Tìm hiểu Một số phần mềm Kế toán đang được sử dụng tại Việt Nam

×m hiÓu mét sè phÇn mÒm kÕ to¸n ®ang ®­îc sö dông t¹i viÖt nam Lời mở đầu Có thể nói trong số các phần mềm ứng dụng tại Việt Nam, phần mềm kế toán là sản phẩm phổ dụng nhất. Hầu hết các doanh nghiệp khi bắt tay vào ứng dụng tin học đều khởi đầu bằng việc sử dụng phần mềm kế toán. Chưa có một thống kê đầy đủ nhưng ước tính ở Việt Nam hiện có hơn 130 nhà cung cấp phần mềm kế toán. Mỗi nhà cung cấp thường có từ một đến vài sản phẩm phần mềm kế toán khác nhau phù hợp với nhu cầu và quy mô của mỗi tổ chức, doanh nghiệp.So sánh với các lĩnh vực phần mềm khác, có thể thấy số lượng phần mềm kế toán là đông đảo nhất. Số lượng phần mềm kế toán nhiều đến chóng mặt như vậy phần nào đã khiến khách hàng trở nên phân vân, bởi họ phải lựa chọn giữa một "rừng" các sản phẩm phần mềm kế toán, để tìm ra sản phẩm nào phù hợp nhất cho công việc của họ. Với quy mô của đề tài này tôi không có tham vọng để giới thiệu ngay với các bạn phần mềm kế toán nào là tốt nhất nhưng sẽ mang đến cho các bạn cái nhìn tổng quan nhất về một số phần mềm kế toán đang được sử dụng tại việt nam,giúp cho các bạn có cơ sở để lựa chọn cho mình phần mềm kế toán hữu ích nhất cho công việc. Nội dung của đề tài gồm : Phần I: Thực trạng sử dụng phần mềm kế toán tại Việt Nam 1. Ngành công nghiệp phầ n mềm Việt Nam 2. Thực trạng sử dụng phần mềm kế toán Phần II: Các phần mềm kế toán đang được sử dụng tại Việt Nam 1. Phần mềm kế toán Bravo 2. Phần mềm kế toán Esoft Financials 3. Phần mềm kế toán Fast Accounting 2006.f 4. Phần mềm kế toán Misa SME 7.5 Phần I Thực trạng ứng dụng phần mềm kế toán tại Việt Nam 1. Ngành công nghiệp phần mềm Việt Nam: con đường phía trước. Ngay từ những năm 90 Chính phủ đã đề ra mục tiêu đưa ngành công nghiệp phần mềm trở thành một ngành công nghiệp mũi nhọn và để thực hiện mục tiêu đó, Chính phủ đã có một số chính sách khuyến khích phát triển ngành công nghiệp này. Song trên thực tế cho đến nay kết quả đạt được so với mục tiêu đề ra còn khá xa vời. Nhìn toàn cảnh bức tranh của ngành công nghệ thông tin Việt Nam thì mảng sáng tập trung chủ yếu ở kinh doanh thiết bị phần cứng, cung cấp giải pháp, thiết kế mạng... còn kinh doanh và thiết kế phần mềm lại rất khiêm tốn. Doanh thu phần mềm của cả nước năm 2001 ước đạt 21 triệu USD. Tuy nhiên số doanh thu này cũng chỉ chiếm khoảng từ 10-15% tổng doanh thu của hoạt động tin học. Nhìn chung có thể đưa ra một đánh giá khái quát về ngành công nghiệp phần mềm Việt Nam bằng hai chữ khiêm tốn. Khiêm tốn từ số lượng doanh nghiệp, quy mô hoạt động, cho đến nguồn lực lao động, phạm vi và thị trường kinh doanh... Theo số liệu thống kê mới đây nhất Việt Nam có hơn 200 doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin có kinh doanh phần mềm và gần 100 tổ chức gồm các trung tâm tin học, viện nghiên cứu có tham gia cung cấp phần mềm. Đa số các công ty có kinh doanh phần mềm có tuổi đời rất trẻ, có 65,8% công ty được thành lập từ năm 1996 trở lại đây. Chính vì vậy các công ty đó còn thiếu nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực mới mẻ này. Không chỉ thiếu về kinh nghiệm mà còn yếu cả về nguồn lực (vốn, con người). Có đến 86% trong tổng số các công ty TNHH, công ty tư nhân hoặc công ty cổ phần. Công ty liên doanh và 100% vốn nước ngoài chỉ chiếm 8,8%, thuộc sở hữu Nhà nước còn ít hơn: 5,1%. Vì đa phần thuộc sở hữu tư nhân nên nguồn vốn hoạt động còn nhiều hạn chế. Nguồn lực con người cũng đang là vấn đề nan giải của các công ty phần mềm hiện nay. Lao động trong các công ty phần mềm vừa ít, vừa thiếu kinh nghiệm. Trung bình một công ty chỉ có khoảng 30 lao động, cá biệt có hai công ty có số nhân viên đông nhất là công ty Điện toán và Truyền số liệu (VDC) có 927 nhân viên, Công ty đầu tư phát triển công nghệ (FPT) có 750 nhân viên. Theo đánh giá của nhiều chuyên gia sản xuất phần mềm, các lập trình viên Việt Nam còn thiếu về kinh nghiệm, yếu về kỹ năng lập trình và kiến thức chuyên môn liên quan đến các lĩnh vực ứng dụng phần mềm và đặc biệt là yếu về trình độ tiếng Anh. Đa số nhân viên lập trình chỉ có kinh nghiệm làm phần mềm từ 3 đến 5 năm. Trong khi đó để có các hợp đồng gia công phần mềm có tính cạnh tranh cao, công ty phần mềm phải có những lập trình viên có trên dưới 10 năm kinh nghiệm làm việc, có khả năng viết dự án khả thi, giỏi về kỹ thuật để thuyết phục khách hàng khi tham gia đấu thầu. Đây là một trong những trở ngại chính trong quá trình phát triển công nghệ phần mềm Việt Nam. Chính vì vậy, hiện nay nhiều doanh nghiệp phần mềm của ta mới chỉ giải được các bài toán đơn giản, sản xuất những phần mềm phổ thông chứ chưa giải quyết được những phần mềm phức tạp và chuyên dụng. Số liệu từ cuộc khảo sát của Hội tin học TP.HCM cũng cho thấy, các doanh nghiệp không hoàn toàn chuyên môn hoá phần mềm mà thường kinh doanh cả phần cứng, cung cấp giải pháp, thiết kế mạng... Vì vậy hoạt động kinh doanh phần mềm trong nội bộ mỗi doanh nghiệp cũng thường bị tranh chấp nguồn lực với các hoạt động khác. Bên cạnh đó, sự tập trung sản xuất và cung ứng quá mức vào một số sản phẩm phần mềm đã dẫn đến tình trạng trùng lặp trong sản xuất và cung cấp các sản phẩm phần mềm giữa các doanh nghiệp, làm cho hiện tượng cạnh tranh giữa các doanh nghiệp ngày càng trở nên gay gắt. Hiện tại có khoảng 80 loại sản phẩm phần mềm được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau chủ yếu là kế toán, xây dựng cơ bản, ngân hàng, tài chính, bưu chính viễn thông, quản lý nhân sự, quản trị văn phòng... Trong đó, các phần mềm kế toán, quản lý công ty được sử dụng khá rộng rãi trong nhiều ngành. Cụ thể, có 83,3% số doanh nghiệp cung cấp phần mềm quản lý cho khách hàng, 55,6% tham gia cung cấp phần mềm kế toán, 66,7% cung cấp sản phẩm phần mềm quản trị văn phòng. Tuy nhiên chất lượng sản phẩm phần mềm Việt Nam mới thực sự là điều đáng nói tới. Tính tiện dụng và khả năng thích ứng với các điều kiện sử dụng thực tế của các phần mềm trong nước còn nhiều hạn chế. Khi sử dụng phần mềm phát sinh khá nhiều trục trặc, trong khi dịch vụ sau bán hàng trong cung ứng phần mềm còn rất yếu cả về số lượng và chất lượng. Phần lớn phần mềm là các sản phẩm nhỏ, lẻ, đơn giản chứ chưa có các phần mềm hệ thống lớn với các giải pháp tổng thể. Trên thị trường phần mềm trong nước, chưa thực sự tồn tại một phần mềm nào đủ sức cạnh tranh về cả chất lượng và dịch vụ khách hàng với các phần mềm nhập khẩu. Hơn thế nữa, vấn đề vi phạm bản quyền ở Việt Nam được thống kê là cao nhất thế giới. Điều này cũng ảnh hưởng tiêu cực đến sự phát triển của công nghiệp phần mềm. Theo đánh giá của nhiều chuyên gia, thị trường phần mềm hiện tại của Việt Nam còn rất khiêm tốn nhưng trong tương lai gần với nhu cầu tin học hoá ở mọi ngành, mọi nghề và trước sức ép cạnh tranh của nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp, các cơ quan quản lý hành chính các cấp sẽ phải tăng cường ứng dụng tin học vào hoạt động của mình. Trước hết đó là các ngành viễn thông, hàng không, ngân hàng, tài chính, bảo hiểm, dầu khí... Hiện tại theo nghiên cứu của Hội Tin học TP.HCM thị trường phần mềm và dịch vụ trong khu vực ứng dụng cho doanh nghiệp đã chiếm 30,83%, cho khu vực quản lý Nhà nước chiếm 21,4%... 2. Thực trạng sử dụng phần mềm kế toán Như chúng ta đã biết một trong số các phần mềm được sử dụng nhiều nhất và chiếm thị phần lớn nhất trong ngành công nghiệp phần mềm tại việt Nam là phần mềm kế toán. Các doanh nghiệp quy mô dù lớn hay nhỏ đều lựa chọn cho mình một phần mềm kế toán . Với số liệu thống kế không đầy đủ thì có khoảng 130 nhà cung cấp phần mềm kế toán. Như vậy có thể thấy sự phong phú của các phần mềm kế toán. Nhưng để có thể lựa chọn được cho mình một phần mềm kế toán phù hợp với quy mô của doanh nghiệp sẽ không phải là vấn đề đơn giản. Hiện nay trên thị trường ngoài các phần mềm kế toán do các công ty chuyên viết phần mềm của Việt Nam viết thì còn có một số phần mềm kế toán có nguồn gốc từ Mỹ như Solomon, Sun System, Exact Software, Peachtree Accounting… Tuy nhiên phần mềm kế toán Việt Nam vẫn được lựa chọn nhiều hơn các phần mềm nước ngoài. Nguyên nhân đầu tiên phải nói đến là giá thành. Do tận dụng nguồn nhân lực trong nước và áp dụng các chương trình ít phức tạp nên giá thành của các phần mềm Việt nam thấp hơn phần mềm quôc tế rất nhiều. Giá chỉ giao động từ vài trăm đến vài nghìn USD. Đây chính là ưu điểm cạnh tranh lớn nhất giúp phần mềm kế toán Việt nam dành được thị trường trong nước. Bên cạnh đấy do giá thành không cao nên các doanh nghiệp có thể đặt hàng để có một phần mềm phù hợp nhất với hế thống quản lý của doanh nghiệp. Nguyên nhân thứ hai là giao diện.Phần mềm kế toán Việt Nam sản xuất ra nhằm mục đích cung cấp cho doanh nghiệp Việt Nam là chính, vì thế giao diện và tài liệu hướng dẫn sử dụng đều bằng tiếng Việt thuận lợi cho việc khai thác thông tin và sử dụng. Các phần mềm chuyên nghiệp sản xuất trong nước được xây dựng dựa trên hệ thống kế toán Việt Nam nên hoàn toàn phù hợp với chế độ kế toán hiện hành. Các thay đổi thường xuyên của Bộ tài chính trong hệ thống tài khoản, hạch toán, hệ thống báo cáo cũng được cập nhật nhanh hơn so với các phần mềm nước ngoài. Nguyên nhân thứ ba là bảo trì. Công việc bảo hành, bảo trì nhanh chóng, kịp thời. Do các chuyên viên viết phần mềm và các nhân viên chuyển giao phần mềm đều là người Việt Nam và ở Việt Nam nên khoảng cách địa lý không tạo ra chi phí lớn cho việc bảo hành, bảo trì. Mặt khác, giá nhân công ở Việt Nam rẻ hơn nhiều so với các chi phí cho người nước ngoài mỗi khi cần các chuyên viên kinh nghiệm nên việc bảo hành, bảo trì cũng tốn chi phí ít hơn. Phần II Giới thiệu một số phần mềm kế toán đang được sử dụng tại Việt Nam 1. Phần mềm kế toán Bravo 1.1 Giới thiệu chung về công ty Bravo Công ty Cổ phần Phần mềm Kế toán – BRAVO (Accounting Software Company, Tên viết tắt BRAVO) được thành lập vào năm 1999 bởi những người tâm huyết trong việc tin học hóa công tác tài chính kế toán. Bravo là công ty chuyên sâu trong lĩnh vực sản xuất phần mềm và cung cấp các giải pháp về hệ thống Quản trị - tài chính - kế toán. Họ mong muốn trở thành nhà cung cấp các sản phẩm phần mềm chất lượng cao cho những doanh nghiệp tại Việt nam. Công ty hội tụ đội ngũ chuyên gia đã có kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực phần mềm Quản trị - tài chính - kế toán. Với mục tiêu trở thành doanh nghiệp cung cấp các sản phẩm, dịch vụ chất lượng cao nhất cho khách hàng tại thị trường phần mềm ở Việt nam, nên công ty luôn luôn cải tiến sản phẩm bằng việc áp dụng các công nghệ tiên tiến kết hợp với kinh nghiệm ứng dụng triển khai phần mềm tại khách hàng. Quan điểm của BRAVO Khách hàng là người đánh giá trung thực và khách quan nhất  về các sản phẩm phần mềm nói chung do vậy việc thỏa mãn một cách tốt nhất các nhu cầu về phần mềm để phục vụ sản xuất kinh doanh của họ là tiêu thức được đặt ra hàng đầu với Bravo. Một phần mềm tốt không những phải đáp ứng được yêu cầu của khách hàng mà còn phải là một sản phẩm tuân thủ các qui định chung của chế độ, ứng dụng tốt trong thực tế, có nhiều   tiện ích, thao tác dễ dàng, giao diện thân thiện ... làm cho   khách hàng gắn bó như là bạn đường trong quá trình công tác. Mỗi thành viên trong công ty BRAVO là một nhân tố mắt xích tạo nên sức mạnh và thành công của công ty. Do vậy công ty luôn mong muốn tập hợp được những thành viên (mắt xích) có tinh thần làm việc tập thể, có sức sáng tạo cao, có tinh thần trách nhiệm với công việc. Để tạo được niềm tin và lòng hăng say trong công việc của các thành viên trong công ty, ngoài các giá trị tinh thần đích thực công ty còn không ngừng phấn đấu nâng cao đời sống vật chất của các thành viên trong công ty. Các mục tiêu cụ thể đó được thể hiện rõ nét trong các qui định, qui chế và các chính sách định hướng về nhân sự của công ty Cam kết về chất lượng của BRAVO: Việc cung cấp các phầm mềm và dịch vụ hoàn hảo nhất cho khách hàng còn được thể hiện rõ qua quyết tâm của từng bộ phận và các thành viên trong công ty cũng như các cam kết chung của công ty đối với khách hàng đó là: Mỗi thành viên của công ty phải đứng về phía khách hàng, coi lợi ích của khách hàng chính là lợi ích của công ty. Luôn cung cấp cho khách hàng những phần mềm và dịch vụ có chất lượng cao đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Luôn xây dựng và cải tiến chất lượng song song với việc áp dụng công nghệ mới vào phần mềm nhằm đáp ứng nhu cầu khách hàng. 1.2 Giới thiệu về sản phẩm của Bravo 1.2.1 Giới thiệu chung về sản phẩm của BRAVO BRAVO là một hệ thống các sản phẩm được thiết kế theo tư tưởng hệ thống mở “sẵn sàng mở rộng và update cho tương lai”. Với các sản phẩm phần mềm của BRAVO, tính mềm dẻo, linh hoạt không chỉ thể hiện rõ bằng việc dễ dàng hiệu chỉnh phần mềm để đáp ứng nhu cầu hiện tại của doanh nghiệp mà còn sẵn sàng cho các yêu cầu của sự phát triển trong tương lai và những biến động khách quan của chính sách, chế độ kế toán tài chính của nhà nước. Hệ thống chương trình được thiết kế mở còn có mục đích dễ dàng bổ sung, hiệu chỉnh các chức năng cho phù hợp với yêu cầu đa dạng của thực tế. Sản phẩm: Phần mềm Quản trị - Tài chính - Kế toán (BRAVO)Với hệ thống quản trị tài chính, công ty BRAVO đã sáng tạo ra sản phẩm “Phần mềm quản trị tài chính BRAVO”. Phần mềm BRAVO là phần mềm kế toán, quản trị được thiết kế và viết theo quy định của Bộ Tài chính cùng với các chuẩn mực kế toán. Với phần mềm BRAVO thì người sử dụng chỉ cần cập nhật các số liệu đầu vào còn chương trình sẽ tự động tính toán và lên các sổ sách, báo cáo theo yêu cầu. Chức năng của chương trình là theo dõi các chứng từ đầu vào (Phiếu thu, Phiếu chi, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Hoá đơn bán hàng, Phiếu thanh toán,...). Dựa trên các chứng từ đó chương trình sẽ lên các báo cáo về Quản trị - Tài chính - Kế toán. a) Những đặc điểm nổi bật của Phần mềm Quản trị - Tài chính - Kế toán (BRAVO) Công nghệ tiên tiến : hệ thống chương trình được thiết kế và xây dựng dựa trên công nghệ tiên tiến về lập trình xây dựng và cơ sở dữ liệu bằng nhiều ngôn ngữ khác nhau: Cơ sở dữ liệu SQL Server 2000 được sử dụng cùng với hệ thống được thiết kế theo mô hình 3 lớp cho phép làm việc tốt với khối lượng dữ liệu lớn (500Mb trở lên) Phần mềm kế toán sản xuất: tính giá thành chi tiết cho từng sản phẩm, từng nhóm sản phẩm theo nhiều phương pháp tính giá thành khác nhau. Phân tích giá thành theo khoản mục và yếu tố. Hỗ trợ quản lý vật tư với số lượng lớn. Chức năng Theo vết (Trace): cho phép truy cập từ báo cáo Tổng hợp (Bảng cân đối tài khoản) --> Chi tiết (Sổ chi tiết) --> Chứng từ nghiệp vụ phát sinh. Từ hóa đơn truy ngược lại các chứng từ thanh toán. Chất lượng chuyên nghiệp: Lập trình theo các quy trình kiểm soát chất lượng chặt chẽ và toàn diện làm cho BRAVO là sản phẩm ổn định và có độ tin cậy cao. Có quy trình để khách hàng có thể kiểm soát chất lượng đào tạo sử dụng phần mềm. Phần mềm kế toán quản trị: công cụ trợ giúp các nhà quản lý phân tích và đưa ra các quyết định kinh doanh kịp thời, hiệu quả. Quản lý đa cấp, nhiều chiều, xem xét thông tin trên nhiều giác độ để giúp nhà quản lý có được cái nhìn tổng thể. Tính toàn diện: tuân thủ các quy định về chế độ kế toán. Đầy đủ các phân hệ phù hợp với các phần hành kế toán trong doanh nghiệp. Chạy mạng đa người dùng, bảo mật và phân quyền chi tiết với từng người sử dụng đến từng chức năng, thao tác. Tính xác thực: Hệ thống phần mềm được thiết kế chi tiết các màn hình nhập liệu riêng, phù hợp với từng nghiệp vụ cụ thể, quản lý phân quyền và định nghĩa đến từng chứng từ, báo cáo linh động, mềm dẻo khai báo năm tài chính (không bắt buộc phải đầu từ ngày 1 tháng 1) Hệ thống mở: mềm dẻo, linh hoạt để có thể điều chỉnh không chỉ phù hợp với yêu cầu hiện tại của doanh nghiệp mà còn sẵn sàng cho các yêu cầu của sự phát triển trong tương lai và sự biến động khách quan của chính sách, chế độ kế toán tài chính của nhà nước.b) Các phân hệ của Phần mềm Quản trị - Tài chính - Kế toán (BRAVO) *  Vốn bằng tiền  *  Mua hàng – Phải trả  *  Bán hàng – Phải thu  *  Hàng tồn kho  *  Quản lý tài sản  *  Chi phí giá thành  *  Kế toán tổng hợp  *  Hệ thống c) Thế mạnh của Phần mềm Quản trị - Tài chính – Kế toán (BRAVO) Triển khai đáp ứng ngay tức thời các thay đổi cụ thể của khách hàngHệ thống tra cứu các danh mục của chương trình rất tiện ích và nhanh chóng Thao tác sử dụng chương trình dễ dàng. Tính giá thành toàn diện Việc tính giá thành và phân tích chi phí luôn là một công việc nặng nhọc, khó khăn, dễ gây nhầm lẫn và mất nhiều công sức. Khi mà doanh nghiệp mở rộng sản xuất thì khối lượng tính toán tăng theo cấp số nhân. Điều này khó lòng mà giải quyết được bằng cách tăng số lượng nhân viên kế toán hoặc kéo dài thời gian làm việc.      Vấn đề này chỉ có thể giải quyết triệt để khi mà tăng được hiệu suất làm việc của kế toán. Việc áp dụng các phần mềm kế toán giá thành sẽ làm cho bộ phận kế toán trở nên  hiệu quả hơn nhiều.     Với phần mềm BRAVO, nhân viên kế toán có thể tính giá thành chi tiết cho từng sản phẩm, từng nhóm sản phẩm theo nhiều phương pháp tính giá thành khác nhau, như trực tiếp, hệ số, định mức, phân bước và phân tích giá thành theo khoản mục và yếu tố. 1.2.2 Chi tiết về các phân hệ của phần mềm kế toán Bravo a) Vốn bằng tiền Theo dõi thu chi tiền mặt tức thời tại quỹ tiền mặt và tiền gửi tại các ngân hàng theo từng loại tiền VND, USD, EUR,... Lập và in phiếu thu, phiếu chi, ủy nhiệm chi bằng máy vi tính. Thanh toán cho các hóa đơn mua hàng, thu tiền bán hàng, cấn trừ công nợ. Dễ dàng theo dõi, quản lý thông qua nhiều hình thức sổ sách kế toán tuỳ chọn. In sổ nhật ký thu, nhật ký chi, sổ quỹ, lưu chuyển tiền tệ,… Với Tính năng “Chứng từ thực hiện” để nhập nhanh số liệu và in ra chứng từ đảm bảo tiến độ thu chi, sau đó chứng từ sẽ được bổ sung thêm thông tin chi tiết nhằm phục vụ các nghiệp vụ khác mà không ảnh hưởng đến chứng từ gốc đã in ra. b) Mua hàng và phải trả cho người bán Quản lý hàng nhập mua theo từng mặt hàng và nhà cung cấp,đồng thời theo dõi công nợ với người bán, người vận chuyển cũng như đối chiếu với việc thanh toán công nợ theo từng hóa đơn, lô hàng, hợp đồng, hạn thanh toán. Tính và phân bổ chi phí mua hàng theo từng lần mua để có được giá vốn chính xác phục vụ phân hệ quản lý hàng tồn kho.Theo dõi thuế nhập khẩu và thuế GTGT đầu vào trên hóa đơn mua hàng... Các hệ thống được module hoá mới có thể đảm báo tính khả biến để không chỉ phù hợp với hiện tại mà còn đón đầu được tương lai c) Bán hàng và phải thu của người mua Quản lý hàng bán bắt đầu từ việc lập và in hoá đơn trên máy tính. Khai báo tự động tính và định khoản thuế GTGT đầu ra cũng như chiết khấu bán hàng, giảm giá, khuyến mại theo nhiều cách khác nhau. Cho phép quản lý và hạch toán thuận lợi hàng bán trả lại. Chọn hoá đơn để tự động lấy giá vốn khi nhập hàng bán bị trả lại.Quản lý công nợ phải thu của khách hàng theo hạn thanh toán.Báo cáo bán hàng, Phân tích bán hàng đa dạng và có thể tuỳ chọn theo nhiều tiêu thức khác nhau như theo ngày, cách thức bán hàng, kết quả bán hàng theo từng bộ phận, nhân viên bán hàng...Báo cáo công nợ phải thu theo hạn thanh toán của từng đối tượng, Hóa đơn bán hàng, Tổng hợp phát sinh của đối tượng theo tài khoản... BRAVO có giải pháp cho việc bán hàng trực tiếp (Point of sales) như siêu thị, nhà sách và sử dụng mã vạch để nhập số liệu. Sau đó số liệu được truyền thẳng vào cơ sở dữ liệu trung tâm để kế toán kiểm tra hạch toán tài khoản, khách hàng, đồng thời chuyển vào sổ cái. Các hệ thống được module hoá mới có thể đảm báo tính khả biến để không chỉ phù hợp với hiện tại mà còn đón đầu được tương lai. d) Quản lý Hàng tồn kho Quản lý nhập xuất tồn kho của vật tư hàng hóa, bắt đầu từ khâu lập và in phiếu nhập, phiếu xuất bằng máy vi tính, đồng thời nhận số liệu từ phân hệ mua hàng và bán hàng nhằm có được thông tin chính xác để kiểm soát lượng hàng hoá tồn kho, hết tồn, tồn tối thiểu hay tồn tối đa.Nhiều tính năng trợ giúp quản lý vật tư số lượng lớn như: Cho phép lập các chứng từ xuất lắp ráp, xuất chuyển thẻ, cho phép nhập xuất nhiều vật tư của nhiều kho trên cùng một chứng từ, điều chuyển kho nội bộ dễ dàng. Nhập xuất theo đơn vị tính thực tế, sau đó quy đổi với đơn vị tính tồn kho (Tấn -><- Hộp, chai...), Có giải pháp cho kiểm kê định kỳ.Tính giá xuất vật tư theo nhiều phương pháp: Bình quân tháng, Bình quân di động, Đích danh và Nhập trước xuất trước.Báo cáo: Bảng tổng hợp Nhập Xuất Tồn vật tư hàng hoá, Sổ chi tiết vật tư, Thẻ kho, Báo cáo kiểm kê vật tư hàng hoá (vật tư, hàng hoá kém phẩm chất), Báo cáo vật tư chậm luân chuyển, Sổ chi tiết bán hàng, Tổng hợp nhập xuất kho theo tài khoản đối ứng, Báo cáo tồn kho chi tiết, Bảng chi tiết vật tư nhập xuất tồn theo tháng... Các ngành sản xuất rất cần theo dõi giá thành và vật tư chi tiết về số lượng và giá trị theo nhiều giác độ khác nhau. e) Quản lý tài sản Theo dõi tăng giảm tài sản theo từng nhóm, bộ phận sử dụng, nguồn vốn hình thành, đối tượng sử dụng, quá trình luân chuyển tài sản qua các thời kỳ. Tự động tính và hạch toán khấu hao TSCĐ theo nguồn vốn, mục đích sử dụng. Cho phép điều chỉnh giá trị khấu hao cho phù hợp với yêu cầu quản lý, sản xuất. Chi phí khấu hao tài sản được khai báo để phân bổ cho từng bộ phận văn phòng, phân xưởng, công trình, sản phẩm.Hỗ trợ kiểm kê chi tiết tài sản theo từng nhóm, loại và đối tượng sử dụng.In báo cáo: Bảng tính khấu hao tài sản, Bảng phân bổ khấu hao, Bảng tổng hợp trích khấu hao tài sản, Tổng hợp tình hình tăng giảm tài sản, Bảng tổng hợp tình hình tài sản, Thẻ tài sản. Báo cáo chi tiết TSCĐ, Báo cáo chi tiết kiểm kê TSCĐ, Báo cáo chi tiết kiểm kê TSCĐ theo nguồn vốn... Do chiếm tỷ trọng nhiều trong cơ cấu tài sản tại doanh nghiệp nên quản lý tài sản luôn giữ vai trò hết sức quan trọng và rất chi tiết, cụ thế. Bởi vậy phần mềm cần có khai báo mềm dẻo theo nhiều tiêu thức để quản lý chặt chẽ g) Chi phí giá thành Tập hợp, theo dõi chi phí xuất dùng trực tiếp cho từng sản phẩm, công trình hoặc nhóm sản phẩm, nhóm công trình... theo từng giai đoạn.Khai báo giá thành kế hoạch, so sánh giá thành thực tế với giá thành kế hoạch để từ đó có được những phân tích sắc bén làm cơ sở đề ra các quyết định điều hành doanh nghiệp có hiệu quả.Tính và xác định giá trị dở dang trên dây truyền sản xuất theo bán thành phẩm cũng như hoàn nguyên về các yếu tố cấu thành.Tự động phân bổ, kết chuyển chi phí. Cho phép phân bổ chi phí chung theo nhiều tiêu thức. Tính giá thành theo các phương pháp: Phương pháp trực tiếp, loại trừ, phân bước, hệ số, định mức. Bảng tính giá thành và các yếu tố cấu thành sản phẩm. Bảng tổng hợp và chi tiết chi phí theo khoản mục, Bảng kê chi phí theo khoản mục.Là phân hệ có nhiều thông tin đầu vào được tạo ra từ các phân hệ khác, nên ngay từ lúc thiết lập hệ thống ta cần phải khai báo rõ ràng các quy trình tính giá thành, thông tin sẽ khai thác từ các phân hệ vật tư, vốn bằng tiền, phải trả, tổng hợp,… để đủ thông tin khi tính giá thành. h) Kế toán Tổng hợp Kết nối hữu cơ với các phân hệ vốn bằng tiền, mua hàng, hàng tồn kho, bán hàng, tài sản, giá thành. Là nơi tập hợp các dữ liệu để lên báo cáo tài chính cũng như báo cáo thuế. Ngoài các dữ liệu từ các phân hệ khác thì kế toán tổng hợp còn tạo ra các bút toán khoá sổ, kết chuyển, điều chỉnh tự động để lên các báo cáo, sổ sách theo chế độ kế toán Sổ kế toán: Sổ cái, sổ chi tiết, bảng cân đối tài khoản, các sổ nhật ký…Các báo cáo tài chính: Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh: Lãi lỗ, Tình hình thực hiện nghĩa vụ với nhà nước. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Thuyết minh báo cáo tài chính: Chi phí SXKD theo yếu tố, Tình hình tăng giảm nguồn vốn chủ sở hữu… Báo cáo tổng hợp thuế và các khoản phải nộp Nhà nước: Tờ khai thuế GTGT, Bảng kê chứng từ hàng hoá dịch vụ, mua vào, bán ra, Bảng kê chứng từ hàng hoá mua vào có hoá đơn bán hàng, Báo cáo quyết toán thuế GTGT, Tờ khai chi tiết doanh thu, chi phí, thu nhập, Bảng kê tình hình nộp thuế. Hệ thống các báo cáo về tình hình thu chi các quỹ tại đơn vị... i) Quản trị hệ thống Là phân hệ làm nền tảng cho các phân hệ khác. Cho phép người sử dụng dễ dàng khai báo, thiết lập các tham số hệ thống của phần mềm cho phù hợp với yêu cầu. Tính năng bảo mật cho phép phân quyền truy nhập, bảo mật chi tiết đến từng chức năng sử dụng, danh mục, chứng từ với từng người sử dụng. Công cụ trợ giúp theo ngữ cảnh. Ở từng màn hình khi nhập chứng từ hay khi lên báo cáo, ta chỉ cần bấm F1 để nhận được trợ giúp cần thiết.Chức năng tìm kiếm và tự sửa lỗi dữ liệu. Tìm sự khác biệt giữa số liệu ban đầu của vật tư, kế toán, giá thành. Kiểm tra các chứng từ chưa chuyển vào sổ cái. Liệt kê các chứng từ xuất khi kho đã hết hàng. Kiểm tra tính toàn vẹn của danh mục với các nghiệp vụ phát sinhCho phép liên kết dữ liệu, số liệu phân tán trên môi trường mạng đa người dùng, tổng hợp số liệu các chi nhánh, đơn vị thành viên với số liệu Văn phòng Công ty để lên báo cáo quyết toán thông qua chức năng truyền nhận dữ liệu. Việc tổng hợp dữ liệu từ nhiều hình thức khác nhau: báo cáo, chứng từ chi tiết. Các tiện ích khác: Tự động sao lưu số liệu theo lịch đã lập. Công cụ kt xuất dữ liệu ra Excel, Word và file DBF.... Nhà cao cần có móng tốt, như vậy phần mềm cần có quản trị hệ thống vững chắc để làm nền tảng liên kết các phân hệ với nhau nhằm mang đến hiệu quả toàn diện cho người dùng. 2. Phần mềm kế toán Esoft 2.1 Giới thiệu chung về Esoft Group ESOFT GROUP bao gồm: Công ty cổ phần thương mại và phần mềm tin học ISC (Công ty phần mềm ISC) Công ty cổ phần giải pháp phần mềm ESoft (Công ty phần mềm ESoft) Do ông Vũ Quốc Kỳ là Chủ tịch hội đồng quản trị của ISC và ESOFT theo giấy phép thành lập của Sở kế hoạch đầu tư TP Hà nội. Lịch sử hình thành và phát triển Khởi đầu với việc thành lập Công ty Phần mềm ISC năm 1999, nhưng các sản phẩm phần mềm đã được nghiên cứu và sản xuất từ năm 1991 và đến năm 1993 trung tâm CET ra đời để thương mại và bảo hành các sản phẩm đó - và đây chính là tiền thân của công ty Phần mềm ISC. Công ty phần mềm ISC ra đời là một tất yếu bởi lẽ trung tâm CET không đáp ứng được những nguyên tắc pháp lý khi tham gia thị trường với không ít các quy định phức tạp, không đảm bảo tính uy tín hình thức trên thương trường, ... và cuối cùng là nhu cầu cao độ của những người tiền sáng lập và sản xuất ra sản phẩm là xây dựng một tổ chức bài bản, tạo lòng tin và có trách nhiệm cao nhất với khách hàng và hơn thế nữa các sản phẩm đã đạt đến sự hoàn hảo về giải pháp và tiện ích. Nhằm mục đích chuyên môn hoá cao trong sản xuất kinh doanh, năm 2002 Công ty phần mềm ESoft chính thức được thành lập trên cơ sở nền tảng của Công ty phần mềm ISC. Mục tiêu chính của ESoft là phát triển thành Công ty chuyên nghiệp trong việc phát triển các hệ phần mềm quản trị doanh nghiệp, các dự án về công nghệ thông tin với mức độ triển khai lớn và chuẩn bị từng bước cho quá trình hội nhập và xuất khẩu phần mềm. Với việc ứng dụng các kỹ thuật lập trình tiên tiến nhất hiện nay trong thiết kế sản phẩm, ESoft sẽ đem đến cho khách hàng một giải pháp tối ưu nhất trong ứng dụng CNTT vào công tác quản lý và quản trị nói chung.Với con số 62 nhân viên làm việc trong 5 phòng chức năng: Phòng kinh doanh, Phòng dự án, Phòng phát triển phần mềm; phòng chuyển giao công nghệ; phòng bảo hành đã mang lại hiệu quả tối ưu nhất cho bộ máy hoạt động của ESoft Group và là nhân tố chính đưa ESoft trở thành một trong những thương hiệu uy tín hàng đầu trên thị trường phần mềm Việt Nam Số lượng nhân viên Tổng số nhân viên của công ty 62 người Tổng số nhân viên chính thức 52 người Chuyên gia hợp tác 10 người 2.2 giới thiệu về phần mềm Esoft Financials 2.2.1 Giới thiệu chung về sản phẩm Esoft Financials Esoft Financials sử dụng công cụ phát triển VS.NET (C#) trên nền trang .NET Framework. Giao diện và Fonts theo chuẩn Unicode (TCVN6909:2001). Hỗ trợ nhiều CSDL khác nhau tùy vào điều kiện và mô hình doanh nghiệp: từ các hệ CSDL quan hệ lớn như Oracle, MS SQL đến các CSDL nhỏ như MS Access. Có khả năng hỗ trợ khối lượng dữ liệu lớn hàng triệu bản ghi/năm. Hỗ trợ dữ liệu trong nhiều năm cùng trên một cơ sở dữ liệu. Esoft Financials hỗ trợ các chế độ kế toán thông dụng: Nhật ký chứng từ, chứng từ ghi sổ,nhật ký sổ cái, nhật ký chung. Hệ thống chứng từ, sổ sách tuân theo chuẩn mới nhất do Bộ Tài Chính quy định theo quy định 1141, có sửa đổi theo các thông tư và quyết định 167,158,82, 89, ... Theo dõi công nợ theo từng chi tiết phát sinh, theo dõi tuổi nợ, đánh giá tình hình công nợ. Theo dõi các khoản vay và cho vay, tính lãi vay theo nhiều phương pháp và theo dõi nợ quá hạn. Quản trị hợp đồng mua hàng bán hàng, theo dõi tình hình thực hiện hợp đồng. Tính giá thành theo công đoạn và không theo công đoạn, tính giá thành cho nhiều đối tượng tính giá thành cùng lúc theo nhiều phương pháp khác nhau. Quy trình tính giá thành khép kín từ tập hợp, kết chuyển chi phí, phân bổ chi phí, tính giá thành, áp lại giá vốn hàng nhập kho, tính giá vốn hàng xuất kho,xác định lãi lỗ. Có tính linh động cao trong các màn hình cập nhật đầu vào, có thể thêm bớt các chỉ tiêu cập nhật, thay đổi tiêu đề của các chỉ tiêu, trong việc khai báo và sửa đổi các thông tin đầu vào và các báo cáo đầu ra. Có thể kết xuất thông tin ra nhiều hình thức khác nhau như Word, Excel, Text, PDF. Tự thay đổi các báo cáo tài chính mà không cần sự hỗ trợ của người làm tin học, đáp ứng được những thay đổi của chế độ kế toán. Tự xây dựng các sổ sách kế toán, báo cáo tài chính và quản trị, đáp ứng yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, tự xây dựng các sổ sách chi tiết theo yêu cầu nghiệp vụ. Cho phép truy cập ngược từ các sổ tổng hợp về sổ chi tiết, đặc biệt cho phép truy cập ngược số liệu từ các báo cáo tài chính về các sổ chi tiết. Có khả năng phân quyền bảo mật chi tiết đến từng chức năng của hệ thống và đến mức theo từng loại chứng từ và từng tài khoản. Cho phép theo dõi và kiểm soát các truy cập vào hệ thống của người sử dụng,đặc biệt là các thao tác liên quan đến thay đổi số liệu. Giải pháp lưu dự phòng và khôi phục số liệu dự phòng theo nhiều cách: toàn bộ dữ liệu hoặc từng loại chứng từ theo từng thời kỳ. Giao diện đẹp, thuận tiện cho việc cập nhật và in sổ sách, báo cáo. Phần mềm Esoft sử dụng đa ngôn ngữ, đa tiền tệ và có thể xem các báo cáo sử dụng các trình duyệt Web (tính năng độc nhất). Có khả năng tùy biến cao với các màn hình cập nhật, thêm bớt thông tin tùy theo yêu cầu quản lý. Ứng dụng được module hóa cao, các phân hệ được xây dựng độc lập, có tính tích hợp cao để dễ dàng cho việc phát triển và bảo trì. Sử dụng nền tảng .NET Framework cho phép người sử dụng có thể nâng cấp ứng dụng bằng cách copy các phần nâng cấp về mà không cần cài đặt. Người sử dụng có thể dễ dàng cập nhật các phần nâng cấp qua đĩa mềm, email hoặc trực tiếp qua website của nhà cung cấp (www.esoft.com.vn). 2.2._.