Tìm hiểu & đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ đối với Ngân hàng thương Mại do Công ty VACO thực hiện

ững yếu kém đó là khó tránh khỏi khi các lý thuyết cũng như kinh nghiệm về quản lý các ngân hàng thương mại trong quá trình chuyển sang nền kinh tế thị trường ở nước ta chưa được nghiên cứu đầy đủ. Hoạt động kinh doanh ngân hàng là loại hình kinh doanh có rất nhiều rủi ro, dễ bị tổn thương khi có gian lận và sai sót, việc bảo đảm an toàn trong hoạt động kinh doanh của ngân hàng thơng mại không những được các nhà kinh doanh ngân hàng quan tâm mà còn là mối quan tâm của người gửi tiền, của các cơ quan quản lý Nhà nước, của toàn xã hội về sự phá sản của một ngân hàng có thể gây nên đổ vỡ dây chuyền trong hệ thống tài chính – ngân hàng, ảnh hưởng rất lớn đối với toàn bộ nền kinh tế. Để ngăn ngừa những tổn thất và các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình hoạt đông kinh doanh ngân hàng, ngoài các biện pháp thanh tra, kiểm tra, giám sát của các cơ quan quản lý Nhà nước, trước hết đòi hỏi ngân hàng thương mại phải có những biện pháp hữu hiệu. Mà biện pháp quan trọng nhất là ngân hàng thương mại phải thiết lập được hệ thống kiểm soát nội bộ một cách đầy đủ và có hiệu quả.Trong thời gian thực tập tại Công ty Kiểm toán Vaco, được nghiên cứu thực tế quy trình kiểm toán. đặc biệt là quy trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng Thương mại, kết hợp lý luận và thực tiễn đồng thời nhận thức được tầm quan trọng của việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của các doanh nghiệp nói chung và đối với Ngân hàng thương mại nói riêng, em đã chọn đề tài: “ Tìm hiểu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ đối với Ngân hàng Thương mại do Công ty Vaco thực hiện”. Chuyên đề bao gồm 3 phần : Phần I: Cơ sở lý luận về quy trình đánh giá Hệ thống kiểm soát nội bộ. Phần II: Thực trạng về quy trình đánh giá Hệ thống kiểm soát nội bộ đối với các Ngân hàng Thương mại do Công ty Vaco thực hiện. Phần III: Nhận xét quy trình đánh giá Hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty Kiểm toán Vaco đối với Ngân hàng Thương mại. Để hoàn thành được Chuyên đề này em đã nhận được sự hướng dẫn rất nhiệt tình của thầy giáo Chu Thành, anh Nguyễn Thương- Kiểm toán viên Công ty Kiểm toán Vaco, sự giúp đỡ của các anh chị của Công ty cùng với sự cố gắng nỗ lực của bản thân. Tuy nhiên, do phạm vi đề tài rộng, thời gian nghiên cứu có hạn, cùng với sự thiếu kinh nghiệm thực tế của sinh viên đang học nên trong Chuyên để không tránh khỏi những sai sót hạn chế. Vì vậy em rất mong nhận được sự đóng góp, bổ sung ý kiến của các thầy cô giáo, phía Công ty và các bạn… Phần I cơ sở lý luận về quy trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ I. Hệ thống kiểm soát nội bộ. 1.1. Khái niệm về kiểm soát nội bộ (KSNB): Kiểm tra,kiểm soát luôn là một chức năng quan trọng của quản lý và được thực hiện bởi một công cụ chính yếu là hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị. Việc xác lập và duy trì một hệ thống kế toán thích hợp, kết hợp với quy chế kiểm soát nội bộ khác để mở rộng kinh doanh và mở rộng loại hình kinh doanh thuộc trách nhiệm quản lý của các nhà lãnh đạo doanh nghiệp. Các nhà quản lý cần cung cấp cho các cổ đông( hoặc Chính phủ) một sự bảo đảm thích hợp về công việc kinh doanh được kiểm soát chính đáng. Đồng thời, bộ phận quản lý còn có trách nhiệm cung cấp cho các cổ đông, Chính phủ và những người đầu tư tiềm tàng(ngân hàng, chủ đầu tư, người liên doanh…) những thông tin tài chính trên cơ sở hợp thời. Một hệ thống bao gồm rất nhiều chế độ và thể thức đặc thù được thiết kế để cung cấp cho các nhà quản lý sự bảo đảm hợp lý là các mục tiêu và mục đích quan trọng đối với doanh nghiệp. Những chế độ và thể thức này được gọi là các quá trình kiểm soát, và kết hợp lại hình thành nên cơ cấu kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp. Như vậy hệ thống kiểm soát nội bộ là toàn bộ các chính sách, các thủ tục kiểm soát do đơn vị thiết lập và duy trì nhằm điều hành toàn bộ các hoạt động của đơn vị đảm bảo các mục tiêu sau: Bảo vệ tài sản và sổ sách kế toán. Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin. Bảo đảm duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các quy định pháp lý, các chính sách có liên quan đến hoạt động của đơn vị. Bảo đảm hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý. Cụ thể là : * Bảo vệ tài sản và sổ sách kế toán. Tài sản của đơn vị hiểu theo nghĩa rộng bao gồm: Các tài sản ghi trên bảng cân đối kế toán( tài sản cố định, hàng tồn kho, tiền mặt, tiền gửi, các khoản đầu tư ngắn hạn, dài hạn, các khoản công nợ phải thu..). Các tài sản phi vật chất không có hình thái cụ thể nhưng có vai trò quan trọng, tích cực trong việc nâng cao chất lượng hoạt động của đơn vị như uy tín doanh nghiệp, số lượng và quan hệ khách hàng, lợi thế thương mại, bầu không khí làm việc, quan hệ công tác, quan hệ trong bộ máy lãnh đạo, giữa lãnh đạo với cán bộ công nhân viên, chính sách thống nhất trong công tác điều hành… Tài sản vật chất của đơn vị có thể bị trộm cắp, lạm dụng hoặc bị hư hại tình cờ nếu không được bảo vệ bởi các hệ thống kiểm soát thích hợp. Điều này cũng đúng đối với tài sản phi vật chất như các khoản công nợ phải thu, các tài liệu quan trọng và sổ sách. Các thủ tục, quy trình, nghiệp vụ và nội quy bảo vệ phải dự kiến các phương tiện bảo vệ vật chất chống lại mất mát, hư hao, ăn cắp, lãng phí… Các phương tiện hoặc biện pháp này sẽ bảo vệ trực tiếp hoặc gián tiếp các tài sản vật chất như hàng tồn kho, thiết bị, tiền… Các tài sản vô hình cần được bảo vệ và giữ gìn bằng các biện pháp tổ chức, quy chế va những biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ. * Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin. Thông tin kinh tế tài chính do kế toán tổng hợp xử lý và trình bày là căn cứ quan trọng cho việc hình thành và lựa chọn các quyết định kinh tế của các nhà quản lý. Nhà quản lý phải có các thông tin chính xác để điều hành các mặt của hoạt động kinh doanh. Một lượng lớn thông tin được sử dụng để đề ra các quyết định kinh doanh then chốt, do vậy thông tin phải bảo đảm không được lạm dụng và sử dụng sai mục đích. Các thông tin được cung cấp phải bảo đảm: Độ tin cậy của các tài liệu tài chính, kế toán do bộ phận kế toán chuẩn bị, do Giám đốc ký duyệt hoặc báo cáo với Ban Giám đốc, với Hội đồng Quản trị. Tính thích đáng, phù hợp của các thông tin tài chính, kế toán. Các thông tin này phải phản ánh đầy đủ, đúng và khách quan các nội dung chủ yếu của hoạt động kinh tế. * Bảo đảm duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các quy định pháp lý, các chính sách có liên quan đến hoạt động của đơn vị. Nhà quản trị xây dựng các thể thức và nguyên tắc để thoả mãn các mục tiêu của Doanh nghiệp. Cơ cấu kiểm soát nội bộ được thiết kế để mang lại sự bảo đảm chắc chắn các quyết định và chế độ quản lý được thực hiện đúng thể thức, đồng thời giám sát mức hiệu quả của các chế độ và các thể thức đó. Nhân viên trong công ty phải tuân thủ các chính sách, quyết định nội bộ, cụ thể là: Phát hiện kịp thời những rắc rối trong kinh doanh để hoạch định và thực hiện các biện pháp đối phó. Ngăn chặn, phát hiện các sai phạm và các gian lận trong kinh doanh. Ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và đúng thể thức về các nghiệp vụ của hoạt động kinh doanh. Lập các báo cáo tài chính kịp thời, hợp lệ và tuân theo các yêu cầu pháp định có liên quan. * Bảo đảm hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý. Các quá trình kiểm soát trong mọi tổ chức nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các nỗ lực và sự lãng phí trong mọi lĩnh vực kinh doanh, nhằm ngăn cản việc sử dụng kém hiệu quả các nguồn tiềm năng. Định kỳ, nhà quản lý đánh giá kết quả hoạt động để nâng cao hiệu năng quản lý, đảm bảo cơ cấu bộ máy đơn vị có đủ năng lực điều khiển, chỉ huy đơn vị. * Các mục tiêu chi tiết và nguyên tắc của hệ thống kiểm soát nội bộ. Đối với bất kỳ loại hình nghiệp vụ kinh tế nào trong một doanh nghiệp đều có thể xảy ra một vài loại sai sót của quá trình ghi sổ. Có bảy mục tiêu mà một cấu trúc kiểm soát nội bộ phải thoả mãn để ngăn ngừa các sai sót như vậy. Cụ thể là: stt Các mục tiêu chi tiết của hệ thống kiểm soát nội bộ 1 Các nghiệp vụ kinh tế phải có căn cứ hợp lý( tính có căn cứ hợp lý). 2 Các nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn( mục tiêu về sự phê chuẩn). 3 Các nghiệp vụ kinh tế phải được ghi sổ một cách đầy đủ( mục tiêu về tính đầy đủ). 4 Các nghiệp vụ kinh tế phải được đánh giá đúng đắn( mục tiêu về sự đánh giá). 5 Các nghiệp vụ kinh tế phải được phân loại đúng đắn( mục tiêu về sự phân loại). 6 Các nghiệp vụ kinh tế phải được phản ánh đúng hạn( mục tiêu về tính đúng kỳ). 7 Các nghiệp vụ kinh tế phải được ghi đúng đắn vào sổ phụ và được tổng hợp chính xác( mục tiêu về tính chính xác cơ học). Bảy mục tiêu trên được áp dụng cụ thể cho từng nghiệp vụ trọng yếu trong cuộc kiểm toán. Cùng với mục tiêu trên, hệ thống kiểm soát nội bộ phải đảm bảo thực hiện các nguyên tắc sau: stt Các nguyên tắc trong kiểm tra, kiểm soát nội bộ 1 Nguyên tắc phân công phân nhiệm 2 Nguyên tắc bất kiêm nhiệm 3 Nguyên tắc uỷ quyền phê chuẩn Tóm lại, kiểm tra- kiểm soát là những hệ thống có chức năng xác minh, đánh giá, nhận xét về đối tượng kiểm tra- kiểm soát. Hoạt động kiểm tra kiểm soát nảy sinh và phát triển từ chính nhu cầu của quản lý. Các yếu tố của hệ thống kiểm tra- kiểm soát bao gồm tất cả các yếu tố đối chiếu, xem xét, xác minh đối tượng của quản lý. Tổ chức kiểm tra- kiểm soát thể hiện cả tính khoa học và tính nghiệp vụ kỹ thuật về việc thực hiện các chiến lược và bước đi cụ thể trong hoạch định chính sách và tổ chức bộ máy kiểm tra- kiểm soát ở cả tầm vĩ mô và vi mô của nền kinh tế. 1.2. Các nội dung của hệ thống kiểm soát nội bộ. Hệ thống kiểm soát nội bộ trong một doanh nghiệp thường được xem gồm 4 yếu tố cấu thành nên, đó là: (1)Môi trường kiểm soát (2)Hệ thống kế toán (3)Hoạt động kiểm soát (4)Giám sát độc lập hoạt động kiểm soát. Môi trường kiểm soát (MTKS): Là thái độ, khả năng, sự nhận biết và các hoạt động của người quản lý, các chính sách, thủ tục kiểm soát, tính trung thực và giá trị đạo đức, cơ cấu tổ chức, sự phân công trách nhiệm, phân chia quyền lực, chính sách về nhân sự. MTKS là thành phần quan trọng nhất trong bốn thành phần của hệ thống KSNB, nếu thiếu MTKS hữu hiệu thì chắc chắn hệ thống KSNB sẽ không có hiệu quả, kể cả khi ba thành phần khác của hệ thống KSNB có chất lượng tốt. Hiệu quả của hệ thống KSNB luôn phụ thuộc vào quan điểm của người quản lý cao cấp. Nếu người quản lý cao nhất coi trọng công việc kiểm toán thì các nhân viên trong đơn vị sẽ tuân thủ nghiêm túc và thận trọng quy chế quản lý của đơn vị đã được xây dựng và ngược lại. Do vậy kết quả đánh gía về MTKS nói chung và quan điểm của người lãnh đạo nói riêng có ảnh hưởng lớn đến đánh gía toàn bộ hệ thống KSNB. KTV phải nhận biết được từng nội dung, yếu tố của MTKS được thiết lập và thực hiện theo các phương pháp sau: Cập nhật và đánh giá đúng mức tài liệu ( báo cáo khảo sát, báo cáo kiểm toán ) và kinh nghiệm của các KTV đã thực hiện kiểm toán trước đó. Bởi vì hệ thống và công việc kiểm soát thường không thay đổi liên tục, thông tin này có thể được cập nhật và được áp dụng phù hợp cho công việc kiểm toán những năm tiếp theo. Tiến hành trao đổi, phỏng vấn người quản lý cấp cao và các nhân viên quản lý của đơn vị được kiểm toán về các nội dung của KSNB. Nội dung trao đổi cần được chuẩn bị chu đáo, có thể dưới dạng các nội dung hoặc bằng câu hỏi trả lời “có”, “không”, “hoặc không sử dụng”. Cần đặc biệt chú ý đến các nội dung: - Đối với thái độ của người quản lý: Thể hiện bởi quá trình đào tạo và việc nắm bắt các nội dung kiểm soát. nếu những người quản lý cao cấp được đào tạo chính quy, đúng chuyên ngành, kết quả phỏng vấn cho thấy họ hiều biết công việc kiểm soát cùng với hệ thống chính sách thủ tục kiểm soát được ban hành đầy đủ, đó là biểu hiện của người quản lý có năng lực, quan tâm và coi trọng công tác kiểm soát thì hệ thống KSNB hoạt động có hiệu quả. - Tính trung thực và giá trị đạo đức: Thông qua việc đối chiếu kết quả trao đổi với người quản lý cấp cao và kết quả trao đổi với các nhân viên kết hợp những xem xét, quan sát khác để đánh giá tính trung thực và đạo đức của người lãnh đạo đơn vi. Đây là yếu tố rất quan trọng ảnh hưởng đến hành vi ứng xử, tính trung thực của nhân viên trong công việc và độ tin cậy của các thông tin thu thập được cũng như độ tin cậy của hệ thống KSNB và báo cáo tài chính. - Chính sách về nhân sự: Một chính sách đối đãi, thăng chức và đào tạo tốt sẽ đảm bảo cho các hoạt động kiểm soát được thực hiện nghiêm túc và có hiệu lực. - Thu thập, nghiên cứu các tài liệu, ghi chép có liên quan đến MTKS : gồm các chính sách, quy chế, thủ tục về KSNB được thiết lập: như quy định về quy trình, thủ tục, quan hệ giữa các bộ phận trong quản lý thu chi, sử dụng và bảo quản tài sản... Một hệ thống các chính sách, quy chế, thủ tục về KSNB đầy đủ là biều hiện của một MTKS có hiệu lực. Quan sát: KTV có thể lựa chọn một số công việc kiểm soát xuyên suốt mọi hoạt động của đơn vụ để quan sát thực tế, ví dụ: nghiệp vụ mua vật tư, từ khi lập kế hoạch, phê duyệt, thực hiện, thủ tục kiểm tra chất lượng hàng nhập kho, bảo quản và xuất dùng. Tổng hợp kết quả của bốn phương pháp trên sẽ cho phép KTV sự hiều biết đầy đủ về MTKS nội bộ của đơn vị được kiểm toán. Hệ thống kế toán: Thực hiện nghiêm túc công tác kế toán đó chính là một trong những điều kiện phát huy được tác dụng tự kiểm tra của kế toán. Nghiên cứu hệ thống kế toán cần xem xét việc chấp hành quy định của Nhà nước ở các nội dung: chứng từ kế toán, tài khoản kế toán, sổ kế toán, báo cáo kế toán và quá trình kiểm tra kế toán. Tương tự như phương pháp để nhận biết môi trường kiểm soát. Tuỳ điều kiện cụ thể KTV có thể sử dụng một số hoặc tất cả phương pháp đã nêu ở trên để xem xết, xác định:(1)các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu của đơn vị; (2)các nghiệp vụ về kinh tế này được bắt đầu như thế nào;(3)hiện được ghi vào những sổ sách kế toán nào và bản chất của chúng là gì; (4)các nghiệp vụ kinh tế được xử lý như thế nào từ khi bắt đầu cho đến khi hoàn thành; (5) quá trình lập các báo cáo của kế toán. Thông thường việc nghiên cứu này được thực hiện bằng cách theo dõi một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu xuyên suốt hoạt động của đơn vị. Bằng chứng thu thập được từ việc tìm hiểu nghiên cứu tài liệu sẽ có độ tin cậy cao. Hoạt động kiểm soát: Hoạt động kiểm soát là những chính sách và thủ tục để đảm bảo những hoạt động cần thiết sẽ được thiết lập và thực hiện nhằm đạt đựơc các kế hoạch, mục tiêu đã đề ra. Có ba loại hoạt động kiểm soát cơ bản sau:(1)Sự cách ly thích hợp về trách nhiệm, (2)sự phân chia quyền lực đúng dắn trong quản lý và hoạt động, (3)bảo quản tài sản tài liệu, sổ sách và giữ bí mật các thông tin. Sự cách ly thích hợp về trách nhiệm (trước đây ta thường gọi là bất năng kiêm nhiệm) là việc phân chia nhiệm vụ đảm bảo tách rời việc thực hiện những công việc mà nếu cùng một người làm dễ xảy ra những sai sót và gian lận vì mưu lợi cá nhân. + Cách ly việc bảo quản tài sản với kế toán, như thủ quỹ phải tách rời kế toán thanh toán. + Cách ly quyền phê chuẩn các nghiệp vụ với việc bảo quản tài sản có liên quan. Ví dụ kế toán trưởng phải tách rời việc giữ kho hàng hoá. + Cách ly trách nhiệm điều hành với trách nhiệm ghi sổ như: quá trình ghi sổ tại các phân xưởng thường giao cho một bộ phận riêng biệt thuộc quyền kế toán trưởng. - Sự phân chia quyền lực đúng đắn trong quản lý và hoạt động: Hoạt động kiểm soát chỉ có nề nếp khi quyền phê chuẩn các nghiệp cụ kinh tế phải được quy định rõ ràng. Ví dụ: việc bán hàng phải có bảng giá cố định được niêm yết, quy định giới hạn đối với nợ của khách hàng... - Bảo quản tài sản, tài liệu sổ sách và giữ bí mật các thông tin. Bảo vệ và quản lý tài sản, tài liệu sổ sách sẽ giữ bí mật các thông tin là những nội dung quan trọng của công việc kiểm soát. Một hệ thống kiểm soát tốt phải có các nội dung, biện pháp cụ thể để bảo vệ an toàn, quản lý khoa học tài sản và những ghi chép, như nơi cất trữ an toàn, quy chế về sử dụng... Giám sát độc lập hoạt động kiểm soát: Là sự xem xét lại cẩn thận và liên tục hoặc theo giai đoạn ba nội dung trên của hệ thống KSNB . Để hoạt động này có hiệu quả đòi hỏi nó phải độc lập với các hoạt động kiểm soát. Nhu cầu giám sát này phát sinh do cơ cấu kiểm soát nội bộ có khuynh hướng thay đổi qua thời gian, nhân viên có khả năng quên hoặc vô ý không tuân theo các thủ tục kiểm soát, hoặc trở nên cẩu thả và gian lận trừ khi có người giám sát đánh giá việc thực hiện của họ. Việc giám sát độc lâp hoạt động đảm bảo công việc kiểm soát đang được tiến hành theo đúng quy định và có mục đích; có thể hạn chế được rủi ro và thay đổi bổ sung kịp thời những khiếm khuyết của hệ thống KSNB thích hợp với sự thay đổi họat động của đơn vị theo điều kiện cụ thể. Đối với những công ty lớn hoạt động giám sát do phòng kiểm toán nội bộ thực hiện. Việc nhận biết hoạt động kiểm soát và giám sát độc lập hoạt động kiểm soát có thể sử dụng các phương pháp nhận biết MTKS đã trình bày ở trên. Khi đã có được sự hiểu biết về hệ thống KSNB của đơn vị từ các bằng chứng thu thập được.KTV tiến hành đánh giá những mặt mạnh, yếu kém, hiệu quả hoạt động và độ tin cậy của hệ thống KSNB . Những yếu kém được nhận ra chính là sự thiếu hụt hoạt động kiểm soát phù hợp mà có thể dẫn tới sai lệch thông tin có liên quan trọng báo cáo tài chính. Có bốn bước tiếp cận có thể sử dụng để nhận thức được những yếu kém quan trọng.(1)KTV trước tiên cần phải biết những hình thức kiểm soát nào đang tồn tại; (2) những hoạt động kiểm soát mấu chốt thiếu hụt; (3)hậu quả có thể đem lại do thiếu hoạt động kiểm soát quan trọng, mức độ quan trọng của yếu kém;(4) xem xét liệu có các biện pháp bổ sung để bù lại sự yếu kém. Khi nhận ra được yếu kém của kiểm soát có thể đánh giá rủi ro kiểm tra ở các mức độ thấp, trung bình, hoặc cao cho từng nội dung kiểm toán. Từ đó có thể xác định trọng yếu kiểm toán, là nơi rủi ro kiểm soát được đánh gía là cao và các sai sót, gian lận có nhiều khả năng xảy ra. Việc nghiên cứu hệ thống KSNB thực hiện tuỳ thuộc vào quy mô của đơn vị được kiểm toán. Đối với những đơn vị nhỏ, việc thiêt lập một hệ thống KSNB đầy đủ là tốn kém và không hiệu quả. Do vậy KTV chỉ nên nhận biết một số nội dung của hệ thống KSNB đủ để xác định báo cáo tài chính có thể kiểm toán được hay không. Việc thực hiện kiểm toán trên phải dựa cơ sở đánh giá đầy đủ mức độ rủi ro kiểm soát. Mặt khác, tuỳ vào nội dung và loại hình kiểm toán mà nghiên cứu hệ thống KSNB ở một mức độ và phương pháp phù hợp. Không nhất thiết phải dùng cả bốn phương pháp cho mọi trường hợp. Tuy nhiên, đánh giá hệ thống KSNB phải được thực hiện cả trong giai đoạn khảo sát và tiến hành kiểm toán. Nghiên cứu đầy đủ hệ thống KSNB của đơn vị được kiểm toán để phục vụ cho việc xây dựng kế hoạch kiểm toán phù hợp là vấn đề rất khó; song để có một báo cáo khảo sát và kết quả kiểm toán đảm bảo chất lượng nhất thiết phải thực hiện tốt công việc này, qua đó mới có thể giúp đơn vị được kiểm toán hoàn thiện công tác quản lý và nâng cao hiệu quả trong các hoạt động kinh tế. 1.3. Hệ thống kiểm soát nội bộ trong NHTM ở Việt Nam. 1.3.1.Khái quát về NHTM. Ngân hàng là một trong những ngân hàng tổ chức tài chính quan trọng nhất của nền kinh tế. Ngân hàng là người cho vay chủ yếu đối với hàng triệu hộ tiêu dùng ( cá nhân, hộ gia đình) và vói hầu hết các cơ quan chính quyền điạ phương ( thành phố, tỉnh...).Hơn nữa, đối với các doanh nghiệp nhỏ ở địa phương, từ người bán rau quả cho tới người kinh doanh ô tô, ngân hàng là tổ chức cung cấp tín dụng cơ bản phục vụ cho việc mua hàng hoá dự trữ hoặc mua ô tô trưng bày. Khi doanh nghiệp và người tiêu dùng phải thanh toán cho các khoản mua hàng hoá và dịch vụ họ thường dùng phải thanh toán cho các khoản mua hàng hoá và dịch vụ họ thường sử dụng séc, thẻ tín dụng hay tài khoản điện tử. Và khi cần thông tin tài chính hay cần lập kế hoạch tài chính, họ thường tìm đến ngân hàng để nhận được lời tư vấn. Trên toàn thế giới, ngân hàng là loại hình tổ chức trung gian tài chính cung cấp các khoản tín dụng trả góp cho người tiêu dùng với quy mô lớn nhất. Trong mọi thời kỳ, ngân hàng là một trong những thành viên qua trọng nhất trên thị trường tín phiếu và trái phiếu do chính quyền địa phương phát hành để tài trợ cho các công trình công cộng, từ những hội trường, sân bóng đá cho đến sân bay và đường cao tốc. Ngân hàng cũng là một trọng tổ chức tài chính cung cấp vốn lưu động quan trọng nhất cho các doanh nghiệp và trong những năm gần đây, ngân hàng đã tăng cường mở rộng cho vay dài hạn đổi mới hay mua sắm máy móc thiết bị mới. Với tất cả những lí do đó và hơn thế nữa, ngân hàng là một trong những tổ chức trung gian tài chính quan trọng nhất của xã hội. Ngân hàng là loại hình tổ chức tài chính cung cấp một danh mục các dịch vụ tài chính đa dạng nhất- đặc biệt là tín dụng, tiết kiệm và dịch vụ thanh toán- và thực hiện nhiều chức năng tài chính nhất so với bất kỳ một tài chính kinh doanh nào trong nền kinh tế. 1.3.2.Vai trò và chức năng cơ bản của ngân hàng. Sơ đồ : Những chức năng cơ bản của ngân hàng đa năng ngày nay Chức năng uỷ thác Chức năng tín dụng Chức năng bảo hiểm Chức năng môi giới Chức năng ngân hàng đầu tư và bảo lãnh Ngân hàng hiện đại Chức năng quản lý tiền mặt Chức năng lập kế hoạch đầu tư Chức năng thanh toán Chức năng tiết kiệm *) Vai trò của ngân hàng trong nền kinh tế. Trong khi nhiều người tin rằng các ngân hàng chỉ đóng một vai trò rất nhỏ trong nền kinh tế – nhận tiền gửi và cho vay- thì trên thực tế hiện đã phải thực hiện nhiều vai trò mới để có thực hiện để duy trì khả năng cạnh tranh và đáp ứng nhu cầu của xã hội. các ngân hàng ngày nay có những vai trò cơ bản sau: Vai trò trung gian: chuyển các khoản tiết kiệm, chủ yếu từ hộ gia đình, các thành phần khác để đầu tư vào nhà cửa, thiết bị và các tài sản khác. Vai trò thanh toán: thay mặt khách hàng thực hiện thanh toán cho việc mua hàng hoá, dịch vụ ( như bằng cách phát hành và bù trừ séc, cung cấp mạng lưới thanh toán điện tử , kết nối các quĩ và phân phối tiền giấy). Vai trò người bảo lãnh: Cam kết trả nợ cho khách hàng khi khách hàng mất khả năng thanh toán ( chẳng hạn như phát hành thư tín dụng). Vai trò đại lý: thay mặt khách hàng quản lý và bảo vệ tài sản của họ, phát hành hoặc chuộc lại chứng khoán( thường được thực hiện tại phòng uỷ thác). Vai trò thực hiện chính sách: thực hiện chính sách kinh tế của chính phủ, góp phần điều tiết sự tăng trưởng kinh tế và theo đuổi các mục tiêu xã hội. 1.3.3. Sự cần thiết của hệ thống kiểm soát nội bộ tại các ngân hàng thương mại Việt Nam. Ngân hàng thương mại và những trung gian tài chính, nói chung cũng giống như những doanh nghiệp khác trong nền kinh tế thị trường: chúng đều được tổ chức ra để kinh doanh kiếm lợi cho mình và cho chủ nợ. Để hoạt động kinh doanh các ngân hàng thương mại phải có vốn và phải bảo toàn, phát triển vốn của mình. Trong tổng số nguồn vốn của các ngân hàng thương mại , nguồn vốn huy động chiếm một tỷ trọng lớn, xu hướng hoạt động luôn được mở rộng theo nhiều hướng : huy động vốn tăng để mở rộng cho vay và đầu tư. Khác với các doanh nghiệp bình thường, ngân hàng thương mại là một loại hình doanh nghiệp đặc biệt, hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực tiền tệ tín dụng thanh toán, liên quan đến toàn bộ nền kinh tế. Tuy hoạt động ngân hàng hiện nay, bao gồm nhiều loại nguồn vốn nhưng tựu trung lại đây là loại hình kinh doanh tiền tệ, tín dụng của một hệ thống trung gian, tài chính đặc biệt quan trọng trong nền kinh tế, dựa trên cơ sở thu hút tiền của khách hàng (dưới hình thức nhận tiền gửi, huy động bằng trái phiếu, kỳ phiếu, và đi vay..), với trách nhiệm hoàn trả và sử dụng số tiền đó để cho vay, đầu tư và các nguồn vốn thanh toán. như vậy ngân hàng thương mại tiến hành các hoạt động nghiệp vụ của mình thông qua việc, sử dụng không chỉ bằng nguồn vốn tự có mà chủ yếu bằng nguồn vốn huy động vủa khách hàng. Nếu ngân hàng thương mại không thu hồi được số nợ vay mà họ đã cho vay ra, thì không những họ bị mất nguồn vốn tự có của bản thân, mà còn có nguy cơ không thể hoàn trả được số tiền đã huy động của khách hàng. Trong hoạt động ngân hàng thương mại tổn thất trong kinh doanh là một tất yếu, khó tránh khỏi. Việc đảm bảo an toàn vốn tiền gửi của khách hàng và đảm bảo an toàn vốn đầu tư không những được các nhà kinh doanh tiền tệ quan tâm đặc biệt mà còn là mối quan tâm của toàn xã hội. Vì vậy, yêu cầu đầu tiên đặt ra nhằm đảm bảo hoạt động bình thường là ngân hàng thương mại phải thường xuyên thu hồi được số vốn đã cho vay, để duy trì khả năng hoàn trả số tiền đã huy động của khách hàng và bảo toàn nguồn vốn tự có của bản thân. Sự an toàn vững chắc trong kinh doanh của ngân hàng thương mại có thể được hiểu là sự đảm bảo an toàn về mặt quyền lợi của người gửi tiền cũng như đối với chính bản thân ngân hàng. Ngân hàng Thương mại thường dành riêng một lượng tiền lớn và những chứng từ có giá để đảm bảo khả năng thanh toán. Lượng tiền này vừa được dùng làm dự trữ, vừa được dùng để điều chuyển, thanh toán. Phần lớn tài sản của Ngân hàng là tiền mặt và các giấy tờ có thể giao dịch được. Do tính chất của tài sản nắm giữ, mà một Ngân hàng rất dễ bị tổn thương khi có gian lận và sai sót. Đặc biệt là tính chất chuyển đổi cao của tiền mặt, séc và các chứng từ có giá khác do nhân viên Ngân hàng quản lý… nên các Ngân hàng thương mại cần có các quy trình hoạt động rõ ràng, phân cấp quản lý và điều hành cụ thể, xác định rõ trách nhiệm của từng cá nhân và phải xây dựng một cơ cấu kiểm soát nội bộ thích hợp, đủ mạnh để vừa đảm bảo cho các hoạt động có hiệu quả, vừa tránh gian lận, tham ô, lợi dụng. Ngân hàng Thương mại thường tham gia vào các giao dịch lớn, với số lượng tiền tệ rất lớn nên cần sử dụng phương pháp xử lý dữ liệu trên mạng máy vi tính. Sự phát triển của hệ thống xử lý dữ liệu điện tử, trên thực tế đã nâng cao rất nhiều năng lực kiểm soát của ngân hàng nhưng điều này đang làm nảy sinh nhiều loại rủi ro khác xuất phát từ lỗi của máy tính và gian lận máy tính gây nên. Từ đó đặt ra yêu cầu phải có một hệ thống kế toán tốt và tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ, với đội ngũ cán bộ tinh thông nghề nghiệp để hạn chế mức tối đa những rủi ro có thể xảy ra. Các Ngân hàng Thương mại thường tổ chức hoạt động kinh doanh với một mạng lưới các Chi nhánh, các phòng giao dịch trải rộng theo các khu vực hành chính. Vì vậy, việc phân cấp quản lý, điều hành kinh doanh, chi tiêu tài chính…là điều tất yếu; nhưng cũng khó tránh khỏi tình trạng vượt quyền, sự tác động của chính quyền địa phương trong hoạt động kinh doanh, sự phân tán về hoạt động hạch toán kế toán, hoạt động kiểm tra, kiểm soát.., từ đó dẫn đến khó khăn trong việc duy trì tính đồng bộ, tính thống nhất của các hoạt động nghiệp vụ… Những hoạt động ngoài bảng cân đối tài chính cũng là vấn đề đáng quan tâm. Một Ngân hàng Thương mại có thể nhận được các giao ước mà không có việc chuyển tiền, chuyển hàng nào. Ngân hàng chịu trách nhiệm lưu trữ, bảo quản những giấy tờ có liên quan đến các hoạt động này; tuy nhiên, ngân hàng hoạt động như một đại lý hay người được uỷ thác, nên các hoạt động này không được nêu trong báo cáo tài chính của Ngân hàng, trừ những khoản thu nhập và chi phí xuất phát từ các hoạt động này. Những khoản này có thể được hạch toán vào sổ sách và cũng có thể không. Trong khi các hoạt động này thường dẫn đến việc thanh toán phí cho ngân hàng, phải được tính toán và ghi sổ. Từ những đặc thù đã nêu trên trong hoạt động kinh doanh của Ngân hàng Thương mại. Muốn uốn nắn và phát hiện sai sót kịp thời nhằm nâng cao chất lượng kinh doanh ngân hàng, ngoài các biện pháp thanh tra, kiểm tra, giám sát của các cơ quan quản lý nhà nước trước hết đòi hỏi ngân hàng thương mại phải có những biện pháp hữu hiệu, mà biện pháp quan trọng nhất là ngân hàng thương mại phải thiết lập được hệ thống kiểm soát nội bộ. 1.3.4. Hệ thống kiểm soát nội bộ của Ngân hàng Thương mại. Là một Ngân hàng nên HTKSNB và các thủ tục kiểm soát tương đối chặt chẽ hơn các doanh nghiệp khác. Cụ thể: Tổ chức hệ thống kiểm soát thành nhiều cấp: Ban Kiểm soát thuộc Đại Hội đồng cổ đông, Phòng Kiểm soát trực thuộc Tổng Giám đốc. Cán bộ kiểm soát nội bộ được tổ chức theo ngành dọc( mỗi chi nhánh có từ 1 đến 2 người kiểm soát làm việc tại Chi nhánh nhưng là người đại diện của Trụ sở chính thực hiện nhiệm vụ kiểm soát thường xuyên tại mỗi chi nhánh). Mỗi bộ phận đều có hoạt động kiểm soát của mình, ví dụ như Phòng tín dụng. * Cơ cấu tổ chức KSNB. Phòng KSNB : + Thực hiện các nhiệm vụ và quyền hạn chung của Tổ chức KSNB: Trực tiếp phối hợp với Ban kiểm soát tiến hành kiểm tra công tác quản lý, điều hành, chấp hành… Giám sát việc chấp hành các quyết định của NHNN để đảm bảo an toàn trong hoạt động kinh doanh. Kiểm tra tính phù hợp, hiệu lực và hiệu qủa của hệ thống kiểm tra, KSNB trong mọi lĩnh vực của ABC, rà soát hệ thống các quy định an toàn trong kinh doanh, phát hiện, xử lý và kiến nghị bổ xung, sửa đổi các sơ hở, bất hợp lý, các vi phạm trong quá trình quản lý và hoạt động của ABC. Kiểm tra xác nhận chất lượng, độ tin cậy của HTTT, số liệu và tài liệu của các BCTC… và các báo cáo phục vụ công tác quản lý, phòng ngừa rủi ro. Kiểm tra tuân thủ các nguyên tắc tổ chức và hoạt động chế độ chính sách luật pháp và Nghị quyết của Đại hội cổ đông, HĐQT, các quy chế, quyết định của ABC. Đánh giá mức độ đảm bảo an toàn và kiến nghị các biện pháp nâng cao khả năng đảm bảo an toàn trong hoạt động kinh doanh, phân tích nguyên nhân và dự báo rủi ro trong hoạt động quản lý và kinh doanh. Tham gia xây dựng kế hoạch kinh doanh, kế hoạch tài chính và các quyết định khác. Phối hợp với các cơ quan pháp luật trong việc phòng chống, chống vi phạm pháp luật và những quy định tại ABC. Là đầu mối làm việc với các đoàn thanh tra của NHNN các đoàn kiểm tra hoặc kiểm toán. Thực hiện chế độ thông tin, báo cáo theo chức năng nhiệm vụ của hệ thống KTNB theo quy định của NHNN và ABC. + Dự thảo trình TGĐ phê duyệt và triển khai thực hiện các chế độ, chính sách, quy chế, quy định, quyết định trong lĩnh vực kiểm tra, KTNB. Xây dựng chương trình, và trình TGĐ phê duyệt và thực hiện triển khai chương trình kế hoạch kiểm tra, KTNB, xử lý rủi ro và giải quyết khiếu tố trong hệ thống ABC, phối hợp với trung tâm công nghệ thông Tin học ABC theo dõi, quản ._.lý hệ thống thông tin rủi ro. + Tổ chức kiểm tra, kiểm toán định kỳ hoặc đột xuất và báo cáo kết quả kiểm tra. + Tham mưu giải quyết khiếu nại, tố cáo… + Kiến nghị với HĐQT hoặc TGĐ đình chỉ thực hiẹn, huỷ bỏ hoặc bãi bỏ các văn bản hoặc việc làm sai phạm của các chi nhánh, phòng, ban ABC. + Đào tạo, hướng dẫn và quản lý nhân viên kiểm tra, KTNB, quản lý rủi ro. + Đề xuất lẫn kiến nghị về công tác đào tạo, tổ chức nhân sự, chính sách chế độ và các nội dung khác có liên quan đến công tác KSNB. + Thực hiện nhiệm vụ khác khi HĐQT, BKS hoặc TGĐ giao. Phòng KSNB chi nhánh. Nhiệm vụ: + Thực hiện các nhiệm vụ và quyền hạn chung của Tổ chức KSNB( như trên đây). + Chịu sự chỉ đạo về nghiệp vụ của Phòng KSNB ABC. + Xây dựng và trình Giám đốc duyệt và triển khai thực hiện chương trình, kế hoặch kiểm tra, KTNB và xử lý rủi ro tại chi nhánh. + Tổ chức kiểm tra, kiểm toán định kỳ hoặc đột xuất và báo cáo kết quả với GĐCN và Phòng KSNB ABC. +Theo dõi và trợ giúp GĐCN giải quyết các khiếu nại, tố cáo đối với chi nhánh. + Thực hiện nhiệm vụ khác khi được Trưởng phòng KSNB ABC hoặc GĐCN giao. Khi có các tài liệu hoặc văn bản mới, bộ phận văn thư sẽ phân loại và trình bày cho các lãnh đạo có liên quan( Tổng Giám đốc và Phó Tổng Giám đốc) sau đó các văn bản này được chuyển cho bộ phận liên quan đến thực hiện. Tuỳ theo mức độ quan trọng và áp dụng rộng rãi của văn bản này mà TGĐ/PTGĐ sẽ giao cho bộ phận liên quan để soạn thảo văn bản hướng dẫn. Việc kiểm tra thực hiện áp dụng các văn bản này sẽ do phòng KSNB và có thể phối hợp cùng với phòng ban khác thực hiện. Đó là HTKSNB và hoạt động của Ban Kiểm soát nhằm mục tiêu tham mưu, giúp việc cho TGĐ, Giám đốc chi nhánh, xử lý rủi ro và giải quyết các khiếu nại, tố cáo trong hệ thống. Hệ thống ABC được cấu trúc như sau: Phòng tổng hợp Phòng xử lý rủi ro Phòng kiểm soát nôi bộ Phòng kế toán Phòng tin học Tổ chức nhân sự Trung tâm Văn phòng đại diện Chi nhánh cấp 3 Chi nhánh cấp 2 Sở giao dịch Chi nhánh cấp 1 * Chế độ tài chính, kế toán. - Chế độ tài chính: +ABC chấp hành chế độ tài chính theo quy định của Chính phủ và hướng dẫn của Bộ trưởng Bộ tài chính. + Hội đồng Quản trị, Ban kiểm soát, Tổng giám đốc ABC chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước các cơ quan quản lý Nhà nước về việc chấp hành chế độ tài chính của ABC - Sử dụng vốn: + ABC được sử dụng vốn để phục vụ hoạt động kinh doanh, đầu tư xây dựng mua sắm tài sản cố định theo quy định của pháp luật. + ABC được quyền thay đổi cơ cấu vốn và tài sản phục vụ cho việc phát triển hoạt động theo quy định của pháp luật. + ABC được điều dộng vốn và tài sản giữa các Công ty trực thuộc có tư cách pháp nhân hạch toán độc lập. - Các quỹ được trích lập: Quỹ dự trữ bổ sung Vốn điều lệ Quỹ dự phòng tài chính Quỹ đầu tư phát triển nghiệp vụ Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm Quỹ khen thưởng Quỹ phúc lợi - Tự chủ về tài chính: ABC tự chủ về tài chính, tự chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh của mình thực hiện nghĩa vụ và các cam kết của mình theo quy định của pháp luật - Kế toán và thuế: + ABC thực hiện chế độ kế toán, thống kê theo quy định của pháp luật + Năm tài chính của ABC bắt đầu từ ngày 01-01 và kết thúc ngày 31-12 năm dương lịch - ABC lập sổ sách kế toán bằng tiếng Việt, ABC phải lập sổ kế toán theo loại hình kinh doanh. Các sổ sách đó phải chính xác, cập nhật, có hệ thống và đủ để chứng minh và giải trình các giao dịch - ABC thực hiện hạch toán theo hệ thống tài khoản kế toán do Ngân hàng Nhà nước quy định. II. quá trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ. 1. Mục đích nghiên cứu và đánh giá HTKSNB. Các thủ tục kiểm soát do Ban Giám đốc đơn vị thiết lập và thực hiện nhằm đạt được mục tiêu quản lý cụ thể. Việc nghiên cứu và đánh giá HTKSNB là rất quan trọng đối với kiểm toán viên, đồng thời cũng thể hiện sự tuân thủ chuẩn mực nghề nghiệp khi tiến hành kiểm toán. Trong đoạn 2 của ISA400-Đánh gía rủi ro và kiểm soát nội bộ – yêu cầu: “Kiểm toán viên phải có hiểu biết đầy đủ về hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ để lập kế hoạch kiểm toán và triển khai kiểm toán có hiệu quả…”. Các thủ tục kiểm soát chủ yếu bao gồm : Lập, kiểm tra, so sánh và phê duyệt các số liệu, tài liệu liên quan đến đơn vị; Kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán; Kiểm tra chương trình ứng dụng và môi trường tin học; Kiểm tra số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết; Kiểm tra và phê duyệt các tài liệu kế toán. Đối chiếu số liệu nội bộ với bên ngoài; So sánh, đối chiếu kết quả kiểm kê thực tế với số liệu trên sổ kế toán; Giới hạn việc tiếp cận trực tiếp với các tài sản và các tài liệu kế toán; Phân tích, so sánh giữa số liệu thực tế với dự toán, kế hoạch. Các thủ tục kiểm soát được thiết lập trong đơn vị dựa trên ba nguyên tắc cơ bản: nguyên tắc phân công, phân nhiệm rõ ràng; nguyên tắc bất kiêm nhiệm; và nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn. HTKSNB tuy là một công cụ quản lý trong đơn vị, nhưng lại có những ảnh hưởng rất lớn đến công việc của KTV, cụ thể là: + Thông qua việc tìm hiểu về HTKSNB và các bộ phận cấu thành, KTV đánh giá được những điểm mạnh và điểm yếu của HTKSNB nói chung cũng như trong từng bộ phận, từng khoản mục. + Trên cơ sở hiểu biết về HTKSNB, kiểm toán viên có thể xác định được khối lượng và độ phức tạp của công việc, đánh giá sơ bộ về rủi ro kiểm soát. Từ đó KTV xác định được phương hướng và phạm vi kiểm tra, thiết kế các thủ tục kiểm toán, dự kiến về thời gian và lực lượng nhân sự cần thiết trong kế hoạch và chương trình kiểm toán. 2. Trình tự đánh giá HTKSNB. Trong kiểm toán Báo cáo tài chính, kiểm toán viên phải đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ và rủi ro kiểm soát không chỉ để xác minh tính hữu hiệu của kiểm soát nội bộ mà còn làm cơ sở cho việc xác định phạm vi thực hiệc các thử nghiệm cơ bản trên số dư và nghiệp vụ của đơn vị. Sơ đồ dưới đây trình bày khái quát các bước tìm hiểu, đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ và đánh giá rủi ro kiểm soát và việc liên hệ kết quả với các cuộc khảo sát số dư trên Báo cáo tài chính ( Sơ đồ :Khái quát việc nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng và quá trình đánh giá rủi ro kiểm soát trong kiểm toán Báo cáo tài chính). Trong sơ đồ này, các bước (1), (2), (3) là các bước của quá trình thu thập thông tin về hệ thống kiểm soát nội bộ và đánh giá rủi ro kiểm soát trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán. Các bước còn lại là các bước liên hệ các kết quả của việc đánh giá đó với các trắc nghiệm kiểm toán. Việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ được thực hiện theo một trình tự nhất định và có thể khái quát qua bốn bước cơ bản sau:(được khái quát theo sơ đồ) Sơ đồ: Khái quát việc nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng và quá trình đánh giá rủi ro kiểm soát trong kiểm toán báo cáo tài chính Đạt được sự hiểu biết về HTKSNB của khách hàng đủ để lập kế hoạch kiểm toán BCTC (1) Đánh giá xem liiêụ các BCTC có kiểm toán được hay không? ý kiến “từ chối “ hoặc rút ra khỏi hợp đồng Không thể kiểm (2) toán được Có thể kiểm toán Quy trình đánh giá rủi ro kiểm soát (3) 3 khả năng Mức thấp hơn khả dĩ có thể chứng minh được Mức được chứng minh bằng sự hiểu biết dã có Mức tối đa Mở rộng sự hiểu biết nếu thấy cần thiết Lập kế hoạch và thực hiện các thử nghiệm kiểm soát. (4) Xác định liệu mức đánh giá về rủi ro kiểm soát có được giảm hơn từ kết quả của các thử nghiệm kiểm soát hay không. Không thể giảm (5) Rủi ro kiểm soát tăng hơn so với mức đánh giá ban đầu hoặc ở mức tối đa. rủi ro phát hiện giảm xuống và phải lập kế hoạch các trắc nghiệm kiểm toán để thoả mãn mức rủi ro phát hiện thấp hơn này. Rủi ro kiểm soát giảm xuống rủi ro phát hiện tăng lên và phải lập kế hoạch các trắc nghiệm kiểm toán để thoả mãn mức rủi ro phát hiện tăng lên này. (7) (6) (1). Thu thập hiểu biết về hệ thống kiểm soát nội bộ và mô tả chi tiết hệ thống kiểm soát nội bộ trên các giấy tờ làm việc. (2). Đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát để lập kế hoạch cho từng khoản mục. (3). Thực hiện thử nghiệm kiểm soát( thử nghiệm tuân thủ). (4). Lập bảng đánh giá kiểm soát nội bộ. 2.1. Thu thập hiểu biết về HTKSNB và mô tả chi tiết hệ thống kiểm soát nội bộ trên các giấy tờ làm việc. 2.1.1. Tìm hiểu về những bộ phận của HTKSNB. Trong giai đoạn này KTV tìm hiểu về HTKSNB của đơn vị trên hai mặt chủ yếu: thiết kế kiểm soát nội bộ bao gồm thiết kế về qui chế kiểm soát và thiết kế về bộ máy kiểm soát hoạt động liên tục và có hiệu lực của KSNB. Sự hiểu biết này của KTV sử dụng để: + Đánh giá xem liệu có các Báo cáo tài chính có thể kiểm toán được hay không? + Nhận diện và đánh giá các sai phạm tiềm tàng. + Quyết định về mức đánh giá thích hợp của rủi ro kiểm soát ảnh hưởng đến rủi ro phát hiện. + Có kế hoạch thiết kế các cuộc khảo sát thích hợp. Tìm hiểu về môi trường kiểm soát. KTV phải có đầy đủ kiến thức để hiểu biết về các nhân tố trong MTKS đã trình bày ở trên, trong đó quan trọng nhất là sự hiểu biết về thái độ nhận thức và hành động có liên quan đến MTKS của nhà quản lý. Quan trọng là KTV phải tập trung vào thực chất, nội dung của các quá trình kiểm soát hơn là hình thức của nó. Ví dụ như các qui định về đạo đức sẽ chẳng có gía trị gì nếu các nhà quản lý cao cấp nhất có những hành động trái đạo lý. Tìm hiểu về thông tin và truyền thông. Để tìm hiểu về hệ thống kế toán, KTV cần thực hiện theo trình tự sau: + Tìm hiểu các loại nghiệp vụ chính trong đơn vị. +Xem xét việc xử lý các nghiệp vụ: các nghiệp vụ được bắt đầu như thế nào? Những sổ sách kế toán có liên quan? Các phương pháp xử lý các nghiệp vụ? + Tìm hiểu tiến trình lập báo cáo tài chính, gồm cả các chính sách kế toán và phương pháp để xác định các ước tính kế toán. Trong qúa trình tìm hiểu HTKT và các hoạt động kiểm soát có liên quan của khách hàng, KTV có thể tiếp cận theo hai cách phổ biến sau: + Phương pháp tiếp cận theo khoản mục. + Phương pháp tiếp cận theo chu trình nghiệp vụ. Theo phương pháp này, KTV xem xét các chính sách, thủ tục kiểm soát đến từng chu trình nghiệp vụ. Ví dụ HTKT trong một doanh nghiệp sản xuất có thể phân ra thành những chu trình nghiệp vụ sau đây: chu trình bán hàng và thu tiền; chu trình mua hàng và thanh toán; chu trình sản xuất; chu trình tiền lương; chu trình tài chính; chu trình đầu tư… Việc xác định các chu trình nghiệp vụ phụ thuộc vào tính chất hoạt động kinh doanh của đơn vị và KTV cũng có thể lựa chọn để xác định các chu trình nghiệp vụ theo các cách khác nhau. Tìm hiểu về hoạt động kiểm soát. Để đạt được sự hiểu biết này, KTV phải cân nhắc những kết quả đạt được trong quá trình tìm hiểu về những bộ phận khác nhau của HTKSNB (MTKS, đánh giá rủi ro, thông tin và truyền thông) xem liệu có cần phải tìm hiểu thêm về MTKS không? Bởi vì KTV đã có những hiểu biết về các hoạt động kiểm soát của khách hàng thông qua quá trình tìm hiểu trước đó. Tìm hiểu về việc giám sát. Cuối cùng, KTV cũng cần phải có tìm hiểu những hoạt động giám sát của đơn vị có liên quan đến việc lập BCTC và những hoạt động giám sát này đã ảnh hưởng đến HTKSNB như thế nào? Việc trao đổi với các nhà quản lý là phương pháp thường được sử dụng để tìm hiểu vấn đề này. Ngoài ra, các KTV độc lập cũng phải nghiên cứu công việc của các KTVNB vì họ đã có những đóng góp đáng kể vào việc tăng cường tính hữu hiệu của HTKSNB. 2.1.2. Phương pháp để tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ. Các phương pháp để KTV tìm hiểu HTKSNB gồm: Dựa vào kinh nghiệm trước đây của KTV với khách hàng. Hầu hết các cụôc kiểm toán của một công ty được một công ty kiểm toán thực hiện hàng năm. Do vậy, KTV thường có một khối lượng lớn thông tin về HTKSNB của khách hàng đã thu thập từ các cuộc kiểm toán trước. Ví dụ, những kết luận của năm trước về những điểm mạnh, điểm yếu của HTKSNB có thể được sử dụng như là điểm xuất phát để KTV thực hiện cuộc phỏng vấn về những thay đổi của HTKSNB trong năm hiện hành. Trong hồ sơ kiểm toán năm trước cũng có những thông tin về những loại sai sót đã phát hiện trong cuộc kiểm toán năm trước và nguyên nhân của chúng. KTV cần phải tiếp tục theo dõi xem những sai sót đó có được sửa chữa chưa? Phỏng vấn các nhà quản lý, nhân viên của công ty khách hàng. Công việc này giúp cho KTV thu thập được những thông tin ban đầu(đối với khách hàng mới) hoặc nắm bắt được những thay đổi trong HTKSNB của khách hàng(đối với khách hàng thường niên ) để cập nhật thông tin cho cuộc kiểm toán ở năm hiện hành. Kiểm tra lại các tài liệu, sổ sách. Những tài liệu của khách hàng mà KTV cần phải kiểm tra gồm: sơ đồ tổ chức, sổ tay chính sách, sơ đồ hạch toán, sổ nhật ký, sổ cái, các báo cáo trình bày những dữ liệu thực tế và kế hoạch… Qua kiểm tra, KTV có thể hiểu rõ được các thủ tục, chế độ liên quan đến HTKSNB đang đựơc áp dụng và việc vận hành chúng tại công ty khách hàng. Quan sát các mặt hoạt động và quá trình hoạt động của đơn vị khách hàng. Quan sát việc thực hiện một vài hoạt động kiểm soát rất cần thiết để biết rằng chúng có thực hiện trên thực tế hay không? Công việc này củng cố thêm sự hiểu biết và kiến thức về thực tế sử dụng các thủ tục và chính sách kiểm soát nội bộ tại công ty khách hàng. 2.1.3. Thủ tục để chứng minh cho sự hiểu biết. Sau khi đã tìm hiểu về HTKSNB của khách hàng KTV phải tài liệu hoá những thông tin đã thu thập để chứng minh đã tìm hiều về HTKSNB trong hồ sơ kiểm toán. Hình thức và phạm vi của tài liệu này phụ thuộc vào quy mô và sự phức tạp của các nghiệp vụ cũng như các loại thủ tục KSNB của khách hàng. Các tài liệu thường được thực hiện và hoàn thành dưới dạng bảng tường thuật, bảng câu hỏi về kiểm soát nội bộ hoặc lưu đồ. Bảng câu hỏi về hệ thống kiểm soát nội bộ: là một bảng liệt kê các câu hỏi được chuẩn bị trước theo mục tiêu chi tiết của HTKSNB đối với từng lĩnh vực được kiểm toán. Các câu hỏi được thiết kế dưới dạng “Có” hoặc “Không”, hoặc “Không áp dụng”. Câu trả lời “Có” biểu thị điều kiện thuận lợi, ngược lại, câu trả lời “Không” sẽ cho thấy sự yếu kém của HTKSNB và những sai sót tiềm tàng có khả năng phát sinh từ đó. Để nhấn mạnh mức độ yếu kém, bảng câu hỏi có thể đánh giá sự yếu kém của thủ tục kiểm soát, đó là quan trọng hay thứ yếu, cho biết nguồn gốc của thông tin sử dụng để trả lời các câu hỏi này và những giải thích, nhận xét về sự yếu kém. Ưu điểm của bảng câu hỏi là nhờ được chuẩn bị trước nên KTV có thể tiến hành nhanh chóng, và không bỏ sót những vấn đề quan trọng. Hơn nữa nó có thể được chuẩn bị riêng cho từng phần của mỗi chu trình nghiệp vụ, nên rất thuận lợi khi phân công cho các kiểm toán viên khác nhau để hoàn thành các bảng câu hỏi này. Tuy nhiên bảng câu hỏi cũng có những nhược điểm là do được thiết kế chung nên có thể không phù hợp với các nét đặc thù, hay quy mô của các đơn vị khách hàng. Ngoài ra việc chuẩn bị các câu hỏi và hoàn tất chúng thông qua phỏng vấn là công việc khó khăn và tốn khá nhiều thời gian; cũng như sự chính xác của các câu hỏi được trả lời phụ thuộc vào sự trung thực và lòng nhiệt tình của người được phỏng vấn. Bảng tường thuật về HTKSNB là sự mô tả bằng văn bản về cơ cấu KSNB cung cấp thêm sự phân tích về cơ cấu kiểm soát giúp KTV hiểu biết đầy đủ hơn về HTKSNB. Đối với HTKSNB đơn giản, KTV có thể sử dụng duy nhất bảng tường thuật để ghi nhận sự hiểu biết về KSNB. Khi sử dụng, KTV cần chú trọng bố cục và cách hành văn cho rõ ràng, dễ hiểu. Một bảng tường thuật đúng cách phải trình bày đầy đủ bốn điểm sau đây: + Nguồn gốc của mọi chứng từ và sổ sách trong hệ thống. Ví dụ, đơn đặt hàng của khách hàng phải nêu rõ là đến từ đâu, các hoá đơn bán hàng phát sinh như thế nào? + Tất cả các qúa trình xảy ra. + Sự chuyển giao mọi chứng từ, sổ sách trong hệ thống. Ví dụ, việc lưu trữ, huỷ bỏ… đều phải được trình bày. + Chỉ rõ các hoạt động kiểm soát thích hợp với quá trình đánh giá rủi ro kiểm soát. Ví dụ, tách biệt về trách nhiệm, sự phê chuẩn, kiểm tra độc lập trong nội bộ… Lưu đồ: Bao gồm lưu đồ ngang và lưu đồ dọc- là sự trình bày toàn bộ các quá trình kiểm soát áp dụng cũng như mô tả các chứng từ, tài liệu kế toán cùng quá trình vận động và luân chuyển chúng bằng các kí hiệu và biểu đồ. Các KTV có thể sử dụng một số ký hiệu chuẩn để mô tả công việc theo từng chức năng một cách đơn giản, rõ ràng đối với từng loại nghiệp vụ, đối với trình tự luân chuyển của từng chứng từ, cũng như các thủ tục kiểm soát. Nhờ biểu thị bằng hình vẽ nên lưu đồ có thể cung cấp cái nhìn khái quát, súc tích về toàn bộ hệ thống; cũng như mối quan hệ giữa các bộ phận, giữa các chứng từ và sổ sách…, và có tác dụng như một công cụ phân tích khi đánh giá vì nó giúp KTV nhận diện những thiếu sót của những thủ tục qua việc vận hành hệ thống. Tuy nhiên việc mô tả lưu đồ thường mất nhiều thời gian và có khi không cho phép xác định điểm yếu của KSNB. Việc lựa chọn loại công cụ để mô tả tuỳ theo KTV để có được hiểu biết tốt nhất về HTKSNB của khách hàng. Việc sử dụng kết hợp Bảng câu hỏi với lưu đồ với Bảng tường thuật sẽ giúp KTV hiểu biết tốt hơn về HTKSNB của khách hàng. 2.2. Đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát để lập kế hoạch cho từng khoản mục: Đánh giá rủi ro kiểm soát là đánh giá sự hữu hiệu của HTKSNB trong việc ngăn chăn, phát hiện và sửa chữa các sai sót trọng yếu. Theo ISA 400 Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ “ Sau khi tìm hiều về hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ, kiểm toán viên phải thực hiện đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát theo các cơ sở dẫn liệu cho số dư của mỗi tài khoản trọng yếu”. Cơ sở dẫn liệu là những giải trình (hoặc khẳng định ) của các nhà quản lý để chứng minh về các dẫn liệu được trình bày trên báo cáo tài chính. Cơ sở dẫn liệu được hình thành xuất phát từ trách nhiệm của các nhà quản lý đối với việc soạn thảo, trình bày và công bố các báo cáo tài chính theo đúng các chuẩn mực hay chế độ kế toán hiện hành. Theo VSA 500 xác định các cơ sở dẫn liệu của báo cáo tài chính như sau: Hiện hữu: tài sản hay nợ phải trả có thực tại thời điểm báo cáo. Quyền và nghĩa vụ: tài sản hoặc nợ phải trả thuộc vê đơn vị tại thời điểm báo cáo. Phát sinh: nghiệp vụ phải có thực và đã xảy ra trong kỳ báo cáo. Đầy đủ: mọi tài sản, công nợ, nghiệp vụ đều phải ghi chép và trình bày trên báo cáo tài chính. Đánh giá: tài sản hoặc công nợ phải được ghi chép theo đúng giá trị thuần. Chính xác: nghiệp vụ phải đựơc ghi chép đúng số tiền, mọi thu nhập và chi phí phải được phân bổ đúng kỳ. Trình bày và công bố: các chỉ tiêu được trình bày, phân loại và công bố trên báo cáo tài chính phải đúng theo chuẩn mực kế toán hiện hành. Như vậy sau khi thu thập được một sự hiểu biết về cách thiết kế và sự vận hành của HTKSNB, kiểm toán viên sẽ đưa ra đánh giá sơ bộ về rủi ro kiểm soát để lập kế hoạch cho từng khoản mục. Nếu HTKSNB được thiết kế và vận hành hữu hiệu thì rủi ro kiểm soát được đánh giá là thấp và ngược lại. Để đánh giá sơ bộ rủi ro kiểm soát, KTV có thể thực hiện theo các bước sau: Nghiên cứu những thông tin thu thập được qua việc tìm hiểu: Sau khi đã tài liệu hóa các thông tin tìm hiều về HTKSNB của đơn vị khách hàng, KTV sẽ tiến hành phân tích các tài liệu này. Khi nghiên cứu, KTV phải xác định những loại sai sót tiềm tàng và xem xét những nhân tố ảnh hưởng đến rủi ro có những sai sót trọng yếu, ví dụ như có thiết kế các thủ tục kiểm soát để ngăn chặn và phát hiện các sai sót không và chúng có thật sự hoạt động không? Xác định những loại sai sót tiềm tàng và những thủ tục kiểm soát chủ yếu. Khi nghiên cứu các bảng mô tả KTV có thể đã nhận biết các sai sót tiềm tàng và các thủ tục kiểm soát chủ yếu. Tiếp theo, để hệ thống hoá, KTV thường sử dụng một bảng kiểm tra, trong đó trình bày các sai sót tiềm tàng va những thủ tục kiểm soát chủ yếu để có thể ngăn chặn hoặc phát hiện những sai sót tiềm tàng cụ thể. Ví dụ: Cột 1 và 2 bảng dưới đây ( Lưu ý là nhiều thủ tục kiểm soát khác nhau có thể được áp dụng để ngăn chặn một sai sót tiềm tàng và một thủ tục kiểm soát cũng có thể áp dụng để ngăn chặn nhiều sai sót tiềm tàng). Đánh giá sơ bộ rủi ro kiểm soát. Cuối cùng, KTV tiến hành đánh giá sơ bộ về rủi ro kiểm soát dựa trên những bằngchứng thu được từ thủ tục tìm hiểu về HTKSNB. Kiểm toán viên có thể đánh giá rủi ro theo yếu tố định tính thấp, trung bình, cao hoặc theo tỷ lệ phận trăm. Để đi đến kết luận chính thức về mức độ rủi ro, KTV cần phải bổ sung thêm những bằng chứng có được từ kết quả thực hiện các thử nghiệm kiểm soát. Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400, KTV đặt ra mức kiểm toán là cao trong trường hợp: + Hệ thống kế toán và KSNB không được áp dụng đúng hoặc + Việc đánh giá sự áp dụng của hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ được xem là không đủ. 2.3. Thiết kế và thực hiện các thủ tục kiểm soát trong chương trình kiểm toán. Thử nghiệm kiểm soát hay còn gọi là thử nghiệm tuân thủ là những thử nghiệm dùng để thu thập bằng chứng kiểm toán về sự hữu hiệu trong thiết kế và vận hành của HTKSNB. Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400, Đánh giá rủi ro kiểm soát nội bộ qui định KTV phải thực hiện các thử nghiệm kiểm soát để thu thập bằng chứng về sự đầy đủ, về tính hiệu quả của hệ thống kế toán va HTKSNB trên các phương diện: + Thiết kế: hệ thống kế toán và HTKSNB của đơn vị được thiết kế sao cho có khả năng ngăn ngừa, phát hiện và sửa chữa các sai sót trọng yếu. + Thực hiện: hệ thống kế toán và HTKSNB tồn tại và hoạt động một cách hữu hiệu trong suốt niên độ kế toán. Môi quan hệ giữa việc đánh giá rủi ro kiểm soát và việc xác định các phép thử nghiệm kiểm soát. Nếu rủi ro kiểm soát được đánh giá ở mức độ tối đa (HTKSNB không hoạt động hoặc hoạt động không có hiệu lực, không phát hiện và ngăn chặn các gian lận và sai sót trọng yếu) thì KTV không thể dựa vào các KSNB của đơn vị để giảm bớt các thử nghiệm cơ bản trên số dư và nghiệp vụ. Trái lại, KTV phải tăng cường các thử nghiệm cơ bản để phát hiện những hành vi gian lận và sai sót. Trong trường hợp này, KTV không cần thực hiện thử nghiệm kiểm soát. Thử nghiệm kiểm soát cũng có thể không được thực hiện nếu KTV cho rằng việc thực hiện thử nghiệm này không có hiệu quả bằng việc thực hiện ngay từ đầu các thử nghiệm cơ bản về số dư và nghiệp vụ của đơn vị. Nếu rủi ro kiểm soát được đánh giá thấp hơn mức tối đa, KTV sẽ dựa vào KSNB của đơn vị để giảm bớt thử nghiệm cơ bản trên số dư và nghiệp vụ va KTV sẽ thực hiện tuần tự thử nghiệm kiểm soát và thử nghiệm cơ bản trong thực hành kiểm toán BCTC. KTV sẽ được quyền đánh giá rủi ro kiểm soát thấp hơn mức tối đa khi: KTV chỉ ra được thủ tục kiểm soát liên quan đến cơ sở dẫn liệu là có thể phát hiện và ngăn chặn các gian lận và sai sót trọng yếu và KTV lập kế hoạch thực hiện thử nghiệm kiểm soát để làm cơ sở cho sự đánh giá của mình về HTKSNB của doanh nghiệp. Thử nghiệm kiểm soát được thực hiện theo những phương pháp khác nhau tuỷ thuộc từng trường hợp cụ thể. Các thử nghiệm kiểm soát được sử dụng để kiểm tra sự hiện hữu của HTKSNB bao gồm: + Phỏng vấn. + Kiểm tra tài liệu. + Quan sát việc áp dụng các thủ tục kiểm soát. + Thực hiện các thủ tục kiểm soát. Sơ đồ: ảnh hưởng hệ thống kiểm soát nội bộ tới cuộc kiểm toán. đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ Hiệu lực kém Hiệu lực mạnh Phạm vi giảm lượng thử nghiệm cơ bản Phạm vi thực hiện nhiều thử nghiệm cơ bản Nội dung thu thập bằng chứng trong hệ thống kiểm soát nội bộ, giảm bằng chứng thu thập bên ngoài Thời gian kiểm tra các khoản mục vào giữa kỳ hoặc một phần trong kỳ Thời gian kiểm tra các khoản mục trong cả kỳ kế toán Nội dung thiết kế các phương pháp kiểm toán để thu thập các bằng chứng có giá trị đặc biệt là bằng chứng bên ngoài Sai sót các tiềm tàng, các thủ tục kiểm soát chủ yếu thử nghiệm kiểm soát- nghiệp vụ chi quỹ. Sai sót tiềm tàng/ Cơ sở dẫn liệu Thủ tục kiểm soát chủ yếu Thử nghiệm kiểm soát Việc chi quỹ có thể không được phê chuẩn ( hiện hữu phát sinh) * Phải xét duyệt các chứng từ thanh toán với các chứng từ khác( hoá đơn của người bán, báo cáo nhận hàng, đơn đặt hàng đã được xét duyệt) cho mỗi nghiệp vụ chi quỹ. * Chọn mẫu nghiệp vụ chi quỹ để xác định sự hiện hữu của việc xét duyệt các chứng từ thanh toán và đối chiếu với các chứng từ khác cho mỗi khoản chi quỹ. * Chỉ những nhân viên được uỷ quyền mới kí séc. * Quan sát các chữ kỉtên séc và xác định rằng có chữ kí của người được uỷ quyền. * Không kiêm nhiệm xét duyệt các chứng từ thanh toán với kí séc. * Quan sát sự phân chia nhiệm vụ. Một chứng từ có thể thanh toán hai lần (Hiện hữu và phát sinh). * Đóng dấu “đã thanh toán” trên chứng từ thanh toán và các chứng từ khác ngay khi phát hành séc. * Quan sát các chứng từ đã đóng dấu và/ hoặc lấy mẫu kiểm tra các chứng từ thanh toán để xem có dấu “đã thanh toán”. Một nghiệp vụ chi tiền có thể không được ghi sổ (sự đầy đủ), hoặc có thể đã ghi sổ sai số tiền ( đánh giá chính xác) Tất cả các nghiệp vụ đều thực hiện bằng séc. Phỏng vấn về phương pháp thực hiện chi quỹ Tất cả các séc đều được đánh số trước và quản lý. Kiểm tra bằng chứng về việc sử dụng và quản lý những séc đã đánh số trước và/ hoặc kiểm tra lướt qua những số séc tiếp theo trong sổ séc hoặc trong sổ nhật ký chi quỹ. * Những séc chưa được sử dụng phải được cất giữ ở nơi an toàn. * Quan sát việc cất giữ và nơi cất trữ những séc chưa được sử dụng. * Kiểm tra độc lập hàng ngày tổng số séc phát hành với việc ghi chép vào sổ nhật kí chi quỹ. * Quan sát việc thực hiện kiểm tra độc lập và/hoặc thực hiện lại việc kiểm tra độc lập. * Định kỳ chỉnh hợp tiền gửi ngân hàng một cách độc lập. * Quan sát thực hiện chỉnh hợp tiền gửi ngân hàng và kiểm tra việc chỉnh hợp tiền gửi ngân hàng. Phương pháp kiểm tra tài liệu được áp dụng nếu các thủ tục để lại dấu vết trực tiếp trên tài liệu như các chữ ký phê duyệt, hoá đơn lưu… Ví dụ, kiểm tra các chứng từ liên quan đến phiếu chi tiền có được phê duyệt đầy đủ không? Trong các trường hợp các “dấu vết “ để lại là gián tiếp, KTV thực hiện lại các thủ tục kiểm soát. Ví dụ, kiểm tra Bảng đối chiếu tiền gửi của đơn vị với ngân hàng, xem xét bảng kiểm kê quĩ, kiểm tra hàng tồn kho… Nếu các thủ tục không để lại dấu vết trong tài liệu, KTV tiến hành quan sát các hoạt động liên quan đến KSNB hoặc phỏng vấn nhân viên đơn vị về các thủ tục kiểm soát của những người thực thi công việc KSNB. Ngoài thử nghiệm kiểm soát, KTV có thể thực hiện các thủ tục kiểm toán khác để thu thập bằng chứng về tính hiệu quả của hệ thống kế toán và HTKSNB. Ví dụ phép thử “Walk-through”… 2.4. Lập bảng đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ: Việc tổng hợp kết quả khảo sát về HTKSNB có thể được thực hiện qua việc lập bảng đánh giá kiểm soát nội bộ hoặc các hình thức khác tuỳ thuộc vào việc xem xét của KTV trong từng cụôc kiểm toán cụ thể. Bảng đánh giá KSNB thường phản ánh các thông tin sau: các mục tiêu của KSNB đối với các khoản mục hay chu trình nghiệp vụ; các thông tin mô tả thực trạng của KSNB do kiểm toán viên thu thập; bản chất và tính hệ trọng của các rủi ro tương ứng với thực trạng đó; nguyên tắc thiết kế vận hành các thủ tục kiểm soát phù hợp tương ứng với thực trạng đã nêu; đánh giá của KTV về KSNB với từng khoản mục hay chu trình nghiệp vụ. Sau khi lập bảng về HTKSNB kiểm toán viên tiến hành đánh giá lại rủi ro kiểm soát và thiết kế lại các thử nghiệm cơ bản trên các số dư và nghiệp vụ (nếu cần thiết). Nếu sau khi thực hiện các thử nghiệm kiểm soát mà không thu được bằng chứng về sự hữu hiệu của HTKSNB, KTV phải thực điều chỉnh lại sự đánh giá của mình về rủi ro kiểm soát trên cơ sở kết quả của các thử nghiệm trên. KTV chỉ giữ lại đánh giá ban đầu của mình về rủi ro kiểm toán nếu kết quả thử nghiệm kiểm soát cho thấy các thủ tục kiểm soát thực sự hữu hiệu như đánh giá ban đầu của KTV. Phần II Thực trạng về quy trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ đối với các Ngân hàng thương mại tại công ty Vaco I. Đặc điểm chung của công ty có ảnh hưởng đến việc đánh giá HTKSNB của ngân hàng thương mại. 1. Quá trình hình thành và tổ chức bộ máy của công ty. Công ty Kiểm toán Việt Nam là công ty chuyên ngành luôn cung cấp các dịch vụ về kiểm toán, kế toán, tư vấn tài chính, quản trị có trụ sở chính tại số 8- Phạm Ngọc Thạch- Đống Đa- Hà Nội và 2 chi nhánh: 01 tại thành phố Hồ Chí Minh, 01 tại Hải phòng, 01 tại Đà Nẵng( dự kiến trong năm 2004). Công ty Kiểm toán Việt Nam và doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Bộ Tài Chính, được thành lập ngày 13/05/1991 theo quyết định số 165 TC/QĐ/TCCB của Bộ trưởng Bộ Tài Chính về việc thành lập công ty Kiểm toán Việt Nam tên giao dịch quốc tế là Việt Nam Auditing Company (VACO). Có thể nói, Vaco là một trong những doanh nghiệp hàng đầu hoạt động trong lĩnh vực kế toán và kiểm toán, điển hình về sự năng động, sáng tạo đi đầu trong việc nâng cao chất lượng dịch vụ, có tinh thần đoàn kết nội bộ, thường xuyên chú ý chăm lo đời sống tinh thần và vật chất của cán bộ, nhân viên, và luôn coi trọng công tác đào tạo nhằm phục vụ sự nghiệp phát triển lâu dài của công ty vì Công ty cho rằng “Chất lượng của đội ngũ nhân viên chính là chất lượng dịch vụ mà Công ty cung cấp cho khách hàng”. Trong thời gian vừa qua, công ty đã tạo dựng được mạng lưới khách hàng tương đối ổn định và đa dạng, nhờ đó hoạt động kinh doanh của công ty liên tục tăng trưởng. Nhằm tiếp thu và đón nhận những kỹ thuật kiểm toán tiên tiến của thế giới, Vaco đã tăng cường hợp tác với tất cả các Hãng kiểm toán hàng đầu thế giới như Deloitte Touche Tohmatsu (DTT), Price Waterhouse (PW), KPMG, Ernst & Young (E&Y).Việc hợp tác kinh doanh của Vaco với các Hãng kiểm toán quốc tế này không chỉ trong phạm vi các Hợp đồng kiểm toán nói chung mà còn tập trung trong lĩnh vực đào tạo truyền bá các chuẩn mực kế toán- kiểm toán quốc tế, các nguyên tắc thực hành kiểm toán quốc tế tại Việt Nam. Một sự kiện quan trong trong quá trình phát triển của Vaco là vào ngày 04/04/1995 theo quyết định số 1187/GP của Uỷ ban Nhà nước về hợp tác đầu tư cho phép một bộ phận Vaco liên doanh với Deloitte Touche Tohmatsu (DTT) thành lập Công ty liên doanh Vaco-DTT ( đại diện là Phòng Dịch vụ Quốc tế). Vaco trở thành công ty kiểm toán Việt Nam đầu tiên liên doanh với nước ngoài trong lĩnh vực kiểm toán. Từ ngày 1/10/1997, DTT đã chính thức công nhận Vaco là thành viên của DTT và là đại diện hợp pháp duy nhất của DTT tại Việt Nam. Với sự kết hợp thế mạnh của Công ty kiểm toán Việt Nam thông hiểu về môi trường kinh doa._. mẫu lựa chọn để kiểm tra sẽ lớn hơn và quan sát tại nhiều thời điểm. Vì NHTM ABC là khách hàng thường niên của Công ty Vaco nên: - Rủi ro kiểm toán được xác định là mức trung bình (normal) - Mức độ trọng yếu được xác định là 1,2 tỷ - Phương pháp tiếp cận kiểm toán - Tổng hợp rủi ro phát hiện trong phần lập kế hoạch kiểm toán Rủi ro phát hiện Thủ tục kiểm toán 1. Tính hiện hữu của các khoản đầu tư KTV tiến hành đối chiếu với các bản xác nhận số dư của khách hàng(đối với các khoản kỳ phiếu) và so sánh với số liệu kiểm kê các loại chứng khoán có gíá tồn tại kho ABC t ại ngày 31/12/2002 2. Tính hiệu quả của các khoản đầu tư Phân tích nguồn vốn sử dụng để đầu tư (chủ yếu là nguồn ngắn hạn từ các TCTD khác được dùng để đầu tư ngắn hạn) Phân tích thu lãi đầu tư so với chi phí vốn huy động 3. Tính hiện hữu của các khoản cho vay Gửi thư xác nhận Kiểm tra Hồ sơ tín dụng với tỷ lệ coverage cao. Kiểm tra thu tiền sau ngày khoá sổ 4. Valuation của các khoản cho vay Kiểm tra việc phân loại nợ vay bằng cách sort từ sao kê dư nợ các khoản nợ có thời gian đáo hạn trước 31/12/2002. So sánh với số liệu trên TB của khách hàng. Tính toán lại mức lập dự phòng. Soát xét tình hình tài chính, hoạt động kinh doanh của 1 số khách hàng vay nợ lớn. 5. Tính hiện hữu của các khoản phải thu khác (trong TP HCM) Scan sổ kế toán, TB xem bản chất là gì? kiểm tra chứng từ liên quan nếu cần thiết. 6. Sự mất cân đối trong việc huy động vốn có thể dẫn đến hoạt động Ngân hàng thiếu hiệu quả. Tính toán lại tỷ lệ sử dụng nguồn vốn ngắn hạn để cho vay trung dài hạn Phân tích lãi huy động so với lãi đầu tư. 7. Thu nhập về lãi cho vay có thể bị ghi thừa do khi phân tích biến động tăng về thu lãi cho vay tăng nhanh hơn biến động tăng về dư nợ tín dụng bình quân trong khi lãi suất cho vay năm 2002 có xu hướng giảm so với lãi suất năm 2001 Review biến động của thu lãi cho vay trên cơ sở tương quan với dư nợ bình quân. Ước tính lãi của một số khách hàng lớn để đảm bảo thu nhập ghi đúng. Review tài khoản lãi dự thu. 8. Thu nhập về lãi đầu tư thị trường liên ngân hàng có thể bị ghi thiếu do phân tích tỷ lệ tăng lãi thấp hơn nhiều so với tỷ lệ các khoản đầu tư -Ước tính lãi đầu tư trên cơ sở sao kê các khoản đầu tư với thời hạn và lãi suất nhất định. Đối chiếu với số liệu lãi dự thu hoặc lãi treo (đối với lãi nhận trứơc) Đây cũng có thể là nguyên nhân của việc đầu tư thiếu hiệu quả như đã nêu ở mục 6. 9. Tính hiệu quả của hoạt động kinh doanh ngoại tệ Xác định nguồn vốn sử dụng cho hoạt động kinh doanh ngoại tê. Tính toán tỷ lệ lãi trên hoạt động này và so sánh với lãi huy động bình quân. Xác định các nhân tố khác có ảnh hưởng đến hoạt động này. 10. Cước phí huy động mạng viễn thông có thể bị ghi thiếu so giảm rất nhiều so với năm trước. Tìm hiểu nguyên nhân, bản chất chi phí,cách tính toánà ước tính chi phí. 11. Chi phí sửa chữa tài sản cố định tăng nhiều so với năm 2001, ghi thừa ??? Scan sổ chi phí, kiểm tra khoản bất thường…??? 12. Chi phí tiền lương tăng nhiều?Validity Ước tính tiền lương, kiểm tra chi tiết hợp đồng, bảng lương (chọn mẫu ít) 13. Chi phí bưu điện và điện thoại tăng 31% Kiểm tra chi tiết (ít) 14. Chi quảng cáo giao dịch tăng rất lớn Xác định tỷ lệ giới hạn cho phép (5%). Xác định bản chất của chi phí, kiểm tra các khoản bất thường? 15. Chi phí khác giảm rất nhiều ? Bản chất chi phí khác năm trước là gì Tìm hiểu bản chất. Ngân hàng ABC Việt Nam Báo cáo đánh giá Các vấn đề quan tâm cho mục đích đánh giá hiệu quả hoạt động của Ngân hàng ABC Việt Nam. Vấn đề cần thực hiện Phòng, Ban liên quan I Biện pháp phòng ngừa và hạn chế rủi ro 1. Những vấn đề chung: Tìm hiểu cơ cấu chức năng nhiệm vụ của các Phòng Ban, thu thập các văn bản liên quan. Các văn bản quy định về việc phân cấp điều hành giữa HĐQT và Ban Giám Đốc. Thu thập các quy trình nghiệp vụ( tín dụng, thanh toán quốc tê, kinh doanh ngoại tệ, giao dịch, tiền mặt…), các văn bản quy định trách nhiệm quyền hạn hoặc phân cấp trong quá trình thực hiện nghiệp vụ đang có hiệu lực thi hành. Tìm hiểu quy trình thực hiện các nghiệp vụ trên theo thực tế ( lưu ý những điểm khác biệt so với quy trình nghiệp vụ hiện hành). Ghi nhận đánh giá của các nhân viên (bao gồm cả các trưởng phó phòng nghiệp vụ) đối với quy trình nghiêp vụ hiện hành. Tìm hiểu chi tiết việc quản lý, lưu trữ hồ sơ nghiệp vụ (tín dụng,TTQT, kế toán, hành chính…) đang thực hiện tại các Phòng, Ban. Thu thập các mẫu báo cáo tổng hợp của tất cả các hoạt động nghiệp vụ theo định kỳ ngày, thàng, năm Thu thập các văn bản hướng dẫn hoặc quy định về việc đánh giá chất lượng của các hoạt động nghiệp vụ ( nếu có). Tìm hiểu và đánh giá mức độ tập trung quản lý của Hội sở đối với các chi nhánh về các hoạt động nghiệp vụ. Thu thập các văn bản liên quan đến vấn đề này. Tất cả các Phòng Ban( thường tập trung tại Phòng Kiểm toán nội bộ, Phòng Kế hoạch và dịch vụ, Phòng kế toán, Phòng văn thư). 2. Rủi ro tín dụng (bao gồm các khoản mục tín dụng và bảo lãnh) Tìm hiểu chi tiết quy trình quản lý TS thế chấp, bao gồm động sản và bất động sản. Phân loại nợ theo kỳ hạn nợ, thành phần kinh tế và mức độ rủi ro ( VD: không có khả năng thu hồi, khả năng thu hồi thấp, có khả năng phát sinh rủi ro, nợ sạch…) Tìm hiểu chi tiết chính sách cho vay quản lý nợ đối với các bên liên quan( cổ đông, Ban điều hành, nhân viên…) Tìm hiểu chính sách quản lý nợ quá hạn. Tìm hiểu mối quan hệ giữa Phòng tín dụng và các Phòng Ban khác. Tìm hiểu các tiêu thức đánh gía khách hàng, đối tượng khách hàng được ưu tiên hoặc hạn chế trong hoạt động tín dụng. Thu thập các mẫu tờ trình hoặc các mẫu văn bản khác liên quan trong hồ sơ tín dụng. Tìm hiểu các biện pháp hiện ABC đang áp dụng để phòng ngừa và hạn chế rủi ro trong hoạt động tín dụng. Phòng tín dụng 3. Rủi ro trong nghiệp vụ kinh doanh ngoại hối Thu thập các văn bản về thủ tục, chính sách liên quan đến các hạn mức về giao dịch mua bán ngoại tệ trong ngày và cuối ngày. Thu thập các mẫu báo cáo tổng hợp phản ánh trạng thái ngoại hối cuối mỗi ngày giao dịch (nếu có) và mẫu báo cáo kết quả kinh doanh ngoại tệ theo định kỳ ngày, tháng, năm Tìm hiểu chi tiết việc quản lý, phân cấp đối với từng loại nghiệp vụ kinh doanh ngoại tệ hiện đang thực hiện. Tìm hiểu các tiêu thức đánh giá chất lượng của nghiệp vụ kinh doanh ngoại tệ. Tìm hiểu các biện pháp ABC đang áp dụng để phòng ngừa và hạn chế các rủi ro về tỷ giá. Bộ phận kinh doanh ngoại tệ. 4. Các nghiệp vụ khác Tìm hiểu mức tồn quỹ (tiền mặt, tiền gửi không kỳ hạn tại các TCTD) thông thường trong ngày giao dịch. Tìm hiều khối lượng giao dịch tiền mặt, chuyển khoản bình quân trong một ngày giao dịch (Tổng phát sinh Nợ và phát sinh Có của TK tiền gửi thanh toán, TG tiết kiệm của khách hàng, chuyển tiền không qua TK…) Tìm hiểu chính sách điều hành và quản lý nguồn vố trong một chi nhánh và toàn hàng. Thu thập các mẫu báo cáo tổng hợp về tình hình huy động và sử dụng vốn theo định kỳ ngày, tháng, năm. Phân loại vốn huy động theo kỳ hạn, theo đối tượng khách hàng. Tìm hiểu chính sách lãi suất của ABC Phương pháp ghi nhận kế toán đối với các khoản mục thu nhập, chi phí, công nợ phải thu, phải trả. Tìm hiểu mức độ phụ thuộc của các họat động nghiệp vụ đối với phần mềm vi tính, khả năng vận hành hệ thống phần mềm(đánh giá sơ bộ). Phòng kế toán giao dịch Phòng Kế hoạch và dịch vụ. II. Hệ thống kiểm tra kiểm soát nội bộ 1. Kiểm tra kiểm soát hệ thống Tìm hiểu mức độ, tiêu thức kiểm soát hoạt động nghiệp vụ theo từng cấp bậc nhân viên (HĐQT,BGĐ, trưởng phòng, nhân viên). Thu thập các văn bản liên quan. Tỉm hiểu tính khả thi của các văn bản này. Thu thập các quy định thưởng phạt trong việc tuân thủ quy định về quản lý nhân sự và quản lý nghiệp vụ ( nếu có) Phòng kiểm toán nội bộ, Phòng hành chính, trợ lý Giám đốc 2. Kiểm tra kiểm soát nghiệp vụ - Sẽ tiến hành phân tích cùng với việc kiểm soát rủi ro trong hoạt động. 3. Hệ thống kiểm tra kiểm soát hiện hành Thu thập thông tin về: Số lượng nhân viên, trình độ nghiệp vụ, quản lý hệ thống từ hội sở đến chi nhánh được thực hiện như thế nào. Thu thập chương trình làm việc của các Phòng kiểm soát nội bộ trong năm 2002 và kết quả thu được. Tìm hiểu mức độ chi phối của Ban kiểm soát HĐQT đối với công tác kiểm tra kiểm soát trong NH. Phòng kiểm tra kiểm toán nội bộ. III. Chính sách khách hàng và Marketing. 1. Chính sách khách hàng: Thu thập các báo cáo phân tích về tình hình huy động và sử dụng vốn (nếu có). Phân loại khách hàng theo ngành nghề kinh doanh, tổng hợp doanh số hoạt động của từng nghiệp vụ mà các nhóm khách hàng đó tham gia. Tìm hiều chinh sách khách hàng hiện tại ABC đanh áp dụng. Thu thập thông tin sơ bộ về hiệu qủa của các chính sách này. Thu thập chiến lược phát triển khách hàng sắp tới của ABC (nếu có). Phòng kế hoạch và dịch vụ. 2. Chính sách Marketing Marketing nội bộ Thu thập các văn bản quy định về các tiêu thức đánh giá nhân viên, đánh giá hiệu quả kinh doanh của từng Phòng, ban, bộ phận. Thu thập các văn bản quy định về chế độ đào tạo đãi ngộ nhân viên, chiến lược đào tạo nhân viên. Quan điểm quản lý của HĐQT và Ban điều hành (nếu có thể) Thu thập các văn bản quy định về chế độ thưởng, phạt đối với nhân viên cho mục đích phát triển kinh doanh. Thu thập thông tin về thực hiện các văn bản trên. Đánh giá khái quát về hiệu qủa làm việc hiện tại của các cấp bậc nhân viên tại hội sở và các chi nhánh, nguyên nhân mang lại kết quả đó? Bộ phận quản lý nhân sự, Phòng kế hoạch và dịch vụ Marketing đối ngoại Thu thập văn bản hoặc thông tin về chiến lược phát triển của ABC( phát triển chủ yếu về nghiệp vụ gì ? nhóm khách hàng chiến lược? địa bàn phát triển chủ yếu?) Đánh giá sơ bộ về kết quả thực hiện của các chiến lược trên. Thu thập các văn bản hoặc chế độ đang áp dụng cho mục đích thu hút khách hàng. Phòng kế hoạch và dịch vụ, Phòng hành chính. Phần III Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ thực hiện bởi công ty Kiểm toán Việt Nam( Vaco) I. Nhận xét về quy trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ thực hiện bởi Công ty Kiểm toán Việt Nam. Phương pháp AS/2 là một phương pháp kiểm toán khoa học vè tiên tiến được áp dụng thành công ở tất cả các hãng thành viên của DTT. Nói riêng, đối với quy trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ thì quy trình của AS/2 cũng là một quy trình tương đối hoàn thiện. Việc kiểm tra hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty khách hàng trong kiểm toán BCTC là việc hết sức quan trọng, nó quyết định việc lập kế hoạch cho cuộc kiểm toán đó. Hệ thống phương pháp kiểm toán AS/2 đã nêu lên mục đích của việc kiểm tra hệ thống là nhằm: + Hiểu rõ về hệ thống kiểm toán của khách hàng. + Thiết kế các thử nghiệm cơ bản và + Đưa ra các gợi ý nâng cao hiệu quả công tác quản lý của khách hàng sẽ được trình bày trong Thư quản lý. Kết luận của kiểm toán viên có dựa vào HTKSNB hay không có ảnh hưởng rất lớn đến việc xác định phạm vi, thời gian, khối lượng công việc kiểm toán, số lượng người tham gia kiểm toán và dự tính chi phí kiểm toán bỏ ra. Sau đây là một số nhận xét về quy trình đánh giá HTKSNB của Vaco: Về tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ. Khi tìm hiểu và đánh giá HTKSNB của khách hàng, các KTV của Vaco thường có sự khác biệt giữa khách hàng mới và khách hàng thường xuyên. Với khách hàng mới, việc tìm hiểu về HTKSNB được tìm hiểu một cách kĩ lưỡng những mức độ tin tưởng vào HTKSNB thường được đánh giá thấp hơn. Với khách hàng thường xuyên, KTV thường xác định có thể tin tưởng vào HTKSNB và quá trình tìm hiểu chỉ tập trung vào những trường hợp có sự thay đổi lớn về nhân sự hoặc môi trường hoạt động. Để mô tả HTKSNB, các KTV của Vaco chủ yếu sử dụng Bảng câu hỏi. Việc thiết kế Bảng câu hỏi chung cho các doanh nghiệp chưa cung cấp thông tin tổng quát về hoạt động kiểm soát nội bộ tại đơn vị bởi vì các loại hình doanh nghiệp khác nhau, đặc điểm của HTKSNB cũng khác nhau. Về đánh giá rủi ro kiểm soát. KTV thường có hai xu hướng khi đánh giá rủi ro kiểm soát. Đối với khách hàng thường xuyên, KTV đánh giá chủ yếu dựa vào kinh nghiệm đối với khách hàng, KTV thường đánh giá rủi ro ở mức thấp. Tuy nhiên đối với khách hàng mới, KTV thường có những nghi ngờ cao hơn về HTKSNB, rủi ro kiểm soát được đánh giá ở mức cao hơn. Và trong quá trình kiểm toán các thử nghiệm chi tiết sẽ được thực hiện. Việc đánh giá rủi ro kiểm soát chủ yếu dựa vào kinh nghiệm và trình độ của KTV. Về thực hiện thủ tục phân tích. Vaco thực hiện các thủ tục phân tích sơ bộ báo cáo tài chính như so sánh năm nay với năm trước, phân tích tỷ suất và phân tích xu hướng thông qua đó KTV sẽ xác định những biến động bất thường và dự đoán những chỉ tiêu hàm chứa rủi ro. Sự phân tích BCTC của Công ty dựa trên đặc điểm kinh doanh của khách hàng nhưng chủ yếu mang tính dự đoán và phụ thuộc nhiều vào kinh nghiệm của KTV. Thực tế tại Vaco, hầu hết các khách hàng đều kết hợp các loại phân tích trên song KTV thường chỉ ghi kết quả phân tích thông qua việc so sánh năm nay với năm trước. Về Hồ sơ kiểm toán. Quá trình đánh giá HTKSNB của các KTV Vaco được ghi trên giấy tờ làm việc, thư quản lý, biên bản làm việc và đưa ra các cuộc họp với khách hàng. Việc ghi lại quá trình đánh giá trên giấy tờ làm việc, thư quản lý, biên bản làm việc giúp cho người đọc Hồ sơ kiểm toán trên giấy tờ làm việc hiểu về tiến trình đánh giá, giúp khách hàng khắc phục những điểm hạn chế trong HTKSNB, giúp các KTV thuận lợi khi tổng hợp các giai đoạn kiểm toán và lập báo cáo kiểm toán. II. Sự cần thiết phải hoàn thiện quy trình đánh giá HTKSNB trong kiểm toán báo cáo tài chính. Trong bất kỳ một cuộc kiểm toán nào việc tìm hiểu và đánh giá HTKSNB của khách hàng là bước công việc quan trọng, nó quyết định đến việc lập kế hoạch cho cuộc kiểm toán là liên quan rất nhiều đến quá trình thực hiện kiểm toán. Thực tế hiện nay cho thấy hầu hết HTKSNB ở các doanh nghiệp còn rất yếu kém, ngoại trừ một số tổng công ty hoặc các công ty lớn, doanh nghiệp liên doanh, các công ty 100% vốn nước ngoài đã có hệ thống kiểm soát nội bộ mạnh. Chính vì hầu hết các doanh nghiệp Nhà nước ở nước ta có quy mô nhỏ nên rất ít thấy dấu hiệu tồn tại của một hệ thống kiểm soát nội bộ. Tại những doanh nghiệp này, ở khâu chuẩn bị kiểm toán, KTV thường bỏ qua các bước đánh giá HTKSNB, xác định rủi ro kiểm soát là cao và tiến hành các thủ tục cơ bản ở khâu thực hiện kiểm toán. Khi nền kinh tế nước ta chuyển đổi cơ chế kế hoạch hoá tập trung sang cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước thì các doanh nghiệp cũng đang dần thích ứng với sự chuyển biến này. Nền kinh tế phát triển có nghĩa là các doanh nghiệp ngày càng làm ăn phát đạt, mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh và do đó việc đòi hỏi phải có một HTKSNB vận hành hữu hiện là một tất yếu khách quan. Như vậy việc hoàn thiện phương pháp đánh giá HTKSNB để tiến hành kiểm toán là vấn đề cần được quan tâm. Trong bất kỳ một cuộc kiểm toán nào, việc tìm hiểu và đánh giá HTKSNB của khách hàng là bước công việc đặc biệt quan trọng, nó quyết định đến việc lập kế hoạch cho cuộc kiểm toán đó. Kết luận của KTV là có dựa vào hệ thống kiểm soát nội bộ hay không có ảnh hưởng rất lớn đến việc xác định phạm vi kiểm toán, thời gian kiểm toán, số lượng người tham gia kiểm toán và dự tính chi phí kiểm toán phải bỏ ra. Nếu kiểm toán viên đưa ra ý kiến tin tưởng vào hệ thống kiểm soát nội bộ nhưng trên thực tế hệ thống này hoạt động không có hiệu qủa hoặc ngược lại thì trong cả hai trường hợp này đều gây nên kiểm toán kém hiệu quả. III. Kiến nghị hoàn thiện quy trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ đối với Công ty kiểm toán Việt Nam( Vaco). Việc áp dụng phương pháp AS/2 vào việc đánh giá HTKSNB tại đơn vị khách hàng do Vaco thực hiện có những điểm chưa phù hợp với các doanh nghiệp ở nước ta. Việc thiết kế bảng câu hỏi như ở chương II đã trình bày chưa hoàn toàn đáp ứng một cái nhìn tối ưu về hoạt động KSNB tại doanh nghiệp khách hàng. Nguyên nhân của việc chưa phù hợp này là do hệ thống các câu hỏi trong phương pháp AS/2 được thiết kế để áp dụng cho tất cả các hãng thành viên ( trong đó có Vaco), song các hãng lại hoạt động ở những nước có nền kinh tế khác nhau do đó hệ thống câu hỏi chỉ mang tính chất hướng dẫn chung. ở những nước có lĩnh vực kiểm toán phát triển, HTKSNB ở các đơn vị khách hàng hoạt động rất có hiệu quả và có nề nếp nên hệ thống câu hỏi áp dụng là phù hợp. Nhưng ở Việt Nam hiện nay, HTKSNB ở các doanh nghiệp hầu như hoạt động chưa có hiệu quả và mới chỉ xuất hiện từng mặt, từng yếu tố mà chưa xuất hiện đồng bộ để có thể vận hành một cách hữu hiệu. Chính vì vậy áp dụng phương pháp AS/2 nhưng KTV phải vận dụng một cách linh hoạt và sáng tạo dựa vào đặc điểm của từng loại khách hàng. Dưới đây em xin mạnh dạn đưa ra một số kiến nghị sau: Về phía Công ty Vaco Qua hơn 10 năm hoạt động Công ty đã tạo được cho mình một vị trí vững chắc trên thị trường. Tuy nhiên trong một ngành nghề có tính cạnh tranh cao như nghề kiểm toán độc lập, một lĩnh vực có tính thận trọng cao, trách nhiệm pháp lý và trách nhiệm nghề nghiệp lớn, Vaco cần luôn hoàn thiện quy trình kiểm toán của mình nói chung và quy trình đánh giá HTKSNB nói riêng. Tìm hiểu môi trường kiểm soát. Việc áp dụng phương pháp AS/2 vào việc đánh giá HTKSNB tại đơn vị khách hàng do Vaco thực hiện có những điểm chưa phù hợp với các doanh nghiệp ở nước ta. Việc thiết kế bảng câu hỏi như ở chương II đã trình bày chưa hoàn toàn đáp ứng một cái nhìn tối ưu về hoạt động KSNB taị doanh nghiệp khách hàng. Để đánh giá một cách hiệu quả HTKSNB của khách hàng, KTV có thể sử dụng hệ thống câu hỏi thông qua việc tìm hiểu quy chế KSNB nói chung hoặc từng bộ phận để từ đó có thể đặt ra câu hỏi về từng phần của HTKSNB. Hoặc KTV có thể đặt ra câu hỏi chung khái quát sự tồn tại và tính hữu hiệu của HTKSNB như xem xét doanh nghiệp có xây dựng quý chế không, quy chế có hoạt động không… Việc xây dựng câu hỏi cụ thể phù hợp với đặc điểm của các doanh nghiệp là việc làm cần thiết để KTV có thể đánh giá về HTKSNB một cách hiệu quả nhất. Hệ thống câu hỏi cần cụ thể hoá, đặt ra các câu hỏi cho từng phần hành khác nhau. Từ việc xây dựng bảng câu hỏi như vậy, sau khi đánh giá HTKSNB, KTV sẽ quyết định có tin cậy vào hệ thống đó hay không để đưa ra trắc nghiệm phù hợp nhằm làm giảm khối lượng công việc và chi phí cho cuộc kiểm toán. Bảng câu hỏi về HTKSNB của khách hàng có thể được thiết kế như sau: Bảng câu hỏi về hệ thống kiểm soát nội bộ. Các câu hỏi về kiểm soát nội bộ Có Không Không áp dụng 1. Các trách nhiệm về công tác kế toán có được quy định cụ thể và dễ hiểu như nhưng điều sau không: + Việc phân công công việc cho các nhân viên kế toán có được cập nhật thường xuyên không? + Các văn bản về chức năng, nhiệm vụ của doanh nghiệp có sẵn cho các cơ quan chuyên trách có chức năng kiểm tra không? 2. Các chức danh trong bộ máy kế toán có đầy đủ không? + Các nhân viên kế toán có được đào tạo chính quy không? + Các nhân viên kế toán có được gửi đi đào tạo ngoài việc đạo tạo tại chỗ không? + Các chức danh kế toán có làm việc trong những ngày nghỉ không? TK Tiền 1. Các bảng đối chiếu với ngân hàng có được chuẩn bị hàng tháng không? + Chúng có được cán bộ quản lý tài chính kiểm tra thường xuyên không? 2. Các biện pháp kiểm soát tiền mặt tại quỹ có hữu hiệu không? 3. Các khoản tiền thu về có được gửi vào ngân hàng một cách nhanh chóng không? Đầu tư ngắn hạn 1. Các chứng khoán, trái phiếu hoặc các đầu tài chính khác của doanh nghiệp có được bảo quản chắc chắn không? 2. Có mở sổ phụ theo dõi các khoản đầu tư ngắn hạn không? + Nó có khớp với sổ cái trên cơ sở từng tháng khong? + Nó có phù hợp với báo cáo của người đầu cơ trên cơ sở hàng tháng không? 3. Giá trên thị trường của từng loại đầu tư ngắn hạn có được theo dõi để đảm bảo việc đưa ra các quyết định về chúng một cách kịp thời không? Các khoản phải thu 1. Hệ thống kế toán có hữu hiệu để đảm bảo cho các khoản vay của doanh nghiệp được vào sổ một cách kịp thời và chính xác không? 2. Những người chịu trách nhiệm theo dõi các khoản phải thu có bị cấm không được đảm nhận các trách nhiệm về công tác giao, nhận hàng và thu, chi tiền không? 3. Các quy trình hợp lý có được áp dụng để đảm bảo cho các khoản phải thu được thu về trong một giai đoạn hợp lý không? 4. Có mở sổ phụ theo dõi không? + Nó có khớp với sổ cái trên cơ sở hàng tháng không? Hàng tồn kho 1. Có các biện pháp kiểm soát thực tế đối với hàng tồn kho không? Đặc biệt là đối với sản phẩm tồn kho và hàng ký gửi. + Lối ra vào khu vực nhận hàng có bị cấm không? + Doanh nghiệp có kiểm soát việc chuyển giao giữa hàng tồn kho như nguyên vật liệu, chi phí nguyên vật liệu dở dang và hàng thành phẩm không? 2. Các cuộc kiểm kê thực tế có được thực hiện để xác định số lượng hàng tồn kho không? 3. Doanh nghiệp có duy trì các hồ sơ kiểm kê hàng tồn kho hàng tồn kho thường xuyên không? + Sổ theo dõi các theo đổi thực tế có đóng vai trò quan trọng không Các tài sản lưu động khác 1. Tài khoản theo dõi các tài sản lưu động khác có được kiểm tra định kỳ để đảm bảo rằng các số dư giá trị của chúng là lớn hơn phần trừ đi từ các lợi nhuận mà người ta hy vọng chúng sẽ đem lại trong tương lai. Tài sản cố định 1. Có các biện pháp kiểm soát thực tế đối với TSCD đặc biệt là đối với TSCĐ hữu hình như là các máy vi tinh được sử dụng bên ngoài doanh nghiệp không? 2. Có mở sổ phụ theo dõi các TSCĐ không? + Sự tồn tại thực tế của từng hạng mục TSCĐ có được kiểm kê định kỳ không? 3. Doanh nghiệp có mua các loại hình bảo hiểm chống mất cắp hoặc do lũ lụt, hoả hoạn không? Đầu tư dài hạn Các chứng khoán, trái phiếu hoặc các đầu tư tài chính khác của doanh nghiệp có được bảo quản chắc chắn không? 2. Có mở sổ phụ theo dõi các đầu tư dài hạn không? 3. Đối với cổ phần trong liên doanh, doanh nghiệp có nhận được các BCTC đã kiểm toán hàng năm không? Và doanh nghiệp có thoe dõi xem cổ phần của mình trong liên doanh là lãi hay lỗ không? Các công trình xây dựng đang dở dang. 1. Lối ra vào công trình có được kiểm soát không? 2. Có mở tài khoản riêng cho từng công trình không? Các khoản ký cược, ký quỹ dài hạn 1. Doanh nghiệp có thoe dõi các khoản ký cược, ký quỹ dài hạn để đảm bảo rằng chúng được thu hồi về sau khi đã thực hiện cam kết hoặc sau khi đến hạn không? Nợ ngắn hạn 1. Những người phụ trách phần nợ ngắn hạn có bị cấm đảm nhiệm các nhiệm vụ giao nhận hàng hoá hoặc thanh toán tiền không? 2. Doanh nghiệp có thanh toán cho người cung cấp trên cơ sở của hoá đơn gốc không? Có đối chiếu biên banư nhận hàng với các đơn đặt hàng hợp lệ không? 3. Doanh nghiệp có đảm bảo rằng việc thanh toán các khoản phải trả đúng hạn để nhận chiết khấu thanh toán không? Nợ dài hạn 1. Các điều khoản của nợ dài hạn có được kiểm kê định kỳ để đánh giá việc muốn tái tài trợ khonả vay hoặc trả nợ trước hạn không? Các nghĩa vụ khác 1. Doanh nghiệp có duy trì các trình tự chuẩn bị BCTC thường nhật đòi hỏi phải có sự xem xét các chi phí thường xuyên để xác định xem có số tiền nào phải tính trước vào phí không? 2. Doanh nghiệp có theo dõi các khoản ký gửi, ký cược dài hạn và kiểm tra định kỳ đối với chúng để đánh giá xem chúng có được bên thứ ba nào từ bỏ do không thực hiện các cam kết không? Doanh thu 1. Có chữ ký của khách hàng trong các hoá đơn giao hàng không? Các liên của hoá đơn giao hàng có được theo dõi để đảm bảo việc giao hàng đã được thực hiện chính xác và kịp thời không? Các hoá đơn phản ánh các lần giao hàng có đúng với thực tế không? + Các hoá đơn theo số thứ tự có được kiểm tra định kỳ không? 2. Các chức năng giao nhận hàng và viết hoá đơn có được tách riêng biệt không? 3. Các khoản chiết khấu bán hàng, giảm giá hàng bán và giá trị hàng bán bị trả lại có được người phụ trách phê duyệt không? Giá trị hàng bán 1. Doanh nghiệp có duy trì việc kiểm dê điịnh kỳ hoặc thường xuyên không? + Doanh nghiệp có kiểm soát chặt chẽ mức lãi gộp với từng dây chuyền sản xuất và kiểm tra các thay đổi bất thường kịp thời không? + Các biên bản kiểm kê có được kiểm kê thực tế định kỳ hoặc thường xuyên không? + Các điều chỉnh kiểm kê thực tế so với sổ sách có đóng vai trò quan trọng không? Các chi phí bán hàng và chi phí quản lý 1. Các chi phí này có được sự đồng ý của lãnh đạo trước khi thực hiện không? + Các loại phí hoặc hoa hồng đã trả để đảm bảo cho việc bán hàng, có được kiểm tra cụ thể để đảm bảo chúng là hợp lệ và tuân thủ các quy định và chế độ không? + Các tài khoản theo dõi công tác phí, quảng cáo, tiếp thị và các chi phí khác có được kiểm tra để đảm bảo các chi phí này được chi cho mục đích kinh doanh của doanh nghiệp và khoản chi này là hợp lý không? 2. Các vật tư, tài sản, văn phòng phẩm cung cấp cho bộ máy quản lý, xe cộ, máy vi tính, điện thoại… và các tài sản khách của doanh nghiệp có được kiểm soát để đảm bảo rằng chúng chỉ được dùng cho các mục đích kinh doanh của doanh nghiệp không? Tìm hiểu về hệ thống kế toán. Việc sử dụng phối hợp bảng câu hỏi và sơ đồ sẽ bổ sung cho nhau những ưu nhược điểm của chúng để cung cấp tối ưu về hình ảnh của hệ thống kiểm soát nội bộ. Nhờ biểu hiện bằng hình vẽ nên sơ đồ giúp KTV hình dung rõ ràng về hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng, KTV nên vẽ các sơ đồ về hệ thống kế toán của khách hàng, các sơ đồ kiểm soát nội bộ. Khi tiến hành đánh giá hoạt động của hệ thống kế toán, một hoặc một số nghiệp vụ chủ yếu đã được KTV kiểm tra. Nếu nghiệp vụ không có sai sót trọng yếu thì KTV chỉ dừng lại ở mức độ kiểm tra. Ngược lại, nếu nghiệp vụ liên quan đến tài khoản chứa đựng rủi ro cao hay được coi là trọng yếu thì KTV mở rộng quy mô khảo sát tức là kiểm tra tài khoản ở mức độ chi tiết. KTV nên có ký hiệu thống nhất để có thể xác định phần hành nào đã kiểm tra. Công việc này hết sức đơn giản song lại góp phần tiết kiệm thời gian và chi phí cuộc kiểm toán. Đối với những khách hàng có sử dụng hình thức kế toán phức tạp và phần hành kiểm toán có liên quan đến nhiều tài khoản, cách làm khoa học này giúp cho việc sử dụng kết quả lẫn nhau của các KTV. Về phía các kiểm toán viên. Để thực hiện tốt Công việc kiểm toán nói chung và đặc biệt là quy trình đánh giá HTKSNB nói riêng( quy trình này luôn đòi hỏi đánh giá dựa trên hiểu biết và kinh nghiệm của KTV), KTV phải luôn học hỏi trau rồi và cập nhật kiến thức, đặc biệt là các chuẩn mực( như các chuẩn mực mới ban hành của Việt Nam hiện nay). Chuẩn mực kiểm toán “ là khuôn mẫu của hành động và thước đo chất lượng công việc của kiểm toán viên”, hệ thống chuẩn mực được gọi là “ cẩm nang nghề nghiệp”, là “ điểm tựa pháp lý cho các kiểm toán viên trong hoạt động kiểm toán”. Chính vì vậy việc cập nhật kiến thức và chuẩn mực là rất cần thiết. Về phía Nhà nước. Trong tiến trình hội nhập kiểm toán với các nước trong khu vục và trên Thế giới, ngoài những cam kết chung bằng văn bản thì mục tiêu để đưa kiểm toán hoà nhập nhanh chóng đó là việc nâng cao chất lượng dịch vụ. Hoạt động kiểm toán độc lập là một trong những hoạt động mang tính nghề nghiệp cao. Với vai trò là một bộ phận quan trọng của hệ thống công cụ quản lý kinh tế trong nền kinh tế mở cửa, kiểm toán độc lập cần hội nhập và có được sự công nhận Quốc tế. Thực tế cho thấy hoạt động kiểm toán độc lập có xu hướng vượi ra khỏi phạm vi từng quốc gia và mang tính quốc tế phổ biến. Nhà nước cần tạo môi trường hoạt động cho hoạt động kiểm toán độc lập để hoạt động này thực sự trở nên có hiệu quả, đó là việc tổ chức bộ máy, tổ chức công tác và áp dụng công nghệ kiểm toán tiên tiến để ngày càng nhanh chóng đưa kiểm toán Việt Nam hoà nhập với kiểm toán trong khu vực và trên Thế giới. Đối với các doanh nghiệp Nhà nước nên khuyến khích và tạo điều kiện cho các doanh nghiệp thành lập kiểm soát nội bộ. Nếu các yếu tố được thiết lập đầy đủ thì các bước công việc cụ thể trong hoạt động kiểm toán như việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ trở nên có hiệu quả hơn. Kết luận Trong quá trình kiểm toán. bên cạnh việc thu thập các bằng chứng định lượng đã được phản ánh trên các báo cáo tài chính của doanh nghiệp các kiểm toán viên độc lập còn phải thu thập các bằng chứng định tính liên quan đến việc phân tích tính hiệu lực của các quy chế trong việc kiểm soát nội bộ. Nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp là một trong những công việc quan trọng để giúp kiểm toán viên đánh giá được rủi ro kiểm soát. Nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị được kiểm toán là một vấn đề rất quan trọng để xây dựng kế hoạch kiểm tóan phù hợp. Việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ xây dựng cách tiếp cận kiểm toán hiệu quả. Nếu hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động có hiệu quả thì sẽ giảm bớt được nội dung, phạm vi thực hiện các thử nghiệm cơ bản. Để đảm bảo chất lượng của kết quả kiểm toán đồng thời tiết kiệm chi phí kiểm toán đòi hỏi phải thực hiện tốt công việc này. Qua đó, cũng giúp các đơn vị được kiểm toán hoàn thiện công tác quản lý và nâng cao hiệu quả trong các hoạt động kinh tế. Trong thời gian thực tập tại Công ty kiểm toán Vaco, em đã được tiếp cận với những vấn đề thực tiễn kiểm toán, đặc biệt là công tác đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng. Những kiến thức thực tế thu được rất bổ ích và thiết thực, giúp em củng cố và nâng cao những kiến thức lý luận đã học trong nhà trường. Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Chu Thành, các thầy cô giáo trong khoa kế toán, giám đốc Công ty Vaco , anh Nguyễn Thương và các anh chị Phòng đào tạo đã giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề này. Mục lục Lời mở đầu Sơ đồ tổ chức và quản lý của VACO Giám đốc Hà Thu Thanh ADVISORY BOARD & RISK MANAGEMENT TECHNICALSUPPORTERS MARK THOMSON - HANOI ROWELL TAN - HCMC Phó Giám Đốc Trần Việt Đức Phó Giám Đốc Trương Anh Hùng Phó Giám Đốc Đặng Chí Dũng Phó Giám Đốc Trần Thuý Ngọc Phó Giám Đốc Nguyễn Quốc Duy Trưởng Phòng Trịnh Thị Hồng Phòng Tư Vấn Phòng Đào Tạo Phòng ISD HN1 (*) Phòng ISI HN2 (**) Phòng NV1 Phòng NV3 Phòng NV 4 (***) Phòng NV 2 Phòng XDCB Phòng Quản Trị Phòng Hành Chính Chi nhánh Hải Phòng Nguyễn Minh Hùng Chi nhánh TPHCM Võ Thái Hoà Chi nhánh Đà Nẵng được mở vào năm 2004 (dự kiến) (*) Khách hàng khối dịch vụ, khách sạn, khác (**) Khách hàng khối sản xuất (***) Các dự án Quốc tế ._.