Thực trạng tổ chức kế toán tại Công ty cổ phần vận tải và dịch vụ Petrolimex Nghệ Tĩnh

lĩnh vực thương mại: Kinh doanh xăng dầu …………………3 1.3.3 Đối với lĩnh vực dịch vụ: Kinh doanh vận tải bộ……………………...4 1.4 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý …...………………………………....4 1.4.1 Khái quát mô hình tổ chức quản lý của công ty …...…………………4 1.4.2 Cơ cấu nhân sự chủ chốt của bộ máy điều hành ……………………..5 1.4.3 Các phòng chức năng ………………………………………………….6 1.5 Khái quát về kết quả kinh doanh của công ty gần đây ……...………..7 1.5.1 Phân tích tình hình tài sản và nguồn vốn ……………………………7 1.5.2 Bảng so sánh các chỉ tiêu tài chính năm 2007 – 2009 ……………….8 PHẦN II THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY ……………..…11 2.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán …………………………………….11 2.1.1 Chức năng và nhiệm vụ của bộ máy kế toán .....................................11 2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận trong bộ máy kế toán .....11 2.1.3 Phần mềm kế toán công ty đang áp dụng ………………...…………13 2.2 Đặc điểm vận dụng chế độ và chính sách kế toán ……………...…....14 2.2.1 Các chính sách kế toán chung ……………………………………….14 2.2.2 Chế độ chứng từ kế toán …………………………..…………………15 2.2.3 Chế độ tài khoản kế toán .........…………………………...…………..16 2.3 Đặc điểm một số phần hành kế toán chủ yếu ………………………...16 2.3.1 Kế toán vốn bằng tiền ………………………………………...………16 2.3.1.1 Chứng từ sử dụng ……….........……….…………...……………….16 2.3.1.2 Tài khoản sử dụng …….........……….……...……………………….17 2.3.1.3 Sổ kế toán sử dụng …………………………………………………..17 2.3.1.4 Luân chuyển chứng từ .............……………………………………...17 2.3.2 Kế toán vật tư hàng hoá ………..............…………………………….18 2.3.2.1 Chứng từ sử dụng ……….........……….…………...……………….18 2.3.2.2 Tài khoản sử dụng …….........……….……...……………………….19 2.3.2.3 Sổ kế toán sử dụng …………………………………………………..19 2.3.2.4 Luân chuyển chứng từ .............……………………………………...19 2.3.3 Kế toán tài sản cố định …………………………………………..…..19 2.3.3.1 Chứng từ sử dụng ……….........……….…………...……………….19 2.3.3.2 Tài khoản sử dụng …….........……….……...……………………….20 2.3.3.3 Sổ kế toán sử dụng …………………………………………………..20 2.3.3.4 Luân chuyển chứng từ .............……………………………………...20 2.3.4 Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương …………………..20 2.3.4.1 Chứng từ sử dụng ……….........……….…………...……………….20 2.3.4.2 Tài khoản sử dụng …….........……….……...……………………….21 2.3.4.3 Sổ kế toán sử dụng …………………………………………………..21 2.3.4.4 Luân chuyển chứng từ .............……………………………………...21 2.3.5 Kế toán công nợ phải thu, phải trả …………………………….…….22 2.3.5.1 Chứng từ sử dụng ……….........……….…………...……………….22 2.3.5.2 Tài khoản sử dụng …….........……….……...……………………….22 2.3.5.3 Sổ kế toán sử dụng …………………………………………………..22 2.3.5.4 Luân chuyển chứng từ .............……………………………………...22 2.3.6 Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh ………………....23 2.3.6.1 Chứng từ sử dụng ……….........……….…………...……………….23 2.3.6.2 Tài khoản sử dụng …….........……….……...……………………….23 2.3.6.3 Sổ kế toán sử dụng …………………………………………………..24 2.3.7 Tổ chức hệ thống báo cáo tài chính …………………………………24 2.3.7.1 Báo cáo tài chính công ty ..........……….…………...……………….24 2.3.7.2 Báo cáo nội bộ được lập định kỳ hàng quý ...……………………….24 2.4 Tổ chức hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp phần hành kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh mảng kinh doanh xăng dầu tại công ty cổ phần vận tải và dịch vụ Petrolimex Nghệ Tĩnh ……………..25 2.4.1 Tổ chức hạch toán tổng hợp tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh mảng kinh doanh xăng dầu …………………………………..25 2.4.2 Tổ chức hạch toán chi tiết nghiệp vụ bán hàng ……………………36 2.4.2.1 Kế toán chi tiết giá vốn hàng hoá tiêu thụ ………....……………….36 2.4.2.2 Kế toán chi tiết doanh thu tiêu thụ ………………....……………….37 2.4.2.3 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu ……….…....……………….37 2.4.2.4 Kế toán chi tiết chi phí bán hàng …………………………………...38 PHẦN III ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY .....43 3.1 Những ưu điểm ................................…………………………………...43 3.2 Những tồn tại và nguyên nhân .............................…………………….43 3.3 Phương hướng hoàn thiện …………………………………………….44 KẾT LUẬN .……...…………………………………………………………xi DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .…..……………………………xiii DANH MỤC VIẾT TẮT TSCĐ Tài sản cố định GTGT Giá trị gia tăng LPXD Lệ phí xăng dầu TK Tài khoản TNDN Thu nhập doanh nghiệp NTGS Ngày tháng ghi sổ SH Số hiệu NT Ngày tháng KC Không chì TGNH Tiền gửi ngân hàng BCTC Báo cáo tài chính CTGS Chứng từ ghi sổ CTTH Chứng từ tổng hợp DANH MỤC SƠ ĐỒ VÀ BẢNG BIỂU Sơ đồ 1.1 - Tổ chức sản xuất kinh doanh Bột cá 3 Sơ đồ 1.2 – Tổ chức sản xuất kinh doanh Xăng dầu 3 Sơ đồ 1.3 – Tổ chức sản xuất kinh doanh Vận tải bộ 4 Sơ đồ 1.4 – Tổ chức Công ty CP vận tải và dịch vụ Petrolimex Nghệ Tĩnh 7 Bảng 1.1 - Bảng so sánh tình hình tài sản và nguồn vốn năm 2007–2009 7 Bảng 1.2 - Bảng so sánh các chỉ tiêu tài chính năm 2007–2009 8 Sơ đồ 2.1 – Mô hình tổ chức bộ máy kế toán công ty 12 Sơ đồ 2.2 – Quy trình thực hiện kế toán trên máy 14 Sơ đồ 2.3 – Quá trình ghi sổ theo hình thức kế toán máy 15 Biểu mẫu 2.1 - Phiếu thu 16 Biểu mẫu 2.2 - Phiếu chi 17 Sơ đồ 2.4 - Sơ đồ luân chuyển chứng từ của Kế toán vốn bằng tiền 18 Sơ đồ 2.5 - Sơ đồ luân chuyển chứng từ của Kế toán vật tư hàng hóa 19 Sơ đồ 2.6 - Sơ đồ luân chuyển chứng từ của Kế toán TSCĐ 20 Sơ đồ 2.7 - Sơ đồ luân chuyển chứng từ của Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương 21 Sơ đồ 2.8 - Sơ đồ luân chuyển chứng từ của Kế toán phải thu khách hàng 22 Sơ đồ 2.9 - Sơ đồ luân chuyển chứng từ của Kế toán phải trả người bán 23 Sơ đồ 2.10 - Sơ đồ hạch toán tổng hợp tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả kinh doanh mảng kinh doanh xăng dầu 25 Biểu mẫu 2.3 – Chứng từ ghi sổ số 21 26 Biểu mẫu 2.4 – Chứng từ ghi sổ số 22 26 Biểu mẫu 2.5 – Chứng từ ghi sổ số 30 27 Biểu mẫu 2.6 – Chứng từ ghi sổ số 31 28 Biểu mẫu 2.7 – Chứng từ ghi sổ số 38 28 Biểu mẫu 2.8 – Chứng từ ghi sổ số 95 29 Biểu mẫu 2.9 – Chứng từ ghi sổ số 96 29 Biểu mẫu 2.10 – Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ 30 Biểu mẫu 2.11 – Sổ cái TK 511 31 Biểu mẫu 2.12 – Sổ cái TK 632 32 Biểu mẫu 2.13 – Sổ cái TK 641 33 Biểu mẫu 2.14 – Sổ cái TK 911 34 Biểu mẫu 2.15 – Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh 37 Sơ đồ 2.11 - Sơ đồ hạch toán chi tiết chi phí bán hàng 39 Biểu mẫu 2.16 – Sổ chi tiết giá vốn 40 Biểu mẫu 2.17 – Sổ chi tiết bán hàng 41 Biểu mẫu 2.18 – Sổ chi tiết chi phí bán hàng 42 LỜI NÓI ĐẦU Trong bối cảnh kinh tế thế giới hiện nay năng lượng là vấn đề then chốt và thiết yếu đặc biệt là xăng dầu và các sản phẩm hoá dầu. Nó không chỉ ảnh hưởng tới nền kinh tế thế giới mà còn ảnh hưởng tới tình hình chính trị của một số nước khác. Trước đây ngành xăng dầu Việt Nam được đặt trong sự bao cấp của nhà nước, hoạt động không theo cơ chế thị trường… Tuy nhiên từ khi Việt Nam chính thức gia nhập tổ chức thương mại thế giới WTO thì ngành xăng dầu đã hoạt động theo cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà Nước. Các công ty hoạt động trong ngành xăng dầu hiện nay cũng chuyển sang hạch toán độc lập, hoạt động kinh doanh vì mục tiêu lợi nhuận riêng của mình. Cùng với việc mở cửa nền kinh tế thì các công ty hoạt động trong ngành xăng dầu cũng tăng lên nhanh chóng trong đó có cả công ty tư nhân, nghĩa là các doanh nghiệp phải cạnh tranh khốc liệt với nhau để tồn tại, đòi hỏi doanh nghiệp phải năng động hơn trong quản lý cũng như phương thức kinh doanh. Để có thể tồn tại được trong môi trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay, ngoài việc đầu tư tốt cho phát triển kinh doanh thì việc quản lý có hiệu quả sẽ là một mục tiêu quan trọng của doanh nghiệp. Kế toán là khoa học thu nhận, xử lý và cung cấp toàn bộ thông tin về tài sản và sự vận động của tài sản, các hoạt động tài chính trong công ty nhằm giúp công ty quản lý và bảo vệ tài sản, vật tư, tiền vốn nhằm đảm bảo việc chủ động trong sản xuất kinh doanh và chủ động tài chính của công ty. Do vậy, kế toán là công cụ không thể thiếu được trong hệ công cụ quản lý kinh tế, giúp cho doanh nghiệp có được thông tin trung thực, kịp thời phục vụ yêu cầu quản lý. Hiện nay giá bán lẻ xăng dầu và các sản phẩm hoá dầu trên cả nước đều thống nhất nên các nhà quản lý doanh nghiệp phải luôn nghiên cứu hoàn thiện các phương pháp quản lý nhằm thúc đẩy quá trình bán hàng và xác định kết quả kinh doanh, đảm bảo thu hối vốn nhanh, tạo điều kiện tái sản xuất kinh doanh, mở rộng quy mô và thúc đẩy quá trình sản xuất kinh doanh phát triển. Để thực hiện được mục tiêu đó, doanh nghiệp phải thực hiện được giá trị sản phẩm, hàng hoá thông qua hoạt động bán hàng. Bán hàng là việc chuyển quyền sở hữu sản phẩm, hàng hoá gắn với phần lớn rủi ro và lợi ích kinh tế cho khách hàng đồng thời được khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. Bán hàng là giai đoạn cuối cùng của quá trình sản xuất kinh doanh, đây là quá trình chuyển hoá vốn từ hình thái vốn sản phẩm, hàng hoá sang hình thái vốn tiền tệ hoặc vốn trong thanh toán. Vì vậy, đẩy nhanh quá trình bán hàng đồng nghĩa với việc rút ngắn chu kỳ sản xuất kinh doanh, tăng nhanh vòng quay của vốn, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Nhận thức được tầm quan trọng của việc tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh cùng với những kiến thức đã được học ở trường, qua thời gian tìm hiểu hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như việc tổ chức bộ máy kế toán tại công ty cổ phần vận tải và dịch vụ Petrolimex Nghệ Tĩnh. Kết cấu báo cáo kiến tập bao gồm ba phần: Phần 1: Tổng quan về Công ty cổ phần vận tải và dịch vụ Petrolimex Nghệ Tĩnh Phần 2: Thực trạng tổ chức kế toán mảng kinh doanh xăng dầu tại Công ty cổ phần vận tải và dịch vụ Petrolimex Nghệ Tĩnh Phần 3: Đánh giá thực trạng tổ chức kế toán tại Công ty cổ phần vận tải và dịch vụ Petrolimex Nghệ Tĩnh Em xin chân thành cảm ơn thầy Phạm Xuân Kiên - khoa Kế toán trường Đại học Kinh tế quốc dân, Ban lãnh đạo, phòng Tài chính kế toán Công ty cổ phần vận tải và dịch vụ Petrolimex Nghệ Tĩnh đã giúp đỡ em trong quá trình kiến tập và hoàn thành báo cáo kiến tập này./.  PHẦN I TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY Quá trình hình thành và phát triển Công ty cổ phần vận tải và dịch vụ Petrolimex Nghệ Tĩnh là thành viên của Petrolimex Việt nam, tiền thân là xí nghiệp vận tải cơ khí thuộc công ty xăng dầu Nghệ Tĩnh. Là doanh nghiệp cổ phần thành lập từ việc cổ phần hoá doanh nghiệp nhà nước theo quyết định số 1364/2000/QĐ - BTM ngày 03/10/2000 của Bộ Thương mại. Công ty được cấp giấy phép kinh doanh số 27-03-000-009 ngày 06/12/2000 và thay đổi lần cuối ngày 28/11/2005. Tên giao dịch: Nghe Tinh - Petrolimex services and to stranspost jont - stock company Địa chỉ: Phường Quán Bánh - Thành phố Vinh - Nghệ An Tên viết tắt: PTS Nghệ Tĩnh Số điện thoại: 0383.851531 Fax: 0383.851886 Tổng số vốn điều lệ của công ty là 11.500.000.000 đồng, được chia làm 115.000 cổ phần và giá trị mỗi cổ phần là 100.000 đồng, trong đó vốn nhà nước với đại diện là tổng công ty xăng dầu Việt nam là 5.865.000.000 đồng (tương ứng với 58.650 cổ phần) chiếm 51%; vốn của các cổ đông khác trong và ngoài công ty là 5.635.000.000 đồng (tương ứng với 56.350 cổ phần) chiếm 49%. Công ty cổ phần vận tải và dịch vụ Petrolimex Nghệ Tĩnh hoạt động theo cơ chế thị trường có sự quản lý của nhà nước. Đến nay sau tám năm cổ phần hoá, từ chỗ một xí nghiệp trực thuộc chỉ thuần tuý hoạt động vận tải xăng dầu, nay công ty đã xây dựng được một hệ thống tài sản, cơ sở vật chất khá lớn với 60 đầu xe sitec chuyên dùng tương đối hiện đại vận chuyển xăng dầu, gas hoá lỏng, dầu thực vật... trên địa bàn Bắc miền Trung và nước bạn Lào, 12 cửa hàng bán lẻ trên hai tỉnh Nghệ An và Hà Tĩnh,1 khách sạn 20 phòng tại Cửa Lò, nhà máy chế biến bột cá và thức ăn gia súc, một nhà kho 2.400 m2 với hệ thống sân bãi khép kín tại Thành phố Vinh. Thời gian qua do công ty mới thành lập còn non trẻ nên cũng gặp nhiều khó khăn về thị trường, cơ chế nhưng doanh số hàng năm của công ty đều tăng từ 5% đến 10%, hiện nay cao gấp 3.5 lần so với ngày đầu thành lập và hàng năm đều có lợi nhuận, tạo thu nhập ổn định cho hơn 212 lao động. Đặc biệt công ty còn kinh doanh vận tải xăng dầu với nước bạn Lào đưa lại doanh thu cả năm 2007 là 6.747.831.379 đồng. Công ty có con dấu riêng, có tài khoản mở tại Ngân hàng Ngoại Thương – TP Vinh – Nghệ An. Chức năng nhiệm vụ, nghành nghề kinh doanh Công ty cổ phần vận tải và dịch vụ Petrolimex nghệ Tĩnh bắt đầu từ một đơn vị hoạt động thuần tuý trên lĩnh vực vận tải với đội ngũ phương tiện nhỏ, lạc hậu. Công ty từng bước phát triển ra các nghành nghề mới và hiện nay công ty đã phát triển thành một doanh nghiệp hoạt động đa nghành nghề với các chức năng sản xuất kinh doanh chính như sau: Kinh doanh vận tải xăng dầu, vận tải hàng hoá đường bộ, đường thuỷ. Mua bán xăng dầu và các sản phẩm hoá dầu, vật tư thiết bị chuyên dùng, hàng tiêu dùng, vật liệu xây dựng,hàng lâm đặc sản, lương thực thực phẩm. Cung cấp dịch vụ đại tu, sửa chữa cải tạo phương tiện xe máy. Kinh doanh khách sạn, dịch vụ ăn uống. Chế biến thức ăn gia súc. Mua bán thiết bị trường học, dịch vụ điện thoại, kinh doanh dịch vụ kho bãi, giao nhận hàng hoá. Một số nghành nghề kinh doanh khác theo giấy phép kinh doanh số 2703000009 của công ty do sở kế hoạch đầu tư Nghệ An cấp. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, quy trình công nghệ Công ty cổ phần vận tải và dịch vụ Petrolimex Nghệ Tĩnh hoạt động đa ngành nghề, kinh doanh chủ yếu trên ba lĩnh vực là sản xuất, thương mại và dịch vụ. Lĩnh vực sản xuất với nhà máy chế biến bột cá đóng tại Cửa Hội, lĩnh vực thương mại với mảng kinh doanh xăng dầu và lĩnh vực dịch vụ với mảng kinh doanh vận tải bộ. Quy trình công nghệ của ba lĩnh vực như sau: Đối với lĩnh vực sản xuất: Sản xuất bột cá Sơ đồ 1.1 - Tổ chức sản xuất kinh doanh Bột cá ( Nguồn: Phòng kinh doanh công ty PTS Nghệ Tĩnh ) Đối với lĩnh vực thương mại: Kinh doanh xăng dầu Sơ đồ 1.2 – Tổ chức sản xuất kinh doanh Xăng dầu ( Nguồn: Phòng kinh doanh công ty PTS Nghệ Tĩnh ) Đối với lĩnh vực dịch vụ: Kinh doanh vận tải bộ Sơ đồ 1.3 – Tổ chức sản xuất kinh doanh Vận tải bộ ( Nguồn: Phòng kinh doanh công ty PTS Nghệ Tĩnh) Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý Khái quát mô hình tổ chức quản lý của công ty Công ty cổ phần vận tải và dịch vụ Petrolmex Nghệ Tĩnh hoạt động trên nguyên tắc tự nguyện, bình đẳng, dân chủ và tôn trọng pháp luật. Cơ quan có quyền quyết định cao nhất của công ty là đại hội đồng cổ đông được họp thường niên hai lần trong một năm. Đại hội đồng cổ đông bầu ra hội đồng quản trị công ty giữa hai kỳ đại hội và bầu ban kiểm soát để giám soát mọi hoạt động của công ty. Người đứng đầu hội đồng quản trị là chủ tịch hội đồng quản trị. Quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty là giám đốc công ty. Giám đốc công ty do hội đồng quản trị bổ nhiệm và miễn nhiệm. Công ty đã xây dựng mô hình quản lý trực tiếp, với mô hình này người phụ trách các bộ phận chức năng và các đơn vị trực thuộc có nhiệm vụ tham mưu, giúp việc cho giám đốc trong việc ra các quyết định và thực hiện các quyết định đó. Tại mỗi cấp có một người quyết định cao nhất để giải quyết công việc, phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh và các lĩnh vực chính trị, xã hội…Theo mô hình này, bộ máy hoạt động của công ty gọn nhẹ, đảm bảo cho quá trình kinh doanh được linh hoạt và có hiệu quả. Cơ cấu nhân sự chủ chốt của bộ máy điều hành Đại hội đồng cổ đông Gồm tất cả cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ quan quyết định cao nhất của công ty. Hội đồng quản trị Là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định, thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty không thuộc thẩm quyền của đại hội đồng cổ đông. Chủ tịch hội đồng quản trị Do đại hội đồng cổ đông hoặc hội đồng quản trị bầu theo quy định tại điều lệ công ty. Chủ tịch hội đồng quản trị có nhiệm vụ lập chương trình, kế hoạch hoạt động của hội đồng quản trị; tổ chức việc thông qua quyết định của hội đồng quản trị, giám sát quá trình tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng quản trị … Ban kiểm soát Ban kiểm soát có năm thành viên, có nhiệm kỳ năm năm, do đại hội đồng cổ đông bầu ra trong số các cổ đông có quyền biểu quyết. Giám đốc công ty Do hội đồng quản trị bổ nhiệm, là người đại diện theo pháp luật của công ty. Giám đốc là người điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của công ty; chịu sự giám sát của hội đồng quản trị và chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị và trước pháp luật về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao. Phó giám đốc công ty Có hai phó giám đốc là người giúp giám đốc điều hành một hoặc một số lĩnh vực hoạt động của công ty, giúp việc cho giám đốc về kỹ thuật, công tác nâng cao bồi dưỡng trình độ nhân viên, điều hành kế hoạch tác nghiệp hằng ngày của các phòng ban. Phó giám đốc còn giúp giám đốc trong công tác kinh doanh, tiêu thụ hàng hoá, công tác hành chính, quản trị và bảo vệ tài sản cho doanh nghiệp. Các phòng chức năng Phòng tổ chức hành chính Có nhiệm vụ bố trí, tuyển dụng lao động, theo dõi, sắp xếp lại đội ngũ cán bộ công nhân viên trong công ty để phù hợp với trình độ nghiệp vụ, kỹ thuật và nhu cầu sản xuất kinh doanh. Đồng thời quản lý hồ sơ, văn thư lưu trữ, công văn đi, công văn đến và tình hình an ninh của văn phòng công ty cũng như công tác phòng cháy chữa cháy vv... Phòng tài chính kế toán Có chức năng tập hợp các thông tin kinh tế, quản lý và tham mưu cho giám đốc về toàn bộ công tác tài chính của công ty. Lập kế hoạch tài chính, tổ chức chỉ đạo thực hiện công tác hạch toán kế toán, quản lý thu hồi vốn, huy động vốn, tập hợp chi phí sản xuất, xác định kết quả kinh doanh của công ty theo từng quý, năm. Đồng thời theo dõi các khoản nộp ngân sách Nhà nước như các loại thuế, phí, lệ phí, phù hợp và đúng theo quy định cũng như pháp luật của nhà nước. Phòng kinh doanh Có nhiệm vụ tham mưu cho Giám đốc quản lý công tác kế hoạch sản xuất, cung cấp thông tin kinh tế, tham gia công tác đấu thầu công trình, ký kết các hợp đồng kinh tế. Phòng quản lý kỹ thuật Có chức năng thực hiện các dịch vụ sửa chữa, chịu trách nhiệm về công tác kĩ thuật, xây dựng quy trình sản xuất… Sơ đồ 1.4 – Tổ chức Công ty CP vận tải và dịch vụ Petrolimex Nghệ Tĩnh ( Nguồn: phòng tổ chức công ty cổ phần PTS Nghệ Tĩnh ) Khái quát tình hình tài chính của công ty gần đây Phân tích tình hình tài sản và nguồn vốn TT Chỉ tiêu Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 Số tiền Tỷ lệ % Số tiền Tỷ lệ % Số tiền Tỷ lệ % 1 TSLĐ và ĐTNH 9.809.727.683 26,11 13.253.797.848 42,11 12.504.082.225 37,22 2 TSCĐ và ĐTDH 25.727.616.059 70,81 18.217.907.474 57,89 21.096.060.740 62,78 3 Tổng tài sản 36.037.343.742 100 31.471.705.322 100 33.600.142.965 100 4 Nợ phải trả 15.258.723.419 42 17.574.616.369 55,84 18.931.120.017 56,34 5 NVCSH 20.778.620.323 58 13.897.088.953 44,16 14.669.022.948 43,66 6 Tổng nguồn vốn 36.037.343.742 100 31.471.705.322 100 33.600.142.965 100 7 Các khoản phải thu 3.230.387.745 2.854.154.330 3.483.962.897 8 Tiền mặt tồn quỹ 552.894.283 1.364.923.688 342.052.085 Bảng 1.1 - Bảng so sánh tình hình tài sản và nguồn vốn năm 2007 – 2009 ( Nguồn: Trích từ bảng cân đối kế toán năm 2007 - 2009 ) Các chỉ tiêu tài chính năm 2007 – 2009 TT Chỉ tiêu Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 1 Tỷ suất tài trợ 2 Tỷ suất đầu tư 3 Khả năng thanh toán hiện hành 4 Khả năng thanh toán nhanh 5 Khả năng thanh toán ngắn hạn Bảng 1.2 - Bảng so sánh các chỉ tiêu tài chính năm 2007 – 2009 ( Nguồn: Trích bảng cân đối kế toán năm 2007 -2009) Phân tích: Qua số liệu cuối năm 2009 từ bảng trên cho thấy: Tỷ suất tài trợ cho biết mức độ độc lập tài chính của doanh nghiệp đối với các đối tượng bên ngoài. Tỷ suất tài trợ của công ty năm 2009 giảm so với năm 2008 là 0,005 lần cho thấy mức độ độc lập tài chính của công ty năm 2009 giảm so với năm 2008. Bên cạnh đó tỷ suất tài trợ của công ty trong hai năm 2008 và 2009 đều nhỏ hơn 1 cho thấy doanh nghiệp còn phụ thuộc rất nhiều vào nguồn vốn bên ngoài. Mặt khác ta thấy tổng nguồn vốn của công ty năm 2009 tăng so với năm 2008 chứng tỏ trong năm 2009 công ty đã gia tăng nguồn vốn vay, đi kèm với nó là hệ số nợ gia tăng. Việc hệ số nợ gia tăng cho thấy công ty chịu nhiều sức ép hơn của các khoản vay, tuy nhiên hệ số nợ gia tăng cho thấy đòn bẩy tài chính của công ty năm 2009 tăng so với năm 2008 chứng tỏ ban giám đốc công ty đã mạo hiểm hơn trong việc sử dụng nguồn vốn cũng như trong kinh doanh. Tỷ suất đầu tư cho biết cơ cấu tài sản cố định và đầu tư dài hạn trong tổng tài sản của doanh nghiệp. Tỷ suất đầu tư của doanh nghiệp trong hai năm 2008 và 2009 đều nhỏ hơn 1 và tỷ suất đầu tư năm 2009 tăng so với năm 2008 là 0.049 lần cho thấy công ty đã chú trọng hơn vào đầu tư dài hạn. Tỷ suất đầu tư như vậy là hợp lý đối với doanh nghiệp hoạt động vận tải là chủ yếu như công ty và công ty nên có các biện pháp để duy trì tỷ suất đầu tư như hiện nay. Khả năng thanh toán hiện hành cho biết với toàn bộ giá trị thuần của tài sản hiện có của công ty có đảm bảo khả năng thanh toán các khoản nợ hay không. Chỉ tiêu này càng lớn thì khả năng thanh toán hiện hành của công ty càng lớn và ngược lại. Tỷ suất này đạt từ 1 đến 2 là hợp lý.Tỷ suất thanh toán hiện hành của công ty năm 2009 đạt 1.7749 giảm so với năm 2008 là 0.0158 lần cho thấy khả năng thanh toán hiện hành của công ty năm 2009 giảm so với năm 2008 hay khả năng thanh toán các khoản nợ phải trả bằng tài sản hiện có của doanh nghiệp năm 2009 giảm so với năm 2008. Tuy nhiên tỷ suất này của công ty trong hai năm đều nằm trong khoảng từ 1 đến 2 nên khá hợp lý do đó công ty nên có các biện pháp để duy trì tỷ suất thanh toán hiện hành này. Khả năng thanh toán nhanh là thước đo khả năng trả nợ ngay các khoản nợ ngắn hạn, nợ dài hạn đến hạn trả trong kỳ của công ty mà không dựa vào việc phải bán các loại vật tư hàng hoá. Khả năng thanh toán nhanh của công ty năm 2009 giảm so với năm 2008 là 0.0727 lần và hệ số này của hai năm đều nhỏ hơn 0.5 cho thấy công ty sẽ gặp khó khăn trong việc thanh toán công nợ vì vào lúc cần thiết doanh nghiệp có thể buộc phải sử dụng các biện pháp bất lợi như bán các tài sản với giá thấp để trả nợ. Do đó công ty cần có biện pháp khắc phục để tăng hệ số thanh toán hiện hành này lên. Khả năng thanh toán ngắn hạn thể hiện mức độ đảm bảo của tài sản lưu động với nợ ngắn hạn. Hệ số này nằm trong khoảng từ 1 đến 2 là hợp lý. Khả năng thanh toán ngắn hạn của công ty năm 2009 giảm so với năm 2008 là 0.1377 lần cho thấy khả năng thanh toán các khoản nợ ngắn hạn của công ty bằng tài sản lưu động năm 2009 giảm so với năm 2008. Tuy nhiên do đặc thù của công ty là tài sản cố định chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản nên hệ số thanh toán ngắn hạn của công ty là khá thấp. PHẦN II THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI VÀ DỊCH VỤ PETROLIMEX NGHỆ TĨNH Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Đặc điểm bộ máy kế toán: Do đặc điểm của công ty là kinh doanh vận tải bộ và đại lý bán xăng dầu và các sản phẩm hoá dầu là chủ yếu, địa bàn hoạt động mang tính lưu động cao và phức tạp do đó để phù hợp với chức năng quản lý của mình, công ty PTS Nghệ Tĩnh đã áp dụng hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung. Hàng ngày, kế toán tại các cửa hàng đại lý và các đơn vị trưc thuộc sẽ tiến hành nhận hoặc lập hoá đơn chứng từ. Định kỳ 5 đến 10 ngày kế toán tại các cửa hàng, bộ phận trực thuộc sẽ tập hợp toàn bộ chứng từ và tiền về phòng kế toán công ty để ghi sổ và tổng hợp. Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận trong bộ máy kế toán Toàn công ty có 16 kế toán, trong đó phòng kế toán của công ty có 6 người với trình độ đại học, không có cao đẳng và trung cấp. Số còn lại là kế toán tại các cửa hàng đại lý và bộ phận trực thuộc công ty. Sơ đồ 2.1 – Mô hình tổ chức bộ máy kế toán công ty (Nguồn: Phòng tổ chức công ty PTS Nghệ Tĩnh) Kế toán trưởng (Trưởng phòng kế toán) Chỉ đạo trực tiếp bộ máy kế toán của công ty, phụ trách chung toàn phòng, kiểm tra đôn đốc tình hình thực hiện kế hoạch của các kế toán viên, đồng thời là trợ lý kinh tế tổng hợp cho giám đốc và chịu trách nhiệm trước giám đốc và công ty về tình hình hoạt động của phòng tài chính kế toán, giám sát tình hình sử dụng tài chính theo đúng mục đích.Ngoài ra trưởng phòng kế toán còn phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tình hình hạch toán kế toán theo đúng chế độ của nhà nước quy định. Kế toán tổng hợp (Phó trưởng phòng kế toán tài chính) Kế toán tổng hợp toàn công ty, ghi chép tất cả các hoạt động kinh tế tài chính trong đơn vị theo thứ tự thời gian và quan hệ đối ứng tài khoản vào sổ nhật ký chứng từ, theo dõi doanh thu, tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm, xác định kết quả kinh doanh của công ty và có trách nhiệm báo cáo tài chính theo định kỳ đối với tổng công ty xăng dầu và các cấp quản lý của nhà nước theo quy định.Ngoài ra phó trưởng phòng kế toán tài chính còn thay thế trưởng phòng, trực tiếp chỉ đạo phòng kế toán khi trưởng phòng đi vắng. Kế toán hàng hoá và theo dõi thuế Trực tiếp theo dõi công nợ hàng mua, trực tiếp theo dõi công nợ khách hàng bán buôn, cột bơm xăng dầu; theo dõi, lập báo cáo tiêu thụ hàng hoá, hàng hoá tồn kho. Kế toán thuế, theo dõi, lập tờ khai,… quyết toán thuế. Kế toán thanh toán và tiền gửi ngân hàng Theo dõi các khoản công nợ nội bộ, tạm ứng, bảo hiểm xã hội vay mua cổ phần, thế chấp mua cổ phần, hao hụt, các khoản phải thu khác…Kế toán tiền gửi ngân hàng; theo dõi, quản lý hồ sơ vay các ngân hàng và các đối tượng khác. Kế toán tài sản cố định và công nợ Trực tiếp theo dõi công nợ khách hàng tại các cửa hàng trực thuộc. Trực tiếp đối chiếu, quản lý mảng kinh doanh các cửa hàng thuộc công ty. Trực tiếp theo dõi mảng tài sản cố định, theo dõi mảng vật tư phụ tùng, thiết bị cột bơm. Phụ trách giao nhận, quản lý hoá đơn tài chính toàn công ty. Theo dõi và quản lý vật rẻ tiền chóng hỏng. Kế toán thanh toán tiền mặt Trực tiếp làm thủ quỹ tại phòng kế toán công ty. Phần mềm kế toán công ty đang áp dụng: Công ty cổ phần vận tải và dịch vụ Petrolimex Nghệ Tĩnh hiện đang sử dụng phần mềm kế toán PBM – phần mềm kế toán đặc thù của nghành xăng dầu Việt Nam. Phần mềm kế toán này do tổng công ty xăng dầu Việt Nam viết và cấp xuống cho công ty vào năm 2003 . Phần mềm kế toán này có các phân hệ nghiệp vụ sau: Phân hệ kế toán, Phân hệ kinh doanh, Phân hệ tài sản cố định, Phân hệ nguyên vật liệu, Phân hệ công cụ lao động, Phân hệ kiểm kê, Phân hệ vận tải bộ. Sơ đồ 2.2 – Quy trình thực hiện kế toán trên máy (Nguồn: phòng kế toán công ty PTS Nghệ Tĩnh) Đặc điểm vận dụng chế độ và chính sách kế toán Các chính sách kế toán chung Để phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty, công ty PTS Nghệ Tĩnh đã áp dụng chế độ kế toán theo quyết định số: 15/2006/QĐ - BTC ngày 20/03/2006 của bộ trưởng bộ tài chính. Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 của năm dương lịch Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán và nguyên tắc phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác: Đồng Việt Nam ( VNĐ ) Hình thức kế toán áp dụng: Kế toán máy trên cơ sở chứng từ ghi sổ. Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng: Phương pháp khấu trừ.. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên Phương pháp đánh giá hàng tồn kho: Nhập trước xuất trước Phương pháp đánh giá Tài sản cố định và khấu hao Tài sản cố định: Tài sản cố định của công ty được đánh giá theo giá trị còn lại. Tài sản cố định được khấu hao theo phương pháp đường thẳng dựa trên thời gian hữu dụng ước tính. Sơ đồ 2.3 – Quá trình ghi sổ theo hình thức kế toán máy (Nguồn: phòng kế toán công ty PTS Nghệ Tĩnh) Chế độ chứng từ kế toán Công ty hoàn toàn sử dụng mẫu chứng từ kế toán theo quy định của chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định 15. Áp dụng theo quy định của chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định 15, mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập một lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Nội dung chứng từ kế toán đầy đủ, rõ ràng, trung thực với nội dung kinh tế, tài chính phát sinh. Chữ viết trên chứng từ rõ ràng, không tẩy xóa, không viết tắt. Số tiền viết bằng chữ khớp với số tiền viết bằng số. Chứng từ kế toán được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng từ. Đối với chứng từ lập nhiều liên được lập một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội dung bằng giấy than. Tất cả các chứng từ kế toán do công ty lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến được tập trung tại bộ phận kế toán của công ty. Bộ phận kế toán kiểm tra những chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán. 2.2.3 Chế độ tài khoản kế toán Hệ thống tài khoản kế toán của công ty bao gồm các tài khoản cấp 1, tài khoản cấp 2, tài khoản trong Bảng cân đối kế toán và tài khoản ngoài Bảng cân đối kế toán theo quy định của Chế độ kế toán do Bộ Tài Chính ban hành. Đặc điểm một số phần hành kế toán chủ yếu tại công ty Kế toán vốn bằng tiền Chứng từ sử dụng Phiếu thu (Mẫu số 01 – TT) Phiếu chi (Mẫu số 02 – TT) Bảng kiểm kê quỹ (Mẫu số 07a, 07b – TT) Lệnh chi tiền, các chứng từ khác có liên quan Biểu mẫu 2.1 - Phiếu thu Công ty cổ phần vận tải&dịch vụ Mẫu số: 01 - TT Petrolimex Nghệ Tĩnh (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU THU Ngày 02 tháng 02 năm 2008 Quyển số: … Số:…. Họ và tên người nộp tiền: Nguyễn Thị Bích Vân Nợ: TK 1111 Địa chỉ: Cửa hàng xăng dầu 3/2 – Nghi Phú Có: TK 511; 3331 Lý do nộp: Nộp tiền bán hàng từ ngày 01/02/2008 đến ngày 02/02/2008 Số tiền: 18.659.215 (Viết bằng chữ ): Mười tám triệu sáu trăm năm mươi chín ngàn hai trăm mười lăm đồng chẵn. Kèm theo: 5 chứng từ gốc Giám đốc Kế toán Người nộp tiền Người lập phiếu Thủ quỹ (Ký, họ tên, (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) đóng dấu) Biểu mẫu 2.2 - Phiếu chi Công ty cổ phần vận tải & dịch vụ Mẫu số: 02 - TT Petrolimex Nghệ Tĩnh (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU CHI Ngày 04 tháng 02 năm 2008 Quyển số: … Số:…. Nợ: TK 642 Họ tên người nhận tiền: Hoàng Thu Hà Có: TK 1111 Địa chỉ: Phòng kế toán Lí do chi : Mua văn phòng phẩm Số tiền : 600.000đ (Viết bằng chữ) Sáu triệu đồng chẵn. Kèm theo: 2 chứng từ gốc Giám đốc._.