Tiền lương, hạch toán & các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp

h nghiệp I. Vai trò và nhiệm vụ kế toán tiền lương II. Hệ thống chứng từ ban đầu III. Hệ thống tài khoản ứng dụng IV. Tổ chức hệ thống sổ kế toán 1. hình thức nhật ký sổ cái 2. Hình thức nhật ký chung V .Phương pháp hạch toán chi tiết tiền lương Phần 2 : Nhận xét đánh giá I. So sánh với chế độ kế toán Pháp 1. Về các yếu tố cấu thành của tiền lương 2. Về công tác hạch toán tiền lương II. So sánh với thực tiễn 1 . Về nguồn tiền lương 2. Về việc hạch toán lương Phần 3 : Một số ý kiến đề xuất I. Tạo nguồn tiền lương II. Xây dựng và thực hiện các hình thức trả lương hợp lý III.Hạch toán tiền lương hợp lý và kịp thời hơn nữa IV. Tăng cường quản lý quĩ lương kết luận: Lời mở đầu Trong định hướng phát triển kinh tế-xã hội, Đảng ta đã nhận định: Vấn đề đầu tư cho con người là vấn đề quan trọng nhất. Qua nghiên cứu, chúng ta cũng nhận thấy trong quản lý kinh tế, quản lý con người là vấn đề cốt lõi nhất, dồng thời là vấn đề tinh tế và phức tạp nhất. Việc quản lý và khai thác được những tiềm năng của nguồn lực con người chính là chìa khoá để mỗi doanh nghiệp đạt được thành công trong sản xuất kinh doanh. Muốn vậy, ngoài vấn đề đầu tư vào giáo dục và đào tạo, doanh nghiệp phải có chính sách hợp lý về đãi ngộ vật chất cho người lao động. Những lợi ích vật chất đó được thể hiện ở thu nhập của họ. Thu nhập và tiền lương của người lao động là hai phạm trù kinh tế khác nhau, trong đó tiền lương là biều hiện bằng tiền của hao phí lao động sống cần thiết mà doanh nghiệp trả cho người lao động theo thời gian, khối lượng công việc mà người lao động đã hoàn thành cho doanh nghiệp. Còn thu nhập bao gồm cả khoản tiền lương, tiền thưởng, và các khoản khác mà tuỳ từng doanh nghiệp phân phối cho người lao động, hay nói cách khác tiền lương là nguồn thu nhập chính của người lao động, là nhân tố khuyến khích tinh thần lao động và thúc đẩy tăng năng suất lao động. Còn đối với doanh nghiệp, tiền lương của người lao động là một yếu tố cấu thành nên giá trị sản phẩm, dịch vụ do doanh nghiệp tạo ra, do đó nó có một vị trí quan trọng đặc biệt trong quản lý sản xuất kinh doanh đối với mọi doanh nghiệp. Trong phạm vi đề án môn học, tôi chỉ xin đi sâu nghiên cứu về tiền lương, việc tổ chức hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương hiện nay trong các doanh nghiệp với mong muốn: trước hết là làm sáng tỏ thêm những kiến thức đã tiếp thu được trên lớp học, ngoài ra có thể đóng góp một số đề xuất nhằm hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán lao động tiền lương giúp tạo cơ sở cho việc tính lương theo đúng nguyên tắc phân phối theo lao động, đồng thời giúp cho doanh nghiệp quản lý tốt quỹ tiền lương, bảo đảm cho việc phân bổ chi phí nhân công vào giá thành sản phẩm được chính xác, từ đó hoàn thành kế hoạch sản xuất kinh doanh của mình. Phần một: Cơ sở lý luận về tiền lương và các khoản trích theo lương Bản chất và những vấn đề liên quan đến tiền lương trong doanh nghiệp: Một số khái niệm về tiền lương: Xét về mặt quản lý vĩ mô thì tiền lương nằm trong lĩnh vực quan hệ sản xuất: tiền lương là nội dung cơ bản của chế độ phân phối - một trong ba bộ phận cấu thành quan hệ sản xuất (chế độ sở hữu, tổ chức sản xuất, chế độ phân phối). Vì vậy tiền lương hợp lý góp phần tạo điều kiện cho quan hệ sản xuất phù hợp với tính chất và trình độ phát triển của lực lượng sản xuất, ngược lại sẽ nảy sinh mâu thuẫn và tác động kìm hãm sản xuất. Xét về mặt kinh tế thuần túy, tiền lương là phần thu nhập lớn của gia đình, nó góp phần ổn định đời sống và phát triển kinh tế gia đình. Nếu tiền lương đảm bảo đủ trang trải và có tích luỹ theo xu hướng ngày càng tăng lên, nó sẽ tạo ra động lực kích thích sản xuất phát triển. Xét về mặt chính trị xã hội, tiền lương hợp lý góp phần quan trọng vào việc củng cố lòng tin của mọi người đối với xã hội, đối với doanh nghiệp và từ đó họ sẽ cống hiến hết khả năng sức lực của mình với doanh nghiệp. Có thể nói tiền lương là một nhân tố động nhất, cách mạng nhất. Trước đây trong cơ chế bao cấp, chúng ta quan niệm tiền lương là một phần thu nhập quốc dân biểu hiện dưới hình thức tiền tệ được nhà nước phân phối một cách có tổ chức, có kế hoạch cho người lao động căn cứ vào số lượng và chất lượng lao động mà mỗi người đã cống hiến. Quan niệm này có những nhược điểm là : -Tiền lương được hiểu trong một phạm vi hẹp, chỉ những người trong cơ quan xí nghiệp nhà nước mới được coi là có việc làm và được trả lương, theo đó chỉ có thể kiểm tra giám sát được việc hạch toán tiền lương và chi trả cho người lao động ở các cơ quan đó. -Tiền lương mang tính chất bình quân, dàn đều trong nền kinh tế quốc dân, chưa xét đến tính chất của từng đơn vị sản xuất từng ngành.Việc chi trả lương hoàn toàn được tiến hành theo khung bậc có sẵn của Nhà nước, không linh hoạt, không thật gắn với năng suất hiệu quả lao động của người lao động, nên không tạo ra động lực để kích thích, không trở thành công cụ sắc bén để điều phối kế hoạch doanh thu, lợi nhuận của doanh nghiệp. Hiện nay, chúng ta đã chuyển đổi cơ chế quản lý từ hành chính tập trung quan liêu bao cấp sang cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước và chủ trương phát triển nền kinh tế sản xuất hàng hóa nhiều thành phần. Khái niệm hàng hoá được mở rộng không chỉ là hàng tiêu dùng mà còn bao gồm cả hàng tư liệu sản xuất, trong đó sức lao động, một yếu tố liên quan đến quá trình tái sản xuất, đã được thừa nhận là hàng hoá. Vì vậy cần phải nhận thức lại đúng đắn hơn bản chất tiền lương, phải sử dụng tiền lương như một động lực thúc đẩy người lao động hăng say làm việc nhưng không mang tính chất bình quân đồng đều. Tiền lương phải thực hiện được các chức năng sau: - Tiền lương phải đảm bảo đủ chi phí để tái sản xuất mở rộng sức lao động. - Tiền lương phải đảm bảo vai trò kích thích của mình: Vì sự thúc ép của tiền lương khiến người lao động tự thấy phải không ngừng bồi dưỡng nâng cao trình độ về mọi mặt để đáp ứng được công việc, lĩnh được đồng lương xứng đáng. - Tiền lương phải bảo đảm vai trò điều phối lao động. - Tiền lương giúp cho quản lý lao động: vì tiền lương mà người ta chấp hành tốt nội quy, quy chế của Nhà nước, doanh nghiệp. Nói tóm lại, theo quan điểm đổi mới của nước ta, tiền lương của người lao động là do hai bên thoả thuận khi ký hợp đồng lao động, nó không được thấp hơn mức lương tối thiểu do Nhà nước qui định và được trả theo năng suất lao động và hiệu quả công việc. Mức lương tối thiểu ở đây, theo qui định tại điều 56 bộ luật lao động của nước ta, phải đảm bảo cho người lao động làm công việc giản đơn nhất trong điều kiện lao động bình thường đủ để tái sản xuất sức lao động giản đơn, một phần tích luỹ để tái sản xuất sức lao động mở rộng và làm căn cứ để tính mức lương cho các loại lao động khác. Tuy nhiên hiện nay tại rất nhiều doanh nghiệp, người lao động sống chủ yếu không phải bằng tiền lương mà bằng các khoản thu nhập khác từ doanh nghiệp và ngoài phạm vi doanh nghiệp, hoặc có những trường hợp tiền thưởng lớn hơn tiền lương, thu nhập ngoài doanh nghiệp lớn hơn trong doanh nghiệp. Đó là những bất hợp lý mà trong thời gian tới chúng ta cần phải khắc phục để đảm bảo cho người lao động sống chủ yếu bằng tiền lương. II. Các khoản trích theo lương Mọi người lao động đều quan tâm đến tiền lương mà họ được người sử dụng lao động trả cho. Tuy nhiên, ngoài tiền lương được trả còn có những quyền lợi và trách nhiệm khác thu hút sự quan tâm của người lao động đó là: bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn mà thường được gọi chung là các khoản trích theo lương. Quỹ bảo hiểm xã hội dùng để trợ cấp cho người lao động có tham gia đóng góp quỹ trong các trường hợp họ mất khả năng lao động. Quỹ bảo hiểm y tế dùng để đài thọ cho những người lao động có tham gia đóng góp quỹ trong các hoạt động khám chữa bệnh. Kinh phí công đoàn dùng để tài trợ cho các hoạt động công đoàn ở các cấp. Bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng đều phải theo dõi việc hình thành các quỹ này và việc hạch toán sử dụng chúng. Theo chế độ tài chính hiện hành, quỹ BHXH được hình thành từ doanh nghiệp đóng bằng 15% trên tổng quỹ lương và tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, còn người lao động đóng bằng 5% tiền lương của họ. Quỹ BHYT được doanh nghiệp thực hiện trích quỹ bằng 3% trên số thu nhập tạm tính của người lao động, trong đó doanh nghiệp chịu 2% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh còn người lao động trực tiếp nộp 1% tiền lương. Về kinh phí công đoàn thì doanh nghiệp phải chịu toàn bộ, được trích theo tỷ lệ 2% trên tổng số tiền lương phải trả người lao động và tính vào chi phí sản xuất kinh doanh. III. Các hình thức tiền lương và quỹ tiền lương của doanh nghiệp: 1 - Hình thức tiền lương theo thời gian: Đây là hình thức thực hiện trả lương cho người lao động căn cứ vào hai yếu tố: số lượng thời gian lao động thực tế và trình độ thành thạo nghề nghiệp của người lao động. Tuỳ theo tính chất lao động khác nhau mà mỗi ngành nghề có một thang lương riêng. Đơn vị để tính tiền lương thời gian là lương tháng, lương ngày hoặc lương giờ. Hình thức này có ưu điểm là đơn giản, dễ tính toán, nhưng nhược điểm là chỉ mới xem xét đến mặt số lượng, chưa quan tâm đến chất lượng, nên vai trò kích thích sản xuất của tiền lương còn hạn chế. Những năm vừa qua, hình thức này có xu hướng thu hẹp dần, nhưng xét về lâu dài, khi trình độ khoa học phát triển cao, thì hình thức trả lương theo thời gian lại được mở rộng vì lúc đó các công việc chủ yếu là do máy móc thực hiện, việc tăng năng suất lao động là rất khó. Trong thực tế hình thức trả lương này vẫn được áp dụng đối với đối tượng người lao động mà chưa xây dựng được định mức lao động công việc cho họ, hoặc cho công việc xét thấy trả lương theo hình thức khác không hiệu quả. Và để khắc phục nhược điểm của cách trả lương này người ta áp dụng trả lương theo thời gian có thưởng. 2 - Hình thức tiền lương theo sản phẩm: Đây là hình thức tính lương căn cứ theo hai yếu tố: số lượng, chất lượng sản phẩm hoặc công việc đã hoàn thành và đơn giá tiền công cho một sản phẩm. Số lượng sản phẩm làm ra do thống kê ghi chép, đơn giá tiền công thì phụ thuộc vào cấp bậc công việc và các định mức kinh tế - kỹ thuật. Có thể nói hiệu quả của hình thức này phụ thuộc rất nhiều vào công tác xây dựng định mức. Hình thức tiền lương theo sản phẩm có ưu điểm là mang tính khoa học, kích thích mạnh mẽ người lao động, là cơ sở để xác định trách nhiệm của tập thể và cá nhân người lao động, thúc đẩy doanh nghiệp cải tiến tổ chức sản xuất và quản lý. Nhưng nó cũng có nhược điểm là: các doanh nghiệp phải hoàn thiện hệ thống các điều kiện đảm bảo thực hiện có hiệu quả chế độ tiền lương này, khối lượng công tác tính toán lớn, phức tạp đòi hỏi nhân viên làm công tác tiền lương phải có trình độ nghiệp vụ cao. Hình thức tiền lương theo sản phẩm có thể phân ra những hình thức cụ thể sau: - Hình thức tiền lương theo sản phẩm cá nhân trực tiếp không hạn chế: Với hình thức này tiền lương được tính trực tiếp theo số lượng sản phẩm hoàn thành đúng qui cách phẩm chất và đơn giá tiền lương sản phẩm đã quy định, không chịu bất cứ sự hạn chế nào. Có hai cách tính: theo định mức thời gian và theo định mức số lượng. * Hình thức tiền lương theo sản phẩm gián tiếp: Thường áp dụng để trả cho lao động gián tiếp ở các bộ phận. Nó có hai tác dụng lớn: Thắt chặt mối quan hệ giữa cán bộ quản lý, công nhân phục vụ với công nhân trực tiếp sản xuất và tạo điều kiện cho cán bộ quản lý phải quan tâm tới việc thúc đẩy sản xuất phát triển. * Hình thức tiền lương theo sản phẩm tập thể: áp dụng cho những công việc nặng nhọc có định mức thời gian dài hay những công việc mà cá nhân từng người không làm được, đòi hỏi phải làm thành nhóm và khó xác định kết quả cho từng cá nhân. Khi tính lương theo cách này phải chú ý tới tình hình thực tế của từng cá nhân về sức khoẻ, về sự cố gắng trong lao động và đảm bảo công bằng hợp lý. * Hình thức lương theo sản phẩm lũy tiến: Thực chất là người ta sử dụng nhiều đơn giá khác nhau để trả cho công nhân hoàn thành sản lượng ở các mức độ khác nhau theo nguyên tắc: Những sản phẩm trong định mức thì trả theo đơn giá chung thống nhất, còn những sản phẩm vượt định mức thì trả theo đơn giá luỹ tiến (lớn hơn đơn giá chung). Chế độ lương này chỉ áp dụng hạn chế ở những khâu trọng yếu của dây chuyền sản xuất, vào thời điểm cần động viên hoàn thành sớm thời hạn hợp đồng kinh tế mà thôi. Song song với hình thức này còn có hình thức lương sản phẩm lũy lùi, áp dụng với trường hợp nguy cơ thị trường bị thu hẹp, không có khả năng tiêu thụ sản phẩm sản xuất ra nhằm hạn chế sản xuất và kìm hãm nó. * Hình thức tiền lương theo sản phẩm có thưởng, có phạt: Cũng như trả lương theo sản phẩm trực tiếp nhưng có thêm tiền thưởng do tăng năng suất, đạt chất lượng sản phẩm cao... và trừ tiền phạt trong trường hợp làm ra sản phẩm hỏng, hay không đảm bảo đủ ngày công qui định... * Hình thức khoán khoán khối lượng hoặc khoán từng việc: Được áp dụng cho những công việc giản đơn, có tính đột xuất. Doanh nghiệp xác định mức tiền lương trả cho từng công việc mà người lao động phải hoàn thành. * Hình thức khoán quỹ lương: Đây là dạng đặc biệt của tiền lương theo sản phẩm được sử dụng để trả lương cho người lao động làm việc tại các phòng ban của doanh nghiệp. Theo hình thức này doanh nghiệp tiến hành khoán quỹ lương căn cứ vào khối lượng công việc của từng phòng ban, tiền lương thực tế của cá nhân phụ thuộc vào quỹ lương thực tế của phòng ban và số lượng nhân viên của phòng ban đó cũng như mức độ hoàn thành công việc. Trong giai đoạn hiện nay, hình thức tiền lương theo sản phẩm đang là hình thức tiền lương chủ yếu được áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp, nhưng việc áp dụng hình thức cụ thể nào lại tuỳ thuộc tình hình cụ thể mỗi doanh nghiệp. Tuy nhiên để đảm bảo hình thức tiền lương này có hiệu quả nói chung cần các điều kiện sau: Có hệ thống định mức chính xác. Phải thường xuyên củng cố hoàn thiện công tác tổ chức sản xuất để đảm bảo dây chuyền sản xuất luôn cân đối. Phải tổ chức tốt công tác phục vụ cho sản xuất như: cung cấp nguyên liệu, bán thành phẩm, tổ chức sửa chữa kịp thời thiết bị khi hư hỏng và tổ chức nghiệm thu sản phẩm kịp thời. Hoàn thiện công tác thống kê kế toán đặc biệt là công tác thống kê theo dõi tình hình mức để làm cơ sở cho việc điều chỉnh mức. 3 - Hình thức khoán thu nhập: Đối với hình thức này tiền lương phải trả cho người lao động không tính vào chi phí sản xuất kinh doanh mà là nội dung phân phối thu nhập của doanh nghiệp. Trong trường hợp này, thời gian và kết quả của từng người lao động chỉ là căn cứ phân chia tổng quỹ lương cho từng người lao động. 4 - Quỹ tiền lương: Quỹ tiền lương trong doanh nghiệp là toàn bộ số tiền lương phải trả cho tất cả các loại lao động đang thuộc doanh nghiệp quản lý và sử dụng. Quỹ lương của doanh nghiệp được hình thành khác nhau qua từng thời kỳ theo các phương pháp sau: 4.1 Thời kỳ trước năm 1980: Trong cơ chế quản lý tập trung, việc xây dựng và thực hiện kế hoạch quỹ lương thường mang tính hình thức vì Nhà nước trực tiếp quản lý tổng quỹ lương của doanh nghiệp. Đại bộ phận các doanh nghiệp xác định quỹ lương căn cứ vào tiền lương bình quân cấp bậc hay chức vụ thực tế của kỳ báo cáo và số lượng bình quân trong năm theo công thức sau: QTLn = L x T x 12 tháng Trong đó: QTLn : Quỹ tiền lương năm. L : Tiền lương bình quân 1 người/tháng. T : Lao động bình quân năm. Cách xác định này có ưu điểm là đơn giản dễ tính toán, nhưng lại có những nhược điểm sau: không gắn liền giữa kết quả sản xuất với thu nhập cuả mỗi người cho nên vai trò kích thích bị hạn chế, vì nó không quan tâm đến số lượng sản phẩm mà công nhân làm ra nhiều hay ít, không khuyến khích các cán bộ phải học hỏi nâng cao năng lực trình độ. Vì dựa trên số người để tính quỹ lương nên nó không khuyến khích các doanh nghiệp tinh giản biên chế, và đây là mô hình quỹ lương bao cấp. 4.2 Thời kỳ từ 1980 đến 1990: Đại bộ phận doanh nghiệp xác định quỹ lương căn cứ vào số lượng sản phẩm làm ra hoặc căn cứ vào khối lượng công việc được tiến hành trong thời kỳ kế hoạch, theo công thức sau: QTLn = K x G Trong đó: QTLn : Quỹ tiền lương năm. K : Tổng sản phẩm làm ra trong năm. G : Đơn giá tổng hợp ( Kể cả lương trực tiếp và lương gián tiếp ) Phương pháp này đã khắc phục được tính bình quân, bao cấp cũ của thời kỳ trước. Nó có ba ưu điểm lớn như sau: - Gắn liền giữa thu nhập với kết quả sản xuất, sản xuất cao thì thu nhập nhiều và ngược lại, vì thế nó tạo ra động lực kích thích sản xuất. -Mở rộng quyền chủ động của doanh nghiệp trên lĩnh vực sản xuất và tiền lương. -Khuyến khích các doanh nghiệp tinh giản biên chế. Tuy nhiên phương pháp này cũng bộc lộ nhược điểm là chưa gắn kết quả sản xuất với kinh doanh, mà mới chỉ gắn đến kết quả sản phẩm nhập kho. 4.3 Thời kỳ từ 1990 trở lại đây: Từ những năm 1990, với cơ chế mới, các doanh nghiệp được quyền chủ động trong phân phối thu nhập. Mức thu nhập của mỗi người trong doanh nghiệp phụ thuộc vào kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn doanh nghiệp và phụ thuộc vào năng suất, chất lượng, hiệu quả công tác của từng người. Nhà nước không can thiệp vào công việc xây dựng quỹ lương của doanh nghiệp, không quản lý kế hoạch hoá quỹ tiền lương như trước mà chỉ giám sát việc sử dụng quỹ lương. Nhà nước không cho phép các doanh nghiệp trả lương cho người lao động thấp hơn mức tiền lương tối thiểu, nhưng cũng có chính sách điều tiết đối với những người có thu nhập cao. Hiện nay đại bộ phận doanh nghiệp xác định quỹ lương căn cứ vào tỉ lệ % so với doanh thu. Tỷ lệ % đó là bao nhiêu do doanh nghiệp tự xây dựng trình cơ quan chủ quản duyệt. Nếu là doanh nghiệp tư nhân thì Giám đốc duyệt. Công thức tính như sau: QTLn = Tổng doanh thu x % tiền lương so với doanh thu Trong đó cơ sở để tính % tiền lương so với doanh thu là: - Dựa vào tỉ lệ tiền lương trong quá trình sản xuất, lao động thủ công nhiều thì tỷ trọng lớn và ngược lại. Tính công nghệ của sản xuất cao thì % tiền lương giảm. - Dựa vào doanh thu và nhịp độ tăng doanh thu, doanh thu có xu hướng giảm thì % tiền lương giảm. Khi doanh nghiệp mở rộng quy mô sản xuất, nhịp độ tăng cao thì phải điều chỉnh giảm % tiền lương. - Sản xuất phải có lãi, chênh lệch giữa giá thành và giá bán càng xa càng tốt. - Căn cứ vào mức thu nhập bình quân của các xí nghiệp cùng ngành. - Căn cứ vào nhịp độ tăng thu nhập bình quân của doanh nghiệp. Những khoản chi trả cho người lao động sau đây được hạch toán vào quỹ lương của doanh nghiệp: - Tiền lương trả cho người lao động trong thời gian thực tế làm việc. - Tiền lương trả cho người lao động trong thời gian ngừng việc, học tập, hội họp, lễ tết... - Tiền thưởng trong sản xuất (những khoản tiền thưởng có tính chất lương). - Các khoản phụ cấp thường xuyên ( phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp độc hại, phụ cấp làm đêm , phụ cấp thâm niên,... ) Còn trong quan hệ với sản xuất kinh doanh, kế toán phân loại quỹ lương của doanh nghiệp thành 2 loại cơ bản : - Tiền lương chính: là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian làm nhiệm vụ chính đã được qui định . - Tiền lương phụ: là tiền lương phải trả cho người lao động trong thời gian không làm nhiệm vụ chính nhưng vẫn được hưởng lương theo chế độ qui định. Việc phân chia này có ý nghĩa nhất định trong công tác hạch toán, phân bổ tiền lương theo đúng đối tượng và trong công tác phân tích tình hình sử dụng quỹ lương ở các doanh nghiệp. B - Tổ chức hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp. I - Vai trò và nhiệm vụ kế toán tiền lương : Tiền lương và các khoản trích theo lương của người lao động không chỉ là vấn đề quan tâm của họ mà còn là vấn đề doanh nghiệp đặc biệt chú ý vì liên quan đến chi phí hoạt động của doanh nghiệp nói chung và giá thành sản phẩm của doanh nghiệp nói riêng. Kế toán chính xác chi phí tiền lương có vai trò quan trọng vì tiền lương không chỉ với mục đích tạo điều kiện vật chất cho người lao động mà thông qua việc trả lương kế toán kiểm tra theo dõi giám sát người lao động làm việc, đảm bảo tiền lương chi ra phải đem lại kết quả và hiệu quả rõ rệt. Để đáp ứng được vai trò trên, kế toán tiền lương trong các doanh nghiệp cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: - Ghi chép, phản ảnh chính xác, trung thực, kịp thời ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, ngừng việc, nghỉ BHXH ... của người lao động để có căn cứ tính trả lương, BHXH trả thay lương, tiền thưởng.. cho từng người và quản lý lao động trong doanh nghiệp. - Theo dõi, ghi chép việc hình thành quỹ lương, tình hình chi trả quỹ lương của doanh nghiệp, việc trích lập và chi trả các quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ. - Cung cấp những số liệu cần thiết cho việc hạch toán chi phí sản xuất, tính gía thành sản phẩm, hạch toán thu nhập và một số nội dung khác có liên quan. - Lập báo cáo về lao động tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ. Đề xuất biện pháp để khai thác có hiệu quả tiềm năng lao động, tăng năng suất lao động, ngăn chặn những vi phạm kỷ luật lao động, vi phạm chính sách chế độ về lao động tiền lương và BHXH, BHYT, KPCĐ. II - Hệ thống chứng từ ban đầu: Cũng như việc hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, việc hạch toán tiền lương yêu cầu phải có chứng từ kế toán lập một cách chính xác, đầy đủ, theo đúng chế độ ghi chép quy định. Những chứng từ ban đầu là cơ sở để tính toán tiền lương và chi trả lương cho công nhân viên. Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài chính, chứng từ kế toán lao động tiền lương bao gồm các loại sau: -Bảng chấm công: Mẫu số 01- LĐTL -Bảng thanh toán tiền lương: Mẫu số 02 - LĐTL -Phiếu nghỉ hưởng BHXH: Mẫu số 03 - LĐTL -Bảng thanh toán BHXH: Mẫu số 04 - LĐTL -Bảng thanh toán tiền thưởng: Mẫu số 05 - LĐTL -Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc đã hoàn thành : Mẫu số 06 - LĐTL -Phiếu báo làm thêm giờ : Mẫu số 07 - LĐTL -Hợp đồng giao khoán : Mẫu số 08 - LĐTL -Biên bản điều tra tai nạn lao động : Mẫu số 09 - LĐTL III - Hệ thống tài khoản sử dụng : Như bất kỳ đối tượng nào, tổ chức hạch toán tiền lương xuất phát từ các đặc điểm riêng biệt của tiền lương, đó là : -Tiền lương là một bộ phận của chi phí. -Tiền lương thể hiện mối quan hệ phân phối. Đặc điểm thứ nhất đòi hỏi việc hạch toán phải thể hiện được quan hệ chi phí - tiền công. Đặc điểm thứ hai làm nảy sinh quan hệ thanh toán giữa người lao động và người sử dụng lao động. Cụ thể là khi người lao động thực hiện một công việc hoặc dịch vụ theo yêu cầu của người sử dụng lao động thì người sử dụng lao động phải trả cho người lao động một số tiền nhất định tương tự như một khoản nợ của người sử dụng lao động. Để thể hiện quan hệ chi phí - tiền công, kế toán sử dụng các tài khoản sau: * Nhóm tài khoản phản ánh chi phí sử dụng nhân công trong hoạt động sản xuất kinh doanh, bao gồm : - Tài khoản chi phí nhân công trực tiếp 622: dùng để tập hợp và kết chuyển chi phí nhân công trực tiếp vào giá thành. - Tài khoản chi phí nhân viên quản lý phân xưởng 6271: dùng để tập hợp chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên quản lý phân xưởng và kết chuyển vào giá thành. - Tài khoản chi phí nhân viên bán hàng 6411: dùng để tập hợp chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên bán hàng và kết chuyển vào tài khoản xác định kết quả kinh doanh. - Tài khoản chi phí nhân viên quản lý doanh nghiệp 6421: dùng để tập hợp chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên quản lý doanh nghiệp và kết chuyển xác định kết quả kinh doanh. * Nhóm tài khoản phản ánh chi phí sử dụng nhân công trong hoạt động khác: - Tài khoản 241: Xây dựng cơ bản dở dang. Dùng để tập hợp chi phí xây dựng cơ bản và kết chuyển vào giá trị tài sản. - Tài khoản 811: Chi phí hoạt động tài chính. Dùng để tập hợp chi phí hoạt động tài chính, trong đó có cả tiền lương và kết chuyển vào tài khoản xác định kết quả kinh doanh. - Tài khoản 821: Chi phí bất thường. Dùng để tập hợp chi phí hoạt động bất thường, trong đó có cả tiền lương và kết chuyển vào tài khoản xác định kết quả kinh doanh. 2 - Để thể hiện quan hệ thanh toán, kế toán sử dụng các tài khoản sau: - Tài khoản 111 : Tiền mặt. - Tài khoản 112 : Tiền gửi ngân hàng. - Tài khoản 1388 : Các khoản phải thu khác. - Tài khoản 338 : Các khoản phải trả phải nộp khác. - Tài khoản 142 : Tạm ứng. - Tài khoản 334 : Phải trả công nhân viên. - Một số tài khoản khác. Trong đó tài khoản quan trọng nhất dùng để theo dõi việc hạch toán tiền lương và thanh toán với công nhân viên là tài khoản 334. Tài khoản 334 là một tài khoản hỗn hợp mang tính chất nguồn vốn, cá biệt mang tính chất tài sản: + Bên nợ : các khoản khấu trừ vào tiền lương của công nhân viên: Tiền lương, tiền thưởng, BHXH và các khoản khác đã trả, ứng trước cho công nhân viên. + Bên có : tiền lương, tiền thưởng, BHXH và các khoản phải trả công nhân viên. + Số dư : phổ biến là dư có ( các khoản còn phải trả công nhân viên). Cá biệt có khi dư nợ ( các khoản đã trả > các khoản phải trả) Tài khoản 334 được chi tiết theo hai nội dung: - Thanh toán lương. - Thanh toán các khoản khác với công nhân viên. Để theo dõi việc hạch toán các khoản trích theo lương, kế toán sử dụng tài khoản 338 " Phải trả phải nộp khác". Tài khoản 338 được chi tiết như sau : - 3381 : Tài sản thừa chờ giải quyết. - 3382 : Kinh phí công đoàn. - 3383 : Bảo hiểm xã hội. - 3384 : Bảo hiểm y tế. - 3387 : Doanh thu nhận trước. - 3388 : Phải trả phải nộp khác. Các tài khoản 3382 , 3383 , 3384 được sử dụng để theo dõi hạch toán các khoản trích theo lương. Bên nợ : - BHXH , BHYT , KPCĐ đã nộp theo quy định. - BHXH phải trả cho CNV. - Chi tiêu kinh phí công đoàn. Bên có : - Trích BHXH ,BHYT , KPCĐ. - Trích BHXH ,BHYT trừ vào tiền lương của CNV. - BHXH , KPCĐ vượt chi được cấp bù. IV- Tổ chức hệ thống sổ kế toán : Theo chế độ kế toán hiện hành, việc tổ chức hệ thống sổ kế toán do doanh nghiệp tự xây dựng dựa trên 4 hình thức sổ do Bộ Tài chính qui định, đồng thời căn cứ vào đặc điểm, qui mô hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. Việc tổ chức hạch toán tiền lương tiến hành theo các hình thức như sau: Hình thức Nhật ký - Sổ cái: Đây là hình thức ghi chép kết hợp việc ghi chép theo thời gian và theo hệ thống vào trong một quyển sổ gọi là nhật ký sổ cái. Trên sổ này gồm phần nhật ký phản ánh trình tự phát sinh các nghiệp vụ qua phần chứng từ và phần sổ cái phản ánh cả hai bên Nợ và Có của tài khoản. Hình thức này chỉ thường áp dụng ở các đơn vị nhỏ có ít nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Sơ đồ hình thức ghi sổ nhật ký - sổ cái: * Chứng từ gốc: - Bảng thanh toán tiền lương - Bảng thanh toán BHXH - Bảng thanh toán tiền thưởng - Chứng từ thanh toán Nhật ký - Sổ cái Sổ chi tiết TK334, 335, 338 Báo cáo Kế toán Bảng tổng hợp chi tiết 2 - Hình thức nhật ký chung: Đây là hình thức phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian vào một quyển sổ nhật ký gọi là Nhật ký chung. Sau đó, căn cứ vào Nhật ký chung lấy số liệu để ghi vào Sổ cái. Ngoài ra để thuận tiện cho việc ghi chép Nhật ký chung có thể cho các nhật ký phụ cho các tài khoản chủ yếu. Định kỳ cộng các nhật ký phụ lấy số liệu vào nhật ký chung rồi vào sổ cái. Đối với các đối tượng cần theo dõi chi tiết thì kế toán mở các sổ, thẻ chi tiết, lấy số liệu so sánh đối chiếu với sổ nhật ký chung và sổ cái. Phần hành kế toán tiền lương theo hình thức sổ này được tổ chức như mọi phần hành khác nghĩa là khi nghiệp vụ phát sinh, kế toán sẽ ghi vào sổ nhật ký chung, cuối tháng hay định kỳ kế toán sẽ căn cứ vào nhật ký chung, loại bỏ các số hiệu trùng rồi phản ánh vào sổ cái. Nếu cần thiết ghi sổ kế toán chi ở tiết về tiền lương. Cuối kỳ lập các báo cáo. Hình thức nhật ký chung đơn giản, phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp nhưng lại có nhược điểm hay ghi trùng, mỗi chứng từ thường được vào ít nhất 2 số nhật ký trở lên. Bởi vậy, cuối tháng sau khi cộng số liệu từ các sổ nhật ký, kế toán phải loại bỏ các số liệu trùng lặp rồi mới ghi vào sổ cái. Sơ đồ ghi sổ theo hình thức nhật ký chung * Chứng từ gốc: - Bảng thanh toán tiền lương - Bảng thanh toán BHXH - Bảng thanh toán tiền thưởng - Chứng từ thanh toán Nhật ký chung Sổ cái TK334, 335, 338 Bảng cân đối TK Báo cáo kế toán Sổ chi tiết TK 334, 335,338 Bảng tổng hợp chi tiết Nhật ký chứng từ Hình thức chứng từ ghi sổ: Hình thức này rất đơn giản, dễ áp dụng. Theo hình thức này thì việc ghi sổ kế toán tổng hợp được chia thành 2 quá trình riêng biệt: ghi theo trình tự thời gian, ghi theo hệ thống được ghi ở sổ cái. Việc ghi chép được tiến hành theo trình tự sau: Hàng ngày, khi phát sinh nghiệp vụ kinh tế, căn cứ vào các chứng từ gốc, kế toán lập bảng tổng hợp chứng từ gốc của các nghiệp vụ về tiền lương, lập chứng từ ghi sổ, sau đó chứng từ ghi sổ này được chuyển cho kế toán trưởng kiểm tra, ký duyệt rồi chuyển cho kế toán tổng hợp tiến hành ghi sổ cái tài khoản 334. Khái quát lại ta có sơ đồ sau: Sơ đồ trình tự ghi sổ hạch toán tiền lương theo hình thức chứng từ ghi sổ: * Chứng từ gốc: - Bảng thanh toán tiền lương - Bảng thanh toán BHXH - Bảng thanh toán tiền thưởng - Chứng từ thanh toán Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái TK334, 335, 338 Bảng cân đối TK Báo cáo kế toán Sổ chi tiết TK334, 335, 338 Bảng tổng hợp chi tiét Hình thức nhật ký chứng từ: Đây là hình thức kết hợp phản ánh theo thời gian với hệ thống, vừa kết hợp hạch toán tổng hợp và chi tiết. Do đó dã giảm bớt một phần đáng kể khối lượng công việc, giúp cho việc cung cấp thông tinh quản lý được kịp thời và nâng cao năng suất lao động bằng sự chuyên môn hoá. Trong tổ chức hạch toán tổng hợp tiền lương sử dụng các loại ghi sổ như sau: Bảng phân bổ số 1: Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lưong cho các đối tượng chịu phí. Bảng phân bổ số 4 : Tập hợp chi phí nhân công trực tiếp từng phân xưởng và chi phí nhân viên quản lý phân xưởng. - Bảng phân bổ số 5: Tập hợp chi phí nhân viên bán hàngvànhân viên quản lý phân xưởng. Nhật ký chứng từ số 10 : Theo dõi các tài khoản có quan hệ với TK334. Nhật ký chứng từ số1, 2: Phản ánh việc thanh toán tiền lương. Sổ cái TK334. Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký chứng từ: * Chứng từ gốc: - Bảng thanh toán tiền lương - Bảng thanh toán BHXH -._.