Thực trạng và các biện pháp hoàn thiện công tác quản trị văn phòng tại công ty cổ phần xuất - Nhập khẩu Thành Nam

– QT1001P 3 Trong quá trình làm khóa luận, em đã có điều kiện xem xét lý luận, nắm bắt tình hình thực tiễn về công tác Quản trị văn phòng và đối chiếu lý luận với thực tiễn để tiếp tục nghiên cứu các lý luận đã được học và có thêm kinh nghiệm cho thực tiễn công tác của cá nhân trong công việc sau này. Bài khóa luận đã được hoàn thành trên cơ sở những tài liệu mà em thu thập được, nhưng do thời gian có hạn nên không tránh khỏi những sai sót, kính mong các thầy cô giáo và Công ty chỉ dẫn cho em hoàn thiện. Em xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo nhà trường, các giảng viên của khoa Quản trị kinh doanh trường ĐHDL Hải Phòng đã dìu dắt em trong suốt 4 năm qua. Em xin chân thành cám ơn Ban lãnh đạo và đội ngũ cán bộ công nhân viên của Công ty Cổ Phần Xuất – Nhập Khẩu Thành Nam đã tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành tốt quá trình thực tập, trên cơ sở đó đưa ra được những đối chiếu giữa lý luận và thực tiễn của Công ty. Em cũng xin gửi lời cảm ơn sâu sắc nhất tới Thạc Sỹ Bùi Thị Thanh Nhàn -Giảng viên khoa Quản trị du lịch văn phòng- trường ĐHDL Hải Phòng đã hướng dẫn cho em hoàn thành khóa luận này. Hải Phòng, ngày 20 tháng 06 năm 2010 Th c ng Đinh – QT1001P 4 1.1. 1.1.1. . ... . . 1.1.2. Th c ng Đinh – QT1001P 5 , nh . . . . . . . 1.1.3 . : 1.1.3.1. Th c ng Đinh – QT1001P 6 . . . . . 1.1.3.2. , quy . Th c ng Đinh – QT1001P 7 . . Văn ph . 1.1.4. 1.1.4.1. .  . Th c ng Đinh – QT1001P 8 . .  . . mưu – . 1.1.4.2. : Th c ng Đinh – QT1001P 9 - , năm cho cơ chung. - . . - . - . - cơ quan. - . Th c ng Đinh – QT1001P 10 . - . 1.2. 1.2.1. ? . - . - . - . - . . . Th c ng Đinh – QT1001P 11 1.2.2. :  . . : . .  . . Th c ng Đinh – QT1001P 12  .  . .  g nhau. Th c ng Đinh – QT1001P 13 .  .  .  . Th c ng Đinh – QT1001P 14  : - . - . - . - . - . - . - . - . - . - . - . - . Th c ng Đinh – QT1001P 15 - . - . - . .... 1.2.3. T . 1.2.3.1. . 1.2.3.2. . Th c ng Đinh – QT1001P 16 1.2.3.3. . 1.2.3.4. . 1.2.3.5. . 1.2.3.6. . Th c ng Đinh – QT1001P 17 1.2.4. : 1.2.4.1. . 1.2.4.2. . 1.2.4.3. . Th c ng Đinh – QT1001P 18 1.2.4.4. . . 1.2.5. : - : . Th c ng Đinh – QT1001P 19 - : . - : . - : nhi . - : ấp . Th c ng Đinh – QT1001P 20 . Th c ng Đinh – QT1001P 21 – 2.1. 2.1.1. ông ty – 25/04/1996. : Thanh Nam Import – Export joint stock company. : Thanhnam import – export jsc. . : 031.3540396 Fax: 031.3540396 Email: thanhnamhp@.hn.vnn.vn Website: thanhnamhp.com : 0200681758 ). , Th c ng Đinh – QT1001P 22 tóm tắt như sau: 1994 – 1998 - . - - . - . 1998 – 2002 - – . - ... - (Tru . - . 2002 – 2004 - t. - . - - . - . 2005 - xu - . 2006 – 2008 - ) - . 2009 - h l - . - Th c ng Đinh – QT1001P 23 2.1.2. , Công ty luôn : - . - . - – . - , ... - – – . - . 2.1.3. . : H , B , G , P , P K K Th c ng Đinh – QT1001P 24 K X – P B . , H : – ) 1: D STT (trđ) (%) 1 Dư Kim Sơn PT 130.000 13000 65 2 PT 40.000 4000 20 3 PT 10.000 1000 5 4 PT 20.000 2000 10 – ) :  .  : 20.000.000.000đ PGĐ. KINH DOANH P. KINH DOANH – Th c ng Đinh – QT1001P 25 : không tham gia công ty, . . , . – cho công ty.  trong Công ty : ...) .... Th c ng Đinh – QT1001P 26 . - , tư t . . . - : - . : ( ,....). Th c ng Đinh – QT1001P 27 2.1.4. Công ty 2.1.4.1. – : - . - - . - ... . ; . 2.1.4.2. Q – ) ) Th c ng Đinh – QT1001P 28  :  1 .  2 .  3 . .  4 . 2.1.4.3. 2007- 2009 . . Th c ng Đinh – QT1001P 29 nhân viên Công ty. Công ty trong 3 năm: 2 2007 - 2009 STT 2007 2008 2009 1 Doanh thu I 20,245,975 23,096,265 29,236,987 2 ....) II 17,286,125 19,785,040 25,080,500 3 ....) III 389,900 469,506 681,549 4 (=I-II-III) IV 2,569,950 2,841,719 3,474,938 5 (=IV*28%) V 719,586 795,681.32 972,982.64 6 (=IV-V) VI 1,850,364 2,046,037.68 2,501,955.36 – ) Th c ng Đinh – QT1001P 30 2008 2008. . . . 2.1.5. 2.1.5.1. . Với các chính sách ưu đãi và hỗ trợ về đất đai, thủ tục hành chính, huyện Thủy Nguyên đã thu hút nhiều nhà đầu tư đến xây dựng nhà xưởng tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh. Kéo theo đó là các nhu cầu về xây dựng, nhập khẩu thiết bị phục vụ cho sản xuất và gần đây nhất là chuyển giao công nghệ xử lý nước thải. Nổi bật là các công ty sản xuất bao bì carton, sản xuất giấy, dây cable... . Th c ng Đinh – QT1001P 31 ... . – . 2.1.5.2. . cho công nhân. - . - . - . . Th c ng Đinh – QT1001P 32 2.1.6. : - . - . - . - . 2.2. TY C P – 2.2.1. 2.2.1.1. - . Th c ng Đinh – QT1001P 33 - văn p : – - ) - . : - STT chuyên môn 1 3 năm 2 N Nhân viên văn 1 năm 3 2 năm 4 1.5 năm 5 2.5 năm - )  o : - - ). ) Th c ng Đinh – QT1001P 34 - c liên quan , . - ). o : - . - .  o : - . - . - . - . - đ . o : - . - . - . - . Th c ng Đinh – QT1001P 35 - .  o : - . - . - . - ....) - . o : - Hàng tháng có trách nhiệm lấy và theo dõi tình hình chuyển khoản vào tài khoản . - . - .  o - . - ...) Th c ng Đinh – QT1001P 36 - . - . - . o - . - . - .  o - . - trong ... - ..... - . - . Th c ng Đinh – QT1001P 37 o - . - ty. - - : - . - . - . - . 2.2.1.2.  - Tổng hợp và t – . - . - ng nhân viên. - Công ty. Th c ng Đinh – QT1001P 38  - . - ng ty. - Công ty. - . - . - . - ty.  - . - . - , quy ch .  Th c ng Đinh – QT1001P 39 . – : Th c ng Đinh – QT1001P 40 – STT 1 5 2 5 3 4 4 1 5 1 6 2 7 1 8 1.5m 1 9 2 10 - 1 11 2 12 1 13 3 14 1 15 1 - ) Ng - Th c ng Đinh – QT1001P 41 . 2.2.2. Công – – . 2.2.2.1. hƣơng , . Người cán bộ không nhất thiết phải hoạch định cũng như kiểm soát từng công việc một cách cụ thể và tỉ mỉ cho từng nhân viên. ần thực hiện, cần điều chỉnh Công ty . ( ). Th c ng Đinh – QT1001P 42  và thực sự quan trọng cần thay đổi thì cán bộ văn phòng sẽ thông báo sự thay đổi đó dưới dạng văn bản. kế hoạch : STT 1 26/03 n 26/03 2 28/3 Lê Thu Hương 29/03 - ) .  H của sau hiện tại. Th c ng Đinh – QT1001P 43 ...  . .  C . : - . - Th c ng Đinh – QT1001P 44 . - . : - . - . Nguyên nhân: - . - . - . 2.2.2.2. . Th c ng Đinh – QT1001P 45 . – 800m2 1000m 2 : 1: inh doanh - ỹ thuật, - 3: P Tầng 4: phòng Giám đốc ăn . – 2 – 1. Nên . lên trên . Th c ng Đinh – QT1001P 46 : - . - . - . : B : v . K . T ba . Nguyên nhân: - Công ty chưa , . Th c ng Đinh – QT1001P 47 2.2.2.3. văn p . Nguy . . . ? . ? Th c ng Đinh – QT1001P 48 : - – , . - . : - trong khi không có quy định về việc phối hợp theo dõi ra sao không thống nhất về quan điểm . - , . - . - . 2.2.2.4. Th c ng Đinh – QT1001P 49 . , tăng kh công ty khang trang cho công ty. . , : - Công ty cung c .... - : : gmail,yahoo.. (yahoo, skype, QQ...) . . - : sau . Th c ng Đinh – QT1001P 50 o *88 o *87 o *85 o *86 o – *84 o – văn *83 o *82 .  : email.  : - . - . Th c ng Đinh – QT1001P 51 - Công . .  Nguyên nhân: - . - . - . 2.2.2.5. . . . . Th c ng Đinh – QT1001P 52 : . Sau .  : , micro... : . : . : . : Th c ng Đinh – QT1001P 53 . : . : .  : . .  : . . Th c ng Đinh – QT1001P 54 2.2.2.6. Công tác quản lý chi phí tại văn phòng . : . . . . .  : . Th c ng Đinh – QT1001P 55 . . . .  : - . - . - . Th c ng Đinh – QT1001P 56  Nguyên nhân: - . - trong theo . 2.2.2.7. , h . . . , . . trong khu khuôn vi Th c ng Đinh – QT1001P 57 – ....B , s . , , . . , tr . . . 2.2.2.8. Th c ng Đinh – QT1001P 58 – 0203002482. , 03 . . u. . – . 21/6/1995. Th c ng Đinh – QT1001P 59 . . 2.2.2.9. ) do . : , .  :  1: . .. ..... .... Th c ng Đinh – QT1001P 60  2: . K n tivi... g ty.  3: . . .  4: . Th c ng Đinh – QT1001P 61 - ễ ).  5: , .  Bƣ 6: Công ty.  7: . . : Th c ng Đinh – QT1001P 62 . .  : : - , b . - , . - .  : - y. - , .  Nguyên nhân: - . Th c ng Đinh – QT1001P 63 - . - . - . - . 2.2.2.10. , – . . Th c ng Đinh – QT1001P 64  . . Khi giao ộ . : : : S VB sơ CÔNG TY C – Năm:........... :............................. :........................ :............... Th c ng Đinh – QT1001P 65 : : :  . . CÔNG TY C – Năm:........... :............................. :........................ :............... Th c ng Đinh – QT1001P 66 Đ . : : N : STT VB lƣu VB VB đi  . CÔNG TY C P – Năm:........... S :....................... :............................. :........................ :............... Th c ng Đinh – QT1001P 67 văn . : - - - : - - - - Th c ng Đinh – QT1001P 68 – TH nhận định – Nam như sau:  Điều kiện thuận lợi từ bên trong Công ty - Ban lãnh đạo Công ty là những người gắn bó lâu năm, đã cùng Công ty trải qua nhiều biến cố thăng trầm, có bề dày kinh nghiệm. - Đội ngũ cán bộ công nhân viên trẻ, năng động, nhiệt tình trong công việc được giao, đặc biệt là Công ty đã huy động được đội ngũ kỹ sư có trình độ chuyên môn tốt làm nên chất lượng cao của sản phẩm. - Công ty đã chiếm lĩnh được thị trường, có thị phần cao, đó là nền tảng vững chắc cho sự tiếp tục phát triển hơn nữa của Công ty. - Bên cạnh đó còn có những điều kiện thuận lợi từ khách quan: nhu cầu về nhập khẩu máy móc – thiết bị, sữa chữa cơ khí ngày càng tăng cao.... Đó là những thuận lợi giúp Công ty có đủ cả về thời gian và vật chất để có thể tự vượt qua được những vấn đề còn tồn đọng như kể trên. Và sau quá trình khắc phục những kết quả thu được lại góp phần phát huy một cách mạnh mẽ những thuận lợi đó.  Khó khăn từ nội bộ Công ty (bộ phận văn phòng) - . - . Th c ng Đinh – QT1001P 69 - . - . : - . - . - . Về công tác xử lý văn bản, hồ sơ tài liệu chưa được cán bộ văn phòng thực hiện một cách đầy đủ về thủ tục. - Cán bộ văn phòng còn chủ quan trong việc vào sổ văn bản đến, văn bản đi. - Tổ chức lưu trữ văn bản, hồ sơ, tài liệu còn chưa khoa học, ngăn nắp. Chính vì thế nên việc sao lục còn gặp khó khăn, mất thời gian tìm kiếm; thời gian lưu trữ không được lâu, khó quản lý. - Công tác chưa biết cách . Th c ng Đinh – QT1001P 70 : - . - .  Mục tiêu trong 5 năm tới của Công ty - Trước những khó khăn do tình trạng suy thoái kinh tế, cạnh tranh khốc liệt, Công ty luôn kiên định mục tiêu lấy khách hàng lâu năm làm trọng tâm phục vụ - và phải phục vụ tốt để nâng cao hơn nữa uy tín của Công ty trên thị trường. Bên cạnh đó vẫn phải tích cực tìm kiếm khách hàng mới. - Mở rộng hơn nữa mảng xuất – nhập khẩu thiết bị, phát triển quan hệ hợp tác với bạn hàng trong nước (tập đoàn Lilama) và nước ngoài (Trung Quốc, Đài Loan...) - Chú trọng việc đào tạo và phát triển năng lực cho cán bộ công nhân viên. những khó khăn cũng như thuận lợi, mục tiêu đề ra của Công ty - : Th c ng Đinh – QT1001P 71 3.1. trong việc xây dựng và thực hiện các CT, KH, CT t . . : . không . Th c ng Đinh – QT1001P 72 . 3.2. chức văn phòng . Đối chiếu với những mục tiêu sắp tới trong tương lai của Công ty . Lý do là công việc sắp tới sẽ nhiều hơn trong khi cần phải hoạch định trước từ ngay bây giờ và phải thực hiện tốt từng khâu thì mới đạt được kết quả đặt ra. Hay chỉ đơn giản hơn là . Bên cạnh đó . Và một câu hỏi đặt ra là liệu nghiệp vụ của nhân viên văn phòng Công ty đã đạt đến trình độ nào, có thực sự là chuẩn mực chưa để có thể hướng dẫn cho những nhân viên khác, và liệu rằng cán bộ văn phòng Công ty có thể đánh giá và đo lường kết quả của sự hỗ trợ đó? Thực tế là chưa thể, nhìn vào những kết quả đã đạt được ta có thể thấy trình độ chuyên môn nghiệp vụ của nhân viên văn phòng Công ty chưa đạt độ chín muồi, còn có nhiều thiếu sót. Th c ng Đinh – QT1001P 73 – ? Và khó có thể ? ổ chức Hành chính Lao động Tiề . phòng ban mớ , - . – ? . Th c ng Đinh – QT1001P 74 Sơ đồ 4: Cơ cấu tổ chức phòng Tổ chức Hành chính Lao động Tiền lương  Chức năng, nhiệm vụ của các nhân viên Nhân viên nhân sự: - Lập kế hoạch và tuyển dụng: Lập kế hoạch nguồn nhân lực phải theo nguyên tắc “Đúng số lượng–Đúng người–Đúng lúc–Đúng thời hạn”. - Đào tạo và phát triển: Quản lý nguồn nhân lực có hiệu quả là đánh giá một cách nhất quán các kỹ năng và kiến thức của nhân viên để đáp ứng được các nhu cầu hiện tại và tương lai của doanh nghiệp. Nguyên tắc của đào tạo và phát triển là phải có được những con người đúng kỹ năng. - Duy trì và quản lý: Sau khi Công ty tuyển đúng người và đào tạo họ, cần phải duy trì và quản lý họ. Gồm có: bố trí, định hướng, thuyên chuyển, đề bạt; hướng dẫn, tư vấn; đánh giá và quản lý kết quả thực hiện công việc; động viên, khen thưởng, xây dựng tinh thần làm việc tốt; quản lý quá trình thôi việc. Các nhân viên nhiệt huyết sẽ gắn bó, tận tụy với Công ty, có khả năng ở lại lâu hơn, làm việc năng suất hơn, và tham gia nhiều hơn vào sự thành công của Công ty. - Hệ thống thông tin và dịch vụ về nhân lực: Nguyên tắc của hệ thống thông tin này là phải “Đúng thông tin – Đúng thông lệ”. Các phương tiện có thể gồm: sổ tay hướng dẫn về chính sách, thủ tục; sổ tay hướng dẫn về phúc lợi cho người lao động; thông tin về kiểm toán nhân sự và kế toán nguồn nhân lực.... PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH LAO ĐỘNG TIỀN LƢƠNG NHÂN VIÊN NHÂN SỰ NHÂN VIÊN VĂN THƯ LƯU TRỮ CÁN BỘ HẬU CẦN CÁN BỘ QUẢN TRỊ MẠNG Th c ng Đinh – QT1001P 75 Nhân viên văn thư – lưu trữ: Điều hành toàn bộ các hoạt động hành chính trong phạm vi toàn Công ty. Tổ chức trao đổi thông tin giữa các phòng ban với nhau, giữa Công ty và các tổ chức bên ngoài. - Lập kế hoạch chung về các mặt công tác, tập hợp mọi thông tin về các mặt công tác của Công ty. Theo dõi, dôn đốc và tổng hợp tình hình thực hiện kế hoạch. - Tổ chức chỉ đạo công tác văn thư của Công ty kịp thời và không để thất lạc (công văn đến, công văn đi, phân phối, theo dõi việc thực hiện, lưu trử công văn đầy đủ và thứ tự để việc khai thác tài liệu lưu trử được nhanh theo yêu cầu). - Theo dõi, tổng hợp, điều phối và đôn đốc các phòng ban trong trường thực hiện đúng kế hoạch thời gian. - Dự thảo báo cáo, công văn, chỉ thi v.v... của Công ty theo yêu cầu của BLĐ Công ty. - Cập nhật các số liệu thống kê trong toàn Công ty để cung cấp kịp thời theo yêu cầu của BLĐ. - Tổ chức hướng dẫn và kiểm tra qui cách các văn bản ở các phòng ban trong Công ty. - Quản lý con dấu của Công ty Cán bộ hậu cần: - Xây dựng định mức và lập kế hoạch mua sắm, cấp phát văn phòng phẩm cho các phòng ban trong Công ty. - Quản lý các phương tiện nghe nhìn, để phục vụ các hội nghị, hội thảo của Công ty. - Lập kế hoạch nội dung chương trình hội nghị, hội thảo, liên hoan, khánh tiết của Công ty. Th c ng Đinh – QT1001P 76 - Tổ chức sao chép, đánh máy tài liệu phụ vụ cho công tác và hội nghị. - Theo dõi và cấp giấy giới thiệu, công lệnh, giao nhận bưu phẩm v.v... - Quản lý tài sản, trang thiết bị của các phòng ban trong Công ty. - Tổ chức thăm hỏi, trao quà cho các cán bộ công nhân viên trong Công ty vào các dịp lễ, Tết,.... C án bộ quản trị mạng: -Thiết kế, vận hành và theo dõi sát xao các hệ thống mạng của Công ty được an toàn và bảo mật. - Thiết kế và duy trì hệ thống tường lửa hay nhận dạng và sửa chữa các lỗ hổng trên hệ thống mạng của Công ty, triển khai và giám sát hệ thống, tạo độ an toàn vững chắc nhằm ngăn chặn, phát hiện sự xâm nhập trái phép. - Thiết lập các thông số mạng, thiết lập hệ thống mạng, duy trì hiệu suất vận hành mạng. 3.3. Cán bộ nhân sự cần phải chú trọng công tác tổ chức & hoạch định nhân sự cho toàn Công ty Hiện nay Công ty Thành Nam chưa có đủ điều kiện để có phòng nhân sự chuyên biệt, theo như giải pháp trước mà em đã đề ra, Công ty nên bố trí nhân viên phụ trách nhân sự thuộc phòng Tổ chức Hành chính Lao động Tiền lương. Nhân viên này có trách nhiệm cụ thể như đã được trình bày ở trên. Tuy nhiên n ả . Th c ng Đinh – QT1001P 77 Cán bộ nhân sự đã không bám sát tình hình và đã không có kế hoạch từ trước để ứng phó khi sự việc này xảy ra. cán bộ phụ trách nhân sự của phải . Hay nói đúng hơn là cần phải làm tốt công tác hoạch định nhân lực. Hoạch định nguồn nhân lực ở Công ty bao gồm hai đối tượng: nhân viên thuộc khối quản lý, nhân viên kỹ thuật và công nhân. Do tình trạng trước mắt là: số lượng cán bộ công nhân viên của Công ty chưa nhiều nên cán bộ nhân sự vẫn có thể làm công tác hoạch định cho toàn Công ty. Trước hết cán bộ nhân sự cần phải đánh giá lại thực trạng nhân lực của Công ty và phải có sự phản hồi bằng báo cáo (văn bản). Đây cũng là một trong những công việc hết sức khó khăn và nhạy cảm. Việc đánh giá này cán bộ nhân sự có thể thực hiện thông qua các bản đánh giá của các nhân viên trưởng phòng, tổ trưởng tổ sản xuất. Cán bộ nhân sự cần lưu ý rằng các bản đánh giá này rất khó có thể tránh khỏi sự sai lệch với thực tế bởi sự chi phối của người thực hiện (trưởng phòng), mức độ tin tưởng không cao. Để đảm bảo hơn thì cán bộ nhân sự cần có thời gian theo sát tình hình cụ thể kết hợp với nhiều yếu tố khác (số năm công tác, kinh nghiệm, thành tích cá nhân.....) và yêu cầu người thực hiện đánh giá phải có tinh thần trách nhiệm, khách quan, phải làm thật chi tiết chứ không được hời hợt. Sau khi tổng hợp được các thông tin, cán bộ nhân sự cần xem xét, đánh giá các vấn đề sau: - Mức độ đáp ứng công việc của nhân viên đến đâu, tinh thần và thái độ làm việc của họ ra sao? - Trước mục tiêu đề ra của Công ty thì số lượng nhân viên như hiện nay đã đủ chưa? Có cần tuyển dụng thêm không, và tuyển thêm bao nhiêu là phù hợp? Th c ng Đinh – QT1001P 78 - Có thể thực hiện luân chuyển nhân viên trong nội bộ Công ty để phù hợp với công việc hơn, vừa tiết kiệm chi phí tuyển dụng lại tạo sự linh hoạt cho nhân viên. Sau khi xem xét tất cả thì có nhân viên nào cần phải sa thải? Để trả lời cho tất cả những vấn đề này, cán bộ nhân sự có thể lập một Bản kê kỹ năng. Bản kê này cho phép người cán bộ nhân sự thấy được những nét khái quát về tình hình nhân sự của Công ty. Bản này thống kê tất cả những khả năng chủ chốt của người lao động (các chứng chỉ, kinh nghiệm làm việc, đánh giá của người quản lý, sức khỏe, tuổi đời....). Và tất nhiên Bản kê này cần được theo dõi và cập nhật thông tin liên tục cho phù hợp với tình hình thực tế. BẢN KÊ KỸ NĂNG NHÂN SỰ Họ và tên nhân viên (Bộ phận) Chỉ tiêu thống kê Ngày sinh Trình độ học vấn Số năm công tác Trình độ chuyên môn nghiệp vụ Chứng chỉ Thành tích Tinh thần trách nhiệm Tuổi đời Sau khi tập hợp được kết quả đánh giá từ các trưởng bộ phận, cán bộ nhân sự có thể thống kê vào Bản này với những nét khái quát nhất. Bản kê này nên được lập và quản lý trên máy vi tính hơn là trên sổ sách. Đảm bảo sự thuận tiện cho cán bộ nhân sự trong việc tra cứu và bổ sung thông tin không giới hạn. Điều quan trọng hơn là, sau tất cả những việc làm này cán bộ nhân sự phải đưa ra được quyết định: có nên tuyển dụng thêm không hay là giảm bớt nhân viên, tuyển dụng thêm bao nhiêu và tuyển dụng theo nguồn nội bộ (luân chuyển, bổ nhiệm nhân sự) hay tuyển dụng theo nguồn bên ngoài (tuyển dụng mới hoàn toàn)? Th c ng Đinh – QT1001P 79 Công ty muốn sử dụng phương pháp tuyển dụng nội bộ thì cán bộ nhân sự nên lập một Biểu đồ thay thế. Nếu Bản kê kỹ năng cung cấp những thông tin về toàn bộ tình hình nhân sự của Công ty thì Biểu đồ thay thế cho biết ai là người có thể được thay thế vào những vị trí chủ chốt trong tương lai. Th c ng Đinh – QT1001P 80 BIỂU ĐỒ THAY THẾ GIÁM ĐỐC P.GIÁM ĐỐC KINH DOANH -Trình độ học vấn: Th.Sỹ - Số năm công tác: 20 năm -Thành tích: 5 năm liền đảm bảo doanh thu Công ty tăng 15% - Tuổi đời: 45 tuổi P.GIÁM ĐỐC KỸ THUẬT -Trình độ học vấn: Cử nhân - Số năm công tác: 15 năm -Trình độ chuyên môn: giỏi -Tuổi đời: 40 tuổi - Có năng lực quản lý tốt Trƣởng P.Kỹ thuật Trƣởng P.Kế toán Trần Văn Tuấn (Nhân viên P.Kỹ thuật) -Trình độ học vấn: Cử nhân - Số năm công tác: 10 năm - Kỹ sư giỏi bậc 6/7 -Tuổi đời: 35 tuổi Nguyễn Hải Nam (Nhân viên P.Kỹ thuật) -Trình độ học vấn: Cử nhân - Số năm công tác: 8 năm - Kỹ sư bậc 5/7 -Có nhiều sáng kiến trong công việc -Tuổi đời: 32 tuổi Nguyễn Lan Hƣơng (Nhân viên KT Thuế) -Trình độ học vấn: Cử nhân - Số năm công tác: 8 năm -Thành tích: hoàn thành các yêu cầu về quyết toán thuế TNDN của Giám đốc -Tuổi đời: 32 tuổi Nguyễn Thị Huyền (Nhân viên KT thanh toán) -Trình độ học vấn: Cử nhân - Số năm công tác: 8 năm -Thành tích: hoàn thành tốt công tác chuyên môn. -Tuổi đời: 35 tuổi Th c ng Đinh – QT1001P 81 Trong Biểu đồ này, cán bộ nhân sự cần liệt kê những kỹ năng, năng lực nổi bật của những nhân viên có triển vọng mà xét thấy là họ có thể ứng cử vào các vị trí chủ chốt như trong ví dụ nêu trên. Việc làm này một mặt tác động tích cực tới nhân viên, nó được coi như một chính sách thăng tiến, cổ vũ tinh thần làm việc và sự phấn đấu cho những nhân viên có năng lực. Mặt khác nó cũng được coi như một biện pháp để giữ chân người tài cho Công ty. Việc sử dụng Biểu đồ này nên thông báo công khai cho tất cả nhân viên trong Công ty. Bên cạnh đó cán bộ nhân sự cũng nên biết rằng từ việc lập Biểu đồ thay thế cho đến khi đạt được kết quả cuối cùng là cả một quá trình lâu dài gắn liền với sự tồn tại và phát triển của Công ty. Cán bộ nhân sự hãy kết hợp với Ban lãnh đạo Công ty phải tuyên truyền cho họ hiểu ý định, mong muốn biến họ thành những thành viên quý báu của Công ty; từ đó xem xét và đưa ra quyết định cần có biện pháp ra sao để khuyến khích và đào tạo họ cho phù hợp. Trong khi xem xét nguồn nội bộ, Công ty vẫn có thể xem xét việc sử dụng nguồn nhân lực bên ngoài. Cán bộ nhân sự cần đánh giá trên các khía cạnh: - Cơ cấu đào tạo ngành nghề liên quan đến lĩnh vực hoạt động của Công ty ở địa bàn và các tỉnh lân cận ra sao. - Chất lượng đào tạo ở các tổ chức này thế nào. - Mức độ thành thạo việc ngay sau khi tốt nghiệp của sinh viên ra sao, cần phải đào tạo thêm bao lâu mới thuần thục được công việc của Công ty. Để trả lời được các câu hỏi này, cán bộ nhân sự cần phải theo sát tình hình thực tế, phải có được cái nhìn sâu sắc và toàn diện về các sự việc có thể xảy ra trong tương lai. Nói tóm lại, công tác hoạch định nhân sự là cả một quá trình lâu dài, kết nối sinh mệnh của Công ty và sự nghiệp của mỗi cá nhân trong Công ty. Công tác Th c ng Đinh – QT1001P 82 hoạch định được làm tốt sẽ giúp cho Công ty có thể lường trước và né tránh được những bất cập cũng như những khó khăn về nhân sự mà khách quan mang lại. 3.4. , . Về việc tổ chức tiếp nhận văn bản, cán bộ này chưa thực hiện đầy đủ các bước (vào sổ văn bản, đóng dấu văn bản đến, đi...), công tác soạn thảo văn bản cũng chưa đáp ứng đúng quy định của Nhà nước đề ra. , cần rà soát một cách chặt chẽ tính pháp lý của các biểu mẫu văn bản do cán bộ văn phòng lập và quản lý. . Công ty cũng cần giáo dục ý thức cho người cán bộ văn phòng việc đào tạo cho họ cũng không chỉ vì Công ty mà còn có ích và gắn liền với sự nghiệp của họ nữa. 3.5. Như t Th c ng Đinh – QT1001P 83 2, xin đ g như sau: , phòng Tổ chức Hành chính Lao động Tiền lương, – ng Kế toán, phòng Phó Giám đốc Tầng 4: Phòng Giám đốc Tổ chức Hành chính Lao động Tiền lương 1: ), . : - . - - . - . 1. Th c ng Đinh – QT1001P 84 c – .  : - nhau. - . - . 3.6. Ứng dụng công nghệ thông tin – . ng. . – . Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư là một nhu cầu mang tính khách quan, nó hỗ trợ đắc lực cho các khâu nghiệp vụ của công tác văn Th c ng Đinh – QT1001P 85 thư từ thủ công sang tự động hoá hoặc bán tự động các khâu nghiệp vụ, góp phần giải phóng sức lao động chân tay của con người, đồng thời nâng cao năng xuất lao động của cán bộ văn thư. – . , - . Phần mềm ứng dụng hiện nay được ưa chuộng nhất là công nghệ web-base. Đây là công nghệ hiện đại có thể tích hợp được vào hệ thống website hay cổng thông tin điện tử, hệ thống chính phủ điện tử và khai thác trên mạng internet. Hệ thống được bảo mật theo các mức: mức mạng, mức cơ sở dữ liệu, mức ứng dụng. Người quản trị hệ thống có thể tạo một số lượng không hạn chế người dùng trong hệ thống, mỗi người dùng có thể được phân quyền trên các hướng tiếp cận là: theo chức năng hệ thống, theo lớp dữ liệu và tiếp cận file văn bản. Kết quả này đã đáp ứng được các yêu cầu đặt ra là sản phẩm phần mềm có giao diện thân thiện với người sử dụng, dễ dùng, chạy chính xác và ổn định. Mỗi nhân viên thuộc khối quản lý Công ty sẽ được cấp một mã đăng nhập để có thể tra cứu các văn bản, tài liệu trong hệ thống web-base và chỉ có thể tra cứu các file dữ liệu có liên quan đến công việc và bộ phận của mình. Khi có nhu cầu sử dụng thêm tài liệu nào nữa thì cán bộ văn phòng xem xét và gửi trực tiếp tài liệu vào hòm thư của bộ phận hay cá nhân đó. Công việc của cán bộ văn phòng là cập nhật nội dung của các văn bản, hồ sơ, tài liệu cho phù hợp với từng kênh thư mục trong hệ thống web-base này. Công việc này đòi hỏi sự tỷ mỉ và miệt mài. Công nghệ web-base giúp cho cán bộ văn Th c ng Đinh – QT1001P 86 phòng quản lý được tập trung tất cả các loại văn bản, tiện lợi tra cứu và gửi phát nội bộ. Vì công nghệ này có thể tích hợp được vào hệ thống website hay cổng thông tin điện tử, hệ thống chính phủ điện tử và khai thác trên mạng internet, để bảo đảm sự an toàn và bảo mật thông tin của Công ty, Công ty nên bổ sung thêm 01 nhân viên quản trị mạng cho phòng Tổ chức Hành chính Lao động Tiền lương (Sơ đồ 4). Cán bộ này vừa giúp cho việc theo dõi, làm mới trang web của Công ty vừa hỗ trợ cho các cán bộ văn phòng trong việc quản lý và theo dõi hệ thống thông tin mà cán bộ văn phòng thực hiện. Bên cạnh đó thì cán bộ văn phòng cũng nên thực hiện việc lưu trữ những tất cả thông tin vào một đĩa mềm theo thời gian có thể là 06 tháng hoặc 01 năm tùy theo lượng văn bản phát sinh. Thay vì phải vào sổ công văn đến và đi thì giờ đây cán bộ văn phòng có thể làm việc đó trên phần mềm vi tính, còn việc cất trữ văn bản chỉ mang tính chất đối chiếu so sánh. Tất cả các văn bản phát sinh ở các bộ phận khác sẽ lại được gửi tới cán bộ văn phòng để quản lý tập trung, thống nhất. Bên cạnh đó hệ thống văn bản quy phạm pháp luật được cập nhật đầy đủ trên phần mềm sẽ tạo cơ sở pháp lý cho việc thực hiện các hoạt động văn thư, lưu trữ tại Công ty được thống nhất và dần đi vào nền nếp. Áp dụng công nghệ này sẽ giúp cho các thông tin quản lý nội dung của hồ sơ lưu trữ tại Công ty bảo đảm đầy đủ, chính xác đến từng chi tiết. Việc quản lý và tìm kiếm nhanh, linh hoạt tài liệu lưu trữ đến từng hồ sơ và phòng ban bảo quản. Các thao tác đối với dữ liệu, các biểu mẫu, các bản ghi dữ liệu được thực hiện thuận tiện, hiệu quả. Cập nhật và thiết lập được hệ thống thông tin công khai, minh bạch đến mọi đối tượng trong và ngoài nước… Bên cạnh đó cũng cần lưu ý rằng chương trình phần mềm web-base không quản lý các văn bản thuộc loại mật, tối mật, đơn thư tranh chấp, khiếu nại, tố cáo. Các văn bản này được quản lý theo quy trình và phần mềm riêng. Th c ng Đinh – QT1001P 87 3.7. : . . . . Th c ng Đinh – QT1001P 88 . / 1l . mà em đã nêu trên, y. L . . Một . Th c ng Đinh – QT1001P 89 , Công ty – . . có một phần công sức . ! Th c ng Đinh – QT1001P 90 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Tác giả Andrew Griffiths – “101 cách hoàn thiện doanh nghiệp” - NXB Thời Đại - 2009 2. Tác giả Bộ nội vụ - “Cẩm nang tổ chức hành chính, kỹ thuật trình bày và các mẫu soạn thảo cho đơn vị cơ sở” - NXB Lao động TB&XH - 2007 3. Tác giả Dương Quang Thiện - “Hoạch định nguồn nhân lực xí nghiệp” - NXB Văn Hoá Sài Gòn – 2008 4. Tác giả Hồ Ngọc Cẩn - “Cẩm nang tổ chức và quản trị hành chính văn phòng” - NXB Tài Chính – 2003 5. Tác giả Mai Hoa - “7 năng lực cần thiết của nhân viên – Kinh nghiệm thực tế trong 500 doanh nghiệp lớn trên thế giới” - NXB Hồng Đức - 2008 6. Tác giả Nguyễn Hữu Thân - “Quản trị hành chánh văn phòng” - NXB Thống Kê - 2007 7. Uỷ Ban Thường Vụ Quốc Hội - “Pháp lệnh lưu trữ quốc gia” - 2001 8. Tác giả Vũ Đình Quyền & Trần Thu Thảo - “Nghiệp vụ công tác tổ chức hành chính - nhân sự” - NXB Giao Thông Vận Tải - 2007 9. Tác giả Vương Thị Kim Thanh - “Quản trị hành chính văn phòng” - NXB Thống Kê - 2009 10. Thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP về “Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản” ._.