Thực trạng và một số giải pháp hoàn thiện công tác quản lý dự án tại Công ty cổ phần xây dựng SHINEC

inh doanh của công ty:………………………………7 1.2 . Hoạt động đầu tư của công ty cổ phần xây dựng SHINEC:………………….9 1.3. Thực trạng về hoạt động quản lý dự án của công ty cổ phần xây dựng SHINEC:…………………………………………………………………………..16 1.3.1.Đặc điểm của các dự án mà công ty tham gia quản lý:……………………16 1.3.2. Công tác tổ chức hoạt động và quy trình quản lý dự án của công ty:…….20 1.3.3. Thực trạng quản lý dự án tại công ty theo nội dung quản lý:…………….25 1.3.3.1. Quản lý thời gian, tiến độ của dự án:……………………………...26 1.3.3.2. Quản lý chất lượng dự án:…………………………………………30 1.3.3.3. Quản lý chi phí:……………………………………………………36 1.3.3.4. Quản lý nhân lực:………………………………………………….39 1.3.3.5. Các hoạt động quản lý khác:………………………………………41 1.3.4. Thực trạng quản lý dự án của công ty theo chu kỳ:………………………45 1.3.4.1. Giai đoạn chuẩn bị đầu tư:………………………………………...46 1.3.4.2. Giai đoạn thực hiện đầu tư:………………………………………..50 1.3.4.3. Giai đoạn kết thúc xây dựng, bàn giao sử dụng và thanh quyết toán công trình:………………………………………………………………………….56 1.3.5. Ví dụ cụ thể về công tác quản lý dự án của công ty cổ phần xây dựng SHINEC:………………………………………………………………...…………58 1.3.6. Đánh giá về công tác quản lý dự án tại công ty:…………………………....66 1.3.6.1. Những kết quả đã đạt được:……………………………………….66 1.3.6.2. Những mặt hạn chế còn tồn tại:……………………………………69 CHƯƠNG 2: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SHINEC…………………...73 2.1. Định hướng và mục tiêu của công ty:………………………………………..73 2.1.1. Định hướng và mục tiêu chung của công ty:…………………………….73 2.1.2. Định hướng về công tác quản lý:………………………………………...75 2.2. Một số giải pháp cụ thể cho công ty cổ phần xây dựng SHINEC trong việc hoàn thiện công tác quản lý dự án:………………………………………………..76 2.2.1. Hoàn thiện cơ chế tổ chức quản lý dự án tại công ty:…………………...76 2.2.2. Tăng cường áp dụng máy móc, trang thiết bị cũng như phương pháp kỹ thuật hiện đại vào quản lý dự án…………………………………………………..78 2.2.3. Một số giải pháp khắc phục tình trạng thiếu vốn đầu tư cho giai đoạn thực hiện dự án của công ty:……………………………………………………………79 2.2.4. Tập trung mọi nguồn lực để tìm kiếm cơ hội đầu tư và các hợp đồng kinh tế:…………………………………………………………………………………..83 2.2.5. Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý dự án theo từng nội dung quản lý:..85 2.2.5.1. Giải pháp cho hoạt động quản lý tiến độ tại công ty:……………..85 2.2.5.2. Giải pháp cho hoạt động quản lý chất lượng tại công ty:…………88 2.2.5.3. Giải pháp cho hoạt động quản lý chi phí tại công ty:……………...89 2.2.5.4. Giải pháp cho hoạt động quản lý nhân lực tại công ty:…………...90 2.2.5.5. Giải pháp cho một số hoạt động quản lý khác tại công ty:………..93 2.3. Một số kiến nghị với các cơ quan quản lý nhà nước:………………………...95 KẾT LUẬN………………………………………………………………………..98 TÀI LIỆU THAM KHẢO…………………….………………………………...100 DANH MỤC BẢNG BIỂU Mô hình 1.1: Mô hình cơ cấu tổ chức của công ty…………………………………5 Mô hình 1.2: Sơ đồ tổ chức hiện trường…………………………………………..20 Mô hình 1.3: Mô hình chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án………………………...22 Bảng 1.1: Các ngành nghề kinh doanh của công ty………………………………...4 Bảng 1.2: Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty………………..8 Bảng 1.3: Tình hình đầu tư vào tài sản cố định gia tăng qua các năm……………...9 Bảng 1.4: Bảng trích lập các quỹ năm 2007 của công ty………………………….11 Bảng 1.5: Bảng tiến độ thực hiện công việc dự án “Xây dựng Nhà xưởng sản xuất nội thất kim loại – xã Nam Sơn, huyện An Dương, Hải Phòng”………..28 Bảng 1.6: Bảng tiến độ thực hiện dự án “Đầu tư xây dựng công trình mở rộng nhà máy chế biến gỗ và nội thất tàu thủy quận Ngô Quyền, Hải Phòng”…....29 Bảng 1.7: Quy trình khái quát chung về quản lý dự án xây dựng…………………45 Bảng 1.8: Kế hoạch đấu thầu chung của dự án: “Xây dựng nhà máy chế biến gỗ SHINEC tại cụm công nghiệp tàu thủy Hải Dương”…………………53 Bảng 1.9: Danh mục thiết bị phục vụ thi công công trình nhà máy chế biến gỗ SHINEC tại cụm công nghiệp tàu thủy Hải Dương…………………..55 Bảng 1.10: Bảng tính chi phí cho dự án: “Đầu tư xây dựng nhà máy chế biến gỗ SHINEC tại cụm công nghiệp tàu thủy Hải Dương”………………....61 Bảng 1.11: Bảng chỉ tiêu hiệu quả tài chính dự án: “Đầu tư xây dựng nhà máy chế biến gỗ SHINEC tại cụm công nghiệp tàu thủy Hải Dương”…………....65 LỜI MỞ ĐẦU Trong những năm gần đây, Việt Nam đã, đang và tiếp tục tăng cường công cuộc đổi mới kinh tế trên nhiều lĩnh vực và đạt được những thành tựu đáng kể. Tiến trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa kéo theo sự chuyển dịch theo hướng tăng dần tỷ trọng của công nghiệp, dịch vụ và giảm dần tỷ trọng của nông nghiệp. Đặc biệt là sau khi Việt Nam gia nhập tổ chức Thương mại thế giới WTO thì toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế quốc tế đã trở thành xu thế khách quan chi phối sự phát triển kinh tế – xã hội của nước ta cũng như của các quốc gia khác. Việt Nam đang trên đà phát triển với nhiều công trình đang được dựng xây. Chính vì vậy ngành Xây dựng luôn thể hiện được vai trò quan trọng của mình trong sự nghiệp xây dựng và phát triển của quốc gia. Ngành Xây dựng luôn giữ vai trò là một trong những ngành kinh tế mũi nhọn, là lực lượng chủ yếu trong việc xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật, thực hiện công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước. Nắm vững được tầm quan trọng ấy, công ty cổ phần xây dựng SHINEC – đơn vị thành viên của công ty cổ phần công nghiệp tàu thủy SHINEC thuộc Tập đoàn tàu thủy Việt Nam đã, đang và từng bước dần hoàn thiện mình về mọi mặt nhằm nâng cao vị thế của mình trên thị trường. Là đơn vị hạch toán độc lập, công ty đã có những bước tiến phát triển khá mạnh mẽ. Công ty đã bố trí một cách hợp lý lao động, đồng thời nỗ lực phát triển sản xuất mang tính chuyên môn và khoa học, tạo ra năng suất lao động cao, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Mục tiêu: “Chất lượng – Thời gian – Uy tín” luôn được đưa lên hàng đầu trong chính sách phát triển của công ty. Một trong những lĩnh vực mà công ty đang cố gắng hoàn thiện và đẩy mạnh phát triển hơn nữa là công tác quản lý dự án. Mặc dù công ty đã có những tiến bộ và thành tựu đáng kể trong hoạt động này nhưng vẫn không thể tránh khỏi những thiếu sót còn tồn tại. Chính vì thế, sau thời gian thực tập tại công ty cổ phần xây dựng SHINEC, em nhận thấy có nhiều vấn đề trong công tác này cần phải tìm hiểu thêm. Được sự giúp đỡ tận tình của quý công ty, cụ thể là phòng Kế hoạch và Ban quản lý dự án, em xin được lựa chọn đề tài: “Thực trạng và một số giải pháp hoàn thiện công tác quản lý dự án tại công ty cổ phần xây dựng SHINEC” làm đề tài nghiên cứu của mình. Bài chuyên đề tốt nghiệp này bao gồm hai phần chính là: ● Chương 1: Thực trạng về công tác quản lý dự án của công ty cổ phần xây dựng SHINEC. ● Chương 2: Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản lý dự án tại công ty cổ phần xây dựng SHINEC. Trong đó, chương 1 sẽ đi vào tìm hiểu những nét cơ bản, tổng quan về tình hình đầu tư tại công ty nói chung cũng như thực trạng về công tác quản lý dự án nói riêng. Cụ thể bài viết sẽ nghiên cứu về thực trạng quản lý dự án theo hai lĩnh vực, một là theo nội dung quản lý; hai là theo chu kỳ. Chương 2 sẽ đề cập đến những định hướng cụ thể để từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý dự án tại cơ sở. Đồng thời bài viết cũng sẽ đưa ra một số kiến nghị với các cơ quan quản lý nhà nước nhằm thúc đẩy, hỗ trợ hơn nữa cho công tác này. Em xin được chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của cô giáo ThS. Nguyễn Thị Thu Hà đã giúp em trong suốt quá trình nghiên cứu đề tài để hoàn thành bài chuyên đề tốt nghiệp này. CHƯƠNG 1: THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SHINEC. 1.1. Khái quát chung về công ty cổ phần xây dựng SHINEC: 1.1.1. Quá trình hình thành phát triển của công ty: Nắm bắt được nhu cầu phát triển của thị trường thành phố Hải Phòng và kế hoạch của Tập đoàn công nghiệp tàu thủy Việt Nam trong những năm tới về xây dựng các khu, cụm công nghiệp đặc biệt trong lĩnh vực sản xuất gia công sắt thép và xây dựng, năm 2004, Chủ tịch Hội đồng Quản trị Công ty cổ phần công nghiệp tàu thủy SHINEC ra Quyết định số 289/QĐ-HĐQT về việc thành lập Xí nghiệp Xây dựng SHINEC trên cơ sở hoạt động theo phương thức hạch toán báo sổ với Công ty, tự thu, tự chi, bảo toàn và phát triển vốn đồng thời nộp đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nước và nghĩa vụ với công ty. Xí nghiệp có tài khoản riêng, con dấu và mã số thuế riêng theo quy định chung của Nhà nước. Sau hơn hai năm hoạt động, nhận thấy sự phát triển nhanh và bền vững của Xí nghiệp xây dựng SHINEC, Hội đồng quản trị Công ty cổ phần công nghiệp tàu thủy SHINEC đã quyết định chuyển đổi và hình thành Công ty cổ phần Xây dựng SHINEC theo quyết định góp vốn số 07-QĐ/HĐQT-SHI ngày 01/4/2007. Công ty cổ phần xây dựng SHINEC mà tiền thân là Xí nghiệp xây dựng SHINEC chính thức đi vào hoạt động từ ngày 27/4/2007 theo giấy chứng nhận kinh doanh số 0203003063 ngày 27/4/2007 của Phòng đăng ký kinh doanh – Sở kế hoạch đầu tư Thành phố Hải Phòng cấp. Công ty hoạt động trong nhiều ngành nghề lĩnh vực, phấn đấu trở thành đơn vị có đủ kinh nghiệm và năng lực đúng với phương châm: “ Chất lượng là yếu tố căn bản”. 1.1.2. Đặc điểm và ngành nghề kinh doanh của công ty cổ phần xây dựng SHINEC: Công ty cổ phần xây dựng SHINEC hoạt động trong lĩnh vực thi công xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp, gia công và chế tạo thép phi tiêu chuẩn, kinh doanh sắt thép, phế liệu và vật tư cho ngành công nghiệp tàu thủy. Cụ thể, các ngành nghề kinh doanh của công ty bao gồm: Bảng 1.1: Các ngành nghề kinh doanh của công ty. STT Tên ngành Mã ngành 1 Xây dựng nhà các loại 41 2 Xây dựng công trình kỹ thuật dân dụng khác: - Tư vấn, xây dựng các công trình công nghiệp, dân dụng, giao thông, thủy lợi, cầu cảng, đầu tư cơ sở hạ tầng các cụm khu công nghiệp, khu đô thị. - Xây lắp công trình điện đến 35 KV - Xây dựng công trình điện, hệ thống điện công nghiệp chiếu sáng trong và ngoài trời. - Khoan thăm dò địa chất công trình xây dựng. 42900 3 Phá dỡ và chuẩn bị mặt bằng 431 4 Sửa chữa thiết bị khác: - Sửa chữa các phương tiện vận tải thủy, bộ 33190 5 Bán buôn xăng dầu và các sản phẩm liên quan 46613 6 Bán buôn kim loại và quặng kim loại 4662 7 Kho bãi và lưu giữ hàng hóa 5510 8 Khách sạn 55101 9 Nhà khách nhà nghỉ kinh doanh dịch vụ lưu trú ngắn ngày 55103 10 Dịch vụ ăn uống 56 11 Bán buôn chuyên doanh khác: - Vật tư, thiết bị máy móc phục vụ ngành xây dựng, công nghiệp, thủy lợi, điện. - Phương tiện vận tải thủy bộ. 466 12 Sản xuất các sản phẩm bằng kim loại chưa được phân vào đâu: - Gia công, sản xuất, lắp đặt kết cấu phục vụ công trình xây dựng, công nghiệp, thủy lợi. 25999 13 Lắp đặt hệ thống điện, hệ thống cấp thoát nước và lắp đặt xây dựng khác 432 14 Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác chưa được phân vào đâu: - Vật tư, thiết bị máy móc ngành công nghiệp tàu thủy 46599 15 Trồng hoa cây cảnh 01183 16 Trông cây lâu năm 01290 ( Nguồn: Phòng kế hoạch công ty cổ phần xây dựng SHINEC) 1.1.3. Cơ cấu tổ chức: Mô hình 1.1: Mô hình cơ cấu tổ chức của công ty ĐẠI HỘI CỔ ĐÔNG BAN KIỂM SOÁT HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ GIÁM ĐỐC PHÒNG KẾ TOÁN PHÒNG KINH DOANH PHÒNG TỔ CHỨC - HÀNH CHÍNH PHÒNG KỸ THUẬT PHÒNG KẾ HOẠCH – ĐẦU TƯ Xưởng gia công kết cấu Đội xây dựng số 4 Đội xây dựng số 3 Đội xây dựng số 2 Đội xây dựng số 1 ( Nguồn: Phòng Tổ chức công ty cổ phần xây dựng SHINEC) Hình thức quản lý dự án ở công ty vẫn là mô hình chủ đầu tư trực tiếp quản lý nhưng trong một số trường hợp cụ thể, công ty sẽ lập ra Ban quản lý dự án. Các thành viên trong Ban quản lý dự án sẽ được chọn lựa từ ban lãnh đạo, các phòng ban và tập hợp lại để chịu trách nhiệm thực hiện công tác này. Thường thì Phòng kế hoạch đầu tư sẽ được công ty ủy quyền trách nhiệm quản lý đối với những dự án không quá phức tạp và quy mô không lớn. - Đại hội đồng cổ đông là cơ quan quyền lực có thẩm quyền cao nhất của công ty gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết, có quyền quyết định những vấn đề được Luật pháp và điều lệ công ty quy định. - Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến hoạt động của công ty trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. Hiện tại hội đồng quản trị của công ty có 4 thành viên là: Ông Phạm Hồng Điệp, Ông Nguyễn Như Hải Triều, Bà Trần Thị Tuyết, Ông Đỗ Quang Thắng. - Giám đốc là ông Nguyễn Như Hải Triều, là người đại diện theo pháp luật của Công ty, là người điều hành công việc kinh doanh hàng ngày, chịu sự giám sát của Hội đồng quản trị và trước pháp luật về việc thực hiện các quyền cũng như nhiệm vụ được giao như: quyết định các vấn đề liên quan đến công việc kinh doanh hàng ngày của công ty không cần phải có quyết định của Hội đồng quản trị; Tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng cổ đông; Tuyển dụng lao động… - Ban kiểm soát thực hiện giám sát Hội đồng quản trị, Giám đốc trong việc quản lý và điều hành công ty; Chịu trách nhiệm trước Đại hội đồng cổ đông trong thực hiện các nhiệm vụ được giao. Ban kiếm soát kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, tính trung thực và mức độ cẩn thận trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, trong tổ chức công tác kế toán, thống kê và lập báo cáo tài chính. Hiện nay Trưởng ban kiểm soát là ông Phạm Quốc Việt. - Phòng tổ chức hành chính do bà Bùi Thị Dung làm trưởng phòng có một số chức năng chính sau đây: Xác định và xây dựng các tiêu chuẩn chức danh trong Công ty; Xây dựng nội quy, thể chế, chế độ công tác của các bộ phận; Xây dựng các định mức lao động, nghiên cứu chế độ tiền lương, tiền thưởng, tiền bồi dưỡng… - Phòng kế toán do bà Nguyễn Thị Nhàn làm trưởng phòng có một số nhiệm vụ chính như: Quản lý tài sản, tiền vốn, hàng hóa, kinh phí và các quỹ, tổng kết thu – chi tài chính, báo cáo quyết toán, nắm bắt tình hình kinh doanh của Công ty. Từ đó phòng sẽ lập kế hoạch tài chính và cung cấp thông tin cho các bộ phận trong và ngoài Công ty, tham mưu cho Giám đốc thực hiện chức năng quản lý tài chính, tổ chức thực hiện các chỉ tiêu về tài chính – kế toán. - Phòng kế hoạch đầu tư do Ông Phí Trọng Chiến làm trưởng phòng có những chức năng như sau: thiết lập hồ sơ dự thầu theo yêu cầu của khách hàng; Phối hợp với chỉ huy trưởng của công trình để giải quyết các vấn đề kỹ thuật có liên quan đến hợp đồng trong quá trình thi công; Nghiên cứu, tìm kiếm các nguồn vật tư phục vụ cho sản xuất kinh doanh, thi công của công ty một cách ổn định, hiệu quả; Theo dõi, đánh giá và đưa ra các ý kiến, biện pháp để hoàn thiện và thực hiện đúng kế hoạch kinh doanh chung; Thu thập, sắp xếp và bảo quản cẩn thận tài sản, hồ sơ, tài liệu, thông tin nội bộ của Công ty… - Phòng kỹ thuật của công ty sẽ chịu trách nhiệm một số vấn đề như: Thi công các công trình xây dựng; Phụ trách các vấn đề kỹ thuật – công nghệ cũng như thiết kế các công trình; Gia công, lắp đặt các sản phẩm khung nhà thép; Quản lý việc sử dụng máy móc, thiết bị thi công; Nghiệm thu các công trình xây dựng…Trưởng phòng kỹ thuật là Ông Phạm Quốc Việt. - Phòng kinh doanh do ông Đỗ Quang Thắng làm trưởng phòng có một số chức năng chính như: Đảm bảo cung ứng vật tư, thiết bị và nhân công theo đúng tiến độ và chất lượng yêu cầu; Kiểm soát việc sử dụng vật tư trong quá trình thi công; Theo dõi việc tạm ứng, thanh quyết toán của công trình đồng thời kiểm soát chi phí trong quá trình thi công của các hợp đồng; Tham mưu cho Giám đốc về các vấn đề liên quan đến thương lượng và ký kết hợp đồng với khách hàng. 1.1.4. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty: Bảng 1.2: Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty 2007 35.853.434.818 -- 35.853.434.818 33.849.219.993 2.004.214.825 1.419.276 31.138.824 123.996.122 584.824.523 1.265.674.632 189.460.943 30.567.009 158.893.934 1.424.568.566 398.879.198 1.025.689.368 2006 26.633.638.323 -- 20.633.638.323 19.253.315.382 1.380.322.940 2.867.706 98.965.410 253.015.482 127.741.692 903.468.062 -- 5.553.371 - 5.553.371 897.914.691 251.416.114 646.498.577 2005 11.911.267.131 172.412.000 11.738855.131 10.944.494.975 794.360.156 733.343 286.061.745 251.604.870 79.543.370 177.883.514 24.000.000 -- 24.000.000 201.883.514 -- 201.883.514 2004 16.974.261.139 -- 16.974.261.139 16.409.263.319 564.997.820 6298 85.374.621 257.666.449 45.524.551 176.438.497 -- -- -- 176.438.497 -- 176.438.497 Chỉ tiêu 1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 2. Các khoản giảm trừ doanh thu - Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu 3. Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ 4. Giá vốn hàng bán 5. Lợi nhuận gộp bán hàng và cung cấp dịch vụ 6. Doanh thu hoạt động tài chính 7. Chi phí tài chính 8. Chi phí bán hàng 9. Chi phí quản lý doanh nghiệp 10. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 11. Thu nhập khác 12. Chi phí khác 13. Lợi nhuận khác 14.Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 15. Thuế TNDN phải nộp 16. Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp Qua bảng trên, ta thấy lợi nhuận sau thuế của công ty đã tăng dần qua các năm. Tuy nhiên từ năm 2004 đến năm 2005, mức độ tăng lợi nhuận là rất chậm. Hai năm 2004 và 2005 không có khoản thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp vì tất cả khoản lợi nhuận trước thuế được đưa lên công ty mẹ rồi mới tính thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp chung của cả công ty Công nghiệp tàu thủy SHINEC. Bắt đầu từ năm 2006, công ty mới độc lập tính thuế thu nhập doanh nghiệp riêng của đơn vị mình. Và cũng bắt đầu từ năm này, lợi nhuận bắt đầu tăng rõ rệt thể hiện sự cố gắng nỗ lực của công ty trong việc thúc đẩy sản xuất kinh doanh. 1.2. Hoạt động đầu tư của công ty cổ phần xây dựng SHINEC: ► Tình hình đầu tư phát triển của công ty: Do tính chất đặc điểm của ngành nghề mà công ty cổ phần xây dựng SHINEC luôn quan tâm đến máy móc trang thiết bị phục vụ cho việc thi công công trình. Công ty đã cố gắng đầu tư tối đa vào mua sắm những máy móc thiết bị phù hợp để đảm bảo hoàn thành tốt được những yêu cầu của bạn hàng trong lĩnh vực xây dựng cũng như các lĩnh vực thuộc ngành nghề của doanh nghiệp. Bảng 1.3: Tình hình đầu tư vào tài sản cố định gia tăng qua các năm Tài sản Năm 2004 2005 2006 2007 Nhà cửa, đất đai vật kiến trúc 10.457.254 10.909.091 10.909.091 8.181.821 Máy móc thiết bị sản xuất 97.786.547 100.301.584 104.761.904 212.375.673 Phương tiện vận tải truyền dẫn 169.435.879 244.782.834 257.625.756 300.875.959 Thiết bị văn phòng 68.798.267 45.674.986 17.962.000 63.095.770 Tổng 346.477.947 401.668.495 391.258.751 584.529.223 (Nguồn: phòng kế toán của công ty) Qua bảng trên ta thấy đầu tư vào tài sản là một trong những vấn đề được đội ngũ lãnh đạo công ty quan tâm hàng đầu. Cụ thể tình hình đầu tư vào tài sản cố định không ngừng được tăng lên ở cả nhà cửa, máy móc thiết bị, phương tiện vận tải và thiết bị văn phòng. Không chỉ có máy móc trang thiết bị mà nguồn nhân lực cũng được công ty hết sức quan tâm. Nhận thức rõ được tầm quan trọng đó, công ty đã không ngừng đầu tư gia tăng lao động cả về mặt số lượng và chất lượng. Công ty đã cố gắng tuyển dụng ngày một nhiều hơn đội ngũ có trình độ tay nghề và ý thức nghề nghiệp cao. Hàng năm công ty có gửi một số cán bộ và công nhân đi học tại các lớp đào tạo chuyên sâu để củng cố thêm kiến thức nghề nghiệp cũng như phát huy sáng tạo giúp sức cho công ty ngày một vững mạnh đi lên. Bên cạnh đó, ban lãnh đạo công ty cũng hết sức quan tâm đến các vấn đề về an toàn lao động, bảo hiểm xã hội cũng như chế độ lương thưởng… của công nhân. ► Vốn và nguồn vốn của công ty: Nguồn vốn của công ty được huy động từ nhiều nguồn khác nhau bao gồm: vốn góp ban đầu của các cổ đông; trích phần thu nhập giữ lại; vốn vay từ các tổ chức tín dụng như ngân hàng và một số tổ chức tài chính khác; phát hành chứng khoán ra công chúng, chào bán cổ phần. Công ty được thành lập với vốn điều lệ ban đầu là 10,000,000 Việt Nam đồng (10 tỷ Việt Nam đồng). Nói chung là nguồn vốn của công ty được hình thành từ nguồn vốn bên trong và nguồn vốn bên ngoài. Trong đó nguồn vốn bên trong hay chính là nguồn vốn được huy động trong nội bộ công ty có ưu điểm đảm bảo sự độc lập, tự chủ trong việc sử dụng. Đồng thời nguồn vốn nội bộ sẽ giúp công ty hạn chế việc phụ thuộc vào chủ nợ, làm giảm bớt rủi ro về tín dụng. Đây cũng là nguồn tài trợ chủ yếu cho các hoạt động của công ty. Để mở rộng quy mô đầu tư, công ty cũng cố gắng huy động từ nhiều nguồn khác nhau. Trong đó việc vay ngân hàng là phổ biến để tạo tiềm lực về vốn, đảm bảo cho việc đầu tư được thực hiện một cách có hiệu quả. Bên cạnh đó, công ty cũng thực hiện việc chào bán cổ phần ra thị trường. Theo điều lệ của công ty, Hội đồng quản trị sẽ quyết định thời điểm, phương thức và giá chào bán cổ phần trong số cổ phần được quyền chào bán. Giá chào bán cổ phần không được thấp hơn giá trị thị trường tại thời điểm gần nhất, trừ một số trường hợp đặc biệt được quy định cụ thể trong điều lệ. Sau khi cổ phần được chào bán, công ty phải phát hành và trao cổ phiếu cho người mua. Công ty có thể bán cổ phần mà không trao cổ phiếu. Đại hội đồng cổ đông chịu trách nhiệm về các quyết định trích lập các loại quỹ từ lợi nhuận sau thuế. Lợi nhuận sau thuế này được phân phối cho nhiều loại quỹ khác nhau trong công ty. Cụ thể tình hình trích lập cho các quỹ năm 2007 của công ty như sau: Bảng 1.4: Bảng trích lập các quỹ năm 2007 của công ty Trích lập các quỹ Tỷ lệ trích lập Giá trị cụ thể tương ứng Quỹ dự trữ bắt buộc 10% 102.571.080 đồng Quỹ đầu tư phát triển 7% 71.597.075 đồng Quỹ khen thưởng phúc lợi 6% 61.542.648 đồng Chi phí hoạt động của Hội đồng quản trị 4% 40.000.000 đồng Chi phí hoạt động của Ban kiểm soát 2% 20.000.000 đồng Chi phí hoạt động của Ban giám đốc 3% 30.000.000 đồng (Nguồn: Phòng kế toán của công ty) Qua bảng trên ta có thể thấy được sự ưu tiên cũng như sự quan tâm của công ty đối với quỹ đầu tư phát triển, từ đó chú ý tới việc sử dụng một cách hợp lý nguồn vốn cho quỹ đó, nhằm mục đích đầu tư sao cho hiệu quả, tránh tình trạng lãng phí hay thất thoát. ► Công tác lập dự án của công ty: Công tác lập dự án luôn được công ty chú ý triển khai thực hiện thật tốt. Đối với một số dự án nhỏ mang tính chất đơn giản thì phòng kế hoạch sẽ chịu trách nhiệm chính trong việc xây dựng và lập dự án. Tuy nhiên dự án cũng có sự tham gia của tất cả lãnh đạo các phòng và Ban lãnh đạo của công ty. Còn đối với những dự án mang tính chất phức tạp, công ty thường lựa chọn một công ty tư vấn có uy tín để tiến hành thuê lập dự án cho mình. Đối tác mà công ty thường lựa chọn trong việc lập một số dự án quan trọng là Công ty cổ phần tư vấn Đầu tư xây dựng và Thương mại SIC; công ty tư vấn Đại học xây dựng Hà Nội. Việc soạn thảo dự án luôn là một công việc quan trọng và được thực hiện chủ yếu qua các bước như: Bước 1: Xác lập chủ nhiệm dự án. Bước 2: Lập nhóm soạn thảo dự án. Bước 3: Chuẩn bị các đề cương. Bước 4: Triển khai việc soạn thảo dự án. Ban lãnh đạo công ty luôn cố gắng chú trọng và thực hiện tốt công tác lập dự án dù ở phương diện trực tiếp lập hay đi thuê cơ quan tư vấn riêng. ► Công tác thẩm định dự án đầu tư: Công ty chưa có một tổ chức thẩm định mang tính chuyên sâu. Khi một dự án được lập ra thường thì Phòng kế hoạch sẽ phối hợp với một số phòng ban khác để kiểm tra lại dự án một cách chi tiết. Sau đó sẽ đưa cho Ban lãnh đạo cũng như Hội đồng quản trị của công ty xem xét thật kĩ lưỡng trước khi đề ra những quyết định quan trọng. Thường thì các dự án sau khi đã được xem xét chi tiết sẽ trình lên Sở Xây dựng thành phố Hải Phòng để tiến hành tổ chức thẩm định lại một cách hoàn chỉnh. Công việc thẩm định có vai trò quan trọng để đưa ra những quyết định đầu tư sáng suốt. Hay nói cách khác kết quả của thẩm định là căn cứ cơ sở để ra quyết định chấp thuận hoặc bác bỏ dự án. Do vậy khi tiến hành xem xét lại dự án, công ty luôn dựa vào các căn cứ để nghiên cứu hợp lý. Không chỉ dựa vào hồ sơ dự án mà còn phải dựa vào các căn cứ pháp lý như các chủ trương, quy hoạch, kế hoạch, chính sách phát triển kinh tế - xã hội của nhà nước, địa phương và của ngành; các văn bản pháp luật chung và văn bản pháp luật có liên quan trực tiếp tới hoạt động đầu tư. Ngoài ra đối với từng dự án khác nhau, quá trình thẩm định còn phải dựa vào các tiêu chuẩn, quy phạm và định mức trong từng lĩnh vực kinh tế, kỹ thuật cụ thể. Một số phương pháp thẩm định cũng được công ty sử dụng tùy vào từng dự án cụ thể như: phương pháp thẩm định theo trình tư; phương pháp so sánh đối chiếu chỉ tiêu; phương pháp phân tích độ nhạy… Tuy nhiên thông thường trong quá trình xem xét lại hồ sơ dự án, công ty thường sử dụng phương pháp so sánh đối chiếu với các chỉ tiêu để có thể tiến hành nhanh gọn và đơn giản. ► Công tác quản lý kế hoạch hóa đầu tư: Trong hoạt động quản lý chung, công ty cổ phần xây dựng SHINEC luôn đánh giá tầm quan trọng của công tác quản lý đầu tư. Công ty đã cố gắng thực hiện tốt việc quản lý đầu tư để tạo sự tác động liên tục, có tổ chức, định hướng vào quá trình đầu tư của mình. Trong từng điều kiện cụ thể, Ban lãnh đạo công ty luôn cố gắng sử dụng đồng bộ các biện pháp kinh tế - xã hội, tổ chức kỹ thuật và một số biện pháp khác nhằm đạt được hiệu quả cao nhất. Công tác quản lý đầu tư có vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, hiệu quả sử dụng vốn đầu tư, đổi mới công nghệ hay nâng cao năng suất lao động. Từ khi thành lập đến nay, công ty đã tiến hành thực hiện nhiều dự án. Trong số đó, phần lớn là thực hiện các dự án cho công ty mẹ là Công ty cổ phần công nghiệp tàu thủy SHINEC. Các dự án từ trước đến nay của công ty thường không lớn và tính chất không phức tạp. Chính vì vậy, đối với các dự án có quy mô nhỏ thì công ty áp dụng mô hình quản lý là Mô hình chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án. Trong một số dự án thì chủ đầu tư tự thực hiện ở cả khâu sản xuất, xây dựng, giám sát và chịu trách nhiệm trước pháp luật. Việc giám sát được chủ đầu tư tiến hành ở cả ba giai đoạn: chuẩn bị, thực hiện và vận hành. Trong một số trường hợp, chủ đầu tư cũng đã lập ra và ủy quyền cho một Ban quản lý dự án. Tất nhiên Ban quản lý dự án này phải chịu sự quản lý của chủ đầu tư và chịu trách nhiệm trước pháp luật cũng như trước chủ đầu tư về các phần việc và nhiệm vụ được giao. Kế hoạch hóa hoạt động đầu tư phát triển là quá trình xác định mục tiêu của hoạt động đầu tư để từ đó đề xuất ra những giải pháp tối ưu nhằm đạt mục tiêu đó với hiệu quả cao nhất. Do công ty thành lập cũng chưa được lâu, quy mô không lớn lắm nên kế hoạch của công ty từ trước đến nay vẫn chỉ dừng lại ở kế hoạch hàng năm. Việc xây dựng kế hoạch có sự tham gia của các phòng ban và Ban lãnh đạo công ty. Tuy nhiên phòng Kế hoạch vẫn chịu trách nhiệm đảm nhận chính. Các kế hoạch này sẽ được đưa ra Hội đồng quản trị xem xét và phê duyệt. ► Nội dung, phương pháp đánh giá kết quả và hiệu quả của hoạt động đầu tư: Khi tiến hành vào hoạt động đầu tư phát triển, chủ đầu tư luôn quan tâm đến vấn đề về kết quả và hiệu quả của đầu tư. Hằng năm các số liệu sẽ được thu thập từ các phòng ban khác nhau rồi được đưa tập trung về phòng kế toán. Phòng kế toán sẽ dựa vào các số liệu này để thiết lập nên một số chỉ tiêu cơ bản. Những chỉ tiêu này sẽ giúp cho Ban lãnh đạo cũng như toàn bộ công nhân viên công ty nắm rõ hơn về tình hình cụ thể của công ty mình. Từ đó sẽ đưa ra những giải pháp khắc phục một số hiện trạng khó khăn đang gặp phải. Về các chỉ tiêu kết quả đầu tư có thể bao gồm: khối lượng vốn đầu tư thực hiện; tài sản cố định huy động và năng lực sản xuất phục vụ tăng thêm. Khi đi vào từng dự án cụ thể thì công ty cũng xác định những chỉ tiêu cơ bản như: tỷ lệ vốn đầu tư thực hiện của dự án; tỷ lệ hoàn thành của hạng mục, đối tượng xây dựng dự án… Về hệ thống các chỉ tiêu hiệu quả đầu tư, thực tế công ty chỉ xác định một số chỉ tiêu cơ bản như: cơ cấu tài sản; cơ cấu nguồn vốn; khả năng thanh toán; tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu. ► Công tác đấu thầu, quản lý hoạt động đấu thầu của công ty: Trong những năm qua, công ty đã có nhiều đơn đặt hàng và ký kết được một số hợp đồng quan trọng có giá trị cao. Nhưng chỉ một số ít dự án là công ty tham gia đấu thầu và đã thắng thầu để trở thành đơn vị thi công chính thức cho các bạn hàng. Còn các dự án khác, thường là công ty nhận hoàn thành từ công ty mẹ hoặc ký kết trực tiếp với đối tác. Một số dự án mà công ty đã tham gia và thắng thầu như dự án xây dựng Nhà máy sản xuất nội thất tàu thủy và nhà máy chế biến gỗ tại 59 – Ngô Quyền, Hải Phòng; Dự án xây dựng Nhà xưởng sản xuất nội thất kim loại tại xã Nam Sơn, huyện An Dương, Hải Phòng… Từ 2004 đến nay, công ty chủ yếu là đơn vị thi công, tham gia đấu thầu đối với các gói thầu của bạn hàng. Ngoài ra công ty cũng đứng ra làm chủ đầu tư một số dự án tiêu biểu như: Công trình xây dựng nhà máy chế biến gỗ SHINEC xã Lai Vu – huyện Kim Thành – tỉnh Hải Dương; Dự án Đầu tư xây dựng Trạm xăng dầu và Khu văn phòng phục vụ điều hành Khu công nghiệp Nam Cầu Kiền (VINASHIN – SHINEC) tại huyện Thủy Nguyên – Hải Phòng… ► Tình hình hợp tác, đầu tư với nước ngoài và hoạt động chuyển giao công nghệ: Do mới thành lập và quy mô còn nhỏ nên hoạt động chuyển giao công nghệ và hợp tác với nước ngoài của công ty còn chưa mạnh và phổ biến. Trong tương lai, công ty sẽ mở rộng các quan hệ với các đối tác nước ngoài, đặc biệt là các đối tác đã có quan hệ từ trước với công ty mẹ là Công ty cổ phần công nghiệp tàu thủy SHINEC. Theo định hướng đó, công ty sẽ cùng với một số công ty nước ngoài để ký các hợp đồng liên doanh, liên kết. Trong năm 2008, công ty đã cùng đối tác tại Singapore thành lập nên Công ty liên doanh Winthrop Việt Nam CO, LTD đầu tư xây dựng các khu văn phòng và những nhà máy vững chắc để cho thuê tại Cụm Công nghiệp Vinashin – Shinec. ► Nội dung, phương pháp phân tích rủi ro đầu tư: Khi bước vào hoạt động sản xuất, công ty cũng đã gặp phải rất nhiều khó khăn. Bên cạnh đó là sự đối mặt với một số rủi ro chính như rủi ro kinh tế, rủi ro pháp luật, rủi ro tài chính, rủi ro về giá… Về mặt kinh tế, những tác động tiêu cực từ nền kinh tế thế giới đã tác động không nhỏ tới Việt Nam. Cụ thể là tình hìn._.h lạm phát đang diễn ra ở mức cao hiện nay khiến Chính phủ lo lắng và phải đưa ra một loạt các biện pháp khống chế. Trong đó có biện pháp tăng tỷ lệ dự trữ bắt buộc đối với các ngân hàng thương mại. Điều đó đã ảnh hưởng tới việc huy động vốn của doanh nghiệp và làm giảm khả năng vay được vốn của các công ty từ ngân hàng. Các công ty có nguy cơ rơi vào tình trạng thiếu vốn trầm trọng, tốc độ phát triển sản xuất kinh doanh cũng như quy mô đầu tư giảm. Các khách hàng của SHINEC CTC cũng nằm trong số những công ty phải đương đầu với khó khăn đó. Điều đó đã làm cho công ty cổ phần xây dựng SHINEC gặp nhiều khó khăn trong việc thu hồi nợ từ khách hàng đồng thời vấp phải thử thách khi tiếp tục triển khai các hoạt động sản xuất kinh doanh. Bên cạnh đó về mặt chính trị, do công ty mới chuyển sang hình thức cổ phần nên sự thay đổi của các chính sách, văn bản pháp luật và của thị trường chứng khoán cũng có ảnh hưởng không nhỏ tới hoạt động của công ty. Để giảm bớt rủi ro thì công ty cần phải tìm hiểu kĩ các văn bản pháp luật có liên quan để thực hiện cho đúng, đảm bảo tính công khai minh bạch trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Về tài chính, để phục vụ cho hoạt động kinh doanh của mình, công ty luôn có nhu cầu vay vốn ngân hàng. Vì vậy mà bất kể một động thái lớn nào từ ngân hàng cũng đều ảnh hưởng tới việc vay vốn cũng như khả năng chi trả của công ty. Ví dụ như sự biến động về lãi suất sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả dự trữ và sản xuất kinh doanh. Việc gặp rủi ro trong vấn đề chi trả vốn và lãi vay luôn được Ban lãnh đạo công ty quan tâm. Bên cạnh đó, trong những năm gần đây, giá vật liệu xây dựng, giá sắt thép luôn biến động theo chiều hướng tăng và tăng cao. Điều đó đã dẫn đến tình trạng các công trình đang xây dựng dở dang gặp nhiều khó khăn trong việc thi công, như vậy khả năng thua lỗ khi quyết toán công trình sẽ xảy ra nếu như không có kế hoạch hợp lý. Công ty có thể đưa ra các biện pháp nhằm hạn chế phần nào những rủi ro. Việc lựa chọn đội ngũ giám sát quản lý thi công có trình độ, kinh nghiệm cũng sẽ bớt đi phần nào rủi ro do chậm tiến độ thi công gây ra. Bên cạnh đó phải lựa chọn kỹ càng những dây chuyền thiết bị phù hợp cả về chất lượng, công suất…nhằm tránh tình trạng thực hiện sai với yêu cầu của dự án. 1.3. Thực trạng về hoạt động quản lý dự án của công ty cổ phần xây dựng SHINEC: 1.3.1. Đặc điểm của các dự án mà công ty tham gia quản lý: Từ khi thành lập đến nay, công ty đã tham gia và hoàn thành nhiều dự án lớn nhỏ trong nước. Một số dự án tiêu biểu của công ty như: Hạng mục: Nhà ăn ca 400 m2 – Xây dựng Nhà kho Thành phẩm 300 m2 tại 59 – Ngô Quyền, HP. Xây dựng nhà xưởng nấu thép – tại Km 94, xã Nam Sơn, huyện An Dương, Hải Phòng. Công trình xây dựng Nhà xưởng sản xuất nội thất kim loại – xã Nam Sơn, huyện An Dương, Hải Phòng. Công trình xây dựng Nhà máy sản xuất nội thất tàu thủy và nhà máy chế biến Gỗ tại 59 – Ngô Quyền, HP. Công trình xây dựng Nhà máy xi măng Cẩm Phả - Quảng Ninh. Công trình xây dựng Nhà máy Giấy bao bì. Công trình Nhà máy Xi măng Yên Bình. Công trình xây dựng mở rộng kho Clinker – Giai đoạn 3 tại tỉnh Thanh Hóa. Công trình xây dựng Nhà xưởng thuộc dự án đầu tư xây dựng công trình mở rộng nhà máy chế biến gỗ và SX NTTT. Công trình xây dựng Nhà xưởng thuộc dự án đầu tư xây dựng công trình mở rộng nhà máy nội thất kim loại. Công trình xây dựng nhà xưởng sản xuất que hàn chất lượng cao. Công trình xây dựng Nhà xưởng sản xuất tại Khu công nghiệp Quang Minh tỉnh Vĩnh Phúc. Công trình xây dựng Nhà xưởng tại Khu công nghiệp Từ Sơn – Bắc Ninh. Công trình xây dựng Nhà máy may công nghiệp. Công trình mở rộng nhà máy chế biến gỗ và nội thất tàu thủy Ngô Quyền – Hải Phòng. Công trình xây dựng nhà máy chế biến gỗ SHINEC xã Lai Vu – huyện Kim Thành – tỉnh Hải Dương. Do quy mô của công ty còn chưa lớn nên phần lớn các dự án trên đều do công ty chịu trách nhiệm là đơn vị thi công. Các dự án còn lại thì do chính công ty làm chủ đầu tư. Như vậy có thể thấy đối với công ty cổ phần xây dựng SHINEC, có hai loại dự án mà công ty tham gia quản lý. Một là những dự án mà công ty làm chủ đầu tư để nâng cao năng lực của chính bản thân công ty; Hai là các dự án do công ty nhận thi công xây dựng theo yêu cầu của bạn hàng. Đối với các dự án mà công ty là đơn vị thi công thì công ty chỉ đơn thuần thực hiện quản lý trong giai đoạn thực hiện đầu tư. Trên lý thuyết và đối với một số công ty lớn, khi công ty đã trúng thầu, bên chủ đầu tư có thể giao mọi trách nhiệm thực hiện dự án cho tổng thầu thực hiện theo mô hình Chìa khóa trao tay. Tuy nhiên mô hình này chỉ được áp dụng đối với các dự án có quy mô lớn và tính chất kỹ thuật phức tạp. Trong thực tế, công ty chưa quản lý dự án nào theo mô hình trên. Các dự án mà công ty thực hiện thường nhận lại từ công ty mẹ hoặc trực tiếp ký kết hợp đồng. Hay nói cách khác công ty vẫn chưa đủ năng lực để nhận làm tổng thầu thực hiện toàn bộ dự án từ tư vấn, thiết kế, xây lắp… mà chỉ thi công một phần công việc được giao. Nhằm nâng cao năng lực của mình cũng như tận dụng mọi cơ hội đầu tư để phát triển sản xuất, công ty cổ phần xây dựng SHINEC đã chủ động chuyển sang vai trò là chủ đầu tư trong một số dự án như: dự án mở rộng nhà máy chế biến gỗ và nội thất tàu thủy Ngô Quyền – Hải Phòng; dự án xây dựng nhà máy chế biến gỗ SHINEC xã Lai Vu – huyện Kim Thành – tỉnh Hải Dương… Khác với các dự án mà công ty làm nhà thầu thì đối với những dự án này, công ty được chủ động hơn từ khâu lập dự án đến thực hiện và vận hành các kết quả của dự án. Công ty cũng chủ động hơn trong công tác quản lý dự án, từ đó nâng cao hơn nữa vị thế của mình. Các dự án trên dù là dự án bên trong do công ty làm chủ đầu tư hay dự án bên ngoài do công ty làm nhà thầu đều cần thiết có sự quản lý một cách kĩ lưỡng và cẩn thận. Càng thực hiện nhiều công trình, công ty cổ phẩn xây dựng SHINEC càng nhận rõ vai trò của công tác quản lý dự án trong tất cả các nội dung và các giai đoạn của một dự án cụ thể. Công việc quản lý dự án không phải là một công việc dễ dàng mà nó đòi hỏi có sự kết hợp ăn ý của tất cả các thành viên trong ban quản lý. Những tác dụng và hoạt động quản lý đem lại đã được kiểm nghiệm và chứng minh chính tại những dự án thực tế. Cụ thể vai trò của công tác quản lý dự án được thể hiện như sau: - Trước hết việc quản lý là điều kiện tốt để liên kết tất cả các hoạt động, các công việc của một dự án lại với nhau. Khi một dự án được lập ra, bản thân nó đã bao gồm rất nhiều các công việc khác nhau. Trong quá trình thực hiện cũng như vận hành khai thác dự án, còn nảy sinh nhiều công việc cần phải giải quyết. Vì vậy nếu không có một sự quản lý rõ ràng thì các hoạt động sẽ trở nên rời rạc, thiếu sự liên kết. Và như thế thì mục tiêu của dự án sẽ không thể được thực hiện. - Việc có quá nhiều công việc và hoạt động trong một dự án cũng sẽ kéo theo có nhiều nhiệm vụ dành cho mỗi thành viên thuộc dự án đó. Việc phân công nhiệm vụ rõ ràng, cụ thể cho từng thành viên không phải là điều dễ dàng. Hơn nữa, sự hợp tác giữa họ lại càng trở nên phức tạp hơn. Điều đó đòi hỏi phải có công tác quản lý rõ ràng, giúp cho việc phân công cũng như phối hợp nhiệm vụ giữa các thành viên được thực hiện thuận lợi hơn. - Khi tiến hành thực hiện bất kỳ một dự án nào thì việc giữ mối liên hệ, gắn kết giữa nhóm quản lý dự án với khách hàng và các nhà cung cấp đầu vào luôn là một việc quan trọng. Chính công tác quản lý đã giúp cho mối liên hệ ấy được diễn ra thường xuyên và gắn bó hơn. Nhờ có quản lý mà việc nắm bắt thông tin về khách hàng cũng như các nhà cung cấp đầu vào luôn được cập nhật một cách sát sao và nhanh chóng. - Ngay từ khi dự án đi vào hoạt động nó đã bao hàm một số công việc có thể nằm ngoài dự tính. Việc những phát sinh có thể xảy ra trong quá trình thực hiện cũng như quá trình vận hành kết quả của dự án là điều không thể tránh khỏi. Nếu những phát sinh này không được giải quyết kịp thời thì có thể gây ảnh hưởng nghiêm trọng tới kết quả của dự án. Vì thế cần thiết phải có sự quản lý để có cái nhìn tổng quát, sớm phát hiện ra những sai sót và nhanh chóng đưa ra biện pháp khắc phục. Bên cạnh đó khi có những tranh cãi xung đột nảy ra trong quá trình thực hiện thì nhờ có công tác quản lý mà việc đàm phán sẽ sớm được giải quyết. Rõ ràng là việc quản lý có một vai trò quan trọng trong việc tạo ra sự thành công của dự án. Nắm bắt được điều đó, công ty cổ phẩn xây dựng SHINEC đã đặc biệt quan tâm tới công tác này, ngày càng hoàn thiện một tốt hơn để đáp ứng yêu cầu của phía khách hàng. Từ đó công ty có thể thực hiện được những công trình có chất lượng cao hơn, uy tín hơn, tạo đà phát triển đi lên. 1.3.2. Công tác tổ chức hoạt động và quy trình quản lý dự án của công ty: Quy trình quản lý dự án cũng phụ thuộc vào từng loại dự án mà công ty đứng ra làm chủ đầu tư hay chỉ là đơn vị thi công. Đối với những dự án mà công ty đóng vai trò là nhà thầu thì công ty chỉ tham gia quản lý dự án ở giai đoạn thực hiện đầu tư. Công tác quản lý ở đây sẽ tập trung ở khâu tổ chức hiện trường thi công. Mô hình 1.2: Sơ đồ tổ chức hiện trường. QUẢN LÝ CHUNG TẠI TRỤ SỞ CHÍNH CHỈ HUY TRƯỞNG CÔNG TRÌNH – QUẢN LÝ VÀ CHỈ ĐẠO KỸ THUẬT TẠI HIỆN TRƯỜNG KỸ THUẬT HIỆN TRƯỜNG Tổ sản xuất 5 Tổ sản xuất 4 Tổ sản xuất 3 Tổ sản xuất 2 Tổ sản xuất 1 ( Nguồn: Phòng kế hoạch công ty cổ phần xây dựng SHINEC) Trong đó, chỉ huy trưởng công trình có trách nhiệm như sau: Phụ trách các mặt quản lý tại hiện trường. Chịu trách nhiệm chính trong công tác điều hành sản xuất và tiến độ công trình, kỹ thuật và chất lượng sản phẩm, biện pháp an toàn lao động và vệ sinh công nghiệp. Có toàn quyền chủ động trong sản xuất và điều phối nhân lực. Có quyền phát hiện sai sót và đình chỉ tạm thời thi công khi không đảm bảo kỹ thuật và an toàn lao động. Còn bộ phận kỹ thuật hiện trường sẽ chịu trách nhiệm các công việc như: Trợ giúp chỉ huy trưởng chuyên trách về công tác quản lý kỹ thuật và an toàn lao động. Nghiên cứu triển khai hồ sơ, biện pháp thi công và an toàn lao động chung cho toàn công trình. Chịu trách nhiệm chính về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm cũng như công tác an toàn lao động. Có quyền phát hiện sai sót và đình chỉ tạm thời thi công của các tổ sản xuất khi không đảm bảo kỹ thuật và an toàn lao động. Còn đối với những dự án do công ty làm chủ đầu tư thì công tác quản lý dự án sẽ có phần chủ động hơn và đi xuyên suốt các giai đoạn của quá trình đầu tư. Khi tiến hành thực hiện một dự án, chủ đầu tư là công ty cổ phần xây dựng SHINEC có quyền quyết định, lựa chọn hình thức quản lý dự án theo quy định của khoản 2 điều 45 Bộ Luật Xây dựng. Căn cứ vào điều kiện năng lực của tổ chức mà chủ đầu tư có thể lựa chọn một trong hai hình thức quản lý dự án chính sau: Hình thức thuê tổ chức tư vấn quản lý dự án khi chủ đầu tư xây dựng công trình không đủ điều kiện năng lực. Hình thức chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án khi có đủ điều kiện năng lực quản lý. Thực tế tại công ty cổ phần xây dựng SHINEC, đối với các dự án do công ty làm chủ đầu tư từ trước đến nay đều được quản lý theo mô hình chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án và có thành lập ban quản lý dự án trong một số trường hợp cụ thể. Sơ đồ của mô hình này có thể được biểu diễn như sau: Mô hình 1.3: Mô hình chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án đầu tư. Chủ đầu tư Ban quản lý dự án Tự thực hiện Tổ chức thực hiện dự án 3 Tổ chức thực hiện dự án 1 Tổ chức thực hiện dự án 2 ( Nguồn: Ban quản lý dự án công ty cổ phần xây dựng SHINEC) Ban quản lý dự án là đơn vị trực thuộc Chủ đầu tư, có nhiệm vụ giúp chủ đầu tư làm đầu mối quản lý dự án. Chủ đầu tư sẽ có trách nhiệm chỉ đạo, kiểm tra, đôn đốc Ban quản lý dự án thực hiện nhiệm vụ, đồng thời cũng phải chịu trách nhiệm về kết quả thực hiện của Ban. Các nhiệm vụ chính của Ban quản lý dự án là làm sao để dự án hoàn thành đạt được các mục tiêu đã xác định như: yêu cầu về tiến độ, tiêu chuẩn chất lượng, an toàn, hiệu quả… trong phạm vi nguồn kinh phí cho phép. Các nội dung mà Ban quản lý dự án của công ty đã thực hiện bao gồm các nội dung: xây dựng kế hoạch tổng thể dự án; quản lý tiến độ thực hiện dự án; quản lý chất lượng; quản lý chi phí; quản lý nguồn nhân lực; quản lý an toàn lao động; quản lý môi trường lao động; quản lý rủi ro dự án… Có thể nói cách thức quản lý cũng như trình độ chuyên môn của đội ngũ những nhà quản lý dự án là một trong những yếu tố quyết định đến sự thành công của dự án. Tùy từng dự án cụ thể mà công ty có quyết định thành lập Ban quản lý dự án hay không. Trong những năm trước đây, theo Nghị định số 16/2005/NĐ-CP về việc quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình và theo Nghị định 112/2006/NĐ-CP về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 16/2005/ NĐ-CP thì đối với những dự án có quy mô nhỏ với tổng vốn đầu tư dưới 1 tỷ đồng thì chủ đầu tư không cần phải lập Ban quản lý dự án. Nhưng gần đây nhất, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 12/2009 vào ngày 10/02/2009 về quản lý đầu tư xây dựng cơ bản. Nghị định này đã sửa đổi bổ sung cho các Nghị định 16/2005/NĐ-CP ban hành ngày 7/2/2005 và Nghị định 112/2006/NĐ-CP ban hành ngày 29/9/2006. Theo Nghị định 12/2009/NĐ-CP thì chủ đầu tư không cần thiết phải lập Ban quản lý dự án đối với các dự án có quy mô nhỏ, kỹ thuật đơn giản và với tổng mức đầu tư dưới 7 tỷ đồng thay vì là 1 tỷ trước đây. Tất nhiên trong trường hợp này, chủ đầu tư phải có đầy đủ năng lực và kinh nghiệm để đảm nhiệm tốt việc quản lý dự án. Trong trường hợp dự án có quy mô vốn đầu tư trên 7 tỷ đồng thì công ty cổ phần xây dựng SHINEC sẽ đưa ra quyết định thành lập Ban quản lý dự án. Ví dụ: đối với dự án “Đầu tư xây dựng công trình nhà máy chế biến gỗ SHINEC tại cụm công nghiệp tàu thủy Hải Dương” có quy mô vốn đầu tư là 137.656 triệu đồng tức là một trăm ba mươi tỷ sáu trăm năm mươi sáu triệu đồng. Do quy mô vốn đầu tư của dự án là tương đối lớn nên hội đồng quản trị công ty cổ phần xây dựng SHINEC đã ra quyết định số 1153/QĐ-CNT-TCCB-LĐ về việc thành lập Ban quản lý dự án Nhà máy chế biến gỗ SHINEC. Ban quản lý dự án gồm những thành viên sau: Ông Nguyễn Như Hải Triều, cử nhân Luật, Giám đốc công ty cổ phần xây dựng SHINEC: Trưởng ban. Ông Đỗ Quang Thắng, cử nhân quản trị kinh doanh, Phó giám đốc công ty cổ phần xây dựng SHINEC: Phó trưởng ban. Ông Phạm Quốc Việt, cử nhân kỹ thuật công nghiệp, trưởng phòng kỹ thuật công ty cổ phần xây dựng SHINEC: Phó trưởng ban. Ông Võ Đức Từ, cử nhân mỹ thuật công nghiệp, Phó trưởng Ban Quản lý dự án SHINEC 1: Phó trưởng ban. Bà Đỗ Hải Yến, cử nhân kế toán, chuyên viên tài chính kế toán công ty cổ phần xây dựng SHINEC: Phụ trách kế toán. Ông Đoàn Văn Sương, cử nhân điện công nghiệp, Trưởng ban điều hành Nhà máy gỗ Lai Vu: Thành viên. Ông Lê Quang Hiển, kỹ sư công trình thủy, Chuyên viên Ban quản lý dự án SHINEC 1: Thành viên. Ông Mai Đăng Trung, kỹ sư kinh tế vận tải biển, Chuyên viên Ban quản lý dự án SHINEC 1: Thành viên. Ông Hoàng Xuân Thắng, kỹ sư xây dựng, chuyên viên Ban quản lý dự án SHINEC 1: Thành viên. Bà Tăng Thị Hòa, cử nhân kinh tế, Chuyên viên Ban quản lý dự án SHINEC 1: Thành viên. Ông Phạm Văn Cường, kỹ sư máy, Chuyên viên Phòng kỹ thuật Nhà máy nội thất kim loại: Thành viên. Bà Nguyễn Thùy Linh, trung cấp kế toán, Phó Ban Kinh tế đối ngoại công ty cổ phần xây dựng SHINEC: Thành viên. Ban quản lý dự án này thực hiện nhiệm vụ do chủ đầu tư giao và được chủ đầu tư ủy quyền. Ban quản lý dự án phải chịu trách nhiệm trước chủ đầu tư và pháp luật theo nhiệm vụ được giao và quyền hạn được ủy quyền đó. Việc giao nhiệm vụ và ủy quyền này bao giờ cũng được công ty cổ phần xây dựng SHINEC thể hiện rõ trong Quyết định thành lập Ban quản lý dự án. Trong quá trình quản lý, Ban quản lý dự án cũng có thể thuê thêm tư vấn quản lý và giám sát một số phần việc mà Ban quản lý dự án không đủ điều kiện, năng lực thực hiện. Tất nhiên việc thuê thêm này phải được sự cho phép của chủ đầu tư là công ty cổ phần xây dựng SHINEC. Ban lãnh đạo của công ty luôn cố gắng tạo điều kiện tối đa để Ban quản lý có thể thực hiện nhiệm vụ của mình được thuận lợi. Bên cạnh việc phân định rõ trách nhiệm giữa chủ đầu tư và Ban quản lý dự án, công ty vẫn cố gắng giảm thiểu tối đa các thủ tục rườm rà giữa hai bên. Điều này sẽ giúp Ban quản lý dự án có một sự chủ động nhất định trong việc ra các quyết định của mình. Tuy nhiên vẫn trên cơ sở chủ đầu tư vẫn kiểm soát được quá trình quản lý dự án đó. Ví dụ trong dự án “Đầu tư xây dựng công trình nhà máy chế biến gỗ SHINEC tại cụm công nghiệp tàu thủy Hải Dương”, Ban quản lý dự án được sử dụng con dấu của công ty cổ phần xây dựng SHINEC, được mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước và Ngân hàng phù hợp để giao dịch, giải quyết các vấn đề liên quan đến việc thực hiện dự án. Sau khi kết thúc dự án, việc bố trí, sắp xếp lại Ban quản lý dự án cũng là một vấn đề cần được lưu ý. Việc bố trí và sắp xếp lại này là cần thiết vì tránh tình trạng sau khi công trình được hoàn thành, Ban quản lý dự án cứ chờ đợi dài những dự án tiếp theo. Trong trường hợp số lượng dự án nhiều, Ban quản lý dự án vẫn được giữ nguyên như cũ để quản lý các dự án với sự chấp thuận của chủ đầu tư. 1.3.3. Thực trạng quản lý dự án tại công ty theo nội dung quản lý: Theo Viện nghiên cứu Quản trị Dự án quốc tế PMI thì quản lý dự án gồm các nội dung phân theo đối tượng quản lý như: Lập kế hoạch tổng quan. Quản lý phạm vi. Quản lý thời gian. Quản lý chi phí. Quản lý chất lượng. Quản lý nhân lực. Quản lý thông tin. Quản lý rủi ro. Quản lý hợp đồng và hoạt động mua bán. Còn theo khoản 1 điều 45 Luật Xây dựng thì Quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình bao gồm một số nội dung như: Quản lý chất lượng xây dựng. Quản lý tiến độ xây dựng. Quản lý khối lượng thi công xây dựng công trình. Quản lý an toàn lao động trên công trường xây dựng. Quản lý môi trường xây dựng. Sau quá trình tìm hiểu về tình hình hoạt động kinh doanh nói chung cũng như hoạt động quản lý dự án của công ty nói riêng, chuyên đề này xin phép được tập trung vào một số nội dung chính về công tác quản lý dự án. Đó là các nội dung: Quản lý thời gian; Quản lý chất lượng; Quản lý chi phí; Quản lý nhân lực và một số hoạt động quản lý khác như quản lý an toàn lao động trên công trường xây dựng, quản lý môi trường xây dựng, quản lý rủi ro… 1.3.3.1. Quản lý thời gian, tiến độ của dự án: Một công trình xây dựng trước khi được đưa vào triển khai phải được lập tiến độ thi công xây dựng. Quản lý thời gian và tiến độ của dự án là một quá trình quản lý bao gồm những công việc như sau: Thiết lập mạng công việc. Dự tính thời gian thực hiện từng công việc. Quản lý tiến độ thực hiện các công việc của dự án. Các hoạt động này phải được tiến hành trên cơ sở những nguồn lực và yêu cầu nhất định. Tiến độ thi công xây dựng công trình phải phù hợp với tổng tiến độ của dự án đã được phê duyệt. Mỗi một dự án đều có một phạm vi ngân sách và thời hạn cho phép, đáp ứng yêu cầu cụ thể của từng khách hàng. Chính vì vậy việc quản lý thời gian và tiến độ có một chức năng quan trọng giúp dự án hoàn thành đúng thời hạn và tiến độ đã được đề ra. Bên cạnh đó, việc quản lý tiến độ cũng chính là cơ sở cho việc giám sát chi phí cũng như các nguồn lực khác. Trước khi xác định thời gian của từng công việc cũng như của toàn bộ dự án thì phải xác định xem dự án đó bao gồm những công việc gì. Công ty cổ phần xây dựng SHINEC thường sử dụng sơ đồ cấu trúc phân việc ( Work Break Down Structure – WBS) để xác định và lập kế hoạch cho các công việc của một dự án. Đây là phương pháp mà công ty thường sử dụng vì nó giúp công ty phân công được các công việc một cách cụ thể theo từng cấp quản lý. Từ đó trách nhiệm và quyền hạn của từng nhóm công tác được vạch rõ, tạo điều kiện thuận lợi để xác định thời gian và chi phí để hoàn thành dự án. Sau khi đã xác định số lượng các công việc, việc sắp xếp chúng theo một trình tự logic hợp lý là một điều cần thiết. Sơ đồ mạng chính là công cụ hữu hiệu giúp công ty tạo lập được mối quan hệ và trật tự thực hiện giữa các công việc. Không những thế nó còn là cơ sở để kiểm tra, giám sát kế hoạch thời gian phân bổ nguồn lực, chi phí và điều hành dự án. Việc dự tính thời gian cho từng công việc đã được ban quản lý dự án tiến hành dựa trên phương pháp ngẫu nhiên. Dựa vào những nguồn lực hiện có hay có thể huy động được trong tương lai, đồng thời so sánh với một số chỉ tiêu cho trước, công ty có thể dự tính được cả thời gian hoàn thành của dự án. Sau khi đã cơ bản hoàn thành việc xác định khối lượng công việc cũng như thời gian của dự án thì cần thiết phải quản lý tiến độ thi công xây dựng công trình. Cũng như nhiều công ty xây dựng khác hiện nay, công ty cổ phần xây dựng SHINEC đã sử dụng phương pháp kỹ thuật cơ bản để thực hiện việc quản lý tiến độ. Đó là kỹ thuật tổng quan đánh giá dự án PERT và phương pháp đường găng CPM. Tuy nhiên việc sử dụng phương pháp này cũng trở nên linh hoạt chứ không cứng nhắc đối với các dự án có quy mô khác nhau. Trong nhiều trường hợp, việc chuyển sang sơ đồ GANTT dường như lại trở nên phổ biến và được công ty sử dụng khá nhiều. Đối với các dự án phức tạp thì việc xây dựng biểu đồ GANTT lại thể hiện được ưu thế của mình. Nó giúp những nhà quản lý dự án nhìn nhận rõ một cách dễ dàng hơn thực trạng của dự án. Mặt khác trong một số dự án, khi khối lượng công việc trở nên quá nhiều thì các nhà quản lý sẽ gặp một số rắc rối nếu như sử dụng phương pháp sơ đồ GANTT. Lúc này việc nhìn nhận về trật tự cũng như mối quan hệ giữa các công việc lại dường như là công việc khó khăn. Chính vì vậy, ban quản lý dự án của công ty cũng đã cố gắng linh hoạt trong việc quản lý tiến độ của dự án. Việc sử dụng phương pháp nào là hợp lý cũng được đưa ra xem xét một cách kỹ lưỡng với sự góp ý của tất cả các thành viên. Đối với những dự án có quy mô lớn và thời gian thi công kéo dài thì việc quản lý tiến độ được xây dựng cho từng giai đoạn, có thể là từng tháng, từng quý, từng năm tùy dự án cụ thể. Chúng ta sẽ tìm hiểu kỹ hơn qua hai ví dụ dự án dưới đây: Ví dụ 1: dự án xây dựng Nhà xưởng sản xuất nội thất kim loại – xã Nam Sơn, huyện An Dương, Hải Phòng. Bảng 1.5: Bảng tiến độ thực hiện công việc dự án “Xây dựng Nhà xưởng sản xuất nội thất kim loại – xã Nam Sơn, huyện An Dương, Hải Phòng” Tên công việc Thời gian thực hiện 2006 2007 2008 3 … 6 7 … 12 1 2 3 4 5 6 … 12 1 … 9 … 12 1. Chuẩn bị đầu tư. - Điều tra, khảo sát và chọn địa điểm. - Lập dự án đầu tư. - Gửi hồ sơ dự án trình cơ quan có thẩm quyền quyết định 2. Thực hiện đầu tư - Chuẩn bị mặt bằng xây dựng. - Mua sắm thiết bị và công nghệ. - Khảo sát, thiết kế xây dựng. - Thẩm định, phê duyệt thiết kế và tổng dự toán công trình. - Thi công xây lắp. 3. Kết thúc và đưa dự án vào sử dụng - Nghiệm thu, bàn giao công trình. (Nguồn: Ban quản lý dự án tại công ty cổ phần xây dựng SHINEC) Ví dụ 2: dự án “Đầu tư xây dựng công trình mở rộng nhà máy chế biến gỗ và nội thất tàu thủy tại quận Ngô Quyền thành phố Hải Phòng” Bảng 1.6: Bảng tiến độ thực hiện dự án “Đầu tư xây dựng công trình mở rộng nhà máy chế biến gỗ và nội thất tàu thủy quận Ngô Quyền, Hải Phòng” STT Công việc Thứ tự thực hiện công việc 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 1 Phần móng nhà sấy 2 Thân nhà sấy 3 Mái nhà sấy 4 Hoàn thiện nhà sấy 5 Phần móng nhà số 3 6 Thân nhà số 3 7 Mái nhà số 3 8 Hoàn thiện nhà số 3 9 Phần móng nhà số 4 10 Thân nhà số 4 11 Mái nhà số 4 12 Hoàn thiện nhà số 4 13 Phần móng nhà số 5 14 Thân nhà số 5 15 Mái nhà số 5 16 Hoàn thiện nhà số 5 (Nguồn: Ban quản lý dự án tại công ty cổ phần xây dựng SHINEC) Sau khi lập kế hoạch tiến độ, cần thiết phải có sự kiểm tra việc thực hiện các công việc của dự án có tuân thủ theo đúng kế hoạch đó hay không. Việc giám sát tiến độ thi công xây dựng công trình cần thiết có sự tham gia của chủ đầu tư, nhà thầu thi công xây dựng, các nhà tư vấn giám sát và một số bộ phận có liên quan. Cụ thể tại công ty cổ phần xây dựng SHINEC, ban lãnh đạo công ty yêu cầu Ban quản lý dự án, các đơn vị thi công phải có sự theo dõi chặt chẽ tiến độ thực hiện từng công việc theo tuần, tháng, năm tùy từng dự án khác nhau. Việc theo dõi này được ghi chi tiết vào Bản Nhật ký công trình. Việc ghi nhật ký thi công được quy định tại điểm 3.4, khoản 3, phần II của Thông tư 12/2005/TT-BXD bao gồm một số nội dung cụ thể như sau: Danh sách cán bộ kỹ thuật của nhà thầu; Diễn biến tình hình thi công hàng ngày, tình hình thi công từng loại công việc, chi tiết toàn bộ quá trình thực hiện; Mô tả vắn tắt phương pháp thi công; Tình trạng vật liệu; Những sai lệch, thay đổi so với bản vẽ thiết kế, các công việc phát sinh trong ngày… Trong thực tế, do các điều kiện khách quan và chủ quan đem lại nên công ty cũng không tránh khỏi những sai lệch về mặt tiến độ so với dự kiến. Việc sai lệch từ trước đến nay tuy không gây ảnh hưởng nghiêm trọng tới kết quả dự án nhưng cũng có tác động đến thời gian cũng như chi phí thực hiện. Điều đó đòi hỏi công ty phải tìm ra biện pháp hợp lý để khắc phục tình trạng trên, hạn chế tối đa việc sai lệch tiến độ của dự án. Công ty cũng rất quan tâm tới việc động viên khuyến khích đẩy nhanh tiến độ của dự án với điều kiện chất lượng vẫn được đảm bảo. Việc xét thưởng hay xử lý vi phạm đều được công ty làm rõ theo hợp đồng đã ký kết giữa các bên tham gia. Việc tăng lương, thưởng trợ cấp đối với những cá nhân có thành tích hoàn thành sớm tiến độ rất được công ty quan tâm. Vì nhờ đó, năng suất lao động cũng như hiệu quả của công việc được tăng lên. Bên cạnh đó, công ty cũng chú ý xử phạt nghiêm minh đối với các trường hợp cố tình kéo dài tiến độ, làm thất thoát và lãng phí nguồn lực, gây thiệt hại cho công ty. 1.3.3.2. Quản lý chất lượng dự án: Trong quá trình quản lý dự án thì việc quản lý chất lượng là một khâu vô cùng quan trọng. Đặc biệt hiện nay, vấn đề quản lý chất lượng các công trình xây dựng đang là một vấn đề cấp bách, là mối quan tâm của toàn xã hội. Quản lý chất lượng dự án có thể được hiểu là một quá trình hay hoạt động nhằm giám sát chất lượng của dự án, đảm bảo cho dự án được hoàn thành đáp ứng tiêu chuẩn và yêu cầu của khách hàng cũng như chủ đầu tư. Ngay từ giai đoạn đầu tiên của quá trình đầu tư xây dựng, chất lượng công trình xây dựng đã được hình thành. Nắm bắt được tầm quan trọng của vấn đề này, công ty cổ phần xây dựng SHINEC đã quan tâm tới việc quản lý chất lượng ngay từ khi hình thành ý tưởng từ trong khâu lập dự án, khảo sát, thiết kế… rồi đến khi thi công và đưa dự án vào sử dụng khai thác. Cụ thể chính là sự thể hiện vào việc quản lý chất lượng các sản phẩm dự án, chất lượng quy hoạch xây dựng, chất lượng bản vẽ thiết kế… Quản lý chất lượng dự án phải có sự tham gia của nhiều chủ thể bao gồm: chủ đầu tư, nhà thầu, tổ chức và cá nhân có liên quan đến công tác khảo sát, thiết kế, thi công xây dựng, sử dụng công trình… Nội dung của công tác này bao gồm ba hoạt động chính sau: lập kế hoạch chất lượng dự án, đảm bảo chất lượng dự án, kiểm soát chất lượng dự án. ► Về việc lập kế hoạch chất lượng dự án: đây là một bộ phận quan trọng của công tác lập kế hoạch nói chung. Đây là việc xác định các tiêu chuẩn chất lượng cho dự án để từ đó đề ra các phương pháp nhằm đạt được các tiêu chuẩn đó. Cụ thể về quản lý chất lượng các dự án xây dựng, hệ thống các tiêu chuẩn đã được quy định rõ tại điều 2 Nghị định số 16/2005/NĐ-CP của Chính phủ về quản lý chất lượng công trình xây dựng căn cứ theo Luật Xây dựng năm 2003. Công tác lập kế hoạch chất lượng dự án gồm những công việc chi tiết như sau: Xây dựng các chiến lược, chính sách hay các chương trình, kế hoạch chất lượng. Trong từng giai đoạn, từng thời kỳ thực hiện dự án phải xác định những yêu cầu chất lượng cần đạt. Chỉ ra phương hướng kế hoạch và xây dựng các biện pháp để thực hiện thành công kế hoạch sau khi phân tích kỹ lưỡng sự tác động của các nhân tố ảnh hưởng tới dự án. ► Nội dung thứ hai là đảm bảo chất lượng dự án: đây là tập hợp các hoạt động có kế hoạch nhằm đảm bảo dự án được thực hiện theo đúng các tiêu chuẩn chất lượng đã được đề ra. Việc đảm bảo chất lượng dự án luôn được công ty thực hiện tốt theo những tính toán khoa học và phải theo lịch trình cũng như tiến độ một cách có kế hoạch. ► Nội dung cuối cùng là việc kiểm soát chất lượng dự án: đây là việc giám sát các kết quả, xem xét lại lần nữa việc tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng của dự án. Công ty cổ phần xây dựng SHINEC luôn kiểm tra, đôn đốc, chỉ đạo, đánh giá và chấn chỉnh việc thực hiện các hoạt động xây dựng. Đối với mỗi một dự án, công ty đã căn cứ vào hệ thống pháp luật, các quy định, các tiêu chuẩn để tiến hành giám sát các đối tượng như: việc khảo sát, thiết kế, lựa chọn nhà thầu, thi công xây dựng công trình, bảo trì công trình… Việc giám sát được công ty thực hiện ở tất cả các khâu ngay từ khi khảo sát. Trong giai đoạn khảo sát này, đối với những dự án do công ty làm chủ đầu tư, thì ngoài sự giám sát của chủ đầu tư ra thì còn có một bộ phận chuyên trách tự giám sát của bên nhà thầu khảo sát công trình. Trong giai đoạn thi công công trình xây dựng thì nhà thầu thi công xây dựng chịu trách nhiệm việc quản lý chất lượng và tự giám sát. Trong giai đoạn vận hành thì chủ đầu tư có trách nhiệm giám sát, phát hiện ra các vướng mắc để khắc phục kịp thời. Việc giám sát thi công xây dựng công trình của công ty được thực hiện bao gồm các công việc cụ thể như sau: giám sát chất lượng, giám sát hợp đồng, giám sát giá thành, giám sát tiến độ, giám sát an toàn lao động và vệ sinh môi trường. Trong quá trình giám sát, nhân viên giám sát của công ty sẽ kiểm tra hoạt động thi công của nhà thầu thi công để phát hiện các vấn đề phát sinh một cách kịp thời, từ đó có thể yêu cầu đơn vị thi công sửa chữa đảm bảo chất lượng và tiến độ của dự án. Trong công tác quản lý chất lượng dự án, công ty cổ phần xây dựng SHINEC tập trung vào ba công việc chính cần quản lý, đó là: Quản lý chất lượng khảo sát xây dựng. Quản lý chất lượng thiết kế xây dựng công trình. Quản lý chất lượng thi công xây dựng công trình. Khi khảo sát xây dựng, phương pháp kỹ thuật được nhà thầu khảo sát lập và được chủ đầu tư phê duyệt. Việc quản lý chất lượng được tiến hành cụ thể ở những hoạt động như: xem xét nhiệm._.t thế mạnh của công ty. Việc liên kết, hợp tác với các đối tác nước ngoài cũng là một hướng đi tốt đối với tình hình phát triển của công ty hiện nay. Việc hợp tác với nước ngoài sẽ đem lại một nguồn lợi nhuận lớn cho công ty trong việc hợp tác làm ăn cũng như học hỏi được những kỹ thuật hiện đại của nước bạn. Theo đó, công ty cổ phần xây dựng SHINEC sẽ mở rộng hơn các quan hệ với các đối tác, đặc biệt là các đối tác đã có quan hệ trước với công ty. Công ty nên đẩy mạnh việc liên doanh, liên kết với một số doanh nghiệp nước ngoài, tạo điều kiện hai bên cùng phát triển theo mục tiêu chung. Các doanh nghiệp mà công ty tạm thời nên hướng tới trong thời gian gần đây là từ phía những nước trong khu vực và lân cận như: Singapore, Malayxia, Trung Quốc… 2.2.5. Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý dự án theo từng nội dung quản lý: 2.2.5.1. Giải pháp cho hoạt động quản lý tiến độ tại công ty: Từ trước đến nay, công ty thường sử dụng sơ đồ GANNT để phục vụ cho quá trình quản lý tiến độ của mình. Bên cạnh đó, công ty cũng thử sử dụng một số phương pháp khác là sơ đồ mạng, phương pháp PERT và CPM nhưng việc sử dụng này là chưa phổ biến. Thực tế việc quản lý tiến độ đòi hỏi người quản lý phải có cái nhìn tổng quát và sắp xếp mọi việc một cách khoa học, có trình tự. Ban quản lý dự án của công ty cũng đã thử áp dụng các phương pháp kỹ thuật trên nhưng việc sử dụng chúng lại chưa hề thành thạo. Các bước tiến hành quản lý tiến độ còn diễn ra sơ sài, chưa tận dụng hết được công dụng của các phương pháp kỹ thuật hiện đại. Chính vì thế trong thời gian tới, công ty cần phải vận dụng tối đa hơn nữa biện pháp sơ đồ mạng, phương pháp PERT, CPM để quản lý thứ tự các công việc. Việc lập sơ đồ GANNT cũng sẽ được tiến hành đơn giản hơn với sự hiểu biết sâu hơn của cán bộ quản lý. Ngoài ra, một phần mềm hữu hiệu nữa giúp cho công tác quản lý tiến độ được dễ dàng hơn, nhưng đối với công ty nó còn khá là lạ lẫm. Đó là phần mềm Microsoft Office Project. Đây là phương pháp hữu hiệu giúp cho cán bộ quản lý được tiến hành công tác của mình một cách chính xác và khoa học hơn. Việc lập kế hoạch quản lý thời gian một cách chi tiết, tỉ mỉ sẽ là công cụ đắc lực giúp cho Ban quản lý dự án có được cái nhìn sâu sắc, cụ thể về tình hình hoạt động của dự án. Một dự án được chia ra thành nhiều hạng mục công trình nhỏ có thời gian thực hiện và chi phí là khác nhau. Việc quản lý chi tiết không chỉ giúp cho công ty giám sát được sát sao tình hình thực hiện từng công việc mà còn giúp phát hiện những sai sót kịp thời trong quá trình thi công nó. Nếu như việc quản lý tiến độ diễn ra sơ sài và thiếu chi tiết thì cán bộ quản lý khó có thể phát hiện được những phát sinh xảy ra như vậy. Trong quá trình thực hiện công tác, Ban quản lý dự án không nên chỉ lập ra một kế hoạch và cho tiến hành theo kế hoạch đó ngay. Cán bộ quản lý cần phải cố gắng tìm tòi ra các phương án khác, sắp xếp lại quy trình của các công việc để từ đó lựa chọn ra phương án tối ưu nhất. Phương án được lựa chọn là phương án có thời gian thực hiện tương đối ngắn so với các phương án còn lại mà vẫn đảm bảo chất lượng trong nguồn kinh phí cho phép. Ngoài ra, Ban quản lý dự án cũng nên có nhiệm vụ xem xét lại thời gian thực hiện của tất cả các công việc trong dự án. Từ đó, Ban sẽ tìm xem liệu có thể rút ngắn thời gian của công việc nào mà vẫn đảm bảo được yêu cầu chung của dự án hay không. Những công đoạn nào không thật sự cần thiết thì có thể bỏ qua hoặc rút ngắn đến mức tối đa thời gian dành cho công việc đó. Để có thể quản lý cụ thể hơn các công việc thực hiện trong dự án, công ty cần bố trí cho một đội ngũ ghi chép cẩn thận những hạng mục công trình trên công trường và tiến độ của từng loại. Hay còn gọi là nhật ký thi công công trình. Nhật ký này có thể thực hiện theo từng tháng, từng quý, thậm chí có thể là từng tuần, đảm bảo cho các công việc được quản lý sát sao. Dự án nào cũng bao hàm một chuỗi các công việc được thực hiện liên tiếp. Nhưng không phải tất cả các hạng mục công trình đều do một đơn vị thi công thực hiện. Giữa các công đoạn của dự án thường tốn một khoảng thời gian để bàn giao. Chính vì vậy để dự án được hoàn thành đúng tiến độ thì thời gian bàn giao này cần phải được diễn ra nhanh chóng, tránh ì ạch kéo dài làm ảnh hưởng tới các công đoạn tiếp theo. Mặt khác, Ban quản lý cũng nên xem xét bố trí những công đoạn có thể tiến hành cùng lúc mà không ảnh hưởng tới chất lượng công trình. Việc bố trí này không những có thể đảm bảo đúng tiến độ mà thậm chí có thể đẩy nhanh thời gian hoàn thành của dự án. Trước khi đưa dự án vào thực hiện, công ty cũng nên chú ý tới thời gian của việc xin cấp giấy phép xây dựng. Vì việc xin giấy phép này thường tốn khá nhiều thời gian do các thủ tục pháp lý còn rườm rà. Để khắc phục phần nào tình trạng trên, trước khi nộp đơn xin phép, công ty cần phải tìm hiểu kỹ các thủ tục pháp lý, các văn bản pháp luật hiện hành có liên quan như Luật Xây dựng, Luật Đất đai, Luật Tài nguyên và môi trường… Tránh tình trạng khi nộp đơn rồi mới phát hiện ra thiếu giấy tờ này, giấy tờ khác và bị trả lại. Việc bị trả lại và bổ sung thêm giấy tờ cho phù hợp sẽ tốn rất nhiều thời gian, gây chậm trễ cho việc thực hiện dự án. Việc chậm trễ cũng rất hay xảy ra trong quá trình chuẩn bị mặt bằng. Việc san lấp và di dời dân cư ra khỏi khu đất quy hoạch không phải lúc nào cũng diễn ra thuận lợi. Đôi khi người dân trong khu quy hoạch gây khó khăn và không chịu di dời theo đúng kế hoạch. Vì thế, trước khi tiến hành giải phóng mặt bằng, Ban quản lý dự án nên tìm hiểu kỹ về địa chất cũng như mức đền bù cho người dân đã thỏa đáng chưa. Khi phát hiện ra sự không phù hợp thì Ban quản lý cần có biện pháp xử lý kịp thời, đảm bảo cho khu đất được quy hoạch theo đúng kế hoạch đã định ra. Các nhà thầu đôi khi cũng là nguyên nhân gây ra sự chậm trễ của dự án. Việc nhà thầu cố tình kéo dài thời gian thực hiện không chỉ làm tăng thêm chi phí mà còn ảnh hưởng tới cả tiến độ chung. Ban quản lý cũng cần phải có biện pháp để phòng ngừa và ngăn chặn tình trạng này. Cần phải có bộ phận giám sát công tác thực hiện của các nhà thầu, tránh để mặc cho nhà thầu hoàn toàn tự do hoàn thành công việc theo ý riêng của họ. Ngoài ra, ban lãnh đạo công ty nói chung cũng như Ban quản lý dự án nói riêng cần thường xuyên đôn đốc và động viên kịp thời toàn thể đội ngũ lao động, giúp họ nâng cao ý thức tự giác để làm việc có năng suất, đảm bảo cho tiến độ của dự án được hoàn thành theo đúng mục tiêu đã đề ra. 2.2.5.2. Giải pháp cho hoạt động quản lý chất lượng tại công ty: Quản lý chất lượng là một trong ba nội dung chính trong công tác quản lý dự án tại công ty. Quá trình này phải được diễn ra xuyên suốt trong cả ba giai đoạn của dự án. Chất lượng của sản phẩm dự án luôn là một mục tiêu hàng đầu của một doanh nghiệp nếu muốn có uy tín và đứng vững trên thị trường. Đặc biệt đối với sản phẩm dự án là các công trình xây dựng, vấn đề chất lượng càng trở nên cấp thiết vì nó liên quan tới an toàn tính mạng cho người sử dụng. Trước hết, ngay ở khâu Lập dự án, công ty cần phối hợp chặt chẽ với đơn vị tổ chức tư vấn để thực hiện tốt chất lượng của các báo cáo đầu tư, hồ sơ thiết kế cơ sở, hồ sơ kỹ thuật… Sau đó, công ty nên có tổ chức thẩm định lại dự án một cách khách quan, khoa học và toàn diện. Kết quả thẩm định sẽ có vai trò giúp chủ đầu tư đưa ra những quyết định đầu tư đúng đắn. Sang đến công đoạn đấu thầu, chất lượng của các hồ sơ dự thầu cũng là một vấn đề cần được công ty chú ý tới. Việc lựa chọn phải những nhà thầu không có năng lực có thể ảnh hưởng nghiêm trọng tới thời gian, chi phí và chất lượng của dự án. Vì vậy, Ban quản lý dự án cần chú ý tới việc lựa chọn nhà thầu có thể đáp ứng được những yêu cầu mà kế hoạch đã đặt ra Trong giai đoạn thực hiện dự án, Ban quản lý cần phải giám sát chặt chẽ, sát sao việc thực hiện của các đơn vị thi công. Ngay từ khâu lựa chọn nguyên vật liệu, công ty cũng đã phải chú ý cả về mặt số lượng và chất lượng. Tránh tình trạng, một số đơn vị thi công bớt xén nguyên vật liệu hoặc mua những nguyên vật liệu kém chất lượng, làm ảnh hưởng nghiêm trọng tới kết quả của hạng mục công trình đó. Từ đó, dự án cũng sẽ bị đe dọa nghiêm trọng về chất lượng, gây nguy hiểm cho người sử dụng và làm mất uy tín của công ty. Nếu có trường hợp sai phạm như vậy, ban lãnh đạo công ty cần có biện pháp xử phạt nghiêm minh, để làm gương cho các đơn vị khác. Ban quản lý dự án phải phối hợp cùng các đơn vị giám sát kiểm tra thường xuyên việc thực hiện công trình có đúng với thiết kế kỹ thuật ban đầu hay không. Tất cả phải nhằm mục tiêu: chất lượng sản phẩm, an toàn cho khách hàng và nâng cao uy tín của công ty. Sau khi dự án đã được hoàn thành, công ty cần tổ chức nghiệm thu và bàn giao công trình theo đúng thứ tự và quy trình được quy định cụ thể trong các văn bản pháp luật hiện hành của Bộ Xây dựng. 2.2.5.3. Giải pháp cho hoạt động quản lý chi phí tại công ty: Vấn đề quản lý chi phí có vai trò quan trọng với bất kỳ một doanh nghiệp nào dù hoạt động trong bất kỳ lĩnh vực gì. Nó góp phần quyết định tới kết quả của hoạt động sản xuất kinh doanh, tới lợi nhuận của dự án. Chi phí của dự án phải được tính toán một cách chi tiết, cụ thể cho từng hạng mục công việc. Việc bỏ chi phí được tiến hành xuyên suốt cả dự án, từ khâu chuẩn bị đầu tư tới tận khi nghiệm thu và bàn giao, kết thúc. Có thể nói tổng chi phí cho một dự án đầu tư có giá trị thường là lớn, đặc biệt đối với các dự án đầu tư xây dựng công trình. Vì vậy, nếu việc quản lý chi phí không tốt có thể gây ra sự thất thoát, lãng phí nghiêm trọng. Trước hết, việc ước tính chi phí tài nguyên phải được thực hiện cẩn thận với những tính toán tương đối chính xác. Muốn như vậy, Ban quản lý cần phải có sự quản lý chặt chẽ danh mục các tài nguyên, đồng thời cũng nên nắm rõ danh mục các công việc cần thực hiện. Sau đó, Ban quản lý sẽ dự tính tổng chi phí để thực hiện dự án đó. Sau khi biết được tổng chi phí, Ban quản lý sẽ tiến hành việc phân bổ chi phí cho từng giai đoạn, từng hạng mục công trình. Quá trình phân bổ tài nguyên nguồn lực này phải được thực hiện phù hợp với tính chất của từng hạng mục. Những hạng mục công trình nào đòi hỏi tính chất kỹ thuật phức tạp thì được ưu tiên cho nguồn kinh phí lớn hơn những hạng mục có tính chất đơn giản. Ban quản lý cũng nên xem xét việc phân bổ chi phí này sao cho khoa học, tránh sự lãng phí không cần thiết. Mục tiêu của dự án là cố gắng tiết kiệm được những khoản không thật sự quan trọng, đảm bảo cho dự án thực hiện được với chi phí thấp nhất nhưng vẫn đảm bảo chất lượng. Để thực hiện việc phân bổ được dễ dàng hơn, công ty nên áp dụng các phần mềm tin học hỗ trợ, điển hình là phần mềm Microsoft Office Project. Đây sẽ là công cụ giúp đắc lực cho công ty để công tác quản lý dự án được tốt hơn. Trong giai đoạn thực hiện đầu tư, có nhiều đơn vị thực hiện các hạng mục công trình khác nhau, mỗi hạng mục lại có chi phí riêng. Vì vậy Ban quản lý dự án phải liên kết chặt chẽ với các đơn vị thi công để nắm bắt được tình hình một cách kịp thời. Thông thường trong giai đoạn này, chi phí có xu hướng phát sinh lên, nằm ngoài dự đoán của công ty. Vì vậy Ban quản lý cũng nên có biện pháp phòng ngừa và chuẩn bị cho những phát sinh đó. Việc giám sát cũng cần phải được tiến hành thường xuyên và sát sao, đảm bảo cho công việc của dự án được thực hiện trong phạm vi ngân sách cho phép. Nếu như có phát sinh ngoài ý muốn, cán bộ giám sát cần phải thông báo ngay cho Ban quản lý dự án và ban lãnh đạo công ty để cùng tìm ra phương hướng giải quyết. Một điểm lưu ý nữa mà Ban quản lý dự án cũng cần phải có tinh thần chuẩn bị để đối phó. Đó là nguy cơ liên kết ngầm giữa các nhà thầu để đẩy giá lên cao so với giá trị thực của nó. Vấn đề này cũng đòi hỏi người quản lý phải có cái nhìn tinh tế và trình độ chuyên môn cao để hiểu biết rõ về các đơn vị dự thầu. Khâu chấm thầu được coi là vô cùng quan trọng để chọn ra nhà thầu thích hợp. Công ty nên tổ chức chấm thầu một cách công khai, minh bạch cũng như phải khách quan trong kết quả đã lựa chọn. Bên cạnh đó, quá trình quản lý chi phí phải kết hợp chặt chẽ với quản lý tiến độ và quản lý chất lượng. Đây là những nội dung không thể tách rời trong công tác quản lý dự án. Một dự án không thể gọi là thành công khi nó có thể hoàn thành đúng chi phí nhưng lại bị kéo dài tiến độ và chất lượng không đảm bảo. Do đó, Ban quản lý dự án cần phải cân đối hợp lý giữa các nội dung trên để đạt được những mục tiêu và yêu cầu đặt ra. 2.2.5.4. Giải pháp cho hoạt động quản lý nhân lực tại công ty: Con người là yếu tố trung tâm của dự án, bởi một dự án không thể thực hiện được nếu như không có yếu tố con người, cho dù có máy móc thiết bị tiên tiến đến đâu đi chăng nữa. Việc phân bổ tài nguyên cho dự án không đơn thuần chỉ là phân bổ nguyên vật liệu máy móc mà là phân bổ nguồn nhân lực cho từng hạng mục con người. Theo đó, những công việc nào có tính chất phức tạp thì công ty nên ưu tiên số lượng lao động nhiều hơn và với trình độ chuyên môn cao hơn. Việc bố trí, sắp xếp lao động ra sao cũng là cả một nghệ thuật. Vì vậy Ban quản lý dự án cần cân nhắc kỹ lưỡng trước khi đưa ra quyết định phân công công việc cho cán bộ công nhân viên trong toàn công ty. Đồng thời công ty nên có kế hoạch cụ thể để bố trí công việc một cách hiệu quả, nhằm tận dụng tối đa trí tuệ và khả năng sáng tạo của người lao động. Việc bố trí sắp xếp lao động không chỉ diễn ra trong giai đoạn thực hiện dự án mà ngay cả khi dự án kết thúc, công ty cũng cần phải quan tâm tới sự bố trí lại công việc cho những người tham gia trong Ban quản lý dự án. Sau khi dự án kết thúc và được đưa vào bàn giao, công ty cần có chính sách quan tâm hỗ trợ tới những thành viên trong Bản quản lý dự án, đảm bảo cho họ được tiếp tục làm việc. Những thành viên này có thể quay trở lại công việc cũ hoặc được bố trí sang một bộ phận khác để làm trong khi chờ dự án tiếp theo. Mặt khác, công ty cũng nên chủ động tích cực tìm kiếm các đơn hàng, các hợp đồng kinh tế và các cơ hội đầu tư, tránh tình trạng Ban quản lý dự án lại phải trông chờ ngồi đợi dự án. Trình độ chuyên môn người lao động cũng là một vấn đề quan trọng mà công ty cần phải chú ý cải thiện. Trong thời buổi khoa học công nghệ phát triển liên tục như hiện nay, nếu người lao động không nắm vững kiến thức kỹ thuật, không thể vận dụng máy móc vào sản xuất thì sẽ là hình thức tự đào thải mình. Đồng thời, nếu kiến thức của người lao động quá yếu kém, họ sẽ lúng túng khi sử dụng, vận hành máy móc. Điều đó không chỉ làm ảnh hưởng tới tiến độ, làm mất thời gian thực hiện mà còn có thể giảm chất lượng của công trình. Chính vì vậy, công ty đã, đang và cần nỗ lực hơn nữa trong công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho toàn thể cán bộ công nhân viên cũng như người lao động. Trước hết, khi một nhân viên được tuyển dụng vào công ty, cá nhân đó sẽ được kiểm tra kỹ lưỡng về trình độ chuyên môn cũng như kinh nghiệm nghề nghiệp. Sau khi được tuyển dụng, công ty có trách nhiệm phổ biến kỹ về nội quy lao động, quyền hạn được giao và cả những kiến thức tối thiểu trong việc phòng cháy chữa cháy và an toàn lao động. Hàng năm, công ty luôn tổ chức những lớp học ngắn hạn hoặc dài hạn để bồi dưỡng thêm nghiệp vụ cho cán bộ tại công ty. Cụ thể, ban lãnh đạo được đào tạo thêm về kiến thức Quản trị doanh nghiệp, Ban quản lý dự án được đào tạo sâu hơn các kiến thức liên quan đến dự án đầu tư, người lao động được học lớp đào tạo về thi công xây dựng các công trình chất lượng… Các lớp này được mở ra với sự giảng dạy của những chuyên gia có uy tín được công ty mời về, khuyến khích toàn thể cán bộ công nhân viên trong toàn công ty tham gia, học hỏi và nâng cao kiến thức bản thân. Để nâng cao ý thức cho đội ngũ lao động, công ty cần có một cơ chế thưởng phạt rõ ràng. Công ty cần tăng cường tính kỷ luật trong lao động, đặc biệt là việc chấp hành nghiêm chỉnh những nội quy của công ty. Bên cạnh đó, nhằm khuyến khích động viên người lao động, công ty nên phát động những phong trào thi đua giữa các bộ phận, tổ sản xuất. Từ đó, tìm ra những cá nhân, bộ phận xuất sắc nhất trong hoạt động sản xuất kinh doanh chung để khen thưởng kịp thời. Đồng thời, công ty nên đẩy mạnh vai trò hoạt động của tổ chức Công đoàn, Đoàn Thanh niên, hội Phụ nữ để động viên người lao động tham gia tích cực vào quá trình quản lý, điều hành cũng như tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty. Một yếu tố có tác động rất lớn tới người lao động, đó là chế độ lương thưởng. Công ty cần xây dựng chính sách lương riêng, phù hợp với đặc trưng ngành nghề hoạt động và đảm bảo cho người lao động được hưởng đầy đủ các chế độ theo quy định của Nhà nước. Chính sách lương hợp lý, công bằng sẽ là yếu tố động viên hiệu quả, kích thích tinh thần làm việc hăng say của người lao động. Mặt khác, công ty có thể bồi dưỡng thêm cho những cá nhân có thành tích xuất sắc trong quá trình lao động nhằm động viên kịp thời và nêu gương cho toàn thể cán bộ công nhân viên học tập theo. Song song với chế độ lương thưởng là các chính sách về mặt xã hội. Công ty cổ phần xây dựng SHINEC cũng đã và đang cố gắng cải thiện tốt hơn việc chi trả các bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, các điều kiện về an toàn lao động… cho tất cả đối tượng lao động của công ty theo đúng quy định của Nhà nước đề ra. Ngoài ra, để động viên người lao động, công ty cũng cần phải tạo một môi trường làm việc thuận lợi, tạo điều kiện cho tất cả mọi người có thể phát huy khả năng sáng tạo của mình vào công việc. Một môi trường làm việc khẩn trương với tác phong công nghiệp sẽ là phương pháp tốt để nâng cao hiệu suất công việc, giúp cho dự án được hoàn thành không chỉ đúng tiến độ mà còn đảm bảo chất lượng trong phạm vi ngân sách được duyệt. Học tập theo kinh nghiệm của các công ty Nhật Bản, công ty cổ phần xây dựng SHINEC nên tạo môi trường làm việc thân thiện giữa người lãnh đạo và nhân viên. Người lãnh đạo có thể hiểu rõ tâm tư nguyện vọng của các nhân viên dưới quyền mình, từ đó có biện pháp quản lý nhân sự một cách hiệu quả. Giữa các nhân viên, các bộ phận trong công ty cần có một mối liên kết trong việc thực hiện mục tiêu chung của doanh nghiệp. Qua đó, hiệu quả làm việc nhóm cũng được tăng lên và công việc cũng sẽ được giải quyết nhanh chóng hơn với sự góp sức của tất cả mọi người. 2.2.5.5. Giải pháp cho một số hoạt động quản lý khác tại công ty: Trước hết về hoạt động quản lý rủi ro tại công ty vẫn đang còn nhiều bất cập. Thực tế công ty cổ phần xây dựng SHINEC vẫn chưa áp dụng một phương pháp khoa học cụ thể nào vào hoạt động quản lý này. Các hình thức từ trước đến nay của công ty chỉ là sự tự bảo hiểm bằng việc lập ra một quỹ dự phòng hay mua bảo hiểm. Nhưng biện pháp này dường như không mang tính chủ động. Công ty cũng khó có thể dự đoán được những rủi ro có thể bất ngờ xảy ra. Rõ ràng việc dự đoán này là không hề đơn giản. Nó đòi hỏi phải có kinh nghiệm sâu sắc và các biện pháp nhận diện, phân tích một cách tương đối chính xác và khoa học. Để giải quyết vấn đề trên, trước mắt, công ty có thể mời chuyên gia về tư vấn, đào tạo cho Ban quản lý dự án nắm vững được những kiến thức cơ bản về quản lý rủi ro. Hoạt động quản lý rủi ro này trước hết phải được diễn ra theo một chu trình khoa học và có tính logic. Cán bộ trong Ban quản lý dự án phải có tầm nhìn xa, chiến lược để có thể nhận diện được tất cả những bất trắc có thể phát sinh ngay từ khi dự án được đưa vào thực hiện. Từ đó, Ban quản lý dự án sẽ phối hợp chặt chẽ với các phòng ban khác để thực hiện phân tích rủi ro bằng các phương pháp đo lường hiện đại. Có nhiều phương pháp định lượng được sử dụng như: phương pháp phân tích phương sai; phương pháp phân tích hệ số biến thiên; phương pháp tính lại hệ số chiết khấu; phương pháp phân tích độ nhạy; phương pháp phân tích cây quyết định; phương pháp phân tích nhân tố ảnh hưởng; phân tích kịch bản… Có thể thấy có nhiều phương pháp mà công ty có thể lựa chọn tham khảo. Việc lựa chọn phương pháp nào cho phù hợp cần được nghiên cứu kỹ lưỡng và phải có sự bàn bạc thống nhất giữa chuyên gia và các thành viên trong Ban quản lý dự án. Phương pháp đó phải phù hợp với tình hình cụ thể thực tế tại công ty cổ phần xây dựng SHINEC. Đối với bất kỳ một công ty xây dựng nào, vấn đề về an toàn và môi trường lao động luôn là một trong những yếu tố quan trọng hàng đầu. Việc đảm bảo an toàn cho người lao động trên các công trường thi công cần phải được quan tâm một cách đúng mức. Thi công xây dựng luôn đi kèm với những nguy hiểm có thể xảy ra bất cứ lúc nào. Vì vậy không nên chủ quan, xem nhẹ vấn đề này. Một mặt công ty cổ phần xây dựng SHINEC cần phải hướng dẫn kỹ lưỡng các nội quy về đảm bảo an toàn lao động cũng như môi trường lao động cho tất cả cán bộ và người lao động trực tiếp thi công công trình. Họ không chỉ được trang bị kiến thức đầy đủ về mặt lý thuyết mà còn phải biết tự bảo vệ bản thân, có khả năng ứng phó với những phát sinh xảy ra. Mặt khác, công ty cũng cần quan tâm sâu sắc tới sức khỏe của người lao động. Họ cần được trang bị những đồ dùng phòng hộ, được sử dụng những thiết bị thi công trên công trường có chất lượng tốt. Đồng thời, công ty phải lo đầy đủ bảo hiểm y tế cho toàn thể người lao động, giúp họ có tâm lý an tâm hơn khi xây dựng các công trình. Không những thế, công ty còn phải đảm bảo sẽ quan tâm, thăm hỏi và giúp đỡ tận tình cho những người không may bị tai nạn lao động, giúp họ và gia đình nhanh chóng ổn định được cuộc sống. Về hoạt động quản lý cung ứng nguyên vật liệu, công ty cổ phần xây dựng SHINEC thực hiện tương đối tốt trong việc tìm kiếm nhà cung cấp cũng như những đối tác có uy tín. Tuy nhiên để đối phó với tình trạng khủng hoảng hiện nay, công ty cũng nên xây dựng các phương pháp mở rộng mối quan hệ, tìm và lựa chọn những nhà cung ứng có giá thành tương đối rẻ mà chất lượng vẫn được đảm bảo một cách tương đối. Đồng thời, công ty cũng nên có những phương án dự phòng và đối phó với sự biến động phức tạp của giá cả nguyên vật liệu xây dựng như tích trữ nguyên vật liệu hay ký kết hợp các hợp đồng dài hạn để được ổn định về giá trong thời gian dài… 2.3. Một số kiến nghị với các cơ quan quản lý nhà nước: Tính đến thời điểm này, Nhà nước ta đã ban hành ra nhiều văn bản Luật, Nghị định, Quyết định, Chỉ thị, Thông tư liên quan đến Đầu tư xây dựng cơ bản. Một số Luật cơ bản như: Luật Xây dựng, Luật Đấu thầu, Luật Nhà ở, Luật Doanh nghiệp, Luật Đất đai… Các nghị định cũng được ban hành khá nhiều bao gồm: Nghị định 209/2004/NĐ-CP ngày 16/12/2004 về Quản lý chất lượng công trình xây dựng. Nghị định số 16/2005/NĐ-CP ngày 7/2/2005 về Quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình. Nghị định số 112/2006/NĐ-CP ngày 29/9/2006 về sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định số 16/2005/NĐ-CP. Nghị định số 99/2007/NĐ-CP ngày 13/6/2007 về Quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình. Nghị định 49/2008/NĐ-CP ngày 18/4/2008 về sửa đổi bổ sung một số điều Nghị định 209/2004/NĐ-CP. Nghị định 12/2009/NĐ-CP ngày 10/2/2009 về quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình, có bổ sung sửa đổi Nghị định 16/2005/NĐ-CP, Nghị định 112/2006/NĐ-CP. ………. Trong những năm vừa qua, Quốc hội đã ban hành nhiều Luật; Chính phủ đã ban hành nhiều Nghị quyết; Thủ tướng Chính phủ đã ban hành nhiều quyết định, chỉ thị; các Bộ, UBND ban hành nhiều văn bản thông tư, quy định hướng dẫn thi hành liên quan đến đầu tư xây dựng cơ bản. Do tính chất phức tạp của lĩnh vực đầu tư xây dựng nên việc ban hành các cơ chế, chính sách cũng phức tạp theo và liên quan đến khá nhiều luật. Nhìn chung các quy định của pháp luật về đầu tư xây dựng cơ bản đều được thẩm tra, thẩm định qua Bộ Tư pháp, Ủy ban Pháp luật của Quốc hội nên vẫn đảm bảo tính hợp pháp và tương đối đồng bộ. Do Việt Nam chuyển đổi từ mô hình tập trung bao cấp sang nền kinh tế thị trường nên Luật pháp cũng vì thế mà sửa đổi dần dần cho phù hợp với tình hình thực tế của nước ta. Cũng chính vì lẽ đó mà hiện nay, một số quy định vẫn không hoàn toàn phù hợp với thực tiễn, gây khó khăn với các doanh nghiệp trong việc chấp hành. Vì vậy, trong thời gian tới, các cơ quan quản lý Nhà nước cần phải hoàn thiện hơn nữa những chính sách, văn bản pháp luật sao cho phù hợp hơn, khoa học hơn để tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp, các tổ chức, cá nhân thi hành theo. Một tồn tại nữa trong việc ban hành văn bản pháp luật hiện nay là tính kịp thời còn thấp. Luật ra đời chậm, cộng thêm cả việc Nghị định, Thông tư hướng dẫn thường lùi lại sau đó vài năm làm cho Luật chậm vào cuộc sống. Điều này gây khó dễ cho việc áp dụng vào thực tiễn. Vì thế, cần thiết phải thành lập một tổ chức liên ngành do Chính phủ chủ trì, gồm nhiều chuyên gia giỏi có kinh nghiệm. Tổ chức này sẽ rà soát toàn bộ Luật, Nghị định, Thông tư hướng dẫn đã ban hành để trình Chính phủ, Quốc hội xử lý kịp thời những mâu thuẫn tồn tại và không phù hợp. Các thủ tục đầu tư xây dựng cơ bản hiện nay còn rườm ra, nhiều bước; công tác giám sát, thanh tra thì chồng chéo, gây khó khăn tới việc thực hiện dự án. Các dự án sẽ bị kéo dài về mặt thời gian gây thất thoát, lãng phí. Vì lẽ đó mà các cơ quản lý Nhà nước có thẩm quyền nên sửa đổi sao cho các văn bản pháp luật được thông thoáng hơn, bớt trình tự, thủ tục rườm rà không cần thiết; từ đó giúp các công ty xây dựng nói riêng và các doanh nghiệp nói chung được dễ dàng hơn trong việc đầu tư dự án, thúc đẩy cho việc đầu tư phát triển mạnh mẽ. Nước ta xuất phát điểm từ một nước nông nghiệp lạc hậu, lại bị tàn phá nặng nề của chiến tranh. Vì vậy, để xây dựng nước ta thành một nước công nghiệp phát triển, Đảng và Nhà nước ta đã chủ trương tập trung vốn, nguồn lực cho việc xây dựng kết cấu cơ sở hạ tầng, tạo nền tảng vững chắc cho quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa. Ngành xây dựng luôn đóng vai trò then chốt trong tiến trình đi lên, hội nhập của đất nước. Chính vì vậy, trong thời gian tới, Đảng và Nhà nước cần hỗ trợ nhiều hơn nữa, tạo điều kiện cho ngành Xây dựng vững bước đi lên. Bên cạnh các thủ tục pháp lý được giảm nhẹ về sự phức tạp, các chính sách hỗ trợ về vốn, đổi mới chế độ vay vốn cho doanh nghiệp cũng cần được phát huy. Qua đó, Chính phủ sẽ có những biện pháp cụ thể về chế độ vay vốn tín dụng, mở rộng thêm các kênh huy động vốn…để giúp doanh nghiệp thuận lợi trong việc vay vốn đầu tư xây dựng công trình. Bên cạnh đó, những công trình lớn sử dụng nguồn vốn ngân sách quốc gia thì Nhà nước cần có các biện pháp giám sát chặt chẽ quá trình thực hiện dự án, tránh thi công dàn trải và những tiêu cực trong xây dựng. Nhà nước cần phối hợp với các cơ quan có thẩm quyền ở cả trung ương và địa phương để phòng chống mạnh mẽ những sai phạm, những tệ nạn tham ô, tham nhũng gây thất thoát nguồn kinh phí quốc gia, đồng thời ảnh hưởng nghiêm trọng tới chất lượng công trình và an toàn xã hội. Ngoài ra, chúng ta cũng nên học hỏi những kinh nghiệm của các nước bạn như Singapore, Thái Lan, Trung Quốc… trong quá trình xây dựng, phát triển cơ sở hạ tầng để tiếp thu và phát huy cho phù hợp với hoàn cảnh của nước nhà. KẾT LUẬN Qua một thời gian ngắn thực tập tại công ty cổ phần xây dựng SHINEC, em đã tìm hiểu được những nét cơ bản về công tác quản lý dự án tại công ty. Có thể nói, trong hoạt động đầu tư phát triển, việc quản lý các dự án đầu tư này luôn giữ một vai trò quan trọng xuyên suốt cả quá trình thi công xây dựng công trình. Hình thức quản lý của công ty vẫn là mô hình Chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án, có thành lập Ban quản lý dự án trong một số trường hợp cụ thể. Với đội ngũ cán bộ công nhân viên có trình độ chuyên môn cao và tinh thần trách nhiệm làm việc nghiêm túc, Ban quản lý luôn thể hiện mình là cánh tay đắc lực, giúp ban lãnh đạo công ty thực hiện tốt được những mục tiêu chung và kế hoạch đã đề ra. Việc quản lý dự án tại công ty được tiến hành ở cả ba giai đoạn: chuẩn bị đầu tư; thực hiện đầu tư và vận hành các kết quả đầu tư đó. Trong từng giai đoạn, Ban quản lý dự án cũng đã cố gắng vận dụng những kiến thức chuyên môn của mình để quản lý cụ thể các nội dung như: quản lý tiến độ; quản lý chi phí; quản lý chất lượng; quản lý an toàn và môi trường lao động; quản lý rủi ro; quản lý hoạt động cung ứng nguyên vật liệu. Trong những năm vừa qua, Ban quản lý dự án đã phối hợp chặt chẽ cùng một số ban ngành khác để chung sức vào công việc quản lý của công ty, giúp công ty đạt được những thành tích đáng kể và từng bước vững mạnh đi lên. Các sản phẩm của công ty đã được bạn hàng đánh giá khá cao và có vị trí ngày càng vững chắc trên thị trường. Tuy nhiên bên cạnh đó, công ty cũng vấp phải một số khó khăn như tình trạng thiếu vốn để đầu tư; khó khăn trong việc bố trí sắp xếp lại công việc cho nhân viên sau khi dự án kết thúc; kỹ năng làm việc nhóm giữa các thành viên vẫn chưa được cao… Điều đó đòi hỏi, công ty và phải có một định hướng chiến lược và những giải pháp khắc phục nhẳm hoàn thiện cho công tác quản lý dự án. Các giải pháp phải là sản phẩm thống nhất ý kiến của tất cả các thành viên trong Ban quản lý dự án cũng như trong ban lãnh đạo công ty. Như vậy ta có thể thấy những cố gắng vươn lên của toàn bộ cán bộ công nhân viên trong quá trình xây dựng và phát triển của công ty. Trong thời gian tới, công ty cổ phần xây dựng SHINEC sẽ nỗ lực hết mình để nâng vị thế công ty lên một tầm cao mới, xứng đáng là một trong những doanh nghiệp mạnh của cả nước về lĩnh vực đầu tư xây dựng. TÀI LIỆU THAM KHẢO PGS.TS Từ Quang Phương (2008), Giáo trình Quản lý dự án, Nhà xuất bản Đại học Kinh tế quốc dân. PGS.TS Nguyễn Bạch Nguyệt, PGS.TS Từ Quang Phương (2007), Giáo trình Kinh tế đầu tư , Nhà xuất bản Đại học Kinh tế quốc dân. PGS.TS Nguyễn Bạch Nguyệt (2005), Giáo trình Lập dự án đầu tư, Nhà xuất bản Thống kê. Nghị định số 16/2005/NĐ-CP ngày 7/2/2005 về Quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình. Nghị định số 112/2006/NĐ-CP ngày 29/9/2006 về sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định số 16/2005/NĐ-CP. Nghị định số 209/2004/NĐ-CP ngày 16/12/2004 về Quản lý chất lượng công trình xây dựng. Nghị định số 12/2009/NĐ-CP ngày 10/2/2009 về Quản lý hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản, có sửa đổi bổ sung Nghị định 16/2005/NĐ-CP và Nghị định 112/2006/NĐ-CP. TS Bùi Ngọc Toàn (2006), Lập và Thẩm định dự án xây dựng, Nhà xuất bản Giao thông vận tải. www.business.gov.vn www.quanlyduan.vn www.moc.gov.vn ._.