Thực trạng và giải pháp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán Kế toán tài sản cố định tại trung tâm thông tin di động khu vực I

i riêng đều không ngoài mục đích bảo toàn và phát triển vốn kinh doanh của doanh nghiệp. Với tỷ trọng đáng kể trong tổng số vốn kinh doanh của doanh nghiệp, việc quản lý và sử dụng TSCĐ có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả sản xuất kinh doanh. Do đó mỗi doanh nghiệp cần có biện pháp khai thác, tận dụng triệt để và phát huy những tiềm năng TSCĐ sẵn có, đồng thời không ngừng đổi mới và hoàn thiện cơ cấu TSCĐ của mình. Trung tâm thông tin di động khu vực I là một đơn vị kinh tế cơ sở trực thuộc Công ty thông tin di động hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh các dịch vụ thông tin di động vì thế TSCĐ phục vụ cho hoạt động kinh doanh của Trung tâm chủ yếu là những thiết bị, máy móc hiện đại phong phú về số lượng, đa dạng về chủng loại và có tầm ảnh hưởng to lớn đến kết quả kinh doanh của Trung tâm. Nhận thức được vị trí quan trọng của TSCĐ đối với Trung tâm, tôi quyết định lựa chọn đề tài: “Thực trạng và giải pháp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán TSCĐ tại trung tâm thông tin di động khu vực I”. Nội dung của chuyên đề kế toán trưởng này bao gồm 2 phần : Phần I: Thực trạng công tác hạch toán kế toán TSCĐ tại trung tâm Phần II: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán TSCĐ tại đơn vị. Mặc dù đã rất nỗ lực nhưng chắc chắn bài viết sẽ không tránh khỏi những thiếu sót nhất định, tôi rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của bạn đọc để bài viết có thể được hoàn thiện hơn!Phần I: Thực trạng công tác hạch toán kế toán TSCĐ tại trung tâm. I) Khái quát chung về trung tâm. 1. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh tại trung tâm Công ty thông tin di động (Tên giao dịch quốc tế là Vietnam Mobile Telecom Services Company, viết tắt là VMS), có trụ sở chính tại 811A đường Giải phóng, quận Hai Bà Trưng, TP Hà Nội. Công ty được thành lập vào ngày 16/04/1993 theo quyết định số 321/QĐ -TCCBLĐ của Tổng cục trưởng Tổng cục Bưu Điện. Quyết định này nêu rõ VMS là doanh nghiệp nhà nước hạch toán độc lập, trực thuộc Tổng Công ty Bưu Chính Viễn Thông Việt Nam. Bước ngoặt lớn trong quá trình phát triển của Công ty thông tin di động VMS được đánh dấu bằng hợp đồng hợp tác kinh doanh BBC (Business Co-operation Contract ) với tập đoàn Comvik của Thụy Điển ngày 19/5/1995 do uỷ ban Nhà nước về hợp tác đầu tư (SCCI) nay là Bộ kế hoạch và đầu tư (MPI) cấp giấy phép số 1242/GP với thời hạn hợp đồng là 10 năm. Công ty có 3 trung tâm trực tiếp vận hành và khai thác mạng thông tin di động thuộc 3 miền khác nhau trên toàn quốc, trong đó trung tâm thông tin di động KVI có tên giao dịch quốc tế VIETNAM MOBILE TELECOM SERVICES CENTRE I trụ sở đặt tại 811A Giải phóng Hà nội chịu trách nhiệm khai thác kinh doanh mạng lưới thông tin di động tại khu vực phía bắc. Trung tâm thông tin di động khu vực I là đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc được phê chuẩn tại quyết định số 253/QĐ-TCCB/ HĐQT ngày 28/09/1996 của Hội đồng quản trị Tổng Công ty BC-VT Việt Nam, được giám đốc Công ty giao nhiệm vụ tổ chức, quản lý, vận hành khai thác và kinh doanh hệ thống thông tin di động, đảm bảo thông tin thông suốt và phát huy hiệu quả hoạt động của mạng lưới, đáp ứng kịp thời nhu cầu thông tin di động của Đảng và Nhà nước, các tổ chức kinh tế, xã hội và nhân dân trong khu vực. 2. Đặc điểm bộ máy tổ chức quản lý tại trung tâm Trung tâm Thông tin di động KVI có mô hình cơ cấu tổ chức theo hình thức trực tuyến với sự chỉ đạo trực tiếp từ Giám đốc Trung tâm xuống các Phòng ban, có các phó giám đốc giúp quản lý các bộ phận. Có thể khái quát mô hình bộ máy tổ chức của trung tâm như sau: Giám đốc trung tâm Phòng TC-HC Phòng KT-TK-TC Phòng KH-BH&MR Phòng CSKH Phòng TTCP Phòng TH-TC Phòng KT-KT Phòng QLĐTXD Đài GSM Phòng KTDVTT Các tổ sản xuất Các tổ thu cước Các tổ kỹ thuật Các cửa hàng ,đội BH Các tổ kỹ thuật Phó giám đốc Phó giám đốc Các đội, tổ 145 Sơ đồ số 1: tổ chức bộ máy của trung tâm thông tin di động KV1 3. Đặc điểm tổ chức hạch toán kế toán tại trung tâm 3.1. Tổ chức bộ máy kế toán tại trung tâm. Mô hình kế toán tại Công ty thông tin di động là mô hình phân tán, tại Công ty cũng như tại trung tâm đều có sổ sách kế toán và bộ máy kế toán (phòng kế toán) tương ứng để thực hiện chức năng, nhiệm vụ kế toán theo phân cấp. Các cửa hàng cũng như đại lý trực thuộc các trung tâm cũng có bộ máy kế toán riêng và theo định kỳ cũng phải lập các báo cáo nội bộ chuyển lên cho phòng kế toán của trung tâm. Có thể khái quát mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại trung tâm KV1 như sau: Sơ đồ số 2: Tổ chức bộ máy kế toán tại trung tâm Kế toán Công ty Kế toán trưởng Công ty Bộ phận tài chính Kế toán hoạt động ở Công ty Bộ phận tổng hợp các trung tâm Bộ phận kiểm tra kế toán Trung tâm KV1 Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán phần hành TSCĐ Kế toán phần hành lao động, tiền lương Kế toán phần hành doanh thu Kế toán các phần hành khác Kế toán phần hành vật tư, hàng hoá 3.2. Tổ chức chứng từ kế toán tại trung tâm. Hiện nay đơn vị đang lập và sử dụng các loại chứng từ kế toán tuân thủ theo mẫu chứng từ mà Bộ Tài Chính đã ban hành theo quyết định số 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 1 tháng 11 năm 1995. Các chứng từ này được in ra từ máy tính thông qua chương trình kế toán máy SUN, căn cứ vào giấy đề nghị thu tiền, chi tiền, hợp đồng mua tài sản cố định, giấy đề nghị xuất vật tư… kế toán phụ trách phần hành sẽ tiến hành kiểm tra các chứng từ gốc đó và nếu hợp lệ, đã có đầy đủ các chữ ký của những người có liên quan thì kế toán phần hành sẽ vào SUN in ra các chứng từ kế toán, chẳng hạn như căn cứ vào giấy đề nghị thu tiền thì sẽ có chứng từ tương ứng là phiếu thu, căn cứ vào kết quả đối soát sản lượng và doanh thu cước thì kế toán doanh thu cước sẽ in ra chứng từ hoá đơn cước điện thoại. 3.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản tại trung tâm Cho đến ngày 31/12/02 trung tâm sử dụng hệ thống tài khoản được ban hành theo quyết định số 1141TC/CĐKT ngày 1/11/95 của Bộ trưởng bộ tài chính 3.4. Hình thức sổ kế toán tại trung tâm: Hiện nay trung tâm KV1 đang áp dụng hình thức sổ kế toán ‘Chứng từ ghi sổ’, do áp dụng hệ thống kế toán máy nên cả sổ chi tiết cũng như sổ tổng hợp đều là những trang sổ tờ rời, tuy nhiên những trang sổ này vẫn tuân thủ theo đúng quy định về sổ sách kế toán do Bộ Tài Chính ban hành. 3.5. Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo tại trung tâm: Do là đơn vị hạch toán phụ thuộc nên trung tâm không lập các báo cáo tài chính mà chỉ lập các báo cáo nội bộ để gửi lên trên Công ty, Công ty sẽ căn cứ vào các báo cáo do trung tâm chuyển lên để lập các báo cáo tài chính. Thẻ TSCĐ Chứng từ ghi sổ lập cho các NV tăng, giảm… TSCĐ. Bảng chi tiết khấu hao TSCĐ Sổ cái các TK 211, 214… Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tăng, giảm TSCĐ Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Chuyển lên Công ty Sơ đồ số 3: Trình tự hạch toán kế toán TSCĐ tại đơn vị II) hạch toán chi tiết TSCĐ tại đơn vị 1. Tại các bộ phận Tại các đơn vị trực thuộc trung tâm sử dụng bảng danh mục các TSCĐ để theo dõi những TSCĐ mà hiện tại đơn vị quản lý và sử dụng. Mỗi trường hợp tăng TSCĐ đều được ghi thêm vào danh mục này (căn cứ vào biên bản giao nhận TSCĐ) và ngược lại mỗi trường hợp giảm TSCĐ tại đơn vị thì TSCĐ đó sẽ bị xoá khỏi danh mục (căn cứ vào biên bản thanh lý, hoặc quyết định xử lý TSCĐ bị mất, bị điều chuyển v.v…). Bảng danh mục TSCĐ tại phòng Kế hoạch bán hàng & Marketing tại thời điểm cuối quý 3 năm 2002 được minh họa như sau: Bảng số 1: Bảng danh mục TSCĐ tại phòng KHBH&M STT Tên TSCĐ Số Seri Bộ phận SD Ngày tháng SD 1 Điều hòa Sanyo T032598 Cửa hàng số 1 7/1995 2 PC Compaq S5 7522 HQS3 Phòng KHBH 8/1995 3 Máy in LQ1170 41F0078335 Phòng KHBH 2/1998 4 PC IBM 300GL 688988R-66 Cửa hàng số 2 5/1999 5 Máy tính Digital TA6270639 Phòng KHBH 3/2000 6 Máy tính Digital TA6270244 Phòng KHBH 11/2000 2. Tại phòng kế toán. Tại phòng kế toán của trung tâm sử dụng thẻ TSCĐ để theo dõi chi tiết từng TSCĐ hiện có tại đơn vị ở tất cả các mặt từ quy cách, đặc điểm TSCĐ đó đến nguyên giá, giá trị khấu hao đã trích và giá trị còn lại của tài sản. Mỗi TSCĐ ở đơn vị đều có một thẻ TSCĐ tương ứng. Thẻ TSCĐ được lập khi phát sinh nghiệp vụ tăng TSCĐ tại đơn vị và thẻ TSCĐ bị huỷ khi phát sinh nghiệp vụ giảm TSCĐ ghi trên đó. Dưới đây là mẫu thẻ TSCĐ tại đơn vị. Trung tâm TTDĐ KVI 811A, đường Giải Phóng, HN Thẻ tài sản cố định Số : 416 Ngày 21 tháng 08 năm 2002 Căn cứ vào biên bản giao nhận TSCĐ số 122 ngày 20 tháng 08 năm 2002 Tên TSCĐ: Máy điều hòa nhiệt độ General Mã TSCĐ: B1DH0408 Số Seri: G785426 Nước sản xuất: Mỹ Năm sản xuất: 1999 Bộ phận sử dụng: Phòng máy tính chủ Năm đưa vào SD: 2002 Công suất thiết kế: 36000 BTU/h Kích thước (mm): W 830 H 296 D 820 Đình chỉ sử dụng TSCĐ ngày….tháng….năm… lý do đình chỉ…. số hiệu chứng từ nguyên giá TSCĐ giá trị hao mòn TSCĐ Ngày, tháng, năm Diễn giải Nguyên giá Năm Giá trị hao mòn Cộng dồn 117 21/8/2002 Mua điều hoà 41.736.429 2002 0 0 Kế toán trưởng Người lập thẻ Nguyễn thị Minh Hà Đoàn Thu Thuỷ TSCĐ của trung tâm bao gồm các tài sản của VMS và tài sản của CIV (do phía tập đoàn Comvik cung cấp). Đối với các tài sản của VMS thì trung tâm thực hiện việc gán cho mỗi tài sản một mã số duy nhất, mã số này có tác dụng cho biết TSCĐ thuộc loại nào (máy móc thiết bị công tác, thiết bị dụng cụ quản lý, phương tiện vận tải…). Đối với các TSCĐ của CIV thì trung tâm chỉ ghi lại số Seri của TSCĐ đó và đánh số tài sản chứ không thực hiện việc mã hóa tài sản như các TSCĐ của VMS. Đồng thời trung tâm cũng chỉ thực hiện việc quản lý và sử dụng tài sản đó chứ không thực hiện việc theo dõi nguyên giá và tính khấu hao các tài sản đó, do đó thẻ tài sản cố định của những tài sản do phía CIV cung cấp thì không có chỉ tiêu mã tài sản và bảng theo dõi nguyên giá, giá trị hao mòn và giá trị còn lại của TSCĐ đó. Đây chính là điểm khác biệt về thẻ TSCĐ giữa TSCĐ của VMS và thẻ TSCĐ của các tài sản do CIV cung cấp. Từ thẻ TSCĐ hàng ngày kế toán TSCĐ tiến hành vào bảng chi tiết khấu hao TSCĐ (xem bảng số 3). Sau đó định kỳ cuối mỗi quý kế toán phần hành TSCĐ lập báo cáo tình hình tăng, giảm TSCĐ cho quý đó. Báo cáo tình hình tăng giảm TSCĐ này được gửi lên trên Công ty để cung cấp các thông tin về TSCĐ tại trung tâm cho lãnh đạo trên Công ty. Do các đặc điểm của tài sản của CIV đã nói ở trên nên đối với các tài sản do phía CIV cung cấp thì báo cáo tình hình tăng giảm TSCĐ chỉ theo dõi về mặt số lượng. Dưới đây là trích dẫn một phần báo cáo tình hình tăng giảm TSCĐ của VMS trong quý 3 năm 2002, được lập vào ngày 10/10/2002. Bảng số 2: Trích dẫn báo cáo tình hình tăng giảm tài sản cố định Quý 3/2002 Tên số hiệu m chứng từ nước n.tháng bộ phận chi tiết năm số tăng trong kỳ số giảm trong kỳ tài sản cố định tài khoản ã số sx sd sd bpsd sd mua sắm x.dựng/n.cấp đ.c khác đ.c t.lý n.bán khác hạng mục nhà chính ttdh a1nt0002 a KCV/2 vn 1999/001 tc- hc phòng tc 25 315,627,000 dh general asg 20a 19500 b1dh0398 b cv794/kt mỹ 2002/007 đài bts nghĩa tân 5 19,931,804 dh general asg 20a 19500 b1dh0399 b cv794/kt mỹ 2002/007 đài bts nghĩa tân 5 19,931,804 dh general asg 20a 19500 b1dh0400 b cv794/kt mỹ 2002/007 đài bts núi trúc 5 19,931,804 dh general asg 20a 19500 b1dh0401 b cv794/kt mỹ 2002/007 đài bts núi trúc 5 19,931,804 dh general asg 20a 19500 b1dh0402 b cv794/kt mỹ 2002/007 đài bts phả lại 5 19,931,804 dh general asg 20a 19500 b1dh0403 b cv794/kt mỹ 2002/007 đài bts phả lại 5 19,931,804 dh general asg 20a 19500 b1dh0404 b cv794/kt mỹ 2002/007 đài bts cầu diễn 5 19,931,804 dh general asg 20a 19500 b1dh0405 b cv794/kt mỹ 2002/007 đài bts ga vinh 5 19,931,804 dh general asg 20a 19500 b1dh0406 b cv794/kt mỹ 2002/007 đài bts bờ hồ 5 19,931,804 dh general asg 20a 19500 b1dh0407 b cv794/kt mỹ 2002/007 đài bts bờ hồ 5 19,931,804 cộng 199,318,040 315,627,000 0 0 dh general 36000 btu b1dh0408 b cv794/kt mỹ 2002/009 tc- hc phòng máy 5 41,736,429 cộng 41,736,429 0 0 máy phát điện sx 20 tyeds b1pd0041 b ý 2002/008 đài bts hilton 7 130,779,079 máy phát điện sx 20 tyeds b1pd0042 b ý 2002/008 đài bts hilton 7 130,779,079 máy phát điện sx 20 tyeds b1pd0043 b ý 2002/008 đài bts hilton 7 130,779,079 cộng 392,337,237 0 0 máy chiếu plus u2-1150 c1dc0002 c mỹ 2002/009 tc-hc phòng hc-th 3 91,455,000 cộng 91,455,000 0 0 toyota zace gl 29s 1081 e1xe0010 e nhật 2002/009 tc-hc tổ xe 6 342,091,238 cộng 342,091,238 0 0 tổng cộng 2,133,875,888 0 0 III. Hạch toán tổng hợp TSCĐ tại đơn vị 1. Các tài khoản sử dụng Đối với các tài khoản thuộc nhóm tài sản để phục vụ cho việc hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến TSCĐ đơn vị vận dụng các tài khoản như trong chế độ kế toán như: TK211, TK213, TK214, TK111, TK112, TK133, TK333…. Do là đơn vị hạch toán phụ thuộc nên trung tâm không có nguồn vốn chủ sở hữu cũng như các nguồn quỹ đầu tư phát triển, quỹ khen thưởng phúc lợi, nguồn xây dựng cơ bản… vì vậy việc kết chuyển nguồn hình thành TSCĐ tại trung tâm sử dụng các tài khoản sau: TK 33634V : Phải trả về vốn đầu tư VMS. Bên Nợ: +) Kết chuyển giá trị khấu hao TSCĐ trong kỳ. +) Điều chỉnh giảm phải trả vốn đầu tư do số vốn đã tạm tăng không được duyệt, hoặc giá trị còn lại của TSCĐ khi thanh lý, nhượng bán, phát hiện thiếu. Bên Có: +) Giá trị TSCĐ do Công ty cấp, do đơn vị mua sắm, nhận điều chuyển từ đơn vị khác và giá trị công trình XDCB do Công ty hoặc đơn vị thực hiện hoàn thành đưa vào sử dụng. +) Điều chỉnh tăng phải trả vốn đầu tư do số vốn được duyệt lớn hơn số đã tạm tăng. Số dư bên Có: Số phải trả về vốn đầu tư TK 33631V : Phải trả về sản xuất kinh doanh VMS. Bên Nợ: +) Kết chuyển các khoản chi hộ Công ty và CIV đã được duyệt quyết toán. +) Kết chuyển số phải trả về vốn đầu tư do mua sắm TSCĐ và XDCB hoàn thành. +) Các khoản tiền đã nộp về Công ty. Bên Có: +) Kết chuyển điều chỉnh số phải trả về vốn đầu tư số đã tạm tăng không được duyệt. Số dư bên Có: +) Số còn phải nộp Công ty. TK 33633V : Phải trả về chi đầu tư Bên Nợ: +) Kết chuyển phần giá trị thiết bị, vật tư nhận từ Công ty khi công trình nghiệm thu bàn giao đưa vào sử dụng. Bên Có: +) Giá trị thiết bị, vật tư nhận từ Công ty để lắp đặt cho công trình XDCB. Số dư bên Có: +) Số phải trả về chi đầu tư (giá trị thiết bị, vật tư nhận từ Công ty lắp đặt công trình còn dở dang). Ngoài ra để phản ánh thu nhập và chi phí của quá trình thanh lý, nhượng bán trung tâm sử dụng các tài khoản: TK 711V- Thu nhập khác VMS (Thay cho TK721) TK 811V- Chi phí khác VMS (Thay cho TK821) 2. Hạch toán tổng hợp tăng TSCĐ. TSCĐ của đơn vị tăng lên do đơn vị được cấp, do điều chuyển từ đơn vị khác, do mua sắm, do công tác XDCB hoàn thành, nghiệm thu bàn giao đưa vào sử dụng, do được biếu tặng… a) TSCĐ tăng do Công ty cấp (hoặc giao), do điều chuyển từ đơn vị khác hoặc được biếu tặng. Ví dụ vào ngày 23/1/2002 trung tâm được Công ty cấp cho một Anten X-pol panel GSM900 có thời gian sử dụng trong 5 năm với nguyên giá ban đầu là 21.783.375đ và số khấu hao lũy kế là 1.815.280đ. Căn cứ vào các chứng từ có liên quan, kế toán tiến hành lập chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ Số 01 Ngày 23 tháng 01 năm 2002 Ngày Số CT Diễn giải tài khoản tiền nợ tiền có 23/01/02 Nhận Anten do Công ty cấp 211 21.783.375 33634V 19.968.095 2141 1.815.280 Cộng 21.783.375 21.783.375 Người lập biểu kế toán trưởng Đoàn Thu Thuỷ Nguyễn thị Minh Hà b) TSCĐ tăng do mua sắm. Vào ngày 20/8/2002 trung tâm mua một máy điều hòa hiệu General trị giá 2.375 USD (đã bao gồm cả VAT 5%), chi phí lắp đặt hoàn chỉnh là 7.500.000, trung tâm đã trả toàn bộ bằng chuyển khoản và đã nhận được giấy báo Nợ số 427 (tỷ giá quy đổi là 1USD =15.285VND). Vào ngày 20/9/2002 trung tâm nhận được quyết định số 1128 từ Công ty phê duyệt quyết toán với số tiền được phê duyệt là 41.736.429 đồng, phần chênh lệch giữa giá trị quyết toán và giá trị quyết toán được duyệt bắt người mua phải bồi thường. Căn cứ vào các giấy tờ, chứng từ có liên quan kế toán tiến hành lập chứng từ ghi sổ Khi đưa máy vào sử dụng kế toán lập chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Số 25 Ngày 20 tháng 08 năm 2002 ngày số CT diễn giải t. khoản tiền nợ tiền có 30/08/02 BN 427 Đưa máy điều hoà vào sử dụng(theo giá tạm tính) 211 41.716.071 133 2.085.804 112 43.801.875 Kết chuyển nguồn 33631V 41.716.071 33634V 41.716.071 Cộng 85.517.946 85.517.946 Người lập biểu kế toán trưởnG Đoàn Thu Thuỷ Nguyễn thị Minh Hà Khi nhận được quyết định phê duyệt giá trị quyết toán của tài sản này, kế toán tiến hành điều chỉnh nguyên giá TSCĐ theo giá trị được phê duyệt: Chứng từ ghi sổ Số 29 Ngày 20 tháng 09 năm 2002 ngày số CT diễn giải t. khoản tiền nợ tiền có 20/09/02 Điều chỉnh chênh lệch nguyên giá TSCĐ 1388V 1.967.091 211 1.967.091 Kết chuyển nguồn 33634V 1.967.091 33631V 1.967.091 Cộng 3.934.182 3.934.182 Người lập biểu kế toán trưởnG Đoàn Thu Thuỷ Nguyễn thị Minh Hà c) TSCĐ tăng do XDCB hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng. Vào ngày 30/7/2002 trung tâm nhận công trình nhà để xe cho CBCNV do xây dựng cơ bản hoàn thành bàn giao vào sử dụng với tổng giá trị quyết toán là 315.627.000đ, trung tâm đã thanh toán toàn bộ cho bên B bằng chuyển khoản và đã nhận được giấy báo Nợ số 323.Vào ngày 17/8 trung tâm nhận được quyết định số 1126 phê duyệt số tiền quyết toán là 315.627.000đ và số dự toán được duyệt là 320.570.000đ. Căn cứ vào các giấy tờ, chứng từ có liên quan kế toán tiến hành lập chứng từ ghi sổ Trước khi nhận được quyết định phê duyệt quyết toán kế toán tiến hành vào chứng từ ghi sổ như sau: Chứng từ ghi sổ Số 19 Ngày 30 tháng 07 năm 2002 ngày số CT diễn giải t. khoản tiền nợ tiền có 30/07/02 Đưa nhà để xe vào sử dụng (theo giá tạm tính) 211 315.627.000 2412 315.627.000 BN 323 Thanh toán với nhà thầu 2412 315.627.000 112 315.627.000 Kết chuyển nguồn 33631V 315.627.000 33634V 315.627.000 Cộng 946.881.000 946.881.000 Người lập biểu kế toán trưởng Đoàn Thu Thuỷ Nguyễn thị Minh Hà Khi nhận được quyết định phê duyệt quyết toán, do giá trị quyết toán được phê duyệt bằng giá trị quyết toán trên thực tế nên kế toán không phải điều chỉnh nữa mà về sau chỉ xoá chi tiết ‘theo giá tạm tính’ khi tiến hành vào sổ cái tài khoản 211. 3. Hạch toán tổng hợp giảm TSCĐ . TSCĐ của đơn vị giảm do nhượng bán, thanh lý, mất mát, phát hiện thiếu khi kiểm kê, điều chuyển cho đơn vị khác, tháo dỡ một số bộ phận… a) Trường hợp nhượng bán, thanh lý TSCĐ Vào ngày 03/06/2002 trung tâm đã tiến hành thanh lý một máy tính Digital nguyên giá 24.264.726đ đã khấu hao hết, số tiền thanh lý thu được bằng tiền mặt là 200.000đ, phiếu thu số 84. Căn cứ vào các chứng từ liên quan kế toán tiến hành lập chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Số 12 Ngày 04 tháng 06 năm 2002 ngày số CT Diễn giải t. khoản Tiền nợ tiền có 03/06/02 Xóa sổ TSCĐ đã thanh lý 214V 24.264.726 211V 24.264.726 PT 84 Phản ánh thu nhập từ thanh lý 111 200.000 711V 200.000 Cộng 24.464.726 24.464.726 Người lập biểu kế toán trưởng Đoàn Thu Thuỷ Nguyễn thị Minh Hà b) Trường hợp kiểm kê phát hiện TSCĐ bị thiếu, mất Căn cứ vào biên bản kiểm kê TSCĐ vào đầu quý 3 năm 2002, trung tâm phát hiện có một máy vi ba của đài số 3 bị mất, nguyên giá của TSCĐ này là 45.409.000đ, đã thực hiện khấu hao được 36.327.200đ, Công ty đã có quyết định xử lý bắt đài phải bồi thường phần giá trị còn lại của thiết bị này. Căn cứ vào các chứng từ có liên quan, kế toán tiến hành lập chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Số 17 Ngày 02 tháng 07 năm 2002 Ngày Số CT Diễn giải tài khoản tiền nợ tiền có 2/7/02 Mất máy vi ba 214 36.327.000 13888V 9.082.000 211 45.409.000 Kết chuyển nguồn 33634V 9.082.000 33631V 9.082.000 Cộng 54.091.000 54.091.000 Người lập biểu kế toán trưởng Đoàn Thu Thuỷ Nguyễn thị Minh Hà Cuối kỳ kế toán căn cứ vào các chứng từ ghi sổ để vào sổ cái tài khoản 211 Dưới đây là trích dẫn một phần của sổ cái tài khoản 211, năm 2002 Sổ cái Năm 2002 Tài khoản 211 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ 20.368.463.000 30/01/02 01 23/01/02 Nhận Anten do Cty cấp 33634V 19.968.095 2141V 1.815.280 ... ... ... ... ... ... ... 28/09/02 12 04/06/02 Thanh lý máy tính Digital 2141V 24.264.726 28/09/02 17 02/07/02 Mất máy vi ba 2141V 36.327.000 13888V 9.082.000 28/09/02 19 30/07/02 Hoàn thành nhà để xe 2412 315.627.000 28/09/02 25 20/08/02 Đưa máy điều hoà vào dùng 133 2.085.804 112 43.801.875 29/9/02 29 20/09/02 Điều chỉnh ng. giá điều hoà 13888V 1.967.091 Cộng phát sinh lũy kế Số dư cuối năm Người lập biểu Kế toán trưởng giám đốc Đoàn Thu Thủy Nguyễn thị Minh Hà Cao Duy Hải Cuối cùng căn cứ vào sổ cái tài khoản 211 kế toán tổng hợp tiến hành lên bảng cân đối số phát sinh cho năm 2002 4. Hạch toán khấu hao TSCĐ. 4.1 Nguyên tắc và phương pháp tính khấu hao TSCĐ tại đơn vị. Như đã trình bày ở trên TSCĐ ở đơn vị bao gồm tài sản của CIV và tài sản của VMS. Đối với những tài sản của CIV thì tại đơn vị chỉ quản lý và sử dụng chứ không theo dõi nguyên giá cũng như tính khấu hao cho các tài sản đó, còn các tài sản VMS là những tài sản của Công ty thì đơn vị chỉ tính khấu hao cho những tài sản nào phục vụ cho hoạt động kinh doanh của mình và mức trích khấu hao được hạch toán vào chi phí kinh doanh trong kỳ, cuối kỳ kế toán nộp số khấu hao đã trích lên trên Công ty chứ không được sử dụng tại trung tâm. Tại đơn vị áp dụng phương pháp tính khấu hao đều theo thời gian. Mức khấu hao Nguyên giá Tỷ lệ khấu hao Nguyên giá TSCĐ phải trích = tài sản cố định ´ bình quân = ---------------------- bình quân năm bình quân năm Số năm sử dụng và Mức khấu hao Mức khấu hao bình quân năm phải trích = -------------------------------------- bình quân tháng 12 Việc trích hoặc thôi trích khấu hao TSCĐ được thực hiện theo nguyên tắc tròn tháng. TSCĐ tăng, giảm, ngừng tham gia vào hoạt động kinh doanh trong tháng, được trích hoặc thôi trích khấu hao từ ngày đầu của tháng tiếp theo. Ví dụ: Một máy UPS Online PW 5119 được trang bị cho phòng TH-HC vào ngày 23/2/02, nguyên giá là 18.153.325đ với thời gian sử dụng dự kiến là 5 năm. Theo phương pháp tính khấu hao tại trung tâm thì giá trị khấu hao của TSCĐ này mỗi năm là: 18.153.325/5 = 3.630.665đ Và giá trị khấu hao được trích mỗi tháng (bắt đầu thực hiện trích từ tháng 3 năm 2002) là: 3.630.325/12 = 302.527đ 4.2. Tài khoản và phương pháp hạch toán khấu hao a)Tài khoản sử dụng Tại đơn vị để theo dõi tình hình hiện có, biến động tăng, giảm khấu hao kế toán sử dụng tài khoản 214 “hao mòn tài sản cố định”. Với tính chất là đơn vị hạch toán phụ thuộc nên trung tâm không sử dụng tài khoản 009 “Nguồn vốn khấu hao cơ bản” để theo dõi tình hình sử dụng vốn khấu hao cơ bản của TSCĐ. Tại đơn vị sử dụng duy nhất TK 154 để tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh mà không thông qua các tài khoản 621, TK 622, TK 627 do đó nếu TSCĐ dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh thì được trích khấu hao thẳng vào TK 154 b)Phương pháp hạch toán khấu hao *) Hạch toán chi tiết Cuối mỗi kỳ kế toán tiến hành lập “Bảng chi tiết khấu hao TSCĐ”, bảng này có tác dụng theo dõi chi tiết không chỉ tình hình biến động của TSCĐ trong kỳ (tài sản hiện có, tăng trong kỳ, giảm trong kỳ) mà còn theo dõi luôn giá trị còn lại, số khấu hao của TSCĐ đó. Dưới đây là trích lược một phần Bảng chi tiết khấu hao TSCĐ tại trung tâm trong quý 3/2002 Bảng số 3: Bảng chi tiết khấu hao tài sản cố định. Quý 3/2002 Tên TSCĐ Mã TSCĐ TGianSD Ngày SD Nguồnvốn Bộ phậnSD Chi tiếtbộ phận SD Số dư đầu kỳ Tăng trong kỳ Giảm trong kỳ Số dư cuối kỳ NG KH GTCL NG KH NG KH NG KH GTCL Cột Antel Bờ Hồ II A1AL001 5 1994/007 TCT Đài BTS Bờ Hồ 44,697,000 44,697,000 0 44,697,000 44,697,000 0 Cột Antel Đồ Sơn A1AL002 5 1997/007 VMS Đài BTS Đồ Sơn 525,056,000 525,056,000 0 525,056,000 525,056,000 0 Cột Antel Từ Liêm A1AL003 5 1994/007 TCT Đài BTS Từ Liêm 528,795,000 528,795,000 0 528,795,000 528,795,000 0 Cột Antel Giáp Bát A1AL004 5 1994/008 TCT Đài BTS Giáp Bát 174,719,000 174,719,000 0 174,719,000 174,719,000 0 Cột Antel Phủ Lỗ A1AL005 5 1995/009 TCT Đài BTS Phủ Lỗ 342,128,351 342,128,351 0 342,128,351 342,128,351 0 Cộng 1,615,395,351 1,615,395,351 0 1,615,395,351 1,615,395,351 0 Nhà trạm BTS Mỹ Vân A1NT001 5 1999/001 TCT Đài BTS Mỹ Vân 13,297,304 10,226,435 3,070,869 511,812 13,297,304 10,738,247 2,559,057 Nhà trạm BTS Chùa Ve A1NT002 5 1999/003 VMS Đài BTS Chùa Ve 182,050,037 123,748,914 58,301,123 8,745,168 182,050,037 132,494,082 49,555,955 Nhà trạm BTS CT-in A1NT003 5 1998/002 TCT Đài BTS CT-in 68,535,860 59,695,081 8,840,779 3,788,905 68,535,860 63,483,986 5,051,874 Nhà trạm BTS Đồ Sơn A1NT004 5 1997/006 VMS Đài BTS Đồ Sơn 36,901,244 36,901,244 0 36,901,244 36,901,244 0 Nhà trạm BTS Gia Lâm A1NT005 5 1999/004 VMS Đài BTS Gia Lâm 170,012,764 109,596,852 60,415,912 8,630,844 170,012,764 118,227,696 51,785,068 Nhà trạm BTS Hà Tĩnh A1NT006 5 1998/011 TCT Đài BTS Hà Tĩnh 23,664,391 18,258,146 5,406,245 1,013,670 23,664,391 19,271,816 4,392,575 Nhà trạm BTS Hòn Gai A1NT007 5 1996/011 VMS Đài BTS Hòn gai 9,609,950 9,609,950 0 9,609,950 9,609,950 0 Nhà trạm BTS Liên Trì A1NT008 5 1998/005 TCT Đài BTS Liên Trì 73,506,742 61,342,666 12,164,076 73,506,742 64,991,890 8,514,852 Nhà trạm HNMR A1NT068 5 1995/009 VMS Đài Đài 145,871,000 145,871,000 0 145,871,000 145,871,000 0 cộng 723,449,292 575,250,288 148,199,004 723,449,292 601,589,911 121,859,381 Antenna OMNI 900Mhz B1AL001 5 2001/004 VMS Đài VP809G. Phóng 16,382,615 4,095,658 12,286,957 819,130 16,382,615 4,914,788 11,467,827 Antenna OMNI 900Mhz B1AL002 5 2001/004 VMS Đài VP809G. Phóng 16,382,615 4,095,658 12,286,957 819,130 16,382,615 4,914,788 11,467,827 Antenna OMNI 900Mhz B1AL003 5 2001/004 VMS Đài VP809G. Phóng 16,382,615 4,095,658 12,286,957 819,130 16,382,615 4,914,788 11,467,827 Antenna OMNI 900Mhz B1AL004 5 2001/004 VMS Đài VP809G. Phóng 16,382,615 4,095,658 12,286,957 819,130 16,382,615 4,914,788 11,467,827 Antenna OMNI 900Mhz B1AL005 5 2001/004 VMS Đài VP809G. Phóng 16,382,615 4,095,658 12,286,957 819,130 16,382,615 4,914,788 11,467,827 Antenna OMNI 900Mhz B1AL006 5 2001/004 VMS Đài VP809G. Phóng 16,382,615 4,095,658 12,286,957 819,130 16,382,615 4,914,788 11,467,827 Cộng 98,295,690 24,573,948 73,721,742 98,295,690 29,488,728 68,806,962 *) Hạch toán tổng hợp Cách tốt nhất để hiểu quá trình hạch toán tổng hợp đối với nghiệp vụ trích khấu hao TSCĐ là xem xét một ví dụ cụ thể: Vào ngày 30/7/2002 trung tâm nhận công trình nhà để xe cho CBCNV do xây dựng cơ bản hoàn thành bàn giao vào sử dụng với tổng giá trị quyết toán là 315.627.000đ, trung tâm đã thanh toán toàn bộ cho bên B bằng chuyển khoản và đã nhận được giấy báo Nợ số 323.Vào ngày 17/8 trung tâm nhận được quyết định số 1126 phê duyệt số tiền quyết toán là 315.627.000đ và số dự toán được duyệt là 320.570.000đ. Thời gian sử dụng dự kiến của nhà để xe này là 20 năm. Đầu tháng 8 trung tâm bắt đầu tiến hành trích khấu hao cho TSCĐ này. Căn cứ vào các chứng từ có liên quan, kế toán tiến hành lập chứng từ ghi sổ: Chứng từ ghi sổ Số 20 Ngày 01 tháng 08 năm 2002 ngày số CT diễn giải t. khoản tiền nợ tiền có 01/08/02 Trích khấu hao nhà để xe 154 1.315.112 2141V 1.315.112 Kết chuyển thanh toán với Công ty 33634V 1.315.112 33631V 1.315.112 Cộng 2.630.224 2.630.224 Người lập biểu kế toán trưởng Đoàn Thu Thuỷ Nguyễn thị Minh Hà Cuối kỳ căn cứ vào chứng từ ghi sổ, kế toán tiến hành vào sổ cái tài khoản 214. Dưới đây là trích dẫn sổ cái TK 214 trong quý 3 năm 2002 Sổ cái Quý 3/2002 Tài khoản 214 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ 12.652.973.465 28/09/02 14 04/07/02 Thanh lý máy tính Digital 211 24.264.726 30/09/02 20 01/08/02 Trích khấu hao nhà để xe 154 2.630.224 30/09/02 21 01/08/02 Mất máy vi ba 211 36.327.000 30/09/02 28 01/09/02 Trích khấu hao máy điều hòa 642 697.246 ... ... ... ... ... ... ... Cộng phát sinh lũy kế Số dư cuối quý Người lập biểu Kế toán trưởng giám đốc 5. Hạch toán sửa chữa thường xuyên TSCĐ tại đơn vị. Ví dụ vào ngày 04/07 năm 2002 phát sinh nghiệp vụ bảo dưỡng các trạm thu phát BTS, chi phí bảo dưỡng phát sinh là 5.650.000đ, căn cứ vào các hóa đơn, chứng từ có liên quan, kế toán tiến hành lập chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Số 13 Ngày 04 tháng 07 năm 2002 ngày số CT diễn giải t. khoản tiền nợ tiền có 04/07/02 PC 226 Bảo dưỡng các trạm BTS của trung tâm 154 5.650.000 111 5.650.000 Kết chuyển thanh toán với Công ty 33634V 5.650.000 154 5.650.000 Cộng 11.300.000 11.300.000 Người lập biểu kế toán trưởng Cuối kỳ, căn cứ vào sổ cái các tài khoản kế toán tiến hành lập bảng cân đối số phát sinh. Phần II: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán TSCĐ tại đơn vị. I. Nhận xét chung về công tác hạch toán kế toán TSCĐ tại đơn vị 1. Ưu điểm Về cơ bản đơn vị đảm bảo thực hiện đúng các quy định chung về phương pháp kế toán TSCĐ theo quy định của hệ thống kế toán doanh nghiệp, và các quy định về quản lý, sử dụng TSCĐ đã được ban hành. Các quy định về sắp xếp, phân loại tài sản, lựa chọn tài khoản sử dụng, trình tự kế toán các nghiệp vụ phát sinh có liên quan đến TSCĐ như tăng, giảm, khấu hao, sửa chữa, nhượng bán, thanh lý TSCĐ… các thông tin kế toán thể hiện trên sổ kế toán và các báo cáo kế toán (kể cả các báo cáo tài chính và quản trị) đều rõ ràng, phản ánh được tương đối chính xác thực trạng TSCĐ tại đơn vị. 1.1. Trên phương diện kế toán chi tiết. Do TSCĐ trong đơn vị rất nhiều và đa dạng về chủng loại nên để quản lý tốt tài ._.