Thực trạng và giải pháp hoàn thiện hạch toán nguyên liệu, vật liệu và việc quản lý nguyên liệu, vật liệu tại điện lực Ba Đình - Hà Nội

động ở đây chính là các loại vật liệu. Theo Mác, bất kỳ một loại vật liệu nào cũng là đối tượng lao động song không phải bất cứ đối tượng lao động nào cũng là vật liệu mà chỉ khi đối tượng lao động thay đổi do tác động của yếu tố con người thì khi đó nó mới trở thành vật liệu. Ví dụ như các loại quặng nằm trong lòng đất thì không phải là vật liệu nhưng than đá, sắt, đồng, thiếc… khai thác được trong các quặng ấy lại là vật liệu cho các nghành công nghiệp chế tạo, cơ khí… Trong quá trình sản xuất sản phẩm ở doanh nghiệp, ba yếu tố hình thành chi phí tương ứng: chi phí tiêu hao vật liệu, chi phí tiền lương, chi phí khấu hao tư liệu lao động. Theo quan điểm của Mác Lênin thì đó chính là chi phí lao động vật hóa và lao động sống. Vậy vật liệu là đối tượng lao động đã được thay đổi do lao động có ích của con người tác động. Trong các doanh nghiệp sản xuất vật chất, vật liệu là tài sản dự trữ quan trọng nhất của sản xuất , thuộc tài sản lưu động. Theo kế toán Pháp, vật liệu là đối tượng lao động trong tình trạng sử dụng tốt mà xí nghiệp mua vào làm chất liệu ban đầu để sản xuất các sản phẩm công nghiệp mới. Trong chuẩn mực kế toán Quốc tế (IAS) số 2, vật liệu được xếp vào hàng tồn kho dùng để sử dụng trong quá trình sản xuất hoặc cung cấp các dịch vụ. 2) Đặc điểm và vai trò của nguyên liệu, vật liệu trong hoạt động sản xuất kinh doanh: Vật liệu là thành phần chủ yếu cấu tạo nên thành phẩm, dịch vụ, là đầu vào của quá trình sản xuất. Xét trên các phương diện khác nhau, ta thấy rõ đặc điểm, vị trí quan trọng của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh: Vật liệu là đối tượng lao động biểu hiện dưới dạng vật hóa, là một trong ba yếu tố cơ bản không thể thiếu được của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất tạo thành sản phẩm mới. Kế hoạch sản xuất phụ thuộc rất nhiều vào việc cung cấp vật liệu có đầy đủ, kịp thời, đúng chất lượng hay không. Nếu vật liệu có chất lượng tốt, đúng quy định sẽ tạo điều kiện cho sản xuất tiến hành thuận lợi, chất lượng sản phẩm tạo khả năng cạnh tranh trên thị trường. Vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định, khi tham gia vào sản xuất thì vật liệu chịu sự tác động của lao động, chúng sẽ bị tiêu hao hoàn toàn hoặc bị thay đổi hình dáng vật chất ban đầu tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm. Về mặt giá trị, khi tham gia vào sản xuất , vật liệu chuyển dịch một lần toàn bộ giá trị của chúng vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Điều này thể hiện ở chỗ chi phí vật liệu là khoản chi phí phân bổ một lần. Vật liệu thuộc tài sản lưu động, giá trị vật liệu thuộc vốn lưu động dự trữ của doanh nghiệp, vật liệu thường chiếm một tỷ trọng rất lớn trong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm ở các doanh nghiệp, cho nên việc quản lý quá trình thu mua, vận chuyển, bảo quản dự trữ và sử dụng vật liệu trực tiếp tác động đến những chỉ tiêu quan trọng nhất của doanh nghiệp như chỉ tiêu sản lượng, chỉ tiêu lợi nhuận, chỉ tiêu giá thành, chất lượng sản phẩm… 3) Yêu cầu quản lý nguyên liệu, vật liệu: Đặc điểm và tính chất chuyển hoá giá trị của vật liệu vào giá trị sản phẩm, đòi hỏi công tác quản lý và hạch toán kế toán vật liệu phải được tổ chức khoa học hợp lý. Điều đó có ý nghĩa thiết thực trong quản lý kiểm soát tài sản lưu động của doanh nghiệp và kiểm soát chi phí, giá thành sản phẩm. Để tổ chức tốt vật liệu thì công tác quản lý doanh nghiệp phải thực hiện các yêu cầu sau: Các doanh nghiệp phải có đầy đủ kho tàng để bảo quản vật liệu, kho phải được trang bị các phương tiện bảo quản và cân, đo, đong, đếm cần thiết, phải bố trí thủ kho và nhân viên bảo quản có nghiệp vụ thích hợp và có khả năng nắm vững và thực hiện việc ghi chép ban đầu cũng như sổ sách hạch toán kho. Việc bố trí sắp xếp vật liệu trong kho phải theo đúng yêu cầu và kỹ thuật bảo quản, thuận tiện cho việc nhập, xuất và theo dõi kiểm tra. Đối với mỗi thứ vật liệu phải xây dựng định mức dự trữ, xác định rõ giới hạn dự trữ tối thiểu, tối đa để có căn cứ phòng ngừa các trường hợp thiếu vật tư phục vụ sản xuất hoặc dự trữ vật tư quá nhiều gây ứ đọng vốn. Cùng với việc xây dựng định mức dự trữ, việc xây dựng định mức tiêu hao vật liệu là điều kiện quan trọng để tổ chức quản lý và hạch toán vật liệu. Hệ thống các định mức tiêu hao vật tư không những phải có đầy đủ cho từng chi tiết, từng bộ sản phẩm mà còn phải không ngừng được cải tiến và hoàn thiện để đạt tới các định mức tiên tiến. Xây dựng sổ danh điểm cho từng loại vật liệu, tạo điều kiện thuận lợi, tránh nhầm lẫn trong công tác quản lý, hạch toán. Việc lập sổ danh điểm có tác dụng lớn đến quản lý, hạch toán như đơn giản, tiết kiệm thời gian trong đối chiếu kho với kế toán trong công tác tìm kiếm thông tin về từng loại vật liệu. Từ đặc điểm và yêu cầu quản lý, tổ chức tốt công tác hạch toán là điều kiện không thể thiếu được trong quản lý vật liệu. Điều này thể hiện kế toán phải phản ánh kịp thời đầy đủ số lượng, giá trị thực tế vật liệu nhập, xuất, tồn kho; kiểm tra tình hình chấp hành định mức tiêu hao, sử dụng vật liệu; kiểm kê phát hiện kịp thời vật liệu thừa, thiếu; phân tích tình hình, hiệu quả sử dụng vật liệu. 4) Sự cần thiết tổ chức kế toán vật liệu trong doanh nghiệp và nhiệm vụ của kế toán: Vật liệu là một trong những nhân tố cấu thành nên sản phẩm, sau quá trình sản xuất kinh doanh giá trị của nó chuyển dịch hết vào giá trị sản phẩm. Vật liệu chiếm tỉ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Do đó vật liệu có vai trò rất quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh. Để đạt được mục tiêu cao nhất của doanh nghiệp là lợi nhuận thì mục tiêu trước mắt là giảm giá thành sản phẩm. Quản lý vật liệu chặt chẽ là góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vật liệu, hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận. Kế toán là một công cụ của quản lý, tổ chức tốt công tác kế toán vật liệu sẽ góp phần kiểm soát, tránh thất thoát, lãng phí vật liệu ở tất cả các khâu dự trữ, sử dụng, thu hồi... , ngoài ra còn đảm bảo việc cung cấp đầy đủ kịp thời, đồng bộ những vật liệu cần thiết cho sản xuất. Vì vậy cần thiết phải tổ chức hạch toán vật liệu trong các doanh nghiệp và có làm tốt điều này mới tạo được tiền đề cho việc thực hiện các mục tiêu lợi nhuận. Xuất phát từ những điều như trên, kế toán cần làm tốt các nhiệm vụ sau: Xây dựng hệ thống chứng từ ban đầu phù hợp với yêu cầu hạch toán tại đơn vị. Theo dõi chi tiết tình hình nhập, xuất, tồn kho từng vật liệu bằng các thước đo hiện vật và tiền tệ. Chọn phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu phù hợp với đơn vị. Tiến hành tập hợp và phân bổ vật liệu phù hợp với từng đối tượng chịu chi phí. Định kỳ phải tiến hành kiểm kê từng thứ vật liệu để phát hiện các nguyên nhân thừa thiếu, có biện pháp giải quyết kịp thời. Tiến hành xây dựng từng danh điểm vật liệu một cách khoa học tiện cho việc theo dõi. Kết hợp với các phòng ban khác tổ chức công tác bảo quản, sắp xếp một cách khoa học để hạn chế thấp nhất sự thiệt hại về vật liệu. 5) Phân loại và tính giá vật liệu: Phân loại vật liệu: Vật liệu cần được hạch toán chi tiết theo từng thứ, từng loại, từng nhóm theo cả hiện vật và giá trị. Trên cơ sở đó, xây dựng "danh điểm vật liệu" nhằm thống nhất tên gọi, ký - mã hiệu, quy cách, đơn vị tính và giá hạch toán của từng thứ vật liệu. Do vậy cần thiết phải tiến hành phân loại vật liệu nhằm tạo điều kiện cho việc hạch toán và quản lý vật liệu. Có nhiều tiêu thức để phân loại vật liệu, mỗi tiêu thức có ý nghĩa khác nhau đối với quản trị doanh nghiệp và kế toán. Căn cứ vào vai trò và tác dụng của vật liệu trong quá trình sản xuất, vật liệu chia thành: Nguyên, vật liệu chính: Là những thứ mà sau quá trình gia công, chế biến sẽ thành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm (kể cả bán thành phẩm mua vào). Vật liệu phụ: Là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc, hình dáng, mùi vị hoặc dùng để bảo quản, phục vụ hoạt động của các tư liệu lao động hay phục vụ cho lao động của công nhân viên chức (dầu nhờn, hồ keo, thuốc nhuộm, thuốc tẩy, thuốc chống rỉ, hương liệu, xà phòng, giẻ lau…). Nhiên liệu: Là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất, kinh doanh như than, củi, xăng, dầu, hơi đốt, khí đốt… Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thế cho máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải… Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các vật liệu và thiết bị (cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ…) mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu tư cho xây dựng cơ bản. Phế liệu: Là các loại vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài (phôi bào, vải vụn, gạch, sắt…) Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ chưa kể trên như bao bì, vật đóng gói, các loại vật tư đặc chủng… Hạch toán theo cách phân loại nói trên đáp ứng được yêu cầu phản ánh tổng quát về mặt giá trị đối với mỗi loại vật liệu. Để đảm bảo thuận tiện, tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý và hạch toán về số lượng và giá trị đối với từng thứ vật liệu, trên cơ sở phân loại vật liệu doanh nghiệp phải xây dựng " Sổ danh điểm vật liệu", xác định thống nhất tên gọi của từng thứ vật liệu, ký mã hiệu, quy cách của vật liệu, số hiệu của mỗi thứ vật liệu, đơn vị tính và giá hạch toán của vật liệu. Sổ danh điểm vật liệu có tác dụng trong công tác quản lý và hạch toán đặc biệt trong điều kiện cơ giới hoá công tác hạch toán ở doanh nghiệp. Ngoài cách phân loại trên, doanh nghiệp còn có thể sử dụng cách phân loại khác như: Phân loại theo nguồn hình thành (sử dụng tiêu thức mua hay tự sản xuất). Phân loại theo quyền sở hữu. Phân loại theo nguồn tài trợ. Phân loại theo tính năng lý học hoá học, theo quy cách phẩm chất. Trong kế toán quản trị, để tạo điều kiện cho cung cấp thông tin kịp thời về chi phí, vật liệu thường được chia ra: nguyên vật liệu trực tiếp, nguyên vật liệu gián tiếp. Trên cơ sở hai loại vật liệu này để hình thành hai loại chi phí: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nguyên vật liệu gián tiếp. Việc phân loại này cho phép nhà quản trị đưa ra quyết định một cách nhanh nhất. Tính giá vật liệu: Giá trị vật liệu chiếm một vị trí quan trọng trong giá thành sản phẩm ở các doanh nghiệp sản xuất. Trong bảng cân đối kế toán, vật liệu được đưa vào tài sản lưu động và thường có tỷ lệ cao trong tài sản lưu động. Do độ lớn tương đối vật liệu nên sai sót trong việc đánh giá vật liệu có thể ảnh hưởng đến giá thành của kỳ này và các kỳ tiếp theo. Giá trị vật liệu luôn có sự giao động, nhập xuất diễn ra thường xuyên. Khi có nghiệp vụ nhập xuất xảy ra, kế toán tiến hành đánh giá về mặt giá trị cho từng loại vật liệu. Tính giá vật liệu về thực chất là việc xác định giá trị ghi sổ của vật liệu. Theo quy định, vật liệu được tính theo giá thực tế (giá gốc). Nguyên tắc này được kế toán Việt Nam thừa nhận chuẩn mực kế toán quốc tế về hàng tồn kho (IAS) số 2. Tuỳ theo doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp hay phương pháp khấu trừ mà trong giá thực tế có thể có thuế VAT (nếu tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp) hay không có thuế VAT (nếu tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ). Giá thực tế nhập kho: Với vật liệu mua ngoài: Giá thực tế gồm giá mua ghi trên hoá đơn của người bán cộng (+) thuế nhập khẩu (nếu có) và các chi phí thu mua thực tế (chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí nhân viên thu mua, chi phí của bộ phận thu mua độc lập, chi phí thuê kho, thuê bãi, tiền phạt lưu kho, lưu hàng, lưu bãi…) trừ các khoản giảm giá hàng mua được hưởng. Với vật liệu tự sản xuất: Tính theo giá thành sản xuất thực tế. Với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Giá thực tế gồm giá trị vật liệu xuất chế biến cùng các chi phí liên quan (tiền thuê gia công, chế biến, chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt trong định mức…). Với vật liệu nhận đóng góp từ các đơn vị, tổ chức, cá nhân tham gia liên doanh: Giá thực tế là giá thoả thuận do các bên xác định cộng (+) với các chi phí tiếp nhận (nếu có). Với phế liệu: Giá thực tế là giá ước tính có thể sử dụng được hay giá trị thu hồi tối thiểu. Với vật liệu được tặng, thưởng: Giá thực tế tính theo giá thị trường tương đương cộng (+) chi phí liên quan đến việc tiếp nhận. Giá thực tế xuất kho: Đối với vật liệu xuất dùng trong kỳ, tuỳ theo đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp, vào yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, có thể sử dụng một trong các phương pháp sau theo nguyên tắc nhất quán trong hạch toán, nếu có thay đổi phải giải thích rõ ràng: Phương pháp giá đơn vị bình quân: Theo phương pháp này, giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ được tính theo công thức: Giá thực tế vật liệu xuất dùng = Số lượng vật liệu xuất dùng x Giá đơn vị bình quân Trong đó, giá đơn vị bình quân có thể tính theo một trong ba cách sau: Cách 1: Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ (Weight Average Cost) : Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ = Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Lượng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Ưu điểm: + Việc tính giá vật liệu xuất kho không phụ thuộc vào tần suất nhập - xuất trong kỳ. + Đơn giản, dễ làm, phù hợp với doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu, số lần nhập xuất nhiều, giá cả biến động đột ngột. Nhược điểm: Công việc tính toán dồn vào cuối tháng, gây ảnh hưởng đến công tác quyết toán nói chung. Cách 2: Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước: Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước = Giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trước) Lượng thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trước) Ưu điểm: Đơn giản, phản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu trong kỳ. Nhược điểm: Độ chính xác không cao vì không tính đến sự biến động của giá cả vật liệu kỳ này. Cách 3: Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập: Giá đơn vị = Giá thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập bình quân sau mỗi lần nhập Lượng thực tế vật liệu tồn sau mỗi lần nhập Ưu điểm: Việc tính giá chính xác, phản ánh kịp thời sự biến động của giá cả. Nhược điểm: Việc tính toán rất phức tạp, tốn nhiều công sức, chỉ nên áp dụng với những doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu, số lần nhập xuất không nhiều và thực hiện kế toán bằng máy vi tính. Phương pháp nhập trước, xuất trước (First in, First out): Theo phương pháp này, giả thiết rằng số vật liệu nào nhập trước thì xuất trước, xuất hết số nhập trước mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất. Nói cách khác cơ sở của phương pháp này là giá thực tế của vật liệu mua trước sẽ được dùng làm giá để tính giá thực tế vật liệu xuất trước và do vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số vật liệu mua vào sau cùng. Phương pháp này thích hợp trong trường hợp giá cả ổn định hoặc có xu hướng giảm. Ưu điểm: + Gần đúng với luồng nhập - xuất vật liệu trong thực tế. + Phản ánh được sự biến động của giá vật liệu tương đối chính xác. Nhược điểm: + Làm cho doanh thu hiện tại không phù hợp với những khoản chi phí hiện tại. Theo phương pháp nhập trước - xuất trước, doanh thu hiện tại được tạo ra bởi giá trị vật liệu đã được mua vào từ cách đó rất lâu. + Khối lượng công việc hạch toán nhiều. Phương pháp này thường được áp dụng ở những doanh nghiệp có ít vật liệu, số lần nhập kho của mỗi danh điểm không nhiều. Phương pháp nhập sau xuất trước ( Last in, First out): Phương pháp này giả định những vật liệu mua sau cùng sẽ được xuất trước tiên, ngược lại với phương pháp nhập trước - xuất trước ở trên. Phương pháp nhập sau - xuất trước thích hợp trong trường hợp lạm phát. Ưu điểm: Doanh thu hiện tại được phù hợp với những khoản chi phí hiện tại. Nhược điểm: + Phương pháp này bỏ qua việc nhập xuất vật liệu trong thực tế. + Chi phí quản lý vật liệu của doanh nghiệp có thể cao vì phải mua thêm vật liệu nhằm tính vào giá vốn hàng bán những chi phí mới nhất với giá cao. + Giá trị vật liệu tồn kho và vốn lưu động của doanh nghiệp được phản ánh thấp hơn so với thực tế. Điều này làm cho khả năng thanh toán của doanh nghiệp bị nhìn nhận là kém hơn so với khả năng thực tế. Phương pháp trực tiếp ( Specific unit cost): Theo phương pháp này, vật liệu được xác định giá trị theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng (trừ trường hợp điều chỉnh). Khi xuất vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tế của vật liệu đó. Do vậy, phương pháp này còn có tên gọi là phương pháp đặc điểm riêng hay phương pháp giá thực tế đích danh và thường sử dụng với các loại vật liệu có giá trị cao và có tính cách biệt. Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có điều kiện bảo quản riêng từng lô vật liệu nhập kho. Ưu điểm: + Tính giá vật liệu xuất kho chính xác. + áp dụng có hiệu quả trong các doanh nghiệp có số lượng danh điểm nguyên vật liệu ít nhưng có giá trị lớn và mang tính đặc thù. Nhược điểm: Đòi hỏi công tác quản lý, bảo hành và hạch toán chi tiết, tỉ mỉ. Phương pháp giá hạch toán: Theo phương pháp này, toàn bộ vật liệu biến động trong kỳ được tính theo giá hạch toán (giá kế hoạch hoặc một loại giá ổn định trong kỳ). Cuối kỳ, kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức: Giá thực tế vật liệu xuất dùng (hoặc tồn kho cuối kỳ) = Giá hạch toán vật liệu xuất dùng (hoặc tồn kho cuối kỳ) x Hệ số giá vật liệu Hệ số giá có thể tính cho từng loại, từng nhóm hoặc từng thứ vật liệu chủ yếu tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý. Hệ số giá vật liệu = Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ + Giá thực tế vật liệu nhập trong kỳ Giá hạch toán vật liệu tồn đầu kỳ + Giá hạch toán vật liệu nhập trong kỳ Ưu điểm: Phương pháp này kết hợp được hạch toán chi tiết vật liệu và hạch toán tổng hợp để tính giá vật liệu, không phụ thuộc vào cơ cấu vật liệu sử dụng nhiều hay ít. Nhược điểm: + Phải tổ chức hạch toán tỉ mỉ, khối lượng công việc dồn vào cuối kỳ hạch toán, phải xây dựng được giá hạch toán khoa học. Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có nhiều danh điểm vật liệu và có trình độ kế toán tuơng đối tốt. Các phương pháp này có ảnh hưởng đến chi phí vật liệu và giá thành sản phẩm. Trong một thị trường ổn định giá không đổi, việc lựa chọn phương pháp tính giá là không quan trọng lắm. Tuy nhiên, trong một thị trường không ổn định, khi giá lên xuống thất thường, mỗi phương pháp có thể cho một kết quả khác nhau. Thực tế, nếu giá mua nhập vật liệu tăng lên qua các kỳ thì phương pháp nhập trước - xuất trước cho giá thành sản phẩm thấp nhất, ngược lại phương pháp nhập sau - xuất trước cho giá thành sản phẩm là cao nhất, giá thành sản phẩm của phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ nằm giữa hai phương pháp trên. Phương pháp trực tiếp thì phụ thuộc vào vật liệu nào được xuất dùng. Phương pháp giá hạch toán sử dụng giá hạch toán ổn định trong các kỳ kế toán. Các doanh nghiệp có quyền lựa chọn phương pháp thích hợp với đặc điểm sản xuất của doanh nghiệp. Theo các nguyên tắc được thừa nhận (GAAP), nguyên tắc nhất quán, liên tục đòi hỏi doanh nghiệp phải sử dụng phương pháp giống nhau từ kỳ này sang kỳ khác bảo đảm tính chất so sánh được của số liệu. Nguyên tắc này không có nghĩa là doanh nghiệp không bao giờ có thể thay đổi phương pháp. Doanh nghiệp có thể thay đổi phương pháp tính giá xuất nhưng phải có sự thông báo công khai; ghi đúng, đủ, trung thực số liệu có thể thấy rõ ảnh hưởng của sự thay đổi. Trong chuẩn mực kế toán Quốc tế (IAS) số 2, các phương pháp nhập trước - xuất trước, phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ, phương pháp trực tiếp là những phương pháp được chấp nhận hạch toán chi phí. Phương pháp nhập sau - xuất trước là phương pháp hạch toán thay thế cho các phương pháp hạch toán chuẩn: nhập trước - xuất trước và phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ. Trong kế toán Việt Nam, các phương pháp này đều được chấp nhận là phương pháp hạch toán chi phí. Như vậy, việc lựa chọn phương pháp tính giá xuất kho ở Việt Nam hoàn toàn tuân thủ quy định chuẩn mực Quốc tế. II) Hạch toán nguyên liệu, vật liệu trong các doanh nghiệp: 1) Hạch toán chi tiết vật liệu: Vật liệu trong doanh nghiệp thường có nhiều chủng loại khác nhau, nếu thiếu một loại nào đó có thể gây ra ngừng sản xuất, chính vì vậy hạch toán vật liệu phải đảm bảo theo dõi được tình hình biến động của từng loại vật liệu. Vật liệu là một trong những đối tượng kế toán, là tài sản cần phải được tổ chức, hạch toán chi tiết không chỉ về mặt giá trị mà cả về hiện vật, không chỉ ở từng kho mà phải chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ… và phải được tiến hành đồng thời ở cả kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho. Hạch toán chi tiết vật liệu được hiểu là việc các doanh nghiệp tổ chức hệ thống chứng từ, mở các sổ kế toán chi tiết và lựa chọn, vận dụng các phương pháp kế toán chi tiết vật liệu cho phù hợp, nhằm tăng cường công tác quản lý tài sản nói chung, quản lý vật liệu nói riêng. Để kế toán chi tiết vật liệu, các doanh nghiệp sử dụng một số chứng từ ban đầu như: - Phiếu nhập kho - (Mẫu 01 - VT) - Phiếu xuất kho - (Mẫu 02 - VT) - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ - (Mẫu 03 - VT) - Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm hàng hoá - (Mẫu 08 - VT) - Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho - (Mẫu số 02 - BH) - Hoá đơn cước phí vận chuyển - (Mẫu 03 - BH) Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng theo mẫu thống nhất theo quy định của Nhà nước, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn khác như: - Phiếu xuất vật tư theo hạn mức - (Mẫu số 04 - VT) -Biên bản kiểm nghiệm vật tư - (Mẫu số 05 - VT) - Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ - (Mẫu số 07 -VT) … Việc tổ chức kế toán chi tiết vật liệu được sử dụng một trong ba phương pháp: Phương pháp thẻ song song, Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển và Phương pháp sổ số dư. Mỗi phương pháp có ưu điểm, nhược điểm và phạm vi áp dụng riêng. ở một số nước như Mỹ, việc hạch toán chi tiết rất đơn giản như một dạng hạch toán phụ. Kế toán Mỹ chỉ dùng một sổ kho mở chi tiết cho từng vật liệu. Sổ kho theo dõi liên tục nhập xuất tồn về số lượng, đơn giá, thành tiền và dùng để đối chiếu với sổ cái tại mọi thời điểm. a) Phương pháp thẻ song song: Theo phương pháp thẻ song song, để hạch toán nghiệp vụ nhập, xuất và tồn kho vật liệu, ở kho phải mở thẻ kho để ghi chép về mặt số lượng và ở phòng kế toán phải mở sổ kế toán chi tiết vật liệu để ghi chép về mặt số lượng và giá trị. Thẻ kho do kế toán lập theo mẫu quy định thống nhất (mẫu 06 - VT) cho từng danh điểm vật liệu và phát cho thủ kho sau khi đã vào sổ đăng ký thẻ kho. ở kho: Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn vật tư về mặt số lượng. Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho. Thẻ được mở cho từng danh điểm vật tư. Cuối tháng, thủ kho phải tiến hành tổng cộng số nhập, xuất, tính ra số tồn kho về mặt lượng theo từng danh điểm vật tư. ở phòng kế toán: Kế toán vật tư mở thẻ kế toán chi tiết vật tư cho từng danh điểm vật tư tương ứng với thẻ kho mở ở kho. Thẻ này có nội dung tương tự thẻ kho, chỉ khác là theo dõi cả về mặt giá trị. Hàng ngày, hoặc định kỳ, khi nhận các chứng từ nhập, xuất kho do thủ kho chuyển tới, nhân viên kế toán vật tư phải kiểm tra, đối chiếu và ghi đơn giá hạch toán vào thẻ kế toán chi tiết vật tư và tính ra số tiền. Sau đó lần lượt ghi các nghiệp vụ nhập, xuất vào các thẻ kế toán chi tiết vật tư có liên quan. Cuối tháng tiến hành cộng thẻ và đối chiếu với thẻ kho. Để thực hiện đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và chi tiết, kế toán phải căn cứ vào các thẻ kế toán chi tiết để lập Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho về mặt giá trị của từng loại vật tư. Số liệu của bảng này được đối chiếu với số liệu của phần kế toán tổng hợp. Ngoài ra để quản lý chặt chẽ thẻ kho, nhân viên kế toán vật tư còn mở sổ đăng ký thẻ kho, khi giao thẻ kho cho thủ kho, kế toán phải ghi vào sổ. Sơ Đồ1: Sơ đồ hạch toán chi tiết vật tư theo phương pháp thẻ song song Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Thẻ hoặc sổ chi tiết vật tư Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật tư Kế toán tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng Ưu điểm: Đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu, đảm bảo sự chính xác của thông tin và có khả năng cung cấp thông tin nhanh cho quản trị hàng tồn kho. Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng. Việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng, do vậy hạn chế chức năng của kế toán. Điều kiện áp dụng: áp dụng thích hợp với những doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu, khối lượng các nghiệp vụ nhập, xuất ít, phát sinh không thường xuyên và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của các nhân viên kế toán chưa cao. b) Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển: Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển được hình thành trên cơ sở cải tiến một bước phương pháp thẻ song song. Theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển, công việc cụ thể tại kho giống như phương pháp thẻ song song ở trên. Tại phòng kế toán, kế toán vật tư không mở thẻ kế toán chi tiết vật tư mà mở sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lượng và số tiền của từng thứ (danh điểm) vật tư theo từng kho. Sổ này ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp các chứng từ nhập xuất phát sinh trong tháng của từng thứ vật tư, mỗi thứ chỉ ghi một dòng trong sổ. Cuối tháng đối chiếu số lượng vật tư trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho, đối chiếu số tiền với kế toán tổng hợp. Sơ đồ 2: Sơ đồ hạch toán chi tiết vật tư theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê xuất Bảng kê nhập Kế toán tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Ưu điểm: Phương pháp này đơn giản, dễ làm, khối lượng ghi chép có giảm bớt so với phương pháp thẻ song song. Nhược điểm: + Việc ghi sổ vẫn trùng lặp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu số lượng. + Việc kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa kho và phòng kế toán chỉ được tiến hành vào cuối tháng, vì vậy hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán. + Nếu không lập bảng kê nhập, xuất vật liệu thì việc sắp xếp chứng từ nhập, xuất trong cả tháng để ghi sổ đối chiếu luân chuyển dễ phát sinh nhầm lẫn, sai sót. Nếu có lập bảng kê nhập, xuất thì khối lượng ghi chép lớn. + Theo yêu cầu cung cấp thông tin nhanh phục vụ quản trị hàng tồn kho thì doanh nghiệp không nên sử dụng phương pháp này, vì muốn lập báo cáo nhanh hàng tồn kho cần dựa vào số liệu trên thẻ kho. Điều kiện áp dụng: áp dụng thích hợp cho các doanh nghiệp không có nhiều nghiệp vụ nhập xuất, không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết vật liệu do vậy không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập xuất hàng ngày. c) Phương pháp sổ số dư: Phương pháp sổ số dư là một bước cải tiến căn bản trong việc tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu. Đặc điểm nổi bật của phương pháp này là kết hợp chặt chẽ việc hạch toán nghiệp vụ của thủ kho với việc ghi chép của phòng kế toán. ở kho chỉ hạch toán về mặt số lượng và ở phòng kế toán chỉ hạch toán về giá trị của vật liệu, vì vậy đã xoá bỏ được sự ghi chép trùng lắp giữa kho và phòng kế toán, tạo điều kiện thực hiện kiểm tra thường xuyên và có hệ thống của kế toán đối với thủ kho, đảm bảo số liệu kế toán chính xác, kịp thời. Theo phương pháp sổ số dư, công việc cụ thể tại kho giống như các phương pháp trên. Định kỳ, sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phảp tập hợp toàn bộ chứng từ nhập kho, xuất kho phát sinh theo từng vật tư quy định. Sau đó lập phiếu giao nhận chứng từ và nộp cho kế toán kèm theo các chứng từ nhập, xuất vật tư. Ngoài ra, thủ kho còn phải ghi số lượng vật tư tồn kho cuối tháng theo từng danh điểm vật tư vào sổ số dư. Sổ số dư được kế toán mở cho từng kho và dùng cho cả năm, trước ngày cuối tháng, kế toán giao cho thủ kho để ghi vào sổ. Ghi xong thủ kho phải gửi về phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền. Tại phòng kế toán, định kỳ, nhân viên kế toán phải xuống kho để hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ. Khi nhận được chứng từ, kế toán kiểm tra và tính giá theo từng chứng từ (giá hach toán), tổng cộng số tiền và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ. Đồng thời ghi số tiền vừa tính được của từng nhóm vật tư (nhập riêng, xuất riêng) và bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho vật tư. Bảng này đuợc mở cho từng kho, mỗi kho một tờ, được ghi trên cơ sở các phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất vật tư. Tiếp đó, cộng số tiền nhập, xuất trong tháng và dựa vào số dư đầu tháng và dựa vào số dư đầu tháng để tính ra số dư cuối tháng của từng nhóm vật tư. Số dư này được dùng để đối chiếu với cột “số tiền” trên sổ số dư (số liệu trên sổ số dư do kế toán vật tư tính bằng cách lấy số lượng tồn kho x giá hạch toán). Sơ đồ 3: Sơ đồ hạch toán chi tiết vật tư theo phương pháp sổ số dư Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Sổ số dư Kế toán tổng hợp Phiếu giao nhận chứng từ nhập Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho vật tư Phiếu giao nhận chứng từ xuất Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Ưu điểm: +Tránh được sự ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, giảm bớt khối luợng ghi chép kế toán, công việc được tiến hành đều trong tháng. + Kế toán thực hiện kiểm tra thường xuyên đối với việc ghi chép của thủ kho trên thẻ kho cũng như bảo quản hàng trong kho của thủ kho. Nhược điểm: Khó kiểm tra sai sót vì phòng kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị của từng nhóm vật liệu. Điều kiện áp dụng: Phù hợp với các doanh nghiệp có nhiều danh điểm vật liệu, nghiệp vụ nhập, xuất vật liệu nhiều, dùng giá hạch toán để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn vật liệu và yêu cầu trình độ kế toán cao. 2) Hạch toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu: Xuất phát từ yêu cầu quản lý kinh doanh trong kinh tế thị trường, để đưa ra các quyết định chỉ đạo tổ chức hoạt động kinh doanh, ban lãnh đạo cần phải có những thông tin đa dạng, theo các mức độ khác nhau và ở nhiều bộ phận khác nhau và đặc biệt là thông tin của bộ phận tài chính. ở các nước như Anh, Mỹ…, để đáp ứng nhu cầu thông tin, họ đã xây dựng hệ thống kế toán tài chính và hệ thống kế toán quản trị. Sự kết hợp của hai hệ thống cho phép chủ doanh nghiệp quyết định nên mua vật liệu nào với giá bao nhiêu, lựa chọn nhà cung cấp nào… Để hạch toán vật liệu nói riêng và các loại hàng tồn kho khác nói chung, kế toán có thể áp d._.ụng phương pháp kê khai thường xuyên hoặc phương pháp kiểm kê định kỳ. Như vậy, kế toán Việt Nam đã có sự hoà nhập với kế toán quốc tế trong việc lựa chọn phương pháp theo dõi hàng tồn kho. Các chứng từ được sử dụng trong hạch toán vật liệu ở doanh nghiệp thường bao gồm: Hoá đơn bán hàng (nếu tính thuế theo phương pháp trực tiếp), Hoá đơn giá trị gia tăng (nếu tính thuế theo phương pháp khấu trừ), Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất vật tư theo hạn mức, … tuỳ theo nội dung nghiệp vụ cụ thể. Căn cứ vào giấy báo nhận hàng, khi hàng về đến nơi, doanh nghiệp có trách nhiệm lập ban kiểm nghiệm để kiểm nghiệm vật tư thu mua cả về số lượng, chất lượng, qui cách, mẫu mã. Ban kiểm nghiệm sẽ căn cứ vào kết quả kiểm nghiệm thực tế để ghi vào "Biên bản kiểm nghiệm vật tư", sau đó bộ phận cung ứng sẽ lập "Phiếu nhập kho vật liệu" trên cơ sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nghiệm rồi giao cho thủ kho. Thủ kho sẽ ghi sổ số thực tế nhập kho vào phiếu rồi chuyển lên phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ. Trong trường hợp phát hiện thừa, thiếu, sai qui cách thì thủ kho phải báo ngay cho bộ phận cung ứng biết và cùng người giao hàng lập biên bản. Khi xuất kho vật liệu với các mục đích khác nhau, kế toán sử dụng chứng từ khác nhau. Trong trường hợp xuất kho vật liệu không thường xuyên với số lượng ít thì sử dụng "Phiếu xuất vật tư". Phiếu này được lập thành ba liên, 1 liên giao cho bộ phận lĩnh vật tư, 1 liên giao cho bộ phận cung ứng vật tư và 1 liên giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho sau đó chuyển lên phòng kế toán. Trong trường hợp vật tư xuất thường xuyên trong tháng và doanh nghiệp đã lập định mức tiêu hao vật tư cho sản phẩm thì sử dụng "Phiếu xuất vật tư theo hạn mức". Phiếu này được lập thành hai liên, 1 liên giao cho thủ kho, 1 liên giao cho đơn vị lĩnh, sau mỗi lần xuất kho, thủ kho ghi số thực xuất vào thẻ kho. Cuối tháng hoặc sau khi đã xuất hết hạn mức, thủ kho phải thu lại phiếu của đơn vị lĩnh, kiểm tra đối chiếu với thẻ kho, ký và chuyển một liên cho bộ phận cung ứng, liên còn lại chuyển cho phòng kế toán. Đối với trường hợp xuất bán vật liệu, bộ phận cung ứng sẽ lập "Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho" lập thành ba liên: 1 liên lưu lại ở phòng cung ứng, 1 liên giao cho khách hàng và 1 liên thủ kho ghi vào thẻ kho và chuyển lên cho phòng kế toán. Trường hợp xuất kho vật liệu để gia công chế biến, di chuyển nội bộ, doanh nghiệp sử dụng "Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ". a) Hạch toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên: Phương pháp kê khai thường xuyên (perpetual inventory method) là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm hàng tồn kho một cách thường xuyên, liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho. Phương pháp này được sử dụng phổ biến hiện nay ở nước ta vì những tiện ích của nó. Tuy nhiên với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, hàng hoá có giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng, xuất bán mà áp dụng phương pháp này sẽ tốn rất nhiều công sức. Dầu vậy, phương pháp này có độ chính xác cao và cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời, cập nhật. Theo phương pháp này, tại bất kỳ thời điểm nào, kế toán cũng có thể xác định được lượng nhập, xuất, tồn kho từng loại hàng tồn kho nói chung và nguyên vật liệu nói riêng. Theo chuẩn mực kế toán Quốc tế số 2, giá trị vật liệu được hạch toán vào giá phí hàng tồn kho, những khoản chi phí không nằm trong giá phí hàng tồn kho và được tính vào chi phí phát sinh trong kỳ: Nguyên vật liệu phế thải, chi phí dự trữ tồn kho trừ phi khoản chi phí này là cần thiết trong quá trình sản xuất trước một giai đoạn sản xuất tiếp theo. ở Việt Nam, kế toán đã vận dụng có chọn lọc chuẩn mực vào hạch toán vật liệu. Để hạch toán nguyên liệu, vật liệu, kế toán sử dụng các tài khoản sau: Tài khoản 152: "Nguyên liệu, vật liệu": Tài khoản này được dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng, giảm của các nguyên, vật liệu theo giá thực tế, có thể mở chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ… tuỳ theo yêu cầu quản lý và phương tiện tính toán. Bên nợ: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng giá thực tế của nguyên, vật liệu trong kỳ (mua ngoài, tự sản xuất, nhận góp vốn, phát hiện thừa, đánh giá tăng…). Bên có: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm nguyên, vật liệu trong kỳ theo giá thực tế ( xuất dùng, xuất bán, xuất góp liên doanh, thiếu hụt, giảm giá được hưởng…) Dư nợ: Giá thực tế của nguyên, vật liệu tồn kho. Tài khoản 151 "Hàng mua đi đường": Tài khoản này dùng theo dõi các loại nguyên, vật liệu mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng cuối tháng, chưa về nhập kho (kể cả số đang gửi kho người bán) Bên nợ: Phản ánh giá trị hàng đi đường tăng. Bên có: Phản ánh giá trị hàng đi đường kỳ trước đã nhập kho hay chuyển giao cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng . Dư nợ: Giá trị hàng đang đi đường (đầu và cuối kỳ). Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như 133, 331, 111, 112… Hạch toán tình hình biến động tăng vật liệu đối với các doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ: Đối với các cơ sở kinh doanh đã có đủ điều kiện để tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ (thực hiện việc mua, bán hàng hoá có hoá đơn, chứng từ, ghi chép đầy đủ), thuế VAT đầu vào được tách riêng, không ghi vào giá thực tế của vật liệu. Như vậy khi mua hàng, trong tổng giá thanh toán phải trả cho người bán, phần giá mua chưa thuế được ghi tăng giá vật liệu, còn phần thuế VAT đầu vào được ghi vào số được khấu trừ. Đặc điểm hạch toán tăng vật liệu trong các doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp: Đối với các đơn vị tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp (đơn vị chưa thực hiện đầy đủ các điều kiện về sổ sách kế toán, về chứng từ hoặc với các doanh nghiệp kinh doanh vàng bạc), do phần thuế VAT được tính vào giá thực tế vật liệu nên khi mua vào, kế toán ghi vào tài khoản 152 theo tổng giá thanh toán. Hạch toán tình hình biến động giảm vật liệu: Vật liệu trong doanh nghiệp giảm chủ yếu do xuất sử dụng cho sản xuất kinh doanh, phần còn lại có thể xuất bán, xuất góp vốn liên doanh… Mọi trường hợp giảm vật liệu đều ghi theo giá thực tế ở bên Có của tài khoản 152. Sơ đồ 4: Sơ đồ hạch toán tổng quát vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên (tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ) TK 111,112,331… TK 152 TK1331 TK 621 TK 627,641,642,241 TK 128,222,136 TK 412,1381,642 TK 1388,154 TK 151 TK 411 TK 154 TK 412,3381 TK 311,3388 Mua v.l nhập kho Nhập v.l đi đường V.l cấp trên cấp Nhập v.l đơn vị tự Đánh giá tăng v.l, Vay NH, đơn vị khác để mua v.l Xuất v.l chế biến S.P Xuất v.l cho quản lý, Mang v.l đi góp vốn, Đánh giá giảm v.l Xuất v.l cho vay kỳ trước hay nhận góp vốn LD… sản xuất Kiểm kê thừa v.l mang đi gia công, chế biến Thiếu khi k.kê cấp cho cấp dưới bán hàng, phân xưởng, XDCB TK 128,222 Nhận lại vốn góp liên doanh Sơ đồ 5: Sơ đồ hạch toán tổng quát vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên (tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp) TK 111,112,331.. TK 152 TK 621 TK 627,641,642 TK 128,222,136 TK 412,1381 TK 1388,154 TK 151 TK 411 TK 154 TK 412,3381 TK 311,3388 Mua v.l nhập kho Nhập v.l đi đường V.l cấp trên cấp Nhập v.l đơn vị tự Đánh giá tăng v.l, Vay NH, đơn vị khác mua v.l Xuất v.l chế biến S.P Xuất v.l cho quản lý, Mang v.l góp vốn, Đánh giá giảm v.l Xuất v.l cho vay kỳ trước hay nhận góp vốn LD sản xuất Kiểm kê thừa v.l mang đi gia công, chế biến Thiếu khi k.kê Cấp cho cấp dưới bán hàng, phân xưởng (Tổng giá thanh toán) b) Hạch toán nguyên liệu, vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ: Phương pháp kiểm kê định kỳ (periodic inventory method) là phương pháp không theo dõi một cách thường xuyên, liên tục về tình hình biến động của các loại vật tư, hàng hoá, sản phẩm trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lượng tồn kho thực tế. Từ đó xác định lượng xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác trong kỳ theo công thức: Giá trị vật liệu xuất dùng trong kỳ = Giá trị vật liệu tồn kho đầu kỳ + Tổng giá trị vật liệu tăng thêm trong kỳ - Giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ Độ chính xác của phương pháp này không cao mặc dầu tiết kiệm được công sức ghi chép và nó chỉ thích hợp với các đơn vị kinh doanh những chủng loại hàng hoá, vật tư khác nhau, giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng, xuất bán. TK sử dụng: TK 611 “Mua hàng” (tiểu khoản 6111 - Mua nguyên, vật liệu): Dùng để theo dõi tình hình thu mua, tăng, giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế. Bên nợ: Phản ánh giá thực tế nguyên, vật liệu tồn đầu kỳ và tăng thêm trong kỳ. Bên có: Phản ánh giá thực tế vật liệu xuất dùng, xuất bán, thiếu hụt… trong kỳ và tồn kho cuối kỳ. TK 6111 cuối kỳ không có số dư và thường được mở chi tiết theo từng loại vật tư. TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu”: Bên nợ: Giá thực tế vật liệu tồn kho cuối kỳ. Bên có: Kết chuyển giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ. Dư nợ: Giá thực tế vật liệu tồn kho. TK 151 “Hàng mua đang đi trên đường”: Bên nợ: Giá thực tế hàng đang đi đường cuối kỳ. Bên có: Kết chuyển giá thực tế hàng đang đi đường đầu kỳ. Dư nợ: Giá thực tế hàng đang đi đường. Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác có liên quan như 133, 331, 111, 112… Các tài khoản này có nội dung và kết cấu giống như phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp hạch toán: Đầu kỳ: căn cứ giá thực tế vật liệu đang đi đường và tồn kho đầu kỳ kết chuyển vào tài khoản 611. Trong kỳ: Khi mua vật liệu, căn cứ vào các hoá đơn, chứng từ liên quan, kế toán ghi sổ phản ánh trực tiêp vào tài khoản 611. Cuối kỳ: căn cứ kết quả kiểm kê, kế toán kết chuyển giá trị vật liệu chưa sử dụng và xác định giá trị xuất dùng. Để xác định giá trị vật liệu xuất dùng của từng loại cho sản xuất, kế toán phải kết hợp với kế toán chi tiết mới có thể xác định được do kế toán tổng hợp không theo dõi xuất liên tục. Sơ đồ 6: Sơ đồ hạch toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ (tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ) TK 627,641,642 TK 621 TK 611 TK 151,152 TK 111,112 TK 133 TK 411... Kết chuyển trị giá v.l tồn kho, đi đường đầu kỳ Tính vật liệu xuất cho chế biến sản phẩm P.á các ng.vụ mua, nhập vật liệu trong kỳ Nhập v.l từ các nguồn khác Tính vật liệu xuất cho các mục đích Kết chuyển trị giá v.l tồn kho và đang đi đường cuối kỳ TK 412 TK 412 Đánh giá tăng vl Đánh giá giảm vl TK 111, 112 TK 138, 334, 821, 642 Giá trị thiếu hụt, mất mát Giảm giá được hưởng và giá trị hàng mua trả lại Sơ đồ 7:Sơ đồ hạch toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ (tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp) TK 627,641,642 TK 621 TK 611 TK 151,152 TK 111,112 TK 411... Kết chuyến trị giá v.l tồn kho, đi đường đầu kỳ Tính vật liệu xuất cho chế biến sản phẩm P.á các ng.vụ mua, nhập vật liệu trong kỳ Nhập v.l từ các nguồn khác Tính vật liệu xuất cho các mục đích Kết chuyển trị giá v.l tồn kho và đang đi đường cuối kỳ TK 412 TK 412 Đánh giá tăng vl Đánh giá giảm vl TK 111, 112 TK 138, 334, 821, 642 Giá trị thiếu hụt, mất mát Giảm giá được hưởng và giá trị hàng mua trả lại 3) Tổ chức kiểm kê và hạch toán kết quả kiểm kê, đánh giá vật liệu: a) Kế toán kiểm kê vật liệu: Tổ chức kiểm kê được tiến hành theo quy định chung của Nhà Nước về việc lập Báo cáo kế toán, Bảng cân đối, và là quy định về hạch toán vật liệu doanh nghiệp. Công tác kiểm kê nhằm xác định chính xác số lượng, chất lượng, giá trị của từng loại vật liệu hiện có tại doanh nghiệp, kiểm tra tình hình bảo quản nhập xuất và sử dụng, phát hiện kịp thời và xử lý các trường hợp hao hụt, hư hỏng ứ đọng, mất mát, kém phẩm chất. Công tác kiểm kê phải được tiến hành định kỳ sáu tháng, một năm trước khi lập các báo cáo quyết toán do ban kiểm kê tài sản của doanh nghiệp tiến hành. Ban kiểm kê sử dụng các phương tiện cân, đo, đong, đếm…xác định số lượng vật liệu có mặt tại kho vào thời điểm kiểm kê và đồng thời xác định về mặt chất lượng của từng loại. Kết quả kiểm kê sẽ được ghi vào Biên bản kiểm kê (mẫu số 08 -VT). Biên bản được lập cho từng kho, từng địa điểm sử dụng, từng người phụ trách. Kết quả kiểm kê gửi lên cho phòng kế toán đối chiếu với sổ sách. Sơ đồ 8: Hạch toán vật liệu thừa thiếu khi kiểm kê TK 721 TK 152 TK 621, 627, 641, 642 TK 338(3381) TK 002 TK 111, 334, 138(1388) TK 642 TK 138(1381) Vật liệu thừa xác định là của doanh nghiệp Vật liệu thừa chưa rõ nguyên nhân chờ xử lý Vật liệu thừa là của đơn vị khác Vật liệu thiếu do cân, đo, đong, đếm sai VL thiếu trong ĐM hay ngoài ĐM nhưng được cấp thẩm quyền cho phép tính vào chi phí kinh doanh Yêu cầu người phạm lỗi bồi thường số vật liệu thiếu Vật liệu thiếu chưa rõ nguyên nhân chờ xử lý b) Kế toán đánh giá lại vật liệu: Khi đánh giá lại làm tăng giá trị vật liệu, kế toán căn cứ vào khoản chênh lệch để ghi: Nợ TK 152 Có TK 412 - Chênh lệch đánh giá lại tài sản Khi đánh giá lại làm giảm giá trị vật liệu, căn cứ khoản chênh lệch giảm để ghi: Nợ TK 412 Khoản chênh lệch Có TK 152 4) Hạch toán vật liệu trên hệ thống sổ sách kế toán tổng hợp: So với kế toán các nước Anh, Mỹ…, hệ thống sổ sách kế toán Việt Nam khá phức tạp với nhiều loại sổ sách và việc ghi chép còn nhiều trùng lặp. Việc hạch toán của Anh, Mỹ chủ yếu sử dụng trên máy nên chỉ áp dụng một hình thức nhật ký chung đơn giản, dễ làm mà vẫn cung cấp đầy đủ thông tin. ở Việt Nam để tổ chức hạch toán vật liệu, các doanh nghiệp có thể áp dụng một trong các hình thức chế độ kế toán Việt Nam hướng dẫn: a) Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ nhật ký chung: Nhật ký chung là hình thức ghi chép theo trình tự thời gian vào quyển nhật ký chung, sau đó căn cứ vào đó để lấy số liệu ghi vào sổ cái. Ngoài nhật ký chung, kế toán có thể mở nhật ký đặc biệt (nhật ký mua hàng): được sử dụng cho một số loại nghiệp vụ phát sinh nhiều. Sổ này có tác dụng như chứng từ tổng hợp nhằm giảm bớt số lần ghi vào sổ cái. Ngoài ra có tác dụng như nhật ký chung. Đặc điểm: + Tách rời việc ghi sổ theo thời gian và theo hệ thống trên hai loại sổ. + Tách rời hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết. + Phải lập bảng cân đối số phát sinh để kiểm tra số liệu trước khi lập báo cáo vì sổ cái được phản ảnh ở một số trang sổ riêng biệt. Hình thức sổ này bao gồm các loại sổ chủ yếu sau: Sổ nhật ký chung, nhật ký đặc biệt. Sổ cái . Các thẻ kho, sổ kế toán chi tiết. Trình tự hạch toán vật liệu theo hình thức nhật ký chung được thực hiện theo sơ đồ sau: Sơ đồ 9 Chứng từ gốc PNK, PXK Nhật ký chung Sổ cái TK 152,151,331... Bảng cân đối số phát sinh Các sổ, thẻ chi tiết v.l, t.t với người bán.... Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Nhật ký đặc biệt Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Quan hệ đối chiếu Ưu điểm: + Có thể vận dụng cho các loại hình doanh nghiệp đặc biệt cho các doanh nghiệp lớn. + Rất thuận tiện cho việc cơ giới hoá tính toán. + Ghi chép đơn giản. + Thuận lợi cho việc đối chiếu, kiểm tra tránh tiêu cực và đặc biệt rất thích hợp khi sử dụng kế toán máy. b) Đối với doanh nghiệp áp dùng hình thức nhật ký sổ cái: Theo hình thức này, các nghiệp vụ phát sinh đều phải được ghi theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất gọi là nhật ký sổ cái. Đặc điểm: + Kết hợp việc ghi chép theo thời gian và theo quan hệ đối ứng tài khoản trên một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là nhật ký sổ cái. + Tách rời hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên hai hệ thống sổ khác nhau. + Không cần lập bảng cân đối số phát sinh vì có thể kiểm tra tính chính xác của việc ghi sổ ở dòng cộng cuối kỳ trên nhật ký sổ cái. Hình thức sổ này bao gồm các loại sổ kế toán chủ yếu sau: Nhật ký sổ cái. Các thẻ kho, sổ kế toán chi tiết. Trình tự hạch toán vật liệu theo hình thức nhật ký - sổ cái được thực hiện theo sơ đồ sau: Sơ đồ 10 Chứng từ gốc PNK, PXK, BBKN VL Bảng tổng hợp chứng từ gốc Nhật ký - sổ cái Sổ quĩ Các sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ hiểu, dễ làm, dễ kiểm tra. Nhược điểm: Chỉ vận dụng cho doanh nghiệp nhỏ, sử dụng ít tài khoản, nghiệp vụ kinh tế phát sinh không nhiều, không thể thực hiện chuyên môn hoá phân công lao động kế toán. c) Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ Đặc điểm chủ yếu của hình thức sổ này là mọi nghiệp vụ kế toán phát sinh đều phải căn cứ vào chứng từ gốc, lập chứng từ ghi sổ trước khi ghi sổ kế toán. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm: Ghi theo trình tự thời gian được thực hiện trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Ghi theo nội dung kinh tế được thực hiện trên sổ cái. Chứng từ ghi sổ là do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại, có cùng nội dung kinh tế. Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và có chứng từ gốc đính kèm phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán). Hình thức sổ này bao gồm các loại sổ kế toán chủ yếu sau: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Sổ cái. Các thẻ kho, sổ kế toán chi tiết. Trình tự hạch toán vật liệu theo hình thức chứng từ - ghi sổ được thực hiện theo sơ đồ sau: Chứng từ gốc PNK, PXK Sơ đồ 11 Sổ, thẻ chi tiết v.l, t/t với người bán Sổ quĩ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 152,151,331... Bảng TH chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính và báo cáo N-X-T vật liệu Ưu điểm: + Vận dụng được cho các loại hình doanh nghiệp đặc biệt doanh nghiệp lớn. + Thuận tiện cho việc cơ giới hoá tính toán. Nhược điểm: Ghi chép còn trùng lắp nhiều. d) Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ nhật ký chứng từ: Đặc điểm cơ bản của hình thức sổ này là tổ chức sổ sách theo nguyên tắc tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo một vế của tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng (Thực tế tổ chức sổ nhật ký - chứng từ theo bên có và tổ chức phân tích chi tiết theo vế nợ của tài khoản đối ứng). Hình thức này kết hợp việc ghi sổ theo thời gian và theo quan hệ đối ứng tài khoản trên nhật ký chứng từ. Ghi chép theo trình tự thời gian được thực hiện trên các sổ chi tiết vật tư, sổ chi tiết số 2 thanh toán với người bán, một số nhật ký chứng từ liên quan đến tăng vật liệu như nhật ký chứng từ số 1, 2… Ghi theo hệ thống là ghi chép trên bảng kê số 3, bảng phân bổ số 2, các nhật ký chứng từ 5, 6, sổ cái tài khoản vật liệu. Nhật ký chứng từ có tác dụng: + Định khoản kế toán làm căn cứ ghi vào sổ cái. Phần lớn kết hợp hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết trên nhật ký chứng từ. + Không cần lập bảng cân đối số phát sinh trước khi lập báo cáo kế toán vì có thể kiểm tra số liệu ở dòng cộng cuối kỳ của các nhật ký chứng từ. Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế tài chính và lập báo cáo tài chính. Các sổ sách chủ yếu của hình thức ghi sổ này là: Nhật ký chứng từ. Bảng kê. Sổ cái. Các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Trình tự hạch toán vật liệu theo hình thức nhật ký - chứng từ được thực hiện theo sơ đồ sau: PNK, PXK, Bảng phân bổ vật liệu NK - CT 1,2,5,6,7. Các sổ, thẻ chi tiết v.l, t/t với người bán... Sổ cái TK 152 Bảng tổng hợp chi tiết Bảng kê số 3, 4, 5, 6 Báo cáo tài chính Sơ đồ 12 Ưu điểm: + Vận dụng được cho các loại hình doanh nghiệp đặc biệt doanh nghiệp lớn, số luợng nghiệp vụ nhiều, yêu cầu về chế độ quản lý tương đối ổn định, trình độ nhân viên kế toán cao đồng đều trong điều kiện kế toán thủ công. + Rất thuận tiện cho việc phân công lao động kế toán. Nhược điểm: Không thuận tiện cho việc cơ giới hoá tính toán. 5. Kế toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu dự trữ: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho đuợc lập vào cuối niên độ kế toán nhằm ghi nhận bộ phận giá trị dự tính giảm sút so với giá gốc (giá thực tế) của hàng tồn kho nhưng chưa chắc chắn. Qua đó phản ánh được giá trị thực hiện thuần tuý của hàng tồn kho trên báo cáo tài chính: Giá trị thực hiện thuần tuý của hàng tồn kho = Giá gốc của hàng tồn kho - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Theo chuẩn mực số 02 về hàng tồn kho trong Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam, nguyên liệu, vật liệu dự trữ để sử dụng cho mục đích sản xuất sản phẩm không được đánh giá thấp hơn giá gốc nếu sản phẩm do chúng góp phần cấu tạo nên sẽ được bán bằng hoặc cao hơn giá thành sản xuất của sản phẩm Khi có sự giảm giá của nguyên liệu, vật liệu mà giá thành sản xuất sản phẩm cao hơn giá trị thuần có thể thực hiện được thì nguyên liệu, vật liệu tồn kho được đánh giá giảm xuống bằng với giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng. Dự phòng giảm giá được lập cho các loại nguyên, vật liệu chính dùng cho sản xuất, các loại vật tư, hàng hoá, thành phẩm tồn kho để bán mà giá trên thị trường thấp hơn giá thực tế đang ghi sổ kế toán. Những loại vật tư, hàng hoá này là mặt hàng kinh doanh, thuộc sở hữu của doanh nghiệp, có chứng cứ hợp lý chứng minh giá vốn vật tư, hàng hoá tồn kho. Việc lập dự phòng có ý nghĩa quan trọng cả về phương diện kinh tế và phương diện tài chính. Trên phương diện kinh tế, việc lập dự phòng giúp doanh nghiệp phản ánh chính xác hơn giá trị tài sản của doanh nghiệp. Dự phòng được ghi nhận như một khoản cho phí làm giảm lợi nhuận trước thuế, do đó giảm thuế thu nhập doanh nghiệp. Trên phương diện tài chính, dự phòng có tính chất như một nguồn tài chính của doanh nghiệp, tạm thời nằm trong các tài sản lưu động truớc khi sử dụng thực thụ. Nếu doanh nghiệp tích luỹ được một số đáng kể, số này được sử dụng để bù đắp các khoản giảm giá tài sản thực sự phát sinh và tài trợ cho các khoản chi phí khi các chi phí này phát sinh ở niên độ sau. Theo chuẩn mực số 02, giá trị hàng tồn kho không thu hồi đủ khi hàng tồn kho bị hư hỏng, lỗi thời, giá bán bị giảm, hoặc chi phí hoàn thiện, chi phí để bán hàng tăng lên. Việc ghi giảm giá gốc hàng tồn kho cho bằng với giá trị thuần có thể thực hiện được là phù hợp với nguyên tắc tài sản không được phản ánh lớn hơn giá trị thực hiện ước tính từ việc bán hay sử dụng chúng. Mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho được xác định theo công thức sau: Mức dự phòng cần lập năm tới cho hàng tồn kho i = Số lượng hàng tồn kho i cuối niên độ x Mức giảm giá của hàng tồn kho i Doanh nghiệp phải lập Bảng kê dự phòng giảm giá nguyên vật liệu cho từng loại vật liệu làm căn cứ cho kế toán ghi sổ. Dự phòng giảm giá nguyên vật liệu được hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Kế toán sử dụng tài khoản 159 “ Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” để hạch toán. Tài khoản này có nội dung phản ánh và kết cấu như sau: Bên nợ: Hoàn nhập dự phòng giảm giá. Bên có: Trích lập dự phòng giảm giá. Dư có: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện còn. Tài khoản 159 được mở chi tiết theo từng loại hàng tồn kho. Sơ đồ 13:Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho TK 721 TK 159 TK 642(6426) Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho năm sau Hoàn nhập dự phòng vào cuối niên độ kế toán 6) Chuẩn mực kế toán quốc tế với kế toán nguyên vật liệu: Theo chuẩn mực kế toán quốc tế IAS, nguyên vật liệu là một trong những loại hàng tồn kho và nó được quản lý, hạch toán theo phương pháp kế toán hàng tồn kho tức là dựa trên nguyên tắc nguyên giá. Điều chủ yếu trong kế toán nguyên vật liệu là nó được hạch toán như một tài sản cho đến khi chi phí sản xuất hoặc doanh thu (trường hợp bán vật liệu cho doanh nghiệp khác) có liên quan được ghi nhận. IAS cung cấp hướng dẫn thực tế về việc xác định giá phí, hạch toán nguyên vật liệu vào chi phí, cung cấp các công thức tính trị giá nguyên vật liệu tồn kho. Phần này của nghiên cứu sẽ tập trung làm rõ các chuẩn mực kế toán quốc tế về hạch toán nguyên vật liệu. a) Xác định giá phí nhập kho nguyên vật liệu: Khi nguyên vật liệu được mua về nhập kho thì tuỳ từng thứ, từng loại cụ thể mà nó có thể được sử dụng ngay vào sản xuất sản phẩm hay phải qua chế biến trước khi đưa vào sản xuất hoặc nhập kho hay đem bán (coi như hàng hoá) và ứng với mỗi loại nguyên vật liệu như vậy chuẩn mực kế toán quốc tế số 2 lại có quy định giá phí nhập kho riêng với cơ cấu và cách tính giá khác nhau. Theo IAS số 2 các yếu tố cấu thành giá phí nhập kho gồm: Tổng chi phí mua. Chi phí chế biến (nếu có). Các chi phí khác. Tổng chi phí mua: Gồm: + Giá mua ghi trên hoá đơn. + Các chi phí liên quan đến mua nguyên vật liệu. . Thuế nhập khẩu và các thứ thuế khác. . Chi phí vận chuyển, bốc dỡ. . Các chi phí khác phân bổ trực tiếp vào việc mua nguyên vật liệu. + Giảm giá thương mại. + Chiết khấu. Chi phí chế biến: Các chi phí liên quan đến chế biến nguyên vật liệu trước khi nhập kho cũng được tính vào giá phí nhập kho nguyên vật liệu. Các chi phí này bao gồm: Chi phí nhân công chế biến, khấu hao máy móc dùng để gia công chế biến… Các chi phí khác: Nguyên tắc phân bổ: Các chi phí khác được tính vào giá phí tồn kho là các chi phí mà doanh nghiệp phải chịu để đưa hàng về địa điểm và trạng thái hiện tại. Chi phí tài chính: Theo IAS số 2, trong một vài trường hợp đặc biệt chi phí tài chính có thể được tính vào giá phí tồn kho nguyên vật liệu, chẳng hạn như chi phí đó có liên quan đến việc nhập kho nguyên vật liệu, hoặc chi phí tài chính đó có thể mang lại lợi ích kinh tế cho doanh nghiệp trong tương lai. b) Phương pháp tính giá vật liệu xuất kho: Theo IAS số 2, trước hết để tính giá vật liệu xuất kho, kế toán cần phải phân biệt được hai loại nguyên vật liệu là nguyên vật liệu nhận diện được và nguyên vật liệu không nhận diện được, vì phương pháp tính giá sẽ khác nhau. Loại nguyên vật liệu nhận diện được: Đối với các loại vật liệu nhận diện được thì giá xuất kho bao gồm tất cả các giá phí đích thực của nó. Loại nguyên vật liệu giống nhau, không nhận diện được: Đối với loại này, IAS đưa ra hai công thức: + Công thức chuẩn: . Nhập trước, xuất trước (FIFO). . Bình quân gia quyền (CMP). + Công thức thay thế chấp nhận được: Đó là công thức “Nhập sau, xuất trước” (LIFO). Nếu sử dụng phương pháp LIFO thì cần phải có một số thông tin như: Các báo cáo tài chính phải cho biết chênh lệch giữa giá trị tồn kho trên báo cáo tài sản hoặc giá trị thấp nhất giữa giá trị được tính theo một trong hai công thức “chuẩn” FIFO, CMP và giá trị có thể bán được thuần( là giá ước tính có thể bán được trong điều kiện bình thường trừ đi chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và những chi phí khác để bán hàng sau này); hoặc giá trị thấp nhất giữa giá phí hiện tại trong ngày kế toán và giá có thể bán được thuần (hay giá lợi ích trong việc dùng). c) Xác định giá trị nguyên vật liệu tại một thời điểm kế toán: Nguyên tắc: Theo IAS số 2, vào một thời điểm kế toán giá trị nguyên vật liệu được đánh giá trên cơ sở giá thấp nhất giữa giá phí nhập kho và giá có thể bán được thuần. Dự phòng giảm giá nguyên vật liệu: + Các nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất không được giảm giá nếu thành phẩm được sản xuất từ nguyên liệu đó được bán với giá bằng hoặc cao hơn giá thành của nó. +Trong trường hợp giảm sút giá mua trên thị trường làm cho giá phí thành phẩm cao hơn giá thành có thể bán được thuần thì giá trị ghi sổ kế toán của nguyên vật liệu này phải được giảm xuống bằng giá có thể bán được thuần của nó. Trong trường hợp này, giá mua vào của nguyên vật liệu có thể coi là gía bán được thuần của nó. d) Điểm khác biệt giữa chuẩn mực kế toán quốc tế với hệ thống kế toán Việt Nam trong hạch toán nguyên vật liệu: Trong xu hướng nhất thể hoá nền kinh tế thế giới, các công cụ cung cấp thông tin cho quản lý kinh tế như kế toán, thống kê ở các nước khác nhau trên thế giới ngày càng xích lại gần nhau. Việc Bộ tài chính ban hành chế độ kế toán mới là sự vận dụng các thông lệ quốc tế về kế toán vào hoàn cảnh cụ thể , phù hợp với cơ chế kinh tế của nước ta. Đây là một nhân tố quan trọng góp phần đưa nền kinh tế nước ta hội nhập vào nền kinh tế thế giới, làm cho ngôn ngữ kế toán của nước ta trở nên gần gũi với ngôn ngữ kế toán của các nước, giúp nước ta hoàn thiện hơn luật đầu tư nước ngoài vào Việt Nam. Có thể nói chế độ kế toán mới của nước ta đã vận dụng khá đầy đủ các nguyên tắc, các khái niệm được thừa nhận trên phạm vi quốc tế. Sự khác nhau cơ bản giữa chuẩn mực kế toán quốc tế với hệ thống kế toán Việt Nam trong hạch toán nguyên vật liệu được thể hiện ở những điểm sau: Hệ thống kế toán Việt Nam Chuẩn mực kế toán quốc tế Tính giá vật liệu Giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho được xác định bằng một trong các phương pháp sau: Phương pháp bình quân gia quyền. Phương pháp nhập trước, xuất trước. Phương pháp giá thực tế đích danh. Phương pháp giá hạch toán. Thiếu hụt nguyên vật liệu phát hiện do kiểm kê: Phải ghi nợ TK 138 chờ xử lý. Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Dự phòng cho nguyên vật liệu tồn kho được tính vào cuối niên độ kế toán và trước khi lập báo cáo tài chính. Giá thực tế vật liệu xuất kho sử dụng phương pháp: Phương pháp nhập trước, xuất trước. Phương pháp bình quân gia quyền. Phương pháp nhập sau, xuất trước. Đưa vào khoản lãi, lỗ. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập ngay sau khi cấp quản lý nhận thấy giá trị bị giảm. 7) Đặc điểm kế toán nguyên liệu, vật liệu ở một số nước: Có thể nói hệ thống kế toán doanh nghiệp mới nói chung và mảng kế toán vật liệu nói riêng đã khẳng định được vai trò của mình trong việc quản lý, điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh tế. So với hệ thống kế toán cũ, hệ thống kế toán mới đã thoả mãn tốt hơn yêu cầu của nền kinh tế thị trường ở Việt Nam. Đồng thời nó cũng hoà nhập với các chuẩn mực và thông lệ kế toán phổ biến trên thế giới. Các phương pháp hạch toán vật liệu như kê khai thường xuyên hay kiểm kê định kỳ, các phương pháp tính giá vật liệu xuất kho như FIFO, LIFO…đều rất gần gũi với kế toán quốc tế. Ngoài ra kế thừa từ kế toán ở các nước có nền kinh tế thị trường phát triển, kế toán vật liệu của ta cũng từng bước giải quyết được vấn đề chiết khấu, giảm giá, các khoản dự phòng là những hoạt độn._.quá trình xuất dùng vật liệu: Định kỳ, khoảng ba bốn ngày, kế toán vật tư sẽ căn cứ vào các phiếu nhập, xuất do thủ kho chuyển tới vào Bảng kê chi tiết phiếu nhập, xuất, tồn vật tư. Bảng này, như đã trình bày ở phần hạch toán chi tiết, được lập riêng cho từng kho vật liệu và vật liệu xuất trong kỳ đã được phân bổ cho các đối tượng sử dụng. Đồng thời, định kỳ, từ các phiếu xuất kho, kế toán vào máy. Cuối tháng máy tính sẽ in ra Bảng tổng hợp nguyên liệu, vật liệu. (Biểu số 17) (Minh họa trong phần kế toán chi tiết). Từ đó, căn cứ vào giá trị vật liệu xuất dùng cho từng đối tượng sử dụng ở các Bảng kê chi tiết phiếu nhập, xuất, tồn kho vật tư, cuối tháng, kế toán lên bảng Tập hợp chi phí vật liệu toàn doanh nghiệp. (Biểu số 24). Bảng này được sử dụng để phản ánh giá trị nguyên vật liệu xuất kho trong tháng theo giá thực tế và phân bổ giá trị nguyên vật liệu xuất dùng cho các đối tượng sử dụng (Ghi có TK 152, Nợ các TK liên quan). Giá trị vật liệu xuất kho trong tháng theo giá thành thực tế phản ánh trong bảng Tập hợp chi phí vật liệu toàn doanh nghiệp theo từng đối tượng sử dụng được dùng làm căn cứ để ghi vào bên có các TK 152 của các Bảng kê số 4, 5, 6 và NKCT số 7 đồng thời số liệu của Bảng này được sử dụng để tính giá thành sản phẩm, dịch vụ. Đồng thời, cuối tháng, sau khi kiểm tra, đối chiếu số liệu trên sổ sách, chứng từ kế toán, kế toán vật liệu lên Bảng kê số 3. Bảng kê số 3 dùng để tính giá thành thực tế vật liệu , bảng này được lập mỗi tháng một tờ (Biểu số 25). Cách lập bảng như sau: Kế toán căn cứ vào Bảng kê của tháng trước để xác định số dư đầu tháng. Số phát sinh trong tháng dựa vào: + NKCT số 1 (phần ghi có TK 111, ghi nợ TK 152) + NKCT số 2 (phần ghi có TK 112, ghi nợ TK 152) + NKCT số 5 (phần ghi có TK 331, ghi nợ TK 152). + NKCT số 10 (phần ghi có TK 136, ghi nợ TK 152) +NKCT số 7 (phần ghi có TK 338, ghi nợ TK 152) Và các NKCT khác. Số tồn kho cuối tháng được xác định theo công thức: Số dư cuối tháng = Số dư cuối tháng trước + Tổng phát sinh nợ trong tháng - Tổng phát sinh có trong tháng Trong đó tổng số phát sinh Có trong tháng được lấy từ NKCT số 7. Cuối tháng, kế toán khoá sổ, cộng số liệu trên các NKCT, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các NKCT với các sổ kế toán chi tiết, Bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các NKCT ghi trực tiếp vào Sổ cái TK 152 (Biểu số 26). Sổ cái được mở cho cả năm, được theo dõi chi tiết cho từng tháng, trong đó phản ánh số phát sinh nợ, số phát sinh có và số dư cuối tháng. Sau đó tiến hành đối chiếu số liệu trên Sổ cái TK 152 với Bảng tổng hợp nguyên liệu, vật liệu. Số phát sinh Có TK 152 được phản ánh trên Sổ cái theo tổng số lấy từ NKCT số 7. Số phát sinh nợ TK 152 được phản ánh chi tiết theo từng tài khoản đối ứng Có căn cứ vào: NKCT số 1: Phần ghi Có TK 111/ Nợ TK 152 NKCT số 2: Phần ghi Có TK 112/ Nợ TK 152 NKCT số 5: Phần ghi Có TK 331/ Nợ TK 152 NKCT số 7: Phần ghi Có TK 338/ Nợ TK 152 NKCT số 10: Phần ghi Có TK 136/ Nợ TK 152 Số dư cuối tháng được tính như sau: Số dư cuối tháng = Số dư cuối tháng trước + Tổng phát sinh Nợ trong tháng - Tổng phát sinh Có trong tháng VII) Kiểm kê, đánh giá lại nguyên liệu, vật liệu: 1) Kiểm kê nguyên liệu, vật liệu: Tại các kho của Điện lực Ba Đình vật liệu được kiểm kê định kỳ hàng năm. Trong những trường hợp đột xuất, có thể kiểm kê vật liệu tại bất cứ thời điểm nào. Mẫu kiểm kê vật liệu như sau: (Biểu số 27). Việc kiểm kê vật liệu được tiến hành theo đúng qui định chế độ kiểm kê tài sản của nhà nước. Trước khi kiểm kê, đơn vị phải tiến hành kiểm tra các hồ sơ tài liệu của từng loại vật liệu, nếu thiếu hồ sơ phải sưu tầm hoặc lập cho đầy đủ. Hội đồng kiểm kê do giám đốc Điện lực làm chủ tịch, kế toán trưởng làm uỷ viên thường trực, các bộ phận chức năng liên quan của đơn vị làm uỷ viên. Đối với vật liệu bị hư hỏng hay kém mất phẩm chất thì phải được phân loại và lập phiếu kiểm kê riêng, ghi rõ nguyên nhân và mức độ hư hỏng. Đối với vật liệu đang đi đường, do người khác giữ hộ, vật liệu xuất cho đơn vị nhận gia công chế tạo thì phải căn cứ vào số lượng đã ghi trên sổ sách để đối chiếu kiểm tra chứng từ, nếu thấy cần thiết phải có xác nhận của người giữ hộ, người nhận chế biến và phải lập phiếu kiểm kê riêng. Vật liệu tồn kho, ứ đọng lâu ngày, lạc hậu kỹ thuật phải báo cáo công ty. Trên cơ sở đó lập báo cáo kết quả kiểm kê và cung cấp tài liệu cho các cấp có thẩm quyền để có hướng xử lý. Tại Điện lực Ba Đình, tuỳ theo từng trường hợp mà kết quả kiểm kê sẽ được xử lý như sau: Trường hợp kiểm kê thấy thiếu so với sổ sách : + Nếu thiếu trong định mức (đối với các loại vật liệu như xăng, dầu…), kế toán lập phiếu xuất kho và tính giá trị vật liệu thiếu đó vào chi phí quản lý: Nợ TK 642 Giá trị thiếu hụt trong định mức. Có TK 152 -nt- Nếu thiếu hụt ngoài định mức, kế toán cũng tiến hành xử lý như trên cho phần thiếu hụt trong định mức. Đối với phần thiếu hụt ngoài định mức, kế toán cũng lập phiếu xuất kho và theo dõi riêng phần thiếu hụt này, chờ quyết định xử lý: Nợ TK 1381 Số thiếu hụt ngoài định mức Có TK 152 -nt- Nếu vật liệu thừa phát hiện qua kiểm kê, ghi tạm vào các khoản phải trả: Nợ TK 152 Giá trị vật liệu thừa qua kiểm kê Có TK 3381 -nt- Sau khi ra nguyên nhân thừa thiếu vật liệu, hội đồng kiểm kê sẽ họp để ra quyết định xử lý: Nếu vật liệu dư thừa mà không nhập kho thì phải nhập trả kho và người quản lý phải chịu trách nhiệm hành chính. Nếu để vật liệu hư hỏng hay mất mát thì người phụ trách để xảy ra vi phạm phải chịu trách nhiệm về hành chính và kinh tế. Nếu thất thoát tài sản nghiêm trọng thì phải truy cứu trách nhiệm hình sự. Với vật liệu lạc hậu, ứ đọng lâu ngày, sáu tháng sau kho có quyết định của công ty Điện lực Hà Nội, Điện lực phải xử lý xong. Các trường hợp phát hiện thiếu hụt, mất mát các loại vật liệu, đã quy kết trách nhiệm vật chất, cá nhân phạm lỗi phải bồi thường, kế toán hạch toán vào các TK 334, TK 1388, TK 111… phần giá trị vật liệu thiếu hụt cá nhân phải bồi thường. Khi có quyết định xử lý vật liệu thừa, kế toán ghi: Nợ TK 3381 Có TK 642, 721… Điện lực Ba Đình đã có rất nhiều biện pháp, sáng kiến trong việc giữ gìn, bảo quản, sử dụng vật tư nên trường hợp mất mát, thiếu hụt vật tư tại Điện lực rất ít khi xảy ra. 2) Đánh giá lại nguyên liệu, vật liệu Nguyên liệu, vật liệu tại Điện lực Ba Đình được dùng thường xuyên, liên tục cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. Việc đánh giá lại vật liệu phải có chủ trương từ phòng tài chính kế toán công ty điện lực Hà Nội trên cơ sở khi giá cả thị trường có đột biến. Đây là một công việc rất hiếm khi xảy ra vì vật liệu của các Điện lực luôn trong tình trạng được lưu thông, ít có vật liệu tồn đọng lâu ngày. Phần ba một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện hạch toán kế toán và quản lý nguyên liệu, vật liệu tại điện lực ba đình - hà nội. I) Đánh giá thực trạng hạch toán nguyên liệu, vật liệu tại Điện lực Ba Đình - Hà Nội: Nền sản xuất xã hội luôn có sự vận động và phát triển không ngừng do sự tác động của Lực lượng sản xuất và Quan hệ sản xuất. Cùng với sự vận động này, cơ chế quản lý cũng phải thường xuyên đổi mới để phù hợp với sự phát triển của nền sản xuất hàng hoá. ở nước ta Đảng và Nhà Nước đã tiến hành công cuộc cải cách cơ chế quản lý ngay sau khi chuyển đổi nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung sang nền kinh tế thị trường. Hạch toán kế toán là một bộ phận của hệ thống công cụ quản lý Nhà Nước trong việc chỉ đạo các doanh nghiệp hoạt động theo cơ chế thị trường. Khi chuyển đổi kinh tế, Nhà Nước cho phép các doanh nghiệp chủ động trong sản xuất kinh doanh theo khuôn khổ pháp luật nên hạch toán càng có vai trò quan trọng. Cùng với sự thay đổi về quản lý kinh tế, hạch toán kế toán cũng chịu sự chi phối cần đổi mới hoàn thiện. Nguyên tắc cơ bản của hạch toán kinh doanh là lấy thu bù chi, tự trang trải và có doanh lợi. Trong ngành điện, giá bán điện được ban vật giá chính phủ qui định, ngành điện không bị cạnh tranh sản phẩm như một số các ngành khác. Nhưng không vì thế mà quên đi công việc hạ giá thành sản phẩm, nâng cao lợi nhuận. Một trong những tiền đề để đạt lợi nhuận cao là tính đúng, tính đủ, tránh lãng phí mất mát nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất, giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm. Nguyên vật liệu là khoản mục chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm, do đó tổ chức quản lý và sử dụng tốt khoản mục chi phí này sẽ góp phần thực hiện được mục đích hạ giá thành sản phẩm. Ngoài ra, hạch toán tốt vật liệu sẽ đảm bảo việc cung cấp kịp thời đồng bộ những vật liệu cần thiết cho sản xuất; kiểm tra, giám sát việc chấp hành định mức, dự trữ tiêu hao vật liệu; ngăn ngừa các hiện tượng mất mát, lãng phí ở các khâu dự trữ và sản xuất. Kế toán vật liệu có chức năng giám sát, hướng dẫn cho việc sử dụng hiệu quả vật liệu. Nhận thức được vấn đề, Điện lực Ba Đình - Hà Nội đã không ngừng tăng cường quản lý vật liệu và hoàn thiện công tác kế toán vật liệu. Nhiệm vụ cơ bản và quan trọng nhất của Điện lực Ba Đình là cung cấp điện an toàn, liên tục, ổn định cho mọi đối tượng trên địa bàn quận Ba Đình - thành phố Hà Nội, quản lý và kinh doanh điện năng có hiệu quả. Việc thực hiện các mục tiêu này được đánh giá thông qua các chỉ tiêu do ngành điện cụ thể hóa là: Chỉ tiêu vận hành an toàn, chỉ tiêu thu nộp tiền điện, chỉ tiêu tổn thất điện năng và chỉ tiêu giá điện bình quân. Để thực hiện tốt các mục tiêu trên, ngoài việc luôn đảm bảo sẵn sàng vật tư thiết bị sửa chữa những sự cố xảy ra trên lưới còn là việc chuẩn bị vật tư, vật liệu cho hoàn thiện, lắp mới các công trình điện phục vụ cho cung ứng và kinh doanh điện năng ngày một tốt hơn. Song song với việc lớn mạnh về cơ sở vật chất kỹ thuật thì trình độ quản lý kinh tế của Điện lực cũng từng bước được nâng cao. Nhìn trên tổng thể, tổ chức quản lý của Điện lực khá gọn nhẹ nhưng vẫn đảm bảo hoàn thành nhiều công việc. Mặt khác, Điện lực có sự phân công công việc một cách hợp lý, cụ thể đến từng cán bộ nhân viên kế toán, điều này đã giúp cho công tác kế toán mà đặc biệt là phần hành kế toán vật liệu chính xác và có hiệu quả cao. Từ lý thuyết tới thực tiễn bao giờ cũng có khoảng cách, nhất là trong nền kinh tế thị trường vận động không ngừng hiện nay, các lý luận chung này sẽ được các doanh nghiệp vận dụng linh hoạt dựa theo các đặc điểm riêng của ngành mình. Phòng tài chính kế toán Điện lực Ba Đình dưới sự chỉ đạo nghiệp vụ của phòng tài chính kế toán Công ty Điện lực thành phố Hà Nội đã thực hiện tốt các chế độ kế toán của nhà nước đồng thời cũng vận dụng một cách sáng tạo để thuận lợi cho công tác theo dõi kế toán của mình. Qua thời gian thực tập tại Điện lực Ba Đình, em có điều kiện để vận dụng lý luận vào thực tiễn công tác kế toán nguyên liệu, vật liệu, em thấy công tác kế toán tại Điện lực đã có được những mặt mạnh sau: Về bộ máy kế toán: Tổ chức bộ máy kế toán được xây dựng trên cơ sở tập trung là phù hợp với đặc điểm, qui mô kinh doanh của Điện lực. Đồng thời do nỗ lực của phòng kế toán cũng như sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban liên quan trong quá trình đối chiếu, kiểm tra nên số liệu kế toán luôn được phản ánh kịp thời, chính xác, phục vụ đắc lực cho công tác chỉ đạo sản xuất kinh doanh. Về cơ bản, bộ máy kế toán đã đáp ứng được yêu cầu hạch toán, phản ánh, giám đốc được tình hình sử dụng vật tư, tiền vốn, thu thập xử lý và cung cấp thông tin về các quá trình kinh tế diễn ra trong Điện lực. Điện lực có đội ngũ cán bộ tiếp liệu đảm bảo cung cấp đầy đủ vật liệu cho sản xuất thông qua quản lý hoá đơn, chứng từ thu mua. Bộ phận cung ứng luôn nắm vững giá cả thị trường, mua vật liệu với chất lượng tốt tạo điều kiện cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Điện lực được liên tục, kịp thời. Về tổ chức khâu bảo quản nguyên vật liệu: Điện lực xây dựng hệ thống kho tàng hợp lý, khoa học, dễ bảo quản, sử dụng phù hợp với cách phân loại vật liệu mà Điện lực áp dụng. Trong các kho đều được trang bị đầy đủ các phương tiện bảo quản, bảo vệ thích hợp đảm bảo cho vật liệu dự trữ phản ánh trung thực về mặt số lượng và giá trị sử dụng. Đội ngũ thủ kho và kế toán có tinh thần trách nhiệm nên việc tiếp nhận, cấp phát vật tư được tiến hành một cách thuận lợi. Vật liệu được phân kho hợp lý giúp cho lãnh đạo Điện lực kiểm tra, nắm bắt được tình hình vật liệu một cách kịp thời, mặc dù Điện lực có rất nhiều chủng loại vật liệu nhưng đã được phân kho hợp lý nên việc quản lý được rõ ràng, không nhầm lẫn. Về kế toán vật liệu: Việc sắp xếp và bố trí nhân sự của Phòng tài chính kế toán là hoàn toàn phù hợp với yêu cầu hạch toán và trình độ của đội ngũ cán bộ. Kế toán vật liệu chấp hành đúng các chế độ, nguyên tắc kế toán của nhà nước và của ngành, phản ánh kịp thời các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến vật liệu. Kế toán vật liệu thực hiện đối chiếu chặt chẽ giữa sổ kế toán với thẻ kho đảm bảo cân đối về mặt số lượng. Kế toán vật liệu thường xuyên đối chiếu, kiểm tra số liệu chi tiết với số liệu tổng hợp về chỉ tiêu giá trị. Các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến vật liệu được phản ánh kịp thời, chính xác. Hàng năm Điện lực cử người có chuyên môn cập nhật thông tin trong nước, quốc tế và kịp thời chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ cho các nhân viên kế toán tiếp cận thực hiện. Về hạch toán chi tiết vật liệu tại Điện lực Ba Đình: hiện nay theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Về cơ bản Điện lực đã tuân thủ theo đúng trình tự hạch toán, ghi chép đầy đủ các biến động vật liệu. Nhược điểm của phương pháp này là công việc dồn vào cuối tháng nhưng việc áp dụng máy tính đã giải quyết được vấn đề trên. Các phiếu nhập xuất vật liệu được vào máy hàng ngày, cuối tháng máy tính in ra các Bảng kê chi tiết, tổng hợp… giảm đáng kể khối lượng ghi chép, tính toán. Về hạch toán tổng hợp: Điện lực đã áp dụng hình thức Nhật ký chứng từ theo phương pháp kê khai thường xuyên. Hệ thống chứng từ, sổ sách ghi chép tổng hợp nói chung được tổ chức hợp pháp, hợp lệ theo đúng chế độ hiện hành đảm bảo tính chính xác, rõ ràng cho công tác hạch toán. Về công tác áp dụng tiến bộ máy tính vào thực hành kế toán: Phòng kế toán Điện lực Ba Đình được trang bị 4 máy vi tính, trong đó có một máy được nối mạng với phòng máy tính Công ty. Đội ngũ nhân viên kế toán đã phổ cập trình độ đại học, lại được đào tạo sử dụng máy tính chuyên ngành nên việc thực hiện kế toán máy đã được thành thạo, tạo tiền đề cho việc hạch toán được nhanh chóng, chính xác. Để có được kết quả này là do sự nỗ lực của tập thể cán bộ kế toán phòng nói chung và kế toán vật liệu nói riêng cùng với sự lãnh đạo đúng đắn của trưởng phòng kế toán. Qua phân tích tình hình chung của công tác kế toán tại Điện lực Ba Đình có thể thấy rằng: công tác kế toán vật liệu được tiến hành khá nề nếp, đảm bảo tuân thủ các chế độ kế toán phù hợp với yêu cầu của thực tế, đồng thời đáp ứng được yêu cầu của công tác quản lý vật tư và quản lý Điện lực, cung cấp kịp thời cho ban lãnh đạo các thông tin chính xác về tình hình luân chuyển vật liệu trong Điện lực, tăng cường công tác quản lý tài sản và tiết kiệm chi phí góp phần làm cho Điện lực đứng vững trong cơ chế thị trường. Bên cạnh những thành tích đã đạt được, trong công tác kế toán ở Điện lực Ba Đình vẫn còn tồn tại một số vấn đề mà nếu hoàn thiện, nó sẽ góp phần làm cho công tác kế toán nói chung và hạch toán vật liệu nói riêng ở Điện lực được thực hiện tốt hơn. II) Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán và quản lý vật liệu tại Điện lực Ba Đình - Hà Nội: Để công tác tổ chức quản lý, hạch toán vật liệu thực hiện tốt, Điện lực cần phải hoàn thiện từng bước. Xuất phát từ trình độ quản lý sản xuất, trình độ cán bộ nhân viên phòng kế toán, phương hướng chung để hoàn thiện là tiếp tục phát huy những ưu điểm hiện có và tìm các biện pháp khắc phục những tồn tại để đáp ứng yêu cầu quản trị, quản lý của Điện lực, đảm bảo hạch toán theo đúng chế độ kế toán Nhà Nước ban hành. Với tư cách là một sinh viên thực tập, dù thời gian tiếp xúc thực tế và trình độ có hạn, căn cứ vào lý luận và xuất phát từ thực tế, em xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến xung quanh vấn đề kế toán vật liệu với hy vọng góp phần hoàn thiện thêm một bước công tác kế toán vật liệu ở Điện lực nói riêng và công tác kế toán nói chung. 1. Hệ thống tài khoản kế toán dùng để hạch toán vật liệu tại Điện lực Ba Đình: Hiện nay, danh điểm vật liệu tại Điện lực lên đến gần 500. Tài khoản cấp hai đầu tiên là TK 1521 - nhiên liệu, trong đó chỉ duy nhất có tài khoản chi tiết là TK 15218 “nhiên liệu khác”. Nguyên vật liệu chính là TK 15221. Như vậy với cách đánh mã số tài khoản như vậy, khi đọc, người đọc có thể khó hình dung và nhận định một cách có hệ thống nhanh chóng được. Trong TK 15222 vật liệu phụ lại có quá nhiều chủng loại, do đó nếu chi tiết thêm về tài khoản vật liệu phụ dùng cho sản xuất kinh doanh thì sẽ dễ dàng cho việc quản lý hơn và có thể quản lý một cách khoa học hơn. Theo em có thể áp dụng cách đánh số tài khoản như sau: TK 152 Nguyên liệu, vật liệu. TK 1521 Nguyên liệu, vật liệu TK 15211 Nguyên liệu, vật liệu chính TK 15212 Vật liệu phụ TK 152121 Các loại Aptômát TK 152122 Các loại Cáp, dây TK 152123 Các loại Tủ điện TK 152124 Các loại Đồng thanh ............... TK 1522 Nhiên liệu TK 1523 Phụ tùng TK 15231 Công tơ TK 15238 Phụ tùng khác TK 1525 Phế liệu TK 1528 Vật liệu khác 2. Lập ban kiểm nghiệm vật liệu: Hiện nay tại Điện lực, vật liệu có rất nhiều chủng loại khác nhau về các tính chất lý hoá phức tạp. Quá trình cung cấp là giai đoạn khởi đầu của quá trình sản xuất kinh doanh nhằm tạo ra đầy đủ các yếu tố đầu vào. Việc cung ứng đủ số lượng là rất cần thiết, bảo đảm kế hoạch sản xuất. Việc bảo đảm chất lượng cũng như kế hoạch sản xuất là rất quan trọng. Nguyên vật liệu tốt hay xấu ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, giá cả cũng như tính đồng bộ và đầy đủ của nguyên vật liệu từ đó tác động đến chi phí sản xuất, chất lượng sản phẩm và lợi nhuận. Do đó khi nhập nguyên vật liệu phải đối chiếu với các tiêu chuẩn quy định với các hợp đồng đã ký để xem nguyên vật liệu đã đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng hay chưa. Nhưng tại Điện lực lại không có ban kiểm nghiệm vật liệu do đó vật liệu mua về không được kiểm tra tỉ mỉ, khách quan cả về số lượng cũng như chất lượng, chủng loại và được nhập kho trên cơ sở kiểm tra của người cung ứng và thủ kho. Điều này có thể dẫn tới tình trạng nhập vật liệu không đảm bảo qui cách, phẩm chất, bộ phận vật tư không nắm được tình hình thực tế trong kho vật liệu và dễ gây ra tiêu cực. Điện lực Ba Đình cần lập ban kiểm nghiệm vật tư để kiểm nhận vật liệu thu mua trước khi nhập kho được kiểm nhận về số lượng, chất lượng, qui cách phẩm chất. Trong biên bản kiểm nhận, chịu trách nhiệm chính là phòng vật tư, phòng tài chính kế toán, thủ kho... Cơ sở kiểm nhận là hóa đơn của nhà cung cấp. Trường hợp chưa có hóa đơn thì phải căn cứ vào hợp đồng mua bán để kiểm nhận. Nếu phát hiện vật liệu thừa, thiếu, kém phẩm chất, sai qui cách... thì trên biên bản phải xác định rõ nguyên nhân, tiện cho việc xử lý sau này. Ban kiểm nghiệm sẽ căn cứ vào kết quả kiểm nghiệm để lập Biên bản kiểm nghiệm theo mẫu sau: Biểu số 28 Điện lực Ba Đình Biên bản kiểm nghiệm vật tư Ngày ... tháng... năm... Số: Căn cứ chức năng, quyền hạn ban kiểm nghiệm. Căn cứ kiểm nghiệm thực tế: Hoá đơn bán hàng số..... ngày.... Đại diện phòng vật tư: Đại diện phòng tài chính kế toán: Thủ kho: Kết quả kiểm nghiệm như sau: STT Tên, nhãn hiệu, qui cách vật tư Mã số vật tư Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị tính Số lượng theo kiểm nghiệm Kết quả kiểm nghiệm Đồng dẹt 50x5 25534051 Cân kg 20 Đúng qui cách Kết luận: Vật tư đủ tiêu chuẩn nhập kho, không thiếu hụt. Phòng vật tư Phòng TCKT Thủ kho 3) Vấn đề dự trữ vật liệu tại Điện lực Ba Đình: Nguyên vật liệu là đối tượng lao động không thể thiếu được trong quá trình sản xuất, nó là nhân tố đầu vào quan trọng để đảm bảo sự liên tục của quá trình sản xuất. Vì vậy, dự trữ nguyên vật liệu cho sản xuất là một yếu tố khách quan nhưng để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động đòi hỏi các doanh nghiệp phải giảm mức tồn kho thấp nhất ở mức cho phép. Việc quản lý và hạch toán tốt nguyên vật liệu tại kho nâng cao tính chặt chẽ trong quản lý nguyên vật liệu, tránh mất mát, lãng phí nhờ hệ thống chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ, đảm bảo số lượng, chất lượng nguyên vật liệu cho sản xuất. Nếu dự trữ quá nhiều sẽ gây ứ đọng vốn. Ngược lại, dự trữ không đủ sẽ dẫn đến tình trạng gián đoạn trong sản xuất. Đặc điểm sản xuất kinh doanh của Điện lực là phải luôn sẵn sàng vật tư, vật liệu cho vận hành, khắc phục sự cố, sửa chữa điện nhưng trên thực tế lượng vật tư tồn kho ở Điện lực là quá lớn, có những loại vật liệu trong tháng 12/2001 không có xuất dùng. Để giải quyết mâu thuẫn này, doanh nghiệp cần xác định lượng dự trữ tối thiểu, tối đa và theo dõi thường xuyên việc thực hiện các định mức đó để tránh lãng phí, tồn đọng vốn. Bên cạnh đó, Điện lực cần tiếp tục phát huy công việc kiểm kê được thực hiện nghiêm túc, chặt chẽ sẽ tăng cường hiệu lực quản lý, tránh mất mát, hao hụt nguyên vật liệu và giảm thiểu những lãng phí trong khâu dự trữ. Sự phối hợp chặt chẽ giữa thủ kho và phòng kế toán có tác dụng kịp thời phát hiện tình trạng thiếu hụt, dư thừa hay mất mát của nguyên vật liệu. 4) Công tác kiểm kê kho vật liệu: Công ty Điện lực thành phố Hà Nội qui định kiểm kê kho 1 năm 1 lần. Căn cứ vào thực tế, số lượng vật liệu nhập, xuất, tồn lớn thì Điện lực nên tổ chức kiểm kê 6 tháng 1 lần để kiểm tra tại chỗ tình hình tài sản hiện có của doanh nghiệp nói chung và của vật liệu nói riêng. Việc kiểm kê không chỉ dừng ở kiểm kê số lượng mà còn cả về chất lượng. Nhưng để công tác kiểm kê được nhanh gọn, thuận lợi thì Điện lực phải xem xét lại các điều kiện hiện có theo hướng sau: Về mặt sổ sách: Kế toán và thủ kho phải thống nhất cách ghi chép, cách sắp xếp các thẻ kho, các sổ chi tiết theo số danh điểm vật liệu. Việc tổ chức cất giữ vật liệu trong kho cũng cần phải thật khoa học để có thể dễ tìm, dễ thấy. Ban kiểm kê: Điện lực phải bố trí đầy đủ các nhân viên kỹ thuật, cán bộ kế toán, thủ kho và người giúp việc phục vụ cho quá trình kiểm kê. Phương tiện kiểm kê phải đầy đủ, đảm bảo chính xác, nơi kiểm kê phải thuận lợi, đủ ánh sáng. Căn cứ vào kết quả kiểm kê, ban lãnh đạo Điện lực có thể ra quyết định xử lý kịp thời, tránh những ảnh hưởng xấu tới tính liên tục của quá trình sản xuất. 5) Lập dự phòng giảm giá cho nguyên vật liệu: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là việc tính trước vào chi phí sản xuất kinh doanh phần giá trị bị giảm xuống thấp hơn so với trị giá ghi sổ kế toán hàng tồn kho. Nhờ vào khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho mà doanh nghiệp phản ánh chính xác hơn giá trị thực tế của tài sản trên Bảng cân đối kế toán. Tại Điện lự Ba Đình, với chủng loại vật liệu nhiều như vậy, trong nền kinh tế thị trường đầy biến động thì việc vật liệu bị giảm giá là hoàn toàn có thể xảy ra. Phòng tài chính kế toán điện lực Ba Đình nên tham mưu cho phòng tài chính kế toán Công ty để thực hiện lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho trong toàn Công ty. Việc lập dự phòng sẽ khiến cho điện lực có thể chủ động khi giá cả vật liệu biến động lớn, giảm thiểu những ảnh hưởng không tốt đến việc thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về sản xuất, kinh doanh. Trong những năm vừa qua, công tác lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho tại Điện lực Ba Đình chưa được thực hiện. Nên chăng Điện lực nên xem xét lại công tác lập dự phòng này bởi vì những lý do sau: Thứ nhất: Dự phòng giảm giá có tác dụng làm giảm lãi của niên độ kế toán nên Điện lực sẽ tích luỹ được một nguồn tài chính mà lẽ ra nó đã được phân chia. Nguồn tài chính này tạm thời nằm trong tài sản lưu động và khi cần sử dụng để bù đắp các khoản thiệt hại thực tế do vật tư sản phẩm hàng hoá tồn kho bị giảm giá phát sinh. Thứ hai: Dự phòng giảm giá được ghi nhận như một khoản chi phí làm giảm thu nhập của Điện lực vì vậy Điện lực sẽ giảm được mức thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp. Thứ ba: Dự phòng giảm giá góp phần phản ánh chính xác hơn giá trị thực tế của tài sản trên Bảng cân đối kế toán. Chính vì vậy, Công ty nên sử dụng thêm TK 159 để hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo công thức sau: Mức dự phòng cần lập năm tới = Số lượng hàng tồn kho cuối niên độ của hàng A x Mức giảm giá của hàng tồn kho A Có thể theo dõi các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho tại Điện lực như Biểu số 27 6) Mở tài khoản 151 > và theo dõi trên NKCT số 6: Trong trường hợp thu mua vật liệu tại Điện lực, nếu như xảy ra trường hợp cuối kỳ hoá đơn về rồi nhưng hàng chưa về thì thiết nghĩ Điện lực nên mở thêm TK 151 “ Hàng mua đang đi trên đường” để theo dõi những lô hàng này, tránh trường hợp bị mất hoá đơn, chứng từ sẽ gây khó khăn cho công tác hạch toán, đồng thời phản ánh đúng tình hình nguyên vật liệu hiện có tại Điện lực. 7) Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán tại Điện lực Ba Đình: Hiện nay tại Điện lực Ba Đình đang áp dụng hình thức hạch toán Nhật ký chứng từ. Với số lượng nghiệp vụ phát sinh nhiều thì việc áp dụng hình thức ghi sổ nhật ký chứng từ là đúng nhưng lại bị hạn chế khi áp dụng kế toán máy. Với sự phát triển cả về quy mô cũng như năng lực quản lý tại Điện lực thì việc áp dụng kế toán máy là cần thiết và Điện lực cần tạo mọi điều kiện để việc thực hiện kế toán trên máy được thuận lợi, đạt hiệu quả cao nhất. Các bảng biểu với nhiều cột của hình thức ghi sổ nhật ký chứng từ là không phù hợp với kế toán máy. Phòng tài chính kế toán có thể tham mưu cho giám đốc cũng như phòng quản lý nghiệp vụ cấp trên để nghiên cứu áp dụng hình thức ghi sổ kế toán phù hợp hơn. Điện lực Ba Đình có thể áp dụng hình thức sổ nhật ký chung. Đây là hình thức sổ phù hợp với kế toán máy và với mọi qui mô loại hình doanh nghiệp. 8) Việc áp dụng phương pháp tính giá vật liệu: Hiện nay ở điện lực Ba Đình tính giá vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân đầu kỳ dự trữ. Mặc dù phương pháp này đơn giản, phản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu trong kỳ vì có thể biết ngay giá xuất vật liệu từ đầu kỳ. Nhưng nhược điểm của phương pháp này là độ chính xác không cao vì không tính đến sự biến động của giá cả vật liệu kỳ này. Do đó trong điều kiện thực hành kế toán máy tương đối hoàn chỉnh như ở Điện lực Ba Đình thì tính giá vật liệu theo phương pháp giá bình quân sau mỗi lần nhập là phù hợp nhất. Sau mỗi lần nhập kho, máy tính sẽ tự động tính ra giá của vật liệu tồn trong kho. Khi phát sinh nghiệp vụ xuất kho vật liệu, kế toán đã có sẵn giá xuất kho, từ đó có thể hoàn thiện chứng từ xuất kho ngay, không phải để đến cuối tháng đồng thời việc tính giá được chính xác, phản ánh kịp thời sự biến động của giá cả. 9) Việc áp dụng máy vi tính trong thực hành kế toán: Ngày nay, trước sự phát triển như vũ bão của Công nghệ thông tin và các sản phẩm phần mềm buộc người ta phải suy nghĩ về công việc thông thường của nghề kế toán trong sự xuất hiện của phần mềm kế toán. Có thể nói, ngày nay hiệu quả quản lý của một doanh nghiệp trên mức độ lớn phụ thuộc vào chất lượng hệ thống thông tin dựa trên máy tính của doanh nghiệp đó. Hiện nay trên thế giới nói chung và ở Việt Nam nói riêng, có rất nhiều sản phẩm phần mềm kế toán khác nhau, phục vụ các nhu cầu quản lý kế toán đa dạng về quy mô, hình thái sở hữu và tính chất hoạt động sản xuất kinh doanh, được cung cấp trọn gói bới các nhà sản xuất phần mềm chuyên nghiệp. Việc lựa chọn một phần mềm kế toán thích hợp cần phải dựa trên nhu cầu, hoàn cảnh, đặc điểm cụ thể của từng tổ chức doanh nghiệp. Trong tương lai, kế toán máy sẽ trở thành sự lựa chọn tất yếu, quyết định sự tồn tại và khả năng cạnh tranh của các doanh nghiệp. Sẽ thật sự hiệu quả và thuận lợi cho công tác kế toán nếu Công ty đưa vào sử dụng máy vi tính cùng các phần mềm cho công tác hạch toán nói chung và công tác hạch toán vật liệu nói riêng. Xét riêng về mặt hạch toán vật liệu tại Điện lực, do đặc điểm vật liệu tại Điện lực là rất đa dạng về chủng loại và số lượng với số lần nhập, xuất rất lớn vì vậy công tác hạch toán rất phức tạp. Kế toán vật liệu sẽ gặp rất nhiều khó khăn khi làm bằng thủ công, tính toán, ghi chép các số liệu. Tuy nhiên để có được các phần mềm kế toán này không phải doanh nghiệp, công ty nào cũng có thể đầu tư được bởi lẽ để áp dụng được phần mềm kế toán, doanh nghiệp cần trang bị hệ thống máy vi tính tốt, bên cạnh đó phải có đội ngũ nhân viên kế toán thành thạo về chuyên môn cũng như sử dụng máy vi tính. Tại Điện lực Ba Đình có điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng máy vi tính: đội ngũ kế toán trẻ, đều đã có trình độ đại học, ham học hỏi... Máy vi tính hiện đã được trang bị và phát huy hiệu quả tại Điện lực Ba Đình nhưng Điện lực Ba Đình nên phát triển hệ thống máy tính phục vụ công tác hạch toán kế toán theo hướng sau: áp dụng những chương trình phần mềm kế toán đặc biệt về kế toán vật liệu phù hợp với đặc điểm của Điện lực. Trang bị thêm máy vi tính cho phòng kế toán. Với 8 kế toán, 4 máy tính như vậy là ít làm hạn chế khả năng cung cấp một cách kịp thời các thông tin kế toán cho việc quản lý. Em nghĩ rằng Điện lực nên mạnh dạn đầu tư thêm máy vi tính cho phòng kế toán, phấn đấu sao cho mỗi nhân viên kế toán sẽ có một máy vi tính riêng phục vụ cho công việc, phần hành của họ. Điện lực cần thường xuyên đào tạo bồi dưỡng thêm trình độ sử dụng máy vi tính cho các nhân viên kế toán sao cho có thể sử dụng thành thạo, nhuần nhuyễn phần mềm kế toán cũng như trong các ứng dụng tin học khác để góp phần cung cấp thông tin cho quản trị , quản lý Điện lực được kịp thời. Trong tương lai không xa, khi mà quy mô sản xuất mở rộng, nghiệp vụ phát sinh nhiều, cần rất nhiều sổ sách để quản lý, thì máy vi tính mới thực sự phát huy vai trò của mình trong công tác hạch toán nói chung và hạch toán vật liệu nói riêng. Nếu toàn bộ công việc hạch toán đều được thực hiện trên máy vi tính thì công việc hạch toán nói chung sẽ được đơn giản hoá, đặc biệt đối với hạch toán nguyên vật liệu, một phần hành vốn đã rất phức tạp ở Điện lực Ba Đình. Việc trang bị hoàn thiện hệ thống máy tính cho phòng tài chính kế toán và tích cực đào tạo, bồi dưỡng trình độ cho nhân viên kế toán là tạo tiền đề cho việc quản lý kinh tế từ nay về sau ngày càng tốt hơn. Mục lục Lời mở đầu Kết luận ._.