Thực trạng và một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tổ chức kế toán vật liệu tại Công ty Cơ khí may Gia Lâm

hì phải có đủ ba yếu tố: tư liệu lao động,đối tượng lao động, sức lao động. Đối tượng lao động là một trong những điều kiện không thể thiếu đối với qua trình sản xuất . Biểu hiện cụ thể của đối tượng lao động chính là các loại nguyên vật liệu. Trong đó nguyên liệu là những đối tượng lao động chưa qua chế biến, vật liệu là những đối tượng lao động đã qua chế biến hay vật liệu là đối tượng lao động đã được thay đổi do lao động có ích của con người tác động. * Đặc điểm của vật liệu : Vật liệu thuộc tài sản lưu động, là tài sản dự trữ quan trọng nhất của sản xuất. - Vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định. Dưới tác động của lao động, vật liệu sẽ bị tiêu hao hoàn toàn hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm. Về mặt giá trị, khi tham gia vào sản xuất, vật liệu chuyển dịch một lần toàn bộ giá trị của chúng vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Điều này được thể hiện ở chỗ chi phí vật liệu là chi phí phân bổ một lần. * Vai trò của vật liệu trong sản xuất : Doanh nghiệp sản xuất cần phải có nguyên vật liệu mới tạo ra sản phẩm. Vì vậy, đảm bảo cung ứng, dự trữ đồng bộ, kịp thời, chính xác nguyên vật liệu là điều kiện có tính chất tiền đề để quá trình sản xuất diễn ra liên tục. Hơn nữa, đảm bảo cung ứng vật liệu có chất lượng tốt còn là điều kiện nâng cao chất lượng sản phẩm, góp phần sử dụng vật liệu tiết kiệm vật liệu, tăng năng suất lao động. Mặt khác, do giá trị vật liệu chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm nên chi phí vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Vì vậy, chỉ cần một sự biến động nhỏ của vật liệu cũng ảnh hưởng trực tiếp đến những chỉ tiêu quan trọng của doanh nghiệp như doanh thu, giá thành, lợi nhuận. Về vốn, vật liệu là thành phần quan trọng của vốn lưu động đặc biệt là vốn dự trữ. Để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn cần phải tăng tốc độ luân chuyển của vốn lưu động và điều đó không thể tách rời việc dự trữ và sử dụng vật liệu hợp lý, tiết kiệm. Tiết kiệm vật liệu nghĩa là đã giảm được chi phí, hạ giá thành, tăng lợi nhuận doanh nghiệp. Việc giảm chi phí vật liệu hợp lý có ý nghĩa lớn nhưng yêu cầu là không làm ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm. * Yêu cầu quản lý vật liệu: Xuất phát từ đặc điểm quan trọng của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh, đòi hỏi công tác quản lý phải chặt chẽ ở mọi khâu từ thu mua, bảo quản, sử dụng và dự trữ. - ở khâu thu mua: Mỗi loại nguyên vật liệu có tính chất lý hoá khác nhau, công dụng khác nhau, mức độ và tỷ lệ tiêu hao khác nhau, do đó thu mua phải làm sao cho đủ số lượng, đúng chủng loại, phẩm chất tốt, giá cả hợp lý, chỉ cho phép hao hụt trong định mức, đặc biệt quan tâm đến chi phí thu mua nhằm hạ thấp chi phí vật liệu một cách tối đa và phải đảm bảo đúng tiến độ thời gian, phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - ở khâu bảo quản: Phải tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, trang bị đầy đủ các phương tiện cân, đo, đong, đếm, thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại vật liệu, tránh bị hư hỏng, mất mát, hao hụt, đảm bảo an toàn. - ở khâu dự trữ: Đòi hỏi doanh nghiệp phải xác định được mức dự trữ tối thiểu, tối đa để đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh được bình thường, không bị ngừng trệ, gián đoạn do cung cấp không kịp thời hoặc gây tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều. - ở khâu sử dụng: Cần phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng vật liệu trong sản xuất kinh doanh. Cần sử dụng vật liệu hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở định mức và dự toán chi phí. Điều này có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm, tăng thu nhập, lợi nhuận tích luỹ cho doanh nghiệp. * Vai trò của vật liệu trong sản xuất : Doanh nghiệp sản xuất cần phải có nguyên vật liệu mới tạo ra sản phẩm. Vì vậy, đảm bảo cung ứng, dự trữ đồng bộ, kịp thời, chính xác nguyên vật liệu là điều kiện có tính chất tiền đề để quá trình sản xuất diễn ra liên tục. Hơn nữa, đảm bảo cung ứng vật liệu có chất lượng tốt còn là điều kiện nâng cao chất lượng sản phẩm, góp phần sử dụng vật liệu tiết kiệm vật liệu, tăng năng suất lao động. Mặt khác, do giá trị vật liệu chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm nên chi phí vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Vì vậy, chỉ cần một sự biến động nhỏ của vật liệu cũng ảnh hưởng trực tiếp đến những chỉ tiêu quan trọng của doanh nghiệp như doanh thu, giá thành, lợi nhuận. Về vốn, vật liệu là thành phần quan trọng của vốn lưu động đặc biệt là vốn dự trữ. Để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn cần phải tăng tốc độ luân chuyển của vốn lưu động và điều đó không thể tách rời việc dự trữ và sử dụng vật liệu hợp lý, tiết kiệm. Tiết kiệm vật liệu nghĩa là đã giảm được chi phí, hạ giá thành, tăng lợi nhuận doanh nghiệp . Việc giảm chi phí vật liệu hợp lý có ý nghĩa lớn nhưng yêu cầu là không làm ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm.. Vai trò và nhiệm vụ của kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất: Kế toán vật liệu là việc ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, baỏ quản, nhập, xuất, tồn kho vật liệu. Hạch toán vật liệu là công cụ đắc lực giúp cho lãnh đạo doanh nghiệp nắm được tình hình cụ thể về vật liệu để đề ra hướng chỉ đạo sản xuất kinh doanh. Hạch toán vật liệu chính xác, kịp thời, đầy đủ thì lãnh đạo doanh nghiệp mới nắm được chính xác tình hình thu mua, dự trữ, xuất dùng vật liệu từ đó đề ra biện pháp quản lý vật liệu thích hợp. Cũng thông qua số liệu kế toán, các nhà quản lý biết được số lượng, giá trị của từng loại vật liệu để có kế hoạch cung ứng kịp thời phục vụ cho sản xuất, hạn chế sự hao hụt lãng phí, đảm bảo sử dụng vật liệu một cách tiết kiệm nhất nhưng vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm và tiến độ sản xuất. Để phát huy hết vai trò của mình đối với việc quản lý vật liệu thì kế toán vật liệu cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: - Thực hiện đánh giá, phân loại vật liệu phù hợp với nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp. - Tổ chức chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp, để ghi chép, phân loại, tổng hợp số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm. - Tham gia vào việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua vật liệu, tình hình thanh toán với người bán và tình hình sử dụng vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. 2. Phân loại vật liệu: Vật liệu sử dụng trong các doanh nghiệp có nhiều loại, nhiều thứ, có vai trò công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh. Trong điều kiện đó đòi hỏi các doanh nghiệp phải phân loại vật liệu thì mới tổ chức tốt việc quản lý và phân loại vật liệu. Trong thực tế quản lý và hạch toán vật liệu ở các doanh nghiệp , đặc trưng thông dụng nhất để phân loại vật liệu là vai trò và tác dụng của vật liệu trong sản xuất. Theo đặc trưng này, vật liệu ở các doanh nghiệp được chia thành các loại: + Nguyên, vật liệu chính: Là những nguyên liệu, vật liệu mà sau quá trình gia công, ché biến cấu thành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm (kể cả bán thành phẩm mua vào) + Vật liệu phụ: Là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc, mùi vị, hình dáng bề ngoài của sản phẩm hoặc được sử dụng để bảo đảm cho công cụ lao động hoạt động bình thường hoặc phục vụ cho nhu cầu công nghệ, kỹ thuật, phục vụ cho lao động của công nhân viên chức(dầu nhờn, hồ keo, thuốc nhuộm, thuốc nhuộm, thuốc tẩy, thuốc chống rỉ , hương liệu, xà phòng, rẻ lau,…). + Nhiên liệu: Vè thực chất, nhiên liệu là một loại vật liệu phụ nhưng nó được tách ra thành một loại riêng vì việc sản xuất và tiêu dùng nhien liệu chiếm tỷ trọng lớn trong nền kinh tế quốc dân, mặt khác nó có yêu cầu và kỹ thuật quản lý hoàn toàn khác với vật liệu phụ thông thường. Nhiên liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất kinh doanh tạo điều kiện cho quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra bình thường. Nó có thể tồn tại ở thể rắn, thể lỏng và thể khí như than, củi, xăng, dầu, ga,... + Phụ tùng thay thế: Là những vật tư dùng để thay thế, bảo dưỡng, sửa chữa cho máy móc, thiết bị, phương tiện vật tải,... + Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Là các vật liệu và thiết bi( cần lắp và không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ,...) mà doanh nghiệp mua vào để đầu tư cho xây dựng cơ bản. + Phế liệu: Là các loại vật liệu thu được trong quá trình sản xuấ hay thanh lý tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài( phoi bào, vải vụn, gạch, sắt,…) + Vật liệu khác: Bao gồm các lọai vật liệu còn lại ngoài các thứ khác chưa kể trên như bao bì, vật đóng gói, các loại vật tư đặc chủng,… Hạch toán theo cách phân loại trên đáp ứng được yêu cầu phản ánh tổng quát về mặt giá trị đối với mỗi loại vật liệu . Để đảm bảo thuận tiện, tránh nhầm lẫn trong công tác quản lý và hạch toán về số lượng và giá trị từng lọai vật liệu, trên cơ sở phân loại này các doanh nghiệp sẽ chi tiết mỗi loại vật liệu trên thành từng nhóm, từng thứ vật liệu căn cứ vào đặc điểm sản xuất của từng doanh nghiệp . 3. Tính giá vật liệu: Tính giá vật liệu là một công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch toán vật liệu. Tính giá vật liệu là dùng tiền để biểu hiện giá trị của chúng theo những nguyên tắc, phương pháp nhất định. Lựa chọn phương pháp tính giá trong kỳ hợp lý để đảm bảo phản ánh chính xác chi phí vật liệu trong giá thành sản phẩm mới và dự trữ vật liệu cuối kỳ. Vì vậy, tính giá vật liệu là nhiẹm vụ không thể thiếu của tổ chức hạch toán, là tiền đề để hình thành hệ thống thông tin chính xác về vật liệu sử dụng và dự trữ. Trong công tác hạch toán vật liệu ở các doanh nghiệp sản xuất, vật liệu được tính theo giá thực tế (giá gốc). Giá thực tế là giá được hình thành trên cơ sở các chứng từ hợp lệ minh chứng các khoản chi hợp pháp của doanh nghiệp để tạo ra vật liệu. a) Giá thực tế vật liệu nhập kho: Giá thực tế sẽ có thuế GTGT nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp và không có thuế GTGT nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Trong các doanh nghiệp sản xuất, giá thực tế vật liệu nhạp kho được xác định theo từng nguồn nhập: + Đối với vật liệu mua ngoài: Giá thực tế nhập kho gồm giá mua ghi trên hóa đơn người bán cộng (+) thuế nhập khẩu(nếu có) và các chi phí thu mua thực tế(chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí nhan viên thu mua, chi phí của bộ phận thu mua độc lập, chi phí thuê kho , thuê bãi, bảo hiểm, hao hụt trong định mức, tiền phạt lưu kho, lưu hàng, lưu bãi,…) trừ (-) các khoản giảm giá hàng mua được hưởng. + Đối với vật liệu tự sản xuất: Tính theo giá thành sản xuất thực tế + Đối với vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến: Giá thực tế gồm giá trị vật liệu xuất chế biến cùng các chi phí có liên quan như tiền thuê gia công, chế biến, chi phí vận chuyển , bốc dỡ , hao hụt trong định mức,…) + Đối với vật liệu nhận góp vốn liên doanh, cổ phần: Giá thực tế vật liệu nhập kho là giá do các bên tự thỏa thuận (+) các chi phí tiếp nhận ( nếu có) + Đối với vật liệu được tặng , thưởng, viện trợ: Giá thực tế vật liệu nhập kho được tính theo giá thị trường tương đương cộng các chi phí liên quan đến việc tiếp nhận. + Đối với phế liệu thu hồi: Giá thực tế vật liệu nhập kho là gía ước tính có thể sử dụng được hay gía trị thu hồi tối thiẻu. b) Giá thực tế vật liệu xuất kho: Tùy theo đặc điẻm hoạt động của từng doanh nghiệp và yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán mà doanh nghiệp có thể sử dụng một trong các phương pháp tính giá xuất sau nhưng phải tuân thủ nguyên tắc nhất quán trong hạch toán, nếu có thay đổi phải giải thích rõ ràng. * Phương pháp giá thực tế đích danh: Theo phương pháp này, hàng được xác định theo đơn chiếc hay từng lôvà giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến xuất dùng. Khi xuất dùng hàng nào(lô hàng nào)sẽ xác định theo giá thực tế đích danh của hàng(lô hàng đó). Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có điều kiện bảo quản riêng từng lô vật liệu nhập kho. + Ưu điểm: - Tính gía vật liệu xuất kho chính xác. - áp dụng có hiệu quả trong các doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu nhưng có giá trị lớn và mang tính đặc thù. + Nhược điểm : Đòi hỏi công tác quản lý phải chặt chẽ và hạch toán chi tiết, tỉ mỉ. * Phương pháp giá hạch toán: Theo phương pháp này, toàn bộ vật liệu biến động trong kỳ được phản ánh theo giá hạch toán( giá kế hoạch hoặc một loại giá ổn định trong kỳ). Cuối kỳ, kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức: Giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ(hoặc tồn cuối kỳ) = Giá hạch toán vật liệu xuất dùng trong kỳ(hoặc tồn cuối kỳ) x Hệ số giá vật liệu Hệ số giá có thể tính theo từng loại, từng nhóm hoặc từng thứ vật liệu chủ yếu tùy thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý của đơn vị hạch toán. Hệ số giá vật liệu = Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Giá hạch toán vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Phương pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có nhiều danh điểm vật liệu và trình độ kế toán cao. + ưu điểm: Phương pháp này kết hợp được hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp để tính giá vật liệu, không phụ thuộc vào cơ cấu vật liệu sử dụng nhiều hay ít. + Nhược điểm: Yêu cầu hạch toán phải tỉ mỉ, khối lượng công việc dồn vào cuối kỳ hạch toán ảnh hưởng đến công tác quyết toán. Mặt khác phải xây dựng được giá hạch toán khoa học. * Phương pháp giá đơn vị bình quân: Theo phương pháp này, giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ được tính theo giá trị bình quân( bình quân cả kỳ dự trữ, bình quân cuối kỳ trước hoặc bình quân sau mỗi lần nhập). Giá thực tế vật liệu xuất dùng = Số lượng vật liệu xuất dùng x Giá đơn vị bình quân Có ba phương pháp xác định giá đơn vị bình quân: . Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ( bình quân gia quyền ) Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ = Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Lưọng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ + ưu điểm: - Việc tính giá xuất vật liệu không phụ thuộc vào tần suất nhập, xuất trong kỳ. - Đơn giản, dễ làm phù hợp với doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu, số lần nhập, xuất nhiều. . Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước: Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước = Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trứơc) Lượng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trứơc) + ưu điểm: Đơn giản, phản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu trong kỳ. + Nhược điểm: Độ chính xác không cao vì không tính đến sự biến động của cả vật liệu kỳ này. Có trường hợp gây ra bất hợp lý( tồn kho âm). . Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập (bình quân liên hoàn) Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập = Giá thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập Lượng thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập + Ưu điểm: Phương pháp này khắc phục được nhược điểm của hai phương pháp trên, vừa đảm bảo tính kịp thời của số liệu kế toán , vừa chính xác, vừa phản ánh được tình biến động của giá cả. + Nhược điểm: Việc tính toán phức tạp, tốn nhiều công sức với doanh nghiệp áp dụng kế toán thủ công bởi vì sau mỗi lần vật liệu nhập kho, kế toán lại phải tính lại giá bình quân do vậy chỉ nên áp dụngvới những doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu, số lần nhập, xuất không nhiều, thực hiện kế toán máy. * Phương pháp nhập trước, xuất trước(FIFO): Phương pháp này giả thiết rằng số vật liệu nào nhập trước sẽ xuất trước, xuất hết số nhập trước thì mới xuất đến số nhập sau theo giá thực tế của từng lô hàng xuất. Nói cách khác, cơ sở của phương pháp này là giá thực tế của vật liệu mua trước sẽ được dùng làm giá để tính giáthực tế của vật liệu xuất trước và do vậy, gía trị vật liệu tồn kho cuối kỳ là giá thực tế của số vật liệu mua vào sau cùng trong kỳ. + ưu điêm: Gần đúng với luồng nhập, xuất vật liệu trong thực tế. Phương pháp này gần với phương pháp giá thực tế đích danh do đó sẽ phản ánh tương đối chính xác giá trị vật liệu xuất kho và tồn kho. Hơn nữa, giá trị vật liệu tồn kho sẽ được phản ánh gần sát với giá thị trường bởi vì giá trị vật liệu tồn kho bao gồm giá trị của vật liệu được mua ở những lần sau cùng. + Nhược điểm: - Làm cho doanh thu hiện tại không phù hợp với những khoản chi phí hiện tạivì theo phương pháp này doanh thu hiện tại được tạo ra bởi giá trị của vật liệu được mua vào từ cách đó rất lâu. - Khối lượng công việc hạch toán lớn. Phương pháp này chỉ áp dụng ở những doanh nghiệp có ít vật liệu, số lần nhập kho của mỗi danh điểm vật liệu không lớn. * Phương pháp nhập sau, xuất trước( LIFO ): Phương pháp này giả định rằng lô vật liệu nào nhập kho sau thì xuất trước, xuất hết lô vật liệu nhập sau mơí đến lô vật liệu nhập trước. Phương pháp này phù hợp khi giá cả thị trường có xu hướng tăng lênvì khi đó doanh nghiệp giảm được số thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp cho nhà nước. + Ưu điểm: Làm cho doanh thu hiện tại phù hợp với những khoản chi phí hiện tại. + Nhược điểm: - Giá trị vật liệu tồn kho và vốn lưu độngcủa doanh nghiệp được phản ánh thấp hơn so với thực tế. Điều này làm cho khả năng thanh toán của doanh nghiệp bi nhìn nhận kém hơn so với khả năng thực tế. - Phương pháp này bỏ qua việc nhập xuất vật liệu trong thực tế. - Chi phí quản lý vật liệu của doanh nghiệp có thể cao vì phải mua them vật liệu nhằm tính vào giá vốn hàng hóa những chi phí mới nhất với giá cao. Phương pháp LIFO và phương pháp FIFO có những tác đọng trái ngược nhau tới kết quả tài chính của doanh nghiệp . Phương pháp FIFO cung cấp những thông tin hợp lý, đúng đắn về giá trị vật liệu trên bảng cân đối kế toán (BCĐKT) nhưng lại làm doanh thu hiện tại không phù hợp với chi phí trên báo cáo kết quả kinh doanh(BCKQKD). Ngược lại, phương pháp LIFO làm cho doanh thu phù hợp với chi phí trên BCKQKD nhưng lại phản ánh giá trị vật liệu ở mức lạc hậu so với giá trị thị trường của nó trên BCĐKT. Trong khi đó phương pháp giá bình quân là phương pháp trung hòa giữa hai phương pháp trên. * Phương pháp giá vật liệu tồn cuối kỳ: Với các phương pháp trên, để tính được giá thực tế vật liệu xuất kho đòi hỏi kế toán phải xác định lượng vật liệu xuất kho căn cứ vào các chứng từ xuất. Tuy nhiên, trong thực tế có những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật liệu với mẫu mã khác nhau, giá trị thấp lại được xuất dùng thường xuyên sẽ không có điền kiện kiểm kê từng nghiệp vụ xuất kho. Trong điều kiện đó, doanh nghiệp phải tính giá cho số lượng vật liệu tồn kho cuối kỳ,sau đó mới xác định được giá thực tế của vật liệu xuất kho trong kỳ: Giá thực tế vật liệu tồn kho cuối kỳ = Số lượng vật liệu tồn kho cuối kỳ x Đơn giá vật liệu nhập kho lần cuối Giá thực tế vật liệu xuất kho = Giá thực tế vật liệu nhập kho + Giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ - Giá thực tế vật liệu tồn kho cuối kỳ +ưu điểm: - Đơn giản, nhanh chóng, việc tính giá vật liệu xuất kho không phụ thuộc vào tần suất nhập, xuất vật liệu trong kỳ. + Nhược điểm: Độ chính xác không cao, không phản ánh được sự bién động của giá cả. II. Hạch toán chi tiết vật liệu: Trong doanh nghiệp sản xuất , vật liệu bao gốm rất nhiều chủng loại khác nhau với số lưọng và giá trị khác nhau. Để qúa trình sản xuất diễn ra liên tục thì phải thường xuyên đảm bảo đủ lượng vật liệu cho tiêu dùng và dự trữ. Do đó các doanh nghiệp phải tiến hành hạch toán chi tiết vật liệu để theo dõi thường xuyênông thôn tình hình nhập, xuất , tồn vật liệu cả ở kho và phòng kế toán trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho ban đầu. Hạch toán chi tiết vật liệu là việc các doanh nghiệp tổ chức hệ thống chứng từ, mở sổ, thẻ kế toán chi tiết và vận dụng một phương pháp kế toán chi tiết vật liệu cho phù hợp để tăng cường cho công tác quản lý vật liệu nói riêng, quản lý tài sản nói chung. Để tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu, các doanh nghiệp sử dụng một số chứng từ ban đầu mang tính bắt buộc theo qui định của Bộ tài chính bao gồm: + Phiếu nhập kho(Mẫu 01-VT). + Phiếu xuất kho(Mẫu 02- VT). + Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ(Mẫu 03-VT). + Thẻ kho(Mẫu 06- Vt). + Biên bản kiểm kê VT, sản phẩm, hàng hóa(Mẫu 08- VT). Ngoài các chứng từ trên, tùy theo yêu cầu quản lý và điều kiện cụ thể của mỗi doanh nghiệp mà vận dụng thêm các chứng từ khác mang tính hướng dẫn như: + Biên bản kiểm nghiệm vật tư(Mẫu số 04-VT). + Phiếu xuất vật tư theo hạn mức(Mẫu số 04- VT). + Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ(Mẫu số 07-VT) Các phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu bao gồm: + Phương pháp thẻ song song. + Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. + Phương pháp sổ số dư. Mỗi phương pháp này đều có những ưu điểm, nhược điểm và phạm vi áp dụng riêng nhưng đều nhằm mục đích theo dõitình hình nhập, xuất, tồn vật liệu về số lượng và giá trị cả ở kho và phòng kế toán . 1. Phương pháp thẻ song song: Theo phương pháp này, để hạch toán nghiệp vụ nhập, xuất và tồn kho vật liệu , ở kho phải mở thẻ kho để ghi chép về mặt số lượng và phòng kế toán phải mở thẻ kế toán chi tiết vật liệu để ghi chép về mặt số lượng và giá trị. Thẻ kho được mở cho từng danh điểm vật liệu và phát cho thủ kho sau khi đã đăng ký vào sổ đăng ký thẻ kho. * Tại kho: Hàng ngày, khi nhận các chứng từ nhập, xuất vật liệu , thủ kho phải kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ rồi tiến hành ghi số lượng thực nhập, thực xuất vào chứng từ và thẻ kho, cuối ngày thủ kho tiến hành tổng cộng số nhập, xuất tính ra số tồn kho trên thẻ kho. Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho. Đối với phiếu xuất vật tư theo hạn mức, sau mỗi lần xuất thủ kho phải ghi số thực xuất vào thẻ kho mà không đợi đến khi kết thúc chứng từ mới ghi một lần. Thủ kho phải thường xuyên đối chiếu số tồn kho trên thẻ kho với số liệu thực tế còn lại ở kho để đảm bảo sổ sách và hiện vật luôn khớp nhau. Hàng ngày hoặc định kỳ 3, 5 ngày một lần thủ kho chuyển toàn bộ chứng từ nhập, xuất đã được phân loại cho từng thứ vật liệu cho phòng kế toán. *Tại phòng kế toán: Kế toán phải mở sổ(thẻ) kế toán chi tiết cho từng danh điểm vật liệu tương ứng với thủ kho mở ở kho. Kế toán sử dụng thẻ(sổ) thẻ kế toán chi tiết vật liệu để ghi chép tình hình nhập, xuất tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Thẻ(sổ) kế toán chi tiết vật liệu có nội dung giống như thẻ kho, nhưng chỉ khác là theo dõi cả về số lượng và giá trị của vật liệu . Hàng ngày hoặc định kỳ 3, 5 ngày một lần khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho do thủ kho chuyển lên, nhân viên kế toán vật liệu phải kiểm tra chứng từ , đối chiếu các chứng từ nhập, xuất kho với các chứng từ liên quan như hoá đơn mua hàng, phiếu mua hàng, hợp đồng vận chuyển,... ghi đơn giá và tính thành tiền trên từng chứng từ nhập, xuất. Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho đã kiểm tra và tính thành tiền, kế toán lần lượt ghi các nghiệp vụ nhập, xuất kho vào các thẻ kế toán chi tiết vật liệu liên quan giống như trình tự ghi thẻ kho của thủ kho. Cuối tháng, kế toán cộng sổ chi tiết vật liệu và kiểm tra, đối chiếu với thẻ kho. Ngoài ra, để có số liệu đối chiếu, kiểm tra với kế toán tổng hợp cần phải tổng hợp số liệu kế toán chi tiết từ các sổ kế toán chi tiết vào bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu cả về số lượng và giá trị theo từng nhóm, loại vật liệu. Sơ đồ 1: hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song Chứng từ nhập Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn Chứng từ xuất Thẻ kho Sổ chi tiết Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Ghi chú + ưu điểm: Phương pháp này đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra, đối chiếu số liệu, đảm bảo sự chính xác của thông tin và có khả năng cung cấp thông tin nhanh cho kế toán quản trị hàng tồn kho. + Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng.Ngoài ra,việc kiểm tra, đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng do vậy hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán. Phương pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu, khối lượng các nghiệp vụ nhập, xuất ít, phát sinh không thường xuyên và trình độ nghiệp vụ của nhân viên kế toán chưa cao. 2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Phương pháp này được hình thành trên cơ sở cải tiến một bước phương pháp thẻ song song. * Tại kho: Theo phương pháp này, để hạch toán chi tiết vật liệu , tại kho vẫn mở thẻ kho để theo dõi về mặt số lượng đối với từng danh điểm vật liệu như phương pháp thẻ song song. *Tại phòng kế toán : Định kỳ, sau khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho từ thủ kho ,kế toán thực hiện kiểm tra và mở sổ đối chiêú luân chuyển để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho về số lượng và giá trị của từng thứ vật liệu ở từng kho. Sổ đối chiếu luân chuyển không ghi theo từng chứng từ nhập, xuất kho mà chỉ ghi một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp nhập, xuất kho phát sinh trong tháng của từng danh điểm vật liệu . Mỗi danh điểm vật liệu chỉ được ghi một dòng trên sổ đối chiếu luân chuyển. Để có số liệu ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán phải lập bảng kê nhập, bảng kê xuất trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất định kỳ do thủ kho chuyển tới.Cuối tháng tiến hành kiểm tra, đối chiếu số lượng vật liệu trên sổ đối chiếu luân chuyển với số lượng trên thẻ kho của thủ kho và đối chiếu số tiền của từng loại vật liệu trên sổ đối chiếu luân chuyển với số liệu kế toán tổng hợp. Sơ đồ 2: hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Chứng từ nhập Chứng từ xuất Thẻ kho Sổ đối chiếu luân chuyển Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Ghi chú Bảng kê nhập Bảng kê xuất + ưu điểm: Phương pháp này đơn giản, dễ làm, khối lượng ghi chép giảm bớt so với phương pháp thẻ song song . + Nhược điểm: Việc ghi chép trùng lắp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu số lượng . Việc kiểm tra, đối chiêú số liệu giữa kho và phòng kế toán chỉ được tiến hành vào cuối tháng, vì vậy hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán . Nếu không lập bảng kê nhập, xuất vật liệu thì việc sắp xếp chứng từ nhập, xuất trong cả tháng để ghi sổ đối chiếu luân chuyển dễ phát sinh nhầm lẫn, sai sót. Nếu lập bảng kê nhập, xuất thì khối lượng ghi chép vẫn lớn. Theo yêu câù cung cấp thông tin nhanh phục vụ quản trị hàng tồn kho thì các doanh nghiệp không nên sử dụng phương pháp này, vì muốn lập báo cáo nhanh hàng tồn kho cần phải dựa vào số liệu trên thẻ kho. Phương pháp này thích hợp với các doanh nghiệp không có nhiều nghiệp vụ nhập, xuất, không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết vật liệu do vậy không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập, xuất hàng ngày. 2. Phương pháp sổ số dư Phương pháp naỳ là một bước cải tiến căn bản trong việc tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu . Đặc điểm nổi bật của phương pháp này là kết hợp chặt chẽ việc hạch toán nghiệp vụ của thủ kho với việc ghi chép của phòng kế toán và trên cơ sở kết hợp đó, ở kho chỉ hạch toán về số lượng và ở phòng kế toán chỉ hạch toán về giá trị cuả vật liệu , xoá bỏ được ghi chép trùng lắp giữa kho và phòng kế toán , tạo điều kiện kiểm tra thường xuyên và có hệ thống của kế toán đối với thủ kho , đảm bảo số liệu kế toán chính xác, kịp thời. * Tại kho: Hạch toán vật liệu tại kho do thủ kho thực hiện trên các thẻ kho như các phương pháp trên. Hàng ngày hoặc định kỳ 3, 5 ngày theo qui định của doanh nghiệp , sau khi ghi thẻ kho xong, thủ kho phải tập hợp toàn bộ chứng từ nhập, xuất kho vật liệu phát sinh trong ngày hoặc trong kỳ theo từng nhóm vật liệu qui định. Căn cứ vào kết quả phân loại chứng từ lập phiếu giao nhận chứng từ kê rõ số lượng , số hiệu các chứng từ của từng loại vật liệu , lập riêng cho phiếu nhập kho và phiêú xuất kho. Phiếu này sau khi nhập xong được đính kèm với các tập phiếu nhập kho hoặc phiếu xuất kho để giao cho kế toán. Ngoài công việc hàng ngày như trên thủ kho còn phải ghi số lượng vật liệu tồn kho cuối tháng của từng thứ vật liệu vào sổ số dư. Sổ số dư do kế toán mở cho từng kho v à dùng cho cả năm. Cuối tháng, kế toán giao sổ số dư cho thủ kho ghi số lượng vật liệu tồn kho căn cứ vào các thẻ kho. Ghi xong, thủ kho phải chuyển sổ về phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền. * Tại phòng kế toán : Định kỳ nhân viên kế toán xuống kho để kiểm tra việc ghi chép trên thẻ kho của thủ kho và thu nhận các chứng từ nhập, xuất kho. Tại phòng kế toán , nhân viên kế toán kiểm tra lại chứng từ và hoàn chỉnh chứng từ , sau đó tổng hợp giá trị vật liệu theo từng nhóm, loại vật liệu nhập, xuất để ghi vào cột thành tiền của phiếu giao nhận chứng từ . Số liệu" Thành tiền" trên phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất theo từng nhóm, loại vật liệu được ghi vào bảng luỹ kế nhập và bảng luỹ kế xuất vật liệu. Cuối tháng, cộng số liệu trên các bảng luỹ kế nhập và bảng luỹ kế xuất để ghi các phần nhập, xuất trên bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho vật liệu, tính ra số tồn kho cuối tháng của từng nhóm, loại vật liệu, rồi ghi vào cột "Tồn kho cuối tháng" của bảng kê này.Đồng thời cuối tháng nhận được sổ số dư do thủ kho chuyển lên, kế toán tính giá hạch toán của hàng tồn kho để ghi vaò sổ số dư cột " thành tiền". Sau đó cộng theo nhóm, loại vật liệu trên sổ số dư, số liệu này phải khớp với số liêụ cột "tồn kho cuối tháng" của nhóm, loại hàng tồn kho tương ứng trên bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho cùng kỳ. Sơ đồ 3: hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ số dư Phiếu giao nhận chứng từ nhập Chứng từ nhập Chứng từ xuất Thẻ kho Bảng tổng hợp nhập, xuất tồn Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Ghi chú Bảng luỹ kế xuất Sổ số dư Phiếu giao nhận chứng từ xuất Bảng luỹ kế xuất + ưu điểm: Tránh được ghi chép trùng lắp giữa kho và phòng kế toán , giảm bớt khối lượng ghi chép kế toán , công việc được tiến hành đều trong tháng. Kế toán thực hiện kiểm tra thường xuyên đối việc ghi chép của thủ kho trên thẻ kho cũng như việc bảo quản hàng trong kho của thủ kho . +Nhược điểm: Khó kiểm tra sai sót vì phòng kế toán chỉ theo dõi về mặt gía trị của từng nhóm vật liệu . Phương pháp này phù hợp với các doanh nghiệp có nhiều danh điểm vật liệu, nghiệp vụ nhập, xuất nhiều dùng giá hạch toán để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn vật liệu và yêu cầu trình độ kế toán cao. III. Hạch toán tổng hợp vật liệu Để hạch toán vật liệu, kế toán có thể áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên hoặc p._.hương pháp kiểm kê định kỳ. Việc sử dụng phương pháp nào là tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh cuả doanh nghiệp, vào yêu cầu của công tác quản lý, vào trình độ cán bộ kế toán, cũng như vào quy định của chế độ kế toán hiện hành. Căn cứ vào giấy báo nhận hàng, khi hàng về đến nơi, doanh nghiệp có trách nhiệm lập ban kiểm nghiệm để kiểm nghiệm vật tư thu mua cả về số lượng, chất lượng, qui cách, mẫu mã. Ban kiểm nghiệm sẽ căn cứ vào kết quả kiểm nghiệm thực tế để ghi vào "Biên bản kiểm nghiệm vật tư ", sau đó, bộ phận cung ứng sẽ lập "Phiếu nhập kho vật liệu "trên cơ sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nghiệm rồi giao cho thủ kho. Thủ kho sẽ ghi sổ số thực tế nhập kho vào phiếu rồi chuyển lên phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ. Trong trường hợp phát hiện thừa thiếu, sai qui cách thì thủ kho phải báo ngay cho bộ phận cung ứng biết và cùng người giao hàng lập biên bản. Khi xuất kho vật liệu với các mục đích khác nhau, kế toán sử dụng các chứng từ khác nhau. Trong trường hợp xuất kho vật liệu không thường xuyên với số lượng ít thì sử dụng " Phiếu xuất vật tư ". Phiếu này được lập thành 3 liên, 1 liên giao cho bộ phận lĩnh vật tư, 1 liên giao cho bộ phận cung ứng vật tư và 1 liên giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho sau đó chuyển lên phòng kế toán. Trong trường hợp vật tư xuất thường xuyên trong tháng và doanh nghiệp đã lập được định mức tiêu hao vật tư cho sản phẩm thì sử dụng" Phiếu xuất vật tư theo hạn mức". Phiếu này được lập thành 2 liên,1liên giao cho thủ kho, 1liên giao cho đơn vị lĩnh, sau mỗi lần xuất kho, thủ kho ghi số thực xuất vào thẻ kho. Cuối tháng hoặc sau khi đã xuất hết hạn mức, thủ kho phải thu lại phiếu của đơn vị lĩnh, kiểm tra đối chiếu với thẻ kho, ký và chuyển 1 liên cho bộ phận cung ứng, liên còn lại chuyển cho phòng kế toán. Đối với trường hợp xuất bán vật liệu, bộ phận cung ứng sẽ lập " Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho" lập thành 3 liên: 1 liên lưu ở phòng cung ứng, 1 liên giao cho khách hàng và 1 liên thủ kho ghi vào thẻ kho và chuyển lên cho phòng kế toán. Trường hợp xuất kho vật liệu để gia công chế biến, di chuyển nội bộ, doanh nghiệp sử dụng "Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ". 1. Hạch toán nhập xuất vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên: Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hiện có, biến động tăng, giảm hàng tồn kho một cách thường xuyên, liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho. Phương pháp này được sử dụng phổ biến hiện nay ở nước ta vì những tiện ích của nó. Tuy nhiên, với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, hàng hoá có giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng, xuất bán mà áp dụng phương pháp này sẽ tốn rất nhiều công sức. Tuy vậy, phương pháp này có độ chính xác cao và cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời, cập nhật. Theo phương pháp này, tại bất kỳ thời điểm nào, kế toán cũng có thể xác định được lượng nhập, xuất, kho từng loại hàng tồn kho nói chung và vật liệu nói riêng. Để hạch toán vật liệu kế toán sử dụng các tài khoản: TK 151" Hàng mua đang đi đường" Tài khoản này được sử dụng để theo dõi các loại nguyên, vật liệu, hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua, đã chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng cuối tháng chưa về nhập kho. Bên Nợ: Giá trị hàng hoá, vật tư đang đi đường cuối kỳ. Bên Có: Giá trị vật tư, hàng hoá mua ở các kỳ trước nhập kho hoặc chuyển giao thẳng cho khách hàng. Dư Nợ: Giá trị vật tư, hàng hoá đang đi dường cuối kỳ. TK 152" Nguyên liệu, vật liệu " Tài khoản này dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng, giảm của các loại nguyên, vật liệu theo giá thực tế, có thể mở chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ,...tuỳ theo yêu cầu quản lý và phương tiện tính toán. Bên Nợ: - Giá thực tế nguyên, vật liệu nhập kho. - Giá trị nguyên, vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê. Bên Có: - Trị giá thực tế nguyên, vật liệu xuất kho. - Giảm giá được hưởng. - Trị giá thực tế nguyên, vật liệu thiếu hụt, hư hỏng phát hiện khi kiểm kê. Dư Nợ: Trị giá thực tế nguyên, vật liệu tồn kho. Ngoài ra trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như TK 133, TK 331, TK 111, TK 621, 627, 641, 642,... Sơ đồ 4: hạch toán nhập, xuất vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên TK 331, 111, 112, 141... TK 1331 Tăng do mua ngoài Thuế GTGT được khấu trừ TK 621 Hàng đi đường kỳ trước nhập kho kỳ này TK 411 Nhận cấp phát, tặng thưởng vốn góp liên doanh TK 336, 338 Các trường hợp tăng vật liệu khác TK 154 Nhận lại vốn góp liên doanh TK 621 Xuất để chế tạo sản phẩm TK 627, 641, 642, 241 Xuất dùng cho phân xưởng bán hàng, quản lý, XDCB TK 128, 222 Xuất góp vốn liên doanh TK 128, 222 Xuất ngoài gia công chế biến TK 412 Đánh giá giảm TK 152 Đánh giá tăng 2. Hạch toán nhập, xuất vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không theo dõi thường xuyên, liên tục về tình hình biến động của các loại vật tư, hàng hoá, sản phẩm trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng hoá tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lượng tồn kho thực tế và lượng xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác. Độ chính xác của phương pháp này không cao mặc dù tiết kiệm được công sức ghi chép và nó chỉ thích hợp với các đơn vị kinh doanh những loại hàng hoá, vật tư khác nhau, giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng, xuất bán. Theo phương pháp này kế toán sử dụng các tài khoản sau: TK 611" Mua hàng"(Tiểu khoản 6111 - Mua nguyên, vật liệu " Tài khoản này dùng để theo dõi tình hình thu mua, tăng, giảm nguyên, vật liệu theo giá thực tế ( giá mua và chi phí thu mua). Bên Nợ: Phản ánh giá thực tế nguyên, vật liệu tồn kho đầu kỳ và tăng thêm trong kỳ. Bên Có: Phản ánh giá thực tế vật liệu xuất dùng, xuất bán, thiếu hụt trong kỳ và tồn kho cuối kỳ. TK 611 cuối kỳ không có số dư và thường được mở chi tiết theo từng loại vật tư . TK 152 " Nguyên vật liệu " Dùng để phản ánh giá thực tế nguyên, vật liệu tồn kho, chi tiết theo từng loại. Bên Nợ: Giá thực tế vật liệu tồn kho cuối kỳ. Bên Có: Kết chuyển giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ. Dư Nợ: Giá thực tế vật liệu tồn kho cuối kỳ. TK 151" Hàng mua đang đi trên đường" Dùng để phản ánh trị giá số hàng mua(đã thuộc sở hứu của doanh nghiệp ) nhưng đang đi trên đường hay đang gửi tại kho người bán, chi tiết theo từng loại hàng, từng người bán. Bên Nợ: Giá thực tế hàng đang đi đường cuối kỳ. Bên Có: Kết chuyển giá thực tế hàng đang đi đường đầu kỳ. Dư Nợ : Giá thực tế hàng đang đi đường cuối kỳ. Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan như: TK 133, 331, 111, 112,... Sơ đồ 5: Hạch toán nhập, xuất vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ Giá trị vật liệu mua vào trong kỳ TK 1331 Thuế GTGT được khấu trừ TK 411 Nhận lại vốn góp liên doanh, cấp phát, tặng thưởng TK 336, 338, 412,... Các trường hợp tăng vật liệu khác TK 241, 154... TK 151, 152 Giá trị vật liệu tồn cuối kỳ Xuất dùng cho sản xuất kinh doanh TK 111, 112, 331 Vật liệu xuất dùng cho mục đích khác TK 152 Giảm giá được hưởng và giá trị hàng mua trả lại TK 627, 641, 642, 241 TK 151, 152, 153 D: xxx Kết chuyển giá trị vật liệu tồn đầu kỳ TK 111, 112, 331 Cả trường hợp hạch toán tổng hợp nhập, xuất vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp kiểm kê định kỳ, doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và phương pháp trực tiếp hạch toán khác nhau ở trường hợp tăng vật liệu do mua ngoài nhập kho, còn các trường hợp tăng vật liệu khác thì hạch toán là giống nhau. Cụ thể trường hợp tăng vật liệu do mua ngoài nhập kho đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp kế toán ghi theo giá nhập là giá có thuế GTGT. IV. Hạch toán vật liệu thừa thiếu sau kiểm kê Kiểm kê vật liệu là một biện pháp nhằm bổ sung và kiểm tra hiện trạng của vật liệu mà các phương pháp kế toán chưa phản ánh được. Thông qua kiểm kê, doanh nghiệp nắm được thực trạng của vật liệu cả về số lượng và chất lượng, ngăn ngừa hiện tượng lãng phí, tham ô vật liệu, có biện pháp xử lý kịp thời những hiện tượng tiêu cực nhằm quản lý tốt vật liệu. Tuỳ theo yêu cầu quản lý, kiểm kê có thể được thực hiện theo phạm vi toàn doanh nghiệp hay từng bộ phận, đơn vị; kiểm kê định kỳ hay kiểm kê bất thường...Khi kiểm kê doanh nghiệp phải thành lập hội đồng hoặc ban kiểm kê, hội đồng hoặc ban kiểm kê phải có thành phần đại diện lãnh đạo, những người có trách nhiệm vật chất về bảo quản vật tư, phòng kế toán và cán bộ nhân viên doanh nghiệp. Khi kiểm kê doanh nghiệp phải thực hiện việc cân, đo, đong, đếm và phải lập biên bản kiểm kê(mẫu 08 - VT ), xác định số chênh lệch giữa số liệu thực kiểm kê với số liệu trong sổ kế toán. trình bày ý kiến đề xuất xử lý các chênh lệch.Việc xử lý kết quả kiểm kê được thực hiện bởi hội đồng xử lý tài sản. Doanh nghiệp phải lập hội đồng hoặc ban xử lý tài sản đảm bảo đầy đủ thành phần cần thiết để giải quyết các trường hợp thừa, thiếu vật liệu nói riêng và các tài sản trong kiểm kê nói chung. Hội đồng xử lý tài sản có trách nhiệm phân tích, đánh giá các nguyên nhân cụ thể để đi đến kết luận khách quan. Sơ đồ 6 : Hạch toán vật liệu thừa thiếu sau kiểm kê TK 721 TK 721 (1) TK 338 (3381) (2) TK 002 TK 621, 627, 641, 642 (4) TK 721 (5) TK 111, 334, 138(1388) (6) TK 138 (1381) (7) Ghi chú: (1): Vật liệu thừa xác định là của doanh nghiệp . (2): vật liệu thừa chưa rõ nguyên nhân chờ xử lý. (3): vật liệu thừa là của đơn vị khác. (4): vật liệu thiếu do cân, đong, đo đếm sai. (5): Vật liệu thiếu trong định mức hay ngoài định mức nhưng được cấp có thẩm quyền cho phép tính vào chi phí kinh doanh. (6): Yêu cầu người phạm lỗi bồi thường số vật liệu thiếu. (7): Vật liệu thiếu chưa rõ nguyên nhân chờ xử lý. V. Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Trong điều kiện kinh doanh theo cơ chế thị trường, để hạn chế rủi ro trong quá trĩnh sản xuất kinh doanh và tôn trọng nguyên tắc thận trọng của kế toán, các doanh nghiệp cần thực hiện việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là việc tính trước vào chi phí sản xuất kinh doanh phần giá trị bị giảm xuống thấp hơn so với giá trị ghi sổ kế toán hàng tồn kho. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nhằm bù đắp thiệt hại xảy ra do vật tư, sản phẩm, hàng hoá tồn kho bị giảm giá, đồng thời cũng phản ánh đúng trị giá thực tế của hàng tồn kho của doanh nghiệp nhằm đưa ra một thông tin trung thực về tài sản của doanh nghiệp khi lập báo cáo tài chính. Theo qui định hiện hành của chế độ kế toán tài chính thì việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được thực hiện vào thời điểm khoá sổ kế toán để lập báo cáo tài chính năm. Số dự phòng đã trích lập tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp ở cuối niên độ kế toán trước, đến cuối niên độ sau phải được hoàn nhập toàn bộ vào thu nhập bất thường. Phương pháp xác định dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Mức dự phòng cần lập năm tới cho hàng tồn kho i = Số lượng hàng tồn kho i cuối niên độ x Mức giảm giá hàng tồn kho i Kế toán sử dụng TK 159 " Dự phòng giảm giá hàng tồn kho" để theo dõi tình hình trích lập, hoàn nhập khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Sơ đồ 7: hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho TK 721 TK 642(6426) (1) (2) TK 159 Ghi chú: (1): Hoàn nhập dự phòng vào cuối niên độ kế toán. (2): Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho năm sau. Phần II Thực trạng tổ chức kế toán vật liệu tại công ty cơ khí may gia lâm I. Đặc điểm kinh tế kỹ thuật và tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty cơ khí may gia lâm có ảnh hưởng đến hạch toán vật liệu 1.Lịch sử hình thành và phát triển của công ty Công ty cơ khí may Gia Lâm là một trong những công ty mạnh của ngành Dệt may Việt Nam trực thuộc Tổng Công ty Dệt may Việt Nam. Tên gọi chính thức: Công ty cơ khí may Gia Lâm. Tên giao dịch đối ngoại: Gia Lam Sewing Machine Company Trụ sở chính: Thị trấn Sài Đồng - Gia Lâm - Hà Nội. Điện thoại: 048276564-048276934 Fax: 8448276565. Tài khoản giao dịch: 710A.00012 tại ngân hàng công thương Chương Dương. Công ty đã trải qua những bước xây dựng và trưởng thành tính đến nay là 25 nămvới nhiều thay đổi về nhiệm vụ trong sản xuất cũng như sự thay đổi tên gọi của công ty . Ngày 22/9/1977 theo quyết định số 731/CNN- TCLĐ của Bộ Công nghiệp nhẹ , xí nghiệp cơ khí sửa chữa máy khâu ra đời từ một phân xưởng sửa chữa của xí nghiệp May 10(nay là công ty May 10) - tiền thân của Công ty cơ khí may Gia Lâm ngày nay. Cuối những năm 80, cùng với sự phát triển chung của ngành công nghiệp nhẹ trong đó có sự phát triển mạnh mẽ của ngành may công nghiệp - chuyển sang may hàng xuất khẩu, xí nghiệp cơ khí sửa chữa máy khâu đổi tên thành Xí nghiệp Cơ khí may Gia Lâm theo quyết định số 462/CNN - TCLĐ ngày 7/5/1983 của Bộ Công nghiệp nhẹ và được xây dựng trên địa điểm mới riêng biệt cùng với sự giúp đỡ của Cộng hoà dân chủ Đức cũ. Những năm trong thời kỳ bao cấp, công ty chưa phát huy được hết tiềm năng của mình : mọi kế hoạch sản xuất và tiêu thụ của công ty đều được thực hiện theo chỉ tiêu pháp lệnh của nhà nước. Nhiệm vụ mà nhà nước giao cho công ty giai đoạn này là sản xuất các phụ tùng thay thế và sửa chữa các máy khâu công nghiệp, các loại máy chuyên dùng trong ngành may công nghiệp cho các xí nghiệp may thuộc Liên hiệp sản xuất xuất nhập khẩu May - Bộ Công nghiẹp nhẹ hoặc các xí nghiệp may thuộc các Sở Công nghiệp trên toàn quốc. Ngày 29/4/1993, để đáp ứng yêu cầu chung của xã hội, theo quyết định số 445/QĐ - TCLĐ của Bộ Công nghiệp nhẹ, xí nghiệp được chuyên thành Công ty cơ khí may Gia Lâm - một trong những đơn vị hạch toán độc lập trực thuộc Tổng công ty Dệt May Việt Nam. Với công nghệ sản xuất tiên tiến, thiết bị hiện đại được nhập của Công hoầ Liên bang Đức, Italia, với đội ngũ cán bộ quản lý có năng lực, cán bộ chuyên sâu nhiếu kinh nghiệm và đội ngũ công nhân lành nghề, đến nay công ty không những sản xuất đươc phụ tùng thay thế mà còn vươn lên chế tạo đựoc các thiết bị chuyên dùng của ngành may như: máy cắt vải cố dịnh, máy đẩy tay, máy khoan dấu, các loại chân bàn cắt vải , traỉ vải,…Đặc biệt có một số máy móc thiết bị đạt yêu cầu và chất lượng cao như: bục là hơi, máy xén vải đầu bàn, máy dập cúc, máy kiểm tra vải, hệ thống sấy giày, máy ép thuỷ lực,…thay thế được hàng nhập khẩu với giá chỉ bằng 60% đến 70% giá nhập khẩu . Ngoài việc sản xuất các sản phẩm trong ngành may - da giầy, công tycòn sản xuất các sản phẩm cơ khí khác như : bàn ghế làm việc, tủ hồ sơ, cột đèn tín hiệu và một số sản phẩm dân dụng khác. Trong tình hình hiện nay, để phù hợp với nền sản xuất hàng hoá, một mặt công ty tiến hành sản xuất theo yêu cầu của khách hàng (theo đơn đặt hàng hoặc hợp đồng kinh tế) , mặt khác công ty tiến hành nghiên cứu, thiết kế, chế tạo thử và chào hàng các sản phẩm làm được, từ đó làm cho khách hàng có thể nhận biết được nhu cầu của mình và đặt hàng. Ngoài ra, công ty nhận cung cấp những sản phẩm nhập khẩu theo yêu cầu của khách hàng như nhận lắp đặt gọn cả một dây chuyền may hoặc giày theo phương thức chìa khoá trao tay. Công ty luôn duy trì và phát triển sản xuất , sẵn sàng liên doanh liên kết với các doanh nghiệp trong và ngoài nước để đầu tư thiết bị hiện đại, khoa học công nghệ mới nhằm nâng cao năng lực sản xuất và chất lượng sản phẩm. Với thời gian hơn 20 năm,công ty đang trên đà phát triển và tự khẳng định mình là một doanh nghiệp nhà nước luôn đi tiên phong trong lĩnh vực sản xuất các thiết bi phục vụ cho ngành Dệt May Việt Nam. Biểu số 1 Một số chỉ tiêu kết quả và hiệu quả kinh doanh của công ty cơ khí may gia lâm STT Chỉ tiêu TH năm 2001 KH năm 2001 TH năm 2001 So sánh với KH năm 2001 (%) So sánh với năm 2000 (%) 1 Doanh thu thuần 31.075.300.877 33.000.000.000 31.160.040.816 94,42 100,27 2 Lợi nhuận 388.636.051 495.000.000 514.870.389 104,01 132,48 3 Vốn kinh doanh 12.954.535.030 13.711.911.362 13.729.877.329 100,13 105,98 4 Nộp ngân sách 1.840.774.587 1.956.000.000 869.127 101,73 108,01 5 Thu nhập bình quân 737.890 750.000 0,0375 115,88 117,78 6 Tỷ suất lợi nhuận/vốn kinh doanh (6 = 2/3 ) 0.03 0.0361 0,016 103,88 125 7 Tỷ suất lợi nhuận/ doanh thu ( 7 = 2/1 ) 0.012 0.015 106,67 133,3 2. Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh taị công ty Công ty Cơ khí may Gia Lâm là một doanh nghiệp nhà nước hạch toán độc lập trực thuộc Tổng công ty Dệt May Việt Nam. Tổ chức của công ty thóng nhất từ trên xuống dưới, mọi hoạt động được chỉ đạo thống nhất từ giám đốc tới từng phòng ban nghiệp vụ và xuống các phân xưởng sản xuất . Thông tin được quản lý và kiểm tra chặt chẽ, việc xử lý thông tin cũng nhanh chóng và thuận tiện đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh đáp ứng được các yêu cầu đặt ra. Các phân xưởng không có bộ máy quản lý riêng mà chỉ gồm: +Quản đốc phân xưởng. +Phó quản đốc phân xưởng +Nhân viên kinh tế. * Giám đốc công ty là người đại diện pháp nhân của công ty , điều hành toàn bộ hoạt động của công ty theo chế độ một thủ trưởng. Giám đốc chịu trách nhiệm điều hành toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh theo đúng pháp luật. Giúp việc cho giám đốc là phó giám đốc (kiêm trưởng phòng kinh doanh). Mỗi phòng ban nghiệp vụ của công ty đều có nhiệm vụ riêng , có chức năng tham mưu giúp giám đốc điều hành công việc. Nhiệm vụ cụ thể của từng phòng ban do giám đốc công ty phân công như sau: * Phòng tổ chức hành chính: Có nhiệm vụ tổ chức lao động khoa học, hợp lý, quản lý đội ngũ cán bộ công nhân viên trong toàn công ty, quản lý, sử dụng có hiệu quả quỹ tiền lương, tiền thưởng trên cơ sở quy chế đã ban hành. * Phòng kỹ thuật: Có nhiệm vụ nghiên cứu, thiết kế khuôn mẫu bản vẽ , xây dựng các định mức kinh tế kỹ thuật tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm, qui cách từng mặt hàng, nghiên cứu ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản xuất và giám định máy móc thiết bị sản xuất . Ngoài ra, phòng còn có nhiệm vụ kiểm tra chất lượng sản phẩm, tính năng kỹ thuật, độ an toàn của sản phẩm trước khi nhập kho. * Phòng kinh doanh : Hợp tác quan hệ với các bạn hàng trong và ngoài nước, ký kết các hợp đồng mua bán thiết bị, sản phẩm, tham mưu cho giám đốc xác định phưong hướng, mục tiêu, chiến lược kinh doanh , tìm hiểu nhu cầu của thị trường, tìm kiếm đầu vào, đầu ra cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty từ đó lập kế hoạch sản xuất ,cân đối giữa các nguồn lực của công ty như vật tư, lao động, máy móc thiết bị và nguồn vốn. * Phòng kế toán: Đảm bảo phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đầy đủ, chính xác, kịp thời, xác định được kết quả kinh doanh của công ty, xây dựng kế hoạch tài chính, xây dựng các mức chi phí và phân tích các mặt liên quan đến tài chính, tham mưu cho giám đốc về kế hoạch tài chính. * Phòng KCS: Kiểm tra chất lượng, nghiệm thu sản phẩm, kiểm tra, giám sát công nghệ sản xuất trên dây chuyền, kiểm tra vật tư trước khi đưa vào sản xuất, tham gia vào công tác nghiên cứu nâng cao chất lượng sản phẩm cùng với phòng kỹ thuật. * Phòng bảo vệ : Thực hiện các phương án bảo vệ an ninh trật tự trong công ty. Sơ đồ 8: tổ chức bộ máy quản lý tại công ty cơ khí may gia lâm Phòng bảo vệ Ban giám đốc Quản đốc phân xưởng Phòng kinh doanh Phòng kỹ thuật Phòng tố chức hành chính Phòng kế toán Phòng KCS Tổ trưởng sản xuất Nhân viên kinh tế Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo Quan hệ trao đổi thông tin 3. Tổ chức bộ máy kế toán: Xuất phát từ những đặc điểm tổ chức quản lý, để phù hợp với bộ máy quản lý, công ty đã tổ chức bộ maý kế toán theo hình thức tập trung. Phòng kế toán thực hiện toàn bộ công tác kế toán của công ty. ở dưói các phân xưởng bố trí các kinh tế làm nhiệm vụ hướng dẫn thực hiện hạch toán ban đầu , thu thập, kiểm tra và có thể thực hiện xử lý sơ bộ chứng từ có liên quan tới hoạt động sản xuất kinh doanh dưới phân xưởng rồi định kỳ gửi chứng từ về phòng kế toán công ty. Căn cứ vào các chứng từ này, phòng kế toán tiến hành toàn bộ công tác kế toán trên cơ sở chế độ kế toán . Hiện nay phòng kế toán có 6 người: 1 kế toán trưởng, 1 kế toán tổng hợp, 1 kế toán viên, 1 thủ quỹ và 2 nhân viên hạch toán kinh tế dưới phân xưởng. Nhiệm vụ được phăn công như sau: * Kế toán trưởng: Là người trực tiếp phụ trách phòng kế toán của công ty, chịu trách nhiệm trước cơ quan quản lý tài chính cấp trên và giám đốc công ty về mọi vấn đề có liên quan đến tài chính, tài sản, có nhiệm vụ quản lý, điều hành toàn bộ phòng kế toán theo hoạt động chức năng và chuyên môn, kiểm tra, chỉ đạo công tác quản lý, sử dụng vật tư , tiền vốn trong toàn công ty theo đúng chế độ tài chính nhà nứoc đã ban hành. * Kế toán tổng hợp: Là người giúp việc đắc lực cho kế toán trưởng. Có nhiệm vụ nắm bắt toàn bộ tình hình hoạt động về tài chính, quản lý tài sản của công ty, sẵn sàng cung cấp số liệu cho kế toán trưởng và giám đốc khi có yêu cầu, có trách nhiệm cùng kế toán trưởng trong việc quyết toán cũng như thanh tra kiểm tra công tác tài chính của công ty. Cuối tháng kế toán tổng hợp tính giá thành sản phẩm, xác định kết quả kinh doanh trên máy sau khi đã kiểm tra lại các số liệu chi tiết của các bộ phận trong phòng và được kế toán trưởng kiểm tra đúng khớp với chứng từ gốc thì in sổ sách theo quy định của công ty và các báo cáo tài chính theo quy định của nhà nước. * Kế toán vật liệu: Hàng ngày căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho vật liệu, hoá đơn của nhà cung cấp, kế toán tiến hành kiểm tra và nhập dữ liệu vào máy, đồng thời đối chiếu só liệu thường xuyên với phong kinh doanh và với thủ kho. Cuối tháng kế toán tổng cộng số liệu, lập báo cáo vật liệu, đối chiếu với sổ sách kế toán có liên quan, định kỳ cùng các bộ phận chức năng khác tiến hành kiểm kê kho. * Kế toán tài sản cố định: Theo dõi tình hình tăng , giảm tài sản cố định, lập báo cáo tổng hợp, chi tiét về TSCĐ cuả công ty. Giám sát thanh lý, nhượng bán TSCĐ, trích khấu hao TSCĐ, phân tích hiệu quả sử dụng TSCĐ. * Kế toán tiền lương và BHXH: Theo dõi việc tính toán tiền lương, BHXH và các khoản phụ cấp khác cho cán bộ công nhân viên trong công ty . Cuối tháng lập bảng thanh toán tiền lương, lập bảng phân bổ số 1,.. và chuyển số liệu cho kế toán tổng hợp. * Kế toán thanh toán: Theo dõi tình hình thu, chi, sử dụng quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng của công ty, mở sổ quỹ theo dõi thu , chi tiền mặt. Hàng ngày đối chiếu số dư trên tài khoản của công ty ở ngân hàng với sổ ngân hàng. Theo dõi tình hình thanh toán của công ty với các đối tượng như khách hàng, nhà cung cấp, ngân sách, thanh toán tạm ứng… * Kế toán chi phí và giá thành: Căn cứ vào bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ; bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội, kế toán tién hành vào sổ tập hợp chi phí sản xuất , phân bổ chi phí sản xuất và tính giá thành cho từng mặt hàng cụ thể. * Kế toán thành phẩm và tiêu thụ: Theo dõi tình hình nhập, xuất kho thành phẩm, tình hình tiêu thụ. Mỏ sổ chi tiết bán hàng cho từng loại hàng, mở thẻ theo dõi tình hình nhập, xuất thành phẩm sau đó theo dõi, vào sổ chi tiết bán hàng cho từng loại. * Thủ quỹ: Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc như phiếu thu, phiếu chi, thủ quỹ xuất tiền mặt hoặc nhập quỹ, ghi sổ quỹ phần thu, phần chi, cuối ngày đối chiếu với kế toán tiền mặt, nếu có sai sót phải sửa chữa kịp thời. Khi có yêu cầu của cấp trên, thủ quỹ cùng các bộ phận có liên quan tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt hiện có. Nếu phát hiện thừa hoặc thiếu tiền mặt tại quỹ, phải tìm nguyên nhân và dề ra biện pháp xử lý. * Nhân viên kinh tế phân xưởng: được biên chế trực tiếp dưới hai phân xưởng sản xuất nhưng về nghiệp vụ thì chịu sự chỉ đạo của kế toán trưởng . Nhân viên kinh tế có nhiệm vụ hướng dẫn kiểm tra, cập nhật, tổng hợp số liệu về lao động tiền lương. Cuối tháng, tổng hợp báo cáo về phòng kế toán. Sơ đồ 9 : tổ chức bộ máy kế toán tại công ty cơ khí may Gia Lâm Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng Kế toán VT, sản phẩm, HH Kế toán TSCĐ Kế toán tiền lương Kế toán thanh toán Nhân viên hạch toán kinh tế 4. Hình thức kế toán, chứng từ, sổ sách sử dụng trong công tác kế toán. Công ty cơ khí may Gia Lâm là đơn vị sản xuất kinh doanh hạch toán độc lập trực thuộc tổng công ty Dệt May Việt Nam. Tại công ty, niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc vào ngày 31/12, đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép là đồng Việt Nam. Hình thức sổ kế toán áp dụng tại công ty là hình thức nhật kí chứng từ và công ty đã sử dụng máy vi tính trong công tác kế toán. Đây là hình thức kế toán được xây dựng trên nguyên tắc kết hợp giữa việc ghi chép theo thứ tự thời gian với việc ghi sổ theo hệ thống, giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, giữa việc ghi chép hàng ngày với việc tổng hợp số liệu báo cáo cuối tháng, đảm bảo các mặt kế toán được tiến hành song song. Và việc sử dụng số liệu, kiểm tra số liệu được thường xuyên, tạo điều kiện thúc đẩy các mặt kế toán được tiến hành kịp thời, phục vụ nhạy bén yêu cầu quản lý, đảm bảo số liệu được chính xác, đồng đều ở tất cả các khâu và trong tất cả các phần hành kế toán. Mọi công việc kết xuất, tổng hợp, tính toán, lấp các biểu bảng đều được thực hiện bởi chương trình kế toán trên máy vi tính. Do đó, quy trình ghi sổ kế toán chỉ bao gồm hai bước cơ bản là: căn cứ trên các chứng từ gốc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh, kế toán tiến hành kiểm tra, phân loại chứng từ rồi nhập dữ liệu trên các chứng tư này vào máy, sau đó xử lý dữ liệu theo chương trình trên máy và in các chứng từ, sổ sách, báo cáo theo quy định. Nội dung công tác kế toán bằng máy bao gồm: Trước tiên, đó là khâu tổ chức lập và luân chuyển chứng từ. Sau đó tổ chức xử lý chứng từ theo các bước: phân loại chứng từ, sắp xếp thành một bộ phận các chứng tù có liên quan thuận tiện cho việc xử lý, kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của nghiệp vụ trên chứng từ, tính đầy đủ của các yếu tố trên chứng từ. Máy sẽ tính toán, phân loại, hệ thống hoá thông tin theo chương trình đã định đẻ có thông tin tổng hợp trên tài khoản, thông tin chi tiết và hệ thống báo cáo tài chính. Các thông tin này có thể được hiển thị trên màn hình và in ra giấy. Đến kỳ lập báo cáo, kế toán xử lý dữ liệu theo chương trình trên máy : tổng hợp, kết chuyển các tài khoản tập hợp chi phí, xác định kết quả kinh doanh sau khi đã kiểm tra lại các số liệu chi tiết của các bộ phận trong phòng( được kế toán trưởng kiểm tra) đúng khớp với chứng từ gốc thì in số sách theo qui định của công ty và các báo cáo tài chính theo qui định chung. Đây là ưu điểm của công tác kế toán bằng máy. Sổ sách kế toán được sử dụng taị công ty theo hình thức NKCT bao gồm: NKCT, bảng kê, bảng phân bổ, sổ chi tiết và sổ cái. Về mặt hạch toán , nguồn số liệu được luân chuyển theo sơ đồ sau: Sơ đồ 10: trình tự kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ tại công ty cơ khí may gia lâm Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng phân bổ Bảng kê Nhật ký Chứng từ Sổ cái Báo cáo Kế toán Thẻ(sổ) kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Đối với phần hành vật liệu , các chứng từ, sổ sách sử dụng tại công ty bao gồm: + Phiếu nhập kho. + Thẻ kho. + Biên bản kiểm kê vật tư . + Sổ chi tiết vật liệu + Biên bản kiểm nghiệm vật tư . + Bảng phân bổ vật liệu . + Thẻ kho. + Sổ cái TK 152 + Bảng kê 3, 4, 5, 6 + NKCT số 5 và các NKCT liên quan Sơ đồ 11: Hạch toán vật liệu theo hình thức nhật ký chứng từ tại công ty cơ khí may gia lâm Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn Nhật ký chứng số 5 Bảng kê số 3 Bảng phân bổ số 2 Bảng kê số 4, 5, 6 NKCT số 7 Sổ cái TK152 Báo cáo Chứng từ nhập Nhật ký chứng từ khác Thẻ kho Sổ chi tiết TK 331 Sổ chi tiết vật liệu Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra II. Đặc điểm tổ chức kế toán vật liệu tại công ty cơ khí may gia lâm 1. Đặc điểm chung và phân loại vật liệu ở công ty: Là một doanh nghiệp chuyên sản xuất các loại phụ tùng, thiết bị ngành may và da giầy nên vật liệu dùng vào sản xuất kinh doanh rất đa dạng, bao gồm nhiều chủng loại, quy cách khác nhau, với tính năng lý, hoá, cũng rất khác nhau. Hơn nữa vật liệu lại chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất của công ty( khoảng 60%). Điều này càng chứng tỏ vật liệu chiếm một vị trí quan trọng đối với quá trình sản xuất , do đó quản lý tốt vật liệu sẽ là một biện pháp tích cực nhằm hạ giá thành sản phẩm, nâng cao hiêu quả sử dụng vốn, tăng khả năng cạnh tranh của công ty trên thị trường. Thực tế đó đã đặt ra cho công ty những yêu cầu cấp thiết trong công tác quản lý, hạch toán các quá trình thu mua, vận chuyển bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu . Để thuận tiện cho việc sử dụng, quản lý vật liệu, công ty đã phân loại vật liệu thành nhiều nhóm khác nhau. Việc phân loại này căn cứ vào vai trò , tác dụng của vật liêu trong sản xuất .Qua phân loại, vật liệu của công ty được chia thành các loại sau: + Nguyên vật liệu chính: là đối tượng lao động chủ yếu của công ty, là cơ sở vật chất hình thành nên sản phẩm mới bao gồm: gang, thép, sắt, gỗ… + Vật liệu phụ: là loại vật liệu mang tính chất phụ trợ trong sản xuất, có tác dụng nhất định và cần thiết trong quá trình sản xuất sản phẩm như dầu mỡ, que hàn , ốc vít, giẻ lau , bao bì… + Nhiên liệu: gồm than đá, hơi đốt,… + Phụ tùng thay thế: là những chi tiết , phụ tùng máy móc thiết bị mà công ty mua về để phục vụ cho việc sửa chữa các phương tiện vận tải, máy móc sản xuất như vòng bi, dây đai, mỏ hàn… + Phế liệu thu hồi: là những loại vật liệu bị thải loại ra trong quá trình sản xuất được công ty thu hồi để bán như đề xê sắt thép các loại… + Bao bì đóng gói và vật liệu khác: bao gồm bìa hộp các tông, gỗ hòm, dây nẹp nhựa, túi ni lông, hộp xốp… Song song với việc phân loại vật liệu, để phục vụ cho việc quản lý vật liệu được chặt chẽ hơn, công ty tiến hành đánh số danh điểm cho từng thứ vật liệu, cụ thẻ là lập mã vật liệu theo nguyên tắc duy nhất. Biểu số 2 Sổ danh điểm vật liệu Mã vật liệu Tên vật liệu Đơn vị tính Tài Khoản Ghi chú 021015 Thép lá CT3 S = 1,5mm Kg 1521 021020 Thép lá CT3S = 2mm Kg 1521 031025 Que hàn điện kg 1522 130011 Sơn tĩnh điện màu kem Kg 1522 131051 GASS(loại 49kg/ bình ) Bình 1523 156001 Vòng bi 6001 Vòng 1524 Việc quản lý ._.có hệ thống, kế toán nên mở sổ chi tiết tài khoản 331 theo mẫu sau: Số liệu từ dòng tổng cộng của sổ chi tiết thanh toán với người bán được lập theo mẫu mới sẽ cho ta thấy tình hình thanh toán với nhà cung cấp rõ ràng hơn bởi số liệu đó được hệ thống theo từng tài khoản từ các hoá đơn chứng từ theo từng ngày phát sinh. Từ số liệu này đưa vào NKCT số 5 sẽ dễ dàng hơn và đảm bảo tính đối chiếu, kiểm tra cao. 4. Phương pháp tính giá vật liệu. Hiện nay, công ty đang sử dụng phương pháp giá đơn vị bình quân gia quyền để tính giá xuất kho vật liệu. Theo phương pháp này, cuối tháng kế toán căn cứ vào số lượng, giá trị vật liệu tồn đầu tháng và những lần nhập trong tháng để tính ra đơn giá bình quân thực tế của vật liệu xuất kho. Công ty áp dụng phương pháp này, mặc dù có ưu điểm là đơn giản, dễ làm nhưng độ chính xác không cao. Hơn nữa, công việc tính toán dồn vào cuối tháng gây ảnh hưởng đến công tác quyết toán nói chung và tập hợp chi phí sản xuất nói riêng. Do đặc điểm sản xuất của công ty là số lần nhập, xuất vật liệu trong tháng diễn thường xuyên. mặt khác giá trị thựctế vật liệu mua vào luôn biến động do vật liệu mua từ nhiều nguồn khác nhau và mỗi lần mua giá cả của từng loại vật liệu ở cùng một nơi cũng có thể khác nhau bởi quy luật của nền kinh tế thị trường. Theo em, với chủng loại và số lượng vật liệu sử dụng cho sản xuất của công ty là nhiều như vậy thì để cho việc ghi sổ và cung cấp các thông tin kế toán quản trị về chi phí , giá thành được thuận lợi, kịp thời, giảm bớt khối lượng công việc vào cuối tháng công ty nên sử dụng phương pháp giá hạch toán. Dùng phương pháp này kế toán sẽ thường xuyên theo dõi được giá trị vật liệu xuất dùng trong tháng. Giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ(hoặc tồn cuối kỳ) = Giá hạch toán vật liệu xuất dùng trong kỳ(hoặc tồn cuối kỳ) x Hệ số giá vật liệu Hệ số giá vật liệu = Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Giá hạch toán vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Khi công ty sử dụng giá hạch toán theo hình thức NKCT, công ty sẽ mở bảng kê số 3 để tính giá thực tế. Theo ví dụ ở phần II, bảng kê số 3 sẽ được lập như sau: Biểu số 27: bảng tính giá thành thực tế vật liệu, ccdc Tháng 1 năm 2002 Chỉ tiêu TK 152 TK 153 HT TT HT TT I. Số dư đầu tháng 2.936.393.394 3.083.213.064 II. Số phát sinh trong kỳ 895.671.071,4 940.454.625 - Từ NKCT số 1 288.055.471,4 302.458.245 - Từ NKCT số 5 492.508.571,4 517.134.000 - Từ NKCT số 10 64.320.742,86 67.536.780 - Từ NKCT số 7 50.786.285,71 53.325.600 III. Cộng số dư đầu tháng và phát sinh trong tháng (I + II) 3.832.064.465 4.023.667.689 IV. Hệ số chênh lệch 1,05 V. Xuất dùng trong tháng 1.836.680.723 1.928.514.759 VI. Tồn cuối tháng 1.995.383.742 2.095.152.930 Bảng phân bổ vật liệu công cụ dụng cụ sẽ được lập như sau: Biểu số 28: Bảng phân bổ vật liệu, ccdc Tháng 1 năm 2002 TK ghi Có TK ghi Nợ TK 152 TK 153 HT TT HT TT TK 621 - Phân xưởng I 95.266.104,76 100.029.410 - Phân xưởng II 1.634.617.834 1.716.348.726 Cộng 1.729.833.939 1.816.378.136 TK 627 - Phân xưởng I 6.014.693.417 6.315.328.090 - Phân xưởng II 4.121.091.133 4.327.145.690 Cộng 10.135.784.550 10.642.573.780 ... ... .... .... .... Tổng cộng 1.836.680.723 1.928.514.759 5. Phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu : Hiện nay, công ty đang áp dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết vật liệu. Phương pháp này đang được sử dụng có hiệu quả tại công ty Cơ khí may Gia Lâm nhưng với chủng loại vật liệu ngày càng đa dạng, tần suất nhập, xuất ngày càng lớn thì đến một lúc nào đó phương pháp này không còn phù hợp nữa. Vì vậy theo em công ty nên áp dụng phương pháp sổ số dư để hạch toán chi tiết vật liệu. Phương pháp này sẽ giúp kế toán giảm bớt khối lượng ghi sổ, tránh trùng lặp giữa thủ kho và kế toán về chỉ tiêu số lượng, việc quản lý vật liệu trở nên đơn giản nhưng rõ ràng, chính xác, nâng cao trách nhiệm của thủ kho. Mặt khác, trong công tác kế toán chi tiết vật liệu tại công ty, việc ghi thẻ kho còn chưa phù hợp. Tại công ty hiện nay, cả thủ kho, thống kê vật tư( thuộc phòng kinh doanh ), kế toán vật liệu đều mở thẻ kho theo dõi tình nhập, xuất, tồn vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Với số lượng, chủng loại vật liệu ngày càng đa dạng, cách ghi này không làm tăng hiệu quả quản lý mà còn làm cho khối lượng công tác kế toán tăng lên vì kế toán vật liệu đã phản ánh sự biến động vật liệu theo cả chỉ tiêu số lượng và giá trị trên sổ chi tiết. Vì vậy, theo em kế toán vật liệu và thống kê vật tư không cần lập thẻ kho nữa mà taị phòng kế toán, kế toán vật liệu chỉ cần theo dõi sự biến động vật liệu trên sổ chi tiết. Như vậy sẽ giúp kế toán vật liệu tiết kiệm đươc thời gian và công sức để giải quyết các công việc khác. Hơn nữa, thủ kho và thống kê vật tư đều thuộc phòng kinh doanh, do đó, thống kê vật tư không cần lập thẻ kho nữa mà công việc này là của thủ kho. Như vậy sẽ giảm bớt được công việc của thống kê vật tư, tránh trùng lặp công việc trong cùng phòng, tiết kiệm thời gian, công sức nhưng không làm giảm hiệu quả quản lý. Theo phương pháp sổ số dư, thẻ kho do thủ kho lập cũng giống như phương pháp thẻ song song. Phiếu giao nhận chứng từ được lập riêng cho chứng từ nhập và chứng từ xuất, thủ kho theo dõi chỉ tiêu số lượng trên cột số lượng còn kế toán sẽ tính và ghi trên cột đơn giá và thành tiền. Biểu số 29: Phiếu giao nhận chứng từ nhập vật liệu (Từ ngày1/1 đến ngày10/1) Số danh điểm Tên vật liệu Phiếu nhập Số lượng Đơn giá Thành tiền Số Ngày 1521TL1,5 Thép lá CT3S = 1,5 mm 18/02 7/1 10.000 6.230 62.300.000 1521TL2 Thép lá CT3S = 2mm 18/02 7/1 12.000 6.030 72.360.000 .... ... .... Phiếu giao nhận chứng từ xuất vật liệu được lập tương tự phiếu giao nhận chứng từ nhập vật liệu. Sau khi lập các phiêú giao nhận chứng từ nhập, xuất vật liệu, kế toán tiến hành lập bảng luỹ kế nhập, xuất vật liệu làm căn cứ để ghi vào bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho vật liệu theo chỉ tiêu giá trị. Biểu số 30: Bảng luỹ kế nhập Tháng 1 năm 2002 Số danh điểm vật liệu Tên vật liệu Số tiền theo các phiếu nhập Cộng Từ 1 - 10/1 Từ 11 - 20/3 Từ 21 - 31/1 1521TL1,5 Thép lá CT3S = 1,5 mm 62.300.000 95.139.000 1521TL2 Thép lá CT3S = 2 mm 72.360.000 105.516.000 .......... Cộng 892.078.150 Kế toán vật liệu lập bảng luỹ kế xuất tương tự như bảng luỹ kế nhập vật liệu. Số liệu trên bảng này đựơc lấy từ phiếu giao nhận chứng từ xuất vật liệu. Từ hai bảng trên, kế toán vật liệu lập bảng tổng hợp nhập, xuất tồn kho vật liệu. Biểu số 31: Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho vật liệu Tháng 1 năm 2002 Danh điểm vật liệu Tên vật liệu Số dư đầu tháng Nhập kho trong tháng Xuất kho trong tháng Số dư cuối tháng 1521TL1,5 Thép lá CT3 S = 1,5 mm 65.366.600 95.139.000 76.570.000 83.935.600 1521TL2 Thép lá CT3 S = 2 mm 85.278.000 105.516.000 99.138.000 91.656.000 ... ... ... ... ... 660.257.800 892.078.150 512.387.500 1.039.948.150 Cuối tháng, sau khi nhận được sổ số dư do thủ kho chuyển lên, kế toán vật liệu căn cứ vào số tồn kho và đơn giá hạch toán để tính thành tiền của từng loại vật liệu. Khi hoàn tất, kế toán kiểm tra, đối chiếu giữa sổ số dư và bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật liệu. Biểu số 32: Sổ số dư Năm 2002 Danh điểm vật liệu Tên vật liệu Đơn vị tính Đơn giá Tháng 1 Tháng 2 SL TT SL TT 1521TL1,5 Thép lá CT3 S = 1,5 mm Kg 6200 13.538 83.935.600 1521TL2 Thép lá CT3 S = 2 mm Kg 6000 15.276 91.656.000 ... ... ... ... ... .. .. ... 6. Hoàn thiện việc ứng dụng tin học vào công tác kế toán Ngày nay, đứng trước nhu cầu thông tin ngày càng cao, ở nước ta đang diến ra quá trình tin học hoá trên nhiều lĩnh vực của nền kinh tế quốc dân trong đó việc ứng dụng các phần mềm kế toán tại các doanh nghiệp nhằm xử lý và cung cấp thông tin nhanh đã thực sự trở nên phổ biến. Là một doanh nghiệp sản xuất, với khối lượng công việc hạch toán tương đối nhiều nhưng việc trang bị máy tính cho phòng kế toán, thiếu đồng bộ. Hiện nay, phòng kế toán có 6 người nhưng chỉ có 3 máy vi tính, do đó, nhiều phần hành được hạch toán trên một maý và nhiều người sử dụng chung một máy. Như vậy, khi số lượng nghiệp vụ phát sinh lớn, liên quan tới nhiều phần hành thì sẽ có người làm và người không làm. Điều này dẫn đến giảm hiệu suất công việc, thông tin không được cung cấp nhanh chóng. Hơn nữa, việc hạch toán các phần hành trên cùng một máy sẽ gây ra sự nhầm lẫn làm sai lệch kết quả ảnh hưởng đến công tác quyết toán. Mặt khác, những máy này là sản phẩm của các hãng khác nhau lại được trang bị từ năm 1993 do đó hầu hết đã lạc hậu, tốc độ xử lý chậm và ít nhiều đã có những hỏng hóc về kỹ thuật. Từ thực tế trên, em nghĩ rằng công ty nên đầu tư thêm máy vi tính cho phòng kế toán hoặc trang bị lại hệ thống máy mới hơn phấn đấu sao cho mỗi nhân viên kế toán sẽ có một máy vi tính riêng phục vụ cho phần hành của họ. Đồng thời công ty cần đào tạo, bồi dưỡng thêm trình độ sử dụng máy vi tính cho các nhân viên kế toán để họ sử dụng thành thạo phần mềm kế toán. Ngoài ra, công ty có thể mời các chuyên gia trong lĩnh vực phần mềm kế toán về công ty để phổ biến các thông tin mới nhất trong lĩnh vực này cho phòng kế toán, giúp công ty lựa chọn được phần mềm phù hợp nhất trong số các phần mềm hiện nay. Nếu làm được như vậy thì công việc hạch toán tại công ty sẽ dễ dàng hơn rất nhiều đặc biệt đối với hạch toán vật liệu- một phần hành vốn phức tạp tại công ty và các thông tin kế toán được cung cấp nhanh hơn, chính xác hơn cho lãnh đạo công ty. Hy vọng rằng trong thời gian tới, việc hoàn thiện này sẽ trở thành hiện thực tại công ty. 7. Việc lập phiếu xuất vật tư theo hạn mức Thực tế tại công ty hiện nay, việc xuất vật tư chưa có một hạn mức cụ thể. Mặc dù phòng kinh doanh đã xem xét tính hợp lý của yêu cầu xin lĩnh vật tư nhưng việc xây dựng hạn mức sử dụng sẽ tạo thuận lợi cho công tác xuất vật liệu vì đã có một định mức xác định trước và các bộ phận căn cứ theo định mức đó mà thực hiện, tránh tình trạng lãng phí vật liệu. Mẫu phiếu xuất vật tư theo hạn mức như sau: Biểu số 33: Phiếu xuất vật tư theo hạn mức Nợ Ngày tháng năm Có Bô phạn sử dụng Lý do xuất Xuất tại kho STT Tên, nhãn hiệu, qui cách vật tư Mã số Đơn vị tính Hạn mức được duyệt trong tháng Số lượng xuất Đơn giá Thành tiền Ngày Ngày Ngày Cộng A B B C 1 2 3 4 5 6 7 Cộng Người nhận ký 8. Một số kiến nghị với các cơ quan chứcnăng: Với tư cách là một sinh viên thực tập, dưới góc độ nghiên cứu về công tác hạch toán vật liệu, em xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến của mình về những qui định của Bộ tài chính trong một số trường hợp hạch toán cụ thể như sau: * Về việc hạch toán giảm giá, bớt giá vật liệu Theo chế độ kế toán hiện hành, nghiệp vụ giảm giá vật liệu được qui định ghi giảm giá trị vật liệu trực tiếp trên TK 152 theo định khoản: Nợ TK 111, 112 Có TK 152 : Số giảm giá được hưởng Bút toán trên chỉ hợp lý trong trường hợp vật liệu nhập kho nhưng chưa xuất dùng. Nếu lô vật liệu đó đã xuất dùng mà kế toán phản ánh phản ánh phần giảm giá như trên nghĩa là đã tính vào lô vật liệu đã xuất dùng sau đó. Mặt khác, số giảm gía được hưởng chỉ phản ánh trên sổ tổng hợp, không ghi vào sổ chi tiết nên kế toán gặp khó khăn trong việc đối chiếu số liệu giữa hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp vì số liệu sẽ sai lệch một khoản đúng bằng số giảm giá được hưởng này. Về mặt giá trị, số giảm giá được hưởng được coi là nhỏ so với tổng giá trị vật liệu nhập trong kỳ nên có thể ghi tăng thu nhập bất thường trong kỳ theo định khoản: Nợ TK 111, 112 Có TK 721 * Về việc hạch toán vật liệu trả lại cho nhà cung cấp ở đơn vị dùng giá hạch toán trong việc hạch toán chi tiết vật liệu Khi trả lại vật liệu cho nhà cung cấp, kế toán ghi: Nợ TK 111,112, 131 Có TK 133 Có TK 152 : ghi theo giá đích danh của lô vật liệu xuất Phần ghi giảm này khi phản ánh trên bảng kê tính gía sẽ bị lệch so với giá trị thực tế được phép ghi giảm do các nguyên tắc: Vật liệu trả lại phải ghi theo giá đích danh của lô đó. Trên bảng kê, số này được ghi vào phần xuất và đã điêu chỉnh theo hệ số giá. Để giá trị vật liệu trả lại được phản ánh chính xác, kế toán nên ghi vào phần nhập vật liệu theo giá thực tế trên hoá đơn được hưởng nhưng ghi theo giá trị âm. * Về việc xử lý số vật liệu, công cụ dụng cụ thiếu Theo qui định hiện nay, tại các doanh nghiệp khi phát hiện ra vật liệu thiếu đã xác định được nguyên nhân và được bồi thường, kế toán ghi :Nợ TK 111, 334, 1388 Có TK 152 : giá không thuế Cách ghi này chưa chặt chẽ vì khoản thuế GTGT đầu vào không được phản ánh. Hơn nữa, giá trị đền bù phải lớn hơn giá trị thực tế mua vào của vật liệu. Như vậy mới có tác dụng ngăn ngừa hiện tượng mất mát, thiếu hụt vật tư, nâng cao tinh thần trách nhiệm trong việc bảo vệ tài sản của công ty. Theo em, bút toán trên có thể được phản ánh bởi hai bút toán sau:a) Nợ TK 821 Có TK 133 Có TK 152 : giá thực tế mua vào của vật liệu b) Nợ TK 111, 334, 1388 giá bồi thường Có TK 721 III. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hiệu quả quản lý vật liệu tạI công ty Cơ khí may Gia Lâm 1. Vốn lưu động và ý nghĩa của quản lý vật liệu với việc nang cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động Vốn lưu động là biểu hiện bằng tiền của tài sản lưu động và tàI sản trong lưu thông. Vốn lưu động được phân bổ ở nhiều khâu và nhiều lĩnh vực đồng thời chúng lại chu chuyển rất nhanh nên việc phân bổ và sử dụng hợp lý loại vốn này có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Trong quá trình sử dụng, doanh nghiệp phải có trách nhiệm bảo toàn và phát triển vốn lưu động thông qua việc quản lý chặt chẽ tình hình cung cấp, dự trữ và sử dụng vật tư , sản phẩm, hàng hoá, các khoản nợ phải thu và các loạI vốn bằng tiền. Có như vậy quá trình sản xuất mới không bị gián đoạn. Quản lý vật liệu phải được tiến hành toàn diện ở tất cả các khâu từ cung ứng, dự trữ đến sử dụng vật liệu vì các khâu này đều có ảnh hưởng đến tốc độ luân chuyển của vốn lưu động. Nếu cung ứng thừa và dự trữ quá lớn sẽ gây ra ứ đọng vốn làm chậm tốc độ luân chuyển của vốn và làm giảm hiệu quả sử dụng vốn. Ngược lại, nếu cung cấp khoong đủ về số lượng, không kịp thời, đồng bộ sẽ làm gían đoạn quá trình sản xuất kinh doanh. Hơn nữa trong khâu sử dụng, nếu vật liệu được sử dụng có chất lượng tốt, sử dụng tiết kiệm, hợp lý thì đó sẽ là cơ sở để giảm chi phí, hạ giá thành,tăng năng suất lao động, nâng cao chất lượng sản phẩm và làm tăng doanh thu, lợi nhuận. Doanh thu và lợi nhuận là hai yếu tố có tính quyết định đến các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả sử dụng vốn lưu động vì với một số vốn lưu động nhất định, hiệu qủa sử dụng sẽ tăng dần lên khi doanh thu và lợi nhuận tăng lên. Suy cho cùng, quản lý vật liệu nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động và thông qua các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả sử vốn lưu động như: sức sản xuất của vốn lưu động, sức sinh lợi của vốn lưu động,… để đo lường công tác quản lý vật liệu. 2. Đánh giá tình hình sử dụng vốn lưu động tại công ty Cơ khí may Gia Lâm Do đặc điểm chi phí vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm( khoảng 60% ) và chủng loại vật liệu đa dạng nên việc bảo dảm sử dụng vật liệu tiết kiệm, hợp lý luôn được công ty coi là biện pháp hàng đầu để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động nói riêng và hiệu quả sản xuất kinh doanh nói chung. Vì vậy trong những năm qua, công ty đã luôn quan tâm đến công tác quản lý vật liệu ở tất cả các khâu từ thu mua, dự trữ đến bảo quản và sử dụng. + Về công tác thu mua: Công ty có một đội ngũ cán bộ cung ứng linh hoạt, năng động và có mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp nên luôn tìm và mua được các nguồn hàng với giá cả hợp lý, bảo đảm chất lượng, số lượng và tiến độ. + Về tổ chức kho vật tư : Hệ thống kho được tổ chức hợp lý với đủ các đIều kiện bảo quản vật tư, việc nhập, xuất và kiểm kê kho được đảm bảo thuận lợi, đủ sổ sách ghi chép. + Về sử dụng vật liệu: Công ty đã xây dựng được định mức sử dụng vật liệu và sử dụng tiết kiệm. Vật liệu được xuất dùng đúng mục đích sản xuất và quản lý sản xuất dựa trên định mức vật liệu định trước. Khi có nhu cầu về vật liệu thì các bộ phận sử dụng làm phiếu xin lĩnh vật tư gửi lên phòng kinh doanh. Căn cứ vào tính hợp lý, hợp lệ của nhu cầu sử dụng vật liệu, vào lượng vật liệu tồn kho, phòng kinh doanh sẽ duyệt hoặc quyết định đi mua thêm vật liệu. Như vậy , vật liệu tại công ty luôn được cung cấp đầy đủ, kịp thời, sử dụng đúng mục đích, giảm được hao hụt, mất mát, lãng phí vật liệu. Để đánh gía hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại công ty, ta xem xét một số chỉ tiêu được thể hiện qua bảng dưới đây: Biểu số 34: STT Chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001 Chênh lệch 1 Doanh thu thuần 31.075.300.877 31.160.040.816 +84.739.939 2 Vốn lưu động bình quân 10.263.012.826 12.787.117.299 +2.524.104.473 3 Lợi nhuận 388.636.051 514.870.389 +126.234.338 4 Giá trị vật tư xuất dùng 13.833.997.002 17.079.118.167 +3.245.121.165 5 Giá trị vật tư tồn đầu kỳ 672.573.426 660.890.773 -11.682.653 6 Giá trị vật tư tồn cuối kỳ 660.890.773 3.083.213.064 +2.422.322.291 7 Số dư bình quân vật tư tồn kho [ 7 = (5 + 6 )/2 666.732.099,5 1.872.051.919 +1.205.319.819 8 Sức sản xuất vốn lưu động( 8 = 1/2 ) 3,028 2,436 -0,592 9 Sức sinh lợi vốn lưu động( 9 = 3/2 ) 0,038 0,042 +0,004 10 Hệ số quay kho( 10 = 4/7 ) 20,749 9,123 -11,626 11 Hệ số luân chuyển vốn lưu động ( 11 = 1/2 ) 3,028 2,436 -0,592 12 Hệ số đảm nhiệm vốn lưu động( 12 = 2/1) 0,33 0,41 +0,08 13 Số ngày 1 vòng luân chuyển ( 13 = 360 ngày/11) 118,89 147,783 +28,893 14 Số vốn lưu động tiết kiệm(-) hay lãng phí (+) +2.500.852.940,204 Trong đó: Doanh thu thuần = Doanh thu bán hàng - Chiết khấu bán hàng - Giảm giá hàng bán - Doanh thu hàng bán bị trả lạI - Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu Vốn lưu động bình quân = Vốn lưu động đầu năm + Vốn lưu động cuối năm 2 Thời gian kỳ phân tích qui ước là 360 ngày. Để phân tích các chỉ tiêu về hiệu quả sử dụng vốn lưu động tạI công ty ta dùng phương pháp thay thế liên hoàn để tính toán mức độ ảnh hưởng của các yếu tố đến chỉ tiêu phân tích như sau: * Sức sản xuất vốn lưu động năm 2001 là 2,436; năm 2000 là 3,028 nghĩa là cứ 1 đồng vốn lưu động năm 2001 thì tạo ra 2,436 đồng doanh thu thấp hơn so với năm 2000 là 0,592 đồng là do ảnh hưởng của hai nhân tố: + Do vốn lưu động bình quân tăng 2.524.104.473 đồng làm cho sức sản xuất vốn lưu động giảm 0,6 đồng: 31.160.040.816 - 31.160.040.816 = 2,436 - 3,036 = - 0,6 12.787.117.299 10.263.012.826 + Doanh thu tăng 84.739.939 làm cho sức sản xuất vốn lưu động tăng 0,008 đồng: 31.160.040.816 - 31.075.300.877 = 3,036 - 3,028 = +0,008 10.263.012.826 10.263.012.826 Như vậy, nguyên nhân làm cho sức sản xuất vốn lưu động năm 2001 giảm so với năm 2000 là do vốn lưu động bình quân tăng nhiều hơn doanh thu. Sức sản xuất vốn lưu động giảm, công ty sử dụng vốn lưu động chưa hiệu quả. * Sức sinh lời của vốn lưu động năm 2001 là 0,042 đồng, năm 2000 là 0,028 đồng nghĩa là cứ 1 đồng vốn lưu động năm 2001 tạo ra 0,042 đồng lợi nhuận cao hơn chỉ tiêu naỳ năm 2000 là 0,004 đồng là do ảnh hưởng của hai nhân tố: + Do vốn lưu động bình quân tăng 2.524.104.473 đồng làm cho sức sinh lợi vốn lưu động giảm 0,008 đồng: 514.870.389 - 514.870.389 = 0,042 - 0,05 = -0,008 12.787.117.299 10.263.012.826 + Do lợi nhuận năm 2001 tăng 126.234.338 đồng làm cho sức sinh lợi vốn lưu động tăng 0,42 đồng: 514.870.389 - 388.636.051 = 0,05 - 0,038 = +0,012 10.263.012.826 10.263.012.826 Như vậy, nguyên nhân chính làm cho sức sinh lợi vốn lưu động tăng lên là do sự tăng lợi nhuận của công ty. Công ty đã và đang thực hiện các chính sách tối ưu trong lĩnh vực tiêu thụ sản phẩm, sử dụng tiết kiệm vật liệu dẫn đến chi phí sản xuất giảm, giá thành hạ, lợi nhuận tăng. Đây là phương hướng, chính sách tốt, công ty cần phát huy. * Hệ số quay kho vật tư năm 2000 là 20,749; năm 2001 là 9,123 giảm so với năm 2000 là 11,126 vòng là do ảnh hưởng của hai nhân tố: + Do ảnh hưởng của số dư bình quân vật tư tồn kho: 17.079.118.167 - 17.079.118.167 = 9,123 - 25,616 = - 16,493 1.872.051.919 666.732.099,5 + Do giá trị vật tư xuất dùng trong kỳ: 17.079.118.167 - 13.833.997.002 = 25,616 - 20,749 = + 4,867 666.732.099,5 666.732.099,5 Số dư bình quân vật tư tồn kho năm 2001 tăng 1.205.319.819 so với năm 2001 làm hệ số quay kho vật tư giảm 16,493 vòng. Do giá trị vật tư xuất dùng năm 2001 tăng hơn so với năm 2000 là 3.245.121.165 làm hệ số quay kho vật tư tăng 4,867 vòng. Như vậy, công ty cần có kế hoạch, biện pháp thu mua, dự trữ tốt hơn nữa để giảm bớt lượng vật tư tồn kho và như vậy số vòng quay của vật tư sẽ tăng lên, dẩy nhanh tốc độ luân chuyển vốn lưu động, nâng cao hiệu quả sử dung vốn lưu động. * Hệ số luân chuyển vốn lưu động năm 2000 là 3,028; năm 2001 là 2,436 giảm 0,592 so với năm 2000. Điều đó có nghĩa là vốn lưu động năm 2001 quay được 2,436 vòng trong khi năm 2000 quay được 3,028 vòng, giảm 0,592 vòng so với năm 2000 là do ảnh hưởng cuả hai nhân tố: + Do ảnh hưởng của vốn lưu động bình quân: 31.160.040.816 - 31.160.040.816 = 2,436 - 3,036 = - 0,6 12.787.117.299 10.263.012.826 + Do ảnh hưởng của doanh thu: 31.160.040.816 - 31.075.300.877 = 3,036 - 3,028 = +0,008 10.263.012.826 10.263.012.826 Vốn lưu động bình quân tăng 2.524.104.473 làm số vòng quay vốn lưu động giảm 0,6 vòng trong khi doanh thu tăng 84.739.939 làm tốc độ quay vốn lưu động tăng 0,008 vòng. Như vậy, tốc độ luân chuyển của vốn lưu động năm 2001 giảm so với năm 2000 chủ yếu do doanh thu tăng chậm hơn vốn lưu động bình quân. Điều này chứng tỏ tình trạng ứ đọng vốn trong dự trữ là lớn. * Hệ số đảm nhiệm vốn lưu động: Năm 2001, hệ số này là 0,41; năm 2000 là 0,33 nghĩa là để tạo ra 1 đồng doanh thu thuần năm 2001 phải bỏ vào sản xuất 0,41 đồng vốn lưu động trong khi năm 2000 chỉ phải bỏ ra 0,33 đồng. Như vậy đã làm tăng 0,08 đồng là do ảnh hưởng của hai nhân tố: + Do ảnh hưởng của doanh thu: 12.787.117.299 - 12.787.117.299 = 0,41 - 0,411 = - 0,001 31.160.040.816 31.075.300.877 + Do ảnh hưởng của vốn lưu động bình quân: 12.787.117.299 - 12.787.117.299 = 0,411 - 0,33 = + 0,081 31.075.300.877 31.075.300.877 Như vậy, doanh thu tăng làm hệ số đảm nhiệm vốn lưu động giảm 0,001 trong khi vốn lưu động bình quân làm hệ số đảm nhiệm vốn lưu động tăng 0,081đồng. Chỉ tiêu vốn lưu động bình quân tăng nhanh hơn doanh thu thuần và có ảnh hưởng quyết định đến hệ số đảm nhiệm vốn lưu động. * Thời gian 1 vòng luân chuyển vốn lưu động năm 2001 là 147,783 ngày, năm 2000 là 118,89 ngày. Như vậy, thời gian 1 vòng luân chuyển vốn lưu động năm 2001 tăng 28,893 ngày là do ảnh hưởng của hai nhân tố. Trong đó: Thời gian 1 vòng luân chuyển vốn lưu động = Thời gian kỳ phân tích = Thời gian kỳ phân tích x vlđ bình quân Số vòng luân chuyển Tổng số doanh thu thuần + Do ảnh hưởng của vốn lưu động bình quân đến số ngày: 360 x 12.787.117.299 - 360 x 10.263.012.826 = 147,96 - 118,18 = +29,16 31.075.300.877 31.075.300.877 + Do ảnh hưởng của doanh thu thuần : 360 x 12.787.117.299 - 360 x 12.787.117.299 = 147,6 - 147,96 = - 0,36 31.160.040.816 31.075.300.877 Như vậy, do vốn lưu động bình quân tăng nhanh hơn doanh thu thuần nên đã làm cho thời gian 1 vòng luân chuyển vốn lưu động tăng 28.893 ngày làm ứ đọng vốn trong dự trữ. Số vốn lưu động mà công ty lãng phí do tốc độ luân chuyển vốn lưu động giảm trong năm 2001 là: 31.160.040.816 x ( 147,783 - 118,89 ) = + 2.500.852.940,240 360 3. Phương hướng nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại công ty Cơ khí may Gia Lâm Công ty Cơ khí may Gia Lâm đã và đang có nhiều cố gắng trong việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Để sử dụng vốn lưu động có hiệu quả, công ty cần đẩy nhanh tốc độ luân chuyển vốn bằng cách áp dụng đồng bộ các biện pháp nhằm giảm số lượng vốn, rút ngắn thời gian vốn lưu lại ở các khâu cung ứng, dự trữ, sản xuất, tiêu thụ của quá trình sản xuất kinh doanh. Cụ thể bao gồm các biện pháp sau: * Đối với khâu cung ứng, dự trữ vật liệu: Công ty cần duy trì và phát triển tốt hơn mối quan hệ với các nhà cung cấp để luôn đảm bảo vật tư được cung cấp đầy đủ, kịp thời đảm bảo số lượng cũng như chất lượng. Công ty nên mua vật tư làm nhiều lần, mỗi lần mua với số lượng vừa phải, phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh nhằm giảm lượng vật tư dự trữ, góp phần giải phóng kho tàng và tiết kiệm được vốn lưu động để sử dụng cho các hoạt động khác. Đồng thời, các cán bộ cung ứng cần linh hoạt và năng động hơn, thường xuyên nắm bắt giá cả thị trường để tìm mua được các nguồn vật liệu với giá rẻ, dự báo được tình hình biến động vật liệu trên thị trường để có các biện pháp ứng phó kịp thời, tránh tình trạng vật liệu khan hiếm làm gián đoạn quá trình sản xuất. Mặt khác, khi mua vật liệu về, công ty cần tăng cường công tác kiểm nghiệm để phát hiện ra các vật liệu kém phẩm chất, không đúng chủng loại từ đó loại bỏ hoặc trả lại nhà cung cấp để đỡ tốn kho tàng lưu trữ, đỡ tốn công bảo quản và như vậy vốn lưu động được sử dụng tiết kiệm, đúng mục đích. Về công tác kiểm kê kho, theo em, công ty cần tổ chức kiểm kê kho thường xuyên hơn nữa, chẳng hạn 6 tháng một lần, đồng thời đánh giá lại toàn bộ vật tư tồn kho, thường xuyên đối chiếu số liệu giữa kế toán và thủ kho. Ngoài ra, công ty cần đề ra các qui định xử phạt nghiêm minh các trường hợp mất mát, thiếu hụt vật tư bằng cách tăng cường hơn nữa trách nhiệm vật chất của những người có liên quan. Với những vật tư tồn đọng lâu năm, công ty nên tổ chức thanh lý, nhượng bán ngay để thu hồi vốn, giải phóng hệ thống kho tàng. * Đối với khâu sản xuất Công ty cần đầu tư các dây chuyền công nghệ tiên tiến của nước ngoài để tăng cường áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản xuất nhằm tăng năng suất lao động, giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, tạo ra sản phẩm có chất lượng cao, giá rẻ từ đó nâng cao lợi thế cạnh tranh của công ty so với các đối thủ cạnh tranh trên thị trường. Để lựa chọn được một dây chuyền công nghệ phù hợp cả về chất lượng và giá cả, công ty cần tìm hiểu kỹ càng, chủ động tìm kiếm và mời các chuyên gia tham gia đánh giá công nghệ hoặc thông qua các công ty tư vấn. Công ty chỉ nên nhập các thiết bị, công nghệ có khoảng cách không quá xa về trình độ so với công nghệ hiện đại của ngành nhằm tránh bị lạc hậu nhanh. Khi đã lựa chọn được dây chuyền, công nghệ phù hợp, công ty cần tạo đủ điều kiện, tiền đề giúp cho việc đưa công nghệ mới vào sản xuất nhanh chóng, duy trì và khai thác có hiệu quả. Đồng thời, công ty cần quan tâm đến công tác đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ cán bộ chuyên môn, công nhân lành nghề, tạo điều kiện cho họ học tập, nghiên cứu, nắm bắt được những tri thức khoa học mới để họ phát huy được hết khả năng tiềm tàng. Với những lao động trẻ mới tuyển dụng, công ty nên tổ chức những lớp đào tạo, bồi dưỡng cho cán bộ, công nhân bậc cao có kinh nghiệm lâu năm giảng dạy. Khi nguồn nhân lực đã có chất lượng tốt thì hiệu quả sản xuất kinh doanh sẽ tăng nhanh. Lao động có chất lượng cao sẽ làm năng suất lao động tăng lên, giảm số sản phẩm hỏng, tiết kiệm vật liệu, hạ giá thành, làm cơ sở cho việc hạ giá bán sản phẩm, làm tiền đề tạo ra sức mạnh cạnh tranh cho công ty trên thị trường và tiếp thu, vận hành công nghệ, máy móc, thiết bị sản xuất hiện đại. Bên cạnh đó, công ty cần thực hiện đầy đủ chế độ thưởng phạt: tăng cường kỷ luật sản xuất với các công nhân vi phạm chế độ lao động, làm thất thoát vật chất đồng thời đề ra các chế độ khen thưởng đối với các cá nhân, tập thể đã có sáng kiến trong sản xuất như tiết kiệm vật liệu, nâng cao chất lượng sản phẩm,...Tuy nhiên, công ty cần thực hiện đúng theo qui định của nhà nước: " ... doanh nghiệp được chi thưởng tiết kiệm vật tư, hạch toán vào chi phí kinh doanh theo số thực chi nhưng không vượt quá hiệu quả đem lại từ các khoản chi này...". Để đào tạo cán bộ, công nhân, đầu tư máy móc thiết bị, công nghệ, mỗi công ty cần phải có một nguồn kinh phí nhất định. Đây là một vấn đề khó mà các doanh nghiệp Việt Nam luôn gặp phải. Thực tế tại công ty Cơ khí may Gia Lâm, nguồn vốn nhận được từ ngân sách nhà nước là rất hạn hẹp so với nhu cầu vốn sử dụng vào sản xuất kinh doanh. Do vậy, công ty thường phải huy động vốn từ các nguồn khác như từ các ngân hàng, từ cán bộ công nhân viên,... Để giải quyết vấn đề này, theo em có rất nhiều cách nhưng trước tiên và chủ yếu là công ty là công ty phải phát huy nội lực, nỗ lực sử dụng vốn tiết kiệm, mặt khác, công ty có thể huy động vốn bằng con đường khác như cổ phần hoá hoặc hợp tác liên doanh với nước ngoài. Liên doanh với nước ngoài sẽ mang lại không chỉ vốn mà kèm theo đó là cả công nghệ tiên tiến và kinh nghiệm quản lý hiện đại. Ngoài ra, công ty có thể tham gia vào các tổ chức, hiệp hội doanh nghiệp,... để nhận được sự giúp đỡ về vốn, về kỹ thuật,... * Đối với khâu tiêu thụ Công ty nên hình thành các cửa hàng, đại lý và bộ phận marketing để giới thiệu sản phẩm của công ty tới khách hàng, để có được các chiến lược quảng cáo, tiêu thụ sản phẩm có hiệu quả. Đồng thời, công ty cần có các biện pháp hỗ trơ tiêu thụ như chào hàng, khuyến mại, giảm giá,... để đẩy nhanh tốc độ tiêu thụ sản phẩm, giảm thời gian tồn đọng của vốn lưu động. Bên cạnh đó, công ty nên tiếp thu ý kiến từ phía khách hàng thông qua các hội nghị khách hàng. Ngoài ra, công ty nên tham gia vào các cuộc triển lãm trong nước cũng như quốc tế để có thể giới thiệu nhiều hơn về sản phẩm của mình. Khi thanh toán, công ty nên chọn những phương thức thanh toán phù hợp, thuận tiện cho khách hàng. Với các khoản nợ có giá trị lớn, thời gian dài, công ty nên tìm mọi biện pháp đòi được nợ, thu hồi vốn, tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn quá lâu. Với các khoản nợ không thể đòi được, công ty cần xử lý ngay để bảo toàn vốn. Trên đây là những suy nghĩ, ý kiến mà em đã mạnh dạn đề xuất. Em hy vọng rằng những ý kiến này sẽ giúp ích phần nào cho công ty Cơ khí may Gia Lâm trong việc hoàn thiện công tác kế toán, nâng cao hơn nữa hiệu quả sử dụng vốn lưu động cuả mình và đạt được nhiều thành công hơn nữa trên con đường phát triển./. ._.