Thực trạng và giải pháp trong công tác quản lý các khoản phải thu tại Công ty Thông tin di động (VMS) Mobifone

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU Hầu hết mỗi doanh nghiệp khi tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh đều phát sinh các khoản phải thu. Đây là một loại tài sản của doanh nghiệp, là tài sản mà doanh nghiệp bị chiếm dụng. Mỗi doanh nghiệp khác nhau lại có giá trị các khoản phải thu khác nhau, từ mức không đáng kể tới mức không thể kiểm soát được, nố ảnh hưởng không nhỏ tới kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Đặc biệt hiện nay, khoản phải thu là yếu tố quan trọng để tạo nên uy tín của doanh nghiệp đối với các đối tác của mình và trở thành sức mạnh cạnh tranh cho các doanh nghiệp. Chính vì vậy, quản lý các khoản phải thu luôn là mối quan tâm lớn của các doanh nghiệp đặc biệt là các nhà hoạch định tài chính. Công ty Thông tin di động (VMS) Mobifone là doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Tập đoàn Bưu chính - Viễn thông Việt Nam. Đây là doanh nghiệp đầu tiên ở Việt Nam triển khai và cung cấp các dịch vụ thông tin di động. Do đặc thù hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty là trong lĩnh vực viễn thông, nên các khoản phải thu luôn chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng tài sản ngắn hạn của Công ty. Vì vậy, công tác quản lý các khoản phải thu luôn được quan tâm chú trọng. Qua một thời gian thực tập tại phòng Kế toán - Thống kê – Tài chính của công ty Mobifone, với sự giúp đỡ nhiệt tình của các nhân viên tại phòng, em đã có được một số kiến thức khá sâu sắc về vấn đề quản lý các khoản phải thu của Công ty. Đay chính là cơ sở để em lựa chọn chuyên đề thực tập tốt nghiệp “Hoàn thiện công tác quản lý các khoản phải thu tại Công ty Thông tin di động (VMS) Mobifone”. Chuyên đề thực tập của em gồm ba phần: Chương một: Công tác quản lý khoản phải thu của doanh nghiệp Chương hai: Thực trạng công tác quản lý các khoản phải thu tại công ty Thông tin di động (VMS) Mobifone Chương ba: Giải pháp hoàn thiện công tác quản lý các khoản phải thu Do thời gian và trình độ có hạn nên chuyên đề thực tập không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến, giúp đỡ của các thầy cô giáo và các anh chị trong công ty VMS cũng như bạn đọc để luận văn thêm phong phú và có ý nghĩa thiết thực hơn. Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn, chỉ bảo tận tình của cô TS. Trần Thị Thanh Tú cùng các anh chị phòng Kế toán - Thống kê – Tài chính của công ty VMS đã tạo điều kiện và giúp đỡ em hoàn thành đề tài này. CHƯƠNG MỘT: CÔNG TÁC QUẢN LÝ KHOẢN PHẢI THU CỦA DOANH NGHIỆP 1.1. QUẢN LÝ TÀI CHÍNH CỦA DOANH NGHIỆP 1.1.1 Công tác quản lý tài chính Quản lý tài chính là việc sử dụng các thông tin phản ánh chính xác tình trạng tài chính của một doanh nghiệp để phân tích điểm mạnh, điểm yếu của nó và lập các kế hoạch kinh doanh, kế hoạch sử dụng nguồn tài chính, tài sản cố định và nhu cầu nhân công trong tương lai nhằm tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Việc quản lý tài chính bao gồm việc lập các kế hoạch tài chính ngắn hạn và dài hạn, đồng thời quản lý có hiệu quả vốn hoạt động thực của công ty. Đây là công việc rất quan trọng đối với tất cả các doanh nghiệp bởi vì nó ảnh hưởng tới cách thức và phương thức mà nha quản lý thu hút vốn đầu tư để thành lập, duy trì và mở rộng công việc kinh doanh. Lập báo cáo tài chính sẽ cho phép quyết định lượng nguyên vật liệu mà doanh nghiệp có thể mua, sản phẩm có thể tung ra thị trường và khả năng công ty có thể tiếp thị, quảng cáo để bán sản phẩm ra thị trường. Khi có kế hoạch tài chính, doanh nghiệp cũng có thể xác định chính xác được nguồn nhân lực mà doanh nghiệp cần. “Việc quản lý tài chính không có hiệu quả là nguyên nhân lớn nhất dẫn đến sự thất bại của các doanh nghiệp, bất kể là doanh nghiệp vừa và nhỏ hay các tập đoàn, công ty lớn”. 1.1.2 Kế hoạch tài chính dài hạn của doanh nghiệp Kế hoạch tài chính của doanh nghiệp thường là các kế hoạch mang tính chiến lược và liên quan đến việc lập các mục tiêu tăng trưởng doanh thu và lợi nhuận trong vòng từ ba đến năm năm. Các doanh nghiệp thường sử dụng báo cáo thu nhập chiếu lệ cho khoảng thời gian từ ba đến năm năm. Vấn đề khó khăn đặt ra là làm sao có thể dự đoán hết được những biến động sẽ xảy ra với doanh nghiệp trong vòng mấy năm sắp tới. Các nhà quản lý sẽ dễ dàng làm được điều này theo quy trình sau: Xác lập tốc độ tăng trưởng mong muốn mà công ty có thể đạt được. Tính toán mức vốn cần thiết để trang trải các khoản tồn kho, trang thiết bị, nhà xưởng, bù đắp các khoản phải thu, phải trả và nhu cầu nhân sự cần thiết để đạt được tốc độ tăng doanh thu. Nhà quản trị phải dự tính được chính xác và kịp thời nhu cầu vốn để có kế hoạch thu hút vốn bên ngoài trong trường hợp ngân quỹ từ lợi nhuận không chia không đủ đáp ứng. Có 2 nguồn vốn trang trải cho nhu cầu vốn để tăng trưởng là: lợi nhuận và vay nợ. “Nếu công ty không có đủ vốn để tài trợ cho chương trình mở rộng công việc kinh doanh thông qua tăng tồn kho, đổi mới trang thiết bị và tài sản cố định và tăng chi phí điều hành công ty thì sự phát triển của công ty sẽ bị chậm lại hoặc dừng lại hẳn do công ty không thanh toán được các khoản nợ đến hạn.” Để tránh tình trạng này, nhà quản trị phải tích cực lập kế hoạch tài chính để kiểm soát được tốc độ tăng trưởng. Muốn thế bạn phải xác định được chính xác các nhu cầu của doanh nghiệp trong tương lai bằng cách sử dụng báo cáo thu nhập chiếu lệ trong vòng từ 3 đến 5 năm. Trong trường hợp lợi nhuận làm ra không đủ để đáp ứng nhu cầu tăng trưởng dự báo của công ty, người quản trị phải bố trí vay nợ bên ngoài hoặc giảm tốc độ tăng trưởng để mức lợi nhuận làm ra có thể theo kịp nhu cầu tăng trưởng và mở rộng. Do việc thu hút vốn đầu tư và vay nợ mất rất nhiều thời gian nên đòi hỏi nhà quản trị phải dự báo chính xác và kịp thời để tránh tình trạng gián đoạn công việc kinh doanh. 1.1.3 Kế hoạch tài chính ngắn hạn của doanh nghiệp 1.1.3.1 Khái niệm Kế hoạch tài chính ngắn hạn là việc lập kế hoạch về lợi nhuận và ngân quỹ công ty. Các công cụ sử dụng trong việc lập báo cáo tài chính ngắn hạn thường dùng là: báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, bảng cân đối kế toán, phân tích tình hình ngân quỹ và chiến lược giá cả. Kế hoạch tài chính ngắn hạn nên được lập theo từng tháng để có được cái nhìn sát hơn và đưa ra được các biện pháp nâng cao tình hình tài chính. 1.1.3.2 Các bước xác lập kế hoạch tài chính ngắn hạn • Thiết lập mục tiêu tăng trưởng, mục tiêu về lợi nhuận trên vốn đầu tư và hướng mở rộng phát triển doanh nghiệp. Những mục tiêu này phải được thể hiện bằng các con số cụ thể. Hãy sử dụng kế hoạch tài chính dài hạn để đưa ra các dự báo về lợi nhuận, doanh số và so sánh với kết quả thực sự đạt được. • Trong quá trình lập kế hoạch, nhà quản trị nên tập trung vào các điểm mạnh, điểm yếu của doanh nghiệp và các yếu tố thuộc môi trường vĩ mô và vi mô có thể ảnh hưởng đến việc đạt được các mục tiêu đã đề ra. Đồng thời phải phát triển các chiến lược dựa trên kết quả phân tích các yếu tố có liên quan (chiến lược giá, tiềm năng về thị trường, cạnh tranh, so sánh chi phí sử dụng vốn đi vay và vốn tự có…) để có thể đưa ra hướng đi đúng đắn nhất cho sự phát triển của công ty. • Chú ý tới nhu cầu về tài chính, nhân lực và nhu cầu về vật chất hạ tầng cần thiết để hoàn thành kế hoạch tài chính bằng cách đưa ra những dự báo về doanh số, chi phí và lợi nhuận không chia cho khoảng thời gian từ 3 đến 5 năm. • Trau dồi phương pháp điều hành hoạt động doanh nghiệp, nắm bắt các cơ hội về thị trường và phát triển sản phẩm mới để có thể tìm ra biện pháp tốt nhất nâng cao năng suất và hiệu quả hoạt động của công ty. • Cập nhật kế hoạch tài chính thông qua các báo cáo tài chính mới nhất của công ty. Thường xuyên so sánh kết quả tài chính công ty thu được với các số liệu hoạt động của các công ty trong cùng ngành để biết được vị trí của công ty trong ngành. Tìm ra và khắc phục điểm yếu của công ty. Không ngại thay đổi kế hoạch tài chính nếu mục tiêu bạn đề ra quá thụ động hoặc vượt quá khả năng của công ty. 1.1.3.3 Phân tích vốn lưu động ròng và nhu cầu vốn lưu động ròng Vốn lưu động ròng là chênh lệch giữa tài sản ngắn hạn hiện có của công ty và các khoản nợ phải trả ngắn hạn. Các nhà quản trị phải luôn chú ý đến những thay đổi trong vốn lưu động ròng, nguyên nhân dẫn đến sự thay đổi và ảnh hưởng của sự thay đổi đó đối với tình hình hoạt động của công ty. Nhu cầu vốn lưu động ròng của công ty là chênh lệch giữa các khoản phải thu và hàng tồn kho với các khoản phải trả, phải nộp và chi phí phải trả. Khi xem xét tới vốn lưu động ròng và nhu cầu vốn lưu động ròng, ta phải chú ý tới các khoản mục sau: • Tiền mặt và các khoản tương đương tiền mặt (các loại chứng khoán và tiền gửi ngắn hạn). Khi lập các kế hoạch tài chính bạn phải trả lời được những câu hỏi liên quan đến tiền mặt như : lượng tiền mặt của công ty có đáp ứng nhu cầu chi phí không? Mối quan hệ giữa lượng tiền thu được và chi phí như thể nào? Khi nào thì công ty cần đến các khoản vay ngân hàng? • Các khoản phải thu: chủ yếu bao gồm các khoản tín dụng mua hàng cho khách hàng. Nhà quản trị phải quan tâm đến những khách hàng nào thường hay trả chậm và biện pháp cần thiết để đối phó với họ. • Tồn kho: khoản tồn kho thường chiếm tới 50% tài sản hiện có của công ty do đó nhà quản trị phải kiểm soát tồn kho thật cẩn thận thông qua việc xem xét xem lượng tồn kho có hợp lý với doanh thu, liệu doanh số bán hàng có sụt giảm nếu không có đủ lượng tồn kho hợp lý cũng như các biện pháp cần thiết để nâng hoặc giảm lượng hàng tồn kho. • Các khoản phải trả và các tín phiếu đến hạn chủ yếu là các khoản tín dụng mà các nhà cung cấp cho công ty hưởng. • Các khoản vay phải trả bao gồm các khoản vay từ ngân hàng và các nhà cho vay khác. Nhà quản trị phải quan tâm đến các vấn đề như: lượng vốn đi vay có phù hợp với tình hình phát triển của công ty, khi nào thì lãi suất cho vay đến hạn trả? • Chi phí và thuế đến hạn trả bao gồm: các khoản trả lương, lãi phải trả đối với các tín phiếu, phí bảo hiểm… 1.2. TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ KHOẢN PHẢI THU 1.2.1 Khái niệm các khoản phải thu Là một loại tài sản của công ty tính dựa trên tất cả các khoản nợ, các giao dịch chưa thanh toán hoặc bất cứ nghĩa vụ tiền tệ nào mà các con nợ hay khách hàng chưa thanh toán cho công ty. Phải thu được kế toán của công ty ghi lại và phản ánh trên bảng cân đối kế toán, bao gồm tất cả các khoản nợ công ty chưa đòi được, tính cả các khoản nợ chưa đến hạn thanh toán. Các khoản phải thu được ghi nhận như là tài sản của công ty vì chúng phản ánh các khoản tiền sẽ được thanh toán trong tương lai. Các khoản phải thu dài hạn (chỉ đáo hạn sau một khoản thời gian tương đối dài) sẽ được ghi nhận là tài sản dài hạn trên bảng cân đối kế toán. Hầu hết các khoản phải thu ngắn hạn được coi như là một phần của tài sản vãng lai của công ty. Trong kế toán, nếu các khoản nợ này được trả trong thời hạn dưới 1 năm (hoặc trong một chu kỳ hoạt động kinh doanh) thì được xếp vào loại tài sản vãng lai. Nếu hơn 1 năm hoặc hơn 1 chu kỳ kinh doanh thì không phải là tài sản vãng lai. Phải thu còn được phân chia cụ thể hơn trong bảng cân đối kế toán thành phải thu thương mại (trade)  và phi thương mại (nontrade). Phải thu thương mại xuất phát từ việc cung cấp hàng hoá-dịch vụ của công ty cho khách hàng trong kỳ kinh doanh bình thường. Phải thu thương mại có thể là tài khoản phải thu (accounts receivables) hoặc phải thu tiền mặt (notes receivables). Phải thu phi thương mại xuất phát từ các loại giao dịch khác các loại kể trên và cũng có thể là phiếu nhận nợ của bên mua. Ví dụ như các khoản tạm ứng cho nhân viên; các khoản hoàn lại như hoàn thuế, tiền bồi thường bảo hiểm, tiền đặt cọc; và các khoản phải thu tài chính như tiền lãi, cổ tức, v.v. 1.2.2 Nội dung công tác quản lý các khoản phải thu 1.2.2.1 Chính sách tín dụng thương mại Chính sách tín dụng thương mại ảnh hưởng mạnh nhất tới khoản phải thu và sự kiểm soát của giám đốc tài chính. Tín dụng thương mại có thể làm cho doanh nghiệp đứng vững trên thị trường và trở nên giàu có nhưng cũng có thể đem lại những rủi ro cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Giám đốc tài chính có thể thay đổi tiêu chuẩn tín dụng để kiểm soát khoản phải thu sao cho phù hợp với sự đánh đổi giữa lợi nhuận và rủi ro. Hạ thấp tiêu chuẩn tín dụng có thể kích thích được nhu cầu dẫn tới gia tăng doanh thu và lợi nhuận, nhưng sẽ làm phát sinh khoản phải thu, và do bao giờ cũng có chi phí đi kèm theo khoản phải thu nên giám đốc tài chính cần xem xét cẩn thận sự đánh đổi này.Ngoài ra, ta còn thấy trong thời kỳ áp dụng chính sách tín dụng bán hàng dài hạn thì số nợ phải thu cũng cao hơn thời kỳ áp dụng chính sách bán hàng ngắn hạn. Do chính sách tín dụng bán hàng có quan hệ chặt chẽ với lượng hàng hóa tiêu thụ và được coi như một biện pháp để kích thích tiêu thụ nên khi xem xét số nợ phải thu phát sinh, nhà phân tích cần liên hệ với lượng hàng hóa tiêu thụ để đánh giá. Liên quan đến chính sách tín dụng thương mại, chúng ta sẽ lần lượt xem xét các vấn đề như tiêu chuẩn tín dụng khách hàng, điều khoản tín dụng và chính sách và quy trình thu nợ. • Phân tích khả năng tín dụng của khách hàng Để thực hiện được việc cấp tín dụng cho khách hàng thì vấn đề quan trọng là phải phân tích khả năng tín dụng của khách hàng. Mỗi doanh nghiệp đều thiết lập tiêu chuẩn bán chịu của mình chính thức hoặc không chính thức. Công việc này phải bắt đầu bằng viêc doanh nghịêp xây dựng một tiêu chuẩn tín dụng hợp lý, sau đó xác minh phẩm chất tín dụng của khách hàng tiềm năng. Nếu khả năng tín dụng của khách hàng phù hợp với những tiêu chuẩn của tối thiểu mà doanh nghiệp đưa ra thì tín dụng thương mại có thể được cấp. Việc thiết lập tiêu chuẩn tín dụng của khách hàng cần phải đạt tới sự cân bằng phù hợp. Nếu tiêu chuẩn tín dụng quá cao thì sẽ loại bỏ mất nhiều khách hàng tiềm năng, do đó làm giảm lợi nhuận. Nhưng nếu một chính sách tín dụng quá thấp có thể làm tăng doanh thu nhưng sẽ tạo ra nhiều khoản tín dụng có rủi ro cao và chi phí thu tiền cũng cao. Các tài liệu được sử dụng để phân tích khách hàng có thể là kiểm tra bảng cân đối kế toán, bảng ngân quỹ, phỏng vấn trực tiếp, xuống tận nơi để kiểm tra tìm hiểu qua các khách hàng khác. Khi thực hiện việc phân tích khả năng tín dụng của khách hàng, người ta có thể sử dụng các phương pháp chủ yếu sau: - Phẩm cách và tư cách tín dụng. Tiêu chuẩn này nói lên tinh thần trách nhiệm của khách hàng trong việc trả nợ. Điều này cũng chỉ phán đoán dựa trên cơ sở việc thanh toán các khoản nợ trước đây đối với doanh nghiệp hoặc đối với các doanh nghiệp khác - Năng lực trả nợ. Tiêu chuẩn này được dựa vào hai chỉ tiêu về khả năng thanh toán nhanh và bảng dự trữ ngân quỹ của doanh nghiệp... - Vốn của khách hàng. Đây là chỉ đánh giá về tiềm năng tài chính dài hạn. - Thế chấp. là xem xét khách hàng dưới giác độ các tài sản riêng mà họ có thể sử dụng để đảm bảo cho các khoản nợ. - Điều kiện kinh tế, tức là đề cập đến khả năng phát triển của khách hàng, xu thế phát triển về ngành nghề kinh doanh của họ... • Điều khoản của chính sách tín dụng thương mại Điều khoản tín dụng là điều khoản xác định độ dài thời gian hay thời hạn tín dụng và tỷ lệ chiết khấu áp dụng nếu khách hàng trả sớm hơn thời gian tín dụng cho phép. Ví dụ, điều khoản tín dụng là “2/10 net 30” có nghĩa là khách hàng được hưởng chiết khấu 2% nếu thanh toán trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày hoá đơn được phát hành và nếu khách hàng không lấy chiết khấu thì khách hàng được trả chậm 30 ngày kể từ ngày phát hành hoá đơn. Nội dung của chình sách tín dụng thương mại không chỉ liên quan tới tiêu chuẩn tín dụng nói trên mà cong liên quan đến điều khoản tín dụng. Thay đổi điều khoản tín dụng lại thay đổi tới thời hạn tín dụng và tỷ lệ chiết khấu. Trong điều khoản về chiết khấu, có hai vấn đề liên quan là thời hạn tín dụng và tỷ lệ chiết khấu. Thời hạn tín dụng là thời gian mà nếu người mua thanh toán trước hoặc trong thời gian đó người mua sẽ nhận được tỷ lệ chiết khấu. Tỷ lệ chiết khấu là tỷ lệ phần trăm của doanh thu hoặc giá bán được khấu trừ nếu người mua trả tiền đối với các khoản phải thu. Nhưng tỷ lệ chiết khấu sẽ làm giảm doanh thu ròng, do đó, làm giảm lợi nhuận. Lỉệu giảm chi phí đầu tư khoản phải thu có bù đắp thiệt hại do giảm lợi nhuận hay không là một vấn đề mà nhà quản lý cần quan tâm. Cần phải chú ý rằng, mỗi thời kỳ khác nhau đều có những thay đổi nhất định, do đó, cần xem xét nội dung của chính sách tín dụng thương mại thường xuyên xem có phù hợp không. • Chính sách thu nợ Khi doanh nghiệp cho khách hàng vay, để tranh tình trạng không thu hồi vốn kịp thời hoặc bị chíêm dụng vốn,doanh nghiệp cần xây dựng chính sách chiết khấu thanh toán hợp lý, linh hoạt. Trong trường hợp do khả năng quản lý khách hàng kém, khoản nợ phải thu sẽ tăng do phát sinh các khoản nợ “xấu” trong kỳ (nợ khó đòi, nợ quá hạn), để giảm bớt rủi ro có thể xảy ra, doanh nghiệp cần có các bịên pháp thích hợp như : bán các khoản phải thu nợ cho công ty mua bán nợ, ngừng cung cấp hàng hoá cho các khách hàng này hay nhờ sự can thiệp của pháp luật để thu hồi nợ. Đồng thời, để tránh tình trạng khê đọng nợ tăng thêm, doanh nghiệp cần tìm hiều kỹ càng về khách hàng trước khi đặt quan hệ làm ăn. • Phân tích khoản tín dụng được đề nghị Việc phân tích đánh giá khoản tín dụng được đề nghị nhằm mục đích để quyết định có nên cấp hay không được dựa vào tính NPV của luồng tiền. Việc phân tích NPV sẽ giúp cho doanh nghiệp biết có nên cấp tín dụng cho khách hàng hay không và các điều khoản tín dụng sẽ như thế nào. 1.2.2.2 chính sách bán hàng Số nợ phải thu của doanh nghiệp tăng hoặc giảm trong kỳ còn phụ thuộc vào phương thức tiêu thụ áp dụng tại doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp áp dụng phương thức bán lẻ là chủ yếu thì số nợ phải thu của doanh nghiệp sẽ thấp do hàng bán được thu tiền ngay; ngược lại, phải thu sẽ cao nếu doanh nghiệp áp dụng phương thức bán buôn là chủ yếu do đặc trưng của phương thức này là thanh toán chậm. Hoặc nếu chính sách tín dụng bán hàng khác nhau thì số nợ phải thu cũng khác nhau. Chúng ta cần chú ý tới lượng hàng tiêu thụ để có thể đưa ra những quyết định đúng đắn tránh gây tổn thất cho doanh nghiệp. 1.2.2.3 Theo dõi các khoản phải thu Để quản lý các khoản phải thu, nhà quản lý phải biết cách theo dõi các khoản phải thu, trên cơ sở đó có thể thay đổi chính sách tín dụng thương mại kịp thời. Thông thường người ta dựa vào các chỉ tiêu, phương pháp và mô hình sau: • Kỳ thu tìên bình quân (The average collection period – ACP) kỳ thu tiền bình quân = Các khoản phải thu Doanh thu tiêu thụ bình quân 1 ngày Kỳ thu tiền bình quân là một tỷ số tài chính đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Tỷ số này cho biết doanh nghiệp cần mất bình quân là bao nhiêu ngày để thu hồi các khoản phải thu của mình. Dựa vào kỳ thu tiền bính quân, có thể nhận ra chính sách tín dụng thương mại của doanh nghịêp. Chất lượng công tác theo dõi thu hồi nợ của doanh nghiệp. Theo quy tắc chung, kỳ thu tiền bình quân không được dài hơn (1+1/3) kỳ hạn thanh toán. Còn nếu phương thức thanh toán của doanh nghiệp có ấn định kỳ hạn được hưởng chiết khấu thì kỳ thu tiền bình quân không được dài hơn (1+1/3) dố ngày của kỳ hạn được hưởng chiết khấu. Do vậy, khi kỳ thu tiền bình quân tăng lên mà doanh số bán và lợi nhuận không tăng thì cũng có nghĩa là vốn của doanh nghiệp bị ứ đọng ở khâu thanh toán. Khi đó nhà quản lý cần phải có biện pháp can thiệp kịp thời. • Sắp xếp tuổi của các khoản phải thu Theo phương pháp này nhà quản lý sắp xếp các khoản phải thu theo độ dài thời gian để theo dõi và có biện pháp thu nợ khi đến hạn. Ví dụ: Sau khi xem xét các khoản phải thu của công ty X. Các nhà quản lý lập được bảng theo dõi các khoản phải thu như sau: Tuổi của các khoản phải thu (ngay) Tỷ lệ của khoản phải thu so với tổng số cấp tín dụng 0 - 15 16 – 30 31 – 45 46 – 60 61 - 75 32% 30% 19% 12% 4% • Xác định số dư khoản phải thu Theo phương pháp này, khoản phải thu sẽ hoàn toàn không chịu ảnh hưởng bởi yếu tố thay đổi theo mùa vụ của doanh số bán. Sử dụng phương pháp này doanh nghiệp hoàn toàn có thể thấy được nợ tồn đọng của khách hàng nợ doanh nghiệp. Cùng với cách theo dõi khác, người quản lý có thể thấy được ảnh hưởng của các chính sách tài chính nói chung và chính sách tín dụng thương mại nói riêng. 1.2.2.4 Rủi ro của các khoản phải thu Hầu hết các công ty đều phát sinh khoản phải thu với các mức độ khác nhau, từ mức không đáng kể tới mức không thể kiểm soát nổi. Kiểm soát khoản phải thu liên quan đến việc đánh đổi giữa lợi nhuận và rủi ro. Nếu không có bán hàng trả chậm thì sẽ mất đi cơ hội bán hàng, do đó, mất đi lợi nhuận. Nếu bán chịu hàng hoá quá nhiều thì chi phí cho khoản phải thu tăng, có nguy cơ phát sinh chi phí cho các khoản phải thu khó đòi, do đó, rủi ro không thu hồi được nợ cũng gia tăng. Các doanh nghiệp cũng cần chú ý, chính sách tín dụng thương mại phải thường xuyên thay đổi theo tình hình của thị trường, do đó, các nhà quản lý cần chú ý xem, nếu khi nới lỏng chính sách tín dụng thương mại sẽ làm tăng lợi nhuận nhưng lợi nhuận này có đủ bù đắp được chi phí vào các khoản phải thu hay không? Hoặc ngược lại, nếu thắt chặt chính sách tín dụng thương mại thì các chi phí cho các khoản phải thu tiết kiệm được có đủ để bù đắp cho lợi nhuận giảm hay không? Trên thực tế, quản trị khoản phải thu phải đối mặt với rất nhiều các vấn đề phức tạp, do vậy, cac nhà quản lý cần thận trọng trong việc đánh đổi giữa cơ hội có lợi nhuận tăng thêm nhờ chính sách tín dụng thương mại và rủi ro xuất phát từ các khoản phải thu là chi phí quản lý và thu hồi nợ khó đòi. 1.2.3 Hiệu quả quản lý khoản phải thu Đánh giá hiệu quả quản lý khoản phải thu là một vấn đề then chốt trong các doanh nghiêp. Nó gắn liền với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Do vậy, việc doanh nghiệp phân tích hiệu quả quản lý các khoản phải thu sẽ đánh gía được chất lượng trong quản lý, xây dựng chính sách bán hàng, chính sách tín dụng thương mại, uy tín của doanh nghiệp với bạn hàng... từ đó có thể vạch ra các khả năng tiềm tàng để nâng cao hơn nữa kết quả sản xuất kinh doanh và hiệu quả sử dụng các khoản phải thu. Đánh giá hiệu quả quản lý các khoản phải thu được thông qua các chỉ tiêu sau: - kỳ thu tiền bình quân: Chỉ tiêu này cho biết số ngày cần thiết để thu hồi được các khoản phải thu và hiệu quả càng cao thì chỉ tiêu này càng nhỏ. kỳ thu tiền bình quân = Các khoản phải thu Doanh thu tiêu thụ bình quân 1 ngày - Vòng quay khoản phải thu trong kỳ Vòng quay khoản phải thu trong kỳ = Doanh thu trong kỳ Các khoản phải thu bình quân Trong đó các khoản phải thu bình quân là bình quân số học của các khoản phải thu ở đầu kỳ và cuối kỳ. Vòng quay các khoản phải thu cho biết trung bình 1 năm khoản phải thu quay được bao nhiêu vòng. chỉ tiêu này càng lớn thì càng tốt. - So sánh với khoản phải trả của doanh nghiệp Trên bảng cân đối kế toán, khoản phải trả được gọi là một khoản nợ ngắn hạn của doanh nghiệp. Nó thể hiện nghĩa vụ của doanh nghiệp phải trả toàn bộ số nợ ngắn hạn này cho chủ nợ khi đến hạn. Khoản phải trả chủ yếu bao gồm 2 khoản mục chính là phải trả nhà cung cấp và người mua trả tiền trước. Nhìn vào khoản phải trả , chúng ta có thể nhận thấy doanh nghiệp đang chiếm dụng vốn của đối tác là bao nhiêu? Việc so sánh giữa khoản phải thu và khoản phải trả sẽ cho biết là doanh nghiệp đang chiếm dụng vốn hay bị chiếm dụng vốn, để từ đó các nhà quản lý sẽ có những thay đổi về chính sách bán hàng, nguyên vật liệu chính sách tín dụng thương mại nhằm phù hợp với điều kiện mới. 1.3. CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG TỚI HIỆU QUẢ QUẢN LÝ KHOẢN PHẢI THU 1.3.1. Các nhân tố khách quan ảnh hưởng tới hiệu quả quản lỳ khoản phải thu Các nhân tố khách quan là các nhân tố có thể ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và do đó tác động đến việc sử dụng vốn lưu động như thế nào cho phù hợp để thích nghi với sự biến đổi của môi trường xung quanh. Chúng là những nhân tố mà bản thân doanh nghiệp không thể kiểm soát được. Điều này đòi hỏi bản thân doanh nghiệp phải tự nắm bắt và thích ứng. * Các nhân tố về môi trường kinh tế: Môi trường kinh tế là một tập hợp bao gồm nhiều yếu tố có ảnh hưởng sâu rộng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp: lạm phát, tốc độ tăng trưởng kinh tế, thu nhập quốc dân, biến động cung cầu hàng hóa, mức độ cạnh tranh trên thị trường…Môi trường kinh tế thuận lợi tạo điều kiện cho doanh nghiệp sử dụng có hiệu quả hơn các nguồn lực của mình, ngược lại chúng gây ra những khó khăn cho doanh nghiệp. * Các nhân tố về môi trường tự nhiên: Đó là các nhân tố về khí hậu, vị trí địa lý, địa hình ...Các nhân tố này có ảnh hưởng lớn đến quyết định chớnh sỏch bỏn hàng của doanh nghiệp. Chúng tác động đến việc doanh nghiệp lựa chọn vị trí,cách thức bán hàng phù hợp với yêu cầu của người mua và nhằm khuyến khích người tiêu dùng. * Các nhân tố về môi trường văn hóa xã hội: Đây là những nhân tố luôn bao quanh doanh nghiệp và nó có ảnh hưởng lớn đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Dân số thể hiện quy mô nhu cầu và tính đa dạng của nhu cầu, từ đó khi cung cấp dịch vụ thông tin di động doanh nghiệp có thể dự đoán được dung lượng thị trường mà doanh nghiệp có thể đạt đến. - Thu nhập và phân bố thu nhập của người tiêu dùng: thu nhập của dân cư quyết định đến lượng tiền mà người tiêu dùng sẽ dùng cho dịch vụ thông tin di động, mức độ sử dụng thường xuyên, yêu cầu về chất lượng dịch vụ, chất lượng mạng… - Ngoài ra các nhân tố như: trình độ văn hóa, phong tục tập quán, tôn giáo, xu hướng phân bố dân cư…ảnh hưởng đến thói quen, tập tính tiêu dùng của các tầng lớp dân cư và từ đó tác động đến nhu cầu và cơ cấu chi tiêu của khách hàng. * Các chính sách vĩ mô của Nhà nước : Các chủ trương chính sách về đầu tư của Đảng và nhà nước đối với ngành bưu chính viễn thông sẽ quyết định tới quy mô đầu tư phát triển mạng lưới của các doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ thông tin di động. 1.3.2. Các nhân tố chủ quan Nếu như các nhân tố khách quan là những nhân tố mà doanh nghiệp không thể kiểm soát và thay đổi được thì các nhân tố chủ quan là những nhân tố nằm ở chính bản thân của doanh nghiệp mà doanh nghiệp có thể kiểm soát và điều chỉnh theo hướng có lợi nhất cho mình. Sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp chủ yếu ở việc doanh nghiệp có nắm bắt và kiểm soát được các nhân tố chủ quan hay không. Những nhân tố đó là: * Trình độ nguồn nhân lực: đây là một trong những nguồn vốn qúy nhất của doanh nghiệp có ảnh hưởng to lớn đến sự thành bại trong kinh doanh và khả năng cạnh tranh trên thị trường của doanh nghiệp. Trình độ và kinh nghiệm của đội ngũ cán bộ công nhân viên sẽ quyết định đến chất lượng của sản phẩm, dịch vụ, năng suất lao động và từ đó tác động đến hiệu quả quản lý khoản phải thu. Còn với cán bộ lãnh đạo và quản lý, việc đưa ra các quyết định sản xuất kinh doanh, phương pháp quản lý, mục tiêu và định hướng phát triển của doanh nghiệp phụ thuộc rất lớn ở trình độ chuyên môn nghiệp vụ, kinh nghiệm trên thương trường của họ. * Trình độ khoa học công nghệ: việc áp dụng các công nghệ tiên tiến hiện đại trong hoạt động sản xuất kinh doanh giúp doanh nghiệp giảm thiểu được chi phí, nâng cao được năng suất lao động, chất lượng dịch vụ từ đó tăng hiệu suất quản lý. * Cơ sở hạ tầng của doanh nghiệp: khi doanh nghiệp có hệ thống cơ sở hạ tầng( trụ sở làm việc, các trung tâm, chi nhánh, hệ thống đại lý…) được bố trí hợp lý khoa học sẽ giúp doanh nghiệp quản lý có hiệu quả hơn các khoản phải thu, thu có hiệu quả hơn các khoản nợ từ khách hàng… CHƯƠNG HAI: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ CÁC KHOẢN PHẢI THU TẠI CÔNG TY THÔNG TIN DI ĐỘNG (VMS) MBIFONE 2.1. KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY THÔNG TIN DI ĐỘNG (VMS) MOBIFONE 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển Công ty thông tin di động (Vietnam Mobile Telecom Services Company viết tắt là VMS) là đơn vị nhà nước hạch toán độc lập trực thuộc Tập đoàn bưu chính viễn thông Việt Nam, được thành lập ngày 16/04/1993 theo quyết định số 321/QĐ - TCCB - LĐ của Tổng cục trưởng cục Bưu điện và quyết định số 596/QĐ - TCCB ngày 11/10/1997 với thương hiệu là Mobifone. Ngày 10/05/1994 công ty là công ty đầu tiên chính thức đưa dịch vụ mạng viễn thông GSM (Global System for Mobile Communication) vào hoạt động tại khu vực thành phố Hồ Chí Minh - Biên Hòa, Vũng Tàu. Ngày 01/07/1994 công ty VMS đã tiếp nhận và khai thác kinh doanh dịch vụ thông tin di động tại Hà Nội. Khi mới thành lập công ty chỉ có 7 người và với số vốn điều lệ ban đầu là 8 tỷ đồng công ty gặp phải rất nhiều khó khăn do thiếu vốn và công nghệ. Bước ngoặt lớn có ý nghĩa quan trọng trong quá trình phát triển của công ty VMS là việc kí kết hợp đồng hợp tác kinh doanh BBC (Business Co-orperation Contract) với tập đoàn Comvik/Kinnevik của Thụy Điển ( CIV) ngày 19/05/1995. BBC được phép hoạt động trong thời hạn mười năm đến năm 2005 theo giấy phép Đầu tư số 1242/GP do ủy ban Nhà nước về hợp tác và đầu tư (nay là Bộ kế hoạch và đầu tư) cấp. Theo hợp đồng BBC tỷ lệ góp vốn của hai bên là VMS 53%, CIV 47%. Điều này đã giúp công ty VMS giải quyết được tình trạng thiếu vốn, kinh nghiệm quản lý, nguồn nhân lưc và công nghệ để xây dựng, vận hành mạng lưới và cung cấp dịch vụ thông tin di động đầu tiên ở Việt Nam. Đây cũng là một trong những hợp đồng hợp tác kinh doanh có hiệu quả nhất tại Việt Nam. Công ty VMS - Mobifone hiện đang sử dụng mạng viễn thông di động toàn cầu GSM 900. Đây là mạng viễn thông kỹ thuật số có nhiều tính năng ưu việt và có ưu điểm là: trở thành tiêu chuẩn chung toàn cầu, có dung lượng cao, có thể cung cấp thêm nhiều dịch vụ như: nhắn tin đa phương tiện, truyền số liệu và fax, thư nói, dịch vụ chuyển tiếp cuộc gọi, dịch vụ chờ cuộc gọi, chặn cuộc gọi. Đặc biệt nó có tính an toàn cao, khó có khả năng nghe trộm do thông tin được mã hóa trước khi truyền đi. Ngoài ra, nó còn phá vỡ hệ thống độc quyền của hệ thống thông tin di động từng quốc gia. Ban đầu khi mới thành lập khách hàng chủ yếu của công ty VMS là các doanh nhân có thu nhập tương đối khá, có nhu cầu thường xuyên dùng điện thoại di động và một phần khách hàng là cán bộ nhà nước có thu nhập cao so với mức thu nhập của đại đa số cán bộ công nhân viên chức. Trong thời gian này công ty là đơn vị duy nhất cung cấp loại hình dịch vụ thông tin di động nên có lợi thế là không phải đối mặt với đối thủ cạnh tranh. Năm 1996, Tổng công ty Bưu chính viễn thông Việt Nam cho ra đời công ty dịch vụ viễn thông GPC với mạng điện thoại di động Vinaphone cùng kinh doanh dịch vụ thông tin di động. Kể từ đó, công ty VMS đã có đối thủ cạnh tranh trên thị trường đồng nghĩa với việc khách hàng sử dụng dịch vụ thông tin di động đã có sự lựa chọn giữa hai mạng. Vì vậy để giữ vững thị phần đã có và tiếp tục mở rộng thị trường công ty phải không ngừng hoàn thiện mọi mặt trong hoạt động sản xuất kinh doanh từ khâ._.