Thực trạng và giải pháp nhằm hoàn thiện quản trị hợp đồng xuất khẩu mặt hàng gốm sứ của Công ty TNHH gốm sứ Bát Tràng Phomex

ó việc đẩy mạnh xuất khẩu là điều hết sức cần thiết. Hiện nay Việt Nam đang từng bước hội nhập với các nền kinh tế khu vực và quốc tế, là thành viên của tổ chức thương mại quốc tế (WTO) thì hoạt động kinh doanh xuất khẩu càng trở nên sôi động đa dạng và phức tạp. Điều này đòi hỏi các doanh nghiệp phải năng động, sáng tạo, có trình độ, năng lực và nắm vững nghiệp vụ thương mại quốc tế thì mới đáp ứng được yêu cầu của hoạt động xuất nhập khẩu. Mặt hàng gốm sứ là một trong những mặt hàng xuất khẩu, chiếm một vị trí khá quan trọng trong hoạt động kinh doanh đối ngoại. Do đó đẩy mạnh sản xuất và xuất khẩu hàng gốm sứ không chỉ mang lại lợi ích kinh tế mà còn có ý nghĩa trong việc quảng bá văn hoá và hình ảnh của đất nước. Với tầm quan trọng, tiềm năng của VN trong việc sản xuất và xuất khẩu mặt hàng này, cùng với sự yêu thích của bản thân đối với đồ gốm sứ của đất nước, vì vậy em đă quyết định xin đươc thực tập tại công ty. Măc dù trong thời gian thực tập em đã nhân được sự góp ý, hướng dẫn nhiệt tình của các anh chị nhân viên trong công ty cùng với sự góp ý bổ sung của thầy giáo hướng dẫn. Tuy vậy, do kinh nghiệm tiếp xúc thưc tế, phương pháp thu thập thông tin còn những hạn chế nhất định nên chắc chắn bài chuyên đề thực tập này sẽ mắc những sai sót nhất định, vì vậy em mong nhận được ý kiến đóng góp, sự giúp đỡ của mọi người để em hoàn thành tốt đợt thực tập này. Em xin chân thành cảm ơn. Chương I Cơ sở lý luận về hợp đồng xuất khẩu và quản trị hợp đồng xuất khẩu Hợp đồng xuất khẩu Khái niệm về hợp đồng thương mại quốc tế Xuất khẩu hàng hóa dịch vụ là hoạt động kinh doanh, buôn bán trên phạm vi quốc tế. Về thực chất, xuất khẩu không chỉ là hành vi buôn bán riêng lẻ mà còn là cả một hệ thống các quan hệ mua bán trong thương mại quốc tế có mục đích khai thác lợi thế so sánh của các quốc gia để mang lại lợi ích cho các quốc gia. Khi hoạt động trao đổi hàng hóa giữa các quốc gia có lời thì mỗi quốc gia đều tích cực tham gia hoạt động này. 1.1.1.1 Khái niệm, bản chất và phân loại của hợp đồng a, Khái niệm Hợp đồng được hiểu là sự thỏa thuận gữa các bên về việc xác lập, thay đổi hay chấm dứt quyền và nghĩa vụ trong quan hệ hợp đồng. Hợp đồng thương mại quốc tế là sự thỏa thuận của các đương sự có trụ sở kinh doanh ở các quốc gia khác nhau, theo đó một bên gọi là bên bán ( bên xuất khẩu) có nghĩa vụ chuyển quyền sở hữu cho một bên khác gọi là bên mua ( bên nhập khẩu) một tài sản nhất định gọi là hàng hóa. Bên mua có nhiệm vụ nhận hàng và trả tiền. Như vậy chủ thể của hợp đồng là bên bán ( bên xuất khẩu) và bên mua ( bên nhập khẩu). Các bên có trụ sở kinh doanh ở các quốc gia khác nhau. Đối tượng của hợp đồng là hàng hóa và dịch vụ (service). Bên bán phải giao hàng cho bên mua, bên mua phải trả tiền cho bên bán một đối giá cân xứng với giá trị hàng hóa đã được giao. b, Bản chất của hợp đồng Bản chất của hợp đồng mua bán hàng hóa là sự thỏa thuận giữa các bên kí kết hợp đồng. Điều cơ bản là hợp đồng thể hiện ý chí thực sự thỏa thuận không được cưỡng bức, lừa dối lẫn nhau và có những nhầm lẫn không thể chấp nhận được. Hợp đồng thương mại quốc tế giữ vị trí quan trọng trong kinh doanh thương mại quốc tế, có xác nhận những nội dung giao nhận mà các bên đã thỏa thuận và cam kết thực hiện các nội dung đó. Như vậy hợp đồng là cơ sở để các bên thực hiện các nghĩa vụ của họ. Hợp đồng là cơ sở để đánh giá mức độ thực hiện các nghĩa vụ của các bên và là cơ sở phát lí quan trọng để khứu nại khi bên đối tác không thực hiện toàn bộ hay từng phần nghĩa vụ của mình đã thỏa thuận trong hợp đồng. Hợp đồng càng quy định chi tiết, rõ ràng và dể hiểu càng dể thực hiện và ít xãy ra tranh chấp. c, Phân loại hợp đồng thương mại quốc tế Hợp đồng thương mại quốc tế có thể được phân loại như sau: Căn cứ theo thời gian thực hiện hợp đồng có hai loại hợp đồng: Hợp đồng ngắn hạn: Thường được kí kết trong một tương đối thời gian ngắn và sau khi hai bên đã hoàn thành nghĩa vụ của mình thì quan hệ pháp lí giữa các bên về hợp đồng đó kết thúc. Hợp đồng dài hạn : Có thời gian thực hiện tương đối dài mà trong thời gian đó việc giao nhận hàng được thực hiện làm nhiều lần. Căn cứ theo nội dung quan hệ kinh doanh thì có hai loại hợp đồng: Hợp đồng xuất khẩu: là hợp đồng bán hàng cho thương nhân nước ngoài, thực hiện quá trình chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa sang cho thương nhân nước ngoài và và nhân tiền hàng. Hợp đồng nhập khẩu: là hơpi đồng mua hàng của thương nhân nước ngoài, thực hiện quá trình chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa và thanh toán tiền hàng. Căn cứ vào hình thức của hình thức của hợp đồng: Hình thức văn bản: Ở Việt Nam hình thức văn bản của hợp đồng là bắt buộc đối với các hợp đồng thương mại quốc tế. Chỉ có các hợp đồng thương mại quốc tế có hình thức văn bảnmới có hiệu lực pháp lý, mọi bổ sung và sửa đổi của hợp đồng thương mại quốc tế cũng làm thành văn bản, thư từ và điện báo và telex cũng được coi là hình thức của văn bản. Hình thức miệng: Công ước Viên 980 ( CISG) cho phép thành viên sử dụng cả hình thức miệng và văn bản. Căn cứ theo cách hình thức thành lập hợp đồng bao gồm: Hợp đồng một văn bản: là hợp đồng trong đó ghi rõ nội dung mua bán, các điều kiện giao dịch đã thỏa thuận và có chữ kí của các bên. Hợp đồng gồm nhiều văn bản: đơn chào hàng cố định của người bán và người chấp nhận của người mua; đơn đặt hàng của người mua và chấp nhận của người bán; đơn chào hàng tự do của người bán, chấp nhận của người mua và xác nhận của người bán; hỏi giá của người mua, chào hàng cố định của người bán và chấp nhận của người mua. 1.1.1.2 Các loại hình xuất khẩu a, Xuất khẩu trực tiếp Xuất khẩu trực tiếp là việc xuất khẩu hàng hóa dịch vụ do chính doanh nghiệp sản xuất ra hay mua từ các đơn vị sản xuất trong nước tới khách hàng nước ngoài thông qua các tổ chức của mình Trong trường hợp doanh nghiệp không tự sản xuất ra sản phẩm thì việc xuất khẩu gồm hai công đoạn: Kí hợp đồng nội: mua hàng và trả tiền hàng cho các đơn vị sản xuất trong nước. Kí hợp đồng ngoại: giao hàng và thanh toán với bên nước ngoài. Ưu điểm: Giảm được chi phí trung gian, lợi nhuận thu được tăng. Tiếp cận trực tiếp với thị trường, nắm bắt các thông tin về thị trường nhanh nhạy nên có thể đưa ra các ứng xử linh hoạt đáp ứng nhu cầu của thị trường. Củng cố mối quan hệ với bạn hàng, có cơ hội mở rộng thị trường, nâng cao uy tín của mình. Nhược điểm: Phương thức xuất khẩu phức tạp có tính rủi ro cao, đòi hỏi sự chủ động lớn hơn, có tiềm lực về tài chính, kinh nghiệm, trình độ chuyênn môn cao, khả năng am hiểu thị trường, không hiệu quả đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ lần đầu tiên tham gia thị trường. b, Xuất khẩu uỷ thác Là hoạt động xuất khẩu mà đơn vị kinh doanh ngoại thương đóng vai trò trung gian xuất khẩu, làm thay cho đơn vị sản xuất( bên ủy thác) có hàng những thủ tục cần thiết để xuất khẩu hàng hóa theo yêu cầu của bên ủy thác và được hưởng phần trăm phí ủy thác( tiền hoa hồng) theo giá trị xuất khẩu. Các bước của xuất khẩu ủy thác: Kí hợp đồng ủy thác với đơn vị trong nước. Kí hợp đồng xuất khuất khẩu giao hàng và thanh toán tiền hàng với nước ngoài. Nhận phí ủy thác ủy thác từ đơn vị trong nước. Ưu điểm: Đây là phương thức xuất khẩu khá đơn giản bên cạnh ủy thác không phải bỏ vốn kinh doanh, không phải chụi trách nhiệm cuối cùng mà vẫn thu được lợi nhuận, giảm rủi ro trách nhiệm ít. Nhược điểm: Không đảm được tính tự chủ trong kinh doanh tìm kiếm bạn hàng. Lợi nhuận không cao do chỉ được hưởng phần trăm là phí hoa hồng. 1.1.1.3 Nội dung của hợp đồng thương mại quốc tế Nội dung của hợp đồng thương mại quốc tế thường có hai phần chính: Phần trình bày chung gồm: Số hiệu của hợp đồng( contract no…) Địa điểm và ngày tháng kí kết hợp đồng Tên địa chỉ, điện thoại, fax(nếu có) của các bên tham gia kí kết hợp đồng. Các định nghĩa dùng trong hợp đồng( Genenal Definition). Cơ sở pháp lí để kí kết hợp đồng: đây có thể là hiệp định chính phủ kí kết, nghị định thư, sự thỏa thuận của các bên… Các điều khoản của hợp đồng: Điều khoản tên hàng ( commodity): điều khoản này ghi rõ của đối tượng cần giao dịch, cần phải dùng các phương pháp quy định chính xác tên hàng trong hợp đồng. Trong trường hợp hàng hóa gồm nhiều mặt hàng thi chia thành nhiều bảng liệt kê (bảng phụ lục) và phải ghi rõ trong hợp đồng để phụ lục trở thành một bộ phận của điều khoản tên hàng. Ngoài ra phải ghi đúng tên thương mại và nhãn hiệu hàng hóa, đôi khi còn ghi rõ công dụng của hàng hóa. Điều khoản về chất lượng( Quality): điều khoản này quy định chất lượng của hàng hóa giao nhận và là cơ sở để giao nhận chất lượng hàng hóa, đặc biệt là khi có tranh chấp chất lượng thì điều khoản này là cơ sở để kiểm tra, đánh giá và so sánh và giải quyết tranh chấp nên tùy từng hàng hóa mà có phương pháp quy định chất lượng cho chính xác và phù hợp, tối ưu. Nếu dùng tiêu chuẩn hóa , tài liệu kĩ thuật, hàng mẫu…để quy định chất lượng thì phải được xác nhận và trở thành bộ phận không thể tách rời khỏi hợp đồng. Điều khoản về số lượng ( quantity) điều khoản nói lên về mặt lượng của hàng hóa được giao dịch. Nó bao gồm các vấn đề đơn vị tính số lượng hoặc trọng lượng của hàng hóa, phương pháp quy định về số lượng và phương pháp xác định trong lượng. Đơn vị tính số lượng: thực tế có rất nhiều hệ đo lường, do vậy các bên nên quy đổi về một hệ đo lường chung. Phương pháp quy định số lượng: trong thương mại quốc tế người ta có thể quy định số lượng bằng hai cách: qui định cụ thể về số lượng hàng hóa giao dịch, qui định một cách phòng chừng về số lượng hàng hóa giao dịch. Phương pháp quy định trọng lượng: trong thương mại quốc tế có rất nhiều hàng hóa được tính số lượng theo theo trọng lượng. căn cứ theo tập quán buôn bán, thông thường để xác định trọng lượng hàng hóa mua bán ngưới ta dùng các phương pháp sau: trọng lượng cả bì( gross weight_ GW) trọng lượng tịnh( net weight_ NW), trọng lượng thương mại, trọng lương lí thuyết. Điều khoản bao bì, mã hiệu hàng hóa( Packing and Marking). Điều khoản này gồm các vấn đề sau: phương pháp quy định chất lượng bao bì, phương thức cung cấp bao bì, phương thức xác định giá cả bao bì và quy định về kí mã hiệu. Chất lượng bao bì: phải phù hợp với phương tiện vận chuyển, với đặc tính của hàng hóa, với quy định pháp luật của một số nước liên quan và yêu cần của khách hàng… Phương pháp xác định giá cả bao bì hàng hóa: nếu bên bán cung cấp bao bì và không thu laị thì hai bên phải thỏa thuận việc xác định giá cả của bao bì. Quy định về kí mã hiệu: yêu cầu của mã hiệu là phải viết bằng sơn hay mực không phai, không nhòe, dễ đọc dễ thấy. Phương thức cung cấp bao bì thường theo ba cách: Do bên bán cung ứng bao bì, bao bì cùng hàng hóa giao cho bên mua. Đây là hình thức phổ biến nhất Bên bán cung ứng bao bì để đóng gói hàng hóa và sẽ thu lại sau khi giao hàng. Do bên mua cung ứng bao bì hay vật liệu để đóng gói. Điều khoản về giá cả (Price): trong hợp đồng thương mại quốc tế điều khoản về giá cả bao gồm các nội dung như sau: Mức giá: giá cả trong hợp đồng thương mại quốc tế là giá cả quốc tế. Để xác định chính xác mức giá cần phải nắm chắc nguyên tắc xác định giá, xu thế thay đổi của giá cả của thị trường thế giới, xem xét đầy đủ các nhân tố ảnh hưởng đến giá cả, hạch toán lỗ lãi, đồng thời định rõ điều kiện cơ sở giao hàng liên quan đến giá cả. Đồng tiền tính giá: có thể là đồng tiền của người bán, của nước mua hay là của một nước thứ ba. Trên thực tế người ta dùng một số đồng tiền có khả năng chuyển đổi mạnh như: Đôla Mỹ ( USD), đồng bảng Anh (GBP), đồng EURO… Phương pháp quy định giá: trong thương mại quốc tế tùy theo từng trường hợp mà người ta áp dụng các phương pháp quy định giá như sau: giá cố định, giá quy định sau, giá tính linh hoạt và giá di động. Giảm giá ( chiết khấu): trong thương mại quốc tế, giảm giá là phương pháp tăng cường cạnh tranh tiêu thụ trên thị trường trên thế giới. tùy từng trường hợp mà có các loại giảm giá sau: Giảm giá do trả tiền sớm. Phương thức trả tiền mặt: người mua trả bằng tiền mặt cho người bán. Phương thức chuyển tiền: người mua yêu cầu ngân hàng của mình chuyển một số tiền nhất định cho người bán ở một địa điểm nhất định bằng phương tiện chuyển tiền do người mua yêu cầu. Phương thức ghi sổ: là phương thức thanh toán trong đó người bán mở một tài khoản( hay một quyển sổ) để ghi nợ người mua. Sau khi người bán đã hoàn thành việc giao hàng , đến thời hạn quy định người mau sẽ trả tiền cho người bán . Phương thức tín dụng chứng từ( L/C): là sự thỏa thoận bằng văn bản pháp lý mà một ngân hàng lập ra theo yêu cầu của bên mua cam kết sẽ trã tiền cho bên bán hay bất cứ người nào theo lệnh của bên bán, khi xuất trình đầy đủ các chứng từ và thực hiện đầy đủ các yêu cầu được quy định trong một văn bản gọi là thư tín dụng( Letter of Credit), viết tắt là L/C. Điều khoản về cơ sở giao hàng: là điều khoản không thể thiếu của bất cứ một hợp đồng ngoại thương nào. Tùy từng điều kiện cơ sở giao hàng được quy định trong hợp đồng mà nghĩa vụ của các bên trong quá trình thực hiện hợp đồng là khác nhau. Incoterm 2000 đưa ra 13 điều kiện cơ sở giao hàng mà chia được thành 4 nhóm: E,F,C,D trong đó: Nhóm E: gồm các điều kiện EXW( giao tại xưởng) người bán đặt hàng hóa dưới quyền định đoạt của người mua ngay tại xưởng của mình. Nhóm F: gồm 3 điều kiện FCA ( giao cho người vận tải) FAS( giao dọc mạn thuyền),FOB ( giao trên tàu) Nhóm C: bao gồm 4 điều kiện CFR( tiền hàng cộng tiền cước),CIF( tiền hàng cộng tiền bảo hiểm và tiền cước),CPT( cước trả tới đích),CPT( cước trả tới đích), CIP( cước và bảo hiểm trả tới đích). Nhóm D: gồm 5 điều kiện DAF (giao hàng tại biên giới) DES( giao tại tàu),DEF(giao tại cầu cảng), DDU(giao tại đích chưa thuế),DDP(giao tại đích đã nộp thuế). Điều khoản giao hàng ( Shipment/ Delivery): quy định cụ thể về thời hạn giao hàng, địa điểm giao hàng, phương thức giao hàng và thông báo giao hàng. Thời hạn giao hàng: là thời hạn mà người bán phải hoàn thành nghĩa vụ giao hàng. Nếu các bên không có giao dịch thỏa thuận nào khác thì thì thời hạn này là lúc di chuyển rủi ro và tổn thất về hàng hóa từ người bán sang người mua. Trong buôn bán quốc tế có ba cánh qui định thời hạn giao hàng: thời hạn giao hàng có định kì, không có định kì và giao hàng ngay. Địa điểm giao hàng: việc lựa chọn địa điểm giao hàng có ý nghĩa liên quann chặt chẽ tới phương thức vận chuyển hàng hóa và điều kiện cơ sở giao hàng. Phương thức giao hàng: có thể là giao nhận sơ bộ hay giao nhận cuối cùng. Hay có thể là giao nhận về số lượng hàng hóa hoặc giao nhận về chất lượng. Thông báo giao hàng: trước khi giao hàng thường có những thông báo của người bán về việc hàng đã sản sàng để giao hay đem ra cảng ( ga) để giao. Người mua thông báo cho người bán những điều kiện cần thiết để gửi hàng hoặc về chi tiết tàu đến nhận hàng. Sau khi giao hàng, người bán phải thông báo tình hình hàng hóa giao và kết quả của việc giao đó. Điều khoản về thanh toán( payment).gồm qui định đồng tiền thanh toán, địa điểm thanh toán , bộ chứng từ làm căn cứ thanh toán . Đây là điều khoản rất quan trọng được các bên rất quan tâm nếu lựa chon được các điều kiện thanh toán thích hợp sẽ giảm được chi phí và rủi ro mỗi bên. Điều khoản về trường hợp bất khả kháng (force majeure): là trường hơp nếu mà rủi ro xảy ra, bên đương sự được hoàn toàn hay chừng mực nào đó được miễn hay hoãn thực hiện các nghĩa vụ của hợp đồng. Trong điều kiện này qui định: nguyên tắc xác định trường hợp miễn trách, liệt kê các sự kiện được coi là trường hợp miễn trách và những sự kiện không được coi là trường hợp miễn trách. Qui định trách nhiệm và quyền lợi của mỗi bên khi mà xảy ra trường hợp miễn trách. Điều khoản khiếu nạu ( Claim): là việc một bên yêu cầu bên kia giải quyết những tổn thất hay thiệt hại mà bên kia đã gây ra, hoặc về những vi phạm điều đã cam kết giữa hai bên. Điều khoản khứu nại trong hợp đồng qui định thời hạn khiếu nại, thể thức khiếu nại, nghĩa vụ của các bên khiếu nại. Điều khoản bảo hàng ( Warranty): là sự đảm bảo của người bán về chất lượng hàng hóa trong một thời gian nhất định. Thời hạn này là thời hạn bảo hành, nó được coi là thời gian dành cho người mua phát hiện những khuyết tật của hàng hóa. Trong điều kiện bảo hành, người ta thường thỏa thuận về phạt vi phạm bảo đảm của hàng hóa, thời hạn bảo hàng và trách nhiệm của người bán trong thời hạn bảo hành. Điều khoản phạt và bồi thường thiệt hại (penalty): điều khoản này qui định các trường hợp phạt hay bồi thường, các mức phạt hay bồi thường, trị giá phạt hay bồi thường tùy theo từng hợp đồng có thể có riêng điều khoản phạt và bồi thường hay được kết hợp với các điều khoản khác như: giao hàng, thanh toán… Điều khoản trọng tài ( Arbitration): qui định các nội dung người đứng ra phân xử, luật áp dụng, địa điểm tiến hành trọng tài cam kết chấp hành tài quyết và phân định chi phí trọng tài. Trên đây là những điều khoản chủ yếu và cơ bản nhất của hợp đồng. Tuy nhiên trong thực tế tùy vào hợp đồng cụ thể có thể thêm một số điều khoản khác như: điều khoản bảo hiểm, điều khoản vận tải, điều khoản cấm chuyển bán và các điều khoản khác… Vai trò của hoạt động xuất khẩu Đối với nền kinh tế đất nước Trong nền kinh tế nước ta vai trò của xuất khẩu thể hiện ở những khía cạnh như sau: Xuất khẩu tạo điều kiện đẩy mạnh quá trình xây dựng cơ sở vật chất kĩ thuật, chuyển dịch cơ cấu nền kinh tế theo hướng công nghiệp hóa- hiện đại hóa. Xuất khẩu góp phần chuyển dịch cơ cấu nền kinh tế sang nền kinh tế hướng ngoại. Sự chuyển dịch cơ cấu kinh tế trong quá trình công nghiệp hóa, phù hợp với xu hướng phát triển của nền kinh tế thế giới, một sự tất yếu đối với nước ta. Xuất khẩu là cơ sở để mở rộng và thúc đẩy các quan hệ kinh tế đối ngoại của nước ta. Xuất khẩu khắc phục sự mất cân đối trong nền kinh tế, đảm bảo phát triển một cách cân đối và ổn định. Xuất khẩu tao nguồn vốn chủ yếu cho nhập khẩu- phục vụ cho công nghiệp hóa đất nước. Xuất khẩu tạo ra sự cạnh tranh giữa hàng hóa các nước nhập khẩu và hàng hóa xuất khẩu, qua đó tạo ra động lực thúc đẩy các doanh nghiệp, các nhà sản xuất Việt Nam không ngừng vươn lên hoàn thiện mình và cũng góp phần vào sự phát triển chung của xã hội. Xuất khẩu phát huy tính năng động, tự chủ trong kinh doanh của doanh nghiệp địa phương. Đối với doanh nghiệp Xuất khẩu tao ra doanh thu và lợi nhuận đảm bảo quá trình tái sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp ngoại thương. Xuất khẩu hàng hóa tạo cơ hội liên doanh liên kết đối với nước ngoài nhằm thu hút vốn, công nghệ và trình độ quản lí. Đối với người tiêu dùng Xuất khẩu tác động tích cực đến giải quyết công ăn việc làm và nâng cao đời sống nhân dân. 1.1.3 Luật điều chỉnh hợp đồng xuất khẩu Luật pháp là cơ sở và là yếu tố đầu tiên, đảm bảo cho các bên trong hợp đồng có được môi trường kinh doanh bình đẳng, thuận lợi. Không một đối tác nào không kí hợp đồng kinh tế, đặc biệt là hợp đồng ngoại thương lại không chú ý đến yếu tố này. Một hợp đồng kí kết dưới bất cứ một dạng nào, các bên có thỏa thuận một cách kỹ lưỡng các điều khoản chi tiết đến như thế nào, cũng không thể dự kiến được các vấn đề, những tình huống phát sinh có thể xảy ra. Luật điều chỉnh hợp đồng ngoại thương là một vấn đề các bên quan tâm, bởi nó bảo vệ lợi ích của tất cả các bên liên quan trong hợp đồng, là cơ sở pháp lý đầu tiên để giải quyết tranh chấp khi xảy ra. Do có yếu tố nước ngoài, luật điều chỉnh hợp đồng xuất khẩu cũng phức tạp hơn, so với hợp đồng buôn bán trong nước. Luật điều chỉnh hợp đồng xuất khẩu có thể là điều ước quốc tế , luật quốc gia hay tập quán thương mại quốc tế. 1.1.3.1 Điều ước quốc tế Đối với các điều ước quốc tế mà Việt Nam đã kí, thừa nhận thì chúng có giá trị bắt buộc với hợp đồng xuất khẩu có liên quan. Từ đó, bên nào có thể dẫn chiếu hay không, thì các điều ước về ngoại thương vẫn đương nhiên được áp dụng. Những điều ước quốc tế về ngoại thương mà Việt Nam không kí, chưa kí hay không thừa nhận, thì không có giá trị bắt buộc với chủ thể Việt Nam trong hợp đồng xuất khẩu. chúng chỉ trở thành nguồn luật điều chỉnh hợp đồng xuất khẩu, nếu các bên thỏa thuận dẫn chiếu tới chúng. 1.1.3.2 Luật quốc gia Luật quốc gia, trở thành luật điều chỉnh hợp đồng xuất khẩu thì nó được các chủ thể thỏa thuận chọn, khi luật quốc tế không quy định hoặc quy định không rõ ràng, cụ thể, không đề cập các quyền và nghĩa vụ của các bên trong quan hệ mua bán hàng hóa quốc tế. Luật quốc gia, của một nước sẽ được chọn để áp dụng cho hợp đồng xuất khẩu khi: Các bên đã thỏa thuận áp dụng luật quốc gia trong hợp đồng. Các bên đã thỏa thuận, lựa chọn luật áp dụng cho hợp đồng sau khi hợp đồng xuất khẩu đã được kí kết. Trường hợp này, thường được sử dụng khi hợp đồng kí kết trước đó không có điều khoản luật áp dụng. Mặc dù tranh chấp xảy ra, nhưng các bên vẫn có thể đàm phán với nhau để lựa chọn luật nào đó để giải quyết. Khi luật đã được quy định trong các điều ước quốc tế liên quan mà nước ta đã tham gia kí kết hoặc thừa nhận có quy định về điều khoản luật áp dụng cho các hợp đồng xuất nhập khẩu thì các điều khoản đương nhiên được áp dụng. Trên thực tế lựa chọn nước nào phụ thuộc vào quá trình đàm phán, vị thế của người đàm phán và đặc biệt là sự hiểu biết của mỗi bên về luật pháp của nước mình và nước bạn. 1.1.3.3 Tập quán thương mại quốc tế Tập quán thương mại quốc tế, là thói quen phổ biến được nhiều nước áp dụng và công nhận. Tập quán thương mại quốc tế sẽ trở thành nguồn luật điều chỉnh hợp đồng xuất khẩu khi: Chính hợp đồng có quy định. Các điều ước quốc tế liên quan quy định. Luật quốc gia đó các bên thỏa thuận lựa chọn không hoặc có nhưng không đầy đủ, không điều chỉnh hết các vấn đề trong hợp đồng. Do tập quán thương mại quốc tế có nhiều loại nên cần phải ghi rõ tên khi sử dụng để tránh nhầm lẫn. Mọi vấn đề khác có liên quan đến quyền hạn và nghĩa vụ cũng như tránh nhiệm của các bên sẽ được thỏa thuận trong hợp đồng. 1.2 Quy trình tổ chức quản trị hợp đồng xuất khẩu 1.2.1 Nội dung của quản trị hợp đồng xuất khẩu Quản trị hợp đồng xuất khẩu là quá trình nhà quản trị thường xuyên xem xét, phân tích, tổ chức, lập kế hoạch và kiểm tra quá trình thực hiện một hợp đồng xuất khẩu trước và sau khi kí kết. Đồng thời cũng tổng kết và đánh giá để rút ra được kinh nghiệm để thực hiện hợp đồng tiếp theo thu được lợi ích cao hơn cho công ty. Xét một cách tổng quát thì quản trị hợp đồng xuất khẩu củng gồm 5 nội dung của một nhà quản trị: lập kế hoạch, tổ chức thực hiện kế hoạch, điều hành, chỉ huy và kiểm soát. 1.2.2 Tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu 1.2.2.1 Xin giấy phép xuất khẩu Giấy phép xuất khẩu là tiền đề quan trọng về pháp lí, giúp cho các nhà kinh doanh có thể thông quan hàng hóa xuất khẩu. Mỗi giấy phép, chỉ cấp cho một chủ hàng xuất khẩu một số mặt hàng với một số nước nhất định. Để được kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp, các doanh nghiệp phải có giấy phép kinh doanh xuất khẩu do bộ thương mại cấp. Tuy nhiên, các doanh nghiệp được phép kinh doanh xuất nhập khẩu các mặt hàng thuộc phạm vi ngành hàng đã dăng kí trong giấy phép đăng kí kinh doanh khi thành lập doanh nghiệp. Trừ một số mặt hàng quan trọng do nhà nước quản lí được quy định trong danh mục hàng hóa xuất nhập khẩu có ban hành kèm theo nghị định 12 của chính phụ về quản lí các mặt hàng được phép xuất khẩu. 1.2.2.2 Chuẩn bị hàng xuất khẩu Chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu là chuẩn bị theo đúng tên hàng, số lượng phù hợp với chất lượng, bao bì, kí mã hiệu và có thể giao hàng đúng thời gian quy định trong hợp đồng thương mại quốc tế. Như vậy, quá trình chuẩn bị hàng xuất khẩu bao gồm các công việc sau: Tập trung hàng xuất khẩu: tập trung thành lô hàng đủ về số lượng và đúng thời điểm, tối ưu hóa được chi phí. Đây là một hoạt động rất quan trọng, của các doanh nghiệp kinh doanh hàng xuất khẩu. Nguồn hàng xuất khẩu, là nơi đã và có khả năng cung cấp các hàng hóa đủ điều kiện cho xuất khẩu. Nguồn hàng xuất khẩu,là nơi đã có khả năng cung cấp các hàng hóa đủ điều kiện cho xuất khẩu. Bao gói hàng hóa: trong thương mại quốc tế , không ít hàng hóa để trần hay để rời nhưng đại bộ phận hàng hóa yêu cầu phải được đóng gói bao bì trong quá trình vận chuyển và bảo quản. Vì vậy tổ chức đóng gói bao bì, kẻ mã hiệu là khâu quan trọng trong việc chuẩn bị hàng hóa. Khi lựa chọn bao bì đóng gói cần căn cứ các cơ sở sau: Căn cứ vào hợp đồng đã kí kết: đây là căn cứ quan trọng nhất, để người xuất khẩu thực hiện đúng được hơp đồng, tránh được các tranh chấp có thể xãy ra. Trong hợp đồng có thể quy định: loại bao bì, hình dáng bao bì, kích thước bao bì, vật liệu làm bao bì… Căn cứ vào loại hàng hóa cần đóng gói: khi lựa chọn bao bì cần xem xét các tính chất, lí hóa, hình dạng, màu sắc, trạng thái của hàng hóa, mức độ tác động của môi trường và các điều kiện khác làm ảnh hưởng đến chất lượng của hàng hóa. Căn cứ các điều kiện vận tải: như loại phương tiện vận tải và chất lượng của phương tiện vận tải, thời gian vận tải, khả năng chuyển tải dọc đường, điiều kiện bốc dỡ, sự chung đụng với hàng hóa khác trong quá trình vận tải, điều kiện bảo quản hàng hóa trong quá trình chuyển tải, hoặc ở ga, cảng… Đóng gói hàng hóa có thể áp dụng hai hình thức: đóng gói hở và đóng gói kín. Đóng gói kín thường được áp dụng cho đa số trường hợp. Khi đóng gói hàng hóa, yêu cầu phải đảm bảo đúng kĩ thuật. Hàng hóa phải xếp gọn gàng trong bao bì, khi cần chèn lót, sử dụng tối đa khoảng không gian bao bì, đảm bảo thuận lợi và tối ưu trong bốc xếp vận chuyển và bảo quản. Kẻ mã hiệu Ký mã hiệu ( Marking) là những kí hiệu bằng chữ, bằng số hoặc bằng hình vẽ được ghi trên các bao bì bên ngoài nhằm cung cấp các thông tin cần thiết cho quá trình giao nhận, bốc dỡ, vận chuyển và bảo quản hàng hóa. Kẻ kí mã hiệu là khâu cần thiết và là khâu cuối cùng trong quá trình chuẩn bị hàng xuất khẩu. Mục đích của kẻ kí mã hiệu là đảm bảo thuận lợi cho phương pháp giao nhận, hướng dẫn phương pháp, kỹ thuật bốc dỡ, vận chuyển và bảo quản hàng hóa. Kẻ lí mã hiệu trên bao bì ngoài cho hàng hóa xuất khẩu phải đảm bảo các yêu cầu sau: Nội dung thông tin của kí mã hiệu phải đáp ứng được mục đích đề ra. Kí mã hiệu phải đơn giản và nhất quán về mọi chi tiết chủ yếu, cố gắng sử dụng tối đa các kí hiệu đã được tiêu chuẩn hóa quốc tế để mọi người dễ đọc, dễ hiểu. Phải kẻ kí mã hiệu ở vị trí dễ phát hiện và nhận ngay ra từ xa. Phải dùng vật liệu và kĩ thuật kẻ kí mã hiệu đảm bảo được chất lượng của các kí mã hiệu, nhưng không làm ảnh hưởng đến chất lượng của hàng hóa. 1.2.2.3 Kiểm tra hàng xuất khẩu Trước khi giao hàng, người xuất khẩu có nghĩa vụ phải kiểm tra hàng hóa về chất lượng, số lượng, trọng lượng bao bì…(tức là kiểm nghiệm). Nếu hàng hóa xuất khẩu là động vật, thực vật thì phải kiểm tra thêm khả năng lây lan bệnh ( tức là kiểm dịch động vật, thực vật ),nếu là hàng thực phẩm thì phải kiểm tra vệ sinh, an toàn thực phẩm. Việc kiểm tra hàng hóa xuất khẩu thực hiện ở hai cấp: Cấp cơ sở: việc kiểm tra ở cơ sở giữ vai trò quan trọng quyết định và có tác dụng triệt để nhất. Thường kiểm tra về chất lượng, số lượng và trọng lượng… Ở các cửa khẩu: việc kiểm tra hàng ở cửa khẩu có tác dụng thẩm tra lại kết quả cơ sở. Trong nhiều trường hợp theo quy định của nhà nước hoặc theo yêu cầu của người mua ( đã được quy định trong hợp đòng ) việc giám định hàng hóa đòi hỏi phải được tiến hành bởi các tổ chức giám định độc lập như: Vinacontrol, foodcontrol, Adil International Surveryors Co… thậm chí việc giám định hàng xuất khẩu có thể được thực hiện bởi cơ quan giám định nước ngoài. 1.2.2.4 Thuê phương tiện vận tải Trong quá trình thực hiện hợp đồng thương mại quốc tế việ thuê phương tiện vận tải phải dựa vào các căn cứ sau: Căn cứ vào điều kiện cơ sở giao hàng của hợp đồng thương mại quốc tế. Nếu điều kiện cơ sở giao hàng của hợp đồng là điều kiện CFR, CIF, CPT, CIP, DES, DEQ, DDU, DDP thì người xuất khẩu phải tiến hành thuê phương tiện vận tải.Còn nếu điều kiện cơ sở giao hàng là EXW, FCA, FAS, FOB thì người nhập khẩu phải tiến hành thuê phương tiện vận tải. Căn cứ vào khối lượng hàng hóa và đặc điểm hàng hóa: để tối ưu hóa tải trọng phương tiện từ đó tối ưu hóa được chi phí đồng thời phải căn cứ vào đặ điểm của hàng hóa để lựa chọn phượng tiện để đảm bảo an toàn cho hàng hóa trong quá trình vận chuyển. Căn cứ vào điều kiện vận tải: đó là hàng rời hay hàng đóng trong container, là hàng hóa thông dụng hay hàng hóa đặc biệt. Vận chuyển trên tuyến đường bình thường hay đặc biệt, vận tải một chiều hay vận tải hai chiều, chuyên chở theo chuyến hay chuyên chở liên tục… Ngoài ra phải căn cứ vào các điều kiện khác trong hợp đồng thương mại quốc tế như: quy định mức tải trọng tối đa của phương tiện, mức bốc dỡ, thưởng phạt bốc dỡ… Và một yếu tố quan trọng cần phải tính là đặc điểm, nhược điểm của từng phương thức vận tải. 1.2.2.5 Mua bảo hiểm Trong knh doannh thương mại quốc tế hàng hóa thường phải chuyển đi xa, trong những điều kiện vận tải phức tạp, do đó hàng hóa dễ bị hư hỏng, mất mát, tổn thất trong quá trình vận chuyển. Chính vì vậy những người kinh doanh thương mại quốc tế thường mua bảo hiểm cho hàng hóa để giảm bớt các rủi ro có thể xẩy ra. Khi mua bảo hiểm cho hàng hóa thì phải chọn điều kiện bảo hiểm nào cho thích hợp, do đó khi mua bảo hiểm cho hàng hóa cần dựa vào các căn cứ sau: Căn cứ vào điều kiện cơ sở giao hàng trong hợp đồng thương mại quốc tế. Căn cứ vào hàng hóa vận chuyển: khối lượng của hàng hóa, giá trị của hàng hóa và các đặc điểm của hàng hóa vận chuyển là các căn cứ quan trọng. Căn cứ vào điều kiện vận chuyển: loại phương tiện vận chuyển, chất lượng của phương tiện, loại bao bì bốc dỡ… Để tiến hành mua bảo hiểm cho hàng hóa doanh nghiệp cần tiến hành theo các bước: Xác định nhu cầu bảo hiểm: doanh nghiệp phải phân tích để xác định nhu cầu bảo hiểm cho hàng hóa gồm gía trị bảo hiểm và điều kiện bảo. Xác định loại hình bảo hiểm: các doanh nghiệp thường sử dụng hai loại hình bảo hiểm chính: hợp đồng bảo hiểm chuyến ( là hợp đồng bảo hiểm kí kết, cho từng chuyến hàng chuyên chở từ địa điểm này đến địa điểm khác, được ghi trong hợp đồng bảo hiểm); và hợp đồng bảo hiểm bao( là hợp đồng bảo hiểm cho một khối lượng hàng hóa vận chuyển trong nhiều chuyến kế tiếp nhau thường thời hạn là một năm, ._.còn từng chuyến hàng khi giao hàng xuống tàu doanh nghiệp xuất nhập khẩu chỉ gửi đến công ty bảo hiểm một thông báo bằng văn bản). Lựa chọn công ty bảo hiểm: thường doanh nghiệp xuất nhập khẩu lựa chọn các công ty bảo hiểm có uy tín và có quan hệ thường xuyên, tỷ lệ phí bảo hiểm thấp, và thuận tiện trong quá trình giao dịch. Trong thực tiễn kinh doanh, các doanh nghiệp Việt Nam thường mua bảo hiểm tại Bảo Việt hay là các công ty bảo hiểm hiện đang có mặt tại Việt Nam để tiện bồi thường nếu có tổn thất. Đàm phán kí kết hợp đồng bảo hiểm, thanh toán phí bảo hiểm, nhận bảo hiểm hay giấy chứng nhận bảo hiểm. 1.2.2.6 Làm thủ tục hải quan Quy định hàng hóa trước khi vượt qua biên giới quốc gia cần phải làm thủ tục hải quan. Quy trình làm thủ tục hải quan gồm 3 bước: Khai báo hải quan: Đối với hàng hóa nhập khẩu được thực hiện trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày hàng hóa đến cửa khẩu. Đối với hàng hóa xuất khẩu được thực hiện chậm nhất 8h trước khi phương tiện vận tải xuất cảnh. Khai hải quan được thực hiện thống nhất theo mẫu tờ khai hải quan do Tông cục Hải Quan quy định. Có hai hình thức khai hải quan là người khai hải quan trực tiếp đến cơ quan hải quan để thực hiện khai hải quan, hoặc sử dụng hình thức khai điện tử. Người khai hải quan sau khi khai vào tờ khai hải quan, cùng với các chứng từ tạo thành hồ sơ hải quan. Hồ sơ hải quan bao gồm: Tờ khai hải quan. Hóa đơn thương mại. Hợp đồng mua bán hàng hóa. Các chứng từ khác đối với từng mặt hàng theo quy định của pháp luật phải nộp hay xuất trình cho cơ quan hải quan. Hồ sơ hải quan được nộp, xuất trình cho cơ quan hải quan tại trụ sở hải quan. Trong một số trường hợp đặc biệt có thể gia hạn nộp một số chứng từ chop đến trước thời điểm kiểm tra thực tế hàng hóa của hải quan. Xuất trình hàng hóa: Xuất trình hàng hóa là đưa hàng hóa đến địa điểm quy định để kiểm tra hàng hoá thực tế. kiểm tra thực tế hàng hóa xuất nhập có 3 hình thức: Miễn kiểm tra thực tế đối với hàng hóa xuất nhập khẩu của chủ hàng có quá trình chấp hành tốt pháp luật hải quan với các trường hợp mặt hàng xuất khẩu, nhập khẩu thường xuyên, hàng nông sản, hải sản xuất khẩu… Kiểm tra đại diện không quá 10% đối với lô hàng xuất khẩu, nhập khẩu là nguyên liệu sản xuất hàng hóa xuất khẩu và gia công xuất khẩu, hàng cùng chủng loại, hàng đóng gói đồng nhất… Kiểm tra toàn bộ lô hàng xuất khẩu, nhập khẩu của chủ hàng đã nhiều lần vi phạm pháp luật hải quan, lô hàng mà có dấu hiệu vi phạm pháp luật hải quan. Doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu phải tạo mọi điều kiện để cơ quan hải quan kiểm tra hàng hóa thực tế. trong quá trình kiểm tra thực tế hàng hóa, nếu doanh nghiệp không nhất trí với các kết luận của cơ quan hải quan, thì có thể yêu cầu trưng cầu giám định và dựa vào kết quả giám định để xác định đúng mã số và chất lượng hàng hóa. Nộp thuế và thực hiện các quyết định của hải quan: Sau khi kiểm tra hồ sơ hải quan và thực tế hàng hóa, hải quan sẽ có quyết định sau: Cho hàng qua biên giơí. Cho hàng qua biên giới có điều kiện nhưng phải sữa chữa khắc phục lại, phải nộp thuế xuất nhập khẩu. Không được phép xuất nhập khẩu. Trách nhiệm của chủ hàng là nghiêm chỉnh thực hiện các quyết định trên. 1.2.2.7 Giao hàng xuất khẩu Trong kinh doanh thương mại quốc tế có nhiều phương thức vận tải. mỗi phương thức vận tải có quy trình nhận hàng hóa khác nhau. Giao hàng với tàu biển: doanh nghiệp xuất khẩu phải tiến hành các bước sau: Căn cứ vào chi tiết hàng xuất khẩu, lập bảng kê khai hàng hóa chuyên chở ( cargo list) cho người vận tải để đổi lấy cơ sở xếp hàng( cargo plan). Trao đổi với cơ quan điều độ cảng để nắm những kế hoạch giao hàng. Lập kế hoạch và tổ chức vận chuyể hàng hóa vào cảng. Bốc lên tàu: trong quá trình bốc hàng lên tàu phải thường xuyên giám sát theo dõi để nắm chắc số lượng giao hàng và giải quyết kịp thời các vướng mắc phát sinh. Sau khi giao hàng xong lấy biên lai thuyền phó ( Master’s receipt)để xác nhận hàng hóa đã nhận xong, trong đó xác nhận: số lượng hàng hóa, tình trạng hàng hóa, cảng đến… Trên cơ sở hóa đơn thuyền phó đổi lấy vận đơn thuyền biển( Bill of Lading), điều quan trọng là phải lấy được vận đơn đường biển hoàn hảo( Clean bill of lading). Giao hàng khi hàng chuyên chở bằng Container: có hai hình thức: Giao hàng đủ một container( full container load) tiến hàng các bước sau: Căn cứ vào số lượng giao hàng, đăng kí mượn hay thuê container tương thích với số lượng giao hàng vận chuyển bằng container rỗng về địa điểm đóng hàng. Làm thủ tục hải quan, mời hải quan đến kiểm tra hàng hóa đến xếp hàng và kẹp chì vào container. Giao hàng cho bãi ( hoặc trạm) container để nhận biên lai xếp hàng. Đổi biên lai xếp hàng lấy vận đơn. Giao hàng không đủ một contener: người xuất khẩu vận chuyển hàng đến bãi hay trạm container do người chuyên chở chỉ định để giao hàng cho người chuyên chở. Việc giao hàng được coi là hoàn chỉnh khi hàng được giao cho người chuyên chở hay người đại diện cho người chuyên chở. Giao hàng cho vận tải đường sắt: có hai hình thức: Giao hàng khi chiếm đủ một toa xe: người xuất khẩu tiến hành theo các bước sau: Căn cứ vào số lượng hàng giao kịp thời đăng ký với cơ quan đường sắt để cung cấp to axe phù hợp với tính chất của hàng hóa. Khi được cấp to axe , tổ chức vận chuyển hàng đến địa điểm quy định. Làm thủ tục hải quan, mời cơ quan hải quan kiểm tra hàng hóa, đồng thời lên toa tầu niêm phong kẹp chì. Giao toa tầu đã được niêm phong kẹp chì cho cơ quan đường sắt để lấy vận đơn đường sắt( way bill, rail road bill of lading). Giao hàng khi không chiếm đủ một toa xe: người xuất khẩu phải vận chuyển hàng đến nơi tiếp nhận hàng hóa của đường sắt hay xếp hàng lên một to axe do đường sắt chỉ định để nhận vận đơn. Giao hàng cho vận chuyển đường bộ: Giao hàng tại cơ sở của người bán: người bán chịu trách nhiệm bốc dỡ và xếp hàng lên xe do người mua chỉ định đến. Giao hàng tai cơ sở người chuyên chở: việc giao hàng được coi là hoàn thành sau khi hàng đã được giao cho người chuyên chở đường bộ hay người thay mặt người đó. Giao hàng cho vận tải đường không:người xuất khẩu liên hệ với bộ phận giao nhận, vận chuyển hàng hóa đến trạm giao nhận chỉ định, làm thủ tục hải quan giao cho người vận tải hàng không và vận đơn. 1.2.2.8 Làm thủ tục thanh toán Thanh toán là nội dung rất quan trọng hoạt động thương mại quốc tế, chất lượng của công việc này có ảnh hưởng quuyết định đến hiệu quả kinh tế của hoạt động kinh doan. Từ lựa chọn phương thức và điều kiện thanh tóan thích hợp, đàm phán và kí kết hợp đồng thì việc thực hiện thanh toán theo hợp đồng đã kí kết là vấn đề mà tất cả doanh nghiệp xuất nhập khẩu trên toàn thế giới quan tâm. Khi hợp đồng đã lựa chọn các phương thức thanh toán khác nhau thì quá trình thanh toán cũng khác nhau. Có nhiều phương thức thanh toán trong thương mại quốc,các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu của Việt Nam thường áp dụng các phương thức thanh toán chủ yếu sau: Thanh toán bằng tín dụng thư( L/C). Thanh toán bằng phương thức nhờ thu. Thanh toán bằng thức chuyển tiền. Việc lập chứng từ thanh toán, doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu phải hoàn thành một cách nhanh chóng, chính xác và phù hợp với yêu cầu trong hợp đồng kí kết. 1.2.2.9 Khiếu nại và giải quyết khiếu nại Khứu nại là phương pháp giải quyết các phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng, bằng cách các bên trực tiếp thương lượng nhằm đưa ra các giải pháp mang tính pháp lí thỏa mãn hay không thỏa mãn các yêu cầu của bên khứu nại. Trong quá trình thực hiện hợp đồng rất dẽ xảy ra các tranh chấp, khứu nại sẽ giúp các bên hiểu rõ về tranh chấp, dễ dàng giải quyết nhằm thỏa mãn các nhu cầu của nhau. Đồng thời thông qua khứu nại các tranh chấp được giải quyết đảm bảo quyền lợi của các bên mà không làm mất uy tín của nhau cũng như chi phí của mỗi bên. Trong thực hiện hợp đồng thường có các khứu nại sau: Người mua khứu nại người bán khi người bán vi phạm bất cứ điều khoản quy định về nghĩa vụ của người bán trong các trường hợp sau: Giao hàng không đúng về số lượng, trọng lượng và quy cách. Hàng giao không đúng phẩm chất, nguồn gốc như hợp đồng quy định. Bao bì, kí mã hiệu sai quy cách không phù hợp với với điều kiện vận chuyển, bao quản làm hàng hóa bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển. Giao hàng chậm, cách thức giao hàng sai so với thỏa thuận giữa hai bên như: chuyển tải hàng hóa, giao hàng từng phần. Không giao hàng mà không phải do trường hợp bất khả kháng gây ra. Không giao hay giao chậm tài liệu kĩ thuật không thông báo hay thông báo chậm về hàng về hàng đã giao lên tàu, không thực hiện hay không thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ như thuê phương tiện vận tải, mua bảo hiểm cho hàng hóa…hay giao hàng hóa đang tranh chấp bởi bên thứ ba. Người bán có quyền khứu nại người mua khi người mua vi phạm các điều khoản quy định trong hợp đồng như: thanh toán hàng chậm, không thanh toán, thanh toán không đúng lịch trình, không chỉ định phương tiện đến nhận hàng hay đến chậm, đơn phương hủy hợp đồng… Để khứu nại, người khứu nại phải lập hồ sơ khứu nại bao gồm: đơn khứu nại, bằng chứng về vi phạm và các chứng từ khác có liên quan. Khi nhận được hồ sơ khứu nại, bên bị khứu nại cần nghiêm túc, nhanh chóng nghiên cứu hồ sơ tìm giải pháp để giải quyết một cách thỏa mãn nhất. Người bán hay người mua khứu nại người chuyên chở và bảo hiểm: người bán hay người mua khứu nại người chuyên chở khi người chuyên chở vi phạm hợp đồng chuyên chở. Hàng bị mất, thất lạc trong quá trình chuyên chở, bị thiếu về số lượng, trọng lượng so với vận đơn, hàng bị mất phẩm chất do kĩ thuật bốc xếp bảo quản hàng trên phương tiện vận tải. Hồ sơ khứu nại bao gồm các đơn khứu nại, các chứng từ kèm theo gửi trực tiếp đến cho người chuyên chở hay đại diện của người chuyên chở trong thời gian ngắn nhất. Người bán hay người mua có thể khứu nại người bảo hiểm, khi hàng hóa bị tổn thất do các rủi ro đã được mua bảo hiểm gây ra. Đơn khứu nại phải kèm theo những bằng chứng về tổn thất cùng các chứng từ khác gửi đến công ty bảo hiểm trong thời gian ngắn. Trường hợp khứu nại mà hai bên không giải quyết được thì đưa ra trọng tài. 1.2.3 Các chứng từ thường sử dụng khi thực hiện hợp đồng Những chứng từ cơ bản trong quá trình thực hiện hợp đồng thương mại quốc tế là những chứng từ xác nhận việc thực hiện hợp đồng đó. Những chứng từ này bao gồm nhiều loại, mỗi loại có nội dung và hình thức khác nhau. Nhưng nói chung chúng đều được trình bày trên các mẫu đơn sẵn. 1.2.3.1 Hóa đơn thương mại( Commercial invoice) Hóa đơn thương mại là chứng nhận cơ bản phục vụ cho công tác thanh toán. Nó là yêu cầu của người bán đòi hỏi người mua phải trả số tiền hàng đã được ghi trên hóa đơn. Hóa đơn nói rõ đặc điểm hàng hóa, đơn giá và tổng giá trị của hàng hóa, điều kiện cơ sở giao hàng, phương thức thanh toán, phương thức chuyên chở hàng hóa. Hóa đơn thường lập thành nhiều bản và được dùng trong nhiều việc khác nhau. Hóa đơn được xuất trình cho ngân hàng để đòi tiền hàng, cho công ty bảo hiểm để tính chi phí bảo hiểm khi mua bảo hiểm hàng hóa, cho cơ quan quản lí ngoại hối của nước nhập khẩu để xin cấp ngoại tệ, cho hải quan để tính thuế. Theo chức năng của nó, hóa đơn thương mại có thể phân loại thành: Hóa đơn tạm tính ( Provisional Invoice). Hóa đơn chính thức ( Detailed Invoice). Hóa đơn chiếu lệ ( Proforma Invoice). Hóa đơn trung lập ( Neutral Invoice). Hóa đơn xác nhận ( Certificate Invoice). 1.2.3.2 Bảng liệt kê chi tiết (Specification). Là chứng từ về chi tiết hàng hóa trong kiện hàng. Nó tạo điều kiện thuận tiện cho việc kiểm tra hàng hóa. Ngoài ra còn có tác dụng bổ sung cho hóa đơn khi lô hàng bao gồm nhiều loại hàng có tên gọi khác nhau và có phẩm cấp khác nhau. 1.2.3.3 Phiếu đóng gói( Packing list). Là bản kê khai tất cả hàng hóa đựng trong một kiện hàng ( hòm, hộp, container…) . Phiếu đóng gói đặt trong bao bì sao cho người mua có thể dễ dàng tìm thấy, cũng có khi được để trong một tuí gắn ở bên ngoài bao bì. Phiếu đóng gói ngoài dạng thông thường, có thể là phiếu đóng gói chi tiết ( Detailed packing list) nếu nó có tiêu đề như vậy và nội dung tương đối chi tiết hay là phiếu đóng gói trung lập( Neutral packing list) nếu nội dung của nó không chỉ ra tên người bán. Cũng có khi người ta phát hành loại phiếu đóng gói kiêm bản trọng lượng (Packing and weight list). 1.2.3.4 Chứng nhận số lượng ( Certificate of quantity) và giấy chứng nhận trọng lượng ( Certificate of weight). Giấy chứng nhận số lượng là chứng từ xác nhận số lượng của hàng hóa thực giao. Chứng từ này được dùng nhiều trong trường hợp hàng hóa mua bán là những hàng được tính bằng số lượng ( cái, chiếc). Giấy chứng nhận này có thể do công ty giám định cấp. Giấy chứng nhận trọng lượng là chứng từ xác nhận trọng lượng hàng thực giao, thường được dùng trong mua bán những hàng hóa mà trị giá tính trên cơ sở trọng lượng. Giấy chứng nhận số lượng và trọng lượng có thể do người mua cung cấp hay tổ chức kiểm nghiệm hàng xuất nhập khẩu cấp, tùy theo sự thỏa thuận trong hợp đồng. Cần chú ý đến địa điểm kiểm tra và tính chất pháp lí cuối cùng của giấy chứng nhận. 1.2.3.5 Giấy chứng nhận phẩm chất( Certificate of quality) Là chứng từ xác nhận chất lượng của hàng thực giao và chứng minh phẩm chất hàng phù hợp với các điều khoản của hợp đồng. Nếu hợp đồng không có gì khác, giấy chứng nhận phẩm chất có thể do xưởng hay xí nghiệp sản xuất hàng hóa cấp, cũng có thể do cơ quan kiểm nghiệm ( hay giám định) hàng xuất khẩu cấp. 1.2.3.6 Các giấy chứng nhận kiểm dịch và giấy chứng nhận vệ sinh Là chứng từ do cơ quan có thẩm quyền của nhà nước cấp cho chủ hàng để xác nhận hàng hóa đã được an toàn về mặt dịch bệnh, sâu hại, nấm độc bao gồm: Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật ( Phytosanitary certificate): do cơ quan bảo vệ thực vật cấp khi hàng hóa là thực vật, thảo mộc hay có nguồn gốc thực vật ( hạt giống, bông, thuốc lá…) đã được kiểm tra và xử lí chống các dịch bệnh, nấm độc, cỏ dại là đối tượng kiểm dịch. Giây chứng nhận kiểm dịch động vật ( Veterinaty certificate) do cơ quan thú y cấp khi hàng hóa là thực vật ( súc vật, cầm thú), hay có nguồn gốc động vật ( lông cừu, lông thú, trứng…), hoặc bao bì của chúng có nguồn gốc động vật đã được kiểm tra và xử lí chống dịch bệnh. Giấy chứng nhận vệ sinh ( Sanitary Certificate) do cơ quan có thẩm quyền về kiểm tra phẩm chất hàng hóa hoặc về cho y tế cho chủ hàng, sau khi đã kiểm tra hàng hóa ( là thực phẩm, đồ uống, đồ hộp) và thấy trong không có vi trùng gây bệnh cho người. 1.2.3.7 Giấy chứng nhận xuất xứ ( Certificate of Origin) Là chứng từ do tổ chức có thẩm quyền ( ví dụ: Bộ thương mại, Phòng thương mại công nghiệp) cấp để nơi sản xuất hay khai thác hàng hóa. Chứng từ này cần thiết cho cơ quan hải quan để tùy theo chính sách của nhà nước vận dụng với các chế độ ưu đãi khi tính thuế. Nó cũng cần thiết cho việc theo dõi thực hiện chế độ hạn ngạch. Nội dung của chứng từ này bao gồm: tên và địa chỉ của người mua, tên và địa chỉ của người bán, tên hàng, số lượng, kí mã hiệu, lời khai của chủ hàng về nơi sản xuất hay khai thác hàng, xác nhận của tổ chức có thẩm quyền. Tùy theo yêu cầu của việc thực hiện chế độ ưu đãi mậu dịch và quan thuế, người ta ra các mẫu thích hợp như: form A, form B, form C… 1.2.3.8 Giấy chứng nhận vận tải Chứng từ vận tải là chứng từ do người mua chuyên chở cấp để xác nhận rằng mình đã nhận hàng để chở. Chứng từ vận tải thông dụng nhất là : Vận đơn đường biển, biên lai thuyền phó, biên lai bến cảng, giấy gửi hàng đường biển… Vận đơn đường sắt, khi hàng được chuyên chở bằng đường sắt. Vận đơn đường không, khi hàng chuyên chở bằng máy bay. Đó là những chứng từ do người chuyên chở ( chử tàu, thuyền trưởng) cấp cho những người gửi hàng nhằm xác nhận việc hàng hóa đã được tiếp nhận để chở. 1.2.3.9 Chứng nhận bảo hiểm Chứng từ bảo hiểm là chứng từ do tổ chức bảo hiểm cấp nhằm hợp thức hóa hợp đồng bảo hiểm và dùng để điều tiết quan hệ giữa tổ chức bảo hiểm với người được bảo hiểm. Trong mối quan hệ này, tổ chức bảo hiểm nhận bồi thường cho những tổn thất xảy ra vì những rủi ro nhất định đến với người mua bảo hiểm, còn người được bảo hiểm phải nộp cho tổ chức bảo hiểm một số tiền nhất định gọi là phí bảo hiểm. Chứng từ bảo hiểm thường được gọi là đơn bảo hiểm( Insurance policy) và giấy chứng nhận bảo hiểm( Insurance Certificate). 1.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại các doanh nghiệp Các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu trong cớ chế thị trường đều hoạt động trong một môi trường quốc tế phức tạp và phong phú, nhất là hiện nay khi nước ta là thành viên thứ 150 của tổ chức thương mại thế giới WTO. Môi trường kinh doanh quốc tế đó chứa đựng những nhân tố ảnh hưởng có thể tao ra những tiền đề thuận lợi cho việc kinh doanh của doanh nghiệp, nhưng củng có thể tạo ra những tác động trở lại. Quy trình tổ chức thực hiện hợp dồng xuất khẩu là một khâu quan trọng trong quá trình kinh doanh xuất nhập khẩu của doanh nghiệp, nó cũng chịu những tác động chung đó. 1.3.1 Những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp 1.3.1.1 Điều kiện cơ sở vật chất Là các yếu tố bao gồm: cơ sở hạ tầng, thiết bị thông tin liên lạc, máy móc chuyên dụng trong kinh doanh để phục vụ các nhu cầu thực hiện mục tiêu kinh doanh. Cơ sở vật chất kỹ thuật là động lực tác động đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Tác động tích cực: nếu cơ sở vật chất của doanh nghiệp mà tốt và hiện đại thì đồng nghĩa với sản phẩm của doanh nghiệp sản xuất ra sẽ có sức cạnh tranh và năng suất lao động cao. Trở ngại: nó gây ra vấn đề vận hành trang thiết bị đó như thế nào mà phát huy hết hiệu suất của máy móc và tính an toàn trong quá trình sản xuất. Ngoài ra còn phải đối mặt với sự xuống cấp của các trang thiết bị, nên nó đòi hỏi phải bảo dưỡng định kì. 1.3.1.2 Tài chính của doanh nghiệp Tài chính là bao gồm các yếu tố của tài sản và nguồn vốn của một công ty. Qua đó mà người ta có thể phân tích các yếu tố này để phản ánh rõ nét hoạt động của công ty đó. Quan hệ nguồn vốn và tài sản là quan hệ “hai mặt của một vấn đề” tài sản được cấu trúc theo yêu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh, còn nguồn vốn là lượng hóa giá trị có khả năng thỏa mãn nhu cầu của tài sản. Tác động: tiềm lực tài chính là yếu tố quan trọng phản ánh sức mạnh của doanh nghiệp thông qua khối lượng vốn mà doanh nghiệp có thể huy động vào kinh doanh, khả năng về vốn, cách huy động vốn và phân bổ nguồn vốn của các doanh nghiệp. Đây là yếu tố quyết định sự tồn tại của doanh nghiệp cũng như sự tồn tại của hợp đồng. Khả năng tài chính là yếu tố cơ bản đảm bảo hợp đồng xuất nhập khẩu có thực hiện được hay không, việc thực hiện hợp đồng có diễn ra liên tục hay không. 1.3.1.3 Sản phẩm của doanh nghiệp Sản phẩm của doanh nghiệp là yếu tố đầu ra của quá trình chuyển đổi các yếu tố đầu vào: nguyên vật liệu, lao động, máy móc…thông qua các công đoạn sản xuất. Tác động: vì sản phẩm là đối tượng được trực tiếp tiêu dùng, được đánh giá về chất lượng, mẫu mã nên nó chính là nhân tố quyết định khiến người tiêu dùng mua sản phẩm. Để đẩy mạnh hoạt động xuất khẩu nói chung và tăng hiệu quả thực hiện hợp đồng xuất khẩu nói riêng các sản phẩm của doanh nghiệp phải có chất lượng, kiểu dáng phù hợp với thị hiếu, nhu cầu của khách hàng. 1.3.1.4 Hệ thống quản lí và trình độ chuyên môn Quản lí là khả năng vận hành quá trình sản xuất và kinh doanh để có thể đạt hiệu quả cao. Tác động: yếu tố con người là yếu tố quan trọng nhất trong mọi hoạt động. Mỗi quyết định con người đều ảnh hưởng đên hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Với đội ngũ cán bộ kinh doanh năng động và am hiểu về mặt hàng gốm sứ trong nước và quốc tế, có kinh nghiệm kinh doanh ngoại thương tốt sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng thích nghi với mọi thay đổi của nền kinh tế , nhanh chóng phán đoán được tình thế, nắm bắt thời cơ, tạo được lợi thế trong quá trình đàm phán và kí kết hợp đồng, đảm bảo cho sự thành công của quá trình thực hiện hợp đồng. Do đó trong hoạt động kinh doanh thương mại quốc tế hiện nay diễn ra một cách mạnh mẽ , trình độ khoa học quản lí công nghệ phát triển đòi hỏi có đội ngũ cán bộ quản lí và nghiệp vụ phải có năng lực và trí thức cao để nắm bắt xu hướng của thời đại. 1.3.2 Những yếu tố ảnh hưởng gián tiếp Doanh nghiệp khi tiến đến hoạt động kinh doanh trên thị trường thường chụi tác động của những nhân tố khách quan là các yếu tố bên ngoài doanh nghiệp như khách hàng, các đối thủ cạnh tranh, luật pháp, chính trị…những nhân tố đó nằm ngoài sự kiểm soát của doanh nghiệp. Doanh nghiệp chỉ có thể thích ứng một cách tốt nhất với xu hướng vận động của các nhân tố này. Một doanh nghiệp hoạt động trong môi trường ổn định về kinh tế, chính trị xã hội và luật pháp ổn định sẽ giúp các doanh nghiệp an tâm trong quá trình kinh doanh thương mại quốc tế nói chung và quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng nói riêng. Các chính sách của nhà nước về các thủ tục hành chính, thủ tục hải quan, lưu kho bãi, thuế…luôn được các doanh nghiệp quan tâm chú ý. Việc thực hiện hợp đồng xuất khẩu đạt được kết quả cao như thế nào cũng phụ thuộc nhiều vào các chính sách của nhà nước. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên xem xét đến yếu tố truyền thống, tập quán sử dụng hàng hóa của mỗi thị trường, và quy mô dân số của thị trường tiêu thụ. Trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu, yếu tố tự nhiên có ảnh hưởng lớn đến hoạt động mua bán hàng hóa quốc tế và quá trình thực hiện hợp đồng. Khoảng cách địa lí giữa các nước xuất khẩu và nhập khẩu ảnh hưởng đến chi phí vận chuyển, thời gian vận chuyển. Bên cạnh đó, khí hậu, thiên tai… cũng ảnh hưởng đến việc thực hiện hợp đồng như việc thu gom hàng hóa, chất lượng hàng hóa, thời gian giao nhận hàng hóa theo hợp đồng… Chương II Thực trạng quản trị hợp đồng xuất khẩu tại công ty TNHH gốm sứ Bát Tràng Phomex 2.1 Khái quát về hoạt động kinh doanh xuất khẩu của công ty TNHH gốm sứ Bát Tràng Phomex 2.1.1 Giới thiệu chung về công ty Gốm Sứ Bát Tràng Tên doanh nghiệp: Bát tràng creamic porcelain Co.,ltd Tên giao dịch nước ngoài: Bát tràng creamic porcelain Co.,ltd Trụ sở chính: Đa tốn _ Gia Lâm _Hà Nội Điện thoại: 048740916 Fax: 8448741783 Email: phomex@namnet.vn Website: Lịch sử hình thành và phát triển của công ty Ngày 04/01/1992, UBND thành phố hà nội quyết định cho phép thành lập công ty với tên là công ty thhn gốm sứ bát tràng phomex là công ty TNHH thuộc bộ thương mại. Ngành nghề kinh doanh : sản xuất hàng gốm sứ truyền thống bát tràng, xuất những mặt hàng do công ty sản xuất kinh doanh, đại lí mua bán và háng kí gửi hàng hoá. Trong quá trình kinh doanh đã có sự thay đổi đăng kí kinh doanh vào ngày 08/03/2004, theo quyết định thành lập công ty số 0404488: Ngành nghề kinh doanh gồm: Sản xuất gốm sứ . Xuất khẩu hàng hoá do công ty sản xuất. Đại lí mua bán và kí gửi hàng hoá. Buôn bán,sản xuất máy công cụ, nguyên vật liệu ngành gốm sứ. Kinh doanh cơ sở lưu trú khách du lịch. ( Doanh nghiệp chỉ kinh doanh khi có đủ điều kiện theo quy định của pháp luật ). Vốn điều lệ: 3 000 000 000đ ( ba tỷ việt nam đồng - trong đó vốn bằng tài sản là: 172.000.000 đ). Công ty đặt tại làng đa tốn, với diện tích là 8.000 m2 trong đó:4 000 m2 cho sản xuất nguyên liệu, 3000m2 cho sản xuất,1000m2 cho nhà kho, công ty còn có 4000m2 cho sân đóng container. 2.2 Cơ cấu t ổ chức và hoạt động của công ty Bát tràng 2.2.1 Chức năng của công ty Công ty có chức năng sản xuất và cung ứng các loại hàng gốm sứ ra thị trường theo đăng kí kinh doanh, đây là chức năng đầu tiên và hết sức quan trọng. Doanh nghiệp phải thực hiện chức năng phân phối theo hai hướng cơ bản: - Tìm ra các kênh và luồng tiêu thụ hàng hoá của mình theo một cách hợp lý nhất. - Phân phối công bằng và hợp lý mọi kết quả sản xuất kinh doanh đạt được. Ngoài hai chức năng cơ bản trên thì doanh nghiệp còn có một số chức năng khác như: chức năng hậu cần kinh doanh, chức năng tài chính, chức năng quản trị… 2.2.2 Nghĩa vụ của công ty Kinh doanh theo ngành nghề ghi đúng trong giấy phép. Ưu tiên sử dụng lao động trong nước, đảm bảo quyền lợi và lợi ích của người lao động theo quy định của pháp luật lao động, tôn trọng quyền tổ chức của công đoàn… Đảm bảo chất lượng hàng hoá theo tiêu chuẩn đã đăng kí. Tuân thủ theo quy định của nhà nước về bảo vệ môi trường, bảo vệ di tích lịch sử, văn hoá, danh lam, thắng cảnh và trật tự an toàn xã hội. Ghi chép sổ sách kế toán, thống kê và chụi sự kiểm tra của cơ quan tài chính. Nộp thuế và thực hiện nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật. Trích 5% lãi ròng hàng năm để lập quỹ dự trữ bắt buộc cho tới 10% vốn điều lệ của công ty. 2.2.3 Bộ máy quản trị và cơ cấu sản xuất của công ty Công ty TNHH gốm sứ bát tràng phomex là một doanh nghiệp tư nhân hoạnh toán độc lập có con giấu riêng và hoạt động theo pháp luật của nhà nước. Để đáp ứng yêu cầu trong quá trình sản xuất kinh doanh cũng như thích nghi với cơ chế thị trường, tổ chức bộ máy của công ty tương đối gọn nhẹ nhưng vẫn đảm bảo được yêu cầu quản lí. Bộ máy quản trị của công ty và cơ cấu sản xuất của công ty được khái quát theo sơ đồ sau: Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức của công ty bát tràng Giám Đốc PHÒNG TỔ CHỨC PHÒNG KỸ THUẬT PHÒNG HÀNH CHÍNH PHÒNG KẾ TOÁN XƯỞNG SẢN XUẤT PHÓ GIÁM ĐỐC KỸ THUẬT PHÓ GIÁM ĐỐC KINH DOANH PHÂN XƯỞNG KHUÔN PHÂN XƯỞNG TẠO HÌNH PHÂN XƯỞNG VẼ PHÂN XƯỞNG LÒ KHO CHỨA HÀNG PHÂN XƯỞNG N. LIỆU ( Nguồn: phòng kế toán) 2.2.4 Tổ chức bộ máy quản trị công ty Dựa trên sơ đồ trên ta thấy tổ chức của công ty phomex gồm hai cấp là cấp công ty và cấp phân xưởng. Ở cấp công ty,cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị được bố trí theo kiểu trực tuyến chức năng. Do yêu điểm của mô hình này là phù hợp với công ty có quy mô vừa và nhỏ, đồng thời nó kết hợp được với ưu điểm của cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng với nhau. Trong hệ thống trực tuyến - chức năng đường quản trị từ trên xuống dưới vẫn tồn tại nhưng ở cấp độ công ty người ta bố trí xây dựng thêm các điểm chức năng theo lĩnh vực công tác Công ty phomex có ban giám đốc và các phòng ban chức năng: a. Ban giám đốc: Gồm có một giám đốc và hai phó giám đốc phụ trách theo dõi chung hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Giám đốc công ty là người đứng đầu công ty vừa là người đại diện pháp nhân của công ty, vừa là người đại diện cho tập thể người lao động. Giám đốc là người quản lí công ty,có quyền quyết định việc điều hành mọi hoạt động sản xuất của công ty. Giám đốc phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về kết quả kinh doanh của công ty. Phó giám đốc là người được cử ra để giúp cho giám đốc trong lĩnh vực sản xuất và kinh doanh. Cụ thể là chịu trách nhiệm giám sát việc điều hành sản xuất, đảm bảo hoạt động sản xuất đạt chất lượng và đúng kế hoạch đặt ra, điều hành công ty khi giám đốc vắng mặt. Ban giám đốc là nơi đề ra các quyết định còn các phòng ban phải thực thi các quyết định đó và có quyền đề xuất ý kiến hay tham mưu cho giám đốc trong phạm vi chuyên môn của mình để giúp ban giám đốc ra quyết định kịp thời đầy đủ và chính xác. b. Các phòng ban chức năng: Phòng tổ chức : giúp ban giám đốc về các mặt tổ chức như: Công tác tổ chức cán bộ, lao động tiền lương. Soạn thảo các nội quy, quy chế quản lý và các quyết định. Điều động tuyển dụng lao động. Công tác đào tạo . Công tác nhân sự. Phòng kỹ thuật : giúp ban giám đốc về các mặt: Quản lí kỹ thuật sản xuất . Quản lí và xây dựng kế hoạch lịch tu sữa thiết bị. Nguyên cứu các mặt hàng mới,mẫu mã bao bì. Giải quyết các sự cố máy móc và công nghệ sản xuất. Tham gia đào tạo công nhân. Phòng hành chính: giúp ban giám đốc các mặt Công tác hành chính quản trị. Tiêu thụ sản phẩm. Cung ứng vật tư và nguyên vật liệu. Điều độ sản xuất hàng ngày. Phòng kế toán: Giúp ban giám đốc về công tác kế toán - thống kê – tài chính. Phòng kế toán có nhiệm vụ hạch toán các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, cung những thông tin tài chính về kết quả kinh doanh làm cơ sở để ra quyết định của ban Giám Đốc. Phòng kế toán cũng cung cấp những thông tin chính xác và toàn diện về tình hình cung ứng ,dự trữ và sử dụng tài sản từng loại ( tài sản cố định, nguyên vật liệu, vốn bằng tiền) cùng với nguồn hình thành lên từng loại tài sản đó, góp phần bảo vệ và sử dụng tài sản một cách hợp lý mang lại hiệu quả cao nhất. Phòng kế toán có nhiệm vụ giám sát tình hình kinh doanh của công ty, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh, tổ chức công tác kế toán khoa học hợp lý vừa phù hợp với các chế độ theo điều lệ hiện hành về kế toán của nhà nước, vừa phù hợp với đặc điểm kinh doanh, yêu cầu quản lý của công ty, theo dõi tình hình sử dụng vốn, giám sát thực hiện các hợp đồng kinh tế, các nghĩa vụ với nhà nước, với cấp trên, với các đơn vị bạn. Phòng kế toán với nhiệm vụ chuyên môn của mình có trách nhiệm tham mưu cho ban giám đốc về lĩnh vực tài chính của công ty. 2.2.5 Cơ cấu sản xuất Xưởng là nơi trực tiếp sản xuất và chiếm đa số nguồn nhân lực trong công ty. Công ty có năm phân xưởng khác nhau, mỗi phân xưởng có những hoạt động riêng biệt và tổ chức giám sát sản xuất được ban giám đốc phụ trách. Trong các công đoạn của dây chuyền sản xuất gốm sứ có cử ra quản đốc chụi trách nhiệm trước ban giám đốc về tình hình sản xuất và hiệu quả của phân xưởng mình. Mọi hoạt động diễn ra một cách dây chuyền, liên hoàn khép kín từ khâu đầu đến khâu cuối của quá trình sản xuất. Mỗi phân xưởng đều có các cán bộ để kiểm tra chất lượng sản phẩm làm ra. Phân xưởng nguyên liệu chụi trách nhiệm nghiền đất, khuấy đất, lọc thô làm ra được các loại đất theo yêu cầu. Phân xưởng khuôn mẫu chụi trách nhiệm làm ra các loại khuôn với kiểu dáng, kích cỡ khác nhau. Phân xưởng tạo hình: chụi trách nhiệm tạo ra các sản phẩm mộc theo khuôn đã có và tiến hành sữa chữa nếu có sự khác biệt so với khuôn mẫu đã có. Phân xưởng trang trí : chịu trách nhiệm trang trí các vân hoa theo yêu cầu. Phân xưởng lò: chụi trách nhiệm vào lò, đốt lò, ra lò và kiểm tra các loại sản phẩm đã được đun đốt. Sau đó đưa ra các sản phẩm đạt tiêu chuẩn vào nhập kho. Sau đây là quy trình sản xuất sản phẩm gốm sứ của công ty đã được mã hoá bằng sơ đồ. Sữa chữa Nhúng men Trang trí Nung Sấy Tạo hình Nhập kho Nguyền, khuấy, lọc khô đất Sơ đồ 2.2: Quy trình sản xuất đồ sứ các loại Kiểm tra, phân loại (Nguồn: Phòng._.