Thực trạng và giải pháp hoàn thiện tổ chức thực hiện quy trình hợp đồng xuất khẩu tại Công ty cổ phần XNK thuỷ sản Quảng Bình

hiện khá tốt các hoạt động xuất khẩu và đạt kết quả quan trọng. Tuy nhiên thực tế cho thấy, số lượng hợp đồng ký kết với đối tác nước ngoài còn ít, hiệu quả hoạt động XK Thuỷ sản còn thấp. Nguyên nhân, ngoài khó khăn khách quan về nguồn hàng, công ty còn có hạn chế, vướng mắc ở một số khâu trong quy trình thực hiện hợp đồng XK Thủy sản. Với nhận thức đó, trên cơ sở những kiến thức đã học và sự hướng dẫn,giúp đỡ của các cán bộ nhân viên trong công ty, em chọn đề tài: "Thực trạng và giải pháp hoàn thiện tổ chức thực hiện quy trình hợp đồng xuất khẩu tại Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Thủy sản Quảng Bình" làm bài luận văn tốt nghiệp của mình. 2. Mục đích của Đề tài Phân tích, đánh giá thực trạng quy trình thực hiện HĐXK mặt hàng thủy sản của Công ty CP XNK TS QB trong thời gian qua. Trên cơ sở đó đề xuất những giải pháp hữu hiệu và kịp thời nhằm hoàn thiện quy trình XK mặt hàng thủy sản của Công ty. 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Từ thực trạng kinh doanh của Công ty nghiên cứu quy trình tổ chức thực hiện HĐXK hàng thuỷ sản của Công ty CP XNK TS QB trong thời gian vài năm gần đây. 4. Kết cấu: Ngoài Mở đầu, Kết luận, Phụ lục, luận văn có 3 chương: Chương 1. Khái quát về quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu. Chương 2. Thực trạng tổ chức thực hiện quy trình hợp đồng xuất khẩu thủy sản tại công ty cổ phần XNK Thủy sản Quảng Bình. Chương 3. Giải pháp hoàn thiện tổ chức thực hiện quy trình hợp đồng xuất khẩu thủy sản tại công ty cổ phần XNK Thủy sản Quảng Bình. Chương 1 khái quát về quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu 1.1. Khái quát về hợp đồng xuất khẩu 1.1.1. Khái niệm, đặc điểm của hợp đồng xuất khẩu a. Khái niệm HĐXK là sự thoả thuận giữa các bên có trụ sở kinh doanh ở các quốc gia khác nhau, theo đó một bên gọi là bên bán (bên xuất khẩu - XK) có nghĩa vụ chuyển quyền sở hữu cho một bên khác gọi là bên mua (bên nhập khẩu - NK) một tài sản nhất định gọi là hàng hóa. Bên mua có nghĩa vụ nhận hàng và trả tiền hàng. b. Đặc điểm - Chủ thể của HĐ là bên bán (bên XK) và bên mua (bên NK) có trụ sở kinh doanh tại các nước khác nhau. Đối tượng của HĐ là hàng hóa hoặc dịch vụ. - Bản chất của HĐXK là sự thoả thuận của các bên ký kết hợp đồng. 1.1.2. Điều kiện hiệu lực của HĐXK Theo điều 81 Luật Thương mại Việt Nam quy định hợp đồng thương mại quốc tế có hiệu lực khi có đủ các điều kiện sau đây: - Chủ thể của HĐ là bên mua và bên bán phải có tư cách pháp lý, chủ thể bên nước ngoài là thương nhân và tư cách pháp lý của họ được xác định căn cứ theo pháp luật nước họ. Chủ thể Việt Nam phải là thương nhân được phép hoạt động thương mại trực tiếp với nước ngoài. Hàng hóa theo hợp đồng là những hàng hóa được phép mua bán theo quy định của pháp luật của nước bên mua và nước bên bán. - HĐXK phải có nội dung chủ yếu là: tên hàng, số lượng, quy cách phẩm chất, giá cả, phương thức thanh toán, thời hạn giao nhận hàng. - Hợp đồng thương mại quốc tế phải được lập thành văn bản. 1.1.3. Phân loại HĐXK - Xét theo thời gian thực hiện có Hợp đồng ngắn hạn và hợp đồng dài hạn. - Xét theo quan hệ kinh doanh có các loại: Hợp đồng XK, hợp đồng NK, hợp đồng ủy thác, hợp đồng môi giới, hợp đồng đại lý và hợp đồng gia công quốc tế. - Theo hình thức HĐ có 2 loại: hình thức văn bản và hình thức miệng. 1.1.4. Nội dung chủ yếu của HĐXK a. Phần trình bày chung: - Số hiệu hợp đồng (Contract No...): tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình kiểm tra, giám sát, điều hành và thực hiện Hợp đồng giữa các bên. - Địa điểm và ngày ký kết HĐ: Nằm ở cuối hợp đồng, nếu trong hợp đồng không có thỏa thuận gì thêm thì hợp đồng sẽ có hiệu lực pháp lý kể từ ngày kí kết. - Tên và địa chỉ của các bên tham gia ký HĐ: ghi đầy đủ, chính xác tên (theo giấy phép thành lập), địa chỉ, người đại diện, chức vụ của các chủ thể HĐ. - Các định nghĩa dùng trong HĐ (General Definition): Trong HĐ có thể sử dụng các thuật ngữ mà các thuật ngữ này ở các quốc gia khác nhau có thể hiểu theo những cách khác nhau, để tránh sự hiểu nhầm, những thuật ngữ hay những vấn đề quan trọng phải được định nghĩa. - Cơ sở pháp lý để ký kết hợp đồng: hiệp ước đơn phương, song phương, hay có thể là các hiệp định Chính phủ đã ký kết, hoặc là các nghị định thư ký kết giữa các Bộ ở các quốc gia hoặc sự tự nguyện của hai bên tham gia ký kết hợp đồng. b. Nội dung cơ bản của các điều khoản của HĐ *Điều khoản về tên hàng (Commodity): Điều khoản này chỉ rõ đối tượng mua bán trao đổi. Vì vậy người ta luôn tìm cách diễn đạt chính xác tên hàng. Có nhiều cách để biểu đạt như ghi tên hàng kèm theo tên địa phương sản xuất, ghi tên hàng kèm theo tên hàng sản xuất, tên hàng kèm theo quy cách chính của nó. *Điều khoản về số lượng (Quantity): Quy định số lượng hàng hóa giao nhận, đơn vị tính, phương pháp xác định trọng lượng. Nếu số lượng hàng hóa giao nhận, quy định phỏng chừng thì phải quy định người được phép lựa chọn dung sai về số lượng và giá cả tính số lượng hàng hóa đó. *Điều khoản về chất lượng (Quality): Điều khoản này quy định chất lượng của hàng hóa giao nhận, là cơ sở để giao nhận chất lượng hàng hóa. Đặc biệt khi có tranh chấp về chất lượng thì điều khoản này là cơ sở để kiểm tra đánh giá, so sánh và giải quyết tranh chấp chất lượng. *Điều khoản về bao bì, ký mã hiệu (Packing and matking): Quy định loại bao bì, hình dáng, kích thước, số lớp bao bì, chất lượng bao bì, phương thức cung cấp bao bì, giá bao bì, quy định về nội dung và chất lượng của ký mã hiệu. *Điều khoản về giá (Price): Quy định mức giá cụ thể và đồng tiền tính giá, phương thức quy định giá, quy tắc giảm giá (nếu có). *Điều khoản về thanh toán (Payment): Quy định về phương thức, đồng tiền thanh toán, thời hạn, địa điểm thanh toán, toàn bộ chứng từ dành cho thanh toán. *Điều khoản giao hàng (Shipment/Delivery): Xác định số lần giao hàng, thời gian giao hàng, phương thức giao nhận, thông báo giao hàng, số lần thông báo, thời điểm thông báo, nội dung thông báo và một số quy định khác về giao hàng. *Điều khoản trường hợp miễn trách (Force majeure): Quy định những trường hợp được miễn hoặc hoãn thực hiện các nghĩa vụ của hợp đồng, thường quy định nguyên tắc xác định các trường hợp miễn trách, liệt kê những sự kiện được coi là miễn trách và những trường hợp không được coi là miễn trách. Quy định trách nhiệm và quyền lợi của mỗi bên khi xảy ra trường hợp miễn trách. *Điều khoản khiếu nại (Claim): Bao gồm thể thức, thời gian khiếu nại, cách thức giải quyết , quyền và nghĩa vụ của các bên có liên quan đến việc khiếu nại. *Điều khoản bảo hành (Warranty): Điều khoản này quy định thời gian, địa điểm bảo hành, nội dung và trách nhiệm của mỗi bên trong mỗi nội dung bảo hành. *Điều khoản phạt và bồi thường thiệt hại (Penalty): Quy định các trường hợp phạt và bồi thường, cách thức phạt và bồi thường, trị giá phạt và bồi thường tuỳ theo từng trường hợp cụ thể có riêng điều khoản phạt và bồi thường thiệt hại ... *Điều khoản trọng tài (Abitration): Quy định các nội dung ai là người đứng ra phân xử, luật áp dụng vào việc xét xử, địa điểm tiến hành trọng tài, cam kết chấp hành giải quyết và phân định chi phí trọng tài. Trên đây là các điều khoản chủ yếu cơ bản nhất của hợp đồng. Tuy nhiên, trong thực tế tùy thuộc từng hợp đồng cụ thể mà có thêm các điều khoản khác như: Điều khoản bảo hiểm, điều khoản vận tải, điều khoản cấm vận chuyển bán... c. Phần kí kết hợp đồng: Phần này nêu rõ HĐ được thành lập thành mấy bản, mỗi bên giữ mấy bản và mỗi bản có giá trị và hiệu lực như nhau được bên mua, bên bán ký và đóng dấu. 1.2. Quy trình tổ chức thực hiện HĐXK 1.2.1. Mở thư tín dụng (L/C) và kiểm tra thư tín dụng Nếu HĐXK quy định việc thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ thì trước khi đến thời hạn đã thoả thuận trong HĐ, doanh nghiệp kinh doanh XK phải tiến hành nhắc nhở, đôn đốc người mua mở thư tín dụng (L/C) đúng thời hạn. Chỉ khi người mua mở L/C thì mới thể hiện rõ mục đích muốn nhận hàng và thanh toán tiền hàng và làm cơ sở cho doanh nghiệp tiến hành các bước tiếp theo trong hợp đồng đã kí kết. 1.2.2. Chuẩn bị hàng xuất khẩu Là việc chuẩn bị hàng bao gồm các khâu: tập trung hàng XK, bao bì đóng gói, kẻ ký hiệu mã hiệu hàng hoá. - Tập trung hàng XK: Là tập hợp lô hàng đầy đủ về số lượng, phù hợp về chất lượng, đúng thời điểm để tối ưu hoá được chi phí. Để chuẩn bị hàng cho XK thì các doanh nghiệp phải tập trung, thu gom từ nhiều đơn vị sản xuất khác nhau thông qua các hợp đồng thu mua hoặc bên XK tự tổ chức sản xuất hàng phục vụ XK. - Bao bì đóng gói hàng XK: Bao bì là một loại vật phẩm dùng để bao gói và chứa đựng hàng hóa, đồng thời có tác dụng quảng cáo và hướng dẫn tiêu dùng. Yêu cầu đối với bao bì hàng XK là phải đảm bảo an toàn, phải phù hợp với các điều kiện bốc dỡ, vận chuyển, bảo quản, bao bì phải phù hợp với tiêu chuẩn, luật lệ quy định, tập quán và thị hiếu tiêu dùng. Ngoài ra bao bì cần hấp dẫn, thu hút được khách hàng và bao bì phải đảm bảo tính kinh tế tùy thuộc vào hợp đồng quy định. - Kẻ ký mã hiệu hàng hóa xuất khẩu: Kẻ ký mã hiệu là những ký hiệu bằng chữ, bằng số hoặc bằng hình được ghi trên các bao bì bên ngoài nhằm thông báo những thông tin cần thiết cho quá trình giao nhận bốc dỡ hoặc bảo quản hàng hóa. Về nội dung kẻ ký mã hiệu bao gồm các yếu tố sau: + Những thông tin cần thiết đối với người nhận hàng như:người nhận, người gửi, trọng lượng tịnh và bì, số hợp đồng, số hiệu kiện hàng, số hiệu chuyến hàng. + Những thông tin chi tiết cho việc vận chuyển hàng như: tên nước và tên địa điểm hàng đến và hàng đi, hành trình chuyên chở, số vận đơn, tên tàu. + Những thông tin hướng dẫn cách bốc dỡ, xếp đặt và bảo quản hàng hóa như: chống mưa, dễ vỡ, tránh ẩm... + Mã số, mã vạch của hàng hóa. 1.2.3. Kiểm tra hàng XK trước khi giao hàng Người XK có nghĩa vụ kiểm tra hàng về chất lượng, số lượng, trọng lượng bao bì. Việc kiểm tra được tiến hành ở 2 cấp: - Kiểm tra ở cơ sở: Do tổ chức kiểm tra chất lượng sản phẩm tiến hành ở đơn vị sản xuất, trạm thu mua chế biến, gia công... - Kiểm tra ở các cửa khẩu:Tuỳ theo quy định của Nhà nước hoặc theo yêu cầu của người mua (đã được quy định trong HĐ) việc giám định hàng hoá đòi hỏi phải được tiến hành bởi các tổ chức giám định độc lập hoặc các tiêu chuẩn của Việt Nam và quốc tế. Việc giám định căn cứ vào hợp đồng và L/C để kiểm tra thực tế về số lượng, trọng lượng, bao bì, ký mã hiệu, chất lượng hàng hoá và cấp các chứng từ. 1.2.4. Thuê phương tiện vận tải Việc thuê phương tiện vận tải phục vụ cho chuyên chở hàng hoá xuất khẩu ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ giao hàng, đến sự an toàn của hàng hoá do đó việc thuê phương tiện vận tải được dựa vào các căn cứ. - Căn cứ vào điều kiện cơ sở giao hàng của Hợp đồng xuất khẩu: + Nếu là điều kiện CFR, CIF, CPT, CIP, PES, DEQ, DDV, DDP thì người xuất khẩu phải tiến hành thuê phương tiện vận tải. + Nếu là điều kiện EXR, FCA, FOB thì người nhập khẩu phải tiến hành thuê phương tiện vận tải. - Căn cứ vào khối lượng hàng hoá và đặc điểm hàng hóa nhằm tối ưu hoá tải trọng phương tiện và tối ưu hóa chi phí. - Căn cứ vào điều kiện vận tải như hàng hóa thông dụng hay hàng hoá đặc biệt, chuyên chở theo chuyến hay chuyên chở liên tục... - Ngoài ra phải căn cứ vào các điều kiện khác trong Hợp đồng xuất khẩu như quy định mức trọng tải tối đa của phương tiện, mức bốc dỡ.... Việc thuê tàu đòi hỏi phải có các nguồn thông tin về hãng tàu trên thế giới, giá cước vận tải, các loại hợp đồng, các luật quốc tế và quốc gia về vận tải. Có thể áp dụng hình thức trực tiếp đi thuê hoặc uỷ thác việc thuê tàu cho Công ty hàng hải. 1.2.5. Mua bảo hiểm cho hàng hóa Bảo hiểm là một sự cam kết của người bảo hiểm bồi thường cho người được bảo hiểm về những mất mát, thiệt hại của đối tượng bảo hiểm do những rủi ro đã thỏa thuận gây ra, với điều kiện đã mua cho đối tượng đó một khoản phí bảo hiểm. * Khi mua bảo hiểm cho hàng hoá cần dựa vào các căn cứ: điều kiện cơ sở giao hàng trong hợp đồng; tính chất hàng vận chuyển.và điều kiện vận chuyển. * Nghiệp vụ mua bảo hiểm gồm: - Xác định nhu cầu mua bảo hiểm: doanh nghiệp phải phân tích để xác định nhu cầu bảo hiểm cho hàng hoá, xác định giá trị bảo hiểm và điều kiện bảo hiểm. - Xác định loại hình bảo hiểm:có thể kí kết HĐ bảo hiểm với Công ty bảo hiểm theo 2 cách là ký HĐ bảo hiểm bao hoặc kí HĐ bảo hiểm chuyến. - Lựa chọn Công ty bảo hiểm và đàm phán ký kết hợp đồng bảo hiểm, thanh toán chi phí bảo hiểm, nhận đơn bảo hiểm hoặc giấy tờ chứng nhận bảo hiểm. * Phân loại bảo hiểm: Hiện nay thường áp dụng ba điều kiện bảo hiểm chính - Bảo hiểm điều kiện A: Bảo hiểm mọi rủi ro. - Bảo hiểm điều kiện B: Bảo hiểm có bồi thường tổn thất riêng. - Bảo hiểm điều kiện C: Bảo hiểm không bồi thường tổn thất riêng. 1.2.6. Làm thủ tục hải quan Quy trình làm thủ tục hải quan theo luật Hải quan Việt Nam bao gồm: - Khai báo hải quan và nộp tờ khai; xuất trình hàng hoá. - Nộp thuế và thực hiện các quyết định của hải quan. 1.2.7. Giao hàng cho phương tiện vận tải Đối với hàng xuất khẩu bao gồm các phương thức giao hàng: * Giao hàng với tàu biển; Giao hàng khi chuyển chở bằng Container. * Giao hàng cho vận tải đường sắt ; Giao hàng cho vận tải đường bộ. * Giao hàng hàng không. 1.2.8. Làm thủ tục thanh toán * Thanh toán bằng thư tín dụng (L/C) Nếu Hợp đồng xuất khẩu quy định việc thanh toán bằng thư tín dụng thì bên xuất trước khi đến thời hạn thoả thuận trong hợp đồng phải nhắc nhở, đôn đốc người mua mở L/C theo đúng yêu cầu của hai bên thoả thuận trong hợp đồng. Sau khi nhận được thông báo về việc mở L/C cần kiểm tra kĩ lưỡng nội dung của L/C. Nội dung của L/C phải phù hợp với nội dung của hợp đồng. Nếu nội dung của hợp đồng không phù hợp với L/ C mà người xuất khẩu phải chấp nhận và tiến hành giao hàng theo hợp đồng thì người xuất khẩu sẽ không được thanh toán tiền. Ngược lại, nếu thực hiện theo yêu cầu của L/C thì vi phạm hợp đồng. Do đó, khi phát hiện nội dung của L/C không phù hợp với hợp đồng hoặc không có khả năng thực hiện. Người XK phải yêu cầu người NK và ngân hàng mở L/C sửa đổi L/C theo đúng nội dung trong hợp đồng mà hai bên đã thoả thuận. Chỉ khi người xuất khẩu được bản sửa đổi L/C theo đúng yêu cầu của mình từ ngân hàng mở L/C thì mới tiến hành giao hàng và lập bộ chứng từ theo yêu cầu của L/C xuất trình cho ngân hàng mở L/C thông qua ngân hàng thông báo để đòi tiền. *Thanh toán bằng phương thức nhờ thu Thanh toán bằng phương thức nhờ thu gồm 2 loại: - Nhờ thu phiếu trơn là phương thức người bán nhờ ngân hàng thu hộ tiền hối phiếu ở người mua không kèm theo điều kiện gì. - Nhờ thu kèm chứng từ là phương thức người bán sau khi giao hàng xong sẽ lập bộ chứng từ thanh toán và nhờ ngân hàng thu hộ với điều kiện là người mua phải trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền thì mới giao chứng từ để họ nhận hàng. Có 2 loại là nhờ thu trả tiền ngay (D/P) và nhờ thu chấp nhận trả tiền (D/A). *Thanh toán bằng phương thức trả tiền mặt :Người mua thanh toán cho người bán bằng tiền mặt khi ký hợp đồng hoặc đặt hàng (CWD) hoặc trước khi giao hàng (CBD) hoặc khi người bán giao hàng (COD) hoặc khi người bán xuất trình chứng từ (CAD). Các chứng từ thường sử dụng trong thực hiện hợp đồng. - Hóa đơn thương mại: là chứng từ phục vụ cho công tác thanh toán. - Bảng kê khai chi tiết và phiếu đóng gói bảng kê chi tiết hàng hóa. - Phiếu chứng nhận số lượng hoặc trọng lượng, phẩm chất hàng hóa. - Phiếu chứng nhận xuất xứ, chứng nhận kiểm dịch hàng hóa. - Chứng từ vận tải,chứng từ bảo hiểm và giấy chứng nhận bảo hiểm. 1.2.9. Khiếu nại và giải quyết khiếu nại (nếu có) Khi khách hàng có sự vi phạm những thoả thuận đã được ký kết thì doanh nghiệp XK có thể khiếu nại với trọng tài hoặc trong các trường hợp cần thiết có thể kiện ra Toà án. Việc tiến hành khiếu nại phải được tiến hành kịp thời, thận trọng, tỉ mỉ dựa trên những căn cứ chứng từ kèm theo. Ngược lại, nếu doanh nghiệp XK bị khiếu nại thì cần nghiêm túc, thận trọng xem xét yêu cầu của khách hàng để giải quyết kịp thời. Doanh nghiệp có thể giải quyết khiếu nại bằng những cách sau: - Giao bù hàng thiếu ở những lô sau. - Đòi tiền, đổi lại hàng bị hỏng hoặc sửa chữa những hư hỏng. - Giảm giá hàng XK, khoản tiền giảm trừ được tính bằng hàng giao sau này. Doanh nghiệp chỉ có thể giải quyết khiếu nại trong thời hạn ghi trong hợp đồng, ngoài thời gian đó có thể từ chối việc giải quyết. 1.3. Sự cần thiết phải hoàn thiện tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu Thực hiện tốt HĐXK là thực hiện một chuỗi các công việc kế tiếp đan xen chặt chẽ với nhau, phải dựa trên cơ sở thực hiện tốt từng mắc xích công việc theo một trình tự logic kế tiếp nhau. Mỗi khâu trong quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng đều có sự liên quan tới nhau, làm tốt khâu nào sẽ là tiền đề cho việc giải quyết công việc của khâu sau một cách nhanh chóng. Ví dụ nếu chuẩn bị hàng diễn ra nhanh chóng, hàng hoá được tập trung, bao bì ký mã hiệu đầy đủ thì việc tiến hành kiểm tra của các cơ quan, tổ chức giám định sẽ dễ dàng hơn, góp phần nâng cao hiệu quả trong quá trình thực hiện HĐXK của công ty. Tuy nhiên trong trường hợp ngược lại sẽ có những ảnh hưởng quan trọng đến hoạt động kinh doanh của công ty: - Trong khâu mở L/C, nếu bên bán không giục bên mua mở L/C đúng thời hạn, bên bán mở L/C sai sót so với quy định trong HĐ làm công tác thanh toán sẽ chậm trễ ảnh hưởng đến kế hoạch kinh doanh của công ty. - Một sự chuẩn bị hàng XK không tốt không những giao hàng không đúng thời hạn, không đúng chất lượng, số lượng mà còn ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện HĐ, quan hệ làm ăn với đối tác cũng từ đó mà trở nên xấu đi. - Đối với quá trình làm thủ tục hải quan, nếu không chú trọng đến việc khai tờ hải quan và lập hồ sơ hải quan cho khớp với thực tế hàng hoá và bộ chứng từ về hàng hoá, sẽ xảy ra sự không thống nhất giữa các giấy tờ trong hồ sơ sẽ dẫn đến phải làm lại mất nhiều thời gian và chậm tiến độ giao hàng. Chương 2 thực trạng tổ chức thực hiện quy trình Hợp đồng xuất khẩu thuỷ sản tại Công ty cổ phần xuất nhập khẩu thủy sản Quảng Bình 2.1. Tổng quan về Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Thủy sản Quảng Bình 2.1.1. Thông tin tóm tắt về Công ty - Tên Công ty: Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu Thuỷ sản Quảng Bình (CP XNK TS QB). - Tên giao dịch: QUANG BINH SEAPRODUCTS IMPORT - EXPORT JOINT STOCT COMPANY - Trụ sở đóng tại: Số 8A đường Hương Giang - TP Đồng Hới - Quảng Bình. Công ty CP XNK TS QB trước đây là Xí nghiệp Đông lạnh Đồng Hới, tiền thân là Xí nghiệp sản xuất hàng xuất khẩu tổng hợp Đồng Hới được thành lập tháng 8 năm 1989 theo quyết định số 1777/QĐ-UB ngày 31/12/1986 của UBND Tỉnh Bình Trị Thiên. Thực hiện việc cổ phần hóa DNNN, UBND Tỉnh Quảng Bình có Quyết định số 06/2003/QĐ-UB ngày 01/03/2003 chuyển đổi Xí nghiệp Đông lạnh Đồng Hới thành Công ty Cổ phần XNK Thủy sản Quảng Bình. * Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty (xem Phụ lục 1) 2.1.2. Tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Thủy sản Quảng Bình a. Ngành nghề kinh doanh của Công ty - Tổ chức thực hiện nuôi trồng, khai thác, thu mua nguyên liệu, sản xuất chế biến và kinh doanh các mặt hàng thủy hải sản, nông sản, súc sản, lâm sản. - Kinh doanh XNK trực tiếp thủy hải sản, nông sản, súc sản, lâm sản và các loại nguyên liệu, thiết bị, hàng hóa phục vụ sản xuất và tiêu dùng trong, ngoài ngành. - Sản xuất và dịch vụ bảo trì bảo dưỡng, sửa chữa các thiết bị cơ điện lạnh, cơ khí, máy móc và các sản phẩm dệt may. - Dịch vụ vận chuyển, gia công, bảo quản hàng đông lạnh. - Dịch vụ xuất khẩu lao động. - Kinh doanh nhà khách, khách sạn, dịch vụ du lịch. b. Thị trường tiêu thụ sản phẩm của Công ty Công ty Cổ phần XNK Thủy sản Quảng Bình có mạng lưới thị trường tiêu thụ tương đối ổn định. - Thị trường trong nước chủ yếu là các Công ty: SEAPRODEX Đà Nẵng, SEAPRODEX Hà Nội, Công ty TNHH Hoàng Lai TP Hồ Chí Minh, Công ty TNHH thực phẩm Anh Đào - Nha Trang, Công ty XNK Quảng Trị, Xí nghiệp nuôi trồng Quảng Bình, Công ty Thủy sản Huế, Chi nhánh chất lượng ở Đà Nẵng... và các cá nhân trong và ngoài tỉnh thu mua với số lượng khá lớn. - Công ty còn có quan hệ làm ăn với những Công ty nước ngoài như: Công ty KINHONH, Công ty KYORITSU SHOJI, công ty KAHNAM (Nhật Bản), Công ty NIPONSUISAN, Công ty SUN WAH (Hồng Kông), LINCHINFAO (Đài Loan). c. Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Kết quả hoạt động SXKD của Công ty CP XNK TS QB (xem phụ lục2) Bảng số liệu trên cho thấy Công ty đã có nhiều cố gắng trong sản xuất kinh doanh. Do có những điều kiện thuận lợi như Công ty có vị trí đóng ở phía nam Đồng Hới, bên cạnh bờ sông Nhật Lệ; là đơn vị có tổng số vốn kinh doanh vào loại lớn trên địa bàn Tỉnh; có nguồn vốn tự có tương đối lớn, vốn vay ít nên chi phí vay tính vào giá thành không lớn, chủ động xoay vòng vốn kinh doanh... cho nên so với năm 2005 một số chỉ tiêu thực hiện của năm 2006 đã có sự phát triển đáng kể. Tổng số vốn kinh doanh năm 2007 so với năm 2005 tăng từ 6.558 triệu đồng lên 8.617,8 triệu đồng, việc tăng nguồn vốn làm cho việc đầu tư vào tái sản xuất mở rộng, quy mô doanh nghiệp được mở rộng và nâng cao hơn trước. Năm 2006 doanh thu thuần là 26.629 triệu đồng tăng 66,1%, tương đương 10.600 triệu đồng so với năm 2005. Đây là tín hiệu rất khả quan chứng tỏ quy mô kinh doanh của doanh nghiệp tăng, nguyên nhân là do Công ty đã sử dụng nhiều hình thức tiêu thụ khác nhau, nâng cao chất lượng sản phẩm mở rộng và chiếm lĩnh thị phần, đáp ứng được thị hiếu người tiêu dùng. Ngoài ra, các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí bán hàng của Công ty năm 2006 cũng tăng hơn so với năm 2005. Việc tăng chi phí lên cũng sẽ có những ảnh hưởng đến công việc kinh doanh . Công ty cần phải tìm hiểu nguyên nhân, đề ra biện pháp để tiết kiệm và giảm bớt các khoản chi phí này. Tổng hợp sự ảnh hưởng của tất cả các chỉ tiêu trên qua các năm: năm 2005, năm 2006 cho thấy lợi nhuận của Công ty tăng khá mạnh. Điều này chứng tỏ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty đang trên đà phát triển không ngừng, quy mô sản xuất được mở rộng, sản lượng tiêu thụ tăng, thu nhập của người lao động trong Công ty đã được nâng cao. Tuy nhiên do sự cạnh tranh luôn diễn ra ngày càng quyết liệt, thêm vào đó là sự khắc nghiệt của thời tiết, việc đánh bắt hải sản tràn lan không theo quy hoạch nên trữ lượng đánh bắt của người dân trong vùng có chiều hướng giảm sút và sự khan hiếm của nguồn nguyên liệu đã làm cho sản lượng thu mua nguyên liệu bị giảm, làm cho đầu vào gia tăng vì vậy dẫn đến kết quả kinh doanh của Công ty đầu năm 2007 có xu hướng giảm sút. *Kết quả hoạt động XK của công ty CP XNK TS QB ( xem phụ lục 3) Đối chiếu bảng 2 với bảng 1 có thể thấy tổng doanh thu của Công ty đa phần là nhờ xuất khẩu. Trước đây hàng xuất khẩu chủ yếu là mực khô lột da cao cấp và mực khô nguyên da. Nhưng gần đây, sản lượng mực khô chế biến giảm xuống mạnh, Công ty tập trung sản xuất, xuất khẩu hàng đông nhiều hơn và coi mặt hàng mực đông là chủ đạo. Tổng kim ngạch xuất khẩu mực đông trong hai năm qua cũng có tăng lên, năm 2005 đạt 999,737 nghìn USD đến năm 2006 đạt 1.630.300 nghìn USD. Tuy nhiên, mặt hàng xuất khẩu của Công ty hạn hẹp, chủ yếu là mực đông. Mạng lưới thị trường tiêu thụ thì bó hẹp, chỉ tập trung ở một số nước như Nhật Bản, Hồng Kông, Đài Loan. Chính vì mặt hàng hạn hẹp, thị trường bó hẹp nên tốc độ tăng trưởng không cao. Vì vậy Công ty cần phải phát triển mặt hàng tiêu thụ cũng như thị trường tiêu thụ hàng xuất khẩu để mặt hàng xuất khẩu ngày càng nhiều và thị trường xuất khẩu rộng rãi và ổn định hơn. 2.2. Thực trạng tổ chức thực hiện quy trình Hợp đồng xuất khẩu thủy sản tại Công ty Cp XNK thủy sản Quảng Bình *Quy trình tổ chức thực hiện HĐXK tại CT CP XNK TS QB(xem phụ lục4) 2.2.1. Giục mở L/C và kiểm tra L/C Trong việc thực hiện Hợp đồng, Công ty thường thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ nên sau khi hợp đồng được ký kết, Công ty sẽ nhắc nhở, giục bên nhập khẩu mở ngay L/C và tiến hành kiểm tra L/C có phù hợp với hợp đồng hay không. Nếu phù hợp Công ty sẽ tiến hành thực hiện hợp đồng đã kí kết. Việc giục mở L/C và kiểm tra L/C là rất quan trọng, nó thể hiện rõ mục đích muốn nhận hàng và đảm bảo rằng Công ty sẽ được thanh toán của bên mua hàng. Từ đó, Công ty có cơ sở chắc chắn bỏ vốn ra thu mua hàng đáp ứng nhu cầu xuất khẩu. 2.2.2. Chuẩn bị hàng xuất khẩu a. Thu mua hàng thủy sản Mặt hàng thủy sản xuất khẩu của Công ty chủ yếu được thu mua trên địa bàn Tỉnh Quảng Bình. Vì Tỉnh Quảng Bình có trữ lượng hải sản khoảng 99.000 tấn, khả năng khai thác cho phép trên 40.000 tấn/năm. Nguồn lợi hải sản biển đa dạng, phong phú và có nhiều giống loài có giá trị kinh tế cao. Đặc biệt là các loại mực ống, mực nang là sản phẩm xuất khẩu chủ yếu của Công ty có khả năng cho phép khai thác 8.000 đến 10.000 tấn/năm. Ngoài ra Công ty còn thu mua tại các cảng ngoại tỉnh, tổng sản lượng thu mua chiếm 18% gồm các địa bàn: Quảng Trị, Hà Tĩnh, Nghệ An, Thanh Hóa. * Về giá thu mua: Do giá hàng thuỷ sản tương đối ổn định nên việc thoả thuận giá cả với các đơn vị thu mua thường diễn ra nhanh chóng, thuận lợi. Nhưng cũng có trường hợp cần gấp hàng để thực hiện hợp đồng đã ký kết, Công ty cũng phải chịu mức giá cao hơn để đảm bảo uy tín cho Công ty với bên nước ngoài. * Về số lượng cung ứng: Tùy thuộc vào số lượng đã ký kết và khả năng cung ứng của từng chân hàng để Công ty nắm rõ và có kế hoạch thu mua cụ thể, đảm bảo đủ số lượng cần thiết. * Về chất lượng hàng cung ứng: Công ty nhận biết rằng đây là vấn đề rất quan trọng, ảnh hưởng tới việc thực hiện hợp đồng và quyết định đến hiệu quả kinh doanh của Công ty. Công ty đã thận trọng trong việc lựa chọn mặt hàng đảm bảo về chất lượng của từng chân hàng. * Về phương thức thanh toán được Công ty sử dụng chủ yếu là thanh toán ngay, ứng trước thanh toán sau, chuyển khoản. b. Bao bì đóng gói hàng hóa Mặt hàng xuất khẩu chủ yếu của Công ty là mực đông, phải đảm bảo độ tươi sống nên khâu đóng gói cũng khá phức tạp. Sau khi sản phẩm được chế biến, sản phẩm đó được đóng bằng khay xốp, sau đó đưa khay xốp vào trong túi hút chân không PA (cấp đông), cuối cùng sản phẩm được đóng lại bằng thùng carton. c. Kẻ ký mã hiệu hàng hóa Việc kẻ ký hiệu mã hiệu cho hàng thuỷ sản xuất khẩu không quá cầu kỳ, tốn kém. Sau khi hàng hoá được đóng gói vào thùng, Công ty tiến hành ký mã hiệu lên bao bì bên ngoài nhằm thông báo những thông tin cần thiết cho việc giao nhận, bốc dỡ và bảo quản hàng hoá. Thông thường trên bao bì sẽ ghi tên người nhận, người gửi, trọng lượng, địa điểm hàng đến… 2.2.3. Kiểm tra hàng xuất khẩu Trước khi giao hàng Công ty kiểm tra kỹ lưỡng hàng xuất khẩu. Thông thường nội dung chủ yếu mà Công ty kiểm tra là về chất lượng, số lượng, bao bì... nhằm đảm bảo phù hợp với hợp đồng. Việc kiểm tra chất lượng, số lượng hàng thủy sản được công ty cử người kiểm lần thứ nhất tại nơi thu mua. Tại đây các cán bộ của công ty xem xét và kiểm tra chất lượng có đảm bảo độ tươi sống và đủ về số lượng chưa. Khi chuẩn bị giao hàng cho phương tiện vận tải, cán bộ Công ty dựa vào điều khoản của hợp đồng để tiếp tục kiểm tra chất lượng, số lượng, bao bì, kí hiệu hàng hóa theo đúng hợp đồng. 2.2.4. Thuê phương tiện vận tải Khâu quan trọng đầu tiên trong công việc thuê phương tiện vận chuyển là tìm hiểu về phương tiện cần thuê. Nhận biết được điều đó nên khi thuê tàu, Công ty luôn nghiên cứu kỹ, tìm kiếm thông tin về các hãng tàu và cử các cán bộ nắm chắc nghiệp vụ thuê tàu và giàu kinh nghiệm đảm nhận. Công việc thuê phương tiện vận tải được tiến hành như sau: Công ty thuê container tại cảng Hải Phòng, ký hợp đồng thuê xe kéo container từ cảng Hải Phòng về xưởng chế biến sản phẩm của Công ty. Sau khi xếp hàng lên container, tiếp tục chở container ra cảng Hải Phòng. Điều kiện giao hàng chủ yếu của Công ty là FOB Hải Phòng và một số trường hợp áp dụng điều kiện CIF, khi đó Công ty sẽ tiến hành nghiệp vụ thuê tàu. Công ty đã lựa chọn phương thức thuê tàu chợ là do công ty thường áp dụng phương pháp gửi hàng nguyên container, thời gian đàm phán thuê tàu và chuyên chở được rút ngắn vì nghiệp vụ thuê tàu đơn giản và tàu chạy theo lịch trình đã định, mặt khác công ty không phải lo việc xếp dỡ hàng hoá vì phí tổn xếp dỡ đã bao gồm trong cước phí. Tuy nhiên sử dụng phương thức thuê tàu chợ thì công ty phải chịu cước phí cao hơn so với tàu chuyến. Sau khi xác định số lượng hàng cần chuyên chở tuyến đường vận tải, nghiên cứu về hành trình vận chuyển Công ty sẽ tiến hành ký kết hợp đồng thuê tàu với hãng tàu đã lựa chọn, sau đó lập bảng kê khai hàng và lưu thông khoang. 2.2.5. Làm thủ tục hải quan Trước khi làm thủ tục giao hàng lên tàu thì nhân viên của Công ty tiến hành làm thủ tục hải quan gồm: - Khai báo hải quan và nộp bộ chứng từ hàng hoá: Công ty nhận tờ khai hải quan và tiến hành khai báo chi tiết về lô hàng xuất khẩu với các nội dung như: chất lượng, số lượng, trị giá, tên phương tiện vận tải, xuất khẩu đến nước nào... Sau khi hoàn thành hồ sơ hải quan, Công ty sẽ nộp tờ khai cho cơ quan Hải quan cùng với các chứng từ cần thiết để chứng minh tính hợp pháp của lô hàng. Bộ chứng từ hàng xuất của công ty bao gồm: + Tờ khai hải quan. + Hợp đồng mua bán. + Bảng kê khai hàng xuất bao gồm lượng và tiền. + Bộ chứng từ ngân hàng gồm: hóa đơn, bảng kê khai hàng bán, giấy chứng nhận chất lượng, giấy chứng nhận nguồn gốc xuất xứ, vận đơn của hãng tàu. - Xuất trình hàng hoá để cơ quan hải quan tiến hành kiểm tra, so sánh lô hàng xuất khẩu có phù hợp với hợp đồng hay không. Khi tiến hanh làm thủ tục này, công ty đã không tránh khỏi những thiếu sót, hàng hoá trong một số lô hàng không đủ số lượng như trong hợp đồng. Mặc dù đó chỉ là sự chênh lệch nhỏ không đang kể nhưng lại làm cho tiến độ giao hàng bị chậm lại. 2.2.6. Giao hàng cho phương tiện vận tải Điều kiện giao hàng mà công ty thường sử dụng khi XK hàng thủy sản ra nước ngoài là FOB. Do đó công ty phải tiến hành công việc như sau: - Giao hàng lên tàu do người mua chỉ định tại cảng quy định: cán bộ công ty làm thủ tục thông quan XK, tiến hành kiểm tra hàng và lấy giấy chứng nhận về chất lượng. Sau đó thông báo cho khách hàng về số lượng, chất lượng… của lô hàng để khách hàng lựa chọn phương tiện vận tải._.