bán, đó có thể là một cuộc đàm phán trang trọng hay có thể chỉ là một cuộc đổi chác hàng ngày. Nhưng dù ở hình thức nào thì tựu chung lại, hầu hết các cuộc thương luợng đều có 6 đặc điểm cơ bản sau: * Diễn ra giữa những người có liên quan-có thể là những cá nhân hoặc những người đại diện cho một tập thể. * Có một mâu thuẫn “xuyên suốt” giữa họ. * Sử dụng những cách thức đã được sử dụng từ lâu như “mặc cả” hoặc “đổi chác” để cùng nhau trao đổi. * Hầu hết các cuộc thương lượng đều diễn ra “mặt đối mặt” (face to face)-cách dùng từ ngữ, điệu bộ và nét mặt thường có ảnh hưởng mạnh đến kết quả. * Các cuộc thương lượng đều bàn về những hành động tương lai. * Kết quả cuối cùng là quyết định chung của các bên tham gia thương lượng. II. Nghệ thuật đàm phán: Nghệ thuật đàm phán là một loại hình nghệ thuật rất phức tạp, không chỉ đơn thuần dễ gọi tên như bất kỳ một loại hình nghệ thuật nào khác, mà nó là sự kết hợp giữa rất nhiều các yếu tố, trong đó có yếu tố tâm lý, tình cảm, khả năng giao tiếp, thuyết phục, độ nhạy cảm, sự sắc bén, khả năng vận dụng linh hoạt nghiệp vụ chuyên môn, kinh nghiệm thương lượng trên thương trường, và một điều rất quan trọng, không thể thiếu, đó là sự “biết người biết mình”. Nói về nghệ thuật đàm phán thì rất vô cùng, không thể thâu tóm hết được những biểu hiện tinh tế của nó, nhưng nhìn chung, có thể thấy một số nét như sau: 1. Tách vấn đề, sự kiện ra khỏi con người, tấn công vấn đề chứ không phải tấn công con người. Một trong những điều tối quan trọng mà các nhà đàm phán phải lưu tâm là khi thương lượng, đàm phán với đối tác, cái mà chúng ta tập trung phân tích, mổ xẻ là vấn đề được đưa ra, ví dụ vấn đề giá cả của một lô hàng mới mà chúng ta đang chào bán. Chính vì thế cái đích cần nhắm sự tấn công vào chính là vấn đề, hay sự kiện được nêu._. ra trong cuộc đàm phán, chứ hoàn toàn không phải là đối tác của chúng ta. Phải tâm niệm một điều rằng chúng ta đang cùng đối tác, cả hai bên cùng nhau tần công một vấn đề để tìm được một tiếng nói chung, tức là để cùng đI đến một thoả thuận mà cả hai bên đều có thể chấp nhận được, tất nhiên là bằng những lý lẽ và cách thuyết phục riêng của mỗi bên. Nói cách khác, cả chúng ta và đối tác của chúng ta đều cùng săn một con mồi nhưng bằng những vũ khí, phương tiện khác nhau, và mục đích cũng có thể khác nhau nhưng đều như nhau ở chỗ mong muốn đạt được mục tiêu đặt ra. Như vậy là chúng ta cùng đi trên một chiếc thuyền, do đó không có lý do gì mà lại tấn công người cùng thuyền vói mình, mặc dù họ có thể có mục tiêu khác với ta. Nếu chúng ta tấn công con ngưới, tức tấn công đối tác của chúng ta, thì như thế là đã quay mũi giáo vào đối tác, điều này chỉ có thể làm cho quan hệ giữa hai bên xấu đi mà thôi, và cuộc dàm phán sẽ nhanh chóng đi vào bế tắc hoặc chuyển từ thế đối thoại sang đối đầu, một điều mà không một nhà đàm phán khôn ngoan nào mong muốn xảy ra. Nói một cách ngắn gon là khi đàm phán, ta phải biết tách bạch giữa vấn đề chúng ta đem ra đàm phán với đối tượng mà chúng ta đang đàm phán, rồi tập trung tấn công vào vấn đề theo cách của chúng ta, trong khi đối tác sẽ tấn công vào vấn đề theo cách của họ. 2. Thuyết phục, mềm mỏng, tránh nóng giận, không để yếu tố tâm lý làm hỏng cuộc đàm phán. “Lạt mềm buộc chặt” Yếu tố tâm lý trong đàm phán rất quan trọng, nó có ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng, kết quả đàm phán. Một nhà đàm phán khôn ngoan sẽ biết cách thuyết phục đối tác bằng những lý lẽ khôn ngoan của mình, phải biết kết hợp giữa cái lợi của mình với cái lợi của người, làm sao để người ta thấy được rằng họ sẽ có lợi nếu làm ăn với chúng ta. Trong khi thương thuyết, sự mềm mỏng, khéo léo là một phương thuốc hữu hiệu để tránh những xung đột không nên có trên bàn đàm phán hay để xoa dịu sự căng thẳng phát sinh trong quá trình “mặc cả”. Một điều quan trọng mà nhà đàm phán nào cũng nên tránh là nóng giận. Người ta vẫn thường nói giận thì mất khôn. Trong sinh hoạt hàng ngày, nếu chúng ta nổi giận thì mọi việc sẽ không được suôn sẻ, còn nổi giận trong đàm phán thì chắc chắn sẽ hỏng việc. Điều này tưởng rất đơn giản nhưng thật khó thực hiện bởi vì tình cảm con người không phải là thứ dễ kiểm soát và kiềm chế. Chính vì vậy đòi hỏi nhà đàm phán phải có khả năng kiểm soát tốt tình cảm của mình, phải có bản lĩnh để không để yếu tố tình cảm chi phối, làm ảnh hưởng không tốt đến công việc đàm phán. Trong một số trường hợp, nhà đàm phán có thể bị đối tác xúc phạm một cách vô tình hoặc hữu ý, có thể là xúc phạm đến danh dự của bản thân hoặc đến danh dự của quốc gia, văn hoả của dân tộc. Đối với những trường hợp như vậy, người trong cuộc phải hết sức bình tĩnh tĩm cách giải quyết khôn ngoan nhất, thích hợp nhất cho tình huống của mình. Có thể khéo léo chỉ ra cho đối tác thấy rằng họ đã mắc một sai lầm và giải thích cho họ tại sao, trong trường hợp xấu hơn, nhiều khi cần phải tìm cách tạm ngừng cuộc đàm phán, chúng ta phải rời khỏi bàn đàm phán trước khi nổi nóng hoặc có thể có những lời nói, hành vi không kiểm soát được do quá tức giận. Nói một cách dân dã, trong đàm phán , nhiều khi “nhu” thắng “cương”, cũng như các cụ xưa thường nói “lạt mềm buộc chặt” vậy. 3. Nghệ thuật chiến tranh. Trong đàm phán , yếu tố thuyết phục mềm mỏng là rất cần thiết, tuy nhiên điều đó không có nghĩa là lúc nào cũng phải mềm mỏng mà phải tuỳ cơ ứng biến. Đàm phán cũng có điểm giống như đánh nhau trên chiến trường, hay giống như một vở kịch, cần phải có cao trào , đỉnh điểm. Nhà đàm phán phải biết nắm bắt thời điểm để ra những đòn quyết định, thay đổi tình thế, tức là phải biết đẩy cuộc đàm phán lên cao trào, đưa ra những điều kiện quan trọng chưa đưa ra vì chưa đúng thời điểm , đồng thời thăm dò, nắm chắc phản ứng, động thái của đối tác để có phương án thích hợp cho những chiêu tiếp theo. Khi không khí của cuộc đàm phán đã thực sự nóng lên hừng hực bởi những cú ra đòn liên tiếp của cả hai bên thì khi đó nó đã đang nằm ở cao trào, cả hai bên sẽ đi đên một thoả thuận khi các điều kiện của họ ăn khớp với nhau. Một điều cần chú ý ở nghệ thuật này là không phải lúc nào cùng mềm mỏng thuyết phục, mà có lúc cần phải tranh thủ mọi yếu tố để giành lợi thế cho mình, phải tranh giành với đối tác các điều kiện có lợi, cạnh tranh ngay trên bàn đàm phán, tất nhiên là vẫn trên cơ sở thương lượng, thoả hiệp và trên tinh thần đối thoại chứ không đối đầu. người ta gọi đấy là “nghệ thuật chiến tranh trong đàm phán”. 4. Cả hai bên đàm phán đều là người chiến thắng. Nghệ thuật này xuất phát từ loại đàm phán win-win(cả hai bên đều là người chiến thắng) . Trong đàm phán, nhiều khi điều quan trọng không phải là ai thắng ai thua, ai được ai mất mà điều quan trọng là kết quả đàm phán. Một kết quả đàm phán tốt là cả hai bên đều có lợi, đều đạt được mục tiêu mà mình đặt ra. Để cả hai bên đều trở thành người chiến thắng thì hai bên đều phải có tinh thần hợp tác, đàm phán trên tinh thần thoả hiệp, tôn trọng lợi ích của nhau. Cả hai bên đàm phán đều muốn đạt được lợi ích tối đa của mình, tuy nhiên lợi ích ấy phải không làm tổn hại đến lợi ích của đối tác, hoặc ảnh hưởng ít nhất đến lợi ích của đối tác. Nói tóm lại, khi tham gia đàm phán cũng giống như tham gia vào một trận chiến, phải “biết mình biết ta” thì mới có thể giành chiến thắng được. Nhưng ở đây có một điều quan trọng là phải biết đặt lợi ích của mình trong mối tương quan hợp lý với lợi ích của đối tác, tức là phải biết dung hoà quyền lợi giữa hai bên, làm được như vậy thì cả hai bên sẽ đều là người chiến thắng. 5. Bình đẳng, tự nguyện, đôi bên cùng có lợi, tôn trọng lẫn nhau: Sự bình đẳng trong đàm phán là rất quan trọng, là một trong những yếu tố quyết định sự thành công của đàm phán. Bình đẳng giữa hai bên tham gia đàm phán, tức là cả hai bên đều có những tư cách như nhau, quyền lợi như nhau khi bước vào bàn đàm phán. Đặc biệt là trong đàm, phán thương mại quốc tế, các đối tác ở các nước khác nhau tham gia đàm phán cùng nhau, thì yếu tố bình đẳng lại càng trở nên quan trọng, dù là đàm phán diễn ra giữa hai bên thuộc một nước lớn và một nước bé, một nước phát triển và một nước đang phát triển, thì hai bên tham gia đàm phán vẫn có tư cách như nhau, không phân biệt là bên nào được ưu đãi hơn bên nào. Một yếu tố cũng không kém phần quan trọng là “tự nguyện”. Trọng đàm phán thương mại, yếu tố tự nguyện rất được coi trọng. Tự nguyện trước hết là tự nguyện tham gia đàm phán, sau đó là tự nguyện đưa ra các điều kiện, các lý lẽ của mình để thuyết phục hay phản bác. Tự nguyện ra quyết định, tức là chúng ta không thể ép buộc đối tác phải thuận theo lý lẽ mà chúng ta đưa ra khi nó chưa đủ sức thuyết phục, không thể áp đặt điều kiện của chúng ta cho đối tác. mà phải tôn trọng sự tự nguyện. Nói chung là hai bên phải tôn trọng sự tự nguyện của nhau, cùng đàm phán đi đến quyết định chung trên cơ sở tự nguyện. Cả hai bên đàm phán cần phải biết tôn trọng danh dự của nhau, danh dự của nước đối tác, cũng như tôn trọng quyền lợi của nhau, cùng nhau đàm phán trên tinh thần đôi bên đều có lợi . 6. Giữ chủ động: Sự chủ động trong đàm phán là một trong những yếu tố quan trọng hàng đầu quyết định thắng lợi trong đàm phán. Trước hết nhà đàm phán cần phải chuẩn bị cho mình một tâm lý vững vàng, tự tin, tức là chủ động bước vào bàn đàm phán. Có được tâm lý chủ động ngay từ đầu sẽ giúp cho ta chủ động đưa ra các lý lẽ để thuyết phục hoặc phản bác đối phương. Giữ được tâm lý, tư thế chủ động sẽ giúp ta chủ động phán đoán tinh hình, chủ động ra quyết định hay không, và quan trọng nhất là chủ động nắm bắt thời cơ ký kết hợp đồng khi thấy thời cơ đã chín muồi. 7. Tập trung: Bên cạnh yếu tố chủ động thì sự tập trung cũng rất cần thiết. Đây là một yếu tố tâm lý rất quan trọng mà nhà đàm phán cần phải chuẩn bị ngay từ đầu. Trong quá trình đàm phán, người tiến hành đàm phán cần phải giữ tập trung cao độ để theo dõi diễn biến cuộc đàm phán và để bát kịp với tốc độ đàm phán. Sự tập trung giúp ta phân tích vấn đề một cách chính xác và đưa ra các luận điểm của mình một cách đầy đủ. Giữ được tập trung còn giúp ta nhìn nhận vấn đề một cách tỉnh táo, tránh được sơ hở trong đối đáp cũng như tránh được những cái bẫy do đối phương cố tình giăng ra để dụ chúng ta. Chủ động và tập trung là hai yếu tố tâm lý rất cần thiết đối với người tiến hành đàm phán, cần phải chuẩn bị cho mình một tâm lý thật tốt. Làm tốt điều này là chúng ta đã thực hiện được nghệ thuật tâm lý trong đàm phán. 8. Không biến đối tác thành kẻ thù, biến kẻ thù thành đối tác: Đàm phán khác với ra trận đánh nhau ở chỗ đối tác của chúng ta là người sẽ bắt tay làm ăn với chúng ta nếu đàm phán thành công, chứ không phải là kẻ thù của chúng ta. Điều này đã được đề cập đến ở phần (1): “Tấn công vấn đề chứ không phải tấn công con người”. Đúng vậy, cần phải xác định rõ ràng ngay từ đầu rằng đối tác không phải là kẻ thù. Chúng ta đàm phán trên tinh thần hoà bình, hữu nghị, tôn trọng lẫn nhau. Nếu đàm phán thành công thì hai bên sẽ cùng hợp tác làm ăn. Nếu không thành công thì vẫn có cơ hội gặp nhau ở lần đàm phán khác. Nếu đàm phán mà áp đặt điều kiện, quan điểm của mình cho đối phương, áp đảo đối phương họăc dồn ép họ vào tình thể bất lợi, buộc họ phải đồng ý ký hợp đồng thì như vậy là đã biến đối tác thành kẻ thù. Đàm phán như vậy sẽ rất khó thành công, dù có hoàn toàn áp đảo được đối phương thì cũng không thể gọi là thành công được. Nói tóm lại, phải coi đối tác là bạn, đàm phán với bạn chứ không phải đàm phán với kẻ thù. Muốn làm được điều đó thì cả hai bên đều phải tôn trọng lẫn nhau, đặt lợi ích của mình trong mối liên quan mật thiết với lợi ích chung của cả hai bên, có như vậy thì mới có thể bắt tay nhau để hợp tác làm ăn được. 9. Không ra những quyết định quan trọng tại bàn đàm phán song phải quyết đoán nếu thấy thời cơ chín muồi: Đây là một nghệ thuật hết sức quan trọng trong đàm phán mà người tiến hành đàm phán không thể không biết tới. Trên bàn đàm phán, người đàm phán khôn ngoan thường không hay ra những quyết định quan trọng bởi vì nếu ra những quyết định quan trọng ngay trên bàn đàm phán thì sẽ rất dễ có những sơ hở, thiếu sót. Chúng ta rất có thể chưa đủ điều kiện để suy xét, cân nhắc vấn đề một cách chi tiết, cụ thể ngay trên bàn đàm phán trước khi ra quyết định. Có thể có những chi tiết rất nhỏ, tưởng như không có ảnh hưởng gì nhiều đến việc ra quyết định của chúng ta, nhưng nhiều khi đó lại là những cái bẫy hoặc những trở ngại nếu chúng ta ra quyết định vội vàng. Tốt nhất là nên tạm dừng cuộc đàm phán để giành thời gian trao đổi với các đồng nghiệp, tham khảo ý kiến của mọi người trong đoàn đàm phán, nếu mọi vần đề đã ổn thì lúc ấy ra quyết định cũng chưa muộn. Nừu vẫn còn một vài chi tiết chưa rõ ràng, chắc chắn thì có thể hẹn đối tác mội khoảng thời gian nhất định để cân nhắc rồi mới đi đến quyết định. Trong trường hợp đối tác thúc ép chúng ta quyết định thì lại càng cần phải thận trọng, vì rất cò thể đó là một cái bẫy hoặc có một chi tiết nào đó chưa ổn, không có lợi cho chúng ta. Tuy nhiên, như thế không có nghĩa là trong bất cứ trường hợp nào chúng ta cũng phải thận trọng dò từng bước như vậy. Thận trọng cân nhắc vấn đề là rất cần thiết, nhưng trong trường hợp chúng ta nhận thấy thời cơ đã chín muồi, mọi điều kiện đều hợp lý và có thể chấp nhận được, nếu ký kết hợp đồng thì chúng ta sẽ có lợi và đối tác cũng có lợi thì khi ấy cần phải quyết đoán, phải nắm lấy thời cơ để ra quyết định ký kết hợp đồng. Những cơ hội như thế không nhiều và không phải lúc nào cũng có thể gặp được, do đó nhà đàm phán cần phải nhanh nhạy , quyết đoán, không để cơ hội kinh doanh trôi qua, vừa mất một cơ hội kinh doanh tốt vừa mất một đối tác làm ăn. Nói tóm lại, nghệ thuật này đòi hỏi một nhà đàm phán giỏi là người vừa phải thận trọng , chín chắn trong việc ra quyết định, nhưng cũng phải linh hoạt, nhanh nhạy, quyết đoán khi thời cơ tốt đã đến. II. Cấu trúc của một cuộc đàm phán: Chuẩn bị trước đàm phán Mở đầu Chào bán Đối tác không thoả mãn Thoả mãn đối tác Kết thúc Xử lý phản bác, bất đồng Phân tích sau đàm phán Một cuộc đàm phán thương mại quốc tế sẽ bao gồm ba phần: Chuẩn bị trước đàm phán, Đàm phán. Phân tích sau đàm phán. IV. Các bước và kỹ năng đàm phán 1. Chuẩn bị trước đàm phán: 1. 1. Tầm quan trọng: Chuẩn bị trước đàm phán kinh doanh là một việc rất khó khăn, phức tạp nhưng vô cùng quan trọng. Có thể nói khâu chuẩn bị chu tất sẽ đảm bảo 80% kết quả cuộc đàm phán. Chuẩn bị là chìa khoá của sự thành công vì quá trình đàm phán cần diễn ra theo một trình tự , cần có thời gian, cần tuân thủ theo chiến lược, chiến thuật nhất định . Việc chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ giúp ta tự tin hơn, sử dụng thời gian hợp lý hơn, tránh được khiếm khuyết, sai lầm không đáng có. Có hai quy tắc cần ghi nhớ trong quá trình chuẩn bị: - Tạo điều kiện đủ thời gian cần thiết cho việc chuẩn bị. - Làm việc có phương pháp và theo kế hoạch. Lập kế hoạch đàm phán trước hết là vạch ra một sơ đồ có tính khái quát , logic áp dụng cho mọi trường hợp, dựa vào đó mà có thể tổ chức và thực hiện các cuộc đàm phán cụ thể nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra. 1. 2. Các bước chuẩn bị: Các bước chuẩn bị về cơ bản thường gồm có 4 bước như sau: - Tìm hiểu dữ liệu lịch sử về đối tác. - Đặt mục tiêu. - Lên kế hoạch chiến lược, chiến thuật. - Tập dượt. Tìm hiểu dữ liệu: Việc truy cứu dữ liệu lịch sử đã có về đối tác và các thương vụ của họ giúp ta đánh giá sơ bộ về đối tác, lên kế hoạch đàm phán dễ hơn. Trước hết việc thu thập tài liệu là công việc khó khăn và chiếm nhiều thời gian nhất, nhưng nó là một trong những thao tác quan trọng của khâu chuẩn bị. Hiện nay ở nhiều nước, các doanh nghiệp đã có hệ thống mạng máy vi tính chứa đựng tất cả các thông tin cần thiết cho cán bộ đàm phán giúp họ tăng năng suất và hiệu quả công việc. Sau khi truy cứu thông tin cần phải có ý kiến nhận xét, đánh giá, phân tích ngay. Thao tác này cho phép xác định mối liên hệ giữa các hiện tượng, sự kiện và rút ra được các kết luận cụ thể. Đặt mục tiêu: Đây là phần quan trọng nhất của kế hoạch vì nó xác định chính xác cái mà ta cần đạt được khi kết thúc đàm phán. Một cuộc đàm phán mà không có mục tiêu thì chẳng khác nào một vở kịch ma không có các tình tiết, khó mà gây được sự chú ý từ phía khán giả. Mục tiêu sẽ giúp cuộc đàm phán của ta có định hướng và sẽ giúp ta tập trung hơn vào giải pháp, sự lựa chọn như đã định. Mục tiêu của một cuộc đàm phán phải đảm bảo 3 tiêu chuẩn sau: - Cụ thể (specific) - Hướng đến kết quả (Result-oriented) - Thực tế (fisible) *Cụ thể (Specific): Chúng ta đến gặp đối tác không phải chỉ đơn giản là để khám phá, khai thác một cái gì đó mà chúng ta đến để thiết lập mối quan hệ thương mại, ký kết hợp đồng. Nếu các mục tiêu ta đặt ra trước đàm phán càng cụ thể bao nhiêu thì khả năng đạt được càng dễ bấy nhiêu. Nếu mục tiêu của cuộc đàm phán mơ hồ thì sẽ giống như chúng ta đang đi trên một con đường mà chẳng biết sẽ phải đi về đâu, đến đâu, chúng ta có thể lạc vào một cánh rừng mà không có lối ra. *Hướng đến kết quả (Result-Oriented): Nhiệm vụ của chúng ta là phải giúp đối tác chuyển từ trạng thái hiện hành sang quan tâm, sang tiếp ham muốn và cuối cùng ra hành động ký kết hợp đồng thương mại. Chính vì vậy, mục tiêu của chúng ta phải xác định rõ ràng cái mà ta muốn đối tác làm, đó là kết quả cuộc đàm phán mà ta muốn. *Thực tế (Fisible): Mục tiêu cuối cùng của cuộc đàm phán đó là cam kết, hợp đồng. Mà cam kết hay hợp đồng chúng ta đòi hỏi sẽ xảy ra hay không phụ thuộc vào mức độ quan tâm của đối tác đến thương vụ và mục đích của chúng ta cho cuộc đàm phán. Hay nói cách khác, trước cuộc đàm phán, chúng ta-những nhà đàm phán -phải xem xét đến tính khả thi của thương vụ. Mục tiêu khả thi là yếu tố tiên quyết dẫn đến thành công trong đàm phán của các doanh gia. Khi đặt mục tiêu cho một cuộc đàm phán, chúng ta phải đặt mục tiêu tối ưu và mục tiêu thứ yếu. Tất nhiên mục tiêu tối ưu là hợp đồng được ký kết. Trên thực tế hiếm khi sau vài giờ đàm phán mà hợp đồng được ký kết ngay, chính vì vậy ta phải đặt mục tiêu phụ để sau đó tạm rút lui, phân tích để tìm đấu pháp mới. Nếu chúng ta không đặt mục tiêu thứ yếu thì khi mục tiêu tối ưu không đạt được, chúng ta sẽ chẳng bao giờ có cơ hội kinh doanh với đối tác ấy nữa. Một doanh gia mà luôn luôn chỉ có một mục tiêu khi bước vào đàm phán thì sẽ luôn luôn là kẻ thất bại trên thương trường. Lên kế hoạch chiến lược, chiến thuật: Đây là bước lập kế hoạch chi tiết cho việc chuẩn bị đàm phán. Để đạt được mục tiêu đã đề ra, chúng ta cần phải đưa ra chi tiết các hành động hay nói cách khác là ta cần một chiến lược rõ ràng. Để giúp chúng ta lên được kế hoạch chiến lược thì chúng ta cần trả lời được các câu hỏi sau: - Làm thế nào để chúng ta bắc cầu được từ cuộc đàm phán trước. - Làm thế nào để xây dựng được sư thiện cảm. - Làm thế nào để chúng ta tìm ra cái mà chúng ta muốn. - Các phản ứng của đối tác với đề nghị của chúng ta sẽ như thế nào, xử lý ra sao. - Mục tiêu nào mà chúng ta kỳ vọng có được sau khi kết thúc cuộc đàm phán. - Cái mà chúng ta cần để hỗ trợ cho sự thành công của cuộc đàm phán là cái gì. - Làm thế nào để hấp dẫn được đối tác vào thương vụ này. - Cách yêu cầu đối tác ký hợp đồng như thế nào để đối tác phải đồng ý. Tập dượt: Việc tập dượt là vô cùng quan trọng, nó sẽ giúp chúng ta vững vàng tâm lý và như vậy sẽ giúp ta tạo ra được sự khác biệt giữa cuộc đàm phán tự nhiên, trôi chảy với cuộc đàm phán va vấp, gượng gạo. Chúng ta có thể diễn tập bằng suy nghĩ hoặc bằng lời nói. Diễn tập bằng suy nghĩ nghĩa là hình dung trong óc diễn biến quá trình đàm phán, nhập tâm và tiêu hoá các phần cơ bản của cuộc đàm phán. Diễn tập bằng lời nói có nghĩa là ta có thể dùng máy ghi âm, máy quay video để ghi lại toàn bộ bài nói của chúng ta, qua đó sẽ thấy các sai lầm hiện lên rất rõ , từ đó chúng ta có thể tự sửa chữa cho mình trước khi bước vào đàm phán chính thức. Việc tập dượt không có nghĩa là bắt chúng ta trở thành máy nói theo bài phát biểu đã soạn trước vì không có gì tồi tệ hơn là biến bài phát biểu của chúng ta thành sản phẩm đồ hộp, sản xuất hàng loạt và đem bán khắp nơi. Việc tập dượt yêu cầu chúng ta đầu tư thời gian để cảm thấy thực sự thoải mái và dễ chịu đối với hướng đi đã lựa chọn cho cuộc đàm phán . Việc tập dượt tốt sẽ giúp chúng ta linh động hơn nếu gặp phải tình huống khó khăn trong đàm phán và đôi khi đòi hỏi cả sự thay đổi kế hoạch đã đề ra. 2. Mở đầu cuộc đàm phán: Làm thế nào để mở đầu cuộc đàm phán có hiệu quả? Màn đầu tiên của một vở kịch hay phải có những cái “hích” bất ngờ đối với khán giả , nó là những sự kiện để thu hút sự chú ý của khán giả. Chúng ta cũng sẽ cần công cụ y như vậy cho cuộc đàm phán. Kinh nghiệm cho thấy rằng để mở đầu tốt cuộc đàm phán, không có gì hay bằng chúng ta chỉ cho đối tác thấy họ sẽ được cái gì nếu đàm phán thành công. Chúng ta có thể dùng phương pháp “phá tảng băng”(break the ice) để bắt đầu cuộc đàm phán, nghĩa là chúng ta có thể dùng một câu chuyện hài, sự kiện nổi bật…. . gây cười để hâm nóng không khí đàm phán. Những người có năng khiếu đàm phán là những người có khả năng “phá tảng băng” một cách thông minh, nghĩa là họ kết nối được câu chuyện hài với chủ đề của cuộc đàm phán. Sau đây là một số cách mở đầu hiệu quả: - Chúng ta đến gặp đối tác không chỉ để thoả mãn nhu cầu của chúng ta mà còn để thoả mãn nhu cầu của đối tác, do vậy chìa khoá để mở đầu cuộc đàm phán là tập trung vào lợi ích mà đối tác sẽ có nếu cuộc đàm phán thành công. Tuỳ từng trường hợp, lợi ích đó có thể là lợi ích vật chất hoặc lợi ích phi vật chất. - Chúng ta có thể mở đầu bằng cách bắc cầu từ cuộc đàm phán lần trước(đối với đối tác mà chúng ta đã từng đàm phán). - Cũng có thể mở đầu bằng cách tập trung nói về nhu cầu của đối tác hoặc vấn đề mà họ đang rất quan tâm. 3. kỹ năng gây ấn tượng ban đầu: Trong thương mại, mối quan hệ cá nhân là yếu tố rất quan trọng để phát triển các thương vụ. Chính vì vậy, ấn tượng ban đầu sẽ là cở sở nền tảng tốt để giúp ta xây dựng mối quan hệ tốt với đối tác. ấn tượng ban đầu được dựa trên hai yếu tố là sự thân thiện và lòng tin. (a) Xây dựng sự thân thiện: Sự thân thiện được định nghĩa là một mối quan hệ đồng cảm và hoà hợp. Cái mà sự thân thiện mang lại cho chúng ta là đối tác sẽ cảm thấy thoải mái và dễ chịu khi đàm phán với chúng ta. Sự thân thiện là một yếu tố vô cùng quan trọng để dẫn tới sự thành công của nhà đàm phán. Các nghiên cứu đã chứng tỏ rằng mối quan hệ tốt là nguyên nhân chủ yếu để thay đổi thói quen kinh doanh của đối tác. Nừu đối tác không cảm thấy thoảI máI dễ chịu khi đàm phán với chúng ta thì chúng ta sẽ phải đối mặt với cuộc chiến vô cùng khó khăn ngày qua ngày, tháng qua tháng ở phía trước. Chúng ta có thể dùng các kỹ năng sau để xây dựng sự thân thiện: * Thiết lập tiếng nói chung: Nếu chú ý quan sát phòng tiếp khách hoặc văn phòng của đối tác thì có thể giúp ta lần ra đầu mối về bản thân hoặc mối quan tâm của đối tác. Một câu chuyện phím ngắn gọn trước khi đàm phán có thể làm cho đối tác dễ chấp nhận các đề nghị từ phía chúng ta hơn. Nhưng chú ý rằng chúng ta chỉ cho phép câu chuyện phím ngắn gọn vì thời gian là tiền bạc và nhiệm vụ chính của chúng ta là đi sâu vào bàn bạc chi tiết các điều kiện, điều khoản của hợp đồng. Có thể vì một vài lý do nào đó hoặc do sức ép về thời gian mà những câu chuyện phím ngoài lề xã hội sẽ không phù hợp. *Bầy tỏ sự đồng cảm: Hầu hết chúng ta đều tôn trọng và thích tiếp xúc với những người thực sự quan tâm đến chúng ta và các vấn đề, vướng mắc của chúng ta. Bằng cách biểu lộ sự đồng cảm đã chứng tỏ rằng chúng ta hiểu đối tác, rằng chúng ta đồng ý với ý kiến của họ, rằng chúng ta đang quan tâm săn sóc họ. Đối tác cũng giống như tất cả chúng ta, họ cũng có những ngày tốt, ngày xấu. Nhân tố đóng vai trò chính trong việc xây dựng thiện cảm với đối tác là khả năng của chúng ta nhận biết và thích ứng với trạng thái của họ. *Làm cho mình phù hợp với tính cách, văn hoá của đối tác: Tính cách của đối tác sẽ giúp ta tìm ra cách tiếp cận để xây dựng sự thiện cảm. Người dễ tính có thể thích nói chuyện tình cảm nhẹ nhàng một lát trước khi bước vào đàm phán hoặc bỏ ra vàI phút đùa vui về chủ đề cả hai bên đều thích. Đối với người ít nói, nội tâm thì lại thích chúng ta đi thẳng ngay vào vấn đề. Việc “đọc ra” tính cách của đối tác sẽ rất quan trọng để giúp ta tìm cách xây dựng thiện cảm. *Xây dựng thiện cảm với thư ký của đối tác: Thư ký của đối tác là người có thể giúp chúng ta đàm phán trôi chảy nhưng cũng có thể làm hỏng cả ngày làm việc của chúng ta. Vì vậy chúng ta phải lưu ý quan tâm đến người thư ký đó. Nừu người thư ký đó có thiện cảm với chúng ta thì cô ta có thể cho chúng ta một số ngoại lệ trong cách làm việc của đối tác, đặc biệt là lúc sắp xếp các cuộc gặp gỡ. Và một điều quan trọng hơn nữa, cô ta chính là một “mỏ vàng” thông tin về đối tác và công việc kinh doanh, tài chính của đối tác . Thông thường thư ký có ảnh hưởng rất lớn đến đối tác và họ thường là người phải lắng nghe những mối quan tâm, sự bực mình của đối tác khi gặp khó khăn, và thư ký thường là người đưa ra những đề nghị, giảI pháp, tư vấn cho đối tác. Chúng ta có thể khai thác đối tượng này để tìm cách xây dựng sự thân thiện với đối tác của chúng ta. (b) Xây dựng lòng tin: Cột trụ thứ hai của mối quan hệ cá nhân là lòng tin. Xét về mặt cá nhân thì đối tác có thể thích ta song họ sẽ không cho chúng ta cơ hội kinh doanh nếu họ chưa có niềm tin ở chúng ta. Sau đây là một vài kỹ năng để xây dựng lòng tin: - Nắm vững kiến thức chuyên môn, kỹ thuật nghiệp vụ. - Không lừa dối: Người xưa có câu “ một sự bất tín vạn sự bất tin”. Nếu chúng ta nói dối đối tác thì chúng ta có thể bị rủi ro là đối tác vô tình phát giác thì lóng tin sẽ sụp đổ hoàn toàn cho dù việc nóidối là vớ vẩn chẳng nhằm mục đích gì. Thỉnh thảng chúng ta sẽ gặp một vàI đối tác luôn đặt một vàI cáI bẫy nhỏ để kiểm tra sự trung thực của chúng ta. Trong khi đàm phán, chúng ta sẽ không thể tránh khỏi một số câu hỏi mà chúng ta không biết hoặc không có khả năng trả lời thì có thể thừa nhận rằng chúng ta không biết và hứa sẽ trả lời sau. Đối tác sẽ đánh giá cao sự trung thực, lòng can đảm của chúng ta và đặt niềm tin vào ta. - Không bao giờ được đánh nốc-ao(knock out) đối thủ cạnh tranh trong khi đàm phán: Nhà đàm phán chuyên nghiệp không bao giờ tấn công đối thủ cạnh tranh của mình trước đối tác vì có thể đối tác đang rất thoả mán với đối thủ cạnh tranh của chúng ta. Nếu chúng ta tấn công đối thủ cạnh tranh khi đó thì cũng tương tự như ta đang chỉ trích đối tác, đó không phải là cách tốt để xây dựng mối quan hệ. - Phong cách, tác phong: Hình ảnh thực thể của chúng ta vô cùng quan trọng để xây dựng lòng tin, chúng ta cần phải chú ý tới một số điểm sau đây: + Ăn mặc lịch sự, gọn gàng. + Có giao tiếp bằng mắt trong khi nói + Bắt tay chắt vừa phải + Giữ đúng tư thế: đứng thẳng khi đứng, khi ngồi phải hơi ngả về phía trước và ngồi vào mép ngoài của ghế, không nên khoanh tay trước ngực. - Tôn trọng đối tác:sự tôn trọng là yếu tố vô cùng quan trọng của lòng tin. Chúng ta bầy tỏ sự tôn trọng họ bằng cách giữ đúng thái độ, tự chứng tỏ chúng ta là nhà kinh doanh chuyên nghiệp, chúng ta là những người thông minh, tôn trọng ý kiến của đối tác, tôn trọng thời gian của đối tác. 4. Bước vào đàm phán chi tiết: Chúng ta phải có các kỹ năng sau đây: - Kỹ năng hỏi dò. - Kỹ năng lắng nghe tích cực. - Kỹ năng chào bán(offer) - Kỹ năng xử lý phản ứng, phản đối của đối tác. - Kỹ năng thu thập thông tin. 4. 1. Kỹ năng hỏi dò: Câu hỏi dò giúp ta thiết lập và duy trì cuộc trao đổi, đối thoạI với đối tác, thúc đẩy sự trao đối thông tin hai chiều bằng cách khuyến khích đối tác nói về chủ đề(hoặc mở rộng ra)đang thảo luận, phát hiện ra tháI độ , ý nghĩ, mối quan tâm của đối tác. Nếu chúng ta không dùng kỹ năng hỏi thăm dò thì sẽ co thể dẫn đến trường hợp ta nói quá nhiều, nghe quá ít, hoặc ta hiểu sai ý kiến của họ, hoặc chúng ta sẽ không phát hiện được thái độ và ý nghĩ ẩn sâu trong câu nói của đối tác, hoặc là đốt tác sẽ “ngủ” còn ta nói một mình. Có ba dạng câu hỏi dò như sau: - Câu hỏi đóng: Dùng để xác định hoặc kết thúc một vấm đề. - Câu hỏi mở: Dùng để khai thác vấn đề, thúc đẩy đối tác nói và sau đó ta có thể lựa chọn cái gì là quan trọng đối với ta để đi sâu. - Câu hỏi lựa chọn: Được dùng để hướng đối tác tập trung vào một số vấn đề ta đang quan tâm, tránh lan man. 4. 2. Kỹ năng lắng nghe tích cực: Nghe là một cố gắng bởi vì nghe để hiểu được nội dung của người nói, phân tích, đánh giá nội dung của người nói, nghe để phát hiện vấn đề ta đang quan tâm, nghe để khám phá thái độ, tình cảm, cảm xúc của người nói. Lắng nghe để hiểu được thì thật là thú vị, ta sẽ cảm thấy thích những người đối thoại mà họ cũng lắng nghe ta nói. Để trở thành một nhà kinh doanh chuyên nghiệp, chúng ta cần phải cố gắng loại bỏ thói quen xấu trong khi nghe : - Chỉ lắng nghe sự kiện: Khi chúng ta lắng nghe , chúng ta có khuynh hướng cố gắng chậm lạI để ghi nhớ những sự kiện và bỏ sót những ý kiến đằng sau nó, kết quả là chúng ta bị thất thoát thông tin. - Không kiểm soát được cảm xúc: Mặc dù thể hiện bằng nhiều cách và ở nhiều chừng mực khác nhau, song lắng nghe luôn bị ảnh hưởng bởi cảm xúc của chúng ta. Chúng ta tự động không nghe những gì chúng ta không muốn nghe. Cảm xúc của ta hoạt động như bộ lọc thính giác, lúc này có thể làm ta điếc, lúc khác lạI làm ta nghe dễ dàng. - Giả vờ chú ý: Đừng giả vờ chú ý nếu chúng ta thấy chán. nhưng sẽ không khó khăn lắm để nhận diện sự giả vờ lắng nghe của chúng ta nếu đối tác đang thực sự lắng nghe. Họ sẽ trở nên lẫn lộn, bực tức và thậm chí có thể chấm dứt cuộc đàm phán. Một người lắng nghe chăm chú luôn ở trong trạng thái tỉnh táo , nhìn thẳng vào người nói, dùng những điệu bộ đơn giản như gật đầu, nhướn mày, nghiêng người về phía trước. Đôi khi một số câu như “tôi hiểu”, thật thú vị”… được nói với sự chân thành sẽ khuyến khích người nói rất nhiều. - Xét đoán người nói quá sớm: Một số người lắng nge tốt không bao giờ bị ám ảnh, bị ấn tượng bởi phong cách diễn đạt của lời nói, ví dụ như “Gớm sao giọng nói của ông này quá trầm!”… - Độc thoại: Nếu ta muốn chi phối toàn bộ cuộc đàm phán thì ta sẽ trở thành người nghe tồi. Chúng ta hãy cởi mở với những ý kiến mới và đảm bảo cho đối tác có cơ hội trình bày hết ý của mình. Lắng nghe tích cực là kỹ năng giao tiếp hữu hiệu để giúp ta xây dựng sự thân thiện, giúp ta làm rõ vấn đề và giải quyết vấn đề. Có ba bước trong lắng nghe tích cực như sau: - Lắng nghe để lựa chọn cái ta cần. - Nhấn mạnh cái ta cần đi sâu để thương lượng. - Kiểm tra lại thái độ, cảm xúc của đối tác: Bằng cách không đưa ra ý kiến, lời bình luận mà chỉ tóm tắt lại và hỏi bằng câu hỏi đóng thì ta sẽ xác định được thái. độ, cảm xúc của đối tác về vấn đề ta quan tâm. Nói cách khác, lắng nghe tích cực có nghĩa là ta “tua” lại những gì đối tác vừa nói mà ta quan tâm bao gồm cả nội dung và cảm xúc, thái độ của họ. 4. 3. Kỹ năng thu thập thông tin: Chúng ta không thể thành công trong đàm phán nếu chúng ta không biết tí gì về đối tác. Một nhà đàm phán chuyên nghiệp sẽ cần phải biết những loại thông tin nào cần thu thập và có cách để thu thập thông tin đó. Việc thu thập thông tin là suốt cả quá trình dàI kể từ khi bắt đầu thiết lập mối quan hệ với đối tác. - Loại 8 thông tin:Có rất nhiều loại thông tin ta cần thu thập, càng nhiều càng tốt như: tình hình tài chính chủa đối tác, cơ cấu tổ chức của họ, các liên minh bè phái trong tổ chức của họ, các quả trình ra quyết định chính thức và không chính thức, thông tin về cá nhân người đàm phán, thói quen trong đàm phán của họ, đối tác có chịu áp lực hay ảnh hưởng từ một người thư ba nào không, mục đích trước mắt và lâu dài của họ là gì…. - Cách thu thập: + Qua tài liệu:sách báo, internet, Tivi… + Qua cách hỏi. + Qua việc lắng nghe tích cực. + Qua việc quan sát. + Qua đối tác khác hoặc người thứ ba. + Qua nhân viên trong bộ máy tổ chức của đối tác. + Qua việc phân tích sau đàm phán để đưa r._.