Thực trạng và giải pháp thúc đẩy hoạt động bán hàng ở Doanh nghiệp thương mại Công ty Vật tư nông sản

hương mại luôn đặt lợi ích tìm kiếm lợi nhuận lên hằng đầu và tìm mọi cách để ddạt được .Đối với các doanh nghiệp thương mại cần phải tiến hành rất nhiều hoạt động khác nhau như tạo nguồn mua hàng, nghiên cứu thị trường, quản lý dự trữ …trong đó hoạt động bán hàng là khâu quan trọng mấu chốt nhất. Chỉ có bán được hàng doanh nghiệp thương mại mới có thể thu hồi được vốn kinh doanh, thực hiện được lợi nhuận, tái sản xuất mở rộng kinh doanh. Do đời sống của người dân ngày càng được nâng cao, nhu cầu ngày cũng đa dạng và đòi hỏi phải được đáp ứng tốt hơn, vì vậy để bán được hàng các doanh nghiệp cần phải giải quyết được vấn đề này. Yếu tố cạnh tranh trong nền kinh tế thị trường diễn ra rất khốc liệt, để bán được hàng các doanh nghiệp cần phải tạo cho sản phẩm của mình có được những ưu thế riêng, đó chính là yếu tố vô hình trong sản phẩm vì khách hàng chỉ chọn những sản phẩm mà họ nhìn thấy được những lợi ích của sản phẩm đó. Trong nền kinh tế thị trường vấn đề về vốn, sử dụng hiệu quả nguồn vốn là điều rất quan trọng đối với mọi doanh nghiệp nhất là các doanh nghiệp Việt Nam. Như vậy chỉ có một cách là các doanh nghiệp thương mại cần đẩy nhanh tốc độ lưu chuyển hàng hoá, có nghĩa là bán hàng được nhanh nhất. 2. Khái niệm và các hình thức bán hàng. Thuật ngữ “ bán hàng” được sử dụng rất rộng rãi trong hoạt động kinh doanh, nhưng tuỳ theo mục tiêu nghiên cứu, góc độ tiếp cận, đối tượng nghiên cứu ứng dụng mà thuật ngữ này có thể hàm chứa những nội dung khác nhau và rất đa dạng. Việc sử dụng thuật ngữ “ bán hàng” chung để trình bày về một đối tượng nghiên cứu có nhiều nội dung và phạm vi khác nhau trong thực tế đã dẫn đến những quan niệm không đầy đủ về bán hàng. Đặc điểm này cần được nhấn mạnh khi tiếp cận và nghiên cứu về bán hàng nhằm mô tả và giải quyết nội dung nghiên cứu một cách khoa học. * Tiếp cận bán hàng với tư cách là một phạm trù kinh tế: Từ góc độ tiếp cận này có tể hiểu biết tốt hơn bản chất của hoạt động bán hàng trong nền kinh tế. Trong trường hợp này, khái niệm về bán hàng. “ Bán hàng”là sự chuyển hoá hình thái giá trị của hàng hoá từ hàng sang tiền( H-T) nhằm thoả mãn nhu cầu của một tổ chức trên cơ sở thoả mãn nhu cầu của khách hàng về một giá trị sử dụng nhất định” Khái niệm này cho rằng bản chất kinh tế của bán hàng và là khái niệm cơ bản để nghiên cứu và phát triển bán hàng trong kinh doanh. Tuy nhiên, để tổ chức và quản trị tốt hoạt động bán hàng thì việc sử dụng khái niệm này có thể dẫn đến sự hầm lẫn, cần được cụ thể hoá hơn. Trong kinh doanh, việc mô tả và thực hiện hoạt động bán hàng có thể và cần tiếp cận từ những góc độ khác nhau của việc chuyển hoá hình thái giá trị của hàng hoá. * Tiếp cận bán hàng với tư cách là một hành vi: ở góc độ này, bán hàng được hiểu là một hành động cụ thể trực tiếp thực hiện việc trao đổi Hàng –Tiền gắn với một món hàng cụ thể của người có hàng. Trong trương hợp này có thể hiểu. - “ Bán hàng” là việc chuyển dịch quyền sở hữu hàng hóa đã được thực hiện cho khách hàng đồng thời thu được tièen hàng hoặc được quyền thu tiền hàng. - Mua bán hàng hoá là hành vi thương mại, theo đó người bán có nghĩa vụ giao hàng, chuyển quyền sở hữu hàng hóa cho người mua và nhận tiền người mua có nghĩa vụ trả tiền hàng cho người bán và nhận hàng theo thoả thuận của hai bên. Tiếp cận từ góc độ này thường dẫn đến những mối quan tâm tập trung vào hành động cụ thể của từng cá nhân tiếp xúc, đại diện bán hàng của tổ chức khi đối mặt với khách hàng để thương thảo về một thương vụ trực tiếp, cụ thể trong điều kiện các yếu tố cơ bản có liên quan như sản phẩm, dịch vụ giá cả, phương tức thanh toán đã được xác định trước. Trong hệ thống lý thuyếttiếp cận từ góc độ này dẫn đến một loạt những khái niệm bán hàng cá nhân, bán hàng trực tiếp, nghệ thuật/chiến thuật bán hàng cá nhân đàm phán bán hàng…ở mức độ rộng hơn, có thể hiểu bán hàng cá nhân không chỉ được thực hiện khi “mặtđối mặt” mà còn là một chuỗi hoạt động và quan hệ, có thể hiểu bán hàng đồng nghĩa với bán hàng cá nhân(bán trực tiếp) với bán hàng cá nhân là một quá trình (mang tính cá nhân) trong đó người bán tìm hiểu, khám phá,gợi tạo và đáp ứng những nhu cầu hay ước muốn của người mua để đáp ứng quyền lợi thoả đáng lâu daì của cả hai bên.” ở một khía cạnh khác, từ góc độ bán hàng là một hành vi có thể hiểu bán hàng là một nghề, là một nghệ thuật bán hàng của những người trực tiếp tham gia vào lực lượng bán hàng của một tổ chức –nghề của những người chuyên môn trong lĩnh vực bán hàng. Tiếp cận bán hàng với tư cách là một hành vi là cơ sở cơ bản để quản trị bán hàng có nội dung cơ bản là quản trị lực lượng bán hàng của tổ chức. * Tiếp cận bán hàng với tư cách là một chức năng, một khâu quan trọng, một bộ phận cơ hữu của quá trình kinh doanh. Suy cho đến cùng “ mọi người đều sống bằng cách bán cái gì đó, một tổ chức (doanh nghiệp) tồn tại và phát triển cũng nhờ vào việc bán được sản phẩm/ dịch vụ mà nó thực hiện. Làm ra và bán được cái gì đó là hai mặt thống nhất trong quá trình hoạt động kinh doanh. Đặc điểm này của kinh doanh trong nền kinh tế thị trường dẫn đến yêu cầu tiếp cận bán hàng với tư cách là một khâu trong chuỗi kinh doanh và là một bộ phận cơ hữu của hệ thống tổ chức của quản lý kinh doanh của doanh nghiệp. “ Bán hàng” là một khâu mang tính quyết định trong hoạt động kinh doanh, một bộ phận cấu thành thuộc hệ thống tổ chức quản lý kinh doanh của doanh nghiệp chuyên môn thực hiện các nghiệp vụ có liên quan đến việc thực hiện chức năng chuyển hoá hình thái giá trị của sản phẩm hàng hoá từ hàng sang tiền của tổ chức đó”. Bán hàng trong trường này được hiểu và nghiên cứu với tư cách là một phần tử độc lập cấu thành trong hệ thống kinh doanh hoặc hệ thống tổ chức có chức năng và nhiệm vụ cụ thể và độc lập tương đối so với các phần tử khác trong hệ thống kinh doanh. Bán hàng theo góc độ tiếp cận này, đến lượt mình lại bao gồm những phần tử nhỏ hơn có mối quan hệ chặt chẽ với nhau để hoàn thành chức năng, nhiệm vụ (bán hàng ) của hệ thống con. Nội dung của bán hàng trong trường hợp này thường được xác định; Hình 3: nội dung cơ bản của hoạt động bán hàng: Phân tích ,đánh giá và kiểm soát HĐBH Tổ chức thực hiện kế hoạch và quản trị LLBH Thiết kế và tổ chức LLBH Xác định các yếu tố và kế hoạch hoá HĐBH * Tiếp cận bán hàng với tư cách là một quá trình. Phụ thuộc vào nhiều quan điểm kinh doanh, quan điểm về bán hàng có thể và trong thực tế nhiều doanh nghiệp chỉ tiếp cận bán hàng với tư cách là một bộ phận chức năng hoặc thậm chí chỉ chú trọng đến bán hàng với tư cách là một hành vi. Điều này đã hạn chế nhiều đến khả năng thực hiện chức năng bán hàng của doanh nghiệp. Bán hàng là khâu kết thúc của một chuỗi kinh doanh, có đặc điểm riêng và có tính độc lập tương đối. Nhưng để hoàn thành tốt nhiệm vụ bán và bán tốt không chỉ phụ tuộc vào cách thức và hiệu quả bán hoạt động của bộ phận bán hàng. Để bán tốt hàng có rất nhiều yếu tố ảnh hưởng xuất hiện và yêu cầu phải được giải quyết tốt từ khâu trước đó( chiến lược, kế hoạch kinh doanh /đầu tư /tổ chức …) ở các bộ phận nghiệp vụ khác cuả hệ thống tổ chức doanh nghiệp(marketing,tạo nguồn, thu mua,tài chính…)cũng như từ cấp quản trị cao nhất đến các quản trị viên và nhân viên trong hệ thống. Nói cách khác, bán hàng không chỉ được xác định là mục tiêu riêng của bộ phận bán hàng mà cần được khẳng định và điều hành vơí tư cách mục tiêu chung của toàn bộ hệ thống tổ chức của doanh nghiệp. Trong trường hợp này: “ bán hàng là một quá trình thực hiện các hoạt động trực tiếp hoặc gián tiếp ở tất các cấp các phần tử trong hệ thống doanh nghiệp nhằm tạo điều kiện thuận lợi để biến khả năng chuyển hoá hình thái giá trị của hàng hoá từ hàng sang tiền thành hiện thực một cách có hiệu quả”. Có thể dễ dàng nhận thấy ảnh hưởng của bán hàng- quá trình khi phát triển và ứng dụng marketing trong kinh doanh. Marketing được phát triển nhằm tạo điều kiện thuận lợi và hỗ trợ cho khả năng bán được hàng của doanh nghiệp. Bán hàng với tư cách là một quá trình là cơ sở cho hình thành tư tưởng cơ bản của marketing. Đến lượt mình, thông qua tư tưởng cơ bản và các công cụ của nó marketing đưa ra các định hướng cho hoạt động bán hàng nói chung và bộ phận bán hàng nói riêng của doanh nghiệp. Trong nghiên cứu và điều hành quản trị bán hàng của doanh nghiệp thương mại có thể xác định nội dung quản trị bán hàng tương ứng với việc lưạ chọn cách thức tiếp cận bán hàng cụ thể. Thông thường, để có thể trình bày rõ và thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ bán hàng của doanh nghiệp nên chọn tiếp cận bán hàng với tư cách là một khâu, một bộ phận của hệ thống kinh doanh. Theo đó “ quản trị bán hàng được hiểu là hoạt động quản trị của những người hoặc thực sự thuộc lực lượng bán hàng của doanh nghiệp với các nội dung: - Xác định các yếu tố và xây dựng kế hoạch bán hàng. - Thiết kế và tổ chức lực lượng bán hàng . - Tổ chức thực hiện kế hoạch và quản trị bán hàng. 3. Vai trò của hoạt động bán hàng ở doanh nghiệp thương mại. Bán hàng là nghiệp vụ kinh doanh cơ bản, trực tiếp thực hiện chức năng lưu thông hàng hoá phục vụ sản xuất và đời sống của nhân dân, là khâu quan trọng nối liền sản xuất với tiêu dùng, đảm bảo cân đối giưã cung và cầu đối với từng mặt hàng cụ thể, góp phần ổn định giá cả thị trường Bán hàng là nghiệp vụ cơ bản thực hiện mục đích kinh doanh của doanh nghiệp là lợi nhuận, vì vậy nó quyết định và chi phối các hoạt động khác của doanh nghiệp như tạo nguồn , mua hàng nghiên cứu thị trường, dịch vụ, dự trữ… - --- Hoạt động bán hàng được thực hiện theo chiến lược và kế hoạch kinh doanh đã vạch ra, hàng hoá của doanh nghiệp được khách hàng chấp nhận,uy tín của đơn vị được giữ vững và củng cố trên thương trường. Bán hàng là khâu hoạt động có quan hệ mật thiết với khách hàng, ảnh hưởng đến niềm tin, uy tín và sự tái tạo nhu câu của người tiêu dùng. Do vậy, đó cũng là vũ khí cạnh tranh mạnh mẽ của doanh nghiệp với các đối thủ cạnh tranh. - Kết quả hoạt động bán hàng phản ảnh kết quả hoạt động kinh doanh, phản ảnh sự đúng đắn, mục tiêu của chiến lược kinh doanh, phản ảnh sự nỗ lực cố gắng của doanh nghiệp trên thị trường đồng thời thể hiện trình độ tổ chức, năng lực điều hành, tỏ rõ thế và lực của doanh nghiệp trên thương trường. - Thị trường luôn luôn biến động, thay đổi không ngừng, vì thế bán hàng không còn là vấn đề mới mẻ nhưng nó luôn mang tính thời sự cấp bách, và là mối quan tâm hàng đầu của các doanh nghiệp trong nên kinh tế quốc dân. Như vậy việc chuẩn hàng hoá để xuất bán cho khách hàng là hoạt động tiếp tục qúa trình sản xuẩt trong khâu lưu thông. Các doanh nghiệp vụ ở các kho bao gồm tiếp tiếp nhận phân loại, bao gói lên nhãn hiệu sắp xếp hàng hoá ở kho, bảo quản và chuẩn bị đồng bộ các lô hàng để xuất bán và vận chuyển hàng theo yêu cầu của khách. Để thực hiện các nghiệp vụ trên và các quá trinh liên quan đến giao nhận và xuất bán sản phẩm đòi hỏi phải tổ chức hợp lý không chỉ trực tiếp ở các kho hangf mà còn phải tổ chức công tác nghiên cứu thị trường, nghiên cứu nhu cầu về các sản phẩm của doanh nghiệp ( ở đây bao gồm cả việc đặt hàng sản xuất, ghép mối bán). Công việc náy do cán bộ kinh doanh của các doanh nghiệp thực hiện. Vì mang tầm quan trọng như vậy mà hoạt động bán hàng ở các doanh nghiệp cần được thực hiện trên một chiến lược từ việc nghiên cứu thị trường, tạo nguồn mua hàng và phân phối hàng hoá của doanh nghiệp vào các hình thức kênh tiêu thụ sản phẩm rồi thực hiện các nghiệp vụ trong hoạt động bán hàng, tuyển chọn các nhân viên, các cán bộ quản lý trong hoạt động bán hàng của doanh nghiệp. II- Kế hoạch hoá hoạt động bán hàng. Cơ sở để bảo đảm khả năng thành công của bán hàng trước hết là toàn bộ hoạt động bán hàng phải được kế hoạch hoá. Tiến trình kế hoạch hoá hoạt động bán hàng bao gồm các bước và nôi dung sau: 1. Nghiên cứu mục tiêu, nhiệm vụ của doanh nghiệp. Giữa mục tiêu phát triển của doanh nghiệp( mục tiêu tổng quát) và mục tiêu bán hàng có mối liên hệ biện chứng. Mục tiêu của doanh nghiệp vừa là mục tiêu định hướng cho bộ phận bán hàng, vừa là xuất phát điểm cho việc triển khai các mục tiêu bán hàng cụ thể. Mục tiêu của doanh nghiệp cần phải được phản ánh và cụ thể hoá thông qua các mục tiêu bán hàng. Xuất phát từ mối quan hệ này, khi xây dựng kế hoạch bán hàng và quản trị bán hàng cần phải nghiên cứu nắm vững mục tiêu phát triển của doanh nghiệp và các nhiệm vụ đặt ra để thực hiện mục tiêu đó. 2. Phân tích môi trường kinh doanh và tiềm lực của doanh nghiệp Xuất từ mục tiêu phát triển doanh nghiệp, để xác định đúng mục tiêu bán hàng và tạo ra cơ sở thuận lợi cho việc thực hiện mục tiêu bán hàng cần xác định đúng các yếu tố khách quan và chủ quan có khả năng tác động đến hoạt động bán hàng trong kỳ kế hoạch. Các thông tin về thị trường đã được nghiên cứu để đặt mục đích phát triển doanh nghiệp là chưa đủ để xác định và thực hiện mục tiêu bán hàng. Để xác định mục tiêu và kế hoạch bán hàng cần tiếp tục phân tích các yếu tố của môi trường và tiềm lực của doanh nghiệp dưới các góc độ cụ thể và điều kiện cụ thể của bán hàng. Các thông tin và kết luận về môi trường kinh doanh và tiềm lực của doanh nghiệp đã thu thập và xử lý trong quá trình xác định mục tiêu và kế hoạch phát triển của doanh nghiệp có thể được tiếp tục được phân tích để lập kế hoạch bán hàng. Tuy nhiên để có thể xác định chính xác các mục tiêu, chỉ tiêu, giải pháp cụ thể trong hoạt động bán hàng cần có các chương trình nghiên cứu bổ sung chuyên biệt, chi tiết và cụ thể về các yếu tố ảnh hưởng như khách hàng thị trường mục tiêu, đối thủ cạnh tranh … Thông qua chương trình nghiên cứu bán hàng cần đảm bảo các thông tin để xác định được: - Năng lực thị trường: khối lượng hàng bán ra cao nhất có thể đạt đến của một sản phẩm/dịch vụ hoặc dịch vụ công cộng trên thị trường đối với tất cả các đối thủ cạnh tranh trong một giai đoạn nhất định. Năng lực thị trường có thể xác định theo khu vực lãnh và phân loại theo khách hàng. - Doanh số của ngành hàng: Khối lượng hàng bán thực tế của của một ngành nhất định trên tị trượng cụ thể trong một giai đoạn nhất định. Doanh số của ngành hàng tương tự như năng lực thị trường nhưng thường khác nhau do điều kiện để mô tả năng lực thị trường là điều kiện lý tưởng. Năng lực bán hàng của doanh nghiệp: Phản ánh khả năng cần hướng tới vào doanh nghiệp là khối lượng bán hàng cao nhất mà doanh nghiệp có thể đạt được từ năng lực thị trường thị nhờ các nguồn lự sẵn có của doanh nghiệp. Dự báo bán hàng của doanh nghiệp: xác định số lượng bán hàng bằng tiền hoặc theo đơn vị sản phẩm/ dịch vụ trong tương lai của doanh nghiệp đối với từng mặt hàng với khoảng thời gian nhất định trên tất cả các thị trường , từng phân đoạn thị trường mà doanh nghiệp tham gia vào cạnh tranh. 3. Xác định mục tiêu và lập kế hoạch bán hàng. * Mục tiêu: Trong tổ chức và quản trị bán hàng có rất nhiều mục tiêu cần được xác định và thực hiện. Các mục tiêu này hình thành nên hệ thống cây mục tiêu bán hàng của các doanh nghiệp. Các mục tiêu bán hàng được hình thành ở các cấp quản trị(quản trị –tự quản trị) ở các bộ phận, ở các khía cạnh khác nhau của hệ thống bán hàng của doanh nghiệp. - Mục tiêu bán hàng chung của doanh nghiệp. - Mục tiêu bán hàng của các khu vực, vùng , bộ phận cá nhân trong ệ thống bán hàng - Mục tiêu doanh số bán hàng - Mục tiêu chinh phục khách hàng - Các mục tiêu tài chính: lợi nhuận , chi phí - Mục tiêu phát triển lực lượng bán hàng mục tiêu dài hạn ngắn hạn… Tương ứng với yêu cầu của quản trị và các kế hoạch bán hàng cần lựa chọn các mục tiêu phấn đấu để hoàn thành nhiệm vụ bán hàng của doanh nghiệp. Các muc tiêu cụ thể được trình bày dưới dạng định tính hay định lượng. Trong quá trình xây dựng kế hoạch các mục tiêu định tính hay định lượng được sử dụng dưới dạng phương hướng phấn đấu. Các mục tiêu này luôn được xác định trước làm cơ sở cho việc xác định các mục tiêu định lượng. * Chỉ tiêu/hạn ngạch Các mục tiêu định lượng là cụ thể hoá các mục tiêu định tính vào các kế hoạch bán hàng của doanh nghiệp. Các mục tiêu này thường được gọi là các chỉ tiêu hay hạn ngạch bán hàng. Các chỉ tiêu thường được dùng là trong kế hoạch bán hàng. - Khối lượng hàng bán: + Khối lượng hàng bán tương đối + Khối lượng hàng bán tuyệt đối - Doanh số bán hàng + Đã viết hoá đơn + Đã giao hàng + Khách hàng đã nhận được và chấp nhận + Khách hàng đã trả tiền đầy đủ - Chi phí/ chỉ tiêu + Chi phí lưu thông thuần tuý + Chi phí lưu thông bổ xung +Chi phí cố định +Chi phí biến đổi +Chi phí kiểm soát được + Chi phí không kiểm soát được + Chi phí trực tiếp +Chi phí gián tiếp +Chỉ tiêu… * Các dạng kế hoạch. Các chỉ tiêu bán hàng sẽ được trình bày một cách có hệ thống trong các kế hoạch bán hàng của doanh nghiệp. Các kế hoạch bán hàng của doanh nghiệp và các chỉ tiêu có thể được lập ra và tính toán theo các tiêu thức khác nhau. +) Theo cấp quản lý: - Kế hoạch bán hàng của doanh nghiệp - Kế hoạch bán hàng của bộ phận - Kế hoạch bán hàng của cá nhân +) Theo sản phẩm - Kế hoạch bán hàng cho toàn bộ các sản phẩm được đưa ra bán hàng của doanh nghiệp - Kế hoạch bán hàng cho nhóm ngành hàng - Kế hoạch bán hàng cho một loại sản phẩm +) Theo khu vực địa lý - Kế hoạch bán ngoại - Kế hoạch bán nội - Kế hoạch bán hàng khu vực - Kế hoạch bán hàng trong tỉnh - Kế hoạch bán hàng trong quận huyện - Kế hoạch bán hàng theo địa bàn trọng điểm +) Theo nhóm khách hàng - Kế hoạch bán buôn - Kế hoạch bán lẻ - Kế hoạch bán hàng theo các thị trường trọng điểm +) Theo hình thức bán - Kế hoạch bán theo tổ đội - Kế hoạch bán hàng trả chậm +) Theo thời gian - Kế hoạch bán năm - Kế hoạch bán theo quý / tháng Trong thực tế, các kế hoạch và tiêu thức trên đây cũng có thể được liên kết và trình bày dưới dạng tổng quát. Nhưng dù dưới dạng tổng quát kế hoạch bán hàng cũng cần được phản ảnh được các yếu tố và các khia cạnh cụ thể của hoạt động bán hàng. * Dự báo Quá trình xác định các chỉ tiêu /hạn ngạch bán hàng đồng thời là quá trình dự bán triển vọng bán hàng. Các chỉ tiêu bán hàng chỉ có thể trở thành cơ sở cho sự thành công khi nó được xây dựng trên các kết quả dự báo bán hàng . Dự báo bán hàng có thể là dự báo dài hạn hoặc ngắn hạn. Dự báo dài hạn thường là các dự báo cho thời kỳ trên một năm , dự báo này rất quan trọng nhưng rất khó khăn, chịu nhiều ảnh hưởng của các nhân tố khó xác định chính xác. mức độ sai số có thể rất lớn. Dự báo ngắn hạn thường đưa ra thời kỳ dưới một năm. Dự báo ngắn hạn có thể dựa trên kết quả phân tích của dự báo dài hạn. các yếu tố ảnh hưởng đến bán hàng có thể tính toán chính xác hơn do biên độ biến động tương đối thấp. Trong điều kiện hạn chế, tốt nhất cần và nên đặt trọng tâm dự báo ngắn hạn. Để dự báo bán hàng có thể sử dụng quy trình tập trung (diễn dịch từ trên xuống) hoạc phân tán . + Dự báo tập trung: là toàn bộ dự báo bán hàng có điểm xuất phát là mức độ kinh doanh ( mục tiêu kinh doanh) chung, chỉ tiêu cung của toàn hệ thống sau đó dự báo bán được chia nhỏ dần cho các bộ phận của hệ thống và kết thúc ở dự báo ở các địa điểm bán hàng. + Dự báo phân tán: được thực hiện theo cách quy bạp tổng hợp, bắt đầu từ dự báo bán hàng cho từng sản phẩm và từng bộ phận sau đó tổng hợp theo các nhóm mặt hàng, ngành hàng và từng bộ phận rồi xác định vị trí dự báo bán hàng của toàn doanh nghiệp. Tham gia vào công tác dự báo có thể là nhân viên bán hàng có kinh nghiệm, các quản trị viên hoặc giám đốc bán hàng. ở các doanh nghiệp lớn dự báo bán hàng có thể do một bộ phận độc lập của doanh nghiệp thực hiện, bộ phân bán hàng chỉ tiếp nhận dự báo kế hoạch để triển khai thực hiện. Nguồn dữ liệu cơ sở phục vụ cho dự báo bán hàng thường được sử dụng là kinh nghiệm, hiểu biết chuyên sâu của hệ thống lực lượng bán hàng của doanh nghiệp, các thông tin thứ cấp được lưu trữ( kế hoạch và tình hình kết quả kỳ trước …) các kết quả nghiên cứu thi trường theo chương trình chuyên biệt… Dự báo bán hàng có thể được xác định theo các phương pháp thông dụng: + Phương pháp chuyên gia: Phương pháp này dựa vào đánh giá khả năng bán hàng của các nhân viên bán hàng , nhà quản trị bán hàng hoặc cả hai để xác định các chỉ tiêu h cuả từng cá nhân, bộ phận hoặc tổng hợp khối lượng bán. Người tham gia dự báo được yêu cầu đánh giá về từng mặt hàng, từng khách hàng dựa trên hiện trạng của tị trường mà họ quan sát được. Bộ phận dự báo sẽ đưa ra kết quả đánh giá này để tổng hơp, phân tích và xácđịnh chỉ tiêu cho kế hoạch bán + Phương pháp điều tra- thăm dó: Phương pháp này dựa trên các kết quả nghiên cứu về khách hàng và người mua tiềm năng và kế hoạch mua hàng của họ, kết hợp với ý kiến của các nhà chuyên môn bên ngoài lực lượng bán hàng của doanh nghiệp. Kết quả dự báo là sự phân tích, tổng hợp từ các thông tin đã thu tập. + Phương pháp dự báo theo nguyên nhân tác động đến khả năng bán. Phương pháp này đưa ra dự báo hồi quy chi tiết nhằm xác định mỗi liên hệ giữa bán hàng và các yếu tố quyết định ảnh hưởng tới bán hàng. Công thức tính thường được áp dụng: n DS = B + ồaixi i=1 Trong đó: DS : Khối lượng bán một loại sản phẩm nào đó, tại thị trường nào đó trong thời gian tính toán. B: Khối lượng bán không đổi ở các mức Xi ai : Hệ số tương ứng của các Xi trong nhóm nhân tố Xi : Nhân tố ảnh hưởng đến khả năng bán hàng của doanh nghiệp i : Số lượng các nhân tố + Phương pháp dự báo theo nhóm thời gian ( thống kê kinh nghiệm) Cơ sở của phương này là mối liên hệ giữa người bán hàng và thời gian. Từ con số thống kê và kinh nghiệm từ thực tê có thể rút ra được tính quy luật (tương đối) về mối quan hệ giữa người bán hàng với cácyếu tố ảnh hưởng cơ bản. Các chỉ tiêu kế hoạch có thể xác định dựa trên các công thức tính khác nhau, đơn giản nhất là tỷ lệ tăng/giảm % so với kỳ báo cáo. DS = B + P*B Trong đó: DS: doanh số bán kế hoạch B: doanh số bán năm báo cáo P: tỷ lệ tăng giảm(%) dự kiến theo kinh nghiệm + Phương pháp dự báo theo xu hướng vận động của các yếu tố thị trường Phương pháp này dựa trên cơ sở phân tích, đánh giá ảnh hưởng của các yếu tố thị trường và xu hướng vận động của nó đến khả năng tăng giảm bán hàng của doạnh nghiệp. Dự báo theo phươ1ng này yêu cầu người làm dự báo phải có chuyên môn sâu, cao, khối lượng thông tin lớn và kỹ thuật tính toán phức tạp. Các yếu tố thị trường có ảnh hưởng đến khả năng bán cần lưu ý: - Chỉ số sức mua-khả năng mua hàng của khách hàng với các tham số về nhân khẩu học, thu nhập của hộ dân cư, hệ thống phân phối( bán lẻ). - Tốc độ tăng trưởng kinh tế của nền kinh tế - Lạm phát và sức mua của đồng tiền … Để có hiệu quả trong dự báo và làm nhẹ đi mức độ khó khăn trong quá trình dự báo, có thể sử dụng các phương pháp đơn giản truyền thống và kết hợp với phân tích ảnh hưởng của các yếu tố thị trường khi đưa ra dự báo chỉ tiêu bán. Một kế hoạch bán hàng hoàn hảo không chỉ dừng lại ở việc xác định được các chỉ tiêu bán hàng mà còn cần được tiếp nối bởi các chính sách, kỹ thuật và hệ thống yểm trợ bán hàng với tư cách là các điều kiện và công cụ thực hiện kế hoạch. Các yếu tố này cũng cần được tính toán và dự kiến trước để có thể triển khai kế hoach vào thực tiễn bán hàng kỳ kế hoạch. Vì tầm quan trọng đặc biệt của nó trong hoạt động bán hàng và quản trị bán hàng, các nội dung chủ yếu của hệ thống yểm trợbh được nhấn mạnh ở bước tiếp theo. 4. Xác định kỹ thuật và hệ thống yểm trợ bán hàng * Mục tiêu và kế hoạch bán hàng của doanh nghiệp chỉ có thể được thực hiện tốt khi dựa trên việc xác định và quản trị có hiệu quả các kỹ thuật và hệ tống yểm trợ bán hàng. Kỹ thuật và hệ thống yểm trợ bán hàng liên quan đến cả bán hàng trực tiếp và bán hàng gián tiếp. Tuỳ theo cấu trúc tổ chức và sự phân bổ nhiệm vụ, quyền hạn của các bộ phận trong hệ thống tổ chức doanh nghiệp, việc xác định hệ thống kỹ thuật và yểm trợ bán hàng có thể được giao cho một bộ phận độc lập( bộ phận marketing) hoặc trực tiêps cho bộ phận bán hàng của doanh nghiệp. Nhưng, dù trong tình huống nào, hệ thống kỹ thuật yểm trợ bán hàng luôn là một nội dung quan trọng trong hoạt động bán hàng và quản trị bán hàng của doanh nghiệp. Hệ thống kỹ thuật và yểm trợ bán hàng của doanh nghiệp bao gồm nhiều nội dung khác nhau. Trong đó, có các nội dung cơ bản: + Phương thức bán hàng : Bao gồm bán buôn và bán lẻ. Mỗi phương thức bán hàng có ưu và nhược điểm riêng. Doanh nghiệp có thể lựa chọn để chuyên môn hoá vào bán buôn hay bán lẻ hoặc kết hợp cả hai. Việc lựa chọn phương thức bán nào tuỳ thuộc vào đặc điểm cụ thể của sản phẩm mà doanh nghiệp kinh doanh, đối tượng khách hàng và quan trọng là mục tiêu phát triển cùng năng lực thực tế của mình. +) Hình thức bán hàng: Có rất nhiều hình thức bán hàng khác nhau mà doanh nghiệp có thể lựa chọn để bán hàng của mình. Việc lựa chọn đúng hình thức bán là rất quan trọng để thực hiện tốt mục tiêu bán hàng. Bán hàng ở cấp giám đốc: nhiệm vụ bán hàng được giao thực hiện bởi giám đốc, Giám đốc có quyền trực tiếp thoả thuận thực hiện hành vi bán hàng với khách hàng của doanh nghiệp. Hình thức này thường được áp dụng với thương vụ lớn, sản phẩm có giá trị cao. +) Bán hàng ở cấp quản lý: Nhiệm vụ bán hàng được thực hiện bởi người quản lý bộ phận bán hàng. Trong trường hợp này, quản lý bộ phận bán hàng không chỉ thực hiện kỹ năng quản trị bán hàng mà còn trực tiếp tham gia vào bán hàng nhằm tận dụng thời gian và kinh nghiệm bán của quản lý. +) Bán hàng theo nhiều cấp: Nhiệm vụ bán hàng được thực hiện bởi các cấp khác nhau trong hệ thống lực lượng bán hàng của doanh nghiệp. Trừ trường hợp đặc biệt trong quá trình bán hàng mọi thành viên của lực lượng bán hàng đều tham gia vào bán hàng trực tiếp với vai trò như nhau. Bán hàng ở cấp quản lý và bán hàng ở nhiều cấp tạo sự cạnh tranh nội bộ trong lực lượng bán hàng. Điều này vừa có lợi và vừa có nhược điểm do cạnh tranh gây ra. +) Bán hàng theo tổ đội: Nhiệm vụ bán hàng được thực hiện bởi một tổ bán hàng gồm nhiều chuyên gia về lĩnh vực khác nhau cùng tham gia vào thực hiện một thương vụ cụ thể dưới sự chỉ đạo của một tổ trưởng. Hình thức này thường được áp dụng trong việc bán các phẩm kỹ thuật cao, thiết bị đồng bộ ( dây chuyền công nghệ…) +) Bán hàng theo khách hàng trọng điểm ( tài khoản chủ chốt) : Việc bán hàng được định hướng theo ưu thế của tỷ lệ vàng trong kinh doanh 80/20 hay 85/15. Hình thức này tập trung nỗ lực vào chinh phục nhóm khách hàng trọng điểm ( chủ chốt) của doanh nghiệp. Thường nhóm khách hàng chủ chốt có thể chỉ gồm 20-15% trong tổng số khách hàng trong khi họ đảm nhận đến 80-85 doanh số bán của doanh nghiệp. +) Bán hàng đôi bên cùng có lợi ( quan hệ thương mại hai chiều) : Hình thức này được thực hiện trên cơ sở quan hệ có đi có lại trong mua bán hàng hoá. Người có hàng bán cho người mua nào thì đồng thời cũng phải mua lại một lượng hàng hoá tương ứng của người mua hàng cho mình. +) Bán hàng theo chiến lược tổ chức: Nhiệm vụ bán hàng được thực hiện theo mô hình tổ chức lực lượng bán hàng của doanh nghiệp: - Bán hàng theo vùng địa lý - Bán hàng theo sản phẩm - Bán hàng theo nhóm khách hàng +) Bán hàng theo kiểu hợp tác : là hình thức bán hàng được thực hiện trên cơ sở liên kết cùng thực hiện nhiệm vụ bán ở các khia cạnh khác nhau giữa các bộ phận bán hàng độc lập trên cùng một vùng lãnh thổ hoặc cùng một nhóm khách hàng. +) Bán hàng qua cơ sở trung gian: Là hình thức bán hàng có sử dụng các cơ sở trung gian bên ngoài doanh nghiệp. Trường hợp này thường rất phổ biến trong nền kinh tế. Doanh nghiệp lựa chọn các nhà buôn, các nhà bán lẻ, các đại lý hoặc các nhà môi giới để tiếp tục thực hiện quá trình bán hàng đến tận tay người tiêu thụ. +) Bán hàng qua bên thứ ba: Là hình thức bán hàng cần đến sự tham gia của người thứ ba ngoài người bán và người mua. Quyết định bán thuộc về doanh nghiệp, quyết định mua thuộc về khách hàng. Tuy nhiên khách hàng chỉ mua khi có sự giới thiệu, xác định và yêu cầu sử dụng của bên thứ ba. Ví dụ : Thuốc chữa bệnh Bên thứ ba là bác sĩ kê đơn thuốc , hàng hoá là công cộng, bên thứ ba có thể là một cơ quan nhà nước có thẩm quyền… +) Bán hàng được chế biến phía sau: Là hình thức bán hàng thường gắn với các dịch vụ. Việc bán hàng diễn ra trước khi bộ phận sản xuất chế biến ra sản phẩm phục vụ khách hàng. Hình thức bán này đòi hỏi mối liên hệ chặt chẽ giữa người bán hàng và các yếu tố phục vụ khách hàng sau đó. Bán hàng sẽ không thể thực hiện nếu không có sự hỗ trợ đắc lực của tuyến sau, ví dụ dịch vụ vận chuyển… +) Bán hàng trao tay: Còn gọi là bán hàng di động hay bán hàng rong: là hình thức bán hàng được thực hiện bởi những cá nhân thuộc lực lượng bán hàng trực tiếp mang hàng đến bán ở các tụ điểm, gia đình,n nơi công cộng… +) Bán hàng qua điện thoại; Việc bán hàng được thực hiện qua hệ thống điện thoại công cộng. Khách hàng đặt hàng và thảo luận về thương vụ qua điện thoại và có thể nhận hàng tại nhà. +) Bán hàng qua internet, siêu thị ảo( Bán hàng điện tử) . Tương tự như bán hàng qua điện thoại, nhưng hiện đại hơn và có khả năng hấp dẫn bởi được cung cấp thông tin về sản phẩm và điều kiện mua hàng tốt hơn. +) Bán hàng tự phục vụ( cửa hàng tự chon /siêu thị): Là hình thức bán hàng trên cơ sở phát triển khả năng đáp ứng tốt hơn nhu cầu về tự do thoải mái lựa chọn mác, nhãn hiệu hàng hoá, tiết kiệm được thời giann mua sắm… của khách hàng. Khách hàng được trực tiếp tiếp xúc với sản phẩm hàng hoá không cần yêu cầu thông tin qua nhân viên khách hàng. +) Bán hàng có sự tự phục vụ đầy đủ: hình thức bán hàng này tương ứng với việc đưa ra sản phẩm hoàn thiện ở mức cao nhất có thể được để đáp ứng ở một cách tôt nhất và đồng bộ các nhu cầu toàn diện của khách hàng. Hình thức bán hàng có sự tự phục vụ đầy đủ cung cấp cho khách hàng tất cả các dịch vụ bổ sung trước, trong và sau khi bán hàng ; lựa chọn kỹ trên cơ sở sản phẩm đa dạng, các modum lắp ghép cấu thành sản phẩm hoàn thiện, tín dụng vận chuyển, thử, nhân nhượng giá cả, thay thế, hướng dẫn sử dụng, các dịch vụ sau bán hàng … +) Bán hàng có sự hỗ trợ sau khi bán: Hình thức này đảm bảo cho khách hàng tiếp tục được nhận một số lợi ích nao đó sau khi mua hàng như bảo hành, bảo dưỡng, đổi các… thậm chí là một khoản thường cụ thể nào đó có thể có được sau kh._.i mua hàng. * Mục tiêu và chính sách giá cả: Mục tiêu và chính sách giá cả có tầm quan trọng đặc biệt đối vơí khả năng hoàn thành kế hoạch bán hàng của doanh nghiệp. Các kế hoạch bán hàng luôn luôn phải được liên kết với các mục tiêu làm giá và chính sách giá của doanh nghiệp. Mục tiêu và chính sách giá phải được công bố một cách rõ ràng cho lức lượng bán hàng. Mục tiêu và chính sách giá có thể do bộ phận marketing hoặc do bộ phận bán hàng xây dựng lên quản trị giá thường là nhiệm vụ của bộ phận bán hàng. Các mục tiêu làm giá có thể lựa chọn để hỗ trợ bán hàng : - Mục tiêu làm giá theo lợi nhuận được định hướng - Mục tiêu làm giá theo bán hàng có định hướng - Mục tiêu làm giá theo cạnh tranh có định hướng Các chính sách giá cả có thể lựa chọn và sử dụng trong bán hàng : - Chính sách linh hoạt của giá - Chính sách giá theo chu kỳ sống của sản phẩm - Chính sách giá theo vùng bán hàng trong mối liên hệ với chi phí vận chuyển - Chính sách giảm giá * Quảng cáo và xúc tiến bán hàng Các công cụ này thường được hiểu là hình thức bán hàng gián tiếp nhằm hỗ trợ cho trực tiếp hoặc gián tiếp cho khả năng bán hàng của doanh nghiệp thông qua việc tạo dựng hình ảnh, uy tín và sự hấp dẫn của doanh nghiệp nói chung, cũng như sản phẩm của doanh nghiệp nói riêng đối với khách hàng tiềm năng. Kế hoạch bán hàng của doanh nghiệp cần được liên kết chặt chẽ với các chương trình quảng cáo, xúc tiến bán cụ thể. Tuỳ theo đặc điểm doanh nghiệp và đặc điểm sản phẩm cần có sự lựa chọn đúng các công cụ cụ thể: - Quảng cáo thển chế/quảng cáo sản phẩm - Quảng cáo lần đầu/ quảng cáo nhắc lại - Tham gia hội chợ triển lãm - Mở hội nghị khách hàng/ mời cơm thân mật/ gặp gỡ khách hàng - Trình diễn sản phẩm và mời thử dùng hàng - Các hình thức khuyến mại cụ thể: + Giảm giá dưới các hình thức + Tiền thưởng + xổ số + Trả góp * Phát triển và hoàn thiện lực lượng bán hàng Là một trong những công cụ quan trọng đểhỗ trợ khả năng hoàn thành kế hoạch bán hàng, cần được tính đến khi lập kế hoạch bán hàng của doanh nghiệp. Nội dung của vấn đề này sẽ được giải quyết ở các mục sau. 5. Tổ chức thực hiện kế hoạch Một trong những khâu quan trọng trong quá trình kinh doanh nhằm triển khai vào thực tiễn bán hàng các mục tiêu và các biện pháp giải quyết vấn đề đã dự kiến theo kế hoạch. Nội dung cơ bản được trình bày ở các mục sau. 6. Phân tích và đánh giá kết quả thực hiện kế hoạch Là một nội dung quan trọng của quản trị bán hàng cần được thực hiện một cách nghiêm túc nhằm: - Phân tích tình hình thực hiện tổng quát và chi tiết - Xác định đầy đủ mức độ ảnh hưởng của các yếu tố môi trường và tiềm lực đến kết quả đã đạt được, nguyên nhân cơ bản dẫn đến sự thành công/ thất bại trong thực hiện kế hoạch - Xác định các triển vọng và cơ sở xây dựng /thực hiện kế hoạch kỳ tiếp theo III- Thiết kế và tổ chức lực lượng bán hàng 1. Lực lượng bán hàng Mục tiêu và kế hoạch bán hàng của doanh nghiệp được thực hiện thông qua lưc lượng bán hàng của doanh nghiệp. Thông qua hoạt động tác nghiệp phù hợp với chức trách và nhiệm vụ của từng cá nhân trong lực lươngj bán hàng, mối liên hệ giữa doanh nghiệp với thị trường và chức năng chuyển hóa giá trị hàng hoá từ hàng đến tiền mới được tực hiện. Nói một cách khác lực lượng bán hàng là cầu nối cơ bản nhất doanh nghiệp với thị trường. Do vậy thiết kế và tổ chức lực lượng bán hàng là nội dung quan trọng của quản trị bán hàng cần được thực hiện một cách hoàn hảo. Lực lượng bán hàng của doanh nghiệp bao gồm: - Lực lượng bán hàng cơ hữu của doanh nghiệp - Các đại lý bán hàng có hợp đồng - Lực lượng bán hàng hỗn hợp * Lực lượng bán hàng cơ hữu của doanh nghiệp Lực lượng bán hàng cơ hữu của doanh nghiệp bao gồm tật cả những thành viên trong doanh nghiệp có trách nhiệm trực tiếp đến hoạt động bán hàng Lực lượng bán hàng có thể chia thành: +) Là bộ phận bán hàng tập trung ở văn phòng (chính) của doanh nghiệp và liên hệ trực tiếp với khách hàng chủ yếu thông qua điện thoại hoặc tiếp xúc chủ yếu tại văn phòng doanh nghiệp. Cá nhân nhân viên bán hàng không thưỡnguyên tiếp xúc trực tiếp với khách hàng. Tuỳ theo đặc điểm từng doanh nghiệp lực lượng này có thể được xác định là lượng bán hàng chủ yếu là bộ phận hỗ trợ cho lực lượng bán hàng hoạt động bên ngoài doanh nghiệp. +) Lực lượng bán hàng bên ngoài doanh nghiệp ( văn phòng) Là bộ phận các nhân viên bán hàng được bố trí theo vùng địa lý, theo các địa bàn bán hàng khách nhau cuả doanh nghiệp. Bộ phận bán hàng này có trách nhiệm bán hàng, cung ứng dịch vụ thông qua các giao dịch trực tiếp với khách hàng trên các địa bàn được phân công . Theo chức năng và nhiệm vụ cụ thể của từng cá nhân trong hoạt động bán hàng lực lượng bán hàng của doanh nghiệp bao gồm: Giám đốc / giám đốcn bán hàng cấp doanh nghiệp Giám đốc/ giám đốc bán hàng ưps khu vực, vùng, nghành hàng, nhóm khách hàng; trưởng đại diện bán hàng … Các quản trị viên trung gian và nhân viên hỗ 1trợ bán hàng Các đại diện bán hàng với các chức danh: -) Người giao hàng: nhiệm vụ chủ yếu của nhân viên bán hàng này là đi giao hàng -) Người tiếp nhân đơn hàng: Nhiệm vụ chủ yếu của người này là tiếp nhận đơn hàng nội bộ ( nhân viên bán hàng quầy, ở cửa hàng hoặc tiếp nhận đơn hàng từ bên ngoài) -) Người chào hàng: Nhiêm vụ chửu yếu là tạo dựng hình ảnh, uy tín , cung cấp thông tin về sản phẩm cho người sử dụng hiện tại hay tiềm năng – không được phép tiếp nhận đơn hàng +) Kỹ thuật viên: Nhiệm vụ chủ yếu là cố vấn về kỹ thuật cho khách hàng. +) Người tạo nhu cầu: Là nhân viên bán hàng coa nhiệm vụ chủ yếu giúp cho khách hàng hiểu được các khả năng của sản phẩm mới của doanh nghiệp cho các nhu cầu tiềm tàng của họ hoặc hiểu biết hơn về các sản phẩm truyền thống nhằm dẫn đến khả năng hình thành đòi hỏi thoả mãn nhu cầu bằng các sản phẩm của doanh nghiệp. * Các đại lý bán hàng có hợp đồng: Là một bộ phận lực lượng bán hàng của doanh nghiệp bao gồm các cá nhân hay tổ chức độc lập không thuộc hệ tống tổ chức cơ hữu của doanh nghiệp nhận bán hàng cho doanh nghiệp để hưởng hoa hồng đại lý theo các hợp đồng đã ký kết giữa các bên. Các đại lý bán hàng loại này có thể được xác định là một bộ phận trong kênh phân phối hàng hoá của doanh nghiệp. Tuỳ theo đặc điểm mang tính chi tiết, thuộce lực lượng bán hàng này có các dạng đại lý: Đại lý hoa hồng, đại lý tiêu thụ, đại lý bán hàng hay người môi giới. * Lực lượng bán hàng hỗn hợp. Hai loại lực lượng trên có thể được sử dụng độc lập với các mức độ quan trọng khác nhau trong hoạt động của doanh nghiệp. Tuy nhiên, trong quá trình thiết kế lực lượng bán hàng, có thể nên kết hợp các bộ phận đó với nhau trong một chiến lược phát triển lực lượng bán hàng thống nhất để bổ sung cho nhau. Trường hợp này dẫn đến hình thành lực lươ2ngj bán hàng hỗn hợp của doanh nghiệp. 2. Thiết kế và tổ chức lực lượng bán hàng Nội dung thiết kế và tổ chức lực lượng b của doanh nghiệp có thể được xác định theo các bước sau: Hình 5 . Các bước trong quá trình thiết kế và tổ chức lực lượng bán hàng. Xác định mục tiêu của lực lượng bán hàng (1) Xác định chiến lược của lực lượng bán hàng (2) (3) Xác định quy mô của lực lượng bán hàng Xây dựng cơ cấu của lực lượng bán hàng (4) Xác định chế độ đãi ngộ cho lực lượng bán hàng (5) * Các nội dung thuộc bước (1) và (2) Thường đã được nghiên cứu và xác định trong quá trinh xây dựng chiến lược và kế hoạch bán hàng của doanh nghiệp. Trong quá trình thiết kế và tổ chức lực lượng bán hàng cần nghiên cứu và nắm vững các mục tiêu và chiến lược bán hàng để xác định đúng đắn cơ cấu cần có của lực lượng bán hàng. * Cơ cấu và tổ chức lực lượng bán hàng : Tuỳ theo đặc điểm cụ thể của bán hàng ở từng doanh nghiệp, trên cơ sở các phương án về kênh phân phối, lực lượng bán hàng của doanh nghiệp có thể được thiết kế và tổ chức theo sản phẩm, theo vùng địa lý, theo khách hàng hoặc tổng hợp các dạng trên(H6,7,8). * Quy mô của lực lượng bán hàng Có ảnh hưởng lớn đến mức bán hàng và chí phí. Việc xác định đúng số lượng các đại diện bán hàng là cần thiết sau khi đã xây dựng được cơ cấu tổ chức cụ thể. Để xác định quy mô của lực lượng bán hàng có thể sử dụng phương pháp khối lượng công việc với các bước: - Phân nhóm khách hàng theo quy mô căn cứ vào khối lượng tiêu thụ kỳ kế hoạch - Xác định tần suất gặp gỡ cần thiết với khách hàng cho từng nhóm khách hàng - Xác định tổng khối lượng công việc của hệ thống bán hàng theo số lần gặp gỡ / giao dịch trong kỳ kế hoạch ( tổng khối lượng công việc bằng số khách hàng mỗi nhóm nhân với tần suất gặp gỡ / giao dịch tương ứng). - Xác định số lần gặp gỡ / giao dịch trung bình mỗi đại diện bán hàng có thể thực hiện được trong kỳ kế hoạch - Tính toán số đại diện bán hàng cần thiết trong kỳ kế hoạch ( thương số của tổng số lần gặp gỡ /giao dịch cần thiết và số lần gặp gỡ/giao dịch trung bình mà một đại diện bán hàng có thể thực hiện). H6: Những phương án kênh phân phối. Công ty Đại lý Khách hàng Công ty Công ty Đại lý Các trung gian Khách hàng Đại lý Khách hàng loại I Các trung gian khác Khách hàng loại II Lực lượng bán Lực lượng bán Lực lượng bán hàng của Cty hàng của CTy hàng của CTy Hình 7. Cơ cấu tổ chức bán hàng theo ngành hàng/sản phẩm. Cấp quản lý nhóm hàng I trên toàn quốc Cấp quản lý nhóm hàng III trên toàn quốc Bộ phận quản lý cấp vùng Bộ phận quản lý cấp vùng Bộ phận quản lý cấp tỉnh / huyện Bộ phận quản lý cấp vùng Cấp quản lý nhóm hàng II trên toàn quốc Cấp quản lý nhóm hàng II trên toàn quốc Bộ phận quản lý cấp vùng Bộ phận quản lý cấp vùng IV- Tổ chức thực hiện bán hàng và quản trị lực lượng bán hàng. Quá trình thực hiện kế hoạch bán hàng luôn gắn liền với quá trình quản trị lực lượng bán hàng của doanh nghiệp. Quản trị lực lượng bán hàng bao gồm các nội dung cơ bản: Chiêu mộ và tuyển chọn các phần tử của lực lượng bán hàng (1) Huấn luyện các đại diện bán hàng (2) Chỉ đạo các đại diện bán hàng (3) Động viên các đại diện bán hàng (4) Đánh giá các đại diện bán hàng (5) 1. Chiêu mộ và tuyển chọn các phần tử của lực lượng bán hàng Một quy trình chiêu mộ, tuyển chọn đại diện bán hàng thưởng được xác định qua các bước: - Nghiên cứu quy mô lực lượng bán hàng kế hoạch, đánh giá lực lượng bán hàng hiện tại, xác định số lượng và chất lượng đại diện bán hàng cần bổ sung và các vị trí công tác. - Xác định các vị trí tiêu chuẩn của đại diện bán hàng cho các vị trí. Thông báo tuyển chọn đại diện bán hàng, lên kế hoạch tiếp nhận hồ sơ và thời gian tuyển chọn - Tổ chức tuyển ch0ọn hồ sơ và trực tiếp phỏng vấn - Ra quyết định và bố trí vị trí làm việc trog hệ thống 2. Huấn luyện các đại diện bán hàng Huấn luyện các đại diện bán hàng có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong việc nâng cao hiệ quả hoạt động của lực lượng bán hàng để hoàn thành mục tiêu /kế hoạch bán hàng của doanh nghiệp. Có nhiều hình thức, chương trình và nội dung khác nhau có thể được thiết kế danh cho các vị trí khác nhau của lực lượng bán hàng nhưng tối thiểu phải đáp ứng các yêu cầu: - Hiểu được đầy đủ trách nhiệm, quyền hạn của mỗi cá nhân trong hệ thống bán hàng - Nắm vững và nâng cao nghệ thuật bán hàng, nghệ thuật thương lượng và nghệ thuật tạo dựng mối quan hệ. * Trách nhiệm của giám đốc bán hàng /quản trị viên bán hàng cấp trung gian +) Quản trị lực lượng bán hàng thuộc quyền quản lý: - Nắm vững tên, địa chỉ của các khách hàng( tài khoản) có thể giao dịch - Xác định, lựa chọn và phát triển các khách hàng ( tài khoản) trọng điểm ( chủ chốt) - Xác định các hình thức (chiến lược) bán hàng thích hợp cho mỗi khách hàng trọng điểm ( tài khoản chủ chốt) . - Xác định vai trò/ mối quan hệ cơ hữu của/giữa bán hàng trong và chiến lược marketing. - Tính toán nhu cầu về nhân lực bán hàng - Xác định cấu trúc giám sát bán hàng ( tầng giám sát và nhiệm vụ ) - Tuyển mộ và lựa chọn lực lượng bán hàng - Xây dựng các chương trình huấn luyện, đào tạo lực lượng bán hàng - Thiết lập các tiêu chuẩn đánh giá kếtn quả hoạt động bán hàng - Xây dựng chế độ khuyến khích bán hàng - Lựa chọn ký thuật kiểm tra +) Quản trị hành chính - Quản trị hành chính văn phòng bán hàng - Tăng cường thực hiện chính sách của công ty và giao tiếp trọng bộ phận - Tăng cường khả năng phối hợp với các bộ phận khác của doanh nghiệp - Viết báo cáo tổng kết - Tổ chức các cuộc họp +) Thực hành tiếp thị - Thu thập, đánh giá thông tin vê thị trường /đối thủ cạnh tranh /khách hàng - Dự báo triển vọng bán hàng - Nghiên cứu đề xuất hướng và kế hoạch phát triển kinh doanh bán hàng +) Trực tiếp bán hàng - Đích thân bán hàng trực tiếp cho khách hàng trọng điểm - Giao dịch và đàm phán để chào hàng +) Quản trị tài chính: - Lập ngân sách bán hàng - Kiểm soát chi phí - Phân tích chi phí / lợi nhuận * Trách nhiệm của đại diện bán hàng : +) Đại diện bán hàng phải hiểu biết về hệ thống kinh doanh/bán hàng của doanh nghiệp, các đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp và có khả năng hoà đồng trong hệ thống. +) Đại diện bán hàng phải hiểu biết cặn kẽ về các sản phẩm hàng hoá của doanh nghiệp: Quá trinh chế tạo, nguồn gốc hàng hoá, công năng, ưu thế, nhược điểm…và các yếu tố bổ trợ bán sản phẩm. +) Đại diện bán hàng phải hiểu biết rõ đặc điểm của khách hàng, đối thủ cạnh tranh, chiến lược/sách lược/phương châm của doanh nghiệp trong việc bán hàng đối với các đối tượng khách hàng và đối thủ cạnh tranh. +) Đại diện bán hàng phải tinh thông và sử dụng có hiệu quả nghệ thuật/chiến kỹ thuật bán hàng cá nhân. +) Đại diện bán hàng phải nắm vững các thủ tục, quy trình và trách nhiệm cá nhân trong hoạt động bán hàng của doanh nghiệp kể cả bán tại văn phòng, tại quầy hay bán hàng ngoài doanh nghiệp. * Nhiệm vụ của đại diện bán hàng : + Thăm dò: Tìm kiếm và gây dựng khách hàng mới +Xác định mục tiêu: Quyết định phân bổ thời gian của đại diện bán hàng cho khách hàng hiện tại và khách hàng tiềm năng. + Cung cấp thông tin: Cung cấp thông tin về sản phẩm hàng hoá và dịch của doanh nghiệp cho khách hàng một cách khôn khéo. + Bán hàng: Hiểu biết và sử dụng có hiệu quả nghệ thuật bán hàng: cách tiếp cận, giới thiệu hàng hoá, chào giá, mặc cả, giải đáp ý kiến phản và hoàn tất thương vụ. + Cung cấp dịch vụ: Cung ứng các dịch vụ khác nhau cho khách hàng: Tư vấn giải quyết vấn đề của khách,hỗ trợ các vấn đề kỹ thuật, thoả thuận tàitrợ, xúc tiến nhanh việc giao hàng. + Thu thập thông tin: Quan sát thị trường, thu thập thông tin về thị trường. + Phân bổ hàng: Quyết định phân bổ sản phẩm khan hiếm khi thiếu hàng cho các khách hàng một cách hợp lý * Các chiến ( kỹ) thuật bán hàng cá nhân: Nghệ thuật bán hàng bao gồm nhiều yếu tố được liên kết để đạt đến hiệu quả bán hàng. Việc lựa chọn chiến(kỹ) thuật bán hàng và sử dụng nó đúng tình huống là quan trọng. Các kỹ thuật bán hàng thường được tâm: + Chất phác: Tạo dựng hình ảnh “ thật thà” nơi khách hàng + Ghi băng: Sử dụng các mẫu bán hàng thành công trước đó để tiếp tục áp dụng với các khách hàng mới đồng thời có thể bổ sung thâm những khía cạnh mới mà vẫn sử dụng có hiệu quả kinh nghiệm trước đó. + Khuyến khích:Một hình thức nghệ tuật giao tiếp với khách hàng trên cơ sở sử dụng liên tục các cách diễn đạt theo kiểu câu hỏi để dẫn đến câu trả lời có của khách hàng. + Hiểu rõ và giải thích các tính chất và lợi ích của sản phẩm hàng hoá + Hiểu rõ và giải thích rõ mối liên hệ nhu cầu – lợi ích + Thúc đẩy thu hút khách hàng theo tiến trình: Nhận thức-Quan tâm –Tin tưởng-Thử-Lập lại + Thực tốt các bước chủ yếu của quá trình bán hàng cá nhân: Giới thiệu và trình diễn Thăm dò/sàng lọc Kết thúc thương vụ Theo dõi và duy trì Tiếp cận Tiếp cận sơ bộ Khắc phục ý kiến phản đổi * Thăm dò /sàng lọc: Quan sát nhanh, tổng quát. * Tiếp cận sơ bộ: Quan sát đối tượng trọng tâm * Tiếp cận: Kỹ thuật giao tiếp “ khi khách đên”. * Giới thiệu và trình diễn: Kỹ thuật chào hàng, giới thiệu ưu thế sản phẩm nghệ thuật nói giá… * Khắc phục ý kiến phản đối: Viện lý luận và biện bác, giải thích giá trị sử dụng và mối liên hệ lợi ích khi dùng sản phẩm, thương lượng. * Kết thúc thương vụ: Nghệ thuật kết thúc việc bán, tạo niềm tin băng tự tin của người bán/kỹ thuật dùng câu hỏi/kỹ thuật tác động hữu hình/kỹ thuật biến cố sắp xảy đến /kỹ thuật kể chuyện/kỹ thuật kích thích/kỹ thuật mời khách mua giúp … * Theo dõi và duy trì: Kỹ thuật giao tiếp “ khi khách về” : tiễn khách/đối vỡi khách có mua hàng/đối với khách không mua hàng + Tư vấn cho khách hàng trên cơ sở hiểu biết đầy đủ về họ. + Bán hàng theo trạng thái tâm lý của khách hàng. + Kỹ thuật bán hàng kết hợp với lợi ích của người bán- người mua( dung hoà lợi ích) + Bán hàng theo các bữa tiệc/ triển lãm, hội chợ thương mại. + Kỹ thuật bán hàng trên cơ sở phát triển các mối quan hệ cấ nhân ( quan hệ tình cảm , niềm tin , lợi ích lâu dài) + Bán hàng theo quan điểm “ mọi người đều có thể trở thành khách hàng của doanh nghiệp tương lai –bán hàng theo chiều sâu” * Phương pháp và chiến thuật thương lượng trong bán hàng. Đại diện bán hàng có thể sử dụng các phươn pháp và chiến thuật thương lượng khác nhau: +) Phương pháp thương lượng có nguyên tắc: - Tách riêng con người ra khỏi vấn đề: Loại trừ cảm xúc cá nhân ; tôn trọng, thông cảm và hiểu biết lẫn nhau; kiềm chế. - Tập trung vào việc đạt được quyền lợi chứ không cố gắng giữ vững lập trường, tìm cách dung hoà lợi ích của cả hai bên một cách tốt nhất để thoả mãn quyền lợi của cả hai. - Suy nghĩ và đề nghị những phương án đôi bên cùng có lợi - Kiên quyết bảo vệ tiêu chuẩn khách quan +) Các chiến thuật thương lượng quen biết: - Hành động quyết liệt: Cố gắng thể hiện thái độ cương quyết - Trừ hao nhiều: Tạo dựng những khoảng rộng ( yêu cầu cao) để thương lượng sau đó nhượng bộ dẫn đến điểm giới hạn mong muốn. - Tạo đồng minh có uy tín : Tìm kiếm, sử dụng áp lực, ủng hộ thông qua cá nhân/ tổ chức hay đề án có uy tín khác. - Điểm dừng cuối cùng: Tuyên bố về giới hạn cuối cùng của khả năng nhượng bộ - Quyền hạn có hạn: Thương lượng với thiện chí nhưng đến thời điểm kết thúc đưa ra thông báo về quyền hạn quyết định tối hậu thuộc lãnh đạo cấp trên. - Chia cắt để chiến thắng: Thương lượng với tập thể đối thủ, nên cố gắng tập trung thuyết phục một hoặc một sốn riêng lẻ thành viên (đặc biệt là những người có uy tín) để tìm kiếm sự ủng hộ ngay trong đối thủ. - Tạm ngừng: Dừng thương lượng một thời gian có chủ đích nhằm tạo điều kiện để cả hai bên xem xét lại cơ sở và nội dung đàm phán. - Im nặng: Tạo cơ hội để đối thủ cạnh tranh bộc lộ hết những ý đồ và hạn chế khả năng thăm dò của đối thủ. - Kiên trì: Tạo cơ hội cho đối thủ hiểu được thiện chí và đồng thời chấp thuận nhân nhượng. - Chia đôi phần chênh lệch : Tạo cơ hội chấp nhận nhân nhượng do camẻ giác cùng có lợi. - Thăm dò: trắc nghiệm phản ứng của đối thủ về quan điểm và mục tiêu của mình thông qua phần tử thứ 3. - Bất ngờ: giữ bí mật tuyệt đối về mục tiêu thực trong đàm phán và phương án mong muốn. 3. Chỉ đạo các đại diện bán hàng Hoạt động bán hàng của các đại diện được thực hiện trên nguyên tắc tự chủ, độc lập va sáng tạo giải quyết các nhiệm vụ và kế hoạch được giáo phó. Công việc bán hàng sẽ không được tực hiện một cách có hiệu quả nếu không nều thiếu sáng kiến trong việc xử lý các tình huống cụ thể của đại diện bán hàng. Tố chất cá nhân, kinh nghiệm và quá trình huấn luyện đại diện bán của mình chính là cơ sở để quản trị teo nguyên tắc này. Tuy nhiên, kiểm soát và điều chỉnh hoạt động của cả hệ tống bán hàng hay hoạt động của từng cá nhân đại diện bán hàng là một yêu cầu không thể thiếu được trong quản trị bán hàng. Thông qua hệ thống giám sát và các tầng giám sát của hệ thống bán, hành vi và kết quả hoạt động của từng bộ phận và từng cá nhân trong hệ thống bán hàng phải được kiểm soát và đanh giá theo thương vụ va từng thời gian thích hợp. * Mức độ giám sát : Đối với từng bộ phận khác nhau của lực lượng bán hàng có thể khác nhau: - Lực lượng bán hàng của công ty được giám sát chặt chẽ và liên tục hơn nhiều so với các đại lý bán hàng có hợp đồng hưởng hoa hồng. - Bộ phận bán hàng trọng điểm ( nhóm hàng trọnge điểm/ khách hàng trọng điểm / thị trường trọng điểm) được giám sát chặt chẽ hơn các bộ phận còn lại. * Phương pháp chỉ đạo bán hàng. Có thể thực hiện theo nhiều dạng để đạt đến hiệu quả: - Ra mệnh lệnh – quyết định cá nhân của người quản trị - Trao đổi, thảo luận tìm hướng giải quyết giữa lãnh đạo và thực hiện. - Động viên đại diện bán hàng phát huy sáng kiến và đề xuất ý kiến cá nhân để giải quyết vấn đề. - Giao quyền tự định cá nhân ( nhóm) và kiểm soát hiệu quả công việc ( tự quản trị). * Cơ sở để chỉ đạo bán hàng Các hạn ngạch chỉ tiêu bán hàng, chi phí lợi nhuận Định mức thời gian làm việc và phân bổ thời gian hoạt động của đại diện bán hàng: + Thời gian gặp gỡ khách hàng hiện tại + Thời gian gặp gỡ khách hàng tiềm năng + Thời gian gặp gỡ xã giao + Thời gian gặp gỡ trao đổi thương vụ + Thời gian bán hàng trực tiếp 4. Động viên các đại diện bán hàng – thi đua đạt thành tích cao Kết quả hoạt động của lực lượng bán hàng chịu tác động mạnh mẽ của chương trình động viên, khuyến khích các đại diện bán hàng của doanh nghiệp. Mối liên hệ giữa động viên và kết quả bán hàng có thể được mô tả qua mô hình cơ bản : Động viên tốt nỗ lực cao thành tích lớn khen thưởng đúng hài lòng * Các yêu cầu động viên: - Có mục tiêu, tiêu chuẩn rõ ràng - Có thời gian - Phù hợp với chiến lược phát triển/ tình huống - Đúng lúc ( thưởng ngay/ phạt ngay) - Chính xác( công bằng) - Đảm bảo tính linh hoạt * Các hình thức động viên: - Thưởng phạt bằng tiền , hiện vật - Công nhận sự đóng góp về tinh thần ( danh hiệu ) - Cơ hội thăng tiến nghề nghiệp 5. Đánh giá các đại diện bán hàng Việc phân tích, đánh giá hoạt động bán hàng của các đại diện bán hàng được thực hiện cho từng cá nhân và bộ phận bán hàng. Kết quả đánh giá là cơ sở cho việc phân tích đánh giá, tổng kết tình hình chung của toàn doanh nghiệp. Ngoài các yếu tố mang tính chi tiết cục bộ, có thể sử dụng các phương pháp và tiêu thức chung khi đánh giá hoạt động bán hàng của doanh nghiệp để phân tích, đánh giá hoạt động bán hàng của từng đại diện bán hàng V- Phân tích và đánh giá kết quả bán hàng 1. Nội dung đánh giá hoạt động bán hàng * Đối tượng đánh giá: - Phân tích, đánh giá hoạt động bán hàng được thực hiện ở nhiều mức độ khác nhau: - Phân tích, đánh giá hoạt động bán hàng tổng quát ( cấp doanh nghiệp) - Phân tích, đánh giá hoạt động bán hàng của một bộ phận (cấp khu vực) - Phân tích, đánh giá hoạt động bán hàng của từng cá nhân đại diện bán hàng * Nội dung đánh giá: Khi đánh giá hoạt động bán hàng ở từng mức độ, có thể tiến hành phân tích, đánh giá theo các nội dung: - Phân tích, đánh giá hoạt động bán hàng theo mục tiêu( kế hoạch và thực hiện, hiện tại và quá khứ) - Phân tích, đánh giá hoạt động bán hàng về số lượng doanh số bán theo khối lượng/giá trị. - Phân tích, đánh giá hoạt động bán hàng về chất lượng hành vi cư xử, quan hệ với khách hàng, kết quả phát triển khách hàng , thị trường. - Phân tích, đánh giá hoạt động bán hàng theo sản phẩm, khu vực thị trường, khách hàng. 2. Các nguồn thông tin phục vụ đánh giá. Nguồn thông tin, dữ liệu được dùng để đánh giá thường gồm hai dòng chính: * Dòng thuận: Các thông tin được sử dụng để xây dựng kế hoạch bán hàng Các mục tiêu, hạn mức, các quyết định chỉ đạo giám sát bán hàng Các tiêu chuẩn đã được xác định và truyền đạt đến lực lượng bán hàng . Các thông tin này là tập hợp các dữ liệu đã được đưa ra trong quá trình tổ chức hoạt động bán hàng của doanh nghiệp ( thông tin thứ cấp). * Dòng phản hồi: Bao gồm tất cả các thông tin về kết quả và tình hình thực hiện bán hàng thực tế của doanh nghiệp mà giám đốc ( ban lãnh đạo): - Các báo cáo bán hàng ( quan trọng nhất). Các thông tin bổ sung từ quan sát trực tiếp, thư từ ,đơn khiếu lại của khách hàng, thăm dò dư luận khách hàng, kết quả trao đổi. Với các đại diện bán hàng .. Các thông tin nhận được từ các bộ phận nghiệp vụ khác của doanh nghiệp ( marketing, tài vụ …). 3. Phương pháp đánh giá. * Hình thức đánh giá: Đánh giá kết quả bán hàng thường thực hiện qua hai bước: - Tự đánh giá thành tích bán hàng của từng cá nhân và bộ phận - Đánh giá chính thức của lãnh đạo ( giám đốc bán hàng ) * Phương pháp cơ bản thường được sử dụng: + So sánh mức bán và các chỉ tiêu liên quan thực tế /kế hoạch ; hiện tại và quá khứ. + So sánh, xếp hạng thành tích của cá nhân, bộ phận bán hàng với nhau và tỷ trọng trên tổng thể. + Phân tích và đưa ra kết luận về kết quả bán hàng trong mối liên hệ với các yếu tố kích thích/ kìm hãm ( điều kiện thực hiện thực tế) có ảnh hưởng đến trực tiếp hoặc gián tiếp đến kết quả. * Các chỉ tiêu đánh giá kết quả bán hàng thường được sử dụng: + Doanh số bán hàng ( bằng tiền mặt hoạc đơn vị khối lượng ): Doanh số bán theo khách hàng Doanh số bán theo khách hàng mới Doanh số bán theo sản phẩm Doanh số bán sản phẩm mới Doanh số bán theo khu vực Doanh số bán theo khu vực mới +) Chi phí bán hàng : chi phí bán hàng trên doanh số +) Lãi gộp +) Lợi nhuận ròng +) Dự trữ/dự trữ thuần +) Số khách hàng mới +) Số khách hàng mất đi +)Số đơn đặt hàng +) Doanh số bán hàng trên một khách hàng ( doanh số bán /số khách hàng). +) Lãi gộp trung bình +) Thị phần của doanh nghiệp : Doanh số bán của doanh nghiệp T= x 100(%) Doanh số bán của toàn ngành +) Tỷ lệ hoàn thành chỉ tiêu bán(c) tổng doanh số bán thực hiện C= x100(%) Tổng doanh số bán kế hoạch +) Tỷ lệ chiếm lĩnh khách hàng(k) Số khách hàng của doanh nghiệp K = x100(%) Toàn bộ khách hàng ở các khu vực +) Bình quân số lượng một đơn vị đơn đặt hàng(D) Doanh số bán D = x 100(%) Số đơn đặt hàng +) Vòng quay của vốn( V1) Doanh số V1 = ( lần) Tài sản sử dụng +) Vòng quay vốn lưu động(V2) Doanh số V2 = ( lần ) Vốn lưu động +) Lãi gộp trên tài sản đang sử dụng( V3 - ROAM) Lãi gộp V3 = x 100 (%) Tài sản đang sử dụng +) Lợi nhuận còn lại( Lc) Lc = Lg– Cf1 –( Cf2+ Cf3) Lc: Lợi nhuận còn lại Lg: Tổng lãi gộp Cf1: Chi phí bán hàng trực tiếp Cf2: Chi phí của tài khoản phải thu Cf3: Chi phí hàng hoá tồn kho +) Đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng: Được thực hiện thông qua các ý kiến phản hồi, đóng góp và nhận xét của khách hàng đối với doanh nghiệp, về bộ phận hay cá nhân đại diện bán hàng. Có thể dùng hình thực tổng hợp từ sổ góp ý, điều tra bằng các câu hỏi trực tiếp ( hội nghị khách hàng, mời cơm thân mật …) gián tiếp qua điện thoại, phiếu câu hỏi… +) Đánh giá định tính các đại diện bán hàng Bên cạnh kết quả hoạt động có thể phân tích bằng các chỉ tiêu định lượng( số lượng), cần tiếp tục đánh giá các yếu tố “ chất lượng” liên quan đến khả năng bán hàng và hoạt động bán hàng của các đại diện bán hàng nhằm nâng cao chất lượng đội ngũ bán hàng của doanh nghiệp. Trên cơ sở các tiêu thức xác định “ chất lượng” của đại diện bán hàng, tiến hành cho điểm theo từng tiêu thức và tổng hợp lại và xếp hạng đại diện bán theo các mức: Chương II- Thực trạng hoạt động bán hàng ở doanh nghiệp thương mại. I- Đặc điểm của công ty Vật tư- Nông sản 1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty Theo quyết định của hội đồng quản trị tổng công ty vật tư nông nghiệp; căn cứ vào quyết định số 412 NN – TCCB/QD ngày 30/12/1995 của bộ trưởng bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn ; căn cứ vào tình hình hoạt động của tổng công ty vật tư nông nghiệp phê chuẩn quyết định thành lập công ty Vật tư- Nông sản. Công ty vật tư nông sản là thành viên của tổng công ty vật tư nông nghiệp, hạch toán độc lập có quan hệ gắn bó với tổng công ty và các đơn vị thành viên khác của tổng công ty trong hoạt động kinh doanh vật tư nông nghiệp, nông sản khác và sản xuất các sản phẩm từ chất dẻo nhằm tập trung vốn và chuyên môn hoá; hợp tác trong sản xuất kinh doanh để nâng cao hiệu quả kinh tế. Theo quyết định 1111 NN-TCCB/QĐ của bộ trưởng bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn ngày 31/5/1997 về việc sáp nhập công ty vật tư- dịch vụ nông nghiệp vào công ty Vật tư- Nông sản. Công ty Vật tư- Nông sản có tên giao dịch quốc tế là: Agricultural Produce And Materals Company, viết tắt là APROMACO. Trụ sở chính đặt tại nhà số 14b Ngô Tất Tố, phường Văn Miếu-Hà Nội Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý công ty Vật tư- Nông sản Giám đốc Phó giám đốc Phòng tổ chức hành chính Phòng kế hoạch kinh doanh Phòng kế toàn tìa vụ Các phòng ban khác Trạm KD tổng hợp Văn Điển Trạm KD tổng hợp Ngọc Hồi Kho số 1 Văn Điển Xưởng sản xuất bao bì Cửa hàng KD tổng hợp Cỗu giây Cửa hàng KD tổng hợp phương liệt Nhiệm vụ chủ yếu của công ty : Kinh doanh vật tư nông nghiệp, lương thực, thực phẩm chế biến, nông sản và vật liệu xây dựng Sản xuất phân bón Sản xuất các sản phẩm tiêu dùng từ chất dẻo Đại lý tiêu tụ hàng hoá Công ty được điều hành và quản lý trực tiếp bởi giám đốc công ty, đồng thời chịu tác động, quản lý của hội đồng quản trị của tổng công ty vật tư nông nghiệp Công ty chịu sự quản của nhà nước, của các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc chính phủ, uỷ ban nhân tỉnh thành phố trực thuộc trung ương với tư cách là cơ quan quản lý nhà nước đồng thơì chịu sự quản của các cơ quan được nhà nước giao thực hiện quyền của chủ sở hữu đối với doanh nghiệp nhà nước quy định của luật doanh nghiệp nhà nước và các quy định khác của pháp luật. Quyền của công ty : công ty có quyền quản lý, sử dụng vốn và các nguồn lực khác do tổng công ty vật tư nông nghiệp giao để thực hiện các mục tiêu, nhiệm vụ kinh doanh của tổng công ty giao, thực hiện sự điều chỉnh vốn và nguồn lực đã giao trong trường hợp cần thiết phù hợp với kế hoạch phát triển chung của toàn tổng công ty. Công ty có quyền đầu tư, liên doanh, liên kết, góp vốn cổ phần theo sự uỷ hoặc cho phép của tổng công ty theo quy định của pháp luật Công ty có quyền chuyển nhượng thay thế, cho thuê thế chấp, cầm cố tài sản của tổng công ty giao cho trên cơ sở có phương án trình tổng công ty và được tổng công ty phê duyệt trên nguyên tắc bảo toàn và phát triển vốn. Công ty có quyền tổ chức quản lý kinh doanh : + Công ty có quyền đề nghị tổng công ty xem xét ._.g ty. Như vậy, khi lựa chọn chiến lược này Công ty có thể tăng khả năng cạnh tranh cũng như lợi nhuận của mình do đã xây dựng được một mặt hàng chủ lực, đồng thời có thể hạn chế được các rủi ro có thể xảy ra thông qua việc đa dạng hóa một số mặt hàng nhập khẩu. II. 2. Xây dựng kế hoạch nhập khẩu phù hợp Để đảm bảo phục vụ cho nhu cầu thị trường và cho nhu cầu sản xuất trong ngành, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kinh doanh nhập khẩu, Công ty cần phải hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch nhập khẩu. Kế hoạch nhập khẩu bao gồm các nội dung sau : - Xác định chiến thuật nhập khẩu : Công ty có thể chọn một trong 2 chiến thuật sau : + Chiến thuật chủ động : chiến thuật này được áp dụng khi Công ty đã nghiên cứu chính xác giá cả. Khi dự đoán giá cả có xu hướng giảm thì không tiến hành nhập ngay với số lượng lớn, còn khi giá cả có xu hướng tăng thì Công ty phải nhập ngay khi giá chưa tăng. + Chiến thuật bị động : Khối lượng hàng nhập khẩu còn được chia làm nhiều đợt để tránh những thiệt hại do giá thay đổi. Chia thành bao nhiêu đợt là tuỳ thuộc vào tình hình cụ thể của Công ty và có thể áp dụng phương pháp mô hình toán kinh tế để tính toán. - Lựa chọn phương thức giao dịch. ở đây cần làm rõ các vấn đề như nhập khẩu ở nước nào, đối tác nào và giao dịch vào lúc nào. Đồng thời, Công ty phải lựa chọn thời điểm giao dịch có lợi nhất. Thời gian giao dịch dài hay ngắn là tùy thuộc vào dung lượng của thị trường và khối lượng giao dịch. Căn cứ vào tình hình của thị trường và từng mặt hàng mà lựa chọn phương pháp giao dịch cho phù hợp. Với những thị trường mới thì nên chọn hình thức giao dịch qua trung gian còn với những thị trường truyền thống thì chọn hình thức giao dịch trực tiếp. - Xác định tỷ suất ngoại tệ hàng nhập khẩu : Tỷ xuất ngoại tệ đối với hàng nhập khẩu và số lượng bản tệ (VND) có thể thu về được khi bỏ ra một đơn ngoại tệ để nhập khẩu phải so sánh chỉ tiêu này với tỷ giá hối đoái hiện hành để xem có nên nhập khẩu hay không. Nếu tỷ xuất ngoại tệ hàng nhập khẩu cao hơn tỷ giá hiện hành thì nên tiến hành nhập khẩu vì có thể có khả năng sinh lời, và ngược lại, nếu tỷ xuất ngoại tệ hàng nhập khẩu thấp hơn tỷ giá hiện hành thì khôgn tiến hành nhập khẩu. - Nhập khẩu với khối lượng bao nhiêu : Công ty cần căn cứ vào nhu cầu của thị trường, điều kiện hiện tại của mình và các yếu tố khác để xác định khối lượng nhập tối ưu nhất. Công ty nên xác định khối lượng này dựa vào công thức : Nhìn chung hiện nay công tác xây dựng kế hoạch nhập khẩu của Công ty đã được chú trọng nhưng hiệu quả đạt được chưa cao, cho nên Công ty phải đầu tư hơn nữa vào công tác này. Khi xây dựng kế hoạch nhập khẩu, Công ty cần phải tuân thủ chặt chẽ quy trình trên để có thể đưa ra một kế hoạch chi tiết và chính xác nhất. II.3. Huy động và sử dụng có hiệu quả nguồn vốn kinh doanh. Qua nghiên cứu thực tế tình hình quản lý và sử dụng vốn của Công ty trong những năm qua, tôi thấy nguồn vốn cho nhập khẩu còn thiếu, việc quay vòng vốn thu lời vốn còn chậm. Thứ nhất, đối với vấn đề huy động vốn cho nhập khẩu, Công ty cần phải tìm đến những khoản vay ưu đãi từ phía ngân hàng, tổ chức kinh tế trong và ngoài nước và cả từ phía bạn hàng. Công ty cần phải tranh thủ những điều kiện ưu đãi từ phía bạn hàng như thanh toán chậm với lãi xuất thấp, trả góp... Đồng thời, Công ty nên đẩy mạnh hình thức nhập khẩu ủy thác vì hình thức này hầu như là sử dụng vốn của đơn vị thuê uỷ thác, nó sẽ làm giảm lượng vốn bỏ ra từ phía Công ty. Thứ hai, đối với vấn đề thu lời và quay vòng vốn, tôi xin đưa ra các biện pháp sau : - áp dụng hình thức giao hàng và thanh toán linh hoạt đối với các đơn vị mua hàng. Có thể tiến hành giao hàng từng phần, giao hàng đến đâu thì thu tiền hàng của lần giao trước đó, nghĩa là việc giao hàng sẽ lệch nhau một khoảng thời gian. Biện pháp này sẽ góp phần cho Công ty đẩy nhanh tốc độ quay vòng vốn, giảm tối đa lương vốn bị chiếm dụng. Công ty hoàn toàn có thể áp dụng được biện pháp này bởi vì hầu hết các hàng nhập khẩu về là có giá trị lớn, cho nên tiến hành giao hàng từng phần sẽ thuận lợi cho cả hai bên trong vấn đề thanh toán. - Công ty cần phải quản lý tốt lực lượng hàng hóa dự trữ để kịp thời thanh lý hàng ứ đọng, tồn kho chậm luân chuyển. Trước khi tiến hành nhập khẩu hàng hóa về, Công ty phải có các biện pháp nâng cao tốc độ chu chuyển vốn thông qua giải quyết tốt lượng hàng dự trữ bằng cách tìm sẵn các bạn hàng trong nước để khi hàng về là có thể giải phóng ngay vốn hàng nhập khẩu, tránh tình trạng vốn ứ đọng quá lâu trong khâu dự trữ. Bên cạnh đó Công ty cần phải xác định được cơ cấu và giá trị dự trữ phù hợp. Có thể xác định giá trị dự trữ tối ưu theo công thức : D = P ´ t trong đó : D : Giá trị dự trữ tối ưu P : Mức bán hàng nhập khẩu bình quân 1 ngày đêm t : Thời gian giữa hai lần nhập khẩu kế tiếp. Theo công thức này, Công ty sẽ căn cứ vào tình hình thực tế của mình để xác định một giá trị hàng hóa tối ưu nhất vừa đảm bảo tính liên tục cho hoạt động bán hàng vừa đảm bảo nâng cao chất lượng chu chuyển vốn. II. 4. Nâng cao nghiệp vụ nhập khẩu. II.4.1. Tổ chức tốt và ngày càng hoàn thiện công tác nghiên cứu thị trường. - Đẩy mạnh nghiên cứu thị trường Trong cơ chế thị trường, bất kỳ một hoạt động kinh doanh nào cũng phải gắn liền với nhu cầu thị trường. Sự tồn tại của doanh nghiệp luôn gắn liền với việc nắm chắc các nhu cầu đó đối với doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu thì công tác nghiên cứu thị trường trong và ngoài nước là rất cần thiết. Đối với thị trường nhập khẩu, nếu như trước đây việc nghiên cứu là không quan trọng bởi vì nhập khẩu được tiến hành theo nghị định thư của Nhà nước. Khi chuyển sang hạch toán kinh doanh độc lập, Công ty phải tự tìm hàng để giao dịch cho nên việc nắm vững thị trường nhập khẩu là công việc có ý nghĩa sống còn của Công ty. Nên chăng Công ty phải thành lập một phòng Marketing. Căn cứ vào những hoạt động có tính chất chung của từng bộ phận trong nội bộ Công ty thì có thể thành lập phòng Marketing theo những cơ cấu khác nhau. Tuy nhiên, dù có muốn tổ chức cơ cấu nào đi chăng nữa thì phòng này cũng phải đảm đương được các chức năng sau : - Nghiên cứu thị trường : Bao gồm thị trường trong nước, ngoài nước, thị trường nhập khẩu, xuất khẩu. - Tham mưu cho lãnh đạo Công ty và các phòng ban nghiệp vụ những vấn đề về thị trường. - Tuyên truyền, quảng cao để nâng cao uy tín của Công ty. Sự hoạt động của phòng Marketing được tiến hành theo phương cham thỏa mãn tối đa nhu cầu của khách hàng, lấy hiệu quả kinh tế làm thước đo cho mọi hoạt động. Do đó, khi thành lập phòng này đòi hỏi Công ty phải để sự hoạt động của các phòng nghiệp vụ hiện nay một mặt có các hoạt động ngang bằng về phương tiện tổ chức với phòng Marketing, song mặt khác nhiều hoạt động của các phòng nghiệp vụ phải có quan hệ chức năng, gắn bó mật thiết và chịu sự chi phối của phòng Marketing trong lĩnh vực nghiên cứu thị trường tìm kiếm thị trường và khách hàng. - Mở rộng thị trường nhập khẩu. Để có những điều kiện thuận lợi trong kinh doanh nhập khẩu Công ty cần phải có nhiều nguồn hang. Do đó, vấn đề mở rộng quan hệ với các bạn hàng, hay nói cách khác là mở rộng thị trường nhập khẩu có ý nghĩa rất quan trọng đối với Công ty. Ngoài các thị trường truyền thống như Singapore, Hàn Quốc, Trung Quốc. Công ty cần phải xúc tiến hơn nữa trong việc mở rộng thị trường sang các nước có nền công nghiệp phát triển và các nước trong khu vực. Bên cạnh việc nghiên cứu thị trường, Công ty cần phải có những biện pháp để đẩy nhanh công tác đàm phán ký kết hợp đồng sao cho có hiệu quả nhất, giảm tối đa thời gian và chi phí. Đối với các thị trường truyền thống, Công ty cần phải tập trung khai thác theo chiều sâu, nghĩa là tìm thêm các bạn hàng trong khu vực thị trường hiện tại Nhìn chung, cơ cấu thị trường nhập khẩu hiện nay của Công ty còn rất giản đơn, chỉ tập trung ở một số thị trường lớn, cho nên Công ty cần phải mở rộng hơn nữa cơ cấu thị trường nhập khẩu của mình để tăng giá trị hợp đồng nhập khẩu hàng năm. Đối với các Công ty Thương mại cũng vậy. Nghiên cứu thị trường là một việc làm không thể thiếu, dự báo được, phản ánh các hoạt động kinh doanh của Công ty. Thực chất của việc nghiên cứu thị trường một cách chính xác, từ đó Công ty có thể dự báo được thị trường trong tương lai, chủ động trong các hoạt động kinh doanh ở Công ty. Do vậy Công ty nên sử dụng một quy trình nghiên cứu thị trường để có thể đưa ra những quyết định đúng đắn trong hoạt động kinh doanh của mình và đạt hiệu quả cao, đồng thời có thể xác định một số thị trường mà Công ty có lợi thế so sánh. Quy trình nghiên cứu thị trường đề xuất được thể hiện ở sơ đồ sau : Biểu 10 : Quy trình nghiên cứu thị trường II. 4.2. Lựa chọn đối tác. Trên cơ sở lựa chọn được thị trường phải tiến tới chọn đối tác.Muốn hiểu được đối tác phải có công tác điều tra đối tác. Những mặt hàng cần nắm được trong việc điều tra đối tác là : Quá trình phát triển của họ, sở trường và sở đoản của họ, cơ cấu tổ chức, nền nếp làm ăn, vốn tiếng, lĩnh vực kinh doanh. Để nắm được các thông tin này Công ty có thể sử dụng các văn phòng của Công ty ở nước ngoài hoặc tìm hiểu trực tiếp thông qua các văn phòng đại diện của Công ty nước ngoài tại Việt Nam. Tìm hiểu kỹ lưỡng đối tác nước ngoài sẽ giúp cho Công ty tránh được nhiều rủi ro trong làm ăn hay gặp phải như Công ty định làm, chọn làm đối tác là Công ty "ma" hoặc nó chỉ là một trung gian môi giới. II.4.3. Hình thành giá. Với những mặt hàng đã lựa chọn, dựa vào các đơn chào hàng và các đơn hỏi hàng của các bạn hàng nước ngoài, khách hàng trong nước. Công ty thiết kế một kết cứu định giá hợp lý đó là Công ty chỉ dựa vào giá của các đơn chào hàng mà chưa xác định giá trên thị trường Quốc tế dẫn đến những cơ cấu giá không thực tế. Thiết bị toàn bộ là có độ chuyên môn hóa cao và phức tạp vì vậy rất khó xác định giá ngoài việc thao khảo các thư chào hàng cảu các hãng. Công ty nên áp dụng một trong các cách sau nhằm xác định giá ở mức độ chuẩn có thể. + Tham khảo ở những hãng giữ vị trí chủ yếu trong sản xuất và cung cấp các loại thiết bị cần mua. + Sử dụng giá đấu thầu để chọn lấy một mức giá thấp nhất. Đặc điểm của giá đấu thầu là thường thấp hơn mức giá Quốc tế bởi vì ở đây người mua chiếm ưu thế, họ chỉ chấp nhận với mức giá thấp nhất trong các mức giá mà người bán đưa ra. II. 4.4. Thương lượng ký kết hợp đồng. Trong nền kinh tế thị trường, thương lượng là việc diễn ra hàng ngày. Thông qua mỗi thường vụ buôn bán, tùy theo mỗi thường vụ mà có những kiểu cách thương lượng khác nhau nhưng tất cả đều chốt lại ở điều khoản được ký kết trong hợp đồng giữa các bên. Tuy nhiên sự thương lượng cũng có một số đặc trưng sau : + Xung đột về quyền lợi giữa các bên tức là một số điều khoản trong hợp đồng chỉ được một trong hai bên nhất trí, cho nên không đi đến chỗ thống nhất. + Không có các giải pháp cụ thể cho những xung đột này. Các bên từ tìm ra các biện pháp để giải quyết bằng cách đàm phán, thương lượng các điều khoản tranh chấp hoặc là bỏ hẳn hoặc là thêm bớt một số điều kiện thỏa mãn được những yêu cầu của bên này đối với bên kia và ngược lại. + Những kết quả thương lượng được quyết định bởi đặc tính của thành phần tham gia đàm phán, thượng lượng và bản thân quá trình thương lượng. Công ty có thể tiến hành quá trình đàm phán ký kết hợp đồng như sau : - Chuẩn bị thương lượng Sự chuẩn bị này nhằm vào việc lựa chọn thành phần tham gia thương lượng, mục tiêu thương lượng và hoàn cảnh thương lượng. Những thành phần tham gia thương lượng cần được lựa chọn xuất phát từ một số tính cá nhân, có khả năng giao tiếp... và rất cần định ra vai trò mà người thương lượng phải có. Mục tiêu của thương lượng được đánh giá trước. + Đánh giá sự thương lượng và những con người xác định được giới hạn trong đó có thể thảo luận được những vấn đề buôn bán, kinh doanh. + Những thông tin được bổ sung để đòi hỏi trong khi thương lượng. + Những chiến lược nhượng bộ tạo thuận lợi cho sự liên kết trong một chiến lược nhất quán. Nó cần được chuẩn bị trước khi đàm phán thương lượng, ký kết hợp đồng. Hoàn cảnh của thương lượng cũng có thể tạo ra thuận lợi cho cuộc đàm phán. - Ký kết hợp đồng : Trên cơ sở những thỏa thuận trong quá trình thương lượng, các bên tham gia đàm phán có thể ký kết hợp đồng thành các văn bản có hiệu lực. Trên đây là quy trình đàm phán thương lượng ký kết hợp đồng theo hình thức gặp gỡ trực tiếp, dưới đây là hình thức dự thảo hợp đồng gửi cho bên đối tác nghiên cứu. Biểu 11: Dự thảo hợp đồng II.4.5. Giao nhận vận chuyển. Kế hoạch giao nhận của Công ty phải được thiết lập trên căn cứ đơn đặt hàng của khách hàng, phương pháp bán và phương tiện vận chuyển phù hợp. Công ty nên tận dụng phương pháp bán thẳng vì nó có ý nghĩa rất lớn giảm chi phí vận chuyển, xếp dỡ, bảo quản, rút ngắn thời gian vận động và giảm bớt khâu trung gian nhất là đối với mặt hàng cồng kềnh, phức tạp có nhiều ảnh hưởng đến quá trình vận chuyển. Đối với mặt hàng mua trong nước, khi đã có đơn đặt hàng của khách hàng Công ty nên sử dụng hình thức tự doanh thanh toán thẳng cho bạn hàng nước ngoài. Công ty nên giao hàng tại cửa khẩu sau khi đã hoàn tất thủ tục hải quan để giải phóng hợp đồng, Công ty nên quy định rõ chế độ giao nhận và thanh toán trực tiếp cụ thể. II. 4.6. Thanh toán mua bán hàng hóa. Thanh toán là một việc làm cần thiết bảo đảm cho Công ty thu hồi được vốn để tiếp tục mở rộng kinh doanh. Trong nhiều trường hợp sau khi giao dịch mua bán, các khách hàng của Công ty không trả tiền theo đúng như trong hợp đồng đã ký, dây dưa nợ làm cho Công ty thiếu vốn trong quá trình kinh doanh. Do vậy khi giao dịch ký kết hợp đồng mua bán Công ty phải chú ý hết sức tới thời hạn thanh toán và phương thức thanh toán, tùy theo từng hình thức kinh doanh khác nhau mà có những phương thức thanh toán khác nhau. Với những phương thức thanh toán đã áp dụng ở Công ty nên chăng thay đổi một số điều kiện trong phương thức thanh toán bằng L/C có xác nhận của ngân hàng. Khi sử dụng hình thức đặt cọc có giá trị lớn Công ty có thể yêu cầu bảo lãnh ngân hàng cho số tiền đặt cọc có giá trị lớn, tránh gặp phải rủi ro trong kinh doanh . Ngoài việc sử dụng các phương thức thanh toán mới như séc cá nhân, thẻ tín dụng... mặt khác do vốn của Công ty chủ yếu là vốn kinh doanh, phải chịu lãi suất khá cao do vậy việc tiến hành phải nhanh chóng, chính xác, bảo đảm lợi ích của cả hai bên. II. 5. Đẩy mạnh tiêu thụ hàng nhập khẩu. Như chúng ta đã biết, một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì phải bán được hàng. Bán hàng là khâu cuối cùng có ý nghĩa quyết định đến lợi nhuận của doanh nghiệp. Do đó cần phải đẩy nhanh khâu tiêu thụ hàng hóa nhập khẩu, thu hồi vốn nhanh và tăng vòng quay của vốn. ở đây có thể đưa ra các biện pháp sau : - Xác định giá bán hợp lý : Giá bán có tác động mạnh đến khối lượng hàng hóa bán ra, đặc biệt đối với các mặt hàng quan trọng có tính chiến lược. Chỉ một sự thay đổi nhỏ về giá là có thể dẫn đến sự thay đổi lớn về số lượng bán ra. Hiện nay, trong ngành đang xuất hiện rất nhiều Công ty cũng có chức năng kinh doanh xuất nhập khẩu như Công ty Phát triển kinh tế kỹ thuật Việt Nam, do đó giá cả được hình thành tự do trên thị trường, Công ty không được phép tự nâng giá bán trong nước để thu lợi nhuận cao. Do đó khi xác định giá bán Công ty cần phải căn cứ vào giá cả thị trường và chiến lược kinh doanh của mình để đưa ra một mức giá phù hợp. - Đẩy mạnh các hoạt động xúc tiến bán hàng : Hiện nay mức độ cạnh tranh trên thị trường ngày càng tăng, thị phần của Công ty đang có xu hướng giảm xuống. Để củng cố vị trí của mình. Công ty cần phải đẩy mạnh khâu bán ra, ngoài việc tác động vào mức giá Công ty nên áp dụng các biện pháp nhằm đẩy mạnh hoạt động xúc tiến bán hàng. Trong các năm qua, Công ty hầu như chưa coi trọng hoạt động này cho nên trong những năm tới, nhất là khi thành lập phòng Marketing, Công ty cần phải xem xét để tổ chức hoạt động này sao cho có hiệu quả nhất. - Đẩy mạnh hoạt động dịch vụ sau bán hàng nhằm mục đích phục vụ khách hàng một cách tốt hơn để tạo điều kiện thuận lợi để chiến thắng trong cạnh tranh thì việc đẩy mạnh hoạt động dịch vụ sau bán hàng là rất quan trọng. Hiện nay, Công ty chỉ mới dừng lại ở hai hình tưức dịch vụ chủ yếu là bảo hành và cung cấp dịch vụ kỹ thuật. Nhìn chung, hai hình thức này là cần thiết nhưng trong thời gian tới, Công ty cần phải thực hiện thêm các dịch vụ khác như vận chuyển hàng hóa, tư vấn tiêu dùng. Đẩy mạnh hình thức dịch vụ này không những đem lại lợi nhuận cho Công ty mà còn có tác dụng củng cố thêm uy tín của Công ty. II. 6. Giảm chi phí kinh doanh nhập khẩu Chi phí kinh doanh nhập khẩu có tác động mạnh đến kết quả kinh doanh của Công ty. Chi phí tăng cao sẽ đẩy giá lên hoặc giảm lãi trên một đơn vị sản phẩm. Cả hai trường hợp này đều làm giảm lợi nhuận của Công ty. Do đó trong quá trình kinh doanh Công ty luôn phải tìm cách giảm tối đa chi phí. Có thể giảm chi phí bằng cách tác động đến từng khâu của hoạt động nhập khẩu : Xem xét chi phí ở khâu nào là chưa hợp lý qua đó tìm ra nguyên nhân làm tăng chi phí để có biện pháp khắc phục kịp thời. Mặt khác phải cải tiến các công đoạn trong quá trình kinh doanh nhập khẩu để giảm chi phí định mức. Trong hoạt động kinh doanh nhập khẩu có nhiều chi phí phát sinh như : chi phí đàm phán ký kết nhập khẩu, chi phí làm thủ tục nhập khẩu, chi phí giao cho nhận vận chuyển... Mỗi loại chi phí này lại có đặc điểm riêng cho nên biện pháp tốt nhất để giảm chi phí là ở từng khâu phát sinh. Ví dụ như bố trí và tổ chức khâu vận chuyển, bảo quản hàng hóa một cách khoa học chặt chẽ để tiết kiệm thời gian cũng như chi phí vận chuyển và tránh xảy ra mất mát hàng hóa, xác định khối lượng một lần nhập sao cho chi phí bỏ ra là thấp nhất. Ngoài việc tiến hành phân bổ chi phí hợp lý thì việc tiết kiệm chi phí cũng rất quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của Công ty. Trong hoạt động kinh doanh nhập khẩi, bộ phận chi phí chiếm tỷ trọng lớn nhất đó là chi phí vận chuyển, vấn đề này có liên quan đến khối lượng nhập khẩu của Công ty. Nếu nhập khẩu với khối lượng lớn thì vừa có điều kiện thương lượng để giảm giá vừa có thể giảm chi phí vận chuyển cho mỗi tấn hàng. II. 7. Không ngừng đào tạo và bồi dưỡng cán bộ. Ta biết rằng kinh doanh là hoạt động của con người. Hiệu quả kinh doanh tuỳ thuộc vào năng lực tập thể người kinh doanh, biện pháp thực hiện và mục tiêu kinh doanh. Nếu không chuẩn bị đội ngũ cán bộ thật tốt thì chắc chắn sẽ không đem lại hiệu quả cao trong kinh doanh. Do đó trong thời gian tới, một mặt Công ty phải tự bỏ kinh phí để đào tạo và đào tạo lại những cán bộ công nhân viên của mình mặt khác nên sử dụng các biện pháp khác như : - Thu hút nhân tài : Thông qua các biện pháp quảng cáo tuyên truyền về truyền thống về hiệu quả kinh doanh, về triển vọng của mình, Công ty tiến hành thu hút các nhân tài về phục vụ cho Công ty. Chính những lớp người này sẽ là động cơ cho sự tiến bộ của bộ máy cán bộ công nhân viên trong Công ty, nó sẽ góp phần đào thải những cá nhân không đủ năng lực và trình độ. - Phát hiện nhân tài trong nội bộ Công ty : Đây chính là việc phát hiện và sử dụng những người có đủ trình độ và năng lực chính nguồn nhân lực hiện có của Công ty. Khi những người được trọng dụng, được bố trí vào những vị trí phù hợp sẽ tạo điều kiện cho Công ty phát huy tối đa những lợi thế của đội ngũ cán bộ này. - Ra sức bồi dưỡng nhân tài : Thông qua việc bồi dưỡng sẽ giúp đội ngũ cán bộ có điều kiện nắm chắc các kiến thức trong kinh doanh từ đó sẽ phát huy được tối đa các thế mạnh của bản thân. Đồng thời thông qua đào tạo Công ty có thể tìm ra những cán bộ có đủ phẩm chất và năng lực cũng như có điều kiện để sàng lọc đội ngũ cán bộ kinh doanh của mình. Nhìn chung yêu cầu đối với một cán bộ nghiệp vụ phải là người có trình độ, kiến thức về nghiệp vụ ngoại thương, phải trải qua các lớp đào tạo và bồi dưỡng nghiệp vụ, đồng thời là người có khả năng giao tiếp tốt, biết sử dụng thành thạo một hoặc một số ngoại ngữ nào đó. III- Một số kiến nghị với nhà nước, với công ty. Công ty Vật tư- Nông sản là loại hình công ty nằm trong hệ thống các doanh nghiệp quốc doanh, có vai trò rất quan trọng trong hướng chỉ đạo của nhà nước và trong nền kinh tế quốc dân nhất là nền nông nghiệp nước ta. Hoạt động kinh doanh chính của công ty là kinh doanh phân bón phục vụ sản xuất nông nghiệp theo chỉ tiêu mà nhà nước và tổng công ty vật tư nông nghiệp giao cho, còn tình hình thu mua và chế biến hàng nông sản thì còn rất hạn chế trong những năm vừa qua. Vì vậy để hoàn thành nhiệm vụ nhà nước và tổng công ty giao cho công ty Vật tư- Nông sản cần có những phương hướng và các biện pháp để đa dạng hoá hoạt động kinh doanh, bên cạnh đó nhà nước cũng cần tạo điều kiện để công ty vật tư nông sản hoàn thành nhiệm vụ được giao và có những giải pháp khuyến khích công ty tăng cường kinh doanh mặt hàng nông sản, kinh doanh sản xuất và tiêu thụ bao bì, vốn là một thế mạnh của nền kinh tế nông nghiệp nước ta. 1. Một số kiến nghị với nhà nước: 1.1. Chính sách kinh tế đối ngoại Nhà nước nên xác định đúng đắn các khu vực thị trường thế giới có lợi cho nền kinh tế Việt Nam, từ đó có phương hướng tiếp cận, tạo bước đệm cho các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp làm ăn với các doanh nghiệp trên thị trường đó. Việc xây dựng mối quan hê song phương, đa phương gắn bó tạo điều kiện vô cùng thuận lợi cho các doanh nghiệp tận dụng lợi thế của nhau để cùng phát triển trong môi trường thuế quan mậu dịch thuận lợi, dựa trên sự bình đẳng hai bên cùng có lợi 1.2. Chính sách thuế Chính sách thuế phải được xây dựng một cách thống nhất, bình đẳng với mọi cơ sở sản xuất kinh doanh nếu hoạt động trong cùng một ngành, không để tạo ra tình trạng phân biệt đối xử giữa các đơn vị gây tranh chấp, cạnh tranh không lành mạnh trên thị trường đặc biệt tránh nâng đỡ bảo hộ tạo ra sự độc quyền giá trên thị trường. Biểu thuế XNK phải xây dựng theo hướng hạ thuế nhập khẩu những mặt hàng đáp ứng công trình trọng điểm của nhà nước, cũng như mục tiêu phát triển kinh tế trọng tâm của đảng và nhà nước đê ra, đồng thời nâng cao thuế nhập khẩu với các mặt hàng trong nước đã sản xuất hay liên doanh đã san xuất mà không ảnh hưởng đến đời sống nhân dân nhất là tầng lớp những người lao động trong ngành nông nghiệp Do tình hình thị trường biến động, nhà nước luôn thay đổi biểu thuế xuất nhập khẩu gây khó khăn cho các công ty trong việc định giá, vì vậy thuế suất nói chung phải được ổn định trong thời gian dài. 1.3. Về chính sách tỷ giá hối đoái Chính sách tỷ giá hối đoái có quan hệ trực tiếp đến việc tăng giảm hoạt động XNK của nền kinh tế và của các doanh nghiệp vì nó có liên quan trực tiếp tới tỷ suất ngoại tệ hàng hoá. Như vậy công ty sẽ bị thiệt hại do sự chênh lệch giữa tỷ giá mua và tỷ giá bán của ngân hàng, điều này sẽ làm giảm phần lợi nhuận của công ty. Việc quản lý , kiểm soát tốt sự biến động của tỷ giá hối đoái có quan hệ trực tiếp với chính sách về tỷ giá hối đoái phù hợp. Từ đó giữ ổn định thị trường trong nước, thúc đẩy các doanh nghiệp hoạt động kinh doanh có hiệu quả. 1.4. Quản lý thị trường ; cung cấp thông tin trong và ngoài nước cho doanh nghiệp có hoạt động kinh doanh XNK Trong thời gian qua khâu quản lý thị trường còn nhiều lỏng lẻo, bỏ trống, hiện tượng hàng giả, buôn lậu có xu hướng gia tăng mạnh, do đó gây ra khó khăn lớn cho các doanh nghiệp kinh doanh đúng pháp luật. Nạn buôn lậu và hàng giả đang là vấn đề nhức nhối hiện nay, vừa làm cho ngân sách nhà nước bị thất thu, vưa làm cho thị trường bị rối loạn, tạo môi trường cạnh tranh không lành mạnh, tạ bất bình đẳng giữa các doanh nghiêp kinh doanh chân chính và các doanh nghiệp hoạt động phi pháp. Nhà nước cần có biên pháp cương quyết trong khâu quản lý thị trường làm tiêu đề cho việc xây dựng một môi trường kinh tế ổn định và lành mạnh. Cần tổ chức hệ thống các cơ quan quản lý nhà nước vì trong thời gian qua các cơ quan này hoạt động chưa hiệu quả, chưa phân định rõ ràng chức năng, nhiêm vụ của từng cơ quan. Nhà nước cần hoàn chỉnh luật tổ chức hành chính trong đó quy định rõ chức năng, thẩm quyền của từng cơ qua, khắc phục hiện tượng quan liêu về hành chính giấy tờ, thủ tục quá rườm rà. Trong điều kiện hiện nay thông tin đóng vai trò hết sức quan trọng đối với hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp xuất nhập khẩu. Nó không chỉ đơn thuần là việc truyền tải tin tức mà còn chứa đựng cơ hội kinh doanh. để xác định kinh doanh thành công, doanh nghiệp cần nhiều thông tin chính xác về thị trường, công nghệ, đối thủ cạnh tranh, cung cầu hàng hoá, giá cả hàng hoá, sự thay đổi đường lối kinh tế đối ngoại của chính phủ và của các nước trên thế giới. Nhà nước cần triển khai hệ thống thông tin liên lạc bằng nhiều hình thức khác nhau, xây dựng một hệ thống cơ sở hạ tầng về thông tin điện tử. 2. Đối với công ty Trong những năm qua, công ty Vật tư- Nông sản chủ yếu kinh doanh mặt hàng phân bón và sản xuất bao bì, còn việc thu mua hàng nông sản còn rất hạn chế, chưa tương xứng với một doanh nghiệp có nhiều thế mạnh như công ty Vật tư- Nông sản. Việt Nam có nhiều tiềm năng trong sản xuất nông sản, vì thế sản xuất, thu mua hàng nông sản xuất khẩu là rất sáng sủa. Cùng với thuận lợi đó Đảng và nhà nước coi nông nghiệp là mặt trận hàng đầu, chính vì vậy việc sản xuất chế biến và xuất khẩu hàng nông sản hết sức được quan tâm, chú trọng. Xuất khẩu của Việt Nam từ nay đến năm 2020 cả về thực tế và quan điểm của Đảng và nhà nước là cần thiết phải tiếp tục đẩy mạnh gia tăng về mọi mặt đối với từng ngành hàng cụ thể mà chủ yếu vẫn là xuất khẩu hàng nông sản, lâm hải sản luôn chiếm trên dưới 60% trong tổng kim ngạch xuất khẩu của nước ta. Vì vậy để thực hiện mục tiêu này trong những năm tới công ty Vật tư- Nông sản cần thực hiện tốt các nhiệm vụ được tổng công ty và nhà nước giao, bên cạnh đó cần có những giải pháp để thúc đẩy kinh doanh mặt hàng nông sản. 2.1. Công ty cần có các biện pháp huy động vốn ngoài nguồn vốn được cấp. Huy động từ các ngân hàng thông qua hình thức vay, mặc dù có nhiều khó khăn nhưng công ty vẫn phải coi đây là nguồn vốn quan trọng để khai thác. Hiện nay, ngân hàng đã giảm lãi suất cho vay nên rất thuận lợi cho công ty vay vốn trực tiếp để thu mua nông sản, đầu tư cơ sở hạ tầng. Huy động vốn từ các nguồn khác: từ cán bộ công nhân viên trong công ty , vay vốn nước ngoài Vay vốn các nhà nhập khẩu là khách hàng của công ty đặc biệt là khách hàng có khối lượng mua lớn, các bạn hàng quen có mối quan hệ lâu dài. Tận dụng nguồn vốn của bạn hàng thông qua hình thức thanh toán trả chậm khi nhập hàng hoặc xin ứng vốn trước khi xuất hàng 2.2. Có biện pháp bảo quản dự trữ hàng hoá tốt Hiện nay hệ thống kho tàng bến bãi của công ty chưa đáp ứng được tốt cho các hoạt động kinh doanh của công ty nhất là đối với hàng nông sản. công ty cần phải theo dõi thi trường trong và ngoài nước để có phương án dự trữ hàng sao có hiệu quả. 2.3. Bổ sung và nâng cao trình độ của cán bộ nghiệp vụ Hiện tại đội ngũ cán bộ phòng nghiệp vụ của công ty còn rất hạn chế, cần phải bổ sung những người có trình độ quản lý, có nghiệp vụ chuyên sâu vào từng lĩnh kinh doanh, nhất là những người tham gia đàm phán ký kết hợp đồng, để tránh xảy ra các tranh chấp phát sinh , vi phạm pháp luật và nâng cao hiệu quả kinh doan trong hoạt động xuất nhập khẩu. Do vậy công ty cần quan tâm đến vấn đề đào tạo cán bộ, có kế hoạch cho cán bộ tham gia các lớp học nghiệp vụ xuất nhập khẩu, về pháp luật kinh doanh xuất nhập khẩu thông qua các cuộc hội thảo chuyên đề, các lớp học nâng cao. 2.4. Thực hiện quá trình hạch toán nghiệp vụ Việc làm này rất cần thiết, nhất là hiện tại công ty hoạt động tổ chức thực hiện hợp đồng hiệu quả chưa thật cao. Do đó trong thời gian tới công ty cần chấn chỉnh lại một số vấn đề trong quá trình hạch toán : Đối với nguồn cung ứng: công ty cần tăng cường hạch toán chặt chẽ để làm rõ các loại chi phí phát sinh, khả năng lợi nhuận thu được. Thông qua hạch toán nghiệp vụ trong quan hệ của công ty với bạn hàng nước ngoài ở nhiều giai đoạn thực hiện hợp đồng sẽ cho phép công ty phát hiện những sai sót, kịp thời điều chỉnh linh hoạt nhằm nâng cao uy tín của khách hàng Như vậy để nâng cao chất lượng của quá trình hạch toán, công ty cần thường xuyên đôn đốc, kiểm tra công việc này ở từng bộ phận có trách nhiệm. đồng thời bố trí hợp lý những người có trình độ chuyên môn thực hiện việc ghi chép đầy đủ, chính xác các nghiệp vụ và báo cáo kịp thời những thay đổi bất thường lên phó giám đốc phụ trách công việc kinh doanh để có phương án đối phó kịp thời. 2.5. Nâng cao hiệu quả của một số khâu trong quy trình thực hiện hợp đồng * Chuẩn bị hàng hoá - Thu gom hàng xuất khẩu: Đây là khâu đầu tiên và cũng là khâu quan trọng quyết định quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu, trong thời gian tới công ty có thể thực hiện việc thu mua kết hợp linh hoạt các nguồn hàng sau: + Tiếp tục duy trì quan hệ, lựa chọn tìm kiếm những nguồn hàng chân hàng có uy tín, có khả năng tài chính lớn, hàng hoá cung cấp ổn định tại các vùng chuyên sản xuất + Bằng kinh nghiệm suy đoán, dựa vào thông tin thu thập, tình hình diễn biến trên thị trường nếu dự báo thấy giá cả hàng hoá nông sản xuất khẩu của công ty có thể sẽ tăng thì nên mua vào dự trữ với khối lượng lớn còn nếu giá cả không ổn định thì nên dự trữ một lượng vưà phải theo tinh hình kinh doanh, nhu cầu thị trường của công ty. Hàng hoá dự trữ cần phải được quan tâm bảo quản tốt, việc này có thể nhờ đến sự hướng dẫn của các chuyên gia. + Với mặt hàng nông sản chủ chốt, nhu cầu thị trường ổn định công ty có thể liên doanh liên kết với các doanh nghiệp địa phương, các công ty tư nhân, các liên doanh và các công ty quốc doanh cùng tham gia từ khâu sản xuất. * Nâng cao hiệu quả thanh toán tiền hàng: Trong quá trình thoả thuận ký kết hợp đồng phải quan tâm lựa chọn phương thức thanh toán nào có lợi. Hiện tại phương thức toán bằng tiền mặt và thanh toán bằng điện chuyển tiền không có lợi cho công ty nhất là trong điều kiện vốn như thế mà lại kinh doanh nhiều mặt hàng có giá trị lớn với nhiều khâu nghiệp vụ đòi hỏi chi phí cao. Công ty cần có các biện pháp trong thanh toán để luân chuyển vốn tránh tình trạng chiếm dụng vốn. ._.