Thực trạng và giải pháp hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm tăng cường quản lý tài chính hoạt động kinh doanh sân golf tại Công ty cổ phần đầu tư Tam Đảo

PHẦN MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài. Golf là một môn thể thao thời thượng và cao cấp trong lĩnh vực kinh doanh thể thao và giải trí. Môn đánh golf ra đời trên thế giới từ giữa thế kỷ 15 ở Xcôtlen và ngày càng phát triển trên thế giới. Môn golf nổi tiếng và mọi người biết tới rộng rãi vào thế kỷ 19 ở Châu âu và Mỹ, còn ở Châu á thì đây là một trào lưu mới được mọi người ưa chuộng đến say mê đặc biệt là tại Hàn quốc và Nhật bản. Tại Việt nam môn thể thao này đã báo hiệu một xu hướng thịnh hành, một thị trường đầy tiềm năng. Cũng vì lý do đó mà hiện nay đã và đang có nhiều các nhà đầu tư phát triển loại hình dịch vụ này. Nếu năm 2003 ở miền Bắc mới chỉ có 3 sân golf, ở miền Nam có 5 sân golf thì hiện nay nếu tính cả các dự án đã và đang triển khai ước tính tổng cộng 20 sân golf. Đây chính là con số tiềm ẩn và báo hiệu sự bùng nổ của lĩnh vực golf tại Việt Nam. Cùng với sự phát triển của môn thể thao golf thì các nhà đầu tư cũng rất quan tâm đến việc kiểm soát nội bộ với loại hình dịch vụ golf và vui chơi giải trí này.Vì đối với các nhà đầu tư Việt Nam đây là một loại hình dịch vụ mới. Các kinh nghiệm kiểm soát các hoạt động quản lý tài chính đối với loại hình dịch vụ này chưa nhiều và cũng chưa có nghiên cứu nào về hệ thống kiểm soát nội bộ để quản lý tài chính đối với loại dịch vụ golf. Thực tế nghiên cứu tại các sân golf cho thấy việc quản lý tài chính đối với các doanh nghiệp có kinh doanh golf chưa tốt, có nhiều lỗ hổng trong khâu thu tiền dịch vụ của khách. Do không gian chơi golf rộng lớn, nên việc quản lý tài chính có nhiều khâu chưa chặt chẽ như việc khách có thể trả tiền trực tiếp cho nhân viên phục vụ khi phát sinh vòng chơi, các dịch vụ khác mà không báo lên bộ phận điều hành gây thất thoát... Với suy nghĩ đó cùng với thời gian làm việc tại Công ty CPĐT Tam Đảo và đi khảo sát thực tế tại một số sân golf ở miền Bắc, tôi nhận thấy vấn đề tăng cường quản lý tài chính đối với hoạt động kinh doanh golf và các dịch vụ phụ trợ là vấn đề được quan tâm không chỉ của riêng bất kỳ một nhà đầu tư nào, từ các nhà đầu tư tư nhân, nhà đầu tư nước ngoài đến nhà đầu tư sở hữu chủ yếu vốn nhà nước. Sau thời gian tìm hiểu và nhận thấy tính cấp thiết của việc nghiên cứu đó tại Công ty CPĐT Tam Đảo tôi lựa chọn chuyên đề: “Thực trạng và giải pháp hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm tăng cường quản lý tài chính hoạt động kinh doanh sân golf tại Công ty cổ phần đầu tư Tam Đảo”. 2. Mục tiêu nghiên cứu của luận văn. Chuyên đề mô tả thực trạng các chu trình hoạt động kinh doanh tại sân golf Tam Đảo và đánh giá tính kiểm soát trong quá trình hoạt động kinh doanh này và những rủi ro có thể gặp phải. Qua đó đưa ra một số giải pháp đề xuất nhằm kiểm soát tốt hơn nữa các hoạt động trong chu trình quản lý tài chính đối với các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ golf, hạn chế các sai sót và gian lận có thể xảy ra. Tất cả những điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải có một hệ thống kế toán và kiểm soát chặt chẽ. 3. Nội dung và kết cấu luận văn Phần mở đầu Chương 1: Cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý tài chính hoạt động kinh doanh sân golf Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý tài chính hoạt động kinh doanh sân golf tại Công ty cổ phần đầu tư Tam Đảo Chương 3: Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm tăng cường quản lý tài chính hoạt động kinh doanh sân golf tại Công ty cổ phần đầu tư Tam Đảo. Phần kết luận 4. Đối tượng và phạm vi nghiên của chuyên đề Luận văn nghiên cứu về: Hệ thống KSNB và các thủ tục kiểm soát nội bộ của hoạt động kinh doanh sân golf ở Công ty cổ phần đầu tư Tam Đảo để tăng cường quản lý tài chính tại Công ty. 5. Phương pháp nghiên cứu Đề tài sử dụng phương pháp duy vật lịch sử, duy vật biện chứng, mô hình hoá, phân tích và mô tả, phương pháp tổng hợp, thống kê, so sánh. Các phương pháp trên được sử dụng linh hoạt , khi thì kết hợp với nhau khi thì riêng rẽ trong quá trình nghiên cứu đề tài. 6. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài nghiên cứu - Đóng góp về lý luận: Luận văn hệ thống lại các quan điểm về kiểm soát nội bộ và vai trò của kiểm soát nội bộ đối với hoạt động quản lý tài chính - Đóng góp về thực tế: Góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ của hoạt động kinh doanh sân golf tại Công ty cổ phần đầu tư Tam Đảo. Luận văn sẽ là tài liệu hữu ích đối với công tác nghiên cứu và học tập, là tài liệu tham khảo có ích cho các nhà quản lý có dự định đầu tư và kinh doanh lĩnh vực golf. CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG QUẢN LÝ TÀI CHÍNH CỦA HOẠT ĐỘNG KINH DOANH SÂN GOLF. 1.1 Những vấn đề chung về hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý tài chính tại các doanh nghiệp 1.1.1 Lý luận chung về hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý tài chính doanh nghiệp Những sai phạm trong các công ty nhà nước xảy ra nhiều, sở dĩ như vậy- như được giải thích - là do sự lơi lỏng trong quản lý tại các nơi đó. Các cơ quan nhà nước luôn luôn đặt nặng vấn đề quản lý, vậy tại sao các chuyện kia lại xảy ra? Câu hỏi này làm ta liên tưởng đến các công ty nước ngoài. Ở đó không có chuyện tham ô trong công ty. Có chăng là ở cấp cao nhất và liên quan đến việc hạch toán sổ sách kế toán để làm tăng mức lời lãi của công ty nhằm tăng giá chứng khoán; tức là họ lấy tiền của công chúng chứ không tham ô tiền của công ty! Sở dĩ làm được như vậy là nhờ họ có các chế độ kiểm soát áp dụng trong công ty. Các chế độ kiểm soát nội bộ trong công ty Trong các công ty nước ngoài, họ có ba chế độ kiểm soát. Thứ nhất là sự kiểm soát của kiểm toán viên độc lập do một công ty kiểm toán thực hiện. Người này làm theo yêu cầu của cơ quan chính quyền, tổ chức tài chính, người ký kết hợp đồng, các chủ nợ, thành viên hội đồng quản trị... Mục đích của việc ấy là để kiểm toán viên bên ngoài phát biểu ý kiến của họ về sự ngay thẳng (fair), chính xác và phù hợp với những nguyên tắc kế toán đã được chấp nhận thể hiện trong sổ sách và báo cáo tài chính của công ty. Kết quả hoạt động của công ty như thế nào, kiểm toán viên bên ngoài xem xét những kết quả ấy và cho biết ý kiến của mình. Thứ hai là kiểm soát mức độ hoàn thành kế hoạch bằng việc thiết lập ngân sách hàng năm. Ngân sách bao gồm thu lẫn chi và nó là kế hoạch lời lãi của công ty. Có vai trò như kế hoạch của công ty Việt Nam, nhưng ngân sách có hai vế chứ không chỉ có thuần sản lượng hay doanh thu như của bản kế hoạch. Cách lập ngân sách có thể tóm tắt như sau. Các bộ phận trong công ty tự mình lên kế hoạch công việc cho năm tới trong phạm vi chức năng và theo một số hướng dẫn căn bản của công ty. Làm xong họ chuyển đổi các hoạt động thành tiền và do đó thành số thu của họ. Mặt khác, khi thực hiện kế hoạch họ cũng cần mua vật liệu, trả lương cho nhân viên, điện nước... những thứ ấy cũng được tính thành tiền và trở thành số chi của họ. Ngân sách thu chi của từng đơn vị được ban lãnh đạo công ty xem xét và chấp thuận. Vì hoạt động của các đơn vị đã được chuyển hóa thành tiền, nên khi mua nguyên liệu hay lúc trả lương thì chúng sẽ được tự động ghi trong sổ sách kế toán, như là một thủ tục hàng ngày. Nhìn số thu và chi của từng đơn vị hay của toàn công ty, lãnh đạo biết kế hoạch đề ra đã được thực hiện tới đâu. Ngân sách là một công cụ tự động kiểm soát việc đạt kế hoạch. Thứ ba là kiểm soát nội bộ. Nó là một thể thức bên trong công ty, do người của công ty thực hiện để kiểm soát xem nhân viên làm đúng hay sai những thể thức đã được quy định trong quyển cẩm nang khi thi hành bổn phận. Mục đích sau cùng của kiểm soát nội bộ là xem các đơn vị có khả năng đạt được kế hoạch đã đề ra hay không. Nó không đo đếm kết quả đạt được với kế hoạch dự trù mà xem xét nhân viên, các hoạt động, chính sách, hệ thống, thể thức của công ty và thậm chí ngay cả cẩm nang điều hành, sơ đồ tổ chức, bảng mô tả chức danh đang hoạt động ra sao và nếu làm như thế thì có khả năng đạt được kế hoạch không. Chế độ kiểm soát nội bộ cũng như ngân sách chưa phổ biến ở ta vì nó đòi hỏi cách quản trị kinh doanh theo khoa học, trong khi đa số doanh nghiệp của chúng ta vẫn còn quản trị theo sự thuận tiện. Cách quản trị tạo nên sự kiểm soát nội bộ Theo sự phát triển tự nhiên của con người, khi khởi nghiệp thì doanh nhân nào cũng đều quản trị cơ sở của mình theo sự thuận tiện, giống như bất cứ cô thiếu nữ nào vào bếp thì cũng có thể nấu nướng được nhưng luộm thuộm. Quản trị theo sự thuận tiện dựa trên con người và sự tin tưởng cá nhân; do đó, người chủ không lập ra những bộ phận hợp lý trong cơ sở của mình (gọi là thiết lập cơ cấu); vì vậy không có thủ tục giao dịch giữa các bộ phận ấy khi thực hiện công việc (ấn định cơ chế). Vì thiếu cơ cấu và cơ chế nên trong cơ sở không có những thể thức điều hành, hay thủ tục, viết thành một hệ thống trong các quyển cẩm nang. Thay vào đó là lệnh miệng của ông chủ hay bà chủ, hoặc văn bản riêng lẻ, lại dễ bị thay đổi theo ý ông chủ hay sở thích cá nhân. Thiếu những thứ đó, các trưởng bộ phận không thể tự quyết định mà phải xin lệnh của ông chủ. Đã có ông chủ thì giữa họ với nhau họ không cần biết nhau. Sự kiểm soát của ông chủ đặt trên nền tảng từng người một chứ không dựa trên các thủ tục nằm trong một tổ chức. Cách quản trị theo khoa học đặt nền tảng trên sự tổ chức của doanh nghiệp với cơ cấu và cơ chế quy định trong các quyển cẩm nang. Các nhân viên và trưởng bộ phận làm việc và giao dịch với nhau theo cẩm nang. Họ ít khi trực tiếp nhận lệnh từ ông chủ; mỗi người trong phạm vi quyền hạn đã được ấn định tự quyết định; vì vậy họ có nhu cầu phải giao tiếp với nhau để làm xong việc. Điểm cốt lõi làm cho hai cách quản trị kia khác nhau nằm ở việc kiểm soát tiền bạc. Trong cách đầu, việc kiểm soát nằm trong tay cá nhân những người thân tín của ông chủ (vợ, mẹ, em gái); còn trong cách sau thì nó nằm ở các thủ tục và việc kiểm soát sự tuân thủ các thủ tục ấy; tức là việc kiểm soát nội bộ. Kiểm soát nội bộ thực hiện được là nhờ hai yếu tố. Một, có các thủ tục ấn định trong các quyển cẩm nang và các nhân viên phải làm theo. Hai, khi ấn định các thủ tục ấy, người ta đã đưa vào đó những sự kiểm soát lẫn nhau và chúng trở thành nguyên tắc. Thí dụ: một người không được đảm trách một giao dịch từ đầu đến cuối; người đi thu tiền hay nhận tiền phải khác với người hạch toán vào sổ sách những món tiền đó; yêu cầu mua hàng, đặt mua hàng và nhận hàng là ba người khác nhau; người đi đối chiếu tiền bạc để trong ngân hàng phải là người không kiêm nhiệm bất cứ nhiệm vụ nào mà có tiếp xúc với ngân hàng hay với thủ quỹ. Đó là nguyên tắc của chính trị “chia để trị”! Dựa trên các quyển cẩm nang, kiểm soát viên nội bộ kiểm tra định kỳ, không chờ có vi phạm đã xảy ra. Người của công ty mẹ làm với công ty con, bộ phận tài chính của công ty làm với các đơn vị khác, họ là người của chủ cử đi. Họ kiểm tra việc thực hiện các thủ tục tại các phòng ban; đưa ra những biên pháp sửa chữa xuất phát từ kết quả kiểm tra; kết hợp với kiểm toán viên bên ngoài để xác định giá trị của hệ thống kiểm soát nội bộ. Họ cũng tìm ra các vị trí công việc, nhân viên, chính sách, và thể thức có thể cải tiến được để những đối tượng này có khả năng đạt được những kế hoạch lời lãi trong tương lai. Bằng cách làm ấy, kiểm soát nội bộ thiết lập một sự bảo vệ tài sản của công ty và ngăn cản cùng khám phá những sự gian dối hay lừa đảo. Các công ty đa quốc kiểm soát được công việc của các công ty con của họ trên thế giới là nhờ sự kiểm soát nội bộ. Sai phạm của nhân viên bị chế tài đích đáng. Có một công ty đa quốc hoạt động tại Việt Nam, rất thành công trong việc kinh doanh, và chiếm lãnh thị trường; nhưng qua kiểm soát nội bộ, công ty mẹ phát hiện chính sách thưởng bị làm sai, tổng giám đốc và một trưởng phòng liên quan bị cho nghỉ việc! Trong công ty lớn, kiểm soát nội bộ do giám đốc tài chính hay kiểm soát viên (controller) phụ trách, trong công ty nhỏ chính giám đốc cử người làm, y như ông chồng nhờ bà vợ vậy thôi, nhưng họ có... cẩm nang. (Theo Thời báo kinh tế SG ) Yêu cầu tăng trưởng và hội nhập đang ngày càng đòi hỏi những chức năng quản lý tài chính tiên tiến mà quản lý kế toán - tài chính theo cách truyền thống không thể đáp ứng được. Khi doanh nghiệp tăng trưởng nhanh, bộ máy cồng kềnh hơn, hiệu quả kinh doanh đòi hỏi cao hơn thì đó cũng là lúc nhiều thách thức mới nảy sinh. Theo truyền thống, chủ doanh nghiệp đặt ra cho từng bộ phận những chỉ tiêu đơn lẻ. Chẳng hạn kinh doanh là chỉ tiêu doanh thu, sản xuất là sản lượng, mua hàng là cung ứng đủ hàng và kịp thời, kế toán là đảm bảo đủ tiền. Những chỉ tiêu này dễ hiểu nhưng rất tiếc không có quan hệ với nhau. Ví dụ, nhiều chủ doanh nghiệp đến cuối năm nhận thấy tất cả các chỉ tiêu trên đều đạt nhưng mục tiêu lợi nhuận (chỉ tiêu không thể giao được cho một bộ phận riêng lẻ nào) thì lại không đạt được và không thể có được giải trình hợp lý từ một bộ phận nào đó. Bên cạnh đó, bộ phận kế toán-tài chính thường chỉ tham gia giám sát ở mức tối thiểu việc thực hiện chỉ tiêu này, họ không có đủ khả năng “phản biện” các bộ phận mỗi khi bộ phận nào đó viện các lý do “khách quan”: kinh doanh đổ lỗi cho sản xuất giao hàng trễ, sản xuất đổ lỗi cung ứng mua vật tư trễ, cung ứng đổ lỗi cho kế toán thiếu tiền, rồi bản thân kế toán lại đổ lỗi cho kinh doanh không thu đủ tiền khách hàng. Cách đo lường và kiểm soát hiệu quả kinh doanh tiên tiến trên thế giới là dùng một hệ thống các chỉ tiêu được lượng hóa, thường được biết đến là KPI (Key Performance Indicators). Mỗi bộ phận được đo lường bởi nhiều chỉ tiêu lồng vào nhau, ràng buộc nhau, phản ánh nhiều khía cạnh của khái niệm hiệu quả. Chẳng hạn chỉ tiêu giao cho giám đốc sản xuất không chỉ là khối lượng sản xuất trong năm, mà còn là những chỉ tiêu như: chu kỳ sản xuất, vòng quay hàng tồn kho, hệ số chất lượng sản phẩm hay các chỉ tiêu phát triển tổ chức như số lượng tổ trưởng, chuyền trưởng được đào tạo và đề bạt thêm trong năm. Một điều đáng lưu ý khác là rất nhiều chỉ tiêu đòi hỏi các bộ phận phải cùng phối hợp với nhau mới đạt được, chẳng hạn như chỉ tiêu về tỷ lệ than phiền, khiếu nại của khách hàng. Tuy nhiên, quan trọng hơn cả là cách thức theo dõi các chỉ tiêu đó - ở các công ty nước ngoài, việc theo dõi, giám sát là cả một hệ thống phức tạp và thường do bộ phận tài chính đảm nhiệm: các trợ lý tài chính và kế toán quản trị đi sâu đi sát và đo lường hiệu quả kinh doanh ở các bộ phận. Giám đốc tài chính là người độc lập giải trình cho tổng giám đốc về thực chất hiệu quả kinh doanh của từng bộ phận, là người đứng ở góc độ tài chính đưa ra biện pháp cải tiến hay đánh giá các biện pháp cải tiến mà bộ phận liên quan đề xuất. Ở đây, giám đốc tài chính đóng vai trò giám sát tập trung hiệu quả kinh doanh của các bộ phận. Một điều đáng lưu ý là các báo cáo quản trị ở một số công ty Việt Nam, dù đã có một bước tiến lớn trong cách quản lý kế toán-tài chính nhưng vẫn chỉ được gửi cho chủ doanh nghiệp, còn các trưởng bộ phận khác hoặc không quan tâm, hoặc có đọc cũng không hiểu thấu đáo. Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ Thông thường, các chủ doanh nghiệp tin rằng tuyển một kiểm toán viên về rồi thành lập ra bộ phận kiểm toán nội bộ thì hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ được cải tiến đáng kể. Câu trả lời thường không phải như vậy. Kiểm toán nội bộ là sự phát triển cao cấp của hệ thống kiểm soát nội bộ nhưng không phải là nền tảng của hệ thống kiểm soát nội bộ. Xin lưu ý là hệ thống kiểm soát nội bộ chính là một mặt không thể tách rời của hệ thống quản lý doanh nghiệp. Doanh nghiệp không thể xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ tốt nếu hệ thống quản lý có vấn đề, chẳng hạn như vấn đề nhân sự và quan hệ giữa các trưởng bộ phận. Khi đó cần tập trung giải quyết vấn đề của hệ thống quản lý trước. Và nếu hệ thống kiểm soát nội bộ chưa phát triển thì bộ phận kiểm toán nội bộ thường ở vị trí “đứng ngoài” quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó sẽ khó đem lại hiệu quả như mong muốn. Vì những lý do trên, doanh nghiệp nên bắt đầu cải tiến hệ thống kiểm soát nội bộ từ công tác quản lý tài chính. Bởi đây chính là nền tảng của hệ thống kiểm soát nội bộ. Kiểm soát tài chính là kiểm soát hầu hết các quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp: kiểm soát chi (liên quan đến mua hàng), thu (liên quan đến bán hàng), chi phí (liên quan đến sản xuất), báo cáo tài chính (sự chính xác và đáng tin cậy của các số liệu, liên quan đến tất cả hoạt động), kiểm soát công tác kế hoạch, dự toán (kế hoạch kinh doanh hàng năm, kế hoạch đầu tư)... Những công việc này liên quan đến việc tổ chức đội ngũ kế toán, nhất là kế toán quản trị, xây dựng nguồn và các kênh thông tin, hệ thống báo cáo từ các bộ phận. Ở mức độ cao hơn, việc kiểm soát này có thể được tin học hóa, chẳng hạn như sử dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP). Đến khi hệ thống kiểm soát nội bộ phát triển sẽ tích hợp với hệ thống đo lường hiệu quả kinh doanh đã đề cập ở trên. Hệ thống kiểm soát, giám sát này phải lành mạnh, hiệu quả, minh bạch, phục vụ cho lợi ích của cổ đông. Thách thức đối với công tác quản lý chính là khả năng lập báo cáo và phân tích tài chính kịp thời; khả năng chứng tỏ sự minh bạch với công chúng về thông tin và các quyền lợi của ban quản lý và các cổ đông chủ chốt; khả năng xây dựng được hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh; khả năng kiểm soát được các rủi ro khác nhau, cả trong và ngoài công ty. Vì đã là “người của công chúng”, công ty được công chúng kỳ vọng thì tất cả các lĩnh vực trên phải vững mạnh để ít nhất cũng giúp “bảo toàn vốn” cho nhà đầu tư. Rõ ràng, những thách thức kể trên đòi hỏi phải cải tiến đáng kể công tác quản lý tài chính doanh nghiệp Việt Nam trong quá trình tăng trưởng và hội nhập. Hiện nay đã có nhiều doanh nghiệp bắt đầu cải tiến công tác quản lý tài chính. Tuy nhiên, cần tránh ngộ nhận là chỉ cần tuyển một giám đốc tài chính về là giải quyết được các vấn đề nêu trên. Trong trường hợp khác, không ít doanh nghiệp có chức danh giám đốc tài chính từ lâu nhưng không hẳn đã thực hiện được đầy đủ các chức năng quản lý tài chính tiên tiến. Ngoài ra, cũng cần lưu ý là một giám đốc tài chính mới với những kỹ năng quản lý tài chính tiên tiến cũng có thể không thay đổi được cách quản lý tài chính của doanh nghiệp nếu những người lãnh đạo ở đó không thay đổi cách nhìn truyền thống về quản lý kế toán-tài chính, và không chấp nhận một vai trò mới của người quản lý tài chính: bao trùm hơn, kiểm soát hơn và chuyên nghiệp hơn. 1.1.1.1 Quản lý tài chính doanh nghiệp Quản lý tài chính là việc sử dụng các thông tin phản ánh chính xác tình trạng tài chính của một doanh nghiệp để phân tích điểm mạnh điểm yếu của nó và lập các kế hoạch kinh doanh, kế hoạch sử dụng nguồn tài chính, tài sản cố định và nhu cầu nhân công trong tương lai nhằm tăng lãi cổ tức của cổ đông. Việc quản lý tài chính bao gồm việc lập các kế hoạch tài chính dài hạn và ngắn hạn, đồng thời quản lý có hiệu quả vốn hoạt động thực của công ty. Đây là công việc rất quan trọng đối với tất cả các doanh nghiệp bởi vì nó ảnh hưởng đến cách thức và phương thức mà nhà quản lý thu hút vốn đầu tư để thành lập, duy trì và mở rộng công việc kinh doanh. Lập kế hoạch tài chính sẽ cho phép qụyết định lượng nguyên liệu thô doanh nghiệp có thể mua, sản phẩm công ty có thể sản xuất và khả năng công ty có thể tiếp thị, quảng cáo để bán sản phẩm ra thị trường. Khi có kế hoạch tài chính, bạn cũng có thể xác được nguồn nhân lực doanh nghiệp cần. “Việc quản lý tài chính không có hiệu quả là nguyên nhân lớn nhất dẫn đến sự thất bại của các công ty, không kể công ty vừa và nhỏ hay các tập đoàn công ty lớn.” Lập kế hoạch tài chính gồm lập kế hoạch trong ngắn hạn và lập kế hoạch trong dài hạn. Kế hoạch tài chính ngắn hạn là việc lập kế hoạch về lợi nhuận và ngân quỹ công ty trong khi kế hoạch dài hạn thường mang tính chiến lược và liên quan đến việc lập các mục tiêu tăng trưởng doanh thu và lợi nhuận trong vòng từ 3 đến 5 năm. Kế hoạch tài chính ngắn hạn Các công cụ dùng trong việc lập kế hoạch ngắn hạn thường dùng là: báo cáo thu nhập chiếu lệ, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, phân tích tình hình ngân quỹ và chiến lược giá cả. Kế hoạch tài chính ngắn hạn nên được lập theo từng tháng để có được cái nhìn sát hơn và đưa ra được biện pháp nâng cao tình hình tài chính. Lập kế hoạch tài chính dài hạn hay kế hoạch tài chính chiến lược. Các doanh nghiệp thường sử dụng báo cáo thu nhập chiếu lệ cho khoảng thời gian từ 3 đến 5 năm. Vấn đề khó khăn đặt ra là làm sao có thể dự đoán hết được những biến động sẽ xảy ra với doanh nghiệp trong vòng mấy năm sắp tới. Các nhà quản lý sẽ dễ dàng làm được điều này theo quy trình sau: Xác lập tốc độ tăng trưởng mong muốn mà công ty có thể đạt được. Tính toán mức vốn cần thiết để trang trải các khoản tồn kho, trang thiết bị, nhà xưởng và nhu cầu nhân sự cần thiết để đạt được tốc độ tăng doanh thu. Nhà quản trị phải dự tính được chính xác và kịp thời nhu cầu vốn để có kế hoạch thu hút vốn bên ngoài trong trường hợp ngân quỹ từ lợi nhuận không chia không đủ đáp ứng. Có 2 nguồn vốn trang trải cho nhu cầu vốn để tăng trưởng là: lợi nhuận và vay nợ. “Nếu công ty không có đủ vốn để tài trợ cho chương trình mở rộng công việc kinh doanh thông qua tăng tồn kho, đổi mới trang thiết bị và tài sản cố định và tăng chi phí điều hành công ty thì sự phát triển của công ty sẽ bị chậm lại hoặc dừng lại hẳn do công ty không thanh toán được các khoản nợ đến hạn.” Để tránh tình trạng này, nhà quản trị phải tích cực lập kế hoạch tài chính để kiểm soát được tốc độ tăng trưởng. Muốn thế bạn phải xác định được chính xác các nhu cầu của doanh nghiệp trong tương lai bằng cách sử dụng báo cáo thu nhập chiếu lệ trong vòng từ 3 đến 5 năm. Trong trường hợp lợi nhuận làm ra không đủ để đáp ứng nhu cầu tăng trưởng dự báo của công ty, người quản trị phải bố trí vay nợ bên ngoài hoặc giảm tốc độ tăng trưởng để mức lợi nhuận làm ra có thể theo kịp nhu cầu tăng trưởng và mở rộng. Do việc thu hút vốn đầu tư và vay nợ mất rất nhiều thời gian nên đòi hỏi nhà quản trị phải dự báo chính xác và kịp thời để tránh tình trạng gián đoạn công việc kinh doanh. Để có thể lập các kế hoạch tài chính ngắn hạn có hiệu quả, các nhà quản trị nên tiến hành theo các bước sau: • Xác định mục tiêu cá nhân và sự ảnh hưởng của mục tiêu cá nhân đến các mục đích tài chính của công ty để có thể điều chỉnh mục tiêu cá nhân cho phù hợp với mục đích của công việc. • Thiết lập mục tiêu tăng trưởng, mục tiêu về lợi nhuận trên vốn đầu tư và hướng mở rộng phát triển doanh nghiệp. Những mục tiêu này phải được thể hiện bằng các con số cụ thể. Hãy sử dụng kế hoạch tài chính dài hạn để đưa ra các dự báo về lợi nhuận, doanh số và so sánh với kết quả thực sự đạt được. • Trong quá trình lập kế hoạch, nhà quản trị nên tập trung vào các điểm mạnh, điểm yếu của doanh nghiệp và các yếu tố thuộc môi trường vĩ mô và vi mô có thể ảnh hưởng đến việc đạt được các mục tiêu đã đề ra. Đồng thời phải phát triển các chiến lược dựa trên kết quả phân tích các yếu tố có liên quan (chiến lược giá, tiềm năng về thị trường, cạnh tranh, so sánh chi phí sử dụng vốn đi vay và vốn tự có…) để có thể đưa ra hướng đi đúng đắn nhất cho sự phát triển của công ty. • Chú ý tới nhu cầu về tài chính, nhân lực và nhu cầu về vật chất hạ tầng cần thiết để hoàn thành kế hoạch tài chính bằng cách đưa ra những dự báo về doanh số, chi phí và lợi nhuận không chia cho khoảng thời gian từ 3 đến 5 năm. • Trau dối phương pháp điều hành hoạt động doanh nghiệp, nắm bắt các cơ hội về thị trường và phát triển sản phẩm mới để có thể tìm ra biện pháp tốt nhất nâng cao năng suất và hiệu quả hoạt động của công ty. • Cập nhật kế hoạch tài chính thông qua các báo cáo tài chính mới nhất của công ty. Thường xuyên so sánh kết quả tài chính công ty thu được với các số liệu hoạt động của các công ty trong cùng ngành để biết được vị trí của công ty trong ngành. Tìm ra và khắc phục điểm yếu của công ty. Không ngại thay đổi kế hoạch tài chính nếu mục tiêu bạn đề ra quá thụ động hoặc vượt quá khả năng của công ty. Quản lý vốn sử dụng thực của công ty. Vốn sử dụng thực của công ty là chênh lệch giữa tài sản hiện có của công ty và các khoản nợ phải trả, thường được gọi là vốn lưu chuyển trong công ty. Các nhà quản trị phải luôn chú ý đến những thay đổi trong vốn lưu chuyển, nguyên nhân dẫn đến sự thay đổi và ảnh hưởng của sự thay đổi đó đối với tình hình hoạt động của công ty. Khi quản lý nguồn vốn lưu chuyển trong công ty, hãy xem xét các bộ phận cấu thành sau đây: • Tiền mặt và các khoản tương đương tiền mặt (các loại chứng khoán và tiền gửi ngắn hạn). Khi lập các kế hoạch tài chính bạn phải trả lời được những câu hỏi liên quan đến tiền mặt như : lượng tiền mặt của công ty có đáp ứng nhu cầu chi phí không? Mối quan hệ giữa lượng tiền thu được và chi phí như thể nào? Khi nào thì công ty cần đến các khoản vay ngân hàng? • Các khoản phải thu: chủ yếu bao gồm các khoản tín dụng mua hàng cho khách hàng. Nhà quản trị phải quan tâm đến những khách hàng nào thường hay trả chậm và biện pháp cần thiết để đối phó với họ. • Tồn kho: khoản tồn kho thường chiếm tới 50% tài sản hiện có của công ty do đó nhà quản trị phải kiểm soát tồn kho thật cẩn thận thông qua việc xem xét xem lượng tồn kho có hợp lý với doanh thu, liệu doanh số bán hàng có sụt giảm nếu không có đủ lượng tồn kho hợp lý cũng như các biện pháp cần thiết để nâng hoặc giảm lượng hàng tồn kho. • Các khoản phải trả và các tín phiếu đến hạn chủ yếu là các khoản tín dụng mà các nhà cung cấp cho công ty hưởng. • Các khoản vay phải trả bao gồm các khoản vay từ ngân hàng và các nhà cho vay khác. Nhà quản trị phải quan tâm đến các vấn đề như: lượng vốn đi vay có phù hợp với tình hình phát triển của công ty, khi nào thì lãi suất cho vay đến hạn trả? • Chi phí và thuế đến hạn trả bao gồm: các khoản trả lương, lãi phải trả đối với các tín phiếu, phí bảo hiểm… 1.1.1.2 Mục tiêu và vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với quản lý tài chính Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với quản lý tài chính Kiểm soát nội bộ là những phương pháp và chính sách được thiết kế để ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót, khuyến khích hiệu quả hoạt động, và nhằm đạt được sự tuân thủ các chính sách và quy trình được thiết lập. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ đó là:• Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính của công ty phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành;• Giảm bớt rủi ro gian lận hoặc trộm cắp đối với công ty do bên thứ ba hoặc nhân viên của công ty gây ra; • Giảm bớt rủi ro sai sót không cố ý của nhân viên mà có thể gây tổn hại cho công ty; • Giảm bớt rủi ro không tuân thủ chính sách và quy trình kinh doanh của công ty; và• Ngăn chặn việc tiếp xúc những rủi ro không cần thiết do quản lý rủi ro chưa đầy đủ. Thông thường, khi công ty phát triển lên thì lợi ích của một hệ thống kiểm soát nội bộ cũng trở nên to lớn hơn vì người chủ công ty sẽ gặp nhiều khó khăn hơn trong việc giám sát và kiểm soát các rủi ro này nếu chỉ dựa vào kinh nghiệm giám sát trực tiếp của bản thân. Đối với những công ty mà có sự tách biệt lớn giữa người quản lý và cổ đông, một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ góp phần tạo nên sự tin tưởng cao của cổ đông. Xét về điểm này, một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh là một nhân tố của một hệ thống quản trị doanh nghiệp vững mạnh, và điều này rất quan trọng đối với công ty có nhà đầu tư bên ngoài. Các nhà đầu tư sẽ thường trả giá cao hơn cho những công ty có rủi ro thấp hơn. Như vậy mục tiêu của hệ thống kiểm soát rất rộng, chúng bao trùm lên mọi hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của đơn vị. Vai tr ò của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với quản lý tài chính Chức năng của tài chính là một trong những nhân tố hỗ trợ quan trọng của ban quản lý trong doanh nghiệp. Chức năng này bắt nguồn từ vai trò kế toán bao hàm cả trách nhiệm về khả năng thanh toán tài chính, quản lý các nguồn vốn và sự phối hợp của toan công ty nhằm đạt được mục tiêu lợi nhuận cao nhất. Tài chính là một yếu tố quan trọng tác động đến tất cả các nghiệp vụ trong doanh nghiệp qua huyết mạch doanh nghiệp là tiền. Kiểm soát nội bộ trong quản lý tài chính giúp thiết kế và vận hành hệ thống thông tin tài chính; lập báo cáo tài chính; lập và phân báo cáo kết quả hoạt động của từng bộ phận; giám sát việc thực hiện kiểm toán nội bộ và kiểm tra kế toán để khẳng định tính hiệu lực của thông tin tài chính- kế toán, ngăn ngừa các hành vi sai sót, gian lận... 1.1.2. Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý tài chính 1.1.2.1 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ Tùy vào loại hình hoạt động, mục tiêu và quy mô của công ty mà hệ thống kiểm soát nội bộ được sử dụng khác nhau, nhưng nói chung, hệ thống này cần có 5 yếu tố không thể thiếu : a. Môi trường kiểm soát: Là những yếu tố của công ty ảnh hưởng đến hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ và là các yếu tố tạo ra môi trường mà trong đó toàn bộ thành viên của công ty nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ. Ví dụ, nhận thức của các nhà quản lý về liêm chính và đạo đức nghề nghiệp, về việc cần thiết phải tổ chức bộ máy hợp lý, về việc phân công, ủy nhiệm rõ ràng, về việc ban hành bằng văn bản các nội quy, quy chế, quy trình kinh doanh ... Một môi trường kiểm soát tốt sẽ là nền tảng cho sự hoạt động hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ. Đây là môi trường mà trong đó toàn bộ hoạt động kiểm soát nội bộ được triển khai. Môi trường này chỉ tốt nếu các nội dung sau được đảm bảo * Doanh nghiệp đã ban hành dưới dạng văn bản các quy tắc, chuẩn mực phòng ngừa ban lãnh đạo và các nhân viên lâm vào tình thế xung đột quyền lợi với doanh nghiệp, kể cả việc ban hành các quy định xử phạt thích hợp khi các quy tắc chuẩn mực này bị vi phạm. * Doanh nghiệp đã phổ biến rộng rãi các quy tắc, chuẩn mực nêu trên, đã yêu cầu tất cả nhân viên ký bản cam kết tuân thủ những quy tắc, chuẩn mực được thiết lập. * Tư cách đạo đức, hành vi ứng xử và hiệu quả công việc của lãnh đạo là tấm gương sáng đế nhân viên noi theo. * Doanh nghiệp có sơ đồ tổ chức hợp lý đảm bảo công tác quản lý (lập kế hoạch, tổ chức, quản lý nhân sự, lãnh đạo và kiểm soát) được triển khai chính xác, kịp thời, hiệu quả. * Doanh nghiệp có bộ phận kiểm toán nội bộ hoạt động theo các chuẩn mực của kiềm toán Nhà nước và kiểm toán quốc tế. Bộ phận kiểm toán nội bộ phải có khả năng hoạt động hữu hiệu do được trực tiếp báo cáo độc lập, cởi mở với cơ quan kiểm toán cấp trên hoặc với các lãnh đạo cao cấp của tổ chức. * Doanh nghiệp có các văn bản quy định chung cũng như hướng dẫn cụ thể trong hoạt động quản lý tổng thể và trong các hoạt động chuyển ngân. * Doanh nghiệp có hệ thống văn bản thống nhát quy định chi tiết việc tuyển dụng. đào tạo, đánh giá nhân viên, đề bạt, trả ._.lương, phụ cấp để khuyến khích mọi người làm việc liêm chính, hiệu quả. * Doanh nghiệp đã sử dụng "Bản mô tả công việc” quy định rõ yêu cầu kiến thức và chất lượng nhân sự cho từng vị trí trong tổ chức. * Doanh nghiệp không đặt ra những chuẩn mực tiêu chí thiếu thực tế hoặc những danh sách ưu tiên, ưu đãi, lương, thưởng... bất hợp lý tạo cơ hội cho các hành vi vô kỷ luật, gian dối, bất lương. * Doanh nghiệp đã áp dụng những quy tắc, công cụ kiểm toán phù hợp với những chuẩn mực thông dụng đã được chấp nhận cho loại hình hoạt động SXKD của mình đảm bảo kết quả kiểm toán không bị méo mó, sai lệch do sử dụng các chuẩn mực, công cụ kiểm toán không phù hợp. * Doanh nghiệp thường xuyên luân chuyển nhân sự trong các khu vực vị trí nhạy cảm. Quan tâm, nhắc nhở, bảo vệ quyền lợi của những người làm việc trong các khu vực vị trí độc hại, nặng nhọc theo đúng quy định. b. Biện pháp xác định rủi ro: Dù cho quy mô, cấu trúc, loại hình hay vị trí địa lý khác nhau, nhưng bất kỳ công ty nào cũng có thể bị tác động bởi các rủi ro xuất hiện từ các yếu tố bên trong hoặc bên ngoài. Do đó, hệ thống kiểm soát nội bộ cần có phần xác định các rủi ro. Việc đánh giá rủi ro được coi là có chất lượng nếu: * Ban lãnh đạo đã quan tâm và khuyến khích nhân viên quan tâm phát hiện, đánh giá và phân tích định lượng tác hại của các rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn. * Doanh nghiệp đã đề ra các biện pháp, kế hoạch, quy trình hành động cụ thể nhằm giảm thiểu tác hại rủi ro đến một giới hạn chấp nhận nào đó hoặc doanh nghiệp đã có biện pháp để toàn thể nhân viên nhận thức rõ ràng về tác hại của rủi ro cũng như giới hạn rủi ro tối thiểu mà tổ chức có thể chấp nhận được. * Doanh nghiệp đã đề ra mục tiêu tổng thể cũng như chi tiết để mọi nhân viên có thể lấy đó làm cơ sở tham chiếu khi triển khai công việc. c. Các yếu tố bên trong: Đó là sự quản lý thiếu minh bạch, không coi trọng đạo đức nghề nghiệp, chất lượng cán bộ thấp, sự cố hỏng hóc của hệ thống máy tính, trang thiết bị, hạ tầng cơ sở, tổ chức và cơ sở hạ tầng không thay đổi kịp với sự phát triển, mở rộng của sản xuất, chi phí quản lý cao, thiếu kiểm tra đầy đủ do xa công ty mẹ hoặc do thiếu quan tâm... Chất lượng hoạt động kiểm soát được coi là tốt nếu các nội dung sau được đảm bảo: * Doanh nghiệp đã đề ra các định mức xác định về tài chính và các chỉ số căn bản đánh giá hiệu quả hoạt động như những chỉ số quản lý khi lập kế hoạch và kiểm soát để điều chỉnh hoạt động sản xuất phù hợp với mục tiêu đề ra. * Doanh nghiệp đã tổng hợp và thông báo kết quả sản xuất đều đặn và đối chiếu các kết quả thu được với các định mức, chỉ số định trước để điều chỉnh, bổ sung kịp thời. * Quyền hạn, trách nhiệm và nghĩa vụ trong ba lĩnh vực: Cấp phép và phê duyệt các vấn đề tài chính, Kế toán và Thủ kho được phân định độc lập rõ ràng. * Doanh nghiệp đã ban hành văn bản quy định rõ ràng những ai có quyền và/ hoặc được uỷ quyên phê duyệt toàn bộ hay một loại vấn đề tài chính nào đó. * Doanh nghiệp đã lưu giữ các chứng cứ dưới dạng văn bản tạo điều kiện phân định rõ ràng phần thực hiện công việc với phần giám sát tại bất kỳ thời điểm nào, kể cả việc xác định những cá nhân có tránh nhiệm về các sai phạm xảy ra. * Doanh nghiệp đã giám sát, bảo vệ và bảo dưỡng tài sản, vật tư trang thiết bị khỏi bị mất mát, hao hụt, hỏng hóc hoặc bị sử dụng không đúng mục đích. * Doanh nghiệp đã cấm hoặc có biện pháp ngăn ngừa các lãnh đạo cao cấp của mình sử dụng kinh phí và tài sản của doanh nghiệp vào các mục đích riêng. d. Các yếu tố bên ngoài: Đó là những tiến bộ công nghệ làm thay đổi quy trình vận hành; thói quen của người tiêu dùng về các sản phẩm/dịch vụ; xuất hiện yếu tố cạnh tranh không mong muốn ảnh hưởng đến giá cả và thị phần; đạo luật hay chính sách mới ... Để tránh bị thiệt hại do các tác động từ yếu tố bên trong lẫn bên ngoài, bạn cần thường xuyên xác định mức độ rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn, phân tích ảnh hưởng của chúng, kể cả tần suất xuất hiện, từ đó vạch ra các biện pháp quản lý và giảm thiểu tác hại của chúng. Bên cạnh đó, hệ thống thông tin và truyền thông nội bộ của công ty bạn cần được tổ chức sao cho có thể bảo đảm tính chính xác, kịp thời, đầy đủ, xác thực, dễ nắm bắt và đến đúng người có trách nhiệm. e. Yếu tố giám sát và thẩm định: Đây là quá trình theo dõi và đánh giá chất lượng thực hiện việc kiểm soát nội bộ để đảm bảo nó được triển khai, điều chỉnh khi môi trường thay đổi, cũng như được cải thiện khi có khiếm khuyết. Hệ thống này hoạt động tốt nếu: * Doanh nghiệp có hệ thống báo cáo cho phép phát hiện các sai lệch so với chỉ tiêu, kế hoạch đã định. Khi phát hiện sai lệch, doanh nghiệp đã triển khai các biện pháp điều chỉnh thích hợp. * Việc kiểm toán nội bộ được thực hiện bởi người có trình độ chuyên môn thích hợp và người này có quyền báo cáo trực tiếp cho cấp phụ trách cao hơn và cho ban lãnh đạo. * Những khiếm khuyết của hệ thống kiểm soát nội bộ được phát hiện bởi kiểm toán nội bộ hoặc kiểm toán độc lập được báo cáo trực tiếp và kịp thời với cấp phụ trách cao hơn, kể cả ban lãnh đạo để điều chỉnh đúng lúc. * Doanh nghiệp đã yêu cầu các cấp quản lý trung gian báo cáo ngay với lãnh đạo về mọi trường hợp gian lận, nghi ngờ gian lận, về các vi phạm nội quy, quy định của doanh nghiệp cũng như quy định của luật pháp hiện hành có khả năng làm giảm uy tín doanh nghiệp và gây thiệt hại về kinh tế. Nếu Hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp có đủ năm thành phần và nếu tất cả những nội dung nêu trên được đảm bảo thì hệ thống này chắc chắn mang lại những lợi ích quản lý và kinh tế to lớn cho doanh nghiệp. 1.1.2.2 Hệ thống kế toán Hệ thống thông tin chủ yếu là hệ thống kế toán của đơn vị bao gồm hệ thống kế toán của đơn vị bao gồm hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống bảng tổng hợp, cân đối kế toán. Trong đó quá trình lập và luân chuyển chứng từ đóng vai trò quan trọng trong công tác kiếm soát nội bộ của doanh nghiệp. Mục đích của một hệ thống kế toán của một tổ chức là sự nhận biết, thu thập, phân loại, ghi sổ và báo cáo các nghiệp vụ kinh tế tài chính của tổ chức đó, thoả mãn chức năng thông tin và kiểm tra của hoạt động kế toán. Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải bảo đảm các mục tiêu kiểm soát chi tiết : - Tính có thực: cơ cấu kiểm soát không cho phép ghi chép những nghiệp vụ không có thực vào sổ sách của đơn vị. - Sự phê chuẩn: đảm bảo việc phản ánh trọn vẹn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. - Sự đánh giá: bảo đảm không có sai phạm trong việc tính toán các khoản giá và phí. - Sự phân loại: bảo đảm các nghiệp vụ được ghi chép đúng theo sơ đồ tài khoản và ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ sách kế toán - Tính đúng kỳ: bảo đảm việc ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh được thực hiện kịp thời theo quy định. - Quá trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác: số liệu kế toán được ghi vào sổ phải được tổng cộng và chuyển sổ đúng đắn, tổng hợp chính xác trên các Báo cáo tài chính của doanh nghiệp. 1.1.2.3 Hoạt động kiểm soát tài chính Ban giám đốc có trách nhiệm thành lập, điều hành và kiểm soát hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp với mục tiêu của tổ chức. Trừ các doanh nghiệp liên doanh với nước ngoài và các doanh nghiệp đã có và đang xây dựng hệ thống chứng chỉ ISO, TQM... Theo đánh giá của nhiều chuyên gia, phần lớn các doanh nghiệp chưa hiểu rõ sự cần thiết, lợi ích cũng như cách xây dựng, tổ chức và vận hành bài bản một hệ thống kiểm soát nội bộ. Công tác kiềm tra, kiểm soát thường chồng chéo, phiến diện, tập trung vào các chỉ số kinh tế - tài chính và kết quả cuối cùng với thói quen tìm lỗi, đổ trách nhiệm chứ ít chú trọng kiểm tra, kiểm soát toàn bộ hoạt động của tổ chức, lấy ngăn chặn, phòng ngừa là chính. Đây là một trong các điểm yếu mà các doanh nghiệp cần khắc phục để nâng cao sức cạnh tranh khi hội nhập vào nền kinh tế toàn cầu. Doanh nghiệp cần tuân thủ các thủ tục kiểm soát bao gồm: - Lập, kiểm tra, so sánh và phê duyệt các số liệu, tài liệu liên quan đến đơn vị; - Kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán; - Kiểm tra chương trình ứng dụng và môi trường tin học; - Kiểm tra số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ chi tiết; - Kiểm tra và phê duyệt các tài liệu kế toán; - Đối chiếu số liệu nội bộ với bên ngoài; - So sánh, đối chiếu kết quả kiểm kê thực tế với số liệu trên sổ kế toán; - Giới hạn việc tiếp cận trực tiếp với các tài sản và các tài liệu kế toán; - Phân tích, so sánh giữa các số liệu thực tế với dự toán kế hoạch. Các thủ tục kiểm soát do các nhà quản lý xây dựng dựa trên ba nguyên tắc cơ bản: nguyên tắc bất kiêm nhiệm; nguyên tắc phân công; phân nhiệm rõ ràng và chế độ uỷ quyền. Nguyên tắc phân công phân nhiệm: Theo nguyên tắc này, trách nhiệm và công việc cần được phân chi cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều người trong bộ phận. Việc phân công phân nhiệm rõ ràng tạo ra sự chuyên môn hoá trong công việc, sai sót ít xảy ra và khi xảy ra thường dễ phát hiện. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Nguyên tắc này quy định sự cách ly thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và hành vi lạm dụng quyền hạn. Ví dụ trong tổ chức nhân sự không thể bố trí kiêm nhiệm các nhiệm vụ phê chuẩn và thực hiện, thực hiện và kiểm soát, ghi sổ tài sản và bảo quản tài sản... Để đảm bảo nguyên tắc này, ở Việt nam quy định tại Điều 9- Điều lệ tổ chức kế toán nhà nước quy định: “Cán bộ kế toán ở các đơn vị quốc doanh, công ty hợp doanh và các đơn vị có sử dụng kinh phí của Nhà nước hoặc đoàn thể không được kiêm nhiệm làm thủ kho, thủ quỹ, tiếp liệu và các công tác vật chất khác. Lãnh đạo đơn vị, kể cả lãnh đạo công tác tài chính, kế toán của các đơn vị nêu trên không được bố trí những người thân trong gia đình làm công tác kế toán, thủ kho, thủ quỹ tại đơn vị mình.” Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn: Theo sự uỷ quyền của các nhà quản lý, các cấp dưới được giao cho quyết định và giải quyết một số công việc trong phạm vi nhất định. Quá trình uỷ quyền được tiếp tục mở rộng xuống các cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn không làm mất tính tập trung của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, để tuân thủ tốt các quá trình kiểm soát, mọi nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn. Sự phê chuẩn được thực hiện qua hai loại phê chuẩn chung và phê chuẩn cụ thể. Sự phê chuẩn được thực hiện thông qua việc xây dựng các chính sách chung về những mặt hoạt động cụ thể cho các cấp dưới tuân thủ. Ví dụ xây dựng và phê chuẩn bảng giá bán sản phẩm cố định, hạn mức tín dụng cho khách hàng...... Sự phê chuẩn cụ thể được thực hiện theo từng nghiệp vụ kinh tế riêng. Ngoài những nguyên tắc cơ bản trên, các thủ tục kiểm soát còn bao gồm: việc quy định chứng từ sổ sách phải đầy đủ, quá trình kiểm soát vật chất đối với tài sản và sổ sách, kiểm soát độc lập việc thực hiện các hoạt động của đơn vị. 1.1.2.4 Kiểm toán nội bộ về quản lý tài chính : Nếu như kiểm toán độc lập đã có mặt ở Việt Nam được hơn 10 năm thì cho đến nay, khái niệm kiểm toán nội bộ vẫn còn xa lạ với nhiều nhà quản lý. Tuy nhiên, yêu cầu hội nhập WTO, sự phát triển nhanh chóng của thị trường chứng khoán và những vụ bê bối về quản trị ở một số doanh nghiệp lớn của Nhà nước gần đây cho thấy sự cần thiết của kiểm toán nội bộ ở doanh nghiệp. Trên thế giới, kiểm toán nội bộ đã ra đời từ lâu nhưng chỉ phát triển từ sau các vụ gian lận tài chính ở Công ty Worldcom và Enron (Mỹ) những năm 2000-2001 và đặc biệt là khi Luật Sarbanes-Oxley của Mỹ ra đời năm 2002. Luật này quy định các công ty niêm yết trên thị trường chứng khoán Mỹ phải báo cáo về hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ công ty. Trong khi hoạt động của kiểm toán độc lập giới hạn ở việc kiểm tra báo cáo tài chính (mức độ trung thực và hợp lý), hoạt động của kiểm toán nội bộ không bị giới hạn ở bất kỳ phạm vi nào trong công ty, từ mua hàng, sản xuất, bán hàng đến quản lý tài chính, nhân sự hay công nghệ thông tin. Mục đích của kiểm toán nội bộ là phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp, chứ không phải cho đối tác bên ngoài. Kiểm toán nội bộ không chỉ đánh giá các yếu kém của hệ thống quản lý mà còn đánh giá các rủi ro cả trong và ngoài công ty. Lợi ích của kiểm toán nội bộ Kiểm toán nội bộ có thể đem lại cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích. Đây là công cụ giúp phát hiện và cải tiến những điểm yếu trong hệ thống quản lý của doanh nghiệp. Thông qua công cụ này, ban giám đốc và hội đồng quản trị có thể kiểm soát hoạt động tốt hơn, quản lý rủi ro tốt hơn, tăng khả năng đạt được các mục tiêu kinh doanh. Một doanh nghiệp có kiểm toán nội bộ sẽ làm gia tăng niềm tin của các cổ đông, các nhà đầu tư trên thị trường chứng khoán về hệ thống quản trị ở đây. Các thống kê trên thế giới cho thấy các công ty có phòng kiểm toán nội bộ thường có báo cáo đúng hạn, báo cáo tài chính có mức độ minh bạch và chính xác cao, khả năng gian lận thấp và cuối cùng là hiệu quả sản xuất kinh doanh cao hơn so với các công ty không có phòng kiểm toán nội bộ. Tuy nhiên, có một thực tế là không phải doanh nghiệp nào cũng thấy hết các lợi ích trên và có biện pháp để hiện thực hóa các lợi ích đó. Nhiều doanh nghiệp theo đuổi mục tiêu tăng trưởng nóng và đã không cân bằng được ba mục tiêu bắt buộc của phát triển bền vững. Đó là tăng trưởng, hiệu quả và kiểm soát. Kết quả là tam giác ba mục tiêu này không thực sự mở rộng ở cả ba góc trong quá trình tăng trưởng một cách đồng bộ. Thay vào đó là bị co méo ở hai góc kia, tăng trưởng tuy có đạt, nhưng hiệu quả và kiểm soát lại giảm sút hoặc không ngang tầm với sự tăng trưởng. Để phát triển bền vững, bất kỳ doanh nghiệp nào cũng phải cân bằng cả ba mục tiêu trên. Đây là bài toán thực sự của quản trị. Doanh nghiệp nào xem nhẹ một trong ba mục tiêu trên thì sớm muộn cũng phải trả giá. Thực tế kiểm toán nội bộ ở Việt Nam Hiện nay khung pháp lý cao nhất cho hoạt động kiểm toán nội bộ là Luật Doanh nghiệp (cũ và mới). Khái niệm đầu tiên liên quan đến kiểm toán nội bộ quy định trong luật là ban kiểm soát do cổ đông bầu ra. Tuy nhiên, vai trò, chức năng, trách nhiệm của ban kiểm soát còn quá mơ hồ, làm công việc của thanh tra mang tính chất đột xuất, theo yêu cầu hơn là thường xuyên. Các doanh nghiệp nhà nước có thêm một quy định, hướng dẫn về vấn đề kiểm toán nội bộ (Quyết định 832/TC/QQĐ/CĐKT năm 1997). Theo đó, phòng kiểm toán nội bộ vẫn báo cáo lên tổng giám đốc như một bộ phận thuộc sự điều hành của tổng giám đốc. Điều này làm giảm tính độc lập của phòng kiểm toán nội bộ, vì toàn bộ hệ thống quản lý trong doanh nghiệp (do ban giám đốc quy định) đều là đối tượng đánh giá của kiểm toán nội bộ. Trong khi đó, theo thông lệ phổ biến trên thế giới, phòng kiểm toán nội bộ chịu trách nhiệm báo cáo trực tiếp lên cho ban kiểm soát hoặc hội đồng quản trị, tức là cấp cao hơn ban giám đốc. Ở Việt Nam, trong những năm qua, ban kiểm soát ở các doanh nghiệp nhà nước và một số ngân hàng đã hoạt động nhưng chưa mang lại hiệu quả do vai trò, chức năng, trách nhiệm chưa rõ ràng và còn thiếu công cụ để thực hiện công tác giám sát. Ở các loại hình công ty khác, hoạt động kiểm toán nội bộ ít nhiều đã hình thành khi các công ty thực hiện hệ thống quản lý chất lượng hay môi trường (ISO). Các công ty có được chứng chỉ ISO bắt buộc phải thực hiện đánh giá nội bộ (thực chất là kiểm toán nội bộ) ít nhất mỗi năm một lần về mức độ tuân thủ các tiêu chuẩn ISO. Việc đánh giá này thường do một ban hay một bộ phận - thường gọi là ban ISO hay ban đảm bảo chất lượng - thực hiện và báo cáo lên tổng giám đốc. Tuy nhiên, do đánh giá nội bộ chỉ giới hạn ở việc tuân thủ các tiêu chuẩn của ISO (chủ yếu về mặt thủ tục, văn bản), nên hầu như không giúp cải tiến nhiều về hệ thống kiểm soát ở công ty. Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp thực hiện ISO đã nhận ra điều này và đã thiết lập bộ  phận đánh giá nội bộ ở cấp độ cao hơn, đầy đủ hơn và thực chất hơn. Ở Việt Nam, việc xây dựng kiểm toán nội bộ trong doanh nghiệp chắc chắn sẽ phát triển trong thời gian tới cùng với sức phát triển của thị trường chứng khoán Việt Nam. Sự đòi hỏi của các nhà đầu tư về một hệ thống quản trị chuyên nghiệp sẽ buộc các doanh nghiệp phải chú ý xây dựng hệ thống kiểm toán nội bộ sao cho thật hiệu quả. Làm sao xây dựng bộ phận kiểm toán nội bộ? Việc xây dựng bộ phận kiểm toán nội bộ trong doanh nghiệp phải được thực hiện qua nhiều bước. Trước hết, doanh nghiệp phải xác định được nhu cầu cụ thể và mục đích cụ thể của bộ phận này. Kế đó là phải xác định rõ ràng cơ cấu tổ chức, vai trò, chức năng và quyền hạn của bộ phận kiểm toán nội bộ, có thể bao gồm cả một văn kiện như điều lệ kiểm toán để đảm bảo đủ tính độc lập cho bộ phận kiểm toán nội bộ hoạt động. Việc tiếp theo quan trọng không kém là tuyển dụng kiểm toán viên trưởng, kiểm toán viên và đào tạo họ. Một điều cần lưu ý là nghiệp vụ kiểm toán nội bộ khác nhiều kiểm toán độc lập và đòi hỏi trình độ chuyên môn và kinh nghiệm rất cao. Sau cùng, bộ phận kiểm toán nội bộ cần thực hiện kiểm toán thí điểm và tốt nhất là có sự đánh giá của một công ty tư vấn độc lập, để rút kinh nghiệm trước khi bắt đầu xây dựng chiến lược và kế hoạch kiểm toán dài hạn.       Kiểm toán nội bộ là hoạt động đánh giá và tư vấn nội bộ trong doanh nghiệp, có tính chất độc lập và khách quan, nhằm đem lại giá trị và cải tiến công tác quản lý ở doanh nghiệp thông qua việc tăng cường kiểm soát nội bộ và quản lý rủi ro. 1.1.3 Những hạn chế tiềm tàng của hoạt động kiểm soát nội bộ Trong thực tế không có một hệ thống kiểm soát nội bộ nào là hoàn hảo đến mức không có gian lận hay sai sót xảy ra. Một hệ thống kiểm soát nội bộ tốt chỉ hạn chế tối đa những sai phạm có thể xảy. Theo Chuẩn mực kiểm toán quốc tế ISA 400, Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ, những hạn chế đó được xác định như sau: - Ban giám đốc thường đặt yêu cầu giá phí của một thủ tục kiểm tra không vượt quá những lợi ích mà thủ tục đó mang lại vì thế có thể thủ tuc kiểm soát nội bọ không được xây dựng. - Phần lớn công tác kiểm tra nội bộ thường sẽ tác động đến những nghiệp vụ lặp đi lặp lại mà không tác động đến những nghiệp vụ bất thường. - Khả năng rủi ro, sai sót của con người, xuất phát từ sự thiếu chủ ý, đãng trí, sai sót về xét đoán hoặc do không hiểu các chỉ thị là không thể tránh khỏi và đôi khi rất khó kiểm soát. - Khả năng vượt tầm kiểm soát của hệ thống kiếm soát nội bộ do có sự thông đồng của một người trong Ban giám đốc hay một nhân viên với những người khác ở trong hay ngoài đơn vị. Hành vi này rất khó có thể phát hiện vì sự hợp lý hoá các chứng từ tài liệu đã được tạo ra để che dấu sai phạm. - Khả năng những người chịu trách nhiệm thực hiện kiểm soát nội bộ lạm dụng đặc quyền của mình. Hoặc có sự biến động tình hình, các thủ tục kiểm soát có khả năng không còn thích hợp và do đó không được áp dụng. 1.2. Đặc điểm hệ thống kiểm soát nội bộ trong kinh doanh sân golf 1.2.1. Đặc điểm kinh doanh sân golf ảnh hưởng tới hệ thống Kiểm soát nội bộ Trong hoạt động kinh doanh sân golf do những đặc điểm riêng biệt nên có ảnh hưởng đến phương thức hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty. Hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ có ý nghĩa quan trọng nhằm đánh giá tình hình tài chính của công ty trong một khoảng thời gian hoạt động nhất định giúp cho các nhà quản lý và các đối tượng quan tâm đưa ra các quyết định chuẩn xác trong kinh doanh. Phân tích tài chính đánh giá chính xác tình hình tài chính của công ty trên các khía cạnh như cơ cấu nguồn vốn, tài sản, khả năng thanh toán, lưu chuyển tiền tệ, hiệu quả sử dụng tài sản, khả năng sinh lãi, rủi ro tài chính… trên cơ sở đó định hướng các quyết định của ban giám đốc cũng như các đối tượng quan tâm theo chiều hướng phù hợp với tình hình thực tế của công ty như các quyết định đầu tư, tài trợ, phân chia lợi nhuận… Các đặc điểm trong hoạt động kinh doanh sân golf mang tính chất đặc thù đã có ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát nội bộ cụ thể như sau: Thứ nhất, hoạt động kinh doanh sân golf diễn ra trên một không gian rộng lớn nên ảnh hưởng đến việc kiểm soát các dịch vụ diễn ra trên sân. Để đáp ứng yêu cầu kiểm soát này công ty cần chú trọng quan tâm việc bố trí nhân sự và hệ thống máy tính đầy đủ phù hợp tại các điểm cung cấp dịch vụ trên sân như các kiots, bãi tập, cangteen, các điểm bán hàng di động. Trong quá trình đăng ký các dịch vụ chơi golf, có rất nhiều những yêu cầu phát sinh của khách thay đổi tăng giảm số vòng chơi cũng như các dịch vụ họ đã đăng ký từ đầu, điều này cũng cần chú trọng trong việc lập báo cáo quản lý chéo giữa các bộ phận điều hành golf. Thứ hai, hoạt động kinh doanh sân golf được phân loại bởi nhiều cấp độ khách khác nhau nên việc kiểm soát đầu vào của khách cần phải chú trọng tránh nhầm lẫn. Về cơ bản mỗi sân golf đều có phân loại rất nhiều cấp độ khách khác nhau như riêng bản thân khách hội viên cũng đã chia ra nhiều cấp độ hội viên gia đình, cá nhân, công ty, thẻ nổi không ghi danh và có ghi danh... và điều này ảnh hưởng đến việc tính giá cho từng nhóm khách vì thông thường khách chơi golf hay đi theo nhóm. Các đặc điểm kinh doanh của sân golf có ảnh hưởng lớn đến hệ thống kiểm soát nội bộ do vậy, trong khi tiến hành phân tích để kiểm soát các hoạt động quản lý tài chính cần quan tâm đến các đặc điểm này để phân tích tài chính hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đạt hiệu quả cao. 1.2.2. Mục tiêu kiểm soát trong chu trình kinh doanh sân golf và các dịch vụ vui chơi giải trí Không loại trừ bất kỳ hoạt động kinh doanh của một tổ chức hay đơn vị nào thì mục tiêu kiểm tra, kiểm soát luôn giữ vai trò quan trọng trong quá trình quản lý và được thực hiện chủ yếu bởi hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp. Đối với việc kinh doanh sân golf và các dịch vụ vui chơi giải trí của Công ty cổ phần đầu tư Tam Đảo thì việc thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ có ý nghĩa đặc biệt quan trọng bởi nó ảnh hưởng tới tính trung thực của thông tin tài chính có thể chi phối các quyết định sản xuất kinh doanh và duy trì nó. Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ của việc kinh doanh sân golf và các dịch vụ vui chơi giải trí nhằm đạt được các mục tiêu sau: - Mọi thông tin báo cáo của các bộ phận, phòng ban chức năng về việc kinh doanh như số lượt khách, số loại khách dịch vụ phục vụ khách, giá tiền từng loại dịch vụ...phải đảm bảo độ tin cậy. - Các chế độ pháp lý do Nhà nước ban hành và các quy định, nội quy, quy chế tài chính của Công ty đảm bảo tuân thủ nghiêm ngặt. - Hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm đảm bảo chu trình kinh doanh sân golf phải có lợi nhuận và các tài sản được hình thành từ Công ty phải được bảo vệ an toàn. Đó là việc kiểm soát chặt chẽ các quy trình mua sắm tài sản, thanh lý tài sản, kiểm kê, kiểm tra thường xuyên phát hiện các hành vi trộm cắp, sử dụng bất hợp pháp, sai mục đích. Để thực hiện điều đó thì hệ thống kiểm soát nội bộ cũng phải kiểm soát chặt chế độ báo cáo của tất cả các nghiệp vụ chính xác, hợp pháp và đúng kỳ. 1.2.3 Các rủi ro thường xuất hiện trong chu trình kinh doanh sân golf và các dịch vụ vui chơi giải trí. Căn cứ vào nguồn gốc phát sinh thì trong chu trình kinh doanh sân golf và các dịch vụ phụ trợ thường có các rủi ro sau: Rủi ro kinh doanh là những rủi ro phát sinh từ môi trường kinh doanh bên ngoài doanh nghiệp và được chia thành hai loại chính đó là rủi ro từ môi trường vĩ mô và rủi ro từ môi trường vi mô. Ở môi trường vĩ mô với mô hình “PEST” trong đó P- Political là môi trường chính trị, E- Economic là môi trường kinh tế, S- Social là xu hướng xã hội, T- Technological là môi trường phát triển công nghiệp thì hiện tại môi trường kinh tế- E đã ảnh hưởng đáng kể đến rủi ro trong kinh doanh của dự án kinh doanh sân golf và các dịch vụ phụ trợ. Nhìn lại những biến động bất lợi của nền kinh tế thế giới 6 tháng đầu năm 2008 cùng với thiên tai, dịch bệnh xảy ra trong nước đã và đang tác động tiêu cực đến kinh tế-xã hội nước ta để thấy được những ảnh hưởng đến tình hình kinh doanh nói chung và của công ty nói riêng. Tổng sản phẩm trong nước (GDP) 6 tháng đầu năm 2008 ước tính tăng 6,5% so với cùng kỳ năm trước, trong đó khu vực nông, lâm nghiệp và thủy sản tăng 3,04%; khu vực công nghiệp và xây dựng tăng 7%; khu vực dịch vụ tăng 7,6%. Tốc độ tăng tổng sản phẩm trong nước 6 tháng đầu năm nay tuy thấp hơn mức tăng cùng kỳ một số năm gần đây, nhưng trong bối cảnh kinh tế thế giới biến động phức tạp, kinh tế nhiều nước trong khu vực và trên thế giới suy giảm thì nền kinh tế nước ta đạt được tốc độ tăng như trên là một cố gắng rất lớn. Về Thương mại, giá cả và dịch vụ phục vụ tiêu dùng, tổng mức bán lẻ hàng hoá và doanh thu dịch vụ tiêu dùng 6 tháng đầu năm 2008 theo giá thực tế ước tính đạt 447,3 nghìn tỷ đồng, tăng 30% so với cùng kỳ năm trước; nếu loại trừ yếu tố tăng giá thì tăng 8% (thấp hơn mức tăng 15% của cùng kỳ năm trước, do giá cả tăng và đứng ở mức cao đã hạn chế tiêu dùng trong dân). Giá tiêu dùng tháng 6/2008 đã tăng chậm lại, ở mức tăng 2,14% so với tháng trước. Đây là tháng có mức tăng thấp nhất trong 6 tháng đầu năm nay, nhưng vẫn là mức tăng cao nhất so với chỉ số giá tháng 6 của một số năm gần đây. Trong các nhóm hàng hoá và dịch vụ, giá lương thực tháng 6 năm 2008 tuy tăng thấp hơn nhiều so với mức tăng 22,19% của tháng trước nhưng vẫn là nhóm hàng có mức tăng cao nhất với 4,29%. So với tháng 12 năm 2007, giá tiêu dùng tăng 18,44% (cùng kỳ năm trước tăng 5,2%). So với giá tiêu dùng bình quân 6 tháng đầu năm 2007, giá tiêu dùng bình quân 6 tháng đầu năm nay tăng 20,34% (cùng kỳ năm trước tăng 7%). Giá vàng và đô la Mỹ 6 tháng đầu năm nay tăng giảm không ổn định. Giá vàng tháng 1 và 2 tăng cao so với tháng trước, đặc biệt tăng mạnh vào tháng 3 ở mức 18,46%; tháng 4 và tháng 5 giảm nhẹ; tháng 6 tăng 4,36%; so với tháng 12/2007 tăng 16,27% và so với cùng kỳ năm trước tăng 41,01%. Giá đô la Mỹ giảm trong các tháng 1, 2 và 3; tăng trên 1% trong tháng 4, 5 và tháng 6 tăng cao ở mức 4,69% so với tháng trước. Giá đô la Mỹ tháng 6 năm 2008 so với tháng 12/2007 tăng 5,02%, so với tháng 5/2008 tăng 4,96 % và so với cùng kỳ năm trước tăng 4,89 %. Về Du lịch, khách quốc tế đến Việt Nam 6 tháng đầu năm 2008 ước tính đạt gần 2,3 triệu lượt người, tăng 8,1% so với cùng kỳ năm trước, trong đó khách đến với mục đích du lịch đạt 1,4 triệu lượt người, tăng 6%; đến vì công việc 430 nghìn lượt người, tăng 39,7%; thăm thân nhân 293,8 nghìn lượt người, giảm 4,9%. Trong số các quốc gia và vùng lãnh thổ hàng năm có lượng khách đến nước ta nhiều, một số nước và vùng lãnh thổ vẫn giữ tốc độ tăng cao là: Thái Lan tăng 52,9%; Xin-ga-po tăng 29,8%; Ma-lai-xi-a tăng 24,8%; Đài Loan tăng 8,2%; Đức tăng 6,9%; Pháp tăng 6,5%. Tuy nhiên, một số nước khác có lượng khách đến 6 tháng đầu năm nay giảm so với cùng kỳ năm trước như Trung Quốc giảm 8,6%; Hàn Quốc giảm 6,6%; Căm-pu-chia giảm 5,6%; Hoa Kỳ giảm 3,8%; Nhật Bản giảm 3,6%; Anh giảm 1,7%. Về đời sống dân cư, trong 6 tháng đầu năm 2008, thu nhập bình quân một tháng của lao động khu vực Nhà nước đạt 2,3 triệu đồng, tăng 21,1% so với cùng kỳ năm trước; gồm có: lao động khu vực Nhà nước do Trung ương quản lý đạt 2,7 triệu đồng, tăng 12,5%; lao động khu vực Nhà nước địa phương quản lý đạt 2,1 triệu đồng, tăng 31,2%. Tuy nhiên, trừ một số ngành có thu nhập cao còn thu nhập thực tế của phần lớn lao động trong khu vực Nhà nước chưa được cải thiện đáng kể. Đối với khu vực nông thôn, tuy được mùa và giá cả lương thực, thực phẩm tăng nhưng giá tiêu dùng tăng cao nên đời sống vẫn còn rất khó khăn, nhất là đối với những hộ có thu nhập thấp ở vùng sâu, vùng xa, vùng bãi ngang, vùng biên giới và vùng đồng bào các dân tộc ít người. Lạm phát ở Việt nam trong những tháng gần đây đã tăng cao một cách bất thường sau một thời gian dài được kiềm chế trong vòng kiểm soát. Chỉ trong vòng sáu tháng đầu năm 2008, chỉ số tiêu dùng CPI đã tăng 26,8% so với cùng kỳ năm ngoài, một con số đáng sợ và thuộc loại cao nhất trên thế giới ở thời điểm hiện nay. Khái quát lại, mặc dù có tăng trưởng so với 6 tháng đầu năm của cùng kỳ năm trước, tốc độ tăng giá tiêu dùng đã bước đầu chậm lại, xong việc triển khai thực hiện kế hoạch phát triển kinh tế-xã hội đã gặp nhiều khó khăn trên nhiều mặt. Trong bối cảnh kinh tế thế giới suy giảm, cả nước phải tập trung nguồn lực ưu tiên cho mục tiêu chống lạm phát, ổn định kinh tế vĩ mô, bảo đảm an sinh xã hội mà nền kinh tế, xã hội đạt được những kết quả quan trọng nói trên là một thắng lợi. Tất cả các yếu tố kinh tế trên đã ảnh hưởng đến toàn bộ nền kinh tế nói chung và việc kinh doanh sân golf nói riêng. Nền kinh tế sa sút, giá cả tăng cao, tỷ giá ngoại tệ bất ổn định làm cho lượng khách đăng ký thẻ hội viên giảm đáng kể. Mặc dù về du lịch tổng thể số lượt khách quốc tế tăng, song đối tượng khách tiềm năng tập trung chủ yếu cho sân golf là khách Hàn Quốc và khách Nhật Bản lại giảm đáng kể cũng đã ảnh hưởng lớn đến kinh doanh của sân golf. Tiên lượng, trong những tháng cuối năm, tình hình kinh tế - xã hội còn diễn biến phức tạp, chúng ta tiếp tục phải đối mặt với những khó khăn, thách thức đang hiện hữu và có thể còn phát sinh nhiều yếu tố khó lường, kể cả thiên tai. Bên cạnh những rủi ro bên ngoài doanh nghiệp được cho là khách quan và bất khả kháng, không lường trước thì rủi ro bên trong doanh nghiệp là vấn đề các nhà quản lý cần đặc biệt quan tâm. Đó là những rủi ro hoạt động và rủi ro tuân thủ phát sinh từ doanh nghiệp. Đối với việc kinh doanh của Công ty, trong việc quản lý và điều hành sân golf thì các vi phạm về chủ trương đường lối, chính sách, nội quy, quy định cũng như cam kết của Doanh nghiệp cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro lớn. Rủi ro về tài sản và nguồn lực khác trong quá trình hình thành và sử dụng chẳng hạn như mất mát, lãng phí, hư hỏng, lạm dụng hay phá hoại cũng khó tránh khỏi. Phần lớn công tác kiểm tra nội bộ thường tác động đến những nghiệp vụ lặp đi lặp lại mà không tác động đến các nghiệp vụ bất thường. Khả năng rủi ro, sai sót của con người, xuất phát từ sự thiếu chủ ý, đãng trí, sai sót về xét đoán hoặc do không hiểu các chỉ thị là không thể không tránh khỏi và đôi khi còn rất khó kiểm soát, hoặc có sự biến động tình hình, các thủ tục kiểm soát có khả năng không còn thích hợp với tình hình thực tại.....cũng dẫn đến việc quản lý các hoạt kinh doanh của sân golf còn có nhiều hạn chế. 1.2.4 Các chức năng công việc và thủ tục kiểm soát trong chu trình kinh doanh ._.i trong chính sách nhân sự đã được xây dựng và phát triển tại Micrrosoft trong nhiều năm qua đã trở thành bài học giáo khoa cho các nhà quản lý nghiên cứu và học tập. Thế giới thay đổi trong từng chớp mắt và không có cái gì tĩnh lại. Nhưng sự lựa chọn trong tư duy chiến lược của mỗi công ty về nhân sự phải là bất biến. Trở về vấn đề chính sách nhân sự của Công ty Tam đảo. Mặc dù công ty đã xây dựng được một số các chính sách nhân sự trên văn bản xong trong thực tế việc thực hiện chưa chuẩn và bài bản vẫn hay tự phát không tuân thủ những chính sách đó. Do đó để tạo được niềm tin, để có thể tuyển dụng nhân sự một cách dễ dàng nhiều sự lựa chọn công ty nên tuân thủ lại việc xây dựng, phổ biến chính sách nhân sự cũng như nghiêm túc thực hiện nó. Nâng cao năng lực cho các cán bộ nhân viên, thường xuyên tổ chức các lớp đào tạo nghiệp vụ cho từng bộ phận, chú trọng đào tạo hướng dẫn lập kế hoạch sát với thực tế, bao quát tổng hợp đầy đủ các thông tin. Ban điều hành chú trọng việc đào tạo nhân viên điều hành cụ thể như nhân viên chăm sóc cỏ, bảo dưỡng sân, bảo trì bảo dưỡng nhà Câu lạc bộ và các máy móc thiết bị trên sân đúng quy trình. Đây là một trong những vấn đề lớn luôn đòi hỏi phải quan tâm đúng mực vì giá trị của các tài sản của sân golf là rất lớn cần bảo dưỡng và chăm sóc thường xuyên vì chủ yếu là các máy móc thiết bị nhập từ nước ngoài. Công ty thường xuyên rà soát và xây dựng các quy chế về quản lý nhằm cụ thể hoá phân định rõ chức năng nhiệm vụ vì hiện nay hiện tượng chồng chéo về chức năng, thiếu tinh thần trách nhiệm trong việc giải quyết, xử lý các công việc có liên quan đến nhiều phòng ban, đơn vị khác nhau trong nội bộ của công ty. Phòng tổ chức hành chính thường xuyên ra soát năng lực quản lý của đội ngũ trưởng, phó các bộ phận để đào tạo nâng cao hoặc chuyển sang lĩnh vực phù hợp kiên quyết thực hiện nâng cao trình độ quản lý của đội ngũ cán bộ này cũng như cả hệ thống quản lý kinh doanh.... Đối với nhân viên kỹ thuật, bảo hành, bảo trì sân cần không ngừng tìm tòi học tập, cập nhật các kiến thức mới, có những sáng kiến cải tiến kỹ thuật để giảm thiểu các chi phí về bảo dưỡng sân vì đây là một chi phí rất lớn. Chẳng hạn như việc nghiên cứu chăm sóc cỏ bằng các loại hoá chất, phân bón sản xuất tại Việt nam không phải nhập ngoại hoặc những vật tư thiết bị nội địa hoá để sửa chữa các máy moc thiết bị của sân golf. 3.1.3 Về tăng cường tính độc lập và năng lực của Ban kiểm soát. Trên sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty có thể hiện Ban kiểm soát thay mặt Hội đồng quản trị thực hiện các chức năng kiểm tra kiểm soát hoạt động kinh doanh của Công ty. Một thực tế cho thấy hiện nay, Ban kiểm soát của Công ty được lập ra chỉ cho có, nhiệm vụ và quyền hạn quy định rất rõ ràng nhưng thực tế Ban kiểm soát chưa phát huy hết chức năng nhiệm vụ của mình. Ban kiểm soát của Công ty cổ phần đầu tư Tam đảo gồm ba thành viên do ba cổ đông sáng lập cử sang làm việc kiêm nhiệm. Nguyên nhân chính là do thiếu sự độc lập và năng lực cần thiết. Ban kiểm soát phải gồm các thành viên có năng lực thực sự, có tính độc lập. Thời gian tới, Hội đồng quản trị cần tăng cường chức năng nhiệm vụ, quyền hạn cho Ban kiểm soát, coi trọng Ban kiểm soát với tư cách như là thanh tra của các cổ đông có toàn quyền kiểm tra doanh nghiệp, đặc biệt là tài chính, phải kiểm tra rất kỹ những khoản chi phí bất hợp lý, chi vượt định mức, không đúng quyền hạn...Trưởng ban kiểm soát phải là chuyên gia về tài chính, có đạo đức, phẩm chất tốt, các thành viên khác sẽ là chuyên gia về các thủ tục đầu tư, nắm vững việc thanh quyết toán công trình. Hiện nay Ban kiểm soát làm việc thụ động và không hưởng lương. Công ty đề nghị Ban lãnh đạo xem xét điều chỉnh lại điều lệ về việc trả thù lao cho Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát một cách chính tắc như thế mới có thể gắn trách nhiệm và quyền lợi của từng người với công việc được giao. Bên cạnh đó cần có quy định cụ thể về trách nhiệm của Ban kiểm soát đối với Đại hội đồng cổ đông trong trường hợp để sao lãng gây thất thoát thiệt hại cho công ty. 3.2 Hệ thống kế toán 3.2.1. Nhận xét và kiến nghị về phần mềm kể toán Phải nói rằng việc đầu tư phần mềm kế toán quản lý sân golf Tam đảo là hết sức lãng phí và không hiệu quả. Chỉ riêng đối với việc viết phần mềm kế toán quản lý sân golf do nước ngoài viết đã gấp hai mươi lần (20 lần) so với viết trong nước, còn viết tổng thể toàn bộ quy trình gấp năm lần so với phần mềm trong nước. Tuy nhiên điều đáng nói ở đây là giá trị sử dụng của phần mềm kế toán do nước ngoài viết không cao, không đồng bộ và gây khó khăn cho quá trình sử dụng đồng thời đòi hỏi việc đầu tư phần cứng rất cao. Chính sự thiếu đồng bộ này dẫn tới việc quản lý số liệu chắp vá rất thủ công và không cập nhật. Phòng tài chính kế toán lại mất một thời gian chuyển số liệu từ phần mềm nước ngoài sang phần mềm kế toán rất mất thời gian. Đề xuất: Do phía phần mềm kế toán nước ngoài không thực hiện đúng các điều khoản trong hợp đồng, do trong quá trình thực hiện đã phát hiện tính hiệu quả quản lý không cao, nên chăng công ty mạnh dạn nhận trách nhiệm thanh lý hợp đồng, chấp nhận việc trả tiền do thiếu sót trong việc ký kết hợp đồng để đầu tư viết một phần mềm mới của Việt nam cho phù hợp tiêu chí quản lý của sân golf. So sánh giá trị đầu tư một phần mềm mới đồng bộ vẫn rẻ và quản lý hiệu quả hơn nhiều so với việc sử dụng đồng thời hai phần mềm, một phần mềm tận dụng quản lý cho sân golf, một phần mềm kế toán riêng biệt như hiện nay. 3.2.2 Hoàn thiện công tác kế toán Công ty chính thức hoàn thiện và mở cửa khai trương sân golf được gần 2 năm, những thay đổi trong quy chế tài chính cho từng giai đoạn cần được cập nhật và điều chỉnh cho phù hợp. Phòng tài chính kế toán cần phối hợp với các phòng chức năng xây dựng một Quy chế tài chính cụ thể rõ ràng cho toàn hệ thống công ty. Đây được coi là cẩm nang để mỗi một nhân viên kế toán luôn nắm chắc và giám sát thực hiện. Phòng tài chính kế toán mặc dù đã xây dựng đầy đủ các quy trình hướng dẫn cho toàn bộ cán bộ công nhân viên xong mới chỉ dừng lại ở cấp trưởng phó phòng, ban hay những cán bộ thường xuyên làm công tác thanh toán. Các trưởng các bộ phận phụ trách cần phổ biến rộng rãi cho toàn thể nhân viên thuộc bộ phận của mình về những quy chế này. Phòng tài chính kế toán cần có quy trình kế toán và hướng dẫn nhân viên kế toán việc đối chiếu các số liệu kế toán một cách thường xuyên sẽ giúp giảm bớt các giao dịch hạch toán không chính xác hoặc không nhất quán sẽ giảm thời gian phải giải quyết các sai sót và đồng thời cung cấp số liệu kế toán đáng tin cậy hơn. Điều này sẽ giải phóng cho Kế toán trưởng khỏi các công việc hàng ngày và cho phép họ tập trung vào những công việc hay những phân tích tài chính cần thiết. Phòng tài chính có phân công nhiệm vụ rõ ràng, hệ thống kế toán tách biệt nhiệm vụ rõ ràng sẽ không cho phép một cá nhân nào vừa hạch toán vừa xử lý tất cả các công đoạn của một nghiệp vụ như thế sẽ loại trừ sai sót và gian lận. Nhân viên kế toán thường xuyên đối chiếu kiểm kê những tài sản của công ty như tiền, hàng hoá, công cụ dụng cụ hay tài sản cố định giữa sổ sách và thực tế tại nơi sử dụng giúp nhanh chóng tìm ra gian lận và trộm cắp. Phòng tài chính kế toán nên phân lại chức năng công việc cho từng nhân viên để đảm bảo việc cung cấp số liệu một cách cập nhật, hữu hiệu. Hiện nay việc cung cấp số liệu thường quá chậm trễ. Đối với hệ thống chứng từ kế toán, phòng tài chính nên đóng quyển cố định tránh thất lạc và có quy trình quản lý chứng từ và luân chuyển rõ ràng, giao cho một người quản lý và chịu trách nhiệm tránh tình trạng ai cũng có thể tìm chứng từ như hiện nay. Mọi giao dịch và nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh, ghi chép, hạch toán và các tài khoản trên hệ thống sổ sách kế toán và được tổng hợp trên báo cáo tài chính định kỳ theo quy định của Việt nam. Phòng tài chính kế toán cũng lập kịp thời báo cáo tài chính và báo cáo quản trị nhằm cung cấp thông tin kịp thời cho Ban lãnh đạo công ty để có những điều chỉnh kinh doanh phù hợp. 3.3. Các thủ tục kiểm soát trong quản lý tài chính hoạt động kinh doanh sân golf. 3.3.1 Về việc quản lý khách hàng trong quản lý tài chính. Ban điều hành phải có phai quản lý khách hàng một cách khoa học và chuyên nghiệp. Sau khi khách hàng điền các thông tin đăng ký hội viên và thực hiện các nghĩa vụ tài chính thì Câu lạc bộ sẽ phát hành cho khách hàng thẻ chứng nhận hội viên. Tuỳ theo từng loại thẻ cá nhân, gia đình hay công ty mà phát hành các loại thẻ khác nhau. Ngay từ khi vào máy quản lý khách hàng, bộ phận lễ tân nhất thiết phải điền đầy đủ các thông tin của khách. Mỗi một thẻ đều có quét ảnh khách hàng. Để tránh nhầm lẫn các loại khách hàng khác nhau, bộ phận lễ tân cũng phải quản lý khách hàng trên máy cũng có file ảnh để đối chiếu tránh trường hợp hội viên cho nhau mượn thẻ. Công ty cũng nên trang bị một máy cà thẻ quản lý khách hàng bằng mã vạch để nhanh chóng và đơn giản. Ban điều hành cũng phải quán triệt việc hội viên đăng ký nhóm bạn cùng chơi ngay tại lễ tân không chấp nhận việc sau khi kết thúc vòng chơi mới đăng ký nhóm bạn chơi. Điều này cần nghiêm túc thực hiện vì sẽ có nhiều khả năng gây thất thoát và gian lận trong khâu thanh toán vì khách mời của hội viên sẽ được giám gía các dịch vụ của Câu lạc bộ. Công ty có chế tài nghiêm khắc đối với nhân viên công ty giữ hộ thẻ hội viên của bất kỳ khách hàng nào. Ban điều hành cũng nên xem xét quy định đăng ký giấy tờ tuỳ thân và vật bảo đảm tại khu vực lễ tân giống như đối với quy định thủ tục tại khách sạn để giảm thiểu sai sót trong việc khách hàng chưa thanh toán nhân viên giữ đồ phía dưới đã trả đồ cho khách. Hơn nữa không phải bất kỳ khách nào lên chơi cũng có đồ để gửi. Có thể họ sử dụng dịch vụ thuê gậy, thuê các dịch vụ trên sân như thế không quản lý được khách nhất là đối với khách vãng lai. 3.3.2 Về việc quản lý các hoạt động trên sân trong quản lý tài chính. Đối với các hoạt động dịch vụ diễn ra trên sân golf Ban điều hành cần thiết vẫn nên đặt các thiết bị camera tại một số địa điểm cung cấp dịch vụ. Ban điều hành Câu lạc bộ cần thiết tách Ban điều hành golf thành một số bộ phận độc lập: bộ phận điều hành trên sân, bộ phận quản lý xe điện, bộ phận Caddy. Sau mỗi một ngày các bộ phận này sẽ gửi báo cáo độc lập về cho Giám đốc điều hành và phòng tài chính kế toán để khớp nối các số liệu. Kết thúc một vòng chơi nhân viên Caddy nhất thiết phải xin chữ ký của khách để xác nhận số vòng chơi. Lương của nhân viên Caddy được tính trên số hố golf chơi trong ngày của khách. Khách hàng chơi càng nhiều vòng thì lương của Caddy sẽ cao do đó không thể xảy ra việc khách hàng ghi giảm số hố golf chơi xuống. Tương tự như vậy đối với việc thuê xe trên sân. Nhân viên Caddy cũng đề nghị khách xác nhận việc thuê xe golf chạy trên sân. Đồng thời nhân viên ban điều hành cũng thường xuyên đi tuần kiểm tra việc khách chơi trên sân và có sự báo cáo riêng biệt tránh việc nhân viên Caddy gian lận cho khách để nhằm lấy tiền típ cao hơn so với số lương nhận được từ công ty. 3.3.3 Về việc quản lý các hoạt động cung cấp hàng hoá, nguyên vật liệu đầu vào trong quản lý tài chính. Chỉ người có thẩm quyền mới được lập phiếu đề nghị mua hàng: Mỗi khi có nhu cầu cung ứng hàng, các bộ phận có liên quan sẽ lập phiếu đề nghị mua hàng và gửi cho bộ phận mua hàng. Phiếu đề nghị mua hàng có thể được lập căn cứ vào nhu cầu đột xuất hay thường xuyên. Đối với nguyên vật liệu dùng để phục vụ ăn uống, xăng dầu hay phân bón hoá chất, nhân viên quản lý kho chủ động lập phiếu cung ứng hàng khi lượng tồn kho đã giảm xuống gần bằng mức dự trữ tối thiếu. Công ty nên chuẩn hoá và đánh số trước các phiếu đề nghị mua hàng của từng phòng ban đề nghị mua hàng như là một biện pháp kiểm soát các phiếu đề nghị mua hàng hiện tại để đảm bảo rằng hàng đề nghị mua được đặt hàng và hàng được nhận chính xác. Phiếu này phải được người có thẩm quyền ký duyệt và phải được đối chiếu đến tài khoản trên sổ cái để người đề nghị mua hàng có trách nhiệm về ngân sách chi. Ngăn chặn gian lận trong việc đặt hàng nhà cung cấp: Nên tách biệt chức năng đề nghị mua hàng và chức năng đặt hàng. Nói cách khác, mọi việc mua hàng chỉ do phòng thu mua tiến hành và phòng thu mua phải độc lập với các phòng khác. Phòng thu mua chỉ nên đặt hàng nhà cung cấp khi nhận được phiếu đề nghị mua hàng tiêu chuẩn đã được người có thẩm quyền ký duyệt. Đơn đặt hàng phải được đánh số trước và tham chiếu đến số của phiếu đề nghị mua hàng, và cung cấp các thông tin liên quan đến hàng hoá/dịch vụ, số lượng, giá cả, quy cách, v.v…. Các liên của đơn đặt hàng này nên được chuyển đến phòng nhận hàng, phòng kế toán và phòng đề nghị mua hàng để giúp kiểm tra nhận hàng và thanh toán sau đó.  Kiểm soát việc nhận tiền hoa hồng không được phép từ nhà cung cấp:Nhân viên mua hàng có thể chọn nhà cung cấp mà không bán hàng hoá/dịch vụ phù hợp nhất hoặc ở mức giá thấp nhất có thể vì nhân viên này nhận tiền hoa hồng không được phép từ nhà cung cấp. Công ty nên áp dụng cách thức đòi hỏi ít nhất ba báo giá từ ba nhà cung cấp độc lập đối mỗi khi mua hàng hoặc với mỗi khoản mua hàng trên một mức nào đó. Công ty nên hoán đổi vị trí các nhân viên mua hàng để tránh tình trạng một người có quan hệ với một số nhà cung cấp nhất định trong một thời gian dài. Ngoài ra, công ty nên áp dụng một chính sách kỷ luật chặt chẽ khi phát hiện nhân viên nhận tiền hoa hồng không được phép và nên định kỳ tiến hành kiểm tra việc này. Công ty cũng nên áp dụng cách thức mà các phòng đề nghị mua hàng định kỳ cho ý kiến phản hồi về hoạt động của phòng thu mua.  Nhận đúng hàng: Nhân viên nhận hàng có thể nhận sai hàng - chẳng hạn như hàng hoá sai về số lượng, chất lượng hay quy cách. Để hạn chế điều này nên tách biệt chức năng nhận hàng với chức năng đề nghị mua hàng và chức năng đặt hàng. Nhân viên nhận hàng, thường là thủ kho ở một số công ty, chỉ nên nhận hàng khi đã nhận được đơn đặt hàng hợp lệ do phòng thu mua gửi đến. Những biên bản nhận hàng được đánh số từ trước nên được lập mỗi khi nhận hàng từ nhà cung cấp. Nhân viên nhận hàng nên thực hiện các biện pháp thích hợp để đo lường hàng hoá nhằm đảm bảo hàng hoá thực nhận đồng nhất với đơn đặt hàng về từng quy cách. Một nhân viên kiểm tra chất lượng độc lập nên hỗ trợ việc nhận hàng nếu các quy cách quá phức tạp mà nhân viên nhận hàng không thể đánh giá chính xác được. Biên bản nhận hàng nên có một mục chỉ rõ đã kiểm tra chất lượng, nếu thấy phù hợp. Một liên của biên bản nhận hàng sau khi đã hoàn thành và ký xong nên được gửi cho phòng kế toán để làm chứng từ hạch toán và gửi cho phòng đề nghị mua hàng để làm bằng chứng về quy trình mua hàng đã hoàn thành. Ngăn chặn hoá đơn đúp hoặc hoá đơn giả do nhà cung cấp phát hành:Nhà cung cấp có thể phát hành và gửi hoá đơn ghi sai số lượng, giá trị hoặc phát hành hoá đơn đúp. Khi công ty nhận được hoá đơn của nhà cung cấp, tất cả các hoá đơn nên được đánh số theo thứ tự để việc sau đó việc kiểm tra về tính liên tục của các số hoá đơn có thể giúp xác định việc tất cả các hoá đơn nhận được đã được hạch toán. Một biện pháp kiểm soát tốt cũng bao gồm việc đóng dấu lên hoá đơn để ghi rõ số tham chiếu của đơn đặt hàng và biên bản nhận hàng, mã tài khoản, nếu phù hợp, và tên viết tắt của nhân viên thực hiện việc kiểm tra này. Việc này sẽ giúp ích cho quá trình đối chiếu chứng từ. Kế toán nên kiểm tra các chi tiết của hoá đơn so với đơn đặt hàng và biên bản giao hàng liên quan và lưu giữ chung các chứng từ này. Việc này đảm bảo là tất cả các hoá đơn, vốn là cơ sở để thanh toán cho nhà cung cấp, sẽ liên quan đến những giao dịch mua hàng hợp lệ và nhận đúng hàng. Đối với Thanh toán mua hàng Khi thanh toán bằng séc, uỷ nhiệm chi hoặc bằng phiếu chi tiền mặt có thể có thanh toán nhầm nhà cung cấp, hoặc với chữ ký được uỷ quyền không đúng, hoặc đề xuất thanh toán các khoản giả mạo hoặc cho người giả mạo hoặc hoá đơn bị thanh toán hai lần liền. Phòng kế toán, hoặc đối với một số công ty là bộ phận công nợ phải trả của phòng kế toán, nên lưu giữ một danh sách các ngày đến hạn thanh toán. Khi đến hạn, kế toán phải trình không chỉ hoá đơn mà cả đơn đặt hàng và biên bản nhận hàng cho người có thẩm quyền ký duyệt thanh toán. Phòng mua hàng nên có trách nhiệm thông báo cho phòng kế toán về bất kỳ thay đổi gì liên quan đến việc mua hàng mà có thể dẫn đến thay đổi thanh toán, chẳng hạn như thời hạn thanh toán, chiết khấu, hàng mua bị trả lại, v.v….. Ngoài ra, bất kỳ thay đổi nào như thế cần sự uỷ quyền thích hợp trước khi thay đổi việc thanh toán. Tất cả các séc, uỷ nhiệm chi và phiếu chi tiền mặt nên được đánh số trước.Hoá đơn đã thanh toán nên được đóng dấu “Đã thanh toán” và số thứ tự của các séc, uỷ nhiệm chi và phiếu chi tiền mặt nên được ghi lại. 3.3.4 Về việc quản lý vốn bằng tiền. Hạch toán đầy đủ và chính xác bán hàng bằng tiền mặt: Thủ quỹ hoặc nhân viên thu ngân có thể gian lận tiền mặt khách hàng thanh toán trước khi khoản tiền mặt đó được ghi nhận là doanh thu. Sau mỗi một ngày kết thúc thu ngân in ngay báo cáo thu tiền của khách trong ngày làm biên bản bàn giao quỹ. Kế toán doanh thu sẽ đối chiếu độc lập bằng cách tập hợp các chứng từ (một liên do các bộ phận phát sinh dịch vụ chuyển đến bộ phận kế toán để có số liệu và chứng từ hạch toán doanh thu, kế toán doanh thu sẽ khớp được ngay số tiền mặt phải thu của ngày hôm đó. Công ty tách biệt chức năng ghi chép việc thu tiền tại điểm bán hàng và chức năng hạch toán thu tiền trên tài khoản như hiện nay cũng hạn chế được sai sót. Việc sử dụng hoá đơn bán lẻ tại các địa điểm cung cấp dịch vụ cùng với hệ thống theo dõi hàng tồn kho và kiểm kho định kỳ sẽ giúp đảm bảo phát hiện ra những giao dịch bán hàng mà không hạch toán. Mối nguy hiểm của việc bị phát hiện sẽ làm giảm động lực nhân viên thu ngân hay nhân viên bán hàng gian lận tiền. Khuyến khích khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản qua ngân hàng cũng giúp làm giảm bớt rủi ro và các chi phí hành chính liên quan đến bán hàng bằng tiền mặt. Trường hợp công ty có thể cải tiến phần mềm kết nối việc sử dụng máy phát hành hoá đơn ở các điểm bán hàng trong một số trường hợp cũng giúp ích vì các máy này in ra biên lai cho khách hàng và bản ghi nội bộ về giao dịch trên tệp tin máy tính hoặc băng từ được khoá trong máy. Tệp tin hoặc băng từ không được để cho thu ngân tiếp cận. Công ty nên tiến hành kiểm tra độc lập về tiền mặt tại quỹ so với tổng số tiền mà thủ quỹ ghi chép hoặc tổng số tiền in ra từ máy đếm tiền hoặc máy phát hành hoá đơn. Tiền mặt có thể bị sử dụng sai mục đích hoặc mất cắp. Nên có một hệ thống như là sổ quỹ để hàng ngày thủ quỹ ghi chép thu và chi tiền mặt. Ngoài ra, tiền mặt chỉ được rút ra khỏi quỹ khi có phiếu chi được phê duyệt và thu tiền mặt phải đi kèm với phiếu thu được phê duyệt. Nên có hạn mức thanh toán tiền mặt và mọi khoản thanh toán vượt quá một mức nhất định phải được thanh toán qua tài khoản ngân hàng. Vào một thời điểm chỉ nên có một người tiếp cận tiền mặt và tiền mặt phải được cất giữ trong hộp có khoá. Bút toán giao dịch tiền mặt phải được một nhân viên riêng biệt lập và nhân viên này không được tiếp cận hoặc có chức năng trông giữ tiền mặt. Số dư tiền mặt trên sổ cái cần được đối chiếu hàng ngày với sổ quỹ tiền mặt do thủ quỹ lập.  Đối chiếu ngân hàng: Công ty có thể không ngăn chặn hoặc phát hiện kịp thời các khoản chuyển khoản hoặc rút tiền ngân hàng có gian lận hoặc có lỗi. Kế toán ngân hàng nên thực hiện việc đối chiếu số dư trên sổ phụ ngân hàng với số dư trên sổ sách kế toán của công ty. Việc đối chiếu này nên được một người có thẩm quyền kiểm tra và người này không được tham gia vào việc xử lý hoặc hạch toán thu chi tiền. Ngoài ra, việc đối chiếu này nên được tiến hành định kỳ, ít nhất là hàng tháng. Bất kỳ chênh lệch nào cũng nên được đối chiếu với các khoản tiền gửi chưa được ngân hàng xử lý hoặc các séc đã phát hành nhưng chưa trình ngân hàng và bất kỳ khoản mục nào không đối chiếu được cần phải báo cáo ngay cho Kế toán Trưởng hoặc Giám đốc Tài chính để có biện pháp xử lý. Kiểm soát nhân viên thực hiện việc chuyển khoản/rút tiền ngân hàng mà không được phép: Người có thẩm quyền ký duyệt cho tài khoản ngân hàng của công ty có thể chỉ thị việc chuyển khoản hoặc rút tiền cho mục đích không được phép. Một cách khác là nhân viên có thể có được chữ ký có thẩm quyền cho việc chuyển khoản hoặc rút tiền ngân hàng do người có thẩm quyền ký duyệt không để ý kỹ đến chứng từ mà người đó ký. Công ty nên áp dụng một cách thực đòi hỏi nhiều chữ ký cho việc chuyển tiền vượt quá một khoản nào đó - chẳng hạn như một chữ ký của Kế toán Trưởng/Giám đốc Tài chính và một chữ ký của Tổng Giám đốc. Mọi chuyển khoản chỉ được phê duyệt khi các chứng từ kế toán được trình lên. Các chứng từ này bao gồm i) phiếu đề nghị mua hàng được phê duyệt; ii) đơn đặt hàng được nhà cung cấp chấp thuận và hợp đồng mua hàng, nếu có; và iii) biên bản giao hàng hoặc bằng chứng về việc thực hiện dịch vụ, khi phù hợp. 3.3.5 Bảo vệ hàng tồn kho, tài sản cố định và công cụ dụng cụ Hàng tồn kho có thể bị mất cắp và việc mất cắp có thể được che dấu. Một khả năng khác là công nhân có thể huỷ bỏ hoặc dấu kín những sản phẩm có lỗi để tránh bị phạt về những sản phẩm đó. Nên tách biệt chức năng lưu giữ sổ sách hàng tồn kho (kế toán hàng tồn kho) khỏi chức năng trông giữ hàng tồn kho (thủ quỹ). Nên cất giữ vật tư và thành phẩm vào nơi có khoá và chỉ người có thẩm quyền mới có khoá mở chỗ đó. Giống như cách kiểm soát tiền mặt, mọi hàng hoá nhập và xuất từ kho hàng phải có phiếu nhập và xuất hàng và phiếu này phải được thủ kho ký. Các phiếu này sẽ được dùng làm chứng từ hạch toán cùng với các chứng từ khác, khi phù hợp, để thủ kho cập nhật sổ kho và để kế toán hàng tồn kho hạch toán chính xác số hàng tồn kho trong sổ cái và sổ phụ. Thủ kho chỉ nên đồng ý xuất hàng khi có chỉ thị của người có thẩm quyền và chỉ thị này phải được viết thành văn bản với chữ ký có thẩm quyền. Chỉ thị này có thể kết hợp với phiếu xuất hàng. Hàng tồn kho là nguyên vật liệu phục vụ ăn uống bao gồm cả sản phẩm dở dang, phải được dán nhãn và theo dõi ở quy mô lô hàng nhỏ nhất có thể được và ở mỗi công đoạn sản xuất nhỏ nhất có thể được – để có thể dễ dàng phát hiện ra bất kỳ hàng hoá nào thất lạc. Hệ thống theo dõi thường bao gồm sổ sách kế toán, sổ sách sản xuất và một số loại nhãn hoặc mã vạch trên hàng hoá. Để quản lý tốt nhất đối với mặt hàng vật tư vật liệu tốt nhất nên xuất hàng theo tuần. Hàng tuần công ty nên tiến hành kiểm kê hàng tồn kho và đối chiếu với sổ kho và sổ sách kế toán. Bất kỳ chênh lệch nào cũng phải được điều tra kỹ càng. Riêng đối với dịch vụ ăn uống, do công ty chưa có kinh nghiệm quản lý loại dịch vụ này nên chăng Ban lãnh đạo nên có phương án cho thuê khoán cho một đơn vị có thương hiệu cùng kết hợp vì thực chất việc kinh doanh ăn uống tại Nhà câu lạc bộ mang lại hiệu quả không cao mà trong đó có nguyên nhân là quản lý nguyên vật liệu đầu vào không tốt. Hơn thế nữa trong quá trình thuê khoán nhân viên công ty cũng học được cách quản lý và phục vụ bài bản chuyên nghiệp. Lưu giữ bản đăng ký tài sản cố định, công cụ dụng cụ đầy đủ: Các giao dịch mua và thanh lý tài sản có thể bị hạch toán sai. Điều này dẫn đến sai các số dư tài sản cố định trên bảng cân đối kế toán, làm méo mó các hệ số hoạt động liên quan đến tài sản hoặc tính sai khấu hao tài sản cố định. Phòng kế toán nên lưu giữ bản đăng ký tài sản cố định như là sổ phụ ghi chi tiết từng hạng mục tài sản cố định. Các thông tin cơ bản của một bản đăng ký tài sản cố định là nguyên giá từng tài sản và giá trị tăng thêm hay thay đổi, và khấu hao luỹ kế của tài sản đó. Các thông tin khác bao gồm mã số, vị trí đặt để, ngày mua/thanh lý, nhà cung cấp hoặc nhà sản xuất. Số dư trên bản đăng ký tài sản cố định phải được đối chiếu định kỳ với giá trị ròng của các tài khoản tài sản cố định trên sổ cái. Công ty tiến hành kiểm kê tất cả tài sản cố định, và đối chiếu số lượng kiểm kê thực tế với bản đăng ký tài sản cố định một tháng một lần. Việc kiểm kê và đối chiếu cũng phải tìm ra bất kỳ tài sản nào không sử dụng, hư hỏng hay đã khấu hao đủ mà vẫn còn tiếp tục tính khấu hao. Những bản sao của bản đăng ký tài sản cố định nên được gửi cho phòng hành chính và bộ phận mà tài sản cố định đặt ở đó vì điều này giúp các bộ phận trong việc bảo vệ các tài sản này hàng ngày. Ngoài ra, nên có một hệ thống để cập nhật bản đăng ký tài sản cố định được kịp thời thông qua sự phối hợp giữa các bộ phận này với phòng kế toán. 3.3.6 Uỷ quyền tiếp cận tài liệu của công ty: Dữ liệu kế toán và tài liệu của công ty (hồ sơ khách hàng, đăng ký tài sản, hồ sơ nhân viên,…) có thể bị sửa đổi, sao chụp, sử dụng theo cách bất lợi hoặc bị ai đó không có thẩm quyền phá huỷ. Từng người sử dụng máy tính cần có một tài khoản người sử dụng và mật khẩu duy nhất và bất kỳ phầm mềm nào cũng cần được thiết kế để vận hành với đúng tài khoản người sử dụng đó. Các phần mềm cụ thể cũng nên được thiết kế theo cách mà những người sử dụng cụ thể được trao quyền sử dụng một phần hoặc tất cả phần mềm, hoặc tiếp cận một phần hoặc toàn bộ hồ sơ dữ liệu. Công ty nên có chính sách rõ ràng bằng văn bản về điều này và chính sách này nên được Cán bộ Quản lý IT hoặc một người khác có thẩm quyền lưu giữ và thực hiện. Sổ ghi người sử dụng máy tính và các phần mềm cần được kích hoạt khi có thể. Những người sử dụng thường xuyên không được phép có khả năng xoá hoặc sửa đổi sổ ghi (nghĩa là họ không được có quyền của cán bộ quản lý IT). Định kỳ công ty nên tiến hành kiểm tra độc lập về các sổ ghi để xác định những người sử dụng không được phép. 3.3.7 Bảo vệ cơ sở dữ liệu và tài liệu của công ty: Các tệp tin dữ liệu, tài liệu của công ty và phần mềm độc quyền của công ty có thể bị hư hỏng do cháy, hỏng phần cứng, do những hành động phá hoại hay ăn cắp. Các tệp tin và bản ghi cần được thường xuyên lập bản sao dự phòng, tốt nhất là hàng ngày nhưng nhất định không được ít hơn mức hàng tuần. Trong điều kiện lý tưởng nên có 2 tệp tin dự phòng hoặc nhiều hơn nữa, một tệp tin cất giữ an toàn ở văn phòng và một tệp tin cất giữ an toàn ngoài văn phòng. Quy trình lập bản sao dự phòng phải được kiểm tra định kỳ và nên có một kế hoạch chi tiết cho việc phục hồi trong trường hợp tệp tin dữ liệu chính bị hỏng hoặc một trong những tệp tin dự phòng bị hỏng. Các dữ liệu quan trọng nên được cất giữ ở máy chủ trung tâm, hoặc hệ thống lưu giữ mạng, và không nên lưu giữ ở các máy tính riêng lẻ. Điều này là rất quan trọng vì các đĩa cứng riêng lẻ dễ bị hỏng hóc, dẫn đến mất toàn bộ dữ liệu trên các đĩa cứng đó. Máy chủ và hệ thống lưu giữ mạng nên sử dụng RAID hoặc các hệ thống khác để ngay cả khi một đĩa cứng bị hỏng, dữ liệu cũng không bị mất. Máy chủ tệp tin trung tâm, hệ thống lưu giữ liên quan đến mạng, và các đĩa dự phòng nên được để ở nơi an toàn, có khóa và chỉ một số người hạn chế có thể tiếp cận. 3.3.8 Bảo vệ hệ thống máy tính. Phần cứng, phần mềm và các tệp tin dữ liệu có thể bị hỏng do việc sử dụng trái phép hoặc do tin tặc, do cài đặt phần mềm không đăng ký, hoặc do virus phá hoại. Công ty nên cài đặt phần mềm diệt virus, chẳng hạn như Norton Anti-Virus, trên tất cả các máy tính và thực hiện quy định là định kỳ chạy và cập nhật phần mềm này. Phần mềm diệt virus nên được thiết kế để quét tất cả các tệp tin công ty nhận qua email hoặc mở ra. Công ty nên có quy định không được chạy phần mềm nào chưa cài đặt, không có bản quyền hoặc phần mềm tự chạy mà không được sự phê chuẩn bằng văn bản của cán bộ quản lý IT hoặc cấp quản lý phù hợp. Trong khi đó, người sử dụng bình thường mà dùng máy chạy trên môi trường Windows chỉ nên có quyền của “người sử dụng” để họ không thể cài đặt các phần mềm vào máy tính của họ. Theo cách này, chỉ cán bộ quản lý IT mới có thể cài đặt phần mềm vào các máy tính. Nếu công ty có hệ thống mạng máy tính mà kết nối với internet thì công phải bắt buộc phải có bức tường lửa giữa mạng của công ty với internet. Nếu các máy tính đơn lẻ kết nối trực tiếp với internet, thì từng máy tính nên có bức tường lửa cho phần mềm, chẳng hạn như Norton Firewall, cài đặt trong từng máy và cần được thiết kế chính xác. KẾT LUẬN Sau một thời gian nghiên cứu Đề tài, đối chiếu với những mục đích như: tìm hiểu thực trạng hệ thống Kiểm soát nội bộ nhằm tăng cường kiểm soát tài chính hoạt động kinh doanh sân golf tại Công ty cổ phần đầu tư Tam đảo, tôi mong rằng việc nghiên cứu này sẽ là một đóng góp thiết thực cho việc kiểm soát tài chính tăng cường phát triển kinh doanh của Công ty cổ phần đầu tư Tam Đảo. Qua quá trình thực hiện đề tài, bản thân tôi cũng nắm rõ hơn về tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ công ty đối với sự phát triển của Công ty với những mục tiêu: Bảo vệ tài sản của đơn vị Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý. Trong quá trình nghiên cứu đề tài, việc thu thập dữ liệu chưa đầy đủ, những thiếu sót về nội dung cũng như cách nhìn nhận đánh giá vấn đề là điều không tránh khỏi, tác giả mong được các ý kiến đóng góp của Quý Thầy, Cô và những người quan tâm đến đề tài. Xin trân trọng cám ơn! DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Bộ tài chính (2006) chuẩn mực Kế toán Việt Nam (2001 – 2006), Nhà xuất bản Thống Kê, Hà Nội. 2. Bộ Tài Chính (2006), Chế độ kế toán doanh nghiệp - Quyển 1, Nhà xuất bản Tài chính, Hà Nội. 3. Bộ tài chính (2006), Chế độ kế toán doanh nghiệp - Quyển 2, Nhà xuất bản tài chính, Hà Nội. 4. Bộ tài chính (2006), Thông tư 161/2007/TT-BTC về hướng dẫn thực hiện 16 chuẩn mực kế toán Việt Nam, Bộ Tài Chính, Hà Nội. 5. Ngô Thế Chi, Nguyễn Trọng Cơ (2008), Giáo trình Phân tích tài chính doanh nghiệp, Nhà xuất bản tài chính, Hà Nội. 6. Nguyễn Văn Công (2001), Kế toán doanh nghiệp, Nhà xuất bản tài chính, Hà Nội. 7. Ngân hang thế giới (2000), Các chuẩn mực kế toán quốc tế, Nhà xuất bản Chính trị Quốc gia, Hà Nội. 8. Nguyễn Năng Phúc (2008), Giáo trình Phân tích báo cáo tài chính, Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội. 9. Nguyễn Minh Phương (2004), Giáo trình kế toán quản trị, Nhà xuất bản tài chính, Hà Nội. Quốc hội (2005), Luật doanh nghiệp, Nhà xuất bản chính trị, Hà Nội. ._.