Thực trạng và một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán chi phí kinh doanh của Công ty du lịch Việt Nam tại Hà Nội

trong nền kinh tế thị trường hiện nay, mục tiêu quan trọng hàng đầu khi bước vào hoạt động kinh doanh vẫn là lợi nhuận . Từ đó ,vấn đề đặt ra cho doanh nghiệp là làm thế nào để đạt mức lợi nhuận cao nhất với chi phí thấp nhất . Để có quyết định đúng đắn phục vụ hoạt động kinh doanh , thông tin kế toán về chi phí có vai trò rất quan trọng giúp cho các nhà lãnh đạo đánh giá đúng tình hình hoạt động kinh doanh . Hơn nữa , hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp du lịch có tính chất thời vụ , sản phẩm dịch vụ phong phú đa dạng vì vậy. Việc tập hợp chi phí để tính giá thành có vai trò quan trọng Các doanh nghiệp du lịch Việt Nam dường như rơi vào tình trạng không thống nhất trong cách hạch toán . Với mỗi doanh nghiệp khác nhau thì việc xác định tài khoản chi phí kinh doanh có nội dung không đồng nhất gây khó khăn cho các nhà quy hoạch tổng thể . Cho nên việc nghiên cứu hoàn thiện công tác hạch toán chi phí kinh doanh - đề tài mà em nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng và thiết thực là : - Đối với doanh nghiệp : Việc xác định hợp lý các chi phí kinh doanh sẽ đảm bảo kết quả kinh doanh của doanh nghiệp chính xác giúp các nhà lãnh đạo trong việc ra quyết định của mình được đúng đắn . - Đối với cơ quan quản lý nhà nước : Xác định chính xác khoản thuế mà doanh nghiệp phải nộp . Nội dung của đề tài. Phần I : Cơ sở lý luận của công tác hạch toán chi phí kinh doanh du lịch dịch vụ. Phần II: Thực trạng và một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán chi phí kinh doanh của công ty du lịch Việt Nam tại Hà Nội. Phần I Cở sở lý luận của công tác hạch toán chi phí kinh doanh du lịch dịch vụ I) Đặc điểm của hoạt động kinh doanh du lịch Hoạt động kinh doanh du lịch là một ngành kinh tế tổng hợp , cung cấp sản phẩm dịch vụ phục vụ nhu cầu sinh hoạt và đáp ứng nhu cầu về đời sống văn hoá tinh thần của nhân dân . Hoạt động kinh doanh du lịch có những đặc điểm chủ yếu sau : 1) Hoạt động kinh doanh du lịch là hoạt động bằng lao động có tổ chức kỹ thuật kết hợp với việc sử dụng các loại nguyên vật liệu và trang thiết bị thích hợp nhằm làm thoả mãn một nhu cầu nào đó trong đời sống sinh hoạt của nhân dân , hoặc phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của một ngành kinh tế khác . 2) Sản phẩm du lịch là những dịch vụ mà công ty du lịch cung ứng cho khách hàng nhằm đáp ứng , thoả mãn nhu cầu nghỉ ngơi , giải trí... Nhu cầu du lịch là loại nhu cầu cao cấp không tồn tại độc lập , riêng rẽ mà đòi hỏi phải mang tính đồng bộ , tổng thể cao . Hơn nữa không thể dùng các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật đặc trưng để xác định chất lượng sản phẩm . Vì vậy chất lượng sản phẩm du lịch thường không ổn định . Việc đánh giá chất lượng sản phẩm dịch vụ còn tuỳ thuộc vào tâm lý của khách hàng . 3) Quá trình sản xuất ra sản phẩm dịch vụ đồng thời là quá trình tiêu thụ ( được thực hiện trực tiếp với khách hàng ) trong một quá trình nhất định nên nói chung trong hoạt động kinh doanh du lịch thường không có sản phẩm dở dang . 4) Hoạt động kinh doanh du lịch mang tính thời vụ phụ thuộc nhiều vào điều kiện tự nhiên , văn hóa , kinh tế , chính trị , xã hội , điều kiện lịch sử... và thường không có sự ăn khớp giữa cung và cầu . Điều này có nghĩa là kinh doanh du lịch hoạt động mạnh , tập trung vào một vài tháng trong năm . Nguyên nhân dẫn đến hiện tượng này là do du khách có thì giờ rỗi rãi và muốn hưởng thụ thời gian đó trong một khoảng thời gian thích hợp về khí hậu và môi trường . Trường hợp trên đã gây những bất lợi trong kinh doanh hoặc gây lãng phí do sử dụng các yếu tố sản xuất với công suất thấp làm chi phí cố đinh trong giá thành sản phẩm tăng lên dẫn đến hiệu quả kinh doanh thấp . Ngược lại nếu các yếu tố sản xuất bị sử dụng quá tải sẽ gây nên tình trạng căng thẳng trong kinh doanh , làm ảnh hưởng đến chất lượng phục vụ , gây ấn tượng không tốt cho du khách đặc biệt là du khách nước ngoài . Chính vì vậy , muốn phát triển thị trường du lịch phải coi trọng chữ tín , không chạy theo lợi nhuận trước mắt là tuỳ tiện tăng giá dịch vụ . 5) Đối tượng phục vụ của ngành du lịch luôn di động và rất phức tạp , số lượng khách cũng như số ngày lưu lại của khách luôn biến động , tổ chức hoạt động kinh doanh du lịch mang tính phân tán và không ổn định . Cho nên vấn đề đặt ra cho các doanh nghiệp du lịch là phải theo dõi chi tiết , thường xuyên từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hạch toán kinh doanh phù hợp , chính xác . 6) Kinh doanh du lịch là một ngành kinh tế tổng hợp bao gồm nhiều ngành hoạt động khác nhau như : Kinh doanh hướng dẫn du lịch Kinh doanh hàng hoá. Kinh doanh vận tải. Kinh doanh khách sạn. Hoạt động sản xuất trong du lịch Hoạt động xây lắp . Hoạt động sản xuất hàng mỹ nghệ . Do đó phải xác định đúng đối tượng tập hợp chi phí cho phù hợp . II ) Khái niệm chi phí và nội dung các khoản chi phí du lịch . 1) Khái niệm chi phí Chi phí sản xuất kinh doanh trong du lịch là thể hiện bằng tiền toàn bộ hao phí về lao động sống và lao động vật hoá phát sinh trong quá trình hoạt động, kinh doanh của doanh nghiệp để tạo ra sản phẩm lao vụ và dịch vụ phục vụ khách du lịch . Chi phí kinh doanh dịch vụ trong du lịch được chia làm hai loại : Chi phí trực tiếp và chi phí quản lý chung . Phù hợp với đặc điểm hoạt động trong du lịch giá thành thực tế của khối lượng dịch vụ đã tiêu thụ chỉ bao gồm số chi phí trực tiếp tính cho khối lượng dịch vụ đó , còn các chi phí quản lý doanh nghiệp là những khoản chi phí có liên quan chung đến toàn bộ hoạt động của cả doanh nghiệp chứ không tách riêng cho bất kỳ một hoạt động nào . 2) Nội dung chi phí trong kinh doanh du lịch 2.1 Nội dung chi phí trực tiếp . Đặc điểm của kinh doanh du lịch như đã nêu ở trên là không tạo ra sản phẩm hàng hoá mà tạo ra sản phẩm dịch vụ cho khách hàng . Trong quá trình kinh doanh dịch vụ , người lao động sử dụng tư liệu lao động và kỹ thuật của mình cùng với một số loại vật liệu nhiên liệu phù hợp với từng loại hoạt động dịch vụ để tạo ra sản phẩm lao vụ phục vụ khách hàng nói chung cũng như người đi du lịch nói riêng . Vì vậy chi phí trực tiếp cho từng loại kinh doanh được quy định cụ thể như sau : 2.1.1 Hoạt động kinh doanh hướng dẫn du lịch . Đối với hoạt động này , chi phí trực tiếp được xác định là những chi phí phục vụ trực tiếp khách du lịch gồm có : Tiền trả cho các khoản ăn , uống , nghỉ ngơi , tiền thuê phương tiện đi lại, vé đò , phà , tiền vé vào cửa các di tích danh lam thắng cảnh ... Tiền lương và các khoản trích theo lương tính vào chi phí của cán bộ hướng dẫn khách du lịch . Chi phí trực tiếp khác : Công tác phí của cán bộ hướng dẫn du lịch , chi phí giao dịch , ký kết , hợp đồng du lịch , hoa hồng cho các môi giới . 2.1.2 Kinh doanh khách sạn và các dịch vụ khác. Các chi phí trực tiếp tính cho các loại hoạt động này bao gồm: Chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên bếp , bar , nhà ăn ... và nhân viên phục vụ các dịch vụ khác . Chi phí vật liệu trực tiếp Chi phí khấu hao tài sản cố định sản xuất kinh doanh Chi phí điện nước Các chi phí trực tiếp khác : Nhiên liệu, công cụ , dụng cụ, bao bì luân chuyển 2.1.3 Kinh doanh vận chuyển. Trong hoạt động kinh doanh du lịch, việc vận chuyển khách du lịch đi thăm quan theo tuyến du lịch có ý nghĩa rất lớn . Các chi phí trực tiếp được tính cho dịch vụ này gồm . Chi phí vật liệu trực tiếp : nguyên liệu, dầu mỡ và các vật liệu khác Chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương ( KPCĐ, BHXH,BHYT ) , tiền thưởng trong lương của lái xe , phụ xe. Khấu hao của phương tiện vận tải Trích trước chi phí săm lốp Chi phí sửa chữa phương tiện vận tải Lệ phí giao thông Tiền mua bảo hiểm xe Chi phí trực tiếp khác : thiệt hại đâm , đổ và khoản bồi thường thiệt hại . 2.2 Nội dung chi phí quản lý trong kinh doanh du lịch ở các đơn vị kinh doanh du lịch chi phí quản lý là các chi phí gián tiếp và có tính chất chung trong toàn doanh nghiệp . Chi phí này được tập hợp cho mọi hoạt động : kinh doanh dịch vụ , kinh doanh vận chuyển, kinh doanh hàng hoá... Chi phí quản lý doanh nghiệp gồm các chi phí quản lý kinh doanh , chi phí quản lý hành chính và các chi phí chung khác liên quan đến hoạt động của cả doanh nghiệp . Chi phí quản lý doanh nghiệp được hạch toán chi tiết theo nội dung khoản mục chi phí như : Chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên quản lý doanh nghiệp . Chi phí vật liệu , dụng cụ , đồ dùng cho văn phòng . Khấu hao tài sản cố định . Thuế môn bài , thuế nhà đất . Chi phí sửa chữa tài sản cố định . Lãi tiền vay phải trả . Tiền điện thoại , điện tín Chi phí hội nghị tiếp khách . Công tác phí Các chi phí quản lý khác. 3) Đối tượng tập hợp chi phí trong kinh doanh du lịch . Khi xác định đối tượng tập hợp chi phí sản xuất , trước hết ta phải căn cứ vào mục đích sử dụng của chi phí đó , sau đó mới căn cứ vào địa điểm phát sinh chi phí... Doanh nghiệp kinh doanh du lịch thường tiến hành nhiều loại hoạt động như: hoạt động HDDL , KDVC ... thì đối tượng tập hợp chi phí có thể được xác định là từng lĩnh vưc hoạt động kinh doanh. Trong trường hợp từng hoạt động kinh doanh có nhiều chủng loại sản phẩm thì tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý , hạch toán có thể xác định đối tượng tập hợp chi phí theo từng loại sản phẩm . 4) Phương pháp tập hợp chi phí du lịch Để tiến hành công tác kế toán tập hợp chi phí trong kinh doanh du lịch được chính xác , phải căn cứ vào đặc điểm tính chất của từng loại chi phí có liên quan tới đối tượng tập hợp chi phí mà xác định phương pháp tập hợp chi phí cho phù hợp . Người ta thường sử dụng hai phương pháp chủ yếu sau. 4.1 Phương pháp tập hợp trực tiếp Phương pháp này được dung để tập hợp chi phí sản xuất mà chi phí này lien quan trực tiếp đến đối tượng tập hợp chi phí . Phương pháp này đòi hỏi ngay từ khâu hạch toán ban đầu trên các chứng từ kế toán phải ghi chép riêng theo từng đối tượng hạch toán . Căn cứ vào chứng từ mà kế toán tổng hợp trực tiếp cho từng đối tượng có liên quan . 4.2 Phương pháp phân bổ gián tiếp . Phương pháp này áp dụng đối với những chi phí du lịch liên quan đến nhiều đối tượng tập hợp chi phí mà không thể tổ chức hạch toán ban đầu riêng cho từng đối tượng được , do đó phải dùng phương pháp phân bổ chi phí cho từng đối tượng có liên quan . Nội dung phương pháp này là : Căn cứ vào chứng từ gốc về tổng hợp các chi phí cần phân bổ để phân bổ cho các đối tượng tập hợp chi phí . Chọn tiêu chuẩn phân bổ: tuỳ thuộc vào từng loại chi phí cần phân bổ để chọn tiêu chuẩn phân bổ cho thích hợp . Khi chọn tiêu chuẩn phân bổ cần đảm bảo các yêu cầu sau : + Tiêu chuẩn phân bổ chi phí phải có mối quan hệ kinh tế với các chi phí cần phân bổ. + Đảm bảo tương quan tỷ lệ thuận với chi phí cần phân bổ , đơn giản nhưng bảo đảm tính chính xác . Xác định hệ số phân bổ theo công thức: Chi phí phân bổ Hệ số chi phí = --------------------------- Tiêu chuẩn phân bổ Phân bổ chi phí cho từng đối tượng chi phí : Chi phí phân bổ Tiêu chuẩn phân bổ Hệ số Cho từng đối tượng = cho từng đối tượng * phân Tập hợp chi phí tập hợp chi phí bổ 5) Hạch toán chi phí trong kinh doanh du lịch . 5.1 Hạch toán chi phí trực tiếp 5.1.1 Hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp bao gồm giá trị nguyên vật liệu được sử dụng trực tiếp cho việc sản xuất sản phẩm và thực hiện lao vụ, dịch vụ của ngành kinh doanh khách sạn , du lịch và dịch vụ. Đối với những vật liệu khi xuất dùng có liên quan trực tiếp đến đối tượng tập hợp chi phí riêng biệt ( kinh doanh hàng ăn, kinh doanh vận chuyển ...) thì được hạch toán trực tiếp cho đối tượng đó . Trường hợp vật liệu xuất dùng có liên quan đến nhiều đối tượng tập hợp chi phí không thể tách riêng được thì phải áp dụng phương pháp phân bổ gián tiếp đễ phân bỗ chí phí cho các đối tượng liên quan Để theo dõi chi phí nguyên vật liệu trực tiếp kế toán sử dụng tài khoản 621 '' chi phí nguyên vật liệu trực tiếp '' . Tài khoản này được mở chi tiết cho từng đối tượng tập hợp chi phí . Tài khoản 621 cuối kỳ không có số dư . Nội dung hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp như sau : Khi xuất nguyên vật liệu sử dụng trực tiếp cho sản xuất sản phẩm , thực hiện các lao vụ , dịch vụ , kế toán ghi : Nợ TK 621 chi tiết theo bộ phận Có TK 152 giá thực tế nguyên vật liệu xuất dùng Trường hợp nguyên vật liệu về không qua kho mà xuất dùng trực tiếp kế toán ghi : Nợ TK621 chi tiết theo bộ phận Nợ TK1331 VAT đầu vào của vật liệu mua ngoài xuất dùng thẳng Có TK 111,112 Tổng số tiền mua đã trả cho người bán Có TK 331 Tổng số tiền mua chưa trả cho người bán Có TK 141 Mua vật liệu bằng tiền tạm ứng Cuối kỳ kết chuyển chi phí NVL trực tiếp theo từng đối tượng để tính giá thành sản phẩm , dịch vụ . Nợ TK 154 chi tiết muốn theo bộ phận Có TK 621 chi tiết theo bộ phận 5.1.2 hạch toán chi phí nhân công trực tiếp Chi phí nhân công trực tiếp là những khoản tiền về chi phí lao động trực tiếp phải trả cho công nhân trực tiếp sản xuất sản xuất sản phẩm , thực hiện các lao vụ , dịch vụ ( Nhân viên hướng dẫn du lịch lái phụ xe...) gồm các khoản lương chính , lương phụ và các khoản phụ cấp có tính chất lương , các khoản trích BHYT, BHXH, KPCĐ ( P hần tính vào chi phí ). Để hạch toán chi phí nhân công trực tiếp , kế toán sử dụng tài khoản 622 '' Chi phí nhân công trực tiếp '' . Tài khoản này được mở chi tiết cho từng đối tượng tập hợp chi phí. Tài khoản 622 cuối kỳ không có số dư. Nội dung hạch toán chi phí nhân công trực tiếp như sau: Hàng tháng , căn cứ vào bảng chấm công , bảng kê khối lượng công việc hoàn thành ở từng bộ phận để lập bảng tính và phân bổ tiền lương , kế toán căn cứ vào các số liệu đó để ghi : Nợ TK 622 Chi tiết theo bộ phận Có TK 334 Số tiền lương thực tế phải trả CNV trực tiếp Các khoản trích theo lương ( Phần trích vào chi phí ) : Bảo hiểm xã hội , bảo hiểm y tế , kinh phí công đoàn theo tỷ lệ quy định được kế toán ghi : Nợ TK 622 Chi tiết theo bộ phận Có TK 338 Các khoản trích theo lương của CNV trực tiếp  3382 Kinh phí công đoàn 3383 Bảo hiểm xã hội 3384 Bảo hiểm y tế Do hoạt động của doanh nghiệp mang tính thời vụ nên khi trích tiền công và chi phí kế toán ghi : Nợ TK 622 Chi tiết theo bộ phận Có TK 335 Tiền lương trích trước Cuối kỳ kế toán tiến hành kết chuyển chi phí nhân công trực tiếp vào tài khoản tính giá thành theo từng đối tượng tập hợp chi phí : Nợ TK 154 Chi tiết theo từng bộ phận Có TK 622 Chi tiết theo từng bộ phận 1.5.1.3 Hạch toán chi phí sản xuất chung Chi phí sản xuất chung là những chi phí phục vụ sản xuất kinh doanh phát sinh trong quá trình sản xuất sản phẩm , thực hiện các lao vụ dịch vụ. Chi phí sản xuất chung trong kinh doanh du lịch cũng được tái hợp vào tài khoản 627 '' Tài khoản 627 được mở chi tiết theo từng khoản mục bao gồm : chi phí nhân viên phân xưởng , chi phí vật liệu ,công cụ, dụng cụ sản xuất, khấu hao tài sản cố định , chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi phí bằng tiền khác. Cuối kỳ , kế toán căn cứ vào tiêu thức phân bổ đã lựa chọn để phân bổ cho từng loại hoạt động. Tài khoản 627 cuối kỳ không có số dư Tài khoản 627 được chi tiết thành 6 tiểu khoản sau: TK 6271 Chi phí nhân viên phân xưởng TK 6272 Chi phí vật liệu TK 6273 Chi phí dụng cụ sản xuất TK 6274 Chi phí khấu hao TSCĐ TK 6277 Chi phí dịch vụ mua ngoài TK 6278 Chi phí bằng tiền khác Nội dung hạch toán chi phí sản xuất chung như sau : Sau khi tính ra tiền lương và các khoản trích theo lưong của công nhân phân xưởng , nhân viên phục vụ ở các bộ phận , kế toán ghi: Nợ TK 627(6271) Chi tiết theo bộ phận Có TK 334 Tổng số tiền lương phải trả cho nhân viên PX Có TK 338 Các khoản trích theo lương 3382 Kinh phí công đoàn 3383 Bảo hiểm xã hội 3384 Bảo hiểm y tế Các chi phí về vật liệu để tự sửa chữa , bảo dưỡng TSCĐ của phân xưởng và các chi phí vật liệu dùng chung khác được phản ánh qua bút toán : Nợ TK 627 ( 6272) Chi tiết theo bộ phận Có TK 152 Giá trị vật liệu thực tế xuất dùng cho phân xưởng Phản ánh giá trị công cụ dụng cụ xuất dùng cho các bộ phận , phân xưởng: Nợ TK 627 (6273) Chi tiết theo bộ phận Có TK 153 Giá trị công cụ dụng cụ xuất dùng phân bổ một lần Có Tk 142 ( 1421) Giá trị công cụ , dụng cụ xuất dùng phân bổ nhiều lần Khi trích khấu hao TSCĐ dùng trong phân xưởng kế toán ghi Nợ TK 627 (6274) Chi tiết theo từng bộ phận Có TK 214 Chi tiết cho từng loại TSCĐ Các loại chi phí dịch vụ mua ngoài ( điện, nước, điện thoại...) dùng cho phân xưởng được phản ánh bằng bút toán: Nợ TK 627 (6277) Chi tiết theo bộ phận Nợ TK 133 (1331) Thuế VAT của dịch vụ mua ngoài Có TK 111, 112 Giá thực tế dịch vụ mua ngoài đã trả cho người bán Có TK 331 Giá thực tế dịch vụ mua ngoài chưa trả cho người bán Các chi phí phải trả ( trích trước ) khác tính vào chi phí sản xuất kinh doanh theo kế hoạch... được ghi như sau: Nợ TK 627 Chi tiết theo từng bộ phận Có TK 335 Chi tiết chi phí phải trả Phân bổ các chi phí trả trước vào chi phí sản xuất chung : Nợ TK 627 Chi tiết theo từng bộ phận Có TK 142 Chi tiết chi phí trả trước Cuối kỳ dựa vào tiêu thức phân bổ đã chọn , kế toán tiến hành phân bổ chi phí sản xuất chung để kết chuyển vào tài khoản liên quan : Nợ TK 154 Chi tiết theo bộ phận Có TK 627 Chi tiết theo bộ phận Như vậy toàn bộ nội dung hạch toán các chi phí trực tiếp nêu trên được kế toán thực hiện theo trình tự sau: Hàng ngày , căn cứ vào các chứng từ gốc có liên quan đến chi phí hoạt động kinh doanh , kế toán ghi vào các giấy tờ kê khai chi tiết chi phí trực tiếp ( Nếu là chi phí trực tiếp) hoặc ghi vào tờ kê khai chi phí sản xuất chung ( Nếu là chi phí sản xuất chung) . Cuối tháng , các chi phí chung sẽ được phân bổ cho từng đối tượng chịu chi phí . Tờ kê chi phí trực tiếp chi tiết Tháng ... năm... Đối tượng... Diễn giải Phân tích theo nội dung kinh tế Vật liệu Nhân công Nhiên liệu ... Cộng Cộng: a) Chi phí b) Giảm chi Các số giảm chi ghi ở tờ kê chi tiết bằng số âm, ký hiệu Tờ kê tập hợp và phân bổ chi phí chung Tháng... Diễn giải Phân tích theo nội dung chi phí Dịch vụ mua ngoài Khấu hao Công cụ, dụng cụ ... Cộng Trên cơ sở các chi phí trực tiếp và các chi phí chung phân bổ cho từng đối tượng hoạt động , kế toán tính và lập bảng tổng hợp chi phí cho từng hoạt động để làm cơ sở cho việc tính giá thành. 1.5.2 Hạch toán chi phí bán hàng. Chi phí bán hàng là toàn bộ các chi phí có liên quan đến khâu tiêu thụ của doanh nghiệp bao gồm : chi phí bảo quản, đóng gói , vận chuyển , chi phí quảng cáo giới thiệu sản phẩm ... nhằm hỗ trợ và thúc đẩy nhanh việc tiêu thụ hàng hoá , dịch vụ . Để phản ánh các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình bán hàng hoá , dịch vụ, kế toán sử dụng TK 641'' Chi phí bán hàng '' , TK này được mở chi tiết theo từng nội dung chi phí. Tuỳ theo đặc điểm kinh doanh yêu cầu quản lý của từng ngành , từng doanh nghiệp ,TK 641 có thể được mở thêm một số nội dung chi phí . Đối với những hoạt động có chu kỳ kinh doanh dài, trong kỳ không có ít sản phẩm , hàng hoá dịch vụ được tiêu thụ thì cuối kỳ kế toán kết chuyển toàn bộ hoặc một phần chi phí bán hàng vào bên Nợ TK142 - Chi phí trả trước ( TK 1422 - Chi phí chờ kết chuyển) Tập hợp các khoản chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ : Nợ TK 641 Chi tiết theo khoản mục Có TK 334 Lương nhân viên bán hàng Có TK 338 Các khoản trích theo lương Có TK 152, 153 Chi phí vật liệu , dụng cụ Có TK 214 Khấu hao TSCĐ Có TK 111, 112... Các chi phí bằng tiền khác Cuối kỳ đối với các khoản chi phí bán hàng chưa được kết chuyển để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ , kế toán ghi : Nợ TK 142 (1422) Chi phí bán hàng chờ kết chuyển Có TK 641 Các chi phí bán hàng cần kết chuyển để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ được ghi : Nợ TK 911 Có TK 641 Có TK 142 (1422) 1.5.3 Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp Cũng như các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực khác , trong kinh doanh du lịch, chi phí quản lý doanh nghiệp là những khoản chi phí có liên quan chung đến toàn bộ hoạt động của cả doanh nghiệp mà không tách riêng ra được cho bất kỳ hoạt động nào . Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm những loại như chi phí quản lý kinh doanh ( quản lý hành chính ) và chi phí quản lý chung khác. Để theo dõi các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp , kế toán sử dụng tài khoản 642 '' chi phí quản lý doanh nghiệp '' . Nội dung hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm : Tập hợp các khoản chi phí phát sinh trong kỳ: Nợ TK 642 Chi tiết theo từng khoản mục Có TK 334 Lương cán bộ , nhân viên quản lý Có TK 338 Các khoản trích theo lương Có TK 152,153 Chi phí vật liệu , dụng cụ quản lý Có TK 214 Khấu hao TSCĐ Có TK 333 Thuế, lệ phí khác Có TK 139, 159 Dự phòng Có TK 111, 112... Chi phí bằng tiền khác Các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp chưa được kết chuyển để xác định kết quả trong kỳ này , được ghi: Nợ TK 142 (1422) Chi phí chờ kết chuyển Có TK 642 Chi phí chờ kết chuyển Phần II Thực trạng hạch toán chi phí kinh doanh của công ty du lịch Việt Nam tại Hà Nội. I) Đặc điểm kinh tế kỹ thuật và tổ chức quản lý kinh doanh của công ty du lịch Việt Nam tại Hà Nội. 1) Lịch sử hình thành và phát triển của công ty . Công ty du lịch Việt Nam tại Hà Nội là một tổ chức kinh doanhtrong lĩnh vưc du lịch trực thuộc Tổng cục du lịch chính thức được thành lập ngày 26/03/1993 . Mặc dù được ra đời từ cách đây không lâu nhưng các hoạt động của công ty lại là sự kế tục , tiếp nối của Tổng cục du lịch Việt Nam . 2) Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty. Công ty du lịch Việt Nam tại Hà Nội là một tổ chức kinh doanh lớn trong lĩnh vực du lịch trực thuộc Tổng cục du lịch có tư cách pháp nhân , thực hiện chế độ hạch toán độc lập , sử dụng con dấu riêng theo thể chế nhà nước. Ban đầu khi mới thành lập , hoạt động của công ty chủ yếu dựa vào vốn ngân sách cấp. Nhà nước cấp 4 tỷ đồng trong đó 2 tỷ vốn cố định và 2 tỷ vốn lưu động. Đến nay sau 7 năm hoạt động , do kinh doanh có hiệu quả vốn của công ty đã lên tới 10 tỷ đồng .Các hoạt động kinh doanh của công ty chủ yếu là kinh doanh từ lữ hành bao gồm: - Tổ chức đưa khách du lịch quốc tế vào Việt Nam. - Tổ chức người Việt Nam đi du lịch nước ngoài. - Tổ chức người Việt Nam đi du lịch nội địa. Để thực hiện nhiệm vụ đó , công ty đã thực hiện chuyên môn hoá các công việc cụ thể , đó là: - Nghiên cứu thị trường du lịch - Xây dựng và bán các chương trình du lịch - Hướng dẫn du lịch - Kinh doanh vận chuyển khách du lịch - Dịch vụ xuất nhập cảnh, gia hạn thị thực nhập cảnh cho khách du lịch - Các dịch vụ bổ sung khác đáp ứng nhu cầu của mọi đối tượng khách du lịch. 3) Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty. Cũng như đa số các công ty hiện nay , bộ máy quản lý của công ty du lịchViệt Nam cũng được tổ chức theo phương thức trực tuyến . Hệ thống tổ chức bộ máy quản lý của công ty du lịch Việt Nam được thể hiện qua sơ đồ sau 4) Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của công ty. Hiện nay , bộ máy kế toán của công ty gồm 11 người , trong đó có 1 kế toán trưởng ( kiêm trưởng phong ) , 1 phó phòng kế toán ( kiêm kế toán tổng hợp) và 9 nhân viên ( mỗi người được phân công theo dõi từng phần khác nhau ). - Kế toán trưởng ( kiêm trưởng phòng kế toán ) : Có nhiệm vụ phụ trách toàn bộ công việc cả phòng , áp dụng các chế độ hiện hành về kế toán - tài chính cho công ty , bố trí công việc cho các nhân viên trong phòng, ký duyệt các hoá đơn , chứng từ , các giấy tờ cần thiết có liên quan , tổng hợp các quyết toán. - Phó phong kế toán ( kiêm kế toán tổng hợp ) : Là người có nhiệm vụ lập các bảng biểu, sổ sách kế toán tổng hợp đồng thời giúp trưởng phòng một số công việc khi cần thiết. - Kế toán thanh thanh quyết toán đoàn : Làm nhiệm vụ thanh toán với hướng dẫn viên , quyết toán đoàn trên cơ sở các khoản chi của hướng dẫn thông qua các bảng kê, chứng từ liên quan đến các dịch vụ khách du lịch. - Kế toán thanh toán công cụ nợ địa phương : Có nhiệm vụ chi trả cho các đơn vị địa phương toàn bộ các dịch vụ mà địa phương đó cung cấp và trả các hãng nước ngoài khi thực hiện các tour du lịch nước ngoài . Do công việc hết sức phức tạp nên bộ phận này được bố trí 2 nhân viên kế toán đảm nhiệm. - Kế toán thanh toán quốc tế : Trên cơ sở từng đoàn khách nước ngoài vào và các trương trình phòng thị trường đã lập , kế toán bộ phận này có nhiệm vụ tập hợp công nợ , đôn đốc phòng thị trường làm hoá đơn kịp thời đòi nợ. - Kế toán ngân hàng : Chuyên làm công việc giao dịch với ngân hàng , theo dõi tình hình luân chuyển tiền về tài khoản của công ty từ các tổ chức nợ , đồng thời thực hiện thanh toán với các đối tác thông qua ngân hàng bằng các hình thức : séc, chuyển khoản, uỷ nhiệm chi ... - Kế toán quỹ : Chuyên theo dõi các biến động về tài sản cố định của công ty. - Kế toán đại lý bán vé máy bay : Có nhiệm vụ theo dõi tình hình bán vé máy bay về số lượng cũng như doanh thu hoa hồng để xác định ra kết quả kinh doanh chung của công ty - Thủ quỹ : Làm nhiệm vụ thu và xuất quỹ theo các phiếu thu, phiếu chi đã được duyệt và ghi sổ quỹ. - Nhân viên thống kê : Làm công tác thống kê các tình hình hoạt động của công ty , giúp ban lãnh đạo nắm bắt được thực tế để từ đó có các chủ trương , biện pháp kịp thời ... 5)Đặc điểm tổ chức sổ sách kế toán tại công ty Du lịch là một ngành kinh doanh dịch vụ , do vậy nó có rất nhiều sự khác biệt so với các ngành sản xuất kinh doanh hàng hoá khác. Tuy nhiên , việc ghi chép sổ sổ sách kế toán tại công ty vẫn được thực hiện theo trình tự mà Bộ Tài Chính đã quy định . Hiện nay , công ty du lịch Việt Nam tại Hà Nội đang áp dụng hình thức ghi sổ kế toán là chứng từ ghi sổ. Với hình thức ghi sổ này , các sổ kế toán tổng hợp bao gồm : - Các chứng từ ghi sổ. - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Sổ cái. Hiện nay, theo chế độ thuế VAT mới , việc hạch toán ghi chép chi phí , doanh thu tại công ty cũng được thực hiện theo đúng trình tự quy định. Hiện nay , phương pháp tính thuế mà công ty đang áp dụng là phương pháp khấu trừ với thuế suất 10% . Số thuế VAT Thuế VAT Thuế VAT phải nộp = đầu ra - đầu vào được trong kỳ trong kỳ khấu trừ II) Thực trạng hạch toán chi phí và một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác hạch toán chi phí của công ty du lịch Việt Nam tại Hà Nội. 1) Hạch toán tập hợp chi phí . Quá trình tổ chức các hoạt động kinh doanh của công ty được thực hiện trực tiếp cho khách du lịch nhằm đáp ứng các nhu cầu tiêu dùng của họ về du lịch. Để thực hiện được quá trình này công ty đã phải bỏ ra các chi phí bao gồm một phần lao động sống và lao động quá khứ được vật hoá trong công nghệ phục vụ khách. Chính do đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của mình nên công ty đã chọn đối tượng hạch toán chi phí và tính giá thành là khối lượng công tác phục vụ cho khách hàng đã hoàn thành điều đó có nghĩa là các chi phí phát sinh trong có liên quan trực tiếp đến loại dịch vụ nào sẽ được đưa vào chi phí bán hàng , quản lý của công ty. Để thuận tiện cho công tác quản lý và hạch toán chi phí , kế toán của công ty đã tiến hành phân loại chi phí kinh doanh theo yếu tố chi phí. Theo cách phân loại này , các chi phí dịch vụ của công ty bao gồm: - Chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương ( Tính vào chi phí ). - Chi phí vận chuyển - Chi phí về các dịch vụ mua ngoài cho khách - Chi phí khấu hao TSCĐ - Chi phí mua nhiên liệu, điện , nước, điện thoại... - Chi phí tiếp khách - Chi phí đào tạo - Chi phí bằng tiền khác 1.1 Hạch toán chi phí trực tiếp. Chi phí trực tiếp tại công ty bao gồm toàn bộ các chi phí có liên quan trực tiếp đến việc thực hiện và hoàn thành các loại dịch vụ của công ty . Các khoản chi phí này thường được định mức cho từng loại dịch vụ cụ thể. Để tập hợp chi phí trực tiếp phát sinh, kế toán công ty sử dụng tài khoản 154 ''Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang'' . Tài khoản 154 được mở chi tiết cho từng lĩnh vực hoạt động và được chia thành các tiểu khoản có nội dung như sau: - TK 1541 chi phí trực tiếp của hoạt động kinh doanh lữ hành quốc tế. - TK 1542 chi phí trực tiếp của hoạt động kinh doanh vận chuyển. - TK 1543 chi phí trực tiếp của hoạt động kinh doanh du lịch nội địa và nước ngoài . Kế toán sử dụng tài khoản 154 để theo dõi và tập hợp các chi phí bằng tiền trực tiếp cho từng lĩnh vực hoạt động của công . + TK 1541 : Tài khoản này được sử dụng để tập hợp toàn bộ các chi phí trực tiếp liên quan đến khâu đón khách ở sân bay, bến cảng... tổ chức phục vụ theo yêu cầu của khách . Do việc bán các tour cho khách được thực hiện theo phương thức chọn gói nên các chi phí này bao gồm: Chi phí thuê đặt phòng khách sạn, mua vé thắng cảnh , thuê cộng tác viên , chi phí cho các hoạt động vui chơi , giải trí... + TK 1542 : Tài khoản này sẽ theo dõi và tập hợp toàn bộ các chi phí liên quan trực tiếp đến hoạt động vận chuyển, bao gồm : Chi phí mua nhiên liệu xăng , dầu, sửa chữa , chi phí thuê xe ngoài ... + TK 1543 : Việc tập hợp chi phí cho tài khoản này cũng tương tự như đối với tài khoản 1541 tuy nhiên , tài khoản chỉ theo dõi các chi phí trực tiếp của hoạt động kinh doanh du lịch nội địa và du lịch nước ngoài ( Phục vụ khách du lịch là người Việt Nam ) . Phần hạch toán tập hợp chi phí cho từng hoạt động cụ thể như sau : 1.1.1 Hạch toán tập hợp chi phí trực tiếp của hoạt động kinh doanh lữ hành . Đối với hoạt động kinh doanh lữ hành , do công ty thực hiện bán theo phương thức trọn gói nên chi phí trực tiếp bao gồm rất nhiều khoản mục , thậm chí còn gồm cả sản phẩm của các bộ phận khác trong công ty như : Bộ phận vận chuyển, đại lý vé máy bay... do vậy , việc hạch toán chi phí trực tiếp của bộ phận này được phân thành các trường hợp sau : - Trước khi tổ chức đoàn đi , công ty tạm ứng tiền trước cho hướng dẫn viên nhằm phục vụ cho các chi tiêu cần thiết phải thanh toán ngay khi đó kế toán ghi : Nợ TK 141 Tổng số tiền tạm ứng cho HDV trong công ty Nợ TK 1388 Tổng số tiền tạm ứng cho các cộng tác viên của công ty Có TK 111, 112 Tạm ứng bằng tiền mặt tiền gửi ngân hàng - Sau khi hoàn thành chuyến đi kế toán tập hợp các chi phí trực tiếp trong chuyến đi để ghi sổ theo bút toán : Nợ TK 154 (1541, 1543 ) Chi phí trực tiếp của hoạt động lữ hành Nợ TK 3331 Thuế VAT đầu vào Có TK 141, 1388 Trừ vào số tiền đã tạm ứng trước Có._.