Tìm hiểu Kế toán vật liệu, dụng cụ tại Công ty TNHH sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng Tân Hòa

LỜI MỞ ĐẦU Sau những năm đổi mới nền kinh tế nước ta đang từng bước phát triển hội nhập với nền kinh tế khu vực và thế giới. Đối với các doanh nghiệp nước ta hiên nay, để tồn tại và phát triển trong nền kinh tế thị trường thì buộc phải giảm chi phí hạ giá thành sản phẩm, nầng cao chất lượng sản phẩm mẫu mã, đáp ứng một cách tốt nhất các yêu cầu cách sử dụng yếu tố đầu vào một cách hợp lý và có hiệu quả. Trong đó việc sử dụng vật liệu công cụ, là một trong những yếu tố quyết định Trong hàng loạt các chính sách kinh tế mới, giữ vai trò quan trọng phải kể đến sự đổi mới về cơ chế quản lý, nguyên tắc quản lý tài chính, về chế độ hạch toán kế toán và các luật thuế mới…. đây là những nhân tố thúc đẩy sản xuất trong nước. Hạch toán kế toán ở các doanh nghiệp là một trong những nhiêm vụ quan trọng, sản xuất kinh doanh có lãi là một tất yếu khách quan để đảm bảo cho sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Nhận thức rằng muốn sản xuất ra một sản phẩm chúng ta phải bỏ ra rất nhiều chi phí lao động vật hoá. Việc thực hiện tiết kiệm chi phí hạ giá thành sản phẩm được đưa ra dựa trên những chỉ tiêu sau: Định mức tiêu hao vật liệu, máy móc thiết bị sao cho phù hợp với đơn vị mình. Việc học tập và nghiên cứu trong quá trình đào tạo tại trường là tổng hợp,thực tập là việc kết hợp giữa lý luận và thưc tiễn, là thời gian để sinh viên xâm nhập vào thực tế, tìm hiểu thực tế và thông qua đó nâng cao nhận thức của mình về công việc kế toán, tác dụng của kế toán, trách nhiệm của nhân viên kế toán. Đồng thời, quá trình thực tập tạo điều kiện cho sinh viên phát huy khả năng của mình để rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp, áp dụng những gì đã học để tập làm nghiệp vụ của một kế toán viên thực tế nghề nghiệp ban đầu, củng cố kiến thức đã học trong trường, tích luỹ kiến thức và kinh nghiệm để sớm thích ứng với công tác kế toán sau khi tốt nghiệp ra trường. Đây cũng là thời gian để sinh viên học tập rèn luyện ý thức tổ chức kỷ luật, tự giác, độc lập, chủ động trong nghiên cứu, rèn luyện phẩm chất nghề nghiệp của người cán bộ tài chính kế toán. Trong thời gian được tiếp cận vào thực tế, cùng với sự giúp đỡ của các cô trong Phòng Kế toán, bản thân em đã học được nhiều điều mới, sự nhạy bén trong quá trình làm việc, giải đáp những câu hỏi còn thắc mắc khi còn ngồi trên ghế nhà trường. Trong quá trình tham gia công tác kế toán tại công ty TNHH sản xuất- kinh doanh vật liệu xây dựng Tân Hoà, em đã chú trọng tới công tác kế toán: Nguyên liệu vật liệu. Với sự nhiệt tình giúp đỡ của Phòng Kế toán, sự chỉ bảo hướng dẫn tận tình của Giáo sư_Tiến sĩ Nguyễn Quang Quynh, cùng với sự cố gắng nỗ lực của bản thân em, em đã hoàn thành chuyên đề thực tập này. Từ những nhận thưc về vai trò của nguyên vật liệu và quá trình nhận thức của bản thân em đã chọn đề tài : “Tìm hiểu kế tóan vật liệu, dụng cụ tại công ty TNHH sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng Tân Hòa". Nội dung chuyên đề được chia làm ba phần: Phần I: Đặc điểm chung của công ty TNHH sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng Tân Hòa với kế toán vật liệu - dụng cụ Phần II : Thực trạng công tác kế toán vật liệu - dụng cụ tại công ty TNHH sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng Tân Hòa Phần III: Một số ý kiến hoàn thiện kế tóan vật liệu - dụng cụ của công ty TNHH sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng Tân Hòa PHẦN I ĐẶC ĐIỂM CHUNG CỦA CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT - KINH DOANH VẬT LIỆU XÂY DỰNG TÂN HOÀ VỚI KẾ TOÁN VẬT LIỆU - DỤNG CỤ 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty Công ty TNHH Sản xuất - Kinh doanh Vật liệu xây dựng Tân Hoà được thành lập ngày 3/10/2002 gồm 2 thành viên góp vốn là Ông Trần Xuân Lộc và ÔngVũ Duy Tâm. Công ty TNHH Sản xuất - Kinh doanh Vật liệu xây dựng Tân Hoà được thành lập nhằm đáp ứng nhu cầu về vật liệu xây dựng trong khu vực miền Bắc. Công ty có tư cách pháp nhân đầy đủ theo của luật pháp Việt Nam; độc lập về tài chính, có con dấu riêng; Công ty tự chịu trách nhiệm về tài sản, chịu trách nhiệm đối với những khoản nợ trong phạm vi vốn điều lệ và hoạt động sản xuất kinh doanh. Được hạch toán kế toán độc lập, tự chủ về tài chính. Trong điều kiện nền kinh tế thị trường, có sự cạnh tranh quyết liệt của các doanh nghiệp, Công ty TNHH Sản xuất - Kinh doanh Vật liệu xây dựng Tân Hoà lại là một công ty thành lập chưa lâu, chưa có nhiều kinh nghiệm. Vì vậy, muốn tồn tại và phát triển không có biện pháp nào tốt hơn là phải cố gắng hết mình. Nắm rõ điều này, toàn bộ Ban Lãnh đạo và cán bộ công nhân viên trong Công ty đã không ngừng nỗ lực để Công ty ngày càng phát triển. Để đạt được mục tiêu này, Công ty đã quản lý tốt tất cả trong quá trình sản xuất, từ mua nguyên vật liệu đến sản xuất và tiêu thụ sản phẩm … các mặt hàng mà Công ty sản xuất là các loại đá hoa và ganitô, từng bước tạo niềm tin và uy tín trên thị trường. Đặc biệt, các mặt hàng kinh doanh của Công ty về vật liệu xây dựng luôn là những sản phẩm có chất lượng như: xi măng Hoàng Thạch, xi măng Duyên Linh, xi măng Trung Hải….. Công ty TNHH sản xuất kinh vật liệu xây dựng Tân Hòa. Tuy mới thành lập, tuổi nghề còn non trẻ nhưng công ty đã trải qua những biến động đáng kể đã gặp không ít khó khăn về vốn đầu tư, trong việc mở rộng quy mô sản xuất sản phẩm, cải tiến trang thiết bị kỹ thuật hiện đại, nâng cao năng suất lao động, hạ giá thành sản phẩm để nâng cao cạnh tranh trên thị trường cả thị trường trong nước và thị trường ngoài nước. Tuy nhiên thị trường tiêu thụ sản phẩm của công ty khôn ngừng mở rộng, sản phẩm của công ty đã thực sự cạnh tranh được với các doanh nghiệp cùng ngành, và sản phẩm ngày càng được nhiều người biết đến. Có được kết quả đó là nhờ sự nỗ lực vươn lên và không ngừng đổi mới của công ty mà trước hết đó là sự năng động sáng tạo của Ban giám đốc và sự đoàn kết đồng lòng của cán bộ công nhân viên trong công ty, trong đó có sự đóng góp không nhỏ của bộ phận kế toán. Sự nhạy bén linh hoạt trong công tác quản lý kinh tế đã giúp cho công ty từng bước hòa nhập với bước đi của mình với nhịp điệu phát triển kinh tế đất nước, chủ động trong hoạt động sản xuất kinh doanh, quan trọng hơn là không ngừng nâng cao đời sống cho cán bộ công nhân viên. Nhiệm vụ chính của công ty trong thời gian tới là tiếp tục sản xuất, nâng cao hơn nữa chất lượng các sản phẩm. Phát triển và mở rộng thị trường xuất khẩu. Nhờ vậy, từ ngày thành lập đến nay đã có những bước phát triển nhất định, đã tạo được chỗ đứng trên thị trường không những trong Thành phố Hải Phòng mà còn trên nhiều tỉnh thành khác như: Hải Dương, Hưng Yên,… Bảng 1: Kết quả hoạt động của Công ty Đơn v ị: Triệu đồng STT Chỉ tiêu Năm 2004 Năm 2005 Năm2006 Số tuyệt đối % Số tuyệt đối % Số tuyệt đối % 1 Doanh thu tiờu thụ 36.584.759.691 _ 39.189.786.827 7,12 45.688.013.956 16,58 2 Lợi nhuận 671.688.866 _ 878.891.952 30,85 744.103.934 -15,34 3 Số lượng lao động 187 _ 175 -6,42 185 5,71 4 Thu nhập bỡnh quõn 700.000 _ 1.100.000 57,14 1.200.000 9,09 5 Tổng giỏ trị tài sản 36.906700.142 _ 30.651.805.127 -16,95 32.454.971.892 5,88 6 Tổng vốn chủ sở hữu 3.648.089.841 _ 5.161.009.002 41,47 5.393.810.416 4,51 1.2. Đặc điểm tổ chức Sản xuất của Công ty Hiện tại, Công ty sản xuất 3 loại sản phẩm chính: gạch hoa, Granito và cầu thang. Mỗi loại sản phẩm chính này cùng với một số sản phẩm phụ có quy trình công nghệ gần với nó được sản xuất bởi một phân xưởng. Mỗi phân xưởng thực hiện một quy trình công nghệ độc lập, khép kín và được chia thành nhiều công đoạn. Mỗi công đoạn của quá trình sản xuất tương ứng với một nguyên công (đội sản xuất). Ngoài 3 phân xưởng sản xuất 3 loại sản phẩm chủ yếu, xí nghiệp còn tổ chức phân xưởng cơ điện phục vụ cho hoạt động của 3 phân xưởng sản xuất. Sơ đồ 1: Quy trình công nghệ sản xuất gạch hoa Xi măng trắng Bột màu Xi măng đen Cát khô Xi măng đen Cát vàng Lớp mặt Lớp hút Lớp đế Tạo hình Bảo dưỡng Sản phẩm Sơ đồ 2: Quy trình Công nghệ sản xuất Granito Đá kỹ thuật Bột màu Xi măng trắng Xi măng đen Cát vàng Cốt thép Tạo lớp mặt Tạo lớp đế Tạo hình Bảo dưỡng Mài thô Trát mặt Mài mịn Thành phần Nước Sơ đồ 3: Quy trình Công nghệ sản xuất cầu thang Nước Đúc Mài thô Trát vữa Mài mịn Kiểm tra chất lượng Vận chuyển nhập kho 1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty SƠ ĐỒ 4 :TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ Ban giám đốc Phòng Hành chính Tổ chức Phòng Kinh doanh Phòng Kế hoạch Vật tư Phòng Kế toán Tài vụ Phòng Kỹ thuật Công nghệ Giám đốc là người đứng đàu lãnh đạo Công ty, chịu trách nhiệm chung trong phạm vi góp vốn của mình về toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty. Do đó, Giám đốc cũng có trách nhiệm thực hiện các chế độ chính sách của Nhà nước cũng như tổ chức và điều hành toàn bộ hệ thống. Phòng Hành chính Tổ chức chịu trách nhiệm chung về kế hoạch của Công ty, về quản lý lao động và làm việc . Phòng Kinh doanh có chức năng quản lý, cung ứng vật tư trang thiết bị theo yêu cầu sản xuất kinh doanh, đầu tư và phát triển, nghiên cứu thị trường tiêu thụ sản phẩm, xây dựng chiến lược marketting nhằm chiếm lĩnh thị trường. Phòng Kế hoạch Vật tư xây dựng và phân bổ kế hoạch theo yêu cầu sản xuất để giao cho các phân xưởng; cân đối nguyên liệu nhận về để triển khai sản xuất và tiêu thụ; tổ chức và tiếp nhận nguyên vật liệu theo đúng chế độ. Phòng Kế toán tài vụ tham mưu giúp Ban Giám đốc về công tác kế toán tài chính của Công ty nhằm sử dụng vốn có hiệu quả cao, hạch toán kết quả sản xuất kinh doanh và cung cấp thông tin giúp Ban Giám đốc đưa ra các quyết định và biện phát quản lý kinh tế tài chính hữu hiệu hơn. Phòng Kỹ thuật Công nghệ trên cơ sở hoạt động sản xuất các tài liệu liên quan do Phòng Kế toán cung cấp để thiết kế xây dựng các chỉ tiêu kỹ thuật cho từng loại sản phẩm, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đã được duyệt, nghiên cứu chuyển giao ứng dụng các máy móc mới , các tiến bộ khoa học cho Công ty. 1.4. Đặc điểm tổ chức kế toán của công ty a. Hệ thống sổ kế toán Cùng với sự phát triển của công ty, số lượng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ngày càng nhiều, đa dạng. Để phù hợp với đặc điểm quy mô sản xuất kinh doanh và điều kiện sử dụng máy tính của mình, công ty đã lựa chọn hình thức chứng từ gi sổ. Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán căn cứ vào các thông tin ban đầu trên hoá đơn GTGT, hoá đơn bán hàng, biên bản kiểm nghiệm, phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu thu, phiếu chi… để ghi sổ tổng hợp và chi tiết. Do công ty áp dụng hình thức ghi sổ theo Nhật ký chung nên đơn vị sử dụng các loại sổ như: Sổ Nhật Ký chung , Sổ cái các tài khoản có liên quan, các bảng phân bổ, (như chi phí, tiền lương và các khoản trích theo lương…). Ngoài hệ thống sổ sách tổng hợp công ty còn sử dụng nhiều sổ chi tiết theo dõi hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị phù hợp với yêu cầu quản trị nôi bộ. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung áp dụng tại Công ty TNHH sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng Tân Hòa có thể khái quát qua sơ đồ sau. Sơ đồ trình tự kế toán theo hình thức Nhật ký chung * Sơ đồ 5 : quy trình ghi sổ kế toán của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ Sổ quỹ Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Chứng từ gốc Bảng tổng hợp Chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ chi tiết Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Hàng ngày. Căn cứ vào các chứng từ gốc, các đối tượng cần theo dõi chi tiết kế toán ghi vào sổ thẻ kế toán chi tiết liên quan. Đồng thời ghi vào sổ Nhật ký chung, sau đó chuyển ghi vào các sổ có liên quan. Cũng có trường hợp đơn vị mở sổ nhật ký mua hàng, thì căn cứ vào các chứng từ gốc ghi vào sổ Nhật ký chung đặc biệt định kỳ hoặc cuối tháng lấy số liệu liên quan chuyển ghi vào sổ cái. Cuối tháng, cuối quý, cuối năm cộng số liệu trên sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh, đồng thời lập bảng tổng hợp chi tiết, sau khi đối chiếu số liệu tổng hợp trên sổ cái và sổ tổng hợp chi tiết sẽ lập báo cáo tài chính. Việc sử dụng hình thức tổ chức kế toán tập trung vào hình thức kế toán Nhật ký chúng từ đã tạo thuận lợi cho phòng tài chính chỉ đạo nghiệp vụ, phát sinh đầy đủ vai trò chức năng của kế toán tạo điều kiện chuyên môn hoá, nâng cao trình độ nghiệp vụ của nhân viên kế toán đảm bảo sự giám sát tập trung của kế toán trưởng đối với việc quản lý các hoạt động kế toán trong việc phối hợp chặt chẽ với các phòng ban khác trong toàn bộ công ty. Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ tại Công ty TNHH sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng Tân Hòa trên phần mềm kế toán past. Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung trên phần mềm kế toán fast Chứng từ gốc Kế toán kiểm tra và phân loại chứng từ Kế toán nhập chứng từ vào máy Cung cấp thông tin đầu ra Máy xử lý thông tin và đưa ra các sản phẩm Sổ (thẻ chi tiết) Sổ cái tài khoản Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo kế toán Tổ chức kế toán tại công ty Để tổ chức kế toán hợp lý, gọn nhẹ, có hiệu quả đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, chính xác công ty đã lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung phù hợp với đặc điểm tổ chức và quy mô sản xuất kinh doanh của công ty. Hình thức tổ chức này giúp cho việc kiểm tra chỉ đạo nghiệp vụ và đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất của kế toán trưởng cũng như sự chỉ đạo kịp thời của lãnh đạo công ty đối với hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung công tác kế toán nói riêng. Đặc biệt mô hình này cho phép việc trang bị các phương tiện, thiết bị xử lý thông tin tiên tiến, hiện đại đồng thời giúp cho việc phân công và chuyên môn hóa công tác kế toán dễ dàng. Hiện nay công việc kế toán của công ty được xử lý trên máy vi tính với phần mềm kế toán Accouting của công ty có đội ngũ kế toán hiểu biết sâu về nghiệp vụ kế toán mà còn sử dụng thành thạo phần mềm kế toán này. Để giúp cho việc lập các bảng biểu, báo cáo kế toán công ty còn sử dụng các phần mềm khác như: Microsoft word, Microft Exel. Bộ máy kế toán của công ty bao gồm: kế toán trưởng, nhân viên kế toán ngân hàng, nhân viên kế toán tổng hợp,nhân viên kế toán vật tư, nguyên liệu, nhân viên kế toán tiền mặt, thanh toán nội bộ nhân viên kế toán tiêu thụ, thành phẩm và bán hàng. Bộ máy kế toán có thể khái quát qua sơ đồ sau đây: Sơ đồ 6: sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty TNHH sản xuất kinh Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán NVL, bảo hiểm tiền lương công nợ Thủ quỹ vật liệu xây dựng Tân Hòa - Kế toán trưởng: Tổ chức và điều hành công tác kiểm toán tài chính, giám sát kiểm tra và xử lý mọi nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh cú liờn quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp tổ chức hạch toỏn, kế toỏn, tổng hợp cỏc thụng tin chớnh của cụng ty thành cỏc bỏo cỏo cú ý nghĩa giỳp cho việc xử lý và ra quyết định của giám đốc. - Thủ quỹ: Bảo quản tiền mặt và chịu sự điều hành của kế toán trưởng và phần hành kế toán có liên quan. - Kế toán NVL, tiền lương, bảo hiểm, công nợ làm nhiệm vụ bóc tách tiền lương, bảo hiểm và các khoản vay mượn của công ty. Kế toán tổng hợp: - Có nhiệm vụ theo dõi toàn bộ các tài khoản liên quan đến hoạt động sổ sách của công ty. Hiện nay Công ty TNHH Sản xuất - Kinh doanh Vật liệu xây dựng Tân Hoà hạch tóan hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Phương pháp đánh giá vật tư hàng hoá xuất kho: theo phương pháp nhập trước – xuất trước. Về kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ Công ty áp dụng phương pháp thẻ song song. sơ đồ 7 : sơ đồ quy trình ghi sổ theo phương pháp thẻ song song Phiếu nhập Thẻ kho Phiếu xuất Sổ hoặc thẻ chi tiết Bảng tổng hợp N-X-T Kế toán tổng hợp vật tư Ghi hàng ngày Đối chiếu kiểm tra Ghi cuối thỏng b) Chế độ kế toán áp dụng * Vì bộ máy kế toán ở Công ty TNHH sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng Tân Hòa được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung nên mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được gửi về phòng tài chính kế toán để kiểm tra xử lý và ghi sổ kế toán. - Niên độ kế toán của công ty áp dụng cho năm tài chính 12 tháng bắt đầu từ ngày 11 đến 31/12 năm tài chính. - Phương pháp khấu hao mà công ty chọn là phương pháp khấu hao theo sản lượng. - Tỷ giá sử dụng trong quy đổi ngoại tệ là áp dụng theo phương pháp tính giá bình quân gia quyền. - Căn cứ vào đặc điểm về quy mô sản xuất kinh doanh công ty sử dụng hệ thống tài khoản theo Quyết định số 1141/TC/-CĐKT ngày 01/11/1995của bộ tài chính và đang được thay đổi theo Quyết định 15/2006-QĐ/BTC ngày 20/03/2006của Bộ trưởng Bộ Tài chính cho phù hợp với các chính sách mới của nền kinh tế. Hệ thống sổ sách của công ty đang sử dụng bao gồm: Sổ quỹ tiền mặt; Sổ theo dừi thuế GTGT; Sổ chi tiết cỏc tài khoản; Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ; Sổ chi tiết tiền vay; Sổ theo dừi số lượng hàng năm; Sổ TSCĐ; Sổ chi phớ và quản lý doanh nghiệp. c. Hệ thống chứng từ kế toán Bên cạnh hệ thống sổ sách công ty còn sử dụng nhiều loại chứng từ để giúp cho việc hạch toán các nghiệp vụ phát sinh được thực hiện kịp thời, chính xác để tránh xảy ra sai phạm thất thoát. Hệ thống chứng từ của công ty gồm các loại như hoá đơn bán hàng , phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu xuất điều chuyển, liên bản kiểm nghiệm, bảng chấm công, các bảng phân bổ tiền lương, bảng phân bổ chi phí, phiếu xin tạm ứng, biến bản đánh giá lại tài sản cố định, giấy báo có, giấy báo nợ của ngân hàng, giấy xin cấp vật tư nguyên liệu cho sản xuất, hợp đồng mua bán hàng. e. Hệ thống báo cáo kế toán - Hệ thống báo cáo kế toán của công ty gồm có 2 loại: hệ thống báo cáo tài chính theo quy định của Nhà nước, hệ thống báo cáo quản trị phục vụ cho mục đích quản trị theo nội bộ tại đơn vị. - Hệ thống báo cáo tài chính bao gồm các loại: Bảng cân đối kế toán hệ thống báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh thuyết minh báo cáo tài chính. - Hệ thống báo cáo quản trị bao gồm các loại báo cáo: Bảng kê nhập xuất tồn vật tư nguyên liệu, bản đối chiếu công nợ với khách hàng, bảng cân đối phát sinh các tiểu khoản, bảng kê các loại chi phí, báo cáo tồn kho, báo cáo kết quả tiêu thụ, báo cáo về tình hình bán hàng bị trả lại, báo cáo về tình hình chiết khấu cho khách hàng, báo cáo về chính sách bán hàng, chinhs ách giá cả của công ty, báo cáo về tình hình xuất khẩu hàng hoá của công ty, bảng kê tình hình tạm ứng cho công nhân viên, báo cáo về tình hình hao phí nguyên vật liệu trong sản xuất. PHẦN II THỰC TRẠNG KẾ TOÁN VẬT LIỆU - DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT KINH DOANH VẬT LIỆU XÂY DỰNG TÂN HÒA 2.1. Khái quát chung về công tác kế toán vật liệu -dụng cụ tại Công ty TNHH sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng Tân Hòa Công ty TNHH sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng Tân Hòa là một công ty kinh doanh và sử dụng rất nhiều loại vật liệu với khối lượng lớn. Những nguyên vật liệu có tính chất hóa học và sử dụng trong các quy trình và công dụng khác nhau cho nên vấn đề quản lý nguyên vật liệu sao cho khoa học, chặt chẽ vế số lượng, giá trị cũng như việc theo dõi và phân loại. Để việc theo dõi hiệu quả tình hình sử dụng nguyên vật liệu thì công ty tiến hành mã hóa trên máy tính như sau: Mã vật tư Tên Vật tư NL Nhóm Nguyên liệu chính ME Nhóm men MA Nhóm màu DG Nhóm nhiên liệu (gồm dầu và gas) VLP Nhóm vật liệu phụ PT Nhóm phụ tùng khác Để thuận tiện cho việc quản lý, công ty còn phân loại nguyên vật liệu như sau: - Nguyên liệu chính: cao lanh, đất sét - Nguyên liệu phụ: men, màu - Nhiên liệu: điện, dầu, gas - Phụ tùng: Môdun, ống kẽm, bi sứ Để quản lý vật tư vừa đảm bảo cho yêu cầu tiếp nhận vật tư nhanh chóng, chính xác, đảm bảo cho việc xuất dùng đầy đủ, kịp thời. Nhà máy đã tổ chức bộ phận tiếp nhận vật tư theo đúng quy định, đảm bảo nâng cao hiệu quả sử dụng vật liệu, giảm chi phí. Hơn thế nữa việc bảo quản, dự trữ nguyên vật liệu cũng rất chú trọng. Về việc hạch toán nguyên vật liệu nhà máy thực hiện đầy đủ các quy định về chứng từ, sổ sách thủ tục nhập xuất. Về chi phí nguyên vật liệu nhà máy quản lý theo định mức tiêu hao phòng vật tư, phòng kế hoạch căn cứ vào nhu cầu sản xuất để xây dựng định mức về vật tư cho từng sản phẩm.. Giống như NVL, khi sử dụng công cụ dụng cụ các DN cũng phân loại nó để sử dụng một cách hợp lý và hiệu quả. Nú được chia thành các loại sau: - Dụng cụ quản lí. - Quần áo bảo hộ lao động, gang tay, nón, mũ, giầy dép. - Dụng cụ, đồ nghề: Xô, bay, cốt pha, búa giàn giáo…. - Khuôn mẫu đúc sẵn. - Lán trại cho công nhân. - Các loại bao bì để chứa vật liệu, hàng hoá. 2.2. Công tác quản lý NVL-CCDC Nguyên vật liệu, CCDC là đối tượng sử dụng trong SX đặc biệt là đối với ngành xây dựng tuỳ NVL, CCDC chiếm trong tổng chi phí khá lớn và là vấn đề quan trọng trong công tác quản lý SXKD của Công ty. Xuất phát từ vai trò đặc điểm của NVL, CCDC trong quá trình SX đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ ở mọi khâu thu mua, bảo quản, sử dụng, dự trữ. - Ở khâu mua đũi hỏi về số lượng, chất lương, quy cách, phẩm chất, chủng loại, giá mua và chi phí mua cũng như việc thực hiện kế ho¹ch thu mua theo đúng tiến độ thời gian phù hợp với tỡnh hỡnh SX của DN. - Ở khâu bảo quản phải tổ chức tốt kho hàng, bến bói, trang bị đầy đủ các phương tiện cần đo thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại vật liệu, CCDC tránh hư hỏng mất mát đẩm bảo an toàn cho vật liệu, CCDC. - Ở khõu sử dụngphải sử dụng hợp lý, tiết kiệm trờn cơ sở định mức dự toán chi phí nhằm hạ thấp chi phí NVL trong giá thành SP để tăng thu nhập, tăng tích luỹ cho DN. - Ở khâu dự trữ: Cũng như bảo quản phải kiểm tra tư cách vật tư trước khi dự trữ và phải tổ chức tốt kho hàng, bến bói đảm bảo an toàn cho NVL, CCDC. 2.1.3. Phương pháp đánh giá vật liệu - dụng cụ tại đơn vị Đánh giá NVL nhập kho. Giỏ thực tế VL nhập kho = Giỏ mua chưa tính thuế + Chi phí mua (vận chuyển bốc dỡ…) 2.1.3.2. Đánh giá vật liệu xuất kho: Đối với vật liệu xuất kho dùng cho SX, công ty tính giá thực tế theo phương pháp nhập trước, xuất trước. Khi xuất hết số lượng lần nhập trước thì xuất tiếp theo tính theo giá thực tế của lần nhập tiếp theo lô hàng đó. 2.1.4.Hạch toán chi tiết Nguyên vật liệu tại công ty được áp dụng hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song. 2.1.4.1. Chứng từ sử dụng Một trong những yêu cầu cơ bản đối với quản lý vật tư là phải theo dừi phản ỏnh chặt chẽ từng thứ, từng loại về số lượng và giá trị. Để có tổ chức được toàn bộ công tac kế toán vật tư nói chung, kế toán NVL nói riêng trước hết phải bằng hệ thống chứng từ kế toán phản ánh tất cả các nghiệp vụ liên quan tới Nhập - Xuất kho vật tư. Những chứng từ kế toán này là cơ sở pháp lý để ghi sổ kế toán thực tế tại công ty. Những chứng từ kế toán được sử dụng trong phần mềm kế toán bao gồm: +Phiếu nhập kho +Phiếu xuất kho +Bảng kiểm kê hàng hoá. Khi công trình chuẩn bị thi công theo yêu cầu của thiết kế bộ phận kỹ thuật đưa vào công trình để bóc tách vật liệu theo định mức. bộ phận vật tư dựa vào hạn mức làm giấy xin mua vật t­ trình lên giám đốc ký duyÖt sau đó cử người đi mua. Thường vật tư của công ty có kèm theo hợp đồng giữa hai bên về các điều khoản như số lượng, chủng loại, chất lượng và quy trình về kỹ thuật. 2.1.4.2. Hệ thống chứng từ kế toỏn sử dụng, tại công ty. * Chứng từ nhập kho: Nếu vật tư nhập kho thỡ thủ kho là đại diện phũng vật tư kiểm tra trước khi nhập vật tư, nếu vật tư để tại chân công trỡnhthỡ việc kiểm tra là do giỏm sỏt về kỹ thuật và ban chỉ huy đội nhận. Phiếu nhập kho vật tư được lập làm 3 liên: Liên 1: Lưu Liờn 2:Giao cho khách hàng Liờn 3:Dựng để thanh toán Khi nhập vật tư thủ kho ký vào phiếu nhập kho căn cứ vào số liệu ghi trên phiếu nhập kho để vào thẻ kho. Các loại vật tư mua về được nhập kho theo đúng quy định, thủ kho có trách nhiệm sắp xếp các vật tư một cách khoa học, hợp lý, tiện cho việc kiểm tra và nhập, xuất NVL, CCDC. * Chứng từ xuất kho: Khi có yêu cầu sử dụng xuất dùng, bộ phận vật tu viết phiếu xuất kho theo hạn mức(đối với vật tư để tại chân công trình thì bộ phận vật tư làm phiếu xuất cùng một lúc). Phiếu xuất kho Được lập làm 2 liờn: Liờn 1: Chuyển cho phũng kế toỏn vật tư Liên 2: Đội trưởng SX mang đến kho đưa phiếu xuất kho cho thủ kho Sơ đồ số 8: sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu, dụng cụ tại Công ty TNHH vật liệu xây dựng Tân Hòa Bảng kê xuất vật tư Bảng kê nhập-xuất-tồn Hoá đơn GTGT Bảng kê nhập vật tư Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Sổ chi tiết vật tư Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký C.từ ghi sổ Thẻ kho Sổ cái Ghi chú:- Ghi hàng ngày - Ghi đối chiếu kiểm tra - Ghi cuối thỏng, quý 2.1.4.3. Nội dung hạch toán a) Tại kho Hiện nay, nguyên vật liệu mua về được bảo quản trong các kho khác nhau tùy theo từng loại. Tại mỗi kho thủ kho dùng các thẻ kho để theo dõi tình hình, nhập, xuất tồn của từng loại vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Thẻ kho được mở cho từng doanh điểm vật tư ở từng kho. Hàng ngày khi có các nghiệp vụ xảy ra thì thủ kho kiểm tra số lượng thực nhập, thực xuất với số lượng ghi trên các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Căn cứ vào các chứng từ này thủ kho ghi thẻ kho vật liệu liên quan, cuối ngày tính ra số tồn và ghi vào thẻ kho. Hàng ngày hoặc định kỳ thủ kho chuyển toàn bộ phiếu nhập kho, phiếu xuất kho lên phòng kế toán. Cuối tháng, thủ kho cộng tổng nhập, tổng xuất vật liệu trong tháng và số tồn cuối tháng của từng doanh điểm vật liệu để đôn đốc đối chiếu với bảng tổng hợp nhập xuất tồn do kế toán lập. Ta có thẻ kho vào tháng 12 năm 2006 như sau: BiÓu 01: Đơn vị: C«ng ty TNHH s¶n xuÊt – kinh doanh vËt liÖu T©n Hoµ Địa chỉ:Thuû Nguyªn- H¶i Phßng. THẺ KHO Tháng 12 năm 2006 Tờ số: 01 Mẫư số: 06-VT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư; Xi măng Hoàng Thạch ĐVT: Tấn Mã số: Chứng từ Diễn giải Ngày, nhập, xuất Số lượng Ký xác nhận của kế toán Số Ngày Nhập Xuất Tồn A B C D E 1 2 3 4 Tồn đầu thán 20 1 01 1/12 Nhập vật liệu của DNTN Hải Đăng 01/12 50 70 2 01 12/12 Xuất vật liệu cho công trình Tuấn Hưng 12/12 50 20 3 02 02/12 Nhập vật liệu công ty Mỹ Hạnh 02/12 10 30 4 04 18/12 Xuất vật liệu cho công trình Tuấn Hưng 18/12 20 10 Cộng phát sinh 60 70 Tồn cuối tháng 10 THỦ KHO (ký, họ tên) THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ (ký, họ tên) b) Tại phòng Nguyên vật liệu, công cụ, được hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song và mở sổ kế toán theo dõi chi tiết cho từng loại nguyên vật liệu. Khi có các nghiệp vụ nhập xuất kho tì kế toán nguyên vật liệu nhập các phiếu xuất kho, nhập kho và ghi sổ chi tiết nguyên vật liệu để theo dõi. Cuối tháng, cuối quý, cuối năm. Kế toán nguyên vật liệu dựa trên các phiếu nhập kho, xuất kho làm nên các bảng kê phiếu nhập kho, xuất kho. Các bảng kê được lập theo trình tự thời gian và riêng cho từng loại nguyên vật liệu.Từ các bảng kê này kế toán có thể tổng hợp được giá trị vật liệu xuất để đối chiếu so sánh với bảng kê tổng hợp nhập xuất tốn, đối chiếu với sổ cái tài khoản 152,153. Từ các phiếu nhập kho, xuất kho ta có bảng kê phiếu nhập kho, xuất kho trong Tháng 1/2006 như sau: Biểu 02: Đơn vị: Công ty TNHH sản xuất – kinh doanh vật liệu Tân Hoà Địa chỉ: Thuỷ Nguyên- Hải Phòng. BẢNG KÊ NHẬP VẬT TƯ – TK 152 Tháng 12 năm 2006 Công trình: Trường tiểu học Tuấn Hưng Chứng từ Diễn giải Đơn vị Số lượng Đơn giá Ghi cú TK 111 Ghi nợ TK S N 152 133 01 01/12 Mua VL của DNTN Hải Đăng 60.731.000 55.210.000 5.521.000 Xi măng Hoàng Thạch Tấn 50 677.000 37.235.000 33.850.000 3.380.000 Xi măng Trung Hải Tấn 30 560.000 18.480.000 16.800.000 1.680.000 Đá 1 x 2 m3 60 76.000 5.016.000 456.000 456.000 02 02/12 Mua VL nhập kho-C.ty Mỹ Hạnh 30.563.000 2.778.500 2.778.500 Xi măng Hoàng Thạch Tấn 10 677.000 7.447.000 677.000 677.000 Vụi Kg 450 4.700 2.362.000 2.115.000 211.500 Cát đen m3 100 21.000 2.310.000 2.100.000 210.000 … …. ……………………………………. ……….. ……… ………… ………… …………… …………….. Cộng 135.492.500 120.175.000 12.317.500 Biểu 03: BẢNG KÊ XUẤT VẬT TƯ Tháng 12 năm 2006 Công trình: Trường tiểu học Tuấn Hưng Chứng từ Diễn giải SL xuất Đơn giá Ghi Cú TK 152 Ghi nợ TK 621 S N 01 12/12 Xuất VL phục vụ cụng trỡnh Tuấn Hưng 51.650.000 51.650.000 Xi măng Hoàng Thạch 50 677.00 33.850.000 33.850.000 Xi măng Trung Hải 25 560.000 14.000.000 14.000.000 Đá 1 x 2 50 76.000 3.800.000 3.800.000 02 15/12 Xuất VL phục vụ cụng trỡnh Tuấn Hưng Vụi 400 4.700 20.240.000 20.240.000 Cát đen 100 21.000 1.880.000 1.880.000 …… …….. …………………………………………… ………… ……………. ………………. ……………. Cộng 121.780.000 121.780.000 Ngoài hai bảng kê trên, thì cuối kỳ kế toán lập bảng kê tổng hợp nhập xuất tốn. Việc lập bảng kê được tiến hành như sau: Tháng đầu tiên của năm, kế toán vật liệu vào các số dư đầu kỳ với tất cả các loại vật liệu,tháng sau máy sẽ tự chuyển từ số dư tháng trước sang. Khi có các nghiệp vụ nhập xuất phát sinh thì số lượng và giá trị nhập kho, xuất kho của từng danh điểm vật tư sẽ được lưu vào máy tính: Cuối kỳ, thì nhập mã vật liệu ta sẽ có số liệu về tổng số lượng và giá trị nhập kho, xuất kho trong kỳ của loại vật liệu đó. Từ các nhập kho, phiếu xuất kho phát sinh ta có bảng tổng hợp nhập xuất tồn cuối tháng như sau: Biểu 04: BẢNG KÊ NHẬP - XUẤT - TỒN- VẬT TƯ: TK152 Tháng 12 năm 2006 Kho: Cụng ty Công trình: Trường tiểu häc Tuấn Hưng STT Nội dung Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ SL TT SL TT SL TT SL TT 1 Xi măng Hoàng Thạch 20 13.540.000 60 40.620.000 70 47.390.000 10 6.770.000 2 Xi mâưng Trung Hải - - 30 16.800.000 25 14.000.000 50 2.800.000 3 Vụi - - 450 2.115.000 400 1.880.000 50 235.000 4 Cát đen - - 100 2.100.000 100 2.100.000 - - 5 Cỏt vàng - - 50 3.500.000 40 2.800.000 10 700.000 6 Gạch chỉ - - 35.000 13.300.000 32.000 12.160.000 3.000 1.140.000 …. …………………………. …. ….. ……… …………. ……… ………… …… ………. Cộng 123.175.000 121.780.000 14.935.000 Biểu số 05: Đơn vị : Công ty TNHH sản xuất – kinh doanh vật liệu Tân Hoà Địa chỉ: Thuỷ Nguyên- Hải Phòng. Mẫu số: 17 – VT Số: 583 - LB SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ Danh điểm vật tư: Vật liệu Số thẻ:…. Tên vật tư: Quần áo bảo hộ LĐ số tờ:…… Nhón hiệu quy cỏch Đơn vị: Tấn Giá thành kế hoạch:……………….. Kho: Vật liệu cụng ty Cụng trỡnh: Trường tiểu học Tuấn Hưng Ngày, thỏng Số hiệu C.từ Diễn giải Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất SL Giá ĐV Thành tiền SL Giá ĐV Thành tiền SL Thành tiền Số dư đầu thỏng 10 450.000 7/12 05 Nhập CCDC của C.ty TNHH Nam Hải 100 45.000 4.500.000 110 4.950.000 18/12 05 Xuất CCDC cho cụng trỡnh Tuấn Hưng 100 45.000 4.500.000 10 450.000 ……. ……. ……. ………………………… … ………. …………... ….. ………. ………… … ………… Cộng 130 45.000 4.500.000 100 45.000 4.500.000 20 900.000 BiÓu 07: HOÁ ĐƠN GTGT Mẫu số: 01 GTKT – 3LL Liên 2 giao cho khách hàng Ngày 07 tháng ._.