Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81

đi lên hội nhập của doanh nghiệp, tổ chức. Trong bất cứ một doanh nghiệp nào, văn bản giấy tờ luôn là cầu nối quan trọng giữa các doanh nghiệp, các tổ chức kinh tế, giữa nhà nước với nhân dân, giữa doanh nghiệp với khách hàng.Vì vậy công tác văn thư lưu trữ có vai trò rất lớn không thể thiếu trong các đơn vị hành chính sự nghiệp, các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh.Bởi mọi văn bản giấy tờ đều được tập trung vào đầu mối là bộ phận văn thư-lưu trữ để quản lý và sử dụng có hiệu quả.Có thể nói công tác văn thư-lưu trữ là cánh tay đắc lực giúp cho lãnh đạo cơ quan nắm bắt được tình hình hoạt động của cơ quan.Làm tốt công tác văn thư sẽ đảm bảo cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời những quyết định quản lý. Trên cơ sở đó ban lãnh đạo đưa ra được những quyết sách đúng đắn đảm bảo có lợi cho doanh nghiệp. Để tìm hiểu rõ hơn về công tác tổ chức văn phòng, đặc biệt là công tác văn thư lưu trữ nắm bắt được những thuận lợi và khó khăn của ngành, trong quá trình thực tập tại một công ty vận tải thuỷ mà cụ thể là Xí nghiệp sữa chữa tàu 81 thuộc Công ty cổ phần vận tải thuỷ số 4 em xin đưa ra đề tài:”Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư-lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81”. 2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu Đề tài khóa luận nghiên cứu nhằm đạt được những mục đích sau: - Tìm hiểu những vấn đề cơ bản về công tác văn thư lưu trữ. - Phân tích, đánh giá thực trạng các hoạt động văn thư lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81, thấy rõ những ưu điểm và hạn chế nhằm đưa ra những vấn đề cần nghiên cứu và giải quyết đối với Xí nghiệp. 3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của khóa luận là lý thuyết về văn thư lưu trữ và Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 2 thực tiễn các hoạt động văn thư lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81, bao gồm: - Nghiên cứu lịch sử hình thành - Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của Xí nghiệp đặc biệt là công tác văn thư lưu trữ. - Thực trạng các hoạt động của văn phòng Xí nghiệp về công tác văn thư lưu trữ - Đánh giá hiệu quả hoạt động của văn thư lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 về ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân của hạn chế. Trên cơ sở đó đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn thư lưu trữ. 4. Phƣơng pháp nghiên cứu Bài khóa luận sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau: - Phương pháp duy vật biện chứng - Phương pháp quan sát - Phương pháp điều tra, khảo sát - Phương pháp thống kê - Phương pháp so sánh Ngoài lời mở đầu và kết luận, nội dung bài khóa luận của em bao gồm 3 chương: Chương I: Những vấn đề cơ bản về công tác văn thư lưu trữ. Chương II: Thực trạng công tác các hoạt động văn thư lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Chương III: Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 3 CHƢƠNG I NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƢ-LƢU TRỮ 1.1. Khái niệm, vai trò, ý nghĩa nội dung của công tác văn thƣ 1.1.1. Khái niệm về công tác văn thư Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ công tác quản lý, bao gồm toàn bộ công việc về xây dựng văn bản, giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động cơ quan Nhà nước, các doanh nghiệp Nhà nước, các tổ chức xã hội, các đơn vị vũ trang. Hay nói cách khác công tác văn thư là một bộ phận của văn bản giấy tờ, là một phần của quá trình xử lý thông tin. 1.1.2. Vị trí của công tác văn thư Nói đến công tác văn thư là nói đến những công việc liên quan đến văn bản giấy tờ, trong đó có soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lí giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Nếu thiếu một trong những nội dung trên thì công tác văn thư chưa thể nói là hoàn thiện và điều đó sẽ làm ảnh hưởng đến nhiều lĩnh vực hoạt động khác của cơ quan. Công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và là nội dung trong hoạt động văn phòng. Trong văn phòng công tác văn thư không thể thiếu được, chiếm một phần lớn trong hoạt động của văn phòng và là một mắt xích trong hoạt động quản lý của cơ quan, đơn vị. Như vậy công tác văn thư gắn liền với hoạt động của cơ quan, được xem như là một bộ phận quản lý Nhà nước. 1.1.3. Ý nghĩa của công tác văn thư - Công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động lãnh đạo và quản lý Nhà nước, là phương tiện thiết yếu giúp cho hoạt động của các đơn vị được hiệu quả.Hiểu đúng về công tác văn thư sẽ giúp văn thư hoạt động có hiệu quả, nếu hiểu không đúng kìm hãm sự phát triển của nó, điều này sẽ ảnh hưởng đến năng suất lao động quản lý trong cơ quan Nhà nước. Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 4 - Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vị nói chung.Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau nhưng nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản. - Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, có năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ và giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt được giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản Nhà nước để làm trái pháp luật. - Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ về hoạt động của cơ quan. Nếu trong quá trình hoạt động của cơ quan, các văn bản giữ lại đầy đủ, nội dung chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan thì khi cần thiết các văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của cơ quan là sát thực và hiệu quả. - Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ. Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên cho tài liệu lưu trữ quốc gia là các hồ sơ, tài liệu có giá trị trong hoạt động của các cơ quan được nộp vào lưu trữ cơ quan.Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quan cần phải được tổ chức tốt việc lập hồ sơ tài liệu vào lưu trữ. Hồ sơ lập càng hoàn chỉnh văn bản giữ lại càng đầy đủ bao nhiêu thì chất lượng tài liệu lưu trữ càng được tăng lên bấy nhiêu, đồng thời công tác lưu trữ có điều kiện thuận lợi hơn để triển khai các mặt nghiệp vụ của mình. 1.1.4. Yêu cầu của công tác văn thư -lưu trữ Công tác văn thư là một bộ phận của công tác công văn giấy tờ. Do đó trong quá trình thực hiện cần đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau đây: + Nhanh chóng: Thực tế cho thấy quá trình giải quyết công việc của Xí nghiệp phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn bản, việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản.Do đó xây dựng văn bản phải nhanh chóng, giải quyết văn bản phải kịp thời góp phần vào Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 5 việc giải quyết nhanh công việc của Xí nghiệp. + Chính xác: Chính xác về mặt nội dung: nội dung văn bản phải chính xác tuyệt đối về mặt pháp lý, không được trái với các văn bản Nhà nước cấp trên. Dẫn chứng hoặc trích dẫn ở văn bản phải chính xác, số liệu đầy đủ, chứng cứ rõ ràng. Chính xác về mặt thể thức: văn bản ban hành phải đầy đủ các yếu tố thể thức do Nhà nước quy định, chính xác về các khâu kỹ thuật nghiệp vụ của văn thư. Yêu cầu chính xác phải được quán triệt đầy đủ trong các khâu đánh máy, đăng ký văn bản vào, văn bản ra trong quá trình chuyển giao văn bản. + Bí mật: Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của Xí nghiệp có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật của Xí nghiệp, của Nhà nước.Vì vậy trong quá trình tiếp nhận, sao gửi, phát hành, bảo quản các văn bản đều phải đảm bảo bí mật. Tức là chỉ những người có liên quan mới được biết về nội dung văn bản.Những văn bản đã có dấu mật thì phải chuyển đúng đối tượng không để lọt vào tay người không có trách nhiệm nhất là kẻ xấu. + Hiện đại: Tính hiện đại trong công tác văn thư đó chính là việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác này. Như vậy nhân viên văn thư có thể soạn thảo trên máy vi tính bằng các phần mềm có sẵn vừa đảm bảo chính xác về hình thức và công việc soạn thảo cũng được tiến hành nhanh hơn so với phương pháp soạn thảo thủ công. 1.1.5. Nội dung của công tác văn thư Công tác văn thư gồm 3 nội dung sau: - Xây dựng và ban hành văn bản như: soạn thảo văn bản, duyệt văn bản, đánh máy văn bản, ký và ban hành văn bản. - Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản bao gồm: quản lý, tổ chức giải quyết văn bản đến và quản lý, tổ chức giải quyết văn bản đi, văn bản mật, văn bản nội bộ, quản lý hồ sơ - Quản lý và sử dụng con dấu. Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 6 Trong các cơ quan, tổ chức nhà nước, văn bản sử dụng như một phương tiện để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý hoặc thông tin cần thiết hình thành trong cơ quan, tổ chức, đảm bảo sự điều hành, nó phản ánh đầy đủ tình hình, kết quả hoạt động, quản lý của cơ quan, tổ chức đó. Để đảm bảo công tác văn thư đem lại hiệu quả cao, nhân viên văn thư đã phải thực hiện những nhiệm vụ sau: + Nhận, bóc bì, đóng dấu vào sổ công văn đi, đến. + Sơ bộ phân loại văn bản, trình giám đốc phê duyệt, chuyển giao theo dõi việc giải quyết văn bản đến. + Làm thủ tục gửi công văn đi, chuyển giao công văn, tài liệu + Đánh máy, rà soát văn bản, in sao tài liệu. + Quản lý giấy mời họp, giấy giới thiệu. + Sử dụng và quản lý con dấu. 1.1.5.1. Xây dựng và ban hành văn bản Văn bản nói chung là phương tiện ghi và truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ hay ký hiệu nhất định. Văn bản là cánh tay giúp đỡ đắc lực cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức phản ánh đầy đủ tình hình, kết quả hoạt động quản lý của Xí nghiệp. Để làm tốt công tác văn bản khi xây dựng và soạn thảo văn bản nhân viên văn thư đã đảm bảo thực hiện theo đúng thể thức văn bản được quy định, sử dụng đúng ngôn ngữ, câu từ của văn bản, nắm vững chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan ban hành văn bản. Tùy từng trường hợp cụ thể mà nhân viên văn thư tiến hành xây dựng văn bản theo các phương pháp soạn đề cương hoặc soạn trực tiếp trên máy vi tính. Trong các cơ quan thường ngày tiếp nhận, xử lý và ban hành nhiều văn bản, để việc quản lý văn bản trong cơ quan được thống nhất, tuân theo một quy trình chặt chẽ từ khâu tiếp nhận, phân loại, soạn thảo, trình ký, in ấn, phát hành bảo đảm yêu cầu chung là kịp thời, chuẩn xác và an toàn. Các cơ quan, doanh nghiệp xây dựng quy chế quản lý văn bản căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đã thực Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 7 hiện và điều kiện thực tế về cơ cấu tổ chức cơ quan, tổ chức. Quy chế đó đã được phổ biến rộng rãi tới từng bộ phận, đơn vị, nhân viên trong cơ quan có liên quan đến công văn giấy tờ biết để thực hiện. Quy trình soạn thảo văn bản: Bước 1: Xác định mục đích yêu cầu đối tượng và hình thức văn bản - Mục đích: đưa ra một quyết định, chủ trương biện pháp cần thiết để hướng dẫn, giải thích văn bản cấp trên hay giải quyết vấn đề bức xúc trong xã hội. + Thông tin cho đối tượng quản lý về tình hình và vấn đề nào đó + Báo cáo kết quả hoạt động của cơ quan, ngành, tổ chức trong đề xuất vấn đề mới, xin ý kiến chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra - Yêu cầu văn bản đảm bảo vấn đề nhân lực, tài lực, vật lực để văn bản đảm bảo hiệu quả cao nhất - Văn bản được soạn thảo và ban hành phải được xác định rõ yêu cầu của văn bản, đối tượng nhận văn bản, tên văn bản và những thể thức cần thiết theo đúng quy định của pháp luật hiện hành. Bước 2: Thu thập thông tin và xử lý thông tin - Thông tin là những căn cứ chủ yếu nhất để các nhà quản lý đưa ra các chính sách, quyết định quản lý chuẩn xác. - Thông tin được thu thập phải kiểm tra đảm bảo tính khách quan, chính xác, tránh hiện tượng chủ quan, định kiến sẵn. Nguồn thông tin cần có sự hệ thống hoá và chỉnh lý thông tin theo yêu cầu của vấn đề đặt ra cần giải quyết. Bước 3: Xây dựng dàn bài, lập đề cương chi tiết, viết bản thảo - Xây dựng dàn bài: sắp xếp văn bản theo từng phần, từng chương mục cho khoa học, hợp lý, đảm bảo tính logic, có trọng tâm, trọng điểm. - Lập đề cương chi tiết: nhằm tiết kiệm thời gian, công sức, giữ được ý kiến chủ động, sản xuất được ý trước, ý sau có trình tự logic, khoa học và có sự cân đối giữa các phần của văn bản. Soạn đề cương xong nên tranh thủ ý kiến tham gia góp ý của những người có trách nhiệm duyệt trước để có sự bổ sung, điều chỉnh cần thiết. Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 8 - Viết bản thảo: là làm cho ý chính trong đề cương được thực hiện thành câu văn, đoạn văn có tính liên kết chặt chẽ với nhau viết một mặt liên tục để khỏi đứt mạch ý, để cho lời văn thống nhất từ đầu đến cuối. Bước 4: Duyệt và ký văn bản - Văn bản phải được xem xét, duyệt và ký theo thẩm quyền được giao cả về nội dung và hình thức. Bước 5: Ban hành triển khai văn bản - Văn thư của cơ quan đảm bảo phát hành văn bản kịp thời đúng nhiệm vụ, ghi số văn bản, ngày tháng vào sổ, công văn đi kịp thời, chính xác và giúp thủ trưởng triển khai văn bản, theo dõi thực hiện văn bản và sơ kết, tổng kết báo cáo cho thủ trưởng. Quá trình xử lý văn bản phải đảm bảo được các nguyên tắc chung đó là: + Quản lý chặt chẽ: nguyên tắc này đảm bảo văn bản phát hành được sử dụng làm công cụ đắc lực cho quản lý, cho hoạt động sản xuất kinh doanh của cơ quan, tổ chức.Văn bản phải đăng ký không để mất mát trong quá trình lưu chuyển và sử dụng văn bản, khi đã sử dụng xong văn bản phải đưa vào sổ lưu trữ. + Văn bản phải đảm bảo bí mật + Văn bản phải được giải quyết nhanh chóng, chính xác. 1.1.5.2. Quản lý văn bản đến Văn bản đến là văn bản, tài liệu, thư từ do tổ chức tiếp nhận từ các nơi khác đến bao gồm văn bản pháp quy, công văn thư mới, báo cáo, hồ sơ, đề án, đơn hàng.... *) Thủ tục tiếp nhận Bước 1: Kiểm tra và phân loại văn bản Nhân viên văn thư khi tiếp nhận văn bản phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong nếu có. Đối với văn bản mật phải kiểm tra đối chiếu nơi gửi trước khi ký nhận Nếu phát hiện tình trạng mất hỏng bì hoặc thời gian nhận chậm hơn so với thời gian ghi trên bì đối với văn bản hoả tốc hẹn giờ thì phải báo cho người phụ trách và lập biên bản với người đưa văn thư nếu cần thiết. Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 9 Văn bản fax chuyển đến thì nhân viên văn thư kiểm tra về số lượng văn bản, số trang của văn bản để phát hiện kịp thời những thiếu sót để thông báo cho nơi gửi. Bước 2: Phân loại sơ bộ và bóc bì văn bản Sau khi tiếp nhận văn thư phải phân văn bản thành 2 nhóm: - Loại không bóc bì gồm: + gửi cho hội đồng quản trị, ban giám đốc, trưởng bộ phận và những văn bản có ghi đích danh người nhận. +Văn bản mật +Văn bản gửi cấp uỷ, đoàn thể trong cơ quan - Loại do nhân viên văn thư bóc phong bì gồm các văn bản: +Đề tên cơ quan hoặc gửi thủ trưởng nhưng không phải thư riêng +Không đóng dấu mật, không ghi rõ họ tên +gửi các đơn vị chức năng trong cơ quan - Đối với các loại phong bì, nhân viên văn thư phải bóc những bì có đóng dấu khẩn trước, không làm hỏng văn bản trong bì (rách, mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi...) và dấu bưu điện.Phải soát lại phong bì tránh bỏ sót văn bản, đối chiếu số ký hiệu ghi ngoài bì với số hiệu văn bản ghi trong bì, nếu có sai sót phải báo cho nơi gửi để giải quyết. - Nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu, khi nhận xong văn bản thì phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản. - Văn bản là đơn thư khiếu nại hoặc đến quá chậm so với ngày tháng của văn bản thì phải đính kèm văn bản với bì để làm bằng chứng. Bước 3: Đóng dấu đến và ghi sổ vào ngày đến - Tất cả các văn bản đến phải được đăng ký tập trung tại văn thư, trừ những văn bản được đăng ký riêng theo quy định của cơ quan như: hoá đơn, chứng từ kế toán..... - Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được đóng dấu đến ghi sổ vào ngày đến. Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 10 - Đối với văn bản fax phải chụp lại trước khi đóng dấu - Văn bản được chuyển qua mạng có thể in ra và đóng dấu nếu cần. - Các văn bản không thuộc diện đăng ký tại văn thư thì không phải đóng dấu mà được chuyển thẳng cho cá nhân hay bộ phận. - Dấu đến phải được đóng rõ ràng ngay ngắn vào khoảng trống dưới số ký hiệu văn bản, hoặc dưới trích yếu nội dung hay dưới ngày tháng, năm ban hành văn bản. Bước 4: Vào sổ đăng ký văn bản đến - Tất cả văn bản sau khi đóng dấu phải được vào sổ đăng ký văn bản đến hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đến trên máy vi tính. - Bộ phận văn thư phải nhất thiết sử dụng sổ theo dõi văn bản dù đã nhập dữ liệu văn bản đến trên máy vi tính. - Khi vào sổ đăng ký phải ghi rõ ràng, chính xác, không dùng bút chì, bút đỏ, không viết tắt, không viết từ hoặc cụm từ không thông dụng - Văn bản đến ngày nào thì vào sổ và chuyển giao ngay ngày đó, tuỳ theo văn bản cụ thể có thể dùng nhiều hay một sổ đăng ký. Bước 5: Trình lãnh đạo phê duyệt - Sau khi đăng ký văn bản đến phải được kịp thời trình cho người có thẩm quyền xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết - Người có thẩm quyền, căn cứ vào nội dung văn bản đến, quy chế làm việc của tổ chức, chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác của các đơn vị cá nhân, cho ý kiến phân phối văn bản, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản (trong trường hợp cần thiết). Đối với văn bản liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thì cần xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, đơn vị hoặc cá nhân tham gia và thời hạn giải quyết (nếu cần). - Ý kiến phản hồi văn bản được ghi vào mục "chuyển" trong dấu "đến", ý kiến chỉ đạo giải quyết và thời hạn giải quyết văn bản đến (nếu có) được ghi vào phiếu riêng. - Sau đó văn bản được chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký văn bản đến. Sổ đăng ký đơn thư (trong trường hợp đơn thư được vào sổ đăng ký riêng) hoặc vào các trường tương ứng trong cơ sở dữ liệu văn bản đến. Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 11 Bước 6: Phân chuyển văn bản đến - Văn bản được chuyển giao cho người có trách nhiệm giải quyết theo nguyên tắc nhanh, đúng và chặt chẽ - Không nhờ người khác hoặc đơn vị khác nhận thay. - Khi phân chuyển phải đăng ký vào sổ giao nhận, nếu là văn bản khẩn hoặc hoả tốc phải ghi rõ thời gian nhận. - Không để người không có trách nhiệm xem văn bản giấy tờ của người khác. Bước 7: Giải quyết, theo dõi giải quyết văn bản đến - Sau khi văn bản được ban lãnh đạo cho ý kiến chỉ đạo giải quyết văn bản được chuyển giao lại cho văn thư hoặc thư ký ghi vào sổ theo dõi giải quyết văn bản đến và nhanh chóng chuyển văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân được phân công xử lý văn bản. - Các văn bản khẩn phải được ưu tiên giải quyết không được chậm trễ. - Những công việc quan trọng phức tạp, sau khi đề xuất ý kiến giải quyết phải được lãnh đạo cấp cao thông qua. - Các nhân viên thụ lý phải lập "hồ sơ công việc" bao gồm hồ sơ, các văn bản được hệ thống theo thứ tự thời gian và mối liên hệ giữa các văn bản, tờ kết thúc hồ sơ. *) Theo dõi đôn đốc việc thực hiện: - Tất cả các văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết theo quy định của pháp luật hoặc quy định của cơ quan, tổ chức đều phải được theo dõi đôn đốc về thời hạn. - Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến: + Người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ theo dõi đôn đốc các đơn vị, cá nhân giải quyết văn bản đến thời hạn đã được quy định. + Căn cứ quyết định cụ thể của cơ quan, tổ chức cán bộ văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu về văn bản đến bao gồm: tổng số văn bản đến, văn bản đến đã được giải quyết, văn bản đến đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết.... để báo cáo Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 12 cho người được giao trách nhiệm. Trường hợp cơ quan, tổ chức chưa ứng dụng máy vi tính để theo dõi việc giải quyết văn bản đến thì cán bộ văn thư phải lập hồ sơ để theo dõi việc giải quyết 1.1.5.3. Việc giải quyết văn bản đi: Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu - Nhân viên văn thư tiếp nhận yêu cầu của lãnh đạo về việc hoàn thành văn bản và nếu cần thiết phải mở hồ sơ công việc - Do yêu cầu về việc cấp lãnh đạo ra thông báo, chỉ thị… mà xuất hiện yêu cầu soạn thảo văn bản. Các văn bản được ban hành chủ yếu là các quyết định về hoạt động của cơ quan tổ chức, tờ trình, báo cáo hoạt động sản xuất kinh doanh theo quý, năm của cơ quan, quy chế, quyết định đối với một số hoạt động của cơ quan, tổ chức. Bước 2: Nghiên cứu và soạn thảo văn bản - Nghiên cứu các văn bản nội dung thông tin liên quan đến vụ việc giải quyết. Sau khi đã đầy đủ thông tin tiến hành soạn thảo trên máy tính theo các biểu mẫu của cơ quan và khi soạn thảo cần đảm bảo dễ đọc nội dung rõ ràng, đảm bảo tính hợp pháp và hợp lý. Bước 3: Duyệt văn bản -Đối với văn bản phải trình bày lãnh đạo cấp cao ký, lấy ý kiến của lãnh đạo cấp đơn vị và đồng thời phải "ký nháy" vào văn bản (ký vào phía bên phải dòng chức danh của người ký văn bản). Bước 4: Kiểm tra hồ sơ - Phòng hành chính sẽ kiểm tra hồ sơ trình ký bao gồm: + Phiếu trình giải quyết công việc + Văn bản đi + Các văn bản liên quan Trong trường hợp phát hiện sai sót phòng hành chính sẽ gửi lại cho đơn vị hoặc cá nhân chịu trách nhiệm chính sửa theo đúng quy định. Bước 5: Kiểm tra thể thức văn bản - Bộ phận (cá nhân) phụ trách có trách nhiệm xem xét văn bản đã đúng với mẫu quy định chưa, đã có ý kiến của lãnh đạo đơn vị chưa. Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 13 - Văn bản đã có ý kiến phê duyệt hoặc thông qua lần cuối của người có trách nhiệm ký chưa, có dấu chức danh của người ký và dấu cơ quan chưa. - Thể thức của văn bản: Tác giả, số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu, nơi nhận.... đã đầy đủ chưa, đã đúng chưa, nếu có sai sót phải chuyển cho bộ phận hoặc cá nhân có trách nhiệm sửa. Bước 6: Vào sổ đăng ký văn bản đi - Đăng ký vào sổ công văn đi một cách chính xác, rõ ràng. Bước 7: Ban hành văn bản *) Người chịu trách nhiệm ban hành văn bản sẽ làm các thủ tục ban hành văn bản như sau: - Lấy số của văn bản, ngày tháng năm và đóng dấu sau đó bộ phận hành chính nhận một bản chính để lưu cùng với phiếu trình văn bản và các tài liệu liên quan và lưu vào hồ sơ công việc - Trường hợp văn bản do bộ phận và cá nhân ngoài văn phòng soạn thảo thì cá nhân và đơn vị soạn thảo sẽ để lại một bản lưu tại đơn vị của mình - Văn thư hành chính phải tiến hành đóng dấu tất cả những văn bản có chữ ký của lãnh đạo, đối với văn bản hoả tốc hoặc thượng khẩn chuyển ngay sau khi đóng dấu. - Bì đựng văn bản tuỳ theo từng loại văn bản có thể dùng nhiều loại bì khác nhau (không nên dùng bì quá bé hoặc quá to). Chất liệu làm bì dùng loại giấy bền, dày để không nhìn thấy chữ bên trong, nội dung ghi trên bì bao gồm: tên đầy đủ cơ quan, số ký hiệu của từng văn bản trong bì, địa chỉ của nơi nhận....phải ghi đầy đủ rõ ràng. - Khi văn bản đã hoàn thành phải được gửi đi ngay trong ngày mà văn bản được vào sổ đăng ký phát hành và vào sổ chuyển công văn Bước 8: Sắp xếp, lưu văn thư - Tất cả các văn bản đi đều phải được giữ ở bộ phận lưu 2 bản một bản sẽ để lưu ở hồ sơ theo dõi công việc của đơn vị thừa hành, một bản lưu ở văn thư. Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 14 + Bìa sổ: Mẫu sổ số 1: MẪU SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Ngày tháng đến Số đến Nơi gửi công văn Số và ký hiệu công văn Ngày tháng công văn Nơi người nhận Tên loại và trích yếu nội dung công văn Ký nhận Ghi chú …… TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN Tên cơ quan (đơn vị) Năm: …… SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Từ số:.......................................... Đến số: ....................................... Từ ngày: ..................................... Đến ngày: ................................... Quyển số: ................... Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 15 Mẫu sổ số 2: MẪU SỔ VĂN BẢN ĐẾN MẬT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Ngày tháng đến Số đến Tên cơ quan gửi công văn đến Số và ký hiệu công văn Ngày công văn Mức độ mật Tên loại và trích yếu công văn Đơn vị hoặc người nhận Ký nhận Ghi chú ...... Mẫu sổ số 3: MẪU SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN 1 2 3 4 5 6 Ngày chuyển Số lượng văn bản Số và ký hiệu văn bản Người nhận Ký nhận Ghi chú …… Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 16 Mẫu sổ số 4: MẪU SỔ VĂN BẢN ĐI 1 2 3 4 5 6 7 8 9 STT Ngày tháng văn bản đi Số và ký hiệu văn bản Tên loại và trích yếu văn bản Người ký Người nhận hoặc đơn vị nhận Đơn vị lưu văn bản và văn thư Số lượng văn bản đi Ghi chú …… Mẫu sổ số 5: MẪU SỔ VĂN BẢN ĐI MẬT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 STT Ngày tháng văn bản đi Số và ký hiệu văn bản Tên loại và trích yếu văn bản Người ký Người nhận hoặc đơn vị nhận Mức độ mật Đơn vị lưu văn bản và văn thư Số lượng văn bản đi Ghi chú …… Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 17 1.1.5.4. Xử lý văn bản mật a) Chế độ chuyển giao - Số đăng ký văn bản mật (đến và đi) dựa theo biểu mẫu của sổ đăng ký văn bản thường (đến và đi) nó chỉ thêm một cột là "mức độ mật" sau cột "trích yếu" - Nếu là văn bản mật đến có đề "tối mật" hoặc "tuyệt mật" thì được thủ trưởng cơ quan hoặc người có uỷ quyền bóc bì và chỉ người được giao nhiệm vụ quản lý các văn bản mật, tối mật, tuyệt mật mới được làm nhiệm vụ đăng ký vào sổ các văn bản này. - Văn bản mật, tối mật, tuyệt mật chuyển đi thì phải dùng 2 phong bì và chúng ta chỉ đóng dấu vào văn bản và bì bên trong đồng thời ghi rõ số hiệu, ký hiệu nơi nhận và các dấu mật, tối mật, tuyệt mật lên bì bên trong sau đó chuyển cho văn thư làm bì ngoài. Bì ngoài chỉ để nơi ghi gửi, nơi nhận kèm theo phiếu chuyển b) Giải quyết văn bản mật - Chỉ phổ biến nội dung văn bản mật cho những đối tượng cần biết hoặc có trách nhiệm thi hành - Không được mang văn bản mật về nhà - Nếu cán bộ đi công tác xa cần phải mang theo văn bản mật thì chỉ được mang những văn bản liên quan đến nhiệm vụ được giao và phải có trách nhiệm với các nội dung bảo mật đó. - Khi giải quyết công việc đối với các văn bản mật không được ghi chép những điều bí mật vào giấy hoặc sổ tay nếu chưa được cơ quan quản lý vào sổ và đánh số 1.1.5.5. Xử lý văn bản nội bộ - Văn bản nội bộ là những công văn giấy tờ sổ sách thông báo.... được sử dụng trong nội bộ cơ quan - Mỗi loại giấy tờ và văn bản nội bộ phải có sổ đăng ký riêng theo các biểu mẫu theo quy định đối với việc quyết định văn bản đến và đi và thời gian lưu trữ Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 18 văn bản nội bộ cũng cần thực hiện nghiêm túc theo quy định của cơ quan, nhà nước. 1.1.5.6. Quản lý con dấu - Nhận thông tin đóng dấu: nhân viên văn thư trong các cơ quan thường được giao trách nhiệm giữ con dấu và thực hiện các thủ tục đóng dấu khi có yêu cầu về việc đóng dấu. Cá nhân và đơn vị phát sinh nhu cầu phải liên hệ văn thư để được đóng dấu trong thời gian hành chính của công ty Tất cả văn bản chỉ được đóng dấu sau khi có chữ ký của lãnh đạo hoặc người được uỷ quyền ký *) Quản lý con dấu: - Con dấu được để tủ riêng và có khoá. Khi vắng mặt lâu ngày tủ đựng dấu phải được niêm phong do nhân viên văn thư và trưởng phòng ký tên vào niêm phong. Nhân viên văn thư phải đảm bảo luôn có hộp mực phòng ngừa và kiểm tra định kỳ - Nhân viên văn thư không được trao dấu cho người không có thẩm quyền - Khi nhân viên văn thư đi vắng con dấu được bàn giao cho trưởng phòng hành chính theo quy định - Trường hợp văn thư đi vắng nhưng đơn vị cơ quan có nhu cầu đóng dấu thì chánh văn phòng giữ chìa khoá cùng với bảo vệ cơ quan mở niêm phong và tiến hành đóng dấu theo yêu cầu sau đó phải ghi đầy đủ thông tin vào sổ theo dõi đóng dấu và cùng ký tên vào sổ. Sau khi đóng dấu xong con dấu lại được cất vào tủ khoá lại và niêm phong (có chữ ký của trưởng phòng hành chính-người được uỷ quyền và chữ ký của bảo vệ) 1.1.5.7. Quản lý hồ sơ - Hồ sơ là toàn bộ các văn bản tài liệu công bố các kết quả đạt được hay cung cấp các bằng chứng về các hoạt động được thực hiện tại cơ quan như: Hồ sơ tuyển dụng, hồ sơ tai nạn lao động, hồ sơ giải quyết khiếu nại của khách hàng…. - Hồ sơ là một tập (hoặc một) văn bản có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc hoặc một người, được hình thành trong quá trình giải quyết ._.văn bản đó. Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 19 - Công tác quản lý hồ sơ gồm các công việc sau: 1. Sử dụng hồ sơ - Hồ sơ là tài sản của cơ quan, không ai được tự ý huỷ, chiếm làm của riêng hoặc mang đi nơi khác nếu không được người có thẩm quyền cho phép. - Các hồ sơ phải được sử dụng đúng mục đích, phạm vi và quyền hạn. - Mọi nhân viên đều được phép tiếp cận hồ sơ trong bộ phận mình (trừ hồ sơ mật) và phải có trách nhiệm bảo quản sắp xếp khoa học sau khi sử dụng. - Hồ sơ mật khi cần sử dụng phải có sự đồng ý của người có thẩm quyền - Nếu có nhu cầu sử dụng hồ sơ của bộ phận khác, hoặc sao chụp hồ sơ phải có sự đồng ý của trưởng phòng ban quản lý hồ sơ - Việc mượn hồ sơ phải đảm bảo đúng quy trình và nguyên tắc của cơ quan 2. Xác định hồ sơ lưu - Văn phòng có trách nhiệm phối hợp cùng trưởng các bộ phận liên quan tập hợp toàn bộ hồ sơ và lập danh mục hồ sơ lưu để trình lãnh đạo phê duyệt. - Trong trường hợp phát sinh hồ sơ mới, quy trình bổ sung và ban hành sẽ tương tự như ban hành tài liệu mới - Danh mục hồ sơ của cơ quan được chuyển cho các bộ phận làm căn cứ để họ lập danh mục hồ sơ cho bộ phận mình - Ít nhất một năm một lần văn phòng cùng đại diện lãnh đạo của mỗi bộ phận xem xét lại danh mục hồ sơ để cập nhật và thay đổi cho phù hợp với tình hình mới. 3. Lập danh mục hồ sơ - Tất cả hồ sơ của các phòng ban được phân loại và lập thành danh mục hồ sơ - Khi phát sinh hồ sơ mới, trưởng bộ phận phải phân công người cập nhật vào danh mục hồ sơ của bộ phận mình. Danh mục hồ sơ cũ phải được huỷ an toàn, tránh sử dụng nhầm lẫn. 4. Nhận dạng và phân loại hồ sơ - Toàn bộ hồ sơ của cơ quan phải được nhận dạng và phân loại phù hợp theo danh mục hồ sơ đã được lập.Việc phân loại phải đảm bảo nguyên tắc dễ tìm và được lưu lâu dài. - Các hồ sơ phù hợp thì lưu vào danh mục hồ sơ, các hồ sơ không cần thiết thì huỷ theo quy định của cơ quan, hồ sơ chưa xác định lưu hay huỷ thì có mục lưu Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 20 riêng, sau 6 tháng nếu không sử dụng thì đem huỷ, nếu có sử dụng thì cập nhập vào danh mục hồ sơ. 5. Sắp xếp hồ sơ - Hồ sơ phải đảm bảo sắp xếp theo tuần tự thời gian thực hiện và cập nhật công việc hoặc mối quan hệ liên đới nhau - Việc sắp xếp hồ sơ có thể theo tập hợp văn bản cùng tên loại, cùng chủ đề, theo đơn vị giao dịch. Sử dụng các loại cặp, bìa hồ sơ thích hợp để mở và lưu thuận tiện, trên gáy hoặc ngoài bìa phải ghi mã hiệu theo quy định của cơ quan. - Mỗi tập hồ sơ để trong một file riêng, ngoài file ghi rõ loại hồ sơ, bộ phận lưu giữ, thời gian phát sinh nếu cần.Hàng tháng mỗi bộ phận có trách nhiệm tổ chức dọn dẹp nơi lưu trữ hồ sơ, để đảm bảo ngăn nắp và khoa học. - Tất cả bộ phận phải có chỗ lưu hồ sơ thích hợp và cử người theo dõi, quản lý. 6. Bảo quản hồ sơ - Bộ phận cá nhân được giao trách nhiệm lưu giữ phải có bộ phận bảo quản tốt, đảm bảo an toàn cho hồ sơ tuỳ theo tầm quan trọng và đặc tính từng loại.Khi có nhu cầu cung ứng các phương tiện và thiết bị bảo quản phải trình kịp thời lên lãnh đạo cơ quan để giải quyết.Khi phát hiện có bất kỳ sự cố nào về hồ sơ phải báo cáo kịp thời cho trưởng bộ phận xem xét giải quyết hoặc xin ý kiến chỉ đạo. - Tuỳ thuộc tính chất quan trọng của hồ sơ, lãnh đạo cơ quan quyết định mức độ bảo mật trưởng phòng ban triển khai thực hiện và quyết định bổ sung chi tiết nhưng không được trái với quyết định của cơ quan. - Lãnh đạo cơ quan phải xem xét việc ban hành những quyết định cụ thể về việc bảo quản hồ sơ khi cần thiết và có biện pháp xử lý khi cán bộ công nhân viên có vi phạm quyết định. 7. Cập nhập hồ sơ - Khi phát hiện hồ sơ mới trong vòng tối đa nửa tháng mỗi bộ phận có trách nhiệm cập nhật vào danh mục hồ sơ. Mỗi hồ sơ phải bao gồm các dữ liệu theo quy định - Trong quá trình thực hiện công việc, người thực hiện có trách nhiệm tập hợp các bằng chứng liên quan đến từng vấn đề lưu vào hồ sơ. Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 21 8. Kiểm tra thời gian lưu trữ - Căn cứ xác định thời gian lưu trữ tại các phòng ban như sau: + Yêu cầu của pháp luật + Nhu cầu tái sử dụng các dữ liệu trong hồ sơ + Yêu cầu của hợp đồng, đơn hàng + Thời gian, vòng đời của sản phẩm dịch vụ + Yêu cầu khác do các bên hữu quan đưa ra + Yêu cầu của cơ quan chủ quản 9. Huỷ hồ sơ - Hàng tháng các bộ phận có trách nhiệm kiểm tra danh mục hồ sơ để huỷ những hồ sơ đã hết hạn. Phương pháp huỷ theo quy định của Nhà nước và thông lệ của từng cơ quan - Nếu huỷ hồ sơ với số lượng lớn, quan trọng sẽ do Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan thực hiện (ít nhất một lần/ mỗi năm) với tư cách tư vấn để lãnh đạo phê duyệt - Việc tiêu huỷ hồ sơ phải được trưởng bộ phận quản lý lập thành biên bản (thời gian, địa điểm huỷ, người thực hiện, danh mục hồ sơ huỷ, ký tên) kèm theo bản ký có chữ ký của chủ tịch và các thành viên của hội đồng xác định giá trị tài liệu có những nhiệm vụ cụ thể như sau: + Tham gia vào việc dự thảo các bản kê tài liệu và thời hạn bảo quản các tài liệu khác + Xét và điều chỉnh thời hạn bảo quản đối với một số tài liệu đã được quy định trong bảng kê tài liệu của cơ quan + Xét các tài liệu cần bảo quản tạm thời nhưng đến nay đã hết giá trị cần cho tiêu huỷ - Sau khi biên bản được lãnh đạo phê duyệt mới được tiến hành tiêu huỷ theo quy định (đảm bảo bí mật về nội dung và có sự chứng kiến của hội đồng). 1.2. Công tác lƣu trữ 1.2.1. Khái niệm về công tác lưu trữ - Công tác lưu trữ là khâu cuối cùng của quá trình xử lý thông tin.Tất cả những văn bản đến đã qua xử lý, bản lưu của văn bản đi và những hồ sơ tài liệu liên quan đều phải được chuyển vào lưu trữ. Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 22 - Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước bao gồm tất cả các những vấn đề lý luận thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân. - Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ xã hội.Vì thế công tác lưu trữ là một mắt xích không thể thiếu trong hoạt động của bộ máy Nhà nước. Ở nước ta công tác lưu trữ thực hiện hai nhiệm vụ sau: + Thực hiện các nhiệm vụ quản lý Nhà nước về lưu trữ + Thực hiện các nhiệm vụ sự nghiệp lưu trữ thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ, bảo quản bảo vệ an toàn và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Công tác lưu trữ là sự lựa chọn, giữ lại và tổ chức khoa học những văn bản, tài liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức để làm bằng chứng tra cứu thông tin cần thiết trong quá trình hoạt động. - Tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính của những tài liệu có giá trị được chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, được bảo quản trong kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho các mục đích chính trị, văn hoá, khoa học, lịch sử của toàn xã hội. Tóm lại: Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận thực tiễn và pháp chế liên quan đến việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng của nhân dân. 1.2.2. Vị trí, ý nghĩa cuả công tác lưu trữ Công tác lưu trữ là một khâu rất quan trọng trong quy trình xử lý thông tin, là một nội dung quan trọng trong hoạt động văn phòng. Công tác này có ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý của cơ quan. Công tác lưu trữ ra đời là do đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu. Ngày nay, những yêu cầu mới của công tác quản lý nhà nước, quản lý xã hội, quản lý sản xuất kinh doanh công tác lưu trữ có vai trò đặc Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 23 biệt quan trọng đối với các các lĩnh vực của đời sống xã hội bởi thông tin trong tài liệu lưu trữ là loại thông tin có độ tin cậy cao do nguồn gốc hình thành, do đặc trưng pháp lý và tính chất làm bằng chứng lịch sử của tài liệu lưu trữ quy định. Vai trò của công tác lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước, quản lý sản xuất kinh doanh được thể hiện trên những khía cạnh cụ thể sau: - Việc khai thác thông tin phục vụ soạn thảo, ban hành văn bản có thể từ nhiều nguồn khác nhau nhưng nguồn thông tin từ tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng vì tính chính xác, độ tin cậy cao, thuận lợi, nhanh chóng, tiết kiệm. Nguồn thông tin văn bản sử dụng để nghiên cứu đều đã qua các khâu xử lý nghiệp vụ của công tác lưu trữ: thu thập, tra tìm, lựa chọn, tổ chức khai thác sử dụng văn bản. - Dựa trên những thông tin được lưu trữ để nghiên cứu tìm ra quy luật vận động, từ đó dự báo về xu hướng phát triển của vấn đề trong tương lai, nhất là sự vận động của đối tượng chịu sự tác động của văn bản đang soạn thảo; tìm hiểu đối tượng của văn bản đã hiểu và quan tâm, chờ mong gì về vấn đề đó; dự đoán phản ứng của họ khi nhận được văn bản...Từ đó tìm ra cách thức tác động phù hợp với quy luật vận động của đời sống xã hội. -Trong quá trình xây dựng một văn bản, cần phải nghiên cứu pháp luật liên quan đến nội dung văn bản của giai đoạn trước, nhằm đánh giá những thành công, thất bại của từng văn bản, từng quy định; tìm hiểu nguyên nhân để kế thừa những hạt nhân hợp lý, phát huy giá trị tích cực, hạn chế đến mức thấp nhất những tác động tiêu cực, những thiệt hại có thể xảy ra cho xã hội của văn bản mới. Như vậy, làm tốt các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy cho hoạt động hệ thống hoá pháp luật được tốt, góp phần loại bỏ những quy phạm lỗi thời, làm giảm sự chồng chéo giữa các văn bản quy phạm pháp luật, nâng cao chất lượng, hiệu quả bảo đảm cung cấp thông tin cho hoạt động xây dựng hệ thống văn bản *) Làm tốt công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy công tác văn thư và hành chính, văn phòng đạt hiệu quả; nâng cao hiệu quả hoạt động, thúc đẩy nhanh quá trình thực hiện cải cách .Quá trình hình thành văn bản từ soạn thảo, ban hành, quản Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 24 lý văn bản đến lưu trữ hiện hành và đưa vào lưu trữ lịch sử có mối quan hệ chặt chẽ, phụ thuộc, thúc đẩy nhau. Điều đó được thể hiện: - Tất cả các hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc hành chính trên mọi lĩnh vực của nhà nước hàng ngày, hàng giờ đều gắn liền với văn bản, điều đó cũng có nghĩa là gắn liền việc tổ chức sử dụng văn bản nói riêng, với công tác lưu trữ nói chung. Trong quá trình xây dựng quy hoạch, kế hoạch, nhất thiết phải có nghiên cứu thực trạng vấn đề đó ở giai đoạn trước để đúc rút kinh nghiệm, tìm ra nguyên nhân làm cho công việc thành công hay không thành công, từ đó đưa ra nhiệm vụ, kế hoạch sát hợp với thực tế.Như vậy, hệ thống văn bản quản lý vừa là phương tiện vừa là sản phẩm của hoạt động quản lý nhà nước, đồng thời cũng là thành phần tài liệu chủ yếu của Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam. Tài liệu lưu trữ cung cấp thông tin có giá trị pháp lý và chính xác nhất cho hoạt động quản lý, khắc phục tệ quan liêu, nâng cao hiệu quả của quản lý.Công tác lưu trữ góp phần vào việc thực hiện cải cách thủ tục hành chính, xây dựng một nền hành chính hiện đại, tiên tiến.Thực hiện tốt công tác lưu trữ, công văn, giấy tờ là một trong những điều kiện để thực hiện cải cách thủ tục hành chính của các cơ quan đơn vị. Công việc của một cơ quan, một xí nghiệp được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do công văn, giấy tờ có làm tốt hay không, do việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có được cẩn thận hay không. *)Tài liệu lưu trữ góp phần quan trọng trong việc bảo vệ pháp luật, bảo vệ thể chế nền hành chính nhà nước và quyền lợi chính đáng của công dân, góp phần tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa. Sử dụng thông tin từ văn bản quản lý nhà nước để theo dõi, điều hành và kiểm tra công việc trong cơ quan một cách khoa học, có hệ thống, có căn cứ chính xác.Kiểm tra là điều kiện tất yếu để bảo đảm cho hoạt động của bộ máy quản lý nhà nước có hiệu quả. - Hồ sơ tài liệu lưu trữ là chứng cứ chân thực có độ chính xác cao để các cấp có thẩm quyền tiến hành kiểm tra tiến độ, sự phù hợp, đúng đắn của quá trình giải quyết công việc, từ đó kiểm tra, đánh giá hoạt động của các cơ quan trong bộ máy nhà nước. Nó có vai trò quan trọng bậc nhất trong việc xem xét các hành vi hành Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 25 chính trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ quản lý của các cơ quan, là cơ sở quan trọng để giải quyết các tranh chấp giữa các cơ quan, tổ chức, cá nhân, giải quyết các quan hệ pháp lý trong quản lý hành chính. Đại đa số các văn bản áp dụng pháp luật được ban hành trên cơ sở pháp luật hiện hành, tuy nhiên, có trường hợp phải áp dụng quy phạm đã hết hiệu lực tại thời điểm áp dụng pháp luật nhưng có hiệu lực tại thời điểm xảy ra hành vi vi phạm pháp luật 1.2.3. Chức năng của công tác lưu trữ Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động của Nhà nước với các chức năng bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.Do đó công tác lưu trữ có các chức năng sau: - Giúp Nhà nước tổ chức, bảo quản hoàn chỉnh và an toàn tài liệu phông lưu trữ quốc gia. -Tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu, phông lưu trữ quốc gia góp phần thực hiện tốt đường lối chủ trương chính sách của đảng và nhà nước đề ra trong giai đoạn cách mạng. Hai chức năng có mối quan hệ mật thiết với nhau, nếu thực hiện một cách thống nhất, đan xen kết hợp hài hoà sẽ tạo tiền đề về thực hiện chức năng tổ chức và sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia 1.2.4. Tính chất của công tác lưu trữ 1.2.4.1. Tính chất khoa học - Nghiên cứu tìm ra các quy luật hoạt động xã hội được phản ánh vào tài liệu lưu trữ xây dựng hệ thống lý luận về lưu trữ để thực hiện các nội dung chuyên môn của công tác lưu trữ như phân loại xác định giá trị, thu thập và bổ sung tài liệu, xây dựng hệ thống công cụ tra cứu, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. - Mỗi quy trình nghiệp vụ lưu trữ của mỗi loại hình tài liệu lưu trữ để có những đặc thù của nó, khoa học phải tìm tòi phát hiện ra đặc điểm cụ thể của từng loại hình tài liệu lưu trữ và đề ra một cách chính xác cách tổ chức khoa học cho từng loại hình tài liệu. - Khoa học lưu trữ phải nghiên cứu kế thừa các kết quả nghiên cứu khoa học của các ngành khác để áp dụng hữu hiệu vào các quy trình nghiệp vụ lưu trữ. Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 26 Những thành tựu của toán học, tin học, hoá học, sinh học... đang được nghiên cứu ứng dụng để bảo quản vẹn toàn tài liệu lưu trữ, thông tin nhanh chóng, chính xác, nội dung tài liệu lưu trữ phục vụ nghiên cứu. - Để quản lý thống nhất các lĩnh vực, nhiệm vụ lưu trữ, công tác tiêu chuẩn hoá trong lưu trữ cũng phải nghiên cứu một cách đầy đủ.Các tiêu chuẩn cho từng loại hình tài liệu, tiêu chuẩn về giá tài liệu, tủ, bìa, cặp... bảo quản tài liệu là những vấn đề đặt ra cho công tác tiêu chuẩn hoá của ngành. 1.2.4.2. Tính chất cơ mật -Về lý thuyết, tài liệu lưu trữ chủ yếu có giá trị lịch sử, tài liệu này phải được sử dụng rộng rãi và phục vụ nghiên cứu lịch sử, giúp đỡ cho mọi hoạt động xã hội. Tuy nhiên một số tài liệu lưu trữ còn chứa đựng nhiều nội dung thuộc bí mật quốc gia, do đó kẻ thù tìm mọi thủ đoạn âm mưu để đánh cắp các bí mật quốc gia trong tài liệu. Vì vậy các nguyên tắc, chế độ trong công tác lưu trữ phải thể hiện đầy đủ tính chất bảo vệ các nội dung cơ mật của tài liệu, cán bộ lưu trữ phải là những người giác ngộ quyền lợi giai cấp vô sản, quyền lợi dân tộc luôn cảnh giác và có ý thức tổ chức kỷ luật, chấp hành nghiêm chỉnh các quy chế bảo mật tài liệu lưu trữ của Đảng và Nhà nước. 1.2.5. Nội dung công tác lưu trữ bao gồm: - Phân loại tài liệu lưu trữ - Xác định giá trị tài liệu - Thu thập, bổ sung tài liệu vào kho (phòng) lưu trữ - Bảo quản tài liệu lưu trữ - Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ - Tiêu huỷ tài liệu lưu trữ 1.2.5.1. Phân loại tài liệu lưu trữ Phân loại tài liệu lưu trữ là sự phân chia tài liệu thành các nhóm, các khối hoặc các đơn vị chi tiết lớn nhỏ khác nhau dựa vào những đặc trưng của chúng nhằm tổ chức một cách khoa học và sử dụng một cách có hiệu quả các tài liệu đó. Phân loại tài liệu lưu trữ nói chung là quá trình tổ chức khoa học nhằm làm cho tài liệu thuộc phông lưu trữ quốc gia, tài liệu trong từng kho lưu trữ và các Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 27 phông lưu trữ phản ánh đúng hoạt động của các cơ quan đoàn thể, xí nghiệp, cá nhân đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu về nghiên cứu, sử dụng, bảo quản tài liệu được thuận tiện an toàn. Việc phân loại tài liệu đòi hỏi phải có phương pháp sắp xếp thích hợp, phù hợp với yêu cầu sử dụng của từng cơ quan. Có nhiều phương pháp phân loại hồ sơ như: phân loại theo cơ cấu, phân loại theo thời gian, phân loại theo ngành hoạt động, phân loại theo đặc trưng vấn đề…. 1.2.5.2. Xác định giá trị tài liệu Xác định giá trị tài liệu lưu trữ là việc nghiên cứu để quy định thời gian cần bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan và lựa chọn để đưa vào bảo quản trong các phòng, các kho lưu trữ những tài liệu có giá trị về các mặt chính trị, kinh tế văn hoá, khoa học….. Thông qua việc đánh giá sẽ loại ra để huỷ bỏ những tài liệu đã thực sự hết ý nghĩa trên mọi phương diện nhằm nâng cao chất lượng các phông lưu trữ.Mục đích cơ bản của công tác xác định giá trị tài liệu là quy định thời hạn cần thiết cho việc bảo quản tài liệu, bổ sung những tài liệu có giá trị, loại ra để huỷ bỏ những tài liệu đã hết giá trị. 1.2.5.3. Thu thập, bổ sung tài liệu vào kho (phòng) lưu trữ - Thu thập bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ là quá trình giao nộp và tiếp nhận tài liệu để giải quyết xong ở văn thư, ở các đơn vị vào lưu trữ cơ quan và quá trình giao nộp, tiếp nhận những tài liệu có giá trị lịch sử đã đến hạn nộp lưu từ lưu trữ cơ quan vào lưu trữ lịch sử có thẩm quyền. Tài liệu thu thập được bổ sung theo hệ thống khu vực thẩm quyền nhằm tăng thêm tài liệu lưu trữ có giá trị cho các kho lưu trữ. - Trong quá trình thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ đặc biệt chú ý đến những tài liệu được hình thành ở các đơn vị, cơ quan, ngoài ra còn chú ý sưu tầm những tài liệu nằm rải rác ở bảo tàng, thư viện hay trong nhân dân…. ` - Bổ sung tài liệu là công tác sưu tầm và thu thập thêm, làm phong phú và hoàn chỉnh thêm tài liệu các phông lưu trữ của cơ quan, các kho lưu trữ trung ương và địa phương theo nguyên tắc thống nhất. - Bổ sung tài liệu cần phải tiến hành thường xuyên, có tính thiết thực, kịp thời, đặc biệt chú ý tới khả năng sử dụng chúng trong thực tế. Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 28 1.2.5.4. Bảo quản tài liệu lưu trữ - Là quá trình áp dụng các biện pháp khoa học để kéo dài tuổi thọ chống hư hại đối với tài liệu lưu trữ và đảm bảo an toàn cho tài liệu nhằm phục vụ được tốt hơn các yêu cầu nghiên cứu khai thác tài liệu trước mắt và lâu dài. - Tài liệu lưu trữ được hình thành từ những vật liệu chủ yếu như: giấy, phim….Tuổi thọ của chúng phụ thuộc rất nhiều vào điều kiện tự nhiên và kĩ thuật bảo quản.Không chỉ bảo quản tài liệu lưu trữ tránh ảnh hưởng xấu từ điều kiện tự nhiên mà còn phải bảo vệ được chúng để không bị lộ các tài liệu có liên quan tới các bí mật an ninh, chính trị,quốc gia ra bên ngoài. Vì vậy hệ thống kho lưu trữ phải đáp ứng được: + Bảo quản tài liệu lưu trữ chống lại sự phân huỷ tự nhiên + Chống lại sự đánh cắp, phá huỷ tài liệu lưu trữ của kẻ thù 1.2.5.5. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ - Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình phục vụ khai thác thông tin tài liệu phục vụ các yêu cầu nghiên cứu. Đây là nhiệm vụ rất quan trọng của cơ quan tổ chức, nội dung chủ yếu là tổ chức phòng đọc phục vụ độc giả, công bố, giới thiệu trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ.Với mục đích cao nhất của công tác lưu trữ là bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. - Sử dụng tài liệu lưu trữ có thể có những hình thức cơ bản như: + Mở các phòng đọc + Giới thiệu tài liệu trên các phương tiện thông tin đại chúng như sách, báo, đài, internet… + Tổ chức trưng bày triển lãm tài liệu lưu trữ 1.2.5.6. Tiêu huỷ tài liệu lưu trữ Tiêu huỷ tài liệu trong trường hợp tài liệu không còn bất cứ giá trị nào đối với cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Mục đích chính của công tác này nhằm giải phóng chỗ để giảm bớt số lượng hồ sơ lưu trữ phải bảo quản - Trước khi tiêu huỷ hồ sơ, tài liệu cần phải được đánh giá theo tiêu chí sau: +Giá trị chính trị: Hồ sơ, tài liệu có tác dụng trong công tác lãnh đạo, định hướng hoạt động của cơ quan để xây dựng và phát triển kinh tế xã hội của đất nước và địa phương. Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 29 + Giá trị khoa học: Là chứng cứ tài liệu cho các công trình nghiên cứu cho việc xây dựng đề án và các kế hoạch + Giá trị thực tiễn: Phục vụ tra cứu hàng ngày ` Khi đánh giá giá trị tài liệu cần xem xét nội dung, tác giả ban hành, địa điểm và hoàn cảnh hình thành…. phải lập “Hội đồng xác định giá trị tài liệu lưu trữ”.Sau khi đánh giá những hồ sơ, tài liệu không cần thiết, hết giá trị, trùng lặp, hết thời hạn bảo quản sẽ đưa vào tiêu huỷ. Những tài liệu tiêu huỷ phải được ban hành bằng quyết định tiêu huỷ (có danh mục cụ thể). Khi tiêu huỷ phải đốt hoặc dùng máy nghiền có sự chứng kiến của những người có trách nhiệm, tuyệt đối không được bán giấy vụn hoặc xé bỏ sơ sài. Sau khi tiêu huỷ phải lập biên bản tiêu huỷ có chữ ký của cán bộ lưu trữ, chữ ký của đại diện hội đồng xác định giá trị tài liệu và xác nhận của lãnh đạo cơ quan. 1.3. Mối quan hệ và tầm quan trọng của công tác văn thƣ – lƣu trữ 1.3.1. Mối quan hệ của công tác văn thư – lưu trữ Giữa công tác văn thư và lưu trữ không có sự tách biệt mà có mối quan hệ chặt chẽ, thúc đẩy với nhau.Mối quan hệ này thể hiện qua sự liên tục trong quá trình từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản đến lưu trữ hiện hành và đưa vào lưu trữ lịch sử. Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu các thông tin, các tài liệu đã xử lý trước đó là rất quan trọng để hình thành nên văn bản.Các tài liệu được lưu trữ tốt sẽ là nguồn cung cấp những thông tin có giá trị pháp lý, chính xác và kịp thời nhất cho người soạn thảo văn bản. Trên thực tế, cơ quan quản lý nhà nước không thể rút ngắn thời gian ban hành các quyết định, giải quyết kịp thời, đúng đắn các yêu cầu của công dân nếu không có đầy đủ, kịp thời thông tin từ tài liệu lưu trữ. Công việc của một cơ quan được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do công văn, giấy tờ có làm tốt hay không, do việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có được cẩn thận hay không. Như vậy, thực hiện tốt công tác lưu trữ sẽ góp phần thúc đẩy thực hiện tốt công tác văn thư. Ngược lại, thực hiện tốt công tác văn thư cũng sẽ góp phần thực hiện tốt công tác lưu trữ.Cụ thể là việc quản lý văn bản và lập hồ sơ hiện hành có ảnh Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 30 hưởng quan trọng đến việc thực hiện tốt công tác lưu trữ. Có thể xem công tác lập hồ sơ như là cầu nối giữa công tác văn thư với công tác lưu trữ.Nếu hồ sơ được lập khoa học sẽ tiết kiệm thời gian, công sức và tạo điều kiện thuận lợi để công tác lưu trữ phát triển, từ đó từng bước phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ. Theo giáo sư Sue McKemmish - Lưu trữ Quốc gia Úc: “Lập hồ sơ tốt ngay từ khâu văn thư sẽ phục vụ tốt hơn cho cả mục đích hiện hành cũng như mục đích trong tương lai”. 1.3.2. Tầm quan trọng của công tác văn thư – lưu trữ Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực, hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư và lưu trữ nói chung. Do đó, vai trò của công tác văn thư và lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước, quản lý sản xuất kinh doanh là rất quan trọng, thể hiện ở 4 điểm sau: - Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội. Đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan. - Giúp cho cán bộ, công chức cơ quan nâng cao hiệu suất công việc và giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước, cải cách quản lý doanh nghiệp ở nước ta hiện nay. - Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ chức, cá nhân. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát. - Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và các bí mật quốc gia. Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 31 Từ những lẽ trên, có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt công tác văn thư và lưu trữ sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước, quản lý sản xuất kinh doanh được thông suốt. Thiết nghĩ mỗi cơ quan hành chính nhà nước, cơ quan doanh nghiệp cần phải có một nhận thức đúng đắn về về vị trí và vai trò của công tác văn thư, lưu trữ để có thể đưa ra những biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị mình đi vào nề nếp và góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của cơ quan, đơn vị. Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 32 CHƢƠNG II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƢ-LƢU TRỮ TẠI XÍ NGHIỆP SỬA CHỮA TÀU 81 2.1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 nằm ở ven đường 438 thuộc đường Hùng Vương phường Hùng Vương - Quận Hồng Bàng.Xí nghiệp là chi nhánh thuộc Công ty Cổ phần vận tải thuỷ số 4 Công ty Vận tải thuỷ số 4 là doanh nghiệp Nhà nước được thành lập ngày 5 tháng 7 năm 1993 theo quyết định của Bộ GTVT số 1354/TCCB-LĐ Nhưng đến năm 2005 theo quyết định số 926/QĐ-BGTVT ngày 06/04/2005 của Bộ GTVT chuyển doanh nghiệp Nhà nước Công ty vận tải thuỷ số 4 thuộc Tổng công ty đường sông miền Bắc thành Công ty cổ phần Vận tải thuỷ số 4. Tháng 01 năm 2006 Xí nghiệp bắt đầu hoạt động theo quy mô Cổ phần hóa của Công ty Cổ phần Vận tải thủy số 4 (đơn vị trực thuộc) hạch toán kinh tế phụ thuộc. Xí nghiệp được khắc con dấu để giao dịch và mở tài khoản chuyên thu hoặc chuyên chi tại các ngân hàng địa phương sở tại theo Quyết định của UBND thành phố. 2.2. Khái quát về Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 2.2.1. Cơ cấu tổ chức Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 là Chi nhánh của Công ty Cổ phần vận tải thủy số 4 chuyên làm nhiệm vụ sữa chữa, đóng mới phượng tiện thủy cho Công ty. Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 hoạt động với chế độ hạch toán phụ thuộc. Sau đây là sơ đồ tổ chức bộ máy xí nghiệp sửa chữa tàu 81: Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 33 (Nguồn: Ban Nhân chính – Kế hoạch Xí nghiệp sửa chữa tàu 81) PHÓ GIÁM ĐỐC BAN NHÂN CHÍNH - KẾ HOẠCH BAN KỸ THUẬT ĐIỀU ĐỘ BAN TÀI CHÍNH TỔ BẢO VỆ Tổ Sắt hàn 4 Tổ Sắt hàn 5 Tổ Sắt hàn 6 Tổ Sắt hàn 7 Tổ Sắt hàn 8 Tổ Bảo Dưỡng Tổ máy Tổ Tiện Tổ Điện Tổ Nguội Tổ Mộc Tổ triền đà GIÁM ĐỐC ĐẢNG UỶ CÔNG ĐOÀN Tổ Sắt hàn 3 Tổ Sắt hàn 2 Phun cát sơn, V/s triền TỔ DỊCH VỤ Tổ Sắt hàn 1 Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 34 Tháng 01 năm 2006 Xí nghiệp bắt đầu hoạt động theo quy mô Cổ phần hóa của Công ty Cổ phần Vận tải thủy số 4. Trong khi sắp xếp lại lao động Công ty đã giải quyết cho 79 lao động của Xí nghiệp về nghỉ hưởng chế độ 41CP của Chính phủ, trong đó có 08 lao động gián tiếp. Số lao động năm 2005 là 286 người, trong đó có 40 lao động gián tiếp cả lái xe và phụ kho. Hiện nay là 214 người trong đó có 31 lao động gián tiếp cả lái xe và phụ kho. Xí nghiệp đã tinh giảm gọn nhẹ từ 5 ban nghiệp vụ (Ban nhân chính , Ban tài chính, Ban kỹ thuật - điều độ, Ban kế hoạch- vật tư, Ban bảo vệ, 02 phân xưởng) còn 3 ban nghiệp vụ gồm: Ban nhân chính- Kế hoạch, Ban kỹ thuật - Điều độ, Ban Tài chính Do nhiệm vụ, yêu cầu quản lý hiện nay tạo thuận lợi để sản xuất kinh doanh đạt kết quả tốt hoàn thành xuất s._. tàu 81 Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 65 phân loại tài liệu một các thuận lợi cho việc lưu trữ. Phân loại theo các hoạt động chủ yếu như: báo cáo tổng hợp, các hoạt động chuyên môn, tổ chức, tài chính, nhân sự, trang bị cơ sở vật chất, xây dựng cơ bản các hoạt động khác… - Do Xí nghiệp lưu trữ theo hình thức phân tán nên hầu hết tài liệu được lưu trữ tại ngay các phòng ban chuyên môn. Ban Nhân chính chỉ lưu trữ và bảo quản tài liệu liên quan đến các mặt; báo cáo tổng hợp, trang bị cơ sở vật chất, các hoạt động nội bộ. 2.5.2. Xác định giá trị tài liệu - Nhân viên văn thư xác định giá trị tài liệu theo các quy định hiện hành, quy định thời gian bảo quản cho từng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của công ty và lựa chọn đưa vào bảo quản trong các phòng những tài liệu có giá trị - Đối với những tài liệu chỉ mang tính chất tham khảo như: sách báo, kế hoạch hoạt động sản xuất ngắn hạn (hàng tuần, hàng tháng) được bảo quản tạm thời. - Đối với những hồ sơ tài liệu phản ánh các hoạt động chính của công ty trong thời gian dài (6 tháng, 1 năm) như: báo cáo tổng kết hàng quý, hàng năm về các mặt kinh tế, tài chính, thương mại, sản xuất hay những tài liệu cơ bản về quá trình xây dựng và phát triển của công ty được bảo quản dài hạn. - Qua việc đánh giá giá trị tài liệu nhân viên văn thư lưu trữ đã loại ra được những tài liệu hết giá trị trên mọi phương diện tiêu huỷ và giữ gìn được những tài liệu có giá trị do đó nâng cao được chất lượng công tác lưu trữ tại công ty 2.5.3. Thu thập, bổ sung tài liệu vào kho (phòng) lưu trữ Hiện nay tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 chỉ có một nhân viên văn thư nên hầu hết các công việc đều do nhân viên này đảm nhiệm nên cán bộ văn thư không có thời gian tiến hành thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ vì vậy nên ảnh hưởng rất nhiều đến công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ. - Mặt khác do Xí nghiệp không tiến hành lưu trữ tập trung nên gây khó khăn lớn cho việc bổ sung tài liệu cho công tác lưu trữ. Cán bộ văn thư cũng chưa chú ý quan tâm nhiều tới việc thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ, cụ thể là phòng văn thư không có kế hoạch để thu thập, bổ sung tài liệu làm phong phú tài liệu lưu trữ cho Xí nghiệp. Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 66 - Tài liệu lưu trữ hết sức đơn giản, phòng văn thư chỉ lưu trữ những tài liệu đã qua xử lý, hoàn toàn không có phim ảnh….Hàng năm cán bộ văn thư không dựa vào sổ đăng ký công văn đi, đến hoặc dựa vào danh mục hồ sơ để lập bản kê hay mục lục hồ sơ. Thực tế có rất nhiều doanh nghiệp bằng phương pháp này đã dễ dàng phát hiện những tài liệu còn thiếu để bổ sung kịp thời 2.5.4. Bảo quản tài liệu lưu trữ - Trong Ban Nhân chính có trang bị tủ đựng hồ sơ nhưng không phải loại chuyên dụng mà tài liệu đuợc để với các giấy tờ văn bản khác nên vẫn còn sơ sài trong công tác bảo quản tài liệu.Nhân viên văn thư tiến hành ghim tài liệu thành quyển để vào trong tủ nhưng không có sử dụng kỹ thuật hay biện pháp nào để kéo dài tuổi thọ và chống hư hại cho tài liệu. - Đối với sổ đăng ký văn bản đến: do số lượng văn bản đến Công ty trong một năm rất ít nên Ban Nhân chính dùng một quyển sổ để đăng ký văn bản đến cho nhiều năm. Khi kết thúc một năm, cán bộ văn thư ghim phần đã vào sổ của năm kết thúc và tiếp tục vào sổ cho năm tiếp theo. - Tại Ban Nhân chính hồ sơ lưu trữ được bảo quản tạm thời theo thời hạn quy định là một nhiệm kỳ (5 năm).Những tài liệu có giá trị được tiếp tục bảo quản, còn những tài liệu khác được đưa đi tiêu huỷ. - Do tài liệu lưu trữ của Ban Nhân chính chỉ có một loại tài liệu giấy là các văn bản đã qua xử lý nên phòng văn thư cũng không có chế độ duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng phù hợp với tài liệu lưu trữ. 2.5.5. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ - Tài liệu lưu trữ của Xí nghiệp được sử dụng để phục vụ nhu cầu công việc của các phòng ban đơn vị trong Xí nghiệp và các nhu cầu riêng chính đáng. - Cán bộ công nhân viên trong Xí nghiệp có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ vì mục đích công việc đều tiến hành xin ý kiến của lãnh đạo.Người ngoài Xí nghiệp có nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu của Xí nghiệp đều xin giấy giới thiệu ghi rõ mục đích nghiên cứu tài liệu. - Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu tại Xí nghiệp gồm: + Nghiên cứu ngay tại phòng văn thư Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 67 + Với những trường hợp đặc biệt do nhu cầu sử dụng tài liệu ở ngoài phòng văn thư thì trưởng phòng Ban nhân chính là người có thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu bằng văn bản. 2.5.6. Tiêu huỷ tài liệu lưu trữ Để giải phóng chỗ để, giảm bớt số lượng giấy tờ tài liệu phải lưu trữ bảo quản thì mọi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đều phải tiến hành tiêu huỷ tài liệu đã hết giá trị không còn hiệu lực về mặt pháp lý. Do việc lưu trữ không tập trung nên khi tiến hành tiêu huỷ tài liệu không thể tiến hành tiêu huỷ cùng một lúc tất cả những tài liệu đã hết giá trị tài liệu. Mà việc tiêu huỷ được thực hiện nhiều lần tại các phòng ban, do cán bộ nhân viên các phòng ban tự tiêu huỷ và có sự xác nhận của Giám đốc, sau khi đã đánh giá hết giá trị tài liệu. Sau khi xác định giá trị tài liệu lưu trữ, hội đồng đánh giá giá trị tài liệu đã lập biên bản những tài liệu hết giá trị, sau đó ban hành một quyết định bằng văn bản những hồ sơ tài liệu không cần thiết, hết giá trị bị trùng lặp hay hết thời hạn bảo quản. Việc tiêu huỷ tài liệu tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 đều có sự chứng kiến của ban Giám đốc công ty, trưởng phòng và các nhân viên trong phòng đó, công ty quy định không phòng ban hay nhân viên nào được tự huỷ giấy tờ tài liệu khi chưa có sự đồng ý của Giám đốc.Thực tế Xí nghiệp ít có buổi tiêu huỷ tài liệu, do tài liệu của Xí nghiệp không nhiều Sau khi tiêu huỷ đều có biên bản tiêu huỷ tài liệu có chữ ký của nhân viên lưu trữ và lãnh đạo chứng kiến việc tiêu huỷ tài liệu. Kết quả đạt được của công tác văn thư tại xí nghiệp + Công tác văn thư lưu trữ của Xí nghiệp được thực hiện các quy trình nghiệp vụ dựa theo quy định của nghiệp vụ lưu trữ, nên công tác này của Xí nghiệp được thực hiện một cách khoa học và đảm bảo được tính pháp lý của công tác văn thư theo quy định của Nhà nước. + Xây dựng được quy chế công tác lưu trữ, tập huấn cho nhân viên văn thư từng bước đưa công tác này vào nề nếp. Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 68 + Công tác sắp xếp lại văn bản đang từng bước thực hiện quy chế nộp lưu, bảo quản tài liệu theo đúng quy định của Nhà nước Tuy nhiên công tác lưu trữ còn có những mặt hạn chế sau: + Ban giám đốc Xí nghiệp chưa có quy định cụ thể về việc tổ chức thực hiện công tác lưu trữ cho toàn công ty do đó chưa có được sự lưu trữ bảo quản văn bản, tài liệu giữa các phòng ban Xí nghiệp + Xí nghiệp vẫn chưa bố trí được cho bộ phận văn thư-lưu trữ một phòng riêng để thuận lợi cho công việc bảo quản, bảo vệ tài liệu lưu trữ + Công tác bảo quản tài liệu còn vẫn chưa được khoa học vẫn còn mang tính chất thủ công, ít sử dụng các loại hoá chất vì sẽ ảnh hưởng đến cả phòng nên vẫn còn hiện tượng tài liệu bị ẩm mốc, mọt, mau hỏng, mờ nhoèn chữ. + Việc lưu trữ chưa khoa học dẫn đến việc tra cứu khó khăn + Nhân viên văn thư-lưu trữ phải làm việc chung với Ban Kế hoạch nên môi trường làm việc không được yên tĩnh, không có khoảng không gian riêng, việc bảo quản tài liệu lưu trữ rất khó khăn và không đảm bảo an toàn, bí mật cho tài liệu. Nguyên nhân của những hạn chế trong công tác văn thư lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 + Công tác tổ chức sắp xếp nhân sự tại phòng văn thư chưa khoa học, chưa sử dụng đúng người, đúng việc + Ban lãnh đạo Xí nghiệp chưa nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư-lưu trữ nên chưa có sự quan tâm đúng mức tới công tác này, cơ sở vật chất còn thiếu thốn như: thiếu phòng lưu trữ tập trung cho toàn Xí nghiệp, tủ chuyên dụng để bảo quản tài liệu lưu trữ…. + Nhân viên văn thư chưa được đào tạo cơ bản về nghiệp vụ lưu trữ nên còn lúng túng trong việc sắp xếp khoa học để dễ dàng quản lý và tra cứu + Công tác bảo quản chưa được đầu tư, quan tâm đúng mức. Có những văn bản có thể lưu trữ trong máy vi tính để dễ tra cứu và tăng khả năng lưu trữ số lượng nhưng nhân viên văn thư không đủ khả năng để làm việc này. Do vậy công tác văn thư còn mang tính thủ công, lạc hậu. + Xí nghiệp chưa bố trí cho bộ phận văn thư-lưu trữ một vị trí làm việc riêng, Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 69 nơi làm việc của nhân viên văn thư-lưu trữ chưa được sắp xếp một cách khoa học, các loại giấy tờ tài liệu, văn phòng phẩm được đặt không đúng vị trí do đó khi sử dụng lại mất thời gian tìm kiếm. + Chỉ có một nhân viên chịu trách nhiệm về văn thư lưu trữ nên số lượng công việc quá nhiều. Tóm lại, trên đây là toàn bộ các hoạt động của công tác văn thư -lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81.Qua thời gian thực tập tại Xí nghiệp em nhận thấy Ban Nhân chính đã làm tốt các chức năng, nhiệm vụ của mình. Nhìn chung Ban Nhân chính đã giải quyết tốt nguồn thông tin đến và đi của Xí nghiệp; xây dựng được các chương trình làm việc hiệu quả, rút ngắn được thời gian hoàn thành công việc tiết kiệm được chi phí cho Xí nghiệp; thực hiện tốt công tác quản lý của Xí nghiệp, trang bị đầy đủ các trang thiết bị cho các phòng ban và các cơ sở trực thuộc. Bên cạnh đó kết quả kinh doanh của Xí nghiệp trong 3 năm qua cho thấy đội ngũ cán bộ nhân viên của Xí nghiệp đã nỗ lực thực hiện các chiến dịch phát triển. Tuy nhiên các hoạt động của công tác văn thư-lưu trữ tại Xí nghiệp vẫn còn những hạn chế mà theo em cần phải được khắc phục nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư-lưu trữ để phù hợp với xu hướng phát triển hiện nay. Chính vì lẽ đó em xin được đưa ra một số kiến nghị ở chương III với mục đích nâng cao hiệu quả của công tác văn thư -lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81. Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 70 CHƢƠNG III MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƢ-LƢU TRỮ TẠI XÍ NGHIỆP SỬA CHỮA TÀU 81 Nội dung chương II em đã nêu những mặt được và những mặt chưa được của công tác văn thư-lưu trữ và chỉ ra những nguyên nhân của nó. Hy vọng chương III những biện pháp, kiến nghị mà em nêu ra nhằm hoàn thiện công tác văn thư-lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 sẽ giúp ích cho cơ sở thực tập để nhanh chóng đạt hiệu quả cao trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp 3.1. Giải pháp về nhân sự Hiện nay, số lượng cán bộ nhân viên của Ban Nhân chính- Kế hoạch thuộc xí nghiệp so với số lượng công việc phải đảm nhận là không cân đối.Công việc thì nhiều, người làm thì ít cho nên dẫn đến hiện tượng ùn tắc, trì trệ. Ngoài ra hiện nay nhân viên văn thư, lưu trữ chỉ có một người và hầu hết các nhân viên văn phòng đều đang ở độ tuổi nghỉ hưu.Nếu chờ đến khi họ nghỉ hưu mới tuyển nhân viên mới thì sẽ làm cho công việc bị gián đoạn vì nhân viên mới vào sẽ mất thời gian học hỏi, làm quen với công việc.Vì vậy Ban Nhân chính- Kế hoạch nên tuyển thêm nhân viên mới khi người đương nhiệm chuẩn bị về hưu họ sẽ có điều kiện về thời gian để chỉ bảo công việc cho những nhân viên mới, giúp nhân viên mới thiết lập được những mối quan hệ cần thiết trong công việc. Hơn nữa, việc tuyển dụng nhân viên mới sẽ đem lại cho xí nghiệp rất nhiều lợi thế bởi họ là nhân viên trẻ, có năng lực và nhiệt huyết làm việc, họ có sức sáng tạo, có đủ trình độ và kiến thức để lĩnh hội được đầy đủ các tri thức tiến bộ của nhân loại một cách nhanh chóng. 3.2. Nâng cao trình độ đối với nhân viên văn thƣ –lƣu trữ Hầu hết nhân viên trong Ban Nhân chính- Kế hoạch đều là những người có thâm niên làm việc, có nhiều kinh nghiệm nhưng không phải vì họ có kinh nghiệm mà họ có thể đáp ứng một cách nhanh nhạy những thay đổi, yêu cầu trong công việc.Khi mà trình độ khoa học phát triển đang được áp dụng trong công tác văn Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 71 phòng nếu họ không được đào tạo lại thường xuyên họ sẽ không đủ kiến thức để vận hành những máy móc thiết bị tiên tiến. Do đó mục tiêu nâng cao năng suất lao động của Xí nghiệp là khó đạt được. Có thể thấy trong công tác thông tin, việc thu thập, xử lý thông tin là bước hết sức quan trọng, nhưng công việc này sẽ không thể thực hiện tốt nếu như nhân viên Ban Nhân chính- Kế hoạch có trình độ chuyên môn, trình độ soạn thảo văn bản kém và đặc biệt khả năng phân tích tình huống, khả năng giải quyết vấn đề trong thực tế cũng không tốt sẽ ảnh hưởng không nhỏ đến việc tham mưu giúp các nhà lãnh đạo trong Xí nghiệp. Bởi vậy để đáp ứng được nhu cầu của thực tế Xí nghiệp cần chú ý đến một số vấn đề sau: - Nâng cao trình độ kỹ thuật soạn thảo văn bản cho nhân viên văn thư, lưu trữ: Hiện nay bộ phận văn thư là nơi phải tiếp xúc với thông tin nhiều nhất. Văn thư là đầu mối thu thập và trung chuyển mọi thông tin chủ yếu dưới dạng văn bản của toàn Xí nghiệp. Do đó, mọi thông tin từ phía khách hàng, các tổ chức chính quyền, cơ quan quản lý cấp trên,… đều qua bộ phận văn thư tập hợp và phân phối thông tin cho các bộ phận có liên quan. Chính vì vậy vai trò của văn thư là rất quan trọng nhằm đảm bảo mọi luồng thông tin đều được truyền gửi nhanh chóng, đúng địa chỉ. Thực tế cán bộ văn thư đều có thể soạn thảo được văn bản.Nhưng văn bản đó có đảm bảo tính khoa học, chính xác, đủ về nội dung, đẹp về hình thức, sử dụng đúng từ ngữ ngữ pháp, cấu trúc câu hay không thì đòi hỏi người nhân viên đó phải nắm được các yêu cầu nguyên tắc quy trình soạn thảo văn bản. Ngoài ra, còn phải luôn cập nhật những thông tin mới nhất, những quan điểm, đường lối chủ trương của Đảng và Nhà nước, và đặc biệt nhân viên đó phải giỏi tiếng Việt, do tiếng Việt thường đa nghĩa cho nên phải sử dụng chính xác để không gây hiểu lầm cho người đọc. Theo em Xí nghiệp nên tạo điều kiện về vật chất cũng như thời gian để nhân viên văn thư được đi học một lớp đào tạo ngắn hạn hàng năm (từ 3 đến 6 tháng) để nâng cao kiến thức và trình độ chuyên môn của mình. - Nâng cao năng lực kỹ thuật sử dụng các phương tiện hiện đại đặc biệt là Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 72 các phương tiện tin học: Những năm gần đây, Xí nghiệp đã đầu tư cho các phòng ban một số máy móc móc thiết bị hiện đại như máy in, máy vi tính, máy fax… nhưng không phải nhân viên nào cũng sử dụng thành thạo. Thông thường họ chỉ được hướng dẫn sử dụng một vài thao tác đơn giản mang tính phục vụ cho chuyên môn của mình chứ chưa được học cách bảo quản, lau chùi, xử lý các sự cố kỹ thuật đơn giản trong quá trình vận hành máy móc. Do vậy, nhân viên nên tự nghiên cứu, tìm hiểu và nâng cao hiểu biết về sự tiến bộ của công nghệ, cách bảo quản các phương tiện máy móc thông qua các loại sách báo và các phương tiện khác để tránh trường hợp sự hư hỏng nhẹ của máy móc làm gián đoạn công việc. Cũng có thể hướng dẫn cho nhân viên bằng cách : khi đầu tư máy móc thiết bị cho phòng ban nào thì nhân viên bán sản phẩm sẽ đến tận nơi để hướng dẫn cách sử dụng, bảo quản, xử lý được các sự cố thông thường cho nhân viên ở phòng đó. 3.3. Sắp xếp bố trí lại phòng làm việc và nâng cao điều kiện làm việc của Ban Nhân chính Điều kiện và môi trường làm việc có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả và năng suất lao động. Điều kiện làm việc kém sẽ gây cảm giác khó chịu cho người lao động, làm giảm sự nhiệt tình đối với công việc. Ban Nhân chính- Kế hoạch không những là nơi đảm nhiệm mọi công tác nghiệp vụ thuộc về văn phòng mà còn là nơi đón tiếp và hướng dẫn khách gặp các bộ phận chức năng cần thiết.Hiện nay phòng được bố trí ở tầng 2 của trụ sở, như vậy là không phù hợp và thuận tiện trong giao tiếp và trong giải quyết công việc. Ví dụ: Khi khách đến giải quyết vấn đề tài chính, trước tiên khách phải gặp cán bộ Ban Nhân chính- Kế hoạch ở tầng 2 sau đó được chỉ dẫn xuống gặp trưởng phòng Tài chính – Kế toán ở tầng một.Như vậy khách sẽ phải đi lên tầng hai rồi đi xuống tầng một.Điều này gây mất thời gian, không thuận tiện cho khách. Do vậy nên bố trí phòng Tổ chức – Hành chính ở tầng 1 với vị trí thuận tiện và dễ tìm nhất cho khách. Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 73 Phòng làm việc phải đảm bảo sự thông thoáng với không gian bên ngoài để nhân viên cảm thấy thoải mái, không căng thẳng trong khi làm việc. Nhiệt độ có ảnh hưởng đến sức khỏe của con người.Nếu nhiệt độ quá thấp thì năng lượng cơ thể chủ yếu được sử dụng để chống rét, khi nhiệt độ quá cao thì năng lượng bị tỏa nhiệt gây mất nước làm cho cơ thể mệt mỏi.Cả hai điều kiện đó đều làm cho năng suất lao động thấp.Vì vậy nhiệt độ phù hợp là từ 25 – 300 C. Màu sắc có ảnh hưởng đến tâm lý của mỗi người, từ đó sẽ tác động đến năng suất lao động. Phòng làm việc nên có gam màu lạnh vì nó giúp cho người ta tập trung được tinh thần, giữ vững năng suất lao động trong thời gian dài. Ánh sáng: vừa đủ mà không cảm thấy lóa mắt 3.4. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thƣ-lƣu trữ - Thông tin là một vấn đề có tính chất sống còn đối với các doanh nghiệp trong thời đại hiện nay, cập nhật và nắm bắt nhanh hay chậm cũng sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư-lưu trữ đảm bảo cung cấp thông tin một cách nhanh chóng chính xác giúp cho cán bộ đưa ra được những thông tin kịp thời, chính xác, đúng đắn.Vì vậy công tác này cần được coi trọng trong quá trình quản lý của các nhà lãnh đạo. - Hiện nay trong Ban Nhân chính-Kế hoạch đã trang bị hai bộ máy vi tính. Tuy nhiên nhân viên văn thư mới khai thác một số ứng dụng như soạn thảo văn bản, in văn bản….Còn những nghiệp vụ khác làm thủ công mất rất nhiều thời gian, khi áp dụng công nghệ thông tin vào trong việc giải quyết văn bản và lưu trữ hồ sơ tài liệu thì sẽ góp phần tiết kiệm thời gian, cũng như công sức cho nhân viên văn thư-lưu trữ giúp đẩy nhanh tiến độ các công việc sau: * Quản lý văn bản đến: Nhân viên văn thư có thể sử dụng máy vi tính để lập mẫu sổ và vào sổ trực tiếp trên máy vi tính. Khi có văn bản đến thì chỉ cần mở sổ đăng ký văn bản đến đã lưu trong máy và nhập vào đó tất cả các thông tin cần thiết: số kí hiệu văn bản, ngày tháng nhận văn bản, tên loại, trích yếu….nếu có sai sót thì sửa lại dễ dàng không được dập xoá. Nhân viên có thể thống kê được số Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 74 lưọng văn bản đến dễ dàng hàng ngày, hàng tháng, hàng năm mà không phải mất nhiều thời gian để đếm sổ bằng tay * Quản lý văn bản đi: Tương tự như quản lý văn bản đến, nhân viên kẻ mẫu sổ trên máy tính rồi nhập thông tin cần thiết vào sổ…. * Lưu trữ hồ sơ trên máy vi tính: Việc lưu trữ tài liệu trên máy vi tính là một tiện ích rất lớn trong công tác văn thư-lưu trữ, bởi nó giúp ích rất nhiêù cho nhân viên văn thư lưu trữ.Khi cần tra cứu thì sẽ tra cứu rất nhanh chóng, chỉ cần nhớ được một vài thông tin về văn bản đó như; số, ký hiệu, nơi gửi…. là có thể xác định văn bản đó đang nằm ở chỗ nào trong kho lưu trữ. Phương pháp này giúp nhân viên văn thư-lưu trữ tiết kiệm được rất nhiều thời gian so với phương pháp tìm kiếm trên sổ sách * Nối mạng nội bộ: Đây là phương pháp làm việc mang tính khoa học, đem lại chất lượng cao.Nó giúp cho nhân viên trong toàn Xí nghiệp nói chung và nhân viên văn thư nói riêng nắm bắt được tình hình sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp trên máy vi tính mà không cần phải qua các đơn vị báo cáo. * Thu thập thông tin: đây là cách thu thập thông tin đầy đủ nhất, chính xác nhất, nhanh chóng và tiện lợi nhất là thông qua mạng Internet, những thông tin trên mạng mang tính thời sự cao, có cách nhìn đa chiều về một vấn đề.Nó giúp cung cấp những thông tin bổ ích và cần thiết cho công việc của nhân viên văn thư- lưu trữ. 3.5. Xây dựng kho lƣu trữ tập trung theo hƣớng hiện đại hoá Tại Xí nghiệp hồ sơ, tài liệu không được lưu trữ một cách tập trung mà hồ sơ tài liệu thuộc phòng ban nào thì phòng ban đó tự quản lý. Điều này rất khó khăn cho nhân viên văn thư và nhân viên các phòng ban khác. - Do các hồ sơ tài liệu không được lưu trữ tập trung mà phân tán ở các phòng ban do đó việc quản lý, bảo quản không được thống nhất, vì thế hồ sơ, tài liệu không tránh khỏi mất mát, rách nát, mối mọt. - Nơi làm việc chật chội, lại phải lưu trữ bảo quản tài liệu vì vậy rất bất tiện ảnh hưởng đến công việc. Việc lưu trữ tài liệu ngay các phòng ban đã làm không khí trong phòng rất ngột ngạt gây ức chế cho nhân viên Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 75 - Khó khăn trong việc truy tìm tài liệu, để khắc phục tình hình trên thì Xí nghiệp nên có kế hoạch xây dựng thêm một phòng làm kho lưu trữ tài liệu của Xí nghiệp Cách tổ chức phòng lưu trữ tập trung có thể tổ chức như sau: - Dựa vào cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động của Xí nghiệp mà văn thư có thể chia thành các tủ lưu trữ phù hợp. Hồ sơ, tài liệu liên quan đến bộ phận, phòng ban nào thì để vào tủ của bộ phận đó, nhân viên văn thư là người trực tiếp hướng dẫn họ sắp xếp hồ sơ, tài liệu vào tủ sao cho khoa học và hiệu quả danh mục tài liệu được sắp xếp trong các hộp, bên ngoài hộp phải dán nhãn ghi đầy đủ thông tin để dễ kiếm tìm và thống kê. Nhân viên văn thư có thể lập bảng danh mục hồ sơ để quản lý theo dõi và xác định vị trí của hồ sơ trong tủ, hoặc ngăn. - Để góp phần giải phóng không gian lưu trữ thì cuối mỗi năm nhân viên văn thư lưu trữ phải thông kê, lựa chọn ra những giấy tờ tài liệu đã hết giá trị để tiến hành tiêu huỷ. Đây là công việc thường xuyên đối với các kho lưu trữ đòi hỏi phải thực hiện một cách thận trọng và theo quy trình thẩm định và kiểm tra chặt chẽ.Xí nghiệp cần trang bị thêm các thiết bị chuyên dung cho công tác văn thư như: tủ, giá, các thiết bị phòng chống cháy nổ, chống ẩm, mốc, hệ thống thông gió, hệ thống bảo vệ, các loại thuốc chống mối mọt….và nên trang bị thêm máy vi tính nhằm phục vụ việc tra cứu nhanh chóng, thuận tiện 3.6. Thƣờng xuyên kiểm tra đánh giá hoạt động văn thƣ Tồn tại lớn nhất trong hoạt động doanh nghiệp nhà nước hiện nay là trông chờ ỷ lại trốn tránh trách nhiệm, làm việc cầm chừng, không đem lại hiệu quả. Đặc biệt đối với Xí nghiệp hiện nay đang trong quá trình chuyển đổi từ doanh nghiệp nhà nước sang hoạt động dưới sự chỉ đạo của công ty cổ phần.Vì vậy Xí nghiệp cần phải thường xuyên kiểm tra, đánh giá tránh tình trạng nhân viên trốn việc, bỏ giờ làm ảnh hưởng đến lao động của công ty. Để đảm bảo công tác văn thư, lưu trữ được thực hiện tốt ngoài một số biện pháp trên, công ty thường xuyên tiến hành việc kiểm tra xem số văn bản được chuyển đến, số văn bản mà công ty đã ban hành và số văn bản tài liệu được lưu trữ Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 76 có đúng theo quy định không, nếu không đúng thì phải điều chỉnh cho kịp thời, phù hợp. Qua công tác kiểm tra, bộ phận văn thư nói riêng và các phòng ban đơn vị trong công ty nói chung đã rút ra được những mặt còn hạn chế để kịp thời khắc phục. Hiện nay công ty đang có những hoạt động công tác văn phòng định kỳ, mỗi nhân viên sẽ phải lập bản kiểm điểm định kỳ về tình hình thực hiện công việc của mình để nộp lên ban lãnh đạo. Đây là một trong những biện pháp mang ý nghĩa tích cực đối với nhân viên và công ty, bởi bằng tinh thần tự giác sẽ tự đánh giá nhận xét về bản thân và thái độ, trách nhiệm công việc của mình, phát huy tự giác trong cán bộ công nhân viên. Ngoài ra Xí nghiệp còn thực hiện chính sách khen thưởng nhân viên, xử phạt nghiêm minh, kiểm điểm đối với những cán bộ công nhân viên không chấp hành đúng nội quy lao động. 3.7. Một số biện pháp cụ thể để nâng cao hiệu quả công tác văn thƣ, lƣu trữ 3.7.1. Công tác văn thư Công tác văn thư cần được chú trọng đẩy mạnh hơn nữa để quản lý văn bản được chính xác, rõ ràng, chi tiết hơn. Cán bộ cần lập một quyển sổ chuyển giao văn bản nội bộ để tịên cho ban lãnh đạo quản lý. Có thể lập mẫu sổ như sau: Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 77 - Mẫu sổ và cách ghi chuyển giao văn bản nội bộ: Mẫu sổ số 7: + Bìa sổ: + Nội dung bên trong sổ: Ngày chuyển Số/ ký hiệu Người nhận Nơi nhận Ký nhận Ghi chú 1 2 3 4 5 6 …… Văn thư cần giải quyết các văn bản đến, các văn bản đi theo đúng trình tự, đúng nguyên tắc. Đối với nhân viên văn thư cần được đào tạo, bồi dưỡng chuyên nghiệp, biết sử dụng máy vi tính thành thạo, soạn được các loại văn bản. 3.7.2. Công tác lưu trữ Hiện nay xí nghiệp có rất nhiều văn bản, giấy tờ đã giải quyết xong nhưng chúng vẫn còn giá trị cho việc nghiên cứu và theo dõi về sau. Việc trông coi, lưu trữ do nhân viên văn thư làm nhiệm vụ tiếp nhận và kiêm nghiệm.Nếu lập hồ sơ phải đảm bảo các điều kiện sau: Các hồ sơ được lập như sau: + Xác lập hồ sơ: ai giải quyết công việc gì thì phải lập hồ sơ về công việc CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI THUỶ SỐ 4 XÍ NGHIỆP SỬA CHỮA TÀU 81 Năm: …… SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN Từ số: .......................................... Đến số: ........................................ Từ ngày: ...................................... Đến ngày: .................................... Quyển số: ................... Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 78 đó.Việc lập hồ sơ được xuất hiện từ khi xuất hiện văn bản đầu tiên hoặc bắt đầu thực hiện công việc đến khi kết thúc công việc. + Tổ chức văn bản trong hồ sơ: những văn bản, tài liệu giải quyết công việc gì thì đưa vào hồ sơ công việc đó. Thu thập tài liệu, sắp xếp các văn bản theo thứ tự thời gian. + Hoàn chỉnh hồ sơ: Mẫu sổ số 9: STT Số/ ký hiệu Danh mục văn bản Tên loại, trích yếu văn bản Tác giả Tờ số Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 + Bìa hồ sơ Mẫu sổ số 10: Hàng năm nhân viên văn thư phải lập danh sách danh mục hồ sơ để các bộ phận trong xí nghiệp thuận tiện trong việc sắp xếp và quản lý một cách chặt chẽ và có thể theo dõi, xác định vị trí hồ sơ trong tủ, ngăn đựng hồ sơ. Ngày nay đã có biện pháp lưu trữ hồ sơ tránh được sự lưu hỏng do điều kiện tự nhiên và số lượng lưu trữ được nhiều đó là lưu trữ trên máy vi tính. Điều này đòi CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập_ Tự do_ Hạnh phúc HỒ SƠ Phông số 1 Mục lục số 2 Lưu hồ sơ số Ngày: từ…… đến……. Số tờ: …… Thời gian bảo quản: …… Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 79 hỏi nhân viên văn thư lưu trữ phải biết sử dụng phương pháp này. Tóm lại, trên đây là một số kiến nghị của em dựa trên cơ sở đánh giá thực trạng mà em đã nêu ở chương II nhằm góp phần hoàn thiện công tác văn thư – lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81. Em hy vọng những ý tưởng của mình có thể được lãnh đạo của Xí nghiệp xem xét dựa trên những điều kiện mà Xí nghiệp hiện có để công tác văn thư – lưu trữ ngày càng hoàn thiện hơn nữa. Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 80 KẾT LUẬN Qua thời gian tìm hiểu thực tế tại công ty, em nhận thấy rằng văn bản, giấy tờ là công cụ đắc lực chính trong công tác quản lý điều hành của Ban lãnh đạo. Do đó công tác văn thư-lưu trữ có vị trí quan trọng không thể thiếu trong công tác điều hành quản lý mọi hoạt động của công ty. Công tác này thực hiện tốt sẽ tạo điều kiện trợ giúp việc ra quyết định của Ban giám đốc công ty được đúng đắn, chính xác, kịp thời, phù hợp với điều kiện thực tế của công ty. Để đảm bảo tính trung thực, chính xác và kịp thời của văn bản, giấy tờ thì ban lãnh đạo công ty cần quan tâm chỉ đạo sát sao và không ngừng nâng cao chất lượng và áp dụng thành tựu khoa học kỹ thuật vào công tác văn thư-lưu trữ một cách linh hoạt khéo léo, phù hợp với hoàn cảnh và điều kiện của công ty. Cán bộ làm công tác văn thư- lưu trữ cần phải tự học hỏi, trau dồi kiến thức, chuyên môn nghiệp vụ cho bản than để có thể hoàn thành tốt công việc được giao. Từ những kiến thức đã được trang bị trên ghế nhà trường, được sự giúp đỡ nhiệt tình của ban lãnh đạo cũng như nhân viên Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 trong thời gian thực tập đã giúp cho em có cơ sở nền tảng cho việc nắm vững kiến thức đã học ở trường. Trên cơ sở lý luận và thực tiễn cùng với sự giúp đỡ tận tình của Thạc sĩTrần Thị Ngà em xin được đề xuất ý tưởng viết bài báo cáo khoá luận “Thực trạng và biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư- lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81” Dù có nhiều cố gắng nhưng vẫn không tránh khỏi sự sai sót vì vậy em rất mong được sự nhận xét chỉ bảo nhiệt tình của các thầy cô và các cô chú làm việc tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 để giúp em hoàn thành tốt hơn nữa trong thực tiễn sau này. Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn cô giáo Thạc sĩ Trần Thị Ngà cùng tập thể cán bộ công nhân viên Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 đã giúp đỡ em hoàn thành bài khoá luận này. ._.