Thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hoạt động quản trị nhân sự tại công ty cổ phần y dược phẩm VIMEDIMEX

l : vimedimex@vietpharm.com.vn  Website :  www.vietpharm.com.vn Ngày 06/11/1984 theo quyết định số 1106/BYT-QĐ của Bộ trưởng Bộ Y tế, “Công ty Xuất nhập khẩu Y tế” được thành lập. Là Doanh nghiệp nhà nước và cũng là Công ty Xuất nhập khẩu đầu tiên của Bộ Y tế nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Ngày 22/04/1993 tên gọi chính thức của Công ty được đổi thành là “Công ty Xuất Nhập Khẩu Y Tế II TP HCM” gọi tắt là “VIMEDIMEX II (HCM)”. Ngày 26/12/2005 Công ty Xuất Nhập Khẩu Y Tế II đổi thành Công ty Cổ phần. Ngày 12/06/2006 công ty đổi tên chính thức là Công Ty Cổ Phần Y - Dược Phẩm VIMEDIMEX. 2.1.2 Chức năng và lĩnh vực hoạt động kinh doanh - Xuất nhập khẩu (hoạt động tự doanh và dịch vụ uỷ thác) và phân phối: Các sản phẩm ngành Y Dược, nông sản, gia vị, thực phẩm, thủ công mỹ nghệ. - Kinh doanh kho dược phẩm GSP, kho ngoại quan, cao ốc văn phòng và các dịch vụ liên quan khác. Sản xuất và nuôi trồng  - Sản xuất chế biến dược liệu, đông nam dược, thực phẩm chức năng, thuốc, dầu gió. -  Nuôi trồng dược liệu và các cây công nghiệp khác. - Nghiên cứu và chuyển giao công nghệ về nuôi trồng, chế biến và sản xuất thuốc, các sản phẩm khác có nguồn gốc từ cây cỏ, động vật. Nghiên cứu khoa học - Nghiên cứu nuôi trồng, chế biến dược liệu, sản xuất những sản phẩm từ thiên nhiên, thực phẩm chức năng, nguyên liệu làm thuốc từ dược liệu và động vật. - Nghiên cứu và chuyển giao công nghệ trong trồng trọt gia công, sản xuất dược phẩm. Các lĩnh vực liên doanh khác - Xúc tiến thương mại, tổ chức Hội chợ triển lãm…. - Nghiên cứu khoa học, sản xuất các sản phẩm có nguồn gốc từ thiên nhiên. 2.1.3 Phương hướng hoạt động Trải qua hơn 25 năm thành lập và phát triển, là một công ty chuyên hoạt động trong lĩnh vực Dược phẩm. VIMEDIMEX đã và đang cố gắng đạt được mục đích của mình là trở thành nhà phân phối dược phẩm hàng đầu Việt Nam, tạo được uy tín đối với khách hàng và toàn thể cán bộ công nhân viên luôn thấu hiểu và thực hiện đúng theo chính sách chất lượng mà Tổng Giám đốc đã đề ra “Chất lượng sản phẩm là nhân cách của Doanh nghiệp”, đây cũng là điều kiện tiên quyết để Công ty có thể hội nhập và phát triển khi Việt Nam gia nhập thị trường chung WTO. 2.1.4 Cơ cấu tổ chức Xem sơ đồ tổ chức phần phụ lục Đứng đầu là Tổng Giám đốc: Nguyễn Tiến Hùng Phó Tổng Giám đốc thường trực: Bạch Quốc Chính Phó Tổng giám đốc: Lê Thanh Long Phó Tổng giám đốc: Nguyễn Quốc Bình Khối hỗ trợ nghiệp vụ - Phòng nhân sự - Phòng hành chính - Phòng tài chính & kế toán - Phòng kế hoạch & đầu tư - Phòng quản lý chất lượng - Phòng Marketing Khối sản xuất kinh doanh -Trung tâm dược phẩm - Phòng dược liệu 1 - Phòng dược liệu 2 Khối dịch vụ - Phòng xuất nhập khẩu - Phòng kho vận - Phòng trang thiết bị y tế & hoá chất xét nghiệm - Phòng quản lý & khai thác cao ốc văn phòng Công ty, chi nhánh trực thuộc - Công ty TNHH MTV Vimedimex - Công ty TNHH MTV Vimedimex Tây Ninh - Công ty TNHH MTV Vimedimex Bình Dương - Chi nhánh, công ty tại Bình Dương - Chi nhánh, công ty tại Cần thơ - Chi nhánh, công ty tại Hà Nội Kết quả hoạt động kinh doanh trong 4 năm gần đây Bảng 2.1: Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh từ năm 2006 - 2009 Đơn vị tính: triệu đồng STT CHỈ TIÊU NĂM 2006 NĂM 2007 NĂM 2008 NĂM 2009 1 Doanh thu 2.532.339 2.982.096 3.932.797 5.213.851 2 Doanh thu thuần 2.412.095 2.874.848 3.831.238 5.072.745 3 Lợi nhuận kế toán trước thuế 9.719 14.092 26.740 28.926 4 Thuế suất 28% 5 Thuế TNDN phải nộp 2.889 miễn nộp thuê miễn nộp thuế 3.861 6 Lợi nhuận sau thuế 6.829 14.092 26.740 25.065 (Nguồn: Phòng kế toán Vimedimex) Nhìn chung tốc độ tăng trưởng của Vimedimex vẫn cao hơn tốc độ tăng trưởng thị trường. Do tác động của nền kinh tế chung và lạm phát tỉ giá nên năm 2009 tốc độ tăng trưởng lợi nhuận của Công ty giảm xuống. 2.2 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TẠI VIMEDIMEX 2.2.1 Phân tích cơ cấu nhân sự tại Vimedimex theo số lượng Tổng số cán bộ công nhân viên hiện tại, tính đến ngày 31/12/2009 là 401 người, trong khi đó vào năm 2006 chỉ 192 người. So với năm 2006 thì hiện nay số lượng lao động đã tăng lên gấp hơn 2 lần, và tăng 127 người so với cùng kỳ năm 2008, số liệu cụ thể như sau: Bảng 2.2: Số lượng cán bộ nhân viên từ năm 2006 - 2009 Đơn vị tính: người Năm 2006 2007 2008 2009 Số lượng 192 224 274 401 (Nguồn: Phòng nhân sự Vimedimex) Sự gia tăng số lượng nhân viên qua các năm kể trên có ưu và nhược điểm như sau: - Ưu điểm: với việc gia tăng số lượng nhân sự qua các năm, chứng tỏ công ty đang ngày càng phát triển nên cần nhiều nhân sự để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Đồng thời cũng khẳng định được tên tuổi, uy tín của công ty trên thị trường. Đó là một môi trường làm việc tốt, công việc ổn định, có nhiều cơ hội thăng tiến …chính điều đó đã giúp công ty ngày càng thu hút được nhiều nhân tài hơn. - Nhược điểm: số lượng nhân viên nhiều thì bắt buộc bộ phận nhân sự phải làm việc nhiều hơn, phải dành nhiều thời gian để quản lý hồ sơ và người lao động, đồng thời phải dành thời gian để tìm hiểu nhu cầu, lắng nghe và quan tâm đến nhân viên nhiều hơn. Nhiều nhân sự trình độ người lao động cũng khác nhau nên phải tốn nhiều thời gian và chi phí đào tạo. Biểu đồ 2.1: Sự gia tăng số lượng nhân viên từ năm 2006 - 2009 (Nguồn: Phòng nhân sự Vimedimex) 2.2.2 Phân tích cơ cấu nhân sư tại Vimedimex theo giới tính Nhìn chung cơ cấu nhân sự theo giới khá đồng đều. Mức độ chênh lệch giữa nam - nữ trong 04 năm gần đây đã dần rút ngắn khoảng cách. Sự chênh lệch về số lượng nam - nữ được thể hiện chi tiết ở bảng dưới đây. Bảng 2.3: Thống kê số lượng nhân viên nam - nữ từ năm 2006 - 2009 Năm 2006 2007 2008 2009 Nam 77 94 126 186 Nữ 115 130 148 215 Đơn vị tính: người (Nguồn: Phòng nhân sự Vimedimex) Năm 2006 số lượng lao động nam là 77 người chiếm 40,1 %, nữ là 115 người chiếm 50,9%. Còn kết cấu giới tính năm 2009, số lượng lao động nam là 186 chiếm gần 46,4 % còn số lượng nữ là 215 chiếm 53,6 % tổng số nhân sự toàn công ty. Nhìn chung sự chênh lệch này không nhiều, điều đó thể hiện sự đồng bộ và hợp lý trong cơ cấu nhân sự. Với kết cấu giới tính như vậy thì có ưu và nhược điểm là: Ưu điểm: nhờ nắm bắt được đặc điểm theo từng giới nên công ty đã bố trí các nhân viên nữ vào các bộ phận như lễ tân, hành chính, kế toán … nói chung là những công việc đòi hỏi sự cần cù, cẩn thận, khéo léo. Còn bố trí lao động nam vào các công việc đòi hỏi phải nhanh nhẹn tiếp thu công nghệ mới, hay các công việc nặng nhọc, độc hại như bộ phận kho vận, phòng dược liệu, thí nghiệm hóa chất. Nhược điểm: lao động nữ có sức chịu đựng kém, thường hay bận việc gia đình, nếu nữ trong độ tuổi sinh đẻ khi nghỉ hưởng chế độ thì làm giảm số lao động phục vụ công việc. Còn lao động nam lại là những người nóng tính hay chủ quan nên khó đáp ứng được các yêu cầu của công việc văn phòng. Biểu đồ 2.2: Tương quan giữa số lượng nam - nữ từ năm 2006 - 2009 (Nguồn: Phòng nhân sự Vimedimex) 2.2.3 Phân tích cơ cấu nhân sự tại Vimedimex theo độ tuổi Bảng 2.4: Thống kê số lượng nhân viên theo độ tuổi từ năm 2006 - 2009 Đơn vị tính: người Năm dưới 30 từ 30 - 40 từ 40 - 50 trên 50 Tổng 2006 16 85 69 22 192 2007 35 120 54 15 224 2008 44 152 59 19 274 2009 81 225 80 15 401 (Nguồn: Phòng nhân sự Vimedimex) Phần lớn cán bộ nhân viên đều trong độ tuổi khá trẻ. Tỷ lệ tuổi dưới 30 và từ 30 - 40 ngày một tăng, còn từ 40 - 50 và trên 50 ngày càng giảm. Với độ tuổi người lao động như trên sẽ mang lại cho công ty những ưu và nhược điểm như sau: Ưu điểm: những người trẻ tuổi thì năng động sáng tạo, ham học hỏi dễ dàng tiếp cận với khoa học kỹ thuật hiện đại, khao khát thể hiện năng lực bản thân. Lao động trẻ tuổi còn là nguồn nhân lực kế thừa trong tương lai. Nhưng ngược lại đội ngũ lao động lớn tuổi như trên 50 thì có nhiều kinh nghiệm thực tế, am hiểu chuyên môn công việc nhiều hơn và sẵn sàng chỉ bảo hướng dẫn nhân viên mới và hơn hết họ đã có sự gắn bó và trung thành với công ty. Nhược điểm: lao động trẻ thường thiếu kinh nghiệm và hay nóng vội, nếu là những nhân viên mới thì lại mất thời gian học hỏi làm quen với công việc. Họ còn có tâm lý đứng núi này trông núi nọ. Còn những người lớn tuổi làm việc lâu năm thì hiện tại sức khỏe đã giảm sút, trí nhớ kém, hạn chế trong việc tiếp thu khoa học kỹ thuật, thiếu sự sáng tạo trong công việc. Biểu đồ 2.3: Cơ cấu lao động theo độ tuổi từ năm 2006 - 2009 (Nguồn: Phòng nhân sự Vimedimex) Phân tích cơ cấu nhân sự tại Vimedimex theo trình độ Bảng 2.5: Thống kê số lượng nhân viên theo trình độ từ năm 2006 - 2009 Đơn vị tính: người Năm 2006 2007 2008 2009 Đại học & trên đại học 90 120 194 227 Cao đẳng, trung cấp & sơ cấp 62 64 60 124 Lao động phổ thông 40 40 20 50 Tổng 192 224 274 401 (Nguồn: Phòng nhân sự Vimedimex) Số lượng cán bộ nhân viên có trình độ đại học và trên đại học ngày càng tăng, còn trình độ lao động phổ thông ngày càng giảm. Năm 2006 lao động có trình độ đại học & trên đại học là 90 người còn 2009 là 227 người tăng 137 người. Còn lao động phổ thông năm 2006 là 40 người nhưng năm 2009 là 50 người nghĩa là chỉ tăng thêm 10 người. Với hiện tại tỷ lệ đại học và trên đại học vẫn chiếm 56%, lao động phổ thông chiếm hơn 10%. Với trình độ lao động như trên công ty sẽ có những ưu, nhược điểm như sau: Ưu điểm: căn cứ vào trình độ lao động, công ty đã dễ dàng sắp xếp bố trí lao động vào đúng người, đúng việc phù hợp với năng lực chuyên môn của từng nhân viên. Đội ngũ lao động có trình độ cao dễ tiếp thu những tiến bộ của khoa học kỹ thuật mới và cũng dễ ứng dụng vào công việc thực tế. Người có trình độ lao động cao sẽ được trả lương cao, đãi ngộ xứng đáng hơn và chính họ sẽ là động lực để những người có trình độ thấp hơn chịu khó học hỏi, đào tạo nâng cao tay nghề để có được mức đãi ngộ tương xứng hơn. Nhược điểm: công ty phải trả lương cao, đãi ngộ tương xứng cho những người có trình độ cao nên làm giảm lợi nhuận của công ty. Những người có trình độ cao nhiều năng lực lại dễ dàng ngủ quên trên chiến thắng và có thể còn hay có nhiều đòi hỏi về quyền lợi với công ty. Trường hợp công ty không đáp ứng được yêu cầu thì những nhân viên này sãn sàng nghỉ việc để tìm cơ hội mới. Biểu đồ 2.4: Cơ cấu lao động theo trình độ từ năm 2006 - 2009 (Nguồn: Phòng nhân sự Vimedimex) 2.2.5 Nhận xét Tính đến thời điểm hiện tại, trước ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng nền kinh tế một cách rất mạnh mẽ. Trong lúc thị trường lao động đang khan hiếm, số lượng lao động của Vimedimex vẫn ổn định và ngày một gia tăng theo nhu cầu. Chất lượng nguồn nhân lực ngày càng được nâng cao, đội ngũ lao động ngày càng đựơc trẻ hoá với trình độ cao, lực lượng lao động trẻ tuổi, năng động ham học hỏi là một trong những ưu thế mà Vimedimex đang sở hữu. Công nghệ chúng ta có thể mua, vốn chúng ta có thể huy động được nhưng nguồn nhân lực thì phải tự tạo ra. Do đó tại Vimedimex nguồn nhân lực luôn được quan tâm sâu sắc. 2.3 THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TẠI VIMEDIMEX 2.3.1 Thực trạng về công tác tuyển dụng nhân sự 2.3.1.1 Bản mô tả công việc Đây là một tài liệu cung cấp thông tin liên quan đến các công tác cụ thể, các nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc cũng như các điều kiện, tiêu chuẩn tối thiểu mà một người cần có để có thể hoàn thành một công việc nhất định nào đó. Tại Vimedimex công cụ cơ bản của quản trị nhân sự là bản mô tả công việc được thiết kế rõ ràng với từng vị trí. Trong bản mô tả công việc quy định rõ các yêu cầu, tiêu chuẩn cần thiết của vị trí cần tuyển dụng. Do vậy, công ty luôn chọn được những nhân viên phù hợp ngay từ khâu tuyển dụng, thu hút đúng người và bố trí đúng công việc, đúng thời điểm. Dựa trên bản mô tả công việc, công ty sẽ lấy làm căn cứ rồi đem so sánh với kết quả thực hiện công việc của nhân viên. Trên cơ sở đó công ty sẽ có những đánh giá xác thực hơn về hiệu quả làm việc của nhân viên cũng như quyết định có hay không tiếp tục sử dụng nhân viên tân tuyển. 2.3.1.2 Xây dựng tiêu chuẩn tuyển dụng Tiêu chuẩn tuyển dụng là tập hợp các tiêu chí đặt ra cho từng chức danh hoặc nhóm chức danh, là căn cứ để tuyển chọn và bố trí nhân sự. Nguyên tắc Tiêu chuẩn tuyển dụng được xây dựng theo từng chức danh hoặc nhóm các chức danh nếu có yêu cầu của nhiều tiêu chí giống nhau. Tiêu chuẩn tuyển dụng của từng chức danh, nhóm chức danh không được trái với các quy định của công ty. Tiêu chuẩn tuyển dụng được xây dựng và áp dụng thống nhất trong toàn công ty. Tuy nhiên, tuỳ theo tính chất đặc thù của từng đơn vị, khu vực sẽ có những tiêu chuẩn riêng. Đối với mỗi đơn vị mới thành lập chưa có trưởng đơn vị thì người phụ trách đơn vị có trách nhiệm xây dựng tiêu chuẩn tuyển dụng cho từng đơn vị. Áp dụng tiêu chuẩn tuyển dụng Tiêu chuẩn tuyển dụng được áp dụng khi tuyển dụng nhân sự, điều động, bổ nhiệm, kiêm nhiệm, thay đổi các chức danh. Tiêu chuẩn tuyển dụng được áp dụng cho việc tuyển dụng nhân sự từ cấp trưởng đơn vị (hoặc tương đương) trở xuống . Không áp dụng đối với các trường hợp do Tổng giám đốc hoặc người được Tổng giám đốc uỷ quyền chỉ định tuyển. Trường hợp này sẽ có sự ghi nhận việc chỉ định của Tổng giám đốc hoặc người được Tổng giám đốc uỷ quyền và có ý kiến của trưởng đơn vị tiếp nhận trong hồ sơ có liên quan đến ứng viên. Quy trình xây dựng tiêu chuẩn tuyển dụng Tại Vimedimex quy trình xây dựng tiêu chuẩn tuyển dụng được thực hiện qua những bước sau đây: Xem chi tiết trang kế tiếp (Nguồn: Phòng nhân sự) Bước công việc Mô tả chi tiết Bộ phận thực hiện Nhu cầu - Khi phát sinh chức danh mới thuộc các bộ - Các bộ phận, chi xây dựng phận, chi nhánh, phòng ban trong công ty. nhánh, phòng ban - Khi tiêu chuẩn tuyển dụng của các chức danh không còn phù hợp với yêu cầu công việc của công ty. Xây dựng -Căn cứ vào chức danh mới mà công ty cần - Bộ phận nhân sự tiêu chuẩn tuyển dụng, hoặc sửa đổi điều chỉnh các chức danh không còn phù hợp với yêu cầu công việc của công ty. Lấy ý kiến -Trường hợp xây dựng tiêu chuẩn tuyển - Phòng nhân sự và mới. đơn vị liên quan - Trường hợp điều chỉnh tiêu chuẩn tuyển dụng khi không còn phù hợp. Tổng hợp và -Tổng hợp ý kiến của các đơn vị gửi đến - Bộ phận nhân sự hoàn chỉnh theo biểu mẫu và hoàn chỉnh bản tiêu chuẩn tuyển dụng trình cấp thẩm quyền phê duyệt. Phê duyệt -Tiến hành phê duyệt các chức danh là cán - Hội đồng quản trị bộ điều hành cấp cao. - Tổng giám đốc - Tiến hành phê duyệt các chức danh còn lại. Ban hành -Căn cứ vào tiêu chuẩn tuyển dụng đã được - Phòng nhân sự phê duyệt. - Phòng hành chính -Phát hành thông báo tiêu chuẩn tuyển dụng đến toàn thể nhân viên trong công ty. Cập nhật và -Cập nhật tiêu chuẩn tuyển dụng mới vào - Phòng nhân sự lưu hồ sơ danh mục tiêu chuẩn tuyển dụng và lưu hồ - Bộ phận liên quan sơ. -Lưu bản tiêu chuẩn tuyển dụng (bản sao) và theo dõi thực hiện. 2.3.1.3 Quy trình tuyển dụng Nguyên tắc Tuyển dụng nhân sự phải lựa chọn và bố trí người phù hợp với công việc vào đúng thời điểm cần thiết. Việc tuyển dụng phải căn cứ vào phẩm chất và đạo đức của ứng viên và phải đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn tuyển dụng. Nhân viên được tuyển dụng vào làm việc tại công ty phải có đủ sức khỏe, hạnh kiểm tốt, được hưởng đầy đủ các quyền công dân. Nguồn tuyển dụng Khi có nhu cầu tuyển dụng nhân sự, Vimedimex sẽ tiến hành tuyển dụng thông qua hai nguồn sau: - Nguồn nội bộ Khi có nhu cầu tuyển dụng nhân sự mới. Trước tiên phòng nhân sự lập kế hoạch thông báo tuyển dụng trong nội bộ đến tất cả các nhân viên trong công ty tại website của công ty. Tất cả các nhân viên trong công ty đều có thể nộp đơn ứng tuyển nếu đủ điều kiện. Các ứng viên nội bộ này đều phải trải qua các bước của quy trình tuyển dụng để đảm bảo công bằng cho các ứng viên. Điều đó thể hiện Vimedimex luôn chú trọng đến nguồn ứng viên nội bộ, tạo cơ hội thăng tiến cho mọi ứng viên có năng lực. - Nguồn bên ngoài Sau khi thông báo tuyển dụng nội bộ mà chưa tuyển được nhân viên hoặc nguồn ứng viên nội bộ không đáp ứng được nhu cầu thì phòng nhân sự sẽ tiến hành thông báo tuyển dụng ra bên ngoài. Các nguồn ứng viên mà Vimedimex có thể thu hút từ bên ngoài là người lao động tự do, bạn bè của nhân viên hiện đang công tác tại công ty, nhân viên của các công ty cùng ngành khác, sinh viên tốt nghiệp từ các trường đại học…ngoài ra Vimedimex cũng tạo điều kiện cho các sinh viên thực tập, qua thời gian thực tập nếu đạt yêu cầu sẽ được giữ lại làm việc. Diễn giải quy trình tuyển dụng Công việc tuyển chọn nhân sự tại Vimedimex hiện nay được áp dụng theo quy trình sau đây: Xem chi tiết trang kế tiếp. Hình 2.1: Quy trình tuyển dụng nhân sự tại Vimedimex MÔI TRƯỜNG BÊN NGOÀI MÔI TRƯỜNG BÊN TRONG Thông báo tuyển dụng Chuẩn bị đề thi và câu hỏi phỏng vấn Tiếp nhận hồ sơ và sơ tuyển Thi tuyển Phỏng vấn Thông báo cho ứng viên và đào tạo hội nhập Tiến hành thử việc Đánh giá kết quả thử việc Báo cáo tổng hợp, lưu hồ sơ (Nguồn: Phòng nhân sự Vimedimex) - Bước 1: Thông báo tuyển dụng Sau khi được Tổng giám đốc phê duyệt về kế hoạch tuyển dụng, phòng nhân sự sẽ thông báo trong nội bộ công ty qua bảng thông báo và qua website của công ty tạo mọi điều kiện cho nhân viên trong công ty có cơ hội thay đổi vị trí công việc để có thể thăng tiến trong nghề nghiệp. Tuy nhiên nếu nguồn nội bộ không đáp ứng được thì trong vòng 15-30 ngày phòng nhân sự sẽ thông báo tuyển dụng ra bên ngoài thông qua báo chí, website, để thu hút các ứng viên đến nộp hồ sơ ứng tuyển. - Bước 2: Chuẩn bị đề thi và câu hỏi phỏng vấn Trong thời hạn 07 ngày trưởng phòng nhân sự tham mưu cho trưởng đơn vị để xây dựng đề thi và câu hỏi phỏng vấn phù hợp với vị trí tuyển dụng - Bước 3: Tiếp nhận hồ sơ và sơ tuyển Thời gian tiếp nhận hồ sơ từ 15-30 ngày kể từ ngày đăng tuyển. Nhân viên tiếp nhận hồ sơ của ứng viên qua các hình thức như gửi đến trực tiếp, qua bưu điện, qua mail, sau đó sẽ xem xét xem có đầy đủ hồ sơ, kinh nghiệm theo yêu cầu vị trí công việc không. Nếu xét thấy hồ sơ đạt yêu cầu, ứng viên sẽ được mời đến sơ tuyển. Trong vòng 07 ngày sẽ thông báo cho ứng viên đạt yêu cầu của vòng sơ tuyển và mời đến thi tuyển vòng kế tiếp. - Bước 4: Thi tuyển Thi tuyển là một vòng tuyển dụng được áp dụng cho ứng viên đạt vòng sơ tuyển nhằm kiểm tra kiến thức, kỹ năng của ứng viên nhằm chọn ra những ứng viên phù hợp cho vòng tuyển tiếp theo. Chuyên viên nhân sự bố trí thời gian, địa điểm, chuẩn bị đề thi và thông báo cho ứng viên đến tham dự. Kết quả thi là đạt nếu điểm trung bình từ 5 trở lên và chỉ có một môn đạt tối thiểu là 4 nếu vị trí công việc có từ hai nội dụng (bài) thi tuyển. Trong vòng 07 ngày sẽ thông báo cho ứng viên đạt yêu cầu và mời đến tham dự phỏng vấn vòng kế tiếp. - Bước 5: Phỏng vấn Khi có kết quả thi tuyển trong vòng 15 ngày sẽ tiến hành phỏng vấn các ứng viên đạt yêu cầu của vòng thi tuyển. Hội đồng phỏng vấn gồm: trưởng phòng nhân sự, trưởng đơn vị đang có nhu cầu tuyển dụng và người có chuyên môn phù hợp (nếu cần). Đối với vị trí từ trưởng đơn vị nghiệp vụ trở lên thì hội đồng phỏng vấn còn có các thành viên ban tổng giám đốc và thành viên hội đồng quản trị. Hội đồng phỏng vấn sẽ tiến hành phỏng vấn, đánh giá ứng viên, ghi nhận vào biên bản phỏng vấn. Chậm nhất là sau 03 ngày phỏng vấn, hội đồng tuyển dụng sẽ tổng hợp điểm của ứng viên và ra quyết định tuyển chọn. - Bước 6: Thông báo cho ứng viên và đào tạo hội nhập Không quá 03 ngày kể từ ngày đồng ý tuyển chọn, phòng nhân sự sẽ thông báo cho ứng viên đến tham dự khoá đào tạo hội nhập, đồng thời yêu cầu bổ sung hồ sơ (nếu cần). Thời gian đào tạo hội nhập được thực hiện trước khi ký hợp đồng thử việc. - Bước 7: Tiến hành thử việc Phòng nhân sự mời ứng viên đến làm thủ tục kí hợp đồng thử việc. Sau đó trưởng đơn vị tiếp nhận ứng viên mới này sẽ tiến hành hướng dẫn và giao việc cho nhân viên tân tuyển. Từ đó nhân viên tân tuyển sẽ thực hiện nhiệm vụ được giao. - Bước 8: Đánh giá kết quả thử việc Trong vòng 03 ngày trước khi hợp đồng thử việc hết hạn. Trưởng đơn vị đánh giá kết quả thử việc của nhân viên tân tuyển rồi gửi bản kết quả về phòng nhân sự. Căn cứ vào đánh giá và đề xuất của trưởng đơn vị. Nếu nhân viên mới được đánh giá đạt thì lập quyết định tuyển dụng và ký hợp đồng lao động. Trường hợp không đạt thì thông báo chấm dứt hợp đồng lao động. - Bước 9: Báo cáo tổng hợp, lưu hồ sơ Các đơn vị lưu trữ phiếu đề xuất tuyển dụng nhân sự, kết quả thi tuyển, biên bản phỏng vấn… Phòng nhân sự báo cáo tổng hợp công tác tuyển dụng toàn công ty và lưu hồ sơ tuyển dụng, hợp đồng lao động… 2.3.1.4 Nhận xét Đứng về góc độ lý thuyết, ta dễ dàng nhận thấy, quy trình xây dựng tiêu chuẩn tuyển dụng tại công ty Vimedimex được thực hiện một cách khá bài bản và đi theo một quy trình hợp lý. Chính nhờ vào các tiêu chuẩn tuyển dụng cùng với bản mô tả công việc được thiết kế chi tiết đã giúp cho Vimedimex luôn chọn lọc được những ứng viên phù hợp ngay từ đầu. Từ đó tránh được trường hợp nhân viên thấy không phù hợp bỏ việc ngay sau thời gian thử việc. Hiện tại Vimedimex đã xây dựng tiêu chuẩn tuyển dụng cho phần lớn các chức danh tại chi nhánh và một số chức danh thuộc các phòng ban của công ty. Sau khi được tuyển dụng, nhân viên mới được hỗ trợ để nhanh chóng hội nhập vào môi trường làm việc của công ty. Quy trình tuyển dụng của Vimedimex là một văn bản hướng dẫn các bước thực hiện quy trình tuyển dụng, trong đó, bản mô tả công việc, các văn bản, biểu mẫu là công cụ chủ yếu được dùng trong tuyển dụng. Nhìn chung quy trình này còn phù hợp với tình hình thực tế hiện nay. Tuy nhiên để công tác tuyển dụng đạt hiệu quả cao thì phòng nhân sự phải phối hợp nhịp nhàng với các đơn vị có liên quan đến quy trình tuyển dụng, trong đó phòng nhân sự giữ vai trò hướng dẫn, hỗ trợ, kiểm soát các đơn vị nhiệm vụ của mình. 2.3.2 Thực trạng về công tác đào tạo và phát triển nhân sự 2.3.2.1 Tiếp nhận nhân viên mới Mục đích Nhằm trang bị cho nhân viên mới các điều kiện làm việc cơ bản nhất vào thời điểm bắt đầu làm việc tại công ty hoặc lúc bắt đầu tiếp nhận công việc. Giúp bản thân nhân viên nhanh chóng hòa nhập với văn hóa, môi trường làm việc của công ty cũng như phát huy tối đa khả năng của nhân viên ở công việc mới. Nhân viên mới còn bao gồm cả những cán bộ quản lý được điều động, luân chuyển, bổ nhiệm công tác mới hoặc tại đơn vị khác. Quy trình tiếp nhận nhân viên mới - Bước 1: Thông báo nhân viên sắp nhận việc Phòng nhân sự sau khi đồng ý tiếp nhận nhân viên mới hoặc ban hành quyết định về việc điều động, bổ nhiệm, luân chuyển cán bộ nhân viên thì trong vòng 02 ngày phải thông báo đến đơn vị sắp nhận nhân viên mới về số lượng, tên, chức danh, ngày bắt đầu làm việc cụ thể. - Bước 2: Chuẩn bị các trang thiết bị Trước ngày nhân viên mới vào nhận việc, các đơn vị căn cứ vào nhu cầu thực tế tại đơn vị của mình để chủ động lập các phiếu đề nghị cấp văn phòng phẩm, mua sắm tài sản cố định …và gửi về phòng Tài chính & kế toán. - Bước 3: Tổ chức tiếp nhận nhân viên mới Trường hợp nhân viên mới làm việc tại văn phòng công ty số 602/45D Điện Biên Phủ, P. 22, Q. Bình Thạnh, Tp.HCM thì phòng nhân sự là đơn vị tiếp nhận, hướng dẫn, phổ biến các nội quy, quy chế làm việc… cho nhân viên mới vào ngày đầu tiên khi nhận việc. Trường hợp nhân viên mới làm việc tại các công ty, chi nhánh trực thuộc thì công ty, chi nhánh trực thuộc đó tự sắp xếp công việc tiếp nhận nhân viên đồng thời phổ biến các nội quy, quy chế … cho nhân viên mới. - Bước 4: Cung cấp các trang thiết bị hỗ trợ làm việc Vào ngày đầu tiên nhận việc, các nhân viên mới sẽ được trang bị các công cụ hỗ trợ làm việc cơ bản nhất. Việc cung cấp này sẽ được thực hiện theo các phiếu yêu cầu ở bước 2. - Bước 5: Kiểm tra Các đơn vị sau khi tiếp nhận nhân viên mới sẽ tiến hành kiểm tra xem các thiết bị hỗ trợ làm việc đã được cung cấp đầy đủ hay chưa và đã được phổ biến các nội quy, quy chế làm việc hay chưa để phản hồi về phòng nhân sự, phòng tài chính & kế toán để được cung cấp đầy đủ. - Bước 6: Phân công công việc cho nhân viên mới Trưởng/phó các đơn vị có nhân viên mới có trách nhiệm phân công công việc cụ thể cho các nhân viên tân tuyển dựa vào bản mô tả công việc, phân công người hướng dẫn, kiểm tra giám sát công việc của nhân viên này trong thời gian thử việc (nếu có). - Bước 7: Lưu hồ sơ Phòng tài chính & kế toán, phòng nhân sự lưu hồ sơ, các đơn vị có nhân viên mới lưu bản sao. 2.3.2.2 Nguyên tắc đào tạo Đào tạo theo danh mục khóa học có hiệu quả, chất lượng đào tạo làm phương châm trên cơ sở tiết kiệm chi phí và thời gian. Việc đào tạo phải đúng người, đúng việc, đúng thời điểm theo yêu cầu hoạt động kinh doanh thực tế tại từng đơn vị và nguồn lực của công ty. Tùy theo yêu cầu của từng khóa học hoặc chương trình đào tạo, thực hiện việc đánh giá sau đào tạo. Kết quả đánh giá làm cơ sở cho việc xem xét, phát triển và đề bạt nhân sự sau này. 2.3.2.3 Quy trình đào tạo Tại Vimedimex quy trình đào tạo được thực hiện qua những bước sau đây: Xem chi tiết trang kế tiếp. (Nguồn: Phòng nhân sự) Bước công việc Mô tả chi tiết Bộ phận thực hiện Lập kế hoạch -Trong vòng 15 ngày kể từ ngày tiếp nhận -Chuyên viên đào tạo kế hoạch cung cấp nguồn lực của các đơn vị. nhân sự Chuyên viên nhân sự sẽ căn cứ vào đó và dựa vào chính sách đào tạo để lên kế hoạch đào tạo chung cho toàn công ty. Xem xét -Trong vòng 03 ngày sau khi nhận được thông -Trưởng phòng tin. Trưởng phòng nhân sự sẽ xem xét và xác nhân sự định các nội dung, thời gian, chi phí … Phê duyệt -Trưởng phòng nhân sự trình Tổng giám đốc -Tổng giám đốc phê duyệt. Nếu đồng ý thì phê duyệt còn -Trưởng phòng không thì trao đổi lại với Trưởng phòng nhân sự nhân sự Phổ biến kế -Trong vòng 03 ngày sẽ thông báo kế hoạch đào -Trưởng phòng hoạch và tìm tạo đến các đơn vị để cùng phối hợp thực hiện. nhân sự kiếm thông tin -Căn cứ vào kế hoạch đào tạo được phê duyệt, -Trưởng đơn vị đào tạo người phụ trách sẽ tìm kiếm thông tin chi tiết - chuyên viên về các tổ chức, giảng viên đào tạo… nhân sự Chuẩn bị - Lập chương trình đào tạo về giảng viên, thời -Trưởng phòng đào tạo gian, chi phí … đối với việc tổ chức lớp học nhân sự hội thảo trong công ty. -Chuyên viên - Đăng ký tham dự đối với việc đào tạo bên nhân sự ngoài. -Người được -Thông báo cho trưởng đơn vị, người tham gia phân công đào tạo sắp xếp thời gian tham dự. Thực hiện - Đối với lớp học, hội thảo: lập danh sách và - Trưởng phòng đào tạo cho học viên ký tên xác nhận tham dự. nhân sự - Đối với kèm cặp hướng dẫn tại chỗ: cho nhân - Chuyên viên viên ký tên xác nhận tham dự. nhân sự -Đối với đào tạo bên ngoài: người tham gia -Trưởng đơn vị đào tạo sẽ tham dự khóa học đã đăng ký. - Người tham gia đào tạo Đánh giá kết - Đối với lớp học, hội thảo: chậm nhất sau 07 -Trưởng phòng quả đào tạo ngày kết thúc khóa đào tạo sẽ điền phiếu nhân sự đánh giá khóa học và lập báo cáo tổng kết -Trưởng đơn vị khóa đào tạo. -Chuyên viên - Đối với kèm cặp hướng dẫn tại chỗ: cập nhân sự nhật vào phiếu theo dõi quá trình đào tạo. -Người tham gia -Đối với đào tạo bên ngoài: theo dõi và tiếp đào tạo nhận chứng nhận sau đó cập nhật và chuyển về đơn vị để lưu. Báo cáo -Tối đa trong vòng 15 ngày đầu tháng kế tiếp - Trưởng phòng lập báo cáo tổng hợp đánh giá tình hình thực nhân sự hiện so với kế hoạch đề ra. Qua đó khắc phục -Chuyên viên nhược điểm phát huy ưu điểm nhằm nâng cao nhân sự công tác đào tạo. Lưu hồ sơ - Các đơn vị chuyển về phòng nhân sự các - Các đơn vị chứng chỉ hoàn tất chương trình đào tạo của - Phòng nhân sự học viên để lưu vào hồ sơ cá nhân. 2.3.2.4 Các phương pháp đào tạo Hiện nay Vimedimex vừa là công ty chuyên sản xuất thuốc, dược liệu… lại vừa kinh doanh thương mại xuất, nhập khẩu các sản phẩm ngành y dược phẩm và tham gia các hoạt động xúc tiến thương mại, xây dựng văn phòng… chính vì vậy, cán bộ công nhân viên của Vimedimex cũng đa dạng với nhiều trình độ, chuyên môn nghiệp vụ khác nhau. Điều này dẫn đến công tác đào tạo cũng được lựa chọn kỹ lưỡng với nhiều phương pháp như sau: - Lớp học hội thảo: áp dụng cho tất cả mọi nhân viên trong công ty, tại các lớp học hội thảo, công ty thường thông báo về các văn bản mới của nhà nước, truyền đạt các nội dung về an toàn lao động, quy định của công ty… ngoài ra công ty còn tổ chức lớp học dành riêng cho cấp quản lý để nâng cao kỹ năng giao việc cho nhân viên cấp dưới, hướng dẫn về soạn thảo và quản lý hợp đồng thương mại… - Kèm cặp hướng dẫn tại chỗ: thường áp dụng trong phạm vi bộ phận, phòng ban, các trưởng đơn vị hoặc người được trưởng đơn vị phân công sẽ kèm cặp hướng dẫn các nhân viên mới, các nhân viên còn yếu nghiệp vụ trong phòng ban mình với tinh thần giúp đỡ nhau cùng tiến bộ. - Đào tạo bên ngoài: những nhân viên nào có mong muốn được học tập nâng cao kỹ năng nghề nghiệp thì công ty sẽ trích chi phí và tạo mọi điều kiện để nhân viên đó sắp xếp thời gian, công việc tham gia các lớp đào tạo, nhân viên của công ty thường đăng ký tham gia các khóa học tại VJCC (Trung tâm hợp tác nguồn nhân lực Việt Nam - Nhật Bản TP. Hồ Chí Minh). 2.3.2.5. Nhận xét Không phải bất kỳ công ty nào cũng xây dựng được một quy trình tiếp nhận nhân viên mới một cách cụ thể như vậy. Điều đáng ghi nhận là Vimedimex đã xây dựng và thực hiện quy trình này tương đối đầy đủ. Việc thiết lập quy trình đào tạo cũng được cân nhắc dựa trên những nguyên tắc và nhu cầu thực tế của công ty nên tiết kiệm được cả về thời gian lẫn chi phí. Các phương pháp đào tạo mà Vimedimex đang áp dụng là rất phổ biến và phù hợp với hầu hết mọi loại hình doanh nghiệp. Hoạt động tuyển dụng gắn với đào tạo của Vimedimex cung cấp cho mỗi nhân viên cơ hội học tập nhằm phát huy tốt khả năng của mình. Từ đó nhân viên sẽ gắn bó với công ty hơn khi thấy được viễn cảnh nghề nghiệp và cơ hội thăng tiến. Đào tạo còn là công tác xây dựng đội ngũ kế thừa cho tương lai khi công ty mở rộng các hoạt động kinh doanh của mình. Có thể nhận thấy rằng Vimedimex rất chú trọng công tác đào tạo và phát triển nhân sự. 2.3.3 Đánh giá về chính sách đãi ngộ nhân viên 2.3.3.1 Tiền lương và tiề._.