Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng Công ty xây dựng bảo tàng HCM

lâm vào tình trạng làm ăn thua lỗ, sản xuất kinh doanh bị đình trệ. Với bước ngoặt của sự chuyển đổi cơ cấu kinh tế mang lại thì một trong những nguyên nhân chủ quan chính là từ trước tới nay nhiều doanh nghiệp chưa thực sự quan tâm tới công tác tổ chức quản trị văn phòng. Do chưa khai thác một cách triệt để nguồn lực con người. Chính sự yếu kém trong công tác quản lý đó đã làm yếu tố đầu tiên đẩy các doanh nghiệp đến sự khủng hoảng và phá sản khi phải đối diện với những thay đổi linh hoạt của nền kinh tế cũng như sự biến động của thị trường. Căn cứ vào cơ sở lý luận về học thuyết kinh tế của chủ nghĩa Mác-LêNin, đồng thời qua quá trình tìm hiểu, đánh giá công tác quản trị văn phòng Công ty xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh cũng như xem xét nguồn nhân lực tại Công ty, em nhận thấy rằng hiện nay Công ty đang rất quan tâm chú trọng đến công tác này và thực tế đã mang lại những kết quả khá tốt. Từ đó, với kiến thức đã tiếp thu được qua quá trình học tập tại trường và những tài liệu tham khảo, em đã hoàn thành khoá luận tốt nghiệp của mình với đề tài :"Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng Công ty xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh". Mục đích đề tài: Nâng cao hiệu quả văn phòng là một vấn đề bức xúc hiện nay, nó đòi hỏi phải có sự quan tâm đúng mức của các cấp lãnh đạo trong tổ chức, không nằm ngoài sự mong muốn thành công của công tác văn phòng chính là thành công của toàn cơ quan, đơn vị nên việc chọn đề tài này nhằm một số mục đích sau : Hệ thống hoá những vấn đề lý luận và cơ sở khoa học về hiệu quả hoạt động của văn phòng. Đi sâu nghiên cứu và tìm hiểu tình hình hoạt động của văn phòng Công ty xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh nhằm phát hiện nhiều mặt mạnh cần phát huy, mặt yếu cần khắc phục và nguyên nhân của tình trạng đó. Từ những đặc điểm tồn tại cần khắc phục đưa ra một số kiến nghị và giải pháp để giải quyết vấn đề nhằm cải thiện phần nào tình trạng hiện tại của văn phòng Công ty. Mong muốn những ý kiến nhỏ bé khoá luận này sẽ được ứng dụng và góp phần thiết thực vào việc nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng. Phạm vi nghiên cứu đề tài : Đề tài đi sâu nghiên cứu về tình hình hoạt động của văn phòng Công ty xây dựng bảo tàng Hồ Chí Minh và mối tương quan với các phòng ban chức năng khác trong Công ty. Trong quá trình thực tập tại văn phòng Công ty, em tập trung tìm hiểu về thực trạng hoạt động đang diễn ra tại văn phòng để từ đó đưa ra những ý kiến về văn phòng nhằm tìm ra những mặt được và chưa được phục vụ cho nghiên cứu đề tài. Ngoài phần mở đầu và kết luận thì khoá luận gồm ba chương chính: Chương I: Thực trạng tình hình văn phòng Công ty xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh Chương II: Nhận xét hiệu quả hoạt động của văn phòng Chương III: Yêu cầu, phương hướng và giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng Công ty xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh Do sự hiểu biết hạn hẹp, năng lực còn hạn chế, trong bài viết của em sẽ không tránh khỏi sai sót, em mong được sự giúp đỡ, bổ sung của thầy cô giáo về những vấn đề còn thiếu sót này giúp em hoàn thành khoá luận này và hiểu rõ hơn về tác dụng to lớn của văn phòng Công ty xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh. Em xin được bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới cô giáo hướng dẫn TS - Nguyễn Phương Hồng cùng các thầy cô trường Đại học Dân lập Phương Đông và những người đã giúp đỡ em trong quá trình học tập, nghiên cứu và hoàn thành khoá luận tốt nghiệp này. Chương I Thực trạng tình hình hoạt động của văn phòng công ty xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh I. Khái niệm văn phòng, chức năng và nhiệm vụ của văn phòng nói chung và của văn phòng Công ty xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh nói riêng 1. Khái niệm văn phòng: Ngày nay trong hoạt động của cơ chế thị trường thì công tác văn phòng ngày càng trở nên đa dạng và phong phú. Hiện nay có nhiều quan niệm khác nhau về văn phòng: Nếu quan sát văn phòng ở trạng thái tĩnh nó bao gồm những yếu tố vật chất như: nhà cửa, xe cộ, các thiết bị và con ngưòi... có trong văn phòng cơ quan, đơn vị đủ để thực hiện mục tiêu đề ra của một tổ chức. Nếu quan sát văn phòng ở trạng động thì nó bao gồm toàn bộ quá trình vận chuyển thông tin từ đầu vào đến đầu ra của đơn vị. Còn nếu xét trên góc độ tổ chức thì văn phòng là nơi tạo nghiệp vụ tay nghề cho cán bộ công nhân viên để thực hiện các nghiệp vụ xử lý, truyền tải thông tin, đảm bảo khâu kiểm trợ phục vụ công tác điều hành, quản lý và tổ chức. Từ những quan niệm trên đây và liên hệ hoạt động văn phòng với các điều kiện kinh tế thị trường thì văn phòng được hiểu là: toàn bộ những yếu tố vật chất phù hợp với yêu cầu thu thập, tổng hợp phân tích, xử lý và ra quyết định truyền tải thông tin của các cấp lãnh đạo trong đơn vị nhằm đạt mục tiêu nhất định. Với xu hướng phát triển của khoa học công nghệ và sự tác động mạnh mẽ của nền kinh tế đã và đang có ảnh hưởng không nhỏ tới mọi lĩnh vực hoạt động của mỗi tổ chức cơ quan.... Vì thế để có thể đáp ứng những nhu cầu thực tiễn trong việc thu thập xử lý và quản lý tốt nguồn thông tin trong điều kiện hiện nay đòi hỏi các cơ quan, doanh nghệp không chỉ cải tiến trang thiết bị mà còn phải nâng cao chất lượng trong công tác hoạt động văn phòng. Vậy sự ra đời của văn phòng là một tất yếu khách quan và là công cụ phục vụ hữu hiệu cho quá trình quản lý của các cấp lãnh đạo. 2. Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng nói chung: 2.1. Chức năng: Chức năng luôn là lý do tồn tại của bất kỳ một thực thể nào sinh ra. Chức năng và nhiệm vụ có mối quan hệ mật thiết, đan xen và tác động lẫn nhau cùng điều chỉnh cho phù hợp với môi trường hoạt động. Từ khái niệm về công tác văn phòng trên đây có thể thấy văn phòng có chức năng cơ bản sau: a. Chức năng tham mưu tổng hợp: Là chức năng nghiên cứu, đề xuất tham mưu cho lãnh đạo trong việc ra quyết định, điều hành công việc có hiệu quả. Thông tin không chỉ là chức năng đặc thù của văn phòng, mà đặc thù của thông tin văn phòng là thông tin yểm trợ. Vai trò quan trọng nhất của thông tin văn phòng hành chính yểm trợ là góp phần vào việc điều hành và ra quyết định kịp thời, có hiệu quả của các cấp lãnh đạo tức là có tác động hữu hiệu đến việc sản xuất kinh doanh. Có thể nói thông tin yểm trợ của văn phòng mang ý nghĩa tư vấn tham mưu. Những thông tin đó kịp thời vạch ra những vấn đề của hệ thống máy móc thiết bị và hệ thống nhân lực, cũng như sự phối hợp máy móc với con người để các nhà lãnh đạo đưa ra các quyết định nhằm sản xuất được nhiều hơn, nhanh hơn, tốt hơn, tiêu hao năng lượng và nguyên liệu ít hơn. Đồng thời những thông tin đó tác động đến người lao động, tiết kiệm nguyên vật liệu, năng lực và tiền của. Chức năng thông tin hành chính yểm trợ tồn tại ở mọi ban, mọi phòng với yêu cầu thông tin đặc thù khác nhau cho các nơi. Chức năng thông tin yểm trợ hành chính gắn liền với công việc từ phòng ban này tới phòng ban khác. Luồng thông tin giữa các nhân viên phòng ban khác nhau, đan xen lẫn nhau tạo nên các luồng thông tin xuyên suốt trong toàn doanh nghiệp. Văn phòng là đầu mối thu thập, truyền tải và xử lý thông tin hành chính. Đây là một trong những chức năng tham mưu tổng hợp quan trọng nhất. b. Chức năng hậu cần: Bên cạnh việc tổng hợp các thông tin và tham mưu tổng hợp giúp lãnh đạo thì điều kiện vật chất, tinh thần và trang thiết bị kỹ thuật là một nhu cầu thiết yếu trong mỗi doanh nghiệp. Ngày nay mỗi cơ quan, doanh nghiệp hoạt động đều có cách thức tổ chức khác nhau, do đó để thực hiện tốt chức năng hậu cần thì đòi hỏi người làm công tác này cần phải căn cứ vào điều kiện thực tiễn của cơ quan để có chức năng hậu cần cho phù hợp. Ngoài ra, việc sắp xếp các phòng làm việc cần phải có sự lựa chọn bố trí sao cho hợp lý và khoa học nhằm đảm bảo quy trình thực hiện công việc giữa các bộ phận được diễn ra liên tục. Không chỉ có vậy, với việc thực hiện chức năng này văn phòng cũng cần phải quan tâm, đáp ứng những nhu cầu về vật chất và tinh thần đối với cán bộ nhân viên, để từ đó họ có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình. Nhìn chung, các chức năng vừa hoạt động độc lập vừa bổ sung cho nhau để cùng tồn tại và phát triển. Hơn nữa, cả hai chức năng trên đều nhằm giúp cho văn phòng trở thành đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thực hiện các công việc được giao một cách có hiệu quả nhất. 2.2. Nhiệm vụ của văn phòng: Từ các chức năng cụ thể trên đã là cơ sở, là căn cứ cơ bản để ta dựa vào đó xác định nhiệm vụ của văn phòng. Để chức năng của văn phòng có thể đáp ứng được nhu cầu thực tiễn và phù hợp với quy chế ban hành của Nhà nước thì ứng với mỗi chức năng sẽ có thể đề cập tới một số nhiệm vụ cụ thể của văn phòng như sau: - Văn phòng có nhiệm vụ xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan. Mọi tổ chức được sinh ra và vận hành đi vào cuộc sống đều cần phải tuân theo đúng những quy định về tổ chức, cơ chế vận hành và những điều kiện để duy trì hoạt động. - Văn phòng xây dựng công tác hàng tháng, hàng quý, hàng năm và sắp xếp lịch làm việc theo hàng tuần của cơ quan đơn vị. Trên cơ sở những kế hoạch, chương trình đó mà các bộ phận chỉ đạo hoàn thành mục tiêu đặt ra của mình. - Văn phòng thường xuyên theo dõi đôn đốc các đơn vị thực hiện chương trình theo đúng kế hoạch đã đề ra, giải quyết những việc đột suất, những khó khăn trở ngại trong việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác và lập báo cáo lên cấp trên một cách kịp thời. - Giúp thủ trưởng kiểm tra về mặt pháp chế các văn bản do cơ quan biên soạn và ban hành, ngoài ra còn hoàn thiện tổ chức bộ máy, xây dựng đội ngũ cán bộ nhân viên văn phòng. Thu thập, xử lý, quản lý sử dụng thông tin nhanh, chính xác và chuẩn bị các phương án đề ra để tập thể lãnh đạo bàn bạc. Sau đó ra các quyết định quản lý theo sự giao phó chỉ đạo của thủ truởng cơ quan. - Tổ chức công tác văn thư, quản lý văn bản ban hành trong cơ quan và văn bản ngoài gửi đến, giúp thủ trưởng theo dõi giải quyết các văn bản theo đúng chính sách Nhà nước. - Đồng thời, văn phòng phải lập kế hoạch tài chính, dự toán kinh phí hàng năm, hàng quý và dự kiến phân phối hạn mức kinh phí, chi trả tiền lương, chi tiêu nghiệp vụ theo chế độ của Nhà nước và quyết định của thủ trưởng. - Văn phòng chịu trách nhiệm mua sắm các trang thiết bị xây dựng cơ bản, sửa chữa quản lý cơ sở vật chất làm việc của cơ quan và tổ chức công tác y tế, bảo vệ sức khoẻ và tổ chức các cuộc họp lễ nghi một cách khoa học và văn minh. - Văn phòng còn tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại trong cơ quan, giữ vị trí cầu nối liên hệ với các cơ quan cấp trên, cấp ngang, cấp dưới, đồng thời bảo đảm nhu cầu hậu cần kinh phí chi tiêu hành chính và quản lý vật tư tài sản của toàn đơn vị. - Trên đây là một số nhiệm vụ chủ yếu của công tác văn phòng mà cơ quan đơn vị nào cũng phải thực hiện để phục vụ yêu cầu hoạt động chung. Tuy nhiên, còn tuỳ theo tính chất, đặc trưng hoạt động của mỗi cơ quan mà văn phòng còn có thêm những nhiệm vụ cụ thể khác. 3. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh và chức năng nhiệm vụ của Công ty. Công Ty Xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh là một doanh nghiệp Nhà nước độc lập tự chủ, có đầy đủ tư cách pháp nhân và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về thực hiện đúng các quan hệ thanh toán, trong quan hệ giao dịch, ký kết các hoạt động với khách hàng, với tổ chức, các cơ quan quản lý (ngân hàng tài chính). Công ty được phép sử dụng con dấu riêng, được mở tài khoản tại ngân hàng. Còn các xí nghiệp thì có tư cách pháp nhân không đầy đủ nghĩa là chỉ được ký kết hợp đồng kinh tế khi có sự uỷ quyền của Công ty. Là một doanh nghiệp nhà nước có truyền thống lâu đời trong ngành xây dựng. Công Ty Xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh được thành lập tháng 10 năm 1975, tiền thân là công trường xây dựng, từ năm 1983 đến nay trực thuộc Tổng Công ty Xây dựng Hà Nội. Công ty được thành lập lại theo Quyết định 144A/BXD – TCLĐ ngày 26 tháng 3 năm 1993 của Bộ trưởng Bộ xây dựng và có tên là: Tên giao dịch : Công ty xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh Trụ sở : 381 phố Đội Cấn quận Ba Đình - Hà Nội Điện thoại : 8327414 Fax 8329026 + Đối tượng và địa bàn kinh doanh: Là một đơn vị giàu truyền thống, có đội ngũ kỹ sư chỉ huy thi công giỏi, nhiều kinh nghiệm, đông đảo thợ lành nghề, có trang bị những thiết bị cơ giới hoá cao. Công ty đã phân công thi công các công trình phục vụ cho Đảng và Nhà nước, phục vụ cho đoàn ngoại giao trong địa bàn Hà Nội. Với cơ chế mới, địa bàn hoạt động của Công ty không chỉ giới hạn trong phạm vi Thủ đô mà còn vươn rộng ra các tỉnh khác như : Hà Tây, Hà Bắc, Lạng Sơn Quảng Ninh, Thanh Hoá… 4. Chức năng và nhiệm vụ của Công ty Xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh: a. Chức năng: Chức năng chính của công ty là xây lắp như : Xây dựng các công trình công nghiệp, nhà ở, trang trí nội ngoại thất, sản xuất vật liệu xây dựng. Nạo vét và bồi đắp mặt bằng, đào đắp nền, đào đắp công trình, thi công các loại móng công trình, xây lắp các kết cấu công trình, hoàn thiện xây dựng, lắp đặt thiết bị cơ điện nước công trình... Bên cạnh đó còn thực hiện các dịch vụ khác nhằm phục vụ nhu cầu của người tiêu dùng và góp phần tăng thu ngân sách. b. Nhiệm vụ:. - Công ty chấp hành đầy đủ các chính sách, chế độ pháp luật của Nhà nước và các quy định của Bộ xây dựng thực hiện đầy đủ cam kết trong hợp đồng với tổ chức kinh tế và tư nhân. - Công ty chủ động điều phối hoạt động sản xuất kinh doanh quản lý các đơn vị trực thuộc theo phương án tối ưu. Thường xuyên chỉ đạo, kiểm tra đôn đốc các đơn vị trực thuộc hoạt động sản xuất kinh doanh và thực hiện các chế độ chính sách. Bên cạnh đó Công ty quản lý cán bộ công nhân viên theo đúng chế độ pháp luật, và theo sự phân công, nâng cao chăm lo đời sống vật chất tinh thần bồi dưỡng nâng cao trình độ văn hoá chuyên môn ...Công ty tăng cường mở rộng các mối liên doanh , liên kết khai thác thêm công việc, quản lý và sử dụng vốn, cơ sở vật chất kỹ thuật đúng đắn, đúng chính sách đạt hiệu quả kinh tế cao. 5. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh: Từ khi được thành lập Công ty xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh đã từng bước sắp xếp thuyên chuyển và bổ sung cán bộ công nhân viên, kiện toàn bộ máy điều hành của Công ty được bố trí theo sơ đồ sau: 5.1. Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban Công ty: Ban Giám đốc: Giám đốc Công ty do hội đồng quản trị Tổng Công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm khen thưởng, kỷ luật và thực hiện các chế độ khác theo đề nghị của Tổng Giám đốc Công ty. Giám đốc là người đại diện pháp nhân của Công ty, giữ vai trò lãnh đạo chung toàn Công ty, chỉ đạo trực tiếp từng công trình, chịu trách nhiệm trước Nhà nước và pháp luật về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh và hoạt động tài chính của đơn vị. Phó Giám đốc phụ trách thi công: Phó Giám đốc phụ trách thi công của Công ty là người giúp Giám đốc trong một số lĩnh vực hoạt động của Công ty theo sự phân công hoặc uỷ quyền của Giám đốc, chịu trách nhiệm trước Công ty về từng lĩnh vực hoạt động chuyên môn mà mình phụ trách. Bộ máy giúp việc: Bộ máy giúp việc nằm dưới sự điều hành trực tiếp của ban Giám đốc, có chức năng tham mưu giúp việc cho Giám đốc trong quản lý điều hành công việc. Bộ máy giúp việc bao gồm các phòng ban sau: a. Phòng hành chính quản trị: + Tham mưu lên Giám đốc để bố trí sắp xếp bộ máy về tổ chức và công tác cán bộ của Công ty nhằm thực hiện có hiệu quả nhiệm vụ kinh doanh của đơn vị. + Giúp Giám đốc trong hoạt động thanh tra, kiểm tra các hoạt động kinh tế của đơn vị cơ sở, thực hiện các chế độ chính sách đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, giúp Giám đốc thực hiện các mật công tác bảo vệ nội bộ an toàn khen thưởng và kỷ luật lao động. b. Phòng dự án: + Tổ chức công tác đấu thầu các công trình của Công ty lập dự án xây dựng các công trình do Công ty giao. + Đề ra các phương án giải quyết các công trình trong quá trình thi công c. Phòng tài chính kế toán: + Quản lý tổ chức hệ thống thống kê kế toán tài chính thống nhất trong toàn Công ty phù hợp với cơ chế quản lý và mô hình tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh của Công ty. + Chủ động lo và ứng dụng vốn tạm thời dự toán thiết kế được chủ đầu tư duyệt tạo điều kiện cho các đơn vị có vốn. Hàng tháng phòng tài chính kế toán kiểm tra xác nhận cho vay vốn và thanh toán lương, kiểm tra sử dụng vốn vay các đơn vị bảo đảm chi đúng mục tiêu để đồng vốn có hiệu quả. +Tổ chức duyệt quyết toán cho các đơn vị xí nghiệp trong Công ty, tổng hợp quyết toán thu chi ngoại tệ của Công ty. + Chỉ đạo lập và tổng hợp báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch tài chính của toàn Công ty, báo cáo kế hoạch trích lập và sử dụng quỹ quản lý của Công ty. + Tổ chức phân tích hoạt động của Công ty, thường xuyên đánh giá đúng tình hình, kết quả và hiệu quả sản xuất, phát hiện những lãng phí thiệt hại, những hoạt động không có hiệu quả để đồng thời có biện pháp khắc phục. +Lưu trữ tài liệu thuộc lĩnh vực tài chính, giá cả của Công ty. d. Phòng lao động tiền lương: + Theo dõi kiểm tra đơn vị thực hiện hợp đồng khoán gồm: + Kiểm tra định mức đơn giá khoán nội bộ, phân phối tiền lương, tiền thưởng cho người lao động, thực hiện các chế độ cho người lao động. +Thanh lý hợp đồng khoán với các đội trực thuộc sau khi công trình kết thúc bàn giao đưa vào sử dụng, đã quyết toán xong giữa Công ty với chủ đầu tư. +Tham mưu cho lãnh đạo trong việc thành lập và giải thể các phòng ban. Xây dựng định biên lao động, tổ chức bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức vụ quản lý lãnh đạo. e. Phòng kinh tế thị trường: + Tham gia cùng các đơn vị tính toán điều chỉnh bổ sung đơn giá, xây dựng đơn giá, kiểm tra quyết toán trước khi Giám đốc duyệt. Cùng đơn vị làm quyết toán thu hồi vốn( đối với đội trực thuộc) đôn đốc tham gia thu hồi vốn( đối với xí nghiệp). f. Phòng an toàn: + Hướng dẫn và chỉ đạo các xí nghiệp thành viên lập kế hoạch an toàn lao động, kế hoạch loại trừ sự cố, phòng chống mưa bão lụt, các biện pháp kỹ thuật an toàn, vệ sinh lao động phù hợp với pháp lệnh về bảo hộ lao động và các quy phạm an toàn. + Chỉ đạo các xí nghiệp thành viên tổ chức thực hiện các kế hoạch, biện pháp. + Tổ chức kiểm tra định kỳ, đột xuất công tác đảm bảo an toàn và vệ sinh lao động tại các xí nghiệp thành viên. + Tổ chức, chỉ đạo công tác thống kê, khai báo và điều tra tai nạn, sự cố. + Tổ chức biên soạn các quy trình, quy định, biệm pháp liên quan đến an toàn và bảo hộ lao động. Tham gia ý kiến về chính sách đối với người lao động. g. Phòng kỹ thuật thi công: + Lập biện pháp tổ chức thi công, duyệt các biện pháp thi công cho các đơn vị trước khi khởi công xây dựng, kiểm tra chất lượng các công trình. h. Phòng cơ điện: + Kiểm tra giám sát việc sử dụng máy móc thiết bị thi công của Công ty giao cho các đơn vị quản lý và sử dụng. +Tổ chức quản lý theo dõi về số lượng, chất lượng và tình trạng kỹ thuật, vận hành sửa chữa các loại thiết bị của Công ty. +Chỉ đạo và hướng dẫn các đơn vị, xí nghiệp và tổ chức duyệt kế hoạch cơ điện. +Kiểm tra giám sát việc thực hiện các nguyên tắc quản lý kỹ thuật cơ điện, quy trình quy phạm bảo quản, vận hành, sửa chữa các chỉ tiêu định mức về kinh tế kỹ thuật cơ điện của các xí nghiệp. +Thẩm tra, xét duyệt việc thiết kế, thi công tham gia nghiệm thu công trình có liên quan đến lĩnh vực cơ điện, giải quyết cung ứng điện năng cho sản xuất, đảm bảo thông tin liên lạc thông suốt trong Công ty. Trên cơ sở ký kết hợp đồng giữa Công ty với đơn vị, giữa các đơn vị với nhau đảm bảo an toàn và hiệu quả. Đồng thời kết hợp với phòng tài chính kế toán xây dựng đơn giá, ca máy, tính toán tỉ lệ thu nộp đối với đội vận tải. i. Thanh tra bảo vệ: Tổ chức thanh tra đối với các xí nghiệp cơ sở định kỳ hoặc đột xuất theo nhiệm vụ Giám đốc Công ty giao. Tổ chức thực hiện thanh tra giải quyết theo dõi thư khiếu tố. Tổng hợp báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ thanh tra định kỳ theo quy định của Bộ, của ngành dọc. Tham mưu giúp Giám đốc Công ty tổ chức chỉ đạo công tác đảm bảo an ninh và trật tự xã hội. Hiện nay, bộ máy hoạt động của Công ty xây dựng theo hướng là một đơn vị sản xuất kinh doanh độc lập tự hạch toán có quy mô lớn với hệ thống chi nhánh trải dài trên cả nước. Do đó, bộ máy tổ chức của Công ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng. 6. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty: Trong hai năm 2000-2001 với hệ thống cơ chế hỗ trợ của Nhà nước và cơ chế quản lý toàn diện của Công ty, cùng với sự cố gắng của các đơn vị thành viên, các chỉ tiêu kinh tế tài chính của Công ty cũng có những khả quan. Tình hình sản xuất kinh doanh đựợc thể hiện ở những bảng sau: Bảng 1: Bảng kết quả sản xuất kinh doanh của công ty Chỉ tiêu Năm2000 Năm2001 So sánh Số tiền TL% Giá trị KL công trình 160.271.653,4 192.201.673,2 31.930.019,8 20,1 Doanh thu 80.246.945,8 109.026.406,6 28.779.460,8 35,8 Tổng vốn kinh doanh 17.941.573,2 19.341.753,2 1.400000 7,8 Nộp ngân sách 3.063.176,7 3.574.262,7 511.086 16,7 Tổng lợi nhuận 1.721.602,2 1.907.171,7 185.567,5 10,8 Thu nhập bình quân đầu người/ tháng 900 940 40 4,4 Từ năm 2000 đến năm 2001 nhờ sự nỗ lực của tập thể cán bộ công nhân viên chức lao động mà hàng năm Công ty có tốc độ tăng trưởng bình quân là 15%, giá trị tài sản cố định tăng 1.400.000nđ tỉ lệ tăng là 7,8% so với năm 2000, mọi người lao động có đủ việc làm quanh năm, thu nhập bình quân đầu người 900nđ/tháng vào năm 2000 tuy chưa thực sự là cao nhưng đã tăng vào năm 2001, nên đời sống của cán bộ công nhân viên được cải thiện hơn, gắn bó với nhiệm vụ. Năm 2001 năm đầu tiên của thiên niên kỷ mới, năm đầu tiên thực hiện Nghị quyết Đại hội IX của Đảng và chương trình hành động do ban cán sự Đảng bộ xây dựng đề ra. Công ty Xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh tuy gặp nhiều khó khăn song lãnh đạo Công ty đã nỗ lực tìm kiếm thị trường, mở rộng đối tượng phục vụ, lập kế hoạch cụ thể, chỉ đạo sát sao nên hoàn thành tốt các chỉ tiêu kinh tế, đảm bảo an toàn tăng doanh thu và có tích luỹ. Kết quả là vào năm 2001 doanh thu đạt 109026406,6 nđ tăng 35,8%, giá trị sản lượng đạt 192.2201673,2 nđ tăng 20,1%, lợi nhuận 10,8%, nộp ngân sách tăng 16,7% so với năm 2000. Để có những kết quả này là do Công ty thực sự quan tâm đến việc thực hiện các chế độ chính sách kinh tế- xã hội, đặc biệt chính sách đối với người lao động, chính sách thuế, bảo đảm hạch toán rõ ràng, tài chi thu lành mạnh. Quản lý sản xuất kinh doanh ngày càng đi vào nề nếp, tăng cường vững chắc, bảo toàn và tăng trưởng vốn, tích luỹ ngày một cao, tiền lương thu nhập ổn định. Uy tín của Công ty ngày một nâng cao trên thị trường khẳng định được vị thế trên lĩnh vực xây dựng, đảm bảo chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001-2000. Công việc này bắt đầu triển khai từ quý IV năm 2000 và đến nay đã hoàn tất, ta thấy chỉ sau một năm thực hiện nhằm mục tiêu chất lượng sản phẩm Công ty đã đạt được những thành tích đáng kể. Với kết quả đạt được như vậy không những đời sống cán bộ công nhân viên được ổn định mà Công ty còn có khả năng tham gia các công việc từ thiện xã hội. Công ty ủng hộ đồng bào bão lụt 10 trđ, ủng hộ trẻ em nghèo vượt khó 5trđ và tham gia các phong trào khác của xã hội. Tóm lại, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty là có khả quan, các chỉ kinh tế có xu hướng tăng. Tuy vậy so với tiềm lực và khả năng của Công ty thì con số này là có hạn chế. Do vậy cần phải tìm hiểu các yếu tố có ảnh hưởng đến chỉ tiêu kết quả hoạt động kinh doanh để Công ty tiếp tục tăng trưởng và phát triển hơn nữa. II. Cơ cấu tổ chức văn phòng công ty: Qua 10 năm thành lập và đi lên, cùng với sự phát triển của Công ty, văn phòng Công ty đã có những điều kiện tốt nhất về vật chất và tổ chức với một đội ngũ lao động được đào tạo bồi dưỡng cơ bản, có trình độ chuyên môn và kinh nghiệm công tác lâu năm. Đội ngũ cán bộ công nhân viên của văn phòng Công ty hiện nay được tổ chức theo cơ cấu sau: Đứng đầu văn phòng, chịu trách nhiệm chung là trưởng phòng có nhiệm vụ đôn đốc, kiểm tra các hoạt động trong phạm vi quản lý và yêu cầu các cán bộ cung cấp thông tin cần thiết để lập báo cáo tổng hợp hay báo cáo phân tích cho lãnh đạo, tổ chức các cuộc họp định kỳ hay đột xuất theo yêu cầu của lãnh đạo. Quản lý nhân sự trong văn phòng, tổ chức quản lý công văn, hồ sơ lưu trữ của cơ quan.Thừa lệnh Giám đốc Công ty ký và ban hành một số văn bản thuộc thẩm quyền. Ký hợp đồng lao động, cải tiến lề lối làm việc để tăng năng suất lao động của nhân viên cán bộ cơ quan. Xây dựng kế hoạch và tổ chức bồi dưỡng, đào tạo cán bộ nhân viên cho phù hợp với yêu cầu nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động của Công ty. Tổ chức động viên khen thưởng hay kỷ luật đối với cán bộ nhân viên. Hai nhân viên phục vụ công tác văn thư lưu trữ: Trong đó một nhân viên phụ trách việc giao nhận chuyển phát văn bản giấy tờ trong bộ cơ quan và đảm bảo lưu trữ hồ sơ tài liệu. Một nhân viên phụ trách máy tính, máy fax, máy photocopy thực hiện việc soạn thảo, xử lý sao chụp văn bản giấy tờ, chuyển phát văn bản ra bên ngoài và công tác theo dõi quản lý trong cơ quan thông qua mạng máy tính nội bộ. Một nhân viên trách nhiệm trong lĩnh vực theo dõi hạch toán công tác tiền lương cho cán bộ công nhân viên. Một nhân viên phụ trách thực hiên các hoạt động lễ tân, tiếp khách, phục vụ việc hội họp, hậu cần trong văn phòng cũng như toàn Công ty. Bốn lái xe chịu trách nhiệm đưa đón thủ trưởng, cán bộ cơ quan trong những chuyến đi công tác, đi giao dịch ký kết hợp đồng theo sự chỉ đạo của thủ trưởng. Ba nhân viên bảo vệ chịu trách nhiệm bảo vệ an toàn cơ quan. Theo cơ cấu tổ chức trên đây văn phòng Công ty xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh được phân thành các bộ phận sau: a. Bộ phận văn thư lưu trữ: + Thống kê quản lý tài liệu, công văn, giấy tờ của toàn công ty. Phân loại đánh giá chỉnh lý tài liệu theo quy định và yêu cầu của lãnh đạo công ty. + Công văn tài liệu nơi khác phải tiến hành vào sổ theo dõi, ghi số liệu kịp thời trình lãnh đạo giải quyết. +Thực hiện công văn lưu chuyển văn bản theo kết quả xử lý của lãnh đạo công ty. + Công văn gửi đi phải tiến hành kiểm tra thể thức sao nhận văn bản, trình ký vào sổ đăng ký, gửi đến địa chỉ theo yêu cầu. + Thực hiện chế độ quản lý con dấu theo quy định riêng. + Thực hiện nhiệm vụ thông tin liên lạc, lưu trữ. + Định kỳ báo cáo tình hình quản lý, sử dụng lưu trữ tài liệu của cơ quan cho lãnh đạo theo chế độ bảo mật theo quy định. b. Đội xe: + Lái xe đưa đón lãnh đạo đi công tác. + Thường trực ở cơ quan, đảm bảo xe luôn ở trạng thái sẵn sàng phục vụ. + Vận hành xe đúng quy cách tải trọng. + Chăm lo, giữ gìn xe, kiểm tra xe thường xuyên, phát hiện những hư hỏng để kịp thời sửa chữa đảm bảo cho người và phương tiện. c. Bộ phận y tế: + Chăm lo và bảo vệ sức khoẻ cho cán bộ công nhân viên. + Khám chữa bệnh thông thường cho cán bộ công nhân viên. + Giải quyết các chế độ thai sản, quản lý sức khoẻ, quản lý công nghỉ và cấp nghỉ việc hưởng BHYT. d. Bộ phận tạp vụ: + Tiếp đón khách, bố trí chỗ nghỉ ngơi, lưu trú, báo ăn cho khách theo quy định. + Phục vụ nơi làm việc của lãnh đạo, phục vụ các cuộc họp, hội nghị , đại hội công nhân viên chức. + Làm vệ sinh nơi tiếp khách, phòng làm việc của lãnh đạo, phòng họp, hội trường, các khu vực chung của cơ quan. + Làm các thủ tục thanh toán đối với khách và đối với kế toán tài chính. Cơ cấu tổ chức bộ phận văn phòng của Công ty được thực hiện thông qua sơ đồ sau: Sơ đồ tổ chức bộ máy văn phòng Trưởng phòng hành chính quản trị Văn thư lưu trữ Đội xe Tạp vụ Y tế Từ sơ đồ trên cho ta thấy Công ty đã lựa chọn một mô hình văn phòng phù hợp với cơ cấu tổ chức của Công ty, nhằm giúp người quản lý điều hành trực tiếp hoạt động trong Công ty một cách dễ dàng, từng bộ phận trong văn phòng được phân công cụ thể rõ ràng đảm bảo cho quy trình hoạt động của văn phòng đạt hiệu quả cao. III- Tình hình hoạt động và hiệu quả của văn phòng Công ty trong những năm đổi mới đến nay 1. Tình hình hoạt động và hiệu quả của văn phòng Công ty 1.1. Công tác soạn thảo và văn thư lưu trữ a. Soạn thảo văn bản: Việc soạn thảo văn bản giúp Giám đốc là một việc hết sức quan trọng đòi hỏi người soạn thảo phải có những kiến thức sâu về hành chính quản trị cũng như kiến thức về kinh tế - văn hoá - xã hội. Trong Công ty xây dựng Bảo tàng Hồ chí Minh văn bản sử dụng rộng rãi đó là văn bản hành chính. Các văn bản này nhằm chuyển thông tin từ Công ty tới các tổ chức khác ngoài Công ty, phục vụ cho các mối quan hệ giao dịch giữa cấp trên với cấp dưới và cấp khác để trao đổi công tác hoặc cùng giải quyết yêu cầu công việc, văn bản hành chính được sử dụng thường xuyên trong Công ty như: quyết định, công văn, biên bản, báo cáo, giấy giới thiệu, giấy đi đường, các bài phát biểu cho Giám đốc, văn bản kỹ thuật, bản vẽ. b. Công tác văn thư: Công tác văn thư là một khâu của công tác văn phòng có vị trí hết sức quan trọng để góp phần vào hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp có nề nếp khoa học có hiệu lực và đạt kết quả cao. Công tác văn thư là sợi dây nối cấp trên với cấp dưới để đảm bảo cho các hoạt động thông tin chính của cơ quan. * Cách giải quyết công văn đến: Tất cả công văn đến Công ty đều phải qua bộ phận văn thư, văn thư nhận và phân loại công văn bóc bì và rà soát xem công văn gửi đến có đúng thủ tục hành chính hay không. Đối với những thư mật thư đích danh, thư cá nhân không được phép bóc bì. Khi mở phong bì ra văn thư lấy tài liệu có bên trong xem xét kỹ ở trong có bao nhiêu để tránh thiếu sót những tài liệu, hồ sơ kèm theo viết phần ghi chú vào thư và kẹp vào cuối thư. Theo số liệu thống kê năm 2001 Công ty nhận 398 các loại văn bản gửi đến công tác quản lý con dấu do văn thư của Công ty gồm các loại con dấu sau: dấu tròn (dấu Công ty, dấu văn phòng), dấu vuông, dấu hình chữ nhật, dấu công văn đi, công văn đến. c. Công tác lưu trữ: Lưu trữ là việc cất trữ các loại giấy tờ cơ quan, cá nhân để làm bằng chứng, cơ sở tra cứu khi cần thiết. Sau khi phân loại hồ sơ văn thư lên lịch lưu trữ và luân chuyển hồ sơ xuống phòng lưu trữ. 1.2. Công tác y tế và hậu cần a. Công tác y tế: Trong bất kỳ Công ty nào đều cần phải có phòng y tế để theo dõi chăm sóc sức khoẻ cán bộ công nhân viên trong Công ty. Công nhân là người trực tiếp sản xuất ra của cải vật chất, họ là người chịu ảnh hưởng của môi trường và họ dễ mắc các loại bệnh nghề nghiệp. Bộ phận y tế nằm trong văn phòng của Công ty có nhiệm vụ chăm lo ._.