Thực trạng tổ chức kế toán tại Công ty TNHH Quảng cáo và Truyền thông Nguyễn

TR¦êNG §¹I HäC KINH TÕ QUèC D¢N KHOA KÕ TO¸N  & œ B¸o c¸o kiÕn tËp Đơn vị kiến tập : c«ng ty tnhh qu¶ng c¸o & truyÒn th«ng nguyÔn Sinh viªn thùc hiÖn : lª thÞ h­êng Chuyªn ngµnh : kiÓm to¸n Líp : kiÓm to¸n 49a Khãa : 49 HÖ : ĐẠI HỌC ChÝnh quy Gi¶ng viªn h­íng dÉn   : NguyÔn HỮU §ång Hµ Néi - 2010 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU Cùng với sự bùng nổ và phát triển mạnh mẽ của nghành công nghệ thông tin nền kinh tế cũng có những thay đổi mới.Giờ đây cạnh tranh trong nền kinh tế không chỉ còn riêng cạnh tranh về mẫu mã,chất lượng mà còn là cả thông tin và thời gian.Và điều này ta có thể thấy rõ trong quá trình phát triển của nghành quảng cáo và truyền thông. Chính thức xuất hiện tại Việt Nam chỉ vài năm gần đây nhưng hoạt động quảng cáo và truyền thông ở Việt Nam ngày càng khẳng định vai trò thông tin,cầu nối giữa nhà cung cấp với những người quan tâm,sử dụng và những thông điệp xã hội tới cộng đồng.Từ đó hứa hẹn khả năng phát triển mạnh và thu được doanh thu lớn trong nghành.Vậy yêu cầu hoạt động và tổ chức kế toán như thế nào?nó khác gì với các công ty sản xuất và các công ty thương mại?Xuất phát từ mong muốn tìm hiểu về hoạt động quảng cáo và truyền thông cũng như việc ứng dụng những kiến thức tài chính kế toán đã học được về mặt lí thuyết vào thực tiễn em đã xin kiến tập kế toán tại “công ty TNHH Quảng cáo & Truyền thông Nguyễn” Qua một tháng tìm hiểu thực tiễn tại công ty dưới sự hướng dẫn trực tiếp của thầy Nguyễn Hữu Đồng cùng các cán bộ phòng tài chính kế toán của công ty em đã hoàn thành bản báo cáo của mình.Tuy nhiên do thời gian,trình độ và kinh nghiệm có giới hạn nên dù đã cố gắng rất nhiều nhưng báo cáo không thể tránh khỏi những thiếu sót.Em rất mong nhận được sự giúp đỡ,chỉ bảo của thầy Nguyễn Hữu Đồng và các cán bộ phòng tài chính kế toán của công ty để báo cáo của em được hoàn thiện hơn.Em xin chân thành cảm ơn! Vế kết cấu báo cáo gồm 3phần (ngoài lời mở đầu và kết luận): Phần I:Tổng quan về công ty TNHH Quảng cáo & Truyền thông Nguyễn. Phần II: Thực trạng tổ chức kế toán tại công ty TNHH Quảng cáo & Truyền thông Nguyễn. Phần III: Đánh giá thực trạng tổ chức kế toán tại công ty TNHH Quảng cáo & Truyền thông Nguyễn. PHẦN I:TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY QUẢNG CÁO VÀ TRUYỀN THÔNG NGUYỄN 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty TNHH Quảng cáo và truyền thông Nguyễn 1.1.1 Giới thiệu chung về công ty Công ty TNHH Quảng cáo và truyền thông Nguyễn được thành lập theo giấy chứng nhận hoạt động kinh doanh số 0102006654 do sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội cấp.Đăng kí lần đầu vào ngày 11 tháng 10 năm 2002 là công ty TNHH có 3 thành viên.Đăng kí thay đổi lần thứ 2 ngày 15 tháng 05 năm 2006. -Tên giao dịch của công ty là Công ty TNHH quảng cáo và Truyền thông Nguyễn. -Công ty có trụ sở chính tại:Phòng 308 H1 Kim Mã Thượng-Cống Vị-Ba Đình-Hà Nội. -Vốn điều lệ:1.500.000.0000 (Một tỷ năm trăm triệu đồng Việt Nam) -Trụ sở vp: L2B3, ngõ Láng Trung, Nguyễn Chí Thanh, Ha Nội - SĐT: 04.37754230 Fax: 04.37754359 -Giám đốc: Bà Phạm Thị Ngân -website: www.nguyencomm.com 1.1.2 Nhiệm vụ của công ty -Chịu trách nhiệm về tính xác thực và các hoạt động về tài chính như quản lý và sử dụng vốn tài sản theo thống kê.Cung cấp các sản phẩm dịch vụ. -Nộp và thực hiện đầy đủ các khoản nghĩa vụ với nhà nước và xã hội. -Xây dựng các dịch vụ hoạt động kinh doanh,dịch vụ phù hợp với quy định của nhà nước và giấy đăng kí kinh doanh. -Làm đầy đủ thủ tục đăng kí kinh doanh. Tổng số cán bộ công nhân viên của công ty là 90 người.Ban quản lý và giám đốc nhiều kinh nghiệm với những nhân viên có trình độ,năng lực.Trong quá trình hoạt động của mình công ty đã tạo dựng những mối quan hệ và từng tham gia quảng cáo và truyền thông cho nhiều công ty và tổ chức lớn như Viêttell,Langguagelink,Unilever,Techcombank,Sea bank.European Union,PG bank,SCCI,British American Tobacco,An lạc… Công ty TNHH Quảng cáo và truyền thông Nguyễn hoạt động kinh doanh theo đúng luật pháp nhà nước quy định.Bảo đảm có lãi để ổn định cuộc sống của các thành viên công ty và cán bộ công nhân viên.Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế để xây dựng đất nước.Kinh doanh có hiệu quả,tích lũy và phát triển được nguồn vốn để ngày càng mở rộng và nâng cao tầm hoạt đông cung ứng dịch vụ của công ty,góp phần đóng góp vào sự phát triển chung của nghành,thành phố cũng như đất nước. Cho đến nay công ty đã tạo dựng được những thành công và đạt được sự hài lòng của nhiều khách hàng.Công ty đang dần đẩy mạnh hoạt động và mong muốn mở rộng thị trường hơn nữa nhằm tăng doanh thu và tạo dựng hình ảnh công ty. 1.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh Theo giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh số 0102006654 do sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội cấp thay đổi lần thứ 2 ngày 15 tháng 05 năm 2006 công ty hoạt động trong những lĩnh vực sau: -Xây dựng,hoạch định,thiết kế và thực hiện chiến dịch quảng cáo,truyền thông (không bao gồm dịch vụ thiết kế công trình) -Thiết kế đồ họa vi tính các mẫu biểu trưng.lôgô,áp phích,báo chí,sách nhãn hiệu hàng hóa và các ấn phẩm khác. -Dịch vụ chế bản và in ấn -Đại lý quảng cáo và phát hành báo chí -Cung cấp,sản xuất chương trình truyền hình,phim quảng cáo -Viết lời và viết kịch bản cho phim quảng cáo,chương trình phát thanh truyền hình,báo chí,slogan -Nghiên cứu thị trường,tư vấn giải pháp marketing và phát triển thị trường -Thiết kế website và cung cấp giải pháp thương mại điện tử -Lập,quản lý và thực hiện các dự án đầu tư xây dựng phát triển nhà,khu dân cư,khu đô thị mới,trụ sở làm việc -Thi công các công trình dân dụng,công nghiệp trang trí nội,ngoại thất công trình. 1.3 Đặc điểm tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh Sơ đồ 1:Mô hình quản lý hoạt động kinh doanh của công ty Khách hàng Cung ứng Đánh giá sự thỏa mãn của KH Thu thập thông tin và phân tích Tìm kiếm,thu hút nhu cầu KH Hoạch định chiến lược và triển khai Cung ứng 1.4 Đặc điểm tổ chức bộ máy công ty 1.4.1 Đặc điểm bộ máy Là đơn vị hạch toán độc lập và có đầy đủ tư cách pháp nhân.Quản lý theo hình mô hình trực tuyến chức năng.Giám đốc trực tiếp quản lý và điều hành,hội đồng thành viên giám sát và đánh giá Sơ đồ 2:Cơ cấu tổ chức quản lý của công ty TNHH Quảng cáo và Truyền thông Nguyễn HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN PHÒNG HÀNH CHÍNH PHÒNG KẾ TOÁN PHÒNG KINH DOANH GIÁM ĐỐC 1.4.2 Chức năng,nhiệm vụ -Hội đồng thành viên gồm các thành viên, là cơ quan có toàn quyền nhân danh công ty quyết định mọi vấn để của công ty. Thành viên là tổ chức chỉ định người đại diện theo ủy quyền tham gia Hội đồng thành viên. Điều lệ công ty quy định cụ thể định kỳ một năm họp Hội đồng thành viên một lần. -Giám đốc công ty là người điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty, chịu trách nhiệm trước Hội đồng thành viên về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ của mình.Giám đốc tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng thành viên; Quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty; Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty. -Phòng kế toán:chịu trách nhiệm tổ chức hạch toán các nghiệp vụ kế toán của toàn doanh nghiệp,tổ chức thực hiện các biện pháp quản lý tài chính động thời cung cấp đầy đủ,kịp thời,chính xác thông tin về hoạt động tài chính của doanh nghiệp cho chức năng giám sát quản lý và ra quyết định của nhà quản lý. -Phòng tổ chức hành chính: có chức năng tuyển dụng,đào tạo,bố trí nhân sự trong công ty.Tham mưu cho Giám đốc trong công tác quản lý,điều hành trong hoạt động kinh doanh của công ty.Thực hiện chế độ với người lao động,công tác hành chính,y tế,quân sự,bảo vệ,dịch vụ… -Phòng kinh doanh:xác định kế hoạch,chiến lược ngắn hạn,dài hạn để mở rộng thị trường,tìm kiếm thêm khách hàng.Phối hợp với giám đốc để cùng xác định các nhóm khách hàng chiến lược,các chiến dịch quảng cáo và tiếp thị.Tiến hành nghiên cứu và tạo ra những sản phẩm dịch vụ mới sáng tạo,ấn tượng.Giao kết các hợp đồng kinh tế,xây dựng kế hoạch đầu tư,kế hoạch thực hiện chỉ tiêu. 1.5 Khái quát tình hình tài chính và kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Quảng cáo&Truyền thông Nguyễn Để có những đánh giá về tình hình tài chính và kết quả hoạt động kinh doanh ta có thể dựa trên các chỉ tiêu chủ yếu được lấy trích ra từ báo cáo tài chính trong năm 2008 và 2009 của công ty TNHH Quảng cáo và truyền thông Nguyễn Bảng 1: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty năm 2008,2009 Đơn vị tính:VNĐ Chỉ tiêu 2008 2009 Tổng tài sản 2.383.796.931 2.468.430.144 Tổng nguồn vốn 2.383.796.931 2.468.430.144 Tiền và các khoản tương đương tiền cuối kì 673.449.896 316.643.654 Nguồn vốn chủ sở hữu 1.646.825.681 1.460.546.909 Tổng doanh thu 5.179.039.072 7.264.582.495 Doanh thu bán hàng&cung cấp dv 5.179.039.072 7.254.571.407 Doanh thu tài chính 9.727.926 10.011.088 Tổng chi phí 5.094.700.178 7.318.808.089 Chi phí tài chính 16.523.085 3.387.667 Chi phí quản lý doanh nghiệp 639.783.482 1.079.819.584 Lợi nhuận trước thuế 84.338.894 (54.225.594) Tiền lương bình quân/lao động 3.120.189 3.405.088 Nộp ngân sách nhà nước 23.614.890 29.963.787 Lợi nhuận sau thuế 60.724.004 84.189.381 -Doanh thu thuần về bán hàng năm 2009 tăng gần 40% so với năm 2008(từ 5.094.700.178 VND lên 7.318.808.089VND) cho thấy tình hình hoạt động kinh doanh của công ty đựợc tốt,được mở rộng. -Doanh thu hoạt động tài chính từ lãi tiền gửi,tiền cho vay tăng gần 3% từ (9.727.926 triệu VND lên 10.011.088 triệu VND), bên cạnh đó chi phí lãi tiền vay giảm mạnh gần 79,5% (từ 16.523.085 triệu VND xuống chỉ còn 3.387.667 triệu VND).Đó là một dấu hiệu tốt thể hiện khả năng tự chủ về tài chính và hoạt động kinh doanh tiến triển tốt.Có thể cung ứng vốn cho quá trình mở rộng hoạt động kinh doanh hay hoạt động đầu tư gia tăng trong tương lai. -Số lượng các khoản phải thu cuối kì giảm gần 50% so với đầu kì cho thấy tình hình thu và quản lý công nợ tốt,số lượng vốn bị chiếm dụng vốn ít. -Số lượng hàng tồn kho ổn định chứng tỏ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp khá ổn định.Việc kiểm soát hàng tồn kho tốt.Một mặt đảm bảo có đủ hàng khi cần dùng và cũng tránh được những mất mát,hao tổn,hư hại. -Các khoản thuế và nghĩa vụ phải nộp nhà nước đầu năm 2008 có số dư bằng không chứng tỏ công ty thực hiện nghiêm chỉnh các nghĩa vụ của mình. Từ đó ta thấy tình hình kinh doanh của doanh nghiệp khá khả quan,có triển vọng phát triển gia tăng trong tương lai.Các hoạt động kiểm soát về hàng tồn kho,khoản phải thu tốt,lượng tiền và tính thanh khoản cao thể hiện trình độ quản lý của giám đốc tốt và hiệu quả. PHẦN II:TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY 2.1 Bộ máy kế toán của công ty: 2.1.1 Đặc điểm tổ chức hoạt động kế toán Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung.Mọi công việc được tập trung giải quyết tại phòng kế toán của công ty.Phòng kế toán của công ty áp dụng hệ thống phần mềm kế toán vào công tác quản lý tài chính kế toán. Toàn bộ số liệu hàng ngày được phòng kế toán cập nhập vào phần mềm.Khi đó số liệu kế toán sẽ được phần mềm tự động chuyển vào các sổ và phần hành liên quan.Cuối kì nó sẽ tự động thực hiện các bút toán kết chuyển và đưa ra những báo cáo tài chính cũng như hệ thống báo cáo quản trị giúp cho Ban giám đốc nắm được nhanh chóng tình hình tài chính của công ty. Sơ đồ 3:sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty: Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán tiền mặt Kế toán Thanh toán Thủ quỹ 2.1.2.Phân công lao động kế toán -Trưởng phòng kế toán kiêm kế toán trưởng:có nhiệm vụ thực hiện và kiểm tra toàn bộ việc kế tóan của công ty,phụ trách chung toàn bộ các khâu công việc hướng dẫn chỉ đạo và kiểm tra hoạt động các nhân viên kế toán.Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm cuối cùng về tính chính xác,trung thực của các con số,số liệu đã cập nhập vào phần mềm.Tư vấn tham mưu cho giám đốc những thông tin tài chính kịp thời để ra các quyết định quản lý. -Kế toán tổng hợp: theo dõi tập hợp các chi phí và tính giá thành sản phẩm,dịch vụ dựa trên các số liệu của các bộ phận liên quan cung cấp.Cuối quý,năm lập báo cáo tài chính,báo cáo thuế và các mẫu biểu báo cáo khác có liên quan đến chế độ tài chính nhà nước. -Kế toán thanh toán: theo dõi,phản ánh cá nghiệp vụ thanh toán chi tiết với người bán,khách hàng nhân viên của công ty(trong công ty kế toán thanh toán kiêm luôn kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương).Quản lý và chịu trách nhiệm về tình hình thu hồi công nợ và đảm bảo chính xác các số liệu kế toán cập nhập vào phần mềm.. -Kế toán tiền mặt:quản lý tiền mặt,ghi sổ quỹ nghiệp vụ thu,chi tiền mặt căn cứ vào các chứng từ gốc hợp lệ,cuối ngày đối chiếu với sổ quỹ của kế toán thanh toán. .Do tổ chức của công ty quy mô còn nhỏ kế toán thanh toán kiêm luôn theo dõi phần tài sản cố định và hàng tồn kho. -Thủ quỹ:là người giữ tiền mặt cho công ty,chịu trách nhiệm quản lý thu chi và cuối ngày phải tính số tồn cuối ngày để đối chiếu với sổ kế toán tiền mặt của kế toán thanh toán và báo cáo lên nhà quản lý bất cứ khi nào cần. 2.2 Đặc điểm vận dụng chế độ và chính sách kế toán. 2.2.1 Chính sách kế toán chung Công ty đã lựa chọn những chính sách kế toán phù hợp với đặc điểm ngành nghề kinh doanh cũng như điều kiện thực tế của mình, đảm bảo tuân thủ những chính sách.chuẩn mực kế toán chung được quy định và chấp nhận rộng rãi tại Việt Nam. -Từ năm 2002-2005:áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ theo quyết định 144/2001/QĐ-BTC của Bộ tài chính. -Từ năm 2006 áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp vừa vả nhỏ theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ tài chính c¸c ChuÈn mùc kÕ to¸n ViÖt Nam ("VAS") ban hµnh ®ît 01, ®ît 02, ®ît 03, ®ît 04 vµ ®ît 05 h­íng dÉn kÕ to¸n -Niên độ kế toán: từ ngày 1/1 và kết thúc ngày 31/12 hàng năm -Kì kế toán theo năm tài chính - Đơn vị tiền tệ hạch toán : Việt Nam Đồng (VND) -Nguyên tắc ghi nhận các khoản tiền và tương đương tiền: Trong các năm nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ được chuyển sang VND thực tế tại ngày phát sinh theo tỷ giá thông báo của Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam. -Thuế GTGT kê khai và nộp theo phương pháp khấu trừ.Việc xác định thuế GTGT và thuế thu nhập doanh nghiệp của công ty căn cứ vào các quy định hiện hành về thuế.Tuy nhiên những quy định này thay đổi trong thời kì và việc xác định sau cùng về thuế thu nhập doanh nghiệp tùy thuộc vào kết quả kiểm tra của của cơ quan thuế có thẩm quyền.Các loại thuế,phí và lệ phí khác được tính và nộp theo quy định hiện hành. - Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: +Hàng tồn kho sẽ được hoạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên +Hàng tồn kho được xác định trên cơ sở giá thấp hơn giữa giá gốc và giá trị thuần có thể thực hiện được.Giá gốc của hàng tồn kho bao gồm chi phí mua,chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác để có được hàng tồn kho ở địa đỉểm và hiện trạng hỉện thời.Giá trị thuần có thể thực hiện được là giá bán ước tính của hàng tòn kho trong kì sản xuất,kinh doanh bình thường trừ đi chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết để tiêu thụ chúng. +Giá xuất và hàng tồn trong kho được tính theo phương pháp giá bình quân cả kỳ dự trữ. - Tài sản cố định và khấu hao: +Tài sản cố định của công ty bao gồm tài sản cố định hữu hình, và tài sản cố định vô hình +Tài sản cố định được trình bày theo nguyên giá và khấu hao luỹ kế. + Phương pháp khấu hao tài sản cố định: phương pháp khấu hao đường thẳng dựa trên thời gian hưữ ích ước tính phù hợp với tỉ lệ khấu hao theo quy định. -Ghi nhận doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ được ghi nhận dựa trên cơ sở hàng đã giao,dịch vụ đã hoàn thành và ngươì mua chấp nhận thanh toán không phân biệt đã thu được tiền chưa.Lãi tiền vay được ghi nhận trên cơ sở dồn tích. -Chuyển đổi ngoại tệ:các nghiệp vụ phát sinh bằng các loại ngoại tệ được chuyển đổi sang đồng Việt Nam theo tỉ giá tại ngày phát sinh nghiệp vụ.Chênh lệch tỷ giá phát sinh từ các nghiệp vụ được hạch toán vào báo cáo kết quả HĐKD.Số dư các khoản mục ngoại tệ tại ngày kết thúc năm tài chính được đánh giá theo tỉ giá bình quân liên ngân hàng tại thời điểm cuối năm.Lãi chênh lệch do đánh giá lại các số dư tại ngày kết thúc năm không được dùng để chia cho cổ đông. - Hình thức kế toán áp dụng: Kế toán máy -Hình thức sổ kế toán là:nhật kí chung. 2.2.2 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế,tài chính đã phát sinh và đã hoàn thành,làm căn cứ để ghi sổ kế toán.Mọi nghiệp vụ kinh tế của doanh nghiệp của công ty đều được lập chứng từ,ghi chép đầy đủ,trung thực khách quan vào chứng từ kế toán.Đây là giấy tờ quan trọng của công ty được bảo quản và lưu giữ thông tin.Quản lý và tổ chức chứng từ cũng là một hoạt động giúp người lãnh đạo có cơ sở để kiểm tra hoạt động và đánh giá về hoạt động kinh doanh Các chứng từ của công ty đều theo mẫu quy định trong quyết định số 48/006/QĐ-BTC của Bộ tài chính ban hành ngày 14/0/2006.Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải lập chứng từ,ghi chép lại.Mỗi nghiệp vụ chỉ lập chứng từ một lần để tránh trùng lặp,nhầm lẫn chứng từ.Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách,chế độ,thể lệ kinh tế,tài chính của nhà nước và đơn vị phải từ chối thực hiện(xuất quỹ,thanh toán,xuất kho,..) đồng thời báo cho giám đốc và biết để xử lý kịp thời.Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng kế toán thủ tục,nội dung và con số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại hoặc báo cho nơi lập chứng từ biết để làm lại,làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới dùng làm căn cứ ghi sổ. Việc áp dụng hình thức kế toán máy giúp cho hoạt động kế toán và quản lý cũng dễ dàng hơn,hạn chế những sai sót nhưng mỗi chứng từ được lập trên máy đều được in ra kí xác nhận và lưu trữ sau khi hoàn thành nghiệp vụ. Chứng từ kế toán hợp lệ phải có đầy đủ yếu tố tên,số hiệu chứng từ,ngày tháng,địa chỉ,đơn vị,cá nhân,nội dung nghiệp vụ kinh tế,có đầy đủ chữ kí và dấu xác nhận theo theo yêu cầu. Các chứng được tổ chức theo từng loại nghiệp vụ, mỗi loại nghiệp vụ xác định rõ số các loại chứng từ cần thiết và yêu cầu bổ sung tùy vào đặc trưng của các nghiệp vụ.Trước khi ghi sổ các chứng từ được kiểm tra, đánh giá xem xét tính đúng đắn hợp lý. Sau khi đã ghi sổ các chứng từ được sắp xếp,phân loại,bảo quản,lưu giữ theo từng loại nghiệp vụ và theo thời gian phát sinh nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc rà soát, kiểm tra đối chiếu thông tin.Chứng từ được đem đi lưu trữ hết hạn lưu trữ chứng từ sẽ được đem đi tiêu hủy theo luật định.Mọi trường hợp mất chứng từ gốc đều được báo cáo với giám đốc và kế toán trưởng đơn vị biết để có biện pháp xử lý kịp thời.Khi mất hóa đơn bán hàng,biên lai phải báo cáo với cơ quan thuế hoặc công an để xác minh và xử lý và có biện pháp vô hiệu hóa chứng từ bị mất. Các chứng từ phổ biến của công ty là hóa đơn bán GTGT,phiếu thu,phiếu chi,bảng chấm công,bảng thanh toán lương,phiếu xuất kho,... Sơ đồ 4: Trình tự lưu chuyển chứng từ Lập chứng từ Kiểm tra chứng từ Ghi sổ kế toán Lưu trữ,bảo quản 2.2.3 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán Theo quy định chung mọi doanh nghiệp có đăng kí kinh doanh vận dụng hệ thống tài khoản thì tài khoản cấp 1,cấp 2 do nhà nước ban hành,không được tự ý đặt ra loại tài khoản này.Công ty TNHH Quảng cáo&Truyển thông Nguyễn đã sử dụng hệ thống tài khoản theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bô trưởng Bộ tài chính.Các tài khoản cấp 3 được lập nhằm phù hợp với yêu cầu phân loại theo đối tượng và nghiệp vụ cho dễ quản lý. Bảng - DANH MỤC HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN Số hiệu TK TÊN TÀI KHOẢN GHI CHÚ Cấp 1 Cấp 2 Cấp 3 2 3 4 5 6 LOẠI TÀI KHOẢN 1 TÀI SẢN NGẮN HẠN 111 Tiền mặt 1111 Tiền Việt Nam 1112 Ngoại tệ 112 Tiền gửi Ngân hàng Chi tiết theo 1121 Tiền Việt Nam Từng ngân hàng 11211 VND tại NH Vietcombank Ba Đình,Hà Nội 11212 VND tại NH Seabank đường Láng,Hà Nội 11213 VND tại NH Eximbank Ba Đình,Hà Nội 1122 Ngoại tệ tại NH Tecombank,đường Láng,Hà Nội 131 Phải thu của khách hàng Chi tiết theo từng khách hàng 1311 Phải thu các khách hàng trong hạn thanh toán 1312 Phải thu của các khách hàng quá hạn thanh tóan 133 Thuế GTGT được khấu trừ 1331 Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ 1332 Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ 138 Phải thu khác 1381 Tài sản thiếu chờ xử lý 1388 Phải thu khác 141 Tạm ứng Chi tiết theo đối tượng 142 Chi phí trả trước ngắn hạn 152 Nguyên liệu, vật liệu Chi tiết theo yêu cầu quản lý 153 Công cụ, dụng cụ Chi tiết theo yêu cầu quản lý 154 Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang Chi tiết theo yêu cầu quản lý 155 Thành phẩm Chi tiết theo yêu cầu quản lý 156 Hàng hóa 159 Các khoản dự phòng 1592 Dự phòng phải thu khó đòi 1593 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho LOẠI TÀI KHOẢN 2 TÀI SẢN DÀI HẠN 211 Tài sản cố định hữu hình 2111 Tài sản cố định hữu hình 2112 Tài sản cố định thuê tài chính 2113 Tài sản cố định vô hình 214 Khấu hao tài sản cố định hữu hình 2141 Khấu hao tài sản cố định hữu hình 2142 Khấu hao tài sản thuê tài chính 2143 Kháu hao tài sản cố định vô hình 242 Chi phí trả trước dài hạn LOẠI TÀI KHOẢN 3 NỢ PHẢI TRẢ 311 Vay ngắn hạn 315 Nợ dài hạn đến hạn trả 331 Phải trả cho người bán Chi tiết theo đối tượng 333 Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước 3331 Thuế giá trị gia tăng phải nộp 33311 Thuế GTGT đầu ra 33312 Thuế GTGT hàng nhập khẩu 3333 Thuế xuất, nhập khẩu 3334 Thuế thu nhập doanh nghiệp 3335 Thuế thu nhập cá nhân 3338 Các loại thuế khác 334 Phải trả người lao động 3341 Phải trả nhân viên,lao động chính 3342 Phải trả nhân viên lao động thuê ngoài 335 Chi phí phải trả 338 Phải trả, phải nộp khác 3382 Kinh phí công đoàn 3383 Bảo hiểm xã hội 3384 Bảo hiểm y tế 3387 Doanh thu chưa thực hiện 3388 Phải trả, phải nộp khác 341 Vay, nợ dài hạn 3411 Vay dài hạn 3412 Nợ dài hạn 351 Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm LOẠI TÀI KHOẢN 4 VỐN CHỦ SỞ HỮU 411 Nguồn vốn kinh doanh 411 Vốn đầu tư của chủ sở hữu 413 Chênh lệch tỷ giá hối đoái 421 Lợi nhuận chưa phân phối 4211 Lợi nhuận chưa phân phối năm trước 4212 Lợi nhuận chưa phân phối năm nay 431 Quỹ khen thưởng,phúc lợi LOẠI TÀI KHOẢN 5 DOANH THU 511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 5111 Doanh thu cung cấp dịch vụ 5112 Doanh thu bán các thành phẩm Chi tiết theo yêu cầu quản lý 5118 Doanh thu khác 515 Doanh thu hoạt động tài chính 521 Các khoản giảm trừ doanh thu 5211 Chiết khấu thương mại LOẠI TÀI KHOẢN 6 CHI PHÍ SẢN XUẤT, KINH DOANH 632 Giá vốn hàng bán 635 Chi phí tài chính 642 Chi phí quản lý kinh doanh 6421 Chi phí bán hàng 6422 Chi phí quản lý doanh nghiệp LOẠI TÀI KHOẢN 7 THU NHẬP KHÁC 711 Thu nhập khác Chi tiết theo hoạt động LOẠI TÀI KHOẢN 8 CHI PHÍ KHÁC 811 Chi phí khác Chi tiết theo hoạt động 821 Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp LOẠI TÀI KHOẢN 9 XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH 911 Xác định kết quả kinh doanh LOẠI TÀI KHOẢN 0 TÀI KHOẢN NGOÀI BẢNG 004 Nợ khó đòi đã xử lý 007 Ngoại tệ các loại 2.2.4 Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán 2.2.4.1 Hình thức sổ -Công ty sử dụng hình thức sổ nhật kí chung để sử dụng cho việc ghi chép kế toán. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán nhật kí chung là : tất cả các nghiệp vụ kinh tê tài chính phát sinh phải được ghi vào sổ nhật kí mà trọng tâm là sổ nhật kí chung. Việc ghi sổ tiến hành theo: Ghi theo trình tự thời gian phát sinh nghiệpvụ Theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó -Hình thức kế toán sổ nhật kí chung bao gồm các loại sổ: Sổ nhật kí chung Sổ Cái Các sổ thẻ chi tiết Doanh nghiệp áp dụng phần mềm kế toán nên hàng ngày ta căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được làm căn cứ ghi sổ để nhập dữ liệu vào các phần hành liên quan phần mềm sẽ tự động nhập vào các sổ nhật kí,sổ cái,sổ chi tiết,sổ tài khoản chữ T và lên các báo cáo khi cần thiết. 2.2.4.2 Trình tự ghi sổ Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ.Trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật kí chung,sau đó căn cứ vào số liệu đã ghi trên sổ nhật kí chung để vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp đồng thời các nghiệp vụ phát sinh được vào các sổ chi tiết,thẻ kế toán liên quan. Cuối quý,năm cộng số liệu trên sổ cái,lập bảng cân đối số phát sinh.Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp,đúng số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ,thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các BCTC. -Về nguyên tắc tổng số phát sinh nợ bằng số phát sinh có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh có trên sổ nhật kí chung cùng kì. Sơ đồ 4:Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật kí chung Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH SỔ NHẬT KÍ CHUNG Chứng từ kế toán SỔ CÁI Bảng tổng hợp chi tiết Sổ nhật kí đặc biệt Sổ thẻ kế toán chi tiết 2.2.5 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán Tất cả các doanh nghiệp thuộc các nghành,các thành phần kinh tế đều phải lập và trình bày BCTC năm.Công ty TNHH Quảng cáp&Truyền thông Nguyễn có hệ thống BCTC đầy đủ dựa trên các nguyên tắc chung của chế độ kế toán Viêt Nam,theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính. -Mục đích của báo cáo tài chính dùng để cung cấp thông tin vê tình hình tài chính,tình hình kinh doanh của doanh nghiệp và các luồng tiền của một doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu quản lý của chủ doanh nghiệp,cơ quan nhà nước và nhu cầu hữu ích của những người sử dụng trong việc đưa ra các quyết định kinh tế.Báo cáo tài chính phải cung cấp những thông tin của một doanh nghiệp về: +Tài sản +Nợ phải trả và vốn chủ sở hữu +Doanh thu,thu nhập khác,chi phí kinh doanh và các chi phí khác +Lãi lỗ,phân chia kết quả kinh doanh +Thuế và các khoản phải nộp nhà nước +tài sản khác có liên quan đến đơn vị +Các luồng tiền Ngoài các thông tin trên doanh nghiệp phải cung cấp các thông tin trong “Bản thuyết minh báo cáo tài chính” nhằm giải thích thêm về các chỉ tiêu phản ánh trên báo cáo tổng hợp và các chính sách kế toán đã áp dụng để ghi nhận các nghiệp vụ kế toán phát sinh,lập và trình bày BCTC. Báo cáo tài chính tại công ty được lập theo năm tài chính từ ngày 01/01 đến hết ngày 31/12 hàng năm.Bao gồm : +Bảng cân đối kế toán +Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh +Báo cáo lưu chuyển tiền tệ +Báo cáo thuyết minh báo cáo tài chính -Yêu cầu việc lập BCTC: +Trung thực và hợp lý.Trình bày trung thực,hợp lý tình hình tài chính,tình hình kết quả hoạt động của công ty.Phản ánh đúng bản chất kinh tế của giao dịch không chỉ đơn thuần phản ánh hình thức hợp pháp của chúng. +Trình bày khách quan không thiên vị +Tuân thủ nguyên tắc thận trọng +Trình bày đầy đủ trên mọi khía cạnh trọng yếu +Đảm bảo nguyên tắc hoạt động liên tục,nhất quán. Ngoài ra các báo cáo tài chính trên công ty còn lập báo cáo thuế gửi tới cơ quan thuế quận Ba Đình,Hà Nội.Báo cáo được lập bởi kế toán tổng hợp được kế toán trưởng thông qua,kiểm tra,soát xét và duyệt bởi giám đốc công ty.Báo cáo nhằm mục đích kê khai thuế và các nghĩa vụ phải nộp của công ty với nhà nước. 2.3. Đặc điểm một số phần hành kế toán cchủ yếu 2.3.1 Đặc điểm kế toán vốn bằng tiền 2.3.1.1. Tài khoản sử dụng: Vốn bằng tiền là tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp nằm trong nhóm tài khoản 11.Kết cấu các tài khoản này: +bên Nợ phản ánh các loại tiền nhập quỹ,gửi vào tài khoản ngân hàng.Số tiền thừa khi phát hiện kiểm kê và chênh lệch tăng do đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối năm +Bên Có phản ánh các loại tiền mặt,tiền gửi xuất khỏi quỹ,tài khoản ngân hàng.Số lượng tiền thiếu hụt khi phát hiện kiểm kê và chênh lệch giảm tỉ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối năm +Số dư bên Nợ:phản ánh số tiền hiện có tại quỹ hay tại tài khoản ngân hàng của công ty -Tài khoản sủ dụng: +111:tiền mặt 1111:tiền VND tại quỹ của công ty 1112:tiền ngoại tệ USD tại quỹ của công ty +112:tiền gửi ngân hàng 1121:tiền VND trong tài khoản ngân hàng 11211: VND tại NH Vietcombank Ba Đình,Hà Nội 11212: VND tại NH Seabank đường Láng,Hà Nội 11213: VND tại NH Eximbank Ba Đình,Hà Nội 1122:tiền ngoại tệ USD tại tài khoản ngân hàng 2.3.1.2 Chứng từ và lưu chuyển chứng từ 2.3.1.2.1 Chứng từ sử dụng Các chứng từ trong phần này được sử dụnh nhằm mục đích để theo dõi tình hình thu,chi,tồn quỹ của tiền mặt,ngoại tệ và các khoản tạm ứng của đơn vị nhằm cung cấp những thông tin cần thiết cho kế toán và người quản lý của đơn vị trong lĩnh vực tiền tệ.Các chứng từ được sử dụng bao gồm: -Dùng cho hoạt động thu chi tiền mặt: Phiếu thu. Phiếu chi. -Dùng cho hoạt động chi và gửi tiền vào ngân hàng: Giấy báo Có Ủy nhiệm chi Giấy báo Nợ -Các chứng từ và giấy tờ khác đi kèm: Giấy đề nghị tạm ứng Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng. Hóa đơn bán hàng Biên lai thu tiền. Bảng thanh toán tiền thuê ngoài. Bảng thanh toán tiền lương. Bảng kiểm kê quỹ Bảng kê chi tiền Phiếu thu nợ, phiếu thanh toán nợ *Phiếu thu:nhằm xác định số tiền mặt,ngoại tệ thực tế nhập quỹ và là căn cứ để thủ quỹ thu tiền,ghi sổ quỹ,kế toán ghi các sổ các khoản thu có liên quan.Mọi khoản tiền Việt Nam ngoại tệ đều có phiếu thu,Riêng với ngọai tệ trước khi nhập quỹ phải được kiểm tra và lập”Bảng kê ngoại tệ” đính kèm với phiếu thu Phiếu thu do kế toán lập thành 3liên,ghi đầy đủ các nội dung trên phiếu rùi đăng kí vào phiếu thu sau đó chuyển cho kế toán trưởng soát xét và giám đốc kí duyệt chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ.Sau khi đã nhận đủ số tiền,thủ quỹ ghi số tiền thực tế nhập quỹ(bằng chữ) vào phiếu thu trước khi kí và ghi rõ họ tên. Thủ qũy giữ lại 1liên ghi sổ,liên giao cho người nộp tiền,1 liên lưu nơi nhập phiếu.Cuối ngày toàn bộ phiếu thu kèm theo chứng từ gốc chuyển cho kế toán thanh toán để ghi sổ.Nếu là ngoại tệ phải ghi rõ tỉ giá tại thời điểm nhập quỹ để tính ra tổng số tiền theo đơn vị VND.Liên phiếu thu gửi ra ngoài doanh nghiệp phải đóng dấu. *Phiếu chi:nhằm xác định các khoản tiền mặt,ngoại tệ thực sự xuất quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ xuất quỹ,ghi sổ quỹ và kế toán thanh toán ghi sổ kế toán. Phiếu chi cũng được lập thành 3liên và chỉ sau khi có chữ kí(kí theo từng liên) của người lập phiếu,kế toán trưởng,giám đốc,thủ quỹ mới được xuất quỹ.Sau khi nhận đủ số tiền người nhận tiền phải ghi số tiền đã nhận bằng chữ,ki tên và ghi rõ họ tên vào phiếu chi.Liên 1 được lưu ở nơi lập phiếu,liên 2 thủ quỹ dùng để ghi sổ và chuyển cho kế toán thanh toán cùng với chứng từ gốc để ghi sổ kế toán,liên 3 giao cho người nhận. *giấy đề nghị thanh toán tạm ứng:là căn cứ để xét duyệt tạm ứng,làm thủ tục lập phiếu chi và xuất quỹ cho tạm ứng Giấy tạm ứng do người xin hay bộ phận xin tạm ứng viết 1liên rùi chuyển cho kế toán trưởng xem xét và ghi ý._.