Thực trạng tổ chức kế toán tại Công ty TNHH Dũng Thủy

nh, kiểm tra, giám sát việc sử dụng tài sản nhằm đảm bảo sản xuất được tiến hành liên tục, quản lí và sử dụng một cách có hiệu quả nhất các yếu tố chi phí để đạt được hiệu quả trong sản xuất kinh doanh đồng thời phục vụ cho các nhà quản lí kinh tế, từ đó đưa ra các kế hoạch, dự án và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch, quyết định nên sản xuất sản phẩm gì? Bằng nguyên vật liệu nào? Mua ở đâu và xác định hiệu quả kinh tế của từng thời kì. Vì vậy các doanh nghiệp cần xây dựng quy trình hạch toán một cách khoa học, hợp lí là vô cùng quan trọng. Đặc biệt khi nền kinh tế Việt Nam đang từng bước hội nhập sâu hơn vào nền kinh tế thế giới, thông tin kế toán kịp thời và chính xác càng trở nên quan trọng với sự sống còn của doanh nghiệp. Cũng giống như các doanh nghiệp khác để hòa nhập vào nền kinh tế thị trường, công ty TNHH Dũng Thủy luôn chú trọng công tác hạch toán kế toán và coi đó là một công cụ quản lí không thể thiếu được trong quản lí sản xuất, kinh doanh của mình. Trong một thời gian ngắn tìm hiểu tại công ty TNHH Dũng Thủy, được sự giúp đỡ chỉ bảo tận tình của các cô chú, các chị ở phòng Kế toán của công ty và dưới sự hướng dẫn, chỉ bảo tận tình của cô Hà Phương Dung, em đã hoàn thành báo cáo kiến tập kế toán. Báo cáo kiến tập nhằm nêu lên những hiểu biết của em về hoạt động kế toán của công ty trong thời gian kiến tập. Báo cáo kiến tập gồm có 3 chương: Chương 1: tổng quan về công ty TNHH Dũng Thủy Chương 2: Thực trạng tổ chức kế toán tại công ty TNHH Dũng Thủy Chương 3: đánh giá thực trạng tổ chức kế toán tại công ty TNHH Dũng Thủy Do còn nhiều hạn chế về kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm thực tế nên bài viết của em không thể tránh khỏi những thiếu sót. Em mong nhận được sự góp ý của cô giáo cũng như ban lãnh đạo công ty TNHH Dũng Thủy để hoàn thiện bản báo cáo của mình. CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH DŨNG THỦY 1.1.Lịch sử hình thành và phát triển của công ty TNHH Dũng Thủy 1.1.1. Giới thiệu về công ty TNHH Dũng Thủy: - Tên gọi đầy đủ: công ty TNHH Dũng Thủy - Là một công ty tư nhân được thành lập dựa trên sự góp vốn của anh Bùi Tuấn Dũng và chị Lưu Thị Bích Thủy góp vốn thành lập. - Mã số thuế: 0101112655 - Tên giao dịch quốc tế: Dung Thuy company limited. - Trụ sở chính: phòng 1B tập thể Kim Liên – Đống Đa – Hà Nội - Nhà máy sản xuất: khu công nghiệp Hapro – Lệ Chi – Gia Lâm – Hà Nội. - Vốn điều lệ: 13,5 tỷ. - Ngành nghề kinh doanh: sản xuất và thương mại các mặt hàng nhựa và cơ khí dùng cho xe máy và ô tô. - Số tài khoản: 1300311-002840 tại ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn 1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển Công ty được thành lập và đi vào hoạt động năm 1993, trong giai đoạn này ngành cơ khí cả nước nói chung và đặc biệt đối với ngành cơ khí giao thông vận tải nói riêng đang lâm vào tình trạng khủng hoảng trầm trọng với rất nhiều những khó khăn chồng chất. Đặc biệt là đối với một công ty mới thành lập bước đầu thâm nhập thị trường.Từ buổi sơ khai ban đầu, với tiền đề vật chất còn khó khăn, việc bắt nhịp với nền kinh tế, thâm nhập thị trường, tiếp thu, tiếp cận với khoa học kĩ thuật để chất lượng sản phẩm có thể cạnh tranh được trên thị trường là những trở ngại lớn đối với công ty… Những khó khăn chồng chất về vốn, về lao động, về năng lực còn non trẻ, về phạm vi hoạt động là những thách thức lớn đối với doanh nghiệp. Vấn đề thiếu vốn, công ty cần cân đối nguồn vốn cho đầu tư tài sản cố định, thiết bị dây chuyền công nghệ, đầu tư chiều sâu và đầu tư công nghệ mới theo cơ chế thị trường. Vấn đề về lao động, công ty đang thiếu nhiều cán bộ kĩ thuật có trình độ cao, lành nghề để quản lí, chỉ đạo sản xuất ở các phân xưởng. Vấn đề về năng lực, đội ngũ cán bộ trẻ chưa đáp ứng được nhu cầu của cơ chế thị trường. Bộ máy quản lí chưa nhanh nhạy, kịp thời, chưa thực sự hiệu quả. Nhìn chung trình độ quản lí của công ty chưa đáp ứng được yêu cầu của nền sản xuất mới. Nhìn nhận được những khó khăn mà công ty đã, đang và sắp phải đối mặt, giám đốc cùng các cán bộ công nhân trong công ty quyết tâm khắc phục khó khăn, tự học hỏi, nâng cao trình độ nghiệp vụ của mình cùng công ty vượt qua những khó khăn trước mắt. Tuy chưa thể vượt qua tất cả khó khăn nhưng bước đầu công ty đã làm ăn có lãi, tuy nhiên các chỉ tiêu tài chính và sản lượng mà công ty đạt được còn thấp. Sau đây là một vài số liệu về các chỉ tiêu của năm 1998 – năm được coi là khởi sắc nhất của công ty trong giai đoạn đầu thành lập công ty. Kết quả cụ thể: - Thuế doanh thu: 171.000.000 đ - Tổng giá trị sản lượng: 1.710.000.000 đ -Tổng lao động: 50 người - Thu nhập bình quân một lao động : 487.000 đ Năm 2000 là mốc lịch sử đánh dấu bước chuyển mình của công ty. Khi thời kì khủng hoảng 1998 – 1999 qua đi, kinh tế Việt Nam bước vào một thời kì ổn định và phát triển, điều này đã tạo ra một thuận lợi nhất định cho sự phát triển của công ty. Thêm vào đó việc ra đời của Luật doanh nghiệp tháng 1 năm 2000, khu vực kinh tế tư nhân mà chủ yếu là các doanh nghiệp vừa và nhỏ được khuyến khích phát triển. Trong bối cảnh kinh tế như vậy, công ty TNHH Dũng Thủy đã có nền tảng ban đầu thuận lợi, tạo động lực để phát triển sản xuất.Với phương châm tự khẳng định mình, lấy chất lượng, giá cả làm đầu và giữ uy tín với khách hàng. Công ty đã thực hiện hàng loạt các chính sách, biện pháp nhằm tìm ra con đường đi của riêng mình. Các biện pháp chủ yếu mà công ty đã thực hiện trong giai đoạn này là: - Biện pháp về thị trường: với nhận thức mọi hoạt động của công ty đều phụ thuộc vào nhu cầu của thị trường, nên công ty chủ trương phải gắn kết khả năng tiềm tàng của công ty với đòi hỏi của thị trường bằng cách tăng cường công tác tiếp thị, quảng bá sản phẩm của công ty nhằm tạo lòng tin ở người tiêu dùng. Năm 2001 nhà nước cũng áp dụng nhiều chính sách thuế: khuyến khích việc tăng tỷ lệ nội địa hóa hàng xe máy. Doanh nghiệp đã chớp lấy thời cơ này để kí các hợp đồng về sản xuất và tiêu thụ phụ kiện xe máy. Công tác tiếp thị cũng được công ty thực hiện tương đối tốt, nhờ đó đã tạo được mối quan hệ với nhiều khách hàng và bước đầu đã có được một số khách hàng quen thuộc. - Biện pháp nâng cao chất lượng sản phẩm: Mục tiêu của công ty là cung cấp cho thị trường các sản phẩm phụ kiện ô tô, xe máy, các loại sản phẩm này phải không ngừng nâng cao về kĩ thuật, mỹ thuật và an toàn để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Để thực hiện được mục tiêu trên, phương châm của công ty là thực hiện tốt chế độ 3 kiểm, cán bộ kĩ thuật phải kiểm tra chặt chẽ ở từng khâu để chấn chỉnh kịp thời các sai sót trong quá trình sản xuất, chỉ nghiệm thu các sản phẩm đảm bảo chất lượng, kiên quyết loại bỏ các sản phẩm hỏng. - Biện pháp về công nghệ: Để nâng cao sản lượng, công ty đã đẩy mạnh việc sản xuất các gá lắp chuyên dùng, khai thác tận dụng triệt để năng lực các thiết bị ép, đột dập, các thiết bị hàn hiện đại mà công ty đã đầu tư đồng thời đưa các công nghệ mới, công nghệ tiên tiến áp dụng để có điều kiện nâng cao năng suất và cải thiện điều kiện làm việc. Bằng tất cả những cố gắng nói trên Công ty đã từng bước khẳng định được mình và tìm được chỗ đứng trên thị trường, tăng nhanh nguồn vốn, doanh thu, mở rộng mặt bằng sản xuất, mua sắm thiết bị hiện đại để thành lập thêm dây chuyền sản xuất mới, bổ sung nguồn lực cho công ty. Về thu nhập và đời sống của công nhân viên đã không ngừng được cải thiện. Các chỉ tiêu về nộp ngân sách, đóng bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội… đều được công ty thực hiện một cách nghiêm túc, đúng kì hạn và đúng chế độ Nhà nước quy định. Những thành công trong thời kì này đã tạo động lực thúc đẩy giúp công ty thêm táo bạo đầu tư cho sản xuất. Thời gian qua đi cùng những nỗ lực của tập thể công ty cũng là lúc công ty khẳng định thương hiệu và vị thế của mình. Công ty đã có những đơn đặt hàng thường xuyên từ những khách hàng lớn và uy tín. Mạng lưới tiêu thụ rộng khắp miền bắc, từ Sơn La, Thái Nguyên đến những tỉnh, thành phố ven Hà Nội. Năm 2007 lại thêm một lần được ghi vào dấu mốc lịch sử của công ty. Khi Chính Phủ có quy định bắt buộc mọi người phải đội mũ bảo hiểm khi đi ô tô, xe máy. Với trực giác nhạy bén và linh hoạt trong kinh doanh, ban giám đốc và các công nhân kĩ thuật nhận thấy quy trình sản xuất mũ bảo hiểm cũng khá đơn giản và có tính chất sản xuất tương tự như một số loại linh kiện phụ tùng ô tô, xe máy. Nhanh chóng bắt tay vào sản xuất và tiếp thị sản phẩm. Công ty đã đạt được những thành công rực rỡ. Không dừng lại ở những thành công ban đầu, công ty liên tục cải tiến mẫu mã và chất lượng sản phẩm. Điều này làm cho mũ bảo hiểm cũng trở thành nguồn thu chính của doanh nghiệp. Hiện tại công ty sản xuất mũ bảo hiểm với nhiều chủng loại, mẫu mã đa dạng phong phú, phù hợp với mọi lứa tuổi. 1.2. Đặc điểm kinh doanh và tổ chức sản xuất kinh doanh: Công ty có 192 cán bộ, công nhân viên, trong đó công nhân trực tiếp sản xuất kinh doanh là 148 người; cán bộ quản lí, nhân viên nghiệp vụ là 44 người. Nhìn chung chất lượng và số lượng lao động của công ty được phân phối khá hợp lí cho mỗi bộ phận. * Ngành nghề kinh doanh chủ yếu của công ty gồm: - Sản xuất các loại phụ tùng ô tô, xe máy, các phương tiện giao thông. - Sản xuất, kinh doanh tư liệu sản xuất và hàng tiêu dùng. - Sản xuất mũ bảo hiểm. * Thị trường kinh doanh của công ty: Trong những năm vừa qua, công ty đã đẩy mạnh công tác tiếp thị để tìm kiếm các nguồn công việc mà xã hội đang có nhu cầu, mở rộng thị trường tiêu thụ, sản phẩm của công ty. Sản phẩm của công ty là các linh phụ kiện ô tô, xe máy nên khách hàng mục tiêu chủ yếu của công ty là các doanh nghiệp chuyên sản xuất, lắp ráp ô tô, xe máy. Tuy nhiên địa bàn tiêu thụ chủ yếu của công ty chủ yếu tập trung tại các tỉnh miền Bắc, có một số khách lẻ ở các tỉnh miền trung như Thanh Hóa, Nghệ An, hầu như không có ở các tỉnh miền Nam. Đối với sản phẩm mũ bảo hiểm, thị trường của sản phẩm này phát triển rộng rãi hơn nhiều so với các sản phẩm linh kiện ô tô, xe máy. Công ty mở rộng chi nhánh phân phối sản phẩm này tới các đại lí đồng thời cải tiến chất lượng mẫu mã hàng hóa cho phù hợp với nhiều lứa tuổi. Bên cạnh đó công ty còn tổ chức bán lẻ ngay tai showroom của công ty ở địa chỉ 101 Đào Duy Anh. * Tình hình kinh doanh một số mặt hàng chủ yếu: - Linh kiện ô tô, xe máy: bao gồm một số mặt hàng chủ yếu sau đây + Bầu lọc gió: RS, W, Win + Cao su: báng sung phi 8, báng sung phi 10, bình xăng, cao su cốp, cao su để chân, cao su đệm, cao su liên kết + Dây ga + Gù + Gương + Lõi ga + Nhựa đỡ xích + Tay nắm + Vòi voi - Mũ bảo hiểm : bao gồm các loại: + MBH Janpơ các kích cỡ + MBH mô tô người lớn, trẻ em. + MBH sport + MBH lưỡi trai + MBH quân đội Trong đó các sản phẩm gương, bầu gió, tay xách cao su liên kết các loại, mũ bảo hiểm là những sản phẩm tiêu thụ với số lượng lớn và mang lại nguồn thu nhập chính cho công ty. Công ty đã tạo cho mình một hệ thống khách hàng quen thuộc, mà tiêu biểu là các công ty chuyên sửa chữa, sản xuất, lắp ráp ô tô, xe máy lớn như: công ty Hanamoto, công ty cổ phần Hà Nội Motor, công ty cổ phần tập đoàn Honlei Việt Nam, công ty Lifan Việt Nam, công ty Sunfat, công ty cổ phần tập đoàn T&T, công ty cổ phần nhựa Tân Phong, công ty Manulife… và một số công ty khác, cùng một số khách hàng lẻ khác. * Khái quát quy trình sản xuất: Vì sản phẩm của công ty có nhiều chủng loại khác nhau do đó quy trình sản xuất của các sản phẩm là khác nhau. Mỗi phân xưởng sẽ chuyên sản xuất một hoặc một vài sản phẩm là khác nhau, tuy nhiên quy trình sản xuất chung tuân theo các bước đầy đủ sau đây: NVL khuôn Máy thủy lực Bộ phận cơ khí 1: hàn Bộ phận cơ khí 2: đột dập Bộ phận lắp ráp 1.3. Đặc điểm tổ chức quản lý: Tổ chức bộ máy quản lý trong bất kì một doanh nghiệp nào cũng cần thiết và không thể thiếu được. Nó đảm bảo sự giám sát, quản lý chặt chẽ tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Để phát triển và nâng cao vai trò của bộ máy quản lý, công ty đã tổ chức cơ cấu lao động theo các phòng ban, xí nghiệp phân xưởng cho phù hợp với yêu cầu quản lý của công ty. Cơ cấu bộ máy của công ty gọn nhẹ, linh hoạt, có phân cấp rõ ràng đã tạo điều kiện cho Ban giám đốc công ty điều hành hiệu quả và khai thác tối đa tiềm năng của cả hệ thống, điều đó được thể hiện qua sơ đồ sau. Sơ đồ tổ chức của công ty Giám đốc PGD. kinh doanh PGD kĩ thuật Các bộ phận sán xuất Các phòng ban - Giám đốc công ty: là người đứng đầu trong quản lí cơ cấu và tổ chức điều hành mọi hoạt động sản xuất của công ty, là người đại diện cho công ty trước pháp luật, là người chịu trách nhiệm trực tiếp trước mọi hoạt động và kết quả SXKD của công ty, là người đại diện và thay mặt cho cán bộ công nhân viên công ty với tư cách pháp nhân đầy đủ để ký kết các hợp đồng và phân phối thu nhập. Giám đốc công ty quyết định cơ cấu tổ chức bộ máy trong công ty sao cho có hiệu quả. - Phó giám đốc kỹ thuật: giúp việc cho giám đốc và là người chịu trách nhiệm các việc: + Điều hành các công việc thuộc lĩnh vực kỹ thuật của công ty. + Quản lí kĩ thuật, hệ thống điện nước trong công ty. + Đảm bảo các điều kiện về kĩ thuật để quá trình sản xuất hoạt động bình thường. + Là người đại diện kĩ thuật thay mặt giám đốc điều hành công tác chất lượng toàn công ty. - Phó giám đốc kinh doanh: giúp việc cho giám đốc và chịu trách nhiệm trước giám đốc về các việc: + Chỉ đạo xây dựng chiến lược và chính sách tiêu thụ sản phẩm +Lập kế hoạch tiêu thụ hàng năm đối với các loại sản phẩm + Xây dựng mạng lưới các nhà phân phối tiêu thụ sản phẩm + Xây dựng chính sách với khách hàng - Các phòng ban gồm có: + Phòng hành chính: phụ trách việc quản lý lao động, văn bản hồ sơ, các thiết bị văn phòng, là bộ phận trực tiếp thi hành các quyết định của giám đốc. Có trách nhiệm tổ chức thực hiện lưu trữ các hồ sơ, tài liệu, văn bản lỗi thời, truyền đạt, thông báo các thông tin nội bộ của công ty; tổ chức thực hiện công tác thi đua, khen thưởng của công ty; công tác đối nội, đối ngoại của công ty được giám đốc ủy quyền; phục vụ các hội nghị, cuộc họp… Chịu trách nhiệm quản trị nhân sự, lao động, tiền lương, tiền thưởng và thực hiện các chế độ đối với người lao động, tổ chức thực hiện công tác đào tạo cán bộ. + Phòng kế hoạch vật tư: chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện mua NVL, thực hiện công tác quản trị kho, lập kế hoạch sản xuất kinh doanh và tổ chức thực hiện, tham mưu cho lãnh đạo các phương án tối ưu hóa sản xuất… + Phòng tài chính kế toán: chịu trách nhiệm trước pháp luật và các quy định hiện hành về công tác tài chính, kế toán, thống kê; theo dõi, tổng hợp và phân tích kết quả sản xuất kinh doanh của công ty; đề xuất các biện pháp kinh tế phù hợp với tình hình thực tế của công ty để nâng cao hiệu quả. Tham mưu cho Giám đốc về quản lí các mặt công tác kế toán – tài chính, về sử dụng nguồn vốn và khai thác khả năng nguồn vốn của công ty để đạt hiệu quả cao nhất. Tham mưu cho giám đốc các biện pháp thực hiện đầy đủ nghĩa vụ trích nộp đối với nhà nước, luôn luôn chủ động chăm lo bằng mọi biện pháp để có đủ vốn phục vụ kịp thời cho sản xuất kinh doanh của công ty. Ngoài ra chức năng quan trọng của phòng kế toán là quản lý, kiểm tra toàn bộ công tác kế toán và chế độ quản lý kinh tế tài chính trong toàn công ty. + Phòng kĩ thuật: chịu trách nhiệm giữ vững và ổn định chất lượng sản phẩm đồng thời không ngừng cải tiến chất lượng sản phẩm theo nhu cầu thị trường. Chịu trách nhiệm về công tác quản lý chất lượng sản phẩm, kiểm tra chất lượng NVL nhập kho, kiểm tra thành phẩm trước khi nhập kho. + Phòng kinh doanh: chịu trách nhiệm nghiên cứu thị trường, thu thập, xử lý thông tin thị trường, xây dựng chiến lược kinh doanh, xây dựng chiến lược Marketing. Chịu trách nhiệm tổ chức hoạt động bán hàng, phát triển hệ thống các nhà phân phối đưa sản phẩm đến người tiêu dùng, thực hiện các chính sách với khách hàng của công ty. + Ban bảo vệ: chịu trách nhiệm về an ninh chung của công ty. Có chức năng bảo vệ sản xuất, phòng chống cháy nổ, phòng chống tệ nạn xã hội, làm công tác tự vệ, công tác quốc phòng, bảo vệ tài sản của công ty và của khách hàng đến quan hệ công tác. Phòng bảo vệ có chức năng duy trì việc mang mặc và chấp hành giờ giấc lao động của công nhân. - Các bộ phận sản xuất bao gồm: + Bộ phận cơ khí 1: hàn + Bộ phận cơ khí 2: đột dập + Bộ phận khuôn + Bộ phận máy thủy lực + Bộ phận lắp ráp. Mỗi bộ phận, phòng, ban đều có chức năng và nhiệm vụ riêng của mình. Và đều là một mắt xích gắn kết và phối hợp với nhau để tạo ra một cỗ máy vận hành kinh doanh dưới sự quản lý và giám sát của giám đốc công ty. CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH DŨNG THỦY 2.1. Đặc điểm bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình tập trung. Theo đó không có bộ phận kế toán tại các phân xưởng mà toàn bộ công việc kế toán do phòng Tài chính – kế toán của công ty đảm nhiệm. Toàn bộ các chứng từ ban đầu của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên toàn bộ doanh nghiệp được chuyển đến phòng kế toán tài chính – kế toán. Sau đó chúng được phân loại, xử lí và nhập dữ liệu vào phần mềm máy tính. Kết quả cuối cùng là các thông tin kế toán tổng hợp phục vụ cho cấp lãnh đạo ra quyết định. Phòng Tài chính – kế toán gồm có 8 người, do công ty tổ chức ghi sổ tổng hợp theo hình thức Nhật ký – chứng từ nên phân công lao động kế toán được thực hiện như sau: - 1 kế toán trưởng ( kiêm kế toán tổng hợp): có trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức , hướng dẫn và kiểm tra toàn bộ các công việc kế toán trong công ty. Lập Báo cáo tài chính và phân tích tình hình lỗ lãi báo cáo với cấp lãnh đạo để có những kế hoạch kinh doanh trong kỳ tiếp theo. Là người chịu trách nhiệm về tính trung thực, hợp lý và hợp pháp của các thông tin tài chính. Mỗi kế toán đảm nhiệm một hoặc một số phần hành kế toán. Kế toán có trách nhiệm lập các bảng kê, bảng phân bổ, các bảng tổng hợp, các loại nhật ký chứng từ tương ứng với phần hành của mình. - 1 kế toán tính giá thành và xác định kết quả kinh doanh( kiêm phó phòng Tài chính – kế toán): có trách nhiệm trợ giúp kế toán trưởng trong công việc kế toán, tính giá thành thành phẩm, xác định kết quả kinh doanh trong kỳ. - 2 kế toán vật tư, phụ liệu, thành phẩm: có nhiệm vụ ghi chép, theo dõi và phản ánh đầy đủ, kịp thời tình hình nhập, xuất, tồn kho của vật tư, phụ liệu. - 1 kế toán thanh toán: chịu trách nhiệm về vấn đề theo dõi tình hình thanh toán với người bán, với khách hàng, thanh toán tạm ứng , thanh toán với NSNN về các khoản thuế - 1 kế toán tiền lương và TSCD: xác định các khoản phải trả cho công nhân viên trong công ty như lương, thưởng, phụ cấp và các khoản trích theo lương. Theo dõi tình hình thanh toán với người lao động. Theo dõi tình hình biến động và trích khấu hao TSCD. - 1 kế toán thuế và tiền: có nhiệm vụ theo dõi các khoản thu chi bằng tiền mặt diễn ra trong đơn vị và tình hình thanh toán với NSNN về các khoản thuế. - 1 thủ quỹ: giữ, ghi chép thu chi tiền mặt của công ty. Các phần hành kế toán tuy được chuyên môn hóa nhưng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, không thể tách rời. Vì một nghiệp vụ phát sinh thường liên quan cùng một lúc tới nhiều phần hành khác nhau. Sơ đồ bộ máy kế toán trong công ty TNHH Dũng Thủy Kế toán trưởng Kế toán thuế và tiền Kế toán vật tư Kế toán tiền lương và TSCD Thủ quỹ Kế toán thanh toán KT tính Z và XDKQKD 2.2. Đặc điểm vận dụng chế độ, chính sách kế toán: 2.2.1. Đặc điểm nguyên tắc kế toán của công ty áp dụng: Phòng tài chính kế toán của công ty TNHH Dũng Thủy hoạt động theo đúng quy định của Nhà nước và quy định của Bộ Tài chính hiện hành. Cụ thể chính sách kế toán mà công ty đang áp dụng là Quyết định số 48/2006 – BTC. Công ty thực hiện hạch toán tổng hợp HTK theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính giá NVL xuất kho theo phương pháp bình quân cả kì dự trữ. Niên độ kế toán theo năm dương lịch ( từ 1/1 đến 31/12), kỳ khóa sổ kế toán và xác định kết quả kinh doanh là vào cuối mỗi tháng. Trích khấu hao TSCD theo phương pháp đường thẳng. Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. 2.2.2. Đặc điểm vận dụng chế độ sổ sách kế toán tại công ty. Hiện nay công ty ghi sổ kế toán tổng hợp theo hình thức Nhật kí chung và có sự hỗ trợ của phần mềm máy tính MISA-SME version7.9 R6 DB06.06. Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ. Kế toán sẽ ghi các nghiệp vụ phát sinh vào sổ theo trình tự. Do công ty áp dụng phần mềm trong quá trình hạch toán nên khi kế toán viên nhập dữ liệu trong chứng từ gốc vào máy tính thì phần mềm kế toán sẽ tự động nhập các thông tin vào nhật kí chung, sổ cái, bảng cân đối số phát sinh và các sổ chi tiết có liên quan… Cuối tháng, cuối năm kế toán chỉ cần thực hiện cáo thao tác để in Báo cáo tài chính theo quy định. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ Chứng từ kế toán SỔ NHẬT KÍ CHUNG Sổ nhật kí đặc biệt Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết SỔ CÁI Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Đối chiếu, kiểm tra: - Chứng từ gốc: Được lập ngay khi phát phát sinh nghiệp vụ. Chứng từ phải có đầy đủ chữ ký của những người có liên quan, đầy đủ nội dung theo quy định. Sau khi kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ, chứng từ sẽ được chuyển vào để ghi các sổ kế toán có liên quan. - Sổ nhật kí chung là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo trình tự thời gian đồng thời phản ánh theo quan hệ đối ứng tài khoản để phục vụ việc ghi sổ cái. Số liệu ghi trên sổ nhật kí chung được dùng để ghi vào sổ cái. - Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản kế toán được quy định trong chế độ tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp. Số liệu ghi trên sổ cái dùng để kiểm tra, đối chiếu với số liệu ghi trên bảng tổng hợp chi tiết hoặc các sổ thẻ kế toán chi tiết và dùng để lập bảng cân đối phát sinh và báo cáo tài chính. - Bảng cân đối số phát sinh phản ánh tổng quát tình hình tăng giảm và hiện có về tài sản và nguồn vốn của đơn vị trong kỳ báo cáo và từ đầu năm đến cuối kỳ báo cáo. Số liệu ghi trên bảng cân đối phát sinh là căn cứ để kiểm tra việc ghi chép trên sổ kế toán tổng hợp, đồng thời đối chiếu và kiểm soát số liệu ghi trên Báo cáo tài chính. - Báo cáo tài chính: Sau khi kiểm tra, đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên bảng cân đối phát sinh, sổ cái..kế toán lập Báo cáo tài chính. 2.2.3. Đặc điểm vận dụng chế độ chứng từ Hiện nay hệ thống chứng từ của công ty TNHH Dũng Thủy chia làm các nhóm chủ yếu sau: + Nhóm chứng từ lao động tiền lương gồm có: bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương, +Nhóm chứng từ liên quan TSCD: biên bản giao nhận TSCD, biên bản thanh lý TSCD, biên bản đánh giá lại TSCD, biên bản kiểm kê TSCD, bảng tính và phân bổ khấu hao TSCD. + Nhóm chứng từ tiền tệ: phiếu thu, phiếu chi kèm chứng từ gốc, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán, biên lai thu tiền, bảng kiểm kê quỹ. + Nhóm chứng từ liên quan đến HTK: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản kiểm nghiệm vật tư, CCDC, sản phẩm, bảng kê mua hàng, bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. + Nhóm chứng từ bán hàng: hóa đơn GTGT, Mỗi một chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho một nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Tất cả những chứng từ kế toán không đủ chỉ tiêu ( VD: Hoá đơn viết sai tên công ty, sai mã số thuế, ...) nội dung nghiệp vụ kinh tế không rõ ràng, tẩy xoá, viết tắt, số tiền bằng chữ và bằng số khác nhau đều bị loại bỏ trước khi kế toán viên tiến hành ghi sổ kế toán. Chứng từ kế toán thanh toán được tiến hành phê duyệt tuần tự từ người đề nghị thanh toán -> phụ trách bộ phận -> kế toán trưởng-> Giám đốc công ty. Mọi chứng từ kế toán phải có đầy đủ chữ ký theo chức danh đã quy định trong công ty. Chứng từ kế toán phát sinh của Công ty TNHH Dũng Thủy phát sinh trong tháng là tương đối nhiều, do đó toàn bộ chứng từ sẽ được đóng thành từng tập với cùng một nội dung như: Tập chứng từ kế toán Ngân hàng, tập chứng từ phiếu chi, tập chứng từ phiếu thu và tập chứng từ phiếu kế toán... và được cất giữ bảo quản an toàn trong tủ. 2.2.4. Đặc điểm vận dụng chế độ tài khoản của công ty Hệ thống tài khoản: công ty áp dụng theo đúng hệ thống tài khoản được quy định ở quyết định số 48/2006/QD – BTC, theo đó không sử dụng các tài khoản chi phí NVL, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung 621,622,627. Ngoài ra công ty sử dụng một số tài khoản chi tiết cấp 2 và cấp 3 cho một số tài khoản NVL, CCDC, chi phí bán hàng, chi phí quản lí doanh nghiệp, chi phí sản xuất kinh doanh. 2.2.5. Đặc điểm chế độ báo cáo tài chính Hệ thống báo cáo tài chính: hệ thống báo cáo tài chính của công ty TNHH Dũng Thủy gồm có: báo cáo kết quả kinh doanh, bảng cân đối kế toán, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh báo cáo tài chính. Các báo cáo tài chính của công ty được lập theo đúng quy định trong Quyết định số 48/2006-BTC vào cuối mỗi quý và cuối mỗi năm dương lịch. 2.3. Đặc điểm tổ chức một số phần hành kế toán chủ yếu 2.3.1. Kế toán nguyên vật liệu: 2.3.1.1. Quá trình luân chuyển chứng từ - Chứng từ sử dụng Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hóa đơn, biên bản kiểm nghiệm vật tư. - Phương pháp tính giá xuất kho là phương pháp bình quân gia quyền trong tháng. - Luân chuyển chứng từ gốc + Phiếu nhập kho 3 Phòng kế hoạch – vật tư 1 Kho NVL 2 Giám đốc 4 Phòng Kế toán – tài chính Diễn giải 1. Khi cần NVL cho sản xuất Phòng kế hoạch vật tư viết giấy yêu cầu mua NVL gửi cho giám đốc kí duyệt. 2. Sau khi Giám đốc đã duyệt, Phòng Kế hoạch vật tư tiến hành ký hợp đồng mua hàng. 3. Khi hàng về đến kho, Phòng kế hoạch vật tư lập phiếu nhập kho có chữ kí của trưởng phòng. Phiếu nhập kho lập thành 2 liên. Một cán bộ phòng kế hoạch vật tư cùng người mua hàng và thủ kho tiến hành kiểm nghiệm số lượng, phẩm chất NVL. Sau khi nhập kho, thủ kho ghi số lượng thực nhập vào phiếu nhập kho và giữ một liên làm căn cứ để ghi thẻ kho. Liên còn lại lưu tại nơi lập phiếu. 4. Sau khi đã ghi thẻ kho, thủ kho chuyển phiếu nhập kho kèm theo hóa đơn GTGT cho phòng Tài chính – Kế toán để kế toán làm căn cứ ghi sổ. Công ty TNHH Dũng Thủy Phòng 1 nhà B3 Tập thể Kim Liên, Đống Đa, Hà Nội Mẫu số 01-VT ( Ban hành theo QD số 15/2006/QD-BTC ngày 20/03/2006 của bộ trưởng BTC) PHIẾU NHẬP KHO Nợ: 1522 Ngày 27/11/2009 Có: 331 Số: MHDT091191 Họ và tên người giao hàng: cửa hàng sắt thép Hảo Yến Địa chỉ: 74 đường La Thành – Đống Đa – Hà Nội. Nhập tại kho: 1522 STT Mã hàng Tên hàng hóa dịch vụ Đơn vị Mã kho Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 SW3.5*15*930 Sắt nẹp W3,5x15x930 kg 1522 713,0 12.000 8.556.000 2 SW3.3*175 Sắt tai tay sách w3,3x175xKD kg 1522 1.027,0 12.000 12.324.000 Cộng 1.740,0 20.880.000 Số tiền bằng chữ: hai mươi triệu tám trăm tám mươi nghìn đồng chẵn. Số chứng từ gốc kèm theo: 1 Ngày 27 tháng 11 năm 2009 Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) b. Phiếu xuất kho: 2 Bộ phận sản xuất Phòng kế hoạch – vật tư 3 1 Kho Giám đốc 4 Phòng Kế toán – tài chính Diễn giải 1. Bộ phận sản xuất chuyển giấy xin lĩnh NVL đã có xác nhận của cán bộ kĩ thuật cho Giám đốc. 2. Giấy xin lĩnh NVL sau khi có đầy đủ xác nhận được chuyển đến Phòng Kế hoạch vật tư. 3. Phòng kế hoạch vật tư dựa vào đó để lập phiếu xuất kho cho cán bộ xin lĩnh vật liệu đến kho nhận. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên. Sau khi đã xuất kho, thủ kho ghi số lượng thực xuất vào phiếu xuất kho và giữ liên 2 làm căn cứ ghi thẻ kho. Liên 1 lưu ở bộ phận lập phiếu. Liên 3người nhận NVL giữ để theo dõi ở bộ phận sử dụng. 4. Sau khi đã ghi thẻ kho, phiếu xuất kho được chuyển đến phòng Tài chính – kế toán làm căn cứ ghi sổ. Công ty TNHH Dũng Thủy Phòng 1 nhà B3 Tập thể Kim Liên, Đống Đa, Hà Nội Mẫu số 02-VT ( Ban hành theo QD số 15/2006/QD-BTC ngày 20/03/2006 của bộ trưởng BTC) PHIẾU XUẤT KHO Nợ: 154.4 Ngày 07/12/2009 Có: 152.2 Số: XKVT091210 Họ và tên người nhận hàng: anh Tuyến Địa chỉ: Bộ phận khuôn, PX 1 Lý do xuất: sản xuất Xuất tại kho: 152.2 STT Mã hàng Tên nhãn hiệu, quy cách , phẩm chất Đơn vị tính Mã kho Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 PVC 30% dầu Nhựa PVC 30% dầu kg 152.2 119,6 119,6 Cộng Số tiền bằng chữ: đồng Số chứng từ gốc kèm theo: 1 Ngày 07 tháng 12 năm 2009 Người lập phiếu Người nhận Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) Công ty TNHH Dũng Thủy Phòng 1 nhà B3 Tập thể Kim Liên, Đống Đa, Hà Nội PHIẾU XUẤT CHUYỂN KHO Ngày 07/12/2009 Số: CKVT091208 Mã người thực hiện: TRANGNQ Tên người thực hiện: Nguyễn Quỳnh Trang Thủ kho nhập: Thái Thủ kho xuất: Hà Lý do xuất: chuyển hàng đi mạ Mã hàng Diễn giải Đơn vị Từ kho Đến kho Số lượng Yêu cầu Thực xuất BACMOC Bạc mọc Kg 1522 154.4 34,0 34,0 ONGCG-DR1,0MOC ống chân gập Dream 1,0 mộc Kg 1522 154.4 28,0 28,0 Cộng Ngày 07 tháng 12 năm 2009 Người lập phiếu Người vận chuyển Thủ kho xuất Thủ kho nhập Giám đốc ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) CÔNG TY TNHH DŨNG THỦY GIA LÂM – HÀ NỘI PHIẾU XUẤT NHỰA SẢN XUẤT TRONG NHÀ MÁY Ngày 4 tháng 11 năm 2009 Tên công nhân Ca Máy Tên sản phẩm Tên nhựa Tồn đầu ca Xuất trong ca ĐVT Tồn cuối ngày Ký nhận 1 2 3 Lan 6 Giảm giật 30% dầu 45 90 kg 30 Anh 16 Gương wave Tổng hợp 50 kg Thoa 14 Tay nắm 30% tạo 30 kg Nhân 11 Xô xây dựng HDPE 300 Kg ….. ….. …… Tổng 1083 Ngày 04 tháng 11 năm 2009 Thủ kho (ký, họ tên) 2.3.1.2. Kế toán tổng hợp: TK sử dụng: 152.1: NVL kho nhựa hồi 152.1.1: NVL kho nhựa hồi 152.1.2: NVL nhận gia công 152.2: NVL khác 152.2.1: NVL lắp ráp 152.3: NVL kho vật tư mũ bảo hiểm 152.4: NVL nhập gia công + Nhập kho NVL mua ngoài Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 111, 112, 331 + NVL xuất dùng cho SXKD hoặc sửa chữa lớn TSCD không sử dụng hết nhập lại kho Nợ TK 152 Có TK 641, 642, 241, 154 + NVL phát hiện thừa khi kiểm kê cần xử lý Nợ TK 152 Có TK 338(1) + Xuất kho NVL dùng cho SXKD, X._.