Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu tại kho Tân Cảng của công ty cổ phần kho vận Tân Cảng

o Vận Tân Cảng, không sao chép bất kỳ nguồn nào khác. Tôi hoàn toàn chịu trách nhiệm trước nhà trường về sự cam đoan này. Tp.Hồ Chí Minh, ngày…. tháng …. năm 2010 Tác giả Trần Thị Thúy Oanh iii Lời cảm ơn Trong quá trình nghiên cứu, tìm hiểu để hoàn thành bài Khóa luận Tốt Nghiệp, em xin kính gửi lời cảm ơn đến cô Trần Thị Trang đã tận tình hướng dẫn và giúp em hoàn thành tốt đề tài này. Qua đó, giúp em củng cố và mở rộng kiến thức chuyên ngành đã được trang bị tại trường, vận dụng những kiến thức đã học vào thực tiễn công việc để bước đầu nghiên cứu các hiện tượng kinh tế liên quan đến chuyên ngành Quản Trị Ngoại Thương, đồng thời giúp em có một nền tảng vững chắc cho tương lai sau khi rời khỏi ghế nhà trường. Bên cạnh đó, em cũng xin chân thành cảm ơn Ban giám đốc, các anh chị Phòng Chứng Từ CFS, Các cô chú Phòng Tài Chính Kế Toán, Phòng Hành Chính Quản Trị, Phòng Kế Hoạch Kinh Doanh, Trung Tâm Điều Hành sản xuất…của Công Ty Cổ Phần Kho Vận Tân Cảng. Mọi người đã tạo rất nhiều điều kiện thuận lợi cho em trong thời gian thực tập tại đây. Các anh chị đã hướng dẫn tận tình, chu đáo giúp em tiếp cận với các hoạt động, công việc thực tế không chỉ ở Phòng Chứng từ mà còn ở các Kho, Bãi cũng như cung cấp những tài liệu cần thiết để em hoàn thành tốt chuyên đề này. Trong quá trình thực hiện còn nhiều thiếu sót, em kính mong thầy và quý Công ty đóng góp ý kiến, cũng như giúp em có thể điều chỉnh những sai sót, khuyết điểm để Chuyên đề của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! Trần Thị Thúy Oanh iv CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc --------- NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP Họ và tên sinh viên: Trần Thị Thúy Oanh MSSV: 106401205 Khóa: 2006-2010 Nhận xét của Đơn vị thực tập: ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… Đơn vị thực tập v CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc --------- NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. Giáo viên hướng dẫn vi MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN ........................................................................................................ ii LỜI CÁM ƠN ............................................................................................................ iii NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP .................................................................... iv NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN .......................................................... v MỤC LỤC .................................................................................................................. vi DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT .............................................................................. x DANH MỤC CÁC BẢNG ......................................................................................... xi DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ, BIỂU ĐỐ ...................................................................... xii MỞ ĐẦU ..................................................................................................................... 1 Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN 1.1. Một số vấn đề về giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu ........................................... 3 Định nghĩa về giao nhận và người giao nhận ....................................................... 3 1.1.2. Quyền hạn, nghĩa vụ và trách nhiệm của người giao nhận ......................... 3 1.1.3. Nhiệm vụ các bên tham gia giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu ............... 4 1.1.4. Quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại cảng ............................. 5 1.1.4.1. Đối với hàng xuất khẩu ....................................................................... 5 1.1.4.2. Đối với hàng nhập khẩu ...................................................................... 6 1.2. Tìm hiểu về phương thức gửi hàng lẻ bằng Container (Less than Container Load) 8 1.2.1. Trách nhiệm của các bên liên quan trong phương thức gửi hàng lẻ bằng Container ............................................................................................................... 8 1.2.2. Tổng quát quy trình gửi hàng lẻ bằng Container ........................................ 9 1.3. Một số vấn đề về kho bãi hàng nói chung............................................................ 10 1.3.1. Khái niệm kho bãi .................................................................................. 10 1.3.2. Vai trò của kho bãi .................................................................................. 10 1.3.3. Một số kho thông dụng............................................................................ 10 1.3.4. Chức năng của kho bãi............................................................................ 11 1.3.5. Mối liên hệ giữa kho và các bộ phận khác .............................................. 12 vii 1.3.6. Một số hoạt động chủ yếu tại kho ........................................................... 12 Kết luận chương 1...................................................................................................... 13 Chương 2 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN TẠI KHO - CÔNG TY CỔ PHẦN KHO VẬN TÂN CẢNG 2.1. Giới thiệu khái quát về Công Ty TÂN CẢNG SÀI GÒN (Sai Gon New Port) ............. 14 2.1.1. Tóm lược quá trình hình thành và phát triển............................................. 14 2.1.2. Các ngành nghề kinh doanh ..................................................................... 15 2.2. Giới thiệu khái quát về Công Ty Cổ Phần Kho Vận Tân Cảng ........................... 15 2.2.1. Tóm lược quá trình hình thành và phát triển ........................................... 15 2.2.2. Chức năng và nhiệm vụ ........................................................................... 16 2.2.3. Cơ cấu tổ chức ........................................................................................ 17 2.2.3.1. Chức năng nhiệm vụ từng bộ phận .................................................... 18 2.2.3.2. Nguồn nhân lực và cơ sở hạ tầng của Công Ty ................................. 18 2.2.4. Kết quả hoạt động kinh doanh .............................................................. 20 2.2.4.1. Đánh giá tỉ trọng sản lượng hàng hóa qua kho Tân Cảng của công ty 20 2.2.4.2. Đánh giá chung về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty ........... 21 2.3. Thực trạng hoạt động giao nhận hàng hoá tại kho Tân Cảng - Công Ty Cổ Phần Kho Vận Tân Cảng .................................................................................................... 24 2.3.1. Hệ thống khu kho hàng Tân Cảng ........................................................... 37 2.3.1.1. Tổng quan khu kho hàng Tân Cảng ................................................... 25 2.3.1.2. Lưu kho và phương pháp xếp dỡ, bảo quản hàng hóa trong kho......... 26 2.3.1.3. Quản lý hàng xuất, nhập trong kho .................................................... 27 2.3.2. Quy trình giao nhận hàng hóa tại kho của Công Ty Cổ Phần Kho Vận Tân Cảng ............................................................................................................. 29 2.3.2.1. Tổng quát quy trình giao nhận hàng xuất .......................................... 25 2.3.2.2. Tổng quát quy trình giao nhận hàng nhập .......................................... 33 2.3.3. Chứng từ liên quan đến hoạt động giao nhận hàng hóa tại kho ................ 37 2.3.3.1. Chứng từ liên quan đến hoạt động giao nhận hàng tại kho xuất ......... 37 2.3.3.2. Chứng từ liên quan dến hoạt động giao nhận hàng tại kho nhập ......... 38 viii 2.3.4. Cước phí tác nghiệp tại kho và lưu kho ................................................... 39 2.3.5. Những rủi ro thường xảy ra trong quá trình giao nhận hàng hóa tại kho .. 39 Kết luận chương 2...................................................................................................... 43 Chương 3 GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU TẠI KHO TÂN CẢNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN KHO VẬN TÂN CẢNG 3.1. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại Kho Tân Cảng của Công Ty Cổ Phần Kho Vận Tân Cảng ................... 45 3.1.1. Giải pháp 1: Hạn chế rủi ro do sơ suất của nhân viên ............................. 45 3.1.1.1. Mục tiêu của giải pháp ...................................................................... 45 3.1.1.2. Cách thức thực hiện giải pháp ........................................................... 45 3.1.1.3. Dự kiến hiệu quả giải pháp có thể mang lại ...................................... 46 3.1.2. Giải pháp 2: Điều chỉnh những bất cập trong từng khâu nhằm hoàn thiện quy trình hoạt động giao nhận hàng hóa tại kho ......................................................... 47 3.1.2.1. Mục tiêu của giải pháp ...................................................................... 47 3.1.2.2. Cách thức thực hiện giải pháp ........................................................... 47 3.1.2.3. Dự kiến hiệu quả giải pháp có thể mang lại ...................................... 48 3.1.3. Giải pháp 3: Nâng cao cơ sở hạ tầng, trang thiết bị hệ thống kho hàng ... 50 3.1.3.1. Mục tiêu của giải pháp ...................................................................... 50 3.1.3.2. Cách thức thực hiện giải pháp .......................................................... 50 3.1.3.3. Dự kiến hiệu quả giải pháp có thể mang lại ...................................... 51 3.1.4. Giải pháp 4: Áp dụng công nghệ quét mã vạch trong việc quản lí kho ... 53 3.1.4.1. Mục tiêu của giải pháp ...................................................................... 53 3.1.4.2. Cách thức thực hiện giải pháp ........................................................... 53 3.1.4.3. Dự kiến hiệu quả giải pháp có thể mang lại ...................................... 54 3.1.5. Giải pháp 5: Đào tạo, nâng cao tay nghề cho nhân viên kho hàng và nhân viên Bộ phận chứng từ cùng với nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng ................. 53 3.1.5.1. Mục tiêu của giải pháp ..................................................................... 53 3.1.5.2. Cách thức thực hiện giải pháp .......................................................... 53 ix 3.1.5.3. Dự kiến hiệu quả giải pháp có thể mang lại ..................................... 55 3.2. Một số kiến nghị ................................................................................................ 55 3.2.1. Kiến nghị đối với các hãng tàu .............................................................. 55 3.2.2. Kiến nghị đối với cảng .......................................................................... 55 3.2.3. Kiến nghị đối với các cơ quan chức năng Nhà nước .............................. 55 3.2.4. Kiến nghị đối với Tân Cảng Sài Gòn .................................................... 56 3.2.5. Kiến nghị đối với Đại lý giao nhận ....................................................... 57 3.2.6. Kiến nghị đối với Công ty ..................................................................... 57 Kết luận chương 3...................................................................................................... 58 KẾT LUẬN CHUNG ................................................................................................ 59 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC Phụ lục 1: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty (chi tiết) Phụ lục 2: Quy trình nhập hàng xuất vào kho (mới) Quy trình xuất hàng xuất đóng vào container (mới) Phụ lục 3: Cước phí tác nghiệp tại kho và lưu kho (chi tiết) Phụ lục 4: Các chứng từ liên quan đến hoạt động giao nhận hàng xuất Các chứng từ liên quan đến hoạt động giao nhận hàng nhập x DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết tắt Diễn giải B/L Bill of Lading – Vận đơn đường biển MB/ L Master Bill of Lading – Vận đơn chính HB/L House Bill of Lading – Vận đơn phụ Cont Container D/O Delivery Order – Lệnh giao hàng TEU 1 container 20’ = 1 TEU LCL Less than Container Load – Hàng lẻ FLC Full Container Load – Hàng nguyên container JIT Just – in – time CFS Container Freight Station – Trạm hàng lẻ CY Container Yard – Bãi chứa container ETA Estimated Time of Arrival – Thời gian dự kiến tàu đến CFS Container Freight Station - Trạm thu gom hàng lẻ B/N Booking Note – Hợp đồng lưu khoang TKHQ Tờ khai hải quan DT Doanh thu HQ Hải quan HQGS Hải quan giám sát HH Hàng hóa LN Lợi nhuận SL Sản lượng CH Chủ hàng BPCT Bộ phận chứng từ WMS Hệ thống quản lý kho hàng - Warehouse Management System CMC Phiếu chuyển bãi chờ xuất LNST Lợi nhuận sau thuế LNTT Lợi nhuận trước thuế xi DANH MỤC CÁC BẢNG Bảng 2.1 Lượng lao động của công ty .................................................................... 19 Bảng 2.2 Bảng tóm tắt cơ sở hả tầng và trang thiết bị của công ty .......................... 19 Bảng 2.3 Tỉ trọng sản lượng hàng hóa thông qua kho ............................................ 20 Bảng 2.4 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty .............................................. 22 Bảng 2.5 Quy trình nhập hàng xuất khảu vào kho .................................................. 30 Bảng 2.6 Quy trình xuất hàng đóng vào container .................................................. 31 Bảng 2.7 Quy trình rút hàng nhập từ container vào kho ......................................... 34 Bảng 2.8 Quy trình giao hàng nhập cho người nhận hàng lẻ .................................. 35 Bảng 2.9 Đánh giá các rủi ro có thể xảy ra ............................................................. 43 Bảng 3.1 Hoàn thiện quy trình nhập hàng xuất vào kho ......................................... 48 Bảng 3.2 Hoàn thiện quy trình xuất hàng đóng vào container ................................ 49 xii DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ, BIỂU ĐỒ Sơ đồ 1.1 Quy trình gửi hàng lẻ bằng container ....................................................... 9 Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức của công ty .....................................................................17 Biểu đồ 2.1 Biểu đồ thể hiện sản lượng thông qua kho của công ty .........................21 Biểu đồ 2.2 Biểu đồ thể hiện kết quả hoạt động kinh doanh của công ty .................23 Biểu đồ 2.3 Biểu đồ thể hiện tỉ trọng doanh thu từng dịch vụ của công ty ...............24 Sơ đồ 2.2 Vị trí kho hàng tại Tân Cảng của công ty .............................................. .25 Sơ đồ 2.3 Sơ đồ xếp hàng tại kho hai cửa nhập và xuất ......................................... .27 Sơ đồ 2.4 Sơ đồ luồng hàng xuát.............................................................................30 Sơ đồ 2.5 Sơ đồ luồng hàng nhập ............................................................................40 GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 1 MỞ ĐẦU hương mại quốc tế của Việt Nam đã tăng trưởng nhanh chóng trong vòng 15 năm trở lại đây từ sau khi mở cửa, hội nhập với nền kinh tế thế giới, đặc biệt từ sau khi Việt Nam trở thành thành viên của tổ chức thương mại thế giới (WTO). Giao thương hàng hóa ngày một tăng trưởng, kéo theo sự phát triển mạnh mẽ của dịch vụ kinh doanh kho bãi tại cảng biển. Hiện nay trên 24 tỉnh thành vùng duyên hải Việt Nam có trên 200 cảng biển lớn nhỏ, chỉ riêng hệ thống cảng biển TP.HCM lượng hàng hóa đã lên tới 50 triệu tấn/ năm, gấp đôi kế hoạch đề ra cho năm 2010. Bất chấp suy thoái kinh tế toàn cầu, lượng hàng hóa ra và vào các cảng miền Nam trong năm qua vẫn tăng hơn 10%. Như vậy tốc độ tăng trưởng hàng hoá qua cảng biển nhanh hơn rất nhiều lần so với tốc độ đầu tư xây dựng. Trong thành tựu chung của hệ thống cảng biển có sự đóng góp to lớn của Tân Cảng Sài Gòn, một cảng lớn mạnh bậc nhất trong cả nước. Hoạt động giao nhận hàng hoá tại kho là một trong những hoạt động chủ chốt của dịch vụ kinh doanh kho bãi tại cảng biển. Nhu cầu xuất nhập khẩu qua hệ thống cảng biển ngày càng tăng, cùng với khả năng quản lý, khai thác chưa đạt hiệu quả của hệ thống cảng và kho bãi của Việt Nam so với các nước có điền kiện tương tự trong khu vực. Do vậy, yêu cầu cấp thiết cần phải đặt ra hiện nay là phải tiếp tục nghiên cứu, cải tiến và hoàn thiện chuẩn hoá các quy trình giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu tại kho bãi hàng, nhằm đưa hoạt động xuất nhập khẩu, đặc biệt là khâu giao nhận tại các kho hàng của Việt Nam gần hơn với pháp luật và thông lệ Quốc tế, nâng cao hiệu quả khai thác dịch vụ kinh doanh kho bãi và khả năng cạnh tranh, đáp ứng nhu cầu xuất khẩu hàng hoá ngày càng tăng qua hệ thống cảng biển Việt Nam. Hơn 20 năm xây dựng và trưởng thành Công ty Tân cảng Sài Gòn đã trở thành thương hiệu mạnh trong lĩnh vực khai thác cảng - “Nhà khai thác cảng container hàng đầu Việt Nam”. Và sự ra đời của Công ty Cổ phần Kho vận Tân Cảng theo mô hình Công ty mẹ - Công ty con sẽ góp phần mở rộng thêm và phát triển các loại hình dịch vụ trong kinh doanh kho - bãi, xếp dỡ và vận tải.. phấn đấu đưa doanh thu dịch vụ logistics của công ty Tân Cảng từ 18% hiện nay lên 40-50% vào năm 2015. Do đó đòi hỏi Công ty cổ phần Kho vận Tân Cảng phải cố gắng chủ động triển khai hàng loạt các giải pháp, biện pháp quản lí điều hành sản xuất, chuẩn hóa quy T GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 2 trình giao nhận tại kho, áp dụng chương trình quản lí kho hàng theo hướng chuyên môn hóa, đưa chất lượng dịch vụ khách hàng đến tầm cao hơn… Qua thời gian thực tập, tìm hiểu và nghiên cứu về hoạt động giao nhận tại tại kho của Công Ty Cổ Phần Kho vận Tân Cảng, cùng với sự giúp đỡ của các anh chị nhân viên Tổ Chứng từ CFS của công ty, đặc biệt là sự hướng dẫn tận tình của Cô Trần Thị Trang, em đã chọn đề tài “Thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu qủa hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại kho Tân Cảng của Công Ty Cổ Phần Kho Vận Tân Cảng”, đề tài này nhằm tìm hiểu kĩ hơn về hoạt động giao nhận hàng hoá tại kho, và đưa ra một số giải pháp kiến nghị nhằm hoàn thiện hơn nữa hoạt động này của công ty trong thời gian sắp tới, góp phần vào công cuộc phát triển dịch vụ Logictics của Tổng Công ty Tân Cảng Sài Gòn. v Mục tiêu nghiên cứu của đề tài: Tìm hiểu chung về Công ty Tân Cảng Sài Gòn, cũng như tìm hiểu về Công ty Cổ phần Kho Vận Tân Cảng Nghiên cứu những vấn đề cốt lõi của quy trình và thực trạng giao nhận hàng hóa tại kho của công ty, qua đó rút ra những mặt mạnh cũng như những tồn tại chủ yếu trong quy trình giao nhận hàng hoá tại kho, từ đó đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện hơn nữa hoạt động giao nhận tại kho. v Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: Đối tượng: Hoạt động giao nhận hàng Xuất Nhập khẩu tại kho Tân Cảng của Công ty Cổ phần Kho Vận Tân Cảng Phạm vi: Hệ thống kho hàng và quy trình giao nhận hàng hóa tại kho Tân Cảng của Công ty Cổ phần Kho Vận Tân Cảng v Nội dung nghiên cứu: Chương I: Cơ sở lí luận về giao nhận và kho bãi Chương II: Thực trạng hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại kho Tân Cảng của Công Ty Cổ Phần Kho Vận Tân Cảng Chương III: Một số giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu tại kho Tân Cảng của Công Ty Cổ Phần Kho Vận Tân Cảng. GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 3 Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN 1.1. Một số vấn đề về giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu: 1.1.1. Định nghĩa về giao nhận và người giao nhận: Dịch vụ giao nhận được định nghĩa như là bất kỳ loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như cũng như các dịch vụ tư vấn hay có liên quan đến các dịch vụ trên, kể cả các vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hoá. Theo luật thương mại Việt Nam thì Giao nhận hàng hoá là hành vi thương mại, theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hoá nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho người nhận theo sự uỷ thác của chủ hàng, của người vận tải hoặc của người giao nhận khác. Nói một cách ngắn gọn “Giao nhận là tập hợp những nghiệp vụ, thủ tục có liên quan đến quá trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng (người gửi hàng) đến nơi nhận hàng (người nhận hàng). Người giao nhận có thể làm các dịch vụ một cách trực tiếp hoặc thông qua đại lý và thuê dịch vụ của người thứ ba khác” 1.1.2. Quyền hạn, nghĩa vụ và trách nhiệm của người giao nhận: v Quyền hạn và nghĩa vụ: Ðiều 167 Luật thương mại quy định, người giao nhận có những quyền và nghĩa vụ sau đây: - Nguời giao nhận được hưởng tiền công và các khoản thu nhập hợp lý khác - Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ của mình theo hợp đồng - Trong quá trình thực hiện hợp đồng, nếu có lý do chính đáng vì lợi ích của khách hàng thì có thể thực hiện khác với chỉ dẫn của khách hàng, nhưng phải thông báo ngay cho khách hàng. v Trách nhiệm: · Khi là đại lý của chủ hàng: Tùy theo chức năng của người giao nhận, người giao nhận phải thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ của mình theo hợp đồng đã ký kết và phải chịu trách nhiệm về: GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 4 - Giao hàng không đúng chỉ dẫn - Thiếu sót trong việc mua bảo hiểm cho hàng hoá mặc dù đã có hướng dẫn. - Chở hàng đến sai nơi quy định, giao hàng không đúng người nhận · Khi là người chuyên chở: Khi là một người chuyên chở, người giao nhận đóng vai trò là một nhà thầu độc lập, nhân danh mình chịu trách nhiệm cung cấp các dịch vụ mà khách hàng yêu cầu. Khi người giao nhận cung cấp các dịch vụ liên quan đến vận tải như đóng gói, lưu kho,.. thì người giao nhận sẽ chịu trách nhiệm như người chuyên chở nếu người giao nhận thực hiện các dịch vụ trên bằng phương tiện của mình. 1.1.3. Nhiệm vụ các bên tham gia giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu: v Nhiệm vụ của Cảng: - Ký hợp đồng bốc dỡ, giao nhận, bảo quản, lưu kho hàng hóa. - Giao hàng xuất khẩu cho tàu và nhận hàng nhập khẩu từ tàu. - Kết toán với tàu về việc giao nhận hàng và lập các chứng từ cần thiết khác để bảo vệ quyền lợi của chủ hàng. - Tiến hành việc bốc dỡ, vận chuyển, bảo quản, lưu kho trong khu vực cảng. - Chịu trách nhiệm về tổn thất gây ra trong giao nhận, vận chuyển, bốc dỡ… v Nhiệm vụ của chủ hàng ngoại thương: - Ký hợp đồng ủy thác giao nhận với cảng, nếu hàng phải thông qua cảng. - Tiến hành giao nhận hàng với tàu, nếu hàng không thông qua cảng, hoặc tiến hành giao nhận hàng với cảng nếu hàng phải qua cảng. - Ký hợp đồng bốc dỡ, vận chuyển, bảo quản, lưu kho hàng với cảng. - Cung cấp các chứng từ cần thiết cho cảng để cảng giao nhận hàng v Nhiệm vụ của Hải quan: - Tiến hành làm thủ tục hải quan, kiểm tra, giám sát, kiểm soát đối với tàu biển và hàng xuất nhập khẩu. - Đảm bảo thực hiện các quy định của Nhà nước về xuất nhập khẩu, về thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu nếu có. GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 5 - Tiến hành các biện pháp phát hiện, ngăn chặn, điều tra và xử lý hành vi buôn lậu, gian lận thương mại, hoặc vận tải trái phép hàng, ngoại tệ, tiền Việt Nam qua cảng biển. Ngoài ra còn có các cơ quan có liên quan làm nhiệm vụ khác nhau như đại lý tàu biển, chủ hàng trong nước… 1.1.4. Quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại cảng: 1.1.4.1. Đối với hàng xuất khẩu: v Nếu hàng xuất khẩu phải lưu kho, bãi của cảng: Việc giao hàng gồm 2 bước: Chủ hàng giao hàng xuất khẩu cho cảng và cảng tiến hành giao hàng cho tàu. · Giao hàng xuất khẩu cho Cảng: - Giao Bản Danh mục hàng (Cargo List) và đăng ký với Phòng điều độ của Cảng để bố trí kho bãi và lập phương án xếp dỡ. - Chủ hàng liên hệ với phòng thương vụ của cảng để ký hợp đồng lưu kho, bốc xếp hàng với cảng. - Lấy lệnh nhập kho báo với Hải quan và kho hàng. - Giao hàng vào kho, bãi cảng. · Cảng giao hàng cho tàu: - Chuẩn bị trước giao hàng cho tàu. + Làm các thủ tục, kiểm nghiệm, kiểm dịch (nếu có), thủ tục hải quan. + Báo cho cảng ngày, giờ dự kiến tàu đến (ETA), chấp nhận thông báo sẵn sàng (NOR) của tàu (đối với hàng được chở chuyến như phân ure, bột mì...). + Giao cho cảng Cargo List để cảng bố trí phương tiện xếp dỡ. + Ký hợp đồng xếp dỡ với cảng. - Tổ chức xếp và giao hàng cho tàu. + Tổ chức vận tải hàng từ kho ra cảng, lấy Lệnh xếp hàng, ấn định số máng tàu, bố trí xe, công nhân và người áp tải hàng nếu cần. + Công nhân cảng tiến hành việc xếp hàng. Hàng được giao cho tàu dưới sự giám sát của đại diện hải quan. Khi giao nhận xong, cảng lấy biên lai thuyền phó (Mater’s Receipt) để lập vận đơn đường biển đã xếp hàng. GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 6 + Sau khi xếp hàng lên tàu, cảng sẽ lập Biên bản tổng kết xếp hàng lên tàu và cùng ký xác nhận với tàu. - Lập bộ chứng từ thanh toán dựa vào hợp đồng mua bán và L/C. - Thông báo cho người mua về việc giao hàng và mua bảo hiểm cho hàng nếu bán theo CIF hoặc CIP. - Thanh toán các chi phí cần thiết cho cảng: chi phí bốc hàng, vận tải, bảo quản, lưu kho… - Tính toán tiền thưởng phạt xếp dỡ nếu có, khi hàng được chở bằng tàu chuyến, còn tàu chợ thì không. v Nếu hàng xuất khẩu được đóng trong container: · Nếu gởi hàng nguyên/ nhận nguyên (FCL/FCL): - Chủ hàng thực hiện việc lưu container với hãng tàu. - Sau khi đăng ký Booking note, hãng tàu sẽ cấp Lệnh giao vỏ container để cho chủ hàng mượn và giao phiếu đóng gói (P/L) và Seal (dấu niêm phong). - Chủ hàng lấy container rỗng về địa điểm đóng hàng của mình. - Mời đại diện hải quan kiểm định hàng và giám sát hàng đóng vào container. Sau đó, hải quan sẽ niêm phong và kẹp chì container. - Giao container cho tàu tại bãi chứa container (CY) hoặc hải quan Cảng trước khi hết thời gian quy định (Closing time) của từng chuyến tàu. - Sau khi xếp hàng lên tàu xong, chủ hàng mang Biên lai thuyền phó đổi lấy vận đơn hoàn hảo, đã xếp hàng. · Nếu gởi hàng lẻ, nhận lẻ (LCL/LCL): - Chủ hàng gởi Booking Note cho hãng tàu hoặc đại lý của hãng tàu và thỏa thuận với hãng tàu về thời gian, địa điểm giao nhận hàng. - Giao hàng cho người vận tải hoặc đại lý của họ tại Trạm hàng lẻ CFS. - Chủ hàng mời đại diện hải quan để kiểm tra, kiểm hóa, giám sát việc đóng hàng vào container. Sau đó hải quan niêm phong, kẹp chì, chủ hàng hoàn thành thủ tục để bốc container lên tàu và yêu cầu thuyền trưởng cấp vận đơn. - Chủ hàng tập hợp bộ chứng từ gởi hàng để được người mua thanh toán tiền 1.1.4.2. Đối với hàng nhập khẩu: v Nếu hàng nhập khẩu phải lưu kho, bãi tại Cảng: GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 7 · Cảng nhận hàng từ tàu: - Tàu hoặc đại lý phải cung cấp cho cảng Bản Lược khai hàng hóa (Cargo Manifest), Sơ đồ hầm tàu để cảng và các cơ quan chức năng khác tiến hành các thủ tục cần thiết và bố trí phương tiện làm hàng. - Cảng và đại diện tàu kiểm tra lại tình trạng hầm tàu trước khi dỡ hàng. - Dỡ hàng và xếp lên phương tiện vận tải để đưa về kho bãi, có sự tham gia của nhân viên giao nhận kiểm đếm, phân loại, kiểm tra về tình trạng hàng và ghi vào Phiếu Kiểm đếm. - Lập Biên bản kết toán nhận hàng (ROROC). Cảng và tàu đều ký vào biên bản kết toán này, xác nhận số lượng hàng thực giao so với Cargo Manifest và Bill of Lading. · Cảng giao hàng cho chủ hàng: - Khi nhận được thông báo tàu đến, chủ hàng phải mang B/L gốc, giấy giới thiệu của cơ quan đến hãng tàu để nhận Lệnh giao hàng (D/O-Delivery Order). Hãng tàu hoặc đại lý giữ lại B/L gốc và trao 3 bản D/O cho ngườ._.i nhận hàng. - Chủ hàng đóng phí lưu kho, phí xếp dỡ và lấy biên lai. - Chủ hàng mang biên lai nộp phí, 3 bản D/O cùng Invoice và Packing List đến Văn phòng quản lý tàu tại cảng đã ký xác nhận D/O và tìm vị trí hàng, tại đây lưu một bản D/O. - Chủ hàng mang 2 bản D/O còn lại đến bộ phận kho vận để làm phiếu xuất kho. Bộ phận này giữ 1 D/O và làm 2 phiếu xuất kho cho chủ hàng. - Làm thủ tục hải quan. Thời hạn hoàn thành thủ tục hải quan là 30 ngày, kể từ ngày hàng đến cửa khẩu ghi trên B/L. - Sau khi hải quan xác nhận “đã hoàn thành thủ tục hải quan”, chủ hàng có thể mang hàng ra khỏi cảng và mang về kho. v Hàng nhập khẩu bằng container: · Nếu là hàng nguyên container (FCL/FCL): - Khi nhận được thông báo hàng đến, chủ hàng mang B/L gốc và giấy giới thiệu của cơ quan đến hãng tàu để lấy D/O. - Chủ hàng mang D/O đến hải quan làm thủ tục và đăng ký kiểm hoá - Lấy phiếu xuất kho và nhận hàng. GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 8 · Nếu là hàng lẻ (LCL/LCL): Chủ hàng mang B/L gốc, hoặc House Bill đến hãng tàu hoặc đại lý của người gom hàng để lấy D/O, sau đó nhận hàng tại CFS và làm các thủ tục như trên. 1.2. Tìm hiểu về phương thức gửi hàng lẻ bằng Container (Less than Container Load): 1.2.1. Trách nhiệm của các bên liên quan trong phương thức gửi hàng lẻ bằng Container: v Trách nhiệm của người gửi hàng: - Vận chuyển hàng từ kho của mình tới kho CFS và giao cho người gom hàng (đại lý giao nhận) và chịu chi phí này. - Chuyển giao cho người gom hàng các chứng từ để làm thủ tục xuất khẩu hàng hoá. - Nhận B/L hoặc House B/L v Trách nhiệm người gom hàng tại cảng xếp: - Nhận hàng tại kho CFS. - Làm thủ tục hải quan để xuất khẩu hàng hoá. - Phân loại hàng hoá, bảo quản hàng hoá tại CFS và giám sát chất xếp hàng hoá vào container rồi niêm phong. - Chịu các chi phí liên quan tới các tác nghiệp gom, đóng hàng theo hợp đồng mà đại lý đã ký kết với cảng. v Trách nhiệm của hãng tàu: - Cung cấp container rỗng trong điều kiện kỹ thuật tốt cho người gửi hàng. - Nhận container có hàng tại bãi chứa ở cảng (CY) quy định trong tình trạng nguyên niêm phong. - Chịu trách nhiệm đối với hàng kể từ khi nhận tới khi giao (CY/CY). v Trách nhiệm của người gom hàng tại cảng dỡ: - Làm thủ tục hải quan để nhận hàng. - Nhận nguyên container về CFS của mình, dỡ hàng đưa vào CFS, trả vỏ container cho đại lý hãng tàu. - Giao lô hàng lẻ cho người nhận hàng tại CFS. GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 9 v Trách nhiệm của người nhận hàng: - Thu xếp giấy phép nhập khẩu và làm thủ tục hải quan cho lô hàng - Xuất trình BL hợp lệ với người gom hàng để nhận hàng tại bãi - Nhận hàng tại CFS và đưa về kho riêng. 1.2.2. Tổng quát quy trình gửi hàng lẻ bằng Container: Sơ đồ 1.1 : Quy trình gửi hàng lẻ bằng container v Chú thích sơ đồ 1. Người gửi hàng giao hàng tại CFS (cho người gom hàng). 2. Người gom hàng cấp cho người gửi vận đơn của người gom hàng (House bill of lading - HB/L). 3. Người gom hàng chất hàng vào container rồi giao nguyên container đã niêm phong cho người đại diện hãng tàu tại CY. 4. Đại lý hãng tàu có thể cấp cho người gom hàng B/L nhận hàng để xếp. 5. Người chuyên chở xếp container xuống tàu. 6. Hãng tàu cấp cho người gom hàng B/L đường biển (Master bill of lading – MB/L). 7. Chuyển HB/L cho người nhận hàng. 8. Người gom hàng tại cảng xếp chuyển MB/L cho đại diện của họ ở cảng dỡ. 9. Dỡ hàng từ tàu lên bờ. 10. Người gom hàng trình MB/L cho đại diện của hãng tàu. GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 10 11. Đại diện của hãng tàu cấp lệnh giao hàng (Delivery Order - D/O) giao nguyên container. 12. Người gom hàng trình D/O cho bộ phận quản lý container ở cảng dỡ. 13. Nhận nguyên container và đưa về CFS. 14. Người nhận hàng trình HB/L cho người gom hàng. 15. Người gom hàng cấp lệnh giao hàng lẻ. 16. Trình lệnh giao hàng lẻ cho bộ phận quản lý hàng. 17. Người nhận nhận hàng tại CFS và đưa về kho riêng. 1.3. Một số vấn đề về kho bãi hàng nói chung : 1.3.1. Khái niệm kho bãi: Kho bãi được xem xét dưới 2 góc độ: - Góc độ kỹ thuật (hoặc hình thái tự nhiên): kho bãi là những công trình dùng để dự trữ, bảo quản các loại vật tư, hàng hoá phục vụ cho quá trình sản xuất, lưu thông một cách liên tục, bao gồm: nhà kho, sân bãi, các thiết bị. - Góc độ kinh tế - xã hội: kho bãi là một đơn vị kinh tế có chức năng và nhiệm vụ dự trữ, bảo quản, giao nhận vật tư, hàng hoá phục vụ cho sản xuất, lưu thông, bao gồm đầy đủ các yếu tố của một quá trình sản xuất, kinh doanh (cơ sở vật chất, kỹ thuật, lao động, các yếu tố môi trường hoạt động khác). 1.3.2. Vai trò của kho bãi: Kho bãi là nơi cất giữ, bảo quản, trung chuyển hàng hoá và có những vai trò quan trọng sau: - Giúp các tổ chức tiết kiệm được chi phí vận tải: nhờ có các tổ chức có thể gom nhiều lô hàng nhỏ thành một lô hàng lớn để vận chuyển một lần. - Tiết kiệm chi phí trong sản xuất: kho giúp bảo quản tốt nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm, giảm bớt hao hụt, mất mát, hư hỏng, giúp cung cấp nguyên vật liệu đúng lúc, tạo điều kiện cho sản xuất tiến hành liên tục, nhịp nhàng… - Giúp vượt qua những khác biệt về không gian và thời gian giữa người sản xuất và người tiêu dùng. - Cung cấp cho khách hàng những sản phẩm đồng bộ, chứ không phải là những sản phẩm đơn lẻ, giúp phục vụ tốt những nhu cầu của khách hàng. 1.3.3. Một số kho thông dụng: GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 11 v Kho thuê theo hợp đồng: Kho thuê theo hợp đồng là một sự lựa chọn mà các công ty có thể quan tâm. Hợp đồng thuê kho là sự thoả thuận giữa bên cho thuê kho và bên đi thuê về nghĩa vụ và quyền lợi của mỗi bên, trong đó bên cho thuê kho sẽ cung cấp những dịch vụ kho bãi theo thoả thuận cho khách hàng và bên đi thuê sẽ thanh toán tiền thuê kho cho bên cho thuê v Kho ngoại quan : Là kho lưu trữ hàng hoá sau: hàng hóa đã làm thủ tục hải quan được gửi để chờ xuất khẩu, hàng hóa từ nước ngoài đưa vào gửi để chờ xuất ra nước ngoài hoặc nhập khẩu vào Việt Nam theo quy định của pháp luật. v Kho CFS: Thực hiện các hoạt động gom hàng lẻ, rồi đóng vào container xuất khẩu, dưới sự giám sát trực tiếp của công chức Hải quan. Kho CFS là trung tâm của quá trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu. Hàng hóa muốn xuất đi hoặc nhập về đều phải thông qua kho CFS. Vì đây là nơi phân loại hàng, đón hàng của nhiều chủ hàng khác nhau để gửi đến cho khách hàng. Đây là cơ sở để giao nhận hàng hóa. v Các loại kho công cộng: Có nhiều loại kho công cộng như: Kho hàng tổng hợp, kho đông lạnh, kho hải quan, kho gửi hàng các nhân, kho đặc biệt, kho hàng rời, kho hàng lỏng. 1.3.4. Chức năng của kho bãi: v Hỗ trợ sản xuất: Vật tư sẽ được vận chuyển về kho nguyên vật liệu của nhà máy theo đơn hàng, hợp đồng đã thỏa thuận trước, theo các phương thức nguyên toa xe hoặc nguyên toa tàu. Hàng được dự trữ tại kho và giao cho bộ phận sản xuất khi có nhu cầu. Kho nguyên vật liệu thường nằm ngay trong nhà máy nên việc cung cấp hàng rất nhanh chóng, tiện lợi. Nhờ có kho đảm bảo vật tư cho sản xuất đúng chất lượng, đủ số lượng, kịp thời gian, giúp sản xuất tiến hành liên tục, nhịp nhàng. v Tổng hợp sản phẩm: Công ty có nhiều nhà cung cấp, mỗi nhà cung cấp sản xuất những loại hàng khác nhau và ở đầu ra công ty cũng có nhiều khách hàng, mỗi khách hàng lại cần những sản phẩm khác nhau được tạo thành từ các nguyên liệu của các nhà cung cấp trên. Theo thỏa thuận, các nhà cung cấp sẽ sử dụng các phương thức giao nguyên toa xe hoặc nguyên toa tàu để đưa hàng về kho trung tâm của công ty. Tại đây hàng hóa sẽ được phân lại, tổng hợp, gia cố theo từng đơn hàng theo yêu cầu của các khách hàng. v Gom hàng: Có những khách hàng cần những lô hàng lớn, mà nhà cung cấp không đủ sức cung ứng đủ hàng cho khách hàng. Cho nên hàng sẽ được vận chuyển GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 12 theo phương thức nguyên toa xe/nguyên toa tàu từ các nhà cung cấp về kho của công ty. Tại kho của công ty, hàng được tập trung từ nhiều nhà cung cấp thành một lô hàng lớn để cung cấp cho khách hàng. v Tách hàng thành nhiều lô nhỏ: Có những khách hàng cần những lô hàng nhỏ, để đáp ứng nhu cầu này, hàng sẽ được đưa từ nhà máy về kho. Tại kho sẽ tiến hành tách lô hàng lớn thành nhiều lô hàng nhỏ, có số lượng, chất lượng phù hợp với nhu cầu của khách hàng và tổ chức vận chuyển đến khách hàng. 1.3.5. Mối liên hệ giữa kho và các bộ phận khác: v Mối liên hệ giữa kho với vận tải: Có thể lập những kho thu gom, tổng hợp hàng hóa gần nguồn cung cấp, tại kho vật tư này sẽ tiến hành gom nhiều lô nhỏ thành một lô lớn, rồi dùng phương tiện đủ lớn thích hợp để vận chuyển đến nhà máy. Tương tự, có thể xây dựng những kho thành phẩm gần thị trường tiêu thụ, sản phẩm sẽ được tập trung lại ở các kho rồi phân ra thành những lô hàng phù hợp với yêu cầu của khách hàng, được vận chuyển bằng những phương tiện thích hợp đến cho khách hàng. Như vậy nhờ bố trí hệ thống kho vật tư và kho thành phẩm hợp lý, người ta có thể tiết kiệm được chi phí vận tải. v Mối liên hệ giữa kho với sản xuất: Nếu sản xuất quy mô nhỏ để theo sát nhu cầu thị trường thì sẽ không có hàng tồn kho, dẫn đến chi phí quản lý kho giảm, nhưng chi phí sản xuất tăng do phải thay đổi trang thiết bị, các yếu tố đầu vào khác. Còn nếu sản xuất với quy mô lớn sẽ dẫn đến tình trạng hàng không bán hết, lượng hàng tồn kho lớn, quay vòng vốn chậm, làm ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh. Do đó, cần phải quan tâm nghiên cứu và cân nhắc kỹ lưỡng để tìm ra lời giải tối ưu. v Mối liên hệ giữa kho với dịch vụ khách hàng: Thị trường luôn biến động và có thể xảy ra những tình thế bất trắc mà con người không thể dự báo hết được. Cho nên để phục vụ khách hàng tốt nhất thì cần có hệ thống kho để lưu trữ hàng hóa, đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng. (Trích lọc: Quản trị Logistics, PGS.TS. Đoàn Thị Hồng Vân, 2006). 1.3.6. Một số hoạt động chủ yếu tại kho: v Nhập hàng: - Chuẩn bị nhập hàng: Chuẩn bị kho chứa; chuẩn bị các thiết bị, dụng cụ để nhận hàng, kiểm tra hàng; chuẩn bị nhân lực. - Tiến hành nhập hàng: Kiểm tra sơ bộ hàng hóa từ phương tiện chở đến; dỡ hàng từ phương tiện xuống; song song tiến hành theo dõi hiện trạng hàng hóa; đối chiếu hóa đơn hoặc các chứng từ gửi hàng khác; tiến hành kiểm tra số lượng, chất GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 13 lượng bằng cách cân, đong, đo, đếm và các phương pháp chuyên môn khác; kiểm tra lại chứng từ gửi hàng; nếu có vấn đề phát sinh (hàng hóa không đúng số lượng, chất lượng, chứng từ sai…) thì cần xử lý kịp thời. Nhập hàng vào kho, nhập số liệu vào máy, vào sổ sách, vào thẻ kho… v Xuất hàng: - Chuẩn bị hàng để xuất: công việc chủ yếu là gom hoặc tách thành những lô hàng phù hợp với đơn đặt hàng của khách hàng; Có thể làm thêm các công việc đóng gói bao bì, dán nhãn…theo yêu cầu. Chuẩn bị chứng từ thủ tục cần thiết để phục vụ cho việc xuất hàng. - Tiến hành xuất hàng: tổ chức giao hàng cho khách hàng hay người chuyên chở, lấy các bằng chứng cần thiết (biên nhận, vận đơn…); nhập số liệu vào máy tính, sổ kho, thẻ kho; điều chỉnh lại số liệu về lượng hàng hóa còn lại trong kho trên máy tính, sổ kho, thẻ kho. v Lưu kho, bảo quản hàng hóa trong kho: Đây là nghiệp vụ quan trọng của kho nhằm: Giữ gìn được đầy đủ số lượng và chất lượng hàng hóa trong kho; Giảm các hư hao, mất mát, góp phần giảm phí lưu thông trong quản lý kho, trên cơ sở đó có thể làm tốt nghiệp vụ xuất, nhập hàng hóa. Nghiệp vụ này gồm những công việc chính như: chất xếp hàng hóa trong kho một cách khoa học và dùng các biện pháp chuyên môn để chăm sóc, bảo quản hàng hóa. Kết luận chương 1 Như vậy, có thể thấy, giao nhận không những có chức năng duy chuyển hàng hóa, làm tăng giá trị hàng hóa mà còn thiết lập mối quan hệ trao đổi buôn bán ngoại thương. Vai trò của nghiệp vụ giao nhận không chỉ giới hạn trong khuôn khổ như người ta nói “kiến trúc sư vận tải” mà còn đóng vai trò khai thác tìm kiếm thị trường, mở rộng thị phần cho hàng hóa Việt Nam gia tăng xuất khẩu. Giao nhận vận tải phát triển tất yếu kéo theo sự phát triển của cơ sở hạ tầng và khoa học kỹ thuật, nhất là cơ sở hạ tầng phục vụ cho ngành vận tải như: hệ thống cầu cảng, sân bay... từng bước nâng cấp xây dựng. Đồng thời những phương tiện phục vụ cho chuyên chở bốc dỡ như: tàu biển, xe cẩu, xe nâng, xe chuyên dụng cũng được cơ giới hóa hiện đại hóa. GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 14 Chương 2 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN TẠI KHO - CÔNG TY CỔ PHẦN KHO VẬN TÂN CẢNG 2.1. Giới thiệu khái quát về Công Ty TÂN CẢNG SÀI GÒN (Sai Gon New Port) Địa chỉ: Đường Điện Biên Phủ, P 22, Q.BìnhThạnh, TP HCM Website: 2.1.1. Tóm lược quá trình hình thành và phát triển: Ngày 13/07/1993, Thủ tướng Chính phủ kí quyết định thành lập Công ty Tân Cảng Sài Gòn Hơn 18 năm xây dựng và phát triển, Công ty đã khẳng định được vị trí, quy mô, tầm nhìn chiến lược của mình phù hợp với điều kiện và đòi hỏi khắt khe của tiến trình hội nhập và thực sự trở thành thương hiệu mạnh trong lĩnh vực khai thác cảng Container, chuyên dụng và kinh doanh các dịch vụ cảng biển tại Việt Nam. Với thị phần hàng hóa container xuất nhập khẩu thông qua cảng chiếm 65% các cảng trong khu vực TP.HCM và 42% thị phần cả nước. Công ty hiện đang dẫn đầu hệ thống Cảng biển Việt Nam về phát triển và khai thác Cảng. Bên cạnh lĩnh vực chủ chốt là điều hành khai thác cảng và các dịch vụ liên quan, Công ty Tân Cảng đã và đang hướng tới đa dạng hoá lĩnh vực kinh doanh với các công ty con chuyên về xây dựng công trình cảng, kinh doanh địa ốc, cao ốc văn phòng cho thuê, kinh doanh du lịch... Công ty Tân Cảng Sài Gòn đã được Chủ tịch nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam phong danh hiệu “Anh hùng lao động thời kỳ đổi mới” năm 2004. Được bình chọn l trong 100 doanh nghiệp tiêu biểu của cả nước năm 2006; Cúp vàng “Thương hiệu và nhãn hiệu" lần thứ II năm 2007; Bằng khen “Người sử dụng lao động tiêu biểu năm 2006 – 2007” của Chủ tịch Phòng Thương mại và công nghiệp Việt Nam (VCCI), giải thưởng “Dịch vụ thương mại hàng đầu 2007- Top Trade Service 2007” do Bộ Thương Mại và Công Nghiệp chủ trì bình chọn. Với phương châm “Đến với công ty Tân Cảng Sài Gòn, đến với chất lượng dịch vụ tốt nhất!”, Cán bộ công nhân viên Công ty Tân Cảng đang ngày càng hòan thiện hơn nữa chất lương dịch vụ luôn xứng đáng với danh hiệu “Nhà khai thác cảng container hàng đầu Việt Nam” GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 15 2.1.2. Các ngành nghề kinh doanh: Công ty Tân Cảng nằm tại cửa ngõ thành phố Hồ Chí Minh, trung tâm của vùng kinh tế trọng điểm phía nam. Bốn cơ sở đang hoạt động của Tân cảng là Cảng Tân Cảng,Tân cảng Cát Lái, ICD - Tân cảng - Sóng Thần và Depot Tân Cảng – Nhơn Trạch nằm gần các khu công nghiệp ở phía Đông Bắc TP.HCM, nơi có 80% sản lượng container XNK của khu vực và được nối với các tỉnh miền tây, miền Đông nam Bộ, các khu chế xuất, khu công nghiệp bằng hệ thống đường quốc lộ, đường cao tốc và đường thủy thuận lợi. v Các ngành nghề kinh doanh: · Dịch vụ Cảng biển, kho bãi · Cảng mở, Cảng trung chuyển · Xây dựng sửa chữa công trình thủy, công nghiệp,dân dụng · Dịch vụ vận tải hàng hóa, đường bộ, đường sông, lai dắt tàu biển · Dịch vụ logistics và khai thuê hải quan · Kinh doanh vận tải đa phương thức quốc tế · Dịch vụ ICD, xếp dỡ, kiểm đếm và giao nhận hàng hóa · Dịch vụ hàng hải và môi giới hàng hải, đại lý tàu biển, đại lý vận tải tàu biển · Dịch vụ cung ứng, vệ sinh và sửa chữa tàu biển · Vận tải và đại lý kinh doanh xăng dầu 2.2. Giới thiệu khái quát về Công Ty Cổ Phần Kho Vận Tân Cảng: 2.2.1. Tóm lược quá trình hình thành và phát triển: Công ty Cổ Phần Kho vận Tân Cảng vừa đựơc thành lập vào 25/01/2010, đây là một trong những công ty thành viên của Tổng Công Ty Tân Cảng Sài Gòn. Tiền thân công ty gồm hai xí nghiệp thành viên của công ty Tân Cảng Sài Gòn là Xí nghiệp Kho bãi Tân Cảng và Xí nghiệp Kho bãi Tân Cảng - Cát Lái. Đồng chí Bùi Quang Huy, Chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm Giám đốc Công ty Cổ Phần Kho vận Tân Cảng, cho biết “Việc Công ty Cổ Phần Kho vận Tân Cảng ra đời không những nằm trong tiến trình đổi mới doanh nghiệp của Đảng, Nhà nước và Quân đội đang tiến hành mà còn là chủ trương trong định hướng chiến lược phát triển của công ty Tân Cảng Sài Gòn theo mô hình công ty mẹ - công ty con, đặc biệt là chiến lược phát triển chuỗi logistics và kế hoạch nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng của Tân Cảng” GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 16 Công ty Cổ Phần Kho vận Tân Cảng mở rộng thêm và phát triển các loại hình dịch vụ trong kinh doanh kho - bãi, xếp dỡ và vận tải, tập trung cung cấp dịch vụ “door-to-door” với chất lượng cao cho các khách hàng, góp phần phấn đấu nâng cao doanh thu dịch vụ logistics của công ty Tân Cảng. Lễ ra mắt tổ chức (25/01/2010) thành công và nhận được đánh giá rất cao từ các đơn vị tham gia cũng như là các khách hàng, tạo tiền đề thuận lợi cho cho công ty Tân Cảng Sài Gòn phát triển kinh doanh trong ngành cung cấp dịch vụ logistics. Công ty chịu sự kiểm tra giám sát của công ty Tân Cảng Sài Gòn về mọi mặt hoạt động, và của cơ quan quản lí Nhà Nước, của Bộ Quốc Phòng khi tiến hành kiểm tra, kiểm toán công ty. Giám đốc Công ty Cổ phần Kho Vận Tân Cảng chịu trách nhiệm pháp l í trước công ty Tân Cảng về tính đúng đắn, hợp pháp của mọi hoạt động liên quan tới công việc sản xuất kinh doanh của công ty. 2.2.2. Chức năng và nhiệm vụ: v Chức năng: Công ty Cổ phần Kho Vận Tân Cảng là một bộ phận của công ty Tân Cảng Sài Gòn nên công ty là một đơn vị sản xuất kinh tế của Bộ tư lệnh Hải Quân –Bộ Quốc Phòng . Đồng thời là một quân cảng để tiếp nhận phương tiện của Quân Đội ra vào,cập bến và xếp dỡ hàng hóa. Ngoài ra, công ty còn hoạt động sản xuất kinh doanh khai thác như một đơn vị kinh tế. v Nhiệm vụ: Tham mưu cho Đảng uỷ, ban giám đốc về công tác quản lí, phương án kinh doanh để khai thác hiệu quả hệ thống cầu cảng, bến bãi, kho hàng. Quản lí và khai thác hệ thống cầu cảng, bến bãi, kho hàng thuộc quyền, các trang thiết bị kĩ thuật được các công ty giao và công ty đầu tư đúng qui định, hợp lí nhằm khai thác có hiệu quả hàng hoá qua Tân cảng. Lập kế hoạch xếp dỡ, giải phóng sà lan, tàu hàng rời, tổ chức giao nhận, bảo quản xếp dỡ hàng hoá tại khu hàng, kho hàng có hiệu quả . Quy hoạch các khu hàng, kho hàng, thực hiện chất xếp, quản lí giao nhận hàng hoá theo quy định nghiệp vụ, thực hiện tốt nhiệm vụ bảo vệ an ninh và quản lí, kiểm soát khu hàng, kho hàng theo quy định. Quản lí, sử dụng và điều hành phương tiện, thiết bị của Cảng, tăng năng suất xếp dỡ, giải phóng sà lan, rút ngắn thời gian giao nhận hàng. GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 17 2.2.3. Cơ cấu tổ chức: Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức của công ty 2.2.3.1. Chức năng, nhiệm vụ từng bộ phận: Ø Ban giám đốc: v Giám đốc: Là thủ trưởng của Công ty Cổ Phần Kho Vận Tân cảng, chịu trách nhiệm trước Đảng ủy, Ban Tổng Giám đốc Quân Cảng Sài Gòn về quản lí, khai thác hệ thống cầu Cảng, khu hàng, kho bãi phục vụ thiết thực cho nhiệm vụ quân sự và sản xuất kinh doanh của Công ty. Quản lí, xây dựng xí nghiệp vững mạnh toàn diện và hoàn thành các nhiệm vụ được giao. Trực tiếp tổ chức, chỉ đạo, quản lí điều hành các mặt hoạt động nhằm chủ động khai thác hiệu quả hệ thống cầu cảng khu bãi hàng, kho hàng. Chịu trách nhiệm về tình hình tài chính và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. v Phó giám đốc: Là phó trưởng của khu kho bãi Tân cảng, chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty, Đảng ủy và ban Tổng Giám Đốc Quân cảng Sài Gòn về lĩnh vực công tác chuyên môn được phân công và kiêm nhiệm phụ trách chính trị Đảng, công tác chính trị của Công ty GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 18 Tham gia cùng giám đốc lập kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch xây dựng Công ty. Trực tiếp chỉ đạo, lập kế hoạch sản xuất hàng tháng. Quản lí và thường xuyên nắm chắc tình hình, tổ chức biên chế lực lượng trang thiết bị kỹ thuật, hệ thống cầu cảng, bãi, kho hàng các phương tiện Ø Một số phòng ban chủ yếu: v Phòng Kế Hoạch – Kinh Doanh: Tham mưu kế hoạch quân sự, sản xuất kinh doanh, công tác đầu tư; môi trường kinh doanh, các đối thủ cạnh tranh, nhu cầu của khách hàng, sản phẩm dịch vụ của Công ty và nghiên cứu, phân tích thị trường đề xuất cải tiến những sản phẩm dịch vụ mới đáp ứng nhu cầu của khách hàng trước mắt và lâu dài. v Phòng Tài Chính – Kế Toán: Tham mưu cho Đảng ủy, Ban Giám đốc và trực tiếp tiến hành các hoạt động nghiệp vụ về xây dựng Công tác tài chính vững mạnh; hoạt động Tài chính – kế toán đúng chính sách, pháp luật, phục vụ thiết thực nhiệm vụ quốc phòng an ninh, khai thác Cảng, đầu tư xây dựng của Công ty. v Phòng Hành Chính Quản Trị: Là một phòng chức năng, chịu trách nhiệm trước Đảng ủy, Ban Giám đốc Công ty về triển khai công tác bảo đảm hậu cần, hành chính; các mặt hoạt động chuyên môn về quản lý công trình, đảm bảo doanh trại; công tác tổ chức, lao động tiền lương, Bảo hiểm xã hội, An toàn lao động của Công ty. v Trung tâm Điều hành sản xuất: Là Trung tâm chỉ huy, phối hợp, điều hành dây chuyền sản xuất của Công ty. Trực tiếp xây dựng và triển khai các phương án xếp dỡ, giao nhận, quản lý hàng hóa, cải tiến quy trình thủ tục giao nhận…Tham mưu cho Đảng ủy, Ban Giám đốc các giải pháp quản lý, khai thác tối đa năng lực Kho bãi, cầu tàu Tân cảng và trang thiết bị phục vụ sản xuất khác của Công ty nhằm không ngừng nâng cao năng lực sản xuất và sức cạnh tranh của Công ty. 2.2.3.2. Nguồn nhân lực và cơ sở hạ tầng của Công Ty: v Nguồn nhân lực của công ty: Công ty hiện có 278 nhân viên gồm lao động hợp đồng và lao động trong biên chế, được thể hiện ở bảng 2.1 như sau: GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 19 Bảng 2.1 Lượng lao động của công ty năm 2009 Trình độ LĐ hợp đồng LĐ trong biên chế Số lượng Tỉ lệ % Số lượng Tỉ lệ % Trên ĐH 1 0.4 % 1 1.7 % ĐH,CĐ 109 49.8 % 31 52.5 % Trung cấp 33 15.1 % 11 18.7 % Phổ thông 76 34.7 % 16 27.1 % Tổng số 219 100 % 59 100 % (Nguồn : phòng Hành chính quản trị ) Công ty thường xuyên phối hợp cùng với phòng Kế Hoạch Kinh Doanh tổ chức mở lớp huấn luyện chuyên môn nghiệp vụ cho người lao động, huấn luyện an toàn lao động, an toàn giao thông. Đặc biệt định kỳ hàng quý mở các lớp giao tiếp ứng xử, học tập kĩ năng giao tiếp với khách hàng, đối tác. v Cơ sở hạ tầng và trang thiết bị của công ty: Do tiếp quản hệ thống cơ sở hạ tầng từ trước giải phóng nên công ty gặp nhiều thuận lợi: diện tích rộng, hệ thống kho bao la và phương tiện vận tải thì không thiếu: Bảng 2.2: Bảng tóm tắt cơ sở hạ tầng và trang thiết bị của công ty MỤC Tổng diện tích toàn cảng ( m2) Bãi container Kho hàng Cẩu Dàn Di Đông Tiền phương TỔNG 440,000 m2 200,800m2 25,200m2 2 MỤC Xe Nâng Hàng Xe Nâng Rỗng Xe Nâng Nhỏ Xe Đầu Kéo TỔNG 6 10 14 22 (Nguồn : Trung tâm điều hành sản xuất) Hiện tại công ty đang có kế hoạch đầu tư mua mới các loại xe nâng hàng và xe đầu kéo, nhằm hỗ trợ tốt nhất công tác giao nhận hàng hóa, góp phần mang lại năng suất lao động nhằm tăng doanh thu cho công ty. GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 20 2.2.4. Kết quả hoạt động kinh doanh: 2.2.4.1. Đánh giá tỉ trọng sản lượng hàng hóa qua kho Tân Cảng của công ty: Sản lượng hàng hóa thông qua kho chính là 1 trong những nguồn thu chính của công ty, nên ta cần phải phân tích sự biến động qua từng năm: Bảng 2.3: Tỉ trọng sản lượng hàng hóa thông qua kho (ĐVT: Tấn, Teu, %) Chỉ tiêu Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 Sản lượng % Sản lượng % Sản lượng % Sản lượng thông qua 296,766.09 100 284,577.84 100 239,442.03 100 Kho hàng nhập 94,021.74 31.68 85,978.01 28.97 68,401.78 28.56 Kho hàng xuất 159,308.2 53.68 163,624.49 55.13 146,131.84 61.03 Kho hàng nội địa 43,436.14 14.64 34975.34 11.88 24,908.41 10.41 Sản lượng CONTAINER 23,792 100 21,348 100 18,167 100 Kho hàng nhập 9,344 31.68 7,366 34.5 5,758 31.69 Kho hàng xuất 12,158 53.68 11,536 54 10,706 62.36 Kho hàng nội địa 2,290 14.64 2,446 11.5 1,703 5.95 (Nguồn: Phòng Tài chính-Kế toán) v Nhận xét: Nhìn vào bảng trên ta thấy: Kho hàng xuất luôn chiếm tỉ trọng lớn nhất trong 3 nhóm kho (>50%): lần lượt qua các năm chiếm 53.68 % (2007), 55.13 % (2008), 61.03 % (2009) Trong khi đó kho hàng nội địa lại chiếm tỉ trọng thấp nhất: 14.61 % (2007), 11.88 % (2008), 10.04 % (2009) Nhìn chung sản lượng cứ giảm là do các năm gần đây, từ khi cầu thủ Thiêm được đưa vào hoạt động thì các tàu có trọng tải lớn khó thể đi qua được nên phải đóng hàng tại Cát Lái, sau đó Tân Cảng lại đưa hàng về bằng sà lan hoặc đường bộ nên tốn thêm khoản phí nữa. Và hiện nay mô hình hoạt động của công ty là sự sát nhập của hai xí nghiệp kho bãi Tân Cảng và Cát Lái, lượng khách hàng quen thuộc chủ yếu là các đại lý đóng hàng xuất, đó cũng có thể là lí do mà công ty luôn đầu tư vào các kho xuất. GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 21 Thông qua bảng thống kê trên ta thấy, Công ty chủ yếu là xuất ngoại, nhập ngoại, nhưng vẫn khai thác hết hệ thống kho của mình, đó là cho thuê kho hàng nội địa làm tăng doanh thu và lợi nhuận. Công ty làm tốt công tác Marketing và các thủ tục giao nhận hàng hoá đơn giản, hợp lý, tiết kiệm thời gian và công sức. Nhân viên kho hàng phối hợp cùng công nhân bốc xếp nhanh chóng đóng rút hàng theo yêu cầu khách hàng làm năng suất làm hàng nâng cao hơn. Từ bảng 2.3 ta có biểu đồ thể hiện sản lượng thông qua kho, giúp cho ta đánh giá một cách khách quan và dể dàng hơn qua sự biến động từng năm: Biểu đồ 2.1: Biểu đồ thể hiện sản lượng hàng hóa thông qua kho của công ty (ĐVT:Tấn) Tuy có sự giảm sút về sản lượng vì chia sẻ sang Cát lái nhưng sản lượng hàng xuất khẩu vẫn cao, và đó luôn là nguồn thu trọng yếu của công ty. Do công ty luôn có một lượng chủ hàng và đại lý quen thuộc tham gia giao nhận tại kho, với hơn 100 đại lí hàng hoá lớn nhỏ của Việt Nam và Quốc tế. Trong đó có những đại lí có sản lượng lớn nhất là Everich Ltd, Globe link Ltd… 2.2.4.2. Đánh giá chung về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty: Là một Công ty mới vừa thành lập từ sự xác nhập hai xí nghiệp kho bãi Tân Cảng và xí nghiệp kho bãi Cát Lát. Do đó bài báo cáo sẽ phân tích số liệu của riêng xí nghiệp kho bãi Tân Cảng 3 năm gần đây để phần nào đánh giá khả năng kinh doanh dịch vụ kho bãi của xí nghiệp. Vì sự xác nhập này nhằm mục đích đưa xí nghiệp vươn lên một tầm cao hơn với mô hình Công ty mẹ - Công ty con, hầu hết nhiệm vụ, chức năng của các kho bãi không hề thay đổi. 0 20,000 40,000 60,000 80,000 100,000 120,000 140,000 160,000 180,000 Kho hàng nhập Kho hàng xuất Kho hàng nội địa 2007 2008 2009 GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 22 Bảng 2.4: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty (ĐVT:VNĐ) S T T CHỈ TIÊU NĂM 2007 NĂM 2008 NĂM 2009 2008/2007 2009/2008 Tuyệt đối Tương đối Tuyệt đối Tương đối A TỔNG DT 90,117,253,393 117,264,133,452 96,815,540,012 27,146,880,059 30.12 -20,448,593,440 -17.44 1 DT bốc xếp hàng - kho 30,609,293,770 35,863,684,216 27,145,419,854 5,254,390,446 17.17 -8,718,264,362 -24.31 2 DT thuê kho 6,092,858,460 5,806,843,360 5,204,038,395 -286,015,100 -4.69 -602,804,965 -10.38 3 DT bốc xếp hàng- bãi 53,146,079,161 70,120,614,736 64,095,815,431 16,974,535,575 31.94 -6,024,799,305 -8.59 4 DT thuê bãi 269,013,001 547,299,114 370,266,332 278,286,113 103,45 -5,102,724,808 -93.23 B CHI PHÍ 62,535,466,986 81,167,795,386 74,579,503,533 18,632,328,400 29.79 -6,588,291,853 -8.12 C LN& PP LN 27,581,776,404 36,096,338,066 22,236,036,479 8,524,561,662 30.92 -13,860,301,587 -38.40 1 Tổng LN trước thuế 27,581,776,404 36,096,338,066 22,236,036,479 8,524,561,662 30.92 -13,860,301,587 -38.40 2 Thuế thu nhập phải nộp 7,722,897,011 10,106,974,659 6,226,090,214 2,384,077,648 30.87 -3,880,884,445 -38.40 3 LN sau thuế 19,858,879,011 25,989,363,408 16,009,973,132 6,130,484,397 30.87 -9,979,390,276 -38.40 (Nguồn: Phòng Tài chính-Kế toán) *Xem chi tiết tại phụ lục 1* Qua bảng 2.4, ta có thể thấy: v Về Doanh thu: - Năm 2008 doanh thu tăng 30.12% so với năm 2007 tương đương 27,146,880,059 đồng. Do công ty đã biết sử dụng nguồn lực hợp lí, lượng khách hàng quen thuộc vẫn luôn trung thành, công ty đã nhanh chóng đầu tư thêm các loại xe đẩy, xe nâng và nâng cấp hệ thống kho…Tuy vậy lượng hàng hóa vẫn không nhiều như những năm trước đó, vì từ năm 2005 cảng Tân Cảng chính thức không còn đón tàu có tải trọng lớn vào làm hàng nữa. - Năm 2009 doanh thu giảm 17.44% so với năm 2008 tương đương 20,448,593,440 đồng. Do chịu áp lực của cuộc khủng hoảng thế giới năm 2009 GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 23 cùng với lượng hàng hoá xuất nhập bằng đường biển phải chia sẻ cho bộ phận kho khu vực cảng Cát Lái và được chuyển lên công ty bằng đường bộ, hoặc đường thủy với tàu có tải trọng nhỏ. v Về Chi phí: - Có thể thấy ngay chi phí năm 2008 tăng 29.79% so với năm 2007, tương đương 18,632,328,400 đồng. Nguyên do cũng vì công ty phải chi ra một lượng lớn để đầu tư vào cơ sở hạ tầng, trang thiết bị phục vụ cho việc xếp dỡ vận chuyển hàng hóa thật linh hoạt. - Do đã đầu tư chi phí vào năm 2008 nên năm 2009 công ty đã giảm được các khoản chi phí như chi phí mua nguyên vật liệu, chi phí khấu hao…Cụ thể chi phí giảm 8.12% tương đương 6,588,291,853 đồng. Phân bổ nguồn lực hợp lí nên chi phí chi lương cho cán bộ công nhân viên cũng giảm. Điều này chứng tỏ trong năm ._.c không quan trọng (chú trọng vào kho xuất), nên quy trình giao nhận hàng hóa tại kho sẽ thay đổi nhằm phù hợp với ý kiến đề ra: · Đối với quy trình giao nhận hàng xuất: Bảng 3.1: Hoàn thiện quy trình nhập hàng xuất khẩu vào kho Bước Quy trình cũ Đề xuất quy trình mới 1 Chủ hàng(CH) đăng kí gửi hàng lẻ với đại lý CH đăng kí gửi hàng lẻ với đại lý 2 CH trình chứng từ cho BPCT CH trình chứng từ cho kho hàng 3 BPCT kiểm tra hồ sơ và cập nhật dữ liệu vào máy, in phiếu nhập Kho hàng kiểm tra chứng từ hợp lệ, số lượng, số khối và cập nhật dữ liệu vào máy sau đó in phiếu nhập kho 4 CH mang chứng từ sang kho để nhập hàng Kho kiểm tra số lượng, số khối và kí lên phiếu nhập CH trình chứng từ cho Hải quan đóng dấu Tại đây, kho tiến hành nhập hàng và kí nhận lên phiếu nhập CH trình chứng từ cho hải quan đóng dấu 5 CH trình chứng từ đã kí xác nhận và đóng dấu cho BPCT CH đóng các phí liên quan CH đóng phí liên quan ngay tại kho ð Nhìn vào bảng 3.1, hướng đề xuất quy trình mới giúp cho khách hàng gọn nhẹ hơn về thủ tục. Từ bước 1 đến bước 5, khách hàng chỉ làm việc với kho hàng mà không cần qua bất kì khâu nào cà, ngay cả Hải quan giám sát kho cũng nằm trong kho hàng. *Quy trình mới sẽ được trình bày chi tiết trong phụ lục 2* GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 49 Bảng 3.2: Hoàn thiện quy trình xuất hàng đóng vào container Bước Quy trình cũ Đề xuất quy trình mới 1 Đại lý đưa lệnh cấp rỗng cho BPCT Đại lý đưa lệnh cấp rỗng và kế hoạch đóng cont cho kho hàng 2 BPCT tiếp nhận lệnh và gửi giấy đến điều độ rỗng Kho tiếp nhận lệnh và gửi giấy đến điều độ rỗng 3 Đại lý gửi kế hoạch đóng cont cho kho Điều độ rỗng tổ chức hạ cont tại vị trí yêu cầu Kho đóng hàng vào cont Kho kí biên bản đóng hàng với đại lý 4 Điều độ rỗng tổ chức hạ cont tại vị trí yêu cầu Hải quan niêm phong cont Chuyển cont về bãi chờ xuất 5 Kho tiếp nhận kế hoạch đóng cont Kho đóng hàng vào cont Kho kí biên bản đóng hàng với đại lý Kho lập phiếu CFS xuất 6 Hải quan niêm phong cont Chuyển cont về bãi chờ xuất 7 Kho nộp biên bản đóng hàng cho BPCT BPCT lập phiếu CFS xuất ð Nhìn vào bảng 3.2, với quy trình mới chỉ gọn nhẹ 5 bước giúp cho khách hàng không phải mất thời gian làm nhiều thủ tục nhiều nhưng vẫn rất chặt chẽ *Quy trình mới sẽ được trình bày chi tiết trong phụ lục 2* · Đối với quy trình giao nhận hàng nhập: Về quy trình giao hàng nhập cho người nhận hàng lẻ thì khá ổn, chỉ có thay đổi là nhiệm vụ của BPCT chuyển vào kho. Quy trình vẫn giữ các bước như vậy. 3.1.2.3. Dự kiến hiệu quả giải pháp có thể mang lại: - Tiết kiệm thời gian cho khách hàng, tạo điều kiện cho nhân viên kho làm được nhiều việc hơn => tăng năng suất, tăng doanh thu và giảm bớt chi phí (chi phí in ấn, xuất hóa đơn, làm thủ tục chuyển giao…) - Giúp cho nhân viên chứng từ trong kho dễ quản lí và tổng kết sản lượng cuối ngày thông qua dữ liệu cập nhật mỗi ngày, cuối tuần sẽ tổng hợp lại gửi cho phòng kế toán GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 50 3.1.3. Giải pháp 3: Nâng cao cơ sở hạ tầng, trang thiết bị hệ thống khu kho hàng: 3.1.3.1. Mục tiêu của giải pháp: - Nâng cao cơ sở hạ tầng và trang thiết bị tạo tiền đề cho sự phát triển vững chãi - Mục đích đem lại sự hài lòng cho khách hàng vì môi trường chuyên nghiệp, cơ sở hiện đại và bảo quản hàng hóa tốt hơn 3.1.3.2. Cách thức thực hiện giải pháp: Do lịch sử để lại, hệ thống kho bãi tiếp quản sau ngày giải phóng được đánh giá là một tài sản lớn, hơn hẳn các địa phương trong cả nước. Do chưa đánh giá đúng mức tầm quan trọng của loại kết cấu hạ tầng này, đánh đồng nó như các loại tài sản khác như nhà ở, nên quản lý kho bãi đơn giản, chồng chéo, lỏng lẻo, thiếu cơ chế chính sách khuyến khích đầu tư phát triển. Chính vì vậy, việc đầu tư vào nó rất quan trọng và không thể thiếu: Nếu như những năm sau này Tân Cảng sẽ quy hoạch và di dời đi nơi khác thì hệ thống kho tất nhiên sẽ được xây mới hoàn toàn, và phải đạt chuẩn Quốc Tế. Song, hiện tại, sự đầu tư xây mới cơ sở hạ tầng là rất hợp lí, vì nhờ điều đó mà hệ thống kho của Công ty sẽ được cải thiện rất nhiều. Hiện nay công nghệ khai thác kho cao tầng sử dụng xe nâng điện đã cho thấy sự hiệu quả và đang được áp dụng một ngày rộng rãi ở TP.HCM. Chính vì vậy, giải pháp cụ thể là: Thứ nhất, kho nên xây thêm kệ để hàng, như vậy sẽ tiết kiệm diện tích rất nhiều, doanh thu lưu kho nhờ vậy cũng sẽ tăng một khoản đáng kể. Hình ảnh một chiếc kệ kiên cố được xếp các pallet hàng luôn khiến khách hàng cảm thấy hài lòng. Vì vậy công ty nên chọn một nhà sản xuất kệ chắc chắn đạt chuẩn, có thể như HAIMY, HL… Một vài hình ảnh cho kệ hàng Pallet như sau: GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 51 Hệ thống kệ Selective được thiết kế sử dụng trong các kho có nhu cầu xuất nhập liên tục, thời gian lưu trữ hàng hóa ngắn hoặc lưu trữ nhiều chủng loại sản phẩm trong cùng một kho. Mỗi tầng kệ trong hệ thống kệ Selective có khả năng chịu tải khoảng 1600 kg/ Pallet. Các ngăn kệ có chiều dài từ 1150mm ÷ 3600mm phụ thuộc hoàn toàn vào Pallet và tải trọng giảm dần theo chiều dài. Kệ Selective cũng dễ điều chỉnh và dễ di dời, thay thế bất kỳ lúc nào. Nó có thể sử dụng hầu hết các loại xe nâng hàng. Thứ hai, nền kho đã được sử dụng mấy chục năm nên hơi cũ kĩ, công ty nên nâng cấp lại hệ thống nền kho. Trang bị thêm các thiết bị thông gió, hệ thống thoát nước…nhiệt kế, ẩm kế (nếu cần thiết) để bảo quản hàng hóa tốt hơn, tránh được những rủi ro đáng tiếc. Đầu tư mua mới các loại xe chở hàng, nâng hàng…thay hết các loại xe cũ kĩ hay hư hại để giảm thiểu rui ro về tai nạn. 3.1.3.3. Dự kiến hiệu quả giải pháp có thể mang lại: Nhân viên kho được lựa chọn trực tiếp vào bất kỳ pallet chứa hàng nào, điều chỉnh khoảng cách các tầng kệ dễ dàng theo nhu cầu sử dụng, thuận lợi cho việc xuất nhập hàng (xuất nhập pallet hàng không cần phải di dời các pallet khác), dễ dàng kiểm tra hàng hoá tồn kho tại bất kỳ vị trí pallet nào, phù hợp với nhiều qui cách, chủng loại, hàng hoá và tải trọng và nhất là tận dụng tối đa không gian kho. Nhờ vậy rất thuận tiện cho hoạt động giao nhận tại kho: - Hàng hóa được bảo quản an toàn. - Bốc dỡ dễ dàng, thuận tiện cho việc quản lý kho. - Khả năng lựa chọn hàng hóa vô cùng đa dạng, tối đa. - Tốc độ xuất hàng - nhập hàng rất nhanh. - Không gian nền tận dụng không nhiều chiếm 30 -> 40% diện tích nền GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 52 Mức độ thỏa mãn hài lòng khách hàng sẽ tăng lên đáng kể vì phong cách chuyên nghiệp nhanh chóng trong khâu giao nhận hàng hóa, nhờ vậy mà doanh thu thuê kho cũng tăng lên và lợi nhuận cũng tăng lên. 3.1.4. Giải pháp 4: Áp dụng công nghệ quét mã vạch trong việc quản lí kho: 3.1.4.1. Mục tiêu của giải pháp: - Giải pháp nhằm khắc phục hạn chế quá trình làm việc thủ công của nhân viên kho hiện nay - Mục dích đem lại sự chuyên nghiệp trong cách quản lí kho, dễ dàng tổng hợp và báo cáo sản lượng cuối ngày 3.1.4.2. Cách thức thực hiện giải pháp: Ông Pieter Hamans, chuyên gia tư vấn vùng châu Á – Thái Bình Dương của Exact Software cho biết những thách thức chính hiện nay trong lĩnh vực quản lý kho bãi là phải thực hiện giao nhận nhanh chóng, chính xác trên cơ sở một hệ thống thông tin được tích hợp giữa các bộ phận vận hành trong một doanh nghiệp và các đối tác bên ngoài (khách hàng và nhà cung cấp). Trong một kho hàng, tất cả mọi thứ đều có thể di động, kể cả con người Hệ thống quản lý kho hàng (Warehouse Management System-WMS) bao gồm các ứng dụng quản lý kho hàng và các thiết bị về mã vạch như máy quét không dây, máy in mã vạch lưu động kết hợp với mạng máy tính không dây sẽ cho phép các thủ kho thấy được tất cả các giao dịch hàng hoá hàng ngày. Quản lý kho hàng 1 cách thích hợp có thể tiết kiệm được cho công ty hàng ngàn USD mỗi tháng. Để quản lí kho thuận tiện và chặt chẽ hơn, thì Hệ thống tích hợp mã vạch trên hàng hóa là một giải pháp tối ưu, thường thì thiết bị phần cứng quét mã vạch có phần mềm tích hợp điều khiển. Những phần mềm này phải tích hợp được với phần mềm quản lý kho bãi (phần mềm của công ty chính là “phần mềm quản lí hàng CFS”) Người tích hợp giải pháp phải nắm rõ quy trình trong kho, từ đó đưa ra giải pháp và kết nối với nhà cung cấp phần cứng. Tất nhiên phần mềm tích hợp mã vạch này sẽ khác với các mã vạch hàng hóa trong siêu thị, hệ thống mã vạch sẽ do công ty đưa ra nhằm giảm bớt khâu ghi chép, nhập dữ liệu của nhân viên kho. Không cần phải nhập dữ liệu rườm rà, chỉ cần một loại máy quét cầm tay thuộc loại đơn giản và rẻ tiền nhất (trên dưới 100 USD) là thích hợp cho chúng ta dùng để kiểm tra các loại mã vạch thông dụng. Cách sử dụng loại máy soi này rất đơn giản, công ty chỉ việc nối dây cáp của nó vào máy tính, nếu máy đọc được, một tiếng "bíp" sẽ báo hiệu và dữ liệu sẽ được đưa vào phần mềm đang mở trên máy vi GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 53 tính. Dữ liệu này chính là mã số ban đầu mà ký hiệu mã vạch đã mã hoá, và dữ liệu này sẽ bao gồm toàn bộ thông tin của chủ hàng, hàng hóa, tàu… Sau này nếu công nghệ mã vạch tiến bộ thì phiếu xuất/ nhập xuất kho được in ra thông qua hệ thống mã vạch rất hữu hiệu và vô cùng tiện lợi. 3.1.4.3. Dự kiến hiệu quả giải pháp có thể mang lại: Khi đưa giải pháp công nghệ cao với ứng dụng mã vạch như vậy sẽ đem lại một số lợi ích cho công ty nói chung và cho hoạt động giao nhận diễn ra tại kho như sau: - Nâng cao hiệu suất công việc - Giảm thiểu thời gian quản lý theo kiểu thủ công - Tăng cường độ chính xác và do đó giảm tiêu cực trong quản lý - Nâng cao tầm vóc của công ty vì luôn biết dẫn đầu về công nghệ, phục vụ nhu cầu khách hàng sẽ tốt hơn nhiều - Nhờ giảm bớt áp lực cho nhân viên kho nên về lâu dài chi phí sẽ giảm 3.1.5. Giải pháp 5: Đào tạo, nâng cao tay nghề cho nhân viên kho hàng và nhân viên Bộ phận chứng từ cùng với nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng 3.1.5.1. Mục tiêu của giải pháp: - Đào tạo và nâng cao tay nghề, trình độ, cách ứng xử của nhân viên để đem lại hiệu quả công việc tốt hơn => góp phần tăng năng suất lao động - Thu hút thêm khách hàng bằng các hình thức khuyến mãi, giảm phí lưu kho, bãi. Nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng thông qua cải tiến công nghệ, qui trình quản lý hàng hóa và thái độ phục vụ của nhân viên. - Giải pháp mong muốn đem lại cho khách hàng sự hài lòng cao về công ty 3.1.5.2. Cách thức thực hiện giải pháp: · Mỗi năm, công ty nên tổ chức các cuộc thi nâng bậc, tức là cuộc thi về kĩ năng nghiệp vụ và lí thuyết. Kết hợp cùng với những theo dõi kiểm tra, bảng chấm công mà có phương pháp đào tạo chuyên sâu hơn cho đội ngũ nhân viên. Cụ thể như sau: - Khuyến khích nhân viên đóng góp ý kiến cho công ty, tùy theo bộ phận và chức trách, họ sẽ có những ý kiến góp ý và phê bình khác nhau. Công ty nên tổng hợp lại, xem xét và có một buổi hội thảo trực tiếp để có những hướng đi mới, khắc phục ưu nhược của công ty. GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 54 - Định kì lập các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ cho nhân viên để củng cố kiến thức và học tập thêm kiến thức mới - Công ty nên để nhân viên kho và nhân viên BPCT luân chuyển công việc với nhau trong một khoảng thời gian nhằm hiểu biết tổng quát về quy trình, để tất cả đều có cái nhìn sâu hơn, rộng hơn về quy trình làm hàng CFS. Mặt khác, sự luân chuyển như vậy · Hoàn thiện hơn dịch vụ khách hàng bằng cách: - Kí hợp đồng thuê kho dài hạn với các chủ hàng, đại lý có lượng hàng nhiều và ổn định. Cần thực hiện chính sách marketing nhất quán và toàn diện trong toàn Cảng như chính sách hoa hồng, chiết khấu theo sản lượng, giảm giá vào những dịp đặc biệt… - Chú ý giá cả của các cảng lớn như SPTC, VICT, Sài Gòn…để có những chính sách giá thật cạnh tranh vì chất lượng đã tốt mà giá cả hợp lí thì khách hàng ai cũng muốn đầu tư. - Hỗ trợ các dịch vụ tra cứu container, đưa ra lịch tàu chi tiết, và bảng giá cước phí lưu hành. Tất cả đều chung mục đích đem đến cho khách hàng sự hài lòng, thỏa mãn bậc nhất - Đề ra chính sách ưu đãi đối với khách hàng, chủ động tìm kiếm khách hàng mới, tổ chức các buổi hội thảo giữa khách hàng và công ty để quảng bá thương hiệu, các dịch vụ mới của doanh nghiệp đến với khách hàng, thu thập những ý kiến của khách hàng để nắm bắt nhu cầu thị trường, từ đó đề ra các giải pháp thực hiện tốt hơn. - Định kì gửi “mail” xin ý kiến đánh giá chất lượng dịch vụ và xin ý kiến đóng góp từ khách hàng để công ty có những cải tiến phù hợp - Những khiếu nại thắc mắc từ phía khách hàng thì đội ngũ tư vấn của công ty phải phúc đáp nhanh chóng và cùng với khách hàng giải quyết - Ngoài ra, vì ở trong cảng quá rộng, công ty nên có thật nhiều bảng chỉ dẫn, những quy trình cụ thể khi có đổi mới để khách hàng mới kịp thời nắm bắt và không làm mất thời gian của khách hàng nhiều - Thái độ lịch sự nhã nhặn của nhân viên là điều mà bất cứ khách hàng nào cũng mong muốn, vì phương châm hàng đầu của Tân Cảng cũng như công ty là “Đến với công ty Tân Cảng Sài Gòn, đến với chất lượng dịch vụ tốt nhất!” GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 55 3.1.5.3. Dự kiến hiệu quả giải pháp có thể mang lại: - Đem lại sự thỏa mãn cho khách hàng trong chất lượng dịch vụ - Tạo quá trình làm việc chuyên môn và rõ ràng hơn - Tránh các áp lực công việc và tạo môi trường làm việc tốt hơn cho nhân viên các phòng ban - Doanh thu tăng lên nhờ các dịch vụ hỗ trợ thu hút được các khách hàng tiềm năng 3.2. Một số kiến nghị: 3.2.1. Kiến nghị đối với các hãng tàu: Cần chủ động thông báo thời gian, lịch trình của tàu, cũng như mọi sự cố xảy ra trong quá trình vận chuyển một cách rõ ràng cho đại lý để đại lý kịp thời thông báo đến khách hàng của mình. Đa số các hãng tàu lớn đều là đối tác lâu năm của công ty, do đó cần có thái độ và cách ứng xử nhiệt tình, đúng mực đối với nhân viên của công ty. 3.2.2. Kiến nghị đối với cảng: Cảng cần đầu tư cơ sở vật chất hạ tầng, từ phương tiện vận tải, xếp dở cho đến máy móc thiết bị trong kho để đảm bảo an toàn cho hàng hóa, đáp ứng nhu cầu phục vụ tại cảng. Đề ra kế hoạch xây dựng hệ thống cảng biển mang tầm cỡ quốc tế tại Việt Nam, nếu làm được điều này thì Việt Nam sẽ có thể trở thành nơi trung chuyển hàng hóa, tạo rất nhiều thuận lợi không chỉ cho cảng mà cho toàn bộ nền kinh tế Việt Nam. Nâng cấp hệ thống thông tin liên lạc để phục vụ cho công việc. 3.2.3. Kiến nghị đối với các cơ quan chức năng Nhà nước: Xây dựng và hiện đại hóa cơ sở hạ tầng giao thông nói chung, hệ thống cầu cảng, bến bãi nói riêng. Việc phát triển tốt hệ thống giao thông sẽ tạo điều kiện cho vận tải đa phương thức phát triển. Chính phủ nên xây dựng các cảng biển tầm cỡ quốc tế tại Hải Phòng hay TPHCM. Nếu Việt Nam không đủ trình độ xây dựng các cảng nước sâu và hiện đại thì ta có thể thực hiện theo cách liên doanh với công ty nước ngoài. Một khi đã xây dựng được hệ thống cảng biển hiện đại thì Việt Nam rất có thể sẽ trở thành trạm trung chuyển lớn của thế giới. GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 56 Xây dựng cơ sở dữ liệu công nghệ thông tin phục vụ cho cộng đồng Hàng Hải Việt Nam và các doanh nghiệp xuất nhập khẩu. Vì hệ thống thông tin của Việt Nam nói chung và ngành Logistics nói riêng còn nhiều bất cập. Các website của các cơ quan chuyên ngành chưa thực sự mạnh, chưa hỗ trợ nhiều cho doanh nghiệp, dữ liệu thông tin còn chưa phong phú, chưa thỏa mãn nhu cầu của khách hàng. Nhiều khi các trang web ở nước ngoài lại chứa đựng nhiều thông tin về Việt Nam hơn là các trang web trong nước… 3.2.4. Kiến nghị đối với Tân Cảng Sài Gòn: Trong những năm trước đây, lợi thế về đường giao thông của công ty Tân Cảng là rất lớn, nhưng từ khi đại lộ Nam Nhà Bè - Bắc Bình Chánh được đưa vào hoạt động, lợi thế giữa các cảng với nhau dần trở lại thế cân bằng. Các cảng Sài Gòn, Tân Thuận, Bến Nghé tăng cường đầu tư trang thiết bị hiện đại vào bậc nhất ở Việt Nam cùng với nhiều hình thức thu hút khách hàng như giảm giá bằng việc giải phóng tàu cẩu bờ nhưng vẫn tính giá cẩu tàu, thanh toán cước phí vận chuyển đường bộ cho khách hàng nào đưa hàng về cảng VICT, trích hoa hồng hậu hĩnh… Với sự đầu tư hợp lý cùng với tốc độ phát triển như hiện nay, các cảng này đã và đang thu hút nhiều chủ hàng, nguồn hàng của Tân Cảng và sẽ là những đối thủ cạnh tranh gay gắt với Tân Cảng trong tương lai. Để cung cấp cho khách hàng nhiều dịch vụ đa dạng với giá trị gia tăng cao, Tân Cảng Sài Gòn cần mạnh dạn đầu tư và mở rộng thêm nhiều dịch vụ trong chuỗi Logistics như: - Gom hàng nhanh tại kho/ Consolidation Docking. - Dịch vụ container treo (dành cho hàng may mặc)/ Hanger Pack Service. - Dịch vụ quét và in mã vạch/ Barcode Scanning and Label Production. Đổi mới trang thiết bị, mua sắm thêm các phương tiện để đáp ứng cho nhu cầu công việc. Đầu tư đúng mức vào hệ thống kho bãi hàng Tân cảng Tạo tiền đề cơ sở vật chất, hệ thống thông tin liên lạc, nhân lực, chuyên môn để phát triển thành một chuỗi hoạt động logistics trong tương lai, phục vụ cho nhu cầu ngày càng tăng và bắt kịp với xu thế chung của thế giới. Quy hoạch hệ thống bãi và kho hàng CFS: Do cảng chủ yếu khai thác Container nên tất cả Container đưa vào bãi sau đó mới rút ruột và đưa vào kho hay giao thẳng khách hàng GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 57 3.2.5. Kiến nghị đối với Đại lý giao nhận: - Phát hành B/N cho khách hàng phải ghi đầy đủ thông tin về tiêu đề, số Booking, cảng chuyển tải, cảng đích, số điện thoại của nhân viên làm hàng tại kho… và mọi thông tin cần thiết khác theo quy định. - Căn cứ vào tính chất của hàng hóa, đại lý phải có trách nhiệm yêu cầu khách hàng đóng gói bằng loại bao bì phù hợp, đảm bảo hàng hóa không bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển, xếp dỡ. - Đại lý hay nhân viên đóng hàng của đại lý tại kho phải cùng với nhân viên kho và Hải quan giám sát kho tiếp nhận hàng vào kho và ký kết các giấy tờ có liên quan đến lô hàng nhập kho, theo như hợp đồng đã ký giữa đại lý và Công ty - Đại lý phải cử đại diện có mặt tại kho để cùng với kho hàng giám sát, kiểm đếm nhập xuất hàng hóa đúng theo kế hoạch. Trực tiếp đứng tại cửa container để thực hiện việc giám sát, kiểm đếm từng lô hàng khi kho bàn giao theo yêu cầu chi tiết như biên bản đóng hàng. 3.2.6. Kiến nghị đối với Công ty: Để phát huy những thế mạnh, khắc phục những tồn tại hiện có, ngoài những giải pháp ở mục 3.1, đề tài xin có vài kiến nghị đến công ty: - Không ngừng trao dồi kiến thức cho nhân viên để hoàn thành công việc nhanh chóng. Thường xuyên nghiên cứu, phân tích các quá trình công tác nghiệp vụ, đưa ra những phương pháp tốt nhất cho từng điểm một, nhằm giảm thiểu các chi phí và thu được hiệu quả cao. - Các bộ phận nên kết hợp chặt chẽ với nhau, hỗ trợ cùng hoàn thành tốt công việc. - Nâng cấp hệ thống kho bãi hàng, container, trang bị thêm các thiết bị xe nâng, đầu kéo…, các thiết bị vi tính văn phòng, hoàn thiện hệ thống máy soi container… - Kho nên mở 02 cửa kho: 01 cửa xuất và 01 cửa nhập. Như vậy sẽ làm cho hoạt động giao nhận hàng hóa sẽ nhanh hơn, đảm bảo ổn định và phát triển nhanh tiến độ giao nhận hàng hóa cho khách hàng, đảm bảo được an ninh cho người và hàng hóa trên cầu tàu. GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 58 Kết luận chương 3 Trong bất kì lĩnh vực nào của nền kinh tế thị trường, để tạo được kết quả tốt, người ta phải không ngừng cải tiến, phát minh ra các phương pháp mới ưu việt hơn, hiệu quả hơn thông qua các giải pháp giảm chi phí và hợp lí hóa các khâu của quá trình đó. Trong lĩnh vực giao nhận cũng vậy, yêu cầu về cắt giảm chi phí và hợp lí hóa ngày càng được đặt ra và người ta không ngừng tìm kiếm các phương thức mới để thực hiện điều đó. Xuất phát từ những điều như thế, công ty đã biết vận dụng các thế mạnh vốn có của mình kết hợp với các yêu cầu của khách hàng để đưa ra một phương án giao nhận, sắp xếp, vận chuyển hàng hóa và chứng từ theo cách mới mang lại nhiều hiệu quả hơn. Tuy nhiên công ty cũng phải khắc phục những hạn chế của mình, và ở chương 3, với ý kiến chủ quan của chủ thể, đã mạnh dạn đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện hơn nữa hoạt động giao nhận hàng hóa tại kho Tân Cảng của công ty, mong rằng đây sẽ là một tư liệu có ích để Công ty tham khảo thêm và đánh giá. GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 59 KẾT LUẬN CHUNG Từ thực tiễn hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty cổ phần Kho Vận Tân Cảng, sau khi tiếp cận và đi sâu nghiên cứu về “Thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu qủa hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại kho Tân Cảng của Công Ty Cổ Phần Kho Vận Tân Cảng”, có thể rút ra được một vài kết luận sau: Thứ nhất, vì trên 90% hàng hóa xuất nhập khẩu của đất nước được vận chuyển bằng đường biển. Do đó, để có thể thúc đẩy mạnh mẽ quá trình lưu thông hàng hóa xuất nhập khẩu, việc phát triển hệ thống cơ sở hạ tầng cảng biển hiện đại và hệ thống dịch vụ giao nhận kho vận hoàn chỉnh được coi là nhiệm vụ cốt yếu. Quy trình giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu đóng vai trò không nhỏ, nếu làm tốt quy trình này thì không những tăng khả năng cạnh tranh, tăng doanh thu, tăng mức độ tăng trưởng của doanh nghiệp mà còn góp phần to lớn trong việc thúc nay giao thương hàng hoá xuất nhập khẩu qua hệ thống cảng biển. Thứ hai, để nâng cao sức cạnh tranh của nền kinh tế Việt Nam trong điều kiện hội nhập kinh tế quốc tế hiện nay, và nâng cao hiệu qủa sản xuất kinh doanh, cạnh tranh với cảng biển các nước trong khu vực thế giới, doanh nghiệp cảng biển Việt Nam nói chung và Công ty Cổ Phần Kho Vận Tân Cảng nói riêng không chỉ phải giải quyết đồng bộ các khâu từ hoạch định chính sách, nâng cao hiệu quả quản lý điều hành, công tác tổ chức nhân sự, marketing, mở rộng quan hệ hợp tác …mà còn phải thường xuyên đổi mới công nghệ, trong đó đặc biệt là không ngừng đổi mới và hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu tại hệ thống kho bãi của Công ty, đây cũng là một trong những nhân tố góp phần đưa công ty Cổ Phần Kho Vận Tân Cảng bắt kịp với công nghệ hiện đại, thực sự hội nhập với kinh tế khu vực và thế giới. Thứ ba, để đổi mới và hoàn thiện quy trình giao nhận hàng xuất nhập khẩu tại hệ thống kho của công ty, Công ty Cổ Phần Kho Vận Tân Cảng không những phải đầu tư quy hoạch, sắp xếp tổng thể hệ thống kho bãi cả về cơ sở hạ tầng và quy mô, mà còn phải đặt ra những giải pháp cụ thể nhằm thu hút khách hàng, hệ thống hoá vị trí sắp xếp hàng hoá trong kho, hoàn chỉnh chứng từ giao nhận và công tác quản lý điều hành, ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý kho hàng nhằm đảm bảo chặt chẽ, chính xác nhưng đơn giản, gọn nhẹ, phù hợp với xu hướng phát triển hiện nay, điều đó không chỉ nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh mà còn góp phần làm tăng khả năng cạnh tranh của công ty. GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 60 Trong quá trình thực hiện đề tài, do thời gian có hạn và điều kiện tiếp cận thực tiễn chưa đủ để có thể đi sâu phân tích đánh giá một cách toàn diện và chính xác hơn về “Hoạt động giao nhận hàng lẻ tại kho Tân Cảng của Công Ty Cổ Phần Kho Vận Tân Cảng”, tuy nhiên đề tài cũng đã mạnh dạn đề cập và nêu ra những vấn đề thực tế hiện nay đang được quan tâm ở các doanh nghiệp cảng biển nói chung và Công ty Tân Cảng nói riêng. Và trong phạm vi cho phép, đề tài cũng xin đề xuất một số các giải pháp - kiến nghị nhằm làm rõ hơn trên cả phương tiện lý thuyết và thực tiễn, với mong muốn góp thêm một tài liệu tham khảo cho lãnh đạo Công ty Tân Cảng nói chung và Công Ty Cổ Phần Kho Vận Tân Cảng nói riêng, giúp công ty có những hoạch định, điều chỉnh và phát triển mạnh mẽ. TÀI LIỆU THAM KHẢO Sách tham khảo: · GS. TS Hoàng Văn Châu (1999), “Vận tải giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu”, NXB Khoa học và Kỹ thuật · Ts. Dương Hữu Hạnh (2004), “Vận tải – Giao nhận quốc tế và Bảo hiểm hàng hải”, Nhà xuất bản Thống kê. · Trường Đại Học Ngoại Thương (2003), “Vận tải và giao nhận trong ngoại thương”, NXB Giao thông vận tải. · Ths. Nguyễn Thanh Tùng (2008), “Giáo trình Vận tải Giao nhận Hàng hóa xuất nhập khẩu”, Nhà xuất bản Thanh Niên. · PGS. TS. Đoàn Thị Hồng Vân (2006), “Quản trị Logistics”, Nhà xuất bản Thống kê. Website: · Tân Cảng: www.saigonnewport.com.vn · Tân Cảng Cái Mép: www.tancangcaimep.com.vn · Việt Ship: www.vietship.vn · Việt Nam Net: vietnamnet.vn/kinhte · Diễn đàn hàng hải: vietmarine.net · Ware House: www.buslog.com/warehouse-logistics/index.html Và một số tài liệu công ty cung cấp PHỤ LỤC 1 KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY S T T CHỈ TIÊU NĂM 2007 NĂM 2008 NĂM 2009 2008/2007 2009/2008 Tuyệt đối Tương đối Tuyệt đối Tương đối A TỔNG DT 90,117,253,393 117,264,133,452 96,815,540,012 27,146,880,059 30.12 -20,448,593,440 -17.44 1 DT bốc xếp hàng - kho 30,609,293,770 35,863,684,216 27,145,419,854 5,254,390,446 17.17 -8,718,264,362 -24.31 2 DT thuê kho 6,092,858,460 5,806,843,360 5,204,038,395 -286,015,100 -4.69 -602,804,965 -10.38 3 DT bốc xếp hàng- bãi 53,146,079,161 70,120,614,736 64,095,815,431 16,974,535,575 31.94 -6,024,799,305 -8.59 4 DT thuê bãi 269,013,001 547,299,114 370,266,332 278,286,113 103,45 -5,102,724,808 -93.23 B CHI PHÍ 62,535,466,986 81,167,795,386 74,579,503,533 18,632,328,400 29.79 -6,588,291,853 -8.12 1 CP nguyên vật liệu 5,304,967,092 4,327,209,677 331,246,359 -977,757,415 -18.43 -3,995,963,318 -92.35 2 CP khấu hao tài sản cố định 16,091,573,208 23,598,955,327 21,804,399,198 7,507,382,119 46.65 -1,794,556,129 -7.60 3 CP lương cán bộ,CNV 20,658,797,294 24,696,318,713 22,839,815,910 4,037,521,419 19.54 -1,856,502,803 -7.52 4 CP BHXH,B HYT,C.Đ 844,598,612 1,001,949,351 1,019,253,715 157,350,739 18.63 17,304,364 1.73 5 CP DV mua ngoài 19,288,144,583 27,338,473,551 28,282,288,127 8,050,328,968 41.74 943,814,576 3.45 6 CP bằng tiền khác 347,386,196 204,888,767 302,500,224 -142,497,429 -41.02 97,611,457 47.64 C LN& PP LN 27,581,776,404 36,096,338,066 22,236,036,479 8,524,561,662 30.92 -13,860,301,587 -38.40 1 Tổng LN trước thuế 27,581,776,404 36,096,338,066 22,236,036,479 8,524,561,662 30.92 -13,860,301,587 -38.40 2 Thuế thu nhập phải nộp 7,722,897,011 10,106,974,659 6,226,090,214 2,384,077,648 30.87 -3,880,884,445 -38.40 3 LN sau thuế 19,858,879,011 25,989,363,408 16,009,973,132 6,130,484,397 30.87 -9,979,390,276 -38.40 (Nguồn: Phòng Tài chính-Kế toán) PHỤ LỤC 2 QUY TRÌNH NHẬP HÀNG XUẤT KHẨU VÀO KHO (MỚI) Trình tự công việc Trách nhiệm Mô tả công việc Chứng từ 1 2 3 4 5 - Chủ hàng - Đại lý giao nhận - Chủ hàng - Kho hàng - Kho hàng - Kho hàng - Chủ hàng - FWD - Chủ hàng (CH) - Chủ hàng liên hệ đại lí đăng kí gửi hàng lẻ, nhận và kí Booking note với Đại lý - Chủ hàng trình B/N và TKHQ (1 bản chính và 1 bản sao) cho kho hàng - Kho hàng kiểm tra chứng từ hợp lệ - Kho kiểm tra số lượng, số khối…, cập nhật dữ liệu vào máy sau đó in phiếu nhập kho - Kho tổ chức nhận hàng vào kho - Kho và HQGS kho đóng dấu vào phiếu nhập và TKHQ rằng hàng đã được nhập kho. - Kho lập biên bản hiện trường (được kí giữa kho, KH và FWD) - CH đóng phí CFS, phí lưu kho (nếu có) - CH nhận lại hóa đơn liên 2 (đối với CH đóng tiền trực tiếp theo từng lô hàng), hóa đơn liên 3 (nếu FWD trả phí bốc xếp theo hợp đồng) - Kho lưu lại: B/N, TKHQ bản sao, phiếu nhập và hóa đơn liên1 - Booking note (B/N) - B/N - TKHQ - B/N - TKHQ - Phiếu nhập kho - TKHQ - Phiếu nhập - Biên bản hiện trường - Phiếu nhập - TKHQ Đăng kí gửi hàng lẻ Kiểm tra hồ sơ và cập nhật dữ liệu Nhập hàng vào kho Hoàn thành và đóng phí CFS Trình chứng từ QUY TRÌNH XUẤT HÀNG XUẤT ĐÓNG VÀO CONTAINER (MỚI) Trình tự công việc Trách nhiệm Mô tả công việc Chứng từ 1 2 3 4 5 - Đại lý - Đại lý - Điều độ rỗng - Kho hàng - Đại lý - Điều độ rỗng - Kho hàng - HQGS kho -HQGS kho -Điều độ khu xuất đóng -Kho hàng - Đại lý đưa lệnh cấp rỗng cho kho hàng, đồng thời đại lý cũng lên kế hoạch đóng cont và gửi cho kho hàng và yêu cầu nhân viên kho đóng hàng theo danh sách -Kho tiếp nhận lệnh cấp rỗng của Đại lý và kế hoạch đóng hàng từ Đại lý, đồng thời gửi giấy yêu cầu đến Điều độ rỗng -Kho lập Packing list nộp hãng tàu (nếu có) và cập nhật CMC (phiếu chuyển bãi chờ xuất) - Khi điều độ rỗng tổ chức lấy cont và hạ cont rỗng tại vị trí kho yêu cầu thì kho kiểm tra danh sách,TKHQ, BN đúng và đầy đủ thì chấp nhận xuất hàng - Kho hàng kiểm tra cont trước khi đóng hàng và tác nghiệp tổ chức đóng hàng vào container theo kế hoạch của đại lý dưới sự giám sát của Hải quan kho - Kho hàng ký biên bản đóng hàng với đại lý - Sau khi đã đóng hàng đủ, hải quan kho tiến hành niêm phong Cont - Điều Độ khu Xuất - Đóng tổ chức chuyển cont hàng về bãi chờ xuất - Kho hàng lập phiếu CFS xuất - Lệnh cấp cont rỗng - Lệnh cấp cont rỗng - Packing list - CMC - Bản kế hoạch đóng cont - TKHQ - B/N - Biên bản đóng hàng - Phiếu CFS xuất Niêm phong và chuyển cont về bãi Hoàn thành và lập phiếu xuất Đưa lệnh rỗng & lên kế hoạch đóng cont Kiểm tra chứng từ, cont và tổ chức đóng hàng Tiếp nhận và yêu cầu điều cont rỗng PHỤ LỤC 3 CƯỚC PHÍ TÁC NGHIỆP TẠI KHO VÀ LƯU KHO (Đính kèm) PHỤ LỤC 4 CÁC CHỨNG TỪ LIÊN QUAN ĐẾN HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG XUẤT CÁC CHỨNG TỪ LIÊN QUAN ĐẾN HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG NHẬP (Đính kèm) ._.