Thực trạng và một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty TNHH TM-DV Thái Ân

g là như thế nào nhưng nếu dừng lại ở đó thì vẫn chưa đủ. Bởi lẽ cùng với sự phát triển của hoạt động ngoại thương thì đã có nhiều hoạt động kinh tế khác ra đời để hỗ trợ cho nó. Hoạt động ngoại thương ở mỗi công ty còn có nhiều tồn tại bên cạnh những thành tựu đạt được. Đó là lý do và động lực chính để em lựa chọn đề tài “ Thực trạng và một số giải pháp nhằm hoàn thiện cônng tác tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty TNHH TM – DV Thái Ân” GIỚI THIỆU Lý do chọn đề tài: Mua bán hàng hóa là hoạt động chủ yếu trong giao lưu thương mại quốc tế. Xã hội càng phát triển, hoạt động giao lưu mua bán hàng hóa quốc tế cũng đồng thời phát triển phong phú đa dạng và càng mạnh mẽ hơn. Trong mua bán hàng hóa có 1 mảng hoạt động rất quan trọng, chiếm 1 tỷ trọng đáng kể, không thể thiếu được trong tiến trình thúc đẩy xã hội phát triển, nhất là trong thời đại ngày nay, đó là hoạt động mua bán hàng hóa giữa các thương nhân ở các quốc gia khác nhau. Hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế là hình thức pháp lý thể hiện hoạt động phức tạp đó Ở Việt Nam, từ khi có luật thương mại 1997, đã tạo điều kiện rất thuận lợi về cơ chế pháp lý chính thức cho hoạt động mua bán hàng hóa quốc tế. Đó là cơ sở để ký kết và thực hiện hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế giữa thương nhân Việt Nam và thương nhân nước ngoài, trong đó việc thực hiện hợp đồng ngoại thương là điều mà các bên quan tâm nhất. Vì vậy việc đi sâu nghiên cứu thực tế phát sinh là hết sức cấp thiết, có ý nghĩa quan trọng cả trên phương diện lý luận lẫn thực tiễn. Bên cạnh đó, từ khi Việt Nam gia nhập tổ chức thương mại thế giới WTO đã mở ra những cơ hội mới cho thương nhân trong và ngoài nước, hoạt động xuất nhập khẩu được đẩy mạnh với nhiều loại hàng hóa và chất lượng cạnh tranh, là 1 sân chơi lành mạnh cho những nhà kinh doanh thích sự thử thách và muốn cạnh tranh công bằng. Ở mỗi công ty ngoài những hiệu quả kinh doanh mang lại, thì tiềm ẩn trong nó là những khó khăn và thách thức, và những thực trạng mà nếu không nghiên cứu tìm hiểu và đưa ra giải pháp kịp thời thì doanh nghiệp khó tồn tại và phát triển lâu dài. Chính vì vậy mà đề tài này được chủ yếu đào sâu vào “ Thực trạng và một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty TNHH TM – DV Thái Ân” Mục đích nghiên cứu Đề tài nhằm nghiên cứu những vấn đề sau: Phân tích và đánh giá thực trạng của công tác tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty Đưa ra giải pháp hữu hiệu nhằm hạn chế đến mức thấp nhất, những vướng mắc, sự cố đáng tiếc, gây thiệt hại đến lợi ích hợp pháp của các bên tham gia hợp đồng Hoàn thiện công tác tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu, giữ vững uy tín kinh doanh của các doanh nghiệp Việt Nam với bạn hàng quốc tế, tạo điều kiện có thêm bạn hàng mới góp phần đưa nền kinh tế nước nhà tiến sâu hơn vào quá trình hội nhập kinh tế thế giới Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng và phạm vi nghiên cứu là thực trạng và những giải pháp để hoàn thiện công tác tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty TNHH TM – DV Thái Ân. Bài viết này như 1 ví dụ cụ thể sinh động về thực tế thực hiện hợp đồng ngoại thương ở Việt Nam. Khóa luận có tham khảo đối chiếu với Luật thương mại Việt Nam 1997, Công ước Viên 1980 và một số tài liệu liên quan khác Phương pháp nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu định tính được sử dụng để tìm ra các thuộc tính ảnh hưởng đến công tác tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Sử dụng số liệu thống kê từ phòng kế toán và phòng xuất nhập khẩu để tiến hành phân tích, đánh giá Kết cấu của đề tài Phần 1: Cơ sở lý luận. Phần 2: Thực trạng của công tác tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty TNHH TM – DV Thái Ân Phần 3: Các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty TNHH TM – DV Thái Ân CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN 1.1 HỢP ĐỒNG NGOẠI THƯƠNG 1.1.1 Khái niệm Hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế hay còn gọi là hợp đồng xuất nhập khẩu là sự thỏa thuận giữa các bên mua bán ở các nước khác nhau, trong đó quy định bên bán phải cung cấp hàng hóa, chuyển giao cho bên mua các chứng từ có liên quan đến hàng hóa và quyền sở hữu hàng hóa, bên mua phải thanh toán tiền hàng và nhận hàng 1.1.2 Đặc điểm của hợp đồng ngoại thương Chủ thể của hợp đồng là các bên ở các nước khác nhau, nghĩa là chủ thể kí kết hợp đồng là các bên tham gia mua bán có trụ sở đăng kí kinh doanh thương mại ở các nước khác nhau. Hàng hóa là đối tượng của hợp đồng và được di chuyển từ nơi này sang nơi khác Đồng tiền sử dụng trong hợp đồng có thể là ngoại tệ của một trong hai bên tham gia hoặc của cả 2 bên Hợp đồng ngoại thương chẳng những được điều tiết bởi pháp luật của nước người bán, nước người mua mà còn được điều tiết bởi những luật lệ và tập quán quốc tế như: Incoterms, UCP,… cho nên nếu có tranh chấp xảy ra trong quá trình thực hiện hợp đồng ngoại thương thì sẽ do trọng tài quốc tế hay tòa án quốc tế xử lí 1.1.3 Điều kiện để hợp đồng ngoại thương có hiệu lực Các bên tham gia kí kết hợp đồng phải hợp pháp. Tính hợp pháp này thể hiện trên hai khía cạnh: Hai bên tham gia kí kết phải là thương nhân hợp pháp và được hoạt động xuất nhập khẩu theo đúng ngành nghề mà đã đăng kí kinh doanh Người tham gia kí kết hợp đồng xuất nhập khẩu phải là người đại diện hợp pháp cho mỗi bên và có đầy đủ thẩm quyền: Nếu hợp đồng ngoại thương được ký kết giữa các cá nhân hoặc thương nhân, cá thể hoặc các doanh nghiệp tư nhân với nhau thì chủ doanh nghiệp là người ký hợp đồng Nếu hợp đồng được ký kết giữa các tổ chức thì người ký hợp đồng phải là người được pháp luật thừa nhận có quyền đại diện cho công ty, chịu trách nhiệm trước luật pháp quốc gia và luật pháp quốc tế về những hành vi mua bán và hàng hoá được mua bán Như vậy người ký hợp đồng phải là giám đốc công ty hoặc người được giám đốc uỷ quyền một cách hợp pháp Hợp đồng ngoại thương phải có hình thức hợp pháp. Theo công ước Viena 1980, hợp đồng được thể hiện dưới hai dạng: bằng miệng và bằng văn bản. Nhưng ở Việt Nam, theo luật thương mại mục 4 điều 81 nêu rõ: hợp đồng mua bán hàng hóa với thương nhân nước ngoài phải lập bằng văn bản mới có giá trị pháp lý; và điều 49 của luật thương mại quy định: điện thoại, fax, email và các hình thức thông tin điện tử khác cũng được coi là hình thức văn bản. Mọi thỏa thuận bằng miệng không có giá trị thực hiện hợp đồng ngoại thương Nội dung của hợp đồng phải hợp pháp, không chứa đựng những điều khoản trái với pháp luật của nước người bán, người mua. Ví dụ như không kí kết hợp đồng kinh doanh hàng cấm. Điều 50 luật thương mại Việt Nam có hiệu lực từ ngày 01/01/1998 quy định: Hợp đồng mua bán hàng hoá ( nội/ngoại thương ) muốn có hiệu lực, ngoài việc giới thiệu các bên đối tác, bắt buộc phải có 6 nội dung chính sau đây: Tên hàng: Phải ghi đúng tên hàng và nhãn hiệu của nó Số lượng: Được xác định bằng đơn vị đo lường theo tập quán thương mại quốc tế Quy cách, phẩm chất, chất lượng hàng hoá: ghi rõ những yếu tố chủ yếu của hàng hoá và phương pháp xác định phẩm chất của nó Giá cả và điều kiện giao hàng: căn cứ theo giá quốc tế nhưng phải phù hợp với quy định về giá cả của Việt Nam, đồng thời thích ứng với từng điều kiện cơ sở giao hàng của Incoterms Thanh toán: Ghi rõ đồng tiền thanh toán và phương thức thanh toán được lựa chọn Địa điểm và thời gian giao nhận hàng hoá Hợp đồng phải được kí kết trên cơ sở tự nguyện của các bên tham gia mua bán hàng hóa. Trên hợp đồng phải có chữ kí bằng tay của người đại diện hợp pháp 1.2 QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU 1.2.1 Xin giấy phép nhập khẩu Đối với hàng cần kiểm soát nhập khẩu theo quy định do Bộ Thương Mại quản lý thì nhà nhập khẩu phải gửi công văn xin cấp giấy phép mới được nhập. Đó là các chất làm suy giảm tầng ozon; xe 2 bánh, 3 bánh gắn máy có dung tích động cơ từ 175cm3 trở lên; súng đạn thể thao. Riêng 4 mặt hàng: Muối, thuốc lá nguyên liệu, trứng gia cầm và đường, kể từ ngày 1/5 sẽ được cấp giấy phép theo chế độ hạn ngạch thuế quan. Lượng hạn ngạch thuế quan các mặt hàng trên do Bộ Thương mại công bố hàng năm. 1.2.2 Làm thủ tục thanh toán quốc tế Những phương thức thanh toán quốc tế ngày nay ngày càng nhiều. Các doanh nghiệp sử dụng chúng cũng một cách thông dụng hơn trong hoạt động giao thương của mình. Nhưng do tính chất đặc biệt của nó nên rất dễ gặp rủi ro. Yêu cầu đặt ra đối với các doanh nghiệp là cần có kiến thức vững chắc về phương thức thanh toán quốc tế nhất định được áp dụng trong từng lần giao thương. Các phương thức đó là: Phương thức chuyển tiền: Khi khách hàng yêu cầu ngân hàng phục vụ mình chuyển một số tiền nhất định cho người thụ hưởng ở một địa điểm nhất định thì gọi là chuyển tiền của ngân hàng. Để thực hiện việc chuyển tiền thì ngân hàng chuyển tiền phải thông qua đại lý của mình ở nước người thụ hưởng. Phương thức chuyển tiền có thể thực hiện bằng hai cách: Chuyển tiền bằng điện Chuyển tiền bằng thư Phương thức chuyển tiền ít được sử dụng trong thanh toán thương mại quốc tế. Nó được sử dụng chủ yếu trong thanh toán phi mậu dịch, cũng như các dịch vụ có liên quan đến xuất nhập khẩu hàng hoá như cước vận tải, bảo hiểm, bồi thường Phương thức nhờ thu: Người xuất khẩu sau khi hoàn thành nhiệm vụ giao hàng hoá cho người nhập khẩu thì uỷ thác cho ngân hàng phục vụ mình thu hộ số tiền ở người nhập khẩu trên cơ sở hối phiếu do mình lập ra. Phương thức nhờ thu được phân ra làm hai loại như sau: - Nhờ thu phiếu trơn: Người xuất khẩu sau khi hoàn thành nghĩa vụ giao hàng hoá, lập các chứng từ hàng hoá gửi trực tiếp cho người nhập khẩu (không qua ngân hàng), đồng thời uỷ thác cho ngân hàng phục vụ mình thu hộ tiền trên cơ sở hối phiếu do mình lập ra. Phương thức thanh toán này ít được sử dụng trong thanh toán thương mại quốc tế vì nó không đảm bảo quyền lợi cho người xuất khẩu. - Nhờ thu kèm chứng từ: là phương thức trong đó người xuất khẩu uỷ thác cho ngân hàng thu hộ tiền ở người nhập khẩu, không những chỉ căn cứ vào hối phiếu mà còn căn cứ vào bộ chứng từ hàng hoá, gửi kèm theo với điều kiện là người nhập khẩu trả tiền hoặc chấp nhận hối phiếu có kỳ hạn, thì ngân hàng mới trao bộ chứng từ hàng hoá để đi nhận hàng. Phương thức tín dụng chứng từ: Phương thức tín dụng chứng từ là một sự thoã thuận mà trong đó một ngân hàng theo yêu cầu của khách hàng sẽ trả một số tiền nhất định cho một người thứ ba hoặc chấp nhận hối phiếu do người thứ ba ký phát trong phạm vi số tiền đó, khi người thứ ba này xuất trình bộ chứng từ thanh toán phù hợp với những quy định đề ra trong thư tín dụng. Như vậy, để tiến hành thanh toán bằng phương thức này, bắt buộc phải hình thành một thư tín dụng. Đây là một văn bản pháp lý quan trọng của phương thức thanh toán này, vì nếu không có thư tín dụng thì xuất khẩu sẽ không giao hàng và như vậy phương thức tín dụng chứng từ cũng sẽ không hình thành được. Tín dụng thư là văn bản pháp lý trong đó ngân hàng mở tín dụng thư cam kết trả tiền cho người xuất khẩu, nếu như họ xuất trình đầy đủ bộ chứng từ thanh toán phù hợp với nội dung của thư tín dụng đã mở. Phương thức COD & CAD CAD Cash against documents, hay COD: Cash on delivery là phương thức thanh toán trong đó tổ chức nhập khẩu dựa trên cơ sở hợp đồng ngọai thương sẽ yêu cầu ngân hàng bên xuất khẩu mở một tài khoản tín thác (Trust account) để thanh toán tiền cho tổ chức xuất khẩu xuất trình đầy đủ chứng từ theo thỏa thuận. 1.2.3 Thuê phương tiện vận tải khi nhập khẩu Trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu, việc thuê tàu chở hàng được tiến hành dựa vào ba căn cứ sau đây: Những điều khoản của hợp đồng mua bán ngoại thương, đặc điểm hàng mua bán và điều kiện vận tải. Chẳng hạn nếu điều kiện cơ sở giao hàng của hợp đồng nhập khẩu là FOB ( cảng đi) hoặc ex-work thì chủ hàng nhập khẩu phải thuê tàu biển để chở hàng. Tàu này có thể là tàu chuyến nếu hàng có khối lượng lớn và để trần (bulk cargo). Do đó có thể có tàu chợ (liner) nếu hàng lẻ tẻ, lặt vặt, đóng trong bao kiện (general cargo) và trên đường hàng đi có chuyến tàu chợ (regular line). Việc thuê khoang tàu chợ còn gọi là lưu cước (Booking a ship’s space). Nếu ở điều kiện cơ sở giao hàng của hợp đồng xuất khẩu là CPT (cảng đến) hoặc CIP (cảng đến) hoặc của hợp đồng nhập khẩu là FCA (cảng đi), thì chủ của hàng xuất nhập khẩu phải thuê container hoặc tàu Ro/Ro để chở hàng. 1.2.4 Mua bảo hiểm cho hàng hoá (khi nhập khẩu theo điều kiện ex-work, F), CFA, CPT Hàng hoá chuyển chở trên biển thường gặp nhiều rủi ro, tổn thất. Vì thế bảo hiểm hàng hoá đường biển là loại bảo hiểm phổ biến nhất trong ngoại thương. Các chủ hàng nhập khẩu của ta, khi cần mua bảo hiểm đều mua tại công ty Việt Nam. Hợp đồng bảo hiểm có thể là hợp đồng bảo hiểm bao (open policy) hoặc là hợp đồng bảo hiểm chuyến (voyage policy). Khi mua bảo hiểm bao, chủ hàng (tức đơn vị kinh doanh nhập khẩu) ký hợp đồng từ đầu năm, còn đến khi giao hàng xuống tàu xong chủ hàng chỉ gửi đến công ty bảo hiểm một thông báo bằng văn bản gọi là Giấy báo bắt đầu vận chuyển khi mua bảo hiểm chuyến, chủ hàng phải gửi đến công ty bảo hiểm một văn bản gọi là Giấy yêu cầu bảo hiểm. Trên cơ sở giấy này, chủ hàng và công ty bảo hiểm đàm phán ký kết hợp đồng bảo hiểm. 1.2.5 Giục người bán giao hàng Nhà nhập khẩu khi đã chuẩn bị hoàn tất các thủ tục thì sẽ gửi chứng từ chứng nhận đã thanh toán cho người bán để họ yên tâm sản xuất. Và yêu cầu họ cung cấp thời gian giao hàng cụ thể để có thể chủ động trong việc lấy hàng và theo dõi gửi hàng. Đồng thời cần phối hợp với nhà chuyên chở nhằm thông báo tình hình cụ thề về hàng hóa để có thể chủ động tính toán thời gian làm thủ tục hải quan, vận chuyển hàng hóa, kiểm tra chất lượng hàng hóa, …. 1.2.6 Phối hợp với ngân hàng kiểm tra chứng từ Nhà nhập khẩu có nhiệm vụ phối hợp với ngân hàng của mình để kiểm tra tính xác thực và hợp lệ của chứng từ. Tránh trường hợp bị người bán lừa đảo hoặc bị người bán ép cung cấp các chứng từ mà có thể nhà nhập khẩu không cung cấp được. 1.2.7 Làm thủ tục hải quan nhập khẩu Hàng hoá khi đi ngang qua biên giới quốc gia để xuất khẩu hoặc nhập khẩu đều phải làm thủ hải quan. Việc làm thủ tục hải quan gồm ba bước chủ yếu sau đây: Khai báo hải quan Chủ hàng khai báo các chi tiết về hàng hoá lên tờ khai (customs declaration) để cơ quan hải quan kiểm tra các thủ tục giấy tờ. Yêu cầu của việc khai này là trung thực và chính xác. Nội dung của tờ khai bao gồm những mục như : Loại hàng, (hàng mậu dịch, hàng trao đổi tiểu ngạch biên giới hàng tạm nhập tái xuất...), tên hàng, số, khối lượng, giá trị hàng, tên công cụ vận tải, xuất khẩu hoặc nhập khẩu với nước nào... tờ khai hải quan phải được xuất trình kèm theo một số chứng từ khác, mà chủ yếu là: giấy phép xuất nhập khẩu, hoá đơn phiếu đóng gói, bảng kê chi tiết. Xuất trình hàng hoá Hàng hoá xuất nhập khẩu phải được xắp xếp trật tự thuận tiện cho việc kiểm soát. Chủ hàng phải chịu chi phí và nhân công về việc mở, đóng các kiện hàng. Yêu cầu của việc xuất trình hàng hoá cũng là sự trung thực của chủ hàng. Ðể thực hiện thủ tục kiểm tra và giám sát chủ hàng phải nộp thủ tục phí hải quan. Thực hiện các quyết định của hải quan Sau khi kiểm soát giấy tờ và hàng hoá, hải quan sẽ ra những quyết định như: Cho hàng được phép ngang qua biên giới (thông quan), cho hàng đi qua một cách có điều kiện (như phải sửa chữa, phải bao bì lại...) cho hàng đi qua sau khi chủ hàng đã nộp thuế; lưu kho ngoại quan (bonded warehouse) hàng không được xuất (hoặc nhập) khẩu... nghĩa vụ của chủ hàng là phải nghiêm túc thực hiện các quyết định đó. Việc vi phạm các quyết định đó thuộc tội hình sự. 1.2.8 Thanh toán, nhận bộ chứng từ Phương thức thanh tóan có thể bằng L/C hoặc TTR, CAD tùy hai bên người bán và người mua thỏa thuận. Khi bộ chứng từ gốc từ nước ngoài về đến ngân hàng, đơn vị kinh doanh nhập khẩu phải kiểm tra chứng từ và nếu chứng từ hợp lệ, trả tiền cho ngân hàng. Có như vậy, đơn vị kinh doanh nhập khẩu mới nhận được chứng từ để đi nhận hàng. 1.2.9 Nhận hàng từ nhà chuyên chở Nhà chuyên chở hay ngươì vận tải có trách nhiệm tiếp nhận hàng hoá nhập khẩu trên các phương tiện vận tải từ nước ngoài vào, bảo quản hàng hoá đó trong quá trình xếp dỡ, lưu kho, lưu bãi và giao cho các đơn vị đặt hàng theo lệnh giao hàng của tổng công ty đã nhập hàng từ đó và thông báo cho các đơn vị trong nước đặt mua hàng nhập khẩu (nếu hàng nhập khẩu cho một đơn vị trong nước) về dự kiến ngày hàng về, ngày thực tế tàu chở hàng về đến cảng hoặc ngày toa xe chở hàng về sân ga giao nhận. Nhà nhập khẩu cần thanh toán cho nhà chuyên chở các khoản phí tổn về giao nhận, bốc xếp bảo quản và vận chuyển hàng nhập khẩu. Trong trường hợp hàng nhập khẩu xếp trong container có thể là một trong hai khả năng sau: - Nếu hàng đủ một container (FCL), cảng giao container cho chủ hàng nhận về cơ sở của mình và hải quan kiểm hoá tại cơ sở. - Nếu hàng không đủ một container (LCL), cảng giao container cho chủ hàng có nhiều hàng nhất mang về cơ sở để dỡ hàng, phân chia, với sự giám sát của hải quan. Nếu cảng là người mở container để phân chia thì chủ hàng làm thủ tục như nhận hàng lẻ. 1.2.10 Giám định số lượng và chất lượng hàng (nếu có) Theo tinh thần các quy định của Việt Nam, hàng nhập khẩu khi về qua cửa khẩu cần được kiểm tra kỹ càng, mỗi cơ quan tuỳ theo chức năng của mình phải tiến hành công việc kiểm tra đó. Nhà chuyên chở phải kiểm tra niêm phong cặp chì trước khi dỡ hàng ra khỏi phương tiện vận tải. Nếu hàng có thể có tổn thất hoặc xếp đặt không theo lô, theo vận đơn thì cơ quan giao thông mời công ty giám định lập biên bản giám định dưới tàu (Survery Reports). Nếu hàng chuyên chở đường biển mà bị thiếu hụt, mất mát phải có " biên bản kết toán nhận hàng với tàu" (Report on receipt of cargo) còn nếu bị đổ vỡ phải có " biên bản hàng đổ vỡ hư hỏng" (Cargo outturn report). Nếu tàu chở hàng đã nhổ neo rồi việc thiếu hụt mới bị phát hiện, chủ cửa hàng yêu cầu VOSA cấp " giấy chứng nhận hàng thiếu" (Certificate of shortlanded cargo). Doanh nghiệp nhập khẩu, với tư cách là một bên đứng tên trên vận đơn, phải lập thư dự kháng (letter of reservation), nếu nghi ngờ hoặc thực sự thấy hàng có tổn thất sau đó phải yêu cầu công ty bảo hiểm lập biên bản giám định (Survey report), nêu tổn thất xảy ra bởi những rủi ro đã được mua bảo hiểm. Trong những trường hợp khác phải yêu cầu công ty giám định tiến hành kiểm tra hàng hoá và lập chứng thư giám định (Inspection certificate). Các cơ quan kiểm dịch phải thực hiện nhiệm vụ kiểm dịch nếu hàng nhập khẩu là động hoặc thực vật. 1.2.11 Khiếu nại, đòi bồi thường khi hàng có tổn thất Khi thực hiện hợp đồng nhập khẩu, nếu chủ hàng xuất nhập khẩu phát hiện thấy hàng nhập khẩu bị tổn thất, đỗ vỡ thiếu hụt, mất mát, thì cần lập hồ sơ khiếu nại ngay để khỏi bỏ lỡ thời gian khiếu nại. Ðối tượng khiếu nại là người bán, nếu hàng có chất lượng, hoặc số lượng không phù hợp với hợp đồng, có bao bì không thích đáng, thời hạn giao hàng bị vi phạm, hàng giao không đồng bộ, thanh toán nhầm lẫn... Ðối tượng khiếu nại là người vận tải nếu hàng bị tổn thất trong quá trình chuyên chở hoặc nếu sự tổn thất đó do lỗi cuả người vận tải gây nên. Ðối tượng khiếu nại là công ty bảo hiẻm nếu hàng hoá - đối tượng của bảo hiểm bị tổn thất do thiên tai, tại nạn bất ngò hoặc do lỗi của người thứ ba gây nên, khi những rủi ro này đã được mua bảo hiểm. Ðơn khiếu nại phải kèm theo những bằng chứng về việc tổn thất (như biên bản giám định, COR, ROROC hay CSC v.v...), hoá đơn , vận đơn đường biển, đơn bảo hiểm (nếu khiếu nại công ty bảo hiểm ) v.v... Khi thực hiện hợp đồng xuất khẩu, nếu chủ hàng xuất khẩu bị khiếu nại đòi bồi thường, cần phải có thái độ nghiêm túc, thận trọng trong việc xem xét yêu cầu của khách hàng (người nhập khẩu). Việc giải quyết phải khẩn trương kịp thời có tình có lý. Nếu việc khiếu nại không được giải quyết thỏa đáng hai bên có thể kiện nhau tại hội đồng trọng tài (nếu thoả thuận trọng tài) hoặc tại Toà án. KẾT LUẬN Trên đây là toàn bộ quy trình tổ chức thực hiện một hợp đồng nhập khẩu tại công ty TNHH TM – DV Thái Ân. Mặt hàng nhập khẩu chủ yếu của công ty là mặt hàng thời trang cao cấp nên các công đoạn chuẩn bị trước khi nhập khẩu luôn được chú trọng và phải thực hiện hết sức thận thận. Tuy nhiên trên thực tế không bắt buộc phải thực hiện tất cả các công đoạn trên cho một đơn hàng. Tùy từng đợt hàng, loại hàng và giá trị lô hàng mà trình tự các thủ tục này có thể diễn ra chậm hay nhanh hơn, đơn giản hay phức tạp hơn . CHƯƠNG II THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH TM – DV THÁI ÂN 2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH TM – DV THÁI ÂN 2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty TNHH TM – DV Thái Ân 2.1.1.1 Lịch sử hình thành của công ty TNHH TM - DV Thái Ân Công ty TNHH TM – DV THÁI ÂN được thành lập vào năm 2002 Tên: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI – DỊCH VỤ THÁI ÂN Tên công ty: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ THÁI ÂN Tên giao dịch: THAI AN TRADING & SERVICE CO, LTD Địa chỉ: 212 Phan Văn Hớn, Phường Tân Thới Nhất, Q.12, TPHCM Điện thoại: 08.62624016 – 62624021 Fax: 08.62624015 Email: sale@thaian.com.vn Webside: thaian.com.vn Giấy phép đăng ký kinh doanh: 4102049815 2.1.1.2 Quá trình phát triển của Công ty TNHH TM – DV Thái Ân Công ty TNHH TM - DV Thái Ân hoạt động trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ. Với ngành nghề kinh doanh là hàng may mặc cao cấp, hàng gia dụng và thủ công mỹ nghệ Công ty TNHH TM – DV Thái Ân là nhà phân phối độc quyền cho các nhãn thời trang quốc tế cao cấp, dưới hình thức nhượng quyền thương mại. Năm 2002, công ty bắt đầu với thương hiệu thời trang Mango đến từ Tây Ban Nha chuyên thiết kế quần áo và phụ trang cao cấp giành cho giới nữ yêu thích thời trang. Không chỉ dừng lại ở đó, công ty đã nhanh chóng áp đảo thị trường thời trang lúc bấy giờ bằng việc khai trương đồng loạt thêm 6 cửa hàng thời trang cao cấp vào cuối quí 1 năm 2008. Đó là các thương hiệu thời trang nổi tiếng và đang thịnh hành trên thế giới như Faconnable - một thương hiệu thời trang sang trọng của Pháp nhắm đến giới doanh nhân thành đạt, Charles & Keith - chuyên về mặt hàng giày dép, túi xách và mắt kính dành cho giới nữ trẻ trung Kiều từ đó Thái Ân đã tạo được một vị thế trên thị trường thời trang trung – cao cấp với 13 cửa hàng vào cuối năm 2009. Dự kiến đến năm 2011, công ty sẽ có 26 cửa hàng trên toàn quốc chuyên bày bán các sản phẩm của Versace, Be Be, La Senza, Charles & Keith, Accessorize trong danh mục kinh doanh của mình. 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của công ty TNHH TM – DV Thái Ân 2.1.2.1 Chức năng của Công ty TNHH Thái Ân Công ty hoạt động chủ yếu ở phân khúc thời trang trung- cao cấp với các sản phẩm như quần áo, giày dép, túi sách, ... Các cửa hàng của công ty chủ yếu tập trung ở Hà Nội và Thành Phố Hồ Chí Minh. Mỗi cửa hàng đều chỉ bày bán sản phẩm của một thương hiệu và được thiết kế bởi chính thương hiệu đó. Điều này giúp cho mỗi cửa hàng trong cùng một thương hiệu đều đạt được chuẩn mực cao và đồng nhất so với các cửa hàng khác của thương hiệu đó trên thế giới. Hơn nữa, do chỉ bày bán sản phẩm của một thương hiệu, khách hàng sẽ có nhiều lựa chọn hơn khi mua sắm tại các cửa hàng của công ty. 2.1.2.2 Nhiệm vụ của Công ty TNHH TM – DV Thái Ân Công ty phải hoạt động theo đúng pháp luật về ngành nghề đăng kí kinh doanh như mua bán quần áo may sẵn, giày dép, túi xách, mỹ phẩm, mắt kính, đồ trang sức. Tổ chức giới thiệu và xúc tiến thương mại. Bổ sung họat động tư vấn quản lý (trừ tư vấn tài chính, kế toán, pháp luật). Bên cạnh đó, công ty phải đảm bảo các nguyên tắc cạnh tranh lành mạnh, tuân thủ theo quy định của pháp luật Việt Nam và quốc tế đối với loại hình nhượng quyền thương mại, tránh mọi hình thức sao chép hay bán hàng nhái, hàng giả. Đảm bảo tính bí mật trong việc sử dụng các thương hiệu và bí quyết kinh doanh của nhà nhượng quyền. 2.1.3 Cơ cấu tổ chức và chức năng các phòng ban 2.1.3.1 Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH TM – DV Thái Ân Phòng hành chánh nhân sự Phòng kế toán Phòng Marketing & Thiết kế Phòng xuất nhập khẩu Phòng công nghệ thông tin và IT Giám đốc Bộ phận Store – Set up & Quản lý nhãn hàng Bảng 2.1 Sơ đồ bộ máy quản lý nhân sự (Nguồn: phòng nhân sự) 2.1.3.2 Chức năng các phòng ban Phòng Kế toán Ghi chép tính toán, phản ánh số liệu hiện có, tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản vật tư, tiền vốn, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và sử dụng kinh phí của công ty và các đơn vị thành viên. Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, thu chi tài chính. Cung cấp số liệu, tài liệu cho việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh. Lập kế hoạch, dự án huy động vốn đầu tư, vốn lưu động cân đối nhu cầu vốn. Tổ chức huy động hoặc điều chỉnh vốn vào hoạt động sản xuất kinh doanh. Phòng Xuất nhập khẩu Tham mưu cho công ty về nghiệp vụ xuất nhập khẩu, lập kế hoạch nhập khẩu. Phân công nhiệm vụ kế hoạch cho các cá nhân, theo dõi và tổng hợp báo cáo tình hình thực hiện lập kế hoạch. Làm thủ tục hạn ngạch xuất nhập khẩu, xin giấy phép và thủ tục khác Phòng Marketing & Thiết kế Tham mưu cho công ty những hoạt động Marketing hiệu quả, thời gian thực hiện các đợt khuyến mãi, lựa chọn khách mời tại các buổi chiêu đãi… Xây dựng hình ảnh công ty thông qua các bài viết trên các báo chuyên ngành. Liên hệ với đối tác bên ngoài nhằm hỗ trợ hoạt động quảng bá hình ảnh công ty. Thiết kế các hình ảnh và logo trang trí cho các cửa hàng bán sản phẩm. Thiết kế thiệp mời, hình ảnh in trên bao bì nhãn hiệu của công ty tại các cửa hàng. Phòng Hành chính - Nhân sự Tổ chức thực hiện các hợp đồng lao động, các chế độ chính sách của Nhà nước và công ty đối với người lao động. Duy trì vật tư, kỷ cương lao động đối với cán bộ công nhân viên. Thực hiện các quy định của nhà nước và công ty về công tác quản trị hành chính như: quản lý đất đai, trụ sở, thiết bị văn phòng, sử dụng dấu, lưu trữ… Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Tổng Giám đốc. Phòng Công nghệ Thông tin – IT Tham mưu cho Giám đốc thống nhất quản lý và điều hành mọi hoạt động trong công ty qua mạng và phần mềm trên máy tính. Điều hành mạng và trang website giới thiệu về các sản phẩm của công ty. Thiết lập các phần mềm và cài đặt giá, hỗ trợ việc bán hàng thông qua các hệ thống xác định giá bằng mã vạch. Bộ phận Store – Setup & Quản lý nhãn hàng Tiến hành hoạt động xây dựng và trang trí các cửa hàng sắp khai trương. Đồng thời có trách nhiệm duy trì và bảo dưỡng kể cả việc sửa chữa và thay mới các thiết bị tại văn phòng và cửa hàng của công ty. Là đơn vị trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ kinh doanh các sản phẩm theo từng thương hiệu thời trang do công ty phân phối mà trong đó giám đốc nhãn hàng là người chịu trách nhiệm cao nhất về tất cả công việc liên quan đến nhãn hàng do mình phụ trách. 2.1.4 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH TM – DV Thái Ân Bảng 2.2 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty năm 2007- 2009 Đơn vị: ngàn đồng CHỈ TIÊU 2007 2008 2009 So sánh (%) 2008/2007 2009/2008 Doanh thu 18,431,067 21,110,532 28,077,007 1.15 1.33 Chi phí 10,080,760 11,090,257 14,090,457 1.1 1.27 Lợi nhuận trước Thuế 8,350,307 10,020,275 13,960,217 1.2 1.39 Thuế TNDN 6,640,113 7,210,123 9,020,363 1.08 1.76 Lợi nhuận sau Thuế 1,710,194 2,810,152 4,939,854 1.64 1.76 (Nguồn: Báo cáo tình hình kinh doanh hàng năm - Phòng Kế toán) Biểu đồ 2.1 : Kết quả kinh doanh 2007 - 2009 Qua bảng trên, ta nhận thấy: Doanh thu của công ty ngày càng tăng, và mức tăng năm sau luôn cao hơn năm trước. Năm 2008 tăng 1.15% so với năm 2007 trong khi đó năm 2009 lại tăng ngoạn mục là 1.33% so với 2008. Chi phí tuy có tăng nhưng tăng không đáng kể so với mức tăng của doanh thu, cụ thể là năm 2008 tăng 1.10% so với 2007 thì đến năm 2009 mức tăng là 1.27%. Nguyên nhân năm 2007 doanh thu đạt ở mức thấp hơn do công ty chưa có một chiến lược cụ thể nhằm cắt giảm chi phí và nghiệp vụ xuất nhập khẩu vững vàng để tiết kiệm chi phí về hải quan, lưu kho, vận chuyển. Công ty vẫn còn bước đầu thâm nhập thị trường, chưa có bộ phận chuyên trách khai hải quan, đa phần công ty phải thuê dịch vụ bên ngoài cho các lô hàng nhập khẩu, vì thế chi phí rất tốn kém. Điều đó đã được khắc phục qua các năm sau, đặc biệt là từ khi Việt Nam gia nhập tổ chức Thương mại Thế giới WTO từ tháng 11/2006 thì mãi cho đến giai đoạn cuối năm 2007, đầu năm 2008 thị trường như được khởi sắc, người tiêu dùng trong nước được lợi từ việc giá cả hàng hoá rẻ hơn do hàng rào thuế quan đã được cắt giảm, trong khi nền công nghiệp lại có thể thu nhiều lợi nhuận hơn do nguyên liệu nhập khẩu đầu vào có giá hạ hơn. Công ty cũng không nằm trong ngoại lệ đó khi thuế nhập khẩu liên tục được giảm và được hưởng ưu đãi đặc biệt. Cụ thể, nhóm hàng xơ, sợi thuế suất giảm từ 20% xuống 5%; nhóm hàng vải thuế suất giảm từ 40% xuống 12%; nhóm hàng quần áo và đồ may sẵn thuế suất giảm từ 50% xuống 20% . Đồng thời với việc nắm vững thị trường thời trang Việt Nam lúc bấy giờ kết hợp với kinh nghiệm xuất nhập khẩu sâu rộng và lập kế hoạch kinh doanh rõ ràng thì chi phí đã được cắt giảm, khiến lợi nhuận tăng dần và mức tăng thể hiện rõ nhất là vào năm 2009, doanh thu tăng 1.33%. Tuy nhiên, để có thể nhìn cận cảnh hơn vào tình hình hoạt động kinh doanh của công ty thì ta có thể xét đến chỉ tiêu Lợi nhuận sau thuế của công ty. Mức lợi nhuận năm 2008 tăng 1.64 % so với 2007 trong khi đó mức tăng 2009 lại vượt hơn là 1.76%. Năm 2007 do công ty vẫn còn tốn kém nhiều chi phí trả lương cho người lao động, bộ máy tổ chức còn rườm rà, kém hiệu quả, chưa có sự phân công rạch ròi nhiệm vụ của các thành viên thì sang năm 2008, tình hình đã được cải thiện. Đồng thời với việc hưởng ưu đãi thuế nhập khẩu từ các nước thành viên WTO nên cũng tác động phần nào đến lợi nhuận của công ty. Tuy nhiên đến năm 2009, do công ty mở rộng quy mô kinh doanh, đầu tư thêm các trang thiết bị phục vụ khai trương các cửa hàng trong khi đó nguồn vốn của công ty lại có hạn nên mức tăng của lợi nhuận không nhiều, nhưng vẫn là đáng khích lệ. Đặc biệt từ tháng 3/2008, lãi suất cơ bản được nâng lên, dự trữ bắt buộc với lãi suất rất thấp được áp đặt, tín phiếu bắt buộc được phân bổ, biện pháp hạn chế tín dụng được áp đặt lên các ngân hàng thương mại, cắt giảm đầu ._.