Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành

..................... 2 3. Phạm vi, đối tƣợng nghiên cứu của đề tài ............................................................. 2 4. Phƣơng pháp nghiên cứu đề tài ............................................................................. 3 5. Kết cấu của khóa luận ........................................................................................... 3 CHƢƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG ............................................................................................................ 4 1.1 Những vấn đề cơ bản về văn phòng .................................................................... 4 1.1.1 Khái niệm văn phòng ....................................................................................... 4 1.1.2 Vị trí của văn phòng ......................................................................................... 6 1.1.3 Vai trò của văn phòng ...................................................................................... 7 1.1.4 Chức năng của văn phòng ................................................................................ 8 1.1.5 Nhiệm vụ của văn phòng ................................................................................ 10 1.5.1.1 Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan đơn vị ..... 11 1.1.5.2 Xây dựng và quản lý chƣơng trình, kế hoạch hoạt động của cơ quan, đơn vị ...................................................................................................................... 11 1.1.5.3 Thu thập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin ................................................ 12 1.1.5.4 Trợ giúp về văn bản .................................................................................... 12 1.1.5.5 Đảm bảo các yếu tố về vật chất, tài chính cho hoạt động của toàn bộ cơ quan, tổ chức ........................................................................................................... 13 1.1.5.6 Củng cố tổ chức bộ máy văn phòng .......................................................... 13 1.1.5.7 Duy trì hoạt động thƣờng nhật của cơ quan nói chung và văn phòng nói riêng ......................................................................................................................... 14 1.1.6 Nội dung hoạt động của văn phòng trong cơ quan , tổ chức ......................... 14 1.1.6.1 Tổ chức bộ máy và phân công công việc .................................................... 14 1.1.6.2 Điều hành công việc văn phòng .................................................................. 15 1.1.6.3 Xây dựng quy chế làm việc ......................................................................... 16 1.1.6.4 Tổ chức các cuộc họp, hội nghị .................................................................. 16 1.1.6.5 Nghiệp vụ văn thƣ, lƣu trữ .......................................................................... 17 1.1.6.6 Thu nhận và xử lý thông tin trong cơ quan, đơn vị ..................................... 18 1.1.6.7 Công tác hậu cần ......................................................................................... 19 1.1.6.8 Công tác quản lý nguồn nhân lực ................................................................ 20 1.1.7 Sự cần thiết phải tổ chức khoa học văn phòng .............................................. 20 1.1.8 Các yếu tố ảnh hƣởng đến hoạt động văn phòng ........................................... 21 Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001P 1.1.9 Một số nguyên tắc hoạt động của văn phòng ................................................. 22 1.1.9.1 Nguyên tắc pháp chế ................................................................................... 23 1.1.9.2 Nguyên tắc tập trung dân chủ...................................................................... 23 1.1.9.3 Nguyên tắc liên tục .................................................................................... 23 1.1.9.4 Nguyên tắc quyền hạn gắn với trách nhiệm ................................................ 23 1.1.9.5 Nguyên tắc nhà quản trị văn phòng đòi hỏi phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ hành chính .............................................................................................. 24 1.2 Công tác văn phòng ........................................................................................... 24 1.2.1 Khái niệm công tác văn phòng ....................................................................... 24 1.2.2 Vị trí và ý nghĩa của công tác văn phòng ....................................................... 25 1.2.3 Hiệu quả của công tác văn phòng .................................................................. 25 Kết luận chƣơng 1: .................................................................................................. 26 CHƢƠNG 2 THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THƢƠNG MẠI HOÀNG THÀNH ....... 27 2.1 Khái quát về công ty TNHH sản xuất thƣơng mại Hoàng Thành..................... 27 2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty ................................................. 27 2.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty ............................................................... 28 2.1.2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức ................................................................................... 28 2.1.2.2 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban ..................................................... 29 2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ của công ty .................................................................. 33 2.1.4 Ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh của công ty ............................................... 34 2.1.5 Năng lực nhân sự của công ty ........................................................................ 35 2.1.6 Các sản phẩm và mặt hàng của công ty đang thực hiện ................................ 36 2.1.7 Chiến lƣợc, định hƣớng phát triển kinh doanh của công ty ........................... 36 2.1.8.1 Đặc điểm kinh doanh của công ty .............................................................. 38 2.1.8.2 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty ................................................. 39 2.1.9 Những thuận lợi và khó khăn của công ty trong quá trình hoạt động. .......... 40 2.1.9.1 Thuận lợi ..................................................................................................... 40 2.1.9.2 Khó khăn ..................................................................................................... 41 2.2 Thực trạng công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thƣơng mại Hoàng Thành ....................................................................................................................... 41 2.2.1 Cơ cấu tổ chức của phòng Tổ chức Hành chính – Nhân sự .......................... 41 2.2.2 Điều kiện làm việc của văn phòng ................................................................. 45 2.2.2.1 Trang thiết bị của văn phòng ....................................................................... 45 2.2.2.2 Môi trƣờng làm việc của văn phòng ........................................................... 46 2.2.3 Thực trạng công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thƣơng mại Hoàng Thành ........................................................................................................... 46 Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001P 2.2.3.1 Công tác tham mƣu, tổng hợp ..................................................................... 46 2.2.3.3 Công tác thông tin ....................................................................................... 51 2.2.3.4 Công tác văn thƣ, lƣu trữ ............................................................................ 55 2.2.3.4.1 Công tác văn thƣ ...................................................................................... 55 2.2.3.4.2 Công tác lƣu trữ ........................................................................................ 67 2.2.3.5 Công tác tổ chức hội nghị ........................................................................... 70 2.2.3.6 Công tác hậu cần ......................................................................................... 76 2.2.3.7 Công tác bảo vệ và công tác tạp vụ ............................................................. 81 2.2.3.7.1 Công tác bảo vệ ........................................................................................ 81 2.2.3.7.2 Công tác tạp vụ ......................................................................................... 82 CHƢƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THƢƠNG MẠI HOÀNG THÀNH .................................................................................................. 84 3.1 Giải pháp về công tác tham mƣu, tổng hợp ...................................................... 84 3.2 Giải pháp về công tác thông tin......................................................................... 86 3.3 Giải pháp về công tác văn thƣ, lƣu trữ .............................................................. 87 3.4 Giải pháp về công tác tổ chức cuộc họp, hội nghị ............................................ 89 3.5 Giải pháp về việc tổ chức và bố trí nhân sự ...................................................... 90 3.6 Giải pháp về công tác hậu cần ........................................................................... 90 3.7 Giải pháp về công tác bảo vệ, tạp vụ ................................................................ 91 3.8 Nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ và thái độ phục vụ của đội ngũ cán bộ công nhân viên văn phòng .................................................................................. 91 3.9 Xây dựng môi trƣờng làm việc tốt, góp phần phát huy khả năng sáng tạo của đội ngũ nhân viên .................................................................................................... 94 3.10 Xây dựng mối quan hệ và phát huy sự phối kết hợp giữa các phòng ban, bộ phận ......................................................................................................................... 95 3.11 Áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng ISO 9001 : 2000 vào hoạt động của văn phòng. .............................................................................................................. 95 KẾT LUẬN ............................................................................................................ 97 TÀI LIỆU THAM KHẢO .................................................................................... 98 Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 1 LỜI MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Bƣớc sang thế kỉ 21, đất nƣớc ta đã có nhiều bƣớc tiến đáng kể trong nền kinh tế. Đặc biệt từ sau khi nƣớc ta ra nhập tổ chức thƣơng mại thế giới WTO, đây là cơ hội và cũng là thách thức đối với các doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập. Hơn thế nữa trong nền kinh tế thị trƣờng cùng với sự cạnh tranh gay gắt nhƣ hiện nay các doanh nghiệp muốn đứng vững và phát triển sản xuất phải luôn nâng cao chất lƣợng sản phẩm, giảm chi phí sản xuất, nâng cao uy tín nhằm đạt mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận. Để quản lý quá trình sản xuất kinh doanh có hiệu quả các doanh nghiệp phải sử dụng hàng loạt các công cụ khác nhau. Một trong những công cụ quan trọng không thể thiếu trong bất kỳ doanh nghiệp nào dù lớn hay nhỏ là công tác văn phòng. Văn phòng là cửa ngõ của một cơ quan, tổ chức bởi vì văn phòng vừa có mối quan hệ đối nội vừa có mối quan hệ đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đi, văn bản đến, văn bản nội bộ. Đồng thời các hoạt động tham mƣu tổng hợp, hậu cần cũng liên quan trực tiếp đến đơn vị phòng ban trong tổ chức và với vị trí hoạt động đa dạng đó văn phòng đƣợc gọi là phòng văn, phòng vệ, phòng ở của các nhà quản trị. Vì vậy với tƣ cách là công cụ quản lý quan trọng cần thiết bộ phận văn phòng càng đƣợc khai thác tối đa sức mạnh và linh hoạt nhằm hỗ trợ đắc lực cho công tác quản lý của nhà quản trị. Hoàng Thành là công ty mới thành lập (năm 2002) nhƣng các thành viên của công ty có nhiều năm hoạt động trong lĩnh vực sửa chữa, phá dỡ tàu cũ và kinh doanh vận tải thủy bộ, dịch vụ bến bãi. Trải qua hơn 7 năm hình thành và phát triển đến nay công ty đã tạo lập đƣợc một vị thế vững chắc, một hình ảnh tin tƣởng trong con mắt của đối tác. Mục tiêu của công ty là đƣa Hoàng Thành trở thành thƣơng hiệu hàng đầu trong lĩnh vực sản xuất các thiết bị cơ khí phục vụ cho ngành công nghiệp đóng tàu. Để thực hiện đƣợc mục tiêu đó thì một trong những giải pháp không thể thiếu đó là nâng cao hiệu quả của công tác văn phòng. Trong quá trình thực tập em nhận thấy công tác văn phòng tại công ty bên cạnh những kết quả đã đạt đƣợc thì vẫn Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 2 còn bộc lộ những mặt hạn chế cần phải khắc phục dẫn đến hiệu quả của công tác văn phòng là chƣa cao. Chính vì vậy đƣợc sự hƣớng dẫn tận tâm của cô giáo – TH S.Trần Thị Ngà và toàn thể cán bộ công nhân viên của công ty em đã chọn đề tài: “ Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành ” với mục đích áp dụng lý thuyết vào thực tiễn để nâng cao nhận thức đồng thời mong muốn góp một phần nhỏ bé để hoàn thiện và phát huy hiệu quả hoạt động của văn phòng tại công ty đƣợc tốt hơn. 2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu đề tài Tìm hiểu lý luận chung về văn phòng và công tác văn phòng. Phân tích, đánh giá thực trạng công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thƣơng mại Hoàng Thành để thấy đƣợc những điểm mạnh cũng nhƣ những điểm yếu còn tồn tại và từ đó đề xuất những kiến nghị nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng tại công ty. 3. Phạm vi, đối tƣợng nghiên cứu của đề tài Phạm vi và đối tƣợng nghiên cứu của khóa luận là cơ sở lý luận về văn phòng và công tác văn phòng, thực trạng về công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thƣơng mại Hoàng Thành nhƣ: - Nghiên cứu lịch sử hình thành và phát triển của công ty. - Nghiên cứu cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ, ngành nghề kinh doanh cũng nhƣ những thuận lợi và khó khăn mà công ty gặp phải. - Tìm hiểu thực trạng về công tác văn phòng tại công ty nhƣ công tác tham mƣu tổng hợp, công tác hậu cần, phục vụ, công tác thông tin, công tác văn thƣ, lƣu trữ, công tác tổ chức cuộc họp hội nghị…trên cơ sở đó phân tích đánh giá kết quả đã đạt đƣợc, những điểm còn tồn tại và nguyên nhân của những tồn tại đó. - Đƣa ra một số kiến nghị nhằm củng cố hoàn thiện và nâng cao hơn nữa hiệu quả của công tác văn phòng tại công ty. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 3 4. Phƣơng pháp nghiên cứu đề tài Để hoàn thành khóa luận em đã sử dụng các phƣơng pháp nghiên cứu sau: - Phƣơng pháp duy vật biện chứng - Phƣơng pháp phân tích tổng hợp - Phƣơng pháp điều tra, khảo sát - Phƣơng pháp thống kê - Phƣơng pháp so sánh - Phƣơng pháp phỏng vấn, đối thoại 5. Kết cấu của khóa luận Ngoài lời mở đầu và kết luận chung, kết cấu của khóa luận gồm 3 chƣơng: - Chƣơng 1: Những vấn đề cơ bản về văn phòng và công tác văn phòng. - Chƣơng 2: Thực trạng công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thƣơng mại Hoàng Thành. - Chƣơng 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thƣơng mại Hoàng Thành. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 4 CHƢƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 1.1 Những vấn đề cơ bản về văn phòng 1.1.1 Khái niệm văn phòng Trong hoạt động của mỗi cơ quan tổ chức ngƣời ta luôn nhấn mạnh đến vai trò quan trọng của bộ máy văn phòng. Văn phòng đƣợc coi là bộ máy thực hiện các chức năng giúp việc, phục vụ cho cơ quan, thủ trƣởng cơ quan. Nó đảm bảo cho công tác lãnh đạo và quản lý đƣợc tập trung một cách thống nhất, hoạt động thƣờng xuyên liên tục và có hiệu quả. Vậy văn phòng là gì ? Văn phòng đƣợc hiểu theo nhiều nghĩa dƣới những góc độ tiếp cận khác nhau: - Văn phòng là một phòng làm việc cụ thể của lãnh đạo. Ngƣời ta có thể gọi là "Văn phòng giám đốc", "Văn phòng Nghị sỹ". - Văn phòng đƣợc hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm mà mọi cán bộ, công chức hàng ngày đến đó để thực thi công vụ. Thí dụ "Văn phòng Bộ", "Văn phòng Uỷ ban nhân dân" - Văn phòng đƣợc hiểu là một loại hoạt động trong các cơ quan Nhà nƣớc, trong các xí nghiệp. Nhƣ vậy: Văn phòng thiên về việc thu nhận, bảo quản, lƣu trữ các loại công văn giấy tờ trong cơ quan. Nói đến văn phòng ngƣời ta thƣờng nghĩ đến một bộ phận chỉ làm những công việc liên quan đến công tác văn thƣ. - Văn phòng là một bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị. Cả bốn cách hiểu trên đều có những khía cạnh đúng nhƣng thƣờng nó chỉ phản ánh đƣợc một khía cạnh nào đó của thuật ngữ văn phòng. Để đƣa ra đƣợc một định nghĩa chính xác về văn phòng chúng ta cần xem xét đầy đủ, toàn diện các hoạt động diễn ra ở bộ phận này trong các đơn vị, cơ quan, tổ chức. Nếu xem xét công tác văn phòng theo quan điểm hệ thống thì: - Ở đầu vào bao gồm các hoạt động trợ giúp lãnh đạo tổ chức, quản lý, sử dụng toàn bộ các nguồn thông tin trên các lĩnh vực chính trị, kinh tế, xã hội, hành chính, môi trƣờng...theo các phƣơng án sử dụng khác nhau nhằm thu đƣợc kết quả tối ƣu trong từng hoạt động của đơn vị. Nhƣ vậy ở đầu vào, việc thu thập, xử lý và trợ giúp cho lãnh đạo những thông tin cần cho quản lý để ra các quyết định chính xác là một nội dung hoạt động rất đặc thù của công tác văn phòng. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 5 - Ở đầu ra là những hoạt động phân phối, chuyển tải, thu thập, xử lý các thông tin phản hồi trong nội bộ và bên ngoài đơn vị theo yêu cầu của lãnh đạo. Toàn bộ hoạt động này sẽ góp phần hoàn thiện từng bƣớc công tác tổ chức điều hành thông tin trong đơn vị nhằm nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng thông tin trong quá trình tổ chức điều hành cơ quan đạt những mục tiêu mong muốn.  Để công tác văn phòng đạt đƣợc kết quả cần có những điều kiện cơ bản sau đây: Thứ nhất: Bộ máy văn phòng phải đƣợc tổ chức thích hợp. Ở các cơ quan, đơn vị có qui mô lớn, hoạt động đa dạng, bộ máy văn phòng cần có đầy đủ các bộ phận với số lƣợng nhân viên cần thiết để thực thi mọi hoạt động của văn phòng đƣợc độc lập, đáp ứng đầy đủ cho hoạt động chung của cơ quan, tổ chức. Nhƣng đối với các đơn vị có qui mô nhỏ và các hoạt động mang tính thuần nhất, đơn lẻ thì bộ máy văn phòng có thể gọn nhẹ ở mức tối thiểu. Ở đây từng con ngƣời có thể kiêm nhiệm nhiều công việc khác nhau miễn là có thể đáp ứng đƣợc những yêu cầu hoạt động của cơ quan. Từ thực tế này, có những nhà nghiên cứu hành chính đã đƣa ra quan điểm "không nhất thiết cơ quan, đơn vị nào cũng phải có một tổ chức văn phòng". Ở các cơ quan lớn có văn phòng, các cơ quan nhỏ có phòng hành chính, còn ở các tổ chức kinh doanh đơn lẻ thì cần một, hai ngƣời đủ năng lực trình độ đảm nhận tất cả các công việc liên quan đến văn phòng. Thứ hai: Văn phòng phải có địa điểm hoạt động, giao dịch nhất định, tức là phải có một cơ sở hạ tầng cụ thể nhƣ nhà xƣởng, phƣơng tiện, thiết bị và các điều kiện vật chất khác đảm bảo cho các hoạt động thuận lợi. Vị trí, qui mô của các yếu tố vật chất nêu trên cũng sẽ phụ thuộc vào đặc điểm tổ chức, quản lý, vào qui mô hoạt động của cơ quan, đơn vị. Nhƣ vậy, nếu chúng ta quan sát văn phòng ở trạng thái tĩnh thì văn phòng bao gồm các yếu tố vật chất hiện hữu nhƣ nhà cửa, xe cộ, các thiết bị, con ngƣời... có trong văn phòng, cơ quan, đơn vị đủ để thực hiện mục tiêu của tổ chức. Nếu quan sát văn phòng ở trạng thái động thì nó bao gồm tòan bộ quá trình thu thập, xử lý, vận chuyển thông tin, từ đầu vào đến đầu ra phục vụ cho quá trình tổ chức, điều hành mọi hoạt động của cơ quan, đơn vị. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 6 Từ những nhận thức khái quát về nội dung và đặc điểm hoạt động của công tác văn phòng đã nêu trên, chúng ta có thể đƣa ra một định nghĩa chính xác về văn phòng cơ quan nhƣ sau: Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan trong mỗi tổ chức là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức được thông suốt và hiệu quả. 1.1.2 Vị trí của văn phòng Văn phòng là cửa ngõ của một cơ quan, tổ chức bởi vì văn phòng vừa có mối quan hệ đối nội vừa có mối quan hệ đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đi, văn bản đến, văn bản nội bộ. Đồng thời các hoạt động tham mƣu tổng hợp, hậu cần cũng liên quan trực tiếp đến đơn vị phòng ban trong tổ chức và với vị trí hoạt động đa dạng đó văn phòng đƣợc gọi là phòng văn, phòng vệ, phòng ở của các nhà quản trị. Văn phòng là bộ phận gần gũi luôn có mối quan hệ mật thiết với lãnh đạo trong mọi hoạt động của cơ quan tổ chức. Bởi vì văn phòng có nhiệm vụ trợ giúp cho các nhà quản lý về công tác thông tin, điều hành, cung cấp điều kiện kĩ thuật phục vụ công việc quản lý điều hành. Văn phòng là cơ thể trung gian thực hiện công việc ghép nối các mối quan hệ trong quản lý, điều hành theo yêu cầu của ngƣời đứng đầu trong tổ chức. Do văn phòng có trách nhiệm tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan. Văn phòng giữ vai trò cầu nối giữa các cơ quan cấp trên, các cơ quan ngang cấp và cơ quan cấp dƣới với nhân dân. Khác với các bộ phận khác trong tổ chức, văn phòng thực hiện nhiệm vụ mang tính thƣờng xuyên liên tục. Văn phòng phải có một bộ phận nhân sự làm việc liên tục cả ngày lẫn đêm ngay cả những lúc cơ quan ngừng hoạt động, những ngày nghỉ, lễ tết, thứ 7, chủ nhật nhằm đảm bảo trật tự an ninh và thông tin thông suốt cho cơ quan. Với các vị trí trên, văn phòng giữ một vị trí trọng tâm kết nối hoạt động quản lý điều hành giữa các cấp, các bộ phận trong tổ chức. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 7 1.1.3 Vai trò của văn phòng Văn phòng của bất kỳ cơ quan tổ chức nào ra đời cũng là một yếu tố tất yếu khách quan, văn phòng giữ một vai trò then chốt có ảnh hƣởng to lớn đến hiệu quả và chất lƣợng hoạt động của cơ quan. Nói cách khác văn phòng vừa là bộ phận đầu não, vừa là bộ mặt của cơ quan, là nơi thu nhận và phát ra những lƣợng thông tin kịp thời nhất cho lãnh đạo xử lý, đảm bảo tốt công việc phục vụ hoạt động của cơ quan đơn vị đƣợc trôi chảy và đạt hiệu quả cao. Vai trò quan trọng đó của văn phòng đƣợc thể hiện trên các phƣơng diện sau: Thứ nhất: Văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý, điều hành của cơ quan tổ chức, bởi vì các quyết định chỉ đạo của thủ trƣởng đều phải thông qua văn phòng để chuyển giao đến các phòng ban, đơn vị khác. Văn phòng có trách nhiệm theo dõi đôn đốc, nhắc nhở việc thực hiện các quyết định và sự chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan. Nhƣ vậy đây là chức năng vô cùng quan trọng, các bộ phận phòng ban khác thực hiện các chức năng riêng biệt. Nếu văn phòng không làm việc thì mọi họat động của cơ quan sẽ bị ngừng trệ. Thứ hai: Văn phòng là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ, đặc biệt là quan hệ đối ngoại của cơ quan. Văn phòng đƣợc coi là “cổng gác thông tin” của cơ quan tổ chức, bởi vì mọi thông tin đến hay đi đều phải thông qua bộ phận văn phòng. Từ những nguồn thông tin tiếp nhận đƣợc văn phòng sẽ phân loại thông tin theo những kênh thích hợp để chuyển phát hoặc lƣu trữ. Đây là hoạt động vô cùng quan trọng nó quyết định đến sự thành công hay thất bại của một tổ chức. Thứ ba: Văn phòng là bộ máy làm việc của các nhà lãnh đạo. Đó là vì thông qua văn phòng các nhà lãnh đạo điều hành quản lý cấp dƣới bằng hệ thống các văn bản nhƣ là: thông báo, quyết định… Thứ tư: Văn phòng là trung tâm khâu nối các hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan tổ chức. Văn phòng là nơi trung chuyển mọi công việc của cá nhân, phòng ban tới thủ trƣởng để đạt đƣợc mọi mục tiêu của cơ quan tổ chức. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 8 Thứ năm: Văn phòng là cầu nối giữa chủ thể và các đối tƣợng quản lý trong và ngoài tổ chức. Ví dụ: các quyết định quản lý của thủ trƣởng phải thông qua bộ phận văn phòng để ra các văn bản chuyển đến các phòng ban, cá nhân có liên quan, các thông tin phản hồi cũng đƣợc thông qua văn phòng để chuyển đến thủ trƣởng. Thứ sáu: Văn phòng đƣợc ví là nơi cung cấp các dịch vụ tổng hợp cho hoạt động của các phòng ban đơn vị nói chung và các nhà lãnh đạo nói riêng nhƣ: xây dựng mới, sữa chữa, mua sắm các trang thiết bị hoạt động. Với những vai trò to lớn đó, các nhà quản trị hiện nay đã quan tâm xây dựng, củng cố văn phòng trong cơ quan tổ chức mình theo hƣớng hiện đại hóa. Đồng thời nhận thức đƣợc hoạt động văn phòng là hoạt động nghề nghiệp nên trong xã hội đã tồn tại tất yếu ngành văn phòng. Quyết định của văn phòng chính phủ đã lấy ngày 28 tháng 8 hàng năm làm ngày truyền thống của văn phòng, của hệ thống chính quyền nhà nƣớc Việt nam. 1.1.4 Chức năng của văn phòng Tùy theo quy mô tổ chức và tính chất hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị hoặc doanh nghiệp mà tổ chức văn phòng đƣợc hình thành lớn, nhỏ khác nhau, nhƣng dù đƣợc tổ chức theo cách nào thì Văn phòng cũng có hai chức năng cơ bản: tham mƣu, tổng hợp và hậu cần. 1. Chức năng tham mƣu, tổng hợp Nhiều nhà nghiên cứu chia chức năng này thành hai nội dung cơ bản là tham mƣu và tổng hợp. Nội dung của công tác tham mƣu chỉ rõ hoạt động tham vấn của công tác văn phòng; còn nội dung tổng hợp nghiêng nhiều về khía cạnh thống kê, xử lý thông tin dữ liệu phục vụ thiết thực cho hoạt động quản lý. Thực chất cả hai nội dung trên cùng nhằm một mục tiêu chung là hỗ trợ tích cực cho hoạt động quản lý của thủ trƣởng cơ quan, đơn vị. Nếu tách rời nhau, hoạt động quản lý sẽ không tránh khỏi sự phiến diện, chủ quan và thiếu những căn cứ khoa học chính xác. Ta biết rằng hoạt động của cơ quan phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó có yếu tố chủ quan (thuộc về ngƣời thủ trƣởng), bởi vậy muốn có những quyết định đúng đắn, mang tính khoa học, ngƣời thủ trƣởng cần căn cứ vào những yếu tố Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 9 khách quan nhƣ những ý kiến tham gia của các cấp quản lý, những ngƣời trợ giúp. Những ý kiến đó đƣợc tổng hợp, phân tích, chọn lọc để đƣa ra những kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, những phƣơng án phán quyết kịp thời và đúng đắn. Hoạt động này rất cần thiết và luôn tỏ ra hữu hiệu vì nó vừa mang tính tham vấn (ít bị sức ép, gò bó) và tính chuyên sâu trong các trƣờng hợp trợ giúp lãnh đạo (tiếp xúc với nhiều vấn đề nảy sinh trong thực tế) để lựa chọn một quyết định tối ƣu. Đây chính là nội dung tham mƣu của công việc văn phòng. Nhƣng mặt khác, kết quả tham vấn trên đây phải xuất phát từ những thông tin ở cả đầu vào, đầu ra và những thông tin ngƣợc trên mọi lĩnh vực của nhiều đối tƣợng mà Văn phòng thu thập đƣợc. Những thông tin ấy cần phải đƣợc sàng lọc, phân tích, tổng hợp, lƣu giữ và sử dụng theo yêu cầu của ngƣời quản lý trong từng lĩnh vực cụ thể. Hoạt động nhƣ trên thuộc về nội dung công tác tổng hợp của hoạt động văn phòng. Chức năng tham mƣu đƣợc thể hiện trong mỗi nhiệm vụ cụ thể nhƣ xây dựng quy chế làm việc và tổ chức làm việc theo quy chế; giúp lãnh đạo xây dựng và tổ chức thực hiện chƣơng trình công tác, thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo; thẩm định về phạm vi, yêu cầu, quy trình, tiến độ, thể thức của các đề án; kiến nghị xử lý các vấn đề thuộc chức năng lãnh đạo của cơ quan, tổ chức; biên tập, kiểm tra và chịu trách nhiệm về thủ tục, thể thức của văn bản... Nhƣ vậy hai nội dung tham mƣu và tổng hợp của hoạt động văn phòng là hai công việc cùng nhằm một mục đích thống nhất là trợ giúp cho thủ trƣởng cơ quan, đơn vị có cơ sở khoa học để lựa chọn quyết định quản lý tối ƣu nhất phục vụ cho mục tiêu hoạt động của cơ quan. Chức năng tham mƣu, tổng hợp và phục vụ đan xen nhau, có quan hệ mật thiết với nhau: tham mƣu là để phục vụ, trong phục vụ có tham mƣu. Cũng từ đó việc lựa chọn, bồi dƣỡng, đào tạo cán bộ văn phòng cần có định hƣớng đáp ứng tốt chức năng, nhiệm vụ của văn phòng, trong đó cần xác định rõ văn phòng không chỉ là cái “hộp thƣ” hay “một cái máy giúp việc” đơn thuần, mà cần có những con ngƣời phấn đấu vƣơn lên, sáng tạo, có đƣợc những ý kiến đề xuất xác đáng; đồng thời cũng cần tránh coi văn phòng là “tổng tham mƣu”, bao biện làm thay những công việc không đúng chức năng. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại côn._.g ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 10 2. Chức năng hậu cần Hoạt động của cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất nhƣ nhà cửa, phƣơng tiện, thiết bị, công cụ, tài chính... Các điều kiện và phƣơng tiện ấy phải đƣợc quản lý, sắp xếp, phân phối và không ngừng đƣợc bổ sung để cung cấp kịp thời, đầy đủ cho mọi nhu cầu hoạt động của cơ quan. Nội dung công việc này thuộc về chức năng hậu cần của văn phòng. Đây là hoạt động mang tính đặc thù của công tác văn phòng, có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị. Muốn hoạt động phải có những nguyên liệu, vật liệu phƣơng tiện và nguồn tài chính, song hiệu quả hoạt động lại tuỳ thuộc vào phƣơng thức quản lý, sử dụng các yếu tố đó nhƣ thế nào của mỗi tổ chức văn phòng. Chi phí tiết kiệm và phù hợp nhất để đạt hiệu quả cao nhất là phƣơng châm hoạt động của công tác văn phòng. Tóm lại: Văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện công tác quản lý thông qua các chức năng tham mưu tổng hợp, hậu cần và các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ, bổ sung cho nhau nhằm tạo ra sự cần thiết khách quan cho sự tồn tại, duy trì và phát triển công tác văn phòng trên cơ sở các hoạt động nghiệp vụ của nó. 1.1.5 Nhiệm vụ của văn phòng Từ chức năng chung, chức năng cơ bản của văn phòng, ngƣời ta lại phân thành các chức năng cụ thể, chi tiết, những chức năng cụ thể, chi tiết ấy lại gắn với mỗi không gian, thời gian, lĩnh vực, tính chất, hình thức và nội dung cụ thể nên còn gọi là những nhiệm vụ. Theo những chức năng trên văn phòng có thể xây dựng nhiều nhiệm vụ. Ví dụ với chức năng tham mƣu sẽ có nhiệm vụ trƣớc mắt, nhiệm vụ lâu dài, nhiệm vụ trọng tâm, nhiệm vụ thƣờng xuyên hay nhiệm vụ đột xuất. Trong tham mƣu lại có tham mƣu về chiến lƣợc kinh doanh, tham mƣu về công tác tuyển dụng, đãi ngộ nhân sự…Đó là những nhiệm vụ cụ thể mà văn phòng phải thực hiện chức năng tham mƣu. Tƣơng tự nhƣ vậy các chức năng hậu cần và tổng hợp, với cách tiếp cận này, nhiệm vụ chính của văn phòng tập trung vào các công việc sau đây: Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 11 1.5.1.1 Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan đơn vị Mọi tổ chức muốn đƣợc sinh ra và đi vào hoạt động đều phải tuân thủ theo những quy định về tổ chức, về cơ chế hoạt động và các điều kiện duy trì hoạt động. Các điều kiện đó không giống nhau giữa các cơ quan đơn vị, do tính chất hoạt động, vai trò, chức năng, nhiệm vụ khác nhau nên mỗi cơ quan, tổ chức đều cần phải có nội quy, quy chế hoạt động riêng. Trình tự xây dựng dự thảo, lấy ý kiến tham gia, hoàn chỉnh thông qua lãnh đạo, ban bố thi hành, giám sát, bổ sung, hoàn thiện nội quy, quy chế hoạt động của cơ quan là thuộc về công tác văn phòng. Đây là nhiệm vụ quan trọng hàng đầu mà văn phòng phải thực hiện khi cơ quan đƣợc tổ chức và đi vào hoạt động. 1.1.5.2 Xây dựng và quản lý chƣơng trình, kế hoạch hoạt động của cơ quan, đơn vị Các phòng ban đơn vị đều có định hƣớng mục tiêu hoạt động thông qua các chiến lƣợc phát triển chung của cơ quan, tổ chức. Bản chiến lƣợc chỉ dự định cho thời gian dài 10-20 năm, còn mục tiêu, biện pháp cụ thể trong từng thời kỳ hoạt động 5 năm, 3 năm, 1 năm, quý, tháng, tuần…cần phải có kế hoạch, chƣơng trình cụ thể. Ví dụ: kế hoạch hoạt động của đơn vị kinh doanh không chỉ có một loại mà có nhiều loại khác nhau nhƣ kế hoạch công nghệ, kế hoạch tiếp thị, kế hoạch tài chính…Mỗi loại kế hoạch trên đƣợc giao cho một bộ phận chuyên trách xây dựng và thực hiện. Đơn vị muốn đạt đƣợc mục tiêu hoạt động thì phải biết khâu nối các kế hoạch trên thành một hệ thống hoàn chỉnh để các bộ phận kết hợp với nhau, hỗ trợ nhau cùng hoạt động. Kế hoạch tổng thể ấy sẽ do văn phòng dự thảo và đôn đốc các bộ phận khác trong đơn vị cùng triển khai thực hiện. Căn cứ vào chiến lƣợc phát triển văn phòng sẽ xây dựng kế hoạch ngành, sản phẩm, dịch vụ cụ thể cho từng năm, quý, tháng, tuần, ngày cho cả cơ quan và từng bộ phận. Trên cơ sở những kế hoạch, chƣơng trình đó mà các bộ phận chỉ đạo hoàn thành nhiệm vụ đơn vị mình đƣợc giao để các sản phẩm, dịch vụ đƣợc làm ra với chất lƣợng tốt, giá thành giảm. Cũng qua việc chỉ đạo thực hiện chƣơng trình, kế hoạch chung mà các bộ phận trong cơ quan, đơn vị có điều kiện liên hệ, phối hợp với nhau mật thiết và đồng bộ hơn. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 12 1.1.5.3 Thu thập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin Bất kỳ một cơ quan tổ chức nào cũng cần có sự trao đổi thông tin. Thông tin bao gồm: thông tin về kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, hành chính…; những thông tin thuận, thông tin phản hồi; thông tin thực tế, thông tin dự báo. Thông tin là nguồn là căn cứ để lãnh đạo đƣa ra những quyết định sáng suốt, kịp thời và hiệu quả. Lãnh đạo không thể tự mình thu thập, xử lý thông tin mà phải có ngƣời trợ giúp trong lĩnh vực này. Ngƣời trợ giúp đó không ai khác chính là văn phòng. Văn phòng đƣợc coi nhƣ “cổng gác thông tin” vì tất cả thông tin đến hay đi đều đƣợc chuyển phát, thu thập và xử lý tại văn phòng. Tất cả những thông tin tiếp nhận đƣợc (cả bên ngoài và nội bộ) đều đƣợc văn phòng phân loại theo những kênh thích hợp để chuyển tải và lƣu trữ. Đây là một hoạt động quan trọng trong văn phòng, nó liên quan đến sự thành bại trong hoạt động của cơ quan tổ chức. Vì vậy văn phòng cần tuân thủ nghiêm ngặt những quy định về công tác văn thƣ, lƣu trữ khi thu nhận, xử lý, bảo quản và chuyển phát thông tin. Nếu thông tin đƣợc thu thập đầy đủ, kịp thời, đƣợc xử lý một cách khoa học và đáp ứng đƣợc yêu cầu quản lý thì lãnh đạo sẽ có đƣợc những quyết định nhanh chóng, kịp thời và chính xác. Nếu không quyết định của họ sẽ không hiệu quả, gây ảnh hƣởng xấu đến mục tiêu của đơn vị. 1.1.5.4 Trợ giúp về văn bản Văn bản là một phƣơng tiện lƣu trữ và truyền đạt thông tin khá hữu hiệu. Hiện nay có rất nhiều cơ quan, tổ chức sử dụng phƣơng tiện này trong quản lý, điều hành hoạt động. Do tính năng tác dụng của nó rất lớn nên khi sử dụng các văn bản để điều chỉnh các mối quan hệ giữa chủ thể với các đối tƣợng bị quản lý về kinh tế, chính trị , xã hội…phải tuân thủ một cách chặt chẽ các quy định về công tác lƣu trữ và ban hành văn bản. Hiện nay ở nƣớc ta đã có luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật để điều chỉnh các vấn đề phát sinh liên quan đến văn bản của cơ quan Nhà nƣớc có thẩm quyền. Căn cứ vào Luật, Chính phủ, các Bộ, Ngành đã ban hành một số văn bản Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 13 quan trọng liên quan đến các hoạt động kinh tế, xã hội của các đơn vị, tổ chức nhƣ hợp đồng kinh tế, hợp đồng dân sự…Văn băn luật và pháp quy sẽ là căn cứ để các cơ quan, đơn vị ban hành những văn bản nội bộ nhƣ: điều lệ, nội quy, quy chế, các quyết định hành chính. Để ban hành đƣợc những văn bản có nội dung đầy đủ, hợp lý đúng thẩm quyền, có tác động tích cực đến đối tƣợng điều chỉnh cần phải có những bộ phận nhân viên chuyên trách trợ giúp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị. Bộ phận đó phải nắm bắt đƣợc thông tin đầu vào, phân loại và xử lý thông tin, biết sử dụng và chuyển phát thông tin. Bộ phận đó chính là văn phòng. 1.1.5.5 Đảm bảo các yếu tố về vật chất, tài chính cho hoạt động của toàn bộ cơ quan, tổ chức Bất kỳ một cơ quan tổ chức nào muốn tồn tại và phát triển đều phải có các yếu tố kỹ thuật, vật chất cần thiết. Các yếu tố này vừa là nguyên liệu để duy trì sự hoạt động của tổ chức, vừa là trung gian để gắn kết tổ chức với môi trƣờng. Đồng thời nó còn là phƣơng tiện truyền dẫn các quá trình hoạt động nhằm đạt đƣợc mục tiêu của tổ chức. Các yếu tố kỹ thuật, vật chất, tài chính mà cơ quan cần cho hoạt động của mình gồm có: nhà cửa, xe cộ, bàn ghế, các phƣơng tiện truyền và nhận thông tin, các công cụ lao động, các chi phí cần thiết mang tính thƣờng xuyên, liên tục. Vì vậy văn phòng cần phải căn cứ vào tiến độ thực hiện kế hoạch, chƣơng trình hoạt động của cơ quan mà cung cấp kịp thời, đầy đủ. Nếu các yếu tố đó không đƣợc cung cấp đầy đủ về chất lƣợng, sai lệch về chủng loại, phẩm chất kém, thời hạn không đúng, giá thành cao…đều ảnh hƣởng trực tiếp đến hoạt động của đơn vị. Để làm tốt nhiệm vụ cung ứng này các cơ quan, tổ chức thƣờng ƣu tiên tạo điều kiện thuận lợi nhất cho văn phòng thực thi nhiệm vụ. 1.1.5.6 Củng cố tổ chức bộ máy văn phòng Đây là việc làm thiết thực mang tính ổn định của bộ máy văn phòng nhằm thực hiện tốt những nhiệm vụ nêu trên. Việc tổ chức bộ máy văn phòng cũng cần tuân thủ những nguyên tắc chung của tổ chức để đảm bảo tính thống nhất của toàn bộ hệ thống. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 14 Tuy nhiên cũng phải thấy đƣợc tính thống nhất, đa dạng, phong phú của công tác văn phòng để tổ chức bộ máy sao cho đáp ứng đƣợc cao nhất yêu cầu nhiệm vụ đặt ra. Mặt khác, trong thời đại bùng nổ công nghệ thông tin đòi hỏi các cơ quan, tổ chức phải nỗ lực hết sức để theo kịp với sự phát triển chung. Trong đó sự nỗ lực lớn nhất nằm trong khối văn phòng. Nhiệm vụ đó đặt ra cho văn phòng yêu cầu rất cao trong công tác tổ chức quản lý và điều hành công việc. 1.1.5.7 Duy trì hoạt động thƣờng nhật của cơ quan nói chung và văn phòng nói riêng Khác với hoạt động của các bộ phận, đơn vị khác trong cơ quan, tổ chức, văn phòng phải hoạt động thƣờng xuyên, liên tục trong lĩnh vực đối nội, đối ngoại, vừa lập quy vừa thực thi, vừa kiểm tra, giám sát hoạt động của cả cơ quan, tổ chức. Đặc tính hoạt động này xuất phát từ những chức năng của văn phòng (tham mƣu, tổng hợp và hậu cần) để đảm bảo tiếp nhận mọi nguồn thông tin của mọi đối tƣợng với hoạt động của cơ quan tổ chức. Vì lý do đó mà ngoài bộ phận nhân sự làm việc trong giờ hành chính văn phòng còn có một bộ phận phải làm việc vào ban đêm, làm việc cả trong những ngày nghỉ để đảm bảo trật tự an ninh và thông tin thông suốt cho cơ quan tổ chức. Nhƣ vậy hoạt động của văn phòng vừa gắn liền với hoạt động của lãnh đạo và đơn vị thông qua các nghiệp vụ trợ giúp tham mƣu, vừa gắn với các bộ phận khác bằng các nhiệm vụ kiểm tra đôn đốc, lại vừa tổ chức theo dõi các hoạt động của mình cho phù hợp với các hoạt động trên. Vì thế để duy trì hoạt động của văn phòng cần có sự phối hợp chặt chẽ, đồng bộ của các bộ phận, các cấp quản lý trong toàn cơ quan, tổ chức. 1.1.6 Nội dung hoạt động của văn phòng trong cơ quan , tổ chức 1.1.6.1 Tổ chức bộ máy và phân công công việc  Tổ chức bộ máy Cơ cấu tổ chức hay nói các khác bộ máy của cơ quan, đơn vị đòi hỏi phải đƣợc thiết kế sao cho gọn nhẹ, không cồng kềnh, không tầng nấc. Mọi hoạt động của bộ máy từ cấp trên xuống cấp dƣới phải thông suốt, có hiệu quả, các mối quan hệ phải xác định rõ ràng. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 15 Nhà quản lý sẽ tham gia vào việc phân công công việc tức là chỉ định và kết hợp trong phạm vi trách nhiệm của mình. Những kế hoạch, nỗ lực của cấp thấp hơn trong tổ chức phải đƣợc xem xét vì phải có sự phối hợp của các phòng ban để tránh sự trùng lặp không cần thiết.  Phân công công việc Trong một tổ chức, đặc biệt là trong công tác văn phòng, việc phân công công việc phải dựa vào những cơ sở sau: - Phân công theo vị trí pháp lý và thẩm quyền, hai yếu tố này do luật quy định. Mỗi cơ quan tổ chức đều có vị trí pháp lý và thẩm quyền khác nhau. Vì vậy đặc điểm hoạt động, nhiệm vụ đƣợc giao của từng cơ quan, tổ chức đó là hoàn toàn khác nhau. Từ đó việc phân công lao động trong các cơ quan đó cũng khác nhau. - Phân công theo khối lƣợng công việc. Việc phân công này phải dựa vào kế hoạch công tác đƣợc duyệt theo tính chất của mỗi loại công việc, theo yêu cầu của công việc trong thực tế. - Nguyên tắc quan trọng của phân công công việc trong cơ quan, tổ chức đó là biên chế cơ quan. - Không có chức năng, nhiệm vụ nào mà không có tổ chức hoặc con ngƣời đảm nhiệm, không có tổ chức con ngƣời sẽ không đƣợc phân công nhiệm vụ. - Một chức năng, nhiệm vụ không đƣợc giao cho nhiều đơn vị hoặc nhiều ngƣời đảm nhiệm. 1.1.6.2 Điều hành công việc văn phòng Điều hành công việc văn phòng là yêu cầu quan trọng và cơ bản đối với hoạt động văn phòng. Điều hành công việc văn phòng là sự đảm bảo cho các cán bộ dƣới quyền thực hiện tốt nhất công việc đƣợc giao, đảm bảo cho họ tiếp nhận một cách chính xác và kịp thời triển khai công việc đƣợc giao. Điều hành công việc trong văn phòng là sự tác động đúng đắn vào một khâu cần thiết nào đó nhằm khuyến khích cán bộ nhân viên làm việc để đem lại hiệu quả cao nhất. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 16 Để tránh hiện tƣợng trì trệ của công việc văn phòng thì công tác điều hành phải đảm bảo các nguyên tắc sau: - Mệnh lệnh điều hành phải đúng với năng lực thực tế của ngƣời thực thi. - Mục tiêu đặt ra cho việc điều hành phải hài hòa, có thể hỗ trợ nhau trong khuôn khổ mục tiêu chung của cơ quan. - Thủ tục áp dụng trong quá trình điều hành phải rõ ràng và dễ thực hiện. 1.1.6.3 Xây dựng quy chế làm việc Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức phải đƣợc cụ thể hóa bằng hệ thống văn bản. Quy chế đƣợc ban hành căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức để cụ thể hóa cách thức hoạt động công vụ thông qua quy định về trách nhiệm, quyền hạn của cá nhân, đơn vị để cụ thể hóa quan hệ công tác, cách thức phối hợp và quy định cụ thể về một số chế độ công tác quan trọng. Khi xây dựng quy chế làm việc cần chú ý có hai loại: Thứ nhất: Quy chế mang tính quy phạm chung đƣợc áp dụng cho toàn bộ các cơ quan, tổ chức trong bộ máy nhà nƣớc. Đó là những quy định nhằm giải quyết các nhiệm vụ nhƣ: tuyển dụng, xếp ngạch lƣơng, vấn đề đào tạo… Thứ hai: Quy chế nhằm đề ra những áp dụng đối với các cơ quan, đơn vị, phòng ban mang tính chất đặc thù. Quy chế làm việc tốt góp phần: - Đảm bảo sự thống nhất trong thực thi công vụ. - Có cơ sở để ngăn ngừa những việc làm sai trái, tùy tiện. - Là công cụ để phối hợp trong quá trình thực thi công vụ. - Chống lãng phí các nguồn lực của cơ quan, tổ chức. - Là công cụ để phát huy dân chủ trong cơ quan, tổ chức. - Là căn cứ để tạo lề lối làm việc khoa học, chuyên nghiệp. - Gián tiếp tạo năng suất lao động. - Là cơ sở của hoạt động kiểm tra, giám sát. 1.1.6.4 Tổ chức các cuộc họp, hội nghị Tổ chức hội nghị là một trong những nội dung hoạt động quan trọng của văn phòng. Hội nghị là một hình thức làm việc tập thể nhằm tạo ra sự phối hợp hành động trong công việc và tạo ra năng suất lao động cao. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 17 Hội nghị đƣợc tổ chức tốt sẽ phát huy đƣợc tính dân chủ, tạo mọi điều kiện cho mỗi cá nhân tham dự có cơ hội đóng góp ý kiến, trình bày quan điểm, nêu lên những hiểu biết của mình về vấn đề mà hội nghị đang bàn bạc, mọi ngƣời đang quan tâm. Qua hội nghị, những tƣ tƣởng mới, quan điểm mới đƣợc phổ biến, truyền bá, những khó khăn thách thức đƣợc bàn bạc, tháo gỡ, các công việc đƣợc triển khai nhanh ít sai sót và mang lại hiệu quả tốt hơn. Về mặt kinh tế, nếu hội nghị đƣợc tổ chức tốt sẽ thu đƣợc nhiều thông tin bổ ích, tạo đƣợc sự phối kết hợp giữa các tổ chức, các cá nhân trong và ngoài cơ quan, thu đƣợc chất lƣợng và hiệu quả cao trong công việc. 1.1.6.5 Nghiệp vụ văn thƣ, lƣu trữ Đối với hoạt động văn phòng thì công tác văn thƣ, lƣu trữ rất quan trọng. Làm tốt nhiệm vụ này chính là việc thực hiện các hoạt động văn phòng thông suốt và có hiệu quả.  Công tác văn thƣ Công tác văn thƣ là toàn bộ những công việc đảm bảo cho việc thông tin quản lý bằng văn bản. Nó bao gồm quản lý văn bản đến, văn bản đi, soạn thảo văn bản, lƣu trữ văn bản đƣợc hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan nhà nƣớc, doanh nghiệp và các tổ chức xã hội. Nội dung của công tác văn thƣ bao gồm: - Xây dựng văn bản: đó là việc soạn thảo văn bản, đánh máy văn bản, duyệt văn bản, trình ký, in ấn và ban hành văn bản. - Quản lý văn bản bao gồm: quản lý văn bản đi, đến, lƣu trữ, lâp, nộp hồ sơ. - Quản lý con dấu. Công tác văn thƣ trong mỗi cơ quan, tổ chức phải đảm bảo yêu cầu về tính nhanh chóng, chính xác, tính bí mật và tính hiện đại.  Công tác lƣu trữ Lƣu trữ là sự lựa chọn tài liệu, giữ lại và tổ chức một cách khoa học những văn bản, tài liệu có giá trị đƣợc hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị để làm bằng chứng và tra cứu thông tin khi cần thiết. Nội dung công tác lƣu trữ bao gồm: Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 18 - Các khâu nghiệp vụ liên quan đến việc tổ chức khoa học và tổ chức tài liệu phông lƣu trữ quốc gia nhƣ: phân loại, xác định giá trị, bổ sung tài liệu vào các phòng, kho lƣu trữ, thống kê và kiểm tra tài liệu, tổ chức phòng đọc, giới thiệu công bố tài liệu, xây dựng các công cụ tra cứu khoa học và bảo quản tài liệu. - Nghiệp vụ lƣu trữ cần phải đƣợc tiến hành theo phƣơng pháp khoa học lƣu trữ. Từ đó phải giải quyết nhiệm vụ là xây dựng hệ thống lý luận khoa học về lƣu trữ. - Xây dựng một hệ thống tổ chức thích hợp từ Trung ƣơng đến cơ sở, có sự chỉ đạo và quản lý thống nhất, có những quy định chặt chẽ về lựa chọn, bổ sung, bảo quản và sử dụng tài liệu, áp dụng các biện pháp kỹ thuật tổ chức tài liệu. Các khâu nghiệp vụ chủ yếu của công tác lƣu trữ bao gồm: Phân loại tài liệu lƣu trữ. Xác định giá trị tài liệu lƣu trữ. Bổ sung tài liệu vào các phông, kho lƣu trữ. Thống kê tài liệu lƣu trữ. Chỉnh lý tài liệu lƣu trữ. Bảo quản tài liệu lƣu trữ. Tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ. Tiêu hủy tài liệu khi đến hạn. 1.1.6.6 Thu nhận và xử lý thông tin trong cơ quan, đơn vị Thông tin đƣợc coi là yếu tố vật chất quan trọng trong quản trị nói chung và trong hoạt động văn phòng nói riêng. Thông tin là những tin tức mới đƣợc thu nhận, cảm thụ và đƣợc đánh giá là có ích cho việc ra quyết định hoặc giải quyết một nhiệm vụ nào đó. Mục tiêu phục vụ thông tin cho hoạt động của các cơ quan, đơn vị là đảm bảo cho hoạt động của cả cơ quan và của từng đơn vị, bộ phận đƣợc cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết. Từ đó tạo điều kiện cho hoạt động của cơ quan có hiệu quả cao nhất. Mục tiêu đó đƣợc thực hiện có thể dựa vào hệ thống các văn bản quản lý, mệnh lệnh đƣợc truyền đạt từ cấp trên xuống cấp dƣới. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 19 Việc thu nhận và xử lý thông tin trong hoạt động văn phòng là nhằm thực hiện các mục đích sau: - Thực hiện sự thay đổi gây ảnh hƣởng lên hoạt động của cơ quan, đơn vị. - Thông tin cần thiết cho việc thực hiện các chức năng quản lý của cơ quan nhằm: Xây dựng và phổ biến các mục tiêu của cơ quan, tổ chức. Lập kế hoạch chi tiêu để đạt đƣợc những mục tiêu đó. Tổ chức và sử dụng các nguồn nhân lực sao cho có hiệu quả cao nhất. Lựa chọn, đánh giá và phát triển cán bộ công nhân viên trong cơ quan. Kiểm tra việc thực hiện công việc. 1.1.6.7 Công tác hậu cần Công tác hậu cần đƣợc hiểu là các yếu tố có liên quan đến tổ chức nơi làm việc của cơ quan, cải thiện điều kiện làm việc cho ngƣời lao động, các điều kiện vật chất nhƣ nhà cửa, vật tƣ, thiết bị, tài chính mà văn phòng phải cung ứng. Nội dung của công tác hậu cần bao gồm: - Quản lý chi tiêu, kinh phí (lƣơng chính, phụ cấp lƣơng, bảo hiểm xã hội, tiền thƣởng, công tác phí, giao dịch, khánh tiết…) - Quản lý biên chế quỹ lƣơng, tài sản cố định, vật tƣ. - Đảm bảo các diều kiện làm việc cho cơ quan, tổ chức. - Các loại công vụ khác nhƣ: Phục vụ phƣơng tiện đi lại, phục vụ các chuyến công tác cho lãnh đạo cơ quan. Phục vụ nƣớc uống hằng ngày cho cán bộ nhân viên trong cơ quan. Phục vụ việc tiếp khách của cơ quan, tổ chức. Phục vụ các điều kiện vật chất, trang thiết bị cho các cuộc hội họp, lễ tân, khánh tiết của cơ quan. Dịch vụ sửa chữa vừa và nhỏ cho cơ quan, tổ chức. Bảo vệ trật tự an toàn cho cơ quan, tổ chức. Trong từng trƣờng hợp và theo yêu cầu cụ thể mà văn phòng phải cung ứng đầy đủ, kịp thời các trang thiết bị, vật dụng cần thiết cho cơ quan vào từng thời điểm. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 20 1.1.6.8 Công tác quản lý nguồn nhân lực Tính hữu hiệu của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào cũng tùy thuộc vào việc sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên của mình, trong đó có nguồn tài nguyên vô cùng quý giá đó là nguồn nhân lực. Yếu tố nhân lực đóng vai trò chính trong toàn bộ thành công của tổ chức. Sự quan tâm đến nguồn nhân lực của nhà quản lý sẽ giúp cải thiện hiệu quả lao động của tổ chức nói chung và của các thành viên trong tổ chức nói riêng. Công tác quản lý nguồn nhân lực bao gồm các nội dung sau: - Quản lý về giờ giấc, thời gian làm việc của đội ngũ cán bộ công nhân viên trong cơ quan, đơn vị. - Theo dõi, đôn đốc việc thực hiện các quy chế, quyết định ban hành trong cơ quan, đơn vị. - Quản lý về số lƣợng, chất lƣợng lao động. - Công tác tổ chức tiền lƣơng của cán bộ công nhân viên. - Công tác đào tạo, bồi dƣỡng, phát triển nguồn nhân lực. - Chế độ chính sách cho ngƣời lao động. - Khen thƣởng, kỷ luật, thuyên chuyển, tuyển dụng. 1.1.7 Sự cần thiết phải tổ chức khoa học văn phòng Tổ chức khoa học văn phòng cơ quan tức là làm cho môi trƣờng văn phòng phù hợp với yêu cầu và khả năng của nhân viên không chỉ trong việc thiết kế văn phòng mà còn trong quá trình tổ chức nguồn nhân lực và thực hiện các hoạt động văn phòng. Tổ chức khoa học văn phòng có ý nghĩa rất lớn đối với hoạt động của cơ quan tổ chức, có tác dụng thúc đẩy hoạt động văn phòng cơ quan đem lại hiệu quả cao. Văn phòng là bộ máy tham mƣu, giúp việc cho thủ trƣởng cơ quan, đơn vị. Vì vậy văn phòng có đƣợc tổ chức khoa học mới đảm bảo cho các hoạt động của cơ quan diễn ra trôi chảy, thuận lợi, không chồng chéo và giảm bớt gánh nặng cho thủ trƣởng cơ quan, đơn vị. Tổ chức khoa học văn phòng cơ quan, tổ chức phải đƣợc tiến hành thƣờng xuyên, kịp thời nhằm đem lại hiệu quả cao nhất. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 21 Để tổ chức đƣợc khoa học văn phòng cần căn cứ vào các điều kiện sau: - Trình độ chuyên môn và sự hiểu biết của cán bộ công nhân viên trong văn phòng để có thể bố trí, sắp xếp đúng ngƣời, đúng việc. Đây là cơ sở cho công tác quản trị văn phòng đem lại hiệu quả cao. - Căn cứ vào các hoạt động tâm lý xã hội tác động đến cơ quan và văn phòng. - Căn cứ vào cơ sở vật chất và trang thiết bị mà văn phòng đƣợc cung ứng. 1.1.8 Các yếu tố ảnh hƣởng đến hoạt động văn phòng Văn phòng của cơ quan, đơn vị khi đi vào hoạt động sẽ chịu ảnh hƣởng bởi nhiều các yếu tố đó là: Thứ nhất là việc sắp xếp nhân sự. Đây là yếu tố có ý nghĩa rất lớn đến hoạt động văn phòng của cơ quan. Nếu việc sắp xếp nhân sự văn phòng không khoa học, các mối quan hệ không đƣợc xác định rõ ràng, rành mạch thì sẽ không đem lại hiệu quả trong công việc. Tùy theo tính chất của mỗi loại công việc mà cơ quan có thể lựa chọn, bố trí, sắp xếp nguồn nhân lực khác nhau cho phù hợp với mục tiêu của tổ chức dựa trên cơ sở cơ cấu và chất lƣợng nguồn nhân lực. Thứ hai là tổ chức lao động. Tổ chức lao động là việc áp dụng những biện pháp tổng hợp, kỹ thuật, tổ chức, kinh tế, tâm sinh lý và xã hội vào thực hiện công việc văn phòng nhằm khai thác một cách có hiệu quả nhất các nguồn vật chất và lao động, đảm bảo sử dụng tiết kiệm lao động và giữ gìn sức khỏe cho cán bộ công nhân viên. Do ngƣời lao động là yếu tố trung tâm và cũng là mục đích của nền sản xuất nên trong quá trình tổ chức lao động mọi biện pháp đều nhằm làm cho ngƣời lao động làm việc có hiệu quả cao, làm cho bản thân ngƣời lao động ngày càng hoàn thiện và phát triển. Thứ ba là công tác công nghệ thông tin. Do sự phát triển không ngừng của khoa học kỹ thuật, nên ngày càng nhiều các cơ quan đơn vị áp dụng thông tin vào hoạt động văn phòng của mình. Nếu nhƣ các công việc văn phòng chỉ đƣợc thực hiện theo phƣơng pháp thủ công, đơn giản thì hiệu quả của công tác văn phòng sẽ không cao, tiến độ thực hiện công việc chậm, kém chính xác. Chính vì vậy yếu tố công nghệ thông tin cho hoạt động văn phòng có ý nghĩa lớn, ảnh hƣởng đến hiệu quả hoạt động văn phòng, cần đƣợc các cơ quan, đơn vị xem xét, áp dụng kịp thời. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 22 Thứ tư là công tác văn thƣ, lƣu trữ. Công tác văn thƣ, lƣu trữ nằm trong nghiệp vụ hành chính. Đây chính là nghiệp vụ cơ bản trong hoạt động văn phòng của cơ quan, tổ chức. Thực hiện tốt công tác này sẽ làm cho hoạt động văn phòng đem lại hiệu quả cao. Thứ năm là môi trƣờng làm việc. Môi trƣờng làm việc là yếu tố ảnh hƣởng trực tiếp đến ngƣời lao động, đến việc thực hiện các chức năng, nhiệm vụ cơ bản của văn phòng. Yếu tố vật chất của văn phòng góp phần tạo nên môi trƣờng làm việc của nhân viên. Nó tác động rất lớn đến hoạt động công vụ của văn phòng. Văn phòng có điều kiện vật chất tốt làm cho nhân viên vui vẻ, hài lòng, giúp tạo dựng động cơ, thúc đẩy nhiệt tình trong công việc. Các điều kiện này cũng góp phần làm giảm bớt sự mệt mỏi, căng thẳng về cả tinh thần lẫn thể chất. Điều này sẽ làm cải thiện năng suất và chất lƣợng công việc, hạn chế những sai sót trong quá trình thực hiện. Các yếu tố của môi trƣờng làm việc bao gồm: - Y tế và phúc lợi - Sự sạch sẽ trong văn phòng - Sự an toàn - Trang trí văn phòng - Nhiệt độ văn phòng - Âm thanh, tiếng ồn - Yếu tố văn hóa tổ chức Nhìn chung bộ phận văn phòng trong bất cứ doanh ngiệp nào cũng tồn tại, phát triển dƣới sự ảnh hƣởng trực tiếp của các yếu tố trên. Nhiệm vụ đặt ra cho các nhà quản trị cùng với các nhân viên văn phòng của mình là tìm ra giải pháp duy trì sự tác động tích cực của các yếu tố đó nhằm củng cố bộ máy văn phòng phát triển nói riêng và uy tín của doanh nghiệp nói chung. 1.1.9 Một số nguyên tắc hoạt động của văn phòng Thuật ngữ nguyên tắc đƣợc hiểu là những tiêu chuẩn hành vi mà mọi tổ chức và cá nhân phải tuân theo. Các nguyên tắc đƣợc xây dựng trên cơ sở thực tiễn do vậy nó không phải là bất biến. Khi điều kiện khách quan thay đổi các nguyên tắc cũng thay đổi theo. Việc tổ chức hoạt động của văn phòng cơ quan phải đảm bảo theo đúng nguyên tắc đƣợc ban hành, sau đây là một số nguyên tắc chính. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 23 1.1.9.1 Nguyên tắc pháp chế Pháp chế đƣợc hiểu là việc thực hiện quy định, quy chế, nội quy văn phòng ban hành buộc mọi cá nhân trong cơ quan, tổ chức phải thực hiện đúng, đầy đủ, nghiêm chỉnh và chính xác. Khi các quy định, quy chế về hoạt động văn phòng đƣợc xây dựng và ban hành thì buộc các nhà quản trị văn phòng phải tiếp nhận và tuân theo các quy chế, quy định đó. Đồng thời nhà quản trị phải giáo dục, tuyên truyền cho các thành viên trong văn phòng nghiêm chỉnh thực hiện. Trong quá trình thực hiện nếu ai vi phạm sẽ chịu hình thức xử lý tùy thuộc theo mức độ vi phạm và quy định chung của cơ quan, tổ chức. 1.1.9.2 Nguyên tắc tập trung dân chủ Nguyên tắc này nhằm đảm bảo thu hút cán bộ công nhân viên cùng tham gia vào công tác quản lý của cơ quan, tổ chức. Đối với hoạt động văn phòng nguyên tắc này nhằm phát huy tối đa năng lực, tinh thần trách nhiệm của cá nhân trong tổ chức. Đây đƣợc xem là yếu tố rất quan trọng liên quan đến hiệu lực, hiệu quả của hoạt động văn phòng. 1.1.9.3 Nguyên tắc liên tục Văn phòng của cơ quan, tổ chức là nơi thực hiện các hành vi quản lý và đảm bảo thực hiện các dịch vụ hành chính đáp ứng các nhu cầu của tổ chức. Do vậy dòng thông tin quản lý phải liên tục, thông suốt. Nguyên tắc này thể hiện trong thực tế qua việc văn phòng phải đảm bảo quy định về giờ làm việc hành chính, thực hiện chế độ thƣờng trực, giải quyết công việc hằng ngày, chế độ phân công ủy quyền trách nhiệm, các chế độ về báo cáo, thống kê, văn thƣ…không để xảy ra tình trạng gián đoạn hay ngừng trệ công việc ở văn phòng, ở giữa các bộ phận, đơn vị với nhau. 1.1.9.4 Nguyên tắc quyền hạn gắn với trách nhiệm Tổ chức cơ quan nói chung và hoạt động văn phòng nói riêng là tập hợp những ngƣời có mối quan hệ với nhau thông qua hệ thống quyền hạn và trách nhiệm chung để đạt tới mục tiêu chung của tổ chức. Bởi vậy quyền hạn và trách nhiệm là hai yếu tố phải đƣợc kết hợp mới tạo ra hiệu quả của một tổ chức. Có nghĩa là có quyền hạn thì phải có trách nhiệm tƣơng ứng với thẩm quyền đƣợc giao. Thực trạng và._.hận các phƣơng án tham mƣu từ các bộ phận chuyên môn để tập hợp thành hệ thống thống nhất trình lãnh đạo công ty hoặc đề xuất với lãnh đạo những phƣơng án hành động tổng hợp trên cơ sở các phƣơng án riêng biệt của các bộ phận chuyên môn. Nhƣ vậy văn phòng vừa thể hiện là trung tâm của công tác tham mƣu vừa là nơi tiếp nhận, phối hợp với các phòng ban chuyên môn làm công tác tham mƣu cho lãnh đạo công ty. Cách thức tổ chức hoạt động tham mƣu tại văn phòng theo hai hƣớng trên sẽ giúp cho hoạt động của công tác này đƣợc thuận lợi hơn đồng thời tăng cƣờng đƣợc hiệu quả của công tác thông tin và cùng với công tác hậu cần tạo thành một hệ thống trợ giúp đắc lực cho lãnh đạo công ty. Cần phải phân chia công việc một cách rõ ràng cụ thể giữa cán bộ văn phòng và cán bộ văn thƣ, lƣu trữ, từ đó mỗi nhân viên sẽ chuyên sâu vào công việc của mình. Qua đó các bộ phận thuộc văn phòng sẽ có ý kiến đề xuất, tham mƣu cho lãnh đạo những vấn đề liên quan đến nhiệm vụ của mình đƣợc tốt hơn. Cán bộ công nhân viên cần chủ động hơn nữa trong việc tham gia đề xuất, góp ý, để khích lệ tinh thần đó của nhân viên thì lãnh đạo công ty cần có những hình thức khen thƣởng khích lệ kịp thời những ý kiến có tính sáng tạo và đem lại hiệu quả cho công ty. Khi lập các chƣơng trình công tác văn phòng cần căn cứ vào bản kế hoạch chi tiết của từng phòng ban để lập chƣơng trình sao cho hợp lý, khi xây dựng cần tuân thủ theo 3 nguyên tắc sau: - Nguyên tắc hệ thống: nguyên tắc này đòi hỏi sự đồng bộ và thống nhất của kế hoạch, không đƣợc để cho các hoạt động bị trùng lặp, thống nhất theo hệ thống dọc về nội dung kế hoạch giữa cấp trên với cấp dƣới. - Nguyên tắc ƣu tiên: sự ƣu tiên thể hiện ở chỗ cán bộ văn phòng phải tìm ra nhiệm vụ trọng tâm của kế hoạch, các nhiệm vụ cần thực hiện trƣớc để ƣu tiên giải quyết trƣớc. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 86 - Nguyên tắc dự phòng: nguyên tắc này đòi hỏi cán bộ văn phòng phải chú ý tới các yếu tố dự phòng về thời gian và các điều kiện cần thiết khác trong bản kế hoạch tổng hợp. Trong quá trình xây dựng chƣơng trình công tác, nếu cán bộ văn phòng tuân thủ đƣợc theo 3 nguyên tắc trên thì sẽ có những bản kế hoạch tổng hợp đƣợc các yếu tố nhƣ: cụ thể, thiết thực, kịp thời, phù hợp với năng lực của cán bộ trong công ty, phù hợp với mục tiêu hoạt động, thống nhất giữa các biện pháp thực hiện và đảm bảo đƣợc tính khả thi. 3.2 Giải pháp về công tác thông tin Trong thời đại khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin truyền thông phát triển nhƣ vũ bão hiện nay, ngƣời làm công tác văn phòng cần có sự am hiểu về khoa học kỹ thuật để có khả năng ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin truyền thông trong hoạt động nghiệp vụ của mình. Đây là một yêu cầu bức thiết từ thực tiễn đặt ra. Thông tin có vai trò to lớn trong tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội. Các nhà quản lý cũng nhận ra rằng thông tin là một nguồn lực quý báu của tổ chức, nó quyết định đến sự thành công hay thất bại của tổ chức đó. Thông tin liên lạc là những phƣơng tiện để các nhân viên liên lạc với nhau trong một tổ chức nhằm đạt đƣợc mục đích chung. Chúng ta không thể hoạt động nhóm mà không có thông tin liên lạc với nhau vì không thực hiện đƣợc sự điều phối và trao đổi. Do đó thông tin có vai trò rất quan trọng đối với hoạt động quản lý, đảm bảo sự thống nhất hoạt động trong toàn công ty. Thông tin đƣợc coi là hệ thống huyết mạch của công ty, nếu thông tin không đƣợc cung cấp đầy đủ, kịp thời thì lãnh đạo công ty không thể có cơ sở để ra những quyết định kịp thời, chính xác, hiệu quả. Bởi vậy công ty cần ban hành văn bản một cách rõ ràng chuẩn mực về chế độ thông tin, các đơn vị phải cung cấp thông tin kịp thời hoặc phải nộp văn bản, tài liệu theo đúng quy định, đảm bảo về thời hạn. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 87 Để công ty hoạt động hiệu quả thì không thể tách rời hoạt động của các phòng ban, bộ phận. Sự phối hợp tốt giữa các phòng ban bộ phận sẽ đảm bảo cho mọi họat động của công ty đƣợc thực hiện một cách liên hoàn và có hiệu quả. Vì vậy công ty cần tạo ra sự phối hợp đồng bộ, chặt chẽ trong quá trình thực thi nhiệm vụ giữa các phòng ban, bộ phận. Lãnh đạo công ty không thể kiểm tra, giám sát việc thực hiện chế độ thông tin của các phòng ban bộ phận, do đó trƣởng các phòng ban, bộ phận phải thƣờng xuyên đôn đốc nhắc nhở đơn vị mình thực hiện nghiêm túc chế độ thông tin. Văn phòng công ty cần thu thập thông tin từ nhiều nguồn tin khác nhau, sau đó thông tin phải đƣợc tập hợp và hệ thống theo từng vấn đề, từng lĩnh vực nhất định để tránh trùng lặp, chồng chéo và xác định độ chính xác của thông tin. Văn phòng cũng cần phải đƣa ra chế độ bảo dƣỡng máy móc, trang thiết bị văn phòng định kỳ nhằm đảm bảo cho công tác thông tin đƣợc thông suốt và hiệu quả. Hơn nữa hệ thống mạng mà công ty đang sử dụng có chất lƣợng chƣa cao, tốc độ truy cập còn chậm nên cần thay đổi hoặc nâng cấp để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao về thông tin. Các phòng ban, bộ phận cần tăng cƣờng nghiên cứu hệ thống quản lý chất lƣợng ISO 9001: 2000 liên quan đến công việc do đơn vị mình phụ trách, áp dụng nó một cách hiệu quả để có thể khai thác triệt để nguồn thông tin. Ngoài ra công ty cũng cần đặt mua nhiều báo chí hơn nữa để cán bộ công nhân viên trong công ty có thể nắm bắt kịp thời và thu thập đƣợc những thông tin có ích cho công việc của mình. 3.3 Giải pháp về công tác văn thƣ, lƣu trữ * Công tác văn thƣ Để công tác văn thƣ đƣợc hoàn thiện hơn thì văn phòng cần tạo điều kiện cho nhân viên văn thƣ tham gia các khóa bồi dƣỡng về nghiệp vụ văn phòng, nâng cao trình độ tin học văn phòng. Điều này sẽ giúp cho nhân viên văn thƣ rút ngắn đƣợc thời gian giải quyết công việc mà vẫn đem lại hiệu quả cao. Bên cạnh đó cán bộ văn phòng phải không ngừng học hỏi, tích lũy kinh nghiệm làm việc, tạo dựng đƣợc mối quan hệ tốt, tìm đƣợc tiếng nói chung và là trợ thủ đắc lực của Trƣởng phòng. Có đƣợc sự phối hợp nhƣ vậy thì công việc mới đạt đƣợc kết quả cao. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 88 Công ty đã ban hành thông báo hƣớng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, song việc thực hiện vẫn còn bị xem nhẹ, vì vậy cần phải dán một tờ giấy ghi rõ quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản ở các phòng ban, bộ phận để các cán bộ trong công ty nắm rõ và thực hiện. Ngoài ra trƣởng các bộ phận khi nhận văn bản trình ký phải xem xét kỹ lƣỡng không chỉ về nội dung mà còn về hình thức trình bày văn bản để hạn chế tới mức tối đa việc sai sót về hình thức của văn bản. Trƣởng phòng Tổ chức Hành chính – Nhân sự nên trình ý kiến Giám đốc công ty xin đƣợc bố trí một phòng đọc riêng để cán bộ công nhân viên trong công ty có thể đến mƣợn tài liệu, tìm kiếm và tra cứu thông tin một cách thuận lợi nhất. * Công tác lƣu trữ Tại công ty công tác lƣu trữ hồ sơ, tài liệu đƣợc thực hiện theo mô hình phân tán không tập trung, tức là các phòng ban, bộ phận tự lƣu hồ sơ, tài liệu liên quan đến hoạt động tác nghiệp tại đơn vị mình. Điều này đã gây không ít khó khăn cho nhân viên văn thƣ cũng nhƣ các phòng ban khác khi cần tra cứu để phục vụ cho công việc của mình, không đƣợc lƣu trữ tập trung nên các hồ sơ, tài liệu không đƣợc bảo quản theo các tiêu chuẩn kỹ thuật, dễ bị rách nát mối mọt, hƣ hỏng. Do đó công tác lƣu trữ không đảm bảo đƣợc yêu cầu về tính chính xác, kịp thời dẫn đến hiệu quả công việc là không cao. Để giải quyết khó khăn này công ty nên có một phòng lƣu trữ tập trung để đảm bảo cho việc bảo quản cũng nhƣ sử dụng tài liệu. Công ty cần ban hành quy định mang tính chất bắt buộc đối với các phòng ban bộ phận trong việc tự giác nộp tài liệu vào phòng lƣu trữ chung theo quy định của công ty. Nhân viên làm công tác lƣu trữ cần thực hiện nghiêm quy chế về việc bảo quản tài liệu trong kho lƣu trữ. Tại phòng lƣu trữ chung các hồ sơ, tài liệu có thể phân chia thành các loại nhƣ: văn bản kỹ thuật, kế hoạch, văn bản kế toán, tài chính, các văn bản thuộc phạm vi tổ chức hành chính, văn bản quy phạm pháp luật…Mỗi loại phải có tủ riêng để lƣu trữ, và mỗi loại lại đƣợc chia ra thành các đơn vị nhỏ hơn và đƣợc đánh số, ký hiệu cụ thể. Sau đó phải lập danh mục hồ sơ để thuận tiện cho việc tra cứu và quản lý hồ sơ, có thể theo dõi và xác định đƣợc vị trí hồ sơ trên mỗi tủ. Cán bộ lƣu trữ cũng cần phải sử dụng một quyển sổ riêng để ghi chép việc mƣợn hồ sơ, tài liệu tránh việc hồ sơ tài liệu bị thất thoát. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 89 Để đảm bảo tốt việc bảo quản lƣu trữ hồ sơ, tài liệu kho lƣu trữ cần phải tuân thủ những quy định sau: - Đối với tủ đựng hồ sơ, tài liệu: do các giấy tờ văn bản rất dễ bị hƣ hỏng, mối mọt và mục nát do tác động của môi trƣờng cùng với tính chất lý hóa của tài liệu. Vì vậy cần phải sử dụng tủ đựng hồ sơ có chân cao, nhân viên kho lƣu trữ nên thƣờng xuyên dọn dẹp, hút bụi sử dụng các chất chống ẩm, chống mối mọt, đảm bảo nhiệt độ trong phòng luôn từ 180C ÷ 200C. - Đối với giá đựng hồ sơ: vị trí lắp đặt là nơi không có ánh nắng mặt trời trực tiếp chiếu vào, phải thƣờng xuyên dọn dẹp và lau chùi bẩn. - Có thiết bị phòng cháy chữa cháy trong phòng làm việc để ứng phó kịp thời với tình huống xấu xảy ra. 3.4 Giải pháp về công tác tổ chức cuộc họp, hội nghị Hiện nay công ty đã tổ chức tốt công tác họp, hội nghị, tuy nhiên vẫn cần phải có những quy định cụ thể về mức kinh phí có thể cấp cho từng cuộc họp, hội nghị để tiết kiệm tránh lãng phí. Nâng cao trình độ ngoại ngữ của nhân viên văn phòng để có thể giao tiếp tốt đƣợc với khách nƣớc ngoài. Cần mua sắm thêm một số trang thiết bị cho hội trƣờng phòng họp nhƣ: máy chiếu, máy ghi âm…đây là những thiết bị phục vụ đắc lực cho mỗi hội nghị, tạo điều kiện cho công việc diễn ra nhanh chóng và tốt đẹp. Sau mỗi cuộc họp, hội nghị ban lãnh đạo công ty cần tổ chức rút kinh nghiệm, những ngƣời có liên quan sẽ kiểm điểm từng khâu, từng việc, tìm ra những mặt thành công, những mặt còn hạn chế sai sót để tìm ra nguyên nhân, rút kinh nghiệm cho những lần tổ chức sau. Ngoài ra tại công ty cũng chƣa thƣờng xuyên tuyên truyền cho cán bộ công nhân viên về tầm quan trọng của các cuộc họp, hội nghị. Do đó văn phòng cần phải đẩy mạnh công tác tuyên truyền để mọi ngƣời nhận thấy các cuộc họp là cơ hội để họ nắm bắt đƣợc các kế hoạch sắp tới, những kế hoạch đã đạt đƣợc của công ty và đó cũng là cơ hội để họ bày tỏ tâm tƣ, nguyện vọng của mình với lãnh đạo công ty, giúp xóa nhòa khoảng cách giữa lãnh đạo và nhân viên làm cho mọi ngƣời hiểu nhau hơn. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 90 3.5 Giải pháp về việc tổ chức và bố trí nhân sự Hiện tại phòng Tổ chức Hành chính – Nhân sự của công ty chỉ có một nhân viên kiêm cả hai nhiệm vụ là văn thƣ và lƣu trữ, mà khối lƣợng công việc của bộ phận này lại rất lớn nên một ngƣời không thể làm hết mọi việc đƣợc, do đó ở bộ phận này còn bộc lộ rất nhiều hạn chế nhƣ việc soạn thảo văn bản, xử lý văn bản đi, đến còn chậm, công tác lƣu trữ cũng chƣa đảm bảo đúng quy trình kỹ thuật. Mà việc lƣu trữ lại là một trong những khâu trọng yếu là mắt xích quan trọng trong việc xử lý thông tin. Bởi vậy làm tốt công tác này sẽ tạo điều kiện cho việc sử dụng những thông tin, tài liệu đã đƣợc hình thành trong quá khứ. Do vậy để nâng cao chất lƣợng, hiệu quả công tác của văn phòng nói chung và nghiệp vụ văn thƣ, lƣu trữ nói riêng tại công ty Hoàng Thành thì phòng Tổ chức Hành chính – Nhân sự cần xin ý kiến Giám đốc công ty tuyển thêm một nhân viên văn thƣ lƣu trữ nữa, sau đó sẽ phân ra một ngƣời làm công tác văn thƣ, một ngƣời làm về nghiệp vụ lƣu trữ. Cán bộ đƣợc tuyển dụng đòi hỏi phải có trình độ chuyên môn về nghiệp vụ văn thƣ, lƣu trữ, có khả năng sử dụng thành thạo các thiết bị văn phòng hiện đại, có trình độ ngoại ngữ, tin học văn phòng để có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ đƣợc giao. Vì vậy việc tuyển dụng bố trí nhân viên vào công tác văn thƣ, lƣu trữ là hết sức cần thiết. 3.6 Giải pháp về công tác hậu cần Để khắc phục đƣợc những hạn chế và làm tốt công tác hậu cần theo em công ty cần phải làm những việc sau: - Đối với các chuyến đi công tác của lãnh đạo, văn phòng nên có một văn bản quy định cụ thể, rõ ràng về việc chuẩn bị cho chuyến đi công tác của lãnh đạo. Trƣởng phòng nên giao cho một nhân viên chịu trách nhiệm về hoạt động này để tạo ra một chuỗi công việc quen thuộc đối với nhân viên, từ đó có thể tránh đƣợc những thiếu sót trong quá trình chuẩn bị do chƣa quen với công việc đó. Bên cạnh đó cũng cần có những hạn mức kinh phí đối với các chuyến đi công tác của lãnh đạo. - Thƣờng xuyên theo dõi, kiểm tra kỹ thuật các máy móc thiết bị, có chế độ bảo dƣỡng định kỳ máy móc, trang thiết bị văn phòng, hạn chế tối đa tình trạng hỏng hóc gây ảnh hƣởng đến tiến độ thực hiện công việc của cán bộ công nhân viên trong công ty. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 91 - Đảm bảo việc cung ứng văn phòng phẩm luôn đầy đủ kịp thời, nhanh chóng, ngoài ra cũng cần có sự quản lý chặt chẽ tránh tình trạng lãng phí không cần thiết đối với các trang thiết bị trong văn phòng, đồng thời cũng cần phải có những biện pháp xử lý nghiêm khắc đối với việc lạm dụng của công trong công ty. - Đẩy nhanh tốc độ việc lắp đặt và sữa chữa các trang thiết bị văn phòng, cần có những quy định rõ ràng về thời gian sửa chữa tránh tình trạng kéo dài không cần thiết gây ảnh hƣởng đến tiến độ thực hiện công việc của các phòng ban. 3.7 Giải pháp về công tác bảo vệ, tạp vụ Theo em công ty cũng cần có những yêu cầu nhất định đối với nhân viên bảo vệ và nhân viên tạp vụ, đó chính là khả năng giao tiếp của họ để có thể tạo thiện cảm với khách ngay từ phút gặp gỡ đầu tiên và tạo đƣợc ấn tƣợng khi khách ra về. Đối với nhân viên bảo vệ độ tuổi phù hợp là từ 25 – 40. Hiện nay tại Hải Phòng có rất nhiều các công ty bảo vệ có uy tín, vì vậy công ty sẽ có rất nhiều lựa chọn để thuê nhân viên bảo vệ phù hợp. Nhân viên của các công ty bảo vệ này đã đƣợc đào tạo một cách bài bản, đƣợc huấn luyện về chuyên môn nghiệp vụ, do đó hiệu quả làm việc đạt đƣợc sẽ cao hơn. Đối với nhân viên tạp vụ đòi hỏi phải có sự nhiệt tình, hăng say với công việc, có ý thức tiết kiệm cho công ty. Bên cạnh đó thì công ty cũng cần phải thƣờng xuyên quan tâm đến công tác này, có những chính sách nâng lƣơng cho họ, thƣờng xuyên quan tâm thăm hỏi kịp thời. Sự thoáng mát sạch sẽ cũng là một trong những yếu tố góp phần làm cho công việc đạt đƣợc hiệu quả cao hơn. 3.8 Nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ và thái độ phục vụ của đội ngũ cán bộ công nhân viên văn phòng Công tác văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cán bộ lãnh đạo nắm đƣợc tình hình. Cán bộ văn phòng nắm tình hình sai thì lãnh đạo sẽ giải quyết không đúng. Cho nên, phải luôn nêu cao tinh thần trách nhiệm, năng lực công tác và giữ bí mật. Đội ngũ cán bộ văn phòng phải chọn đƣợc cán bộ có phẩm chất đạo đức trong sáng và phải trung thực, phải là những ngƣời có trình độ chuyên môn, làm việc có tính chuyên nghiệp cao, có đủ năng lực tham mƣu và phải có khả năng chỉ đạo, điều phối công việc, có khả năng sử dụng công nghệ cao. Những ngƣời làm công tác văn phòng phải bám sát nguyên tắc: “Kịp thời, chính xác và hiệu quả”. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 92 Mục tiêu thời gian tới của những ngƣời làm công tác văn phòng là nâng cao chất lƣợng hiệu quả tham mƣu, đề xuất mở rộng phạm vi và đổi mới phƣơng thức lấy ý kiến, huy động sự tham gia đóng góp ý kiến của các chuyên gia, các nhà quản lý, cán bộ khoa học, cơ quan nghiên cứu...để các đề án đƣợc trình có tính khoa học và thực tiễn cao hơn. Trong mỗi công ty thì con ngƣời là yếu tố vô cùng quan trọng, trình độ chuyên môn nghiệp vụ là yếu tố quyết định đến năng suất lao động và hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng. Trình độ chuyên môn nghiệp vụ yếu kém sẽ là rào cản trong công việc của nhân viên văn phòng. Vì vậy để nâng cao đƣợc trình độ chuyên môn nghiệp vụ của đội ngũ nhân viên văn phòng công ty nên thực hiện những biện pháp sau đây: Thứ nhất, đối với vấn đề tuyển dụng đầu vào cần đƣợc thực hiện nghiêm túc, hiện nay tại công ty vẫn xảy ra tình trạng nhân viên đƣợc tuyển dụng vào không đáp ứng đƣợc yêu cầu của vị trí cần tuyển, do tình trạng nhân viên đƣợc tuyển dụng vào có sự quen biết với các cán bộ quản lý trong công ty. Chính điều này đã gây ra khó khăn cho công ty vì phải bỏ ra một khoản chi phí không nhỏ để đào tạo lại và cho nhân viên làm quen với công việc. Để hạn chế tình trang này công ty nên tuyển dụng những ngƣời đƣợc đào tạo theo đúng chuyên ngành, có đủ năng lực và phẩm chất cần thiết để đáp ứng đƣợc với yêu cầu của công việc. Thứ hai, công ty nên cử cán bộ công nhân viên đi học các lớp tập huấn nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho từng bộ phận nhằm năng cao khả năng thích ứng đối với công việc mà mình phụ trách. Thƣờng xuyên mở các lớp bồi dƣỡng kiến thức nghiệp vụ văn phòng cho cán bộ công nhân viên nhƣ nghiệp vụ văn thƣ, lƣu trữ, nghiệp vụ tổ chức các cuộc họp, hội nghị, lập các chƣơng trình kế hoạch công tác cho lãnh đạo… Sau mỗi khóa đào tạo đó văn phòng cũng cần có kế hoạch kiểm tra, đánh giá hiệu quả làm việc của cán bộ công nhân viên trƣớc và sau khi đào tạo để làm căn cứ cho việc sắp xếp và bố trí công việc một cách hiệu quả, phù hợp. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 93 Thứ ba, công ty cần nâng cao ý thức của cán bộ công nhân viên trong việc tự học, tự bồi dƣỡng trình độ chuyên môn thông qua hoạt động thực tế, qua sách báo, tài liệu đặc biệt là những tài liệu chuyên ngành, thƣờng xuyên củng cố kiến thức thì nhân viên văn phòng mới có thể đáp ứng đƣợc nhiệm vụ trƣớc mắt cũng nhƣ những nhiệm vụ trong tƣơng lai. Văn phòng là cửa ngõ của mỗi cơ quan, là nơi tiếp nhận các mối quan hệ đối nội, đối ngoại của công ty, vì vậy thái độ phục vụ của nhân viên văn phòng là rất quan trọng. Sự nhiệt tình ân cần chu đáo sẽ khiến cho khách đến liên hệ giao dịch công việc có ấn tƣợng tốt về công ty và đội ngũ nhân viên ở đó. Vì vậy để nâng cao thái độ phục vụ của nhân viên, văn phòng công ty nên thƣờng xuyên cử cán bộ công nhân viên tham gia các khóa học về kỹ năng giao tiếp. Có kỹ năng giao tiếp tốt nắm đƣợc các quy luật tâm lý của con ngƣời họ mới có thể tận dụng đƣợc những mặt tích cực và tránh đƣợc những mặt tiêu cực gây ảnh hƣởng xấu đến công việc. Đồng thời có kỹ năng giao tiếp sẽ giúp cho nhân viên văn phòng có thái độ ứng xử đúng đắn với lãnh đạo, đồng nghiệp và đối tác của công ty. Thứ tư, nâng cao năng lực kỹ thuật sử dụng các phƣơng tiện hiện đại, đặc biệt là các phƣơng tiện tin học. Tại công ty các thiết bị phục vụ công việc nhƣ máy tính, máy photo, máy in, máy fax…không phải nhân viên nào cũng sử dụng thành thạo. Do vậy cán bộ công nhân viên phải tự nghiên cứu tìm hiểu, nâng cao hiểu biết về sự tiến bộ của công nghệ, học cách bảo quản và sử dụng có hiệu quả các loại máy móc thiết bị dùng trong văn phòng. Thứ năm, là việc nâng cao trình độ ngoại ngữ của đội ngũ nhân viên văn phòng. Đối với ngành nghề kinh doanh của mình công ty có rất nhiều các hợp đồng và giao dịch với các công ty nƣớc ngoài, vì vậy trình độ ngoại ngữ của đội ngũ nhân viên văn phòng có vai trò không nhỏ trong hoạt động giao dịch của công ty. Tuy nhiên trình độ ngoại ngữ của hầu hết cán bộ văn phòng trong công ty không đủ đáp ứng việc giao tiếp, thu thập, xử lý và truyền gửi các thông tin bằng tiếng nƣớc ngoài, gây ra khó khăn và chậm trễ trong công việc. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 94 Để khắc phục vấn đề này công ty nên mở lớp học tiếng Anh cho cán bộ công nhân viên trong công ty vào thời gian hợp lý và tạo điều kiện cho họ đi học. Công ty cũng cần có kế hoạch kiểm tra trình độ ngoại ngữ định kỳ với cán bộ công nhân viên, nhất là tại các phòng ban chuyên môn thƣờng có mối quan hệ làm việc trực tiếp với các đối tác nƣớc ngoài nhƣ phòng xuất, nhập khẩu, trình độ ngoại ngữ tốt cán bộ công nhân viên có thể tiếp xúc đƣợc với những tri thức mới, kỹ thuật mới để ứng dụng vào sản xuất, vào công việc hàng ngày vào giao tiếp đặc biệt là về đối ngoại. 3.9 Xây dựng môi trƣờng làm việc tốt, góp phần phát huy khả năng sáng tạo của đội ngũ nhân viên Môi trƣờng làm việc bao gồm môi trƣờng vật chất và môi trƣờng tinh thần. Môi trƣờng làm việc có ảnh hƣởng rất lớn đến tâm lý ngƣời lao động. Nếu môi trƣờng làm việc tốt sẽ khiến cho nhân viên cảm thấy thoải mái, nhiệt tình, hăng say cống hiến hết mình cho công việc, phát huy hết khả năng sáng tạo của mỗi cá nhân. Ngƣợc lại sẽ khiến cho họ cảm thấy chán nản, bị ức chế, làm việc theo thái độ nghĩa vụ không tâm huyết với nghề nghiệp của mình. Để xây dựng một môi trƣờng làm việc tốt phụ thuộc vào rất nhiều các yếu tố khác nhau: - Cán bộ nhân viên phải rèn cho mình đức tính yêu nghề, không ngừng học hỏi nâng cao trình độ chuyên môn, năng lực và khả năng làm việc không biết mệt mỏi, không ngừng đấu tranh chống mọi tiêu cực có trong tổ chức. - Đối với lãnh đạo công ty cần tạo mọi điều kiện vật chất, đầu tƣ những trang thiết bị cần thiết và hiện đại để nhân viên có thể phát huy hết năng lực của mình, đồng thời có những chính sách khen thƣởng và kỷ luật đúng ngƣời đúng việc để phát huy tính cạnh tranh. Đối với những trƣờng hợp đi muộn về sớm không chấp hành nội quy mà công ty đề ra thì cần có những biện pháp kỷ luật nghiêm minh, trƣớc tiên là nhắc nhở, nếu còn tái phạm sẽ trừ vào lƣơng. Ngoài ra cán bộ nhân viên văn phòng cũng phải đƣợc hƣởng một mức lƣơng phù hợp với năng lực và những gì mà họ đã cống hiến cho công ty, lãnh đạo cũng phải thƣờng xuyên động viên khích lệ tinh thần làm việc của cán bộ công nhân viên trong công ty. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 95 3.10 Xây dựng mối quan hệ và phát huy sự phối kết hợp giữa các phòng ban, bộ phận Công ty là một tổng thể gồm một hệ thống các phòng ban, đơn vị. Để công ty hoạt động có hiệu quả thì tổng thể đó phải có sự thống nhất từ trên xuống dƣới, phối kết hợp với nhau một cách nhịp nhàng, đặc biệt văn phòng là đầu mối của mọi công việc do đó mối quan hệ giữa văn phòng với các phòng ban là rất quan trọng. Trên thực tế tại công ty sự phối kết hợp giữa các phòng ban chƣa thật sự nghiêm túc, văn phòng có nhiệm vụ xây dựng, đôn đốc kiểm tra việc thực hiện chƣơng trình của các phòng ban. Nếu mọi công việc đều đƣợc tiến hành nhịp nhàng theo kế hoạch thì đảm bảo hoạt động kinh doanh của công ty sẽ rất cao mà hoạt động của văn phòng cũng thuận lợi không gặp trở ngại gì. Ví dụ: phòng kỹ thuật muốn xem xét các tài liệu liên quan đến công việc của mình, nếu phòng kỹ thuật và nhân viên lƣu trữ kết hợp thì không gây chậm trễ cho phòng kỹ thuật. Hay khi phòng kinh doanh muốn tổ chức cuộc họp, hội nghị nào đó thì phải lập kế hoạch trƣớc và chuyển về phòng Tổ chức Hành chính – Nhân sự càng sớm càng tốt để văn phòng lên kế hoạch cụ thể. Nếu có sự thay đổi trong chƣơng trình của các phòng ban mà không thông báo cho văn phòng kịp thời để điều chỉnh có thể gây ra tình trạng lệch lạc chƣơng trình, dẫn đến vừa tốn thời gian, công sức và tiền của. 3.11 Áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng ISO 9001 : 2000 vào hoạt động của văn phòng. Thực hiện áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng ISO 9001: 2000 vào hoạt động của văn phòng là một nhu cầu và xu hƣớng tất yếu. Về tổng thể, quá trình này cần trải qua các giai đoạn: trang bị kiến thức về các bƣớc để xây dựng hệ thống quản lý chất lƣợng: lập kế hoạch, đào tạo chuyên môn; khảo sát hệ thống hiện có của đơn vị, viết hệ thống tài liệu; công bố thực hiện; đánh giá nội bộ và cải tiến; chứng nhận đạt tiêu chuẩn và duy trì chất lƣợng của hệ thống. Đây là sự khởi động hết sức cần thiết để tối ƣu hoá và nâng cao chất lƣợng phục vụ của văn phòng nhằm đóng góp tích cực và thiết thực vào thực hiện những nhiệm vụ chính trị và chuyên môn của cơ quan, tổ chức; tạo sự chuyển biến đột phá vào chất lƣợng phục vụ và phong cách làm việc khoa học, hiệu quả hơn. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 96 Với nhiều hình thức khác nhau, văn phòng công ty đã áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng ISO trong một số mặt công tác, xây dựng và ban hành quy chế, quy trình xử lý công việc cho từng lĩnh vực cụ thể. Từ đó hoàn thành tốt hai chức năng cơ bản là tham mƣu - tổng hợp điều phối và hậu cần. Trong khi đó, vẫn còn không ít những bất cập liên quan đến công tác văn phòng. Thí dụ, đội ngũ cán bộ làm công tác văn phòng hiện nay chƣa đƣợc đào tạo đúng với chuyên môn, nghiệp vụ của mình, tổ chức bộ máy văn phòng không đồng nhất, chức năng còn chồng chéo, trùng lặp. Điều này ảnh hƣởng rất lớn tới hiệu quả và sự vận hành thông suốt của công tác văn phòng. Chính vì vậy, cần phải có sự chuẩn hoá trong công tác đào tạo và bồi dƣỡng cán bộ để cán bộ, công chức văn phòng có tác phong làm việc hiệu quả, chuẩn mực và hiện đại. Đồng thời, mỗi đơn vị trong văn phòng phải luôn luôn có ý thức đánh giá nhiệm vụ đổi mới của mình, tổng kết những gì đã làm đƣợc, những gì còn tồn đọng, định ra phƣơng hƣớng kiện toàn để tiếp tục nâng cao chất lƣợng, hiệu quả công tác phục vụ. Vấn đề là cần cân nhắc kỹ lƣỡng đổi mới khâu nào trƣớc, khâu nào sau và từng bƣớc nâng cao thế nào. Cần có tầm nhìn lâu dài với lộ trình thực hiện chắn chắn, rõ ràng cho từng thời kỳ cụ thể. Chất lƣợng công tác mọi mặt của văn phòng phụ thuộc rất nhiều vào việc giải quyết vấn đề đó. Đặc biệt, đối với cán bộ nghiên cứu, tổng hợp cần phải luôn luôn tự rèn luyện nâng cao trình độ biên tập, văn phong trong sáng, ngắn gọn nhƣng rõ ràng, nhất là về nội dung, tƣ tƣởng. Kết luận chƣơng 3: Trên đây là một số nhận xét, kiến nghị của em đối với công tác văn phòng dựa trên cơ sở tìm hiểu, đánh giá, phân tích thực trạng tình hình hoạt động của công ty. Em rất mong những giải pháp đã trình bày ở trên sẽ đƣợc lãnh đạo công ty quan tâm xem xét và sớm đƣa vào thực tiễn để phần nào khắc phục đƣợc những thiếu sót còn tồn tại, thúc đẩy hiệu quả hoạt động của bộ máy văn phòng công ty. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 97 KẾT LUẬN Công ty TNHH sản xuất thƣơng mại Hoàng Thành tuy thành lập chƣa lâu, nhƣng công ty đang dần khẳng định mình, tạo chỗ đứng cũng nhƣ niềm tin đối với các đối tác, công ty đang trên đà phát tiển lớn mạnh cùng với sự phát triển chung của đất nƣớc. Trong quá trình thực tập tại công ty đƣợc sự quan tâm, giúp đỡ của các phòng ban đã giúp đỡ em nắm bắt, củng cố và hoàn thiện hơn nữa những kiến thức lý luận đã học trong nhà trƣờng, qua đó có cơ hội áp dụng vào thực tế công tác văn phòng tại công ty. Qua việc nghiên cứu, phân tích thực trạng hoạt động văn phòng tại công ty trên các mặt nhƣ: công tác tham mƣu tổng hợp, công tác thông tin, công tác văn thƣ, lƣu trữ, công tác hậu cần…em đã rút ra đƣợc những nhận xét, đánh giá về kết quả đã đạt đƣợc, cũng nhƣ những mặt còn tồn tại và nguyên nhân của những tồn tại đó. Trên cơ sở đó đề xuất những kiến nghị nhằm củng cố và hoàn thiện hơn nữa công tác văn phòng tại công ty. Tuy nhiên do phạm vi đề tài khá rộng, nội dung mang tính tổng hợp cao, mà trình độ chuyên môn và nhận thức còn hạn chế nên bài khóa luận của em không tránh khỏi những thiếu sót. Bởi vậy em rất mong nhận đƣợc sự góp ý chỉ bảo của các thầy cô để bài khóa luận của em đƣợc hoàn thiện hơn. Cuối cùng em xin gửi lời cảm ơn đến các phòng ban bộ phận thuộc công ty Hoàng Thành đã tạo mọi điều kiện thuận lợi giúp đỡ em trong quá trình thực tập và làm tốt nghiệp. Em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến các thầy cô giáo trong bộ môn Quản trị kinh doanh trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng và đặc biệt là cô giáo Thạc sỹ Trần Thị Ngà – Giảng viên Học viện Hành chính Quốc gia đã tận tình hƣớng dẫn giúp đỡ em hoàn thành bài khóa luận này. Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Phạm Thị Huyền Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 98 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Quản trị hành chính văn phòng (Mike Harvay – Nhà xuất bản thống kê) 2. Tài liệu môn học Quản trị văn phòng – Ths. Trần Thị Ngà. 3. Nghiệp vụ hành chính văn phòng – PGS.TS Nguyễn Hữu Tri. 4. Một số khóa luận khác cùng đề tài 5. Các tài liệu của công ty. ._.