Tiêu chuẩn hoá Công ty với việc nâng cao chất lượng sản phẩm của Công ty Dầu Thực vật Nghệ An

p dụng các tiêu chuẩn. Lợi ích quan trọng của Tiêu chuẩn hoá là nâng cao mức độ thích ững của sản phẩm ,quá trình và dịch vụ với những mục đích đã định,ngăn ngừa những rào cản trong thương mại và tạo điều kiện cho sự hợp tác về khoa học và công nghệ. ở Việt Nam thuật ngữ Tiêu chuẩn hoá được đưa ra lần đầu tiên trong bản điều lệ về công tác Tiêu chuẩn hoá ban hành theo nghị định 141-HĐBT ngày 24-8-1982 như sau: Công tác tiêu chuẩn hoá bao gồm việc xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn được tiến hành dựa trên kết qủa nghiên cứu và ứng dụng khoa học , kỹ thuật và áp dụng kinh nghiệm tiên tiến nhằm đưa các hoạt động sản xuất kinh doanh vào nề nếp và đạt hiệu quả cao. Tiêu chuẩn hoá phải được coi là công tác quản lý kinh tế-kỹ thuật quan trọng trong quá trình đưa nền sản xuất nhỏ lên nền sản xuất lớn XHCN,thúc đẩy phát triển kinh tế ,khoa học kỹ thuật góp phần nâng cao mức sống người dân. Như vậy,từ các định nghĩa trên ta có những nhận xét về Tiêu chuẩn hoá như sau: +Tiêu chuẩn hoá là một hoạt động không những giải quyết các vấn đề thực tế đang tồn tại mà còn chú ý đến các nội dung tiềm ẩn trong tương lai. +Đối tượng của Tiêu chuẩn hoá là những sản phẩm ,quá trình,dịch vụ và các hoạt động sản xuất kinh doanh. +Một cách cụ thể thì Tiêu chuẩn hoá là một quá trình gồm xây dựng sau đó công bố hay ban hành và áp dụng các tiêu chuẩn .Đôi khi người ta nói gọn là gồm xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn. +Từ các định nghĩa này chúng ta có thể hình dung các chức năng, nhiệm vụ của Tiêu chuẩn hoá để từ đó quyết định cách tổ chức cơ quan Tiêu chuẩn hoá ở các cấp để thực hiện chức năng nhiệm vụ đó. +Tiêu chuẩn hoá được tiến hành dựa trên những thành tựu của khoa học kỹ thuật và kinh nghiệm thực tiễn ,nhằm tạo ra một trật tự tối ưu hay là một nề nếp để đạt được hiệu quả chung có lợi nhất trong một hoàn cảnh nhất định. +Tiêu chuẩn hoá được tiến hành trên cơ sở thoả thuận ,có sự tham gia của các bên có liên quan:Đại diện nhà sản xuất,nhà kinh doanh,người tiêu thụ,người nghiên cứu,người quản lý và bản thân cơ quan Tiêu chuẩn hoá . +Kết quả của Tiêu chuẩn hoá là việc ban hành các tiêu chuẩn là chính ,cũng như các tài liệu có liên quan và việc tổ chức xúc tiến,kiểm tra theo dõi áp dụng các tiêu chuẩn đó. 2.Khái niệm về Tiêu chuẩn Theo ISO :Tiêu chuẩn là một tài liệu được thiết lập bằng cách thoả thuận và được một tổ chức thừa nhận phê duyệt,nhằm cung cấp các quy tắc,hướng dẫn hoặc các đặc tính cho những hoạt động ,hoặc những kết quả hoạt động để sử dụng chung và lặp đi lặp lại nhằm đạt được mức độ trật tự tối ưu trong một khung cảnh nhất định. Như vậy,việc thiết lập các tiêu chuẩn phải dựa trên kết quả vững chắc của khoa học,công nghệ và kinh nghiệm thực tế nhằm có được lợi ích tối ưu cho cộng đồng. ở Việt nam tiêu chuẩn được định nghĩa trong điều lệ về công tác Tiêu chuẩn hoá năm 1982 như sau: Tiêu chuẩn là những quy định thống nhất và hợp lý được trình bầy dưới dạng văn bản pháp chế kỹ thuật ,xây dựng theo một thể thức nhất định do một cơ quan có thẩm quyền ban hành để bắt buộc hay khuyến khích áp dụng cho các bên có liên quan.Quy phạm, quy trình là một dạng tiêu chuẩn. Từ các định nghiã trên ta thấy tiêu chuẩn có những đặc điểm sau: +Tiêu chuẩn là một dạng tài liệu trong đó đề ra các quy tắc, hướng dẫn hay đặc tính cho các hoạt động hoặc các kết quả của nó. +Tiêu chuẩn xây dựng theo nguyên tắc thoả thuận.Vì vậy việc xây dựng phải theo phương pháp ban kỹ thuật để đảm bảo có sự tham gia của các bên có liên quan. +Tiêu chuẩn phải được một tổ chức thừa nhận thông qua .Nếu không thì văn bản đó dù có giá trị đến đâu thì cũng không gọi là tiêu chuẩn . +Các tiêu chuẩn được sử dụng chung và lặp đi lặp lại nhiều lần,không thể có tiêu chuẩn sử dụng một lần. +Tiêu chuẩn được đưa ra để sử dụng nhằm đạt được mức độ trật tự tối ưu trong một hoàn cảnh nhất định.Cho nên có thể lúc này ,thời gian thay đổi ,hoàn cảnh thay đổi tiêu chuẩn cũng cần được sửa chữa thay đổi . +Tiêu chuẩn là một giải pháp tối ưu vì nó được xây dựng dựa trên nền tảng là các kết quả vững chắc của khoa học,công nghệ và kinh nghiệm thực tế theo phương pháp thoả thuận nhất trí của các bên có liên quan. 3.Một số khái niệm khác. Để hiểu rõ hơn về vấn đề tiêu chuẩn,Tiêu chuẩn hoá chúng ta không thể không nhắc tới một số khái niệm , thuật ngữ có liên quan như:tài liệu quy chuẩn ,quy định kỹ thuật,quy phạm,văn bản pháp quy,văn bản pháp quy kỹ thuật.Sau đây là những khái niệm về chúng: -Tài liệu quy chuẩn :là tài liệu đề ra các quy tắc hướng dẫn hoặc đặc tính đối với những hoạt động,hoặc những kết quả của chúng. Đây là một thuật ngữ chung bao gồm tài liệu như tiêu chuẩn ,quy định kỹ thuật,quy phạm và các văn bản pháp quy.Chữ tài liệu phải được hiểu là một phương tiện mang thông tin-những dạng khác của tài liệu quy chuẩn được xác định căn cứ vào nội dung của nó. -Quy định kỹ thuật :là tài liệu mô tả những yêu cầu kỹ thuật mà một sản phẩm ,quá trình hoặc dịch vụ phải thoả mãn . Cần chú ý rằng,một quy định kỹ thuật khi cần thiết phải chỉ dẫn các thủ tục để xác định những yêu cầu đưa ra có được đáp ứng hay không . Quy định kỹ thuật có thể là tiêu chuẩn ,một bộ phận của tiêu chuẩn hoặc độc lập với tiêu chuẩn . -Quy phạm :là tài liệu đưa ra hướng dẫn thực hành hoặc các thiết kế sản xuất,lắp đặt bảo dưỡng và sử dụng các thiết bị ,công trình hoặc sản phẩm. Như vậy quy phạm có thể là tiêu chuẩn ,một phần tiêu chuẩn hoặc độc lập với tiêu chuẩn . -Văn bản pháp quy :là một tài liệu đưa ra các quy tắc pháp lý bắt buộc và được một cơ quan có thẩm quyền chấp nhận. -Văn bản pháp quy kỹ thuật:là tài liệu đưa ra những yêu cầu kỹ thuật có thể trực tiếp hoặc trích dẫn từ các tiêu chuẩn,quy định kỹ thuật hay quy phạm thực hành hoặc đưa các tài liệu trên vào . Một cách tổng thể việc phân cấp các khái niệm này theo sơ đồ sau: Quy định kỹ thuật Văn bản pháp quy Tiêu chuẩn Quy phạm Tài liệu quy chuẩn Văn bản pháp quy kỹ thuật II.Mục đích, lợi ích và các nguyên tắc cơ bản của hoạt động tiêu chuẩn hoá công ty. 1.Khái niệm về Tiêu chuẩn hoá công ty tiêu chuẩn hoá trong công ty là cơ sở cho hoạt động Tiêu chuẩn hoá Quốc gia ,khu vực và Quốc tế .Chính tiêu chuẩn hoá công ty là nguồn gốc để ra đời các dự án Tiêu chuẩn hoá các cấp cao hơn và cũng là nơi để các dự án các tiêu chuẩn cấp cao được áp dụng và đem lại các lợi ích thực tế .Như vậy cấp Tiêu chuẩn hoá công ty đóng một vai trò rất quan trọng trong hệ thống các tiêu chuẩn . Có thể hiểu về Tiêu chuẩn hoá công ty như sau: Tiêu chuẩn hoá công ty là quá trình xây dựngvà thực hiện cac quy định dùng trong phạm vi một tổ chức . Như vậy Tiêu chuẩn hoá công ty là những hoạt động thiết lập các điều khoản (những tiêu chuẩn)và áp dụng chung nhưng nó chỉ trong một phạm vi của một công ty hoặc một tổ chức .Cho nên các tiêu chuẩn công ty có thể lấy từ tiêu chuẩn Quốc tế,khu vực,Quốc gia,ngành... 2.Mục đích tiêu chuẩn hoá công ty 2.1.Thông hiểu . Một số tiêu chuẩn công ty nhằm mục đích thông hiểu tức là dùng vào việc trao đổi thông tin. Ví dụ:Các tiêu chuẩn và thuật ngữ ,ký hiệu,dấu hiệu,tín hiệu,màu sắc ,âm thanh... 2.2.An toàn vệ sinh môi trường Một số tiêu chuẩn công ty cụ thể hoá các điều luật vệ sịnh an toàn và môi trường mà công ty phải được thực hiện trong các trường hợp khác nhau:an toàn điện,an toàn cháy ,nổ ,giới hạn các chất độc hại và các điều kiện môi trường trong sản xuất ,làm việc.Thực hiện các tiêu chuẩn này là nghĩa vụ của công ty trước pháp luật,đồng thời cũng là điều kiện để đảm bảo năng suất ,chất lượng và hiệu quả sản xuất của công ty. 2.3.Chất lượng sản phẩm . Một trong những yếu tố quan trọng quyết định khả năng cạnh tranh của công ty là chất lượng sản phẩm hay dịch vụ của công ty.Vì vậy công ty phải quy định rõ ràng về tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm hay dịch vụ của mình,đồng thời có biện pháp kiểm soát để không bao giờ có sản phẩm không đạt tiêu chuẩn lọt ra ngoài .Việc kiểm soát chặt chẽ ở khâu cuối cùng là cần thiết nhưng chất lượng sản phẩm không phải ở khâu cuối cùng ,chất lượng sản phẩm được hình thành trong suốt quá trình sản xuất .Vì vậy công ty phải xây dựng được một bộ tiêu chuẩn kỹ thuật cho nguyên vật liệu,bán thành phẩm mua vào ,các phương pháp thử và quy tắc giao nhận...Tiêu chuẩn về kỹ năng trình độ của nhân viên ở các vị trí làm việc khác nhau để đảm bảo chất lượng công việc,tiêu chuẩn về bao gói ,vận chuyển xếp dỡ sản phẩm để bảo quản duy trì chất lượng sản phẩm . 2.4 .Giảm bớt chi phí , tăng lợi nhuận . Mục đích cuối cùng của tiêu chuẩn hoá trong công ty là giảm bớt tất cả các loại chi phí :Nguyên vật liệu , thời gian , nhân lực để làm tăng lợi nhuận cho công ty .Xây dựngvà áp dụng tiêu chuẩn làm cho công việc thiết kếnhanh chóng hơn , đơn giản hoá việc đặt mua và giao nhận nguyên vật liệu , giảm bớt chi phí do phải dự trữ và do nguyên vật liệu không đạt tiêu chuẩn , giảm bớt chi phí sửa chữa , gia công lại sản phẩm , giảm bớt chi phí do phải bồi thường và bảo hành sản phẩm . 3. Lợi ích cụ thể của hoạt động tiêu chuẩn hoá công ty. Tiêu chuẩn hoá trong công ty nếu được làm tốt thì nó sẽ mang lại rất nhiều lợi ích , sét theo trong từng lĩnh vực hoạt động của công ty thì có thể là: 3.1:Trong lĩnh vực tổ chức quản lý Tiêu chuẩn hóa làm giảm chi phí chung , giảm công việc văn phòng do tiêu chuẩn quy định các thủ tục tác nghiệp hợp lý, thống nhất và rõ ràng; Giảm chi phí lưu kho và vận chuyển; giảm giá thành nghiên cứu và triển khai; giảm chi phí đào tạo ; mua và sử dụng có hiệu quả trang thiết bị sản xuất và thiết bị văn phòng; làm chủ và kiểm soát chất lượng ;tổ chức hợp lý các cửa hàng và nơi giao nhận hàng hoá 3.2:Trong thiết kế Tiêu chuẩn hoá giúp cho việc thiết kế nhanh hơn ;hiệu quẩ hơn ;tin cậy hơn. 3.3:Trong công ứng, mua vật tư. Giảm chủng loại ,kích cỡ hàng đặt mua ; tiết kiệm do không cần nhiều kho bãi dự trữ ; giảm những công việc hành chính có liên quan ; đảm bảo chất lượng hàng mua ; ổn định giá cả ;giảm chi phí lưu kho và kiểm tra . 3.4:Trong sản xuất . Tiêu chuẩn hoá giúp cho quá trình sản xuất liên tục và mềm dẻo ; hiệu suất sử dụng trang thiết bị cao hơn ;giảm được chi phí bảo dưỡng ,sửa chữa , thay thế ; bảo đảm chất lượng sản phẩm phù hợp với thiết kế; bảo đảm an toàn sức khoẻ cho người lao động; giảm chủng loại trang thiết bị sử dụng. 3.5:Trong bao gói Duy trì được chất lượng và an toàn sản phẩm ;dễ dàng và hạ giá thànhvận chuyển . 3.6 :Trong tiêu thụ , bán hàng. Nâng cao lòng tin với khách hàng ;khách hàng dễ dàng làm quen với sản phẩm ; Giảm khối lượng công việc trao đổi , tạo ra được kênh tiêu thụ hợp lý . 4. Những nguyên tắc cơ bản của hoạt động Tiêu chuẩn hoá công ty -Nguyên tắc 1:Giảm thiểu đơn giản hoá và thống nhất hoá . tiêu chuẩn hoá là hoạt động thiết lập để sử dụng chung trong một phạm vi nào đó.Vì vậy hoạt động Tiêu chuẩn hoá công ty phải giảm thiểu được các hoạt động thừa và đơn giản hoá để tránh sự rườm rà , lộn xộn trong quá trình hoạt động và có như thế mới có thể thiết lập các điều khoản, áp dụng các điều khoản một cách hợp lý .Mặt khác việc thiết lập các điều khoản sử dụng chung nên cần sự tham gia , thống nhất của nhiều bộ phận để tạo ra các nguyên tắc chung áp dụng cho các bộ phận. -Nguyên tắc 2:Xác định thời điểm xây dựng và soát xét tiêu chuẩn công ty. Việc xây dựng các nguyên tắc ,(tiêu chuẩn) và áp dụng chúng vào công ty cần phải xác định thời điểm xây dựng.Vì ở mỗi mỗi thời điểm như cầu và thực trạng của công ty khác nhau ,do đó việc các nguyên tắc này phù hợp ở một thời điểm này nhưng không có nghĩa phù hợp ở một thời điểm khác .Bên cạnh việc xây dựng các tiêu chuẩn ,để đưa các tiêu chuẩn vào Quốc gia ,ngành,vv...Sự hài hoà hợp lý đó thể hiện ở chỗ là được các tổ chức thừa nhận hoặc có thể lấy các tiêu chuẩn Quốc tế ,khu vực,Quốc gia ngành...để áp dụng vào công ty.Nói tóm lại tiêu chuẩn hoá công ty ngoài việc phù hợp với công ty còn phải phù hợp với các tiêu chuẩn ở các cấp bậc khác .Có như thế việc áp dụng các tiêu chuẩn mới có thể đem lại những lợi ích thoả đáng cho công ty . -Nguyên tắc 5:Tuân thủ , hài hoà với quy định và luật lệ.Tiêu chuẩn hoá công ty phải được nhà nước chấp nhận có nghĩa là không làm trái với quy định,luật lệ của nhà nước hoặc tổ chức đề ra,nhằm không gây ảnh hưởng tiêu cực đến những môi trường xung quanh.Hơn nữa khi tuân thủ hài hoà với quy định,luật lệ thì việc Tiêu chuẩn hoá công ty mới được phép hoạt động mà không bị ảnh hưởng bởi các yếu tố bên ngoài về mặt pháp lý ,hay nói đúng hơn là hợp lý hoá về mặt pháp lý đối với các hoạt động Tiêu chuẩn hoá công ty . III.Nội dung hoạt động Tiêu chuẩn hoá công ty . Hoạt động Tiêu chuẩn hoá công ty mặc dù hiện nay có nhiều thay đổi,song nhìn chung thì việc hoạt động Tiêu chuẩn hoá công ty gồm 3 nội dung chính sau:ư -Xây dựng tiêu chuẩn công ty ,tham gia hoạt động Tiêu chuẩn hoá các cấp: +áp dụng tiêu chuẩn +thông tin tiêu chuẩn 1.Xây dựng tiêu chuẩn công ty ,tham gia hoạt động tiêu chuẩn hoá các cấp ở nội dung này nó bao gồm công tác xây dựng tiêu chuẩn công ty (nội bộ) và tham gia hoạt động tiêu chuẩn hoá các cấp (bên ngoài ) 1.1:Xây dựng tiêu chuẩn công ty Công ty cần có tiêu chuẩn nội bộ cho các đối tượng tiêu chuẩn hoá của mình.Tiêu chuẩn hoá nội bộ đó quy định các điều khoản cần áp dụng để sản phẩm và dịch vụ của công ty thoả mãn nhu cầu ngày càng cao của khách hàng đồng thời nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung.Nhìn chung trong từng thời điểm công ty phải xác định được đối tượng nào cần phải được xây dựng để sao cho có đủ tiêu chuẩn phục vụ cho sản xuất kinh doanh của mình. Trong nhiều trường hợp tồn tại những tiêu chuẩn bên ngoài do chính đối tượng mà công ty cần xây dựng tiêu chuẩn nội bộ,như tiêu chuẩn Quốc tế (ISO,IEC,CAC,CDdex...),tiêu chuẩn hoá khu vực(TCVN,BS,DIN,AS ,JIS...)tiêu chuẩn ngành,hội(TCN,ASTM...)hoặc tiêu chuẩn các công ty khác ,thì công ty trước hết cần cố gắng tập chung nỗ lực chấp nhận các tiêu chuẩn bên ngoài đó,đặc biệt là các tiêu chuẩn Quốc tế thuộc đối tượng ưu tiên hài hoà mà các tổ chức khu vực như asian,APEC,đã thông qua cho từng thời kỳ Sau đây là một số trường hợp có thể gặp và cách tiếp cận giải quyết: -Khi tiêu chuẩn bên ngoài khó hiểu ,cũng có thể do cách diễn đạt ,trình bày khác gây hiểu lầm thì cần chuyển đổi sang tiêu chuẩn công ty sao cho dễ hiểu và thích hợp với công ty . -Khi tiêu chuẩn bên ngoài không hàm chứa các yêu cầu cụ thể thì cần soạn thảo tiêu chuẩn công ty với những yêu cầu cụ thể ,rõ ràng: -Khi tiêu chuẩn bên ngoài bao hàm quá rộng hoặc bao gồm những phương án lựa chọn khác nhau thì cần soạn thảo tiêu chuẩn công ty nhằm cụ thể hoá và chỉ rõ phương án sản phẩm của công ty. -Khi tồn tại một số hoặc nhiều tiêu chuẩn bên ngoài cho cùng một đối tượng thì tiêu chuẩn nào công ty cần áp dụng và áp dụng có hiệu quả thì công ty chấp nhận tiêu chuẩn đó thành tiêu chuẩn của mình.Về nguyên tắc ,mức độ tương đương với tiêu chuẩn Quốc tế,khu vực,Quốc gia ,ngành càng cao càng tốt.Nếu không phù hợp hoàn toàn được thì có thể tương đương với thay đổi biên tập hay thay đổi nhỏ về kỹ thuật.Khi không chấp nhận được thì tiêu chuẩn bên ngoài vẫn luôn là một tài liệu tham khảo quan trọng nhất trong quá trình soạn thảo tiêu chuẩn công ty . Nhìn chung quá trình xây dựng tiêu chuẩn trong công ty cũng như xây dựng tiêu chuẩn Quốc gia ,nhưng để nhấn mạnh một số giai đoạn chính phù hợp với đặc trưng của công ty chúng ta đi sâu vào một số giai đoạn sau: 1.1.1.Đề xuất yêu cầu Đây là giai đoạn đầu của quá trình xây dưng tiêu chuẩn ,đó là đề xuất đối tượng cần Tiêu chuẩn hoá .Nguồn đề xuất có thể cả bên ngoài và bên trong công ty.Để xem xét và sắp xếp ưu tiên nhu cầu xây dựng tiêu chuẩn có thể dựa trên câu hỏi sau:Nếu không có tiêu chuẩn thì sinh ra vấn đề gì ?Mọi đề nghị như như vậy được gửi lên bộ phận tiêu chuẩn . 1.1.2.Thu nhập và phân tích thông tin. Giai đoạn này gồm các công việc sau: -Khảo sát -Thu thập thông tin về sử dụng,thị trường ,thiết kế ,sản xuất ,kinh tế ,các tiêu chuẩn có liên quan hiện có ,công tác tiêu chuẩn đang tiến hành. -Phân tích nhu cầu nhiệm vụ và chi phí của hoạt động tiêu chuẩn hoá . -Xác định hiệu quả cụ thể . Để tiến hành công việc trong giai đoạn này ,cần có đội ngũ cán bộ chuyên môn,bao gồm cả người sử dụng và người sản xuất .Bộ phận tiêu chuẩn có trách nhiệm tổ chức phối hợp và đảm bảo để mọi người có liên quan đều được hỏi ý kiến vì điều này khiến qúa tán thành và áp dụng sau này trở nên đơn giản . trong giai đoạn này cần thu thập mọi tài liệu cơ bản hiện hành để tạo cơ sở cho tiêu chuẩn cần biên soạn.Trước hết là các dữ liệu trong nội bộ công ty về sử dụng,sản xuất các chi tiết bộ phận có liên quan đến sản phẩm cần Tiêu chuẩn hoá .Thu thập các danh mục sản phẩm của các bên cung cấp ,các yêu cầu của khách hàng ,hoạt động của các đối thủ cạnh tranh. Cần có sự tiếp xúc với phòng cung ứng để có thông tin về loại hàng hoá tương tự có trên thị trường mà công ty thường nhập. Tròn quá trình Tiêu chuẩn hoá phòng cung ứng thường xuyên được hỏi ý kiến để tiêu chuẩn trong tương lai thích nghi với thị trường về giá cả và chất lượng ,như vậy các kỹ sư thiết kế sẽ tận dụng được những ưu việt của các sản phẩm ,tiêu chuẩn của các bên cung ứng trong các bản thiết kế của họ . Các tiêu chuẩn Quốc gia ,khu vực và Quốc tế cần được tham khảo kỹ .Đương nhiên khi sử dụng được Tiêu chuẩn hoá Quốc tế thì công ty có thể thoả mãn được thị trường trong và ngoài nước.Đối với các tiêu chuẩn Quốc gia ,nếu như các tiêu chuẩn liên quan đến công ty hiện đang lưu hành thì phải được coi là cơ sở để xây dựng tiêu chuẩn công ty .Nếu không có tiêu chuẩn Quốc gia thích hợp,có thể tham khảo tiêu chuẩn các nước khác ,trong đó chú ý đến các nước công nghiệp quan trọng,có nhiều ảnh hưởng trong thương mại quốc tế . Bước tiếp theo là sử dụng các tiêu chuẩn ngành ,liên hiệp công ty hay các công ty khác .Tạo được sự thích ứng với các tiêu chuẩn này có thể đem lại được nhiều ích lợi. Khi sử dụng các tiêu chuẩn bên ngoài ,một vấn đề luôn đặt ra là sử dụng hay chấp nhận nó ở mức nào .Chúng được áp dụng hoàn toàn hay có chọn lọc và sửa đổi .Điều này tuỳ thuộc từng trường hợp cụ thể ,tuỳ loại tiêu chuẩn áp dụng ,tuỳ vào đặc điểm của công ty . Công ty dễ dàng áp dụng các tiêu chuẩn cơ bản có tầm quan trọng với tiến bộ khoa học kỹ thuật và làm cơ sở cho sự phát triển và công nghiệp hoá sau này ,như đơn vị SI,số ưu tiên,dung sai lắp ghép ,Modun trong lĩnh vực xây dựng, đơn vị trong bao gói vận chuyển và bảo quản ,các phương pháp thử cơ bản ,bản vẽ và ký hiệu,xử lý số liệu... Các tiêu chuẩn bên ngoài thuộc loại tiêu chuẩn cơ bản cũng có thể được áp dụng dễ dàng ,các tiêu chuẩn này không liên quan trực tiếp đến cấc sản phẩm cụ thể nhưng có tầm quan trọng đến toàn bộ lính vực kiểm tra và thử nghiệm ,các loại vật liệu ,bảo quản,môi trường ,quản lý ... các tiêu chuẩn bên ngoài có liên quan trực tiếp đến các sản phẩm cụ thể được áp dụng tuỳ theo từng trường hợp .Thông thường các tiêu chuẩn Quốc gia và Quốc tế chỉ tập trung vào việc kiểm soát vào kích thước ,kiểu loại,các yêu cầu về tính năng sử dụng,an toàn ...Tuy nhiên các yếu tố này không phải luôn luôn kết hợp lại để có thể tạo nên các tiêu chuẩn hoàn chỉnh cho sản phẩm ,đặc biệt là các sản phẩm phức tạp.Bởi vậy trong những trường hợp này công ty cần có những nghiên cứu và bổ sung thêm nhiều tiêu chuẩn công ty .Cần nhắc lại rằng :các tiêu chuẩn bên ngoài được sử dụng cho hoạt động Tiêu chuẩn hoá trong công ty phải được đáp ứng yêu cầu thị trường .Điều này chỉ có được nếu các yêu cầu trong tiêu chuẩn phải thực sự phản ánh cả nhu cầu của người sản xuất và khách hàng với một giá cả chấp nhận được.Nếu không thoả mãn nhu cầu này thì chúng sẽ bị thay thế bởi các sản phẩm cạnh tranh tương tự.Khi xét đến thị trường không chỉ giới hạn thị trường trong nước .Nếu có thể ,tiêu chuẩn công ty phải phù hợp với tiêu chuẩn Quốc tế(nếu chúng hiện có ),trong một số trường hợp phải phù hợp với tiêu chuẩn Quốc gia mà công ty dự định hoặc đã có,những khách hàng xuất nhập khẩu chủ yếu . Một vấn đề thực tế khác là công ty nên áp dung tiêu chuẩn Quốc gia hay Quốc tế khi chúng đã được biên soạn và phê duyệt hay đang ở giai đoạn dự thảo .Không thể có câu trả lời chung cho mọi trường hợp.Kinh nghiệm cho thấy quá trình hoàn chỉnh và phê duyệt tiêu chuẩn Quốc gia hay Quốc tế mất khá nhiều thời gian.Bởi vậy dù quá trình hoàn chỉnh và phê duyệt có làm thay đổi nội dung chút ít của tiêu chuẩn sau này,song nếu công ty đang có nhu cầu về nó thì cũng nên tranh thủ sử dụng vào công việc của mình . 1.1.3.Tổng hợp,viết dự thảo . Sau khi hoàn thành việc phân tích ,bước tiếp theo trong quá trình xây dựng tiêu chuẩn là tập hợp các thông tin nhận được để chuẩn bị dự thảo tiêu chuẩn .Phải nắm vững các hướng dẫn của nhà nước và công ty trong quá trình trình bày tiêu chuẩn .Cần luôn nhớ rằng ,việc xây dựng dự thảo là nỗ lực chung của cán bộ chuyên môn và cán bộ tiêu chuẩn .Nên lưu ý các điểm sau: a.Phải ngắn gọn,xúc tích để các thông tin được rõ ràng ; b.Tránh dùng ngôn từ đặc biệt-tiêu chuẩn không chỉ dùng cho các nhà chuyên môn mà còn dùng cho các người khác và họ phải hiểu được văn bản.Khi dùng thuật ngữ kỹ thuật phải có định nghĩa ; c.Sử dụng minh hoạ-một biểu đồ tốt đáng giá hàng ngàn từ ,nên khi có thể nên dùng biểu đồ hoặc hình ảnh ; d.Sử dụng tra cứu-cần tránh những lặp lại không cần thiết , đặc biệt khi thông tin lặp lại có trong tiêu chuẩn khác thì nên dùng hình thức tra cứu; e:áp dụng được -tiêu chuẩn là để áp dụng nên thongtin từ ngữ phải rõ ràng không thể dẫn tới nhiều cách giải thích.Dùng từ ngữ như khi có thể khi áp dụng được thì nên tránh dùng .Những yêu cầu kỹ thuật không đo được hay không có phương pháp thử thích hợp thì không nên quy định ; f: Nhất quán- bản dự thảo phải nhất quán trong một hay trong một loạt tiêu chuẩn .Cần tuân thủ nguyên tắc này trong cách sắp xếp các điều và ngôn ngữ sử dụng. 1.1.4:Hoàn chỉnh dự thảo . Dự thảo tiêu chuẩn được gửi cho những người trong công ty có liên quan để lấy ý kiến. Cần gửi bản thuyết minh kèm theo dự thảo để giải thích mục đích , nguồn gốc và sự cần thiết của tiêu chuẩn. Cần quy định thời hạn nhận ý kiến để không trậm trễ trong việc xây dựng tiêu chuẩn . Cán bộ tiêu chuẩn và cán bộ biên soạn tổng kết các ý kiến nhận được , dung hoà các ý kiến mô thuẫn , tổ chức hội nghị chuyên đề những dị biệt .Cần có sự thống nhất trong các vấn đề .Nếu tiêu chuẩn được tán thành theo quyết định của đa số, ác ý kiến của thiểu số có thể không thoả mãn và điều này có thể ảnh hưởng để áp dụng tiêu chuẩn .Bởi vậy cố gắng tránh tình trạng như vậy . 1.1.5:Xét duyệt . Sau khi đã hoàn thành dự thảo tiêu chuẩn, phòng tiêu chuẩn chuẩn bị hồ sơ để trình duyệt .Hồ sơ tiêu chuẩn gồm: - Bản đề nghị xây dựng tiêu chuẩn ; - Các bản dự thảo tiêu chuẩn ; - Bản thuyết minh ; - Các ý kiến góp ý ; - Biên bản hội nghị chuyên đề (nếu có); - Bản dự thảo cuối cùng . Việc xét duyệt tiêu chuẩn phải được tiến hành ở cấp cao nhất trong công ty .Cách thức duyệt tuỳ theo quy mô của công ty và cần được công bố rõ ràng để tránh mọi dị nghị sau khi tiêu chuẩn được thông qua .Việc xét duyệt cũng là cách để lưu ý các bộ phận áp dụng tiêu chuẩn trong các hoạt động của công ty.Tiêu chuẩn sau khi xét duyệt được cấp số hiệu vào sổ đăng ký , lưu trữ .Tuỳ theo điều luật hiện hành của từng nước , có thể phải đăng ký tiêu chuẩn ở mức cao hơn công ty . Sau khi xét duyệt , tiêu chuẩn được công bố và phân phát cho các bộ phận cần sử dụng của công ty . 1.2:Tham gia hoạt động Tiêu chuẩn hoá các cấp. Công ty cần tích cực tham gia vào hoạt động Tiêu chuẩn hoá các cấp , như cấp quốc gia , ngành , hội , quốc tế, khu vực.. Đây thực sự là biện pháp hữu ích để bảo vệ quyền lợi chính đáng của chính công ty mình. Khi tham gia vào quá trình xây dựng một tiêu chuẩn nào đó , ngoài việc lắm được một nội dung tiêu chuẩn , học hỏi được kinh nghiệm của các bên có liên quan , thì bản thân các quyền lợi chính đáng của công ty cũng được quan tâm chú ý tới, điều đó làm cho công ty dễ dàng áp dụng và áp dụng có hiệu quả tiêu chuẩn đó hơn. Các hình thức tham gia của công ty vào hoạt động Tiêu chuẩn hoá bên ngoài có thể là một , một số , hoặc toàn bộ các hình r thức sau: - Gửi các chuyên gia đại diện của mình tham gia vào các ban chuyên ngành , ban kỹ thuật , tiểu ban kỹ thuật tiêu chuẩn hoặc dự các hội nghị chuyên đề có liên quan; - Góp ý nội dung dự thảo các tiêu chuẩn có liên quan ; - Đề nghị các dự án xây dựng tiêu chuẩn , xây dựng dự thảo đề nghị cho các đối tượng có liên quan ; - Đóng góp kinh phí và các điều kiện khác để xây dựng các tiêu chuẩn ,trước hết cho các đối tượng là sản phẩm của công ty ; - Cử các đại diện dự các hội nghị , hội thảo trong và ngoài nước trong lĩnh vực có liên quan để học hỏi kinh nghiệm và tham gia đóng góp vào sự nghiệp Tiêu chuẩn hoá chung. 2:áp dụng tiêu chuẩn . áp dụng tiêu chuẩn là sử dụng tiêu chuẩn trong công việc sản xuất kinh doanh..của công ty .áp dụng tiêu chuẩn đã ban hành có liên quan là một nội dung quan trọng của hoạt động Tiêu chuẩn hoá công ty. Lợi ích của Tiêu chuẩn hoá chỉ đem lại khi tiêu chuẩn đượcáp dụng. Trong hoạt động sản xuất kinh doanh công ty cần có biện pháp áp dụng có hiệu quả các tiêu chuẩn có liên quan kể cả tiêu chuẩn nội bộ và tiêu chuẩn bên ngoài . Đối với tiêu chuẩn nội bộ việc áp dụngthường là bắt buộc trong phạm vi toàn công ty . áp dụng tiêu chuẩn bên ngoài có thể được tiến hành hai cách đó là trực tiếp và gián tiếp. áp dụng trực tiếp là sử dụng tiêu chuẩn không qua một tiêu chuẩn hay tài liệu nào cả .áp dụng gián tiếp là sử dụng tiêu chuẩn thông qua một tiêu chuẩn hay tài liệu khác .Tiêu chuẩn có thể được áp dụng toàn bộ hoặc một phần hoặc được bổ sung ,sửa đổi cho phù hợp với điều kiện cụ thể. Đối với tiêu chuẩn được các cơ quan có thẩm quyền công bố bắt buộc áp dụng thì côngty phải áp dụng tuân thủ nghiêm túc trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Công ty phải luân theo dõi cập nhật tiêu chuẩn bên ngoài mới nhất có liên quan , cần theo dõi từ khi các tiêu chuẩn còn đang được xây dựng , cử chuyên gia xây dựng và góp ý dự thảo , khi tiêu chuẩn ban hành cần kịp thời mua và nghiên cứu các biện pháp áp dụng sao cho hiệu quả cao nhất trong điều kiện thực tế của công ty . Cần đặc biệt lưu ý theo dõi việc côngbố các tiêu chuẩn bắt buộc áp dụng để có biện pháp áp dụng kịp thời .Việc công bố tiêu chuẩn bắt buộc áp dụng là thẩm quyền của các cơ quan quản lý các cấp hoặc quyđịnh trong các văn bản quy phạm pháp luật của nhà nước. Nhìn chung để áp dụng một tiêu chuẩn nào đó công ty cần lập phương án áp dụng, rà xét sửa chữa các văn bản kỹ thuật có liên quan ,khi cần thiết có thể tổ chức lại sản xuất , đổi mới trang thiết bị công nghệ , mua sắm phương tiện đo lường, thử nghiệm .. Côngty cầnthấu hiểu các cơ chế quản lý hoạtđộng tiêu chuẩn đo lường chất lượng trên cơ sở tiêu chuẩn , để từ đó côngty thực hiện kịp thời các cơ chế bắt buộc và tìm cách tham gia tích cực các cơ chế tự nguyện. 3:Thông tin tiêu chuẩn. Hoạt động thông tin tiêu chuẩn là hoạt đọng không thể thiếu được, đặc biệt trong giai đoanh phát triển thương mại trên quy mô toàn cầu hiện nay.Thông tin tiêu chuẩn trong nội bộ công tycó thể bao gồm các nội dung sau: 1,Các hoạt động thông tin tư vấn : -Tìm kiếm , thu thập các tiêu chuẩn và các thôngtin về tiêu chuẩn đo lường chất lượng cần thiết ; - Nghiêm cứu tìm hiểu giải thích làm sáng tỏ nội dung và dịch các tiêu chuẩn cần thiết . 2, Quản lý thư viện nội bộ 3,Phát hành nội bộ các tiêu chuẩn , các hướng dẫn và các thông tin tiêu chuẩn khác . Công ty cân ftổ chức hệ thống phát hành ,phân phối các tiêu chuẩn , các hướng dẫn và các thông tin tiêu chuẩn khác , sao cho những tài liệu hoặc thông tin đến được đúng địa chỉ của những bộ phận cá nhân có liên quan trong công ty một cách kịp thời , tránh tình trạng thất lạc , đến muộn ,không thường xuyên. 4, Thông tin công tác tuyên truyền Tiêu chuẩn hoá . Thông tin tuyên truyền về công tác tiêu chuẩn hoá là một hoạt động không thể thiếu đặc biệt là các nước mà khái niệm Tiêu chuẩn hoá chưa được mọi người thông hiểu. Phải tânj dụngmọi biện pháp tuyên truyền để mọi người hiểu được rõ về hoạt động Tiêu chuẩn hoá và lôi cuốn được họ tham gia tích cực vào hoạt động Tiêu chuẩn hoá của công ty 5, Lập và quản lý các bản kê . Một trong những mục đích của Tiêu chuẩn hoá là kiểm soát đa dạng , giảm thiểu , đơn giản hoá và thống nhất hoá , nên việc lập bản kê cho các đối tượng khác nhau là rất cần thiết.Nó không chỉ đề cập đến các bộ phận cấu thành sản phẩm mà còn đề cập đến bản vẽ và đối tượng khác . 6,Thiết lập và quản lý hệ thống đánh số, phân loại và mã hoá . Côngty cần thiết lập hệ thống đánh số , phân loại và mã hoá phù hợp với công ty .Hệ thống này tốt sẽ giúp cho công ty kiểm soát có hiệu quả các hoạt động của mình IV:Tổ chức hoạt động Tiêu chuẩn hoá trong công ty. 1.Tổ chức bộ phận Tiêu chuẩn hoá công ty. Hoạt động Tiêu chuẩn hoá côngty có thành công hay không phụ thuộc rất nhiều vào bộ phận Tiêu chuẩn hoá trong cơ cấu tổ chức của công ty .Tuỳ thuộc vào quy mô , loại hình , chương trình Tiêu chuẩn hoá và các điều kiện đặc thù của công ty , bộ phận Tiêu chuẩn hoá có thể được bố trí như sau: - Là một bộ phận độc lập trực thuộc lãnh đạo cao nhất về kỹ thuật có vị trí không được thấp hơn các bộ phận khác của công ty; - Là một bộ phận của một phòng ban nào đó trong công ty. Theo sổ tay phát triển số 5 của ISO tì phương án 1 đảm bảo cho hoạt động Tiêu chuẩn hoá thành công hơn. Hai phương án tập trung , tức là chỉ có một bộ phận Tiêu chuẩn hoá duy nhất trong một công ty .Tuy nhiên đối với những công ty lớn có thể sử dụng phương án phi tập trung tức là cùng đồng thời tồn tại cả bộ phận Tiêu chuẩn hoá trực thuộc ban lãnh đạo và bộ Tiêu chuẩn hoá của một phòng ban nào đó ,ví dụ như phòng thiết kế , phòng kiểm soát chất lượng . 2,.Nhiệm vụ của bộ phận Tiêu chuẩn hoá công ty. Xuất phát từ nội dung hoạt động Tiêu chuẩn hoá trongcông ty đã nêu ở phần trên , nhiệm vụ của bộ phận Tiêu chuẩn hoá gồm 3 nội dung cơ bản sau: - Tổ chức soạn thảo tiêu chuẩn ; - Đưa ra các thông tin về tiêu chuẩn; - Giám sát việc áp dụng tiêu chuẩn . Không phụ thuộc vào quy mô và vị trí tổ chức, bộ phận Tiêu chuẩn hoá trong công ty có thể có chức n._.