Thực trạng và giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý dự án tại Công ty cổ phần Vinalines Logistics Việt Nam

stics 5 Bảng 1.2 : Kết quả sản xuất kinh doanh của Vinalines Logistics năm 2008 17 Bảng 1.3: Công việc thực hiện dự án 23 Bảng 1.4 : Ví dụ cách dự toán chi phí một công việc 37 Bảng 1.5 : Các hạng mục công trình ở giai đoạn 1 53 Bảng 1.6 : Chi phí thực hiện các hạng mục công trình giai đoạn 1 56 LỜI MỞ ĐẦU Dịch vụ Logistics ở Việt Nam vẫn được xem là một loại hình dịch vụ đầy tiềm năng với mức doanh số lên tới hàng tỉ USD. Thị trường dịch vụ Logistics tại Việt Nam hiện có trên 800 doanh nghiệp hoạt động, trong đó nổi bật nhất phải kể tới Công ty cổ phần Vinalines Logistics Việt Nam. Vinalines Logistics là một trong nhừng thành viên của Tổng công ty Hàng Hải Việt Nam, ra đời nhằm đáp ứng một cách toàn diện các chiến lược phát triển dịch vụ Logistics của Công ty mẹ. Theo đó, Công ty sẽ xây dựng và hình thành mạng lưới cung cấp dịch vụ Logistics thông qua việc thành lập các trung tâm Logistics tại các khu vực kinh tế trọng điểm, các khu công nghiệp, các cửa khẩu, các cảng biển trên cả nước, từng bước phát triển và mở rộng mạng lưới hoạt động ra khu vực thế giới. Công ty cổ phần Vinalines Logistics Việt Nam hiện đang tiến hành đầu tư vào ngành công nghiệp Logistics để mở rộng dịch vụ vận tải đa phương thức. Với mục đích thành lập của mình, việc đẩy nhanh quá trình thực hiện các dự án xây dựng cảng để đưa vào khai thác nhằm hoàn thiện hệ thống Logistics tại các đầu mối thì công tác quản lý dự án có vai trò rất quan trọng. Do đó em đã chọn đề tài: “Thực trạng và giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý dự án tại Công ty cổ phần Vinalines Logistics Việt Nam” cho khoá luận của mình, trong đó gồm 2 chương: Chương I: Thực trạng công tác quản lý dự án tại Công ty cổ phần Vinalines Logistics Việt Nam. Chương II: Một số giải pháp góp phần hoàn thiện công tác quản lý dự án tại Công ty cổ phần Vinalines Logistics Việt Nam. Do hạn chế về chuyên môn, kinh nghiệm, thời gian tìm hiểu thực tế đề tài, cũng như hạn chế về số liệu (vì công ty mới được thành lập và đi vào hoạt động chưa lâu) nên bài viết không tránh được những thiếu sót. Em mong có sự góp ý của cô và các thành viên trong Công ty cổ phần Vinalines logistics Việt Nam để khoá luận của em có thể hoàn thiện hơn. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn ThS Nguyễn Thị Ái Liên và các cán bộ trong Công ty cổ phần Vinalines Logistics đã giúp đỡ em hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này. CHƯƠNG I: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VINALINES LOGISTICS VIỆT NAM 1.1. Tổng quan về Công ty cổ phần Vinalines Logistics Việt Nam (Vinalines Logistics). 1.1.1. Quá trình hình thành Công ty cổ phần Vinalines Logistics Việt Nam. Dịch vụ logistics là một lĩnh vực có ý nghĩa hết sức quan trọng trong sản xuất và lưu thông hàng hóa, góp phần phát huy tác dụng và làm tăng thêm giá trị cũng như nâng cao sức cạnh tranh của hàng hóa, mang lại rất nhiều việc làm cho người lao động, lượng vốn đầu tư đòi hỏi không nhiều nhưng lại thu được lợi nhuận cao. Hàng năm chi phí cho dịch vụ này chiếm 15% GDP, đạt khoảng 8 đến 12 tỷ USD tại thị trường Việt Nam. Tuy nhiên, một điều đáng tiếc hiện nay là phần lớn số lợi nhuận trên đã và đang rơi vào tay các công ty, tập đoàn lớn của nước ngoài. Hiện cả nước có khoảng 800 doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực Logistics là một con số khá lớn nhưng thực tế đa phần là những doanh nghiệp nhỏ và rất nhỏ. Điều này dẫn đến những hạn chế về nguồn vốn, nhân lực, công nghệ… Việt Nam chưa có bất cứ doanh nghiệp nào đủ sức đứng ra tổ chức, điều hành toàn bộ tất cả các quy trình trong lĩnh vực này. Với đặc điểm và thực trạng như trên, và dựa trên các cơ sở pháp lý hiện hành như: - Luật đầu tư số 59/2005/QH11, được Quốc Hội khóa XI kì họp thứ 8 thông qua ngày 29/11/2005. - Luật thương mại số 36/2005/QH 11 được Quốc Hội khóa XI kì họp thứ 7 thông qua ngày 14/6/2005. - Luật Doanh nghiệp số 60/2005/QH 11 được Quốc Hội khóa Xi kì họp thứ 8 thông qua ngày 29/11/2005. - Các văn bản khác quy định về điều kiện kinh doanh cảng nội địa (ICD), kho ngoại quan, vận tải đa phương thức… Ngày 03/08/2007 tại Tổng công ty Hàng hải Việt Nam đã có cuộc họp đại hội đồng cổ đông về việc thành lập Công ty cổ phần Vinalines Logistics Việt Nam, trên cơ sở đó Công ty cổ phần Vinalines Logistics Việt Nam được thành lập theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103018983 do Sở kế hoạch và đầu tư Hà Nội cấp ngày 10 tháng 8 năm 2007, với số vốn điều lệ là 158 tỷ đồng (Một trăm năm mươi tám tỷ đồng chẵn). Công ty được thành lập với một số nhiệm vụ sau: - Thứ nhất, Vinalines Logistics sẽ là đầu mối tập hợp, liên kết các công ty thành viên trong hoạt động Logistics thành một mạng lưới Logistics của Tổng công ty Hàng hải Việt Nam đủ mạnh để cạnh tranh sự xâm nhập của toàn cầu, hỗ trợ tích cực chủ trương chiếm lĩnh, làm chủ thị trường, vận chuyển, khai thác container nội địa; đồng thời liên kết với các đối tác nước ngoài để thiết lập mạng lưới hoạt động tại các nước trong khu vực như Hồng Kông, Singapore, Đài Loan, Thái Lan, Trung Quốc và thâm nhập vào thị trường các nước phát triển như Nhật Bản, Châu Âu, Mỹ… - Thứ hai, Công ty chủ trương không cạnh tranh với các công ty thành viên mà hoạt động chính là đầu tư phát triển cơ sở hạ tầng tại các đầu mối trọng điểm. 1.1.2. Tổ chức hoạt động của công ty cổ phần Vinalines Logistics Việt Nam. 1.1.2.1. Vốn và cơ cấu nguồn vốn. Công ty được thành lập với vốn điều lệ là 158 tỷ đồng được xác định bằng tổng vốn góp của các cổ đông, trong đó Tổng công ty Hàng hải Việt Nam giữ cổ phần chi phối (>50% vốn điều lệ). Cơ cấu cổ đông của công ty được thể hiện trong bảng sau: Bảng 1.1: Cơ cấu nguồn vốn của Vinalines Logistics STT Cổ đông Số lượng cổ phiếu sở hữu Giá trị (1000đ) Tỷ lệ nắm giữ (%) 1 Tổng công ty Hàng hải Việt Nam 8 061 620 80 616 200 51.03 2 Cảng Hải Phòng 750 000 7 500 000 4.75 3 Cảng Đà Nẵng 200 000 2 000 000 1.27 4 Công ty CP đại lý Hàng hải 150 000 1 500 000 0.95 5 Công ty CP đại lý vận tải Safi 150 000 1 500 000 0.95 6 Công ty Gemartrans (Vietnam) Ltd 100 000 1 000 000 0.63 7 Cảng Quảng Ninh 100 000 1 000 000 0.63 8 Cảng Sài Gòn 100 000 1 000 000 0.63 9 Công ty CP hợp tác lao đông với nước ngoài phía Nam 100 000 1 000 000 0.63 10 Công ty CP container phía Nam 50 000 500 000 0.32 11 Công ty CP phát triển Hàng Hải 50 000 500 000 0.32 12 Công ty CP Hải Việt 50 000 500 000 0.32 13 Cán bộ công nhân viên tổng công ty Hàng hải Việt Nam 3 234 180 32 341 800 20.47 14 Cán bộ công nhân viên cục Hàng hải Việt Nam 604 200 6 042 000 3.82 15 Cổ đông cá nhân khác 2 100 000 21 000 000 13.29 Tổng 15 800 000 1 580 000 000 100 Nguồn: Đề án thành lập công ty cổ phần Vinalines logistics Việt Nam. Trong 12 tổ chức góp vốn thì có 10 công ty thành viên của Tổng công ty Hàng hải Việt Nam và 1 công ty ngoài là Cảng Hải Phòng (Công ty cổ phần Hải Việt). Cán bộ công nhân viên của Tổng công ty Hàng Hải Việt Nam tham gia góp vốn theo nghị quyết số 1199/NQ- Hội đồng quản trị phiên họp ngày 26/9/2006. Cán bộ công nhân viên Cục Hàng hải Việt Nam tham gia góp vốn theo sự thống nhất giữa lãnh đạo của Tổng công ty Hàng hải Việt Nam và Cục hàng hải Việt Nam. Trong tổng vốn điều lệ của công ty thì bao gồm: - Chi phí thành lập công ty: 150.000.000 VNĐ - Chi phí làm nội thất văn phòng công ty: 400.000.000 VNĐ - Mua sắm ô tô, trang thiết bị văn phòng: 1.000.000.000 VNĐ - Đầu tư ICD Lào Cai giai đoạn 1: 32.832.000.000 VNĐ - Đầu tư tài chính: 110.000.000.000 VNĐ - Nguồn vốn lưu động: 13.618.000.000 VNĐ 1.1.2.2. Công tác tổ chức bộ máy hành chính nhân sự. Sơ đồ 1.1 : Sơ đồ bộ máy tổ chức của Vinalines Logistics Hội đồng quản trị Tổng giám đốc Phó tổng giám đốc Phòng kế toán tài chính Phòng tổ chức hành chính Phòng kinh doanh Phòng đầu tư và phát triển thị trường Chi nhánh công ty tại Hải Phòng Chi nhánh công ty tại Quảng Ninh Chi nhánh công ty tại TP Hồ Chí Minh Phòng thương mại dịch vụ Ban quản lý dự án Nguồn: Cơ cấu nhân sự của công ty Vinalines Logistics Việt Nam Trong đó, các phòng ban có chức năng như sau: Hội đồng quản trị. - Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định, thực hiện các quyền và nghĩa vụ công ty không thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. - Hội đồng quản trị có quyền quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển trung hạn và kế hoạch kinh doanh hàng năm của công ty. - Quyết định giải pháp phát triển thị trường, tiếp thị, và công nghệ. - Có quyền bổ nhiệm và miễn nhiệm, cách chức đối với Tổng giám đốc, Phó tổng giám đốc, Kế toán trưởng, người quản lý quan trọng khác của công ty. Quyết định mức lương và lợi ích khác của những người quản lý đó. - Quyết định cơ cấu tổ chức, các quy chế quản lý nội bộ Công ty, quyết định thành lập công ty con, lập chi nhánh, văn phòng đại diện và việc góp vốn, mua cổ phần của doanh nghiệp khác. - Trình báo cáo quyết toán tài chính hàng năm lên Đại hội đồng cổ đông. - Quyết định thời hạn và thủ tục trả cổ tức hoặc xử lý các khoản lỗ phát sinh trong quá trình thực hiện kinh doanh; thực hiện việc trích lập quỹ thuộc thẩm quyền và cách thức sử dụng quỹ theo quyết định của Đại hội đồng cổ đông. Tổng giám đốc. - Tổng giám đốc là người đại diện của công ty. Tổng giám đốc do Hội đồng quản trị bổ nhiệm. - Tổng giám đốc là người điều hành công việc kinh doanh hàng ngày của công ty trên cơ sở quyền hạn và nhiệm vụ được quy định như sau: + Quyết định các vấn đề liên quan đến công việc kinh doanh hàng ngày của công ty mà không cần phải có quyết định của hội đồng quản trị. + Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý khác trong công ty, trừ các chức danh thuộc thẩm quyền của hội đồng quản trị. + Quyết định lương và phụ cấp (nếu có) đối với người lao động trong công ty, kể cả cán bộ quản lý thuộc thẩm quyền bổ nhiệm của Hội đồng quản trị. + Tuyển dụng, thuê mướn và bố trí sử dụng lao động theo quy định của hội đồng quản trị; khen thưởng, kỷ luật hoặc cho thôi việc đối với người lao động. + Quyết định các hợp đồng mua bán, vay, cho vay và các hợp đồng khác có giá trị nhỏ hơn 5% Tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty. + Thừa ủy quyền của Hội đồng quản trị quản lý toàn bộ tài sản của công ty. + Tìm kiếm việc làm cho công ty. + Chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị, Đại hội đồng cổ đông và pháp luật về những sai phạm gây tổn thất cho công ty. . Phó tổng giám đốc. - Phó tổng giám đốc là người giúp đỡ cho Tổng giám đốc điều hành công việc theo sự phân công và ủy quyền của Tổng giám đốc. - Trong trường hợp Tổng giám đốc đi vắng, thay mặt Tổng giám đốc điều hành công ty theo sự ủy quyền của Tông giám đốc. - Cùng Tổng giám đốc đi tìm kiếm việc làm cho công ty. - Chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc, Hội đồng quản trị, và pháp luật về phạm vi công việc được phân công ủy quyền. Phòng tài chính- kế toán. Phòng kế toán tài chính có 4 người gồm: kế toán trưởng, nhân viên kế toán và thủ quỹ. Phòng kế toán tài chính có chức năng nhiệm vụ sau: - Thực hiện những công việc về nghiệp vụ chuyên môn tài chính kế toán theo đúng qui định của nhà nước về chuẩn mực kế toán, nguyên tắc kế toán… - Tham mưu cho Ban Tổng giám đốc về chế độ kế toán và những thay đổi của chế độ qua từng thời kỳ hoạt động kinh doanh. - Tham mưu cho Tổng giám đốc về công tác tài chính kế toán. - Tham mưu cho Tổng giám đốc trong công tác quản lý, sử dụng vốn, tài sản. - Tham mưu cho lãnh đạo công ty về nguồn vốn và giá dự toán làm cơ sở ký kết các hợp đồng với đối tác. - Đảm bảo nguồn vốn cho các mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. - Giữ bí mật về số liệu kế toán- tài chính và bí mật kinh doanh của công ty. - Quản lý hoạt động tài chính trong công ty, các công trình, chi nhánh, liên doanh. - Lập kế hoạch tài chính theo tháng, quý, năm đồng thời định kỳ báo cáo hoặc báo cáo theo yêu cầu của Tổng giám đốc về tình hình tài chính của công ty. - Phân tích tài chính, đánh giá về mặt tài chính tất cả các dự án mà công ty thực hiện. - Theo dõi việc thực hiện kế hoạch tài chính đã được duyệt; Báo cáo Tổng giám đốc tình hình sử dụng vốn và đề xuất biện pháp điều chỉnh hợp lý. - Thường xuyên thu thập, phân loại, xử lý các thông tin về tài chính kế toán trong sản xuất kinh doanh, báo cáo kịp thời cho lãnh đạo công ty về tình hình tài chính công ty. - Cung cấp đủ, kịp thời nguồn vốn phục vụ hoạt động kinh doanh của công ty. - Quan hệ với ngân hàng và các tổ chức tín dụng… trong hoạt động vay vốn ngắn hạn, trung hạn, dài hạn và lưu chuyển tiền tệ. - Lập và báo cáo nguồn vốn huy động cho các hoạt động đầu tư ngắn hạn cũng như dài hạn. - Ghi chép và hạch toán đúng, đầy đủ nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong quá trình kinh doanh của công ty, phù hợp với quy định của Nhà nước và quy chế quản lý tài chính. - Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của tất cả các loại chứng từ, hoàn chỉnh thủ tục kế toán trước khi trình Tổng giám đốc phê duyệt. - Phổ biến, hướng dẫn các phòng chuyên môn thực hiện thủ tục tạm ứng, hoàn ứng và các thủ tục tài chính khác theo quy chế quản lý tài chính, quản lý chi tiêu nôi bộ của công ty. - Định kỳ đánh giá tình hình sử dụng tài sản của công ty theo quy chế của công ty. - Phối hợp với các phòng ban chức năng khác để lập giá mua, giá bán vật tư hàng hóa trước khi trình Tổng giám đốc duyệt. - Thực hiện định kỳ, xác định tài sản thừa, thiếu khi kết thúc công việc, đồng thời đề xuất với Tông giám đốc xử lý. - Quản lý tài sản cố định, công cụ, dụng cụ, hạch toán theo chế độ hiện hành. - Theo dõi nguồn vốn của công ty, quyết toán các công trình để xác lập nguồn vốn. - Tiến hành các thủ tục thanh quyết toán các loại thuế với cơ quan thuế. - Theo dõi, lập kế hoạch và thu hồi công nợ của khách hàng đầy đủ, nhanh chóng bảo đảm hiệu quả sử dụng vốn của công ty. - Lập và nộp các báo cáo tài chính đúng và kịp thời cho cơ quan có thẩm quyền theo đúng chế độ quy định của nhà nước. - Chấp hành quyết định của Ban kiểm soát về việc kiểm tra hoạt động kế toán tài chính. Phòng tổ chức hành chính. Phòng tổ chức hành chính gồm 4 người: trưởng phòng, chuyên viên phụ trách hành chính,nhân sự và IT. Chức năng nhiệm vụ của phòng tổ chức hành chính: - Tham mưu cho Tổng giám đốc về công tác tổ chức, xây dựng, kiện toàn và phát triển bộ máy, cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của các phòng ban, chi nhánh trong công ty. Chủ trì, phối hợp với các đơn vị tổ chức triển khai thực hiện công tác xây dựng quy hoạch, đào tạo, và bồi dưỡng đội ngũ cán bộ công nhân viên. - Xây dựng, tổ chức thực hiện quy trình tuyển dụng nhân lực theo đúng quy định của Nhà nước và của công ty; chuẩn bị văn bản và thủ tục để Tổng giám đốc ký kết Hợp đồng lao động với cán bộ nhân viên. - Chủ trì việc tổ chức đánh giá, xét duyệt nâng bậc lương, phụ cấp cho cán bộ, công nhân viên trong công ty. - Quản lý toàn diện và thống nhất hồ sơ lý lịch của toàn bộ cán bộ, công nhân viên. - Tham mưu cho tổng giám đốc việc cụ thể hóa và thực hiện các chế độ chính sách cho người lao động như tiền lương, thưởng, bảo hiểm xã hội, bảo hộ lao động… - Thực hiện các thủ tục bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức vụ lãnh đạo, tiếp nhận, điều động, thuyên chuyển, khen thưởng và kỷ luật cán bộ, công nhân viên. - Tiếp nhận, xử lý, quản lý và tổ chức các văn bản đi, đến theo quy định. - Hướng dẫn thể thức văn bản theo đúng thể thức hiện hành. - Tổ chức thực hiện công tác lưu trữ công văn giây tờ, tài liệu của công ty đảm bảo bí mật, thuận tiện cho việc tra cứu. - Quản lý và sử dụng con dấu và bộ dấu chức danh công ty theo quy định. - Cấp phát giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công nhân viên trong công ty. - Tổ chức tiếp đón khách, hướng dẫn khách đến làm việc với công ty. - Tổ chức các sự kiện, hội nghị. - Tổ chức thực hiện một số nhiệm vụ khác khi có yêu cầu. Phòng kinh doanh. Phòng kinh doanh có 14 người bao gồm: trưởng phòng, cán bộ thực hiện công tác marketing, chuyên viên kinh doanh logistics. Chức năng, nhiệm vụ của phòng kinh doanh gồm: - Tham mưu cho Tổng giám đốc trong việc ký kết các hợp đồng vận tải hàng hóa trong và ngoài nước. - Làm dịch vụ vận tải, dịch vụ kiểm đếm hàng hóa, dịch vụ đại lý container, dịch vụ môi giới hàng hải. - Làm dịch vụ tư vấn cho khách hàng về việc vận chuyển; Trực tiếp phụ trách công tác cho thuê phương tiện, thiết bị chuyên dùng để bốc xếp, bảo quản, và vận chuyển hàng hóa. - Phối hợp với các đơn vị trong và ngoài nước mở rộng thị trường vận tải, xuất nhập khẩu hàng hóa. - Phụ trách chi nhánh Hải phòng điều hành khai thác đội xe container của công ty. Phòng thương mại dịch vụ. Phòng thương mại dịch vụ có chức năng: - Định hướng chiến lược hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty. - Tổ chức và quản lý công tác thị trường, tìm kiếm thị trương xuất nhập khẩu cho công ty. - Chỉ đạo, theo dõi, quản lý công tác xuất nhập khẩu và thực hiện công tác nghiệp vụ ngoại thương. - Tham mưu cho Tổng giám đốc trong việc ký kết các hợp đồng xuất nhập khẩu hàng hóa. - Theo dõi và thực hiện các hợp đồng xuất nhập khẩu. Phòng đầu tư và phát triển thị trường. Phòng đầu tư và phát triển thi truờng gồm 6 người, có chức năng nhiêm vụ sau: - Làm đầu mối xây dựng dự thảo chiến lược đầu tư phát triển trung hạn và dài hạn của công ty. - Thực hiện lập kế hoạch và triển khai theo dõi giám sát công tác cải tạo, nâng cấp, mở rộng, sửa chữa định kỳ các tài sản, trang thiết bị của công ty theo chỉ đạo của Tổng giám đốc công ty. - Đề xuất hình thức đầu tư, biện pháp tổ chức thực hiện đầu tư cho tổng giám đốc. - Phối hợp với phòng tài chính- kế toán để sử dụng một cách hiệu quả tài sản, nguồn vốn của công ty, và nguồn vốn của các đơn vị trong và ngoài nước. - Phối hợp với ban quản lý dự án của công ty để triển khai các dự án. - Là đầu mối trong quan hệ với các ngành hữu quan để hoàn thành các thủ tục pháp lý về đất, đền bù giải tỏa, thỏa thuận địa điểm, xin chủ trương thỏa thuận quy hoạch kiến trúc, xin chủ trương đầu tư. - Phối hợp với các đơn vị trong và ngoài công ty để tìm đối tác, đàm phán, và báo cáo Tổng giám đốc công ty ký kết hợp đồng hợp tác đầu tư. - Cùng phòng tài chính- kế toán công ty để thẩm định dự án đầu tư, nghiệm thu bàn giao công trình đưa vào sử dụng và theo dõi thủ tục thanh quyết toán vốn đầu tư. - Lưu trữ hồ sơ, chứng từ, tài liệu có liên quan đến nghiệp vụ đầu tư. - Lập kế hoạch doanh thu, lợi nhuận hàng năm của công ty. - Nghiên cứu và phát triển thị trường trong và ngoài nước. Chi nhánh Hải Phòng, chi nhánh Quảng Ninh, chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh. - Trực tiếp quản lý, điều hành, khai thác đội xe container của Công ty. - Tham mưu cho tổng giám đốc về cách quản lý, sử dụng đội xe container có hiệu quả. - Tham mưu cho Tổng giám đốc về cách trả thù lao cho lái xe container. - Lập kế hoạch và triển khai theo dõi, giám sát công tác cải tạo, nâng cấp, sửa chữa định kỳ đội xe container. Ban quản lý dự án. Ban quản lý gồm: trưởng ban và kỹ sư công trình có nhiệm vụ quản lý công tác đầu tư xây dựng. 1.1.3. Ngành nghề kinh doanh. Công ty hoạt động trong một số ngành nghề như sau: - Hệ thống logistics - Bốc xếp hàng hóa. - Lưu giữ hàng hóa trong kho ngoại quan, kho đông lạnh và kho khác. - Giao nhận hàng hóa nội địa, hàng hóa xuất nhập khẩu. - Dịch vụ khai thuế hải quan. - Dịch vụ đại lý tàu biển. - Dịch vụ đại lý đường biển, đường bộ, đường sắt, đường hàng không. - Dịch vụ đại lý container. - Dịch vụ môi giới hàng hải. - Dịch vụ kiểm đếm hàng hóa - Vận tải hàng hóa, container, hàng hóa siêu trường, siêu trọng bằng đường bộ, đường sắt, đường biển. - Vận tải đa phương thức. - Cho thuê phương tiện, thiết bị chuyên dùng để bốc xếp, bảo quản, và vận chuyển hàng hoá. - Kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hóa, môi giới thương mại, đại lý mua, bán, ký gửi hàng hóa. - Dịch vụ tư vấn cho khách hàng về việc vận chuyển, giao nhận, lưu kho, và các dịch vụ khác liên quan đến hàng hóa. - Dịch vụ ủy thác và nhận ủy thác đầu tư. 1.1.4. Chiến lược đầu tư của Công ty cổ phần Vinalines Logistics Việt Nam. - Một trong những nhiệm vụ chiến lược, trọng tâm của Vinalines Logistics là xây dựng và khai thác hệ thống ICD (cảng nội địa) tại 3 miền. Theo chiến lựoc chung của Tổng Công ty Hàng Hải Việt Nam giai đoạn 2006- 2010, định hướng đến năm 2020, định hướng đầu tư phát triển của công ty trước mắt sẽ tập trung vào một số dự án như : + Cải tạo nâng cấp và mở rộng một số cảng hiện có. + Xây dựng và khai thác hệ thống ICD tại : * ICD tại Lào Cai * ICD Thăng Long- Hà Nội * ICD tại khu vực Đồng Bằng sông Cửu Long * ICD tại các cửa khẩu giáp Lào, Campuchia. - Xây dựng và khai thác hệ thống kho bãi, trung tâm phân phối hàng hóa gần các cảng biển, cảng hàng không Việt Nam. - Liên kết hoặc làm đại lý cho các hãng vận tải biển, đường bộ, đường sắt và hàng không để tham gia hoạt động vận tải đa phương thức. - Tư vấn, liên kết với các nhà sản xuất trong việc thiết lập hệ thống Logistics cho việc sản xuất của họ từ khâu vận chuyển nguyên vật liệu thô, lưu kho thành phẩm, vận chuyển đến nơi tiêu thụ. 1.1.5. Kết quả hoạt động kinh doanh năm 2008 Trong năm 2008, mặc dù tình hình sản xuất kinh doanh gặp nhiều khó khăn do diễn ra cuộc khủng hoảng tài chính trên thế giới, hoạt động xuất nhập khẩu bị ảnh hưởng nặng nề, đơn giá dịch vụ liên tục thay đổi theo hướng bất lợi, nhưng Công ty đã tập trung nắm bắt tốt các cơ hội kinh doanh, xác định thời điểm đầu tư hợp lý, kiểm soát rủi ro đêr hạn chế phần nào các tác động tiêu cực trên. Vì vậy, kết quả hoạt động kinh doanh của công ty cả năm vượt mức kế hoạch do Hội đồng quản trị đề ra, cụ thể như sau : Bảng 1.2 : Kết quả sản xuất kinh doanh của Vinalines Logistics năm 2008 Đơn vị : VNĐ STT Chỉ tiêu Kế hoạch năm 2008 Thực hiện năm 2008 % thực hiện so với kế hoạch 1 Tổng doanh thu 33.720.000.000 48.466.631.010 143,73 2 Tổng chi phí 26.600.000.000 34.471.817.489 129,59 3 Lợi nhuận trước thuế 7.120.000.000 13.994.813.521 196,55 4 Thuế phải nộp _ 4.236.784.408 _ 5 Lợi nhuận sau thuế _ 9.758.029.113 _ Nguồn: Báo cáo tài chính công ty Vinalines Logistics năm 2008 Tóm lại, mặc dù trong năm 2008 gặp rất nhiều khó khăn, đặc biệt tình hình thế giới và trong nước ảnh hưởng nặng nề trong cuộc khủng hoảng tài chính trên thế giới nhưng với tinh thần phấn đấu, vượt khó khăn, chủ động, sáng tạo trong quản lý điều hành và sản xuất kinh doanh của tập thể lãnh đạo, cán bộ công nhân viên cùng sự chỉ đạo, hỗ trợ kịp thời của Hội đồng quản trị, công ty đã đạt được những thành tích nhất định, các chỉ tiêu đề ra đều đạt và vượt mức kế hoạch đề ra, góp phần cho sự phát triển của Tổng công ty hàng hải Việt Nam nói chung và Công ty cổ phần Vinalines Logistics nói riêng. Đó sẽ là tiền đề cơ bản để Công ty ngày càng phát triển. 1.2. Thực trạng công tác quản lý dự án của Công ty cổ phần Vinalines Logistics Việt Nam. 1.2.1. Đặc điểm của các dự án xây dựng cảng nội địa. Cảng nội địa (ICD-Inland Container Depot) là một mắt xích quan trọng trong vận tải đa phương thức, là điểm tập kết hàng container xuất để chuyển ra cảng (được lưu giữ tại các bãi tập kết container chờ xếp lên tàu) và ngược lại nhận hàng container nhập từ cảng về để rút hàng lẻ giao cho các chủ hàng. Các cảng nội địa đóng vai trò rất to lớn trong việc giải phóng hàng nhanh, giảm áp lực đóng rút container hàng hóa tại cảng, dành không gian tối đa trong cảng cho việc tác nghiệp với tàu. Có thể nói cảng nội địa thực chất là sự rộng mở của các cảng biển. Các hoạt động tại các ICD như xếp dỡ, phân phối, lưu kho, bãi… cũng tương tự các hoạt động tại các cảng biển. Với vai trò, chức năng như vậy, các dự án xây dựng cảng nội địa cũng có những đặc điểm sau đây: - Đặc điểm về vốn: Vốn đầu tư để xây dựng cảng nội địa là tương đối lớn. Nguồn vốn thực hiện đầu tư là vốn tự có và các nguồn huy động khác. Tỷ lệ giữa vốn tự có và các nguồn huy động khác tuỳ thuộc vào các dự án khác nhau. - Thời gian hoàn vốn và tuổi thọ của dự án dài: Do tuổi thọ của dự án kéo dài nên các yếu tố giả định, các thông tin sử dụng tại thời điểm lập dự án sẽ có rất nhiều thay đổi. - Là ngành kinh doanh “sạch”: Với hình thức kinh doanh kho bãi nên việc khai thác cảng nội địa được coi là ngành kinh doanh “sạch”, ít ảnh hưởng đến môi trường xung quanh. Tuy vậy, trong quá trình thực hiện dự án thì cần có những biện pháp giảm thiếu tối đa ô nhiễm không khí, bụi và khống chế tiếng ồn và rung động trong quá trình khai thác cảng. - Tính phức tạp của hàng hóa lưu kho, bãi: Do tính phức tạp của hàng hóa lưu kho, bãi nên luôn tiềm tàng nguy cơ cháy nổ cao, do đó, cần đảm bảo an toàn phòng cháy chữa cháy. - Tính khả thi của dự án phụ thuộc nhiều yếu tố: Tính khả thi của dự án phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố, như chính sách xuất nhập khẩu, tình hình kinh tế trong nước và quốc tế, và sự phối hợp vận chuyển hàng hóa giữa cảng với những đơn vị vận tải khác (như công ty đường sắt), cũng như tính khả thi của nhứng dự án xây dựng các tuyến đường giao thông nối từ cảng đến nơi sản xuất và phân phối hàng hóa. 1.2.2. Hình thức quản lý dự án. Trong các hình thức quản lý, Công ty cổ phần Vinalines Logistics Việt Nam đã lựa chọn hình thức chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án theo sơ đồ sau: Sơ đồ 1.2 : Mô hình chủ đầu tư trực tiếp tự quản lý dự án. Chủ đầu tư Ban quản lý dự án Tổ chức thực hiện dự án I Tổ chức thực hiện dự án II .v.v.. Chủ đầu tư lập ra Với hình thức này, Ban quản lý dự án sẽ là đầu mối giúp chủ đầu tư quản lý các dự án đang thực hiện của mình. Tuy nhiên, do Công ty mới thành lập chưa lâu, số lượng dự án thực hiện còn ít, cán bộ công nhân viên chủ yếu là trẻ nên vẫn chưa có nhiều kinh nghiệm trong công tác quản lý dự án tại công ty. Với thực trạng đó, với sự đồng ý của Hội đồng quản trị, Ban quản lý dự án của công ty đã thuê tư vấn quản lý là Công ty cổ phần tư vấn xây dựng công trình hàng hải giám sát một phần việc mà Ban quản lý còn thiếu kinh nghiệm, không đủ điều kiện và năng lực để thực hiện. Với hình thức quản lý dự án này, công ty đã tiết kiệm được chi phí quản lý dự án do chỉ phải thuê tư vấn giám sát trong một số khâu, đồng thời vẫn bảo đảm được việc thông tin từ công trường đến với chủ đầu tư nhanh chóng giúp chủ đầu tư có thể phản ứng linh hoạt với các sự cố xảy ra. 1.2.3. Thực trạng quản lý dự án theo chu kỳ dự án. Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm dịch vụ bằng những phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép. Quản lý dự án bao gồm ba giai đoạn chủ yếu: lập kế hoạch, điều phối thực hiện dự án, giám sát. Sơ đồ 1.3: Chu trình quản lý dự án Lập kế hoạch - Thiết lập mục tiêu - Dự tính nguồn lực - Xây dựng kế hoạch Điều phối thực hiện - Bố trí độ thời gian - Phân phối nguồn lực - Phối hợp các hoạt động - Khuyến khích động viên Giám sát - Đo lường kết quả - So sánh kết quả - Báo cáo - Giải quyết các vấn đề Chu kỳ của một dự án đầu tư là các bước mà một dự án phải trải qua bắt đầu tư khi dự án mới chỉ là ý đồ cho đến khi dự án được hoàn thành chấm dứt hoạt động. Một dự án gồm 3 giai đoạn tương ứng với 3 giai đọan của quản lý dự án: giai đoạn chuẩn bị đầu tư, giai đoạn thực hiện đầu tư và giai đoạn vận hành các kết quả đầu tư. Ở giai đoạn chuẩn bị đầu tư, vấn đề chất lượng, chính xác của các kết quả nghiên cứu, tính toán và dự đoán là vô cùng quan trọng. Nếu công tác chuẩn bị đầu tư được thực hiện tốt thì sẽ tạo tiền đề cho việc sử dụng có hiệu quả vốn đầu tư ở giai đoạn thực hiện đầu tư (do dự án thực hiện được đúng tiến độ, không phải phá đi làm lại, tránh được những chi phí không cần thiết khác...) và vận hành kết quả đầu tư. Đây cũng chính là cơ sở để quá trình hoạt động của dự án được thuận lợi, nhanh chóng thu hồi vốn đầu tư. Như vậy việc quản lý dự án theo chu kỳ là vô cùng quan trọng. Nhờ đó mà dự án đầu tư có thể hoạt động một cách suôn sẻ, nhanh chóng thu hồi vốn đầu tư và thu lãi. Thông thường một dự án có trình tự thực hiện như sau: Bảng 1.3: Công việc thực hiện dự án Số Văn Bản Ngày / tháng Nội dung I/ GIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ ĐẦU TƯ Nghiên cứu sự cần thiết phải đầu tư và quy mô đầu tư Thăm dò thị trường, xem xét khả năng có thể huy động vốn và lựa chọn hình thức đầu tư Tiến hành điều tra, khảo sát và chọn địa điểm xây dựng Lập dự án đầu tư Thẩm định dự án để quyết định đầu tư Thành lập ban quản lý dự án Lập kế hoạch dự án II/ GIAI ĐOẠN THỰC HIỆN ĐẦU TƯ Xin giao đất hoặc thuê đất theo quy định của Nhà nước Tổ chức đền bù giải phóng mặt bằng, chuẩn bị mặt bằng xây dựng (tuỳ từng dự án) Tuyển chọn tư vấn khảo sát, thiết kế, giám định kỹ thuật và chất lượng công trình Thẩm định thiết kế, tổng dự toán công trình Tổ chức đấu thầu tuyển chọn nhà thầu xây lắp công trình Xin giấy phép xây dựng Ký kết hợp đồng với nhà thầu để thực hiện dự án Thi công xây lắp công trình Theo dõi, kiểm tra việc thực hiện các hợp đồng Nghiệm thu kết quả đầu tư, thanh lý hợp đồng Quyết toán vốn đầu tư xây dựng sau khi hoàn thành xây lắp đưa dự án vào khai thác sử dụng IV/ GIAI ĐOẠN VẬN HÀNH KẾT QUẢ ĐẦU TƯ Vận hành các kết quả đầu tư Bảo hành, bảo trì công trình xây dựng Giai đoạn chuẩn bị đầu tư Tuy nhiên do định hướng phát triển công ty phụ thuộc vào định hướng chung của công ty mẹ là Tổng công ty Hàng hải Việt Nam nên các dự án mà công ty thực hiện đều do công ty mẹ chỉ định xuống, do đó trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư, công ty không thực hiện việc nghiên cứu khảo sát thị trường, nghiên cứu sự cần thiết phải đầu tư… - Lập dự án đầu tư: sau khi có chủ trương đầu tư của Tổng công ty Hàng hải Việt Nam, Vinalines Logistics sẽ tiến hành thuê tư vấn là Công ty cổ phần tư vấn xây dựng công trình Hàng hải để giúp mình lập dự án khả thi. Do đó, vấn đề quan trọng ở khâu này là quản lý chi phí tư vấn lập dự án đầu tư và chất lượng của dự án. Việc quản lý chi phí và chất lượng này thực hiện thông qua các điều khoản trong hợp đồng được ký kết giữa hai bên là chủ đầu tư (Vinalines Logistics) với bên tư vấn lập dự án (Công ty tư vấn xây dựng công trình ._.Hàng hải) - Thẩm định dự án đầu tư: thẩm định dự án đầu tư có vai trò rất quan trọng, nó giúp chủ đầu tư đưa ra quyết định đầu tư, lựa chọn phương án tốt nhất, quyết định đầu tư đúng hướng và đạt được lợi ích kinh tế xã hội mà dự án đầu tư mang lại. - Lập ban quan lý dự án: Sau khi dự án được phê duyệt, Vinalines Logistics ra quyết định thành lập ban quản lý dự án. - Lập kế hoạch dự án: Sau khi thành lập ban quản lý dự án, Vinalines Logistics đã tiến hành lập kế hoạch dự án để chi tiết hoá các mục tiêu thành các nhiệm vụ cụ thể và hoạch định chương trình để thực hiện các nhiệm vụ đó. Công tác lập kế hoạch dự án sẽ do ban quản lý dự án đảm nhận. Báo cáo nghiên cứu khả thi sẽ là căn cứ cho công tác lập kế hoạch. Ban quản lý dự án sẽ tiến hành lập một số kế hoạch sau: + Kế hoạch phạm vi: kế hoạch này xác định rõ phạm vi của dự án trên phương diện tài chính, thời gian, nguồn lực, không gian…Với phương pháp phân tách công việc, kế hoạch sẽ chỉ rõ công việc nào thuộc dự án, công việc nào không thuộc dự án. Đây là căn cứ để lập kế hoạch thực hiện. + Kế hoạch thời gian: Xác định thời gian bắt đầu, kết thúc, độ dài thời gian thực hiện của từng công việc cũng như toàn bộ dự án; Xác định mối quan hệ giữa các công việc. + Kế hoạch quản lý chất lượng: Kế hoạch này nêu rõ những tiêu chuẩn chất lượng cần phải đạt được đối với từng phần công việc, hạng mục công trình; Các công cụ và phương pháp để kiểm soát chất lượng công trình. + Kế hoạch chi phí: Sẽ dự tính tổng vốn đầu tư, chi phí trực tiếp, chi phí gián tiếp; Xác định chi phí cho các khoản mục, chi phí theo từng thời đoạn và các hạng mục công trình. + Kế hoạch nhân lực: Phản ánh số lao động cần thiêt cho dự án, kế hoạch tuyển dụng, kế hoạch tiền lương lao động được phân bổ cho các hạng mục, đơn vị thực thi dự án theo từng thời kỳ đầu tư. Việc lập kế hoạch được tiến hành theo trình tự sau: + Xác định mục tiêu (về thời gian, chi phí, chất lượng…) đồng thời bổ nhiệm các cá nhân vào các vị trí để thực hiện dự án để đạt được mục tiêu đã đề ra + Chi tiết hóa mục tiêu: bao gồm việc liệt kê mã hóa các công việc và xây dựng biểu đồ phân tách công việc. + Xây dựng sơ đồ kế hoạch dự án theo sơ đồ mạng. + Lập tiến trình thực hiện từng công việc theo biểu đồ Gantt + Dự toán ngân sách dự án và chi phí thực hiện từng công việc + Lập hệ thống báo cáo. Giai đoạn thực hiện đầu tư. Giai đoạn thực hiện đầu tư là giai đoạn mà chi phí có tỷ trọng rất lớn so với tổng mức đầu tư của dự án, là giai đoạn quyết định thực hiện nội dung và mục tiêu của dự án. Quản lý tốt giai đoạn này sẽ góp phần tiết kiệm được chi phí, chống thất thoát lãng phí trong xây dựng đồng thời quyết định đến chất lượng, hiệu quả của cả dự án. Trong giai đoạn này việc quản lý chặt chẽ trong các khâu đều có những ý nghĩa rất quan trọng đến việc tiết kiệm vốn đầu tư, hạn chế được lãng phí, tiêu cực trong đầu tư và xây dựng, đảm bảo được chất lượng, kỹ thuật mỹ thuật trong xây dựng, đem lại hiệu quả trong đầu tư. Do đó, để thực hiện các yêu cầu về kỹ thuật, tiết kiệm, nâng cao chất lượng sản phẩm, công ty đã thực hiện khá triệt để theo các văn bản pháp luật của Nhà nước như Luật đầu tư, Luật đấu thầu, Luật xây dựng, nghị đinh số 16/2005/NĐ-CP, nghị định số 112/2006/NĐ-CP về quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình (thay thế nghị đinh số 16/2005/NĐ-CP), nghị định số 209/2004/NĐ-CP về quản lý chất lượng công trình xây dựng, nghị định số 99/2007/NĐ-CP đổi mới về quản lý chi phí đầu tư xây dựng, thông tư 05/2009 hướng dẫn về điều chỉnh dự toán xây dựng công trình… Việc cấp vốn và thanh toán đúng với thành phần nghiệm thu, chất lượng và đơn giá xây lắp hoàn thành về cơ bản đúng theo thiết kế, dự toán đã được duyệt, theo hồ sơ dự thầu, theo hợp đồng đã cam kết. Những sai số trong thi công, chất lượng công trình không quá lớn, nằm trong phạm vi chấp nhận được. Theo các nghị định, văn bản pháp luật, trong giai đoạn này, Vinalines Logistics đã thực hiện quản lý theo trình tự sau: - Thẩm định và phê duyệt thiết kế, dự toán, tổng dự toán xây dựng công trình: Thiết kế bản vẽ thi công và dự toán các hạng mục công trình trước khi đưa ra thi công sẽ được Vinalines Logistics thuê tổ chức tư vấn có đủ điều kiện, năng lực tiến hành thẩm tra, trên cơ sở đó để phê duyệt. Do phải thuê tư vấn nên Vinalines Logistics đã tiến hành quản lý chi phí, chất lượng thẩm tra thông qua hợp đồng ký kết giữa hai bên (Vinaines Logistics với bên tư vấn) Việc phê duyệt thiết kế bản vẽ thi công công trình của Vinalines Logistics dựa trên một số tiêu chí sau: + Sự phù hợp với những bước thiết kế trước đã duyệt. + Sự tuân thủ các tiêu chuẩn xây dựng được áp dụng. + Đánh giá mức độ an toàn công trình + Sự hợp lý của việc sử dụng thiết bị công nghệ (nếu có) + Bảo vệ môi trường, phòng chống cháy nổ Đồng thời bên tư vấn sẽ giúp Vinalines Logistics thẩm tra dự toán, tổng dự toán xây dựng công trình bằng việc kiểm tra các nội dung sau: + Sự phù hợp giữa khối lượng thiết kế và khối lượng dự toán + Tính đúng đắn của việc áp dụng các định mức kinh tế - kỹ thuật, định mức chi phí, đơn giá, việc vân dụng định mức, đơn giá, các chế độ, chính sách có liên quan và các khoản mục chi phí trong dự toán theo quy định + Xác định giá trị dự toán, tổng chi phí xây dựng công trình Xin giấy phép xây dựng Lựa chọn nhà thầu trong hoạt động xây dựng: Vinalines Logistics đã thuê tư vấn để giúp mình lên kế hoạch đấu thầu và tổ chức đấu thầu. Sau khi lên kế hoạch tổ chức đấu thầu, Vinalines Logistics sẽ cùng bên tư vấn thông báo mời thầu trên các phương tiện thông tin đại chúng, đồng thời cung cấp hồ sơ mời dự thầu (bao gồm thông tin sơ bộ về gói thầu, các câu hỏi về năng lực, kinh nghiệm đối với nhà thầu, các chỉ dẫn cần thiết cho nhà thầu, yêu cầu bảo lãnh dự thầu). Việc lựa chọn, chấm điểm nhà thầu được Vinalines và bên tư vấn tiến hành theo Nghị định số 88/1999/NĐ – CP ngày 1 tháng 9 năm 1999, nghị định số 14/2000/NĐ – CP ngày 5 tháng 5 năm 2000 sửa đổi bổ sung quy chế đấu thầu của Chính Phủ, văn bản số 952/ CP – CN ngày 16 tháng 8 năm 2002 của Chính Phủ. Quản lý thi công xây dựng công trình: bao gồm quản lý chất lượng dự án, quản lý thời gian và tiến độ thi công, quản lý khối lượng thi công công trình, quản lý an toàn lao động trên công trường thi công, quản lý môi trường xây dựng Giai đoạn kết thúc và vận hành kết quả đầu tư Các công trình sau khi hoàn thành sẽ được đưa vào khai thác, sử dụng, đồng thời công ty sẽ tiến hành bảo trì, bảo dưỡng các hạng mục, đảm bảo an toàn trong khai thác sử dụng 1.2.4. Thực trạng quản lý dự án theo nội dung quản lý. Theo Viện nghiên cứu Quản trị Dự án quốc tế (PMI) thì quản lý dự án bao gôm chín lĩnh vực chính, đó là: Lập kế hoạch tổng quan, quản lý phạm vi, quản lý thời gian, quản lý chi phí, quản lý chất lượng, quản lý nhân lực, quản lý thông tin, quản lý rủi ro, quản lý hợp đồng và hoạt động mua bán. Nhưng trong phạm vi bài viết của mình, em chỉ đề cập đến thực trạng quản lý dự án tại Vinalines Logistics theo ba nội dung là quản lý thời gian, quản lý chất lượng và quản lý chi phí, đây là ba mục tiêu cơ bản nhất của quản lý dự án. 1.2.4.1. Quản lý thời gian. Quản lý thời gian và tiến độ dự án là quá trình quản lý bao gồm việc thiết lập mạng công việc, xác định thời gian thực hiện từng công việc và toàn bộ dự án, quản lý tiến trình thực hiện các công việc dự án trên cơ sở các nguồn lực cho phép và các yêu cầu về chất lượng đã định. Để thực hiện tốt công tác quản lý tiến độ dự án, Vinalines Logistics đã tiến hành lập kế hoạch quản lý thời gian, theo đó xác định trình tự công việc của một dự án, nguồn lực thực hiện, thời gian thực hiện từng công việc. Công tác lập kế hoạch quản lý tiến độ được Vinalines Logistics tiến hành như sau: - Bước 1: Xác định mục tiêu của quản lý tiến độ dự án. Mục tiêu này bao gồm thời gian bắt đầu, kết thúc, thời gian thực hiện của từng công việc và toàn bộ dự án. - Bước 2: Chi tiết hóa các mục tiêu. Ở bước này bao gồm một số công việc như lập danh mục và mã hóa các công việc dự án, trình bày sơ đồ cơ cấu phân tách công việc (WBS). Cơ cấu phân tách công việc là việc phân chia theo cấp bậc một dự án thành các nhóm nhiệm vụ và những công việc cụ thể, là việc xác định, liệt kê và lập bảng giải thích cho từng công việc cần thực hiện. Vinalines Logistics thường dùng phương pháp phân tách theo các giai đoạn hình thành phát triển của dự án (phương pháp chu kỳ). Thứ bậc các công việc được phân tách theo sơ đồ sau: Toàn bộ dự án Sơ đồ 1.4 : Thứ bậc phân tách công việc theo phương pháp chu kỳ Mức độ tổng quát Những giai đọan chính Mức độ dự án Các hệ thống lớn Các nhóm nhiêm vụ chính Các phân hệ Nhiệm vụ bộ phận Nhóm công việc Nhóm công việc Công việc cụ thể Công việc cụ thể Với mỗi công việc cụ thể, Vinalines logistics luôn lập bản chủ giải bao gồm các thông tin như: Các yếu tố đầu vào (như nguồn lực, nguyên vật liệu cần thiết…), các bản vẽ kỹ thuật, nhu cầu về lao động, thời gian thực hiện từng công việc… - Bước 3: Xây dựng sơ đồ kế hoạch dự án. Sau khi xác định được mối quan hệ trước sau giữa các công việc, Vinalines Logistics tiến hành lập sơ đồ kế hoạch để phản ánh quan hệ logic giữa các công viêc. Với công việc này, công ty đã ứng dụng phần mềm Microsoft project để thiết lập mạng công việc. Nhờ mạng công việc mà cán bộ quản lý có thể thấy được mối quan hệ tương tác giữa các nhiệm vụ, công việc dự án, đồng thời xác định được thời gian bắt đầu, kết thúc của các công việc cũng như toàn bộ dự án.Từ đó các cán bộ quản lý dự án sẽ xác định được công việc nào cần làm trước, công việc nao cần làm kết hợp để có thể tiết kiệm được thời gian, nguồn lực và đạt được mục tiêu đã đề ra. Tuy nhiên, các phương pháp này đòi hỏi phải xác định được cụ thể ngày bắt đầu và kết thúc các công việc, điều này là rất khó, bởi trên thực tế, mối quan hệ giữa các công việc rất phức tạp và đan xen lẫn nhau. Do đó, bên cạnh việc thiết lập sơ đồ mạng công việc, Vinalines Logistics cũng đưa ra phương pháp dự tính thời gian cho từng công việc. Phương pháp này gồm các bước sau: + Xây dựng các giả thiết liên quan đến nguồn lực và hoàn cảnh tác động bình thường. + Dự tính thời gian có thể hoàn thành công việc dưa trên nguồn lực có thể huy động được trong kế hoạch. + Xác định đường găng và độ co giãn thời gian cho từng công việc. + So sánh thời gian hoàn thành theo dự tính và thời hạn cho phép. + Điều chỉnh nguồn lực khi cần thiết. - Bước 4: Lập tiến trình thực hiện các công việc. Đây là một kế hoạch tiến độ sơ bộ chỉ rõ khi nào các công việc bắt đầu, kết thúc, những mốc thời gian quan trọng thông qua sơ đồ Gantt. Sơ đồ Gantt này được lập với việc ứng dụng phần mềm Microsoft Project. Thông qua biểu đồ gantt mà cán bộ quản lý dự án dễ dàng nhận biết được hiện trạng thực tế cũng như kế hoạch các công việc cũng như toàn bộ dự án, trên cơ sở đó để đưa ra các biện pháp đẩy nhânh tiến trình, tái sắp xếp công việc và nguồn lực để đảm bảo tính liên tục và hợp lý cho dự án. Tuy nhiên khi dự án phức tạp, bao gồm quá nhiều công việc thì biểu đồ gantt không thể chỉ ra đủ và đúng mối quan hệ giữa các công việc. 1.2.4.2. Quản lý chất lượng. Chất lượng ở đây có thể hiểu là mức độ hoàn thiện của sản phẩm (dự án) so với các tiêu chuẩn thiết kế được duyệt. Quản lý chất lượng dự án là tập hợp những hoạt động của chức năng quản lý, là quá trình nhằm đảm bảo cho dự án thoã mãn tốt nhất các mục tiêu và yêu cầu đề ra. Nội dung của công tác quản lý chất lượng dự án. Quản lý chất lượng dự án bao gồm nhiều nội dung, và tuỳ theo tính chất từng dự án, nhưng theo thực trạng công tác quản lý dự án tại công ty, ta có thể chia thành các nội dung sau: - Quản lý chất lượng khảo sát xây dựng: Nhiệm vụ và phương án kỹ thuật khảo sát xây dựng do tổ chức tư vấn thiết kế lập và được chủ đầu tư là Vinalines Logistics phê duyệt. Báo cáo khảo sát xây dựng được công ty kiểm tra, nghiệm thu theo quy định tại điều 12 của nghị định 209/2004/NĐ-CP. Trong quá trình khảo sát xây dựng, công ty luôn cử cán bộ thường xuyên giám sát và giám sát có hệ thống từ khi bắt đầu khảo sát đến khi hoàn thành công việc. Sau khi công tác khảo sát xây dựng hoàn thành, công ty tổ chức nghiệm thu kết quả khảo sát , bao gồm các nội dung: + Đánh giá chất lượng công tác so với nhiệm vụ và tiêu chuẩn khảo sát. + Kiểm tra hình thức và số lượng của báo cáo kết quả khảo sát. + Nghiệm thu khối lượng công việc đã khảo sát xây dựng theo hợp đồng đã ký kết với bên tư vấn. - Quản lý chất lượng thiết kế xây dựng công trình: Thiết kế xây dựng công trình bao gồm thiết kế kỹ thuật, thiết kế bản vẽ thi công. Sản phẩm thiết kế trước khi được bàn giao cho nhà thầu sẽ được chủ đầu tư nghiệm thu và xác nhận. - Quản lý chất lượng thi công xây dựng công trình: Quản lý chất lượng thi công xây dựng công trình bao gồm các hoạt động quản lý chất lượng của nhà thầu thi công xây dựng, giám sát thi công xây dựng công trình và nghiệm thu công trình của chủ đầu tư, giám sát tác giả của nhà thầu thiết kế xây dựng công trình. Theo đó, Vinalines Logistics đã thực hiện việc giám sát chất lượng thi công xây dựng công trình trên một số nội dung sau: + Kiểm tra các điều kiện khởi công xây dựng công trình theo điều 72 Luật xây dựng. + Kiểm tra sự phù hợp năng lực của nhà thầu thi công xây dựng công trình với hồ sơ dự thầu và hợp đồng xây dựng. + Kiểm tra và giám sát chất lượng vật tư, vật liệu và thiết bị lắp đặt vào công trình. + Kiểm tra và giám sát trong suốt quá trình thi công xây dựng công trình (ví dụ như: kiểm tra biện pháp thi công của nhà thầu, kiểm tra giám sát thường xuyên có hệ thống quá trình nhà thầu triển khai công việc tại công trình, xác nhận bản vẽ hoàn công, tổ chức nghiệm thu công trình…) Việc nghiệm thu công trình xây dựng cũng được Vinalines Logistics nghiệm thu theo từng công việc xây dựng, theo từng bộ phận của công trình, nghiệm thu hoàn thành hạng mục công trình và công trình trước khi đưa vào sử dụng. Do việc nghiệm thu công trình khá chặt chẽ nên các sai sót trong quá trình xây dựng được khắc phục kịp thời, đảm bảo tương đối yêu cầu về chất lượng công việc đã đề ra. Tuy vậy trong công tác quản lý chất lượng dự án, công ty vẫn gặp những hạn chế. Một số công việc trong từng hạng mục của dự án đã thực hiện vẫn không đạt tiêu chuẩn đã đề ra, dẫn đến việc phải mất thêm thời gian và chi phí để khắc phục những sai sót đã xảy ra. Các công cụ quản lý chất lượng dự án. Quản lý chất lượng dự án đòi hỏi phải ứng dụng rất nhiều kỹ thuật thống kê để thu thập, xử lý, phân tích số liệu để phục vụ việc lập kế hoạch, phân tích, đánh giá quá trình thực hiện và kiểm tra giám sát quá trình quản lý chất lượng. Do đó, công ty đã sử dụng kết hợp một số công cụ sau để quản lý chất lượng dự án: - Biểu đồ nhân quả: đây là loại biểu đồ chỉ ra các nguyên nhân ảnh hưởng đến một kết quả nào đó, do đó, nó có tác dụng liệt kê những nguyên nhân ảnh hưởng đến chất lượng và xác định nguyên nhân nào cần được xử lý trước. Phương pháp Sơ đồ 1.5: Sơ đồ nhân quả để phân tích chất lượng Đo lường Môi trường Con người Nguyên vật liệu Máy móc Nhân tố, kết quả - Biểu đồ phân bố mật độ: đây là phương pháp phân loại, biểu diễn số liệu theo các nhóm, thông qua biểu đồ dễ nhận thấy hình dạng của tập hợp số liệu, cho phép đánh giá những tiêu chuẩn xác định. 1.2.4.3. Quản lý chi phí. Quản lý chi phí dự án là phải bảo đảm mục tiêu, hiệu quả dự án đầu tư và các yêu cầu khách quan của kinh tế thị trường. Các chi phí của tổng mức đầu tư 1 dự án được Vinalines Logistics xác định bao gồm: - Chi phí xây dựng bao gồm: chi phí xây dựng các hạng mục công trình, chi phí san lấp mặt bằng, chi phí xây dựng công trình tạm, công trình phụ trợ phục vụ thi công, nhà tạm tại hiện trường để ở và điều hành thi công. - Chi phí thiết bị bao gồm: chi phí mua sắm thiết bị công nghệ, chi phí lắp đặt, chi phí vận chuyển, và các loại phí liên quan khác. - Chi phí bồi thường giải phóng mặt bằng, tái định cư. - Chi phí quản lý dự án bao gồm các chi phí để tổ chức thực hiện công việc quản lý dự án từ khâu lập dự án đến khi hoàn thành đưa dự án vào khai thác sử dụng. - Chi phí tư vấn - Chi phí dự phòng bao gồm chi phí dự phòng cho khối lượng công việc phát sinh và chi phí dự phòng cho yếu tố trượt giá trong thời gian thực hiện dự án. - Chi phí khác ( chi phí bảo hiểm công trình, chi phí thiết kế, chi phí kiểm toán vốn đầu tư dự án hoàn thành…) Để thực hiên công tác quản lý chi phí của mình, Vinalines Logistics đã tiến hành lập dự toán ngân sách tức là lập kế hoạch phân phối nguồn quỹ cho các hoạt động dự án nhằm đảm bảo thực hiện tốt các mục tiêu chi phí, chất lượng, tiến độ cho dự án. Thông qua dự toán ngân sách, Vinalines sẽ xác định được chi phí cho từng công việc và tổng dự toán của dự án. Việc tính dự toán cho một công việc sẽ được thực hiện như sau: Bảng 1.4 : Ví dụ cách dự toán chi phí một công việc STT Chi phí Cách tính Giá trị (Đ) Ký hiệu Chi phí theo đơn giá Chi phí vật liệu A Chênh lệch vật liệu CLVL Chi phí nhân công B Chi phí xây dựng C I Chi phí trực tiếp 1 Chi phí vật liệu (A+CLVL)*1 VL 2 Chi phí nhân công B*1,67*1,183 NC 3 Chi phí xây dựng C*1,24*1,055 M 4 Trực tiếp phí khác (VL+NC+M)*1,5% TT Cộng chi phí trực tiếp VL+NC+M+TT T II Chi phí chung T*5,3% C Giá thành dự toán xây dựng T+C Z III Thu nhập chịu thuế tính trước Z*6% TL Giá trị dự toán xây lắp trước thuế T+C+TL G IV Thuế giá trị gia tăng G*10% GTGT Giá trị dự toán xây lắp sau thuế G+GTGT Gxdlt Chi phí xây dựng nhà tạm tại hiện trường để ở và điều hành thi công G*1%*(1+10%) Gxdcpt Tổng cộng Gxdlt+Gxdcpt Làm tròn Từ dự toán của từng công việc, Vinalines Logistics sẽ tổng hợp kinh phí cho toàn bộ dự án thực hiện. Sau khi xác định được dự toán của từng công việc và toàn bộ dự án, bằng phương pháp phân tích dòng chi phí dự án mà công ty có thể chủ động tìm đủ nguồn vốn và cung cấp theo đúng tiến độ dự án, không để xảy ra tình trạng dự án bị kéo dài thời gian, trì trệ do thiếu vốn, hoặc vốn không kịp giải ngân. Phương pháp này dựa trên cơ sở chi phí thực hiện theo từng công việc, hạng mục công trình và số ngày hoàn thành chúng để tính chi phí bình quân một ngày thực hiện từng công việc, hạng mục đó. Trên cơ sở hai đường chi phí tích luỹ theo kế hoạch triển khai sớm và triển khai muộn ( hai đường cong này được xây dựng từ mức chi phí một ngày và kế hoach triển khai sớm hoặc muộn) công ty sẽ quyết định lựa chọn kế hoạch triển khai sớm hay muộn nhằm tối thiểu hoá chi phí thực hiện. Ngoài ra để tiến hành kiểm tra, theo dõi tiến độ chi phí, tìm ra những thay đổi so với kế hoạch đề ra, Vinalines Logistics đã có một số giải pháp nhằm kiểm soát chi phí và quản lý hiệu quả chi phí dự án như + Ngăn cản những thay đổi không được phép, không đúng so với chi phí cơ sở. + Kiểm soát việc thực hiện chi phí để xác định mức chênh lệch so với kế hoạch. + Thông tin cho cấp thẩm quyền về những thay đổi cho phép. 1.3. Công tác quản lý dự án “Đầu tư xây dựng và khai thác cảng nội địa (ICD) Lào Cai” do Công ty cổ phần Vinalines Logistics Việt Nam làm chủ đầu tư. 1.3.1.Giới thiệu về dự án “Đầu tư xây dựng và khai thác cảng nội địa (ICD) Lào Cai”. Dự án xây dựng cảng nội địa ICD Lào Cai đã được Hội đồng quản trị Tổng công ty Hàng hải Việt Nam phê duyệt tại quyết định số 110/QĐ – HĐQT, quyết định số 935/QĐ – HĐQT và sự chấp thuận của UBND tỉnh Lào Cai theo quyết định số 1982/QĐ – UBND với một số nội dung chủ yếu sau: - Tên dự án đầu tư: Dự án đầu tư xây dựng và kai thác cảng nội địa (ICD) Lào Cai - Chủ đầu tư: Công ty cổ phần Vinalines Logistics Việt Nam - Địa điểm đầu tư: Lô F9, F9’, F10, F11, F12 – Khu công nghiệp Đông Phố Mới- tỉnh Lào Cai. - Diện tích xây dựng: 13,5 ha. - Hình thức đầu tư: Đầu tư xây dựng mới. - Tổng mức đầu tư: 100 tỷ đồng. - Nguồn vốn đầu tư: Nguồn vốn đầu tư xây dựng sử dụng từ vốn tự có và các nguồn vốn huy động khác. 1.3.1.1. Chức năng, nhiệm vụ của cảng nội địa (ICD) Lào Cai. Cảng ICD Lào Cai là một địa điểm thông quan hàng hóa trong nội địa để hoàn tất các thủ tục xuất nhập khẩu, nhận gửi hàng bằng container. Đây là một đầu mối giao thông quan trọng trong hệ thống dịch vụ Logistics nói chung và chuyển tiếp hàng hóa giữa các phương thức vận tải “từ cửa tới cửa” cho các cơ sở sản xuất, tiêu thụ. Đầu mối giao thông này nhằm : - Phát huy vai trò vận tải đa phương thức, một dịch vụ trong và ngoài nước đang thực hiện có hiệu quả. - Thúc đẩy quá trình luân chuyển hàng hoá phục vụ phát triển kinh tế - xã hội tỉnh Lào Cai và cả nước. - Thu hút hàng hoá quá cảnh của Trung Quốc qua cảng Hải phòng và các cảng khác trong khu vực. Để thực hiện những dịch vụ này, cảng nội địa cần bố trí các trang thiết bị nâng chuyển, thông tin liên lạc, tổ chức hệ thống xếp dỡ hàng, xưởng sửa chữa, và có đủ các cơ quan quản lý nhà nước chuyên ngành giúp cho các hoạt động khai thác ICD có hiệu quả. Cảng nội địa Lào Cai có thể xem là một bộ phận của cảng biển nằm sâu trong nội địa để phục vụ bốc xếp vận tải hàng hóa xuất nhập khẩu, hoặc trung chuyển hàng hóa giữa các phương thức vận tải cho các chủ hàng trong vùng hấp dẫn. Một khối lượng lớn hàng hóa xuất nhập khẩu bằng container thông qua các cảng biển Hải Phòng sẽ được gom, chất, rút vào container và hoàn tất các thủ tục hải quan, kiểm dịch hàng hóa trước khi đến cảng biển để xuất và giao trả hàng cho các chủ hàng nhập khẩu tại Lào Cai. 1.3.1.2. Tiến trình đầu tư. Dự án được chia làm 2 giai đoạn: Giai đoạn 1 (1 năm đầu): giai đoạn đầu có tổng mức đầu tư là 78 tỷ đồng với diện tích khoảng 4,7ha (lô F9,F10) sẽ tiến hành đầu tư vào một số hạng mục sau: - Bãi chứa: + Tổng diện tích sử dụng đất: GĐ1/GĐ2: 4,7/13,5h + Diện tích bãi: 3,1ha + Tải trọng mặt bãi: 4-10T/m2, chất xếp container 4-5 tầng. + Số chỗ xếp container trên các loại trên bãi 708slot + Tổng diện tích đường bãi 21.715m2 - Kho hàng CFS: + Diện tích: 3.528m2 (84m x 42m) + Kết cấu: khung thép tiền chế. + Chịu tải trọng Q=2,5T/m2 - Khu văn phòng điều hành: + Nhà điều hành: 242m2 (22m x 11m), với trang thiết bị thông tin liên lạc đầy đủ và hiện đại (điện thoại, fax, internet, radio...) + Khuôn viên sân: 1.000m2 - Công trình phụ trợ: + Trạm cân 80T + Hệ thống cấp điện; cấp, thoát nước và cứu hỏa được bố trí đồng bộ hiện đại. - Trang thiết bị: + Thiết bị nâng RMG (02 chiếc), RTG, RSD loại 45T: 09 chiếc (trong đó 3-4RTG) + Xe nâng hàng 3-5T: 10 chiếc + Đầu kéo và Sơmi-rơmooc 20-40 feet: 17 chiếc + Ngoài ra còn đầu tư hệ thống quản lý khai thác bãi bằng công nghệ thông tin hiện đại với phần mềm chuyên dụng cho hoạt động quản lý, khai thác hàng hóa tại trung tâm, đảm bảo các yêu cầu khắt khe nhất của khách hàng. Nhằm đạt công suất đạt từ 60.000 đến 65.000 TEU/năm. Giai đoạn 2 (2 năm tiếp theo): tiếp tục hoàn tất các thủ tục cần thiết để kết nối đường sắt vào bãi, đầu tư hệ thống toa chuyên dùng vận chuyển container, tạo ra một chuỗi dịch vụ logistics hoàn chỉnh; đồng thời căn cứ vào nhu cầu thực tế tập trung nghiên cứu đầu tư phát triển để hoàn thiện và mở rộng các hạng mục còn lại tại lô F9’, F11, F12, xây dựng một trung tâm logistics hoàn thiện với tổng diện tích dự kiến 13,5ha, có khả năng thông quan hàng hoá, đạt công suất từ 130.000 đến 300.000 TEU/năm. Ngày 15/1/2009, công ty đã khởi công xây dựng cảng nội địa (ICD) Lào Cai giai đoạn 1. 1.3.1.3. Hình thức quản lý dự án. Chủ đầu tư là Công ty cổ phần Vinalines Logistics Việt Nam trực tiếp quản lý dự án thông qua một ban quản lý dự án ICD Lào Cai để triển khai công tác đầu tư theo các quy chế hiện hành. 1.3.1.4. Giải pháp về tiến độ. Do tính cấp bách của dự án, khối lượng công tác xây lắp tương đối lớn, để dự án nhanh chóng đi vào hoạt động, tiến trình đầu tư xây dựng các hạng mục công trình giai đoạn 1 được thực hiện đồng loạt ngay trong năm đầu thực hiện dự án. 1.3.2. Thực trạng công tác quản lý dự án “Đầu tư xây dựng và khai thác cảng nội địa (ICD) Lào Cai” giai đoạn 1 theo chu kỳ. Ở phần này, em chỉ đề cập đến thực trạng quản lý dự án ở giai đoạn chuẩn bị đầu tư và thực hiện đầu tư, vì dự án xây dựng cảng nội địa Lào Cai đang trong quá trình xây dựng (thực hiện đầu tư), chưa hoàn thành để đưa vào vận hành, khai thác cảng nội địa. 1.3.2.1. Giai đoạn chuẩn bị đầu tư. Sau khi có quyết định số 110/QĐ – HĐQT ngày 10/02/2004 của hội đồng quản trị Tổng công ty hàng hải Việt Nam phê duyệt chủ trương đầu tư xây dựng và khai thác cảng nội địa (ICD) Lào Cai do cảng Hải Phòng làm chủ đầu tư; cảng Hải Phòng đã giao cho Công ty cổ phần tư vấn xây dựng công trình hàng hải lập báo cáo nghiên cứu khả thi cho dự án. Ngày 24/09/2007, Hội đồng quản trị Tổng công ty Hàng hải Việt Nam đưa ra quyết định số 935/QĐ - HĐQT về việc chuyển chủ đầu tư dự án “Đầu tư xây dựng và khai thác cảng nội địa (ICD) Lào Cai” từ cảng Hải Phòng sang Công ty cổ phần Vinalines Logistics Việt Nam. Ban đầu dự án dự định có tổng mức đầu tư là 78 tỷ đồng, tổng diện tích là 47.457m2 với công suất từ 29.000 đến 65.000 TEU/năm. Giai đoạn 1 sẽ được tiến hành tư năm 2007- 2008 và đưa vào khai thác quí III năm 2008. Nhưng dựa trên thực tế, Công ty cổ phần xây dựng công trình hàng hải đã lập lại báo cáo nghiên cứu khả thi. Đến ngày 15/1/2009, dự án mới được khởi công xây dựng giai đoạn 1, với tổng vốn đầu tư lớn hơn so với dự kiến ban đầu là 100 tỷ đồng (giai đoạn 1 là 78 tỷ đồng) trên diện tích 13,5 ha, công suất dự kiến là 130.000 đến 300.000 TEU/ năm. Dự án “Đầu tư xây dựng và khai thác cảng nội địa (ICD) Lào Cai” được Công ty cổ phần tư vấn xây dựng công trình Hàng hải lập đảm bảo các nội dung cần thiết sau: - Phần 1: Thuyết minh dự án + Chương I: Những căn cứ xác định sự cần thiết lập dự án xây dựng đầu tư xây dựng cảng nội địa Lào Cai + Chương II: Hình thức đầu tư và tiến trình đầu tư + Chương III: Phương án địa điểm xây dựng + Chương IV: Phương án kỹ thuật công nghệ khai thác + Chương V: Giải pháp quy hoạch mặt bằng + Chương VI: Đánh giá tác động môi trường và phòng chống cháy nổ + Chương VII: Giải pháp xây dựng một số hạng mục công trình + Chương VIII: Tổng mức đầu tư và hiệu quả đầu tư + Chương IX: Tổ chức thực hiện dự án + Chương X: Kết luận, kiến nghị - Phần 2: Thiết kế cơ sở 1.3.2.2. Giai đoạn thực hiện đầu tư. Xin cấp đất và giấy phép xây dựng: Sau khi dự án được Tổng công ty Hàng hải Việt Nam phê duyệt dự án xây dựng cảng nội địa (ICD) Lào Cai, Công ty cổ phần Vinalines Logistics Việt Nam đã tiến hành thực hiện các thủ tục về xin cấp đất và giấy phép xây dựng. Các thủ tục đã tiến hành để được giao đất: + Trong khi tiến hành điều chỉnh lại quy mô dự án, công ty cổ phần Vinalines Logistics Việt Nam cùng với bên tư vấn là Công ty cổ phần tư vấn xây dựng công trình hàng hải xin phép cơ quan quản lý nhà nước tại tỉnh Lào Cai giới thiệu thêm diện tích đất xây dựng. + Xác định chỉ giới đường đỏ các lô đất F9’, F11, F12 ( trước đó đã có 2 lô đất là F9, F10) của khu công nghiệp Đông Phố Mới - tỉnh Lào Cai, phê duyệt phạm vi quy hoạch. + Triển khai quyết định giao đất. Đây là khu đất đã được đền bù, giải phóng, san gạt hoàn chỉnh nên theo quyết định số 751/QĐ – UB ngày 13/12/2004 của UBND tỉnh Lào Cai về mức ban hành mức thu tiền đền bù, san tạo mặt bằng tại Khu công nghịêp Đông Phố Mới thì đơn giá đền bù cho các lô đất này là 9,8USD/m2. Như vậy tổng kinh phí phải nộp trong giai đoạn 1 là 7.441.257.600 đồng (tỷ giá: 1USD = 16.000 đồng). + Sau khi công ty hoàn tất thủ tục nộp tiền, giám đốc sở tài nguyên môi trường tỉnh Lào Cai đã cắm mốc chính thức, bàn giao mốc giới trên bản đồ và ngoài thực địa cho chủ đầu tư. Trình duyệt và phê duyệt thiết kế kỹ thuật, tổng dự toán Sơ đồ 1.6: Quy trình trình duyệt, phê duyệt thiết kế kỹ thuật và tổng dự toán Tổng công ty Hàng hải Việt Nam Phê duyệt Trình duyệt Công ty cổ phần Vinalines Logistics Việt Nam Trình duyệt Tư vấn Ban quản lý dự án có nhiệm vụ lập thiết kế kỹ thuật, tài chính và tổng dự toán; sau đó trình lên Công ty cổ phần Vinalines Logistics Việt Nam, Tổng công ty Hàng hải Việt Nam để chờ được phê duyệt. Công tác đấu thầu. Đấu thầu là một cách thức thực hiện hoạt động mua bán mà trong đó người mua và người bán phải tuân thủ theo các quy định do người/tổ chức quản lý nguồn vốn sử dụng cho hoạt động mua bán này đề ra. Nhờ có hoạt động đấu thầu mà chủ đầu tư tìm được nhà cung cấp sản phẩm có chất lượng và giá cả hợp lý nhất, do đó đảm bảo chất lượng công trình và có thể tiết kiệm chi phí. Trong dự án này, chỉ có 1 gói thầu. Sơ đồ 1.7 : Quy trình tổ chức lựa chọn nhà thầu Lập kế hoạch đấu thầu Tổ chức tư vấn chọn thầu CONINCO Phê duyệt kế hoạch dấu thầu Công ty cổ phần Vinalines Logistics VN Lập hồ sơ mời thầu Tổ chức tư vấn chọn thầu CONINCO Thẩm định và phê duyệt hồ sơ mời thầu Công ty cổ phần Vinalines Logistics VN Tổ chức lựa chọn nhà thầu Tổ xét thầu (do chủ đầu tư lập) Ký kết và thực hiện hợp đồng Công ty cổ phần Vinalines Logistics VN Sau khi báo cáo nghiên cứu khả thi được phê duyệt, công ty cổ phần Vinalines Logistics Việt Nam đã giao cho tổ tư vấn chọn thầu CONINCO lập kế hoạch đấu thầu và hồ sơ mời thầu. Trong đó chỉ có 1 gói thầu xây lắp giai đoạn 1, tổng mức đầu tư là 28.557.718.811 đồng, hình thức đấu thầu là đấu thầu rộng rãi, phương thức là một túi hồ sơ. Sau khi kế hoạch đấu thầu được phê duyệt, công ty đã tiến hành lập tổ chuyên gia xét thầu với sự tham gia thành viên trong công ty và đơn vị tư vấn chọn thầu CONINCO. Hồ sơ mời thầu bao gồm: + Thông báo mời thầu. + Mẫu đơn dự thầu. + Chỉ dẫn đối với các nhà thầu. + Hồ sơ thiết kế kỹ thuật kèm theo bản tiên lượng và chỉ dẫn kỹ thuật. + Dự thảo hợp đồng + Mẫu bảo lãnh dự thầu. + Mẫu bảo lãnh thực hiện hợp đồng Sau khi phát hành hồ sơ mời thầu, tổ xét thầu nhận các hồ sơ dự thầu, mở thầu và đánh giá hồ sơ dự thầu. Và sau thời gian tổ chức đấu thầu rộng rãi gói thầu xây lắp giai đoạn 1 - Cảng nội địa (ICD) Lào Cai, chủ đầu tư công ty cổ phần Vinalines logistics Việt Nam cùng đơn vị tư vấn chọn thầu CONINCO đã quyết định lựa chọn liên danh nhà thầu CJSC – PHT thực hiện gói thầu. Ngày 03-01-2009, tại văn phòng Công ty cổ phần Vinalines logistics Việt Nam đã diễn ra lễ ký hợp đồng kinh tế giữa chủ đầu tư với đại diện liên d._.