Thực trạng tổ chức kế toán tại Công ty TNHH SX & TM Tuấn Linh

ổn định trong tương lai cần biết vận dụng lý thuyết vào thực tiễn một cách nhuần nhuyễn. Vì thế giai đoạn thực tập là giai đoạn thực sự cần thiết giúp chúng em vận dụng linh hoạt những kiến thức đã học trong nhà trường. Với tư cách là sinh viên chuyên ngành kế toán, nhận thức được tầm quan trọng của giai đoạn thực tập nên em đã chọn Công ty TNHH SX & TM Tuấn Linh, là Công ty về ngành may mặc làm nơi thực tập tốt nghiệp. Qua đó, em có thể tìm hiểu sự khác nhau giữa lý thuyết và việc vận dụng nó vào thực tiễn và bổ sung, hoàn thiện hơn vốn kiến thức ít ỏi của mình. Xuất phát từ những suy nghĩ trên cùng sự hướng dẫn nhiệt tình của TS Phạm Thị Bích Chi, sự giúp đỡ nhiệt tình của Ban Giám Đốc, các anh chị phòng kế toán đã giúp em hoàn thành báo cáo thực tập tổng hợp của mình. Báo cáo thực tập tổng hợp của em gồm 3 phần (không kể phần mở đầu và kết luận) : Phần I: Tổng quan về Công ty TNHH SX & TM Tuấn Linh Phần II: Thực trạng tổ chức kế toán tại Công ty TNHH SX & TM Tuấn Linh. Phần III: Nhận xét đánh giá chung về Công tác kế toán tại công ty TNHH SX & TM Tuấn Linh. Phần I TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH SX & TM TUẤN LINH 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển kinh doanh 1.1.1 Lịch sử hình thành Đổi mới là đường lối đúng đắn của Đảng và nhà nước Việt Nam được bắt đầu từ giữa thập niên 80 của thế kỷ XX. Qua hơn 15 năm thực hiện đổi mới, nền kinh tế Việt Nam đã gặt hái được nhiều thắng lợi to lớn. Tăng trưởng kinh tế bình quân đạt 8% - 10%/ năm, tốc độ tăng trưởng công nghiệp luôn đạt trên 10% và lạm phát được giữ ở mức thấp. Hơn thế nữa, Việt Nam hội nhập cùng thế giới, qua đó khẳng định vị thế của Việt Nam trên trường quốc tế. Cùng với việc tham gia các tổ chức thương mại, các thể chế tài chính của thế giới, Việt Nam không ngừng phát triển thế mạnh của một nước đi sau, trong đó ngành may mặc với nhu cầu sử dụng lao động cao là một lợi thế đặc biệt của Việt Nam. Với những lợi thế đó như: Vốn đầu tư không lớn, thời gian thu hồi vốn nhanh, thu hút nhiều lao động và có nhiều điều kiện mở rộng thị trường trong và ngoài nước với sự tham gia tổ chức sản xuất của nhiều thành phần kinh tế khác nhau, ngành dệt may Việt Nam hiện nay đang được xem là ngành sản xuất mũi nhọn và phát triển khá hiệu quả. Trong đường lối phát triển kinh tế xã hội của đất nước, công nghiệp dệt may luôn được Đảng và nhà nước quan tâm và đặt vào vị trí quan trọng trong các chính sách, phát triển chung của công nghiệp sản xuất tiêu dùng. Tại văn kiện đại hội Đảng lần thứ VIII đã khẳng định: “….phát triển mạng công nghiệp nhẹ nhất là dệt, may, da, giầy, giấy, các mặt hàng thủ công mỹ nghệ, nâng cao chất lượng và sức cạnh tranh của sản phẩm. Chuyển dần việc nhận gia công may, đồ da sang mua nguyên liệu, vật liệu để sản xuất hàng xuất khẩu, coi trọng nâng cao năng lực tiếp thị để mở rộng thị trường, khắc phục sự lạc hậu của ngành sợi dệt…”. Dự thảo các văn kiện trình Đại hội IX của Đảng cũng khẳng định: “…phát triển các ngành công nghiệp có khả năng phát huy lợi thế cạnh tranh, chiếm lĩnh được thị trường tiêu dùng thiết yếu ở trong nước và đẩy mạnh xuất khẩu như chế biến nông, lâm, thuỷ sản, may mặc, da, giầy, điện tử và một số sản phẩm cơ khí và hàng tiêu dùng…”. Vì vậy để góp phần thực hiện các chính sách mà nhà nước đã ban hành, sau khi phân tích thị trường, đồng thời căn cứ vào khả năng của mạng lưới tiêu thụ rộng rãi, ổn định của Công ty, đựơc sự đồng ý của: + UBND tỉnh Hải Dương. + Sở kế hoạch và đầu tư. + UBND huyện Bình Giang. Công ty TNHH Sản Xuất & Thương Mại Tuấn Linh được thành lập và đi vào hoạt động sản xuất kinh doanh từ năm 2002. Địa chỉ: Km2, đường 20, Vĩnh Hồng, Bình Giang, Hải Dương. Điện thoại: 0320. 774 050 Fax: 0320. 774 049 Website: www.tulico.com Email: tulico@cardvn.net Và Công ty có cơ sở giao dịch chính tại địa chỉ: số 52, Bà Triệu, Hoàn Kiếm, Hà Nội. 1.1.2 Quá trình phát triển kinh doanh của Công ty Khi thành lập và đi vào hoạt động Công ty có một nhà xưởng sản xuất chính có tổng diện tích 2.500m2 và các công trình phụ trợ đi kèm như: Nhà ăn ca, đường nội bộ trong Công ty được bố trí với 10 chuyền sản xuất chính cùng khu vực bố trí cho tổ cắt và tổ hoàn thiện. Nhà máy cho phép hoạt động với công suất tối đa là 500 công nhân, số công nhân này sẽ sản xuất trực tiếp trên 10 chuyền hoạt động. Tính đến nay Công ty đi vào hoạt động đã được 7 năm. Năm đầu tiên, năm 2002 Công ty bắt đầu đi vào hoạt động với vốn đầu tư ban đầu chỉ đạt gần 4 tỷ đồng. Số lượng công nhân trên dưới 170 người, thu nhập bình quân của công nhân lúc đó chỉ khoảng 300.000đ/người/tháng. Năm 2003 Công ty tiếp tục sản xuất kinh doanh và thu hút những khách hàng tiềm năng cả trong và ngoài nước. Trong năm này, kết quả sản xuất sản phẩm của Công ty tăng gấp 2 lần so với năm 2002. Cụ thể: năm 2002 chỉ sản xuất được khoảng 450.000 sản phẩm, còn năm 2003 đạt được khoảng 900.000 sản phẩm. Sản phẩm sản xuất chủ yếu là áo sơ mi nam, nữ và xuất khẩu chủ yếu sang thị trường Hoa Kỳ, Nhật Bản. Từ năm 2004 đến năm 2008 Công ty tiếp tục tăng quy mô sản xuất kinh doanh lẫn mở rộng thị trường tiêu thụ sang Châu Âu,Đài Loan.....Công ty đã sản xuất nhiều loại sản phẩm hơn, cụ thể ngoài áo sơ mi nam, nữ, còn sản xuất váy, veston.... Số công nhân mỗi năm ngày càng tăng lên, cụ thể: số lượng công nhân tính đến năm 2008 có khoảng 270.000 người, số vốn cũng đạt khoảng 5,5 tỷ đồng ... Một năm lượng sản phẩm trung bình sản xuất của Công ty đạt ước tính 1.000.000 sản phẩm/ năm. Không những vậy, lương trung bình của công nhân viên Công ty cũng đã tăng từ 300.000đ đến 1200.000 đ/ người/ tháng. Lượng đặt hàng mà Công ty nhận được cũng tăng cao. Công ty đã ba lần liên tiếp được nhận bằng khen về thành tích xuất khẩu trên địa bàn tỉnh trong những năm 2005, 2006,2007. Sau 7 năm hoạt động kinh doanh Công ty đạt được những thành tựu sau: ( được thể hiện qua 3 năm: 2005, 2006, 2007 ) Doanh thu qua các năm đã tăng lên. Năm 2006 tăng 904.000.000đ so với năm 2005, tăng gần 13%. Năm 2007 tăng so với năm 2006 là: 449.666.000đ, tăng 5,6%. Lợi nhuận trước thuế cũng tăng lên từ 1.456.623.000đ (năm 2005) lên 1.800.586.000đ (năm 2006) và 1.948.988.000đ (năm 2007). Không những tăng về lợi nhuận, Công ty còn tăng về quy mô sản xuất sản phẩm, được thể hiện qua số lượng công nhân tăng lên theo các năm. Và thu nhập bình quân bình quân đầu người cũng tăng lên đáng kể, từ 650.000đ (năm 2005) lên 1000.000đ (năm 2007). Nghĩa vụ nộp thuế cũng tăng lên theo lợi nhuận qua các năm. Điều này cho thấy hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH SX & TM Tuấn Linh ngày một hiệu quả và phát đạt. Còn năm 2008 xảy ra những biến động kinh tế, rất nhiều công ty may mặc phải đóng cửa nhưng với nội lực và tiềm năng hiện có Công ty đã hoàn thành tốt giai đoạn một của mình và được thể hiện qua bảng 1.1 sau: Bảng 1.1:Bảng tổng hợp kết quả kinh doanh STT Chỉ tiêu Đơn vị Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 1 Doanh thu thuần Nghìn đồng 7.002.789 7.906.789 8.356.455 2 Lợi nhuận trước thuế Nghìn đồng 1.456.623 1.800.586 1.948.988 3 Thuế và các khoản phải nộp Nghìn đồng 553.516 684.222 740.604 4 Thu nhập bình quân đầu người Nghìn đồng 650 750 1000 5 Số công nhân Người 200 230 250 ( Nguồn số liệu năm 2005, năm 2006, năm 2007 của Công ty ) 1.2 Đặc điểm về hoạt động kinh doanh và tổ chức sản xuất của đơn vị 1.2.1 Chức năng nhiệm vụ của công ty Hiện nay, chức năng chính của Công ty là sản xuất và gia công theo đơn đặt hàng. Khối lượng sản xuất theo hình thức này chiếm trên 80% tổng sản lượng của Công ty. Công ty chuyên sản xuất áo các loại theo hình thức: - Nhận gia công toàn bộ theo hợp đồng: Công ty nhận nguyên vật liệu, phụ kiện do khách hàng đưa sang theo hợp đồng rồi tiến hành gia công thành sản phẩm hoàn chỉnh và giao cho khách hàng. - Sản xuất: Thực hiện toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh từ đầu vào, đến sản xuất tiêu thụ sản phẩm. Nhiệm vụ của Công ty là sản xuất và kinh doanh các mặt hàng may mặc, xuất nhập khẩu trực tiếp hàng may mặc. Để phục vụ cho thị trường trong nước, Công ty đã thiết lập một hệ thống phân phối lẻ và giới thiệu sản phẩm của Công ty. Hiện nay, Công ty đã thiết lập một cửa hàng giới thiệu sản phẩm và kinh doanh hàng may mặc tại Hà Nội. Ngoài ra, Công ty đã bán hàng vào siêu thị BigC Thăng Long. Đặc điểm về sản phẩm và thị trường tiêu thụ Công ty hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực sản xuất, xuất khẩu và phân phối hàng may mặc. Đó là các sản phẩm: sơ mi nam, nữ, jacket, comple, veston, váy.....Sản phẩm mũi nhọn của Công ty là áo sơ mi với kiểu dáng, mẫu mã đẹp mắt và chất lượng tốt. Đặc điểm của các sản phẩm này là sản xuất hàng loạt, khối lượng lớn nên không tránh khỏi những sai sót trong quá trình sản xuất. Mặt khác các sản phẩm này thông qua nhiều công đoạn nên việc bảo quản lưu trữ khá phức tạp, không những thế sản phẩm có đặc tính dễ cháy đòi hỏi điều kiện bảo quản kho bãi phải rộng rãi thoáng mát. Các thị trường chính của Công ty bao gồm: Hoa Kỳ, Châu Âu, Đài Loan, Hồng Kông, Hàn Quốc,…trong khi đó thị trường tiêu thụ trong nước còn khá nhỏ lẻ. Nếu Công ty muốn mở rông thị trường này trong những năm tới thì cần tìm hiểu nhu cầu, thị hiếu thị của người dân vì nước ta là một thị trường tiềm năng và phát triển. Đặc điểm tổ chức kinh doanh Công ty TNHH SX & TM Tuấn Linh là Công ty có lĩnh vực hoạt động sản xuất và thương mại vì vậy đặc điểm tổ chức kinh doanh của Công ty gồm 3 giai đoạn: cung ứng, sản xuất và tiêu thụ sản phẩm. Trong giai đoạn cung ứng cần xác định cần xác định nhu cầu về nội dung, chủng loại, số lượng, chất lượng của nguyên liệu đầu vào, thời gian và thời điểm giao hàng. Và thông thường phòng kế hoạch chịu trách nhiệm trong giai đoạn này. Xưởng sản xuất sẽ lập phiếu yêu cầu mua hàng ( có sự phê duyệt của người có quyền hạn ) và chuyển đến phòng kế hoạch. Phòng kế hoạch sẽ lựa chọn nhà cung cấp, ký kết hợp đồng mua bán và thỏa thuận phương thức thanh toán. Sau đó bộ phận kho sẽ nhận hàng, đồng thời phải lập biên bản kiểm kê vật tư để chuẩn bị cho quá trình sản xuất. Giai đoạn sản xuất là giai đoạn chuyển tiếp của giai đoạn cung ứng và giai đoạn tiêu thụ. Do đặc thù của ngành may nên quy trình công nghệ rất phức tạp bao gồm nhiều công đoạn, tùy theo thiết kế, kiểu dáng mà mỗi sản phẩm có kết cấu khác nhau. Ở đây tại Công ty TNHH SX & TM Tuấn Linh có quy trình sản xuất sản phẩm như sau: Sơ đồ 1.2: Quy trình công nghệ sản xuất Kho Nguyên phụ liệu Tổ cắt Tổ 1 Tổ 2 Tổ 3 Tổ 4 Tổ 5 Tổ 6 Tổ 7 Tổ 8 Tổ 9 Tổ 10 Tổ hoàn thiện Tổ KCS Tổ Bảo quản Trong đó: -Kho NPL: là nơi cất giữ, bảo quản NPL mua về hay khách hàng gửi đến để gia công. -Tổ Cắt: có nhiệm vụ làm NVL thành các sản phẩm dở dang sau đó chuyển sang tổ may để hoàn thiện các thao tác tiếp theo. -Tổ may: gồm các tổ: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10 có nhiệm vụ ghép các bộ phận cắt trước đó thành một sản phẩm. Sau đó chuyển đến công đoạn:là, giặt, tẩy... -Tổ hoàn thiện: thực hiện nhiệm vụ: giặt, tẩy, là.... -Tổ KCS: có chức năng kiểm tra chất lượng sản phẩm có đạt tiêu chuẩn không trước khi đưa vào kho bảo quản hoặc mang hàng đi bán trực tiếp. -Tổ bảo quản: có chức năng bảo quản, lưu trữ, xuất kho thành phẩm. 1.2.4 Những thuận lợi và khó khăn của công ty 1.2.4.1 Điều kiện thuận lợi - Công ty nằm trên địa bàn Hải Dương, nơi có nguồn nhân lực dồi dào nên vấn đề tuyển dụng lao động là thuận lợi. - Điều kiện kinh tế chính trị ổn định, chính sách kinh tế mở trong thời kỳ đổi mới tạo đà cho sự phát triển và hội nhập vào nền kinh tế thế giới của Công ty. - Đội ngũ cán bộ công nhân viên, người lao động trẻ có khả năng tiếp thu nhanh kỹ thuật sản xuất. - Đội ngũ cán bộ quản lý có chuyên môn, kỹ thuật vững vàng. - Đặc điểm về ngành nghề sản xuất mặt hàng may mặc may mặc cũng đem lại một số thuận lợi cho sự phát triển của Công ty. Vì thực tế cho thấy khi đời sống vật chất tinh thần của mỗi người càng được nâng cao thì nhu cầu may mặc càng trở nên quan trọng. 1.2.4.2 Những khó khăn của Công ty - Đặc điểm về ngành sản xuất cũng gây ra những khó khăn nhất định như: ngành may mặc thường xuyên thay đổi về mẫu mã, kiểu dáng sản phẩm, thay đổi theo đơn đặt hàng của khách hàng từng nước, nên phải đòi hỏi sự linh hoạt trong kỹ thuật sản xuất, nghiên cứu, sáng tạo mẫu mã. - Do đặc thù của ngành sản xuất hàng may mặc nên số công nhân trong công ty là nữ chiếm tỷ lệ cao 88%. Nên vấn đề về sức khỏe của công nhân, quản lý công làm, công nghỉ cũng gặp nhiều khó khăn nhất định. Thực tế số công nhân trẻ đang ở độ tuổi sinh đẻ nên phải dành nhiều thời gian chăm lo đến đời sống gia đình. - Một số cán bộ công nhân viên trẻ nên còn bị hạn chế về kinh nghiệm. - Tình hình cạnh tranh trên thị trường cả trong và ngoài nước, thiếu thông tin về thị trường và đặc biệt hạn ngạch xuất khẩu được cấp phép ít làm cho việc triển khai và ký hợp đồng gặp nhiều hạn chế. - Đặc biệt từ giữa năm 2008 cho đến nay, thế giới đang lâm vào tình trạng khủng hoảng kinh tế toàn cầu nên ngành may mặc nói chung cũng như Công ty TNHH SX & TM Tuấn Linh nói riêng cũng bị ảnh hưởng rất nhiều về việc xuất khẩu các sản phẩm ra thị trường thế giới. Đặc biệt khi Mỹ xóa bỏ hạn ngạch cho hàng may mặc Trung Quốc có thể làm xuất khẩu hàng may mặc sang thị trường Mỹ bị sụt giảm. Phương hướng phát triển của Công ty trong thời gian tới Thành lập và đi vào hoạt động từ năm 2002, Công ty đã đạt được một số thành tựu hoạt động kinh doanh đáng kể và đã hoàn thành giai đoạn một của mình (từ năm 2002 – 2008). Giai đoạn hai này, Công ty sẽ mở rộng tiếp quy mô sản xuất kinh doanh, quy mô khách hàng. Cụ thể: Công ty TNHH SX & TM Tuấn Linh thực hiện việc đầu tư xây dựng nhà máy sản xuất hàng may mặc xuất khẩu, được thực hiện vào khoảng thời gian năm 2009 – 2010. Công ty còn dự định xây dựng cửa hàng phân phối và giới thiệu sản phẩm của mình tới người dân trong huyện Bình Giang. Không những vậy, Công ty sẽ tìm hiểu thị trường trong nước, một thị trường tiềm năng, nắm bắt thị hiếu người tiêu dùng để sản xuất đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty. Từ năm 2002 Công ty thành lập và bắt đầu đi vào hoạt động với tên: Công ty TNHH SX & TM Tuấn Linh thuộc Công ty tư nhân. Vì vậy phương thức quản lý là tập trung vào một cá nhân lãnh đạo, đó là Giám Đốc. Cơ cấu bộ máy của Công ty gọn nhẹ, linh hoạt, có phân cấp rõ ràng trách nhiệm và quyền hạn, đã tạo điều kiện cho ban Giám Đốc điều hành hiệu quả và khai thác tối đa tiềm năng của cả hệ thống. Công ty có 12 phòng ban, trong đó: phòng Giám đốc, phòng Trợ lý giám đốc, phòng Quản lý xưởng là có một người. Còn các phòng ban khác có từ hai đến lăm người trên một phòng. Tất cả các nhân viên trong phòng ban đều có trình độ từ Trung học chuyên nghiệp trở lên (trừ các phòng: phòng bảo vệ, phòng cấp dưỡng, các công nhân trong xưởng sản xuất thì có trình độ phổ thông ). Trong quá trình làm việc Công ty luôn tạo điều kiện cho công nhân viên có nhu cầu học tập để nâng cao trình độ chuyên môn của mình. Bộ máy quản lý của Công ty gồm một Giám đốc và các phòng ban chức năng được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng và được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 1.3: Sơ đồ tổ chức Công ty TNHH SX & TM Tuấn Linh Giám đốc Phó giám đốc Quản lý xưởng Phòng tổ chức hành chính Kho Phòng kế toán Phòng xuất nhập khẩu Phòng bảo vệ Cấp dưỡng Phòng kỹ thuật Phòng cơ điện Xưởng sản xuất Chức năng và quyền hạn Giám Đốc: Là người đứng đầu Công ty, có quyền hạn và trách nhiệm lớn nhất trong Công ty, điều hành các hoạt động sản xuất và kinh doanh nói chung và thực hiện nghĩa vụ với nhà nước nói riêng. Đồng thời Giám đốc cũng là người chịu trách nhiệm trước Công ty và Nhà nước về các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, cũng như đời sống của cán bộ công nhân viên Công ty. Phó Giám Đốc: Là người được Giám đốc tín nhiệm, thay mặt giám đốc phụ trách quản lý và điều hành chung toàn Công ty, cập nhật và báo cáo công việc tới Giám đốc. Chịu trách nhiệm về các lĩnh vực được phân công hoặc được ủy quyền. Phó giám đốc trực tiếp phụ trách các phòng: phòng tổ chức hành chính, kho, phòng kế toán, phòng cấp dưỡng,phòng xuất nhập khẩu, phòng bảo vệ. Quản Lý Xưởng: -Là người phụ trách quản lý, điều hành sản xuất hàng hóa, hàng đi, hàng đến trong Công ty. -Là người quản lý trực tiếp các phòng: phòng kỹ thuật, phòng cơ điện và xưởng sản xuất. Phòng tổ chức hành chính: -Phụ trách về tình hình nhân sự trong Công ty. -Phụ trách về các dự án liên quan. Kho: Phụ trách các vấn đề liên quan đến kho, hàng đi, hàng đến. Phòng kế toán: -Có nhiệm vụ thu thập, tổng hợp thông tin tài chính cũng như phi tài chính để đưa ra các báo cáo tài chính định kỳ, hàng tháng, hàng quý, hàng năm. -Đồng thời bộ phận này còn quản lý công tác kế toán tài chính nhằm sử dụng đồng tiền và đồng vốn đúng mục đích, đúng chế độ, chính sách hợp lý và phục vụ cho hoạt động kinh doanh có hiệu quả. -Phụ trách về tiền lương của cán bộ công nhân viên trong Công ty. -Văn thư Công ty. Phòng xuất nhập khẩu: Phụ trách về tình hình hàng đi, hàng đến trong Công ty. Phòng bảo vệ: Phụ trách về tình hình an ninh, trật tự trong Công ty. Phụ trách trông coi toàn bộ nhà máy. Cấp dưỡng: Phụ trách vệ sinh toàn bộ nhà máy. Phụ trách cấp dưỡng, ăn ca cho cán bộ công nhân viên toàn Công ty. Phòng kỹ thuật: -Có nhiệm vụ chuẩn bị công tác kỹ thuật,mẫu mã, thiết lập quy trình, chia dây chuyền công nhệ. -Kiểm tra kiểm soát chất lượng sản phẩm từ khâu đầu đến khâu cuối cùng nhằm đảm bảo sản phẩm đáp ứng tốt các yêu cầu kỹ thuật theo quy định. Phòng cơ điện: -Có nhiệm vụ phụ trách toàn bộ hệ thống điện trong Công ty. -Phụ trách về tình hình bảo trì, bảo dưỡng máy móc, thiết bị sản xuất của Công ty. Xưởng sản xuất: Có chức năng sản xuất sản phẩm theo kế hoạch. Phần II THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH SX & TM TUẤN LINH 2.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty 2.1.1 Đặc điểm lao động kế toán Thành lập và đi vào hoạt động tính đến nay mới được 8 năm nên bộ máy kế toán của Công ty vẫn còn rất trẻ, tuổi đời trung bình của nhân viên phòng kế toán chỉ khoảng 25 tuổi. Vì là một công ty với quy mô nhỏ nên nhiều kế toán vào Công ty làm một thời gian rồi họ lại ra xin làm ở các công ty lớn hơn. Vì vậy có thể nói bộ máy kế toán của Công ty vẫn còn nhiều hạn chế về kinh nghiệm. Thấy được những khó khăn đó, Công ty luôn tạo điều kiện thuận lợi cho phòng kế toán vừa học vừa làm để trau dồi, nâng cao nghiệp vụ cũng như kinh nghiệm làm việc. Phòng kế toán của Công ty hiện nay có 5 người, trong đó: 2 người có trình độ đại học, 2 người có trình độ cao đẳng và 1 người có trình độ trung cấp chuyên nghiệp. Bộ máy kế toán được tổ chức theo hình thức tập trung, đứng đầu là kế toán trưởng, giúp việc cho kế toán trưởng là 4 kế toán viên, gồm các kế toán: kế toán tổng hợp, kế toán sản xuất, kế toán thanh toán, kế toán kinh doanh. Cụ thể: Phạm Thị Thúy Vân là kế toán trưởng, có trình độ đại học. Nguyễn Thị Hậu phụ trách phần kế toán tổng hợp, có trình độ đại học. Nguyễn Mai Thương phụ trách phần kế toán sản xuất, có trình độ cao đẳng. Vương Thị Thực phụ trách phần kế toán thanh toán, có trình độ cao đẳng. Vũ Thị Yến Chi phụ trách kế toán kinh doanh, có trình độ trung cấp chuyên nghiệp. Nói chung đội ngũ trong phòng kế toán hiện nay rất năng động, nhiệt tình, có trách nhiệm nên tạo điều kiện thuận lợi cho công việc kinh doanh cũng như giúp Giám đốc đưa ra những chiến lược kinh doanh trong thời gian tới. 2.1.2 Đặc điểm mô hình tổ chức kế toán: Dựa trên những đặc điểm riêng của mình, Công ty TNHH SX & TM Tuấn Linh đã xây dựng cho mình một bộ máy kế toán khá phù hợp. Nhiệm vụ chính của bộ máy kế toán là: cung cấp đầy đủ thông tin, kịp thời, chính xác về tình hình cung ứng, dự trữ tài sản và nguồn hình thành tài sản. Theo dõi và hạch toán chính xác các khoản thu, chi tài chính, thực hiện toàn bộ công tác hạch toán từ việc xử lý chứng từ đến việc lập báo cáo quyết toán, cung cấp số liệu cho các phòng ban liên quan. Và bộ máy kế toán được thế hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 2.1: Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty Kế toán trưởng Kế toán sản xuất Kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán Kế toán kinh doanh Trong đó: -Kế Toán Trưởng: Có nhiệm vụ tổ chức, kiểm tra công tác kế toán trong Công ty. Là người giúp việc trong lĩnh vực chuyên môn kế toán tài chính cho giám đốc Công ty, chịu sự lãnh đạo cho giám đốc Công ty. Kế toán trưởng phải chịu trách nhiệm trước giám đốc về toàn bộ công tác kế toán tài chính của Công ty, có nhiệm vụ theo dõi tất cả các phần hành nghiệp vụ kế toán, kiểm tra các bảng biểu, cân đối các khoản thu, chi, quản lý mọi mặt chi phí được hạch toán trên các báo cáo tài chính trình giám đốc duyêt. -Kế Toán Sản Xuất: Có nhiệm vụ tập hợp chi phí sản xuất, xác định đối tượng chi phí sản xuất và đối tượng tính giá thành để hướng dẫn các bộ phận có liên quan lập và luân chuyển chứng từ chi phí cho phù hợp với đối tượng hạch toán. Tập hợp, phản ánh giá trị NPL nhập, xuất dùng cho sản xuất kinh doanh, phản ánh số lượng, chất lượng NPL thiếu, thừa. Cuối kỳ, các bộ phận báo cáo, kế toán sản xuất tổng hợp, kiểm tra, xem xét các chỉ tiêu, tính giá thành, xác định kết quả kinh doanh giúp kế toán trưởng lập báo quý tới giám đốc. -Kế Toán Tổng Hợp: Lập bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh và các báo cáo giải trình khác theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước. -Kế Toán Thanh Toán: Quản lý tiền mặt, tiền gửi, thực hiện các nghiệp vụ thu, chi bằng tiền trên cơ sở các chứng từ hợp lệ ( kế toán thanh toán đảm nhận nhiệm vụ giao dịch với ngân hàng, theo dõi các khoản thanh toán với khách hàng với Công ty, tạm ứng với khách hàng, trả lương công nhân viên, nộp thuế ). -Kế Toán Kinh Doanh: Theo dõi, quản lý, hạch toán tình hình tiêu thụ thành phẩm, hàng hóa và việc thanh toán, tính doanh thu, lãi, lỗ. 2.2 Tổ chức công tác kế toán tại Công ty 2.2.1 Đặc điểm chung về chính sách kế toán áp dụng tại Công ty Hiện nay, Công ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ Tài Chính. -Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 hàng năm. -Đơn vị tiền tệ sử dụng là đồng Việt Nam và một số ngoại tệ cũng được quy đổi sang VNĐ. -Phương pháp kế toán tài sản cố định: +Nguyên tắc đánh giá tài sản cố định theo giá trị trực tiếp. +Phương pháp tính khấu hao được áp dụng theo phương pháp đường thẳng. -Phương pháp kế toán hàng tồn kho: +Nguyên tắc đánh giá theo thực tế. +Phương pháp tính giá hàng tồn kho theo phương pháp đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ. +Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. -Phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. 2.2.2 Đặc điểm vận dụng chế độ kế toán tại Công ty 2.2.2.1 Đặc điểm vận dụng chứng từ kế toán Chứng từ kế toán áp dụng trong Công ty đều thực hiện theo đúng nội dung, phương pháp lập, ký chứng từ theo quy định của luật kế toán. -Phần lao động tiền lương: +Bảng chấm công +Bảng thanh toán lương. +Bảng thanh toán bảo hiểm xã hội. -Phần hàng tồn kho: +Phiếu nhập kho, xuất kho. +Thẻ kho. +Biên bản kiểm kê vật tư. -Phần mua hàng thanh toán: +Hóa đơn GTGT +Hóa đơn cước vận chuyển. -Phần tiền tệ: +Phiếu thu, phiếu chi. +Giấy để nghị tạm ứng. +Giấy thanh toán tạm ứng. -Phần tài sản cố định: +Biên bản giao nhận tài sản cố định. +Biên bản thanh lý tài sản cố định. +Biên bản giao nhận tài sản cố định sửa chữa lớn hoàn thành. +Biên bản đánh giá lại tài sản Trình tự luân chuyển và kiểm tra chứng từ kế toán bao gồm các bước sau: Chứng từ sau khi được lập, tiếp nhận, xử lý thì được chuyển đến kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Giám đốc ký duyệt. Tiếp đến kế toán phân loại, sắp xếp chứng từ để định khoản và ghi sổ kê toán. Cuối cùng là lưu trữ, bảo quản chứng từ để sử dụng kiểm tra và đối chiếu khi có sai sót. Bên cạnh đó để tránh các hiện tượng gian lận Công ty đã thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ. Công ty còn sử dụng các chứng từ điện tử cho hoạt động kinh doanh sản xuất tuy nhiên nó vẫn tuân thủ các quy định của pháp luật. 2.2.2.2 Đặc điểm vận dụng hệ thống tài khoản Hiện nay, Công ty sử dụng hệ thống chứng từ kế toán, chứng từ ghi sổ, sổ chi tiết, sổ cái để hạch toán. Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên nên TK 611, TK 631 không dùng, vì 2 TK này chỉ sử dụng cho phương pháp kiểm kê định kỳ. Các tài khoản thuộc đầu tư bất động sản như: TK 217 không dùng. Tài khoản: TK 159, TK 229 Công ty không dùng vì không lập dự phòng.... Hệ thống tài khoản gồm các tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết đáp ứng được yêu cầu hạch toán của kế toán trong Công ty. Công ty chỉ sử dụng tài khoản cấp 1, cấp 2, qua bảng 2.2 được thể hiện ở phần phụ lục: ( Nếu chưa thể hiện được hết trên tài khoản thì Công ty lấy đích danh tên hàng, cũng như khách hàng khi giao dịch ). 2.2.2.3 Đặc điểm vận dụng sổ sách kế toán Căn cứ để nhập dữ liệu vào máy tính và cập nhật các sổ kế toán là chứng từ kế toán. Ngoài chứng từ kế toán bắt buộc thực hiện theo quy định của Bộ Tài Chính, Công ty sử dụng một hệ thống chứng từ hướng dẫn được vận dụng linh hoạt phù hợp với đặc điểm riêng của Công ty. Sổ chi tiết các tài khoản được mở cho từng tài khoản chi tiết và chi tiết cho từng đối tượng liên quan. Công ty sử dụng sổ chi tiết để tập hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự ngày tháng của chứng từ, các nghiệp vụ được tập hợp theo thứ tự tăng dần của số chứng từ. Sổ chi tiết của tất cả các tài khoản được lập theo một mẫu chung. Tùy theo khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đặc điểm của từng phần hành kế toán mà kế toán phần hành nhập dữ liệu vào máy tính, phần mềm kế toán sẽ tự động chuyển các thông tin cần thiết vào sổ nhật ký chứng từ, sổ cái và sổ chi tiết các tài khoản có liên quan. Hệ thống sổ sách kế toán của Công ty sẽ được in vào cuối mỗi tháng, sau khi được kế toán trưởng, giám đốc ....ký sẽ được lưu theo quy định. Hiện nay Công ty đang áp dụng sổ kế toán theo hình thức “Chứng từ ghi sổ”. Sơ đồ 2.3: Sơ đồ sổ kế toán theo hình thức “Chứng từ ghi sổ” Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ kế toán chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Ghi đối chiếu, kiểm tra 2.2.2.4 Đặc điểm vận dụng các báo cáo kế toán - Là một doanh nghiệp tư nhân, thực hiện hạch toán kinh tế độc lập, Công ty có trách nhiệm thực hiện báo cáo tài chính phục vụ công tác quản trị cũng như cung cấp thông tin về tình hình tài chính và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và cơ quan tài chính có thẩm quyền. Báo cáo tài chính được thực hiện hàng quý, hàng năm. - Theo chế độ kế toán hiện hành, hệ thống báo cáo tài chính của Công ty bao gồm: +Bảng cân đối kế toán ( Mẫu số B01 - DNN ): được thể hiện qua bảng 2.4 tại phần phụ lục. +Báo cáo kết quả kinh doanh ( Mẫu số B02 - DNN ): được thể hiện qua bảng 2.5 tại phần phụ lục. +Bảng cân đối tài khoản ( Mẫu số F01-DNN ). +Bảng thuyết minh báo cáo tài chính ( Mẫu số B09 - DNN ). - Quy trình báo cáo tài chính tại Công ty được thể hiện qua sơ đồ 2.4 như sau: Sơ đồ 2.6: Quy trình lập báo cáo tài chính BCĐKT BCKQKD Thuyết minh BCTC Bảng cân đối tài khoản Sổ cái các tài khoản Sổ chi tiết các tài khoản Phiếu thu, phiếu chi Căn cứ vào các phiếu thu, phiếu chi phát sinh trong tháng, trong quý kế toán ghi các nghiệp vụ đó vào sổ chi tiết các tài khoản ( nghiệp vụ phát sinh ở tài khoản nào thì kế toán phản ánh vào sổ chi tiết tài khoản đó). Từ sổ chi tiết các tài khoản, kế toán tiếp tục phản ánh vào sổ cái các tài khoản, rồi đến bảng cân đối phát sinh các tài khoản, rồi lần lượt phản ánh lên bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, và cuối cùng đến bảng thuyết minh báo cáo tài chính. 2.3 Đặc điểm tổ chức một số phần hành kế toán chủ yếu của Công ty. 2.3.1 Đặc điểm kế toán vốn bằng tiền Do đặc tính riêng của tiền là gọn nhẹ, tần suất giao dịch lớn thường xuyên hàng ngày, hàng giờ nên quy trình luân chuyển chứng từ được kiểm soát chặt chẽ hơn. Chứng từ sử dụng gồm: Phiếu thu, phiếu chi có kèm theo chứng từ gốc, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tạm ứng, biên lai thu tiền, biên bản kiểm kê quỹ... và sổ kế toán: sổ nhật ký thu tiền: ghi nợ Tk 111,112, ghi có TK liên quan. Quy trình luân chuyển chứng từ được thể hiện qua sơ đồ 2.4 như sau: Sơ đồ 2.7: Sơ đồ luân chuyển chứng từ Kế toán trưởng Việc thu chi tiền tại quỹ phải có lệnh thu lệnh chi Việc thu chi tiền tại quỹ phải có lệnh thu lệnh chi Kế toán trưởng Kế toán thanh toán Bước 1: Dựa trên lệnh thu và lệnh chi kế toán lập phiếu thu, phiếu chi, trên phiếu thu, phiếu chi phải có chữ ký của người lập phiếu và người phê duyệt. Bước 2: Kế toán trưởng chuyển phiếu thu, phiếu chi đến kế toán thanh toán để chi tiền. Trước khi chi tiền kế toán thanh toán kiểm tra các thông tin về tính trung thực trên phiếu thu, phiếu chi. Sau đó kế toán thanh toán tiến hành ghi sổ quỹ kiêm báo cáo các quỹ và nộp báo cáo quỹ kèm chứng từ gốc cho kế toán trưởng. Bước 3: Kế toán trưởng căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi để ghi sổ kế toán. Bước 4: Kế toán bảo quản và lưu trữ các chứng từ gốc. 2.3.2 Đặc điểm kế toán NVL Do đặc điểm là doanh nghiệp may mặc nên NVL chủ yếu là các loại vải đa dạng về mẫu mã, quy cách, chất lượng. Do đó quản lý nguyên liệu rất phức tạp, đòi hỏi Công ty phải thiết kế một hệ thống quản lý kho khoa học hợp lý. Các chứng từ sử dụng bao gồm: Phiếu xuất kho ( Mẫu 02-VT ), phiếu nhập kho ( Mẫu 01-VT ) Biên bản kiểm nghiệm ( Mẫu 05 NT ) Hóa đơn GTGT ( Mẫu 01 GTKT-3LL ) Công ty TNHH SX & TM Tuấn Linh là đơn vị sản xuất và gia công theo đơn đặt hàng là chủ yếu. Với loại hình gia công theo đơn đặt hàng thì toàn bộ NVL do khách hàng đem đến. Vì thế Công ty không tiến hành hạch toán giá trị của NVL đó mà chỉ hạch toán sản lượng NVL mang đến. Với loại hình sản xuất, Công ty tự tổ chức thu mua NVL nên Công ty tiến hành hạch toán theo giá trị phần NVL đó. Giá trị NVL mua vào được tính bằng giá mua cộng phần chi phí thu mua ngay sau khi nhập NVL. Giá trị NVL xuất dùng được tính bằng phương pháp “đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ”. Trong quá trình hạch toán kế toán NVL gồm có các sổ chi tiết, t._.