Thực trạng và giải pháp về kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Thương mại Thành Nguyên

LỜI MỞ ĐẦU Bất cứ một doanh nghiệp nào muốn tồn tại và phát triển, chiếm được một vị trí quan trọng cả trong nước và trên thế giới đều cần phải tiến hành hoạt động kế toán. Thông qua đó giúp các nhà quản lý đưa ra các chiến lược sản xuất kinh doanh sao cho đạt được mục tiêu đề ra tốt nhất với tổng chi phí nhỏ nhất. Bên cạnh việc áp dụng các tiến bộ về khoa học để nâng cao hiệu quả kinh doanh, mọi doanh nghiệp đều đặc biệt coi trọng đến tăng cường công tác quản lý để nâng cao hiệu quả kinh doanh nói chung và hiệu quả quản lý nói riêng. Các doanh nghiệp sử dụng hàng loạt các công cụ khác nhau để đạt được mục tiêu này trong đó kế toán là một công cụ quản lý hữu hiệu nhất. Sau một thời thực tập tại công ty TNHH thương mại THÀNH NGUYÊN đã giúp em có cái nhìn tổng quát về quá trình hình thành và phát triển, về các lĩnh vực hoạt động và cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và bộ máy kế toán. Đồng thời, giúp em có được những kinh nghiệm thực tế về việc vận dụng các chuẩn mực, chế độ kế toán tại doanh nghiệp. Việc nghiên cứu công tác hạch toán kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tại Công ty đã tạo điều kiện cho em hiểu được và nắm chắc đặc điểm đối tượng hạch toán và phương pháp kế toán áp dụng. Qua đó giúp em phần nào trải nghiệm được phần nào thực tế về kế toán tiêu thụ hàng hoá mà trong trường đã giảng dạy. Nội dung của bài gồm có : ChươngI: Đặc điểm kinh tế - kỹ thuật và tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH thương mại THÀNH NGUYÊN. ChươngII: Đặc điêm tổ chức bộ máy hạch toán kế toán của Công ty TNHH thương mại THÀNH NGUYÊN. Chương III: Kế toán bán hàng tại Công ty TNHH thương mại THÀNH NGUYÊN. Mặc dù đã có nhiều cố gắng tìm hiểu và nhận được sự giúp đỡ tận tình của các anh chị trong phòng kế toán của công ty nhưng do thời gian nghiên cứu chưa nhiều và trình độ còn hạn chế nên báo cáo thực tập chuyên đề của em không tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy, em mong muốn được tiếp thu những ý kiến đóng góp của thầy và các anh chị ở phòng kế toán của công ty để bài viết của em được hoàn thiện hơn. CHƯƠNG I: ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ KỸ THUẬT VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ HOẠT DỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI THÀNH NGUYÊN. I. Tổng quan về công ty TNHH thương mại THÀNH NGUYÊN: 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty TNHH thương mại THÀNH NGUYÊN Công ty TNHH thương mại Thành Nguyên đến hôm nay đã trải qua quá trình hình thành và phát triển bền vững khẳng định được vị trí của một Công ty cung cấp dịch vụ tin học có uy tín và chất lượng. Công ty được nhiều khách hàng tin cậy giao phó cho trọng trách triển khai xây dựng hạ tầng cơ sở công nghệ thông tin và đảm bảo cho các hệ thống công nghệ thông tin của họ được hoạt động liên tục có hiệu quả Công ty được thành lập theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 0102010656 do Sở kế hoạch và Đầu tư Thành Phố Hà Nội cấp ngày 01 tháng 12 năm 2003. Công ty được hình thành từ một đội ngũ kỹ sư tin học trẻ, năng động với niềm khát khao vươn lên làm chủ khoa học kỹ thuật. Công ty đặt ra mục đích cho sự nghiệp phát triển lâu dài của mình là: “Thực hiện chuyển giao ứng dụng Công nghệ Tin học tiên tiến cho các khách hàng tại Việt Nam vì sự phát triển bền vững của khách hàng, của HPT và vì sự phồn vinh của Việt Nam". 1.2. Năng lực của Công ty a. Năng lực về đội ngũ cán bộ Công ty TNHH thương mại Thành Nguyên có một đội ngũ đông đảo là các thạc sỹ, kỹ sư và các cán bộ chuyên môn về lĩnh vực công nghệ thông tin, viễn thông, tự động hoá và thiết bị đo lường. Phần lớn đều tốt nghiệp các trường đại học lớn trong nước và ngoài nước như: Thạc sỹ quản lý dự án Hà Lan, Đại học Bách Khoa Hà Nội, Đại Học Kinh Tế Quốc Dân, Đại học Khoa Học Tự Nhiên, Đại học Ngoại thương, Đại học Tài Chính Kế Toán. Trong đó, một số các cán bộ đã được tham dự các khoá học do các chuyên gia hàng đầu thế giới về lĩnh vực Viễn Thông và Công nghệ thông tin, tự động hoá và thiết bị đo lường đào tạo. Với chính sách khuyến học của Công ty và để phù hợp với tiến trình công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước, chúng tôi luôn coi trọng tri thức và thường xuyên tổ chức các khoá học ngắn hạn để nâng cao trình độ kỹ thuật cho cán bộ trong Công ty. Ngoài ra Công ty còn có một đội ngũ cộng tác viên, chuyên viên, công nhân lành nghề chuyên thi công lắp đặt các công trình Viễn Thông và Tự động hoá. Công ty luôn chú trọng việc phát triển đội ngũ cán bộ bán hàng có trình độ và kinh nghiệm ngày càng cao để có khả năng tư vấn cho khách hàng những giải pháp kỹ thuật tối ưu. Chú trọng xây dựng đội ngũ kỹ thuật có trình độ cao, tay nghề vững với các kỹ thuật hiện đại nhằm chuyển giao những công nghệ mới , tân tiến tới tận tay người sử dụng đồng thời đảm bảo khả năng bảo hành, bảo trì và sửa chữa các thiết bị. b. Năng lực tài chính Tóm tắt tình hình kinh doanh trong 3 năm từ 2004-2006 Đơn vị tính tỉ đồng CHỈ TIÊU 2004 2005 2006 Tài sản lưu động và đầu tư ngắn hạn 3,338 8,91 12,518 1. Tiền 0,448 0,288 9,24 2. Các khoản phải thu 2,825 5,828 1,854 3. Hàng tồn kho 1,164 1,836 2,678 4. Tài sản lưu động khác 0,596 0,958 0,66 Tài sản cố định và đầu tư dài hạn 0,52 0,656 0,616 TỔNG CỘNG TÀI SẢN 3,858 9,566 13,134 Nợ phải trả 0,7604 8,742 11 Nguồn vốn chủ sở hữu 0,776 0,824 2,134 TỔNG CỘNG NGUỒN VỐN 3,858 9,566 13,134 1.3. Lĩnh vực hoạt động của Công ty 1.3.1. Tin học - Công nghệ Thông tin - Tư vấn chuyển giao công nghệ có liên quan tới công nghệ thông tin. - Thực hiện các dịch vụ bảo hành, bảo trì, lắp đặt hệ thống liên quan tới công nghệ thông tin. - Đại lý phân phối dòng sản phẩm máy tính của Fujitsu (chứng chỉ của Fujitu) - Đại lý phân phối dòng sản phẩm máy tính của IBM - Đại lý phân phối dòng sản phẩm máy tính của HP - Đại lý phân phối phẩm thiết bị mạng Cisco - Đại lý phân phối phẩm thiết bị mạng 3Com - Đại lý phân phối tổng đài, thiết bị tổng đài có liên quan của Simens - Đại lý phân phối thiết bị bộ đàm Motorola - Cung cấp máy tính thương hiệu Việt Nam. - Đại lý phân phối bộ lưu điện Ablerex - Đại lý phân phối bộ lưu điện APC - Cung cấp máy chiếu đa năng, máy chiếu vật thể cho hội thảo, giảng dạy của Sony, Toshiba, Sanyo. - Lắp đặt hệ thống âm thanh hội trường, trường học. - Máy photocopy, máy in mã số vạch, máy huỷ tài liệu. - Phần mềm dạy học, quản lý hành chính, kế toán. - Lắp đặt hệ thống camera bảo vệ phục vụ siêu thị, biệt thự và văn phòng. 1.3.2. Điện tử viễn thông - Cung cấp, lắp đặt hệ thống tổng đài Viba, tổng đài điện thoại. - Đại lý phân phối tổng đài, thiết bị tổng đài có liên quan của Simens - Đại lý phân phối thiết bị bộ đàm Motorola - Thiết kế, lắp đặt mạng máy tính LAN – WAN. - Phân phối connector và Adapter, cáp nguồn, cáp dữ liệu. - Phân phối các sản phẩm đầu cuối của các hãng nổi tiếng trên thế giới. 1.4. Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Thương mại Thành Nguyên Để thực hiện các chức năng nhiệm vụ phát triển kinh doanh, cung cấp các giải pháp tổng thể về CNTT, đảm bảo dịch vụ hỗ trợ khách hàng và duy trì mọi hoạt động của Công ty có hiệu quả, Công ty đã xây dựng cơ cấu tổ chức chặt chẽ và hợp lý: Thành viên, hội đồng quản trị bao gồm Lê Anh Xuân Phan Thanh Phúc Các phòng ban chức năng Ban giám đốc: 2 người Phòng kế toán : 3 người Phòng maketing : 2 người Phòng kỹ thuật : 20 người Phòng kinh doanh : 15 người Phòng phần mềm : 8 người Phòng dự án : 4 người Phòng bảo hành : 4 người GIÁM ĐỐC Phó giám đốc Phó giám đốc Phòng kỹ thuật Phòng kinh doanh Phòng phần mềm Phòng dự án Phòng maketing Phòng bảo hành Phòng kế toán Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty CHƯƠNGII: ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI THÀNH NGUYÊN I. Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty TNHH thương mại Thành Nguyên Công ty TNHH thương mại Thành Nguyên tổ chức công tác kế toán theo quy mô tập trung. Theo loại hình này thì toàn bộ công tác kế toán được tiến hành tập trung tại phòng kế toán từ khâu thu thập, quản lý chứng từ, ghi sổ kế toán chi tiết, ghi sổ kế toán tổng hợp đến việc lập báo cáo. phân tích số liệu. Hình thức kế toán này hoàn toàn phù hợp với đặc điểm của Công ty đảm bảo sự lãnh đạo tập trung, thống nhất đối với công tác kế toán, kiểm tra xử lý và cung cấp thông tin kế toán một cách kịp thời giúp cho lãnh đạo của Công ty nắm được tình hình hoạt động của đơn vị thông qua thông tin kế toán cung cấp từ đó thực hiện kiểm tra, chỉ đạo sát sao toàn bộ hoạt động của Công ty. Phòng kế toán gồm là đội ngũ kế toán nắm vững chuyên môn nghiệp vụ và có bề dày kinh nghiệm. Các kế toán phần hành vừa có thể chuyên môn hoá theo từng phần hành, vừa kiêm nhiệm một phần hành theo nguyên tắc chung của tổ chức khoa học lao động kế toán. Kế toán phần hành có trách nhiệm quản lí trực tiếp, phản ánh thông tin kế toán, thực hiện sự kiểm tra qua ghi chép phản ánh tổng hợp đối tượng kế toán phần hành được đảm nhiệm từ: Giai đoạn hạch toán ban đầu (trực tiếp ghi nhận chứng từ, kiểm tra) tới các giai đoạn: ghi sổ kế toán phần hành, đối chiếu kiểm tra số liệu trên sổ với thực tế tài sản, tiền vốn và hoạt động.. lập báo cáo phần hành được giao. Các kế toán phần hành liên hệ với kế toán tổng hợp để hoàn thành ghi sổ tổng hợp và lập báo cáo định kì chung. Quan hệ giữa các loại lao động trong bộ máy kế toán được thể hiện theo kiểu trực tuyến: Bộ máy kế toán hoạt động theo phương thức trực tiếp, nghĩa là Kế toán trưởng trực tiếp điều hành các nhân viên kế toán phần hành không qua khâu trung gian nhận lệnh. Với cách tổ chức bộ máy kế toán trực tuyến, mối quan hệ phụ thuộc trong bộ máy kế toán trở nên đơn giản, thực hiện trong một cấp kế toán tập trung. KÕ to¸n tr­ëng: lµ ng­êi gióp gi¸m ®èc tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n trong c«ng ty, chÞu sù chØ d¹o trùc tiÕp cña gi¸m ®èc c«ng ty vµ chÞu sù chØ ®¹o kiÓm tra vÒ mÆt chuyªn m«n cña kÕ to¸n tr­ëng cÊp trªn. KÕ to¸n tr­ëng lµ ng­¬i phô tr¸ch chung, cã tr¸ch nhiÖm tæ chøc thùc hiÖn chØ ®¹o thèng nhÊt c«ng t¸c kÕ to¸n thèng kª tµi chÝnh trong c«ng ty vµ c¸c trung t©m. KÕ to¸n tr­ëng cã nhiÖm vô th­êng xuyªn ®«n ®èc c¸c nh©n viªn vµ c¸c trung t©m thùc hiÖn c¸c quy chÕ tµi chÝnh ph©n cÊp qu¶n lý cña c«ng ty, cã nhiÖm vô b¸o c¸o mäi sè liÖu liªn quan ®Õn tµi chÝnh kÞp thêi vµ chÝnh x¸c. Phã phßng kÕ to¸n- kÕ to¸n thanh to¸n vµ chi tiÕt: cã nhiÖm vô trùc tiÕp gi¶i quyÕt c«ng viÖc khi kÕ to¸n tr­ëng ®i c«ng t¸c. Thùc hiÖn thanh to¸n néi bé cho c¸n bé c«ng nh©n viªn trong c«ng ty, c¸c chøng tõ, ho¸ ®¬n chi tiªu hµnh chÝnh vµ tiÒn mÆt vµ chuyÓn kho¶n. KÕ to¸n nghiÖp vô liªn quan ®Õn thanh to¸n néi bé, kÕ to¸n ng©n hµng kiÓm tra tÝnh chÝnh x¸c cña c¸c chøng tõ t¹m øng, sÐc n¾m sè d­ tiÒn t­¬ng øng ngo¹i tÖ. KÕ to¸n tæng hîp- KÕ to¸n TSC§: Cã nhiÖm vô theo dâi, tÝnh kh©ó hao TSC§ cho toµn bé TSC§ hiÖn c«ng ty ®ang n¾m gi÷ vµ sö dông. LËp b¸o c¸o cËp nhËt c¸c nhiÖm vô kinh tÕ ph¸t sinh ®Ó lËp b¸o c¸o tµi chÝnh, c©n ®èi tµi kho¶n ®Þnh kú, b¸o c¸o vÒ c¸c sù vô kÕ to¸n. KÕ to¸n thanh to¸n víi kh¸ch hµng vÒ tiªu thô s¶n phÈm: cã nhiÖm vô lËp c¸c thñ tôc thanh to¸n víi kh¸ch hµng vÒ tiªu thô s¶n phÈm (x©y l¾p b¶o d­ìng, b¶o tr× tæng ®µi). Tæng hîp doanh thu tÝnh thuÕ víi c¬ quan nhµ n­íc hµng th¸ng.B¸o c¸o thøc hiÖn nghÜa vô víi ng©n s¸ch nhµ n­íc. §ång thêi thùc hiÖn theo dâi chi tiÕt mua hµng thanh to¸n, chi tiÕt c¸c kho¶n nép ng©n s¸ch vµ c¸c chi phÝ trÝch tr­íc trong doanh nghiÖp. KÕ to¸n vËt t­ kiªm kê to¸n quü: Chiu tr¸ch nhiÖm thu chi tiÒn quü cña c«ng ty vµ mäi chøc tr¸ch thñ quü; qu¶n lý quü, ghi chÐp ®èi chiÕu c¸c nghiÖp vô nhËp- xuÊt- tån quü vËt t­ hµng ho¸, lµm thÎ vË t­, th­êng xuyªn ®èi chiÕu víi kho ®Ó khíp sè d­. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán: KÕ to¸n tr­ëng KÕ to¸n tæng hîp-KÕ to¸n TSC§. KÕ to¸n thanh to¸n. KÕ to¸n quü. KÕ to¸n ng©n hµng & chi tiÕt. II. Đặc điểm tổ chức vận dụng chế độ kế toán tại Công ty TNHH thương mại Thành Nguyên 2.1. Các chính sách kế toán chung Nguyên tắc lập báo cáo tài chính: nguyên tắc giá gốc. Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 năm dương lịch. Đơn vị tiền tệ được công ty sử dụng để ghi sổ kế toán và lập Báo cáo tài chính là Đồng Việt Nam (VNĐ). Nguyên tắc xác định các khoản tiền: Tiền và các khoản tương đương tiền bao gồm: Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, các tài khoản tiền gửi không kỳ hạn và có kỳ hạn nhỏ hơn 90 ngày. Các nghiệp vụ phát sinh bằng đồng tiền khác ngoài VNĐ được chuyển đổi thành VNĐ theo tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Số dư các tài khoản bằng tiền, tương đương tiền và công nợ có gốc là ngoại tệ tại ngày lập Bảng Cân đối kế toán được quy đổi sang VNĐ theo tỷ giá bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước công bố tại ngày lập Bảng Cân đối kế toán. Các khoản chênh lệch tỷ giá thực tế phát sinh trong kỳ và chênh lệch tỷ giá do đánh giá số dư các khoản mục tiền tệ lại vào thời điểm cuối năm được ghi nhận vào doanh thu hoặc chi phí tài chính. Chính sách kế toán đối với hàng tồn kho: Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Hàng tồn kho được xác định trên cơ sở giá thấp hơn giữa giá gốc và giá trị thuần có thể có thể thực hiện được. Giá gốc hàng tồn kho bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, và chi phí sản xuất chung, nếu có, để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại. Giá trị thuần có thể thực hiện được được xác định bằng giá bán ước tính trừ các chi phí để hoàn thành cùng chi phí tiếp thị, bán hàng và phân phối phát sinh. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên. Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho: Bình quân cả kỳ dự trữ. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Hàng tồn kho tại thời điểm kết thúc năm tài chính được trích lập dự phòng khi giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn ghía gốc hàng tồn kho, theo quy định tại Chuẩn mực kế toán số 02 – “Hàng tồn kho” và Thông tư số 107/2001/TT - BTC ngày 31/12/2001 của Bộ Tài chính. Nguyên tắc ghi nhận các khoản phải thu thương mại và phải thu khác: Nguyên tắc ghi nhận: Các khoản phải thu khách hàng, khoản trả trước cho người bán, phải thu nội bộ và các khoản phải thu khác tại thời điểm lập Báo cáo, nếu: - Có thời hạn thu hồi hoặc thanh toán dưới 1 năm (hoặc trong một chu kỳ sản xuất kinh doanh) được phân loại là Tài sản ngắn hạn. - Có thời hạn thu hồi hoặc thanh toán trên 1 năm (hoặc trên 1 chu kỳ sản xuất kinh doanh) được phân loại là Tài sản dài hạn. Lập dự phòng phải thu khó đòi: Dự phòng phải thu khó đòi cuối kỳ kế toán được trích lập cho những khoản công nợ phải thu quá hạn trên 1 năm hoặc khách hàng đang trong thời gian xem xét giải thể, phá sản, bị truy tố ... theo quy định tại Thông tư số 107/2001/TT-BTC ngày 31/12/2001 và Thông tư số 33/2005/TT-BTC ngày 29/04/2005 của Bộ Tài chính. Ghi nhận và khấu hao tài sản cố định: Nguyên tắc ghi nhận tài sản cố định (TSCĐ) hữu hình, TSCĐ vô hình: TSCĐ của Công ty được hạch toán theo Nguyên giá, Hao mòn, Giá trị còn lại. Nguyên giá của TSCĐ bao gồm giá mua cộng thuế nhập khẩu, chi phí vận chuyển, lắp đặt, chạy thử và các chi phí liên quan khác (nếu có) để đưa TSCĐ vào trạng thái sẵn sàng sử dụng. Phương pháp khấu hao TSCĐ: Thực hiện theo phương pháp đường thẳng và theo thời gian sử dụng hữu ích ước tính của tài sản. Tỷ lệ khấu hao áp dụng phù hợp với tỷ lệ khấu hao quy định tại Quyết định số 206/2003/QĐ-BTC ngáy 12/12/2003 của Bộ Tài chính về việc ban hành Chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao tái sản cố định. Nguyên tắc vốn hóa các khoản chi phí đi vay và các khoản chi phí khác: Nguyên tắc vốn hóa các khoản đi chi phí đi vay: Các chi phí đi vay liên quan trực tiếp đến việc đầu tư, xây dựng hoặc sản xuất tài sản dở dang được tính vào giá trị của tài sản đó và các chi phí đi vay được vốn hóa khi đầu tư xây dựng hoặc sản xuất tài sản dở dang bắt đầu phát sinh (chi phí lãi vay đầu tư). Tạm ngừng vốn hóa khi tài sản dở dang đi vào sản xuất hoặc bán. Tỷ lệ vốn hóa chi phí đi vay để xác định chi phí đi vay được vốn hóa trong kỳ: xác định theo tỷ lệ lãi suất bình quân gia quyền của các khoản vay chưa trả trong kỳ. 2.2. Hệ thống sổ kế toán Sổ kế toán là phương tiện để ghi chép có hệ thống thông tin kế toán trên cơ sở chứng từ gốc, chứng từ kế toán khác sau khi đã được kiểm tra các thông tin trên chứng từ đó. Quá trình ghi sổ kế toán cung cấp các thông tin cần quản lí về một đối tượng như thu chi tiền mặt, nhập xuất hàng hoá, tăng giảm tài sản cố định, doanh thu bán hàng, chi phí cho hoạt động quản lí và bán hàng mà bản thân chứng từ kế toán không cung cấp được. Cuối kì dựa trên các thông tin này lập báo cáo kế toán cung cấp cho việc ra quyết định nội bộ cũng như chủ thể bên ngoài. Việc hoàn thành bộ sổ kế toán với số lượng, kết cấu cũng như phương pháp ghi chép của bộ sổ kế toán đó là một việc rất quan trọng và cần thiết giúp cho việc hạch toán được hoàn thành. Xuất phát từ đặc điểm kinh doanh của Công ty, hệ thống sổ kế toán tại Công ty bao gồm: 1. Sổ chi tiết hàng hoá 2. Sổ chi tiết chi phí 3. Sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán 4. Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng 5. Sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết tài khoản 511, 632 6. Sổ quỹ tiền mặt 7. Thẻ kho 8. Sổ tài sản cố định 9. Sổ cái các tài khoản, bảng tổng hợp nhập xuất tồn, bảng thống kê chi tiết công nợ Các loại sổ này được thiết kế, ghi chép, vận dụng một cách linh hoạt cho phù hợp với yêu cầu, trình độ kế toán, trình độ quản lí của Công ty. Số lượng sổ và loại sổ kế toán này được liên hệ với nhau một cách chặt chẽ theo trình tự hạch toán tạo thành một hệ thống sổ kế toán. Hình thức kế toán đó là hình thức chứng từ ghi sổ. Chứng từ kế toán Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Sổ chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ quỹ Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ Ghi hàng ngày Ghi cuối kì Đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ - Quy trình ghi sổ của hình thức chứng từ ghi sổ 2.3. Hệ thống chứng từ kế toán Chứng từ kế toán vừa là một bằng chứng chứng minh tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, vừa là phương tiện thông tin về kết quả nghiệp vụ kinh tế đó. Mỗi bản chứng từ chứa đựng đầy đủ các thông tin liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh về nội dung, quy mô, thời gian, địa điểm xảy ra nghiệp vụ kinh tế cũng như người chịu trách nhiệm về nghiệp vụ và người lập bản chứng từ. Là doanh nghiệp thương mại có nhiều đặc điểm, yêu cầu khác nhau song đều nằm trong hệ thống thống nhất của trao đổi hàng hoá. Vì vậy, để đảm bảo yêu cầu quản lí, nhất là trong quan hệ về ngoại thương, quan hệ thanh toán với ngân hàng, ngân sách, các nghiệp vụ về trao đổi hàng hoá Công ty sử dụng hệ thống chứng từ rất đa dạng. Bên cạnh các chứng từ được áp dụng phổ biến trong cả nước theo quy định của Nhà nước, Công ty còn căn cứ vào đó ban hành các chứng từ chuyên dùng cho hoạt động kinh doanh của mình. Hai loại chứng từ đó là hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc và hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn. Mỗi phần hành kế toán cụ thể thì kế toán sẽ sử dụng các chứng từ kế toán cho phù hợp để phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đó. Với hàng tồn kho: Phiếu nhập kho: Mẫu số: 01 - VT Phiếu xuất kho: Mẫu số: 02 - VT Thẻ kho: Mẫu số 06 - VT Biên bản kiểm kê hàng hoá: Mẫu số 08 - VT Với phần hành kế toán lao động tiền lương Bảng chấm công: Mẫu số 01 - LĐTL Bảng thanh toán tiền lương và thưởng: Mẫu số 02 - LĐTL Biên bản điều tra tai nạn lao động: 09 - LĐTL Với phần hành kế toán tiền tệ Phiếu thu: Mẫu số 01 - TT Phiếu chi: Mẫu số 02 - TT Giấy đề nghị tạm ứng: Mẫu số 03 -TT Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng: Mẫu số 04 - TT Bảng kiểm kê quỹ: Mẫu số 07 - TT Bảng kê tiền: Mẫu số 06 – TT Uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu, séc Phần hành kế toán tài sản cố định Biên bản bàn giao TSCĐ: Mẫu số 01 - TSCĐ Thẻ TSCĐ: Mẫu số 02 - TSCĐ Biên bản thanh lí TSCĐ: Mẫu số 03 - TSCĐ Biên bản sửa chữa TSCĐ: Mẫu số 04 - TSCĐ Biên bản đánh giá lại TSCĐ: Mẫu số 05 - TSCĐ Bảng tính và phân bổ khấu hao Phần hành kế toán bán hàng: Hoá đơn giá trị gia tăng: Mẫu số 01 GTKT - 3LL Phiếu xuất kho: Mẫu số 02 - VT Các chứng từ này được luân chuyển theo một trình tự như sau: Các chứng từ bên ngoài được tập hợp từ các phòng ban sau khi được giám đốc Công ty kiểm tra và kí duyệt sẽ được chuyển lên cho các kế toán phần hành kiểm tra và xin chữ kí của Kế toán trưởng rồi từ đó lập các chứng từ đặc trưng cho từng phần hành kế toán của mình. Và từ đó làm căn cứ để ghi vào chứng từ ghi sổ và các sổ sách tổng hợp liên quan. Có thể khái quát quy trình luân chuyển chung của Công ty theo sơ đồ sau đây: Nhân viên các phòng ban Tập hợp chứng từ Phân loại chứng từ Kế toán phần hành Lập chứng từ ghi sổ đặc trưng cho mỗi phần hành Giám đốc công ty Kiểm tra, kí duyệt Kế toán trưởng Kiểm tra, kí duyệt Kế toán phần hành Chứng từ ghi sổ Sổ chi tiết phần hành đó Kế toán tổng hợp Ghi sổ kế toán tổng hợp Báo cáo kế toán Bảo quản lưu trữ Sơ đồ – Quy trình luân chuyển chứng từ chung 2.4. Hệ thống tài khoản kế toán Tài khoản kế toán dùng để theo dõi và phản ánh tình hình và sự biến động của từng loại tài sản, từng loại nguồn vốn, từng khoản nợ phải thu, phải trả. Để cung cấp đầy đủ thông tin quản lí, Công ty dùng nhiều tài khoản khác nhau để phản ánh các chỉ tiêu cần thiết. Căn cứ vào điều kiện kinh doanh, quy mô, vào loại hình hoạt động và sở hữu của mình, trên cơ sở hệ thống tài khoản kế toán thống nhất ban hành theo quyết định 1141 - TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp, Công ty lựa chọn các tài khoản thích hợp để vận dụng vào công tác kế toán. Một số tài khoản chi tiết được mở theo yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp như tài khoản công nợ được mở chi tiết theo từng đối tượng công nợ. Những tài khoản được lựa chọn để vận dụng này tạo thành hệ thống tài khoản kế toán của doanh nghiệp. Hệ thống tài khoản đó bao gồm: HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN SH TÊN TK GHI CHÚ LOẠI TK 1: TÀI SẢN LƯU ĐỘNG 111 Tiền mặt 112 Tiền gửi ngân hàng 131 Phải thu của khách hàng Chi tiết theo từng khách hàng 133 Thuế GTGT được khấu trừ 138 Phải thu khác 141 Tạm ứng 142 Chi phí trả trước 144 Cầm cố, kí cược, kí quỹ ngắn hạn 156 Hàng hoá LOẠI TK 2: TÀI SẢN CỐ ĐỊNH 211 Tài sản cố định hữu hình 214 Hao mòn tài sản cố định hữu hình LOẠI TK 3: NỢ PHẢI TRẢ 311 Vay ngắn hạn 315 Nợ đến hạn trả 331 Phải trả người bán Chi tiết theo từng người bán 333 Thuế và các khoản phải nộp 3331 Thuế GTGT đầu ra 3334 Thuế thu nhập doanh nghiệp 334 Phải trả công nhân viên 335 Chi phí phải trả 338 Phải trả, phải nộp khác 3382 Kinh phí công đoàn 3383 Bảo hiểm xã hội 3384 Bảo hiểm y Từ LOẠI TK 4: NGUỒN VỐN CHỦ SỞ HỮU 411 Nguồn vốn kinh doanh 421 Lợi nhuận chưa phân phối 431 Quỹ khen thưởng, phúc lợi LOẠI TK 5: DOANH THU 511 Doanh thu bán hàng hoá và dịch vụ 515 Doanh thu hoạt động tài chính LOẠI TK 6: CHI PHÍ SẢN XUẤT KINH DOANH 632 Giá vốn hàng bán 635 Chi phí hoạt động tài chính 642 Chi phí quản lí kinh doanh LOẠI TK 7: THU NHẬP KHÁC 711 Thu nhập khác LOẠI TK 8: CHI PHÍ KHÁC 811 Chi phí khác LOẠI TK 9: XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH 911 Xác định kết quả kinh doanh 2.5. Hệ thống báo cáo kế toán Báo cáo tài chính là những báo cáo tổng hợp nhất về tình hình tài sản, nguồn vốn, tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Là phương tiện trình bày khả năng sinh lời và thực trạng tài chính của doanh nghiệp cho những người quan tâm. Căn cứ vào báo cáo tài chính có thể tính ra được các chỉ tiêu kinh tế nhằm đánh giá hiệu quả sử dụng vốn, hiệu quả của quá trình hoạt động kinh doanh. Vì vậy, báo cáo tài chính có ý nghĩa hết sức quan trọng không chỉ đối với ban lãnh đạo Công ty mà còn hết sức quan trọng đối với cơ quan chủ quản và các nhà đầu tư, ngân hàng, khách hàng và các đối thủ cạnh tranh. Để đáp ứng các yêu cầu đó, hệ thống báo cáo tài chính của Công ty được lập theo quyết định số 167/2000/QĐ -BTC ngày 25/10/2000 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Việc lập các báo cáo này thuộc trách nhiệm của kế toán tổng hợp, kế toán trưởng có trách nhiệm kiểm tra và báo cáo lên cấp trên. Cuối mỗi kì kế toán, dựa trên việc tổng hợp các số liệu, chứng từ, sổ chi tiết từ kế toán các phần hành, kế toán tổng hợp lập các báo cáo này. Sau khi được sự phê duyệt của kế toán trưởng và giám đốc, các báo cáo này gửi lên cơ quan Thuế là Cục thuế Hà Nội, không gửi lên Sở Kế Hoạch và Đầu Tư Hà Nội. Hệ thống báo cáo tài chính đó cụ thể là: 1. Bảng cân đối kế toán: mẫu số B01 - DN 2. Báo cáo kết quả kinh doanh: mẫu số B02 - DN 3. Thuyết minh báo cáo tài chính: mẫu số B09 - DN Ngoài các báo cáo này, kế toán phần hành còn lập một số báo cáo như: bảng tài sản cố định; bảng quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp, tờ khai chi tiết doanh thu, chi phí, thu nhập; báo cáo tình hình thực hiện nghĩa vụ với nhà nước; bảng cân đối tài khoản; bảng tổng hợp các khoản phải thu, phải trả, nhằm cung cấp các thông tin liên quan, giúp cho ban lãnh đạo Công ty có những quyết định kịp thời, phù hợp tạo điều kiện nắm bắt được các cơ hội trong kinh doanh. III. Đặc điểm tổ chức kế toán một số phần hành tại Công ty TNHH thương mại Thành Nguyên 3.1. Kế toán vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán 3.1.1. Trình tự hạch toán vốn bằng tiền a) C¸c tµi kho¶n sö dông TK 111: TiÒn mÆt TK 112; TiÒn göi ng©n hµng b) §Æc ®iÓm chung vÒ kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn t¹i c«ng ty C«ng ty sö dông ®ång tiÒn h¹ch to¸n lµ ®«ng tiÒn ViÖt Nam.C¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh b»ng ngo¹i tÖ ®­îc quy ®æi ra ®ồng ViÖt Nam theo tû gi¸ theo giao dÞch thùc tÕ t¹i thêi ®iÓm ph¸t sinh. Chªnh lÖch tû gi¸ ®­îc h¹ch to¸n vµo TK 635, TK 515 vµ cuèi n¨m chªnh lÖch ®­îc h¹ch to¸n vµo TK 413. c) Ph©n lo¹i chøng tõ Chøng tõ cña phÇn hµnh kÐ to¸n vèn b»ng tiÒn bao gåm: Chøng tõ quü: phiếu thu, phiếu chi Chøng tõ ng©n hµng: giÊy b¸o nî, giÊy b¸o cã, phiÕu chuyÓn kho¶n, giÊy uû nhiÖm chi. C¸c chøng tõ cã liªn quan: ho¸ ®¬n GTGT, c¸c hîp ®ång d) H¹ch to¸n vèn b»ng tiÒn trªn sæ kÕ to¸n Sæ chi tiÕt: sæ quü tiÒn mÆt, sæ tiÒn göi ng©n hµng Sæ tæng hîp: chøng tõ ghi sæ, sæ ®¨ng kÝ chøng tõ ghi sæ, sæ c¸i tµi kho¶n 111, 112 Quy tr×nh h¹ch to¸n ®­îc thÓ hiÖn qua s¬ ®å sau: PhiÕu thu, phiÕu chi, giÊy b¸o nî bab¸««nnnnnno«nonn¬j bab¸o«cconî, cã Sæ quü tiÒn mÆt, TGNH Sæ quü Chøng tõ ghi sæ Sæ c¸i tµi kho¶n 111,112 B¸o c¸o quü, b¸o c¸o TGNH B¶ng tæng hîp phiÕu thu, chi… B¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh B¸o c¸o tµi chÝnh Sæ ®¨ng kÝ chøng tõ ghi sæ e) Mét sè nghiÖp vô kinh tÕ chñ yÕu Dùa vµo phiÕu thu vµ mét sè chøng tõ cã liªn quan kÕ to¸n ghi: Nî TK 111: Thu tiÒn mÆt nhËp quü Cã TK 511, 512: doanh thu b¸n hµng Cã TK 3331: ThuÕ GTGT ph¶i nép Cã TK 711, 515: Thu nhËp tõ ho¹t ®éng tµi chÝnh.. Cã TK 141, 131, 136 : Thu håi c¸c kho¶n nî Cã TK 112: Rót tiÒn ng©n hµng vÒ quü Dùa vµo phiÕu chi kÕ to¸n ghi: Nî TK 112: göi tiÒn mÆt vµo ng©n hµng Nî TK 211, 152, 153: Mua TSC§, c«ng cô dông cô Nî TK 311, 334, 338, 315: Thanh to¸n c¸c kho¶n ph¶i tr¶ Cã TK 111: Chi tiÒn mÆt t¹i quü C¨n cø vµo giÊy b¸o Nî cña ng©n hµng kÕ to¸n ghi: Nî TK 111: Rót tiÒn ng©n hµng vÒ quü Nî TK 211, 213…: Mua TSC§ b»ng TGNH Nî TK 311, 315… Thanh to¸n c¸c kho¶n nî Nî TK 141 : T¹m øng cho nh©n viªn ®i c«ng t¸c Cã TK 112: Chi tiÒn göi ng©n hµng C¨n cø vµo giÊy b¸o cã cña ng©n hµng kÕ to¸n ghi: Nî TK 112: Cã TK 111: göi tiÒn vµo ng©n hµng Cã TK 511: doanh thu, gi¸ trÞ x©y l¾p, b¶o d­ìng Cã TK 131, 141, 136: Thu håi c¸c kho¶n nî 3.1.2. C¸c nghiÖp vô thanh to¸n víi kh¸ch hµng vµ nhµ cung cÊp a) Tµi kho¶n sö dông TK 131: Ph¶i thu kh¸ch hµng TK 331: Ph¶i tr¶ ng­êi b¸n b) Chøng tõ sö dông - Ho¸ ®¬n GTGT - PhiÕu chi tiÒn mÆt, phiÕu chuyÓn kho¶n ng©n hµng, giÊy b¸o cã, giÊy b¸o nî - Hîp ®ång kinh tÕ, biªn b¶n thanh lý hîp ®ång kinh tÕ c) H¹ch to¸n trªn sæ kÕ to¸n - Sæ chi tiÕt ®­îc lËp riªng cho tõng kh¸ch hµng vµ nhµ cung cÊp. Sæ chi tiÕt ®­îc lËp cho tõng nhµ cung cÊp, tõng kh¸ch hµng ®Ó ph¶n ¸nh t×nh h×nh thanh to¸n trong tr­êng hîp C«ng ty chÊp nhËn ph­¬ng thøc thanh to¸n chËm. C¸c ®iÒu kiÖn thanh to¸n chËm ®­îc ph¶n ¸nh ®Çy ®ñ trong Ho¸ ®¬n GTGT, Hîp ®ång x©y dùng. Hµng ngµy c¨n cø vµo c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh, kÕ to¸n thanh to¸n thùc hiÖn ph¶n ¸nh vµo c¸c B¶ng kª tæng hîp t×nh h×nh thanh to¸n. Trong B¶ng kª nµy kÕ to¸n thanh to¸n sÏ ph¶n ¸nh néi dung c¸c nghiÖp thanh to¸n, sè tiÒn vµ nh÷ng ®Þnh kho¶n cÇn thiÕt. Sau ®ã KÕ to¸n sÏ ký vµo B¶ng kª tæng hîp vµ c¨n cø vµo ®©y ®Ó ph¶n ¸nh vµo sæ chi tiÕt. Sæ chi tiÕt ®­îc C«ng ty më cho tõng kh¸ch hµng hoÆc nhµ cung cÊp. Do ®Æc thï cña m×nh C«ng ty chØ më sæ chi tiÕt theo tõng qóy. Dùa vµo B¶ng kª tæng hîp, kÕ to¸n thanh to¸n sÏ ph¶n ¸nh sè d­ ®Çu kú, sè ®· thanh to¸n trong kú vµ sè d­ cuèi kú cña tõng nhµ cung cÊp hoÆc tõng kh¸ch hµng.Trong tr­êng hîp thanh to¸n b»ng ®ång ngo¹i tÖ C«ng ty quy ®æi ra ®ång ViÖt Nam theo gi¸ thùc tÕ. Cuèi th¸ng kÕ to¸n thanh to¸n vµ kÕ to¸n tr­ëng sÏ ký sæ chi tiÕt. Ngoµi ra kÕ to¸n thanh to¸n sÏ lËp B¶ng tæng hîp chi tiÕt thanh to¸n víi Nhµ cung cÊp hoÆc Kh¸ch hµng. B¶ng tæng hîp chi tiÕt ®­îc sö dông ®Ó so s¸nh, ®èi chiÕu víi sæ C¸i . - Sæ tæng hîp bao gåm: Chøng tõ ghi sæ, sæ ®¨ng kÝ chøng tõ ghi sæ, sæ c¸i TK 131, 331. H¹ch to¸n trªn sæ kÕ to¸n ®ù¬c thÓ hiÖn qua s¬ ®å sau: Ho¸ ®¬n, hîp ®ång l¾p r¸p Sæ chi tiÕt thanh to¸n Sæ quü Chøng tõ ghi sổ Sæ c¸i tµi kho¶n 131, 331 B¶ng tæng hîp chi tiÕt B¶ng tæng hîp ho¸ ®¬n, hîp ®ång B¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh B¸o c¸o tµi chÝnh Sæ ®¨ng kÝ chøng tõ ghi sæ d) Mét sè nghiÖp vô kinh tÕ chñ yÕu H¹ch to¸n nghiÖp vô thanh to¸n víi ng­êi b¸n TK 331 ph¶i më chi tiÕt cho tõng ng­êi b¸n Mua vËt t­ c¨n cø vµo chøng tõ nh­ ho¸ ®¬n, biªn b¶n giao nhËn kÕ to¸n ghi: Nî TK 152, 153: Mua nguyªn vËt liÖu, c«ng cô dông cô Nî TK 211, 213: Mua TCS§ ®­a vµo sö dông Nî TK 133: ThuÕ GTGT theo ph­¬ng ph¸p khÊu trõ Nî TK 627,641,642: Mua dïng ngay cho s¶n xuÊt kinh doanh Cã TK 331: ph¶i tr¶ nhµ cung cÊp Khi tr¶ nî cho ng­êi b¸n kÕ to¸n ghi: Nî TK 331: Sè nî ®· tr¶ Cã TK 111: Tr¶ b»ng tiÒn mÆt Cã TK 112: Tr¶ b»ng tiÒn göi ng©n hµng Cã TK 311, 341: Tr¶ b»ng tiÒn vay Khi ®ùoc nhµ cung cÊp chiÕt khÊu thanh to¸n, chiÕt khÊu th­¬ng m¹i, gi¶m gi¸ chÊp nhËn gi¶m nî, kÕ to¸n ghi: Nî TK 331 Cã TK 133: gi¶m thuÕ GTGT ®­îc khÊu trõ Cã 152, 153: Cã TK 515;Sè tiÒn chiÕt khÊu thanh to¸n ®­îc h­ëng øng tr­íc tiÒn cho nhµ cung cÊp ®Ó mua hµng: Nî TK 331 Cã TK 111: øng tr­íc b»ng tiÒn mÆt Cã TK 112: øng tr­íc b»ng tiÒn göi ng©n hµng Tr­êng hîp nî ph¶i tr¶ ng­êi b¸n kh«ng cã ai ®ßi, kÕ to¸n ghi: Nî TK 331: Xo¸ nî kh«ng cã ai ®ßi Cã TK 711: Thu nhËp kh¸c H¹ch to¸n c¸c nghiÖp vô thanh to¸n víi ng­êi mua: Khi b¸n chÞu cho kh¸ch hµ._.