Thực trạng tổ chức kế toán tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng

MỤC LỤC DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU BẢNG BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH NĂM 2006, 2007, 2008 9 Sơ đồ 1-1 Sơ đồ bộ máy tổ chức Công ty cổ phần Thương mại xi măng 11 Sơ đồ 2-1 SƠ ĐỒ BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY 17 Sơ đồ 2-2 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng 24 Sơ đồ 2-3 Trình tự ghi sổ kế toán trên phần mềm kế toán máy Fast Accounting 2006.f-R0108 26 Sơ đồ 2-4 Quy trình ghi sổ kế toán mua hàng 33 Sơ đồ 2-5 Quy trình luân chuyển sổ kế toán bán hàng 34 Biểu số 2-1: Hoá đơn giá trị gia tăng 35 Biểu số 2-2: Hoá đơn giá trị gia tăng 36 Biểu số 2-3 Sổ Nhật ký chung 38 Biểu số 2-4 Sổ chi tiết tài khoản 131 39 Biểu số 2-5 Sổ chi tiết tài khoản 331 40 Biểu số 2-6 Sổ Cái tài khoản 131 41 Biểu số 2-7 Sổ Cái tài khoản 331 42 Sơ đồ 2-6 Quy trình luân chuyển sổ kế toán tiền gửi Ngân hàng 45 Biểu số 2-8: Uỷ nhiệm chi 46 Biểu số 2-9: Lệnh thanh toán 47 Biểu số 2-10 Sổ chi tiết tài khoản 112 48 Biểu số 2-11 Sổ Cái tài khoản 112 49 LỜI MỞ ĐẦU Trong những năm gần đây cùng với sự đổi mới về kinh tế, hệ thống cơ sở hạ tầng của nước ta có sự phát triển đáng kể, trong đó có sự đóng góp không nhỏ của ngành xi măng. Đứng trước yêu cầu sự nghiệp Công nghiệp hoá hiện đại hoá đất nước trong công cuộc đổi mới, nhiệm vụ đặt ra cho ngành xi măng là hết sức nặng nề, phải làm sao phát triển hiện đại hoá nhanh chóng, đáp ứng mọi nhu cầu xi măng của toàn xã hội. Trong quá trình phát triển và hội nhập Công ty cổ phần Thương mại xi măng đã luôn duy trì được cơ chế tài chính vững mạnh, ổn định thông qua hoạt động thanh toán của Công ty với nhà cung cấp, với các khách hàng. Nhận biết được tầm quan trọng của công tác kế toán thanh toán đối với doanh nghiệp thương mại, trong thời gian một tháng vừa qua, em đã cơ hội kiến tập tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng để hiểu biết thêm được tình hình thực tế và hoàn thành báo cáo kiến tập kế toán về công tác kế toán tại Công ty. Nội dung báo cáo kiến tập gồm 3 phần: Phần 1: Tổng quan về Công ty cổ phần Thương mại xi măng Phần 2: Thực trạng tổ chức kế toán tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng Phần 3: Đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng Em xin chân thành cảm ơn Th.S Nguyễn Thị Thu Liên và các cô, chú, anh, chị trong Công ty đã giúp em hoàn thành báo cáo kiến tập này. PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦNTHƯƠNG MẠI XI MĂNG 1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Công ty cổ phần Thương mại xi măng là một doanh nghiệp Nhà nước, có đầy đủ tư cách pháp nhân, hạch toán kinh doanh độc lập, sử dụng con dấu riêng theo quy định của Nhà nước và có tài khoản tại Ngân hàng. Công ty có trụ sở đóng tại 348 đường Giải phóng, phường Phương Liệt, quận Thanh Xuân, thành phố Hà Nội. Công ty cổ phần Thương mại xi măng tiền thân là Công ty Vật tư kỹ thuật Xi măng là doanh nghiệp Nhà nước được thành lập theo Quyết định số 445/BXD - TCLĐ ngày 31 tháng 09 năm 1993 của Bộ trưởng Bộ xây dựng, Quyết định số 833 TCT - HĐQT ngày 23 tháng 5 năm 1998 của Hội đồng quản trị Tổng công ty công nghiệp xi măng Việt Nam. Ngày 12/02/1993 Bộ xây dựng ra quyết định số 023/BXD - TCLĐ thành lập xí nghiệp vật tư kỹ thuật xi măng trực thuộc liên hiệp các xí nghiệp xi măng Việt Nam (nay đổi tên là Tổng công ty Công nghiệp xi măng Việt Nam). Lúc này, chức năng nhiệm vụ của xí nghiệp chỉ là kinh doanh các mặt hàng xi măng, vật tư kỹ thuật xi măng và thực hiện tổ chức lực lượng bán lẻ xi măng trên địa bàn Hà Nội. Theo Quyết định số 445/BXD - TCLĐ ngày 30/09/1993 của Bộ xây dựng, Xí nghiệp vật tư kỹ thuật xi măng được đổi tên thành Công ty vật tư kỹ thuật xi măng. Nhiệm vụ chủ yếu là kinh doanh các loại vật tư kỹ thuật phục vụ cho các nhà máy sản xuất xi măng, tổ chức lực lượng bán lẻ xi măng và dự trữ xi măng để bình ổn thị trường tiêu thụ xi măng tại thành phố Hà Nội. Ngày 10/07/1995, Chủ tịch hội đồng quản trị Công ty Xi măng Việt Nam ra quyết định số 833/TCT - HĐQT giao bổ sung nhiệm vụ cho Công ty vật tư kỹ thuật vật tư xi măng tổ chức kinh doanh, lưu thông hàng hoá xi măng, tiêu thụ xi măng trên địa bàn thành phố Hà Nội theo phương thức làm tổng đại lý tiêu thụ xi măng cho các công ty sản xuất xi măng thuộc Tổng công ty Xi măng Việt Nam như: Công ty xi măng Hải Phòng, Công ty xi măng Bỉm Sơn, Công ty xi măng Hoàng Thạch, Công ty xi măng Bút Sơn... trên cơ sở chuyển giao tổ chức, nhiệm vụ, tài sản và lực lượng cán bộ công nhân viên của chi nhánh Công ty xi măng Bỉm Sơn tại Hà Nội và chi nhánh Công ty xi măng Hoàng Thạch tại Hà Nội cho Công ty vật tư kỹ thuật xi măng quản lý kể từ ngày 22/07/1995 và Công ty bắt đầu hoạt động theo nhiệm vụ mới kể từ ngày 01/08/1995. Công ty vật tư kỹ thuật Xi măng Việt Nam trực thuộc Tổng công ty xi măng Việt Nam chính thức chuyển sang Công ty cổ phần Thương mại xi măng theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103018236 ngày 02 tháng 07 năm 2007 do Sở kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp, hoạt động của Công ty bao gồm: - Kinh doanh các loại xi măng, sản xuất và kinh doanh các phụ gia, vật liệu xây dựng và vật tư phục vụ cho việc sản xuất xi măng. - Sản xuất kinh doanh bao bì (phục vụ sản xuất xi măng, dân dụng và công nghiệp). - Sửa chữa xe máy, ôtô và gia công cơ khí. - Kinh doanh vận tải và dịch vụ vận tải đường sông, đường biển, sắt và đường bộ. - Kinh doanh dịch vụ thể thao, vui chơi giải trí. - Xây dựng dân dụng, kinh doanh phát triển nhà và cho thuê bất động sản. 1.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Công ty cổ phần Thương mại xi măng mang đặc trưng điển hình một doanh nghiệp thương mại. Công ty hoạt động theo mô hình công ty mẹ-công ty con, Tổng Công ty công nghiệp xi măng là công ty mẹ. Công ty mua xi măng từ các Công ty sản xuất xi măng thuộc Tổng công ty Công nghiệp xi măng Việt Nam như Công ty xi măng Hoàng Thạch, Công ty xi măng Bỉm Sơn, Công ty xi măng Hoàng Mai, Công ty xi măng Hải Phòng, Công ty xi măng Bút Sơn và Công ty xi măng Tam Điệp để phân phối ra thị trường. Công ty đang kinh doanh theo phương thức mua đứt bán đoạn, địa bàn kinh doanh của Công ty bao gồm 15 tỉnh thành phía Bắc: Hà Nội, Lào Cai, Lai Châu, Bắc Kạn, Vĩnh Phúc, Phú Thọ, Tuyên Quang, Hà Giang, Sơn La, Cao Bằng, Yên Bái, Thái Nguyên, Bắc Ninh, Bắc Giang và Lạng Sơn. Công ty hoạt động tổ chức, lưu thông hàng hoá và kinh doanh tiêu thụ xi măng, vật liệu xây dựng, vật liệu kỹ thuật và làm các dịch vụ nhằm tìm kiếm lợi nhuận trên thị trường. Công ty có ký kết và tổ chức thực hiện các hợp đồng kinh tế với các đối tác kinh tế khi mua và bán hàng hoá. Công ty góp phần quan trọng trong việc bình ổn giá cả thị trường, đấu tranh chống lại các hiện tượng làm giả, làm nhái mác xi măng, thực hiện tốt các nhiệm vụ và kế hoạch sản lượng, bán đúng giá xi măng do Tổng Công ty Công nghiệp xi măng Việt Nam quy định. Công ty luôn cố gắng phục vụ, đáp ứng một cách tốt nhất nhu cầu đòi hỏi của các khách hàng, cung cấp cho khách hàng các thông tin trung thực về sản phẩm, các dịch vụ tốt nhất trong và sau khi bán hàng. Tổ chức mạng lưới các cửa hàng, trung tâm, đảm bảo lưu thông hàng hoá, tiêu thụ xi măng theo định hướng kế hoạch được giao và hợp đồng kinh tế với khách hàng được tổ chức hệ thống các đại lý bán lẻ xi măng trên cơ sở Công ty sẽ lựa chọn các chủ hộ, cá nhân có đầy đủ năng lực điều kiện kinh doanh và có quy chế đại lý chặt chẽ. Tổ chức công tác tốt quảng cáo, tiếp thị sản phẩm, lập kế hoạch xin cấp xi măng sát đúng nhu cầu, ký kết hợp đồng với các công ty nhằm thực hiện mục tiêu, tránh để không xảy ra đột biến về nhu cầu và giá cả xi măng. Tổ chức tốt công tác hệ thống kho hàng để đảm bảo mọi kế hoạch giao hàng của các công ty sản xuất, tổ chức, quản lý và kiểm tra tốt lực lượng phương tiện vận tải, bốc xếp của đơn vị mình. Tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty một số năm gần đây: BẢNG BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH NĂM 2006, 2007, 2008 Đơn vị tính: VNĐ Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 1. Doanh thu thuần 1.150.536.096.326 562.153.042.096 1.056.881.066.556 2. Giá vốn hàng bán 1.062.399.156.910 532.903.331.037 1.005.576.895.237 3. Lợi nhuận gộp 88.136.939.416 29.249.711.059 51.304.171.379 4. Doanh thu HĐTC 1.949.322.443 1.140.959.835 2.121.575.302 5. Chi phí tài chính 2.826.875.446 1.169.316.459 2.334.520.432 6. Chi phí bán hàng 67.023.455.863 20.543.032.608 32.733.980.296 7. Chi phí QLDN 18.750.400.734 5.543.061.455 1.286.0546.317 8. Lợi nhuận thuần từ HĐKD 1.485.529.816 3.135.260.372 5.485.699.576 9. Thu nhập khác 4.482.330.836 779.883.548 4.179.411.272 10. Chi phí khác 1.777.281.131 140.998.311 2.482.691.425 11. Lợi nhuận khác 2.705.049.705 638.885.237 1.696.719.847 12. Tổng LNTT 4.190.579.521 3.774.145.609 7.182.419.423 13. Chi phí thuế TNDN hiện hành 2.527.170.677 1.306.504.450 2.330.665.587 14. Chi phí thuế TNDN hoãn lại (964.289.138) (249.743.679) (386.693.632) 15. Lợi nhuận sau thuế TNDN 2.627.697.982 2.717.384.838 5.238.447.468 16. Lãi cơ bản trên cổ phiếu 453 đồng/ cổ phiếu 873 đồng/ cổ phiếu Nguồn: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty năm 2006, 2007, 2008. Qua bảng báo cáo tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty trong 3 năm 2006, 2007, 2008 có thể thấy tình hình kinh doanh của Công ty đang có những bước chuyển biến tốt đẹp. Doanh thu thuần của năm 2007 giảm mạnh so với năm 2006 nhưng đến năm 2008 đã tăng trở lại. Thêm đó các chi phí trong năm 2006 rất cao nhưng đến năm 2007, 2008 lại giảm rõ rệt. Có được điều đó là do Công ty đã cắt giảm những khoản chi phí chi tiêu không cần thiết, tổ chức lại bộ máy tiêu thu phù hợp nhằm mang lại lợi nhuận kinh tế cao. Cụ thể là năm 2006 chi phí bán hàng và chi phí QLDN rất lớn(chi phí bán hàng: 67.023.455.863 VNĐ, chi phí QLDN: 18.750.400.734 VNĐ) nhưng sang năm 2007, 2008 chi phí đã giảm nhiều như trong năm 2007 chi phí bán hàng: 20.543.032.608 VNĐ, chi phí QLDN: 5.543.061.455 VNĐ, năm 2008: chi phí bán hàng: 32.733.980.296 VNĐ, chi phí QLDN: 1.286.0546.317 VNĐ. Lợi nhuận thuần sau thuế TNDN của Công ty đã tăng rõ rệt qua các năm: năm 2006 là 2.627.697.982 VNĐ, năm 2007 là 2.717.384.838 VNĐ và năm 2008 là 5.238.447.468 VNĐ, lãi cơ bản trên 1 cổ phiếu tăng cao: năm 2007 là 453 đồng/ cổ phiếu nhưng đến năm 2008 là 873 đồng/ cổ phiếu. Qua đó ta thấy từ khi chuyển đổi sang hình thức cổ phần hóa công ty đã áp dụng những chính sách đúng đắn, mở rộng thị trường tiêu thụ, cắt giảm những chi nhánh đại lý bán hàng kém hiệu quả, tập trung vào những nơi tiêu thụ mạnh. 1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty cổ phần Thương mại xi măng Công ty cổ phần Thương mại xi măng có đội ngũ lãnh đạo và cán bộ công nhân viên bề dày kinh nghiệm trong hoạt động kinh doanh, đặc biệt là đội ngũ cán bộ trong bộ phận bán hàng được huấn luyện và trau dồi kinh nghiệm khá vững chắc nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh cho toàn Công ty. Hiện nay, Công ty có hơn 300 nhân viên, trong đó những người có trình độ đại học và cao đẳng trong Công ty là hơn 165 người chiếm hơn 55%, trình độ trung cấp là 135 người chiếm 45%. Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo mô hình phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh, chức năng nhiệm vụ của Công ty, giúp quản lý kiểm soát chặt chẽ hoạt động của cán bộ nhân viên, công tác quản lý tiền hàng, công tác báo cáo kết quả kinh doanh. Cụ thể sơ đồ bộ máy tổ chức Công ty cổ phần Thương mại xi măng như sau: Sơ đồ 1-1Sơ đồ bộ máy tổ chức Công ty cổ phần Thương mại xi măng Đại hội đồng cổ đông Hội đồng quản trị Ban Giám Đốc Ban kiểm soát Đảng uỷ Công ty Công đoàn Công ty Văn phòng Công ty Phòng Tài chính Kế toán Phòng tổ chức lao động Phòng thị trường Phòng Quản lý Dự án Phòng Kinh doanh sắt thép Phòng kinh doanh dịch vụ Phòng Tiêu thụ Xi măng Các văn phòng đại diện Chi nhánh Thái Nguyên Ban kế toán Các kho xi măng Trạm đấu nguồn Các cửa hàng Trung tâm Hà Tây Các cửa hàng Nhà phân phối Các cửa hàng Sau đây là từng chức năng, nhiệm vụ cụ thể của các phòng ban trong Công ty: ● Đại hội đồng cổ đông: Đại hội đồng cổ đông là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của Công ty. Đại hội đồng cổ đông thường được tổ chức mỗi năm một lần, phải họp thường niên trong thời hạn bốn tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Đại hội đồng cổ đông thảo luận và thông qua các vấn đề sau: - Báo cáo tài chính kiểm toán từng năm. - Báo cáo của Ban kiểm soát. - Báo cáo của Hội đồng quản trị. - Kế hoạch phát triển ngắn hạn và dài hạn của Công ty. ● Hội đồng quản trị: + Mọi hoạt động kinh doanh và công việc của Công ty phải chịu sự quản lý hoặc chỉ đạo thực hiện của Hội đồng quản trị. Hội đồng quản trị là cơ quan có đầy đủ quyền hạn để thực hiện tất cả các quyền nhân danh Công ty trừ những thẩm quyền thuộc về Đại hội đồng cổ đông. + Có trách nhiệm giám sát Giám đốc và các cán bộ quản lý khác. ● Ban kiểm soát: + Ban kiểm soát của Công ty có ba thành viên, do Đại hội đồng cổ đông bầu và trong đó ít nhất phải có một thành viên có trình độ chuyên môn về kế toán. Nhiệm kỳ của Ban kiểm soát không quá 5 năm, thành viên Ban kiểm soát có thể được bầu lại với số nhiệm kỳ không hạn chế. + Ban kiểm soát là một tổ chức thay mặt cổ đông để kiểm soát mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh, quản lý và điều hành Công ty. Thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc Công ty và cán bộ quản lý phải cung cấp tất cả các thông tin và tài liệu liên quan đến hoạt động của Công ty theo yêu cầu của Ban kiểm soát. ● Ban giám đốc: Công ty sẽ ban hành một hệ thống quản lý mà theo đó bộ máy quản lý sẽ chịu trách nhiệm và nằm dưới sự lãnh đạo của Hội đồng quản trị. Công ty có một Giám đốc Công ty, một số Phó Giám đốc Công ty và một Kế toán trưởng do Hội đồng quản trị bổ nhiệm. + Giám đốc là người điều hành mọi hoạt động xảy ra hàng ngày của Công ty, chịu sự giám sát của Hội đồng quản trị và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và trước pháp luật về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao. + Phó Giám đốc Công ty: Phụ trách các hoạt động kinh doanh, kế hoạch kinh doanh, hợp đồng kinh tế, thanh lý hợp đồng kinh tế, kiểm tra và kiểm soát vật tư hàng hóa tại kho. + Kế toán trưởng: Giúp cho Giám đốc thực hiện các chuẩn mực của Nhà nước về kế toán, luật do Nhà nước ban hành và thống kê trong các hoạt động kinh doanh của Công ty. ● Các phòng của Công ty gồm có: + Văn phòng công ty: Có nhiệm vụ giúp giám đốc điều hành công tác quản trị, hành chính, đảm bảo an toàn trật tự cho Công ty. Gồm: - Hành chính, văn thư lưu trữ, thư viện. - Công tác quản trị mua sắm văn phòng phẩm, in ấn. - Quản lý nhà đất, các công cụ lao động của Công ty. - Công tác tạp vụ y tế, chăm sóc sức khỏe. + Phòng tài chính kế toán: - Quản lý vốn, vật tư, hàng hoá, tiền mặt và sử dụng có hiệu quả không để thất thoát vốn, hàng hoá của Công ty. - Phòng có nhiệm vụ thu thập chứng từ để lập báo cáo tài chính theo năm tài chính, theo quy định chuẩn mực của Nhà nước. - Có nhiệm vụ chỉ đạo về nợ và thu hồi nhanh chóng công nợ cho Công ty. - Kiểm tra các chứng từ, đảm bảo các chứng từ theo đúng quy định của Nhà nước. - Thực hiện công tác hạch toán tài chính giúp cho Công ty không bị ách tắc trong sản xuất kinh doanh và đảm bảo kinh doanh luôn hiệu quả. + Phòng Tổ chức Lao động: - Phòng tổ chức lao động có nhiệm vụ tham mưu giúp việc cho Giám đốc trong lĩnh vực quản trị nguồn nhân lực. - Xây dựng bảng đơn giá tiền lương cho nhân viên trong Công ty. - Ban hành một số các quy chế về lao động, công tác thi đua tuyên truyền. - Tổ chức thực hiện công tác bảo vệ an ninh chính trị, an toàn lao động, phòng cháy chữa cháy trong Công ty. - Tổ chức lực lượng lao động phù hợp, thực hiện chế độ chính sách cho công nhân viên toàn Công ty, chăm lo công tác đào tạo nguồn nhân lực. + Phòng Thị trường: - Giúp Công ty nắm bắt nhu cầu sử dụng xi măng trên địa bàn hoạt động. - Theo dõi sự biến động về giá cả các mặt hàng xi măng trên thị trường cả nước. - Kiểm tra việc thực hiện nội quy, quy chế trong hoạt động kinh doanh tiêu thụ xi măng và cung cấp mọi thông tin chi tiết về tình hình cạnh tranh của các đối thủ trên thị trường. Từ đó, giúp cho Công ty có phương án kinh doanh hiệu quả đối với từng địa bàn tiêu thụ. + Phòng quản lý dự án: - Phòng quản lý dự án có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc, quản lý các dự án và nghiên cứu đầu tư xây dựng các dự án kinh doanh cho Công ty. + Phòng kinh doanh sắt thép: - Tổ chức, quản lý, giám sát có hiệu quả hoạt động kinh doanh sắt thép theo mục tiêu, kế hoạch được Công ty giao. - Tổ chức mở các sổ sách theo dõi và quản lý chặt chẽ các loại hàng hoá, tài sản, hoá đơn, chứng từ, tài liệu,… kiểm tra và chịu trách nhiệm về tính chính xác, hợp lý, hợp pháp của các hoá đơn chứng từ và số liệu thống kê, báo cáo, thực hiện nghiêm chỉnh chế độ báo cáo và các nguyên tắc tài chính theo quy định của Nhà nước và Công ty. - Tổ chức nghiên cứu, điều tra nắm bắt chính xác, kịp thời về nhu cầu của người tiêu dùng, khả năng và ưu thế cạnh tranh của các đối tác trên thị trường…vv đối với các mặt hàng kinh doanh của phòng, để đề xuất và tổ chức thực hiện có hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh. + Phòng kinh doanh dịch vụ: - Có nhiệm vụ quảng bá, giới thiệu chi tiết sản phẩm dịch vụ của Công ty tới các khách hàng. Tổ chức các cuộc nghiên cứu nhu cầu sử dụng sản phẩm của các đối tác khách hàng trên cả nước và đưa ra những phương án kinh doanh dịch vụ hợp lý, nâng cao hiệu quả kinh doanh của Công ty. + Phòng tiêu thụ xi măng: - Phòng có nhiệm vụ tổ chức, quản lý tình hình tiêu thụ xi măng ở các trung tâm, các cửa hàng bán xi măng theo đúng quy định của Tổng công ty Công nghiệp xi măng Việt Nam. - Mở rộng mạng lưới cửa hàng, đại lý nhằm đẩy mạnh thị trường tiêu thụ xi măng tại thành phố Hà Nội, phục vụ tốt yêu cầu của người tiêu dùng một cách thuận tiện, nhanh chóng và chu đáo. - Phòng còn có nhiệm vụ điều tiết giá cả cho từng thời kỳ theo quy định của Công ty ban hành. + Chi nhánh Thái Nguyên: Chi nhánh này làm nhiệm vụ đại diện tiêu thụ xi măng ở các tỉnh phía Bắc là các địa bàn của Công ty. Các chi nhánh có ban Giám đốc gồm một Giám đốc, một Phó Giám đốc, ban Kế toán, ban Tổ chức hành chính và ban Quản lý kho.. PHẦN 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI XI MĂNG 2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Công ty cổ phần Thương mại xi măng là một doanh nghiệp thương mại cổ phần có các chi nhánh nằm rải rác trên khắp địa bàn phân công theo yêu cầu của Tổng Công ty công nghiệp xi măng Việt Nam, vì thế nên Công ty cổ phần Thương mại xi măng áp dụng mô hình kế toán vừa phân tán vừa tập trung để phù hợp với điều kiện kinh doanh của Công ty. Các chi nhánh ở xa Công ty có nhiệm vụ tổ chức quản lý kinh doanh ở đơn vị mình, công việc kế toán ở các chi nhánh phải do các nhân viên kế toán các chi nhánh đó thực hiện và đến cuối tháng tổng hợp tất cả số liệu gửi về phòng tài chính kế toán của Công ty. Phòng tài chính kế toán của Công ty có nhiệm vụ thực hiện hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình kinh doanh của Công ty. Cuối tháng, kế toán tổng hợp số liệu chung cho toàn Công ty và lập báo cáo tài chính. Phòng tài chính kế toán của Công ty gồm 9 người trong đó đứng đầu là kế toán trưởng kiêm trưởng phòng; 1 kế toán phó; 1 kế toán tổng hợp; 1 kế toán Đầu tư XDCB-SCL, TSCĐ, CCDC và kế toán thuế; 1 kế toán ngân hàng và kế toán lương; 2 kế toán hàng hóa; 1 kế toán Thanh toán vận tải, bốc xếp; 1 thủ quỹ. Công ty có 6 phần hành kế toán và một bộ phận quỹ: Sơ đồ 2-1SƠ ĐỒ BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY Kế toán trưởng Bộ phận tổng hợp Kế toán phó KT ĐT-SCL TSCĐ BC thuế KT hàng mua KT vận chuyển bốc xếp KT tiền mặt KT ngân hàng KT Hàng bán KT chi nhánh trung tâm Chức năng và nhiệm vụ của từng người: - Kế toán trưởng: Chịu trách nhịêm trước Hội đồng quản trị, ban Giám đốc Công ty về việc tổ chức sắp xếp bộ máy kế toán thống kê đáp ứng theo yêu cầu với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Công ty. Kế toán trưởng trực tiếp chỉ đạo điều hành mọi hoạt động tại phòng kế toán của Công ty. Kế toán trưởng phải xây dựng kế hoạch ngân sách, kế hoạch tài chính trong năm tài chính cho Công ty. Ngoài ra, kế toán trưởng còn chỉ đạo công tác hạch toán kế toán, công tác phân tích kinh tế, công tác đầu tư xây dựng cơ bản, công tác sửa chữa lớn và phát triển vốn. - Kế toán phó: Phụ trách, chỉ đạo bộ phận kế toán tổng hợp, thực hiện công tác báo cáo quyết toán tài chính định kỳ và báo cáo quản trị của Công ty. Chịu trách nhiệm trực tiếp phụ trách và điều hành những lĩnh vực trên địa bàn toàn Công ty cụ thể như sau: + Theo dõi các hợp đồng kinh tế tiêu thụ xi măng, hợp đồng đại lý, hợp đồng thuê cửa hàng và thuê kho. Phụ trách công việc quản lý và thu hồi công nợ, chi phí bán hàng. - Kế toán tổng hợp: Chịu trách nhiệm trước trưởng phòng về công tác kiểm tra và kiểm soát những số liệu phản ánh trên chứng từ kế toán của Công ty. Hàng tháng kế toán tổng hợp tổng hợp chứng từ sổ sách do kế toán Chi nhánh gửi và lập báo cáo quyết toán đối với các Chi nhánh về việc định mức chi tiêu mà Công ty đã quy định. Sau đó tổng hợp các chứng từ sổ sách để lập các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị theo thời gian quy định, và theo yêu cầu quản lý của Công ty. - Kế toán Đầu tư – Sửa chữa lớn, kế toán TSCĐ và kế toán thuế: Trực tiếp theo dõi và hạch toán quản lý TSCĐ, CCDC tiến hành trích khấu hao, phân bổ khấu hao, đánh giá lại giá trị TSCĐ. Theo dõi tình hình thanh toán của Công ty cổ phần Thương mại xi măng với Nhà nước về thuế và các khoản phải nộp khác thuộc trách nhiệm nghĩa vụ của đơn vị. - Kế toán vận chuyển, bốc xếp: Theo dõi hợp đồng vận chuyển theo từng phương thức vận chuyển, từng loại hình vận chuyển và từng loại xi măng về các địa bàn của Công ty. Các hình thức vận chuyển bao gồm: + Vận chuyển hàng từ nhà máy. + Vận chuyển hàng từ kho, cảng. + Vận chuyển hàng từ đầu mối giao nhận. Các phương tiện vận tải bao gồm: đường sắt, đường thuỷ, đường bộ. Kế toán viên ở bộ phận này còn có nhiệm vụ theo dõi giá cước vận chuyển và tình hình biến động về giá cả của cước vận chuyển. - Kế toán hàng bán: Theo dõi quá trình bán hàng do các trưởng ban kế toán tại các chi nhánh, cửa hàng gửi các chứng từ gốc lên Công ty. Kế toán hạch toán chi tiết doanh thu, các khoản phải thu khách hàng, kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, chính xác của các chứng từ mua hàng hoá trước khi ghi chép sổ sách kế toán. Kế toán cũng lưu trữ toàn bộ hợp đồng, hoá đơn chứng từ có liên quan của từng khách hàng mua hàng, cố gắng thu hồi công nợ nhanh để đảm bảo vốn cho kinh doanh cho Công ty. - Kế toán hàng mua: Theo dõi mọi quá trình mua hàng hạch toán chi tiết các khoản phải trả cho nhà cung cấp. Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, chính xác của chứng từ mua hàng hoá trước khi ghi chép sổ sách và làm thủ tục thanh toán cho nhà cung cấp. Kế toán hàng mua còn lập báo cáo tình hình xuất nhập tồn các mặt hàng xi măng trong từng tháng cho toàn Công ty. - Kế toán tiền mặt: Chịu trách nhiệm theo dõi các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt, tiền tạm ứng. Ngoài ra, kế toán tiền mặt trong Công ty còn đảm nhiệm công việc viết hóa đơn bán hàng các dịch vụ thuê kho, thuê văn phòng và các dịch vụ thu tiền điện, nước, sinh hoạt. - Kế toán ngân hàng: Chịu trách nhiệm theo dõi giao dịch thanh toán của Công ty với các khách hàng thông qua tài khoản tại Ngân hàng. Ngoài ra, còn đảm nhiệm việc tính toán xác định cụ thể tiền lương, các khoản BHXH, BHYT, và KPCĐ các khoản chi phí và các khoản phải trả công nhân viên. - Thủ Quỹ: Thực hiện việc kiểm kê tiền mặt, thu tiền và chi tiền tại Công ty. Kiểm tra lại tính hợp lý, hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ thu chi trước khi nhập tiền mặt hoặc xuất tiền mặt ra khỏi quỹ. Thủ Quỹ và kế toán tiền mặt cùng tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt vào ngày cuối cùng của tháng theo đúng quy định. 2.2. Đặc điểm vận dụng chế độ kế toán tại công ty 2.2.1. Đặc điểm vận dụng chế độ kế toán chung tại công ty Công ty cổ phần Thương mại xi măng áp dụng Chế độ Kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính và các quy định của Tổng Công ty. Cụ thể: - Về niên độ kế toán: Công ty áp dụng niên độ kế toán theo năm dương lịch. - Phương pháp tính thuế Giá trị gia tăng: theo phương pháp khấu trừ. - Phương pháp kế toán hàng tồn kho: theo phương pháp kê khai thường xuyên. - Phương pháp tính giá hàng tồn kho: tính giá theo phương pháp giá thực tế đích danh. Tình hình nhập xuất hàng hoá xi măng được kế toán theo dõi chi tiết theo từng lần phát sinh cả về số lượng và đơn giá. Hàng tồn kho được tính theo giá gốc. Giá gốc của hàng tồn kho mua ngoài bao gồm giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng tồn kho. Xác định giá xuất kho từng loại hàng hóa theo giá thực tế của từng lần nhập hàng, từng nguồn nhập cụ thể. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập vào thời điểm cuối năm là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá thị trường tại thời điểm cuối năm. - Phương pháp khấu hao tài sản cố định: theo phương pháp đường thẳng. Thời gian khấu hao được ước tính như sau: + Nhà cửa, vật kiến trúc: 10-50 năm. + Máy móc, thiết bị: 09-10 năm. + Thiết bị văn phòng: 03-08 năm. + Phương tiện vận tải: 07-10 năm. 2.2.2. Đặc điểm vận dụng hệ thống chứng từ kế toán tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng Công ty cổ phần Thương mại xi măng vận dụng chế độ chứng từ kế toán theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC của Bộ tài chính ban hành ngày 20/03/2006. Nội dung chứng từ kế toán bao gồm: - Nhóm chứng từ về tiền mặt, gồm có: Giấy đề nghị thanh toán (mẫu số 05-TT), Phiếu thu (mẫu số 01-TT), Phiếu chi (mẫu số 02-TT), Biên lai thu tiền (mẫu số 06-TT), Bảng kê chi tiền (mẫu số 09-TT),… - Nhóm chứng từ về hàng tồn kho, gồm có: Phiếu Nhập kho (mẫu số 01-VT), Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu số 03 PXK-3LL), Biên bản kiểm nghiệm (mẫu số 03-VT), Phiếu Xuất kho (mẫu số 02-VT), Biên bản kiểm kê (mẫu số 05-VT), Thẻ kho (mẫu số 06-VT),… - Nhóm chứng từ về lao động - tiền lương, bao gồm: Giấy đi đường (mẫu số 04-LĐTL), Bảng chấm công (mẫu số 01a-LĐTL), Bảng kê các khoản trích lập theo lương (mẫu số 10-LĐTL), Bảng thanh toán tiền lương (mẫu số 02-LĐTL), Bảng thanh toán tiền thưởng (mẫu số 03-LĐTL), Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội (mẫu số 11-LĐTL),… - Nhóm chứng từ về bán hàng, bao gồm: Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý (mẫu số 04DHL-3LL), Hóa đơn giá trị gia tăng (mẫu số 01GTGT-3LL), Bảng thanh toán hàng đại lý ký gửi (mẫu số 01-BH),… - Nhóm chứng từ về TSCĐ, gồm có: Biên bản thanh lý TCSĐ (mẫu số 05-TSCĐ), Biên bản giao nhận TSCĐ (mẫu số 01-TSCĐ), Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ (mẫu số 06-TSCĐ),… Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán: Trình tự và thời gian luân chuyển do kế toán trưởng tại đơn vị quy định. Các chứng từ gốc do công ty lập ra hoặc từ bên ngoài đưa vào đều phải được tập trung ở bộ phận kế toán của đơn vị. Bộ phận kế toán phải kiểm tra kỹ càng các chứng từ và sau khi kiểm tra xác minh là hợp lý, hợp lệ thì mới được dùng chứng từ đó để ghi sổ kế toán. Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán gồm 4 bước: - Lập chứng từ kế toán và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế vào chứng từ. - Kiểm tra chứng từ. - Ghi sổ. - Lưu giữ và bảo quản chứng từ. Sau đây là chi tiết trình tự luân chuyển các liên tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng: *Liên 1: lưu tại quyển *Liên 2: Trạm giao nhận ghi rõ không thanh toán cước vận chuyển với Công ty. Liên này trạm giữ cuối tháng kèm theo bảng kê gửi về phòng Thị Trường xi măng. *Liên 3: Dùng thanh toán nội bộ là chứng từ kèm theo phiếu giao nhận xi măng của các cửa hàng gửi về phòng Phòng kinh doanh xi măng. *Liên 4: Dùng thanh toán nội bộ là chứng từ kèm theo bảng kê giao nhận xi măng tại các đầu mối giao nhận. Cuối ngày gửi về phòng thị trường cập nhật theo dõi. 2.2.3. Đặc điểm vận dụng hệ thống tài khoản tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng Công ty cổ phần Thương mại xi măng sử dụng hệ thống tài khoản theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ Tài chính và các thông tư bổ sung. Các tài khoản chi tiết được mở theo yêu cầu quản lý của Công ty như đối với khách hàng, ngân hàng, và các chi nhánh Công ty: TK 131, TK 112, TK 331, TK 111, TK 136…. Tuy nhiên, một số tài khoản Công ty không sử dụng do không phù hợp với hoạt động kinh doanh của Công ty. Các tài khoản không sử dụng bao gồm: - TK 1122: Tiền gửi Ngân hàng-Ngoại tệ. - TK 1123: Tiền gửi Ngân hàng-Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý. - TK 161: Chi sự nghiệp. - TK 158: Hàng hóa kho bảo thuế. - TK 3333: Thuế xuất, nhập khẩu. - TK 343: Trái phiếu phát hành. - TK 611: Mua hàng. - Các tài khoản ngoại bảng: +TK 001: Tài sản thuê ngoài. +TK 002: Vật tư, hàng hóa nhận giữ hộ, nhận gia công. +TK 007: Ngoại tệ. +TK 008: Dự toán chi sự nghiệp, dự án. 2.2.4. Đặc điểm vận dụng hệ thống sổ sách kế toán tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng Công ty cổ phần Thương mại xi măng áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung kết hợp với phần mềm kế toán máy SAS. Sơ đồ 2-2Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng Chứng từ gốc Sổ NKC Sổ Cái TK Bảng cân đối số phát sinh Sổ kế toán chi tiết Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Trong đó: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu kiểm tra Hằng ngày, kế toán viên căn cứ vào chứng từ gốc được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung. Sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ chi tiết, và các sổ nhật ký đặc biệt như Nhật ký thu tiền, Nhật ký chi tiền, Nhật ký bán hàng và Nhật ký mua hàng. Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, từ số liệu phòng kế toán nhập hàng ngày, phần mềm kế toán sẽ tự động tổng hợp số liệu để lập các sổ như Sổ Cái, Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi kế toán tổng hợp đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng với số liệu ghi trên các Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết thì từ các sổ này sẽ được dùng để lập Báo cáo tài chính… Phần mềm kế toán máy Fast Accounting 2006.f-R0108 Hiện nay, Công ty cổ phần Thương mại xi măng đang sử dụng phần mềm kế toán máy Fast Accounting 2006.f-R0108 nhằm giảm thiểu khối lượng công việc trong phòng kế toán. Với phần mềm kế toán này, người sử dụng chỉ việc cập nhật các chứng từ, tài liệu gốc ban đầu. Các khâu công việc ghi chép tổng hợp tiếp theo, chương trình kế toán máy đã tự động tính toán, tổng hợp số liệu và kết xuất tạo ra các báo cáo sổ sách báo cáo kế toán theo các biểu mẫu đã được ._.