Tìm hiểu công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty Cổ Phần Việt Thụng

oanh nghiệp đã tạo lập và nâng cao khả năng cạnh tranh của mình trên thương trường, sản phẩm được người tiêu dùng chấp nhận . Mặc dù vậy, nhiều khó khăn, thách thức vẫn tồn tại và hiện diện nhất là trong xu thế hội nhập khu vực toàn cầu hiện nay. Bởi khi đó cạnh tranh diễn ra ngày càng gay gắt khốc liệt. Cạnh tranh không chỉ trong phạm vi một quốc gia mà còn vượt ra khỏi biên giới quốc gia khu vực và toàn cầu.Trước thực tế đó, mọi sự thờ ơ của doanh nghiệp trong việc nâng cao năng lực cạnh tranh có thể bị trả giá đắt, quị ngã và phá sản. Để có thể tránh được tình trạng tồi tệ đó, nâng cao năng lực cạnh tranh là điều cần thiết đối với các doanh nghiệp trong giai đoạn hiên nay. Khi doanh nghiệp đã phát triển thì đời sống của các công nhân viên cũng được doanh nghiệp đảm bảo và tạo điều kiện nâng cao hơn nữa.Với chế độ của thập kỷ gần đây, sự cạnh tranh ngày càng lớn, con người luôn có tư tưởng tiến thân trong xã hội càng cao thì cuộc sống của họ càng cao và ngược lại. Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, tiền lương là một yếu tố quan trọng của chi phí sản xuất, nó có quan hệ trực tiếp và tác động nhân quả đối với lợi nhuận của doanh nghiệp. Đối với các chủ doanh nghiệp, tiền lương là một yếu tố của chi phí sản xuất mà mục đích của các chủ doanh nghiệp là lợi nhuận. Đối với người lao động, tiền lương nhận được thoả đáng sẽ là động lực kích thích năng lực sáng tạo để làm tăng năng suất lao động. Khi năng suất lao động tăng thì lợi nhuận của doanh nghiệp sẽ tăng, từ đó lợi ích của người cung ứng sức lao động cũng tăng theo. Hơn nữa, khi lợi ích của người lao động được bảo đảm bằng mức lương thoả đáng sẽ tạo ra sự ngăn cách giữa người sử dụng lao động với người lao động làm cho người lao động có trách nhiệm hơn với hoạt động của doanh nghiệp. Các nhà kinh tế gọi đó là “phản ứng dây chuyền tích cực” của tiền lương. Ngược lại, khi lợi ích của người lao động không được chú ý đến, tiền lương không thoả đáng sẽ dẫn đến nguồn nhân lực có thể bị giảm sút cả về số lượng và chất lượng. Khi đó năng suất sẽ giảm và lợi nhuận cũng giảm. Do đó, đối với doanh nghiệp việc xây dựng một hệ thống trả lương sao cho hoạt động sản xuất kinh doanh ngày càng phát triển và đạt lợi nhuận cao để tích luỹ vừa đảm bảo cuộc sống cho người lao động, kích thích người lao động nhiệt tình với công việc, đảm bảo sự công bằng là một trong những công tác đặt lên hàng đầu nhằm ổn định nhân lực phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Mặt khác, quá trình sản xuất kinh doanh ở doanh nghiệp là quá trình kết hợp đồng bộ của 3 yếu tố cơ bản: tư liệu lao động, đối tượng lao động và lao động; trong đó lao động là yếu tố mang tính quyết định nhất. ở các doanh nghiệp thuộc lĩnh vực sản xuất, chi phí nhân công chiếm tỷ trọng rất lớn đứng sau chi phí vật liệu, do đó sử dụng tốt nguồn lao động sẽ tiết kiệm chi phí nhân công trong đơn vị giá thành, giảm giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận, tạo lợi thế cạnh tranh giữa các doanh nghiệp là công tác quan trọng hàng đầu của doanh nghiệp sản xuất. Thêm vào đó, cùng với tiền lương doanh nghiệp còn phải tính vào chi phí sản xuất kinh doanh một bộ phận chi phí gồm các khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn. Đó là các nguồn phúc lợi mà người lao động nhận được từ doanh nghiệp. Vì vậy, tất cả các hoạt động liên quan đến chi phí lương có vai trò rất quan trọng. Bởi vì nó không chỉ góp phần làm tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp mà còn tăng thêm khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường và giúp cho các doanh nghiệp thực hiện tốt nghĩa vụ đối với ngân sách nhà nước. Đề tài: “Tìm hiểu công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty Cổ Phần Việt Thụng” sẽ đi sâu nghiên cứu vấn đề kế toán tiền lương tại công ty, phân tích đánh giá ưu khuyết điểm của công tác hạch toán kế toán chi phí lương và các khoản trích theo lương, từ đó sẽ đưa ra những đề nghị giải quyết những vấn đề tồn tại nếu có. Mục tiêu nghiên cứu Đề tài này tập trung nghiên cứu nội dung: kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Mục đích của việc phân tích công tác hạch toán kế toán chi phí lương và các khoản trích theo lương tại công ty là để thấy được tình hình thực tế của công ty về công tác quản lý lao động, việc phân bổ và sử dụng lao động đã đạt hiệu quả chưa, các chế độ tiền lương, chế độ sử dụng quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ có phù hợp với chính sách chế độ về lao động tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ mà nhà nước đã ban hành. Đồng thời đánh giá công tác quản lý tiền lương của công ty, từ đó có phương pháp tính toán phù hợp đảm bảo nâng cao năng suất lao động hoàn thành vượt mức kế hoạch mà công ty đề ra. Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp thu thập số liệu: số liệu được thu thập từ Bảng tổng hợp lương Bảng tính lương, BHXH, BHYT, CPCĐ Bảng tiền lương kế hoạch Kế hoạch quỹ lương và thu nhập của người lao động Ngoài ra, còn tham khảo ý kiến của kế toán trưởng, kế toán viên phòng kế toán của công ty Cổ phần Việt Thụng và giáo viên hướng dẫn; tham khảo sách, tài liệu liên quan đến đề tài cần nghiên cứu. Phạm vi nghiên cứu Đề tài nghiên cứu sẽ được thực hiện ở công ty Cổ Phần Việt Thụng. Nội dung nghiên cứu của đề tài là: Kế toán tiền lương ở doanh nghiệp, cụ thể là công tác hạch toán kế toán chi phí lương và các khoản trích theo lương. Số liệu sử dụng cho việc nghiên cứu là: Bảng tổng hợp lương năm 2008, Bảng tính lương và BHXH, BHYT, KPCĐ tháng 04/2009. PHẦN I NHỮNG LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG TẠI DOANH NGHIỆP 1. Khái niệm, nhiệm vụ của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương 1.1. Khái niệm và ý nghĩa của tiền lương và các khoản trích theo lương trong sản xuất kinh doanh Tiền lương là biểu hiện bằng tiền của bộ phận sản phẩm xã hội mà người lao động được sử dụng để bù đắp hao phí lao động của mình trong quỏ trình sản xuất nhằm tái sản xuất sức lao động. Mặt khác, tiền lương là một bộ phận cấu thành nên giá trị sản phẩm do lao động tạo ra. Tuỳ theo cơ chế quản lý mà tiền lương có thể được xác định là một bộ phận của chi phí sản xuất kinh doanh cấu thành nên giá thành sản phẩm hay được xác định là một bộ phận của thu nhập – kết quả tài chính cuối cùng của hoạt động SXKD trong doanh nghiệp. Ngoài tiền lương mà người lao động được hưởng theo số lượng và chất lượng lao động, để bảo vệ sức khoẻ và cuộc sống lâu dài của người lao động, theo chế độ tài chính hiện hành, người lao động còn được hưởng trợ cấp bảo hiểm xã hội: - Bảo hiểm xã hội được trích và chi phí SXKD nhằm trợ cấp cho trường hợp người lao động tạm thời hay vĩnh viễn mất sức lao động như khi bị ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, hưu trí mất sức hay tử tuất. - Bảo hiểm y tế để trợ cấp cho việc phòng, chữa bệnh và chăm sóc sức khoẻ của người lao động. - Kinh phí công đoàn để phục vụ chi tiêu cho hoạt động của tổ chức công đoàn nhằm chăm lo, bảo vệ quyền lợi của người lao động. 1.2. Nhiệm vụ của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Để thực hiện chức năng của kế toán trong việc điều hành quản lý hoạt động của doanh nghiệp, kế toán tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn cần thực hiện những nhiệm vụ sau: - Ghi chép, phản ánh, tổng hợp kịp thời, đầy đủ và chính xác về số lượng, chất lượng lao động, tình hình sử dụng thời gian lao động và kết quả lao động. - Tính toán các khoản tìên lương, tiền thưởng, các khoản trợ cấp phải trả cho người lao động và thanh toán đầy đủ, kịp thời. - Kiểm tra việc sử dụng lao động, việc chấp hành chính sách chế độ về lao động, tiền lương, bảo hiểm xã hội. Đồng thời quản lý chặt chẽ việc sử dụng, chi tiêu quỹ tiền lương. Quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ. - Tính toán, phân bổ hợp lý, chính xác chi phí về tiền lương và các khoản trích BHXH, BHYT, CPCĐ cho đối tượng liên quan. - Định kỳ tiến hành phân tích tình hình sử dụng lao động, tình hình quản lý và chi tiêu quỹ tiền lương, quỹ bảo hiểm xã hội, BHYT, KPCĐ từ đó đề xuất các biện pháp khai thác có hiệu quả tiềm năng lao động, tăng năng suất lao động, ngăn ngừa các vị phạm kỷ luật lao động, vi phạm chính sách, chế độ về lao động tiền lương và các khoản trợ cấp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, chế độ sử dụng chi tiêu KPCĐ, chế độ phân phối theo lao động. 2. Hình thức tính tiền lương, quỹ tiền lương và các khoản trích theo lương 2.1. Các hình thức tính tiền lương Các doanh nghiệp thường áp dụng 2 chế độ trả lương cơ bản, phổ biến là: + Chế độ trả lương theo thời gian làm việc + Chế độ trả lương theo khối lượng sản phẩm (hay công việc hoàn thành) Tương ứng với hai chế độ tính lương nói trên là hai hình thức tiền lương + Hình thức tiền lương thời gian + Hình thức tiền lương sản phẩm 2.1.1. Hình thức tiền lương thời gian Tiền lương tính theo thời gian là tiền lương tính trả cho người lao động theo thời gian làm việc, cấp bậc công việc va thăng lương của người lao động Tính lương tính theo thời gian có thể được thực hiện theo tháng, ngày hoặc giờ làm việc tuỳ thuộc theo yêu cầu và trình độ quản lý thời gian lao động của doanh nghiệp. Công thức tính tiền lương theo thời gian: * Mức lương tháng: Mức lương tháng = Mức lương cơ bản x Hệ số + Tổng hệ số các (tối thiểu) lương khoản phụ cấp * Mức lương tuần: Mức lương tuần = Mức lương tháng x 12 52 * Mức lương ngày: Mức lương ngày = Mức lương ngày 22 (hoặc 26) * Tiền lương giờ: là tiền lương trả cho một giờ làm việc Tiền lương giờ = Tiền lương ngày 8 giờ Hình thức tiền lương tính theo thời gian có nhiều hạn chế vì tiền lương tính trả cho người lao động chưa đảm bảo đầy đủ nguyên tắc phân phối theo lao động vì chưa tính đến một cách đầy đủ chất lương lao động, do đó chưa phát huy đầy đủ chức năng đòn bẩy kinh tế của tiền lương trong việc kích thích sự phát triển của sản xuất, chưa phát huy hết khả năng sẵn có của người lao động. Do những hạn chế trên, khi áp dụng hình thức tiền lương theo thời gian cần thực hiện một số biện pháp phối hợp như: giáo dục chính trị tư tưởng, động viên khuyến khích vật chất, tinh thần dưới các hình thức tiền thưởng; thường xuyên kiểm tra việc chấp hành kỷ luật lao động và sử dụng thời gian lao động. Việc phối hợp nhiều biện pháp sẽ tạo cho người lao động có kỷ luật, có kỹ thuật và năng suất cao. 2.1.2. Hình thức tiền lương sản phẩm Tiền lương tính theo sản phẩm là tiền lương trả cho người lao động theo kết quả lao động – khối lượng sản phẩm, công việc đã hoàn thành, bảo đảm yêu cầu chất lượng đã quy định và đơn giá tiền lương tính cho 1 đơn vị sản phẩm, công việc đó. Tính lương tính theo sản phẩm có thể được thực hiện theo những cách sau: * Tiền lương tính theo sản phẩm trực tiếp: áp dụng đối với lao động thuộc bộ phận trực tiếp sản xuất sản phẩm. Tiền lương được = Số lượng (khối lượng) sản phẩm x Đơn giá lĩnh trong tháng công việc hoàn thành tiền lương * Tiền lương tính theo sản phẩm gián tiếp: áp dụng đối với lao động gián tiếp phục vụ sản xuất hưởng lương phụ thuộc vào kết quả lao động của bộ phận trực tiếp sản xuất. Tiền lương được = Tiền lương được lĩnh x Tỷ lệ lương lĩnh trong tháng của bộ phận trực tiếp gián tiếp Tỷ lệ lương của bộ phận gián tiếp do đơn vị xác định căn cứ vào tính chất, đặc điểm của lao động gián tiếp phục vụ sản xuất. Cách tính lương này có tác dụng làm cho những người phục vụ sản xuất quan tâm đến kết quả hoạt động sản xuất vì nó gắn liền với lợi ích kinh tế của bản thân họ. * Tiền lương tính theo sản phẩm có thưởng: Cách tính này có tác dụng kích thích người lao động không chỉ quan tâm đến số lượng sản phẩm làm ra mà còn quan tâm nâng cao chất lượng sản phẩm, tăng năng suất lao động, tiết kiệm nguyên vật liệu. Khoản tiền thưởng này trích từ lợi ích kinh tế mang lại do việc tăng tỷ lệ sản phẩm có chất lượng cao, giá trị nguyên vật liệu tiết kiệm được. Việc áp dụng chế độ trả lương phù hợp với từng đối tượng lao động trong doanh nghiệp cũng là một trong những điều kiện quan trọng để huy động và sử dụng có hiệu quả lao động, tiết kiệm hợp lý về lao động sống trong chi phí SXKD, góp phần hạ giá thành sản phẩm tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. 2.2. Quỹ tiền lương Quỹ tiền lương của doanh nghiệp là toàn bộ số tiền lương tính theo số công nhân viên của doanh nghiệp, do doanh nghiệp trực tiếp quản lý và chi trả lương bao gồm các khoản: + Tiền lương tính theo thời gian, tiền lương tính theo sản phẩm và tiền lương khoán, công nhật. + Tiền lương trả cho người lao động trong thời gian ngừng sản xuất do nguyên nhân khách quan, trong thời gian được điều động đi công tác, đi làm nghĩa vụ trong phạm vị chế độ quy định, thời gian nghỉ phép, thời gian đi học. + Các loại phụ cấp làm đêm, làm thêm giờ, phụ cấp trách nhiệm. + Các khoản tiền thưởng có tính chất thường xuyên. + Tiền ăn giữa ca của người lao động. Ngoài ra, trong quỹ tiền lương còn gồm cả khoản tiền chi trợ cấp bảo hiểm xã hội cho công nhân viên trong thời gian ốm đau, thai sản, tai nạn lao động (BHXH trả thay lương). Quỹ tiền lương trong doanh nghiệp cần được quản lý và kiểm tra một cách chặt chẽ, đảm bảo việc sử dụng quỹ tiền lương một cách hợp lý và có hiệu quả. Quỹ tiền lương thực tế phải được thường xuyên đối chiếu với quỹ tiền lương kế hoạch trong mối quan hệ với việc thực hiện kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp trong kỳ đó nhằm phát hiện kịp thời các khoản tiên lương không hợp lý, kịp thời đề ra các biện pháp nâng cao năng suất lao động, đảm bảo thực hiện theo nguyên tắc phân phối theo lao động, thực hiện nguyên tắc mức tăng năng suất lao động bình quân nhanh hơn mức tăng tiền lương bình quân góp phần hạ thấp chi phí trong sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, tăng tích luỹ xã hội. Trong kế toán và phân tích kinh tế, tiền lương của công nhân viên trong doanh nghiệp được chia làm 2 loại: tiền lương chính và tiền lương phụ. + Tiền lương chính: là tiền lương trả cho công nhân viên trong thời gian công nhân viên thực hiện nhiệm vụ chính của họ bao gồm: tiền lương trả theo cấp bậc và các khoản phụ cấp kèm theo lương (như phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp khu vực, phụ cấp làm đêm, làm thêm giờ, phụ cấp thâm niên. + Tiền lương phụ: là tiền lương trả cho công nhân viên trong thời gian công nhân viên thực hiện nhiệm vụ khác ngoài nhiệm vụ chính của họ và thời gian công nhân viên nghỉ theo chế độ được hưởng lương (như nghỉ phép, nghỉ lễ, đi học, nghỉ vì ngừng sản xuất do nguyên nhân khách quan, đi họp…). Ngoài ra tiền lương trả cho công nhân sản xuất nhưng không mang lại kết quả cuãng được xếp vào lương phụ. Việc phân chia tiền lương chính, tiền lương phụ có ý nghĩa quan trọng trong công tác kế toán tiền lương. Trong công tác kế toán tiền lương chính của công nhân sản xuất thường được hạch toán trực tiếp vào chi phí sản xuất cho từng loại sản phẩm vì tiền lương chính của công nhân sản xuất có quan hệ trực tiếp với khối lượng sản phẩm sản xuất ra, có quan hệ với năng suất lao động. Trường hợp doanh nghiệp có thực hiện trích trước chi phí tiền lương nghỉ phép thì sẽ căn cứ vào tiền lương chính của công nhân sản xuất để tính số trích trước tiền lương nghỉ phép vào chi phí sản xuất kinh doanh. Tiền lương phụ của công nhân trực tiếp sản xuất không gắn với việc chế tạo sản phẩm cũng như không quan hệ đến năng suất lao động cho nên tiền lương phụ được phân bổ một cách gián tiếp vào chi phí sản xuất các loại sản phẩm. Tiền lương phụ thường được phân bổ cho từng loại sản phẩm căn cứ theo tiền lương chính công nhân sản xuất của từng loại sản phẩm. 2.3. Các khoản trích theo lương 2.3.1. Quỹ bảo hiểm xã hội Được hình thành do việc trích lập và tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp khoản chi phí về bảo hiểm theo quy định của nhà nước. Quỹ BHXH được tạo ra bằng cách trích theo tỷ lệ phần trăm trên tiền lương phải thanh toán cho công nhân để tính vào chi phí sản xuất kinh doanh và khấu trừ vào tiền lương công nhân. Theo quy định hiện nay thì tỷ lệ này là 20% trong đó: tính vào chi phí sản xuất kinh doanh 15% và công nhân phải chịu là 5%. Quỹ bảo hiểm xã hội được hình thành nhằm tạo nguồn để chi trả cho công nhân viên trong trường hợp ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, mất sức, nghỉ hưu. Tuỳ theo cơ chế tài chính quy định cụ thể mà việc quản lý và sử dụng quỹ bảo hiểm xã hội có thể ở cơ quan quản lý quỹ (cơ quan chuyên môn chuyên trách) hay có thể ở tại doanh nghiệp. Theo cơ chế tài chính hiện hành, nguồn quỹ bảo hiểm xã hội do cơ quan chuyên môn chuyên trách quản lý và chi trả các trường hợp cho công nhân viên nghỉ hưu, nghỉ mất sức… còn ở tại doanh nghiệp, sau khi tạo nguồn quỹ bảo hiểm xã hội phải nộp toàn bộ số quỹ bảo hiểm xã hội đó lên cơ quan quản lý quỹ và được phân cấp chi trả một số trường hợp như: công nhân viên ốm đau, thai sản… cuối tháng (hoặc quý) tổng hợp chứng từ chi tiêu để quyết toán với cơ quan chuyên môn chuyên trách (theo hình thức thu đủ, chi đủ). 2.3.2. Về bảo hiểm y tế Theo quy định của chế độ tài chính hiện hành, bảo hiểm y tế cũng được hình thành từ hai nguồn như bảo hiểm xã hội. Một phần do doanh nghiệp chịu và được tính và chi phí sản xuất kinh doanh hàng tháng theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lương thực tế phải trả công nhân viên trong tháng, một phần do người lao động chịu thường được trừ vào lương của họ. Theo quy định hiện nay, BHYT được trích theo tỷ lệ 3% trên lương phải thanh toán cho công nhân trong đó tính vào chi phí sản xuất kinh doanh là 2% và khấu trừ vào tiền lương công nhân là 1%. BHYT được nộp toàn bộ lên cơ quan chuyên môn chuyên trách về bảo hiểm y tế (dưới hình thức mua bảo hiểm y tế) để phục vụ chăm sóc và bảo vệ sức khoẻ cho người lao động như khám bệnh, chữa bệnh và điều trị bệnh… 2.3.3. Đối với kinh phí công đoàn Được hình thành do việc trích lập và tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp hàng tháng theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lương thực tế phải trả công nhân viên trong tháng. Quỹ kinh phí công đoàn được hình thành bằng cách theo tỷ lệ quy định trên tiền lương phải trả và được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Theo quy định hiện hành, tỷ lệ trích KPCĐ tính vào chi phí trên tiền lương phải trả là 2% trong đó 1% dành cho hoạt động công đoàn cơ sở và 1% cho hoạt động công đoàn của cấp trên. Theo quy định của chế độ tài chính hiện hành, nguồn kinh phí công đoàn trích được sẽ phải nộp một phần lên cơ quan quản lý công đoàn cấp trên, một phần để lại doanh nghiệp phục vụ chi tiêu cho hoạt động công đoàn doanh nghiệp. Tăng cường quản lý lao động, cải tiến và hoàn thiện việc phân bổ và sử dụng có hiệu quả lực lượng lao động, cải tiến và hoàn thiện chế độ tiền lương, chế độ sử dụng quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ được xem là một phương tiện hữu hiệu để kích thích người lao động gắn bó với hoạt động sản xuất kinh doanh, rèn luyện tay nghề, nâng cao năng suất lao động. Trên cơ sở các chế độ về lao động, tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ nhà nước đã ban hành, các doanh nghiệp tuỳ thuộc vào đặc điểm ngành mình phải tổ chức tốt lao động nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, đồng thời tính toán, thanh toán đầy đủ kịp thời các khoản tiền lương, tiền thưởng, BHXH, BHYT đúng chính sách, chế độ; sử dụng tốt kinh phí công đoàn nhằm khuyến khích người lao động thực hiện tốt nhiệm vụ, góp phần thực hiện tốt kế hoạch sản xuất kinh doanh đơn vị. 3. Hạch toán lao động, tính và thanh toán lương, bảo hiểm xã hội 3.1. Hạch toán lao động Trong quản lý và sử dụng lao động ở doanh nghiệp, cần thiết phải tổ chức hạch toán các chỉ tiêu liên quan về lao động. Nội dung của hạch toán lao động là hạch toán số lượng lao động, thời gian lao động và kết quả lao động. + Hạch toán số lượng lao động: Số lượng lao động trong doanh nghiệp thường có sự biến động tăng giảm trong từng đơn vị, bộ phận cũng như phạm vi toàn doanh nghiệp. Sự biến động trong doanh nghiệp có ảnh hưởng đến cơ cấu lao động, chất lượng lao động và do đó làm ảnh hưởng đến việc thực hiện sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Để phản ánh số lượng lao động hiện có và theo dõi sự biến động lao động trong từ đơn vị, bộ phận doanh nghiệp sử dụng “Sổ danh sách lao động”. Cơ sở để ghi vào sổ là các chứng từ ban đầu về tuyển dụng, các quyết định thuyên chuyển công tác, nâng bậc, thôi việc, hưu trí… Việc ghi chép vào “sổ danh sách lao động” phải đầy đủ, kịp thời làm cơ sở cho việc lập báo cáo về lao động và phân tích tình hình biến động về lao động trong doanh nghiệp hàng tháng, quý, năm theo yêu cầu quản lý lao động của doanh nghiệp và của cơ quan quản lý cấp trên. + Hạch toán sử dụng thời gian lao động: Thời gian lao động của nhân viên cũng có ý nghĩa quan trọng trong việc thực hiện nhiệm vụ SXKD của doanh nghiệp. Để phản ánh kịp thời, chính xác tình hình sử dụng thời gian lao động, kiểm tra việc chấp hành kỷ luật lao động của công nhân viên trong doanh nghiệp, kế toán sử dụng “Bảng chấm công”. Bảng chấm công được lập hàng tháng cho từng tổ, phòng, ban… và do người phụ trách bộ phận hoặc người được uỷ quyền căn cứ vào tình hình thực tế của bộ phận mình để chấm công cho từng người trong ngày theo các ký hiệu quy định trong chứng từ. Cuối tháng người chấm công cùng các chứng từ có liên quan (Phiếu nghỉ hưởng BHXH, phiếu báo làm thêm giờ, phiều điều tra tai nạn lao động…) về bộ phận kế toán kiểm tra, đối chiếu quy ra công để tính lương và BHXH. Bảng chấm công nhằm theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, ngừng việc, nghỉ BHXH… để có căn cứ tính trả lương, BHXH trả thay lương cho từng người và quản lý lao động trong đơn vị, vì vậy Bảng chấm công phải được treo công khai tại nơi làm việc để công nhân viên có thể thực hiện kiểm tra, giám sát việc chấm công hàng ngày, tham gia ý kiến vào công tác quản lý và sử dụng thời gian lao động. Bảng chấm công là tài liệu quan trọng để tổng hợp, đánh giá phân tích tình hình sử dụng thời gian lao động, là cơ sở để tính toán kết quả lao động và tiền lương cho công nhân viên. + Hạch toán kết quả lao động: Kết quả lao động của công nhân viên trong doanh nghiêp chịu ảnh hưởng của nhiều nhân tố: thời gian lao động, trình độ thành thạo, tinh thần thái độ, phương tiện sử dụng… Khi đánh giá, phân tích kết quả lao động của công nhân viên phải xem xét một cách đầy đủ các nhân tố trên. Kết quả lao động của công nhân viên trong doanh nghiệp được phản ánh vào các chứng từ: phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành, hợp đồng giao khoán. Tuỳ theo loại hình, đặc điểm sản xuất, nhiệm vụ sản xuất kinhdoanh mà doanh nghiệp sẽ chọn sử dụng chứng từ thích hợp để phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác kết quả lao động. Căn cứ chứng từ hạch toán kết quả lao động kế toán lập Sổ tổng hợp kết quả lao động nhằm tổng hợp kết quả lao động của từng cá nhân, bộ phận và toàn đơn vị làm cơ sở cho việc tính toán năng suất lao động và tính tiền lương theo sản phẩm cho công nhân viên. 3.2. Tính và thanh toán lương, trợ cấp bảo hiểm xã hội Hàng tháng, trên cơ sở tài liệu hạch toán về thời gian lao động và kết quả lao động cũng như chế độ, chính sách về lao động – tiền lương và bảo hiểm xã hội mà nhà nước ban hành, kế toán tiến hành tính tiền lương và trợ cấp bảo hiểm xã hội phải trả cho công nhân viên. Sau khi có kết quả tính toán tiền lương phải trả cho từng người được tổng hợp theo từng bộ phận và phản ánh vào “Bảng thanh toán tiền lương” lập cho bộ phận đó. Trường hợp công nhân viên được hưởng trợ cấp BHXH, thì căn cứ vào số ngày thực tế nghỉ việc được hưởng trợ cấp BHXH phản ánh trên các chứng từ hạch toán lao động liên quan như: “Phiếu nghỉ hưởng BHXH”, “Biên bản điều tra tai nạn lao động”… để tính toán lập “Bảng thanh toán bảo hiểm xã hội”. Bảng thanh toán BHXH được lập cho từng đơn vị sử dụng lao động hoặc lập chung cho toàn doanh nghiệp căn cứ vào kết quả tính trợ cấp BHXH của từng người. Bảng thanh toán tiền lương của các bộ phận trong doanh nghiệp là cơ sở để chi trả, thanh toán lương cho người lao động, và là cơ sở để kế toán tổng hợp, phân bổ tiền lương và tính trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và kinh phí công đoàn – Lập bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội. Việc trả lương cho công nhân viên trong doanh nghiệp thường được tiến hành 2 lần trong tháng, lần đầu doanh nghiệp tạm ứng lương cho công nhân viên theo tỷ lệ nhất định căn cứ vào lương cấp bậc. Sau khi tính lương và các khoản phải trả khác cho công nhân viên trong tháng doanh nghiệp tiến hành thanh toán số tiền công nhân viên còn được lĩnh trong tháng đó sau khi trừ các khoản khấu trừ vào lương như BHXH, BHYT và các khoản khác. Các khoản phải nộp về BHXH, BHYT, KPCĐ, hàng tháng hoặc quý doanh nghiệp có thể lập uỷ nhiệm chi để chuyển tiền hoặc chi tiền mặt để nộp cho cơ quan quản lý theo quy định. Đối với công nhân viên nghỉ phép hàng năm, theo chế độ quy định thì công nhân trong quá trình nghỉ phép đó vẫn được hưởng lương đầy đủ như thời gian đi làm việc. Tiền lương nghỉ phép phải được tính vào chi phí sản xuất một cách hợp lý vì nó ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm. Trong trường hợp doanh nghiệp không bố trí được cho công nhân nghỉ phép đều đặn trong năm, để đảm bảo cho giá thành không bị đột biến, tiền lương nghỉ phép của công nhân được tính vào chi phí sản xuất thông qua phương pháp trích trước theo kế hoạch. Cuối năm sẽ tiến hành điều chỉnh số trích trước theo kế hoạch cho phù hợp với số thực tế tiền lương nghỉ phép để phản ánh đúng số thực tế chi phí tiền lương vào chi phí sản xuất. Trích trước lương nghỉ phép chỉ thực hiện đối với công nhân trực tiếp sản xuất. Số trích trước theo KH = Số tiền lương chính x Tỷ lệ trích trước tiền lương nghỉ phép Phải trả cho CNSX Theo KH tiền lương của CNSX trong tháng Trong tháng nghỉ phép của CNSX Tỷ lệ trích trước theo KH Tiền lương nghỉ phép Của CNSX = Tổng số tiền lương nghỉ phép phải trả Cho CNSX theo KH trong năm Tổng số tiền lương chính phải trả cho CNSX theo KH trong năm 4. Hạch toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương 4.1. Tài khoản kế toán sử dụng trong kế toán tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ Để phản ánh tình hình thanh toán các khoản tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ kế toán sử dụng các tài khoản 334 – “Phải trả công nhân viên” và tài khoản 338 – “ Phải trả, phải nộp khác” * Tài khoản 334 – Phải trả công nhân viên Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho công nhân viên của doanh nghiệp về tiền lương, tiền công, tiền thưởng, BHXH và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của công nhân viên. * Tài khoản 338 – Phải trả, phải nộp khác Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản phải trả, phải nộp khác ngoài nội dụng đã phản ánh ở các tài khoản khác. Hàng tháng, kế toán tiến hành tổng hợp tiền lương phải trả công nhân viên trong kỳ theo từng đối tượng sử dụng lao động (bộ phận sản xuất, loại sản phẩm…) và tính, trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo quy định trên cơ sở tổng hợp tiền lương phải trả và các tỷ lệ trích BHXH, BHYT, KPCĐ được thực hiện trên “Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội” Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội dùng để tập hợp và phân bổ tiền lương thực tế phải trả (gồm lương chính, lương phụ và các khoản khác), BHXH, BHYT, KPCĐ phải trích nộp trong tháng cho các đối tượng sử dụng lao động (ghi Có TK 334, 335, TK 338 (3382, 3383, 3384) Số liệu của Bảng phân bổ tiền lương và BHXH được sử dụng để ghi vào sổ tổng hợp và các sổ kế toán chi tiết có liên quan, đồng thời được sử dụng để tính giá thành thực tế sản phẩm lao vụ, dịch vụ hoàn thành. 4.2. Phương pháp hạch toán tổng hợp tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và kinh phí công đoàn Hàng tháng, tính tiền lương, tiền công và những khoản phụ cấp theo quy định phải trả cho công nhân viên, ghi: Nợ TK 622 – lương công nhân trực tiếp sản xuất Nợ TK 627 – lương công nhân quản lý sản xuất Nợ TK 641 – lương nhân viên bán hàng Nợ TK 642 – lương nhân viên quản lý doanh nghiệp Có TK 334 – Tổng số lương phải trả Tính tiền thưởng phải trả cho công nhân viên ghi: Nợ TK 431 – qũy khen thưởng phúc lợi Có TK 334 – phải trả công nhân viên - Tính số BHXH (ốm đau thai sản, tai nạn…) phải trả cho CNV ghi: Nợ TK 338 – phải trả, phải nộp khác Có TK 334 – phải trả công nhân viên - BHXH, BHYT trừ vào lương của công nhân viên, ghi: Nợ TK 334 – phải trả công nhân viên Có TK 338 – phải trả, phải nộp - Tính thuế thu nhập của CNV, người lao động phải nộp nhà nước Nợ TK 334 – phải trả công nhân viên Có TK 333 – thuế và các khoản phải nộp nhà nước - Khi thanh toán tiền lương, BHXH và các khoản khác cho CNV: Nợ TK 334 – phải trả công nhân viên Có TK 111 – tiền mặt Có TK 112 – tiền gửi ngân hàng - Hàng tháng trích BHXH, BHYT và KPCĐ theo tỷ lệ quy định, ghi: Nợ TK 622 – 19% x lương công nhân trực tiếp sản xuất Nợ TK 627 – 19% x lương công nhân quản lý sản xuất Nợ TK 641 – 19% x lương nhân viên bán hàng Nợ TK 642 – 19% x lương nhân viên quản lý doanh nghiệp Nợ TK 334 – 6% x tổng lương phải trả Có TK 338 – 25% x tổng lương - Nộp BHXH, BHYT và KPCĐ cho cơ quan quản lý quỹ, ghi: Nợ TK 338 – phải trả, phải nộp khác Có TK 111, 112 - Chi BHXH, KPCĐ tại đơn vị, ghi: Nợ TK 338 – phải trả, phải nộp khác Có TK 111 – tiền mặt Có TK 112 – tiền gửi ngân hàng - Số bảo hiểm xã hội được cơ quan bảo hiểm xã hội cấp, ghi: Nợ TK 111, 112 Có TK 338 – phải trả, phải nộp khác 4.3. Sơ đồ tài khoản Sơ đồ kế toán tiền lương tại Công ty cổ phần Việt Thụng TK 622, 627, 641, 642, 241 TK 141,138, 338 TK 334 Các khoản khấu trừ Tiền lương, tiền công phụ cấp ăn ca… vào lương Tính cho đối tượng CP SXKD TK 111 TK 338 (3383) BHXH phải trả thay Ứng trước & thanh toán Các khoản cho CNV Lương TK 333 (3338) TK 431 (4311) Tính thuế thu nhập CNV Tiền thưởng phải trả từ phải nộp nhà nước quỹ khen thưởng Sơ đồ kế toán các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần Việt Thụng TK 622, 627, 641, 642, 241 TK 334 TK 338 BHXH phải nộp trả thay trích BHXH, BHYT vào lương cho CNV KPCĐ tính vào chi phí SXKD TK 111, 112 TK 334 khấu trừ lương tiền nộp hộ nộp (chi) BHXH, BHYT BHXH, BHYT cho CNV KPCĐ theo quy định TK 111, 112 nhập khoản hoàn trả của Cơ quan BHXH về khoản DN đã chi 4.4. Ví dụ tổng hợp Lấy tài liệu kế toán trong một doanh nghiệp thuộc ngành sản xuất công nghiệp. Trong tháng 3/2000 có các chứng từ, tài liệu có liên quan đến kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương như sau (đơn vị tín._.