Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phòng tại công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái

ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Bước sang thế kỷ 21, đất nuớc ta cĩ nhiều bước tiến đáng kể trong nền kinh tế, đây là cơ hội và cũng là thách thức đối với các doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập. Hơn nữa trong nền kinh tế thị trường với sự cạnh tranh gay gắt hiện nay. Đất nước ta đang đổi mới từng ngày, để quản lý quá trình sản xuất kinh doanh hiệu quả các doanh nghiệp cần đề ra hàng loạt các chiến lược và chính sách khác nhau. Chính vì vậy một doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ đề khơng thể thiếu bộ phận văn phịng đây là bộ phận giúp việc đắc lực cho lãnh đạo cơng ty, văn phịng là cửa ngõ của mọi cơ quan, tổ chức với hoạt động đa dạng đĩ văn phịng được gọi là phịng văn, phịng vệ của các nhà quản trị. Vì vậy với tư cách là cơng cụ quản lý quan trọng, cần thiết bộ phận văn phịng cần được khai thác tối đa sức mạnh và linh hoạt nhằm hỗ trợ đắc lực cho cơng tác quản trị của nhà quản lý. Tuy nhiên để bộ phận văn phịng hoạt động cĩ hiệu quả thực sự là cánh tay đắc lực của nhà quản lý địi hỏi phải cĩ sự quản lý, theo dõi, đánh giá quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của văn phịng. Nghiệp vụ quản lý quá trình hoạt động của văn phịng gọi là quản trị văn phịng. Trong quá trình thực tập tại cơng ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái tơi nhận thấy ban giám đốc cơng ty đã nhận thức được tầm quan trọng của bộ phận văn phịng đã bước đầu quan tâm đến việc phát triển cung như định hướng mở rộng bộ phận này. Vì vậy cơng tác quản trị văn phịng của cơng ty bên cạnh những mặt tốt cịn nhiều mặt hạn chế dấn đến hiệu quả cơng tác quản trị văn phịng chưa cao. Xuất phát từ nhu cầu cấp thiết tơi xin mạnh dạn trình bầy luân văn với đề tài: Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phịng tại cơng ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái. 2. Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu a. Mục đích Nội dung khố luận tập trung nghiên cứu lý luân về văn phịng và quản trị văn phịng. Phân tích thực trạng về cơng tác quản trị văn phịng tại cơng ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái từ đĩ tìm ra điểm mạnh, điểm yếu và những nguyên nhân của chúng. Đặc biệt từ những nguyên nhân của những hạn chế, bất cập em xin đưa ra một số kiến nghị nhằm hồn thiện cơng tác quản trị văn phịng tại cơng ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái để cơng tác quản trị văn phịng ngày càng đạt được hiệu quả cao hơn b. Nhiệm vụ Nghiên cứu khĩa luận về văn phịng bao gồm: khái nệm, chức năng, nhiêm vụ, vai trị của văn phịng. Cơng tác văn phịng như: các hoạt đơng của văn phịng, nghiệp vụ văn phịng. Quản trị văn phịng: khái niệm, nội dung, mục tiêu, vai trị, các yếu tố ảnh hưởng đến nội dung quản trị văn phịng Định hướng hoạt động văn phịng của cơng ty An Thái những mặt tích cực, hạn chế và tìm ra nguyên nhân đề ra biện pháp khắc phục. 3. Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu của khố luận là nội dung cơng tác quản trị văn phịng tức là mọi hoạt động của văn phịng cơng ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái làm thế nào để điều hành quản lý cho tốt hơn cĩ hiệu quả cao hơn. 4. Phương pháp nghiên cứu Để hồn thành khố luận em đã sử dụng các phương pháp sau: Phương pháp duy vất biện chứng Phương pháp thống kê Phương pháp so sánh Phương pháp tổng hợp 5. Kết cấu của khố luận Ngồi lời mở đầu và kết luận chung khố luận được kết cấu gồm 3 chương: CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHỊNG VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG CHƯƠNG 2 : THỰC TIỄN QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VẬN TẢI AN THÁI CHƯƠNG 3 : MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG Ở CƠNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VẬN TẢI AN THÁI CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHỊNG VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG 1.1.Những vấn đề cơ bản về văn phịng 1.1.1. Khái niệm văn phịng Lý luận và thực tiễn đã chứng minh rằng, ngày nay trong nền kinh tế thị trường đa dạng hĩa hiện đại hĩa tất bật của cơng ty hay doanh nghiệp nào muốn hịa nhập và theo kịp nền kinh tế đều khơng thể khơng cĩ vị trí của văn phịng. Đặc biệt khi nước Việt Nam đang ra nhập WTO đã mở ra những cơ hội lớn để phát triển và khơng ít những thách thức và khĩ khăn để cĩ thể tồn tại và phát triển đúng hướng.Vì thế mỗi doanh nghiệp phải tìm cho mình một vị trí thế mạnh trên thị trường để cĩ sức cạnh tranh và khả năng phát triển. Hơn bao giờ hết, các nhà quản lý doanh nghiệp phải là người biết đĩn nhận thời cơ, linh hoạt, nhạy bén và sáng tạo và nắm bắt được nhiều thơng tin một cách chính xác, nhanh chĩng. Cơng việc này phần lớn dựa vào hoạt động của văn phịng trong doanh nghiệp. Tùy theo quy mơ của doanh nghiệp khác nhau mà hoạt động của văn phịng cĩ cấp độ khác nhau với tên gọi khác nhau. Những doanh nghiệp cĩ thẩm quyền hoặc cĩ quy mơ lớn thì thành lập văn phịng, những doanh nghiệp nhỏ thì cĩ phịng hành chính. Từ nội dung trên cĩ một số khái niệm cơ bản về văn phịng với gĩc độ khác nhau như sau. Theo phương diện tổ chức: văn phịng là một đơn vị cấu thành tổ chức. Theo tiêu chí chức năng: văn phịng là một thực thể tồn tại để thực hiện các hoạt động tham mưu tổng hợp hậu cần theo yêu cầu của các nhà quản lý. Theo tính chất hoạt động: văn phịng là một thực thể tồn tại để thực hiện việc quản lý thơng tin phục vụ cho cơng tác điều hành của nhà quản trị. Ngồi ra văn phịng cịn được hiểu: văn phịng là trụ sở làm việc của cơ quan, là địa điểm giao tiếp đối nội đối ngoại của cơ quan. Tĩm lại: văn phịng là một thực thể tồn tại khách quan trong mỗi đơn vị là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan,là nơi thu thập và xử lý thơng tin nhằm hỗ trợ cho hoạt động quản lý của các nhà lãnh đạo,là nơi chăm no mọi vấn đề về hậu cần và đảm bảo các điều kiện về vật chất cho hoạt động của cơ quan được thơng suốt và hiệu quả. Nguồn(Trần Thị Ngà 2008) 1.1.2. Chức năng của văn phịng Văn phịng là một bộ phận tồn tại khách quan trong mối đơn vị, bởi vậy nĩ cũng cĩ những điều kiện tồn tại như bất kỳ một bộ phận nào thơng qua mối quan hệ đặc trưng với mơi trường mà nĩ tồn tại tức là nĩ vận động theo quy luật và chức năng liên hệ, tác động lẫn nhau trong hệ thống và các hoạt động cĩ ý thức, mục tiêu, chức năng tự điều chỉnh cho phù hợp với mơi trường . Văn phịng cĩ các chức năng chung như phục vụ sự lãnh đạo điều hành của lãnh đạo cơ quan cụ thể là thu thập, xử lý, truyền đạt thơng tin đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho sự hoạt động của cơng ty, tức là chăm lo cơng tác hậu cần, quản trị cho tồn bộ cơ quan. Cĩ hai nhĩm chức năng chính : chức năng tham mưu tổng hợp và chức năng hậu cần, chức năng tổ chức hội nghị. Chức năng tham mưu tổng hợp. Nội dung của cơng tác tham mưu chỉ rõ hoạt động tham vấn của cơng tác văn phịng Văn phịng giúp lãnh đạo cơ quan lập chương trình kế hoạch cơng tác, đề xuất chủ trương chính sách và cơng tác quả lý của cơ quan trong từng thời kỳ, tham mưu cho lãnh đạo đề ra quyết định quản lý, giúp lãnh đạo tìm biện pháp tổ chức thực hiện quyết định, tham mưu cho lãnh đạo những phương án, giải pháp xử lý những tình huống cụ thể. Tham mưu là một hoạt động cần thiết cho cơng tác quản lý. Người quản lý phải quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị kết nối được các hoạt động của họ một cách nhịp nhàng, khoa học. Muốn vậy địi hỏi người quản lý phải cĩ kiến thức sâu rộng về mọi lĩnh vực, cĩ mặt ở mọi lúc mọi nơi, phải quyết định kịp thời chính xác mọi vấn đề. Điều đĩ vượt khả năng thực hiện của các nhà quản lý. Do đĩ địi hỏi phải cĩ một lực lượng trợ giúp các nhà quản lý trước hết là cơng tác tham mưu tổng hợp. Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm gĩp phần tìm kiếm những hoạt động tối ưu cho quá trình quản lý để đạt hiệu quả cao nhất. Chủ thể là cơng tác tham mưu trong doanh nghiệp cĩ thể là cá nhân hay tập thể tồn tại độc lập tương đối với chủ thể quản lý. Thực tế các doanh nghiệp thường dặt bộ phận tham mưu tại văn phịng. Để cĩ ý kiến tham mưu văn phịng phải tổng hợp các thơng tin bên trong và bên ngồi doanh nghiệp từ đĩ phân tích, quản lý, sử dụng thơng tin theo quy tắc trình tự nhất định. Ngồi bộ phận tham mưu tại văn phịng cịn cĩ các bộ phận nghiệp vụ cụ thể làm tham mưu cho lãnh đạo từng vấn đề mang tính chuyên sâu như: Cơng nghệ, tiếp thị, tài chính, kế tốn… Để cĩ được những thơng tin chuyên sâu này thì bộ phận tham mưu là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ phịng ban chuyên mơn nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống nhất đề xuất với lãnh đạo những phương án hành động tổng hợp. Như vậy, văn phịng vừa là nơi thực hiện cơng tác tham mưu vừa là nơi thu nhận, tiếp nhận, tổng hợp thơng tin, ý kiến của các phịng ban khác cung cấp cho lãnh đạo doanh nghiệp. Văn phịng cịn là bộ phận trực tiếp giúp cho bộ phận điều hành quản lý của lãnh đạo doanh nghiệp thơng qua các nghiệp vụ như: Xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác năm, tháng, quý, tuần, ngày cho lãnh đạo doanh nghiệp. Đồng thời văn phịng cũng thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ chức hội nghị, tổ chức chuyến đi cơng tác cho lãnh đạo, tư vấn cho lãnh đạo về cơng tác soạn thảo văn bản… b.Chức năng hậu cần. Tạo cơ sở vật chất cho các phịng ban đơn vị và cá nhân trong cơng ty, để thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ, chương trình, kế hoạch đề ra. Hỗ trợ trang thiết bị, phương tiện điều kiện cần thiết cho lao động để nâng cao hiệu quả năng suât làm việc. Bảo đảm mơi trường sinh thái lành mạnh, tạo lên diện mạo cơng ty đồng hồng khang trang, gĩp phần xây dụng cơ quan theo hướng hiện đại. Nội dung của cơng tác hậu cần bao gồm: Quản lý chi tiêu kinh phí, lương chính, phụ cấp lương, bảo hiểm xã hội, tiền thưởng, cơng tác phí, sửa chữa lớn ,xây dựng các cơng trình phụ, phúc lợi tập thể. Cơng tác hậu cần nhằm thực hiện nhiệm vụ cụ thể sau đây: - Cung cấp các điều kiện, phương tiện, cơ sở vật chất cho cán bộ, nhân viên thực hiện nhiệm vụ. - Mua sắm, quản lý, bảo vệ, bảo dưỡng các trang thiết bị trong cơ quan, đảm bảo cho hoạt động của cơ quan được tiến hành liên tục. - Quản lý chi tiêu tài chính theo đúng chế độ, chính sách do nhà nước quy định. - Đảm bảo an ninh trật tự an tồn lao động trong cơ quan. - Tổ chức cơng tác lễ tân, giao tiếp, giữa vai trị chiếc cầu nối của đơn vị với các cơ quan cấp trên, cấp dưới, ngang cấp và với nhân dân. 1.1.3. Nhiệm vụ của văn phịng Xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình kế hoạch cơng tác tuần, tháng, quý, năm của cơ quan hoặc thủ trưởng cơ quan. Kế hoạch là hình ảnh tương lai của một cơ quan sau một khoảng thời gian. Nếu khơng xây dựng và thực hiện kế hoạch tốt thì hướng phát triển của cơ quan sẽ khơng rõ ràng, khơng cĩ bước đi và ít phải đến cho mỗi chặng đường. Trong cơ chế càng cĩ nhiều yếu tố “Động” thì kế hoạch càng phải chặt chẽ hơn, tránh rủi ro nhiều hơn. Tất cả các văn phịng đều phải thực hiện nhiệm vụ xây dựng chương trình cơng tác hàng năm, 6 tháng, 3 tháng, sắp xếp lịch làm việc hàng tuần của cơ quan đơn vị. Đặc biệt với cơng tác văn phịng việc lập kế hoạch hết sức quan trọng vì nĩ tránh tình trạng bị lơi kéo của cơng việc hàng ngày mà làm ảnh hưởng đến những chương trình cần thiết của văn phịng. Trong các loại kế hoạch thì kế hoạch tài chính cĩ ý nghĩa đặc biệt. Thứ nhất, kế hoạch tài chính đảm bảo nguồn lực quan trọng cho sự vận hành của cơ quan. Thứ hai, kế hoạch tài chính phải tuân thủ nhiều quy định chặt chẽ của quản lý nhà nước, trong đĩ phải bám sát tình hình thực hiện để cĩ bước điều chỉnh kịp thời. Kế hoạch thật sự phải đi trước một bước. Thu thập tổng hợp và xử lý thơng tin phục vụ cho quá trình ra quyết định. Thơng tin trong hoạt động quản lý là một tập hợp nhất định các thơng báo khác nhau về các sự kiện xảy ra trong hoạt động quản lý và trong mơi trường bên ngồi cĩ liên quan đến hoạt động quản lý, những thay đổi thuộc tính của hệ thống quản lý và mơi trường xung quanh, nhằm kiến tạo các biện pháp tổ chức các yếu tố vật chất, nguồn lực, khơng gian và thời gian đối với các khách thể quản lý. Đặc biệt đối với văn phịng của cơ quan là nơi trực tiếp giúp lãnh đạo điều hành bộ máy, cung cấp thơng tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, cơng tác thơng tin lại càng quan trọng nĩ giữ vị trí then chốt trong cơng tác văn phịng. Về cơ bản cơng tác thơng tin của văn phịng phải cung cấp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị những thơng tin, văn bản, tư liệu cần thiết để phục vụ nghiên cưu thảo luận, quyết định những cơng việc đã được đặt ra trong chương trình, kế hoạch cơng tác. Thơng tin của văn phịng phục vụ lãnh đạo cơ quan giải quyết cơng việc hàng ngày, phối hợp các cơ quan hữu quan giải quyết kịp thời cĩ hiệu quả những nhiệm vụ, cơng việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan. Theo dõi và đơn đốc nhắc nhở việc thực hiện các quyết định,chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan. Văn phịng phản ánh kết quả phải kiểm tra tình hình thực hiện các quyết định, chỉ thị, chương trình, kế hoạch cơng tác đã ban hành. Qua việc thu thập thơng tin phản hồi, giúp lãnh đạo đơn vị năm được nhận thức, dư luận của cán bộ, cơng chức và các đơn vị liên quan đối với các quyết định đã ban hành: những khĩ khăn, thuận lợi trong thực hiện quyết định và kiến nghị của các cấp, cơng tác thơng tin cĩ thể phát hiện các giả pháp hay và các mơ hình sáng tạo để nhân ra diện rộng. Văn phịng phải tổng hợp được tình hình hàng ngày, hàng tuần trên tất cả các lĩnh vức hoạt động của cơ quan, để kịp thời báo cáo cho lãnh đạo, giúp lãnh đạo quyết định các chủ chương, biệp pháp lớn nhăm thực hiện chức năng, nhiệm vụ của đơn vị và tổng hợp báo cáo định kỳ lên cơ quan cấp trên hoặc cơng khai trong cơ quan đơn vị. Biên tập, ban hành văn bản. Hàng ngày văn phịng là nơi tiếp nhận các loại văn bản ra vào doanh nghiệp vì thế đây là hoạt động diễn ra thường xuyên, là cơng việc chính của văn phịng. Việc tiếp nhận giả quyết các loại văn bản cũng phải được tiến hành một cách khoa học, tuân theo các quy tắc nhất định thì giúp cho hoạt động của cơng ty được chính xác kịp thời. Văn bản là một phương tiện lưu trữ, truyền đạt thơng tin khá hiệu quả, Hiện nay nhiều doanh nghiệp sử dụng thơng tin này trong quản lý điều hành hoạt động, điều chỉnh các mối quan hệ giữa chủ thể với các đối tượng bị quản lý về kinh tế, chính trị, xã hội phải tuân thủ các quyết định một cách chặt chẽ về việc ban hành văn bản. 5. Lưu trữ văn bản. * Thu thập bổ sung tài liệu đã giải quyết xong từ giai đoạn văn thư của cơ quan: +Xác định rõ phạm vi thu tài liệu : ở đơn vị nào? thành phần tài liệu nào? +Làm kế hoạch cụ thể để thu thập tài liệu từ giai đoạn văn thư. +Phải hưỡng dẫn, giúp đỡ về mặt nghiệp vụ đồi với các cá nhân đơn vị về cơng tác lập hồ sơ, lựa chọn tài liệu để giao nộp. * Thu thập tài liệu cũ cịn để lại ở các cơ quan +Lập kế hoạch tiến hành thu tài liệu +Hưỡng dẫn các đơn vị lập hồ sơ, tất cả các tài liệu được giao nộp vào lưu trữ cơ quan, tiến hành chỉnh lý.  * Nội dung bảo quản tài liệu : + Xây dựng nhà kho để bảo quản tài liệu lưu trữ :khu vực kho phải là nơi cĩ mơi trương sạch, khơng ơ nhiếm mơi trường. + khu vực kho phải xây dưng cao ráo, thống mát, cách xa ao hồ, sơng ngịi cống rãnh, mạch nước ngầm. +Cĩ trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ , cĩ thiết bị vận chuyển tài liệu . + Thiết bị phong chống cháy : hệ thống chữa cháy, hệ thống chữa cháy tự động ,thiết bị bảo vệ hệ thống cửa ra vào, phải làm bằng những vật liệu cĩ độ bền cao chịu được lửa, cửa sổ phải cĩ lứa sắt, gắn kính phản quang. + Thiết bị thơng giĩ chống ẩm : máy điều hồ, máy hút ẩm. +Thiết bị nhân bản . * Tổ chức quản lý tài liệu trong kho + Tài liệu trước khi vào kho phải khử trùng, kiểm tra sự chính xác giữa tài liệu và số liệu thống kê. + Xếp trong cặp,trong hộp và cĩ dán nhãn, tài liệu xếp trên giá theo trật tự số lưu trữ trong hộp. trong kho lưu trữ phải cĩ sơ đồ bảo quản. + Khi đưa tài liệu ra phục vụ khai thác sử dụng phải kiểm tra tình trạng vật lí, chất lượng của tài liệu. Những tài liệu hư hỏng nặng, quý hiếm thì phải trực tiếp giữ bản gốc và khơng cho sử dụng bản gốc. Hàng năm phải kiểm tra tài liệu trong kho để năm được số lượng, chất lượng của tài liệu. 6. Tổ chức phục vụ các cuộc họp Cĩ thể nĩi hội họp là nơi phát huy quyền làm chủ của mọi người, để mọi người bầy tỏ ý kiến quan điểm giúp lãnh đạo đưa ra những ý kiến đúng đắn, tìm ra những biện pháp tối ưu. Hội họp cịn nâng cao tinh thần đồn kết, tính tập thể trong cơng ty Đánh giá, nhận xét một cách khách quan về hiệu quả cơng việc của nhân viên, phương thức quản lý của lãnh đạo. Từ đĩ nhận thấy được ưu điểm, nhược điểm trong cơng tác quản lý của lãnh đạo, đồng thời rút ra những kinh nghiệm trong việc điều hành hoạt động của lãnh đạo cơng ty. Cơng nhân viên được bầy tỏ ý kiến của mình để nâng cao cơng tác quản lý, nâng cao hiệu quả lao động, phát huy tính sáng tạo của mỗi cá nhân. Cuộc họp thường kỳ, tổng kết giúp lãnh đạo nắm bắt được tình hình thực tế của cơng ty đồng thời cịn khiến cho các nhân viên nhận xét được thái độ, phương thức làm việc của mình ảnh hưởng đến hiệu quả lao động và chất lượng sản phẩm của cơng ty để họ ý thức hơn nữa vai trị của mình với sự hoạt động, phát triển của cơng tu nĩi chung và hoạt động của văn phịng nĩi riêng. Vậy làm thế nào để tổ chức hội nghị với chi phí, thời gian ít nhất nhưng lại cĩ thể thu được kết quả cao nhất. Phần lớn cơng tác này đều được thực hiện bởi bộ phận văn phịng trong cơng ty. Trong cơng ty hàng quý, năm thường tổ chức hội nghị sơ kết, tổng kết nhằm đánh giá những kết quả thực hiện và những khĩ khăn tồn tại để cùng họp bàn đưa ra những giải pháp khắc phục. Các cuộc họp, hội nghị, hội thảo và các hoạt động khác là những hoạt động diễn ra thường xuyên trong bất kỳ một doanh nghiệp nào nhằm tổng kết đánh giá thảo luận những vấn đề cĩ liên quan đến doanh nghiệp và tăng mối quan hệ đồn kết, tạo ra sự gắn kết chặt chẽ, bền vững là yếu tố quan trọng để doanh nghiệp phát triển đi lên. Đảm bảo các hoạt động này diễn ra cĩ hiệu quả là nhiệm vụ của cơng tác văn phịng dưới sự quản lý điều hành của lãnh đạo. 7. Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, lễ tân, tiếp khách của cơ quan. Xây dựng và củng cố mối quan hệ của cơ quan nĩi chung, của văn phịng nĩi riêng với các cơ quan cấp trên, ngang cấp với cơng dân và các bộ phận trong cơ quan. Tiếp khách là một trong những nghi lễ, một cơng cụ quan trọng để cơng ty giao lưu, tiếp xúc vơi các cá nhân, tổ chức trong và ngồi cơ quan nhằm đảm bảo sự hoạt động thơng suốt của quá trình quản lý giúp lãnh đạo cĩ điều kiện xem xét, đánh giá hiệu quả cơng việc từ phía bên ngồi. Văn phịng là cầu nối của doanh nghiệp với các doanh nghiệp khác. Muốn tồn tại và phát triển được thì khơng thể khơng hợp tác với các doanh nghiệp khác, với mơi trường bên ngồi. Vì vậy hoạt động giao tiếp trong doanh nghiệp muốn được diễn ra thường xuyên cần cĩ sự trợ giúp của bộ phận văn phịng. Hoạt động lễ tân, tiếp khách là cơng tác đầu tiên của doanh nghiệp trong các hoạt động giao lưu giao tiếp, hợp tác làm ăn vì thế hoạt động này được đánh giá cách ứng xử của mỗi doanh nghiệp tạo ra thiện cảm, ấn tượng đầu tiên với mối đối tác. Khác với các hoạt động trong doanh nghiệp, văn phịng phải hoạt động thường xuyên trong mọi lĩnh vực đối nội, đối ngoại, kiểm tra giám sát nhằm đảm bảo tiếp nhận mọi nguồn thơng tin của mọi đối tượng đối với mọi hoạt động của doanh nghiệp ngay cả khi đơn vị ngừng hoạt động thì bộ phận văn phịng vẫn phải làm việc tiếp tục để đảm bảo cơng tác an ninh trật tự và thơng tin thơng suốt. Mặt khác, cần phải củng cố bộ máy văn phịng bởi hoạt động của văn phịng gắn liền với hoạt động của lãnh đạo và các đơn vị thơng qua hoạt động tham mưu, hậu cần vừa gắn với các phịng ban, bộ phận khác thơng qua nhiệm vụ kiểm tra đơn đốc, tự quản lý hoạt động của chính mình cho phù hợp với hoạt động của doanh nghiệp. Vì thế để duy trì hoạt động của văn phịng cần cĩ sự phối hợp chặt chẽ, đồng bộ của các phịng ban, bộ phận, các cấp quản lý trong doanh nghiệp. Củng cố bộ máy trên mọi mặt cả về phương diện quản lý và đảm bảo tính hiện đại của văn phịng đặc biệt là trong giai đoạn bùng nổ cơng nghệ thơng tin địi hỏi các doanh nghiệp ra sức cố gắng theo kịp với tốc độ phát triển chung của tồn cơng ty. Yêu cầu đĩ đặt ra rất cao với văn phịng về mặt tổ chức và điều hành cơng việc. 8. Bảo đảm nhu cầu hậu cần kinh phí chi tiêu, quản lý vật tư tài sản của cơ quan. Hậu cần là một trong hai chức năng chủ yếu của văn phịng, văn phịng làm tốt cơng tác hậu cần sẽ gĩp phần vào việc nâng cao hiệu quả làm việc của cơ quan. Cơng tác hậu cần nhằm thực hiện những nhiệm vụ cụ thể sau đây: Cung cấp các điều kiện phương tiện, cơ sở vật chất cho cán bộ, nhân viên thực hiện nhiệm vụ. Mua sắm quản lý, bảo vệ, bảo dưỡng các trang thiết bị trong cơ quan, đảm bảo hoạt động của cơ quan hoạt động liên tục. Quản lý chi tiêu tài chính theo đúng chế độ, chính sách do nhà nước quy định. Đảm bảo an ninh trật tự, an tồn lao động trong cơ quan. Tổ chức cơng tác lễ tân, giao tiếp, giữ vai trị cầu nối của đơn vị với cơ quan cấp trên, ngang cấp, cấp dưới và với nhân dân. Đảm bảo mơi trường sinh thái lành mạnh, hài hịa tạo lập diện mạo cơ quan trang nghiêm, văn minh hiện đại. 1.1.4. Vai trị của văn phịng Vai trị của cơng tác văn phịng được thể hiện qua việc thực hiện đầy đủ các chức năng, nhiệm vụ cụ thể của nĩ như sau: Hoạt động của văn phịng là khâu nối quan trọng trong dây truyền của cả hệ thống cơ quan nhằm thực hiện các chủ trương chính sách của đảng và nhà nước trong cuộc sống. Với nhiệm vụ là đầu mối thu thập và sử lý thơng tin phục vụ lãnh đạo văn phịng, cung cấp những căn cứ khoa học cho việc ban hành quyết định quản lý nhà nước bảo đảm cho hoạt động thống nhất liên tục kịp thời của cơ quan, đơn vị, theo đúng chức năng quyên hạn, nhiệm vụ nhà nước giao. Thơng tin xét vê mặt hiệu quả sư dụng, luơn găn liêm vời hiệu quả quản lý. Mặt khác thơng tin cũng bổ sung và nâng cao chất lượng của kiểm tra trong quản lý nhà nước. Thơng tin là đối tượng lao động của cán bộ,cơng chức, là cơng cụ đắc lực của người quản lý, lá nhu cầu thường xuyên trong đời sống nhà nước, cũng như từng con người. Bằng việc thu thập và xử lý thơng tin của các phịng, các cấp quản lý ban hành quyết định quản lý theo đúng trình tự thủ tục, thẩm quyền đến các đối tượng quản lý đĩ là điều kiện tiên quyết để các chủ trương chính sách của đảng, pháp luật nhà nước đi vào suộc sống. Đồng thời văn phịng cũng là nơi tiếp nhận, trực tiếp triển khai hoặc đơn đốc việc thực hiện các quyết định quản lý mà cơ quan mình cĩ nghĩa vụ thực hiện. 2. Hoạt động của văn phịng gĩp phần quan trọng trong việc duy trì các hoạt động thường xuyên, liên tục, bền vững theo quy định của pháp luật của hệ thống cơ quan hành chính nĩi chung và hoạt động của mỗi cơ quan nĩi riêng. Gĩp phần duy trì sự ổn định và phát triển tồn diện của xã hội. Hoạt động của văn phịng là một chuỗi các hoạt động thường xuyên liên tục trước hết được đảm bảo thơng qua việc lập và đơn đốc việc thực hiện chương trình, kế hoạch. Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện theo kế hoạch là nhiệm vụ trọng tâm hàng đầu của cơng sở. Làm việc theo kế hoạch tạo khả năng tiết kiệm trong hoạt động của cơng sở. Tạo điều kiện cho cơng tác kiểm tra, thực hiện chức năng kiểm tra trong điều hành hoạt động của cơng sở. 3. Văn phịng là đầu mối tạo nên sự phối hợp, hợp tác giữa các đơn vị, bộ phận trong cơ quan nhằm phát huy sức mạnh tổng hợp của hệ thống. Hoạt động của văn phịng cĩ tác dụng nâng cao năng xuất lao động, hiệu quả cơng tác trong cơ quan. Ngồi việc tham mưu giúp lãnh đạo cơ quan ban hành các quyết định quản lý, văn phịng luơn luơn cĩ trách nhiệm kiểm tra, đơn đốc việc thực hiện các quyết định của đơn vị cĩ liên quan, chỉ ra các lệch chuẩn nếu cĩ các khĩ khăn vướng mắc của cơ sở để kịp thời trình lãnh đạo phương án giải quyết. 4. Văn phịng đảm bảo phục vụ các điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật, phục vụ các hoạt động, đảm bảo trật tự an tồn của cơ quan. Hậu cần là một trong hai chức năng chủ yếu của văn phịng cơ quan đơn vị. Làm tốt cơng tác hậu cần văn phịng sẽ gĩp phần quan trọng vào việc nâng cao hiệu lực, hiệu quả làm việc của cơ quan tổ chức. 1.2. Những vấn đề cơ bản về quản trị văn phịng 1.2.1.Khái niệm quản trị văn phịng Trước hết chúng ta cần nắm vững một số khái niệm sau: Quản trị hay cịn gọi là quản lý là khái niệm phổ biến trong khoa học xã hội thực tiễn, trên thực tế cĩ nhiều khái niệm về quản trị văn phịng sau đây là một số khái nệm cụa thể: Quản trị là quá trình hồn thành cơng việc thơng qua người khác. Quản trị là hoạch định, tổ chức, bố trí nhân sự, kiểm sốt cơng việc để đạt được mục tiêu đề ra của tổ chức. Quản trị là nghệ thuật hồn thành mục tiêu thơng qua con người. Quản trị là sự phối hợp tất cả các tài nguyên thơng qua quá trình hoạch định tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra nhằm đạt được mục tiêu đề ra của tổ chức. Tĩm lại: Quản trị là quá trình điều hành,phối hợp các yếu tố cĩ trong tổ chức để thực hiện các chức năng nhiệm vụ cụ thể được giao nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức. Khái niệm quản trị văn phịng: Để thực hiện tốt vai trị của mình văn phịng khơng chỉ được thừa nhận tồn tại chính thức trong mọi tổ chức. Quản trị văn phịng là quá trình tác động cĩ tổ chức cĩ định hướng của chủ thể đế các đối tượng trong văn phịng nhằm đạt được mục tiêu xác định. Nguồn( Trần Thị Ngà 2008) 1.2.2. Các nội dung của quản trị văn phịng Phân tích dự báo mục tiêu và nguồn lực cho tổ chức - Muốn hoạt động của văn phịng theo hướng phát triển vá hiện đại hố địi hỏi các nhà quản lý phải phân tích được thực trạng về văn phịng, tiềm năng về các nguồn lực cĩ thể huy động được và nghiên cứu phát triển của văn phịng trong tương lai. - Kết quả phân tích được dùng để dự báo mục tiêu phát triển và dự báo những thuận lợi, kho khăn trong quá trình thực hiện . Xây dựng kế hoạch chương trình hành động. - Kế hoạch hành động của văn phịng bao gồm: kế hoạch mục tiêu, kế hoạch tổ chức, kế hoạch về nguồn lực, kế hoạch tiến độ. - Những mục tiêu dài hạn phải được cụ thể hố bằng những chương trình hành động để tập trung nguồn lực thực hiện trong một thời gian nhất định. 3. Lãnh đạo điều hành thực hiện chương trình kế hoạch. Chương trình kế hoạch được xây dụng mới chỉ là chú ý, định hướng nội dung hoạt động việc thực hiện kế hoạch đĩ cịn cĩ sự tham gia của các cấp và tồn thể cán bộ cơng chức của cơ quan tổ chức cho nên cần chuyển tải nội dung đến từng bộ phận từng cá nhân để họ thực hiện thống nhất mục tiêu, biện pháp và tự giác thực hiện . Các nhà quản trị phải sát sao chỉ đạo điều hành việc thực hiện các nội dung đã xây dụng. 4. Phân cơng phối hợp trong thực thi cơng vụ + Khi triển khai thực hiện kế hoạch chương trình từng phịng ban đơn vị và cá nhân phải được phân giao cụ thể theo nguyên tắc: + Giao nhiệm vụ cho cá nhân phải dựa vào năng lực, trình độ và sở trường của họ. + Đối với phịng ban đơn vị phải dựa vào chức năng. + Giữa hệ thống chức năng cũng phải cĩ cơ chế phối hợp để tạo thành một quy trình hành động thống nhất và gắn trách nhiệm trong thực hiện cơng việc. Cung cấp nguồn lực + Quản trị văn phịng là quá trình tiêu hao các nguồn lực để đạt được mục tiêu của tổ chức muốn duy trì được hoạt động của tổ chức thì quản trị văn phịng cần cung cấp kịp thời đầy đủ nguồn lực theo yêu cầu. + Nguồn lực cần cho quá trình quản trị khong giống nhau vì vậy phải căn cứ vào chương trình, kế hoạch và điều kiện thực tế của tổ chức để cung ứng cho hợp lý. Khích lệ các thành viên tham gia vào hoạt động văn phịng . Mục tiêu của hoạt động văn phong chỉ cĩ thể thực hiện được khi cĩ sự tham gia của các thành viên trong tổ chức họ khơng trực tiếp thực hiện kế hoạch bằng ý thức tự giác mà cịn chủ độnh sáng tạo trong việc cải tiến đề suất giải pháp để nâng cao năng suất, chất lượng cơng việc. 7. Huấn luyện chuyên mơn nghiệp vụ cho cán bộ văn phịng lãnh đạo văn phịng cĩ kế hoạch đào tạo bồi dưỡng hưỡng dẫn chuyên mơn nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ cơng nhân viên văn phịng theo yêu cầu phát triển . 1.2.3. Mục tiêu của quản trị văn phịng + Quản trị văn phịng trước hết là cơng cụ và cũng là mục tiêu quan trọng trong điều hành quản lý cơng ty liên quan đến yếu tố con người. Sự thành cơng hay thất bại của một doanh nghiệp đều do con người. vì vậy mục tiêu hàng đầu của quản trị văn phịng nhằm tăng cường sự gắn kết giữa các thành viên trong doanh nghiệp. Thơng qua đĩ phát huy được khả năng, năng lực làm việc của từng nhân viên trong văn phịng. + Quản trị văn phịng hướng tới khảng định và nâng cao uy tín của người lãnh đạo trong doanh nghiệp. Một người lãnh đạo cĩ uy tín là người cĩ khả năng tuyên truyền, giáo dục cho mọi nhân viên trong văn phịng đồng thời trong cơ quan về quan điểm, đường lối, chính sách, pháp luật của Đảng và Nhà nước làm cho nhân viên hiểu và thực hiện đúng nội quy, quy chế của cơ quan, đưa nhân viên vào trật tự, kỉ cương, đồng thời tạo ra khơng khí làm việc thoải mái, khơng cứng nhắc, đồn kết giúp đỡ nhau trong cơng việc. + Xây dựng nét văn hĩa riêng cho doanh nghiệp, hiện đại, lịch sự phát huy tinh thần làm việc tập thể, đề cao tinh thần làm việc tự giác của mỗi cá nhân đem lại kết quả cao nhất cho hoạt động văn phịng. + Tổ chức, quản lý hệ thống thơng tin, văn bản trong doanh nghiệp một cách khoa học để sử dụng tối đa lời thế mà nguồn thơng tin, văn bản đem lại. + Xây dựng nội quy, quy chế hoạt động cho văn phịng mang tính khoa học, chuyên nghiệp. + Đầu tư trang thiết bị hiện đại nhằm nâng cao cơng tác quản lý, điều hành văn phong nĩi riêng và doanh nghiệp nĩi chung phù hợp với mục tiêu chính sách phát triển của doanh nghiệp. 1.2.4.Vai trị của quản trị văn phịng Cơng tác tổ chức, quản lý văn phịng được thể hiện qua cách bố trí khoa học phù hợp với từng doanh nghiệp, cách sắp xếp nhân sự hợp lý, cách điều hành, quản lý của thủ trưởng văn phịng trong cơ cấu đĩ để mọi hoạt động của văn phịng được diễn ra liên tục và cĩ hiệu quả. Hiệu quả của cơng tác quản lý phụ thuộc vào sự điều hành, quản lý của lãnh đạo đối với nhân viên trong văn phịng, sử dụng tối đa các nguồn lực sẵn cĩ trong văn phịng. Điều này cĩ ý nghĩa rất quan trọng quyết định tới sự thành cơng , phát triển của doanh nghiệp biểu hiện qua các vai trị như sau: 1. Việc bố trí, tổ chức làm việc trong văn phịng giúp giải phĩng lãnh đạo khỏi tình trạng sự vụ khơng đáng cĩ, giúp lãnh đạo dễ dàng quản lý, theo rõi, kiểm tra việc thực hiện các cơng việc và kịp thời khắc phục, xử lý các tình trạng ngồi dự kiến. Để nhận ra hiệu quả của cách quản lý điều hành của mình cho phù hợp, khoa học thơng qua bản kế hoạch, báo cáo, nhận xét, trắc nghiệm, thơng tin phản hồi dưới sự trợ g._.iúp của văn phịng. Hơn nữa cơng tác văn phịng giúp gắn kết mối quan hệ thủ trưởng nhân viên tăng tính đồn kết trong văn phịng. 2. Giảm thời gian lãng phí và những ách tắc trong việc tiếp nhận xử lý truyền tải thơng tin phục vụ cho hoạt động của đơn vị. Chiến thắng trong một hoạt động của doanh nghiệp quyết định bởi lợi thế về thơng tin. Cách tiếp nhận, quản lý thơng tin một cách khoa học, phân tích sử dụng thơng tin một cách chính xác, kịp thời, truyền tải thơng tin chính xác đầy đủ là những lợi thế cho tồn tạ và phát triển của doanh nghiệp. Mà muốn làm được điều này phần lớn phụ thuộc vào quá trình quản lý điều hành, tổ chức thực hiện các chức năng của văn phịng. 3. Đảm bảo cho việc sử dụng nguồn lực một cách khoa học, hợp lý sẽ phát huy được các thế mạnh, tiềm năng của cá nhân, nâng cao năng suất lao động và tiết kiện chi phí cho cơng tác văn phịng. Muốn vạy thì cơng tác sắp xếp, bố trí hợp lý cùng với phương thức lãnh đạo hài hịa sẽ tạo ra tâm lý làm việc thoải mái, chủ động nâng cao ý thức tự giác, kích thích tính sáng tạo trong cơng việc, tinh thần hăng say làm việc, phát huy tinh thân làm việc tập thể của cán bộ nhân viên. 4. Đảm bảo phục vụ các điều kiện cơ sở vật chất, kỹ thuật phục vụ cho hoạt động, đảm bảo trật tự an tồn của doanh nghiệp thơng qua các quyết định quản lý về cơ sở vật chất, quy định của doanh nghiệp. 5. Các cơng việc văn phịng được diễn ra theo quy trình, kế hoạch cụ thể làm nâng cao hiệu quả làm việc đồng thời lãnh đạo kịp thời theo dõi, kiểm tra, đánh giá được tiến độ cơng việc theo mục tiêu, tiêu chuẩn đề ra nên dễ dàng nhận ra những thiếu sĩt trong cơng tác quản lý và trong quá trình thực hiện cơng việc để điều chỉnh kịp thời cho phù hợp. 6. Tiết kiệm chi phí và quản lý chi tiêu, tận dụng tối đa các yếu tố thời gian, kinh phí, lao động, trang thiết bị trong doanh nghiệp thơng qua quy chế chung quy định về chi tiêu tài chính, quy trình sản xuất… 7. Xây dựng được văn hĩa tổ chức cĩ tính tích cực, cho phép tạo được dấu ấn, diện mạo tốt đẹp với bên ngồi đồng thời cĩ ảnh hưởng tích cực đến tâm lý, thĩi quen và hành vi trong nội bộ. 8. Hình thành được thĩi quen học tập trong tổ chức, mọi người được học hỏi khơng ngừng, học từ những thành cơng đặc biệt là từ những sai sĩt, thất bại của mình và của người khác. 1.2.5.Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả quản trị văn phịng Văn phịng là một tổ chức thuộc cơ cấu của một cơ quan, tổ chức cĩ chức năng tam mưu tổng hợp giúp lãnh đạo và đảm bảo hậu cần nhằm thực hiện nhiệm vụ chính trị của cơ quan, tổ chức đĩ. Hoạt động của văn phịng chịu tác động của rất nhiều các yếu tố bên trong và bên ngồi. Cơng tác quản trị như thế nào cho phù hợp, linh động, khoa học, phù hợp vời sự phát triển của doanh nghiệp, với xu hướng chung của đất nước nhưng vẫn theo quy luật phát triển khách quan của thị trường, đảm bảo theo quy định của pháp luật để cĩ đủ sức cạnh tranh và tồn tại. Điều này địi hỏi nhà quản trị cân phải nghiên cứu tim ra các giải pháp tích cực của các yếu tố là mục tiêu của doanh nghiệp tổ chức nĩi chung và văn phịng nĩi riêng. Luân văn sẽ đưa ra một vài yếu tố ảnh hưởng đến cơng tác quản trị văn phịng như sau: 1.Quy mơ và cách thức tổ chức cơ quan + Hoạt động của văn phịng trước hết phụ thuộc vào chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan cấp trên trực tiếp của văn phịng cấp trên, phạm vi ảnh hưởng,đối tượng điều chỉnh, các mỗi quan hệ, các nghĩa vụ và quyền lợi mà cơ quan đĩ tham gia. Chức năng nhiệm vụ của văn phịng cũng cĩ thể được quy định bởi cơ quan cấp trên một cấp hoặc do cấp trên trực tiếp quy định. Các điều kiện trên quy định quy mơ và tính chất hoạt động của mỗi văn phịng. Các quy định nĩi trên cùng với những chế độ, chính sách khác của nhà nước cũng tạo ra khung pháp lý cần thiết cho hoạt động của mỗi văn phịng. Cũng trong yếu tố này, văn phịng chịu ảnh hưởng trong mỗi quan hệ tương tác với các đơn vị khác trong cơ quan, tổ chức. + Cơ quan càng lớn càng cĩ nhiều bộ phận hoạt động trên địa bàn rộng thì cơng việc của văn phịng càng khĩ khăn , phức tạp + Chức năng, nhiệm vụ của các phịng ban đơn vị khác nhau khơng được phân cơng rõ ràng thì sẽ ảnh hưởng đến cơng việc của văn phịng 2.Con người trong tổ chức + Trong quá trình chuyển đổi cơ chế hiện nay, yếu tố con người cĩ ý nghĩa hết sức to lớn đối với hoạt động của cơng tác văn phịng. Yếu tố này ngày nay càng quan trọng hơn vì trong thời gian qua việc đào tạo nguồn nhân lực cho cơng tác văn phịng khơng được coi trọng. Mặt khác, cơ cấu lao động văn phịng hiện nay đang thay đổi mạnh mẽ do những quy định của nhà nước về việc cơ quan nhà nước khơng thực hiện một số cơng việc mà văn phịng trước đây vẫn thực hiện. Việc áp dụng các biện pháp quản lý mới như khốn chi hành chính, giao quyền tự chủ cho cơ sở, thực hiện cơ chế khốn đối với các đơn vị sự nghiệp… + Mọi hoạt động của văn phịng đều trực tiếp hay gián tiếp liên quan đến mỗi con người trong tổ chức vì vậy mỗi thành viên đều phải biết phối hợp hành động trong thực hiện cơng vụ tạo điều kiện thuận lợi cho văn phịng thực hiện tốt chức năng ,nhiệm vụ của mình + Yếu tố con người trong văn phịng như: người lãnh đạo, nhân viên, khách hàng, đối tác liên quan khác…đều ảnh hưởng, tác động trực tiếp đến kết quả hoạt động của văn phịng nĩi riêng và tồn doanh nghiệp nĩi chung, các nhân tố như: - Các nhà lãnh đạo quản lý: Là người tổ chức điều hành mọi hoạt động trong văn phong. Hoạt động văn phịng cĩ hiệu quả hay khơng, cĩ phù hợp với chủ trương đường lối chính sách của đảng nhá nước hay khơng, cĩ đạt được mục tiêu của doanh nghiệp hay khơng phụ thuộc vào năng lực, kỹ năng quản lý, sự nhạy bén, tính quyết đốn của người lãnh đạo. - Nhân viên: Nhân viên làm việc trong văn phịng địi hỏi là những người cĩ kỹ năng chuyên mơn, tay nghề, nắm bắt được đường lối, chính sách phát triển của cơ quan cũng như của đất nước, làm việc hăng say cĩ ý thức trách nhiệm cao trong cơng việc… thì cĩ khả năng hồn thành tốt cơng việc được giao. - Khách hàng, đối tác: Đây là nhân tố quan trọng nhất trong ba yếu tố trên bởi chính họ mới là người duy trì và phát triển doanh nghiệp. Đây là kim chỉ nam trong mọi hoạt động, kế hoạch phát triển trong tương lai của doanh nghiệp. Quản trị văn phịng phải đúng hướng, kết hợp hài hịa giữa lợi ích của doanh nghiệp với lợi ích người tiêu dùng; doanh nghiệp tạo ra cho mình uy tín để phối hợp làm ăn với đối tác lâu dài, bền vững, tạo ra sự tin tưởng với khách hàng. 3. Hệ thống các quy định hoạt động của cơ quan nĩi chung và những quy định của văn phịng nĩi riêng . + Cơ chế hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước nĩi chung và hoạt động của tổ chức văn phịng nĩi riêng đang cĩ nhiều cải tiến. Vai trị của văn phịng ngày càng được đánh giá đầy đủ và rõ ràng. Sự ràng buộc giữa văn phịng và các đơn vị chuyên mơn ngày càng được củng cố, văn phịng ngày càng cĩ trách nhiệm hơn trong nhiệm vụ liên kết phối hợp giữa các đơn vị trong cơ quan, cĩ vai trị ngày càng quan trọng trong việc thực hiện các quy chế cơng khai, dân chủ chống lãng phí và chống tham nhũng.. + Quy chế hoạt động của cơ quan và quy định của văn phịng gĩp phần tạo lập sự ràng buộc các mỗi quan hệ cơng vụ giữa lãnh đạo với nhân viên , giữa các phịng ban đơn vị với nhau và giữa con người trong tổ chức 4. Các thiết bị văn phịng + Chúng ta đang chứng kiến sự phát triển mạnh mẽ của cơng nghệ mới trong hầu hết các lĩnh vực, cơ chế vận hành và điều kiện làm việc của văn phịng đang ngày càng xa lạ đối với cách thức hoạt động truyền thống, điều đĩ địi hỏi phải cĩ sự đầu tư thích đáng, tồn diện cho cơng tác văn phịng. + Các thiết bị văn phịng hiện đại đầy đủ sẽ gĩp phần khơng nhỏ trong việc nâng cao năng suất ,chất lượng cơng việc của văn phịng ,mặt khác tạo tâm lý phấn khởi ,thoải mái yêu thích nghề nghiệp hững thú trong thực thi cơng vụ của mỗi cá nhân. 5. Yếu tố kinh tế xã hội Các doanh nghiệp đều phải vận hành theo các quy luật kinh tế xã hội nĩ quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp nĩi chung và bộ phận văn phịng nĩi riêng. Nếu thị trường, chính sách kinh tế thuận lợi sẽ khuyến khích doanh nghiệp đầu tư, hiện đại hĩa trang thiết bị trong doanh nghiệp trong đĩ cĩ văn phịng. Khơng những thế kinh tế ổn định, phát triển cịn gĩp phần cải tạo tự nhiên xã hội tạo ra mơi trường kinh tế vững chắc và lành mạnh. Mặt khác sự tăng trưởng, phát triển kinh tế đất nước, trong khu vực và thế giới cĩ ảnh hưởng rất lớn tới sự phát triển của doanh nghiệp. Nĩ vừa là cơ hội vừa là thách thức địi hỏi doanh nghiệp khơng ngừng nâng cao, tự đổi mới và cĩ bước đi đúng hướng trong đĩ văn phịng và hoạt động quản lý cũng được quan tâm, cải tiến cho phù hợp với sự phát triển đĩ nhưng vấn phù hợp với sự phát triển của doanh nghiệp, đặc biệt là xu thế trên thế giới tác động đến quản trị văn phịng thì địi hỏi doanh nghiệp khơng ngừng học hỏi sự tiến bộ, cập nhật các kỹ thuật phù hợp với thực trạng của doanh nghiệp nhưng khơng đánh mất đi giá trị truyền thống, nét văn hĩa doanh nghiệp của đất nước và trong khu vực. 6. Yếu tố chính sách, pháp luật Chính sách pháp luật cĩ ảnh hưởng trực tiếp đến sự tồn tại, phát triển của bất cứ doanh nghiệp nào. Mỗi doanh nghiệp hoạt động đều dựa trên sự quản lý của nhà nước thơng qua hệ thống quản lý bằng quy định, pháp luật do nhà nước ban hành. Những chính sách quy định của nhà nước về văn phịng tạo ra hành lang pháp lý chung cho quá trình định hướng phát triển của doanh nghiệp, là căn cứ để văn phong xây dựng nội quy hoạt động, chính sách của mình. Những chính sách này phải đầy đủ, phù hợp và cĩ hiệu lực sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình tổ chức, hoạt động của doanh nghiệp nĩi chung và quy trình quản lý văn phịng nĩi riêng. Điều này cũng luơn địi hỏi hệ thống chính sách của mỗi doanh nghiệp phải luơn được hồn chỉnh cho phù hợp với tình hình phát triển trong mỗi thời kỳ và mang tính khả thi cao là điều kiện để cơng tác văn phịng được thực hiện cĩ hiệu quả, nâng cao uy tín của lãnh đạo văn phịng đồng thời tăng niềm tin và năng suất lao động của nhân viên. Những chính sách hoặc quy định bất hợp lý mang tính hình thức hoặc được hình thành một cách độc đốn sẽ dẫn đến sự hỗn loạn trong tổ chức, làm mất niềm tin, xẩy ra chống đối và khả năng thực thi thấp. Nên lãnh đạo văn phịng cần lựa chọn phương thức, đề ra những quy chế cho phù hợp. CHƯƠNG 2 : THỰC TIỄN QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG Ở CƠNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VẬN TẢI AN THÁI 2.1. Giới thiệu khái quát về cơng ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của cơng ty Cơng ty TNHH TM Vận Tải An Thái, cĩ trụ sở tại 630 Lê Thánh Tơng - Hải An - TP Hải Phịng được thành lập từ ngày 1/6/2005 với số vốn ban đầu là2.000.000.000 đ. Do nhu cầu mở rộng sản xuất kinh doanh năm 2007 Cơng ty đã huy động thêm số vốn là2.000.000.000đ, nâng tổng số vốn hiện cĩ lên 4.000.000.000đ. Trải qua gần 04 năm hoạt động, Cơng ty đã đạt được nhiều thành quả tương xứng với sự nỗ lực khơng ngừng của mình, tuy thời gian hoạt động chưa lâu nhưng Cơng ty đã sớm khẳng định được vị trí và uy tín của mình trên thị trường. Đến nay Cơng ty đã thực sự trở thành một trong những cơng ty cĩ uy tín trong lĩnh vực vận tải . Với đội ngũ cán bộ giỏi chuyên mơn, cơng nhân lành nghề, trang thiết bị hiện đại, các sản phẩm, dịch vụ... của cơng ty luơn đáp ứng những tiêu chuẩn khắt khe của những khách hàng khĩ tính và Cơng ty đã chinh phục được nhiều khách hàng bằng tính chuyên nghiệp, chất lượng, sự nhiệt tình, thời gian phục vụ nhanh chĩng… 2.1.2. Mục đích hoạt động và trách nhiệm của Cơng ty 2.1.2.1. Mục đích Do yêu cầu đẩy mạnh tiến trình hiện đại hĩa và cơng nghiệp hĩa đất nước, đồng thời do địi hỏi của nền kinh tế thị trường, một số doanh nghiệp Nhà nước hoạt động kém hiệu quả, chưa phát huy được vai trị chủ đạo trong nền kinh tế địi hỏi phải cĩ giải pháp tích cực. Vì vậy Cơng ty ra đời nhằm một số mục đích: - Giải quyết sự bế tắc khủng hoảng về vốn trong doanh nghiệp, tạo điều kiện cho doanh nghiệp mở rộng sản xuất kinh doanh, thu hút rộng rãi các nguồn vốn vào sản xuất kinh doanh. - Tạo việc làm cho người lao động. 2.1.2.2. Trách nhiệm của Cơng ty - Đăng ký kinh doanh và kinh doanh đúng ngành nghề đã đăng ký, doanh nghiệp chỉ kinh doanh khi cĩ đủ điều kiện theo qui định của pháp luật. Tự chủ trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, chịu trách nhiệm trước pháp luật về kết quả hoạt động kinh doanh của mình, chịu trách nhiệm trước khách hàng về sản phẩm do Cơng ty thực hiện. - Nghiên cứu, xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch kinh doanh cĩ hiệu quả, tổ chức lưu lượng hàng hĩa phong phú về số lượng, đa dạng về chủng loại mẫu mã và chất lượng nhằm đáp ứng yêu cầu của thị trường và mục tiêu phát triển của Cơng ty. + Tự huy động vốn để hoạt động kinh doanh, quản lý và sử dụng nguồn vốn đĩ, bảo tồn và phát triển nguồn vốn của mình theo đúng chế độ chính sách, đạt hiệu quả kinh tế, đảm bảo tự trang trải về tài chính đồng thời phải chấp hành đầy đủ các chế độ chính sách của pháp luật hiện hành. + Thực hiện đúng mọi chính sách chế độ và các qui định về lao động tiền lương, về quản lý tài sản, tài chính và chịu trách nhiệm về tính chất xác thực của các hoạt động tài chính của mình. Thực hiện đầy đủ các cam kết trong các hợp đồng mua bán, liên doanh hợp tác đầu tư với các tổ chức kinh tế thuộc các thành phần kinh tế khác. + Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ nộp thuế và các khoản nộp ngân sách Nhà nước theo qui định của pháp luật. +Tuân thủ các qui định về thanh tra của cơ quan tài chính và cơ quan Nhà nước cĩ thẩm quyền theo qui định của pháp luật Cùng với sự phát triển đi lên và đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng, cơng ty thương xuyên bổ sung nhiều thiết bị mới, hiện đại phục vụ cho cơng tác tổ chức và quả lý cơng ty, cơng ty đã cĩ hợp tác liên doanh với nhiều cơng ty lớn trong ngành để khơng ngừng cải tiến nâng cao chất lượng phục vụ các sản phẩm, nâng cao uy tin của cơng ty trên thi trường, duy trì và liên tục cải tiến nâng cao hệ thơng quản lý chất lượng tốt nhât. Trong giai đọan hiện nay cơng ty cũng đang gặp phải một số khĩ khăn ,thử thách mới như: sự hồ nhập thi trường quốc tế ở mức độ cao, đặc biệt là từ khi Việt Nam ra nhập tổ chức thương mại thế giới WTO, thị trường Việt Nam sẽ được mở rộng hơn cho các doanh nghiệp nước ngồi, khiến cho mức độ cạnh tranh ngày càng gay gắt, các loại hình dịch vụ vận tải gia tăng, cạnh tranh rất quyêt liệt,về chất lượng sản phẩm và giá cả… Song dưới sự lãnh đạo của giám đốc cơng ty cùng sự nhiệt tinh làm việc của tồn thể nhân viên cơng ty các chỉ tiêu kinh tế đều tăng so với cùng kỳ năm trước và cơng ty đang từng bước đi vào hoạt động ổn định theo đúng quỹ đạo . Sau 4 năm thành lập bắt đầu từ những ngày tháng gian khổ, song với sự lỗ lực của lãnh đạo cung các nhân viên trong cơng ty với sự quan tâm gúp đỡ của Đảng và nhà nước, cơng ty đã khơng ngừng phát triển cả về chiều rộng vá chiều sâu, xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật đầy đủ, nâng cao chất lượng sản phẩm và trình độ quản lý, tạo dựng uy tín trên thi trường. Mục tiêu phát triển trong giai đoạn tới của cơng ty là khơng ngừng cải tiến chất lượng các dịch vụ mở rộng phạm vi hoạt động, đa dạng hố các loại hình dịch vụ đáp ứng nhu cầu ngay càng cao của khách hàng, đảm bảo uy tín chất lượng sản phẩm trên thị trường, sản phẩm cơng ty cung cấp đảm bảo chất lượng và uy tín tạo được chỗ đứng trên thị trường. 2.1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Cơng ty Bộ máy quản lý và tổ chức của Cơng ty được áp dụng theo hình thức trực tuyến chức năng nhằm đáp ứng kịp thời thơng tin, số liệu cho các cấp lãnh đạo và ngược lại các chỉ thị, mệnh lệnh từ lãnh đạo sẽ được truyền đạt trực tiếp, rõ ràng và nhanh chĩng đến những người tổ chức thực hiện. Cơ cấu này phần nào thích ứng được với sự biến đổi của thị trường và làm giảm gánh nặng trong cơng tác quản lý của giám đốc. Đứng đầu Cơng ty là giám đốc, người chịu trách nhiệm hồn tồn trước Nhà nước và Cơng ty về mọi hoạt động của Cơng ty mình. Giám đốc cĩ quyền quyết định mọi hoạt động kinh doanh của Cơng ty theo các chế độ chính sách, pháp luật của Nhà nước và qui định của Cơng ty. Về cơng tác lao động giám đốc cĩ quyền hoạch định, tuyển chọn lao động theo yêu cầu sản xuất kinh doanh của Cơng ty, cĩ quyền kỷ luật và chấm dứt hợp đồng lao động đối với những vi phạm hợp đồng lao động. Giám đốc phải cĩ trách nhiệm tổ chức thực hiện tốt pháp lệnh bảo hộ lao động, đảm bảo an tồn vệ sinh lao động. Đối với các phịng ban thì Giám đốc làm việc theo chế độ thủ trưởng, hàng năm giao kế hoạch và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch với các phịng ban. Giúp việc cho Giám đốc cĩ một phĩ Giám đốc, được phân cơng phụ trách một số lĩnh vực cơng tác và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về lĩnh vực được giao. Phĩ Giám đốc chịu trách nhiệm về các lĩnh vực liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Cơng ty, giám sát các hoạt động của các phịng ban. Mỗi phịng ban đều cĩ chức năng, nhiệm vụ cụ thể và cĩ mối quan hệ mật thiết với nhau. Hình 1 : Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý cơng ty Giám đốc Bộ phận kinh doanh Bộ phận kỹ thuật Bộ phận kế tốn Bộ phận quản lý đội xe Bộ phận Hành chính tổng hợp Phĩ giám đốc Nguồn: Phịng hành chính tổng hợp cơng ty Giám đốc: là người quản lý cao nhất, cĩ quyền quyết định mọi vấn đề về chiến lược sản xuất kinh doanh cũng như quyền quyết định về nhân sự, đồng thời chịu trách nhiệm trước pháp luật về tồn bộ hoạt động kinh doanh của Cơng ty . Phĩ giám đốc: là người trực tiếp giúp việc cho giám đốc và được giao phụ trách một số lĩnh vực chuyên mơn, được phân cơng phụ trách một số lĩnh vực cơng tác và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về lĩnh vực được giao. Phĩ Giám đốc chịu trách nhiệm về các lĩnh vực liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Cơng ty. Bộ phận kinh doanh :Cĩ nhiệm vụ giúp việc cho giám đốc Cơng ty về việc lập và thực hiện kế hoạch SXKD của Cơng ty, tìm hiểu và mở rộng thị trường, xây dựng phương hướng chiến lược sản xuất kinh doanh . Bộ phận kỹ thuật: Phụ trách vấn đề kỹ thuật, là người chịu trách nhiệm trong lĩnh vực kỹ thuật cĩ nhiệm vụ sửa chữa bảo dưỡng máy mĩc thiết bị để thực hiện tốt việc vận hành chúng trong sản xuất. Bộ phận kế tốn : Cĩ nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc về quản lý nhân sự, tuyển dụng và đào tạo cán bộ, tổ chức quản lý văn phịng, đề ra các nội dung quy chế của cơng ty, chịu trách nhiệm cơng tác bảo vệ tài sản, các thủ tục hành chính, cung cấp lưu trữ các văn bản, cơng văn, phụ trách cơng tác đối nội, đối ngoại của cơng ty, cĩ nhiệm vụ hạch tốn kinh tế về các hoạt động sản xuất kinh doanh, cung cấp thơng tin , số liệu về hoạt động của sản xuất kinh doanh và các báo cáo tài chính cho đơn vị quản lý và giám đốc.Thực hiện việc quản lý về tiền - vốn, tính tốn chi trả lương cho người lao động. Bộ phận quản lý đội xe: Cĩ nhiệm vụ quản lý về giờ giấc đI lại của từng đầu xe, điều động xe mỗi khi cĩ đơn đặt hàng, kiểm tra tình trạng của các đầu xe để cĩ biện pháp xử lý kịp thời nhằm tránh rủi ro và nguy cơ thiệt hại về tài sản của Cơng ty. Đội xe: Đây là bộ phận tham gia trực tiếp vào việc sản xuất sản phẩm do vậy phải thể hiện được tính kỷ luật trong cơng việc đáp ứng tốt nhất yêu cầu của khách hàng. Bộ phân hành chí tổng hợp : Lưu giữ các hồ sơ sổ sách quan trọng, các tài liệu, thơng báo, quyết định của Giám đốc. Phịng HC-TH đại diện cho cơng ty, khi cĩ cuộc gặp mặt, giao tiếp với khách hàng, văn phịng phải vạch ra kế hoạch đốn tiếp..., hàng ngày văn phịng nhận các bưu phẩm bưu kiện, fax sau đĩ trình Giám đốc. Hàng ngày văn phịng phải lấy báo cáo từ các bộ phận phịng ban để cập nhật thơng tin hàng ngày. Nguồn nhân lực Để thành cơng trong việc phát triển sản xuất và kinh doanh, các doanh nghiệp phải hoạch định các kế hoạch phát triển trong tương lai của mình, trong đĩ phải hết sức coi trọng cơng tác đào tạo nguồn nhân lực. Cùng với sự phát triển của nền kinh tế, người lao động làm việc ở các doanh nghiệp cần phải cĩ tay nghề, cĩ trình độ chuyên mơn ngày càng cao. Đứng trước yêu cầu này, trong những năm qua ngồi việc nâng cao, đổi mới cách thức cơng việc, Cơng ty cịn đào tạo và tuyển thêm lao động cĩ trình độ tay nghề cao vào làm việc tại các phịng ban trong Cơng ty. Số lao động trong Cơng ty được chia làm 2 loại: Lao động trực tiếp và lao động gián tiếp, tùy theo chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận lao động. 2.1. 4. Hoạt động sản xuất kinh doanh của Cơng ty Do đặc thù của ngành vận tải khơng cĩ sản phẩm tồn kho, sản phẩm của doanh nghiệp chỉ thực sự hình thành khi cĩ đơn đặt hàng của khách hàng. Quy trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp cĩ thể tĩm tắt qua sơ đồ sau: Hình 2: Quy trình sản xuất kinh doanh Hợp đồng vận chuyển Điều động Phương tiện Kiểm nhận, bốc xếp hàng hố theo hợp đồng Vận chuyển hàng hĩa Bốc xếp và giao nhận hàng hố cho chủ hàng Nguồn: Phịng kinh doanh của cơng ty Căn cứ hợp đồng vận chuyển, bộ phận quản lý đội xe thực hiện việc điều động phương tiện chuyên chở tới địa điểm nhận hàng, cán bộ kinh doanh và người chuyên chở trước khi bốc xếp hàng hố lên phương tiện chuyên chở phải thực hiện việc kiểm nhận hàng hố với bên giao hàng. Sau khi thực hiện xong các cơng việc trên thì tiến hành vận chuyển hàng hố về địa điêm đã được thoả thuận trong hợp đồng, khi hàng hố về tới địa điểm quy định cán bộ kinh doanh và người chuyên chở phải kiểm nhận lại hàng hố và làm thủ tục bàn giao hàng hố cho chủ hàng. Cơng ty TNHH TM Vân Tải An Thái mới thành lập nhưng đã từng bước đứng vững và cĩ những bước phát triển ban đầu trong nền kinh tế thị trường. Doanh nghiệp mở sổ sách theo dõi đầy đủ, khơng để khách hàng chiếm dụng vốn ... Khấu hao Tài sản cố định theo đúng những quy định hướng dẫn của bộ tài chính. Doanh nghiệp đảm bảo đầy đủ nghĩa vụ nộp ngân sách thuế, trả lãi vay ngân hàng theo đúng chính sách, chế độ thủ tục quy định. Doanh nghiệp luơn luơn cĩ những chính sách để nâng cao hiệu quả kinh doanh, mở rộng thị phần, tăng lợi nhuận, tạo điều kiện tăng thu nhập cho nhân viên. Về chi phí gồm: tiền lương, tiền điện, tiền nhà, tiền nước, trả lãi vay, khấu hao Tài sản cố định... và các chi phí khác và ở mức hợp lý. Từ khi thành lập đến nay, Cơng ty luơn thực hiện đúng mọi qui định của Nhà nước và pháp luật. Cơng ty luơn duy trì, củng cố và phát triển các mối quan hệ làm ăn với khách hàng, đĩng gĩp một phần to lớn vào cơng cuộc cơng nghiệp hĩa - hiện đại hĩa đất nước. Sau đây là một số các chỉ tiêu kinh tế chủ yếu trong những thời gian hoạt động vừa qua Hình 3: Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2008 MÉu B02- DNN (Ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC Ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC) BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH Năm 2008 Đơn vị tính:VNĐ Chỉ tiêu Mã số Năm nay Năm trước 1 2 3 4 1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 01 100,696,852 90,634,512 2. Các khoản giảm trừ 02 - 3. Doanh thu thuần 10 100,696,852 90,634,512 4. Giá vốn hàng bán 11 55,382,310 50,123,654 5. Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dv 20 45,314,542 40,510,858 6. Doanh thu hoạt động tài chính 21 17,796 15,657 7. Chi phí tài chính 22 - - 8.Chi Phí quản lý kd 24 35,110,627 30,731,256 9.Lợi nhuận thuần từ hoạt động kd 30 10,221,711 9,795,259 10. Thu nhập khác 31 180,000 - 11. chi phí khác 32 180,000 - 12. Lợi nhuân khác 40 - - 13.Tổng lợi nhuận trước thuế 50 10,221,711 9,795,259 14. Chi phí thuế TNDN 51 2,862,079 2,742,672 15. Lợi nhuận sau thuế TNDN(60=50-51) 60 7,359,632 7,052,586 Nguồn: Phịng tài chính kế tốn cơng ty-(Năm2008) Hình 4: Các chỉ tiêu tài chính chủ yếu của doanh nghiệp Chỉ tiêu ĐVT Năm 2007 Năm 2008 So sánh(%) Chênh lệch Tổng thu Đ 90,650,169 100,894,378 111.3 10,244,209 Tổng chi Đ 83,597,582 93,535,016 111.9 9,937,434 Lợi nhuận Đ 7,052,587 7,359,362 104.3 306,775 Nguồn: Phịng tài chính kế tốn cơng ty Qua bảng số liệu Kết quả sản xuất kinh doanh của Cơng ty nhìn chung cho thấy tình hình sản xuất kinh doanh của cơng ty là cĩ hiệu quả nhưng chưa cao, được thể hiện qua các chỉ tiêu : - Doanh thu năm 2008 tăng so với năm 2007 là 10,244,209 tức tăng 11% chứng tỏ cơng ty đã kinh doanh tốt, chất lượng dịch vụ được nâng cao, đáp ứng được nhu cầu của khách hàng. - Chi phí năm 2008 so với năm 2007 tăng 9,937,434 tức tăng 11% Chí phí tăng là do việc đầu tư trang thiết bị, cơ sở vật chất chất kỹ thuật của cơng ty và trong những năm qua trên thị trường cĩ cơng ty mới mở, sức cạnh tranh lớn, dịch vụ vận tải tăng song tốc độ tăng chi phí băng tốc độ tăng doanh thu của doanh nghiệp. Điều này chứng tỏ doanh nhiệp đã chưa tiết kiệm được chi phí ,chi phí tăng dấn đến lợi nhuận của doanh nghiệp thấp. - Lợi nhuận năm 2008 tăng so với năm 2007 là 306,775 tức tăng 4% Lợi nhuận của cơng ty tăng lên chứng tỏ cơng ty đã làm ăn cĩ lãi nhưng chưa cao là do cơng ty đã đầu tư nhiều máy mĩc thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ cho cơng tác sản xuất kinh doanh làm chi phí tăng lên giảm lợi nhuận vì vậy trong những năm tới cơng ty cần nâng cao hiệu quả kinh doanh, tiết kiệm chi phí tối đa và đưa ra những sản phẩm chất lượng cao cĩ sức cạnh tranh trên thi trương, cĩ những biện pháp quản lý tối ưu nhằm giúp cơng ty kinh doanh cĩ hiệu quả đem lại lợi nhận cao hơn. 2.1.5. Mèi quan hƯ cđa c«ng ty víi c¸c bªn liªn quan - Quan hệ với khách hàng: Cơng ty cĩ nhiều khách hàng trong nước và ngồi nước. Cơng ty cĩ những chính sách khuyến mại đặc biệt đối với những khách hàng lớn, chiết khấu thanh tốn với những khách hàng thanh tốn nhanh. - Quan hệ với ngân hàng: Cơng ty cĩ thể thơng qua Ngân hàng thực hiện các ủy nhiệm thu chi, các mối quan hệ tín dụng: vay vốn, trả lãi, quan hệ tiền gửi ngân hàng. Cơng ty cĩ thể bổ sung vốn kinh doanh nhờ mối quan hệ với Ngân hàng. - Quan hệ với các cơ quan pháp quyền Nhà nước: Doanh nghiệp hoạt động theo giấy phép kinh doanh, kinh doanh đúng ngành nghề theo pháp luật doanh nghiệp Việt nam, chấp hành thực hiện mọi nghĩa vụ với Nhà nước: Nộp thuế đúng hạn, các hoạt động bảo vệ mơi trường, phịng cháy chữa cháy. - Quan hệ với nhà cung cấp: Thơng qua các đơn đặt hàng của Cơng ty nhà cung cấp chuyển hàng đúng thời hạn, định kỳ Cơng ty chuyển khoản thanh tốn hoặc phía nhà cung cấp cử nhân viên đến Cơng ty nhận thanh tốn bằng tiền mặt. 2.1.6. Định hướng phát triển của cơng ty trong thời gian tới Bất kì một doanh nghiệp nào khi bước vào sản xuất kinh doanh đều mong muốn thu lại nhiều lợi nhuận. Trong một số năm gần đây cơng ty cũng gặt hái được những thành cơng đáng kể song cũng gặp phải khơng ít những khĩ khăn hiện tại cũng như trong tương lai cũng vậy, cơng ty đã đề ra những phương hướng phát triển trong những năn tới như sau: - Về cơ sở vật chất kỹ thuật: Cơng ty sẽ đầu tư mua sắm những trang thiết bị như máy vi tính, máy in điện thoại, phục cho khối văn phịng cĩ đủ điều kiện làm việc tốt nhất. Đầu tư cho các dịch vụ vận tải đảm bảo uy tín chất lượng, giữ được niềm tin của khách hàng sao cho đạt hiệu quả kinh doanh tốt nhất . - Về tài chính: Cĩ các chế độ tiền lương, tiền thưởng xứng đáng, đúng pháp luật đối với người lao động. Cân đối thu chi chặt chẽ hơn, lập báo cáo gửi giám đốc, tìm nguồn đầu tư để tăng vốn cho cơng ty. - Về lực lượng lao động: Khơng ngừng nâng cao nghiệp vụ nhân viên trong cơng ty, đồng thời tuyển dụng đội ngũ cán bộ cơng nhân viên cĩ trình độ tay nghề cao, năng lực tốt, nghiệp vụ chuyên mơn giỏi nâng cao chất lượng trong cơng việc. Đội ngũ cán bộ quản lý nâng cao chuyên mơn nghiệp vụ bằng các khĩa đào tạo ngắn hạn . quản lý- Về cơng tác kinh doanh: Tìm kiếm, ký kết nhiều hợp đồng tạo doanh thu ổn định cho cơng ty, đẩy mạnh cơng tác liên doanh, liên kết với các nhà đầu tư, thu hút vốn cho dự án, mở rộng kinh doanh ra nhiều mặt hàng đa dạng phong phú.. Cần cĩ những chiến lược phát triển kinh doanh cho phù hợp với xu hướng chung của cả nước. 2.2 Thực tiễn cơng tác quản trị văn phịng tại cơng ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái 2.2.1. Cơ cấu tổ chức văn phịng trong cơng ty Cơng ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái khơng cĩ cơ cấu tổ chức văn phịng riêng, nội dung cơng tác văn phịng của cơng ty được đảm bảo bởi một đơn vị chức năng cĩ tên là phịng Hành chính-Tổng hợp, nhưng cũng thực hiện đầy đủ các chức năng và nhiệm vụ của văn phịng, dưới sự chỉ đạo của trưởng phịng Hành chính tổng hợp (tương đương như Chánh văn phịng). Hình 5: Sơ đồ cơ cấu tổ chức phịng Hành chính - Tổng hợp cơng ty Trưởng phịng hành chính tổng hợp Phĩ phịng hành chính tổng hợp Nhân viên văn thư Nhân viên y tế Nhân viên văn phịng Nhân viên phục vụ Nguồn: phịng hành chính tổng hợp cơng ty Hiện nay phịng hành chính với số lượng nhân viên 8 người, những nhân viên này đều là những nhân viên cĩ chất lượng, và qua xét tuyển kỹ càng với trình độ được đào tạo qua các trường đại học cao đẳng, cĩ trình độ chuyên mơn nghiệp vụ cao. Nĩi chung với số lượng cơng việc hiện nay thì với số lượng người như trên là tương đối phù hợp. Với chế độ một thủ trưởng quản lý, điều hành trực tiếp các nhân viên cùng với sự điều hành gián tiếp của phĩ phịng hành chính đã dần củng cố bộ máy văn phịng hồn thiện với các chức năng tham mưu, tổng hợp, hậu cần. Xét về nhân sự của phịng hành chính hiện nay đang là điều kiện thuận lợi cho cơng tác tổ chức, quản trị văn phịng. Bởi về hầu hết các lãnh đạo và nhân viên trong văn phong đều ở độ tuổi trẻ, nhưng cĩ chuyên mơn và nghiệp vụ cao được đào tạo chuyên nghiệp trong đĩ: Trưởng, phĩ phịng đều tốt nghiệp sau đại học, các nhân viên văn phịng đều tốt nghiệp đại học chuyên nghành hành chính văn phịng. Mặt khác trong quá trình hoạt động phịng hành chính được chú trọng, quan tâm phát triển hơn để khảng định vai trị là trợ thủ tham mưu đắc lực cho thủ trưởng và là cửa ngõ thơng tin quan trọng của cơng ty. Bởi lãnh đạo đã nắm bắt được vai trị quan trọng của thơng tin trong hoạt động của cơng ty và tầm quan trọng của thơng tin gắn liền với hoạt động của văn pịng. Chính vì vậy mặc dù gặp nhiều khĩ khăn nhưng trưởng phịng và các nhân viên trong văn phịng đã khẳng định vai trị quan trọng của họ và cơng tác văn phịng đối với sự tồn tại và phát triển của cơng ty. 2.2.2. Chức năng,nhiệm vụ ,quyền hạn của văn phịng cơng ty a.Chức năng chung của văn phong cơng ty - Thực hiện các kế hoạch từ Phịng kế hoạch kinh doanh đã được Giám._.ột lần tránh trùng lặp Văn bản đến phải được vào sổ ngay ngày nhận Hình thức đăng ký : bằng sổ, máy tính, đăng ký văn bản đến bằng số là ghi chép những thơng tin cần thiết của văn bản vào các cột, mục của sổ đăng ký Hình 7 : Nội dung trong sổ đăng ký văn bản đến Ngày đến Số đến Cơ quan gửi vb đến Số ký hiệu vb Ngày tháng vb trích yếu Lưu hồ sơ Nơi nhận kí nhận Ghi chú 25/01 5 Cty Van Xuân 02vn 20/01 Phịng Hành chính Nguồn : Phịng hành chính tổng hợp cơng ty Phân phối chuyển giao văn bản đến + Yêu cầu : văn bản phải được chuyển giao đúng và trực tiếp cho đơn vị và cá nhân người cĩ trách nhiệm giải quyết, tuyệt đối khơng nhờ đơn vị hoặc người khác nhận hộ. Văn bản đến ngày nào phải được chuyển giao phân phối ngay trong ngày đĩ Trình xin ý kiến phân phối văn bản : sau khi bĩc bì đĩng dấu lên văn bản, cán bộ văn thư đăng ký một phần văn bản vào sổ rồi trình tất cả mọi văn bản giấy tờ đã nhận được cho chánh văn phịng rồi trình lên thủ trưởng cơ quan đề nghị xin ý kiến phân phối văn bản. + Chuyển giao văn bản đến : Sau khi cĩ ý kiến phân phối văn bản của thủ trưởng cơ quan phải chuyên ngay đến tận tay người cĩ trách nhiệm giải quyết. Văn bản cĩ dấu chỉ mức độ khẩn phải chuyển đến tay người cĩ trách nhiệm, chậm nhất là 30 phút trong giờ hành chính Trước khi chuyển giao văn bản đến người giải quyêt, văn thư phải đăng ký vào sổ chuyển giao văn bản và người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản của cơ quan Tổ chức giải quyết văn bản đến và theo dõi giải quyết văn bản đến trong cơ quan + Đối với văn bản thường : nội dung cơng việc nêu trong văn bản thuộc phạm vi trách nhiệm của đơn vị, cá nhân nào thì do đơn vị cá nhân đĩ trực tiếp giải quyết Tất cả các văn bản đến cơ quan phải được xem xét giải quyết nhanh đặc biệt đối với những văn bản khẩn cấp, đột xuất phải xin ý kiến giải quyết khi nhận được văn bản đĩ . Đối với những văn bản gửi đến để xin ý kiến lãnh đạo khi cĩ ý kiến lãnh đạo ghi ở lề thì khơng được đĩng dấu ở lề văn bản và soạn thảo văn bản để trả lời dựa trên ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Những văn bản cĩ ý kiến lãnh đạo phải lưu lại trong hồ sơ cơng việc của cán bộ thừa hành chuyên mơn. Chỉ lãnh đạo mới cĩ quyền ghi ý kiến trên lề văn bản cịn ý kiến đề xuất của cán bộ điều hành thì ghi ra tờ khác. Các đơn vị trong cơ quan khơng được tự ý ghi ý kiến riêng của mình lên văn bản , khơng được gạch chân những dịng trong văn bản đến ,những văn. Những văn bản đến đề cập tới những vấn đề quan trọng : chương trình kế hoạch phải do thủ trưởng hoặc thủ phĩ cơ quan giải quyết. Khi trình lãnh đạo xin ý kiến giải quyết một vấn đề gì thì cán bộ thừa hành phải trình tất cả các văn bản cĩ liên quan tới văn bản mới nhận được. + Đối với văn bản mật: Chỉ phổ biến những vấn đề bí mật trong phạm vi những người cĩ trách nhiệm. Khơng được mang văn bản mật, lài liệu mật về nhà riêng hoặc đi cơng tác nếu văn bản đĩ khơng liên quan đến chuyến đi cơng tác. Khi cần thiết phải đem văn bản mật về nhà hoặc đi cơng tác thì phải được sự đồng ý của thủ trưởng cơ quan và đi cơng tác khơng được nhờ người khác giữ hộ và khơng được để bất cứ nơi nào khơng an tồn. Khơng sao chụp ghi chép những bí mật của văn bản. Khơng được trao đổi những điều bí mật của văn bản trong điêu kiện khơng đảm bảo an tồn. + Theo dõi kiểm tra giải quyết văn bản đến : Thủ trưởng cơ quan cĩ trách nhiệm kiểm tra việc giải quyết văn bản so sánh với các quy định, chế độ chính sách của Đảng và nhà nước. Người phụ trách cơng tác văn thư cĩ trách nhiệm kiểm tra việc phân phối và tiến độ chuyển giao văn bản. b.Quy trình quản lý văn bản đi Đăng ký văn bản đi Ghi chép một số thơng tin cần thiết của văn bản đi những phương tiên đăng ký nhằm quản lý chặt chẽ văn bản đi. Trước khi đăng ký văn bản vào sổ, văn thư sẽ phải hồn thiện những thủ tục phát hành : + Ghi số lên văn bản : là số đăng ký của văn bản trong năm kể từ ngày đầu năm + Những cơ quan hoạt động theo nhiệm kỳ thì lấy số văn bản theo nhiệm kỳ đĩ +Tất cả văn bản đi đều đăng ký tập chung ở văn thư cơ quan để lấy số chung theo hệ thống số ở cơ quan, khơng lấy số riêng theo từng đơn vị tổ chức thảo ra văn bản. Ghi ngày tháng lên văn bản : ngày tháng ghi trong văn bản là ngày văn bản được đăng ký vào các phương tiện:sổ, máy tính, ngày tháng ghi trong văn bản và ngày tháng ghi trên các phương tiên đăng ký phải giống nhau, rõ ràng, chính xác. Đăng ký văn bản đi bằng sổ: + Nếu cơ quan ban hành ít văn bản trong một năm thì lập 2 sổ : sổ đăng ký văn bản mật đi, sổ đăng ký văn bản đi chung. + Nếu cơ quan ban hành nhiều văn bản đi trong một năm thì lập 3 sổ : sổ văn bản đi mật, sổ văn bản đi thường, sổ văn bản quy phạm pháp luật. Hình 8: Mẫu sổ đăng ký văn bản đi + Mẫu sổ : ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Ngày tháng vb Số/ký hiệu vb trích yếu vb Nơi nhận vb Nơi giữ vb lưu Ghi chú 5/02 12 Cty Hà Nội Văn phịng cty Nguồn: Phịng hành chính tổng hợp cơng ty Với văn bản mật : giống mấu, chỉ thêm cột mức độ mật sau cột trích yếu. Chuyển giao văn bản đi + Nguyên tắc: các văn bản đi phải được đăng ký và chuyển đi ngay trong ngày sau khi đã cĩ chữ ký của người cĩ thẩm quyền và dấu. Những văn bản cĩ mức độ khẩn phải được chuyển đi trước. Những văn bản cĩ nội dung quan trọng phải kèm phiếu gửi và gửi đúng nơi nhận đã ghi trong văn bản. + Những cơng việc cụ thể : lựa chọn và trình bầy phong bì tuỳ theo số lượng văn bản gửi đi nhiều hay ít, kích thước to hay nhỏ để chọn phong bì cho phù hợp. Gửi văn bản đi : đối với văn bản ban hành trong nội bộ cơ quan khi phát hành cũng phải đăng ký vào sổ và yêu cầu người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản đĩ. Chuyển văn bản đi theo đường bưu điện, yêu cầu nhân viên bưu điện ký xác nhận và đĩng dấu vào các cột mục của sổ chuyển giao. + kiểm tra việc gửi đi Thủ trưởng cơ quan cĩ trách nhiệm chỉ đạo việc kiểm tra văn bản từ khi ban hành văn bản đến quá trình gửi đi. Chánh văn phịng kiểm tra nội dung, thể thức thủ tục, quy chế văn bản đi. Cá nhân người phụ trách đơn vị phải kiểm tra về mặt nội dung và xem xét sự hình thành và xử lý văn bản đi tại đơn vị mình phụ trách. Văn thư cĩ trách nhiệm kiểm tra việc giải quyết văn bản đi của cơ quan bằng cách dùng phiếu gửi qua đường bưu điện. c.Sắp xếp và quản lý văn bản lưu Bất cư cơ quan ban hành văn bản bao giờ cũng lưu ít nhất hai bản : một là lưu tại bộ phân văn thư của cơ quan, một bản lưu tại hồ sơ cơng việc của cán bộ chuyên mơn. Cách sắp xếp hồ sơ lưu tại văn thư: đối với những văn bản đăng ký chung và đánh số tổng hợp thì chỉ cần dựa vào sổ thời gian ban hành văn bản để thực hiện việc sắp xếp. Bảo quản và phục vụ cho việc nghiên cứu sử dụng văn bản. Văn thư cơ quan phải sắp xếp các tập lưu văn bản theo năm hoặc theo nhiệm kỳ nên giá tủ của cơ quan, cĩ trách nhiệm bảo quản văn bản lưu đến khi nộp và lưu trữ. Nhân viên văn thư phải cĩ trách nhiệm cho việc nghiên cứu sử dụng tra tìm các văn bản lưu tại chỗ. 2.2.5. Đánh giá chung trong quá trình hoạt động của phịng hành chính 2.2.5.1. Những mặt thuận lợi a. Về nhân sự của phịng hành chính. - Kết cấu độ tuổi của lãnh đạo và nhân viên phịng hành chính tương đĩi trẻ vì vậy dễ học hỏi những tiến bộ của khoa học kỹ thật trong các nghiệp vụ quản lý, nghiệp vụ chuyên mơn, nâng cao năng suất lao động. - Lãnh đạo là người cĩ kinh nghiệm, chuyên mơn cao, cĩ năng lực quản lý điều hành. - Đội ngũ nhân viên trẻ nhiệt tình trong cơng việc, nhanh nhẹn được đào tạo chính quy, cĩ trình độ chuyên mơn nghiệp vụ cao giúp lãnh đạo giải quyết nhanh chĩng chính xác các vấn đề liên quan. - Luơn cĩ ý thức tự quản lý, chịu khĩ học hỏi kinh nghiệm từ các đơn vị bạn thơng qua các buổi giao lưu, hội thảo chuyên ngành mà cơng ty tổ chức hàng năm. - Cĩ ý thức sáng tạo, đưa ra ý kiến khả thi trong việc thực hiện các nghiệp vụ chuyên mơn. - Đội ngũ lãnh đạo văn phịng cĩ kinh nghiệm, trình độ chuyên mơn nghiệp vụ cao, nhậy bén, phân tích tương đối chính xác sự ảnh hưởng của thị trường đến hoạt động của cơng ty. b. Về phương thức quản lý - Trong quá trình điều hành, tổ chức hoạt động của phịng hành hính đều được thực hiện theo quy chế, nội quy mà cơng ty đã đề ra. - Được sự quan tâm của ban lãnh đạo cơng ty nên đang dần củng cố vị trí, tầm quan trong của mình trong sự vận động của cơng ty trong giai đoạn hiện nay như: thường xuyên nhắc nhở, động viên nhân viên hăng say làm việc, cĩ tinh thần trách nhiệm, mở các lớp nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên, tổ chức cho nhân viên tha, gia các buổi giao lưu, học hỏi tại các buổi hội thảo trao đổi kinh nghiệm giữa các doanh nghiệp. - Mặt khác trưởng phịng cũng quan tâm đến tâm lý, đời sống của nhân viên, thường xuyên động viên chia sẻ, tạo điều kiện, giúp đỡ về vật chất cũng như tinh thần. - Trưởng, phĩ phịng luơn tỏ ra là những tấm gươn trong cơng việc, cĩ thái độ nghiêm túc khi làm việc nhưng lại thân thiết cởi mở trị chuyện vơi nhân viên trong giờ giải lao. Chính quan hệ đĩ làm cho khối văn phịng trong cơng ty trở lên vứng chắc, đồn kết, giúp đỡ nhau hồn thành cơng việc được giao. c. Trang thiết bị làm việc. Nhìn chung trang thiết bị làm việc của phịng hành chính tương đối đầy đủ, hiện đại đảm bảo phục vụ cơng việc chuyên mơn, cơng tác quản lý, điều hành của cơng ty. Tuy nhiên vấn cịn những thiết bị lạc hậu: - Việc đầu tư trang thiết bị phục vụ hoạt động văn phịng và cơng tác quản lý điều hành trong thời gian tới cần được quan tâm, đầu tư đúng mức - Kết nối mạng nội bộ, tăng tốc độ truyền phát dữ liệu, nâng cấp các thiết bị tin học và kết nối mạng ADSL phục vụ cho việc tìm kiếm thơng tin, học hỏi kiến thức trên mạng phục vụ cơng việc. 2.2.5.2. Những mặt cịn tồn tại a. Trang thiết bị văn phịng và bố trí sơ đồ làm việc trong phịng hành chính. Những tồn tại của trang thiết bị và sơ đồ bố trí nơi làm việc đã được nêu ra trong quá trình phân tích các yếu tố trong văn phịng đánh giá khái quát lại như sau: - Một số trang thiết bị cịn lạc hậu, khơng đảm bảo chất lượng như: máy photo tài liệu, giá kê tài liệu bằng gỗ dễ bị mỗi mọt, bàn ghế chưa đồng bộ. - Cách bố trí sơ đồ làm việc chưa hợp lý, các bàn làm việc của nhân viên được bố trí khơng cĩ vách ngăn ảnh hưởng tới sự tập trung cơng việc, nhất lá khi cĩ khách dễ nẩy sinh việc nĩi chuyên riêng trong giờ làm việc. b. Các nghiệp vụ trong văn phịng Các nghiệp vụ được thực hiện theo đúng quy định, quy chế, nội quy của cơng ty, nhưng trong một số trường hợp nĩ trở lên cứng nhắc, khơng linh hoạt như: việc tiếp nhận các giấy tờ, tài liệu mà bưu điện chuyển tới thì nhất thiết phải là nhân viên văn thư ký nhận. Điều này sẽ khơng thuận tiện trong trong trường hợp nhân viên văn thư bận giải quyết cơng việc cùng lãnh đạo hoặc phịng ban khác. CHƯƠNG 3 : MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG Ở CƠNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VẬN TẢI AN THÁI 3.1. Nâng cao chất lượng nhân sự Con người là yếu tố quan trọng hàng đầu của mọi doanh nghiệp nĩi chung. Vì thế hồn thiện bộ máy quản lý cũng đồng thời vời việc hồn thiện người quản lý, lãnh đạo và các cán bộ nhân viên văn phịng nĩi chung và bộ phận văn phịng nĩi riêng. - Vai trị của người quản lý đang được chú trong quan tâm, bởi các thiết bị phục vụ hoạt động của văn phịng nếu khơng được quản lý, theo dõi chặt chẽ thì khơng tận dụng hết tối đa năng lượng mà nĩ đem lại. - Đào tạo đội ngũ nhân viên văn phịng lịch sự, chuyên mơn nghiệp vụ cao, cĩ tay nghề, cĩ kinh nghiệm. Để đáp ứng được những yêu câu về quản lý trong thời đại mới đáp ứng tốt những nhiệm vụ được giao thì địi hỏi phải cĩ những yêu cầu cụ thể đối với đội ngũ nhân viên và lãnh đạo trong văn phịng như sau: 3.1.1. Đối với người lãnh đạo Nhìn chung trong quá trình điều hành bộ phận văn phịng trong cơng ty thì trưởng phĩ phịng luơn tỏ ra là người lãnh đạo gương mẫu trong mọi việc, cĩ năng lực quản lý, điều hành, vì vậy luơn được giám đốc và các phịng ban tin tưởng và trở thành cánh tay phải đắc lực cho giám đốc. Tuy nhiên để bắt kịp với sự tiến bộ của khoa học, kỹ thuật và việc áp dụng những tiến bộ đĩ trong việc quản lý, điều hành bộ phận văn phịng thì lãnh đạo cần phải được cung cấp, bổ sung những kiến thức chuyên mơn cao hơn để cĩ thể giúp giám đốc giải quyết những vấn đề chuyên mơn trong các buổi đấu thầu và cĩ thể theo dõi, giám sát việc thực hiện cơng việc trong cơng ty. Cần bổ sung kiến thức tâm lý thơng qua các buổi thảo luận về tâm lý trong lãnh đạo, điều hành giúp nâng cao kỹ năng, nghệ thuật quản lý cho trưởng phĩ phịng để họ nhận thấy yếu tố tâm lý cĩ ảnh hưởng như thế nào tới hiệu quả của việc điều hành và kết quả cơng việc. Phịng hành chính nên tổ chức các buổi giao lưu, tổng kết cuối quý để cán bộ và nhân viên trong văn phịng thêm tình đồn kết, giao lưu học hỏi, nhận thấy những thiếu sĩt trong việc điều hành, thực hiện cơng việc được giao, giúp trưởng phịng hiểu thêm nhân viên của mình để cĩ phương thức quản lý, điếu hành cho phù hợp. Những yều cầu cần cĩ đối với một nhà quản trị Hiện nay, cơng ty, doanh nghiệp, tổ chức nào cũng cần sở hữu một nhà quản trị văn phịng tài năng, nhiệt tình, năng động và biết cảm thơng. Tuy khơng cần trang bị quá nhiều năng lực chuyên mơn nhưng một quản trị văn phịng cần biết nhiều kỹ năng. Khơng như nhân viên bộ phận khác “việc ai người ấy làm”, nhà quản trị văn phịng gần như phải thâu tĩm, nắm bắt được hết những chuyện xảy ra trong cơng ty. Đơi khi chính nhà quản trị văn phịng phải là người đứng ra giải quyết, cả vấn đề cá nhân lẫn vấn đề chuyên mơn nghiệp vụ. Ngồi việc quản lý giấy tờ, dữ liệu, sổ sách, vấn đề nhân sự, nhà quản trị văn phịng cũng cần phải biết cách dung hồ các mối quan hệ của nhân viên, và tất cả vì lợi nhuận của cơng ty. Ngồi ra, họ cần cĩ những kỹ năng sau để làm việc hiệu quả: Thành thạo các nghiệp vụ văn phịng: Khơng cịn như thời xưa, các tài liệu giấy tờ cứ xếp đống như núi, suốt ngày cắm mặt vào ghi ghi chép chép. Giờ đây, sự hỗ trợ của các cơng nghệ hiện đại đã giúp ích cho nhà quản trị văn phịng rất nhiều. Chỉ cần nhà quản trị văn phịng trang bị cho mình những kiến thức về máy tính, sử dụng thành thạo các chương trình phần mềm; mạng; các thiết bị văn phịng như điện thoại nội bộ, máy photo, fax.. .Kỹ năng quản lý nhân sự: Tuy người quản trị văn phịng khơng phải là một giám đốc nhân sự nhưng họ là người thường xuyên tiếp xúc với các nhân viên trong cơng ty, họ cĩ trách nhiệm hịa giải mâu thuẫn, giải đáp những khúc mắc, hĩa giải những bức xúc trong lịng những nhân viên trong cơng việc Kỹ năng quản lý dự án: Đơi lúc nhà quản trị văn phịng sẽ đĩng vai trị làm người giám sát, đánh giá cơng việc hồn thành cũng như năng lực của nhân viên. Vì thế phải trang bị những kiến thức chuyên mơn vừa đủ để cĩ thể biết được đội làm dự án đang làm gì, làm như thế nào, kết quả ra sao… Kỹ năng điều hành cuộc họp: Cĩ thể giữ vai trị điều hành, hoặc chính nhà quản trị văn phịng là người sắp xếp bố trí thời gian họp, thơng báo chính xác đầy đủ thơng tin giờ họp cho tất cả mọi người. Và trong cuộc họp, nhà quản trị văn phịng cĩ thể đĩng vai trị chủ tọa. Kỹ năng tổ chức: Nếu cơng ty cĩ quy mơ khơng lớn, nhà quản trị văn phịng đơi khi cịn “kiêm” luơn vai trị của cán bộ Cơng đồn, chuyên tổ chức các hoạt động, tham quan du lịch, tiệc tùng cho cán bộ cơng nhân viên trong cơng ty. Tất nhiên, họ chỉ làm việc này khi cơng ty khơng cĩ cán bộ cơng đồn. 3.1.2. Đối với nhân viên văn phịng Tổ chức khoa học bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên mơn, nâng cao kỹ năng, nghiệp vụ chuyên mơn. Tổ chức hội thảo, giao lưu cho các nhân viên văn phịng cơng ty với các khĩa học hoặc với các đơn vị khác để cùng nhau học hỏi về giao tiếp, ứng xử, văn hĩa trong cơng sở để hồn thiện văn phịng cả về vật chất lẫn con người. Tổ chức một chương trình phổ biến kiến thức nâng cao khả năng tin học như: cuộc hội thảo về tiện ích tin học trong văn phịng bởi các chuyên viên máy tính cĩ trình độ giỏi. Khuyến khích nhân viên nâng cao trình độ ngoại ngữ vì mục tiêu của cơng ty là mở rộng quan hệ với các đối tác nước ngồi. Cơng ty nên tổ chức các chuyến đi thăm quan ,du lịch cho các nhân viên trong cơng ty nĩi chung và nhân viên văn phịng nĩi riêng để các nhân viên cĩ thể giảm áp lực trong cơng việc, tăng thêm tình đồn kết, giúp hiểu thêm về đồng nghiệp, học hỏi kinh nghiệm của nhau. Cĩ thể nĩi đội ngũ nhân viên văn phịng cĩ vai trị quan trọng quyết định việc thành cơng trong quá trình điều hành của lãnh đạo và hiệu quả cơng việc của tồn cơng ty. Vì vậy trong quá trinh hoạt động các nhân viên văn phịng phải cĩ trách nhiệm cao, thái độ làm việc nghiêm túc, cĩ chuyên mơn nghiệp vụ cao đáp ứng được yêu cầu cơng việc. 3.1.3. Quản trị nhân sự kết hợp khoa học và nghệ thuật Một cơng ty hay một tổ chức nào dù cĩ nguồn tài chính dồi dào, máy mĩc kỹ thuật hiện đại đến đâu cũng sẽ trở nên vơ nghĩa nếu khơng biết quản trị nhân sự. Chính phương thức quản trị nhân sự sẽ tạo ra bộ mặt, bầu khơng khí vui tươi phấn khởi hay căng thẳng, u ám trong cơng ty. Bầu khơng khí sinh hoạt trong cơng ty sẽ quyết định sự thành đạt của bạn. Chúng ta khơng phủ nhận vai trị của các lĩnh vực khác như quản trị tài chính, quản trị sản xuất, quản trị hành chính, kế tốn… nhưng rõ ràng quản trị nhân sự đĩng vai trị rất quan trọng trong mọi doanh nghiệp. Bất cứ cấp quản trị nào cũng phải biết quản trị nhân viên của mình. Quản trị nhân sự là một lĩnh vực phức tạp và khĩ khăn. Nĩ bao gồm nhiều vấn đề như tâm sinh lý, xã hội, đạo đức… Nĩ là sự trộn lẫn giữa khoa học và nghệ thuật - nghệ thuật quản trị con người. Cơng việc quản trị khơng hề dễ dàng khiến cho vai trị của nhà quản trị trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Một nhà quản trị giỏi cần biết phân tích và nắm vững các yếu tố mơi trường cĩ ảnh hưởng trực tiếp hay gián tiếp đến cơng tác quản trị nhân sự. Muốn lãnh đạo nhân viên thành cơng, muốn nhân viên an tâm nhiệt tình cơng tác, nhà quản trị phải cĩ những bí quyết riêng. Nghệ thuật quản lý nhân sự dựa trên ba bí quyết đơn giản nhưng rất hiệu quả nhằm tăng năng suất làm việc của nhân viên, tăng lợi nhuận và sự thỏa mãn của khách hàng. Nhân viên làm việc năng suất hơn nếu như họ biết bạn muốn họ làm cái gì, họ được khen ngợi khi làm đúng và bị khiển trách rõ ràng nếu làm việc khơng tốt, nhưng nhân cách của họ cũng phải được tơn trọng. Những nhà quản trị nhân sự áp dụng những bí quyết này ít bị căng thẳng và dễ đạt được thành cơng. Bí quyết một: xác định mục tiêu Bí quyết đầu tiên này là nền tảng cho mọi thứ khác. Nếu mục tiêu khơng rõ ràng, thì khơng thể đánh giá được thành quả cơng việc của nhân viên. Trong hầu hết các cơng ty, nhân viên và ban giám đốc cĩ hai mục tiêu khác biệt nhau. Nếu như ban lãnh đạo và nhân viên khơng thơng tin cho nhau để tìm ra một số mục tiêu chung mà hai bên đều nhất trí, thì sẽ chẳng cĩ bên nào thỏa mãn, thậm chí lại gây phiền tối cho nhau. Nếu như bạn hỏi các nhân viên là họ cĩ làm việc tốt hay khơng, thì câu trả lời thơng thường nhất sẽ là: “Gần đây, tơi chưa hề bị sếp khiến trách” hoặc “khơng ai nĩi động gì tới tơi là tốt rồi”. Để tránh cho nhân viên cĩ thái độ tiêu cực này, bạn phải xác định được mục tiêu rõ ràng. Các nhà quản trị nhân sự khơn khéo nên cho nhân viên biết ngay từ đầu là họ phải làm cái gì. Để hồn tất quá trình này, hãy viết các mục tiêu trên một mảnh giấy nhỏ, khơng quá 250 từ. Tại sao phải viết ra giấy? Để nhân viên và ban lãnh đạo cĩ thể đọc được hàng ngày, xem hành vi của mình cĩ phù hợp với mục tiêu hay khơng. Bí quyết hai: khen ngợi Nhà quản trị nhân sự khơn khéo áp dụng kỹ thuật khen ngợi gồm ba phần cơ bản: 1. Khen ngay lập tức - luơn luơn khen nhân viên đúng lúc họ làm tốt. Đừng để dành lời khen đĩ. 2. Khen cụ thể - ai cũng muốn được đối xử tốt nhưng người ta cảm thấy thích nhất khi được nĩi chính xác là đã làm tốt cái gì. 3. Chia sẻ tình cảm - hãy phát biểu cảm nhận của mình - khơng phải là những gì bạn nghĩ mà là những gì bạn cảm thấy. Tình cảm là yếu tố thân mật hơn những ý nghĩ trong mối quan hệ con người. Quan trọng là hãy nhớ khen ngợi nhân viên ngay lúc đầu, khi mà họ bắt đầu hiểu và thực hiện được gần đúng cơng việc. Đừng chờ đến khi nhân viên làm thật đúng rồi mới khen. Những việc làm gần đúng sẽ tạo nên một việc làm thật đúng. Ngồi ra, đừng bao giờ khiển trách hoặc phạt nhân viên khi họ đang tìm tịi, học hỏi cách làm tốt cơng việc. Khiển trách họ vào lúc đĩ sẽ làm cho họ chán nản muốn trả đũa và thậm chí làm họ muốn thốt lui. Bí quyết ba: Khiển trách Bí quyết thứ ba của nhà quản trị nhân sự giỏi là sửa chữa những điều sai trái của nhân viên để tạo nên những kết quả tích cực. Cĩ bốn quy tắc để khiển trách hiệu quả: 1. Khiển trách ngay: khiển trách ngay khi nhân viên làm sai. Đừng gom các lời khiển trách đĩ lại rồi “làm một lượt”. Nếu khơng thì khi khiển trách nhân viên chính bạn cĩ thể sẽ nổi khùng. 2. Khiển trách cụ thể: đừng nĩi chung chung “Anh làm tơi muốn khùng lên…” và khi người bị khiển trách hỏi tại sao thì nhà quản trị nhân sự giỏi luơn nĩi rõ nguyên nhân để họ cĩ thể sửa đổi. 3. Chia sẻ tình cảm: một khi bạn đã giải thích người ta làm sai cái gì thì hãy giải thích bạn cảm thấy thế nào về điều đĩ - giận, khĩ chịu, thất vọng hay một cảm giác khác. 4. Nĩi cho người ta biết họ tốt thế nào: giai đoạn cuối cĩ lẽ quan trọng nhất. Hãy chấm dứt lời khiển trách bằng cách nĩi với nhân viên rằng thái độ mà bạn đang phê phán khơng phải là thái độ mà bạn thường thấy ở họ và lại càng khơng phải thái độ mà bạn mong muốn trong tương lai. Hành vi sai trái đĩ chỉ là hiện tượng nhất thời. Về bản chất, họ là những nhân viên tốt. Cĩ như thế, bạn mới cĩ thể hướng sự chú ý của người bị khiển trách vào những điều họ đã làm sai, chứ khơng chú ý vào cách bạn đã đối xử với người đĩ như thế nào. Trong quá trình cơng tác, chắc hẳn khơng cĩ một cấp quản trị nào lại thuận buồm xuơi giĩ chèo lái nhân viên của mình trong sĩng biển yên lặng. Mâu thuẫn giữa các nhân viên với nhau, mâu thuẫn giữa các nhân viên với cấp quản trị, mâu thuẫn giữa nhân viên với chính sách của cơng ty... cĩ thể thường xuyên xuất hiện. Nhà quản trị phải khơn ngoan, khéo léo giải quyết các vấn đề một cách khoa học nhưng nên uyển chuyển, tránh để xảy ra các cuộc xơ xát, đình cơng hay bãi cơng. Và tốt nhất vẫn là nhà quản trị biết giao tế nhân sự giỏi, biết thu phục và biết động viên nhân viên để họ làm việc một cách hăng hái, đưa cơng ty đến đỉnh thành cơng 3.2. Hồn thiện mơ hình tổ chức văn phịng Theo hướng chung của chương trình cải cách nhà nước về hành chính của chính phủ trong giai đoạn hội nhập kinh tế phát triển thì xây dựng mơ hình văn phịng gọn nhẹ với chức năng nhiệm vụ rõ rang cụ thể mang tính chuyên nghiệp trong quản lý của lãnh đạo và chuyên mơn sâu của các nghiệp vụ Các mơ hình về bộ phận văn phịng trong doanh nghiệp được xây dựng sao cho phù hợp với xu thế, phù hợp với tình hình phát triển, lĩnh vực kinh doanh của mỗi doanh nghiệp để cĩ thể khai thác tối đa các nguồn lực sắn cĩ trong doanh nghiệp mình. Hồn thiện văn phịng đồng thời xây dựng một nết văn hĩa nơi cơng sở trang trọng, lịch sự, cĩ chuyên mơn, xây dựng tinh thần tập thể đồn kết giúp đỡ lẫn nhau trong cơng việc để đạt được mục tiêu chung của cơng ty. Thực tế hiện nay việc bố trí phịng làm việc của phịng hành chính cịn rất nhiều bất cập và ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả cơng việc. Vì vậy việc bố trí phịng tiếp khách tách riêng phịng làm việc của nhân viên văn phịng là vấn đề cần được thực hiện. Cần mở rộng thêm khơng gian làm việc cho trưởng phịng tách riêng với nhân viên, nên bố trí vách ngăn giữa các bàn làm việc của nhân viên trong văn phong để hạn chế sự ảnh hưởng về tâm lý trong cơng việc, tạo ra tính tập chung cao, hạn chế nĩi chuyên riêng trong giờ làm việc. Mầu sắc và ánh sang văn phong cũng ảnh hưởn đến tâm lý làm việc của nhân viên. Nhận thấy văn phịng thường chưa chú ý đến vấn đề này, ánh sáng trong văn phịng cịn tối, sơn mầu vàng làm ấm căn phịng nhưng dễ gây ra sự mệt mỏi trong khi làm việc vì vậy cần cĩ sự kết hợp giữa ánh sáng tự nhiên và ánh sáng nhân tạo để tạo ra mơi trường làm việc mới năng động hơn. 3.3. Đổi mới, hồn thiện cơng tác quản lý, điều hành trong cơng ty Để cơng việc trong cơng ty được giải quyết nhanh chĩng, chính xác, hiệu quả thì cơng việc phải được chuyên mơn hĩa trong nhiệm vụ quyền hạn của mình. Xây dựng các chương trình làm việc một cách cụ thể hơn thì mơi diễn ra một cách kho học, logic, chính xác, kịp thời. Đây là vấn đề cốt lõi mà phịng hành chính cần nắm rõ và bám chắc trọng tâm trọng điểm. Để tránh văn phịng hoạt động một cách bị động thì lãnh đạo văn phịng phối hợp cùng các nhân viên chuyên mơn kiểm tra, rà sốt để lãnh đạo chủ động nắm rõ tình hình thực tế, cĩ sự phân tích, quyết định kịp thời nhất. Việc thực hiện cơng việc trong văn phịng phải dựa trên quy chế hoạt đơng chung , quy trình tiêu chuẩn cho hoạt động của cơng ty. Để theo kịp xu hướng phát triển mơ hình tổ chức quản lý văn phịng và xây dựng mấu hình người quản lý chuyên nghiệp thì cơng ty nên tổ chức cho cán bộ quả lý học tập nâng cao trình độ, khả năng quản lý chuyên nghiệp. Đặc biệt là về ngoại ngữ và tin học về phần mềm quản lý ứng dụng trong văn phịng. Xây dựng mỗi quan hệ đồn kết giúp đỡ lẫn nhau trong cơng việc vì mục tiêu chung của cơng ty thơng qua các chuyên du lịch, thăm quan cơng ty bạn nhằm giao lưu học hỏi kinh nghiệm và nâng cao tinh thần làm việc tập thể. Đặc biệt là người lãnh đạo tạo ra mỗi quan hệ tốt trong nội bộ văn phịng, sự thân thiện động viên, giúp đỡ sẽ khiến họ cảm thấy được quan tâm chia sẻ như thế họ sẽ làm việc nhiệt tình hơn, hăng say trong cơng việc, nhiệt tình và trung thành với cơng ty. Người lãnh đạo phải khéo léo trong việc phê bình nhân viên tránh phê bình trước mặt nhân viên khác. 3.4. Đổi mơi trang thiết bị , ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong quản lý Trang thiết bị tương đối hiên đại sẽ tạo ra mơi trường làm việc khoa học, văn minh, lịch sự, giảm thiểu lao động thủ cơng, tăng năng suất lao động mà cịn nâng cao được sức khỏe của cán bộ nhân viên để họ làm việc ổn định, yêu nghề, sáng tạo. Việc đưa cơng nghệ thơng tin vào lĩnh vực quản lý đang trở thành xu thế chung, các phần mềm quản lý đang được ứng dụng triệt để nhằm khai thác lợi ích mà cơng nghệ thơng tin mang lại Hiện nay trong cơng ty cần thay thế một số thiết bị cũ đầu tư kho lưu trữ để bảo quản tài liệu tốt hơn vì nhận thấy một số tài liệu đã cĩ dấu hiệu hư hại làm ảnh hưởng đến quá trình lưu trữ và sử dụng văn bản. Hiện nay do khơng gian của văn phịng bị han chế đồng thời các trang thiết bị trong văn phịng lại quá cồng kềnh làm ảnh hưởng đến khơng gian bàn làm việc của nhân viên, thiếu sự gon gàng thống mát. Hiện tại phịng hành chính cũng đã áp dụng một số phần mềm kế tốn trong văn phịng và sử dụng hệ thống kết nối mạng nội bộ nhưng tốc độ đường chuyền vẫn chưa được cao làm ảnh hưởn đến quá trình quản lý của lãnh đạo. KẾT LUẬN Trong xu thế phát triển của nền kinh tế tri thức hiện nay, cơng tác văn phịng đang là nhiệm vụ then chốt của nhiều cơ quan, đơn vị để bảo quản, cung cấp đầy đủ, kịp thời thơng tin cĩ chất lượng cho quá trình quản lý. Thắng lợi trong cạnh tranh phát triển của các tổ chức tuỳ thuộc vào nguồn lực thơng tin về chính trị, kinh tế, văn hố – xã hội, cơng nghệ - kỹ thuật tiên tiến…. Để tăng cường nguồn lực thơng tin phải khoa học - hợp lý, phải thu được chuyên mơn hố thành một bộ phận chức năng trong tổ chức. Vì thế việc củng cố, hồn thiện tổ chức và hoạt động văn phịng để trợ giúp đắc lực về cơng tác thơng tin cho quản lý đang trở thành nhu cầu bức thiết của xã hội. Trước yêu cầu chung đĩ, việc nghiên cứu Quản trị văn phịng cần phải đạt được sự hiểu biết ở mức độ sâu sắc. Sau thời gian nghiên cứu về văn phịng và vấn đề quản trị văn phịng luận văn đã đối chiếu giữa lý luận với thực tế và nhận thấy văn phịng và cơng tác quản trị văn phịng tại cơng ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái khơng khác so với lý luận về cả chuyên mơn nghiệp vụ của nhân viên và quản lý, điều hành của trưởng phịng. Tuy nhiên cơng ty khơng vận dụng một cách dập khuơn theo lý luân mà cĩ sự cải tiến, vận dụng linh hoạt đẻ phù hợp vơi tình hình thực tế và đặc trưng của cơng ty mình. Luận văn đã trình bầy lý luận chung về quản trị văn phịng như: lý luận về văn phong, lý luận quả trị văn phịng; chức năng, nhiệm vụ; các yếu tố ảnh hưởng đến quản trị văn phịng. Về mặt thực tiễn luận văn đã nghiên cứu về quản trị văn phịng thơng qua các nghiệp vụ của phịng hành chinh tổng hợp của cơng ty để rút ra được những thuận lợi, khĩ khăn, những vấn đề tồn tại để từ đĩ đưa ra những đề xuất, biện pháp nhằm giúp cơng ty tìm ra những biện pháp về nhân sự và trang thiết bị phục vụ hoạt động của văn phịng để nâng cao cơng tác quản lý, điều hành và hồn thiện bộ máy văn phịng trong cơng ty. TÀI LIỆU THAM KHẢO Thạc sỹ Trần Thị Ngà – Giảng viên Học Viện Hành Chính Quốc Gia. Bài giảng cho lớp QT901P năm 2008 về Tổ chức quản trị văn phịng. Giáo trình: Thư ký lãnh đạo trong cơ quan tổ chức- Học Viện Hành Chính Quốc Gia. Giáo trình quản trị văn phịng – trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân/khoa Quản Trị Kinh Doanh. Tiến sỹ Trần Thị Thanh Thủy – Văn hĩa tổ chức và một số giải pháp phát triển văn hĩa cơng sở. Mike Hervey (2001)- Quản trị văn phịng, Nhà xuất bản thống kê Hà Nội. Giáo trình Tổ chức và hoạt động văn phịng-Tác giả Thạc sỹ Trần Thị Ngà Tổ chức hoạt động của cơng sở nhà nước (luân văn thạc sỹ quản lý nhà nước của tác giả Khuất Văn Sách) Cơng ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái- Quy chế hoạt động của văn phịng cơng ty Cơng ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái-Báo cáo tài chính của cơng ty năm 2007, 2008 Các tài liệu tham khảo khác. LỜI CẢM ƠN Nhân dịp hồn thành khĩa luận này em xin gủi lời cảm ơn đến tồn thể các thày cơ giáo trong bộ mơn Quản trị kinh doanh trường ĐH Dân Lập Hải Phịng đã giúp đỡ em trong suốt 4 năm học vừa qua. Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến anh Nguyễn Huy Cơng giám đốc cơng ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái, anh Đàn Hải Long Phĩ giám đốc cơng ty đã giúp đỡ em rất nhiêu trong thời gian thực tập tại cơng ty và đã cung cấp rất nhiều tài liệu để em cĩ thể hồn thành khĩa luận này. Đặc biệt em xin được gửi lời cảm ơn tới cơ giáo Tiến Sỹ Trần Thị Thanh Thủy là người trực tiếp hướng dẫn em hồn thành khĩa luận này. Em xin chân thành cảm ơn ! Sinh viên Lương Thị Kim Ngân ._.