Thực trạng tổ chức kế toán tại Công ty cổ phần thiết bị Alpha

t trong những công cụ quan trọng nhất, hiệu quả nhất để phản ánh khách quan và giám sát có hiệu quả quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Cùng với sự phát triển kinh tế cùng với sự đổi mới sâu sắc của cơ chế kinh tế đòi hỏi hệ thống kế toán phải không ngừng được hoàn thiện để đáp ứng yêu cầu của quản lý. Sau một thời gian kiến tập tại công ty cổ phần thiết Bị ALPHA, đi sâu tìm hiểu hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp kết hợp với kiến thức đã học cùng sự hướng dẫn của thầy Phạm Đức Cường và anh chị kế toán của công ty, em đã hoàn thành xong báo cáo kiến tập kế toán. Bài báo cáo kiến tập có kết cấu gồm 3 phần: Chương 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ ALPHA Chương 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ ALPHA Chương 3: MỘT SỐ ĐÁNH GIÁ, NHẬN XÉT, KIẾN NGHỊ VỀ VIỆC TỔ CHỨC HẠCH TOÁN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ ALPHA Đợt kiến tập vừa qua là một dịp để em có thể áp dụng kiến thức đã học tại trường với thực tiễn. Do thời gian kiến tập không dài, trình độ có hạn nên bài viết của em còn nhiều thiếu sót. Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn chu đáo, tận tình của thầy Phạm Đức Cường và các anh chị phòng kế toán công ty cổ phần thiết bị ALPHA đã giúp em hoàn thành đề tài này. Em xin chân thành cảm ơn! NỘI DUNG CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ ALPHA 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty thiết bị Alpha 1.1.1. Khái quát chung -Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ ALPHA -Tên giao dịch: ALPHA EQUIPMENT JOINT STOCK COMPANY -Tên viết tắt: ALPHA EQ., JSC -Địa chỉ trụ sở chính: 114 Giảng Võ, Cát Linh, Đống Đa, Hà Nội -Nhà máy: Lô E5 Khu công nghiệp Đình Trám, Việt Yên, Bắc Giang. Tel: 5659848 Fax: 0240.3661354 -Địa chỉ VPGD: Nhà 16, ngõ 84, phố Chùa Láng, Đống Đa, Hà Nội. Tel: 04.62764218/19. Fax: 04.62764220. Email:alpha.hn07@gmail.com -Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh công ty cổ phần số: 0103015351, ngày 08 tháng 01 năm 2007 cấp tại phòng đăng ký kinh doanh của SỞ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ THÀNH PHỐ HÀ NỘI. -Giấy chứng nhận đăng ký thuế số: 0102135207 ngày 11 tháng 01 năm 2007 cấp do cơ quan quản lý thuế: Chi cục Thuế quận Đống Đa. - Vốn điều lệ: 9.000.000.000 đồng (Chín tỷ đồng VN). - Ngành nghề kinh doanh: công ty chuyên về sản xuất và kinh doanh các mặt hàng. +Sản xuất ▪ Sản xuất, buôn bán, gia công, chế tạo, lắp ráp, cho thuê, bảo dưỡng các loại máy công nghiệp, nông nghiệp, các thiết bị cơ khí, thiết bị công nghiệp (chủ yếu là thiết bị nâng hạ, cần trục, cẩu trục, vận thăng, cẩu tháp, palăng điện, palăng cơ, thang máy các loại, thiết bị cơ khí thuỷ công, thuỷ điện, thiết bị hàn, cắt, máy chế tạo gia công cơ khí); ▪ Sản xuất, buôn bán, đóng mới, gia công chế tạo, lắp ráp, bảo dưỡng các phương tiện đường sắt, đường bộ, đường thuỷ, đường biển (không bao gồm dịch vụ thiết kế phương tiện giao thông vận tải); ▪ Xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp giao thông, thuỷ lợi, đường dây và trạm biếp áp đến 35KV (không bao gồm dịch vụ thiết kế công trình); ▪ Sản xuât, mua bán và cho thuê dàn giáo, cốp pha xây dựng, khung nhà thép. ▪ Sản xuất và mua bán các loại cáp điện (Cáp đồng, cáp nhôm, cáp chuyên dụng); ▪ Sản xuất, mua bán đồ trang trí nội, ngoại thất, đèn chiếu sáng… +Kinh doanh ▪ Đầu tư, kinh doanh, cho thuê kho bãi, cầu cảng, hạ tầng khu công nghiệp, khu chế xuất, khu công nghệ cao, đô thị, trạm nghỉ, hệ thống biển quảng cáo các loại, in ấn bưu phẩm được phép lưu hành (trừ những loại Nhà nước cấm); ▪ Mua bán vật liệu xây dựng, vật tư kim khí, sắt thép các loại; ▪ Tư vấn xây dựng (không bao gồm dịch vụ thiết kế công trình); ▪ Mua bán, gia công các mặt hàng nhôm kính và phụ kiện nhôm kính; ▪ Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hoá; ▪ Xuất nhập khẩu các sản phẩm, hàng hoá công ty kinh doanh… 1.1.2. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty thiết bị ALPHA ALPHA là công ty chuyên cung cấp thiết bị xây dựng và xây dựng các công trình công nghiệp. Những sản phẩm chính mà ALPHA cung cấp: Nhà thép tiền chế, Thiết bị xây dựng và Thiết bị nâng hạ. Xuất phát từ việc kinh doanh định hướng khách hàng, ALPHA hướng theo phương châm hoạt động « Sản phẩm luôn thỏa mãn khách hàng » và coi đó là vấn đề có ý nghĩa then chốt đảm bảo cho sự tồn tại và phát triển vững chắc của Công ty trong tương lai. Với định hướng và phương châm rõ ràng ALPHA trong những năm vừa qua đã tạo được lòng tin và khẳng định vị trí của mình đối với khách hàng. Các sản phẩm của ALPHA luôn phát triển song song với nhau. Nhưng đặc biệt hơn cả trong thời điểm hiện tại, ALPHA chú trọng nâng cao chất lượng sản phẩm và phục vụ của mình vào thiết bị nâng hạ-một trong những sản phẩm được xem là mũi nhọn của Công ty. - ALPHA cung cấp chuyên nghiệp và trọn gói nhà thép công nghiệp từ khâu thiết kế trên những phần mềm tính toán hiện đại, chuyên dụng tiêu chuẩn Việt Nam, Mỹ, Úc… đến gia công chế tạo lắp dựng hoàn chỉnh. Với dây chuyền sản xuất hiện đại và khép kín, Công ty CP thiết bị ALPHA sản xuất toàn bộ các phụ kiện của nhà thép tiền chế phục vụ cho các công trình công nghiệp và dân dụng. - ALPHA cung cấp các loại cầu trục dầm đơn, dầm đôi, cổng trục dầm đôi, cổng trục dầm đơn, bán cổng trục…. ALPHA hiện đang là đại diện bán hàng cho các hãng cầu trục: Sungdo-Hàn Quốc; Trịnh Châu, Trung Nguyên -Trung Quốc. .. ALPHA luôn cố gắng hoàn thiện các dịch vụ bảo dưỡng, bảo trì đối với các sản phẩm cầu trục để cung cấp những dịch vụ tốt nhất tới các khách hàng. - Bảo trì, bảo dưỡng, thay thế các bộ phận, thiết bị: cung cấp các thiết bị thay thế tức thời cho các sản phẩm của khách hàng khi bị hỏng hóc. Trong thời gian bảo trì cũng như thay thế một số thiết bị của sản phẩm chúng tôi vẫn đảm bảo được tiến độ hoạt động của sản phẩm mà quý khách hàng đang sử dụng. Đội ngũ kỹ thuật viên được đào tạo cơ bản và chuyên sâu của ALPHA, khách hàng sẽ thấy một phong cách phục vụ chuyên nghiệp, mang tính hiệu quả cao.Với kinh nghiệm và nỗ lực trên thị trường, ALPHA sẽ mang lại cho khách hàng những giải pháp toàn diện về chất lượng từ tư vấn thiết kế, chế tạo, cung cấp và lắp đặt Thiết bị xây dựng, Nhà thép tiền chế và Thiết bị nâng hạ! Hiện nay, công ty ALPHA đang làm đại diện bán hàng cho các hãng cầu trục lớn và uy tín như: Donati-Italy; Sungdo-Hàn Quốc; Trịnh Châu -Trung Quốc. Với việc Tư vấn thiết kế và chế tạo cầu trục theo tiêu chuẩn Châu Âu được sự hỗ trợ từ hãng Donati, ALPHA mang lại cho khách hàng những lợi ích tối ưu nhất. Trong quá trình hình thành và phát triển ALPHA luôn học hỏi, nghiên cứu tìm ra những dịch vụ tốt nhất để cung ứng cho khách hàng. ALPHA đưa ra một số những dịch vụ sau bán hàng tiện lợi nhất cho khách hàng và được bạn hàng chấp nhận và sử dụng . Bên cạnh việc cung ứng các sản phẩm mới với thương hiệu lớn đạt tiêu chuẩn Châu Âu. ALPHA nhận bảo trì, bảo dưỡng, thay thế các bộ phận, thiết bị. ALPHA sẽ cung cấp các thiết bị thay thế tức thời cho các sản phẩm của khách hàng khi bị hỏng hóc. Trong thời gian bảo trì cũng như thay thế một số thiết bị của sản phẩm ALPHA vẫn đảm bảo được tiến độ hoạt động của sản phẩm mà quý khách hàng đang sử dụng. Đội ngũ kỹ thuật viên được đào tạo cơ bản và chuyên sâu của ALPHA, khách hàng sẽ thấy một phong cách phục vụ chuyên nghiệp, mang tính hiệu quả cao. 1.2. Đặc điểm kinh doanh và tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty cổ phần Alpha 1.2.1. Đặc điểm trong lĩnh vực sản xuất, kinh doanh chính Chức năng nhiệm vụ chính trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty ALPHA là tham gia đấu thầu, tổ chức xây lắp các công trình.. Việc nhân thầu là quá trình quan trọng quyết định tới doanh thu của công ty. Do đó viêc lập kế hoạch nhận thầu và dự toán là việc hết sức quan trọng. Công ty cần lập kế hoạch làm sao cho chi phí tham gia nhận thầu là thấp nhất, tỷ lệ trúng thầu là cao nhất với mức giá nhận thầu cao, điều đó muốn thực hiện được chính phải dựa vào thế mạnh của công ty, cần tạo sự khác biệt với các công ty xây lắp khác. Hiểu được điều đó công ty luôn đặt sự kết hợp giữa bản kế hoạch dự thầu được đánh giá cao với đội ngũ cán bộ quản lý tốt, công nhân lành nghề để tạo nên thế mạnh riêng của mình trong sự cạnh tranh quết liệt của nền kinh tế thị trường. Chuẩn bị kế hoạch và lập dự toán phải tốt, đó chính là yếu tố hàng đầu trong việc tham gia đấu thầu, với một bản kế hoạch tốt thì nó là sức thuyết phục hàng đầu với chủ đầu tư. Và chính việc tham gia đấu thầu là nền tảng cho viêc tổ chức xây lắp chỉ có bản kế hoạch và lập dự toán tốt thì việc tổ chức xây lắp mới luôn đạt được chất lương cao nhất. Ngược lại khi việc tổ chức xây lắp tốt thì nó quyết định cho việc nhận thầu liệu công ty có đủ năng lực nhận thầu không, liệu công ty đưa ra giá nhân thầu có thích hợp không? Với một đội ngũ cán bộ quản lý tốt, công nhân lành nghề tạo ra chi phí trong xây lắp ở mức thấp luôn tạo doanh thu cao đó chính là điều mà công ty luôn hướng đến. Nó tạo lên lợi thế trong quá trình đầu tư với một mức giá thích hợp. Một sự kết hợp nhuần nhuyễn giữa hai chức năng công ty đã tạo ra sự phát triển bền vững trong tương lai. Công ty ALPHA là một đơn vị xây lắp với loại hình chủ sản xuất chủ yếu là tổ chức nhân thầu về xây lắp và xây dựng trong quá trình đầu tư xây dựng cơ bản nhằm tạo ra cơ sở vật chất cho nên kinh tế quốc dân. Chính vì vậy mà sản phẩm của công ty là những công trình xây dựng, vật liệu kiến trúc… Có quy mô lớn thời gian sản phẩm xây lắp dài (khi khởi công đến khi hoàn thành công trình bàn giao đưa vào sử dụng thường kéo dài. Nó phụ thuộc vào quy mô, tính phức tạp về kỹ thuật), giá được quyết định theo giá thoả thuận với chủ đầu tư, do đó tính chất hàng hoá của sản phẩm xây lắp không được thể hiện rõ. Bên cạnh đó công ty còn có các xưởng gia công thiết bị, vật liệu. Các xưởng này chủ yếu gia công thiết bị, vật liêu thô nhằm cung cấp cho các đơn vị sản xuất, cho chủ đầu tư, phục vụ cho các công trình mà công ty tham gia đấu thầu xây lắp. 1.2.2. Quy trình công nghệ sản xuất và các chức năng nghiệp vụ 1.2.2.1 Quy trình công nghệ sản xuất Quy trình công nghệ của nhà máy sản xuất trải qua từng bước trong quá trình sản xuất sản phẩm. Mỗi bước đều được thực hiện và kiểm tra rất chặt chẽ. Quá trình thục hiện được minh hoạ bằng sơ đồ sau: Sơ đồ1. Bố trí dây chuyền sản xuất Bãi tập kết vật liệu thô (Tôn tấm, các loại thép hình) Phân xưởng gia công phôi (Pha cắt tôn, làm sạch sơ bộ vật liệu theo kích thước thiết kế) Phân xưởng gia công cơ khí, cơ điện(Gia công các chi tiết cơ khí như bạc bi, bánh xe, dầm biên...) Phân xưởng tổ hợp dầm(Hàn nối tấm, hàn gân tăng cường, hàn tổ hợp tạo hình, tổ hợp hoàn thiện) Hoàn thiện dầm biên(Tổ hợp dầm biên, căn chỉnh) Hoàn thiện dầm(Hàn hoàn thiện, đánh số hiệu dầm) Tổ hợp, lắp ráp hệ thống điện(Lắp tủ điện cầu trục, tổ hợp hệ thống điện ngang, lắp phụ kiện điện....) Tổ hợp các chi tiết phụ(Tổ hợp lan can,cabin, tay lấy điện...) Thiết bị(Pa lăng, động cơ dầm biên. Nhập khẩu trọn bộ) Tổ hợp hoàn thiện, chạy thử Đóng gói Lắp dựng Trong quá trình thực hiện nghiệp vụ, các tổ chức nhân sự tham gia vào quá trình sản xuất như sau: Sơ đồ 2. Tổ chức nhân sự tham gia vào quá trình sản xuất Bộ phận kế toán(Kế toán sản xuất, thủ kho, vật tư) Bộ phận trực tiếp sản xuất Cán bộ thiết kế, giám sát thi công Phạm Văn Thuật, Bùi Văn Tuyển Cách Tự Lập, Vương Cảnh Điền - Chuyên gia, Kỹ sư máy xây dựng CỔ VẤN KỸ THUẬT Cách Tự Lập, Vương Cảnh Điền - Chuyên gia, Kỹ sư máy xây dựng Bộ phận triển khai bản vẽ sản xuất Bộ phận KCS - kiểm tra chất lượng từng công đoạn Bộ phận Cơ điện GIÁM ĐỐC CÔNG TY, NHÀ MÁY Nguyễn Tất Tú - ks. Xây dựng Tổ cắt phôi Tổ Gia công kết cấu số 1(Tổ hợp dầm) Tổ Gia công kết cấu số 2(Tổ hợp dầm) Tổ gia công kết cấu(Tổ hợp lan can, cabin, điện ngang) Tổ gia công cơ khí (Khoan, tiện, phay, nguội) Tổ gia công cơ khí (Gia công dầm biên) Tổ cơ điện(Tổ hợp tủ điện cầu trục, bảo dưỡng...) Tổ lắp ráp, hoàn thiện, đóng gói Đội lắp dựng số 1 Đội lắp dựng số 2 Đội lắp dựng số 3 Đội lắp dựng số 4 Bộ phận quản lý và kỹ thuật Bộ phận lắp dựng, bảo dưỡng, bảo hành NHIỆM VỤ CÁN BỘ QUẢN LÝ VÀ BỘ PHẬN CỐ VẤN VÀ GIÁM SÁT: - Giám đốc nhà máy: Quản lý điều hành toàn bộ các hoạt động tại nhà máy và công trường theo kế hoạch công ty giao. - Cán bộ thiết kế và giám sát thi công: Giám sát về công tác kiểm tra chất lượng sản phẩm và thi công lắp dựng. Phụ trách việc nghiệm thu xuất xưởng, kiểm định bàn giao. Quản lý và chỉ đạo việc thi công các công trình. Quản lý và chỉ đạo việc lập và lưu trữ hồ sơ sản phẩm. Quản lý và chỉ đạo công tác Bảo hành, bảo trì và bảo dưỡng các sản phẩm đã đưa vào sử dụng - Bộ phận triển khai bản vẽ sản xuất: Nhận bản vẽ thi từ bộ phận thiết kế, bóc tách lại vật tư, ra phôi để chuyển xuống cho bộ phận sản xuất thi công. Đánh dấu hồ sơ sản xuất theo quy ước và hoàn thiện hồ sơ hoàn công. Chuyển bản vẽ thi công cho bộ phận KCS và cùng với bộ phận KCS kiểm tra chất lượng sản phẩm. - Bộ phận KCS, kiểm tra chất lượng từng công đoạn: Nhận bản vẽ thi công từ bộ phận triển khai sản xuất. Theo dõi tiến độ và kiểm tra chất lượng trong từng công đoạn sản xuất. Quản lý vật tư, trang thiết bị tại nhà máy bao gồm: thiết bị sản xuất, kho vật tư và thành phẩm. Quản lý hồ sơ sản phẩm hồ sơ vật tư, thiết bị, hồ sơ sản phẩm. - Bộ phận kế toán Quản lý vật tư, trang thiết bị tại nhà máy bao gồm: thiết bị sản xuất, kho vật tư và thành phẩm. Quản lý hồ sơ sản phẩm hồ sơ vật tư, thiết bị, hồ sơ sản phẩm. Tổ chức việc giao nhận hàng hóa thiết bị. Lập kế hoạch và theo dõi sử dụng vật tư dụng cụ, trang thiết bị. Tổng hợp và lập báo cáo định kỳ hàng tháng. Nội dung bao gồm: + Số liệu nhập xuất và sử dụng vật tư thép hàng tháng. + Số liệu tổng hợp chi phí sử dụng vật tư sản xuất cho từng sản phẩm do bộ phận kế toán cung cấp. + Đánh giá tình hình xử dụng vật tư, trang thiết bị của các tổ sản xuất. + Đánh giá kết quả tiêu hao vật tư dụng cụ và đề xuất các biện pháp khắc phục phòng ngừa và cải tiến. - Bộ phận cơ điện: Kiểm tra các thiết bị, sơ đồ đấu điện, bảo trì, bảo dưỡng thiết bị, quản lý công tác lắp đặt. - Bộ phận lắp dựng, bảo dưỡng, bảo hành: Nhận thiết kế đã được phê duyệt và triển khai sản xuất theo kế hoạch. Khảo sát thiết kế và thi công. Lập biện pháp thi công. Làm việc với khách hàng trong quá trình khảo sát-thiết kế và thi công. - Tổ cắt phôi Gia công chế tạo phôi theo lệnh sản xuất. Tổ chức nhận vật tư thép phối hợp với thủ kho sắp xếp hàng hoá theo quy định. Phối hợp với thủ kho tiếp nhận và quản lý việc sử dụng khí gas, oxy. Pha cắt các sản phẩm theo đúng bản vẽ chế tạo (bản vẽ phôi) từ thép tấm, thép hình, kiểm tra và báo CBKT nghiệm thu-bàn giao cho các tổ khác liên quan hoặc nhập kho theo quy định. Quản lý các phần vật tư đã cắt. Phối hợp với cán bộ quản lý vật tư lựa chọn vật tư trước khi pha cắt. Thực hiện việc cắt độ vồng các tấm và các yêu cầu khác từ tổ kết cấu, tổ hợp-lắp dựng và cơ khí. Quản lý dụng cụ trang thiết bị được giao, định kỳ hàng tháng thực hiện việc việc bảo dưỡng sửa chữa thiết bị dụng cụ. - Tổ gia công kết cấu Tổ chức nhận phôi từ bộ phận cắt phôi để tiến hành tổ hợp theo công nghệ sản xuất. Chỉ nhận những phôi đã được đánh dấu đã qua KCS. Tổ hợp dầm cầu trục và các kết cấu khác của cầu trục, cổng trục, bán cổng, monorail công đoạn sau pha cắt. Gia công các kết cấu dầm biên và dầm chính, phụ kiện… theo các công đoạn được giao cụ thể trong phiếu giao việc. Kiểm tra và ghi các nội dung đã kiểm tra báo cán bộ phụ trách sản xuất nghiệm thu. Thực hiện các công việc liên quan đến đơn vị khác khi có yêu cầu bổ xung nhân lực. Bàn giao sản phẩm đã sản xuất với đơn vị thực hiện công đoạn kế tiếp, sửa chữa khắc phục khi có yêu cầu. Sơ đồ 3. Quy trình kiểm soát chất lượng công trình Bên A Bên B Giám sát công trình CÔNG TRÌNH Giám đốc Phòng kinh tế kỹ thuật kiểm soát kiểm soát chéo Bên chủ đầu tư thuê giám sát viên nhằm giám sát tính chính xác của kỹ thuật công trình so với bản thiết kế, giám sát quá trình thi công của bên nhận đấu thầu, quá trình nghiệm thu công trình. Bên nhận đấu thầu việc giám sát được chịu trách nhiệm bởi các phó giám đốc và phòng kinh tế kỹ thuật - Các phó giám đốc chịu trách nhiệm giám sát kiểm tra kỹ thuật của công trình nhất là phần cơ và điện (thường là đột xuất). - Phòng kinh tế kinh tế kỹ thuật chịu trách nhiệm giám sát tất cả các quy trình kỹ thuật, các chi phí biến đổi đột xuất của công trình, với các đội trưởng công trình phòng là người chịu trách nhiệm chính về các vấn đề của công trình trước công ty (kiểm tra giám sát một cách thường xuyên). Ngoài ra còn có sự kiểm soát chéo sự trao đổi đánh giá giữa bên chủ đầu tư và bên thi công mà trực tiếp là phòng kinh tế kỹ thuật và giám sát bên A nhằm tìm ra những sai lầm một cách nhanh nhất và tìm được tiếng nói chung trong quá trình sửa chữa những sai lầm tạo sử hiệu qua trong lắp đặt. 1.3. Đặc điểm tổ chức quản lý của Công ty cổ phần thiết bị Alpha 1.3.1 Bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh Sơ đồ 4. Bộ máy quản lý công ty GIÁM ĐỐC CÔNG TY ALPHA GIÁM ĐỐC KINH DOANH, KỸ THUẬT PHÒNG KẾ TOÁN GIÁM ĐỐC DỰ ÁN NHÀ MÁY SẢN XUẤT Phòng xuất nhập khẩu PhòngKD Kỹ thuật Phòng sau bán hàng Kế toán thuế Kế toán tổng hợp Phòng triển khai thiết kế Phòng lắp dựng bảo dưỡng Phần xưởng kết cấu Phần xưởng khối và gia công cơ khí Đối lắp dựng bảo dưỡng Phần xưởng cơ khí và cơ điện 1.3.2 Chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận Trong cơ chế thị trường hiện nay các doanh nghiệp ở Việt Nam nói chung và Công ty cổ phần thiết bị Alpha nói riêng đều phải tự chủ về sản xuất, kinh doanh tự chủ về tài chính, hoạch toán độc lập. Do đó bộ máy tổ chức của Công ty đã được thu gọn lại không quá cồng kềnh. Công ty đã từng bước giảm bớt lực lượng lao động gián tiếp, tăng số lượng những cán bộ công nhân viên có trình độ năng lực nghiệp vụ cao để đáp ứng được yêu cầu sản xuất trong tình hình hiện nay, đồng thời các phòng ban nghiệp vụ đang đi vào hoạt động có hiệu quả. Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng, kiểu tổ chức này rất phù hợp với Công ty trong tình hình hiện nay, nó gắn liền cán bộ công nhân viên của Công ty với chức năng và nhiệm vụ của họ cũng như có trách nhiệm đối với Công ty. Đồng thời các mệnh lệnh, nhiệm vụ và thông báo tổng hợp cũng được chuyển từ lãnh đạo Công ty đến cấp cuối cùng. Tuy nhiên nó đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban trong Công ty. Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận: * Giám đốc: Chịu trách nhiệm chung về toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty, chịu trách nhiệm trước tổng Công ty và pháp luật, mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. * Các phòng ban: - Văn phòng Công ty: Phụ trách công tác quản lý lao động, tuyển dụng, bố trí, sử dụng, sa thải lao động, lựa chọn hình thức lương, thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, bảo vệ, nhà trẻ, y tế, bảo hiểm xã hội cho Công ty. - Phòng kinh doanh, kỹ thuật: Có chức năng tổ chức kinh doanh hàng trong nước, chào hàng, quảng cáo sản phẩm. Quản lý công tác kỹ thuật sản xuất, tổ chức sản xuất, nghiên cứu ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật, đổi mới thiết bị máy móc theo yêu cầu sản xuất. - Phòng xuất - nhập khẩu : Các thông tin về hợp đồng sản xuất : nắm bắt thông tin về nguồn nguyên phụ liệu , tình hình thị trường. Theo dõi về sự biến động của giá cả trên thị trường, cách thức giao hàng và thanh toán. Các thông tin về khách hàng và khả năng đáp ứng để duy trì và thu hút thêm khách hàng mới. - Phòng sau bán hàng: Cung cấp đầy đủ các dịch vụ sau bàn hàng như: bảo hành, sửa chữa, lắp đặt…và những yêu cầu khác có trong hợp đồng. - Bộ phận kế toán: Xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của công ty và tổng hợp lập báo cáo định kỳ hàng tháng cho nhà quản lý, lập dự toán về chi phí để phân tích tình hình biến động, kết quả kinh doanh trong tương lại của công ty, lập các báo cáo quản trị các công trình trong thời kỳ quyết toán nhằm đánh giá chính xác kết quả doanh thu và chi phí bỏ ra của một công trình. - Cán bộ thiết kế và giám sát thi công: Giám sát về công tác kiểm tra chất lượng sản phẩm và thi công lắp dựng. Phụ trách việc nghiệm thu xuất xưởng, kiểm định bàn giao. Quản lý và chỉ đạo việc thi công các công trình. Quản lý và chỉ đạo việc lập và lưu trữ hồ sơ sản phẩm. Quản lý và chỉ đạo công tác Bảo hành, bảo trì và bảo dưỡng các sản phẩm đã đưa vào sử dụng. - Phân xưởng gia công kết cấu: Tổ chức nhận phôi từ bộ phận cắt phôi để tiến hành tổ hợp theo công nghệ sản xuất. Chỉ nhận những phôi đã được đánh dấu đã qua KCS. Tổ hợp dầm cầu trục và các kết cấu khác của cầu trục, cổng trục, bán cổng, monorail công đoạn sau pha cắt. Gia công các kết cấu dầm biên và dầm chính, phụ kiện… theo các công đoạn được giao cụ thể trong phiếu giao việc. Kiểm tra và ghi các nội dung đã kiểm tra báo cán bộ phụ trách sản xuất nghiệm thu. Bàn giao sản phẩm đã sản xuất với đơn vị thực hiện công đoạn kế tiếp, sửa chữa khắc phục khi có yêu cầu. - Phân xưởng cơ điện: Kiểm tra các thiết bị, sơ đồ đấu điện, bảo trì, bảo dưỡng thiết bị, quản lý công tác lắp đặt. - Tổ cơ điện: Bảo dưỡng máy móc thiết bị trong nhà máy và công trường theo lịch bảo dưỡng máy và quản lý các loại máy móc, thiết bị được giao. Bố trí nhân lực cho bộ phận bảo dưỡng, bảo hành khi có yêu cầu. Đấu hệ thống điện cầu trục.Cùng với bộ phận lắp ráp để hoàn thiện sản phẩm. - Tổ lắp ráp hoàn thiện, đóng gói Tiếp nhận sản phẩm được hoàn thiện và đã có dấu KCS để tiến hành lắp ráp tổng thể. Kiểm tra tổng thể trước khi lắp ráp. Lắp ráp hoàn thiện, kiểm tra và tiến hành tháo dỡ để đóng gói. Đóng gói sản phẩm, xuất hàng khi có lịch xuất hàng. - Đội lắp dựng, bảo dưỡng, bảo hành Nhận thiết kế đã được phê duyệt và triển khai sản xuất theo kế hoạch. Khảo sát thiết kế và thi công. Lập biện pháp thi công. Làm việc với khách hàng trong quá trình khảo sát-thiết kế và thi công.  Nhận xét mô hình tổ chức Mô hình quản lý của ALPHA dễ kiểm soát, tạo nên sự ổn định trong điều hành và dễ dàng cho việc đào tạo, bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ, tay nghề. Với bộ máy và phong cách quản lý trên, công ty đã tạo ra sự gắn bó hữu cơ, sự cộng đồng trách nhiệm trong bộ máy quản lý. Chính vì vậy mọi công việc trong công ty được diễn ra khá trôi chảy và nhịp nhàng ăn khớp với nhau. Mỗi phòng ban mỗi bộ phận, cá nhân trong công ty được phân công công việc thích hợp với khả năng và thích hợp với điều kiện của đơn vị đó. Tuy nhiên hoạt động của từng bộ phận đó lại được phối hợp rất hài hoà để cùng đạt được những mục tiêu chung của công ty. 1.4. Kết quả kinh doanh của doanh nghiệp trong một số năm gần đây Doanh nghiệp áp dụng chính sách tài chính theo QĐ số 48/2006 QĐ- BTC ngày 14 tháng 09 năm 2006 của Bộ truởng Bộ Tài Chính. Trong năm 2007 và 2008 doanh nghiệp đã đặt được kết quả kinh doanh như sau: Bảng 1. Kết quả hoạt động kinh doanh (năm 2008) Chỉ tiêu Năm 2007 Năm 2008 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 10.008.916.852 15.691.591.386 Giá vốn hàng bán 8.290.037.444 14.423.963.187 Doanh thu tài chính 5.508.086 10.458.000 Chi phí tài chính 46.829.624 133.456.788 Tổng tài sản 15.173.384.341 12.847.038.841 Tổng chi phí 869.447.359 765.488.299 Lợi nhuận trước thuế 854.940.135 512.597.900 Lợi nhuận sau thuế 615.556.897 369.070.488 Lao động 125 150 Thuế phải trả NSNN (22.200.000) (273.583.000) Hàng tồn kho 5.115.837.492 2.145.785.460 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ ALPHA 2.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy và công tác kế toán tại công ty ALPHA 2.1.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của doanh nghiệp Bộ máy kế toán của công ty tổ chức theo mô hình tập chung. Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc, bộ máy kế toán có sự phối hợp chuyên môn trong mối quan hệ với các phòng ban cũng như kế toán các đội công trình. Nhiệm vụ chủ yếu của bộ máy kế toán là phản ánh xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của công ty và cung cấp các thông tin báo cáo tài chính cho các đối tượng có liên quan như ngân hàng hay tổng công ty. Sơ đồ 5. Sơ đồ tổ chức kế toán Kế toán trưởng Phòng kế toán tài chính Kế toán thuế Kế toán tổng hợp Kế toán TS &lương Kế toán NVL Kế toán tiền Kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành Kế toán các đội công trình Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh Thủ quỹ Chức năng và nhiệm vụ cụ thể của từng kế toán phần hành trong công ty: * Kế toán trưởng: giúp giám đốc chỉ đạo trực tiếp bộ máy kế toán của công ty trong qua trình sử lý các thông tin kinh tế, đồng thời là người kiểm tra kiểm soát các hoạt kinh tế - tài chính của chủ sở hữu. Nhiệm vụ chính: tổ chức bộ máy một cách hợp lý không ngừng cải tiến bộ hình thức tổ chức bộ máy kế toán sao cho phù hợp với quy phạm phát luật, phản ánh trung thực, chính sác, kịp thời các thông tin kinh tế phát sinh. Tổng hợp lập báo cáo tài chính cũng như các bảng tổng hợp vào cuối kỳ, phân tích đánh giá tình hình hoạt động tài chính của toàn công ty. Tính toán các khoản phải nộp ngân sách, các khoản phải nộp cho tổng công ty, cũng như các khoản phải thu phải trả nhằm thực hiện đầy đủ quyền và nghĩa vụ của mình. Đề xuất các phương pháp sử lý tài sản thất thoát, thiếu và thừa trong công ty, cũng như tính chính xác thời kỳ, chế độ kết quả tài sản hàng kỳ. * Kế toán tiền Hàng ngày, phản ánh tình hình thu, chi và tồn quỹ tiền mặt, thường xuyên đối chiếu tiền mặt tồn quỹ thực tế với sổ sách, phát hiện và sử lý kịp thời các sai sót trong việc quản lý và sử dụng tiền mặt. Phản ánh tình hình tăng giảm và số dư tiền gửi ngân hàng hàng ngày, giám sát việc chấp hành chế độ thanh toán không dùng tiền mặt. Phản ánh các khoản tiền đang chuyển, kịp thời phát hiện các nguyên nhân làm tiền đang chuyển bị ách tắc để doanh nghiệp có biện phát thích hợp, để giải phóng tiền đang chuyển kịp thời. * Kế toán tài sản tiền lương Nhiệm vụ của kế toán tài sản: Ghi chép, phản ánh tổng hợp chính sác, kịp thời số lượng, giá trị tài sản hiện có, tình hình tăng giảm và hiện trạng TSCĐ trong phạm vi toàn công ty, cũng như từng bộ phận sử dụng TSCĐ, tạo điều kiện cung cấp thông tin để kiểm tra, giám sát thường xuyên việc giữ gìn, bảo quản, bảo dưỡngTSCĐ và kế hoạch đầu tư TSCĐ trong công ty. Tính toán và phân bổ chính xác khấu hao TSCĐ vào chi phí sản xuất – kinh doanh theo mức độ hao mòn của TSCĐ và chế độ tài chính quy định. Tham gia lập kế hoạch sửa chữa và dự toán chi phí sửa chữa TSCĐ, tập hợp và phân bổ chính sác chi phí sửa chữa TSCĐ vào chi phí kinh doanh. Chức năng và nhiệm vụ của kế toán tiền lương: Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số lượng lao động, thời gian kết quả lao động, tính lương các khoản trích theo lương phân bổ chi phí nhân công theo đúng đối tượng lao động. Theo dõi tình hình thanh toán tiền lương, tiền thưởng, các khoản phụ cấp phụ trợ cho người lao đông. Lập các báo cáo về lao động, tiền lương phục vụ cho công tác quản lý nhà nước và quản lý doanh nghiệp. * Kế toán NVL: Ghi chép, tính toán, phản ánh chính sác trung thực, kịp thời số lượng chất lượng và giá thành thực tế của NVL nhập kho. Phân bổ hợp lý giá trị NVL sử dụng vào đối tượng tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh. Tính toán và phản ánh chính xác số lượng và giá trị NVL tồn kho, phát hiện kịp thời NVL thiếu, thừa, đọng, kém phẩm chất dể công ty cã biện phát sử lý kịp thời hạn chế tối đa mức thiệt hại có thể xảy ra. * Kế toán tổng hợp: Đôn đốc kiểm tra toàn bộ hoạt động bộ máy kế toán thông qua quá trình quản lý và hạch toán trên hệ thống tài khoản, chứng từ được tổng hợp vào cuối tháng. Lập báo cáo tài chính, báo cáo quản trị theo đúng quy định của nhà nước. Phân tích các hoạt đông sản xuất kinh doanh trên các chỉ tiêu cơ bản, tham mưu cho kế toán trưởng về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty những ưu điểm, và yếu kém còn tồn tại. Thực hiện công tác quyết toán đối với tổng công ty và nhà nước. Báo cáo định kỳ và đột xuất về hoạt động đột xuất kinh doanh và quản lý của công ty * Thủ quỹ: Tiếp nhận, kiểm chứng chứng từ gốc, phiếu thu, phiếu chi theo đúng quy định về chứng từ gốc do nhà nước ban hành. Kiểm két đối chiếu với kế toán tiền mặt hàng ngày về lượng tiền trong két, thực hiện thu từ ngân hµng, từ các chủ đầu tư. Báo cáo nhanh về tổng, thu tổng chi của ngày hôm trước và số dư đầu ngày báo cáo. * Kế toán các đội công trình Hạch toán phụ thuộc vào bộ máy kế toán của công ty, kế toán phải tập hợp chi phí sản xuất theo từng hạng mục, theo mức độ hoàn thành của công việc theo phương pháp tính giá đã được quy định. Tính giá trị khối lượng công việc có thể được quyết toán trong một kỳ để tính doanh thu của công trình, kết thúc công trình cần lập bản quyết toán công trình. 2.2 Các chính sách kế toán áp dụng tại Doanh nghiệp 2.2.1 Chế độ chứng từ tại doanh nghiệp Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01/200N kết thúc vào ngày 31/12/200N. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong hoạch toán kế toán: Việt Nam đồng Khi sử dụng đơn vị tiền tệ khác về nguên tắc là phải trao đổi ra Việt Nam đồng tính theo tỷ giá lúc thực tế phát sinh, hay theo giá thoả thuận. Điều này được nói khá rõ trong chuẩn mực kiểm toán 10 Về ảnh hưởng của việc thay đổi tỷ giá. Hình thức ghi sổ: Nhật ký chung Phương pháp hạch toán TSCĐ: Nguyên tắc tính giá TSCĐ được áp dụng theo chuẩn mực 03- 04 TSCĐ hữu hình và TSCĐ vô hình trong chuẩn mực kế toán Việt Nam theo Quyết định số 149/2001/ QĐ – BTC ngày 31/12/2001. Hạch toán khấu hao tài sản cố định: theo phương pháp luỹ kế và việc đăng ký thời gian hữu ích được nêu trong Quyết định 206/2003 QĐ – BTC về việc ban hành chế độ quản lý và trích khấu hao tài sản cố định. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Hàng tồn kho được tính theo giá gốc, nguyên tắc tính giá được áp dụng theo chuẩn mực kế toán 02 Hàng tồn kho Quyết định số 149/2001/ QĐ – BTC ngày 31/12/2001. Hàng xuất kho được tính giá theo phương pháp nhập trước xuất trước. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê thường xuyên Trích lập và hoàn dự phòng: Không có Căn cứ quy mô và đặc điểm của loại hình sản xuất (xây lắp) công ty đã xây dựng nên một hệ thống chứng từ phù hợp cho mình và đúng với chế độ kế toán hiện hành do Nhà nước ban hành. Hệ thống chứng từ Hệ thông chứng từ của công ty bao gồm: Bảng 2. Hệ thống chứng từ STT TÊ._.